JP2012028892A - 会議支援装置 - Google Patents

Abstract

【課題】複数の参加者が参加する会議において、当初の出席予定者が欠席し、代理出席者が出席する場合でも、その代理出席者が、会議の進行中に適切なタイミングで事前に受けたレクチャーや指示の内容を確認できるようにする。
【解決手段】ネットワーク６に接続される会議支援装置２は、会議が開始されると、コミュニケーション対象者が操作する情報処理端末からネットワーク６を介してアクセス可能なＷｅｂページを作成し、当該Ｗｅｂページにより、コミュニケーション対象者が相互にコミュニケーションを行うことが可能な電子フォーラムを提供する。そして会議資料から参考情報の関連付けられたページの資料画像が読み出されて出力されたときに、当該ページに関連付けられている参考情報を電子フォーラムに追加記録する。
【選択図】図２

Description

本発明は、複数の参加者が参加する会議を円滑に進めることができるように会議を支援するための会議支援装置に関する。

従来、映像及び音声を含むマルチメディア情報を扱う会議端末と会議サーバを通信網により接続し、多地点間で通信会議を行う遠隔会議システムが知られている（例えば特許文献１）。この従来技術は、実時間にその会議に参加できない者が予め議題に対しての意見を動画像、音声に拠って記録して、その記録を会議中に発表出来るようにする手段が設けられ、これにより、実質的に会議に参加できるようにするというものである。そのため、この従来技術によれば、遠隔会議に実時間参加できない者が、会議において意見を発表することができるようになる。

特開平７−１２３０９８号公報

しかしながら、上記従来技術は、予め議題に対しての意見を動画像や音声で記録しておく必要があり、そのための準備が煩わしいという問題がある。特に、急な出張などにより、会議に参加できないことがその会議の直前に判明した場合には、意見を記録するための十分な時間を確保することができないこともある。その場合、会議において意見を発表することができなくなる。

ところで、会議への出席予定者が都合により出席することができなくなった場合、当初の出席予定者に代わって別の参加者がその会議に代理出席することが日常的によく行われている。このような場合、例えば比較的経験の浅い者に経験を積ませることを目的として、代理出席者に指名することがある。そして当初の出席予定者は、経験の浅い代理出席者に対して事前にある程度のレクチャーを行って指示を与えておくことで、実際の会議中に代理出席者に適宜発言を行わせ、経験を積ませることができる。

しかし、この場合でも、経験の浅い代理出席者は、その会議の内容についての予備知識などが乏しいこともあり、事前に与えられるレクチャーや指示の内容を短時間で十分に吸収することが難しい。そのため、当初の出席予定者から事前に確認すべき点について指示が与えられていたとしても、実際の会議では、その点についての確認を忘れてしまうケースが多い。それ故、代理出席者が出席する場合、会議の効率が低下するという問題がある。また、このようなケースでは、当初の出席予定者は実際の会議には出席できないため、事前に行ったレクチャーや指示に基づいて代理出席者がどのように対応したかを確認することができない。そのため、会議が終了した後に、実際の会議中での代理出席者の対応の仕方について適切なアドバイスを行うことが難しく、経験の浅い者を育成するという点では十分でない。

そこで本発明は、上述した従来の問題点を解決し、複数の参加者が参加する会議において、当初の出席予定者が欠席し、代理出席者が出席する場合でも、その代理出席者が、会議の進行中に適切なタイミングで事前に受けたレクチャーや指示の内容を確認できるようにして会議を円滑に進めることができるように支援する会議支援装置を提供することを第１の目的とし、更には会議終了後においては実際の会議での対応の仕方を振り返って確認できるように支援する会議支援装置を提供することを第２の目的とする。

上記目的を達成するため、請求項１にかかる発明は、ネットワークに接続される会議支援装置であって、複数ページから成る会議資料と、前記会議資料の各ページに対して予め関連付けられた参考情報と、会議に参加する複数の参加者のうちから選択された少なくとも２人の参加者がコミュニケーション対象者として登録された会議情報とを記憶する記憶手段と、前記記憶手段に記憶された前記会議資料から１ページ分の資料画像を読み出して出力することにより該資料画像を表示させる表示制御手段と、前記会議情報に基づいて、前記コミュニケーション対象者のそれぞれが操作する少なくとも２つの情報処理端末から前記ネットワークを介してアクセス可能なＷｅｂページを作成し、当該Ｗｅｂページにより、前記コミュニケーション対象者が相互にコミュニケーションを行うことが可能な電子フォーラムを提供するＷｅｂページ作成手段と、を備え、前記Ｗｅｂページ作成手段は、前記表示制御手段により前記会議資料から前記参考情報の関連付けられたページの資料画像が読み出されて出力されたとき、前記電子フォーラムに当該ページに関連付けられている前記参考情報を追加記録することを特徴とする構成である。

請求項２にかかる発明は、請求項１に記載の会議支援装置において、前記Ｗｅｂページ作成手段は、前記電子フォーラムに前記参考情報を追加記録することに伴い、前記コミュニケーション対象者が操作する少なくとも１つの情報処理端末に対して前記参考情報を追加記録したことを報知する報知画像を表示させることを特徴とする構成である。

請求項３にかかる発明は、請求項２に記載の会議支援装置において、前記参考情報は、重要な参考情報である場合に重要な参考情報であることを示す付属情報が含まれており、前記Ｗｅｂページ作成手段は、前記電子フォーラムに追加記録した前記参考情報に前記付属情報が含まれているか否かに応じて、前記報知画像の種類を切り替えることを特徴とする構成である。

請求項４にかかる発明は、請求項１乃至３のいずれかに記載の会議支援装置において、前記Ｗｅｂページ作成手段は、前記電子フォーラムに前記参考情報を追加記録した後、当該参考情報に対する返答が行われたか否かを判定し、所定のタイミングまでに当該参考情報に対する返答が行われなかった場合、前記電子フォーラムに追加記録した当該参考情報に対応付けて返答が行われていないことを警告する警告情報を追加記録することを特徴とする構成である。

請求項５にかかる発明は、請求項４に記載の会議支援装置において、前記Ｗｅｂページ作成手段は、前記電子フォーラムに前記警告情報を追加記録することに伴い、前記コミュニケーション対象者が操作する少なくとも１つの情報処理端末に対して前記警告情報を追加記録したことを報知する警告画像を表示させることを特徴とする構成である。

請求項６にかかる発明は、請求項１乃至５のいずれかに記載の会議支援装置において、前記Ｗｅｂページ作成手段は、前記電子フォーラムに記録された情報を前記記憶手段に記憶していくことを特徴とする構成である。

本発明の会議支援装置によれば、会議資料の各ページに対して予め参考情報を関連付けておくことにより、その参考情報が関連付けられたページの資料画像が読み出されて出力されると、それに伴い、電子フォーラムにその参考情報が追加記録される。そして電子フォーラムに追加記録される参考情報は、コミュニケーション対象者によって確認される。したがって、複数の参加者が参加する会議において、当初の出席予定者が欠席し、代理出席者が出席する場合でも、その代理出席者が、会議の進行中に適切なタイミングで事前に受けたレクチャーや指示の内容を確認することができるようになり、会議を円滑に進めることが可能である。

また本発明の会議支援装置は、電子フォーラムに記録された情報を記憶手段に記憶していくことにより、会議終了後においては実際の会議での対応の仕方を振り返って確認することができるようになる。

会議システムの一構成例を示す図である。 会議支援装置して動作する情報機器の内部構成の一例を示すブロック図である。 会議情報登録部により登録される会議情報の一例を示す図である。 会議資料データに含まれる資料画像の一例を示す図である。 参考情報付加データに含まれる資料画像の一例を示す図である。 ユーザの情報処理端末において表示される資料配信用Ｗｅｂページの表示画面の一例を示す図である。 ユーザの情報処理端末において表示されるＷｅｂフォーラム用Ｗｅｂページの表示画面の一例を示す図である。 ユーザの情報処理端末において表示されるＷｅｂフォーラム用Ｗｅｂページの表示画面において重要でない参考情報が自動追加された状態の一例を示す図である。 ユーザの情報処理端末において表示されるＷｅｂフォーラム用Ｗｅｂページの表示画面において重要な参考情報が自動追加された状態の一例を示す図である。 ユーザの情報処理端末において表示されるＷｅｂフォーラム用Ｗｅｂページの表示画面において警告表示が追加された状態の一例を示す図である。 会議支援装置によって行われる主たる処理手順の一例を示すフローチャートである。 ユーザ認証処理の詳細な処理手順の一例を示すフローチャートである。 資料画像表示処理の詳細な処理手順の一例を示すフローチャートである。 資料画像配信処理の詳細な処理手順の一例を示すフローチャートである。 Ｗｅｂフォーラム更新処理の詳細な処理手順の一例を示すフローチャートである。 Ｗｅｂフォーラム更新処理の詳細な処理手順の一例を示すフローチャートである。 Ｗｅｂフォーラム記録処理の詳細な処理手順の一例を示すフローチャートである。

