JP2011081472A - ドキュメント管理システム - Google Patents

Abstract

【課題】他のユーザの作業状況も考慮して、あるファイルに対して関連するファイルを検索することができる機能を有するドキュメント管理システムを提供する。
【解決手段】ドキュメント管理サーバ１００は、ユーザ認証部１２０と、ファイル操作部１３０と、ファイル操作の履歴に基づいてユーザ毎に各ファイル間の関連度を算出してファイル間関連情報１７４に記録するファイル操作記録／解析部１４０と、ファイル検索部１５０と、ファイル間関連情報１７４に記録された関連度に基づいて作業上関連するファイルを検出する関連ファイル検索部１６０とを有し、関連ファイル検索部１６０は、ファイル検索の要求を行ったユーザに係る各ファイル間の関連度と、当該ユーザが属するグループに属する１以上の他のユーザに係る各ファイル間の関連度とを加算し、加算された関連度が所定の閾値を超える場合にファイル間の関連があると判定する。
【選択図】図１

Description

本発明は、作業に関連するファイルを検索する技術に関し、特に、複数のユーザについてファイル管理や版管理などの機能を提供するドキュメント管理システムに適用して有効な技術に関するものである。

企業や組織などでは、多数のユーザが、それぞれ自身の作業等に係るファイル（ドキュメント）をファイルサーバに保管して一元的に管理する場合がある。このとき、多数のファイルについての文書管理の観点や、情報セキュリティの観点などから、ファイルの参照や作成、更新、削除等のファイル管理の機能や、版管理（バージョン管理）の機能などを有する、いわゆるドキュメント管理システムが用いられる場合がある。

ドキュメント管理システムとしては種々のものが提案され、また市販等されており、例えば、特開２００５−２４２８５０号公報（特許文献１）には、クライアントからのファイル取得要求に応じて、ファイル制御サーバでアクセス権を保持しているか確認するためにファイルテーブル管理部にアクセスし、取得要求を出したユーザが所属するグループによりチェックアウトされているか確認し、チェックアウトがされており、且つファイルテーブル管理部で、要求されたファイルが他のユーザによりロックされていなければロックを許可する。さらに、ファイルのアンロックを行い、バインダーの構成ファイルが全てアンロックされている場合にチェックインを行うことができようにすることで、バインダーを構成する複数のファイルの編集作業を限定された複数のユーザによって並行進行することを可能にし、バインダー内のファイルを編集しているユーザによるファイルのバージョン管理ができるようにするファイル管理システムが記載されている。

このようなドキュメント管理システムでは、ユーザが、作業に関連する複数のファイルを容易に取得できるようにすることが作業効率上望ましい。このとき対象のファイルを取得するためにキーワード検索が用いられる場合があるが、キーワード検索では、キーワードに関連する内容を含むファイルであるにも関わらず、ファイル名やファイル中にそのキーワードの文字列を含んでいないため、検索結果に含まれず埋もれてしまう場合がある。しかしこれらのファイルは、ユーザが対象の作業の中で他のファイル（キーワード検索で検出されるファイル）と同時期に参照や更新などを行っている（作業上関連する）場合が多い。

このような作業上関連するファイルについても検索する技術として、例えば、特開２００９−３５５３号公報（特許文献２）には、サーバに蓄積されたファイル群のファイルにアクセスした履歴からファイル間の関連度を導出する関連度導出手段と、キーワード検索された検索ファイルに対してこの検索ファイルと所定以上の関連度を有するファイル群を出力する出力手段とを備え、前記関連度導出手段が、前記履歴を参照して、作業を行っていた活動時間区間を算出し、前記活動時間区間の範囲内で定められるファイルを使用していたファイル使用時間を算出し、前記ファイル使用時間の重複に基づいて前記関連度を算出することを特徴とするファイル検索システムが記載されている。

特開２００５−２４２８５０号公報 特開２００９−３５５３号公報

特許文献２に記載されたファイル検索システムでは、共通するキーワードなどによるリンク関係を持たない多数のファイル群から、ユーザの作業に関連するファイルを検索することが可能である。従って、関連する内容を含むにも関わらず、共通するキーワードを有さないため通常のキーワード検索では見つけ出すことができない関連ファイルを検出することができる。

ここで、特許文献２に記載されたファイル検索システムを、企業や組織等における多数のユーザ（グループ、チーム等）のファイルを管理するドキュメント管理システムに適用することを考えた場合に、特許文献２に記載されたファイル検索システムでは、ファイル間の関連度を算出する際に、複数のユーザの作業状況（ファイルの使用履歴）を考慮したものとはなっていないため、ユーザ個人単位での作業状況に基づく関連度しか用いることができない。

