JP2012003717A - 文書管理システム - Google Patents

Abstract

【課題】 縮小画像の設定を行う前に文書の格納を行うため、縮小画像作成完了まで待たなくても文書の格納を実施し、ユーザが格納された文書を確認できるようにする。
【解決手段】 本発明の文書管理システムは、受信した文書を格納した後に、前記格納された文書を取得する取得手段と、前記取得手段により取得された文書の縮小画像を作成する作成手段と、前記作成手段により作成された縮小画像を該文書のインデックスとして設定する設定手段とを備える。
【選択図】 図５

Description

本発明は、複合機などのデバイスから格納した文書やクライアントＰＣのＷｅｂブラウザから格納した文書の縮小画像を作成可能な文書管理システムに関する。

文書管理システムを使用している環境では、クライアントＰＣのＷｅｂブラウザから文書をフォルダに格納したり、デバイスがＦＡＸ受信した文書やスキャン送信した文書などをフォルダに格納したりして、様々な文書を文書管理サーバで管理することが可能である。
ユーザが格納した文書を確認する際に、クライアントＰＣのＷｅｂブラウザから文書管理サーバにアクセスして所定のフォルダを表示し、その格納した文書に対して様々な処理を行う。

特許文献１に示されるように、格納する文書の縮小画像を表示するために、サーバに文書を格納する前に縮小画像を作成して、文書格納時にその縮小画像も設定を行う方法がある。

ＵＳＰ ６５８４４６６

サーバが格納した文書を一覧表示した際に、どういう内容の文書か判断するためには文書名から判断するか、一度文書を開いて文書の内容を確認する必要がある。ただ、一つ一つの文書を開いて確認するには手間がかかる。

先行技術では、サーバに文書を格納する前に縮小画像を作成して、文書格納時にその縮小画像も設定を行う。それにより、縮小画像を作成するまで文書の格納は行われないため、格納された文書を確認するためには縮小画像の作成が行われるのを待つ必要がある。

それに対して本発明では、文書格納後にその文書を取得し、取得した文書に対して縮小画像を作成する。これにより、縮小画像の作成を待つ前に文書の格納を行うことが可能となる。つまり、本発明では、縮小画像の設定を行う前に文書の格納を行うため、縮小画像作成完了まで待たなくても文書の格納を実施し、ユーザが格納された文書を確認できるようにすることを目的とする。

上記の課題と鑑み、本発明による文書管理システムは、受信した文書を格納した後に、前記格納された文書を取得する取得手段と、前記取得手段により取得された文書の縮小画像を作成する作成手段と、前記作成手段により作成された縮小画像を該文書のインデックスとして設定する設定手段とを備えることを特徴とする文書管理システム。

本発明によれば、縮小画像を作成する前に文書を格納することで、縮小画像の作成を待たずにユーザはその文書を確認することができる。

本発明の実施形態に係る文書管理システムのシステム構成図である。 本発明の実施形態に係る文書管理システムのハードウェア構成図である。 本発明の実施形態に係る文書管理システムの複合機のハードウェア構成図である。 本発明の実施形態に係る文書管理システムのソフトウェアの構成図である。 本発明の実施形態に係る文書管理システムの文書の登録フローである。 本発明の実施形態に係る文書管理システムの文書登録後の表示例を示す図である。 本発明の実施形態に係る文書管理システムの振り分け条件情報の登録のフローを示す図である。 本発明の実施形態に係る文書管理システムの振り分け条件情報の構成例である。 本発明の実施形態に係る文書管理システムの文書の登録のフローを示す図である。

以下、本発明を実施するための最良の形態について図面を用いて説明する。

（実施例１）
本発明の第１実施の形態を図１乃至図６に基づき説明する。

［システム構成］
図１は、本発明の実施形態に係る文書管理システムのシステム概念図である。本実施形態に係る文書管理システムにユーザＡがブラウザを介してアクセスするクライアントＰＣ１０と、本実施形態に係る文書管理システムのＷｅｂアプリケーションを提供するＷｅｂアプリケーションサーバＰＣ２０がある。また、本システムにアクセスするユーザの情報を管理するユーザ管理サービスサーバＰＣ３０と、文書を保存／管理する機能を有する文書管理サービスサーバＰＣ４０がある。そして、複合機５０のＵＩ（本実施例では、内部的にはブラウザを使用してＵＩを表示していることとする）を介してアクセスする複合機５０があり、上記それぞれがネットワークを介して接続されている。また、文書管理サービスサーバは、クライアントＰＣ１０と複合機５０から文書を登録する際に登録する文書を振り分ける機能を備えている。