以下、本発明に関する好ましい実施形態について図面を参照しつつ詳細に説明する。尚、以下に説明する実施形態において互いに共通する部材には同一符号を付しており、それらについての重複する説明は省略する。

図１は、本発明の一実施形態である会議システムの一構成例を示す図である。この会議システムは、会議支援装置２と、会議に参加する各ユーザが操作する複数の情報処理端末４（４ａ，４ｂ，４ｃ，４ｄ）と、スクリーン７に会議資料などの画像を表示する表示装置５とが、ＬＡＮやインターネットなどを含むネットワーク６を介して相互にデータの入出力を行うことが可能な構成である。

本実施形態の会議支援装置２は、複合機やＭＦＰ（Multi Function Peripheral）などと呼ばれる情報機器１０によって構成される。表示装置５は、例えばプロジェクタで構成され、会議の進行中に複数のユーザが同時に視認可能なように会議資料に関する資料画像をスクリーン７に投影して表示するものである。尚、表示装置５は、大画面ディスプレイ装置などで構成されても良い。

各ユーザが操作する情報処理端末４は、例えば一般的なパーソナルコンピュータ（ＰＣ）で構成される。本実施形態では、４人のユーザＡ，Ｂ，Ｃ，Ｄが会議に参加する場合を例示しており、各ユーザＡ，Ｂ，Ｃ，Ｄが個別に操作する情報処理端末４として、複数の情報処理端末４ａ，４ｂ，４ｃ，４ｄが設けられている。これら情報処理端末４ａ，４ｂ，４ｃ，４ｄには、ネットワーク６を介してＷｅｂページを閲覧するためのブラウザプログラムなどが予めインストールされている。また、これら情報処理端末４ａ，４ｂ，４ｃ，４ｄは、ネットワーク６に対し、有線接続されたものであっても良いし、無線接続されたものであっても良い。

本実施形態では、会議室Ａに、情報機器１０と、表示装置５とが設けられる場合を例示する。情報機器１０には、マイク３が接続されており、会議室Ａの音声を入力可能である。ただし、情報機器１０は、必ずしも会議室Ａに設けられていなくても良い。情報機器１０が会議室Ａとは別の場所に設けられる場合、マイク３だけが会議室Ａに設けられ、情報機器１０とマイク３とは例えばネットワーク６を介して接続される。このような情報機器１０は、コピー機能、スキャナ機能、プリンタ機能などの標準的な機能の他に、会議支援機能を備えており、その会議支援機能が作動することにより情報機器１０が会議支援装置２として動作する。

また本実施形態では、一例として、会議室Ａで行われる会議の参加者として、ユーザＡ，Ｂ，Ｃ，Ｄの４名が参加するが、その会議の出席者として最適なユーザＤは都合により会議室Ａでの会議に出席することができなくなり、ユーザＤが比較的経験の浅いユーザＣを代理出席者として指名し、事前にユーザＣに対してレクチャーや指示を行った上でユーザＣを代理出席させる場合を例示する。ユーザＡ，Ｂ，Ｃは、会議室Ａにおいて会議が行われる時、それぞれが自身の情報処理端末４ａ，４ｂ，４ｃを会議室Ａに持ち込み、ネットワーク６に接続して使用する。また、ユーザＤは、自身の情報処理端末４ｄを別の場所でネットワーク６に接続することにより、会議支援装置２にアクセスして遠隔地からユーザＣを支援することができるようになっている。

このような会議支援装置２は、会議資料に関する会議資料データを保持し、会議が開始されると、その会議資料データからスクリーン７に表示すべき１ページ分の資料画像を読み出し、ネットワーク６を介して表示装置５に出力する。表示装置５は、会議支援装置２から出力される資料画像を受信すると、スクリーン７に投影して表示する。

また、この会議支援装置２は、Ｗｅｂサーバとしても機能する。会議支援装置２は、Ｗｅｂサーバとして機能することにより、会議の進行中、次の２つの機能を各ユーザに提供する。

第１の機能は、複数の情報処理端末４ａ，４ｂ，４ｃ，４ｄのうちから予め指定された情報処理端末に対し、会議の進行に伴って表示装置５によってスクリーン７に表示される資料画像をリアルタイムで閲覧可能にするための資料配信用のＷｅｂページを作成して提供する機能である。この資料配信用のＷｅｂページでは、マイク３から入力される会議中の音声も同時に配信される。

第２の機能は、会議の進行に伴って複数の情報処理端末４ａ，４ｂ，４ｃ，４ｄのうちから予め指定された少なくとも２つの情報処理端末において相互にコミュニケーションを行うことを可能にするための電子フォーラム（Ｗｅｂフォーラム）のＷｅｂページを作成し、そのＷｅｂページを介して複数のコミュニケーション対象者が相互にコミュニケーションを行うことができる環境を提供する機能である。

以下、このような会議支援装置２について更に詳しく説明する。図２は、会議支援装置２して動作する情報機器１０の内部構成の一例を示すブロック図である。情報機器１０は、各部を制御する制御部２０と、ユーザが情報機器１０を直接操作する際のユーザインタフェースとなる操作パネル２１と、原稿を読み取って画像データを生成するスキャナ部２２と、画像データに基づいてプリント出力を行うプリンタ部２３と、ハードディスク装置などで構成される記憶装置２４と、マイク３から音声信号入力する外部インタフェース２５と、ネットワーク６を介して他の装置とデータ通信を行うためのネットワークインタフェース２６とを備えている。

記憶装置２４には、種々のプログラムや各種データが記憶されている。そのうち、会議支援装置２としての動作に関係するものとしては、ユーザ情報２７と、会議情報２８と、会議資料データ８などが格納されるＢＯＸ２９とが保持される。ユーザ情報２７は、例えば情報機器１０を使用するユーザが予め登録された情報であり、例えば登録されたユーザごとに、ユーザを識別するための識別情報（例えばユーザＩＤとパスワードを組み合わせた情報）や電子メールアドレスなどが登録される。会議情報２８は、会議室Ａにおいて行われる会議が登録された情報である。この会議情報２８の詳細は後述する。ＢＯＸ２９は、記憶装置２４に設けられる記憶領域であり、本実施形態では会議に関する各種のデータを格納するための専用の記憶領域となっている。図例では、このＢＯＸ２９に、会議資料データ８と、参考情報付加データ９とが格納された状態を示している。また、ＢＯＸ２９には、会議が開始されることに伴って作成される、電子フォーラム（Ｗｅｂフォーラム）に書き込まれた内容を記録しておくためのフォーラム情報が格納される。

制御部２０は、図示しないＣＰＵとメモリとを備えている。そしてＣＰＵが所定のプログラムを実行することにより、制御部２０は、上述したコピー機能、スキャナ機能、プリンタ機能、会議支援機能などの各種機能を動作させる。特に、会議支援機能を動作させると、制御部２０は、図２に示すように、会議情報登録部３１、および、会議支援処理部３２として機能する。制御部２０において、会議情報登録部３１および会議支援処理部３２が機能することにより、情報機器１０は会議支援装置２として動作する。

会議情報登録部３１は、会議支援装置２に、会議情報２８、会議資料データ８および参考情報付加データ９を登録する処理部である。例えば、ユーザＡ，Ｂ，Ｃ，Ｄのいずれかが、操作パネル２１を直接操作することにより、又は、情報処理端末４ａ，４ｂ，４ｃ，４ｄから遠隔操作を行うことにより、会議支援装置２にログインし、会議情報登録部３１を機能させることで会議情報２８に新たな会議に関する情報を登録したり、ＢＯＸ２９に会議資料データ８や参考情報付加データ９を保存したりすることができる。すなわち、会議情報登録部３１は、ユーザＡ，Ｂ，Ｃ，Ｄのいずれかにより登録される新規な会議に関する情報を会議情報２８に追加登録すると共に、その会議において使用される会議資料データ８、および、その会議資料データ８に任意の参考情報が付加された参考情報付加データ９を会議情報２８と関連付けてＢＯＸ２９に保存する。尚、これら情報やデータの登録は、会議が開始される前に行われる。

