JP2011243095A - 会合運営支援システム、そのためのサーバ、サーバの制御方法、コンピュータプログラム - Google Patents

Abstract

【課題】種々の会合において、できるだけ重要度合いの高い質問のみが発表者に通知されるようにして会合の効率を向上させること。
【解決手段】端末１３から送信された質問票ＳＨについての重要度ＪＤを判定する重要度判定部５２と、端末から送信された質問票についての重要度を当該端末１３に送信する重要度送信手段５５１と、端末から送信された質問票について、当該質問票の質問を実際に行うか否かについての問い合わせＴＡを当該端末１３に送信する問い合わせ送信部５５と、端末から質問票の質問を実際に行う旨の返信があったときに、当該質問票の内容を当該会合の発表者に知らせる質問通知部６３とを有する。
【選択図】図３

Description

本発明は、会合運営支援システム、そのためのサーバ、サーバの制御方法、およびコンピュータプログラムに関する。

従来より、プロジェクタ、およびネットワークで接続されたＰＣ（パーソナルコンピュータ）などを用いて、プレゼンテーション、研修会、会議、または集会などの会合が行われている。例えばプレゼンテーションにおいて、発表者は、準備した多数の資料画像をプロジェクタなどによって参加者に提示しながら、説明や解説などの発表を行う。

一般に、プレゼンテーションにおいて、発表者と参加者との間で質疑応答が行われる。質疑応答のために、参加者はＰＣを用いて発表者に質問を送信することが可能である。

従来において、サブ端末から発表者のメイン端末に質問が送信されると、その質問に対して優先順位が割り付けられ、優先順位の高い質問を受信した場合に発表者に通知することが提案されている（特許文献１）。

特開２００６−１３４０９４

上に述べた特許文献１によると、質問に優先順位を付加する機能はあるが、優先度の低い質問であっても発表者に通知されるので、発表者はその質問に対しても応える必要が生じる。

したがって、質問を発した参加者がそれほど重要でないかも知れないと考えている質問であっても、発表者に通知され、発表者がその質問に答えることによって質疑応答の時間が費やされる。

プレゼンテーションなどにおいては、種々の参加者から種々の質問が投げられる。特に、ネット上での事前会議や事前意見収集、会議中のネット上での意見具申、現実の会議上での意見の発言など、質問の機会をできるだけ増やすことが、会議の深みを増加させるために必要である。しかし、質問の機会を単純に増やしただけでは、発表者にとってはそれらの質問に対応するために時間や手間がかかるので、会合の効率を向上させることにはならず、会議の深みを増すことに繋がらない。

本発明は、上述の問題に鑑みてなされたもので、種々の会合において、できるだけ重要度合いの高い質問のみが発表者に通知されるようにして会合の効率を向上させることを目的とする。

本発明に係る会合運営支援システムのためのサーバは、端末から送信された質問票についての重要度を判定する重要度判定手段と、前記端末から送信された質問票についての重要度を当該端末に送信する重要度送信手段と、前記端末から送信された質問票について、当該質問票の質問を実際に行うか否かについての問い合わせを当該端末に送信する問い合わせ送信手段と、前記端末から前記質問票の質問を実際に行う旨の返信があったときに、当該質問票の内容を当該会合の発表者に知らせる質問通知手段と、を有する。

本発明に係る会合運営支援システムに用いられる端末には、質問票に質問を入力して前記サーバに送信する質問票送信手段と、前記サーバから送信された問い合わせに対して返信する問い合わせ返信手段と、を設けることが可能である。

本発明によると、種々の会合において、できるだけ重要度合いの高い質問のみが発表者に通知されるようになり、会合の効率を向上させることが可能である。

本実施形態の会合運営支援システムの構成例を示す図である。 複合機および端末などにおける構成の例を示すブロック図である。 複合機の機能的な構成を示すブロック図である。 端末の機能的な構成を示すブロック図である。 重要度テーブルの例を示す図である。 端末の画面に表示される内容の例を示す図である。 履歴情報の例を示す図である。 質問投票データおよび質問集計データの例を示す図である。 予測質問および自動回答用の文章の例を示す図である。 質問者の端末に表示される事前質問画面の例を示す図である。 会合運営支援システムにおける質問などの主な流れを説明するための図である。 質問の処理の流れの例を示すフローチャートである。 事前質問の処理の流れの例を示すフローチャートである。

〔会合運営支援システム〕
図１には本実施形態の会合運営支援システム１の構成例が示されている。会合運営支援システム１は、発表者によるプレゼンテーション、研修会、会議、または集会などの種々の会合において、その運営を支援するために用いられる。

図１において、会合運営支援システム１は、複合機１１、複数の端末１２，１３，１３…などからなっている。これらはＬＡＮ（Local Area Network) などのネットワークＮＷを介して互いに接続されている。

