JP2012064055A - Contract information processing unit, contract information processing method, and program - Google Patents

Contract information processing unit, contract information processing method, and program Download PDF

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Abstract

PROBLEM TO BE SOLVED: To provide a contract information processing unit that alleviates the burden on an examination division that examines contracts.SOLUTION: A contract information processing unit 1 includes: receiving means that receives determination information including information about contracts to be concluded (step S3); and determination means that determines using the determination information whether an examination by an examination division is not necessary for the contracts to be concluded included in the determination information received by the receiving means (step S4).

Description

本発明は、契約情報処理装置、契約情報処理方法およびプログラムに関する。   The present invention relates to a contract information processing apparatus, a contract information processing method, and a program.

従来、事業部が取引先との商取引を行う場合、事業部が契約書を作成して取引先と契約を締結する企業がある。このような企業の中には、その契約書に法的に問題となる記述や自社にとって不利益となる記述が無いか、法的リスクを極力排除するため、契約の締結前に法務部門による審査を行う企業がある。   Conventionally, when a business unit conducts a commercial transaction with a business partner, there is a company in which the business unit creates a contract and concludes a contract with the business partner. Among these companies, the legal department reviews them before signing the contract in order to eliminate legal risks as much as possible to ensure that the contract does not contain any legally problematic statements or statements that are disadvantageous to the company. There are companies that do.

この際、事業部では、担当者が、取引先と業務内容(金額や条件等契約記載事項)を協議し、協議内容に応じて契約書案を作成し、業務内容と契約書案を法務部門(審査部門)へ審査依頼する。   At this time, in the business division, the person in charge discusses the business details (contract description items such as the amount and conditions) with the business partner, creates a draft contract according to the content of the consultation, To the department).

審査依頼を受けた法務部門では、担当者が、事業部の業務内容を理解した上で契約書案を審査(法律違反や自社への不利益事項が無いか確認)する。この際、法務部門の担当者は、契約書案が審査を通過したか否かの回答を行う。   In the Legal Department that receives the request for review, the person in charge reviews the draft contract after confirming the business details of the business division (confirms that there are no violations of the law or any disadvantage to the company). At this time, the person in charge of the legal department answers whether or not the draft contract has passed the examination.

そして、事業部では、契約書案が審査を通過せず訂正が必要であるとの回答を受けた場合、担当者が、法務部門からの回答に沿って取引先との協議を実施し、契約書案の合意を得る。そして、再度、法務部門へ契約書案の審査を依頼する。事業部および法務部門は、契約書案に対する訂正が無くなるまで、上記の業務を繰り返し行う。そして、事業部は、審査を通過した契約書案によって、取引先との契約を締結する。   When the business unit receives a response that the draft contract does not pass the review and needs to be corrected, the person in charge will consult with the business partner according to the response from the legal department, and the draft contract Get an agreement. And again, we request the legal department to review the draft contract. The business and legal departments repeat the above work until there is no correction to the draft contract. Then, the business unit concludes a contract with the business partner based on the draft contract that passed the examination.

上記の契約内容を管理する技術が、特許文献1に記載されている。   A technique for managing the contents of the contract is described in Patent Document 1.

ところで、契約審査業務においては、法律に精通した法務部門の担当者が、事業部の業務内容を理解した上で契約書案の審査を行う。このように、契約審査業務は、人手による作業となるため、審査に多くの時間が必要となっている。   By the way, in the contract review business, a person in charge of the legal department who is familiar with the law reviews the draft contract after understanding the business content of the business division. As described above, since the contract review work is a manual work, a lot of time is required for the review.

本発明は、上記に鑑みてなされたものであって、契約を審査する審査部門の負担を軽減することができるようにすることを目的とする。   The present invention has been made in view of the above, and an object of the present invention is to reduce the burden on an examination department that examines a contract.

上述した課題を解決し、目的を達成するために、本発明の契約情報処理装置は、締結予定の契約に関する情報を含む判定用情報を受け付ける受付手段と、前記受付手段が前記判定用情報を受け付けた前記締結予定の契約に対して審査部門の審査が不要かを、前記判定用情報を用いて、判定する判定手段と、を備える。   In order to solve the above-described problems and achieve the object, a contract information processing apparatus according to the present invention receives a determination information including information related to a contract scheduled to be concluded, and the reception means receives the determination information. And determining means for determining whether or not the examination by the examination department is unnecessary for the contract scheduled to be concluded using the information for determination.

また、本発明の契約情報処理方法は、契約情報処理装置で実行される契約情報処理方法であって、受付手段が、締結予定の契約に関する情報を含む判定用情報を受け付けるステップと、判定手段が、前記受付手段が前記判定用情報を受け付けた前記締結予定の契約に対して審査部門の審査が不要かを、前記判定用情報を用いて、判定するステップと、を含む。   The contract information processing method of the present invention is a contract information processing method executed by the contract information processing apparatus, wherein the accepting means accepts determination information including information related to a contract scheduled to be concluded, And using the determination information to determine whether an examination by the examination department is unnecessary for the contract scheduled to be concluded by the accepting unit that has accepted the determination information.

また、本発明のプログラムは、コンピュータを、締結予定の契約に関する情報を含む判定用情報を受け付ける受付手段と、前記受付手段が前記判定用情報を受け付けた前記締結予定の契約に対して審査部門の審査が不要かを、前記判定用情報を用いて、判定する判定手段と、として機能させる。   In addition, the program of the present invention allows a computer to receive a determination information including information related to a contract scheduled to be concluded, and a screening department for the contract to be concluded that the reception means has received the determination information. It is made to function as a determination means for determining whether or not examination is necessary using the determination information.

本発明によれば、受付手段が判定用情報を受け付けた締結予定の契約に対して審査部門の審査が不要かを、判定手段が判定用情報を用いて判定するので、契約を審査する審査部門の負担を軽減することができる。   According to the present invention, the judging unit judges whether or not the examination by the examination department is unnecessary for the contract to be concluded for which the accepting means has accepted the information for judgment. Can be reduced.

図1は、本発明の第1実施形態にかかる業務管理システムの構成を示す図である。FIG. 1 is a diagram showing a configuration of a business management system according to the first embodiment of the present invention. 図2は、管理サーバの構成を示す図である。FIG. 2 is a diagram illustrating the configuration of the management server. 図3は、管理サーバのシステム設定記録領域に記録されるシステム設定情報を示す図である。FIG. 3 is a diagram showing system setting information recorded in the system setting recording area of the management server. 図4は、事業部端末の構成を示す図である。FIG. 4 is a diagram illustrating a configuration of a business unit terminal. 図5は、法務管理部端末の構成を示す図である。FIG. 5 is a diagram illustrating a configuration of the legal management unit terminal. 図6は、初期画面を例示する図である。FIG. 6 is a diagram illustrating an initial screen. 図7は、審査要否判定処理における管理サーバの機能構成を示す図である。FIG. 7 is a diagram illustrating a functional configuration of the management server in the examination necessity determination process. 図8は、審査要否判定処理の流れを示すフローチャートである。FIG. 8 is a flowchart showing a flow of examination necessity determination processing. 図9は、質問画面を例示する図である。FIG. 9 is a diagram illustrating a question screen. 図10は、判定処理の流れを示すフローチャートである。FIG. 10 is a flowchart showing the flow of determination processing. 図11は、本発明の第2の実施形態にかかる質問画面を例示する図である。FIG. 11 is a diagram illustrating a question screen according to the second embodiment of the present invention. 図12は、審査要否判定処理の流れを示すフローチャートである。FIG. 12 is a flowchart showing a flow of examination necessity determination processing.

以下に添付図面を参照して、この発明にかかる契約情報処理装置、契約情報処理方法およびプログラムの実施形態を詳細に説明する。   Exemplary embodiments of a contract information processing apparatus, a contract information processing method, and a program according to the present invention will be described below in detail with reference to the accompanying drawings.

[第1実施形態]
まずは、第1実施形態を図1ないし図10を参照して説明する。
[First Embodiment]
First, a first embodiment will be described with reference to FIGS.