また、ユーザが作業時に使用したファイルのバージョンの変化や、ファイル使用時の作業内容の変遷など、ユーザの作業状況の時間的変化を考慮したものともなっていない。従って、作業状況を考慮して関連するファイルを検索する際の精度があまり高くならない場合がある。

そこで本発明の目的は、複数のユーザが利用することができる環境において、他のユーザの作業状況（ファイルの使用履歴）も考慮して、あるファイルに対して関連するファイルを検索することができる機能を有するドキュメント管理システムを提供することにある。また、本発明の別の目的は、ファイルのバージョンの変化や作業状況の時間的変化も考慮して、あるファイルに対して関連するファイルを検索することができる機能を有するドキュメント管理システムを提供することにある。

本発明の前記ならびにその他の目的と新規な特徴は、本明細書の記述および添付図面から明らかになるであろう。

本願において開示される発明のうち、代表的なものの概要を簡単に説明すれば、以下のとおりである。

本発明の代表的な実施の形態によるドキュメント管理システムは、ファイルサーバに蓄積されたファイル群の各ファイルに対して、ユーザからのクライアント端末を介した要求に応じて、ファイル操作もしくはファイル検索を行うドキュメント管理サーバを有するドキュメント管理システムであって、以下の特徴を有するものである。

すなわち、前記ドキュメント管理サーバは、前記ファイル操作もしくは前記ファイル検索の要求を行う前記ユーザの認証および前記ユーザの属するグループの管理を行う機能を有するユーザ認証部と、前記ユーザからの前記ファイル操作の要求に応じて前記各ファイルに対する前記ファイル操作を行う機能を有するファイル操作部と、前記ファイル操作部における前記ユーザの前記ファイル操作の履歴をファイル操作ログのデータベースに記録する機能と、前記履歴に基づいて、前記ユーザ毎に、前記ユーザが作業を行っていた活動時間を算出し、前記活動時間における前記各ファイルについての使用時間の重複に基づいて前記各ファイル間の関連度を所定の式により算出して、ファイル間関連情報のデータベースに記録する機能とを有するファイル操作記録／解析部と、前記ユーザからの前記ファイル検索の要求に応じて前記ファイル群からキーワード検索により対象の前記ファイルを検出する機能を有するファイル検索部と、前記ファイル検索部で検出された前記ファイルに対して、前記ファイル間関連情報に記録された前記関連度に基づいて作業上関連する前記ファイルを検出する機能を有する関連ファイル検索部とを有する。

ここで、前記関連ファイル検索部は、前記ファイル検索部で検出された前記ファイルに対して作業上関連する前記ファイルを検索する際に、前記ファイル検索の要求を行った第１のユーザに係る前記各ファイル間の前記関連度と、前記第１のユーザが属する前記グループに属する１以上の他の第２のユーザに係る前記各ファイル間の前記関連度とを対応する前記ファイル間毎に加算し、加算された前記関連度が所定の閾値を超える場合に前記ファイル間の関連があると判定することを特徴とするものである。

本願において開示される発明のうち、代表的なものによって得られる効果を簡単に説明すれば以下のとおりである。

本発明の代表的な実施の形態によれば、対象のユーザだけではなく同一グループの他のユーザの作業状況（ファイルの使用履歴）に基づいて算出されたファイル間の関連情報も利用してファイルを検索することで、あるファイルに対して関連するファイルを検索する際の検索範囲を拡げて、検索の網羅性（再現率）を向上させることができる。

また、本発明の代表的な実施の形態によれば、ファイルのバージョンを考慮したり、作業時のフェーズ（時間範囲）を考慮したりすることで、作業状況の時間的変遷をより的確に反映して検索範囲を効果的に絞り込み、検索の精度（適合率）を向上させることができる。

本発明の実施の形態１であるドキュメント管理システムの構成例について概要を示した図である。 （ａ）、（ｂ）は、本発明の実施の形態１における対象のファイルに対して関連度が高いファイル群を検索する際の処理例について概要を模式的に示した図である。 本発明の実施の形態１における各ユーザの作業状況に基づくファイル間の関連度を加算する場合の例を示した図である。 （ａ）、（ｂ）は、本発明の実施の形態２における対象のファイルに対して関連度が高いファイル群を検索する際の処理例について概要を模式的に示した図である。 本発明の実施の形態２における各バージョンでのファイル間の関連についてファイル間関連情報に保持された関連度の情報をマトリクスとして示した図である。 本発明の実施の形態２における対象のファイルに対して関連度が高いファイル群を検索する際の別の処理例について概要を模式的に示した図である。