複合機１１は、コピー機能、ネットワークプリンティング機能、ＦＡＸ機能、スキャナ機能、およびドキュメントサーバ機能など多機能を備えた画像形成装置である。ＭＦＰ（Multi Function Peripherals）とも呼称される。複合機１１は、電子写真プロセスによって用紙上に画像形成を行うことが可能である。

複合機１１は、ボックス機能（ＢＯＸ機能）を持っている。ボックス機能によると、画像、線画、文字などを含む種々の複数のファイルを記憶領域であるボックス（ＢＯＸ）に仕分けして格納し、ユーザの指令に応じてそれを読み出し、印刷またはデータ転送などを行うことができる。

また、複合機１１は、コンピュータとしての機能を持っており、種々のデータ処理、およびネットワークＮＷを介したデータ通信を行うことが可能である。本実施形態において、複合機１１は、ネットワークＮＷに接続された端末１２，１３をクライアントとするサーバとして用いられる。

複合機１１は、また、インターネットＮＷＴと接続可能であり、また、端末１２，１３に対してはルーターとしての機能を持っている。

このように、複合機１１は、会合運営支援システム１における種々の機能を担っており、例えば会合が開催される会場の中、または会場の外の適当な場所に設置される。また発表者の近くに設置してもよい。

端末１２，１３は、例えばパーソナルコンピュータであり、ノート型、モバイル型、またはデスクトップ型のものなどを用いることができる。また、パーソナルコンピュータ以外のモバイル端末、電子端末などを用いることも可能である。

なお、本実施形態においては、会合の発表者は端末１２を、発表者以外の参加者は端末１３を、それぞれ使用するものとする。

なお、図には示していないが、プロジェクタまたは大型モニタなどの表示装置が、複合機１１または端末１２に接続可能である。複合機１１または端末１２から表示装置に画像データを送ることにより、それらの画像を表示することが可能である。

本実施形態では、例えばプレゼンテーションにおいて、発表者は、発表に用いる資料（資料データ）を自己の端末１２に記憶させておく。同じ資料を複合機１１のボックスにも記憶させておく。発表者は、それらの資料を用いながらプレゼンテーションを行う。

参加者は、それぞれの端末１３を用いて、複合機１１のボックスに記憶された発表者の資料を閲覧することができる。また、参加者は、端末１３を用いて発表者に質問することができる。つまり、参加者は、端末１３の画面上で質問票を作成し、作成した質問票を複合機１１に送信する。

複合機１１は、端末１３から送信された質問票をボックスの所定の記憶領域に記憶する。そして、その質問票を解析し、プレゼンテーションにおけるその重要度を判定する。そして、その質問票について、質問を実際に行うか否かについての問い合わせを、質問を行った参加者の端末１３に送信して問い合わせ（確認）を行う。その問い合わせの中に、判定結果である重要度を含めて送信する。

なお、質問を行った参加者を、「質問者」と記載することがある。

質問者は、複合機１１からの問い合わせを端末１３の画面で見ることができる。その際に、重要度が表示されるので、自己の行った質問について発表者側から見た重要度を知ることができる。そして、質問を実際に行うか否かについての問い合わせに対し、例えば「はい（ＹＥＳ）」または「いいえ（ＮＯ）」を返信する。

質問者が「はい」と答えた場合には、その質問票が発表者の端末１２に送信され、質問の内容が発表者に知らされる。発表者は、その質問の内容を見て、質疑応答の中で答えることとなる。

質問者が「いいえ」と答えた場合には、複合機１１は、その質問票の内容を当該会合の履歴情報として記録するか否かの問い合わせを当該端末１３に送信する。

質問者は、複合機１１からのその問い合わせを端末１３の画面で見ることができる。その問い合わせに対して、例えば、履歴情報として記録する旨、または削除する旨を返信する。

複合機１１は、履歴情報として記録する旨の返信がきた場合には、当該質問票の内容を当該会合の履歴情報として記録する。削除する旨の返信がきた場合には、その質問票を削除する。

このように、会合運営支援システム１は、質問者が質問票を送信して質問を行った場合に、その質問が直接に発表者に届けられるのではなく、まず、その質問を続行するかどうかを重要度を示して質問者に確認のために問い合わせる。その問い合わせに対して、質問者が質問を続行する（実際に質問を行う）と答えた場合にのみ、初めて、その質問票がプレゼンテーション中または質疑応答中に発表者に届けられる。

したがって、プレゼンテーションまたは質疑応答の場において、重要な質問または会合の深みを増加させる質問のみが集まる傾向が増大し、限定された時間を効率よく利用することができる。
〔複合機および端末〕
図２において、複合機１１には、システムコントローラ２１、撮影部２２、画像処理部２３、画像形成部２４、記憶部２５、メモリ２６、操作部２７、および通信部２８などが設けられる。