図1に示すように、本実施形態の業務情報管理システムAは、契約情報処理装置としての管理サーバ1と、入力端末としての事業部端末2と、法務管理部端末3と、ホスト装置4と、契約相談データベース5と、契約管理データベース6と、文書管理データベース7と、サンプルデータベース8と、画像データ管理データベース9と、アドレス帳データベース10と、を備えている。これらの管理サーバ1と、事業部端末2と、法務管理部端末3と、ホスト装置4と、各種データベース5〜10とは、LAN(Local Area Network)等によって接続されている。この業務情報管理システムAは、企業に設置されて、契約等の業務に関する処理等を実行する。   As shown in FIG. 1, the business information management system A of the present embodiment includes a management server 1 as a contract information processing apparatus, a business department terminal 2 as an input terminal, a legal management department terminal 3, and a host device 4. , A contract consultation database 5, a contract management database 6, a document management database 7, a sample database 8, an image data management database 9, and an address book database 10. These management server 1, business department terminal 2, legal management department terminal 3, host device 4, and various databases 5 to 10 are connected by a LAN (Local Area Network) or the like. This business information management system A is installed in a company and executes processing related to business such as contracts.

管理サーバ1は、ワークステーション等のサーバ用コンピュータから構成され、業務情報管理システムA全体を管理する。詳細には、管理サーバ1は、事業部端末2および法務管理部端末3から契約業務等の業務に関する情報の入力・変更等の指示を受け、各データベース5〜10に記録されている情報の更新等の処理を実行し、業務に関する情報を管理する。   The management server 1 is composed of a server computer such as a workstation and manages the entire business information management system A. Specifically, the management server 1 receives instructions for inputting / changing information related to business such as contract work from the business department terminal 2 and the legal management department terminal 3 and updates the information recorded in the databases 5 to 10. To manage information related to business.

管理サーバ1は、図2に示すように、処理制御部11と、通信部12と、データ記憶部13と、を備えている。   As shown in FIG. 2, the management server 1 includes a processing control unit 11, a communication unit 12, and a data storage unit 13.

処理制御部11は、CPU、ROM、RAM等を有して、通信部12およびデータ記憶部13の動作を制御する。また、処理制御部11は、管理サーバ1全体の動作を制御する。   The processing control unit 11 includes a CPU, a ROM, a RAM, and the like, and controls operations of the communication unit 12 and the data storage unit 13. Further, the process control unit 11 controls the operation of the entire management server 1.

通信部12は、事業部端末2や法務管理部端末3との間で通信を実行する。   The communication unit 12 executes communication with the business unit terminal 2 and the legal management unit terminal 3.

データ記憶部13は、半導体メモリ、磁気ディスク記録装置等から構成され、管理サーバ1の動作を規定するプログラムや各種のデータを記録する。データ記憶部13は、システム設定記録領域14を備えている。   The data storage unit 13 includes a semiconductor memory, a magnetic disk recording device, and the like, and records a program that defines the operation of the management server 1 and various data. The data storage unit 13 includes a system setting recording area 14.

システム設定記録領域14は、業務情報管理システムAの導入先に対応した設定を示すシステム設定情報を変更可能に記録する。例えば、システム設定記録領域14は、図3に示すように、漢字名取得情報14−1と、採番情報14−2と、ワークフロー情報14−3と、キーワード情報14−4と、必須項目情報14−5と、参照情報14−6と、アーカイブ情報14−7と、期間管理情報14−8と、追加項目情報14−9と、審査要否判定処理情報14−10と、を含むシステム設定情報を記録する。   The system setting recording area 14 records system setting information indicating settings corresponding to the installation destination of the business information management system A in a changeable manner. For example, as shown in FIG. 3, the system setting recording area 14 includes kanji name acquisition information 14-1, numbering information 14-2, workflow information 14-3, keyword information 14-4, and essential item information. 14-5, system information including reference information 14-6, archive information 14-7, period management information 14-8, additional item information 14-9, and examination necessity determination processing information 14-10 Record information.

漢字名取得情報14−1は、アドレス帳データベース10の漢字項目名や検索方法(ビュー名)等を示す情報である。   The kanji name acquisition information 14-1 is information indicating a kanji item name in the address book database 10, a search method (view name), and the like.

採番情報14−2は、契約書の管理番号体系を示す情報である。   The numbering information 14-2 is information indicating the management number system of the contract.

ワークフロー情報14−3は、業務の参加者を登録し、連絡メールの送付あり/なしといった、契約に関する業務情報を管理する方式を、業務の参加者ごとに設定するための情報である。   The workflow information 14-3 is information for registering a business participant and setting a method for managing business information related to a contract, such as whether a contact mail is sent or not, for each business participant.

キーワード情報14−4は、契約協議依頼情報等の各種の情報に含まれる項目を入力する際に利用可能なキーワードを、事前に登録するための情報である。   The keyword information 14-4 is information for registering in advance keywords that can be used when inputting items included in various types of information such as contract consultation request information.

必須項目情報14−5は、各種の情報を入力する際に必ず入力しなければならない項目を設定するための情報である。   The essential item information 14-5 is information for setting items that must be input when various types of information are input.

参照情報14−6は、導入先に応じた特別な参照権限を設定するための情報である。   The reference information 14-6 is information for setting a special reference authority according to the introduction destination.

アーカイブ情報14−7は、契約に関する情報の管理期間が満了したのちの情報を保管するための設定に関する情報である。   The archive information 14-7 is information related to settings for storing information after the management period of information related to the contract has expired.

期間管理情報14−8は、締結契約情報等により登録された案件の期間管理に関する詳細な設定を示す情報である。   The period management information 14-8 is information indicating detailed settings related to the period management of the case registered by the conclusion contract information or the like.

追加項目情報14−9は、契約に関する情報以外に追加される項目を示す情報である。   The additional item information 14-9 is information indicating items to be added in addition to information related to the contract.

審査要否判定処理情報14−10は、締結予定の契約に対して審査部門の審査の要否を判定する審査要否判定処理に関する情報である。   The examination necessity determination processing information 14-10 is information related to the examination necessity judgment processing for judging the necessity of examination by the examination department for the contract scheduled to be concluded.

図1に示す事業部端末2は、各事業部に設置される。事業部端末2は、パーソナルコンピュータ等から構成される。事業部端末2は、各事業部の構成員により入力される契約に関する情報の入力・変更等の指示を受け付け、管理サーバ1にアクセスして情報を処理する。例えば、事業部端末2は、契約の相手方と契約交渉を行う事業部の事案担当者から、締結前の契約に対する法務部門の審査の要否を判定するための締結予定の契約に関する情報を含む判定用情報の入力を受け付ける。判定用情報は、締結予定の契約に関する情報を含む情報である。また、事業部端末2は、法務部部門の法務担当者や法務管理部の構成員(以下、法務管理部員という。)に契約の協議を依頼する契約協議依頼情報の入力を受け付ける。また、事業部端末2は、契約協議依頼情報について、各事業部の法務担当者による事案担当者への回答を示す情報の入力を受け付ける等、事業部の事案担当者や法務担当者により入力される様々な指示・情報を受け付ける。   A business unit terminal 2 shown in FIG. 1 is installed in each business unit. The business unit terminal 2 is composed of a personal computer or the like. The business unit terminal 2 receives an instruction to input / change information related to a contract input by a member of each business unit, and accesses the management server 1 to process the information. For example, the business unit terminal 2 determines whether the contract person in charge of the business unit negotiating the contract with the other party of the contract includes information related to the contract scheduled to be concluded to determine whether the legal department needs to review the contract before the conclusion. Accept input of business information. The determination information is information including information related to a contract scheduled to be concluded. Further, the business unit terminal 2 accepts input of contract consultation request information for requesting consultation of a contract from a legal officer in the legal department or a member of the legal management department (hereinafter referred to as a legal management department). In addition, the business unit terminal 2 is input by the business person in charge of the business case or the legal person, such as accepting the input of information indicating the reply to the case person in charge by the legal person in charge of each business unit regarding the contract consultation request information. Accept various instructions and information.

また、事業部端末2は、管理サーバ1から受けた情報に応じた画像を表示して、事業部の構成員(事案担当者、法務担当者等。以下、事業部員という。)から閲覧を要求された情報を提示(出力)する。このような事業部端末2は、図4に示すように、処理制御部15と、通信部16と、データ記憶部17と、入力部18と、表示部19と、を備えている。   Further, the business unit terminal 2 displays an image corresponding to the information received from the management server 1 and requests browsing from members of the business unit (a case manager, a legal officer, etc., hereinafter referred to as a business unit). Presented information is output (output). As shown in FIG. 4, the business unit terminal 2 includes a processing control unit 15, a communication unit 16, a data storage unit 17, an input unit 18, and a display unit 19.