ここで、該ＷｅｂアプリケーションサーバＰＣ２０、該ユーザ管理サービスサーバＰＣ３０、及び該文書管理サービスサーバＰＣ４０は、別々に配置されている構成としているが、一つのＰＣにおいて構成されても構わない。また、文書管理サービスサーバが備える振り分け機能は別サーバの機能として構成されても構わない。

また、ユーザＡがクライアントＰＣ１０を操作する構成としているが、該３つのサーバＰＣのいずれか、もしくは全てと同じＰＣで操作しても構わない。

更に、ユーザＢが複合機５０を操作する構成としているが、スキャナがクライアントＰＣ１０に接続されている構成であっても構わない。

なお、本実施形態に係る文書管理システムは、クライアントＰＣのブラウザを介してアクセスする構成、および、複合機のＵＩを介してアクセスする構成としている。しかし、図示しない専用のクライアントアプリケーションを該クライアントＰＣ１０および複合機５０に配置し、それを操作する構成であっても構わない。この場合、該ＷｅｂアプリケーションサーバＰＣ２０ではなく、該文書管理サービスサーバＰＣ４０と該専用クライアントアプリケーションが通信する構成でも構わない。

［ハードウェア構成］
図２は、本発明の実施形態に係る文書管理システムを構成する各ＰＣのハードウェア構成図を示している。図３は、本発明の実施形態に係る文書管理システムを構成する各複合機のハードウェア構成図を示している。図２および図３に示されるハードウェア構成図は一般的な情報処理装置および複合機のハードウェア構成図に相当するものとし、本実施形態の各ＰＣ／複合機には一般的な情報処理装置のハードウェア構成を適用できる。

図２において、ＣＰＵ１００は、ＲＯＭ１０２のプログラム用ＲＯＭに記憶された、或いはハードディスク１０９からＲＡＭ１０１にロードされたＯＳやアプリケーション等のプログラムを実行する。ここでＯＳとはコンピュータ上で稼動するオペレーティングシステムの略語であり、以下オペレーティングシステムのことをＯＳと呼ぶ。後述する各フローチャートの処理はこのプログラムの実行により実現できる。ＲＡＭ１０１は、ＣＰＵ１００の主メモリ、ワークエリア等として機能する。キーボードコントローラ１０３は、キーボード１０７や図示しないポインティングデバイスからのキー入力を制御する。ディスプレイコントローラ１０４は、各種ディスプレイ１０８の表示を制御する。ディスクコントローラ１０５は、各種データを記憶するハードディスク（ＨＤ）１０９やフロッピー（登録商標）ディスク（ＦＤ）等におけるデータアクセスを制御する。ＮＣ１０６はネットワークに接続されて、ネットワークに接続された他の機器との通信制御処理を実行する。

図３において、ＣＰＵ２０００は、内部バス３０７を介して後述する各機能／装置を接続し、該複合機５０を制御するものである。表示装置２００１は、タッチパネルなどの画面を表示するための装置である。ユーザは、ユーザ所望の動作を行うための操作等を該表示装置２００１に表示される画面を介して行う。スキャナ装置２００２は、スキャンを行うための装置であり、スキャナ情報管理部２００３は、該スキャナ装置２００２の機能／状態の情報を管理／保持する。

更に、メモリ２００４は、該ＣＰＵ２０００が該複合機５０を制御するために実行する各種命令（アプリケーションプログラム含む）を記憶し、大容量記憶装置２００５には、該スキャナ装置２００２でスキャンしたデータを一時保存する。また、ネットワークインターフェース２００６は、該ＣＰＵ２０００に従いＬＡＮを介して信号の送受信を行う。

［ソフトウェア構成］
図４は、本発明の実施形態に係る文書管理システムの一例を示すソフトウェア構成図である。該ＷｅｂアプリケーションサーバＰＣ２０、該ユーザ管理サービスサーバＰＣ３０、及び該文書管理サービスサーバＰＣ４０内のソフトウェア構成を示している。なお、メイン制御部２００は、本発明の実施形態に係る文書管理システムの全体を制御し、後述する各部に対する指示、管理を行う。