撮影部２２によって、原稿などの画像を撮影し、画像処理部２３で必要な画像処理を行い、画像形成部２４において電子写真プロセスによって用紙上に画像を形成する。記憶部２５またはメモリ２６には、種々の画像、データ、コンピュータプログラムなどが記憶される。また、それらの記憶領域の一部がボックスとして用いられる。

操作部２７にはタッチパネルが設けられ、タッチパネルは、表示装置および入力装置として動作する。ユーザは、操作部２７を操作することにより、複合機１１の種々の機能を実行させることができる。また、操作部２７の操作により、データの入力、設定、読み出しなどを行うことができる。

通信部２８は、端末１２，１３の通信部２８と通信する。また、通信部２８は、インターネットＮＷＴと接続可能であり、インターネットＮＷＴを介して種々のデータの送信および受信を行うことができる。

システムコントローラ２１は、複合機１１の全体を制御する。システムコントローラ２１は、ＣＰＵ、ＲＯＭ、ＲＡＭ、その他の周辺回路素子、および種々のハードウエア回路などから構成される。ＲＯＭまたはＲＡＭには、種々のコンピュータプログラムが格納され、それがＣＰＵによって実行される。本実施形態において、会合運営支援システム１におけるサーバとしての機能は、そのためのコンピュータプログラムをＣＰＵが実行することにより実現される。そのようなコンピュータプログラムは、インターネットＮＷＴを介してダウンロードすることが可能であり、また図示しない記録媒体からデバイス駆動装置を用いてインストールすることも可能である。

端末１２には、システムコントローラ３１、メモリ３２、操作部３３、ディスプレイ３４、および通信部２８などが設けられる。

端末１３には、システムコントローラ４１、メモリ４２、操作部４３、ディスプレイ４４、および通信部４８などが設けられる。

これら端末１２，１３の構成それ自体は公知であるので、詳しい説明は省略する。
〔複合機のサーバとしての機能の説明〕
図３には複合機１１の機能的な構成が示されており、図４には端末１３の機能的な構成が示されている。

図３において、複合機１１には、質問票受信部５１、重要度判定部５２、重要度因子記憶部５３、オンライン検索部５４、問い合わせ送信部５５、返信受信部５６、質問票送信部５７、集計部５８、資料記憶部５９、資料出力部６０、質問票記録部６１、履歴記憶部６２、質問通知部６３、および集計通知部６４などが設けられる。

また、図４において、端末１３には、質問票送信部７１、問い合わせ返信部７２、および投票送信部７３が設けられる。

端末１３において、質問票送信部７１は、質問者が質問を入力して作成した質問票ＳＨを、複合機１１に送信する（図１１のＳ１）。質問票ＳＨの作成に当たって、質問者の氏名、役職などを入力する。なお、質問票ＳＨのフォーマットは、複合機１１において予め準備されており、端末１３によって任意にダウンロード可能である。

端末１３のディスプレイ４４には、図６（Ａ）に示される質問票画面ＨＧ１が表示される。質問者は、質問票画面ＨＧ１において、質問の内容を入力し、質問確認ボタンＢＴ１を押す。

複合機１１において、質問票受信部５１は、端末１３から送信された質問票ＳＨを受信する。

重要度判定部５２は、端末１３から送信された質問票ＳＨについての重要度ＪＤを判定する。重要度ＪＤの判定に際して、質問票ＳＨの内容、重要度因子記憶部５３に記憶された内容、質問票ＳＨを発信した質問者の役職または職務の内容、および、質問票ＳＨに含まれる語句についてのインターネットを利用したオンライン検索（図１１のＳ２）を行った結果などが参照される。

重要度因子記憶部５３には、重要度テーブルＴＢ１が記憶されている。重要度テーブルＴＢ１は、プレゼンテーションに用いられる資料の各ページについての重要度因子ＪＤａを記憶する。重要度因子記憶部５３はボックスの一部である。

図５には重要度テーブルＴＢ１の例が示されている。重要度テーブルＴＢ１には、資料番号ＮＧＳ、ページＰＧ、および、各ページＰＧの重要度因子ＪＤａが記録されている。重要度因子ＪＤａは、重要度が高い順に、Ａ，Ｂ，Ｃとなっている。例えば、ページＰＧが「１」の重要度因子ＪＤａは「Ｂ」、ページ「２」では「Ｃ」、ページ「３」では「Ａ」である。このような重要度因子ＪＤａは、発表者によって設定される。