処理制御部15は、CPU、ROM、RAM等を有して、事業部端末2全体の動作を制御する。処理制御部15は、入力部18から入力された指示に従って、通信部16を介して管理サーバ1と通信し、各種の情報を送受信する。また、処理制御部15は管理サーバ1から受けた情報に従った画像を表示するための画像情報を作成し、表示部19に供給する。   The process control unit 15 includes a CPU, a ROM, a RAM, and the like, and controls the operation of the entire business unit terminal 2. The processing control unit 15 communicates with the management server 1 via the communication unit 16 according to the instruction input from the input unit 18 and transmits and receives various types of information. Further, the process control unit 15 creates image information for displaying an image according to the information received from the management server 1 and supplies the image information to the display unit 19.

通信部16は、処理制御部15の制御により、管理サーバ1にアクセスして各種の情報を伝達する。   The communication unit 16 accesses the management server 1 and transmits various types of information under the control of the processing control unit 15.

データ記憶部17は、半導体メモリ、磁気ディスク記録装置等から構成され、管理サーバ1から取得した各種の情報や事業部端末2の動作を規定するプログラムを記録する。   The data storage unit 17 includes a semiconductor memory, a magnetic disk recording device, and the like, and records various types of information acquired from the management server 1 and a program that defines the operation of the business unit terminal 2.

入力部18は、キーボード、ポインティングデバイス等から構成され、事業部員が業務情報管理システムAに所定の処理を実行させる旨の指示を入力するためのものである。   The input unit 18 includes a keyboard, a pointing device, and the like, and is used by the business department member to input an instruction to the business information management system A to execute a predetermined process.

表示部19は、ディスプレイ装置、ビデオメモリ等から構成され、処理制御部15から供給された画像情報に従った画像を表示して、管理サーバ1から受けた情報等を事業部員に提示(出力)する。   The display unit 19 includes a display device, a video memory, and the like, displays an image according to the image information supplied from the processing control unit 15, and presents (outputs) information received from the management server 1 to the business unit. To do.

また、事業部端末2には、図1に示すように、OCR(Optical Character Reader)等から構成され、紙製の契約書を読み取る読取装置20を結合してもよい。ここで、事業部端末2は、読取装置20により読み取った契約書を、例えばPDF(Portable Document Format)方式の画像ファイルに画像データとして格納し、管理サーバ1に送る。管理サーバ1に送られた契約書の画像データは、画像データ管理データベース9に記録される。   Further, as shown in FIG. 1, the business unit terminal 2 may be coupled with a reading device 20 configured by an OCR (Optical Character Reader) or the like that reads a paper contract. Here, the business unit terminal 2 stores the contract read by the reading device 20 as image data in a PDF (Portable Document Format) image file, for example, and sends it to the management server 1. The image data of the contract sent to the management server 1 is recorded in the image data management database 9.

図1に示す法務管理部端末3は、例えば法務部や総務部といった、法務管理部門に設置される。この法務管理部門が契約を審査する審査部門である。法務管理部端末3は、パーソナルコンピュータ等から構成され、法務管理部員により入力される契約や紛争に関する情報の入力・変更等の指示を受け付け、管理サーバ1にアクセスして情報を処理する。例えば、法務管理部端末3は、事業部の事案担当者からの依頼を割り振られた法務管理部員が、事案担当者により入力された契約協議依頼情報についての回答を入力すると、これを受け付けて契約に関する協議依頼の詳細を示す契約依頼詳細情報を変更する等の処理を実行する。   The legal management department terminal 3 shown in FIG. 1 is installed in a legal management department such as the legal department or the general affairs department. This legal management department is the screening department that reviews contracts. The legal management unit terminal 3 is composed of a personal computer or the like, receives instructions such as input / change of information on contracts and disputes input by members of the legal management unit, and accesses the management server 1 to process the information. For example, the Legal Management Department terminal 3 accepts a contract when a Legal Management Department staff member assigned a request from a business person in charge of a business unit inputs an answer to contract consultation request information entered by the case manager. For example, the contract request detailed information indicating the details of the consultation request is changed.

このような法務管理部端末3は、図5に示すように、処理制御部21と、通信部22と、データ記憶部23と、入力部24と、表示部25と、を備えている。   As shown in FIG. 5, such a legal management unit terminal 3 includes a processing control unit 21, a communication unit 22, a data storage unit 23, an input unit 24, and a display unit 25.

処理制御部21は、CPU、ROM、RAM等を有して、法務管理部端末3全体の動作を制御する。処理制御部21は、入力部24から入力された指示に従って通信部22を介して管理サーバ1と通信し、各種の情報を送受信する。また、処理制御部21は管理サーバ1から受けた情報を表示するための画像情報を作成し、表示部25に供給する。   The process control unit 21 includes a CPU, a ROM, a RAM, and the like, and controls the operation of the legal service management unit terminal 3 as a whole. The processing control unit 21 communicates with the management server 1 via the communication unit 22 according to the instruction input from the input unit 24, and transmits and receives various types of information. Further, the processing control unit 21 creates image information for displaying information received from the management server 1 and supplies the image information to the display unit 25.

通信部22は、処理制御部21の制御により、管理サーバ1にアクセスして各種の情報を伝達する。   The communication unit 22 accesses the management server 1 and transmits various types of information under the control of the processing control unit 21.

データ記憶部23は、半導体メモリ、磁気ディスク記録装置等から構成され、管理サーバ1から取得した各種の情報や法務管理部端末3の動作を規定するプログラムを記録する。   The data storage unit 23 includes a semiconductor memory, a magnetic disk recording device, and the like, and records various types of information acquired from the management server 1 and programs that regulate the operation of the legal management unit terminal 3.

入力部24は、キーボード、ポインティングデバイス等から構成され、法務管理部員が業務情報管理システムAに所定の処理を実行させる旨の指示を入力するためのものである。   The input unit 24 includes a keyboard, a pointing device, and the like, and is used by a legal management member to input an instruction for causing the business information management system A to execute a predetermined process.

表示部25は、ディスプレイ装置、ビデオメモリ等から構成され、処理制御部21から供給された画像情報に従った画像を表示して、管理サーバ1から受けた情報等を法務管理部員に提示(出力)する。   The display unit 25 includes a display device, a video memory, and the like, displays an image according to the image information supplied from the processing control unit 21, and presents (outputs) the information received from the management server 1 to a legal management member. )

図1に示す契約相談データベース5は、事業部の事案担当者が契約の相手方と契約を結ぶにあたっての基本情報である契約協議依頼情報と、その情報の詳細を示す契約依頼詳細情報とを記録するためのものである。本実施形態では、契約協議依頼情報および契約依頼詳細情報が判定用情報に相当する。   The contract consultation database 5 shown in FIG. 1 records contract consultation request information, which is basic information for a case manager of a business unit to enter into a contract with a contract partner, and contract request detailed information indicating details of the information. Is for. In the present embodiment, the contract consultation request information and the contract request detailed information correspond to the determination information.

契約協議依頼情報は、例えば、契約相手方名称や契約相手方担当者名や契約相手方連絡先等を示す契約相手方情報、取引の内容(売買、リース等の区別)や契約金額や物件の設置場所等を示す契約情報、事案担当者や事業部の法務担当者や法務管理部にて協議の依頼を割り当てられた担当者等を示す担当者情報、案件の進捗状況を示す案件進捗情報等から構成される。   Contract consultation request information includes, for example, contract partner information, contract partner name, contract partner contact information, contract partner contact information, transaction details (discrimination between buying and selling, lease, etc.), contract amount, property location, etc. Contract information to show, person in charge of the case, legal person in charge of business division, person in charge who has been assigned a request for consultation in the legal management department, etc., project progress information to show the progress of the case, etc. .

契約依頼詳細情報は、事案担当者からの依頼の詳細や、それに対する法務担当者および法務管理部員の回答や、契約協議の依頼を事案担当者に差し戻す際の差し戻し理由等を示すコメント等を示す情報から構成される。   Detailed information on the contract request includes details of the request from the person in charge of the case, responses from the legal staff and the legal management staff, and comments indicating the reason for return when the request for contract consultation is returned to the person in charge of the case. It consists of the information shown.

契約管理データベース6は、締結された契約に関する事項を示す締結契約情報を記録するためのものである。   The contract management database 6 is for recording conclusion contract information indicating matters relating to the concluded contract.

