JP2012090219A - 画像ファイルデータの外部公開パスの通知設定機能を備える画像形成装置 - Google Patents

Abstract

【課題】画像形成装置が画像データに外部からアクセスするためのＵＲＩ通知機能を備える場合、画像データが格納されるフォルダ階層情報を含むＵＲＩ情報がユーザに通知される。本来通知すべきでない通知先のメールアドレスが通知先アドレスとして設定されていた場合、実際にＵＲＩにはアクセスできなくとも、ＵＲＩ情報から情報が漏洩する可能性がある。
【解決手段】ＵＲＩ通知の通知宛先ごとに、前記画像データファイルに外部装置からアクセス可能な外部公開パスを通知するか、前記外部公開パスとは異なる前記画像データファイルにアクセス可能な一時公開パスを生成して通知するか、通知を不許可とするかを予め設定することを可能とする。
【選択図】 図３

Description

本発明は、画像形成装置で画像データファイルが保存領域に格納された際に、ＰＣ等の画像形成装置外から、該画像データファイルにアクセスするための外部公開パス（ＵＲＩ）を通知する際の制御を可能とする画像形成装置及び画像形成装置の制御方法ならびに画像形成装置の制御方法を実行するプログラムに関するものである。

従来より、画像形成装置の画像データ管理を行うボックス等と呼ばれる格納機能には、画像データが格納されるとその画像データに外部からアクセスするためのパス（ＵＲＬ（Ｕｎｉｆｏｒｍ Ｒｅｓｏｕｒｃｅ Ｌｏｃａｔｏｒ）もしくは、ＵＲＩ（Ｕｎｉｆｏｒｍ Ｒｅｓｏｕｒｃｅ Ｉｄｅｎｔｉｆｉｅｒ））を通知するＵＲＩ通知機能を備えているものが存在する。また、ボックスに画像データが格納されたとき、通知先が内部ドメインならばＵＲＬで通知し、外部ドメインならば格納された画像データ自体を送信することで、通知先で確実に格納された画像データを確認できるようにする技術がある（例えば、特許文献１参照。）。また、画像データをボックスに格納し、そのＵＲＬがメールで通知される設定がなされている場合、ボックスにパスワードが設定されている場合に、格納された画像データのＵＲＬを暗号化してＥ−Ｍａｉｌ送信を行う技術も知られている（例えば特許文献２。）。

特開２００７−８２１２０号公報 特開２００７−８０２００号公報

画像形成装置のボックス等においてフォルダ階層を構築して画像データファイルを格納する際に、任意のフォルダに画像データファイルを格納することが可能な場合、以下の問題が生ずる。該画像形成装置が画像データファイルの格納を検知して該画像データファイルに対して外部からのアクセスするためのパス（ＵＲＩ）を通知する機能を備える場合、該画像データファイルを格納するフォルダ階層の情報を含むＵＲＩ情報がユーザに通知されることになる。設定ミスなどにより、本来通知すべきでない通知先のメールアドレスが格納検知の通知先アドレスとして設定されていた場合、実際に該当のＵＲＩにはアクセスできなくとも、ＵＲＩ情報から情報が漏洩する可能性がある。例として、フォルダ構成が組織構成となっていた場合には、部外者に組織構成情報がパス名から漏洩する可能性があり、フォルダ構成が製品プロジェクト構成となっていた場合には、部外者に新製品プロジェクト情報がパス名から漏洩する可能性がある。

上述した特許文献１の先行技術では、内部ドメインにはＵＲＬでパス情報を通知し、外部ドメインには格納された画像データ自体を送付するように、内部と外部で送信する内容を変更することが可能ではあるが、外部に画像データ自体を送付してしまっては、情報の漏洩を防ぐという目的を達成することは出来ない。また、上述した特許文献２の先行技術では、通知するパス情報を暗号化することにより、受信者が復号しない限りパス情報にはアクセス出来ない。しかしながら、受信者側には暗号化されたパス情報を復号させるシステム、もしくは復号キー情報が必要であり、復号作業が手間となってしまうという課題がある。

上述した課題を解決するために、本発明に係る画像形成装置は、
操作制御手段からの指示により内部記憶装置に格納された画像データファイルにネットワークを介して外部装置からアクセス可能な画像形成装置であって、
外部装置から、内部記憶装置に格納された画像データファイルにファイルサーバとしてアクセス可能とするファイルサーバ制御手段と、内部記憶装置への画像データファイルの格納を検知する格納検知手段と、
前記格納検知手段による画像データファイルの格納の検知時に、画像データファイルの格納を通知する通知宛先ごとに、前記画像データファイルに外部装置からアクセス可能な外部公開パスを通知するか、前記外部公開パスとは異なるが前記画像データファイルにアクセス可能な一時公開パスを生成して通知するか、通知を不許可とするか、を予め設定することを可能とする外部公開パス通知設定手段と、
前記格納検知手段による画像データファイルの格納の検知時に、前記外部公開パス通知設定手段によって設定された前記通知宛先に対して、前記外部公開パス通知設定手段によって設定された前記外部公開パスもしくは一時公開パスの通知を行う外部公開パス通知送信手段と、
前記外部公開パス通知設定手段による外部公開パス通知設定が可能なユーザを予め制限することが可能な通知設定可能ユーザ設定手段と、
前記外部公開パス通知設定手段により外部公開パス通知設定が可能なフォルダを予め制限することが可能な通知設定可能フォルダ設定手段と、
前記操作制御手段からの指示により内部記憶装置に画像データファイルを格納する際に、前記通知宛先ごとに、前記外部公開パスを通知するか、前記外部公開パスとは異なる前記画像データファイルにアクセス可能な一時公開パスを生成して通知するか、通知を不許可とするか、の選択を可能とする格納時外部公開パス通知設定手段と、
を有することを特徴とする。

本発明によれば、外部から内部記憶装置に格納された画像データファイルにファイルサーバとしてアクセスが可能な画像形成装置において、外部からアクセス可能な外部公開パスを通知する通知宛先ごとに通知方法を設定しておくことが可能となる。通知方法の設定においては、該画像データファイルの外部公開パスを通知する通知宛先と、該画像データファイルの一時公開パスを生成して通知する通知宛先と、通知を不許可とする通知宛先とを設定することが可能となる。それにより、画像データファイル格納時に、部内関係者には外部公開パス（例：ｆｉｌｅ：／／ｍｆｐ００１／ｓｈａｒｅ／ｄｅｖ１／ｄｅｐｔ１１／ｎｅｗ＿ｐｒｏｄｕｃｔ／ｒｘ７８／ｎｅｗｓ＿ｒｅｌｅａｓｅ．ｐｄｆ）が通知される。一方、部外者には通知されない、もしくは一時公開パス（例：ｆｉｌｅ：／／ｍｆｐ００１／ｔｅｍｐ／ｐｏｉ０９８ｌｋｊ．ｐｄｆ）のみを通知することが可能となる。それにより、部内関係者には使い易い外部公開パスを通知しつつ、部外者には一時公開パス情報しか通知しないので、フォルダ構成から類推されて内部情報が漏洩することを防止できる。

システム全体構成図 画像形成装置１１０のブロック図 ＭＦＰ制御部３００のブロック図 ＵＲＩ通知設定テーブル４００のイメージ例 ＵＲＩ通知状況／履歴テーブル５００のイメージ例 画像データファイル情報テーブル６００のイメージ例 ＵＲＩ通知設定管理画面７００の例 格納時ＵＲＩ通知設定画面８００の例 スキャン保存時のＵＲＩ送信処理のフローチャート