つまり、発表者は、自己が準備した資料の中で、重要であって参加者によく理解して欲しい内容を含んでいると考えるページＰＧに高い重要度因子ＪＤａを付しておく。これにより、重要なページＰＧについての質問がくれば、その質問に高い重要度ＪＤを与えることができる。したがって、質問者からの質問の中に、例えば、「３ページで…」または「印刷の説明がされたページで…」などのように、重要度因子ＪＤａが高く設定されたページＰＧに言及した質問である場合に、その重要度因子ＪＤａが高くなり、その分、重要度ＪＤが高くなる。

なお、資料の各ページＰＧの画像をプロジェクタなどで表示するに当たり、重要度因子ＪＤａに応じて表示時間を設定するようにしてもよい。例えば、資料の各ページＰＧの画像を順次自動的に切り替えて表示するスライドモードとしたときに、各ページＰＧの表示時間を、重要度因子ＪＤａに応じて、重要なものほど長く設定されるようにしておく。

オンライン検索部５４は、質問票ＳＨに含まれる語句または単語について、インターネットＮＷＴを利用してオンライン検索を行う。例えば、質問票ＳＨに含まれる語句についてインターネットによる検索を行い、ヒットした件数、またはヒットした説明文に含まれる語句とプレゼンテーションのテーマとの関連性などを抽出する。

重要度判定部５２において、例えば、オンライン検索部５４によるヒット件数が多いほど高い重要度因子が与えられる。また、ヒットした説明文に含まれる語句とプレゼンテーションのテーマとの関連性が高いほど高い重要度因子が与えられる。

また、重要度判定部５２において、例えば、質問票ＳＨを発信した質問者の役職が「社長」「部長」などのように会社の幹部であったり、質問者の職務の内容とプレゼンテーションのテーマとの関連性が高い場合に、高い重要度因子が与えられる。

重要度判定部５２は、それら種々の重要度因子を参照し、最終的に重要度ＪＤを決定する。したがって、高い重要度因子を多く持った質問票ＳＨに高い重要度ＪＤが付与される。重要度ＪＤは、数値化部５２１によって数値化される。ここでは、重要度ＪＤは、例えば１００点満点における０〜１００の点数として決定される。しかし、１０点満点としてもよく、また５段階表示としてもよい。数値化された重要度ＪＤは、問い合わせ送信部５５に送られる。

なお、重要度判定部５２には、重要度判定を行うための公知のアルゴリズムを組み込んでおくことも可能である。

問い合わせ送信部５５は、端末１３から送信された質問票ＳＨについて、当該質問票ＳＨの質問を実際に行うか否かについての問い合わせＴＡを、当該端末１３に送信する（図１１のＳ３）。

問い合わせ送信部５５には、重要度送信部５５１が設けられており、数値化された重要度ＪＤが問い合わせＴＡに付加される。

図６（Ｂ）に示す問い合わせＴＡにおいて、図６（Ａ）に示す質問票ＳＨの質問Ｑ１に対し、重要度ＪＤが６０点であることが示され、実際に質問を行うかに対する答えとして、「はい」または「いいえ」を示すボタンＢＴ２，３が示されている。

端末１３のディスプレイ４４には、複合機１１から送信されてきた問い合わせＴＡの画面ＨＧ２が表示される。質問者は、画面ＨＧ２において、「はい」または「いいえ」のいずれかのボタンＢＴ２，３を押す。

問い合わせ返信部７２は、押されたいずれかのボタンＢＴ２，３に対応した内容を、複合機１１に返信する（図１１のＳ４）。

複合機１１の返信受信部５６は、問い合わせＴＡに対する端末１３からの返信を受信する。返信の内容が、ボタンＢＴ２が押されたことを示す場合には、つまり質問票ＳＨの質問を実際に行う旨の返信であったときには、その質問票ＳＨを質問通知部６３および質問票記録部６１に送る（図１１のＳ５）。

また、返信の内容が、ボタンＢＴ３が押されたことを示す場合、つまり質問票ＳＨの質問を実際に行わない旨の返信であったときに、問い合わせ送信部５５は、当該質問票ＳＨの内容を当該会合の履歴情報ＲＪとして記録するか否かの問い合わせＴＢを、当該端末１３に送信する。

図６（Ｃ）に示す問い合わせＴＢにおいて、図６（Ａ）に示す質問票ＳＨの質問Ｑ１について、資料として保存するか、または削除するか、いずれかを指示するためのボタン４，５が示されている。

端末１３のディスプレイ４４には、複合機１１から送信されてきた問い合わせＴＢの画面ＨＧ３が表示される。質問者は、画面ＨＧ３において、「資料として保存する」または「削除」のいずれかのボタンＢＴ４，５を押す。

問い合わせ返信部７２は、押されたいずれかのボタンＢＴ４，５に対応した内容を、複合機１１に返信する。

複合機１１の返信受信部５６は、返信の内容が、質問票ＳＨの内容を当該会合の履歴情報ＲＪとして記録する旨である場合に、その質問票ＳＨを、質問通知部６３に送ることなく、質問票記録部６１に送る。