締結契約情報は、例えば、契約の管理番号等を示す管理情報、契約の相手方に関する事項(地域、名称、所在地等)を示す契約相手方情報、契約の種類や内容および対象物等を示す契約情報、契約期間等を示す期間情報、契約の担当者を示す担当者情報等から構成される。   The contract information includes, for example, management information indicating the management number of the contract, contract partner information indicating matters related to the contract partner (area, name, location, etc.), contract information indicating the type and content of the contract, and the object, It consists of period information indicating the contract period and the like, person-in-charge information indicating the person in charge of the contract and the like.

また、契約管理データベース6は、締結契約情報に関連する情報を、覚書として関連付けて記録可能であり、事業部端末2に締結契約情報を提供する際に、締結契約情報に示される契約についての覚書を読み出して事業部端末2に提供することができる。   In addition, the contract management database 6 can record information related to the conclusion contract information as a memorandum, and when providing the conclusion contract information to the business unit terminal 2, a memorandum about the contract indicated in the conclusion contract information. Can be read and provided to the division terminal 2.

文書管理データベース7は、契約相談データベース5および契約管理データベース6に記録されている情報の、より詳細な内容を示す情報を、文書型式のファイル(以下、文書ファイルという。)に格納して記録するためのものである。より具体的には、文書管理データベース7は、契約相談データベース5に記録されている契約依頼詳細情報に関連して、事案担当者からのより詳細な依頼内容を示す文字情報や、依頼に対する法務担当者および法務管理部員の回答の全文を示す文字情報を、文書ファイルに格納して記録する。また、文書管理データベース7は、契約管理データベース6に記録されている締結契約情報についての覚書の詳細を示す文字情報を、文書ファイルに格納して記録する。   The document management database 7 stores and records information indicating more detailed contents of information recorded in the contract consultation database 5 and the contract management database 6 in a document type file (hereinafter referred to as a document file). Is for. More specifically, the document management database 7 is related to the contract request detailed information recorded in the contract consultation database 5, the character information indicating the details of the request from the person in charge of the case, and the legal person in charge of the request. Character information indicating the full text of the responses of the person and the legal management staff is stored and recorded in a document file. In addition, the document management database 7 stores character information indicating the details of the memorandum regarding the contract information recorded in the contract management database 6 in a document file and records it.

サンプルデータベース8は、文書管理データベース7に記録された文字情報のうちで契約書のサンプルを示すサンプル情報となるものを文書ファイルに格納して記録する。なお、サンプルデータベース8に記録されている文字情報等は、原則として法務管理部員のみが編集・閲覧可能とし、参照制限の設定が変更された場合に法務管理部員以外の者も閲覧可能とし、法務管理部のシステム管理者のみが削除可能とすることで、内容を保全するようにしてもよい。   The sample database 8 stores the character information recorded in the document management database 7 as sample information indicating a sample of the contract in a document file and records it. As a general rule, text information recorded in the sample database 8 can only be edited and viewed by members of the Legal Management Department, and can be viewed by persons other than the Legal Management Department when the reference restriction settings are changed. The contents may be preserved by making only the system administrator of the management unit erasable.

画像データ管理データベース9は、読取装置20が契約書を読み取ることにより生成された画像データを、画像ファイルに格納して記録するためのものである。   The image data management database 9 is for storing image data generated by the reading device 20 reading a contract in an image file.

アドレス帳データベース10は、例えば人名や会社名等の漢字名称や、所在地、連絡先といった、住所録に含まれるアドレス情報となるデータを記録する。なお、アドレス帳データベース10は、業務情報管理システムA専用に設けられたものでなくてもよく、業務情報管理システムAが含まれるネットワーク環境下の記録装置等に設けられて公開されているものであってもよい。   The address book database 10 records data serving as address information included in the address book, such as a kanji name such as a person name or a company name, a location, and a contact address. Note that the address book database 10 does not have to be provided exclusively for the business information management system A, but is provided in a recording device or the like in a network environment including the business information management system A and is open to the public. There may be.

ホスト装置4は、例えばRDB(Relational DataBase)を用いて各データベース5〜9に記憶されている情報を取得し、蓄積データとして蓄積データベース4aに記録する。例えば、ホスト装置4は、契約相談データベース5に記録されている契約協議依頼情報および契約依頼詳細情報や、契約管理データベース6に記録されている締結契約情報のうち、管理期間が満了した契約に対応する情報を取得して記録する。ホスト装置4は、コンピュータから構成されている。   The host device 4 acquires information stored in each of the databases 5 to 9 using, for example, an RDB (Relational DataBase), and records it as accumulated data in the accumulated database 4a. For example, the host device 4 corresponds to a contract whose management period has expired among contract consultation request information and contract request detailed information recorded in the contract consultation database 5 and conclusion contract information recorded in the contract management database 6. Acquire and record information. The host device 4 is composed of a computer.

次に、業務情報管理システムAの動作を説明する。   Next, the operation of the business information management system A will be described.

業務情報管理システムAは、例えば、事業部員が、事業部に設置された事業部端末2の表示部19が表示する起動用アイコンを、入力部18により選択することで起動する。また、業務情報管理システムAは、例えば、法務管理部員が、法務管理部門に設置された法務管理部端末3の表示部25が表示する起動用アイコンを、入力部24により選択することで起動する。   The business information management system A is activated, for example, when the business unit selects an activation icon displayed on the display unit 19 of the business unit terminal 2 installed in the business unit by the input unit 18. In addition, the business information management system A is activated, for example, when a legal management member selects an activation icon displayed on the display unit 25 of the legal management unit terminal 3 installed in the legal management unit by using the input unit 24. .

事業部端末2の処理制御部15は、入力部18により起動用アイコンが選択されたことに応答して、通信部16により管理サーバ1にアクセスし、ログイン処理等の初期処理を実行したのち、図6に例示するような初期画面G1を表示部19に表示させる。また、法務管理部端末3が備える処理制御部21は、入力部24により起動用アイコンが選択されたことに応答して、処理制御部15と同様の動作により、図6に示すような初期画面G1を表示部25に表示させる。この初期画面G1には各種のアイコンが表示されており、これらのアイコンが入力部18や入力部24によって選択されることで、選択されたアイコンに応じた処理が開始される。   In response to the start-up icon being selected by the input unit 18, the processing control unit 15 of the business unit terminal 2 accesses the management server 1 through the communication unit 16 and executes initial processing such as login processing. An initial screen G1 illustrated in FIG. 6 is displayed on the display unit 19. In addition, the process control unit 21 included in the legal management unit terminal 3 responds to the selection of the activation icon by the input unit 24 and performs an initial screen as shown in FIG. G1 is displayed on the display unit 25. Various icons are displayed on the initial screen G1, and when these icons are selected by the input unit 18 or the input unit 24, processing corresponding to the selected icon is started.

次に、事業部端末2の表示部19に表示された初期画面G1における「審査要否判定」アイコンが選択された場合に、事業部端末2および管理サーバ1が行う審査要否判定処理について説明する。   Next, the examination necessity determination process performed by the division terminal 2 and the management server 1 when the “determination necessity determination” icon on the initial screen G1 displayed on the display unit 19 of the division terminal 2 is selected will be described. To do.

この審査要否判定処理では、管理サーバ1の処理制御部11では、CPUがROMやデータ記憶部13に記憶されたコンピュータプログラムとの協同によって、図7に示すように、受付手段51と、判定手段52と、出力手段53と、設定手段54と、を機能部として実現する。   In this examination necessity determination process, in the process control unit 11 of the management server 1, the CPU and the computer program stored in the data storage unit 13 cooperate with the reception unit 51 as shown in FIG. The means 52, the output means 53, and the setting means 54 are implement | achieved as a function part.

この審査要否判定処理を図8に示すフローチャートを参照しながら説明する。事業部端末2の処理制御部15は、まず、質問画面G2(図9)を表示部19に表示する(ステップS1)。   This examination necessity determination process will be described with reference to the flowchart shown in FIG. The process control unit 15 of the business unit terminal 2 first displays the question screen G2 (FIG. 9) on the display unit 19 (step S1).