以下、本発明の実施の形態を図面に基づいて詳細に説明する。なお、実施の形態を説明するための全図において、同一部には原則として同一の符号を付し、その繰り返しの説明は省略する。

＜概要＞
本発明の一実施の形態であるドキュメント管理システムは、一般的なファイル管理システムの機能に加えて、あるファイルに対して作業上関連するファイルを検索する機能を有する。ここで、一般的なファイル管理システムの機能としては、例えば、複数のユーザに対する認証やグループ管理などのユーザ認証、ユーザ毎のファイルの作成や更新、削除などのファイル操作、およびその際の排他制御、バージョン管理などの機能が含まれる。

また、本発明の一実施の形態であるドキュメント管理システムは、特許文献２に記載されているファイル検索システムの機能と同等の機能として、ユーザのファイルの使用履歴に基づいてファイル間の関連度を算出する機能、およびここで得られたファイル間の関連情報に基づいて、あるファイルに対して作業上関連するファイル群を検索する機能を有する。

さらに、本発明の一実施の形態であるドキュメント管理システムは、同一グループの他のユーザの作業状況（ファイルの使用履歴）に基づいて算出されたファイル間の関連情報を利用してファイルを検索することで、関連するファイルを検索する際の検索範囲を拡げることを可能とするものである。

また、同一ファイルであってもバージョンが異なる場合には別のファイルとして取り扱ったり、バージョンが同一であっても当該ファイルを利用した作業時のフェーズ（時間範囲）に限定してファイルの使用履歴に基づいてファイル間の関連を解析することで、ユーザの作業状況の変遷をより的確に反映して検索範囲を効果的に絞り込むことを可能とするものである。

＜実施の形態１＞
以下に、本発明の実施の形態１であるドキュメント管理システムについて説明する。本実施の形態のドキュメント管理システムは、一般的なファイル管理システムの機能に加え、さらに、同一グループなどの他のユーザの作業状況（ファイルの使用履歴）に基づいて算出されたファイル間の関連情報も利用してファイル間の関連を解析するものである。

［システム構成］
図１は、本発明の実施の形態１であるドキュメント管理システムの構成例について概要を示した図である。ドキュメント管理システム１は、ドキュメント管理サーバ１００と、１台以上のファイルサーバ２００、およびクライアント端末３００が、インターネット等のネットワーク４００に接続される構成を有する。

この構成により、ユーザは、クライアント端末３００を利用してドキュメント管理サーバ１００にアクセスし、ドキュメント管理サーバ１００を介してファイルサーバ２００上の所望のファイルについて作成、更新、削除などのファイル操作（もしくはファイルについてのいわゆるチェックアウト／チェックイン等の処理）を行う。従って、ファイルサーバ２００は、クライアント端末３００が接続するネットワーク４００とは別のネットワークを介してドキュメント管理サーバ１００に接続する構成（クライアント端末３００からは直接アクセスできない構成）であってもよい。

ドキュメント管理サーバ１００は、コンピュータシステムからなるサーバによって構成され、例えば、基盤部１１０、ユーザ認証部１２０、ファイル操作部１３０、ファイル操作記録／解析部１４０、ファイル検索部１５０、関連ファイル検索部１６０の各部、およびユーザ情報１７１、ファイル操作ログ１７２、ファイル情報１７３、ファイル間関連情報１７４の各データベースを有する。

基盤部１１０は、ＯＳ（Operating System）や、データベース管理プログラム、Ｗｅｂサーバプログラムなどのミドルウェア等からなり、ドキュメント管理サーバ１００における基盤機能を提供する。例えば、ユーザは、クライアント端末３００上のＷｅｂブラウザ等を利用して基盤部１１０のＷｅｂサーバプログラムを介してドキュメント管理サーバ１００にアクセスし、Ｗｅｂアプリケーションとして実装された後述するファイル操作部１３０やファイル検索部１５０等の機能を利用してファイル操作やファイルの検索などの処理を行う。

ユーザ認証部１２０は、ユーザ情報１７１に保持されたユーザ情報やグループ情報に基づいて、クライアント端末３００を利用してドキュメント管理サーバ１００（およびファイルサーバ２００）に対するアクセスを要求するユーザの認証やグループの管理を行う機能を有する。ここでのアクセスには、ファイルについての作成、更新、削除などのファイル操作、および所望のファイルを検索する処理などが含まれる。