会議資料データ８は、複数ページからなる資料画像によって構成されるデータである。この会議資料データ８に含まれる各ページの資料画像は、会議の進行中に表示装置５に対して出力される画像である。また、参考情報付加データ９は、会議資料データ８に含まれる各ページの資料画像に対し、必要に応じて、例えばテキスト形式の参考情報が上書きされた画像であり、会議資料データ８と同じページ数からなる画像で構成される。

例えば、本実施形態では、ユーザＤとユーザＣとが会議に先立ち、会議資料データ８を取得し、会議資料データ８に含まれる各ページの資料画像を参照しながら、ユーザＤが代理出席するユーザＣに対して会議内容に関するレクチャーや発言ポイントなどを指示しておく。このとき、ユーザＤ又はユーザＣは、会議資料データ８に含まれる各ページの資料画像に対してレクチャー内容や発言ポイントなどを纏めた参考情報を書き込んでおく。このようにして会議資料データ８に参考情報が書き込まれることによって改変されたデータは、参考情報付加データ９として会議資料データ８と同じＢＯＸ２９に保存される。

図３は、会議情報登録部３１により登録される会議情報２８の一例を示す図である。会議情報登録部３１は、図３に示すような会議情報２８を作成して記憶装置２４に保存する。図３に示すように、会議情報２８には、会議室Ａにおいて行われる複数の会議に関する会議情報を登録可能であり、図例では２つの会議に関する会議情報２８１，２８２が登録されている。これらの会議情報２８１，２８２は、会議ごとに、会議名２８ａと、会議時間２８ｂと、参加者２８ｃと、配信指定２８ｄと、配信資料指定２８ｅと、参考情報通知指定２８ｆと、フォーラム設定２８ｇと、フォーラムＵＲＬ２８ｈとが登録された情報となっている。

複数の会議情報２８１，２８２のそれぞれにおいて、会議名２８ａには、ユーザによって入力される会議の名称が登録される。会議時間２８ｂには、会議室Ａで行われるその会議の会議時間が他の会議と重複しないように登録される。参加者２８ｃには、その会議に参加するユーザが登録される。この参加者２８ｃには、実際にその会議に出席するユーザだけでなく、その会議に出席することができなくなったユーザも登録される。配信指定２８ｄは、会議情報２８に登録されたユーザごとに、資料配信用のＷｅｂページにより、資料画像をリアルタイムで配信するか否かを指定するためのものであり、配信する場合はＹＥＳと登録され、配信しない場合はＮＯと登録される。配信資料指定２８ｅは、配信指定２８ｄがＹＥＳの場合に登録され、会議資料データ８に複数の資料が含まれる場合、資料画像の配信を開始する資料を指定するためのファイル名などが登録される。

参考情報通知指定２８ｆは、参考情報付加データ９において、会議支援装置２から表示装置５に出力されている資料画像に対応するページに参考情報が付加されている場合に、その参考情報に基づくポップアップ表示を行うか否かを、ユーザごとに指定するためのものである。参考情報通知指定２８ｆでは、ポップアップ表示を行う場合はＹＥＳと登録され、ポップアップ表示を行わない場合はＮＯと登録される。

フォーラム設定２８ｇは、会議の進行中に、複数のユーザが互いにコミュニケーションを行うための電子フォーラム（Ｗｅｂフォーラム）用のＷｅｂページを作成するか否かに関する設定が登録される。このフォーラム設定２８ｇは、参加者２８ｃとして登録されたユーザごとに設定され、例えば、会議に出席することができなくなったユーザＤと、その代理出席者として会議に参加するユーザＣとに対してＷｅｂフォーラム用のＷｅｂページを作成するための設定が登録される。そしてユーザに対応させてＷｅｂフォーラムを作成する場合はＹＥＳと登録され、Ｗｅｂフォーラムを作成しない場合はＮＯと登録される。

フォーラムＵＲＬ２８ｈは、フォーラム設定２８ｇがＹＥＳとなっているユーザごとに登録される情報であり、Ｗｅｂフォーラムとして作成されるＷｅｂページのＵＲＬ（Uniform Resource Locator）などのアドレス情報が登録される。このフォーラムＵＲＬ２８ｈでは、少なくとも２人のユーザに対して同じアドレス情報が登録される。つまり、それら少なくとも２人のユーザが、互いにコミュニケーションを行うコミュニケーション対象者として設定されることとなり、それらコミュニケーション対象者がＷｅｂフォーラムとして作成される１つのＷｅｂページを共有するようになっている。そして、その１つのＷｅｂページにより、それらコミュニケーション対象者が会議の進行中に互いにＷｅｂフォーラムに対して書き込みを行うことによりコミュニケーションを行うことができる環境が提供される。

図３において会議情報２８１には、４名のユーザＡ，Ｂ，Ｃ，Ｄが参加する会議が登録されている。上述したように、この会議では、ユーザＤは都合により会議室Ａでの会議に出席することができず、比較的経験の浅いユーザＣが代理出席者として出席する。この場合、会議の進行中、遠隔地に居るユーザＤに対してリアルタイムで資料画像を配信するために、配信指定２８ｄが「ＹＥＳ」として登録され、ユーザＤに対して資料画像の配信を開始する資料として「資料１」が登録されている。また、会議の進行中、ユーザＣとユーザＤとが互いにコミュニケーションを行う必要がある。そのため、ユーザＣ，Ｄに対応するフォーラム設定２８ｇは「ＹＥＳ」として登録され、それぞれのフォーラムＵＲＬ２８ｈには、同一のアドレス情報が登録されている。また、会議の進行中、ユーザＣ，Ｄの情報処理端末４ｃ，４ｄにおいて、参考情報に基づくポップアップ表示を行わせるため、ユーザＣ，Ｄに対応する参考情報通知指定２８ｆが「ＹＥＳ」として登録されている。

図４は、会議資料データ８に含まれる資料画像８１の一例を示す図である。図４には、１ページ分の資料画像８１を示しているが、会議資料データ８には、このような資料画像が複数ページ分含まれる。このような会議資料データ８は、例えばユーザＡ，Ｂ，Ｃ，Ｄのいずれかによって作成される。

一方、参考情報付加データ９は、図５に示すような資料画像９１を含んで構成される。この資料画像９１には、ユーザＤのレクチャー内容や発言ポイントなどが書き込まれた参考情報９２が上書きされている。このような参考情報９２には、重要な参考情報であるか否かによって２種類の情報が存在する。すなわち、図５（ａ）は、参考情報９２が重要でない場合を示しており、図５（ｂ）は、参考情報９２が重要な情報である場合を示している。図５（ａ）と図５（ｂ）とを比較すれば判るように、本実施形態では、重要な参考情報９２である場合には、テキスト形式の参考情報９２の先頭に重要であることを示す所定の文字列が付属情報９３として含まれる。したがって、資料画像９１に付加されている参考情報９２の先頭文字列を解析すれば、その参考情報９２が重要な情報であるか否かを判別することが可能である。

会議情報登録部３１は、上述したような会議情報２８１、会議資料データ８および参考情報付加データ９を、会議が開始される前に、記憶装置２４に保存する。また会議情報登録部３１は、会議情報２８に新規な会議情報２８１を登録した際、その新規な会議情報２８１に登録されている各ユーザＡ，Ｂ，Ｃ，Ｄに対し、登録された情報を電子メールにより通知するようにしても良い。この場合、会議名２８ａ、会議時間２８ｂ、および、会議資料データ８の保存場所などは、全てのユーザＡ，Ｂ，Ｃ，Ｄに対して通知するが、配信指定２８ｄ、配信資料指定２８ｅ、参考情報通知指定２８ｆ、フォーラム設定２８ｇおよびフォーラムＵＲＬ２８ｈは、それぞれ設定されたユーザに対してのみ通知するようにしても良い。