以下、本発明を実施するための最良の形態について図面を用いて説明する。

本実施例では、本発明の代表的な実施形態における画像形成装置の一例を説明する。

図１は、本発明の実施例に係る画像形成装置を含むシステムの全体構成図である。

図１においては、ユーザＰＣ１０１、１０２〜１０３と、画像形成装置１１０がネットワーク１００を介して接続されている。尚、ここで、これらユーザＰＣ及び画像形成装置の数は、この図１に限定されるものではない。またユーザＰＣ１０１〜１０３は、それぞれ同様な構成を有し、それぞれ同様な構成を有している。従って、以下の説明では、ユーザＰＣ１０１を代表して説明する。

ユーザＰＣ１０１は、ネットワーク１００と接続して、ネットワーク１００との間で各種データのやり取りを行うネットワークインターフェースを有し、ＣＰＵ、ＲＯＭ、ＲＡＭ、ＨＤＤ等を具備する一般的な情報処理装置（ＰＣ）である。このユーザＰＣ１０１は、ネットワークを介してサーバ上のファイルやフォルダを閲覧する一般的な閲覧プログラムや電子メールを送受信する一般的なメールアプリケーションを有している。

画像形成装置１１０もまた、ネットワーク１００と接続して、ネットワーク１００との間で各種データのやり取りを行うネットワークインターフェースを有している。この画像形成装置１１０は、ＭＦＰ（Ｍｕｌｔｉ Ｆｕｎｃｔｉｏｎ Ｐｅｒｉｐｈｅｒａｌ：マルチファンクション周辺機器）に代表される画像形成装置であり、サーバ機能を提供することによりネットワーク１００を介して内部記憶装置に格納された画像データファイルに外部からのアクセスを可能とする。

ネットワーク１００は、本実施例ではＬＡＮ（Ｌｏｃａｌ Ａｒｅａ Ｎｅｔｗｏｒｋ）を例に説明するが、インターネット等の他のネットワークシステムであってもかまわない。

図２は、本発明の実施の形態に係る画像形成装置として機能する画像形成装置１１０の内部の主要な構成を説明するブロック図である。画像形成装置１１０は、スキャン、プリント、コピー、送受信、ボックス（再プリント等の目的のため、機器内の記憶領域に画像データファイルを記憶する機能）など様々な機能を有する画像形成装置（ＭＦＰ）である。画像形成装置１１０は、ＣＰＵ２０１、メモリ２０２、外部インターフェース２０３、記憶部２０４、スキャナ部２０５、プリンタ部２０６、操作部２０７などから構成される。また、これらの各部は後述するＭＦＰ制御部３００により制御される。

ＣＰＵ２０１は、この画像形成装置１１０全体の動作を制御し、メモリ２０２や記憶部２０４に格納されているプログラムを読み出して実行して各部に指示することにより、スキャン、プリント、送受信などの動作を実現する。

メモリ２０２は、ＣＰＵ２０１が実行する各種プログラムを記憶するＲＯＭや、制御などに必要なデータを一時的に格納するＲＡＭ等を有している。各種プログラムとは、後述するスキャナ制御部３０１、プリンタ制御部３０２、画像処理部３０３、操作制御部３０４、送受信制御部３０５を含む。更に、ファイルサーバ制御部３０６、画像データファイル管理部３０７、格納検知部３０８、ＵＲＩ通知設定部３０９、ＵＲＩ通知送信部３１０等も含んでいる。

外部インターフェース２０３は、ネットワーク１００などを介してユーザＰＣ１０１、１０２、１０３などとの間で情報をやりとりする。

記憶部２０４は、ハードディスクなどの不揮発性のメモリで構成され、各処理にて生成された画像データファイルなどを格納する他、各処理で用いる制御情報や設定情報を格納する。記憶部２０４は、後述するＵＲＩ通知設定記憶部３１１、ＵＲＩ通知状況／履歴記憶部３１２、画像データファイル情報記憶部３１３等を備える。この記憶部２０４に対してデータの読み書きを行う場合は、メモリ２０２を介して行われる。尚、メモリ２０２のＲＯＭの代わりに各種プログラムを記憶部２０４に記憶しても良い。

スキャナ部２０５は、原稿台に置かれた原稿に対して、照明を当てて原稿画像を光学的に読み取り、その像を電気信号に変換して画像データを作成する。
プリンタ部２０６は、レーザ露光部、作像部、定着部、給紙／搬送部が連携することにより画像データを記録紙上に形成する。

操作部２０７は、ユーザにより操作されて各種動作指示等を入力するのに使用されるタッチパネルや各種キー及び表示部などを有する。

内部バス２０８は、それぞれ各部を接続するものであり、この内部バス２０８を介して画像データの転送や各部に対する指示や設定値などの送受信が行われる。

図３は、本実施例に係る画像形成装置１１０で特徴的な画像データファイル格納を検知して通知先ごとに異なる外部からアクセス可能な画像データファイルのパスを通知するＵＲＩ通知機能を有する画像形成装置のＭＦＰ制御部３００の構成を示すソフトブロック図である。

同図において、３０１、３０２、３０３、３０４、３０５、３０６、３０７、３０８、３０９、３１０はＭＦＰ制御部３００を構成する処理モジュールである。これらの処理モジュールは、ＣＰＵ２０１で使用されるアプリケーションプログラム、又はプログラムの一部として動作するモジュールである。また記憶部２０４と、記憶部２０４に備わる３１１、３１２、３１３は、このＭＦＰ制御部３００が具備するプログラムや各種データを記憶する情報格納部であり、ファイルシステム又はデータベースシステムを用いて不揮発性のハードディスクや、メモリ等を含んでいる。また記憶部２０４と、記憶部２０４に備わる３１１、３１２、３１３に格納された情報へは、特定のキーや条件でアクセスが可能である。図３における矢印は、主なデータや処理の流れを示している。

スキャナ制御部３０１は、図２で示したスキャナ部２０５を制御する。スキャナ制御部３０１は、ＣＰＵ２０１からの指示に従ってスキャナ部２０５を駆動し、原稿台上の原稿を読み取り、読み取った画像データをメモリ２０２に格納する。また、スキャナ制御部３０１は、読み取った画像データに対する画像処理の指示を画像処理部３０３に対して行う。

プリンタ制御部３０２は、ＣＰＵ２０１からの指示に従って、画像データファイル管理部３０７を介してメモリ２０２や記憶部２０４の画像データファイル情報記憶部３１２などから画像データファイルを取得する。続けてプリンタ制御部３０２は、図２で示したプリンタ部２０６を制御することにより記録紙に画像を印刷して出力する。

画像処理部３０３は、ＣＰＵ２０１からの指示に従って動作し、操作制御部３０４等を介してユーザから指示された画像処理や画質向上のための処理や、スキャナ制御部３０１や送受信制御部３０５等がメモリ２０２に格納した画像データの解析や変換を行う。また画像処理部３０３は、画像データファイル管理部３０７が記憶部２０４に格納する画像データファイルの解析や変換も行い、変換した画像データはプリンタ制御部３０２の制御によるプリントや、送受信制御部３０５の制御による送信に用いられる。

操作制御部３０４は、ＣＰＵ２０１からの指示に従って動作し、画像形成装置１１０に備わりタッチパネル部やキー入力部からなる操作部２０７を制御する。操作部２０７をユーザが操作することにより発せられた情報が操作制御部３０４を介して各部に伝えられ、画像形成装置１１０が稼動する。

送受信制御部３０５は、ＣＰＵ２０１からの指示に従って動作し、送受信のジョブ制御を行う。送信制御部３０５は、ユーザが操作部２０７などを介してファクシミリや電子メールなどのアプリケーションを操作すると、メモリ２０２や記憶部２０４から取得した画像データファイルを外部インターフェース２０３を介して外部に送信する。また送信制御部３０５は、その逆に外部より送信されてきた画像データファイルを受信して記憶部２０４に格納させたりもする。

