JP2012146106A

JP2012146106A - 代理承認機能付きワークフローシステム

Info

Publication number: JP2012146106A
Application number: JP2011003541A
Authority: JP
Inventors: Yue Xu; 悦徐
Original assignee: Hitachi Ltd
Current assignee: Hitachi Ltd
Priority date: 2011-01-12
Filing date: 2011-01-12
Publication date: 2012-08-02

Abstract

【課題】
従来のワークフローの代理承認機能においては、代理承認の要否を、申請からの期間や承認者が承認可能かの問題しか考慮せず判断していた。このため、申請の内容、重要性などが考慮されないまま判断が行われている。
【解決手段】
本発明では、所定条件を満たした業務の緊急重要性に基づいて、代理承認させるかを判断するものである。
更に好適には、所定条件の判断として、申請から一定時間経過した業務について、承認者が当該ワークフローに、最後にログインしてから一定期間経過したかに基づいて代理承認をさせるかを判断するものである。このような順序で判断することで、無駄な判断ステップを削減して判断することが可能になる。
【選択図】図１

Description

本発明は、電子的に処理された業務内容について、承認（決裁）を行うことが可能なワークフローに関する。その中でも特に、代理承認ないし自動承認(以下、両方を含めて代理承認を称する)が可能なものに関する。

現在、企業などの組織内で業務を行う際、ワークフローシステムが用いられている。ワークフローシステムでは、現実の業務と同様に、担当者が行った業務の内容について、上長など上位職位者による承認がなされるようになっている。このような仕組みでは、上位職位者、つまり、承認者が不在の場合、業務が滞ってしまうとの問題が生じる。

この問題を解決するために、特許文献１が存在する。特許文献１では、承認者の在／不在に柔軟に対応できるように、代理承認者が設定されるルートフレームを保持しておき、所定の条件が満たされた場合に承認タスクを代理承認者に移すことが記載されている。この所定の条件としては、処理されずに一定時間経過した場合、承認者の離籍情報を検出した場合、承認者が承認できないスケジュールを検出した場合が開示されている。

特開２００６−３５０４３６号公報

しかし、特許文献１に開示された技術では、当該業務の重要性が考慮されていない。つまり、業務においてはその処理を処理期限などその緊急度合いや業務(案件)自身の重要要度合いを考慮して、早急に承認すべきかを判断する必要があるが、この点について特許文献１では考慮されていない。

また、特許文献１では、処理されていない時間を考慮しているが、これが承認者の状況との関係については考慮されていない。

そこで、本発明では、所定条件を満たした業務の緊急重要性に基づいて、代理承認させるかを判断するものである。
更に好適には、所定条件の判断として、申請から一定時間経過した業務について、承認者が当該ワークフローに、最後にログインしてから一定期間経過したかに基づいて代理承認をさせるかを判断するものである。このような順序で判断することで、無駄な判断ステップを削減して判断することが可能になる。

以上の構成により、本発明ではより業務の現状に即して、代理承認を実行させることが可能になる。

本発明の一実施形態の全体(枠組み)を示す図。本発明の一実施形態における全体処理フローを示す図。本発明の一実施形態で用いる関連テーブル構成図（１）。本発明の一実施形態で用いる関連テーブル構成図（２）。本発明の一実施形態で用いる関連テーブルの更新を示す図（１）。本発明の一実施形態で用いる関連テーブルの更新を示す図（２）。本発明の一実施形態での比較処理（１）（ステップ３０４および３０５）の詳細を示す図。本発明の一実施形態での比較処理（２）（ステップ３０６）の詳細を示す図。本発明の一実施形態でのステップ３０７で用いる緊急重要度指数を算出処理を示す図。