また、会議情報登録部３１は、会議資料データ８および参考情報付加データ９をＢＯＸ２９に保存する際、上記のような会議情報２８１に対応付けて保存する。これにより、記憶装置２４に、会議資料データ８と参考情報付加データ９との組み合わせが複数保存されている場合でも、ひとつの会議に対応する会議資料データ８と参考情報付加データ９とを特定して読み出すことができるようになる。

次に、会議支援処理部３２は、会議情報２８に開始前の会議情報２８１が登録されている場合に機能し、会議を支援するための各種処理を実行する。この会議支援処理部３２は、会議資料読出部３３と、資料画像出力部３４と、音声入力処理部３５と、Ｗｅｂページ作成部３６とを備えている。またＷｅｂページ作成部３６は、更に、資料画像配信部３７と、電子フォーラム提供部３８とを備えている。

会議資料読出部３３は、例えば、各ユーザＡ，Ｂ，Ｃ，Ｄが情報処理端末４ａ，４ｂ，４ｃ，４ｄを操作することにより、会議支援装置２に対してリモートログインした状態となり、且つ、会議情報２８に登録されている会議時間になると、その会議に対応する会議資料データ８を読み出す処理部である。例えば、会議資料読出部３３は、情報処理端末４ａ，４ｂ，４ｃ，４ｄから受信するログイン要求に基づいてユーザ情報２７を参照することによりユーザ認証を行い、ユーザを特定する。そして、その特定したユーザが会議情報２８に登録されている複数の会議情報２８１，２８２のいずれかに参加者として登録されていれば、その会議の会議時間になることを条件として、会議資料データ８を記憶装置２４から読み出す。つまり、本実施形態では、会議資料読出部３３が、会議資料データ８を読み出すことにより、会議室Ａにおける会議が開始されると共に、会議支援装置２による会議進行中の会議支援機能が作動する。

資料画像出力部３４は、会議資料読出部３３によって読み出された会議資料データ８から１ページ分の資料画像を抽出し、その資料画像を表示装置５に出力する表示制御手段である。この資料画像出力部３４は、情報処理端末４ａ，４ｂ，４ｃ，４ｄのいずれかからページ更新指示を入力すると、それに伴い、会議資料データ８から次のページの資料画像を抽出して生成し、表示装置５に出力する。ただし、ユーザＤは、会議室Ａで行われる実際の会議には出席しないため、資料画像出力部３４は、ユーザＤの情報処理端末４ｄからページ更新指示を入力した場合にはその指示を無視するようにしても良い。また、複数の情報処理端末４ａ，４ｂ，４ｃ，４ｄのうちの少なくとも１台の情報処理端末を、会議支援装置２に対してページ更新指示を行うことが可能な端末として予め設定しておいても良い。この資料画像出力部３４は、表示装置５に対して資料画像の出力を行うと、その資料画像をＷｅｂページ作成部３６にも出力する。

音声入力処理部３５は、マイク３から入力する音声信号を処理する。この音声入力処理部３５は、Ｗｅｂページ作成部３６において資料画像配信部３７が機能することに伴い、マイク３から入力する音声信号に所定の信号処理を行って資料画像配信部３７に出力する。

Ｗｅｂページ作成部３６は、会議情報２８に登録された会議情報２８１，２８２のいずれかに対応する会議が開始されると、それに伴って機能する。図３に示した会議情報２８１に対応する会議が開始された場合を例に挙げると、Ｗｅｂページ作成部３６は、会議情報２８１を読み出し、会議の参加者として登録されている複数のユーザＡ，Ｂ，Ｃ，Ｄのうち、配信指定２８ｄが「ＹＥＳ」として登録されているユーザが存在すれば、そのユーザに対して資料画像を配信するために資料画像配信部３７を機能させる。また、複数のユーザＡ，Ｂ，Ｃ，Ｄの中に、フォーラム設定２８ｇが「ＹＥＳ」として登録されている少なくとも２人のユーザが存在すれば、それらのユーザに対してコミュニケーション環境を提供するために電子フォーラム提供部３８を機能させる。

資料画像配信部３７は、資料画像出力部３４によって表示装置５に出力されている資料画像が、配信資料指定２８ｅで指定された資料の画像である場合、資料配信用のＷｅｂページを作成し、そのユーザの情報処理端末からリアルタイムで資料画像を閲覧可能にする処理部である。例えば、図３の会議情報２８１では、ユーザＤに対応する配信指定２８ｄに「ＹＥＳ」が登録され、配信資料指定２８ｅに「資料１」が登録されているので、資料画像配信部３７は、資料画像出力部３４によって表示装置５に出力されている資料画像が「資料１」に対応する画像である場合、資料配信用のＷｅｂページを作成してユーザＤの情報処理端末４ｄからリアルタイムでその資料画像を閲覧可能にする。これにより、ユーザＤの情報処理端末４ｄは、ブラウザプログラムを起動して会議支援装置２にアクセスすることにより、会議室Ａにおいて表示装置５により表示されている資料画像をリアルタイムで表示することができるようになる。

また資料画像配信部３７は、資料配信用のＷｅｂページにおいて、音声入力処理部３５から入力する音声信号を資料画像と同時に配信する。

図６は、ユーザＤの情報処理端末４ｄにおいて表示される資料配信用Ｗｅｂページの表示画面Ｇ１の一例を示す図である。図６に示すように、この資料配信用のＷｅｂページには、資料画像表示領域Ｒ１が設けられ、その資料画像表示領域Ｒ１に対して会議支援装置２から送信される資料画像が表示される。この資料画像表示領域Ｒ１に表示される資料画像は、表示装置５によってスクリーン７に表示される画像が更新される都度、それに対応する画像に更新される。また、図６に示す表示画面Ｇ１が表示されているとき、資料画像配信部３７によって配信される音声が情報処理端末４ｄのスピーカから出力されるようになる。したがって、ユーザＤは、会議室Ａとは異なる場所に居る場合でも、会議室Ａでの会議の進行状況をリアルタイムで把握することができる。

また、図６に示すように、表示画面Ｇ１において資料画像表示領域Ｒ１の下方には、フォーラム表示ボタンＢ１が表示される。このフォーラム表示ボタンＢ１には、会議情報２８１のフォーラムＵＲＬ２８ｈに設定されているアドレス情報がリンク設定されている。そのため、ユーザＤは、情報処理端末４ｄのキーボードやマウスなどを操作することにより、ポインタ画像ＭＰをフォーラム表示ボタンＢ１に移動させてクリック操作を行うことにより、電子フォーラム提供部３８で提供されるＷｅｂフォーラム用のＷｅｂページにアクセスし、Ｗｅｂフォーラム用のＷｅｂページを閲覧できるようになっている。

電子フォーラム提供部３８は、会議情報２８１においてフォーラム設定２８ｇが「ＹＥＳ」に設定されている場合、その会議が開始された後に、フォーラムＵＲＬ２８ｈに登録されているアドレスに、Ｗｅｂフォーラム用のＷｅｂページを作成する処理部である。電子フォーラム提供部３８によりＷｅｂフォーラム用のＷｅｂページが作成されると、ユーザＣおよびＤは、自身の情報処理端末４ｃ，４ｄを操作することにより、そのＷｅｂページにアクセスして書き込みを行うことにより互いにコミュニケーションを行うことが可能となる。

図７は、ユーザＣ，Ｄの情報処理端末４ｃ，４ｄにおいて表示されるＷｅｂフォーラム用Ｗｅｂページの表示画面Ｇ２の一例を示す図である。この表示画面Ｇ２には、フォーラム表示領域Ｒ２が設けられ、そのフォーラム表示領域Ｒ２には、ユーザＣ，Ｄが質問、回答、意見、指示などを自由に書き込むことが可能な投稿欄が表示される。電子フォーラム提供部３８は、ひとつの投稿欄に書き込みが行われると、その書き込み情報をＷｅｂフォーラムに追加記録して反映し、Ｗｅｂフォーラム用のＷｅｂページを更新する。図７の例では、ユーザＣ，Ｄが互いに複数の書き込みを行った状態を示している。つまり、ユーザＣ，Ｄによって投稿欄への書き込みが行われる都度、フォーラム表示領域Ｒ２にはその書き込み情報が記録された投稿欄がリアルタイムで順次追加されていく。このようなフォーラム表示領域Ｒ２に表示される投稿欄には、メイン投稿欄５１と、サブ投稿欄５２との２種類がある。