質問画面G2は、図9に示すように、質問事項部G2aと、質問事項部G2aごとに設けられた回答チェックボックス部G2bと、を表示している。質問事項部G2aは、質問事項を表示している。質問事項としては、例えば、「自社においてのみ利用されるサービスまたは物品に関する契約か」、「契約相手は自社の関連会社か」、「既に締結されている契約の期間の延長か」、「秘密保持契約か」である。回答チェックボックス部G2bは、質問事項に対する、「はい」、「いいえ」を選択するチェックボックスを有している。チェックボックスの選択は、入力部18によってなされる。処理制御部15は、質問画面G2を、データ記憶部13のシステム設定記録領域14に記録された審査要否判定処理情報14−10に基づいて表示する。即ち、審査要否判定処理情報14−10には、質問画面G2に表示された情報が含まれている。   As shown in FIG. 9, the question screen G2 displays a question item part G2a and an answer check box part G2b provided for each question item part G2a. The question item part G2a displays the question item. The questions include, for example, “A contract for services or goods used only by the company”, “Is the contracting party an affiliated company of my company”, “An extension of the period of a contract that has already been concluded”, “Confidentiality” Is it a contract? " The answer check box part G2b has check boxes for selecting “Yes” and “No” for the question items. The check box is selected by the input unit 18. The process control unit 15 displays the question screen G2 based on the examination necessity determination process information 14-10 recorded in the system setting recording area 14 of the data storage unit 13. That is, the examination necessity determination processing information 14-10 includes information displayed on the question screen G2.

次に、事業部端末2の処理制御部15は、質問画面G2において入力された各質問事項に対する回答(「はい」または「いいえ」)を含む判定用情報を、管理サーバ1へ送信する(ステップS2)。   Next, the process control unit 15 of the business unit terminal 2 transmits to the management server 1 information for determination including an answer (“Yes” or “No”) to each question item input on the question screen G2 (Step S1). S2).

管理サーバ1の処理制御部11は、受付手段51として動作して、事業部端末2からの判定用情報の入力を受け付ける(ステップS3)。   The process control unit 11 of the management server 1 operates as the accepting unit 51 and accepts input of determination information from the business unit terminal 2 (step S3).

次に、管理サーバ1の処理制御部11は、判定手段52として動作して判定処理を実行する(ステップS4)。この判定処理では、処理制御部11は、受付手段51として判定用情報を受け付けた締結予定の契約に対して審査部門の審査が不要かを、判定用情報を用いて、判定する。また、この判定処理での判定条件は、データ記憶部13のシステム設定記録領域14に記録された審査要否判定処理情報14−10によって設定されているものである。   Next, the process control unit 11 of the management server 1 operates as the determination unit 52 and executes a determination process (step S4). In this determination process, the process control unit 11 determines whether or not the examination by the examination department is unnecessary for the contract scheduled to be concluded as the accepting unit 51 that has received the judgment information. The determination conditions in this determination processing are set by the examination necessity determination processing information 14-10 recorded in the system setting recording area 14 of the data storage unit 13.

処理制御部11は、締結予定の契約が契約書を必要としない契約であることを示す情報が判定用情報に含まれる場合、締結予定の契約が契約書雛形と過去に審査部門の審査を通過した契約書(以後、審査済み契約書ともいう)とのいずれかを利用できる契約であることを示す情報が判定用情報に含まれる場合、のいずれかの場合に、審査部門の審査は不要であると判定する。一方、処理制御部11は、締結予定の契約が契約書を必要としない契約であることを示す情報が判定用情報に含まれない場合、且つ締結予定の契約が契約書雛形と過去に審査部門の審査を通過した契約書とのいずれかを利用できる契約であることを示す情報が判定用情報に含まれない場合に、審査部門の審査は必要であると判定する。   When the information indicating that the contract to be concluded is a contract that does not require a contract is included in the determination information, the processing control unit 11 passes the contract template and the examination of the examination department in the past. If the information for determination includes information indicating that the contract can be used with any of the contracts that have been approved (hereinafter also referred to as “examined contracts”), in any case, the examination by the examination department is unnecessary. Judge that there is. On the other hand, if the information indicating that the contract to be concluded is a contract that does not require a contract is not included in the determination information, the processing control unit 11 determines that the contract to be concluded is a contract template and a review department in the past. If the information indicating that the contract can use any of the contracts that have passed the screening is not included in the determination information, it is determined that the screening of the screening department is necessary.

上述した、締結予定の契約が契約書を必要としない契約であることを示す情報は、締結予定の契約が自社においてのみ利用されるサービスまたは物品に関する契約であることを示す情報である。自社においてのみ利用されるサービスまたは物品に関する契約は、例えば、汎用ソフトの保守契約や社内で使用されるサーバ等の装置のリース契約、社員が使用するレンタカーのレンタル契約等である。また、締結予定の契約の相手が自社の関連会社であることを示す情報も、締結予定の契約が契約書を必要としない契約であることを示す情報である。   The above-described information indicating that the contract scheduled to be concluded is a contract that does not require a contract is information indicating that the contract scheduled to be concluded is a contract related to a service or an article that is used only in the company. Contracts relating to services or goods used only within the company include, for example, maintenance contracts for general-purpose software, lease contracts for devices such as servers used in the company, rental contracts for rental cars used by employees. The information indicating that the partner of the contract scheduled to be concluded is an affiliated company of the company is also information indicating that the contract scheduled to be concluded is a contract that does not require a contract.

また、締結予定の契約が契約書雛形を利用できる契約であることを示す情報は、秘密保持契約であることを示す情報や契約の期間延長であることを示す情報である。なお、既に締結されている契約の期間延長の契約は、契約期間の延長覚書を用いて締結される。   The information indicating that the contract to be concluded is a contract that can use the contract template is information indicating that it is a confidentiality contract or information indicating that the contract is extended. Note that contracts that have already been signed are extended using the memorandum of extension of the contract period.

このステップS4の判定処理の流れを図10に示すフローチャートを参照して説明する。処理制御部11は、締結予定の契約が自社においてのみ利用されるサービスまたは物品に関する契約である場合(ステップS11のYes)、契約書が必要なく審査部門の審査は不要であると判定する(ステップS12)。締結予定の契約が自社においてのみ利用されるサービスまたは物品に関する契約であるとの判定は、判定情報に、締結予定の契約が自社においてのみ利用されるサービスまたは物品に関する契約であることを示す情報が有ることによりなされる。   The flow of the determination process in step S4 will be described with reference to the flowchart shown in FIG. When the contract to be concluded is a contract for a service or an article that is used only in the company (Yes in step S11), the processing control unit 11 determines that the contract is not required and the examination department does not need to be examined (step) S12). When it is determined that the contract to be concluded is a contract for a service or article that is used only by the company, the information indicating that the contract to be concluded is a contract for a service or article that is used only by the company is included in the determination information. Made by being.

また、処理制御部11は、締結予定の契約の相手が自社の関連会社である場合(ステップS13のYes)、審査部門による審査は不要であると判定する。締結予定の契約の相手が自社の関連会社であるとの判定は、判定情報に、締結予定の契約の相手が自社の関連会社であることを示す情報が有ることによりなされる。   Moreover, the process control part 11 determines with the examination by the examination department not being required, when the partner of the contract to be concluded is an affiliated company of the company (Yes in Step S13). The determination that the partner of the contract scheduled to be concluded is the company's affiliated company is made because the determination information includes information indicating that the partner of the contract scheduled to be concluded is the company's affiliated company.

また、処理制御部11は、締結予定の契約が契約書雛形と審査済み契約書とのいずれかを利用できる契約であることを示す情報が判定用情報に含まれる場合(ステップS14のYes)、審査部門による審査不要であると判定して、利用者に提示する参照書類を決定する(ステップS15)。参照書類は、契約の期間延長の場合は、契約期間の延長覚書であり、過去に審査を通過した契約の再度の締結の場合は、その過去に審査を通過した契約書である。   In addition, when the information for determination includes information indicating that the contract to be concluded is a contract that can use either the contract template or the examined contract (Yes in step S14), It is determined that the examination by the examination department is unnecessary, and a reference document to be presented to the user is determined (step S15). The reference document is a memorandum of extension of the contract period in the case of extension of the contract period, and the contract that has passed the review in the past in the case of re-conclusion of the contract that has passed the review in the past.

そして、処理制御部11は、締結予定の契約が自社においてのみ利用されるサービスまたは物品に関する契約でなく(ステップS11のNo)、締結予定の契約の相手が自社の関連会社でもなく(ステップS13のNo)、締結予定の契約が契約書雛形と審査済み契約書とのいずれかを利用できる契約でない場合(ステップS14のNo)、審査部門による審査は必要であると判定する(ステップS16)。   And the process control part 11 is not the contract regarding the service or goods in which the contract to be concluded is used only in the company (No in step S11), and the partner of the contract to be concluded is not the affiliated company of the company (in step S13). No), if the contract to be concluded is not a contract that can use either the contract template or the verified contract (No in step S14), it is determined that the examination by the examination department is necessary (step S16).