本発明の実施の形態を、図を用いて以下で詳細に説明する。
ここで、本発明における代理承認の自動開始による承認権限委譲、すなわち代理承認フローの場合を説明する。

図1は、申請承認ワークフローシステム101の全体的な構成、及び各DBとその間の情報の流れ（本実施形態の概要）を示す。ここでは、各業務で申請書を入力し、提出する申請者が利用する申請者装置102、その申請書を承認する承認者が利用する承認者装置107、承認者の承認処理を代理して承認を行う代理者が利用する代理者装置112があることを前提としている。また申請承認ワークフローシステム101は、本発明に関わる承認/代理承認機能情報を用いて承認情報を管理しており、以下ワークフローワークフロー101と称する。これは、図示していないが、申請者装置102、承認者装置107、代理者装置112と接続されたサーバ装置で実現されるもので、図示した各DB（テーブル）を有する。
なお、上述した各装置は、いわゆるコンピュータで実現されるものであり、図示しないプログラムに従って後述する各処理を演算装置が実行する。

申請者102は、申請書の必要情報を入力し提出する。この時、申請書状態DB201内の申請書状態テーブル202にて申請日付情報103(提出時のシステム日付)が格納され、申請IDが自動生成される104。この申請IDは日付や時間の数値データとしてもよいし、乱数を発生させて作成してもよい。

夜間バッチプログラムで比較処理(1)105が実行される。これは、本実施形態で行う自動承認（代理承認）を実行するかの第1の条件を満たすかを判断するものである。ここでは、申請されてから一定期間以上経過したかを判断する。具体的には、図5を用いて後述する。比較した結果が0以上の場合、ユーザロールDB203内のユーザロールテーブル204から次承認者ユーザロールIDの出力106処理が行われる。ログイン履歴DB205内のログイン履歴テーブル206からログイン情報の出力108処理が行われる。

次に、自動承認を実行するかの第2の条件を満たすかを判断する比較処理(2)109を実行する。ここでは、承認者がシステムへのloginしていない期間が一定以上か、つまり、システムを利用できない（またはしない）状況かを判断する。その詳細は、図6を用いて後述する。その結果が0以上の場合、フォームマスタDB207内のフォームマスタテーブル208、及び業務マスタDB209内の業務マスタテーブル210より、フォームIDが対応する業務IDの重要度と緊急度の出力110処理が行われる。そこから、緊急重要度指数が算出され111、その結果が2以上の場合は、承認者URID情報を取得し、ユーザロールテーブル204にあるURIDと照合し、このURIDが対応する代理者112の代理URID情報を取得し、申請書状態テーブル202にて次承認ユーザロールに更新する。

図2は、上述した概要について、ワークフローシステム101のより詳細な全体処理フローを示しており、図3、図4は、関連テーブル構成となっている。

ステップ301で、申請者装置102は、申請者から入力された申請書の必要情報を受付け、ワークフローシステムに登録する。この際、ワークフローシステム101（サーバ）では、申請書状態テーブル202に申請日付情報103(提出時のシステム日付)を格納し、申請ID情報104を自動生成する（この情報も格納される）。

ステップ302で、ワークフローシステム101では、申請書が提出＝当該ワークフローシステム101へ送信された際に、申請済/承認待ち状態フラグ2025を申請書状態テーブル202に登録する。

ステップ303で、ワークフローシステム101は、承認済かどうかを判断し、承認完了の場合はプログラム終了する。この承認済みかについては、申請書状態テーブル202の状態2025欄に基づいて判断される。この欄は、承認者装置107ないし代理者装置112から承認情報を受けた場合、認証済みの情報が格納される。

ステップ304で、承認が完了してない案件（情報）について、夜間など予め定められた時間にステップ305〜307に示す自動（代理）承認の条件を満たしているかの判断を実行する。なお、これらの条件は、各ステップのうち少なくとも1つとしても構わない。

ステップ305で、ワークフローシステム101は、比較処理（１）を実行する。すなわち、本処理を実行する際のシステム日付より申請日付情報103を引いた日数を、代理自動開始猶予期間2046と比較する。その差が0以下の場合(0が含まない)、ステップ304に戻る。代理自動開始猶予期間2046は、予めシステム管理者がユーザロールテーブル204に設定したものである。この処理の詳細は、図7を用いて後述する。