ファイルサーバ制御部３０６は、本実施例に係る画像形成装置１１０において、外部のユーザＰＣ１０１〜１０３からネットワーク１００を介して記憶部２０４に格納する画像データファイルへアクセスを可能とするファイルサーバ機能を提供する。ファイルサーバ制御部３０６は、ＣＰＵ２０１からの指示に従って動作し、ＨＴＴＰ、ＦＴＰ、ＳＭＢ、ＷｅｂＤＡＶ等のプロトコルに対応し、対応するプロトコルに応じたデータ制御を行う。ファイルサーバ制御部３０６と画像データファイル管理部３０７の制御により、外部インターフェース２０３を介して記憶部２０４の画像データファイル情報記憶部３１３にて管理する画像データファイルやフォルダに対して、外部のユーザＰＣ１０１〜１０３からの読み取り／書き込みのアクセスを可能とする。

画像データファイル管理部３０７は、ＣＰＵ２０１からの指示に従って動作し、記憶部２０４の画像データファイル情報記憶部３１３にて登録される画像データファイル情報の登録、更新、抽出などの管理を行う。画像データファイル管理部３０７が仲介制御することにより、プリンタ制御部３０２は記憶部２０４の画像データファイル情報記憶部３１３から画像データファイルを読み出す。また、画像データファイル管理部３０７が仲介制御することにより、スキャナ制御部３０１はメモリ２０２に格納した画像データファイルを記憶部２０４の画像データファイル情報記憶部３１３に格納する。また、画像データファイル管理部３０７が仲介制御することにより、送受信制御部３０５は記憶部２０４の画像データファイル情報記憶部３１３に対して画像データファイルの読み出しと書き込みを行う。また、画像データファイル管理部３０７が仲介制御することにより、ファイルサーバ制御部３０６において記憶部２０４の画像データファイル情報記憶部３１３に格納される画像データファイルに対して、外部のユーザＰＣ１０１〜１０３からの読み取り／書き込みのアクセスを可能とする。

図６は、画像データファイル情報記憶部３１３に記憶されている画像データファイル情報テーブル６００の一例を示す図である。

画像データファイルＩＤ６０１は、本実施例に係る画像形成装置１１０において管理する画像データファイル情報を一意に識別する識別子である。

ファイル名６０２は、画像データファイルＩＤ６０１で指す画像データファイルのファイル名称である。

更新日時６０３は、画像データファイルＩＤ６０１で指す画像データファイルが登録／更新された日時である。

フォルダＩＤ６０４は、画像データファイルＩＤ６０１で指す画像データファイルが格納されるフォルダを特定する識別子の情報である。フォルダＩＤ６０４は、後述するＵＲＩ通知状況／履歴テーブル５００のフォルダＩＤ５０６と紐付く。またフォルダＩＤ６０４は、後述するＵＲＩ通知設定テーブル４００の「ＵＲＩ通知設定可能フォルダ」４０３の「ＵＲＩ通知フォルダ」要素の「ｆｏｌｄｅｒＩｄ」属性や、ＵＲＩ通知先４０５が設定されている「ＵＲＩ通知フォルダ設定」要素の「ｆｏｌｄｅｒＩｄ」属性と紐付く。

格納ジョブＩＤ６０５は、スキャナ制御部３０１が制御するスキャン処理や、送受信制御部３０５が制御する受信処理、ファイルサーバ制御部３０６が制御するファイルサーバ機能から画像データファイル管理部３０７を介して画像データファイル情報記憶部３１３に画像データファイルを格納する格納ジョブを識別するための識別子の情報である。格納ジョブＩＤ６０５は、ＵＲＩ通知状況／履歴テーブル５００の「格納ジョブＩＤ」５０２に紐付く。

画像データ６０６は、画像データファイルＩＤ６０１で特定される画像データファイルを示している。

格納検知部３０８は、ＣＰＵ２０１からの指示に従って動作する。格納検知部３０８は、記憶部２０４の画像データファイル情報記憶部３１３に画像データファイルの格納のイベントが発生した場合に、該当のフォルダにＵＲＩ通知設定がされているか否かを判断する。格納検知部３０８は、該当のフォルダにＵＲＩ通知設定がされているか否かを、ＵＲＩ通知設定記憶部３１１より検索、もしくはＵＲＩ通知状況／履歴記憶部３１２を検索することにより判断する。格納検知部３０８は、該当のフォルダにＵＲＩ通知設定されていると判断した場合には、画像データファイル情報記憶部３１３とＵＲＩ通知状況／履歴記憶部３１２からＵＲＩ通知に必要な情報を取得した後に、ＵＲＩ通知送信部３１０に該ＵＲＩ通知に必要な情報を渡し、ＵＲＩ通知の実施を指示する。なお、本実施例では格納検知部３０８が画像データファイルの格納イベントを検知する例を挙げて説明しているが、画像データファイルの格納以外の更新や削除のイベントを検知しても構わない。

ＵＲＩ通知設定部３０９は、本実施例に係る画像形成装置１１０においてＣＰＵ２０１からの指示に従って動作し、ＵＲＩ通知実施条件等の設定を行う。ＵＲＩ通知設定部３０９は、操作部２０７のタッチパネル等に表示するＵＲＩ通知設定管理画面７００を介して管理者ユーザの操作によって設定されたＵＲＩ通知に関する設定管理情報を、記憶部２０４のＵＲＩ通知設定記憶部３１１に対して設定する。

また、ＵＲＩ通知設定部３０９は、操作部２０７のタッチパネル等に表示する格納時ＵＲＩ通知設定画面８００を介してユーザの操作によって設定されたスキャン保存指示に際して更新設定するＵＲＩ通知に関する情報を、記憶部２０４のＵＲＩ通知状況／履歴記憶部３１２に対して設定する。

図７は、画像形成装置１１０の操作部２０７に表示されるＵＲＩ通知設定管理画面７００のイメージ例である。ＵＲＩ通知設定管理画面７００にて表示・設定される情報は、ＵＲＩ通知設定部３０９が管理するＵＲＩ通知設定記憶部３１１に格納されているＵＲＩ通知設定テーブル４００の情報である。

ＵＲＩ通知設定可能ユーザ７０１は、管理者ユーザのみが操作可能な項目であり、ＵＲＩ通知設定管理画面７００の他の項目（７０２〜７０５）を操作可能なユーザを限定する場合に管理者ユーザにより操作される。「管理者のみ」が選択された場合には管理者ユーザのみが、ＵＲＩ通知設定管理画面７００の他の項目（７０２〜７０５）を操作可能となる。一方、「設定可能ユーザ」が選択された場合には、（ここでは図示しない）設定可能ユーザ入力画面にて設定されたユーザが、ＵＲＩ通知設定管理画面７００の他の項目（７０２〜７０５）を操作可能となる。

通知先制限７０２は、本実施例に係る画像形成装置１１０で特徴的な画像データファイル格納を検知して通知先ごとに異なる外部からアクセス可能な画像データファイルのパスを通知するＵＲＩ通知の送信にあたり、ＵＲＩ通知送信の宛先を制限する場合にユーザが操作する項目である。「通知許可アドレス」、もしくは「通知不許可アドレス」にはそれぞれ、ＵＲＩ通知宛先として許可する電子メールアドレス、ＵＲＩ通知宛先として不許可とする電子メールアドレス一覧を正規表現にて記載する。図７の例では、「通知許可アドレス」として“＊＠ｍｙｃｏｍｐａｎｙ．ｃｏ．ｊｐ”と設定されている。「制限通知許可アドレス」には、ＵＲＩ通知を送信する際に、本来の外部公開パスは通知せずに、仮に生成した一時公開パスを通知したい相手の電子メールアドレスの一覧を正規表現にて記載する。図７の例では、「制限通知許可アドレス」として、“＊＠ｌｉｓｔ．ｍｙｃｏｍｐａｎｙ．ｃｏ．ｊｐ”と“＊＠ｍｙｃｏｍｐａｎｙ．ｃｏｍ”が設定されている。