メイン投稿欄５１は、例えば他の投稿欄に書き込まれた内容とは関係しない内容が書き込まれる投稿欄である。このメイン投稿欄５１は、フォーラム表示領域Ｒ２において左寄せした状態の所定位置に表示される。これに対し、サブ投稿欄５２は、メイン投稿欄５１に書き込まれた内容に関係する返答が書き込まれる投稿欄である。このサブ投稿欄５２は、フォーラム表示領域Ｒ２においてメイン投稿欄５１の下に追加されると共に、通常は一定幅右寄せした状態の所定位置に表示される。これらメイン投稿欄５１とサブ投稿欄５２のそれぞれには、上段に投稿者であるユーザ名と、投稿が行われた時間とが表示され、その下段に書き込まれた情報が表示される。

電子フォーラム提供部３８は、会議の進行中、ユーザＣ，Ｄによって投稿欄に書き込まれる情報をリアルタイムでフォーラム表示領域Ｒ２に追加記録してそれぞれの情報処理端末４ｃ，４ｄに配信することにより、ユーザＣ，Ｄが互いにコミュニケーションを行うことができるようにする。

このように電子フォーラム提供部３８は、コミュニケーション対象者として設定されたユーザＣ，Ｄの情報処理端末４ｃ，４ｄから入力する情報に基づいてＷｅｂフォーラム用のＷｅｂページを適宜更新する。コミュニケーション対象者は、会議の進行中に、電子フォーラム提供部３８により適宜更新されるＷｅｂページを閲覧することにより、相手のユーザとリアルタイムでコミュニケーションを行うことができる。したがって、ユーザＤが会議室Ａで行われる実際の会議に出席していなくても、代理出席者であるユーザＣに対してリアルタイムで適切な指示を与えることができるようになる。また、ユーザＣにとっても、会議の進行中、必要なタイミングでユーザＤによる適切な判断を仰ぐことができるようになる。

そして電子フォーラム提供部３８は、資料画像出力部３４によって会議資料から前記参考情報の関連付けられたページの資料画像が表示装置５に出力されたとき、フォーラム表示領域Ｒ２の投稿欄に対し、その資料画像に関連付けられている参考情報を自動的に追加記録してＷｅｂフォーラム用のＷｅｂページを更新する。例えば、電子フォーラム提供部３８は、会議資料データ８と参考情報付加データ９とを読み出す。そして表示装置５に出力されている資料画像８１のページを特定し、参考情報付加データ９において同じページの資料画像９１に参考情報９２が付加されているか否かを判定する。このとき、会議資料データ８の資料画像８１と、参考情報付加データ９の資料画像９１との差分画像を算出し、その差分画像に何らかの有効な画像成分が含まれているか否かにより、参考情報９２が付加されているか否かを判別することができる。そして参考情報９２が付加されている場合、電子フォーラム提供部３８は、そのページの資料画像８１が表示装置５に出力されたタイミングで、Ｗｅｂフォーラム用のＷｅｂページに、参考情報９２を追加記録する。

ただし、本実施形態では、電子フォーラム提供部３８がＷｅｂフォーラム用のＷｅｂページに参考情報９２を追加記録する際、その参考情報９２が重要な情報であるか否かを付属情報９３に基づいて判断し、重要な参考情報９２である場合と、そうでない場合とで、投稿欄の表示態様を異なる表示態様とする。以下、これについて詳しく説明する。

図８は、ユーザＣ，Ｄの情報処理端末４ｃ，４ｄにおいて表示されるＷｅｂフォーラム用Ｗｅｂページの表示画面Ｇ２において重要でない参考情報が自動追加された状態の一例を示す図である。例えば、表示装置５に出力される資料画像のページが更新され、図４に示したような資料画像８１が表示装置５によって表示されたと仮定する。この場合、図５（ａ）に示したように参考情報付加データ９において資料画像８１に対応するページの資料画像９１には、重要でない参考情報９２が付加されている。電子フォーラム提供部３８は、資料画像８１と資料画像９１との差分画像から図５（ａ）に示した参考情報９２を抽出する。このとき、電子フォーラム提供部３８は、抽出した参考情報９２に重要であることを示す付属情報９３が付加されていないため、この参考情報９２は重要でないことを検知する。そして電子フォーラム提供部３８は、フォーラム表示領域Ｒ２に新たなメイン投稿欄５１ａを作成し、そのメイン投稿欄５１ａに抽出した参考情報９２を記録する。このメイン投稿欄５１ａには、上段に事前に参考情報付加データ９に書き込んでおいた参考情報であることが表示されると共に、その自動投稿が行われた時間が表示される。また、メイン投稿欄５１ａの下段には、参考情報付加データ９に書き込まれた参考情報９２の内容が表示される。したがって、ユーザＣ，Ｄは、それぞれの情報処理端末４ｃ，４ｄに表示される表示画面Ｇ２において、参考情報９２が記録されたメイン投稿欄５１ａが表示されることにより、進行中の会議が事前にレクチャーした内容又は発言ポイントとして指示しておいたページに進んだことを把握することができ、そのページが表示されているときにどのような発言を行うべきかを確認することが可能である。

また、電子フォーラム提供部３８は、メイン投稿欄５１ａに参考情報９２を記録することに伴い、参考情報通知指定２８ｆが「ＹＥＳ」に設定されているユーザＣ，Ｄの情報処理端末４ｃ，４ｄに対し、Ｗｅｂフォーラムに参考情報９２を追加記録したことを報知するための報知画像５３を含むポップアップウィンドウ５４を表示させる。したがって、ユーザＣ，Ｄは、それぞれの情報処理端末４ｃ，４ｄにおいてポップアップ表示される報知画像５３を確認することにより、フォーラム表示領域Ｒ２において参考情報９２の記録されたメイン投稿欄５１ａが追加されたことを把握することができる。

次に図９は、ユーザＣ，Ｄの情報処理端末４ｃ，４ｄにおいて表示されるＷｅｂフォーラム用Ｗｅｂページの表示画面Ｇ２において重要な参考情報が自動追加された状態の一例を示す図である。例えば、表示装置５に出力される資料画像のページが更新され、図４に示したような資料画像８１が表示装置５によって表示されたと仮定する。この場合、図５（ｂ）に示したように参考情報付加データ９において資料画像８１に対応するページの資料画像９１には、重要な参考情報９２が付加されている。電子フォーラム提供部３８は、資料画像８１と資料画像９１との差分画像から図５（ｂ）に示した参考情報９２を抽出する。このとき、電子フォーラム提供部３８は、抽出した参考情報９２に重要であることを示す付属情報９３が付加されているため、この参考情報９２は重要な情報であることを検知する。そして電子フォーラム提供部３８は、フォーラム表示領域Ｒ２に新たなメイン投稿欄５１ａを作成し、そのメイン投稿欄５１ａに抽出した参考情報９２を記録する。このメイン投稿欄５１ａに書き込まれる情報は、図８の場合と同様であるが、図９の場合は参考情報９２が重要な情報であるため、メイン投稿欄５１ａの背景色などが例えば赤色などの特定色に表示され、ユーザＣ，Ｄに重要な参考情報９２であることが示される。したがって、ユーザＣ，Ｄは、それぞれの情報処理端末４ｃ，４ｄに表示される表示画面Ｇ２において、背景色が特定色に装飾された参考情報９２が記録されたメイン投稿欄５１ａが表示されることにより、進行中の会議が事前にレクチャーした重要な内容又は発言ポイントとして指示しておいたページに進んだことを把握することができ、そのページが表示されているときにどのような発言を行うべきかを確認することが可能である。

また、電子フォーラム提供部３８は、メイン投稿欄５１ａに重要な参考情報９２を記録することに伴い、参考情報通知指定２８ｆが「ＹＥＳ」に設定されているユーザＣ，Ｄの情報処理端末４ｃ，４ｄに対し、Ｗｅｂフォーラムに重要な参考情報９２を追加記録したことを報知するための報知画像５３を含むポップアップウィンドウ５４を表示させる。このとき、表示する報知画像５３は、重要でない参考情報を表示した場合の報知画像（図８参照）と異なる画像となっている。つまり、ポップアップウィンドウ５４に表示する報知画像５３を、参考情報９２の重要度に応じて異なる種類の画像に切り替えることにより、ユーザＣ，Ｄに対して参考情報９２の重要度を報知するようにしている。したがって、ユーザＣ，Ｄは、それぞれの情報処理端末４ｃ，４ｄにおいてポップアップ表示される報知画像５３を確認することにより、フォーラム表示領域Ｒ２において重要な参考情報９２の記録されたメイン投稿欄５１ａが追加されたことを把握することができる。