ファイル操作部１３０は、各ファイルサーバ２００上に保持されているファイルに対して作成、更新、削除などのファイル操作を行う機能を有する。このとき、対象のファイルをドキュメント管理サーバ１００上で操作するようにしてもよいし、クライアント端末３００がファイル転送等によってダウンロードしてから操作し、操作後のファイルをアップロードするようにしてもよい。

また、ファイル操作を行う際に、ファイル情報１７３に保持されたファイル毎のアクセス権の情報に基づいて、ユーザやグループ毎にファイルに対するアクセス制御を行う機能や、チェックアウト／チェックイン等の排他制御を行う機能、およびバージョン管理の機能も有する。なお、バージョン管理の機能については、例えば、ＣＶＳ（Concurrent Versions System）などの一般的に用いられているバージョン管理ソフトウェアを利用することも可能である。

ファイル操作記録／解析部１４０は、ファイル操作部１３０におけるユーザ毎のファイルに対する操作の履歴を、ファイル操作ログ１７２にログとして記録する機能と、ファイル操作ログ１７２に蓄積されたログ（使用履歴）に基づいてファイル間の関連度を算出する機能を有する。ここで、ファイル間の関連度を算出する手法は、特許文献２に記載されたファイル検索システムにおける関連度の演算処理と同様である。

すなわち、ファイル操作ログ１７２（特許文献２に記載されたファイル検索システムにおける、ファイル関連度管理装置が各サーバから収集したアクセスログに相当する）に基づいて、まず、ファイル毎に、ユーザが作業をしている活動時間を算出する。また、ファイル操作ログ１７２のデータに予め定めた条件に沿ってopenやcloseのレコードの補足や修正を行って補正する。

その後、上記の活動時間と、補正したファイル操作ログ１７２のデータからファイルがオープンされていると判断される時間とが重複する時間（ファイル使用時間）をファイル毎に算出する。このファイル使用時間をファイル毎に突き合わせて、ファイル使用時間が重複する時間（共起時間）を算出する。この共起時間と共起回数などを変数とする所定の数式によってファイル間の関連度を算出し、ファイル間関連情報１７４に保持する。

これにより、あるユーザに同時に頻繁に使用されたファイル群は、ファイル間の関連度が強いものとして把握することができる。なお、ファイル操作ログ１７２は、上述したようにユーザ毎に記録されているため、ファイル操作記録／解析部１４０での演算・解析によって得られるファイル間の関連度の情報もユーザ毎に得られることになる。

また、本実施の形態のドキュメント管理サーバ１００においても、特許文献２に記載されているファイル検索システムの場合と同様に、ファイル操作ログ１７２に蓄積された操作ログを解析して関連度を算出し、ファイル間関連情報１７４に出力・更新する処理は、原則として、所定の間隔で定期的に行ってもよいし、後述する関連ファイル検索部１６０からの検索要求をトリガとして行ってもよい。

上記のファイル操作部１３０、およびファイル操作記録／解析部１４０は、ユーザがファイルサーバ２００上のファイルに対してファイル操作を行って実際に作業する際に利用されることになる。一方、ファイル検索部１５０、および関連ファイル検索部１６０は、ユーザが、作業に関連するファイル群などの所望のファイルを検索する際に利用されることになる。

ファイル検索部１５０は、クライアント端末３００を利用したユーザからの要求に基づいて、一般的なキーワード検索により該当するファイル群を検索してそのリストをクライアント端末３００に提示する機能を有する。

ここで、例えば、ファイル名のキーワード検索の場合は、各ファイルサーバ２００に保持するファイル群に関する管理情報を保持するファイル情報１７３を参照して行うことができ、また、ファイル中の文字列のキーワード検索の場合は、各ファイルサーバ２００に保持するファイル群を順次探索することによって行うことができる。また、各ファイルに対してその内容等を示すものとして付されたタグ情報を管理しておき、タグを指定することによって対象のファイル群を検索するようにしてもよい。

関連ファイル検索部１６０は、ファイル操作記録／解析部１４０によってファイル間関連情報１７４に蓄積されたファイル間の関連情報に基づいて、対象のファイル（ファイル検索部１５０によって検出されたファイル）に対して関連度が高いファイル群を検索する機能を有する。これにより、ファイル検索部１５０によるキーワード検索で検出された対象のファイルに対して、さらに作業上関連する（同時に頻繁に使用された）ファイル群を検出することができる。関連ファイル検索部１６０での処理の内容の詳細については後述する。

なお、これらのユーザ認証部１２０や、ファイル操作部１３０、ファイル操作記録／解析部１４０、ファイル検索部１５０、関連ファイル検索部１６０の各部は、上述したように例えば、基盤部１１０のＷｅｂサーバプログラムと連携して稼働するＷｅｂアプリケーションとして実装することができる。