制限通知用一時公開フォルダ７０３には、通知先制限７０２にて「制限通知許可アドレス」として設定されたＵＲＩ通知先に対して一時公開パスを通知する際に用いる「一時公開フォルダ」のパスを設定する。図７の例では、制限通知用一時公開フォルダとして、“￥￥ｔｅｍｐ”フォルダが設定されている。

ＵＲＩ通知設定可能フォルダ７０４は、画像データファイル格納を検知して画像データファイルのパスを通知するＵＲＩ通知を設定する対象のフォルダのパスを設定する。ＵＲＩ通知フォルダ設定画面（図示しない）にて、フォルダを選択することにより、ＵＲＩ通知設定可能フォルダ７０４に該当のフォルダが一覧表示され、ＵＲＩ通知設定可能なフォルダとなる。

通知先アドレス７０５には、ＵＲＩ通知設定可能フォルダ７０４の一覧より選択されたフォルダに対する画像データファイルの格納を検知して、画像データファイルに外部からアクセス可能なパスを通知する通知先のメールアドレスを設定する。図７の例では、ＵＲＩ通知設定可能フォルダ７０４にて“￥￥ｓｈａｒｅ￥”フォルダが選択され、該フォルダに対しては、通知先アドレス７０５として、“ｓａｔｏ＠ｌｉｓｔ．ｍｙｃｏｍｐａｎｙ．ｃｏ．ｊｐ”と“ｋａｔｏ＠ｍｙｃｏｍｐａｎｙ．ｃｏｍ”が設定されている。

図７のＵＲＩ通知設定管理画面７００にて設定された項目は、ＯＫボタンが押下されると操作制御部３０４が仲介することにより、ＵＲＩ通知設定部３０９がＵＲＩ通知設定記憶部３１１のＵＲＩ通知設定テーブル４００に格納する。

図４は、ＵＲＩ通知設定記憶部３１１のＵＲＩ通知設定テーブル４００をＸＭＬ（Ｅｘｔｅｎｓｉｂｌｅ Ｍａｒｋｕｐ Ｌａｎｇｕａｇｅ）形式にて表した例である。

ＵＲＩ通知設定可能ユーザ４０１要素には、図７の例で示したＵＲＩ通知設定可能ユーザ７０１にて設定された、ＵＲＩ通知設定が可能なユーザが登録される。

通知先制限４０２要素には、図７の例で示した通知先制限７０２にて設定された、「通知許可アドレス」「通知不許可アドレス」「制限通知許可アドレス」のそれぞれのメールアドレスが登録される。

ＵＲＩ通知設定可能フォルダ４０３要素には、図７の例で示したＵＲＩ通知設定可能フォルダ７０４にて設定されたフォルダの一覧が登録される。

制限通知用一時公開フォルダ４０４要素には、図７の例で示した制限通知用一時公開フォルダ７０３にて「制限通知許可アドレス」として設定されたＵＲＩ通知先に対して一時公開パスを通知する際に用いる一時公開フォルダのパスが登録される。

ＵＲＩ通知先４０５要素には、該当の「ＵＲＩ通知フォルダ設定」要素（ｆｏｌｄｅｒＩｄ＝”ｆ００１”にて「ＵＲＩ通知フォルダ」要素と紐付く）のフォルダに対するＵＲＩ通知先のメールアドレスと、それぞれの通知先に対するＵＲＩ通知方法（外部公開パス、一時公開パス通知、通知しない）が登録される。ＵＲＩ通知先４０５要素に登録されるＵＲＩ通知先のメールアドレスは、図７の例で示した通知先アドレス７０５で設定されたメールアドレスが設定される。

図８は、画像形成装置１１０の操作部２０７に表示される格納時ＵＲＩ通知設定画面８００のイメージ例である。

格納時ＵＲＩ通知設定画面８００は、ユーザが操作部２０７に表示される画面を操作してスキャン保存を指示する際に、該当のスキャン保存操作による画像データファイル格納を検知して実施されるＵＲＩ通知の設定を、ユーザが実行前に更新する場合に入力する画面である。

格納時ＵＲＩ通知設定画面８００には、該当のフォルダに設定されているＵＲＩ通知設定情報が、操作制御部３０４を介して操作部２０７の画面に初期状態で表示される。該ＵＲＩ通知設定情報は、ＵＲＩ通知設定部３０９がＵＲＩ通知設定記憶部３１１より取得する。

外部公開フォルダ８０１は、スキャン保存が指示されている画像データファイルを格納するフォルダの外部公開フォルダのパスを表している。

一時公開フォルダ８０２は、スキャン保存が指示されている画像データファイルを格納することにより実施される一時公開パス通知に用いられる一時外部公開フォルダのパスを表している。

ＵＲＩ通知方法変更設定８０３は、スキャン保存により画像データファイルが格納されるフォルダに対して、管理者ユーザなどによりＵＲＩ通知設定管理画面７００に例を挙げたような画面にて予め設定されたＵＲＩ通知方法を表示する。該画面に表示されている予め設定されたＵＲＩ通知方法は、ユーザの画面操作により一部更新することが可能である。ＵＲＩ通知方法変更設定８０３には、既に設定されているＵＲＩ通知先のメールアドレス一覧と、それぞれのメールアドレスに対するＵＲＩ通知方法が選択された状態で表示されている。ＵＲＩ通知方法として、外部公開パスをＵＲＩ通知する場合には「通知許可」を選択し、制限通知用の一時公開パスを通知する場合には「一時公開パス通知」を選択し、ＵＲＩ通知を実施しない場合には「通知しない」を選択する。予めＵＲＩ通知方法として「通知許可」が選択されている通知先アドレスに対しては、「一時公開パス通知」または「通知しない」に変更することが可能である。予めＵＲＩ通知方法として「一時公開パス通知」が選択されている通知先アドレスに対しては、「通知しない」に変更することが可能である。

「通知先追加」ボタン８０４は、ＵＲＩ通知方法変更設定８０３に設定されているＵＲＩ通知先一覧に、新たな通知先を追加する場合に押下する。「通知先追加」ボタン８０４を押下するとＵＲＩ通知先追加画面（図示しない）が表示され、通知先のメールアドレスの入力と、通知方法として外部公開パスを通知するか、一時公開パスを通知するかの選択が可能である。該ＵＲＩ通知先追加画面では、図７の例で挙げた通知先制限７０２にて「通知許可アドレス」に含まれる範囲のメールアドレスが、外部公開パスを通知可能なメールアドレスとして設定可能である。また、図７の例で挙げた通知先制限７０２にて「通知許可アドレス」または「制限通知許可アドレス」に含まれる範囲のメールアドレスが、一時公開パスを通知可能なメールアドレスとして設定可能である。

図８の格納時ＵＲＩ通知設定画面８００にて設定された項目は、ユーザ操作により「ＯＫ」ボタンが押下されると操作制御部３０４の仲介により、ＵＲＩ通知設定部３０９がＵＲＩ通知状況／履歴記憶部３１２のＵＲＩ通知状況／履歴テーブル５００に格納する。

図５は、ＵＲＩ通知状況／履歴記憶部３１２に記憶されているＵＲＩ通知状況／履歴テーブル５００の一例を示す図である。

ＵＲＩ通知ＩＤ５０１は、本実施例に係る画像形成装置１１０において実施されるＵＲＩ通知の個々の通知を一意に識別する識別子である。

格納ジョブＩＤ５０２は、画像データファイル管理部３０７を介して画像データファイル情報記憶部３１３に画像データファイルを格納する格納ジョブを識別するための識別子の情報である。格納ジョブは、スキャナ制御部３０１が制御するスキャン処理や、送受信制御部３０５が制御する受信処理、ファイルサーバ制御部３０６が制御するファイルサーバ機能、により実施される。格納ジョブＩＤ５０２は、画像データファイル情報テーブル６００の格納ジョブＩＤ６０５に紐付く。