質問通知部６３は、返信受信部５６から質問票ＳＨが送られてきたときに、質問票ＳＨの内容を当該会合の発表者に知らせるため、質問票ＳＨを端末１２に送信する。

発表者は、端末１２のディスプレイ３４に表示された質問票ＳＨを適当なタイミングで見ることができ、これによる質問があったこと、およびその内容、質問者の氏名および役職などを知ることができる。

質問票記録部６１は、返信受信部５６から質問票ＳＨが送られてきたときに、質問票ＳＨの内容を履歴記憶部６２に書き込み、履歴情報ＲＪとして記録する。

図７には、履歴記憶部６２に記録された履歴情報ＲＪの例が示されている。図７において、履歴情報ＲＪとして、質問番号ＮＳＨ、質問内容ＮＳ、および結果ＫＳが記録される。結果ＫＳには、図６（Ｂ）に示す問い合わせＴＡに対し、ボタンＢＴ２が押され、質問を実際に行う旨が返信されたときに、「Ｙ」が記録される。問い合わせＴＡに対してボタンＢＴ３が押され、問い合わせＴＢに対してボタンＢＴ４が押されたときに、「Ｎ」が記録される。

履歴情報ＲＪは、適当なタイミングで発表者の端末１２に送信され、そのディスプレイ３４に表示される。発表者は、履歴情報ＲＪを見ることによって、実際にどのような質問があったか、またどのような質問が記録だけにとどめられたか、を知ることができる。

端末１３において、画面ＨＧ３でボタンＢＴ５が押されたときには、返信受信部５６は、当該質問票ＳＨを削除し、図６（Ｄ）に示す確認画面ＨＧ４を端末１３に送信する。この場合に、複合機１１において質問票ＳＨは削除されるので、履歴情報ＲＪには残らない。

資料記憶部５９は、複合機１１のボックスの一部であり、プレゼンテーションのための資料ＧＳなどを記憶する。資料ＧＳには、各ページＰＧの画像が含まれる。資料記憶部５９への資料ＧＳの記憶は、端末１２からネットワークＮＷを介して送信することによっても可能である。

資料出力部６０は、操作入力などによる指令に応じて、資料記憶部５９に記憶された画像をプロジェクタなどに出力する。また、資料記憶部５９に記憶された内容を、端末１２，１３からの指令に応じて、それら端末１２，１３に出力（送信）する。

投票データ送信部５７は、端末１３から受信した１つまたは複数の質問票ＳＨの内容を編集し、質問投票データＳＴとして、少なくとも他の１つの端末１３に送信する。この場合に、１つの端末１３から受信した質問票ＳＨのみであれば、その端末１３以外の端末１３に送信すれば十分である。しかし、処理の簡単化のために、質問投票データＳＴをネットワークＮＷに接続された全ての端末１３に送信してもよい。

なお、質問投票データＳＴは、主としてプレゼンテーションが開始される前に端末１３から送信された質問票ＳＨによる事前質問を編集したものである。しかし、プレゼンテーションが開始された後で端末１３から送信された質問票ＳＨについても、適当なタイミングで編集し、質問投票データＳＴとすることが可能である。

端末１３において、受信した質問投票データＳＴはディスプレイ４４に表示される。参加者は、質問投票データＳＴについて、賛成である質問にチェックを入れる。チェックを入れた質問投票データＳＴは、投票送信部７３によって複合機１１に送信される。

複合機１１において、集計部５８は、質問投票データＳＴに対して複数の端末１３から送信された投票の結果を集計する。集計は、例えば、各質問票ＳＨについて、その質問を行うことに賛成する票の数をカウントする。

集計通知部６４は、集計部５８による集計結果を、当該会合の発表者に知らせるため、発表者の端末１２に送信する。

図８には、質問投票データＳＴおよび質問集計データＳＳの例が示されている。

図８に示す質問投票データＳＴにおいて、各質問Ｑ１，２，３…について、各参加者がチェックを入れることによって賛成（支持）の投票を行うことができる。

図８に示す質問集計データＳＳは、各質問Ｑ１，２，３…について、賛成の集計結果を示す。この質問集計データＳＳによると、特に質問Ｑ３について、多数の参加者が支持を表明している。したがって、発表者は、この質問集計データＳＳを見ることにより、質問Ｑ３に対する解説が重要であることが分かる。

このように、質問者は、質問のために送信した質問票ＳＨについて、複合機１１において重要度ＪＤを付加した問い合わせＴＡがくるので、この問い合わせＴＡにおいて、実際に質問を行うか否かを再考することができる。重要度ＪＤが表示されることによって、当該プレゼンテーションにおける自己の質問の位置付けの程度を知ることができる。したがって、重要度ＪＤが低い場合、例えば重要度ＪＤが２０点、３０点などの場合には、実際の質問を断念することが多くなると考えられ、重要な質問のみが実際に行われることとなる。