ステップ306で、ワークフローシステム101は、比較処理(2)を実行する。すなわち、ステップ305で算出した差が0以上の場合(0を含む)、申請書状態テーブル202から次承認ユーザロールID106を特定する。特定した次承認ユーザロールID106をユーザロールテーブル204にあるURID2041と照合し、一致した場合、URID2041が対応するユーザ情報ID2042を抽出する。ログイン履歴テーブル206からこのユーザ情報2042が対応するログイン日付2063を抽出する。ログイン日付2063とシステム日付を比較する処理(2)を実行する。システム日付よりログイン日付2063を引いた日数を、代理自動開始猶予期間と比較する。その差が0以下の場合(0が含まない)、ステップ304に戻る。なお、ステップ306の詳細については、図8を用いて後述する。

ステップ307で、ワークフローシステム101は、緊急重要度指数の算出およびこれを用いた条件判定を行う。すなわち、ステップ306で算出した差が0以上の場合(0を含む)、申請書状態テーブル202にから対応するフォームID2022を特定し、フォームマスタテーブル208にてこのフォームID2022が対応する業務ID2101を抽出する。業務マスタテーブルにてこの業務ID2101が対応する、重要度2104と緊急度情報2105を抽出する。

そして、抽出された重要度2104、緊急度2105および重要緊急度判断表211により、緊急重要度指数の算出112を行う。その結果、2以下の場合(2が含まない)、ステップ304に戻る。

ステップ308で、ワークフローシステム101は、ステップ307の結果が2以上の場合、申請書状態テーブル202にある次承認ユーザロールID2026情報とユーザロールテーブル204にあるURID2041と一致すれば、このURID2041が対応する代理者112の代理URID2045を抽出し、申請書状態テーブル202にて次承認ユーザロールID2026に更新する。

ステップ309で、代理承認が実行される。すなわち、ステップ307に示すように代理者の案件として登録されることになり、代理者が代理者装置112を利用して承認処理が可能になる。

次に、図7〜9を用いて、ステップ305〜307の代理承認の条件を満たすかの判断の詳細について説明する。

図7は、本実施形態で行う自動承認(代理承認)を実行するかどうかの第1の条件を満たすかを判断するために、比較処理(1)の流れの詳細を示す図である。

ステップ304で、ワークフローシステム101は、毎日夜間など予め定められた時間にバッチプログラムを実行し、日付のチェックを行う。

次に、ステップ401で、ステップ304の結果を受け、その日のシステム日付を特定する。

ステップ402で、申請書状態テーブル202から対象案件の申請日付2024を抽出するする。このステップ402は、ステップ401より後でなくとも構わない。

ステップ403で、この申請日付2024とシステム日付を比較する。すなわち、システム日付より申請日付2024を引いた日数を算出する。この算出された日数を、代理自動開始猶予期間2046と比較（この算出された日数から代理自動開始猶予期間2046を引いて）した結果、その差が0以下の場合(0が含まない)、すなわち、代理自動開始猶予期間を超過し、第1の条件が満たさる場合には、自動承認(代理承認)を実行すると判断する。

図8は、本実施形態で行う自動承認(代理承認)を実行するかどうかの第2の条件を満たすかを判断するために、比較処理(2)の流れの詳細を示す図である。

ステップ501で、申請書が提出された場合に、事前登録している承認クライアントからの操作により、申請書状態テーブル202から次承認ユーザロールID2026が格納される。この次承認ユーザロールID106をユーザロールテーブル204にあるURID2041と照合し、一致した場合、URID2041が対応するユーザ情報ID2042を抽出する。ログイン履歴テーブル206からこのユーザ情報2042が対応するログイン日付2063を抽出する。