そしてユーザＣは、実際の会議において、メイン投稿欄５１ａに自動書き込みされた参考情報９２に基づいて適切な発言などを行った場合、メイン投稿欄５１ａに対応するサブ投稿欄を作成して適切な対応を行った旨の書き込みを行い、メイン投稿欄５１ａへの返答を行う。その返答はリアルタイムでフォーラム表示領域Ｒ２に反映されるため、ユーザＤは、ユーザＣが適切な対応を行ったことを把握することができる。

その後、電子フォーラム提供部３８は、表示装置５に出力されている資料画像のページが別のページに更新された場合、そのタイミングで、上記のように参考情報９２が記録されメイン投稿欄５１ａへの返答が書き込まれているか否かを判断する。そして別のページに更新されたタイミングで、参考情報９２が記録されたメイン投稿欄５１ａへの返答が行われていない場合、そのメイン投稿欄５１ａに警告情報を追加する。

図１０は、ユーザＣ，Ｄの情報処理端末４ｃ，４ｄにおいて表示されるＷｅｂフォーラム用Ｗｅｂページの表示画面Ｇ２において警告表示が追加された状態の一例を示す図である。例えば、ユーザＣ，Ｄの情報処理端末４ｃ，４ｄにおいて図８に示した表示画面Ｇ２が表示されている状態で、表示装置５に出力される資料画像が別のページに更新され、そのタイミングでメイン投稿欄５１ａに対する返答が行われていないと仮定する。この場合、電子フォーラム提供部３８は、フォーラム表示領域Ｒ２において参考情報９２が記録されたメイン投稿欄５１ａへの返答が行われていないため、図１０に示すように、そのメイン投稿欄５１ａの上段に返答が行われていないことを示す警告情報５７を追加記録する。

また、電子フォーラム提供部３８は、メイン投稿欄５１ａに警告情報５７を記録することに伴い、参考情報通知指定２８ｆが「ＹＥＳ」に設定されているユーザＣ，Ｄの情報処理端末４ｃ，４ｄに対し、Ｗｅｂフォーラムに警告情報５７を追加記録したことを報知するための警告画像５５を含むポップアップウィンドウ５６を表示させる。このとき、表示する警告画像５５は、参考情報を表示した場合の報知画像５３（図８，図９参照）とは異なる画像となっている。

このようにフォーラム表示領域Ｒ２に参考情報９２が追加記録された後、ユーザＣ，Ｄ（特に実際の会議に出席しているユーザＣ）が、その参考情報９２が追加記録されたメイン投稿欄５１ａに返答を行わなかった場合、そのフォーラム表示領域Ｒ２には警告表示が行われる。したがって、ユーザＣ，Ｄは、それぞれの情報処理端末４ｃ，４ｄに表示される表示画面Ｇ２を確認することにより、ユーザＣが事前にレクチャーされた内容又は発言ポイントに対応する適切な発言などを行わなかったことを把握することができるようになる。

図８、図９および図１０に示したポップアップウィンドウ５４，５６は、ユーザＣ，Ｄがそれぞれウィンドウを閉じる操作を行うことにより、表示画面Ｇ２からその表示が消える。そのため、ポップアップウィンドウ５４，５６は、ユーザＣ，Ｄに対して一時的な注意を促すための表示である。これに対し、フォーラム表示領域Ｒ２に表示される各投稿欄に記録された情報は、電子フォーラム提供部３８がフォーラム情報として記憶装置２４に保存する。つまり、電子フォーラム提供部３８は、各投稿欄に新規な書き込みが行われる都度、記憶装置２４のフォーラム情報にその書き込まれた情報を記録していく。そして会議が終了した後も、そのフォーラム情報は、記憶装置２４に保存された状態が継続する。したがって、会議が終了した後に、記憶装置２４に保存されているフォーラム情報を読み出して情報処理端末４ｃ，４ｄに表示させることにより、ユーザＤがユーザＣに対して実際の会議での対応の仕方などを適切に指導することができるようになる。

次に上記のように構成される会議支援装置２の具体的な動作について説明する。図１１は、会議支援装置２によって行われる主たる処理手順の一例を示すフローチャートである。この処理は、上述した会議支援処理部３２によって行われる処理であり、会議情報登録部３１によって既に会議情報２８、会議資料データ８および参考情報付加データ９が登録されているものとする。会議支援処理部３２は、この処理を開始すると、会議情報２８に登録されている会議時間が終了するまで、ユーザ認証処理（ステップＳ１）と、資料画像表示処理（ステップＳ２）と、資料画像配信処理（ステップＳ３）と、Ｗｅｂフォーラム更新処理（ステップＳ４）と、Ｗｅｂフォーラム記録処理（ステップＳ５）とを順次に繰り返し実行する。以下、ユーザ認証処理（ステップＳ１）、資料画像表示処理（ステップＳ２）、資料画像配信処理（ステップＳ３）、Ｗｅｂフォーラム更新処理（ステップＳ４）、および、Ｗｅｂフォーラム記録処理（ステップＳ５）のそれぞれについて詳しく説明する。

図１２は、ユーザ認証処理（ステップＳ１）の詳細な処理手順の一例を示すフローチャートである。会議支援処理部３２は、ユーザ認証処理を開始すると、各ユーザの情報処理端末４ａ，４ｂ，４ｃ，４ｄからログイン要求を入力したか否かを判断する（ステップＳ１０）。ここでログイン要求を入力していない場合、ユーザ認証処理は終了する。またログイン要求を入力している場合、会議支援処理部３２は、ユーザ情報２７を読み出し（ステップＳ１１）、ユーザ認証処理を実行する（ステップＳ１２）。このユーザ認証処理では、例えばログイン要求に付加されているユーザＩＤとパスワードとの組み合わせに一致する識別情報がユーザ情報２７に登録されているか否かが判断される。その結果、一致する識別情報がユーザ情報２７に登録されていれば、認証成功となる。これに対し、一致する識別情報が登録されていなければ認証失敗となる。そして会議支援処理部３２は、ユーザ認証処理を行った結果、認証成功であるか否かを判断する（ステップＳ１３）。そして認証失敗であれば、ユーザ認証処理は終了する。これに対し、認証成功であれば、会議支援処理部３２は、ログイン要求を行ったユーザをログインユーザとして特定し（ステップＳ１４）、そのログインユーザがリモートログインした状態に設定し、ユーザ認証処理を終了する。

次に、図１３は、資料画像表示処理（ステップＳ２）の詳細な処理手順の一例を示すフローチャートである。会議支援処理部３２は、資料画像表示処理を開始すると、まずログインユーザがリモートログインした状態であるか否かを判断する（ステップＳ２０）。ここでログインユーザがリモートログインした状態でない場合、資料画像表示処理は終了する。またログインユーザがリモートログインしている状態の場合、会議支援処理部３２は、会議情報２８を読み出し（ステップＳ２１）、その会議情報２８にログインユーザが参加者として登録されている会議情報が存在するか否かを判断する（ステップＳ２２）。その結果、ログインユーザが参加者として登録されている会議情報が存在しない場合、資料画像表示処理は終了する。これに対し、ログインユーザが参加者として登録されている会議情報が存在する場合、現在時刻を取得し（ステップＳ２３）、その現在時刻が会議情報２８に登録されている会議時間になっているか否かを判断する（ステップＳ２４）。現在時刻が会議時間でない場合、資料画像表示処理は終了する。また、現在時刻が会議時間内である場合、ステップＳ２５に進む。

ステップＳ２５に進むと、会議支援処理部３２は、既に資料画像を表示装置５に出力中であるか否かを判断する。その結果、未だ資料画像の出力を開始していない場合、会議支援処理部３２は、会議資料データ８を読み出し（ステップＳ２６）、１ページ目の資料画像を生成する（ステップＳ２７）。これに対し、既に資料画像の出力を開始している場合、会議支援処理部３２は、ログインユーザの情報処理端末４ａ，４ｂ，４ｃ，４ｄのいずれかからページ更新指示を入力しているか否かを判断する（ステップＳ２８）。そしてページ更新指示があれば、会議資料データ８から次のページの資料画像を生成する（ステップＳ２９）。またページ更新指示がない場合は、ステップＳ２９の処理はスキップする。そして会議支援処理部３２は、ステップＳ２７又はＳ２９で生成した資料画像を表示装置５に出力する（ステップＳ３０）。