なお、実際に質問として採用しなかった質問票ＳＨについても、その内容を履歴情報ＲＪとして残すことができるので、例えば、発表者がプレゼンテーションの後でそれを見て、必要に応じて回答を行い、またはコメントを書き加えることができる。したがって、質疑応答の場面では取り上げられなかった質問票ＳＨであっても、その記録とそれに対する後日の発表者のコメントなどが履歴情報ＲＪに残り、他の参加者もそれを閲覧しまたは参照することができる。

なお、プレゼンテーションの開始時に、発表者または司会者が、質問票ＳＨについてのこのような仕組みについて説明を行うことが望ましい。その際に、参加者に対し、参加者の端末１３に表示される問い合わせＴＡの画面において、重要度ＪＤに応じて「はい」を選択するよう、または重要度ＪＤが○○点以上の場合に「はい」を選択するよう、アナウンスしておいてもよい。

なお、質問通知部６３が質問票ＳＨを端末１２に送信するタイミング、集計通知部６４が集計結果を端末１２に送信するタイミング、端末１２においてそれらをディスプレイ３４に表示するタイミングなどについて、種々設定することが可能である。

例えば、発表者が資料ＧＳの１つのページＰＧの説明を終えて次のページＰＧを捲る操作をしたときに、プロジェクタでは元のページＰＧを表示した状態で、ディスプレイ３４に質問票ＳＨまたはその一覧表を表示する。その場合に、プロジェクタで表示しているページＰＧに関する質問票ＳＨのみを表示してもよい。

発表者は、質問票ＳＨが表示されると、プロジェクタで表示しているページＰＧについて、その質問票ＳＨの内容に沿って追加の説明などを行う。

また、発表者は、所定の操作入力を行うことにより、任意のタイミングで、それらの質問票ＳＨおよび集計結果を見ることが可能である。
〔予測質問〕
発表者は、複合機１１に記憶させた資料ＧＳについて、資料ＧＳについての予測質問、および予測質問に対する自動回答用の文章を埋め込むことができる。

すなわち、発表者は、プレゼンテーションにおいて種々の質問がでることをある程度予測できるが、例えばその１つに、単なる単語の意味についての質問が予測される。しかし、単なる単語の意味についての質問は、プレゼンテーションにおける議論の深みを増すものではないことが多いので、時間が限られたプレゼンテーションまたは質疑応答の中では答えたくない。

そこで、発表者は、単語の意味についての質問のように、簡単なまたは定型化が容易な質問などについて、種々の予測質問とそれに対する自動回答用の文章を作成しておく。作成した予測質問および自動回答用の文章は、例えば資料ＧＳに埋め込まれ、資料ＧＳとともに資料記憶部５９の同じ記憶領域または異なる記憶領域に記憶される。

参加者は、資料ＧＳを事前に閲覧することができる。その際に、質問があれば、資料ＧＳに対する事前質問として質問票に書き込むことが可能である。

図９には、予測質問および自動回答用の文章の例が示されている。

図９において、「ＲＴＬとは何か？」という予測質問ＹＳ、およびそれに対する自動回答用文章ＪＫの例が示されている。

したがって、この場合には、質問者が「ＲＴＬとは何か？」と同趣旨の内容を質問票ＳＨに記載して複合機１１に送信した場合に、複合機１１は、その内容についてあいまい検索を行い、図９に示す自動回答用文章ＪＫを当該質問者の端末１３に送信する。

図１０には、質問者の端末１３に表示される事前質問の画面ＨＧ５の例が示されている。

図１０に示すように、質問者が自己の端末１３から質問内容を入力して送信すると、それに対する自動回答用文章ＪＫが表示される。質問者は、自動回答用文章ＪＫを見て納得すると、ＯＫボタンＢＴ６を押して質問を終了する。

このような事前質問は、上に述べたように適当なタイミングで編集され、質問投票データＳＴとして参加者に送信される。

なお、図１０に示す事前質問の画面ＨＧ５のフォーマットは、複合機１１から送信されるが、そのフォーマットを、図６（Ａ）に示す質問票画面ＨＧ１と同じにしてもよい。つまり、事前質問をも含めて、図６（Ａ）に示す質問票画面ＨＧ１を用いることとし、上に述べた種々の処理を組み合わせて行うようにすることが可能である。
〔フローチャートによる説明〕
次に、複合機１１および端末１３における質問の処理の流れをフローチャートに沿って説明する。