ステップ502で、システム日付を特定する。
ステップ503で、このログイン日付2063とシステム日付を比較する。すなわち、システム日付よりログイン日付2063を引いた日数を算出する。この日数を、代理自動開始猶予期間2046と比較し（この日数から代理自動開始猶予期間2046を引いて）、その差が0以下の場合(0が含まない)、すなわち、代理自動開始猶予期間を超過し、第2の条件が満たされる場合、自動承認(代理承認)を実行すると判断する。

図9は、本実施形態で行う自動承認(代理承認)を実行するかどうかの第3の条件を満たすかを判断するために、緊急重要度指数算出方法及び実行条件の詳細を示す図である。

ステップ601で、対象案件について、申請書状態テーブル202から申請ID2021とフォームID2022を特定する。

ステップ602で、このフォームID2022が対応するフォームマスタテーブル208にあるフォームID2022と照合し、一致した場合、フォームID2022に対応する業務ID2101を抽出する。

ステップ603で、抽出された業務ID2101に対応する重要度2104と緊急度情報2105を抽出する。そして、重要緊急度判断表211により、抽出された重要度2104と緊急度2105の合計、すなわち、緊急重要度指数の算出112を行う。

ステップ604で、緊急重要度指数が2以上の場合(2を含む)、第3の条件が満たされると判断し、自動承認(代理承認)を実行すると判断する。

１０１…ワークローシステム、１０２…申請者装置、１０７…承認者装置

Claims

業務についての申請を行う申請者の用いる申請者装置と、前記申請について承認を行う承認者装置を含むと接続された代理承認機能付きワークフローシステムにおいて、
前記申請者装置から前記申請を受付ける受付手段と、
受付けられた前記申請が代理承認に関する所定条件を満たしたかを判断する第１の判断手段と、
前記所定条件を満たした場合、前記申請された業務毎に設定された重要度および緊急度のマトリックスで示される重要緊急度指数を算出し、当該重要緊急度指数が閾値以上であるかを判断する第２の判断手段と、
前記申請の承認依頼を、代理承認させるよう遷移させる遷移手段を有することを特徴とする代理承認機能付きワークフローシステム。
請求項１に記載の代理承認機能付きワークフローシステムにおいて、
前記遷移手段は、前記代理承認として、予め設定された代理承認者に代理承認させるか、当該ワークフローシステムでの自動承認処理を実行することを特徴とする代理承認機能付きワークフローシステム。
請求項１または２のいずれかに記載の代理承認機能付きワークフローシステムにおいて、
前記第１の判断手段は、前記申請が受け付けられてから所定期間経過したかを判断し、経過した場合、前記申請者が前記申請者装置に最後にログインしてから所定期間経過した場合に、前記所定条件を満たしたと判断することを特徴とする代理承認機能付きワークフローシステム。
業務についての申請を行う申請者の用いる申請者装置と、前記申請について承認を行う承認者装置を含むと接続されたワークフローシステムを用いた代理承認支援方法において、
前記申請者装置から前記申請を受付ける受付ステップと、
受付けられた前記申請が代理承認に関する所定条件を満たしたかを判断する第１の判断ステップと、
前記所定条件を満たした場合、前記申請された業務毎に設定された重要度および緊急度のマトリックスで示される重要緊急度指数を算出し、当該重要緊急度指数が閾値以上であるかを判断する第２の判断ステップと、
前記申請の承認依頼を、代理承認させるよう遷移させる遷移ステップを有することを特徴とする代理承認支援方法。
請求項４に記載の代理承認支援方法において、
前記遷移ステップは、前記代理承認として、予め設定された代理承認者に代理承認させるか、当該ワークフローシステムでの自動承認処理を実行することを特徴とする代理承認支援方法。
請求項４または５のいずれかに記載の代理承認支援方法において、
前記第１の判断ステップは、前記申請が受け付けられてから所定期間経過したかを判断し、経過した場合、前記申請者が前記申請者装置に最後にログインしてから所定期間経過した場合に、前記所定条件を満たしたと判断することを特徴とする代理承認支援方法。