格納日時５０３は、格納ジョブＩＤ５０２で示す格納ジョブにより画像データファイルが、画像データファイル情報テーブル６００に格納された日時である。

通知日時５０４は、ＵＲＩ通知ＩＤ５０１で示すＵＲＩ通知において、ＵＲＩ通知の実行される日時情報である。

通知ステータス５０５は、ＵＲＩ通知の実行状況もしくは履歴を示すステータス情報である。例えば、「実行待ち」「通知完了」「通知エラー」などである。
フォルダＩＤ５０６は、画像データＩＤ５０１で示す画像データファイルが格納されるフォルダを示す識別子である。

外部公開パス５０７は、ＵＲＩ通知に際して通知される外部公開パスのフォルダパス情報である。

一時公開パス５０８は、図７の制限通知用一時公開フォルダ７０３で示すフォルダのパス情報であり、ＵＲＩ通知に際して該フォルダ以下に一時的に該画像データファイルを指すリンクファイルが作成され、該リンクファイルのパス情報が一時公開パスとして通知される。一時公開パスの作成は、ＵＲＩ通知実施時に制限通知アドレスが設定されている場合に格納検知部３０８により実施される。格納検知部３０８は、画像データファイル格納時に、例えば、外部公開パス５０７に“ｆｉｌｅ：／／ｍｆｐ００１／ｓｈａｒｅ／ｄｅｖ１／ｄｅｐｔ１１／ｎｅｗ＿ｐｒｏｄｕｃｔ／ｒｘ７８／”と設定され、“ｎｅｗｓ＿ｒｅｌｅａｓｅ．ｐｄｆ”という画像データファイルが格納されたとする。格納検知部３０８は、一時公開パス５０８には“ｆｉｌｅ：／／ｍｆｐ００１／ｔｅｍｐ／”と設定されていた場合には、該当の“ｎｅｗｓ＿ｒｅｌｅａｓｅ．ｐｄｆ”という画像データファイルに対するシンボリックリンクファイルを、一時公開パス以下に“ｆｉｌｅ：／／ｍｆｐ００１／ｔｅｍｐ／ｐｏｉ０９８ｌｋｊ．ｐｄｆ”の様に生成する。なお、例で挙げた外部公開パス“ｆｉｌｅ：／／ｍｆｐ００１／ｓｈａｒｅ／ｄｅｖ１／ｄｅｐｔ１１／ｎｅｗ＿ｐｒｏｄｕｃｔ／ｒｘ７８／ｎｅｗｓ＿ｒｅｌｅａｓｅ．ｐｄｆ”と、一時公開パス“ｆｉｌｅ：／／ｍｆｐ００１／ｔｅｍｐ／ｐｏｉ０９８ｌｋｊ．ｐｄｆ”は、実体としては同一のファイルである。

外部公開パス通知先アドレス一覧５０９は、画像データファイル格納時に外部公開パス５０７に設定されたパス情報を元にした外部公開パス（例えば、“ｆｉｌｅ：／／ｍｆｐ００１／ｓｈａｒｅ／ｄｅｖ１／ｄｅｐｔ１１／ｎｅｗ＿ｐｒｏｄｕｃｔ／ｒｘ７８／ｎｅｗｓ＿ｒｅｌｅａｓｅ．ｐｄｆ”）をＵＲＩ通知する通知先のメールアドレスの一覧を格納する。図８の例では、格納時ＵＲＩ通知設定画面８００のＵＲＩ通知方法変更設定８０３において通知方法として「通知許可」が設定された通知先のメールアドレスの一覧（ｓａｔｏ＠ｍｙｃｏｍｐａｎｙ．ｃｏ．ｊｐ）が外部公開パス通知先アドレス一覧５０９に格納される。

一時公開パス通知先アドレス一覧５１０は、画像データファイル格納時に一時公開パス５０８に設定されたパス情報を元にした一時公開パス（例えば、“ｆｉｌｅ：／／ｍｆｐ００１／ｔｅｍｐ／ｐｏｉ０９８ｌｋｊ．ｐｄｆ”）をＵＲＩ通知する通知先のメールアドレスの一覧を格納する。図８の例では、格納時ＵＲＩ通知設定画面８００のＵＲＩ通知方法変更設定８０３において通知方法として「一時公開パス通知」が設定された通知先のメールアドレスの一覧（ｋａｔｏ＠ｍｙｃｏｍｐａｎｙ．ｃｏ．ｊｐ， ｄｅｐｔ１２＠ｌｉｓｔ．ｍｙｃｏｍｐａｎｙ．ｃｏ．ｊｐ）が一時公開パス通知先アドレス一覧５１０に格納される。

ＵＲＩ通知送信部３１０は、本実施例に係る画像形成装置１１０において、格納検知部３０８からの指示を受けてＵＲＩ通知の送信処理を行う。ＵＲＩ通知送信部３１０は、ＣＰＵ２０１からの指示に従って動作する処理モジュールであり、送受信制御部３０５の一部となるサブモジュールである。ＵＲＩ通知送信部３１０は、画像データファイルが画像データファイル情報記憶部３１３に格納されたことを検知した格納検知部３０８からＵＲＩ通知に必要な情報が渡される。そしてＵＲＩ通知送信部３１０は、該ＵＲＩ通知に必要な情報として渡されたＵＲＩ通知先アドレスに対して、指定された通知方法（外部公開パス、一時公開パス）で、設定された通知日時になると、電子メールを送信する。ＵＲＩ通知送信部３１０により通知されるメッセージには、格納された画像データファイルに関わる外部公開パスもしくは一時公開パスの情報が含まれる。ＵＲＩ通知されたメッセージを受信したユーザは、該メッセージ中に含まれる外部公開パスもしくは一時公開パスにファイル閲覧アプリケーション等にてアクセスすることにより、該画像データファイルに容易に到達することが可能である。その際に一時公開パスを通知されたユーザは、該画像データファイルにはアクセス可能であるが、該画像データファイルが格納されるフォルダやファイルのオリジナルの名称情報を認識することは出来ない。ＵＲＩ通知送信部３１０は、通知処理が終了するとＵＲＩ通知状況／履歴テーブル５００の通知ステータス５０５を「通知完了」のステータスで更新する。

図９は、本実施例に係る画像形成装置１１０で特徴的な画像データファイル格納を検知して通知先ごとに異なる外部からアクセス可能な画像データファイルのパスを通知するＵＲＩ通知の送信を行う画像形成装置において、画像データファイルが格納された場合にＵＲＩ通知される一連の処理フローを説明する。
以下のフローにおいて、スキャナ制御部３０１、画像処理部３０３、操作制御部３０４、画像データファイル管理部３０７、格納検知部３０８、ＵＲＩ通知設定部３０９、ＵＲＩ通知送信部３１０は画像形成装置１１０のＭＦＰ制御部３００を構成する処理モジュールである。これらの処理モジュールは、ＣＰＵ２０１で使用されるアプリケーションプログラム、又はプログラムの一部として動作するモジュールである。

同図において、記憶部２０４とその一部であるＵＲＩ通知設定記憶部３１１、ＵＲＩ通知状況／履歴記憶部３１２、画像データファイル情報記憶部３１３は画像形成装置１１０のＭＦＰ制御部３００を構成する情報格納装置である。これら情報格納装置は、ファイルシステム又はデータベースシステムを用いて不揮発性のハードディスクや、メモリなどを用いて情報を格納する。また、記憶部２０４に格納された情報へは、特定のキーや条件で直接特定の情報へのアクセスが可能である。

ステップＳ９０１では、ＭＦＰ制御部３００の操作制御部３０４が制御することにより、ユーザによる画像形成装置１１０の操作部２０７上の操作に応じて、画像データファイルの格納先のフォルダが指定されてスキャン保存処理が開始される。