図１２において、複合機１１に質問票ＳＨが送られてくると（＃１１）、重要度ＪＤを判定し、数値化する（＃１２）。端末１３に、重要度ＪＤとともに問い合わせＴＡを送信する（＃１３）。実際に質問する旨の返信が端末１３からきたときには（＃１４でイエス）、質問票ＳＨを発表者の端末１２に送信して知らせる（＃１５）。

実際には質問しない旨の返信が端末１３からきたときには（＃１４でノー）、端末１３に問い合わせＴＢを送信し、履歴情報ＲＪに記録することにより後日の対応を希望するか、または質問票ＳＨを削除するか、を確認する（＃１６）。

質問者が記録を希望した場合には（＃１７でイエス）、履歴情報ＲＪに記録して保存する（＃１８）。質問者が削除を希望した場合には（＃１７でノー）、その質問票ＳＨを削除する（＃１９）。

図１３において、参加者が事前質問を行う場合に、端末１３からその旨の操作入力を行うと（＃２１でイエス）、端末１３のディスプレイ４４に事前質問用の画面が立ち上がる（＃２２）。

参加者は、事前質問用の画面において質問の内容を入力し、それを複合機１１に送信する（＃２３）。複合機１１において、事前質問の内容と同じ内容の予測質問があるかどうかを検索し、ある場合に（＃２４でイエス）、それに対応する自動回答用文章ＪＫを端末１３に送信する（＃２５）。

複合機１１において検索した結果、事前質問の内容と同じ内容の予測質問がない場合に（＃２４でノー）、その事前質問を編集し、質問投票データＳＴに追加し、または資料ＧＳに付加情報として保存する（＃２６）。質問投票データＳＴは端末１３に送信され、それに対する投票結果が発表者の端末１２に送信される。

上に述べた実施形態の会合運営支援システム１によると、種々の会合において、できるだけ重要度合いの高い質問のみが発表者に通知されるようになり、会合の効率を向上させることが可能である。

上に述べた実施形態の会合運営支援システム１において、問い合わせ送信部５５は質問を実際に行うか否かについての問い合わせと重要度ＪＤとを同時に端末１３に送信し、端末１３ではそれらを１つの同じ画面で表示した。しかし、質問を実際に行うか否かについての問い合わせと、重要度ＪＤとを、異なるデータとして端末１３に送信し、端末１３ではそれらを別々の画面に表示するようにしてもよい。

上に述べた実施形態の会合運営支援システム１において、複合機１１をサーバとして用いたが、複合機１１以外の機器をサーバとして用いてもよい。例えば、発表者の端末１２をサーバとして用いることができる。その場合には、質問通知部６３および集計通知部６４を、データを端末１２に送信するのではなく、端末１２のディスプレイ３４に表示するように動作させればよい。

また、端末１３のいずれをもサーバとして動作させるようにしてもよい。例えば、会合の参加者のいずれもが発表者となり得る可能性のある場合に、質問者は、発表者となっている参加者の端末１３に向けて質問票ＳＨを送信する。質問票ＳＨを受信した端末１３は質問票ＳＨを送信してきた端末１３に対して問い合わせＴＡ，ＴＢなどを送信する。

また、サーバの機能を、複合機１１および端末１２，１３によって分担するようにしてもよい。その場合には、サーバの機能を分担した複合機１１および端末１２，１３の全体がサーバに相当することとなる。

上に述べた実施形態において、複合機１１または端末１２，１３における処理内容、処理のタイミングまたは順序などは、上に述べた以外に種々変更することができる。その他、複合機１１、端末１２，１３、または会合運営支援システム１の各部または全体の構成、構造、回路、個数、データの構成、配置などは、本発明の主旨に沿って適宜変更することができる。

１ 会合運営支援システム
１１ 複合機（サーバ）
１２，１３ 端末（サーバ）
５２ 重要度判定部（重要度判定手段）
５２１ 数値化部（数値化手段）
５３ 重要度因子記憶部（重要度因子記憶手段）
５４ オンライン検索部
５５ 問い合わせ送信部（問い合わせ送信手段、重要度送信手段）
５５１ 重要度送信部（重要度送信手段）
５７ 質問票送信部
５８ 集計部（集計手段）
５９ 資料記憶部
６１ 質問票記録部（質問票記録手段）
６２ 履歴記憶部
６３ 質問通知部（質問通知手段）
６４ 集計通知部（集計結果通知手段）
７１ 質問票送信部（質問票送信手段）
７２ 問い合わせ返信部（問い合わせ返信手段）
７３ 投票送信部（投票データ送信手段）
ＮＷ ネットワーク
ＮＷＴ インターネット
ＳＨ 質問票
ＪＤ 重要度
ＪＤａ 重要度因子
ＴＡ，ＴＢ 問い合わせ
ＲＪ 履歴情報

Claims (11)