データ送受信部２０１は、前記クライアントＰＣ１０および前記複合機５０においてユーザがブラウザを介して出した命令を受け取り、該メイン制御部２００より指示を受けた結果を、該クライアントＰＣ１０および該複合機５０に返答する。

セッション記憶部２０２は、該クライアントＰＣ１０および該複合機５０においてユーザがブラウザを介して本文書管理システムにアクセスしてから、同一ユーザからのアクセスであることを示すためのセッション情報を生成する。更に、ユーザが本文書管理システムへのアクセスをやめる（ログアウト）、もしくは自動タイムアウトなどでセッションが切れるまでの間、繰り返し使用する各種情報をセッション情報と関連付けて保持する。

ＷｅｂＵＩ生成部２０３は、該メイン制御部２００より指示を受け、状況に応じたＷｅｂＵＩ（ＨＴＭＬ）を生成する。ここで、該ＷｅｂＵＩ生成部が生成するＷｅｂＵＩは、ＨＴＭＬだけに限定するものではなく、Ｊａｖａ（登録商標）Ｓｃｒｉｐｔなどのスクリプト言語が埋まっていても構わない。

次に、ユーザ情報処理部３００は、該メイン制御部２００からの指示に従い、ユーザ情報記憶部３０１に保存されている本文書管理システムにアクセス可能なユーザ、及びユーザ設定情報（ＵＩ設定情報を含む）の抽出、設定などの処理を行う。ここで、ユーザ管理に関して、本文書管理システム独自の管理ではなく、既知の技術であるＡｃｔｉｖｅ Ｄｉｒｅｃｔｏｒｙ、ＬＤＡＰなどと該ユーザ情報処理部３００が連携し、該ユーザ情報記憶部３０１においてはユーザ設定情報のみを保存しても構わない。

次に、文書情報処理部４００は、該メイン制御部２００からの指示に従い、文書情報記憶部４０１に保存されている文書の実体、及びインデックス情報を含む文書属性の登録、保存、抽出、編集などの操作を行う。縮小画像の登録も行う。

以下、本発明の第１の実施形態に係る文書管理システムの各ステップにおける処理について、図１乃至図６を用いて具体的に説明する。

［縮小画像の登録］
図５は、本発明の実施形態に係る文書管理システムの縮小画像の登録フローを示す図である。本実施例では、特に図１の該複合機５０から送信された文書の登録を想定しているが、該クライアントＰＣ１０から送信された文書の登録と置き換えても構わない。

ステップＳ１００において、複合機５０から文書管理サーバへの文書登録操作が行われた場合に、その文書を送付する。文書登録の操作はユーザがスキャンした文書の送信や複合機がＦＡＸ受信した文書を転送して行われる。

次に、ステップＳ１０１において、該ステップＳ１００で送信した文書を受信する。

ステップＳ１０２において、受信した文書を文書管理サーバへ格納をする。

ステップＳ１０３において、該ステップＳ１０２で格納した文書のファイル形式をチェックし、縮小画像作成可能な文書か判断する。

縮小画像作成可能な文書である場合に、ステップＳ１０４において、該ステップＳ１０２で格納した文書を取得する。その際にはテンポラリ領域にその文書を保存する。

ステップＳ１０５において、該ステップＳ１０４で受信した文書の縮小画像を作成する。

ステップＳ１０６において、該ステップＳ１０５で縮小画像の作成が成功したか確認をする。

作成成功している場合に、ステップＳ１０７において、該ステップＳ１０４で作成した縮小画像を該ステップ１０２で登録した文書のインデックスに設定をする。登録後は図６のようにクライアントＰＣ１０のブラウザを通してフォルダを表示した際に、格納を行った文書の縮小画像を表示する。

（実施例２）
本発明の第２実施の形態を図１乃至図４と図７乃至図９に基づき説明する。第１の実施形態に係る文書登録システムと異なるのは、複合機またはクライアントＰＣから文書登録をした後に、縮小画像を作成する文書をファイル形式ではなく、あらかじめ作成した「格納先フォルダ」の振り分け条件の情報に基づいて縮小画像の作成を行う。