ステップＳ９０２では、操作制御部３０４からの指示によりＵＲＩ通知設定部３０９がＵＲＩ通知設定記憶部３１１を検索することより、ステップＳ９０１でユーザにより格納先のフォルダとして指定された格納先フォルダにＵＲＩ通知設定がされているか否かを判断する。ＵＲＩ通知設定部３０９は、ＵＲＩ通知設定記憶部３１１のＵＲＩ通知設定テーブル４００のＵＲＩ通知設定可能フォルダ４０３に該格納先フォルダが登録されているか検索する。ＵＲＩ通知設定部３０９は、ＵＲＩ通知設定可能フォルダ４０３の「ＵＲＩ通知フォルダ」要素に該格納先フォルダが登録されている場合にはＵＲＩ通知設定が可能と判断してステップＳ９０３へ進み、ＵＲＩ通知設定可能フォルダ４０３の「ＵＲＩ通知フォルダ」要素に該格納先フォルダが登録されていない場合にはＵＲＩ通知設定が不可と判断してステップＳ９１６へ進む。

ステップＳ９１６では、スキャナ制御部３０１がスキャナ部２０５を制御することにより原稿台に置かれた原稿を読み取り、その像を電気信号に変換して画像データを生成する。続けて、画像処理部３０３が画像処理を行うことにより画像データファイルを形成する。続けて、画像データファイル管理部３０７が画像データファイルＩＤを生成し、画像データファイル情報記憶部３１３である画像データファイル情報テーブル６００に該画像データファイルと該画像データファイルに関する情報を１レコード追記する。画像データファイル管理部３０７は、画像データファイル情報テーブル６００の画像データファイルＩＤ６０１に該生成した画像データファイルＩＤを格納する。画像データファイル管理部３０７は、画像データファイル情報テーブル６００のファイル名６０２には、ユーザにより指定もしくは自動的に作成した画像データのファイル名の文字列を格納する。画像データファイル管理部３０７は、画像データファイル情報テーブル６００の更新日時６０３には、現時刻を格納する。画像データファイル管理部３０７は、画像データファイル情報テーブル６００のフォルダＩＤ６０４には、格納先のフォルダの識別子であるフォルダＩＤを格納する。画像データファイル管理部３０７は、画像データファイル情報テーブル６００の格納ジョブＩＤ６０５には、スキャナ制御部３０１が制御するスキャン処理から画像データファイル管理部３０７を介して画像データファイル情報記憶部３１３に画像データファイルを格納する格納ジョブを識別する識別子の情報を格納する。画像データファイル管理部３０７は、画像データファイル情報テーブル６００の画像データ６０６には、画像データファイルＩＤ６０１で指す画像データファイルを格納する。

なお、ステップＳ９１６で画像データファイルは記憶部２０４に格納されたが、該画像データファイルの格納先フォルダにはＵＲＩ通知設定がされていないので、ＵＲＩ通知は実行されない。

これによりユーザにより指定されたフォルダに画像データファイルを格納する一連の処理が完了し、一連のフローチャートを終了する。

ステップＳ９０３では、ＵＲＩ通知設定部３０９は、該格納先フォルダを示す識別子を用いて、ＵＲＩ通知設定記憶部３１１のＵＲＩ通知設定テーブル４００のＵＲＩ通知設定可能フォルダ４０３やＵＲＩ通知先４０５などから該格納先フォルダに関するＵＲＩ通知設定情報を検索して取得する。

ステップＳ９０４では、ＵＲＩ通知設定部３０９がステップＳ９０３にて取得した該格納先フォルダに関するＵＲＩ通知設定情報を、操作制御部３０４が制御することにより操作部２０７上に図８の格納時ＵＲＩ通知設定画面８００で例を示したような画面にて表示する。操作制御部３０４が制御することにより格納時ＵＲＩ通知設定画面８００で表示する情報は、ステップＳ９０３にてＵＲＩ通知設定部３０９がＵＲＩ通知設定テーブル４００より取得した、ユーザにより格納先フォルダとして指定された該格納先フォルダに設定されているＵＲＩ通知設定情報である。

ステップＳ９０５では、操作制御部３０４が制御することにより、ユーザにより画像形成装置１１０の操作部２０７上に表示される格納時ＵＲＩ通知設定画面８００で例を示した画面の更新が行われる。ユーザは、格納時ＵＲＩ通知設定画面８００を更新することにより、実施しようとしているスキャン保存処理に伴って実行されるＵＲＩ通知処理の処理内容を更新することが可能である。ユーザが格納時ＵＲＩ通知設定画面８００を更新することにより更新が可能な項目は、ＵＲＩ通知先の追加や、予めＵＲＩ通知先として設定されているメールアドレスに対するＵＲＩ通知方法の更新である。ユーザは、ＵＲＩ通知方法として本来の外部公開パスの通知が「通知許可」として許可されているＵＲＩ通知先の通知方法を、仮に生成した一時公開パスを通知する「一時公開パス通知」、もしくはＵＲＩ通知を行わない「通知しない」設定に変更することが可能である。またユーザは、仮に生成した一時公開パスを通知する「一時公開パス通知」が設定されているＵＲＩ通知先の通知方法を、ＵＲＩ通知を行わない「通知しない」設定に変更することが可能である。

ステップＳ９０６で、ステップＳ９０５でユーザが格納時ＵＲＩ通知設定画面８００を操作することにより指示されたスキャン保存処理に伴って実行されるＵＲＩ通知処理に対するＵＲＩ通知設定情報は、操作制御部３０４からＵＲＩ通知設定部３０９に通知される。するとＵＲＩ通知設定部３０９は、記憶部２０４のＵＲＩ通知状況／履歴記憶部３１２にＵＲＩ通知ＩＤを生成し１レコード追加し、該ＵＲＩ通知設定情報を登録する。ＵＲＩ通知設定部３０９が追記するＵＲＩ通知状況／履歴記憶部３１２のＵＲＩ通知ＩＤ５０１には、生成されたＵＲＩ通知ＩＤが格納される。ＵＲＩ通知設定部３０９が追記するＵＲＩ通知状況／履歴記憶部３１２の通知ステータス５０５には、「実行待ち」ステータスが格納される。ＵＲＩ通知設定部３０９が追記するＵＲＩ通知状況／履歴記憶部３１２のフォルダＩＤ５０６には、格納先のフォルダの識別子であるフォルダＩＤが格納される。ＵＲＩ通知設定部３０９が追記するＵＲＩ通知状況／履歴記憶部３１２の外部公開パス５０７には、ＵＲＩ通知設定テーブル４００のＵＲＩ通知設定可能フォルダ４０３より取得された格納先のフォルダの外部公開パスの文字列が格納される。ＵＲＩ通知設定部３０９が追記するＵＲＩ通知状況／履歴記憶部３１２の一時公開パス５０８には、ＵＲＩ通知設定テーブル４００のＵＲＩ通知設定可能フォルダ４０３より取得された制限通知用一時公開フォルダ４０４より取得された一時公開パスの文字列が格納される。ＵＲＩ通知設定部３０９が追記するＵＲＩ通知状況／履歴記憶部３１２の外部公開パス通知先アドレス一覧５０９には、ステップＳ９０５でユーザにより格納時ＵＲＩ通知設定画面８００のＵＲＩ通知方法変更設定８０３にてＵＲＩ通知方法として「通知許可」が設定されたメールアドレスの一覧が格納される。ＵＲＩ通知設定部３０９が追記するＵＲＩ通知状況／履歴記憶部３１２の一時公開パス通知先アドレス一覧５１０には、ステップＳ９０５でユーザにより格納時ＵＲＩ通知設定画面８００のＵＲＩ通知方法変更設定８０３にてＵＲＩ通知方法として「一時公開パス通知」が設定されたメールアドレスの一覧が格納される。