このように判定処理を行った後、図8に示すように、処理制御部11は、出力手段53として動作して、判定結果情報を事業部端末2に送信する(ステップS5)。判定結果情報は、判定処理の判定結果を含む。また、判定結果情報は、契約書が不要な契約に対してはその旨の情報(契約書不要情報)も含む。また、判定結果情報は、参照書類が有る契約の場合には、その参照書類の情報(参照書類情報)も含む。このように、本実施形態では、出力手段53は、判定手段52による判定結果を入力端末に出力する。   After performing the determination process in this manner, as illustrated in FIG. 8, the process control unit 11 operates as the output unit 53 and transmits the determination result information to the business unit terminal 2 (step S5). The determination result information includes the determination result of the determination process. Further, the determination result information includes information (contract unnecessary information) for a contract that does not require a contract. In addition, in the case of a contract with reference documents, the determination result information includes information on the reference documents (reference document information). Thus, in this embodiment, the output means 53 outputs the determination result by the determination means 52 to an input terminal.

事業部端末2の処理制御部15は、判定結果情報を受信すると、判定結果情報に含まれる判定結果を表示部19に表示する(ステップS6)。具体的には、処理制御部15は、判定結果が審査部門による審査は不要であって、且つ契約書が不要な場合、その旨を示す情報として、例えば「審査部門による審査および契約書は不要です」を表示部19に表示する。また、処理制御部15は、判定結果が審査部門による審査は不要であって、且つ過去の契約書が使用可能な場合、その旨を示す情報として、例えば「審査部門による審査は不要です。契約書は過去に審査を通過した契約書を使用して下さい」を表示部19に表示する。また、処理制御部15は、判定結果が審査部門による審査は不要であって、且つ契約書雛形が使用可能な場合、その旨を示す情報として、例えば「審査部門による審査は不要です。契約書は○○○契約書雛形を使用して下さい」を表示部19に表示する。また、処理制御部15は、判定結果が審査部門による審査が必要な場合には、その旨を示す情報として、例えば「審査部門による審査が必要です。初期画面に戻って契約相談をして下さい」を表示部19に表示する。   When receiving the determination result information, the process control unit 15 of the business unit terminal 2 displays the determination result included in the determination result information on the display unit 19 (step S6). Specifically, if the determination result does not require examination by the examination department and a contract is not required, the processing control unit 15 may indicate, for example, “examination by the examination department and a contract are not required”. Is displayed on the display unit 19. Further, when the determination result does not require examination by the examination department and past contracts can be used, the processing control unit 15 provides information indicating that, for example, “examination by the examination department is unnecessary. Use the contract that has passed the examination in the past ”on the display unit 19. Further, when the determination result does not require the examination by the examination department and the contract template can be used, the processing control unit 15 provides, for example, “no examination by the examination department. Use the XXX contract template ”on the display unit 19. In addition, when the judgment result requires examination by the examination department, the processing control unit 15 uses, for example, “an examination by the examination department is necessary. Return to the initial screen and consult the contract. Is displayed on the display unit 19.

次に、管理サーバ1の処理制御部11が実行する設定処理について説明する。管理サーバ1は、例えばログイン処理を実行する際に法務管理部端末3により指定されたアカウントがシステム設定用のアカウントである場合、アクセスを受けた法務管理部端末3に制御情報を送り、その表示部25にシステム設定画面(図示せず)を表示させる。システム設定画面は、例えば、質問画面G2の質問事項部G2aの質問内容、その質問内容に対する回答ごとの審査部門による審査の要否(即ち、判定手段52の判定条件)、を入力部24によって入力可能な画面である。法務管理部端末3の処理制御部21は、入力された内容を審査要否判定処理情報として、管理サーバ1に送信する。   Next, the setting process executed by the process control unit 11 of the management server 1 will be described. For example, when the account specified by the legal management unit terminal 3 when executing the login process is an account for system setting, the management server 1 sends control information to the legal management unit terminal 3 that has received the access, and displays the control information. A system setting screen (not shown) is displayed on the unit 25. In the system setting screen, for example, the question content of the question item part G2a of the question screen G2 and the necessity of examination by the examination department for each answer to the question content (that is, the judgment condition of the judgment means 52) are input by the input unit 24 It is a possible screen. The processing control unit 21 of the legal management unit terminal 3 transmits the input content to the management server 1 as examination necessity determination processing information.

管理サーバ1の処理制御部11は、審査要否判定処理情報を受け付けると、設定手段54として動作して、その審査要否判定処理情報をデータ記憶部13のシステム設定記録領域14に記録する。このとき、既に、審査要否判定処理情報が記録されていた場合には、審査要否判定処理情報を更新する。このように、本実施形態では、処理制御部11(設定手段54)は、判定用情報に含ませる情報の設定および判定手段の判定条件の設定を行う。このようにして、システムの導入先に応じた設定を簡単に行うことができる。   When receiving the examination necessity determination processing information, the process control unit 11 of the management server 1 operates as the setting unit 54 and records the examination necessity determination processing information in the system setting recording area 14 of the data storage unit 13. At this time, if examination necessity determination processing information has already been recorded, the examination necessity determination processing information is updated. As described above, in the present embodiment, the process control unit 11 (setting unit 54) sets information to be included in the determination information and sets determination conditions for the determination unit. In this way, the setting according to the system installation destination can be easily performed.

以上説明したとおり、本実施形態の管理サーバ1では、受付手段51が判定用情報を受け付けた締結予定の契約に対して審査部門の審査が不要かを、判定手段52が判定用情報を用いて判定するので、契約を審査する審査部門の負担を軽減することができる。   As described above, in the management server 1 according to the present embodiment, the determination unit 52 uses the determination information to determine whether or not the screening of the contract scheduled to be concluded by the reception unit 51 is unnecessary. This makes it possible to reduce the burden on the examination department that examines the contract.

[第2実施形態]
次に、第2実施形態を図11および図12を参照して説明する。
[Second Embodiment]
Next, a second embodiment will be described with reference to FIGS.

本実施形態は、審査要否判定処理が第1実施形態に対して異なる。   This embodiment is different from the first embodiment in examination necessity determination processing.

図11に示すように、本実施形態の質問画面G2は、第1の実施形態の質問画面G2に対して、質問事項として「重要な契約か」を表示した質問事項部G2aと、この質事項部G2aに対して設けられた回答チェックボックス部G2bとが、追加されたものである。このような質問画面G2によって入力された判定用情報が、管理サーバ1へ送信される。   As shown in FIG. 11, the question screen G2 of the present embodiment includes a question item part G2a that displays “important contract” as a question item with respect to the question screen G2 of the first embodiment, and this quality item. An answer check box part G2b provided for the part G2a is added. The determination information input through the question screen G2 is transmitted to the management server 1.

管理サーバ1では、処理制御部11(判定手段52)が、受け付けた判定用情報を用いて判定処理を実行する。本実施形態では、処理制御部11は、締結予定の契約が重要な契約であることを示す情報が判定用情報に含まれる場合、審査部門の審査は必要であると判定する。また、処理制御部11は、締結予定の契約が重要な契約であることを示す情報が判定用情報に含まれず、且つ締結予定の契約が契約書を必要としない契約であることを示す情報が判定用情報に含まれる場合、締結予定の契約が重要な契約であることを示す情報が判定用情報に含まれず、且つ締結予定の契約が契約書雛形と過去に審査部門の審査を通過した契約書とのいずれかを利用できる契約であることを示す情報が判定用情報に含まれる場合、のいずれかの場合に、審査部門の審査は不要であると判定する。また、処理制御部11は、締結予定の契約が重要な契約であることを示す情報が判定用情報に含まれない場合に、締結予定の契約が契約書を必要としない契約であることを示す情報と、締結予定の契約が契約書雛形と過去に審査部門の審査を通過した契約書とのいずれかを利用できる契約であることを示す情報とが判定用情報に含まれていないとき、審査部門の審査は必要であると判定する。   In the management server 1, the process control unit 11 (determination unit 52) executes a determination process using the received determination information. In the present embodiment, the process control unit 11 determines that the examination by the examination department is necessary when the information indicating that the contract to be concluded is an important contract is included in the determination information. Further, the processing control unit 11 does not include information indicating that the contract scheduled to be concluded is an important contract, and information indicating that the contract scheduled to be concluded is a contract that does not require a contract. If it is included in the judgment information, information indicating that the contract to be concluded is an important contract is not included in the judgment information, and the contract to be concluded has passed the examination of the contract template and the examination department in the past. When the information for determination includes information indicating that the contract can use any of the documents, the determination by the screening department is determined to be unnecessary. In addition, when the information indicating that the contract to be concluded is an important contract is not included in the determination information, the processing control unit 11 indicates that the contract to be concluded is a contract that does not require a contract. If the judgment information does not include information and information indicating that the contract to be concluded is a contract that can use either the contract template or the contract that has passed the screening of the screening department in the past Judgment of division is necessary.