1. サーバおよび複数の端末がネットワークで接続されてなる会合運営支援システムのためのサーバであって、
   前記端末から送信された質問票についての重要度を判定する重要度判定手段と、
   前記端末から送信された質問票についての重要度を当該端末に送信する重要度送信手段と、
   前記端末から送信された質問票について、当該質問票の質問を実際に行うか否かについての問い合わせを当該端末に送信する問い合わせ送信手段と、
   前記端末から前記質問票の質問を実際に行う旨の返信があったときに、当該質問票の内容を当該会合の発表者に知らせる質問通知手段と、
   を有することを特徴とする会合運営支援システムのためのサーバ。
2. 会合における発表に用いる資料の各ページについての重要度因子を記憶する重要度因子記憶手段と、を有し、
   前記重要度判定手段は、前記質問票の内容および前記重要度記憶手段に記憶された内容を参照して、前記重要度を判定する、
   請求項１記載の会合運営支援システムのためのサーバ。
3. 前記重要度判定手段は、前記質問票を発信した質問者の役職または職務の内容、または前記質問票に含まれる語句についてのインターネットを利用したオンライン検索を行った結果を参照して、前記重要度を判定する、
   請求項１または２記載の会合運営支援システムのためのサーバ。
4. 前記重要度判定手段は、重要度を数値化する数値化手段を有し、
   前記重要度送信手段は、数値化された重要度を前記端末に送信する、
   請求項１ないし３のいずれかに記載の会合運営支援システムのためのサーバ。
5. 問い合わせ送信手段は、質問を実際に行わない場合に当該質問票の内容を当該会合の履歴情報として記録するか否かの問い合わせを当該端末に送信するようになっており、
   そしてさらに、
   前記端末から前記質問票の内容を当該会合の履歴情報として記録する旨の返信があったときに、当該質問票の内容を当該会合の履歴情報として記録する、質問票記録手段を有する、
   請求項１ないし４のいずれかに記載の会合運営支援システムのためのサーバ。
6. 前記質問票の内容に対する投票のためのデータを少なくとも他の１つの端末に送信する投票データ送信手段と、
   前記端末から返信された投票の結果を集計する集計手段と、
   前記集計手段による集計結果を当該会合の発表者に知らせる集計結果通知手段と、
   を有する請求項１ないし５のいずれかに記載の会合運営支援システムのためのサーバ。
7. 前記サーバは、画像形成機能を備えた複合機である、
   請求項１ないし６のいずれかに記載の会合運営支援システムのためのサーバ。
8. 前記サーバは、前記会合の発表者が操作する端末である、
   請求項１ないし６のいずれかに記載の会合運営支援システムのためのサーバ。
9. サーバおよび複数の端末がネットワークで接続されてなる会合運営支援システムにおけるサーバの制御方法であって、
   前記複数の端末のいずれかから送信された質問票についての重要度を判定するステップと、
   前記端末から送信された質問票について、当該質問票の質問を実際に行うか否かについての問い合わせを、当該質問票の重要度とともに当該端末に送信するステップと、
   前記端末から前記質問票の質問を実際に行う旨の返信があったときに、当該質問票の内容を当該会合の発表者に知らせるステップと、
   を有する会合運営支援システムにおけるサーバの制御方法。
10. サーバおよび複数の端末がネットワークで接続されてなる会合運営支援システムであって、
    前記各端末には、
    質問票に質問を入力して前記サーバに送信する質問票送信手段と、
    前記サーバから送信された問い合わせに対して返信する問い合わせ返信手段と、
    が設けられ、
    前記サーバには、
    前記端末から送信された質問票についての重要度を判定する重要度判定手段と、
    前記端末から送信された質問票についての重要度を当該端末に送信する重要度送信手段と、
    前記端末から送信された質問票について、当該質問票の質問を実際に行うか否かについての問い合わせを当該端末に送信する問い合わせ送信手段と、
    前記端末から前記質問票の質問を実際に行う旨の返信があったときに、当該質問票の内容を当該会合の発表者に知らせる質問通知手段と、
    が設けられてなる、
    ことを特徴とする会合運営支援システム。
11. 複数の端末がネットワークで接続されてなる会合運営支援システムに用いられるコンピュータで実行されるコンピュータプログラムであって、
    前記端末から送信された質問票についての重要度を判定する重要度判定手段と、
    前記端末から送信された質問票についての重要度を当該端末に送信する重要度送信手段と、
    前記端末から送信された質問票について、当該質問票の質問を実際に行うか否かについての問い合わせを当該端末に送信する問い合わせ送信手段と、
    前記端末から前記質問票の質問を実際に行う旨の返信があったときに、当該質問票の内容を当該会合の発表者に知らせる質問通知手段と、
    を前記コンピュータに実現させることを特徴とするコンピュータプログラム。

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