ステップＳ９０７で、スキャナ制御部３０１がスキャナ部２０５を制御することにより原稿台に置かれた原稿を読み取り、その像を電気信号に変換して画像データを生成する。続けて、画像処理部３０３が画像処理を行うことにより画像データファイルを形成する。続けて、画像データファイル管理部３０７が画像データファイルＩＤを生成し、画像データファイル情報記憶部３１３である画像データファイル情報テーブル６００に該画像データファイルと該画像データファイルに関する情報を１レコード追記する。画像データファイル管理部３０７は、画像データファイル情報テーブル６００の画像データファイルＩＤ６０１に該生成した画像データファイルＩＤを格納する。画像データファイル管理部３０７は、画像データファイル情報テーブル６００のファイル名６０２には、ユーザにより指定もしくは自動的に作成した画像データのファイル名の文字列を格納する。画像データファイル管理部３０７は、画像データファイル情報テーブル６００の更新日時６０３には、現時刻を格納する。画像データファイル管理部３０７は、画像データファイル情報テーブル６００のフォルダＩＤ６０４には、格納先のフォルダの識別子であるフォルダＩＤを格納する。画像データファイル管理部３０７は、画像データファイル情報テーブル６００の格納ジョブＩＤ６０５には、スキャナ制御部３０１が制御するスキャン処理から画像データファイル管理部３０７を介して画像データファイル情報記憶部３１３に画像データファイルを格納する格納ジョブを識別する識別子の情報を格納する。画像データファイル管理部３０７は、画像データファイル情報テーブル６００の画像データ６０６には、画像データファイルＩＤ６０１で指す画像データファイルを格納する。

ステップＳ９０８で、格納検知部３０８は、画像データファイル情報記憶部３１３に新規のレコードが追加され画像データファイルが格納されたことを検知し、画像データファイル情報記憶部３１３に新規追加されたレコードの情報を取得する。

続けてステップＳ９０９で格納検知部３０８は、ステップＳ９０８で取得した画像データファイル情報記憶部３１３に新規追加されたレコードの格納ジョブＩＤ６０５をキーにして、ＵＲＩ通知状況／履歴記憶部３１２の格納ジョブＩＤ５０２と紐付くレコードを検索して取得する。

ステップＳ９１０で、格納検知部３０８は、ステップＳ９０９にて検索して取得したＵＲＩ通知状況／履歴テーブル５００のレコードより、外部公開パス通知先アドレス一覧５０９に格納されている通知先アドレスの一覧を取得する。
続けてステップＳ９１１で、格納検知部３０８は、ステップＳ９０９にて検索して取得したＵＲＩ通知状況／履歴テーブル５００のレコードより、外部公開パス５０７に格納されている外部公開されたフォルダのパス情報を取得する。格納検知部３０８は、該外部公開されたフォルダのパス情報の文字列に、ステップＳ９０８で取得したレコードよりファイル名６０２に格納されたファイル名を追加する。例えば、外部公開パス５０７に“ｆｉｌｅ：／／ｍｆｐ００１／ｓｈａｒｅ／ｄｅｖ１／ｄｅｐｔ１１／ｎｅｗ＿ｐｒｏｄｕｃｔ／ｒｘ７８／”と設定され、ファイル名６０２に“ｎｅｗｓ＿ｒｅｌｅａｓｅ．ｐｄｆ”と格納された場合には、“ｆｉｌｅ：／／ｍｆｐ００１／ｓｈａｒｅ／ｄｅｖ１／ｄｅｐｔ１１／ｎｅｗ＿ｐｒｏｄｕｃｔ／ｒｘ７８／ｎｅｗｓ＿ｒｅｌｅａｓｅ．ｐｄｆ”という該画像データファイルの外部公開パス情報が格納検知部３０８により作成される。

ステップＳ９１２で、格納検知部３０８は、ステップＳ９０９にて検索して取得したＵＲＩ通知状況／履歴テーブル５００のレコードより、一時公開パス通知先アドレス一覧５１０に通知先アドレスが登録されているかどうか判断する。格納検知部３０８は、一時公開パス通知先アドレス一覧５１０に通知先アドレスが登録されている場合にはステップＳ９１３へ進み、一時公開パス通知先アドレス一覧５１０に通知先アドレスが登録されていない場合にはステップＳ９１４へと進む。

ステップＳ９１３で、格納検知部３０８は、例えば、外部公開パス５０７に“ｆｉｌｅ：／／ｍｆｐ００１／ｓｈａｒｅ／ｄｅｖ１／ｄｅｐｔ１１／ｎｅｗ＿ｐｒｏｄｕｃｔ／ｒｘ７８／”と設定され、ファイル名６０２に“ｎｅｗｓ＿ｒｅｌｅａｓｅ．ｐｄｆ”と格納されていたとする。格納検知部３０８は、一時公開パス５０８には“ｆｉｌｅ：／／ｍｆｐ００１／ｔｅｍｐ／”と設定されていたとすると、該当の“ｎｅｗｓ＿ｒｅｌｅａｓｅ．ｐｄｆ”という画像データファイルに対するシンボリックリンクファイルを、一時公開パス以下に例えば“ｆｉｌｅ：／／ｍｆｐ００１／ｔｅｍｐ／ｐｏｉ０９８ｌｋｊ．ｐｄｆ”の様に生成する。なお、例で挙げた外部公開パス“ｆｉｌｅ：／／ｍｆｐ００１／ｓｈａｒｅ／ｄｅｖ１／ｄｅｐｔ１１／ｎｅｗ＿ｐｒｏｄｕｃｔ／ｒｘ７８／ｎｅｗｓ＿ｒｅｌｅａｓｅ．ｐｄｆ”と、一時公開パス“ｆｉｌｅ：／／ｍｆｐ００１／ｔｅｍｐ／ｐｏｉ０９８ｌｋｊ．ｐｄｆ”は、実体としては同一のファイルを指している。

ステップＳ９１４で、格納検知部３０８は、ＵＲＩ通知送信部３１０に対して、ＵＲＩ通知に必要な情報を渡し、ＵＲＩ通知の実施を指示する。該ＵＲＩ通知に必要な情報とは、ＵＲＩ通知ＩＤ５０１の識別子と、ステップＳ９１０で格納検知部３０８が取得した外部公開パスをＵＲＩ通知する通知先アドレスの一覧と、ステップＳ９１１で格納検知部３０８が生成した該画像データファイルの外部公開パス情報を含む。さらに該ＵＲＩ通知に必要な情報には、ステップＳ９１２で格納検知部３０８が取得した一時公開パスをＵＲＩ通知する一時公開パス通知先アドレスの一覧と、ステップＳ９１３で格納検知部３０８が生成した該画像データファイルの一時公開パス情報を含む。ＵＲＩ通知送信部３１０は、格納検知部３０８から渡された該ＵＲＩ通知に必要な情報を元にして、ユーザに通知する電子メールメッセージを生成する。ＵＲＩ通知送信部３１０は、設定された通知日時になると、該生成した電子メールメッセージを送信する。ＵＲＩ通知送信部３１０により通知される電子メールメッセージには、格納検知部３０８より渡された格納された画像データファイルに関わる外部公開パスもしくは一時公開パスの情報が含まれる。

ステップＳ９１５で、ＵＲＩ通知送信部３１０は、通知処理が終了するとＵＲＩ通知状況／履歴テーブル５００をＵＲＩ通知ＩＤ５０１をキーにして検索し、該当のレコードの通知ステータス５０５を「通知完了」のステータスに更新する。

なお、ＵＲＩ通知されたユーザは、受信したメッセージ中に含まれる外部公開パスもしくは一時公開パスにファイル閲覧アプリケーション等にてアクセスすることにより、該画像データファイルに容易に到達することが可能となる。外部公開パスを通知されたユーザは、該当の画像データファイルとオリジナルのフォルダ構成にアクセス可能である。一方、一時公開パスを通知されたユーザは該当の一時公開パスにはアクセス可能であるが、元の外部公開パスのフォルダ構成やフォルダ名やファイル名の情報を知ることはない。それにより、部内関係者には使い易い外部公開パスを通知しつつ、部外者からは一時公開パス情報からフォルダ構成を類推され情報が漏洩することを防ぐことが可能となる。