このような資料画像表示処理により、会議情報２８に参加者として登録されているユーザが、会議支援装置２に対してリモートログインした状態となり、且つ、会議情報２８に登録されている会議時間になると、その会議に対応する会議資料データ８から１ページ分の資料画像が生成され、表示装置５に出力される。そして表示装置５は、会議支援装置２から入力する資料画像をスクリーン７に投影し、会議の出席者がその資料画像を視認できるようになる。

次に、図１４は、資料画像配信処理（ステップＳ３）の詳細な処理手順の一例を示すフローチャートである。会議支援処理部３２は、資料画像配信処理を開始すると、まず資料画像を表示装置５に出力中であるか否かを判断する（ステップＳ４０）。ここで資料画像を出力中でない場合、資料画像配信処理は終了する。また資料画像を出力中である場合、会議支援処理部３２は、ログインユーザに対応する配信指定２８ｄが「ＹＥＳ」になっているか否かを判断する（ステップＳ４１）。その結果、配信指定２８ｄが「ＮＯ」であれば、ステップＳ４８に進む。これに対し、配信指定２８ｄが「ＹＥＳ」として登録されている場合、既に資料画像の配信を行っているか否かを判断する（ステップＳ４２）。ここで、既に資料画像の配信中であれば、資料画像の配信を開始する必要がないため、ステップＳ４８に進む。一方、資料画像の配信が行われていない場合、会議支援処理部３２は、さらに配信資料指定２８ｅに資料画像の配信を開始する資料が指定されているか否かを判断する（ステップＳ４３）。そして資料画像の配信を開始する資料が指定されていれば、その指定された資料の画像が、表示装置５に対して出力されているか否かを判断する（ステップＳ４４）。ここで、指定された資料の画像が未だ表示装置５に出力されていない場合、ステップＳ４８に進む。これに対し、指定された資料の画像が既に表示装置５に出力されている場合、会議支援処理部３２は、マイク３からの音声入力を開始し（ステップＳ４５）、資料配信用のＷｅｂページを作成する（ステップＳ４６）。そしてステップＳ４６で作成したＷｅｂページにより、資料画像の配信を開始する（ステップＳ４７）。

続いて会議支援処理部３２は、ログインユーザに対応するフォーラム設定２８ｇが「ＹＥＳ」になっているか否かを判断する（ステップＳ４８）。ここで、フォーラム設定２８ｇが「ＮＯ」であれば、資料画像配信処理は終了する。また、フォーラム設定２８ｇが「ＹＥＳ」であれば、既にＷｅｂフォーラム用のＷｅｂページを作成済みであるか否かを判断し（ステップＳ４９）、未だＷｅｂフォーラム用のＷｅｂページが作成されていなければ、そのＷｅｂページを作成する（ステップＳ５０）。

このような資料画像配信処理により、会議が開始された後、表示装置５によって表示される資料画像が予め指定された資料の画像になると、その資料画像がＷｅｂページによって配信されるようになる。また、会議が開始された後、Ｗｅｂフォーラム用のＷｅｂページが作成されるので、コミュニケーション対象者であるユーザＣ，Ｄが互いにコミュニケーションを行うことができるようになる。

次に、図１５および図１６は、Ｗｅｂフォーラム更新処理（ステップＳ４）の詳細な処理手順の一例を示すフローチャートである。会議支援処理部３２は、Ｗｅｂフォーラム更新処理を開始すると、まずＷｅｂフォーラム用のＷｅｂページが作成されているか否かを判断する（ステップＳ６０）。ここで、Ｗｅｂフォーラム用のＷｅｂページが未だ作成されていない場合、Ｗｅｂフォーラム更新処理は終了する。またＷｅｂフォーラム用のＷｅｂページが既に作成されている場合、会議支援処理部３２は、投稿欄に新規な書き込みが行われたか否かを判断する（ステップＳ６１）。そして新規な書き込みが行われていれば、投稿欄に書き込み情報を追加記録してＷｅｂページに反映する（ステップＳ６２）。尚、新規な書き込みが行われていない場合、ステップＳ６２はスキップする。

次に会議支援処理部３２は、表示装置５に出力されている資料画像のページが更新されたか否かを判断する（ステップＳ６３）。ここで、資料画像のページが更新されていない場合、図１６のステップＳ７１に進む。また、資料画像のページが更新された場合、会議支援処理部３２は、参考情報付加データ９に基づいて、その更新後の資料画像に参考情報９２が付加されているか否かを判断する（ステップＳ６４）。そして参考情報９２が付加されていない場合にも、図１６のステップＳ７１に進む。

一方、資料画像のページが更新され、且つ、その更新されたページの資料画像に参考情報９２が付加されている場合（ステップＳ６４でＹＥＳ）、会議支援処理部３２は、その参考情報９２を読み出し（ステップＳ６５）、その参考情報９２が重要な情報であるか否かを判断する（ステップＳ６６）。その結果、付加されている参考情報９２が重要な情報であれば、その読み出した参考情報９２を重要情報としてＷｅｂフォーラム用のＷｅｂページに追加記録する（ステップＳ６７）。つまり、この場合、図９に示したようなメイン投稿欄５１ａが追加記録される。そして会議支援処理部３２は、重要情報の報知画像５３を選択してポップアップ表示を行う（ステップＳ６８）。これにより、図９に示したようなポップアップウィンドウ５４が、コミュニケーション対象者の情報処理端末４ｃ，４ｄにおいて表示されるようになる。

これに対し、資料画像に付加されている参考情報９２が重要な情報でなかった場合（ステップＳ６６でＮＯ）、会議支援処理部３２は、読み出した参考情報９２を通常情報としてＷｅｂフォーラム用のＷｅｂページに追加記録する（ステップＳ６９）。この場合、図８に示したようなメイン投稿欄５１ａが追加記録される。そして会議支援処理部３２は、通常情報の報知画像５３を選択してポップアップ表示を行う（ステップＳ７０）。これにより、図８に示したようなポップアップウィンドウ５４が、コミュニケーション対象者の情報処理端末４ｃ，４ｄにおいて表示されるようになる。

図１６のフローチャートに進み、次に会議支援処理部３２は、再び、表示装置５に出力されている資料画像のページが更新されたか否かを判断する（ステップＳ７１）。ここで、資料画像のページが更新されていない場合、Ｗｅｂページ更新処理は終了する。一方、資料画像のページが更新された場合（ステップＳ７１でＹＥＳ）、会議支援処理部３２は、参考情報付加データ９を参照することにより、ページ更新される前のページの資料画像に参考情報９２が付加されていたかどうかを確認する（ステップＳ７２）。そして参考情報９２が付加されていたか否かを判断し（ステップＳ７３）、参考情報９２が付加されていた場合、会議支援処理部３２は、さらに、Ｗｅｂフォーラム用のＷｅｂページにおいて、参考情報９２が記録されたメイン投稿欄５１ａの中に、返答の行われていないものがあるか否かを判断する（ステップＳ７４）。そして返答の行われていない投稿欄がある場合（ステップＳ７４でＹＥＳ）、その返答が行われていないメイン投稿欄５１ａに対して警告情報５７を追加記録する（ステップＳ７５）。つまり、この場合、図１０に示したように参考情報９２が記録されたメイン投稿欄５１ａに警告情報５７が追加記録される。そして会議支援処理部３２は、警告画像５５を選択してポップアップ表示を行う（ステップＳ７６）。これにより、図１０に示したようなポップアップウィンドウ５６が、コミュニケーション対象者の情報処理端末４ｃ，４ｄにおいて表示されるようになる。一方、ステップＳ７３，Ｓ７４の判断においてＮＯとなった場合、Ｗｅｂページ更新処理は終了する。