本発明の第２の実施形態により、縮小画像の作成縮小画像の作成を行う文書を文書と共に受信した情報を基によって決定することができる。

［振り分け条件の登録］
図７は、本発明の実施形態に係る文書管理システムの振り分け条件の登録フローを示す図である。本実施例では、特に図１の該複合機５０から送信された文書の登録を想定しているが、該クライアントＰＣ１０から送信された文書の登録と置き換えても構わない。

ステップＳ２００において、該ＷｅｂアプリケーションサーバＰＣ２０は、振り分け条件登録画面を表示する。また、この時にメイン制御部２００を介して、ユーザ情報記憶部３０１にすでに保存している振り分け条件の情報があるか確認する。既存の振り分け条件情報がある場合には、その情報を取得し、該クライアントＰＣ１０の画面に表示する。

ステップＳ２０１において、該クライアントＰＣ１０は、該キーボード１０７を介してユーザからの振り分け条件情報に関する指定を受け付ける。振り分け条件情報には、登録文書の登録元、登録文書の振り分けを行う条件、振り分けの際にどのフォルダに振り分けるかを示す格納先フォルダ情報、フォルダに文書を格納した後に縮小画像作成するかを示す情報を登録する。図８は、振り分け条件、格納先フォルダ、縮小画像作成設定の登録例である。振り分け条件に記載されている情報は、複合機から登録文書が送信されてきた際に付随する情報や文書名などと比較を行い、条件に合うか確認をする。条件に合った場合に、その条件に設定された格納先フォルダを用いて文書登録を行った後に縮小画像作成設定を用いて縮小画像の設定を行う。

ステップＳ２０２において、該クライアントＰＣ１０は、ステップＳ２０１で登録された振り分け条件情報を該ＷｅｂアプリケーションサーバＰＣ２０に送信する。続けて、ＷｅｂアプリケーションサーバＰＣ２０はメイン制御部２００を介して、ユーザ情報記憶部３０１に保存する。この登録された情報は各ユーザで共通の情報として登録しても構わない。

［縮小画像の登録］
図９は、本発明の実施形態に係る文書管理システムの縮小画像の登録フローを示す図である。

まず、ステップＳ３００において、複合機５０から文書管理サーバへの文書登録操作が行われた場合に、その文書と付随情報として属性情報を送付する。文書登録の操作はユーザがスキャンした文書の送信や複合機がＦＡＸ受信した文書を転送して行われる。属性情報には図８に記載した振り分け条件に使用する情報として、送信元やＦＡＸ番号などが記載されている。

次に、ステップＳ３０１において、該ステップＳ３００で送信した文書と属性情報を受信する。

ステップＳ３０２において、受信した属性情報と振り分け条件を比較する。

ステップＳ３０３において、該ステップＳ３０２で比較した結果に一致する項目がある場合、ステップＳ３０４でその一致する振り分け条件に設定された格納先フォルダと縮小画像作成情報を取得する。

ステップＳ３０５において、該ステップＳ３０１で受信した文書を該ステップＳ３０４で取得した格納先フォルダに登録する。

ステップＳ３０６において、該ステップＳ３０４で取得した縮小画像作成情報をチェックし、縮小画像の作成を行う設定か判断する。

縮小画像の作成を行う設定である場合に、ステップＳ３０７において、該ステップＳ３０５で格納した文書を取得する。その際にはテンポラリ領域にその文書を保存する。

ステップＳ３０８において、該ステップＳ３０７で受信した文書の縮小画像を作成する。

ステップＳ３０９において、該ステップＳ３０８で縮小画像の作成が成功したか確認をする。

作成成功している場合に、ステップＳ３１０において、該ステップＳ３０８で作成した縮小画像を該ステップ３０５で登録した文書のインデックスに設定をする。

ステップＳ３０３において、該ステップＳ３０２で比較した結果に一致する項目がない場合、ステップＳ３１１でデフォルトの格納先フォルダに文書を登録する。

１０ クライアントＰＣ
２０ ＷＥＢアプリケーションサーバ
３０ ユーザ管理サービスサーバ
４０ 文書管理サービスサーバ
５０ 複合機
２００ メイン制御部
２０３ ＵＩ生成部

Claims (1)

1. 受信した文書を格納した後に、前記格納された文書を取得する取得手段と、
   前記取得手段により取得された文書の縮小画像を作成する作成手段と、
   前記作成手段により作成された縮小画像を該文書のインデックスとして設定する設定手段と
   を備えることを特徴とする文書管理システム。

Images