なお、該当の一時公開パスは、格納検知後の一定期間経過後、もしくはユーザからのアクセスが発生した後の一定期間経過後に削除しても良い。

これにより、一連のフローチャートを終了する。

なお、本実施形態では、画像形成装置の記憶部に記憶される「画像データファイル」を具体例にあげて説明しているが、「ファイルデータ」であっても、複数のファイルから構成される「文書データ」を対象にしても構わない。

なお、本発明は、上記形態の機能を実現するソフトウェアのプログラムコードを記憶した記憶媒体（又は記録媒体）を、システム又は装置に供給し、そのシステム又は装置の情報処理装置（又はＣＰＵ等）が記憶媒体に格納されたプログラムコードを読み出して実行することによっても達成される事はいうまでもない。

この場合、記憶媒体から読み出されたプログラムコード自体が上記実施の形態の機能を実現することになり、そのプログラムコードを記憶した記憶媒体は本発明を構成することになる。また、情報処理装置が読み出したプログラムコードを実行することにより、上記実施の形態の機能が実現されるだけでなく、そのプログラムコードの指示に基づき、情報処理装置上で稼働しているオペレーティングシステム（ＯＳ）などが実際の処理の一部又は全部を行い、その処理によって上記実施の形態の機能が実現される場合も含まれることはいうまでもない。

さらに、記憶媒体から読み出されたプログラムコードが、情報処理装置に挿入された機能拡張カードや情報処理装置に接続された機能拡張ユニットに備わる記憶媒体に書込まれた後、そのプログラムコードの指示に基づき、その機能拡張カードや機能拡張ユニットに備わるＣＰＵ等が実際の処理の一部又は全部を行い、その処理によって前述した実施形態の機能が実現される場合も含まれることはいうまでもない。

また、本発明は、上記実施の形態の機能を実現するソフトウェアのプログラムコードがネットワークを介して配信されることにより、システム又は装置のハードディスクやメモリ等の記憶手段又はＣＤ−ＲＷ、ＣＤ−Ｒ等の記憶媒体に格納され、そのシステム又は装置の情報処理装置（又はＣＰＵ等）が当該記憶手段や当該記憶媒体に格納されたプログラムコードを読み出して実行することによっても、達成されることはいうまでもない。

３０８ 格納検知部
３０９ ＵＲＩ通知設定部
３１０ ＵＲＩ通知送信部
３１１ ＵＲＩ通知設定記憶部
３１２ ＵＲＩ通知状況／履歴記憶部
８００ 格納時ＵＲＩ通知設定画面

Claims (4)

1. 操作制御手段（３０４）からの指示により内部記憶装置（２０４）に格納された画像データファイル（６０６）にネットワーク（１００）を介して外部装置（１０１、１０２、１０３）からアクセス可能な画像形成装置（１１０）であって、
   外部装置から、内部記憶装置に格納された画像データファイルにファイルサーバとしてアクセス可能とするファイルサーバ制御手段（３０６）と、内部記憶装置への画像データファイルの格納を検知する格納検知手段（３０８）と、
   前記格納検知手段による画像データファイルの格納の検知時に、画像データファイルの格納を通知する通知宛先（４０５）ごとに、前記画像データファイルに外部装置からアクセス可能な外部公開パス（５０７）を通知するか、前記外部公開パスとは異なるが、前記画像データファイルにアクセス可能な一時公開パス（５０８）を生成して通知するか、通知を不許可とするか、を予め設定することを可能とする外部公開パス通知設定手段（３０９）と、
   前記格納検知手段による画像データファイルの格納の検知時に、前記外部公開パス通知設定手段によって設定された前記通知宛先に対して、前記外部公開パス通知設定手段によって設定された前記外部公開パスもしくは一時公開パスの通知を行う外部公開パス通知送信手段（３１０）と、
   前記外部公開パス通知設定手段による外部公開パス通知設定が可能なユーザを予め制限することが可能な通知設定可能ユーザ設定手段（６０１）と、
   前記外部公開パス通知設定手段により外部公開パス通知設定が可能なフォルダを予め制限することが可能な通知設定可能フォルダ設定手段（６０２）と、
   を有することを特徴とする画像形成装置。
2. 前記操作制御手段（３０４）からの指示により内部記憶装置に画像データファイルを格納する際に、前記通知宛先ごとに、前記外部公開パスを通知するか、前記外部公開パスとは異なるが、前記画像データファイルにアクセス可能な一時公開パスを生成して通知するか、通知を不許可とするか、の再設定を可能とする格納時外部公開パス通知設定手段（７００）、
   を有することを更なる特徴とする請求項１に記載の画像形成装置。
3. 操作を制御するステップにおける指示により内部記憶装置に格納された画像データファイルにネットワークを介して外部装置からアクセス可能な画像形成装置の画像処理方法であって、
   外部装置から、内部記憶装置に格納された画像データファイルにファイルサーバとしてアクセス可能とするファイルサーバを制御するステップと、内部記憶装置への画像データファイルの格納を検知するステップと、
   前記格納を検知するステップによる画像データファイルの格納の検知時に、画像データファイルの格納を通知する通知宛先ごとに、前記画像データファイルに外部装置からアクセス可能な外部公開パスを通知するか、前記外部公開パスとは異なるが、前記画像データファイルにアクセス可能な一時公開パスを生成して通知するか、通知を不許可とするか、を予め設定することを可能とする外部公開パスの通知を設定するステップと、
   前記格納を検知するステップによる画像データファイルの格納の検知時に、前記外部公開パスの通知を設定するステップによって設定された前記通知宛先に対して、前記外部公開パスの通知を設定するステップによって設定された前記外部公開パスもしくは一時公開パスの通知を行う外部公開パスの通知を送信するステップと、
   前記外部公開パスの通知を設定するステップによる外部公開パス通知設定が可能なユーザを予め制限することが可能な通知設定が可能なユーザを設定するステップと、
   前記外部公開パスの通知を設定するステップにより外部公開パス通知設定が可能なフォルダを予め制限することが可能な通知設定が可能なフォルダを設定するステップと、
   を有することを特徴とする画像処理方法。
4. 操作を制御するステップにおける指示により内部記憶装置に格納された画像データファイルにネットワークを介して外部装置からアクセス可能な画像形成装置の画像処理方法であって、
   外部装置から、内部記憶装置に格納された画像データファイルにファイルサーバとしてアクセス可能とするファイルサーバを制御するステップと、内部記憶装置への画像データファイルの格納を検知するステップと、
   前記格納を検知するステップによる画像データファイルの格納の検知時に、画像データファイルの格納を通知する通知宛先ごとに、前記画像データファイルに外部装置からアクセス可能な外部公開パスを通知するか、前記外部公開パスとは異なるが、前記画像データファイルにアクセス可能な一時公開パスを生成して通知するか、通知を不許可とするか、を予め設定することを可能とする外部公開パスの通知を設定するステップと、
   前記格納を検知するステップによる画像データファイルの格納の検知時に、前記外部公開パスの通知を設定するステップによって設定された前記通知宛先に対して、前記外部公開パスの通知を設定するステップによって設定された前記外部公開パスもしくは一時公開パスの通知を行う外部公開パスの通知を送信するステップと、
   前記外部公開パスの通知を設定するステップによる外部公開パス通知設定が可能なユーザを予め制限することが可能な通知設定が可能なユーザを設定するステップと、
   前記外部公開パスの通知を設定するステップにより外部公開パス通知設定が可能なフォルダを予め制限することが可能な通知設定が可能なフォルダを設定するステップと、
   をコンピュータに実行させるプログラムを記録したコンピュータ読み取り可能な記録媒体。