このようなＷｅｂフォーラム更新処理が行われることにより、コミュニケーション対象者がＷｅｂフォーラムのＷｅｂページに表示されている投稿欄に新規な書き込みを行うと、その書き込み情報がＷｅｂフォーラムに反映され、Ｗｅｂページが更新される。また、表示装置５によって表示される資料画像のページが更新され、その更新されたページの資料画像に参考情報９２が付加されていると、ＷｅｂフォーラムのＷｅｂページにその参考情報９２が記録された新たな投稿欄が追加され、Ｗｅｂページが更新される。さらに、表示装置５によって表示される資料画像のページが更新され、参考情報９２の記録された投稿欄への返答が行われていない場合、その投稿欄に警告情報５７が自動記録され、Ｗｅｂページが更新される。

次に、図１７は、Ｗｅｂフォーラム記録処理（ステップＳ５）の詳細な処理手順の一例を示すフローチャートである。会議支援処理部３２は、Ｗｅｂフォーラム記録処理を開始すると、まずＷｅｂフォーラム用のＷｅｂページが作成されているか否かを判断する（ステップＳ８０）。ここで、Ｗｅｂフォーラム用のＷｅｂページが未だ作成されていない場合、Ｗｅｂフォーラム記録処理は終了する。またＷｅｂフォーラム用のＷｅｂページが既に作成されている場合、会議支援処理部３２は、記憶装置２４に保存するためのフォーラム情報を既に作成しているか否かを判断する（ステップＳ８１）。そしてフォーラム情報が未だ作成されていない場合、会議支援処理部３２は、この会議に対応するフォーラム情報を作成し、記憶装置２４に格納する（ステップＳ８２）。尚、既にフォーラム情報が作成されている場合、ステップＳ８２の処理はスキップする。

次に会議支援処理部３２は、Ｗｅｂフォーラム用のＷｅｂページにおいて新たな投稿欄への追加記録があるか否かを判断する（ステップＳ８３）。ここで新たな投稿欄への追加記録がなかった場合、Ｗｅｂフォーラム記録処理は終了する。これに対し、新たな投稿欄への追加記録があった場合、会議支援処理部３２は、その追加記録された情報をフォーラム情報に記録する（ステップＳ８４）。

このようなＷｅｂフォーラム記録処理が行われることにより、記憶装置２４には、会議中にＷｅｂフォーラムに書き込まれた情報がフォーラム情報として保存されるようになる。したがって、会議が終了した後、ユーザＣ，Ｄがこのフォーラム情報を参照することにより、実際の会議中にユーザＣが適切に対応できなかった点などを指摘しながら指導を行うことができるようになる。

以上のように本実施形態の会議支援装置２は、複数ページから成る会議資料に関する会議資料データ８と、その会議資料の各ページに対して予め関連付けられた参考情報が記録された参考情報付加データ９と、会議に参加する複数の参加者のうちから選択された少なくとも２人の参加者がコミュニケーション対象者として登録された会議情報２８とを記憶しておく。そして会議が開始されると、会議資料データ８から１ページ分の資料画像を読み出して表示装置５に出力することにより、そのページの資料画像を表示させる。また、会議支援装置２は、会議情報２８に基づいて、コミュニケーション対象者のそれぞれが操作する少なくとも２つの情報処理端末４ｃ，４ｄからネットワーク６を介してアクセス可能なＷｅｂページを作成し、当該Ｗｅｂページにより、コミュニケーション対象者が相互にコミュニケーションを行うことが可能なＷｅｂフォーラムを提供するＷｅｂページ作成部３６を備えている。したがって、複数の参加者が参加する会議において、当初の出席予定者が欠席して代理出席者が出席する場合、その会議の進行中に、会議を欠席している参加者が、代理出席する参加者とＷｅｂページを介して相互にコミュニケーションを行うことにより、代理出席する参加者に適切な指示などを与えることが可能であり、その会議を効率良く円滑に進めることができるようになる。

また本実施形態においてＷｅｂページ作成部３６は、参考情報の関連付けられたページの資料画像が読み出されて出力されたとき、Ｗｅｂフォーラムに当該ページに関連付けられている参考情報を追加記録するように構成される。したがって、代理出席者が、会議の進行中に、適切なタイミングで事前に受けたレクチャーや指示の内容を確認することができるので、会議を円滑に進めることができるようになる。

また、Ｗｅｂページ作成部３６は、Ｗｅｂフォーラムに記録された情報を記憶装置２４に記憶していくので、会議終了後においては実際の会議での対応の仕方を振り返って確認することが可能である。それ故、本実施形態の会議支援装置２は、経験の浅い者を会議へ代理出席させることにより育成するという点では、実際の会議中だけでなく、会議が終了した後にも適切なアドバイスを行うことが可能であるので、経験の浅い者を良好に育成していくことができるようになる。

以上、本発明に関する実施形態について説明したが、本発明は上述した内容に限られるものではなく、種々の変形例が適用可能である。例えば、上記実施形態では、複合機やＭＦＰなどで構成される情報機器１０が会議支援装置２としての機能を実現する場合を例示したが、上述した情報機器１０の機能は、例えば一般的なコンピュータやサーバ装置などによって実現しても構わない。

２ 会議支援装置
４，４ａ，４ｂ，４ｃ，４ｄ 情報処理端末
５ 表示装置
６ ネットワーク
８ 会議資料データ
９ 参考情報付加データ
２０ 制御部
２４ 記憶装置（記憶手段）
２８ 会議情報
３１ 会議情報登録部
３２ 会議支援処理部
３３ 会議資料読出部
３４ 資料画像出力部（表示制御手段）
３６ Ｗｅｂページ作成部（Ｗｅｂページ作成手段）
３７ 資料画像配信部
３８ 電子フォーラム提供部

Claims (6)

1. ネットワークに接続される会議支援装置であって、
   複数ページから成る会議資料と、前記会議資料の各ページに対して予め関連付けられた参考情報と、会議に参加する複数の参加者のうちから選択された少なくとも２人の参加者がコミュニケーション対象者として登録された会議情報とを記憶する記憶手段と、
   前記記憶手段に記憶された前記会議資料から１ページ分の資料画像を読み出して出力することにより該資料画像を表示させる表示制御手段と、
   前記会議情報に基づいて、前記コミュニケーション対象者のそれぞれが操作する少なくとも２つの情報処理端末から前記ネットワークを介してアクセス可能なＷｅｂページを作成し、当該Ｗｅｂページにより、前記コミュニケーション対象者が相互にコミュニケーションを行うことが可能な電子フォーラムを提供するＷｅｂページ作成手段と、
   を備え、
   前記Ｗｅｂページ作成手段は、前記表示制御手段により前記会議資料から前記参考情報の関連付けられたページの資料画像が読み出されて出力されたとき、前記電子フォーラムに当該ページに関連付けられている前記参考情報を追加記録することを特徴とする会議支援装置。
2. 前記Ｗｅｂページ作成手段は、前記電子フォーラムに前記参考情報を追加記録することに伴い、前記コミュニケーション対象者が操作する少なくとも１つの情報処理端末に対して前記参考情報を追加記録したことを報知する報知画像を表示させることを特徴とする請求項１に記載の会議支援装置。
3. 前記参考情報は、重要な参考情報である場合に重要な参考情報であることを示す付属情報が含まれており、
   前記Ｗｅｂページ作成手段は、前記電子フォーラムに追加記録した前記参考情報に前記付属情報が含まれているか否かに応じて、前記報知画像の種類を切り替えることを特徴とする請求項２に記載の会議支援装置。
4. 前記Ｗｅｂページ作成手段は、前記電子フォーラムに前記参考情報を追加記録した後、当該参考情報に対する返答が行われたか否かを判定し、所定のタイミングまでに当該参考情報に対する返答が行われなかった場合、前記電子フォーラムに追加記録した当該参考情報に対応付けて返答が行われていないことを警告する警告情報を追加記録することを特徴とする請求項１乃至３のいずれかに記載の会議支援装置。
5. 前記Ｗｅｂページ作成手段は、前記電子フォーラムに前記警告情報を追加記録することに伴い、前記コミュニケーション対象者が操作する少なくとも１つの情報処理端末に対して前記警告情報を追加記録したことを報知する警告画像を表示させることを特徴とする請求項４に記載の会議支援装置。
6. 前記Ｗｅｂページ作成手段は、前記電子フォーラムに記録された情報を前記記憶手段に記憶していくことを特徴とする請求項１乃至５のいずれかに記載の会議支援装置。

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