処理制御部11は、締結予定の契約が重要な契約である場合(ステップS21のYes)、審査部門の審査は必要であると判定する(ステップS22)。締結予定の契約が重要な契約であるとの判定は、判定情報に、締結予定の契約が重要な契約であることを示す情報が有ることによりなされる。   When the contract to be concluded is an important contract (Yes in step S21), the process control unit 11 determines that the examination of the examination department is necessary (step S22). The determination that the contract scheduled to be concluded is an important contract is made when the determination information includes information indicating that the contract scheduled to be concluded is an important contract.

処理制御部11は、締結予定の契約が重要な契約でない場合(ステップS21のNo)、ステップS11以降の処理を第1の実施形態と同様に行う。   If the contract scheduled to be concluded is not an important contract (No in step S21), the process control unit 11 performs the processes after step S11 in the same manner as in the first embodiment.

以上説明した本実施形態でも、管理サーバ1において、受付手段51が判定用情報を受け付けた締結予定の契約に対して審査部門の審査が不要かを、判定手段52が判定用情報を用いて判定するので、契約を審査する審査部門の負担を軽減することができる。   Also in the present embodiment described above, in the management server 1, the determination unit 52 uses the determination information to determine whether or not the examination of the examination department is unnecessary for the contract scheduled to be concluded by the reception unit 51. This reduces the burden on the screening department that reviews contracts.

なお、各データベース5〜10の全部または一部は、管理サーバ1内に設けてもよく、管理サーバ1により制御可能な単一のコンピュータに集中して、または、複数のコンピュータに分散して、設けるようにしてもよい。   Note that all or part of each of the databases 5 to 10 may be provided in the management server 1, concentrated on a single computer that can be controlled by the management server 1, or distributed to a plurality of computers. You may make it provide.

また、システム設定記録領域14に記録される情報は、法務管理部端末3から入力されなければならないものではなく、例えば、事業部端末2から入力されてもよいし、管理サーバ1が備える所定の入力部等から入力されてもよい。   Further, the information recorded in the system setting recording area 14 does not have to be input from the legal management terminal 3 but may be input from the business department terminal 2 or a predetermined information provided in the management server 1. It may be input from an input unit or the like.

また、事業部端末2と法務管理部端末3は、1台の端末装置のみでも実現可能である。さらに、管理サーバ1、事業部端末2および法務管理部端末3を、1台のコンピュータで実現してもよい。   Further, the business unit terminal 2 and the legal management unit terminal 3 can be realized by only one terminal device. Further, the management server 1, the business department terminal 2, and the legal management terminal 3 may be realized by a single computer.

また、システム設定記録領域14は、管理サーバ1が備えるデータ記憶部13に備えられるものとして説明したが、これに限定されず、管理サーバ1が利用可能な任意の記録装置等に設けてもよい。   In addition, the system setting recording area 14 has been described as being provided in the data storage unit 13 provided in the management server 1, but is not limited thereto, and may be provided in any recording device that can be used by the management server 1. .

事業部端末2や法務管理部端末3と管理サーバ1との間を接続するネットワークは、公衆回線、インターネット、高速ディジタル回線等を利用して接続を可能とする広域ネットワークであってもよく、LAN等のネットワークに限定されるものではない。   The network connecting the business unit terminal 2 or the legal management unit terminal 3 and the management server 1 may be a wide area network that enables connection using a public line, the Internet, a high-speed digital line, etc. It is not limited to networks such as.

また、管理サーバ1、事業部端末2、法務管理部端末3およびホスト装置4は、専用の装置によらず、通常のコンピュータを用いて実現可能である。即ち、記録媒体(CD−ROM、MO、ICメモリー等)に格納されたプログラムを配布してコンピュータにインストールしたのち、OS(オペレーティングシステム)上で動作させることにより、管理サーバ1、事業部端末2、法務管理部端末3およびホスト装置4として機能させることが可能である。   Further, the management server 1, the business department terminal 2, the legal management department terminal 3 and the host device 4 can be realized by using a normal computer without using a dedicated device. That is, a program stored in a recording medium (CD-ROM, MO, IC memory, etc.) is distributed and installed in a computer, and then operated on an OS (operating system), whereby the management server 1 and the division terminal 2 The legal management section terminal 3 and the host device 4 can function.

また、上記実施形態で実行されるプログラムを、インターネット等のネットワークに接続されたコンピュータ上に格納し、ネットワーク経由でダウンロードさせることにより提供するように構成してもよい。また、上記実施形態で実行されるプログラムをインターネット等のネットワーク経由で提供または配布するように構成してもよい。   In addition, the program executed in the above embodiment may be configured to be provided by being stored on a computer connected to a network such as the Internet and downloaded via the network. The program executed in the above embodiment may be provided or distributed via a network such as the Internet.

1…管理サーバ(契約情報処理装置)
2…事業部端末(入力端末)
51…受付手段
52…判定手段
53…出力手段
54…設定手段
1. Management server (contract information processing device)
2. Business unit terminal (input terminal)
51 ... Accepting means 52 ... Determination means 53 ... Output means 54 ... Setting means

特開2003−44660号公報JP 2003-44660 A

Claims (19)

締結予定の契約に関する情報を含む判定用情報を受け付ける受付手段と、
前記受付手段が前記判定用情報を受け付けた前記締結予定の契約に対して審査部門の審査が不要かを、前記判定用情報を用いて、判定する判定手段と、
を備える契約情報処理装置。
A receiving means for receiving information for determination including information on a contract scheduled to be concluded;
A determination unit that determines, using the determination information, whether an examination by an examination department is unnecessary for the contract scheduled to be concluded by which the reception unit has received the determination information;
A contract information processing apparatus.
前記判定手段は、前記締結予定の契約が契約書を必要としない契約であることを示す情報が前記判定用情報に含まれる場合、前記審査部門の審査は不要であると判定する請求項1に記載の契約情報処理装置。   The determination unit determines that the examination by the examination department is unnecessary when the information indicating that the contract to be concluded is a contract that does not require a contract is included in the determination information. The contract information processing apparatus described. 前記判定手段は、前記締結予定の契約が契約書雛形と過去に審査部門の審査を通過した契約書とのいずれかを利用できる契約であることを示す情報が前記判定用情報に含まれる場合、前記審査部門の審査は不要であると判定する請求項1または2に記載の契約情報処理装置。   When the determination means includes information indicating that the contract to be concluded is a contract that can use either a contract template or a contract that has passed the examination of the examination department in the past, the determination information includes The contract information processing apparatus according to claim 1, wherein the examination department judges that examination by the examination department is unnecessary. 前記判定手段は、前記締結予定の契約が契約書を必要としない契約であることを示す情報が前記判定用情報に含まれる場合、前記締結予定の契約が契約書雛形と過去に審査部門の審査を通過した契約書とのいずれかを利用できる契約であることを示す情報が前記判定用情報に含まれる場合、のいずれかの場合に、前記審査部門の審査は不要であると判定し、
前記判定手段は、前記締結予定の契約が契約書を必要としない契約であることを示す情報が前記判定用情報に含まれない場合、且つ前記締結予定の契約が契約書雛形と過去に審査部門の審査を通過した契約書とのいずれかを利用できる契約であることを示す情報が前記判定用情報に含まれない場合に、前記審査部門の審査は必要であると判定する請求項1に記載の契約情報処理装置。
The determination means, when the determination information includes information indicating that the contract to be concluded is a contract that does not require a contract, the contract to be concluded is determined to be a contract template and a review by a review department in the past. If the information for determination includes information indicating that the contract can be used with any of the contracts that have passed through, in any of the cases, it is determined that the examination of the examination department is unnecessary,
The determination means, when the information indicating that the contract to be concluded is a contract that does not require a contract is not included in the information for determination, and the contract to be concluded is a contract template and a review department in the past 2. The method according to claim 1, wherein when the information indicating that the contract can use any one of the contracts that have passed the screening is not included in the determination information, the screening of the screening department is determined to be necessary. Contract information processing equipment.
前記締結予定の契約が契約書を必要としない契約であることを示す情報は、前記締結予定の契約が自社においてのみ利用されるサービスまたは物品に関する契約であることを示す情報である請求項2または4に記載の契約情報処理装置。   The information indicating that the contract scheduled to be concluded is a contract that does not require a contract, is information indicating that the contract scheduled to be concluded is a contract related to a service or an article used only in the company. 4. The contract information processing apparatus according to 4. 前記締結予定の契約が契約書雛形と過去に審査部門の審査を通過した契約書とのいずれかを利用できる契約であることを示す情報は、前記締結予定の契約の相手が自社の関連会社であることを示す情報である請求項3または4に記載の契約情報処理装置。   Information indicating that the contract to be concluded is a contract that can use either a contract template or a contract that has passed the examination of the examination department in the past. 5. The contract information processing apparatus according to claim 3, wherein the contract information processing apparatus is information indicating that the information exists. 前記締結予定の契約が契約書雛形と過去に審査部門の審査を通過した契約書とのいずれかを利用できる契約であることを示す情報は、前記締結予定の契約が既に締結されている契約の期間延長であることを示す情報である請求項3または4に記載の契約情報処理装置。   Information indicating that the contract to be concluded is a contract that can use either a contract template or a contract that has passed the examination of the examination department in the past. The contract information processing apparatus according to claim 3, wherein the contract information processing apparatus is information indicating that the period is extended. 前記判定手段は、前記締結予定の契約が重要な契約であることを示す情報が前記判定用情報に含まれる場合、前記審査部門の審査は必要であると判定する請求項1に記載の契約情報処理装置。   The contract information according to claim 1, wherein the determination unit determines that the examination by the examination department is necessary when the information for determination includes the information indicating that the contract to be concluded is an important contract. Processing equipment. 前記判定手段は、前記締結予定の契約が重要な契約であることを示す情報が前記判定用情報に含まれず、且つ前記締結予定の契約が契約書を必要としない契約であることを示す情報が前記判定用情報に含まれる場合、前記審査部門の審査は不要であると判定する請求項8に記載の契約情報処理装置。   The determination means includes information indicating that the information indicating that the contract scheduled to be concluded is an important contract is not included in the information for determination and the contract scheduled to be concluded is a contract that does not require a contract. The contract information processing apparatus according to claim 8, wherein when included in the determination information, it is determined that the examination by the examination department is unnecessary. 前記判定情報は、前記締結予定の契約が重要な契約であることを示す情報が前記判定用情報に含まれず、且つ前記締結予定の契約が契約書雛形と過去に審査部門の審査を通過した契約書とのいずれかを利用できる契約であることを示す情報が前記判定用情報に含まれる場合、前記審査部門の審査は不要であると判定する請求項8または9に記載の契約情報処理装置。   In the determination information, information indicating that the contract to be concluded is an important contract is not included in the information for determination, and the contract to be concluded is a contract that has passed the examination of the contract template and the examination department in the past. 10. The contract information processing apparatus according to claim 8, wherein when the information for determination includes information indicating that the contract can use either of the documents, the examination by the examination department is unnecessary. 前記判定手段は、前記締結予定の契約が重要な契約であることを示す情報が前記判定用情報に含まれず、且つ前記締結予定の契約が契約書を必要としない契約であることを示す情報が前記判定用情報に含まれる場合、前記締結予定の契約が重要な契約であることを示す情報が前記判定用情報に含まれず、且つ前記締結予定の契約が契約書雛形と過去に審査部門の審査を通過した契約書とのいずれかを利用できる契約であることを示す情報が前記判定用情報に含まれる場合、のいずれかの場合に、前記審査部門の審査は不要であると判定し、
前記判定手段は、前記締結予定の契約が重要な契約であることを示す情報が前記判定用情報に含まれない場合に、前記締結予定の契約が契約書を必要としない契約であることを示す情報と、前記締結予定の契約が契約書雛形と過去に審査部門の審査を通過した契約書とのいずれかを利用できる契約であることを示す情報とが前記判定用情報に含まれていないとき、前記審査部門の審査は必要であると判定する請求項8に記載の契約情報処理装置。
The determination means includes information indicating that the information indicating that the contract scheduled to be concluded is an important contract is not included in the information for determination and the contract scheduled to be concluded is a contract that does not require a contract. When included in the determination information, information indicating that the contract to be concluded is an important contract is not included in the determination information, and the contract to be concluded is determined to be a contract template and a review by the review department in the past. If the information for determination includes information indicating that the contract can be used with any of the contracts that have passed through, in any of the cases, it is determined that the examination of the examination department is unnecessary,
The determination means indicates that the contract to be concluded is a contract that does not require a contract when the information indicating that the contract to be concluded is an important contract is not included in the determination information. When the determination information does not include information and information indicating that the contract to be concluded is a contract that can use either a contract template or a contract that has passed the examination of the examination department in the past The contract information processing apparatus according to claim 8, wherein the examination by the examination department is determined to be necessary.
前記締結予定の契約が契約書を必要としない契約であることを示す情報は、前記締結予定の契約が自社においてのみ利用されるサービスまたは物品に関する契約であることを示す情報である請求項9または11に記載の契約情報処理装置。   The information indicating that the contract scheduled to be concluded is a contract that does not require a contract, is information indicating that the contract scheduled to be concluded is a contract related to a service or an article that is used only in its own company. 11. The contract information processing apparatus according to 11. 前記締結予定の契約が契約書雛形と過去に審査部門の審査を通過した契約書とのいずれかを利用できる契約であることを示す情報は、前記締結予定の契約の相手が自社の関連会社であることを示す情報である請求項10または11に記載の契約情報処理装置。   Information indicating that the contract to be concluded is a contract that can use either a contract template or a contract that has passed the examination of the examination department in the past. The contract information processing apparatus according to claim 10, wherein the contract information processing apparatus is information indicating that the information exists. 前記締結予定の契約が契約書雛形と過去に審査部門の審査を通過した契約書とのいずれかを利用できる契約であることを示す情報は、前記締結予定の契約が既に締結されている契約の期間延長であることを示す情報である請求項10または11に記載の契約情報処理装置。   Information indicating that the contract to be concluded is a contract that can use either a contract template or a contract that has passed the examination of the examination department in the past. The contract information processing apparatus according to claim 10 or 11, which is information indicating that the period is extended. 前記判定手段による判定結果を出力する出力手段を備える請求項1ないし13のいずれか一項に記載の契約情報処理装置。   The contract information processing apparatus according to claim 1, further comprising an output unit that outputs a determination result by the determination unit. 前記受付手段は、入力端末からの前記判定用情報を受け付け、
前記出力手段は、前記入力端末に前記判定手段による前記判定結果を前記入力端末に出力する請求項15に記載の契約情報処理装置。
The accepting means accepts the determination information from the input terminal,
The contract information processing apparatus according to claim 15, wherein the output unit outputs the determination result by the determination unit to the input terminal.
前記判定用情報に含ませる情報の設定および前記判定手段の判定条件の設定を行う設定手段を備える請求項1ないし16のいずれか一項に記載の契約情報処理装置。   The contract information processing apparatus according to claim 1, further comprising a setting unit configured to set information to be included in the determination information and to set a determination condition of the determination unit. 契約情報処理装置で実行される契約情報処理方法であって、
受付手段が、締結予定の契約に関する情報を含む判定用情報を受け付けるステップと、
判定手段が、前記受付手段が前記判定用情報を受け付けた前記締結予定の契約に対して審査部門の審査が不要かを、前記判定用情報を用いて、判定するステップと、
を含む契約情報処理方法。
A contract information processing method executed by a contract information processing apparatus,
A step of accepting determination information including information related to a contract scheduled to be concluded;
A step of determining, by using the determination information, whether the determination unit is not required to be examined by an examination department for the contract to be concluded that the acceptance unit has received the determination information;
Information processing method including contract.
コンピュータを、
締結予定の契約に関する情報を含む判定用情報を受け付ける受付手段と、
前記受付手段が前記判定用情報を受け付けた前記締結予定の契約に対して審査部門の審査が不要かを、前記判定用情報を用いて、判定する判定手段と、
として機能させるプログラム。
Computer
A receiving means for receiving information for determination including information on a contract scheduled to be concluded;
A determination unit that determines, using the determination information, whether an examination by an examination department is unnecessary for the contract scheduled to be concluded by which the reception unit has received the determination information;
Program to function as.
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