ユーザ情報１７１には、ユーザおよびグループの管理情報として、例えば、各ユーザのＩＤやパスワード等の識別情報・認証情報や、氏名等の属性情報、所属するグループの情報などからなるユーザ情報、および、グループのＩＤ等の識別情報や、グループ名等の属性情報、所属するユーザのＩＤのリスト等からなるグループ情報を保持する。なお各ユーザは、１つまたは複数のグループに属することができる。

また、ファイル操作ログ１７２には、特許文献２に記載されたファイル検索システムにおける、ファイル関連度管理装置が各サーバから収集したアクセスログに相当する情報として、例えば、アクセス時刻やアクセス種別、アクセスを行ったユーザＩＤや対象のファイル名、バージョンなどの情報を、ファイル操作部１３０における各ファイルに対する操作のログとして保持する。

また、ファイル情報１７３は、各ファイルサーバ２００上に保持されているファイル群に関する管理情報として、例えば、各ファイルのファイル名等の識別情報やバージョン情報、アクセス権（例えば、当該ファイルに対する参照、実行、更新の各操作について許可されるユーザやグループの情報）、ファイルの所在に対するインデックス情報などを保持する。これらの情報を利用することで、例えばファイル操作部１３０は、ファイルサーバ２００上の対象のファイルに対してアクセスし、また、ユーザやグループに対して付与されたアクセス権に基づいてアクセス制御を行ったり、ファイルのバージョン管理を行ったりすることができる。

また、ファイル間関連情報１７４には、ファイルサーバ２００上に保持されているファイル群についてのファイル間の関連度の情報として、例えば、ファイルに対する操作を行ったユーザＩＤ毎に、ファイル名と相手ファイル名、およびこれらの間の関連度などの情報を保持する。これにより、後述するように、論理的にはユーザ毎に各ファイル同士で構成されるマトリクス上にファイル間の関連度を保持するようなイメージとなる。

ファイルサーバ２００は、例えば、ＮＡＳ（Network Attached Storage）等のコンピュータシステムからなるサーバによって構成され、ＲＡＩＤ（Redundant Arrays of Inexpensive Disks）機能を有するハードディスクなどにそれぞれファイルを保持している。また、クライアント端末３００は、例えば、ＰＣ（Personal Computer）や携帯端末、専用端末などの情報処理端末であり、Ｗｅｂブラウザ等を利用して、ネットワーク４００を介してドキュメント管理サーバ１００にアクセスすることができる。

［関連ファイル検索機能（複数ユーザ考慮）］
図２は、関連ファイル検索部１６０における、対象のファイルに対して関連度が高いファイル群を検索する際の処理例について概要を模式的に示した図である。図２（ａ）は、通常時の関連ファイルを検索する処理の例であり、ここでは、特許文献２に記載されたファイル検索システムにおける関連ファイルの検索処理と同様の処理により、あるファイルについて作業上関連するファイルを検索する。

すなわち、対象のユーザ（「ユーザａ」）について、ファイル間関連情報１７４に蓄積された関連度の情報から得られる関連度が高いファイル群（図中のファイル「Ａ」〜「Ｅ」のマップ）の中から、ファイル検索部１５０によるキーワード検索で検出されたファイル、もしくはキーワード検索で検出されたファイル群からユーザによって指定されたファイル（例えばファイル「Ａ」）に対して関連度が高いファイル（図中のファイル「Ｃ」および「Ｄ」）を検出する。

なお、図２（ａ）の例では、ファイル間の実線・点線は関連がある（関連度が所定の閾値より高い）ことを示しており、そのうちの実線は、検索の対象のファイル「Ａ」と関連度が高い（検出の対象となる）ことを示している。従って、図２（ａ）の例では、ファイル「Ｄ」とのみ関連度が高いファイル「Ｂ」および「Ｅ」は、ファイル「Ａ」との間の関連度が高くないため検出されない。

一方、図２（ｂ）は、対象のユーザだけではなく他のユーザの作業状況も考慮して関連ファイルを検索する場合の処理の例を示している。すなわち、ファイル間関連情報１７４に蓄積された関連度の情報から関連度が高いファイル群を取得する際に、対象のユーザ（「ユーザａ）」だけではなく他のユーザ（例えば「ユーザｂ」）の作業状況（ファイルの使用履歴）に基づいて算出された関連度の情報も取得して検索に用いる。

なお、関連するファイルを検索する際に、図２（ａ）に示した手法（対象のユーザに係るファイル間の関連度のみを考慮する）を用いるか、図２（ｂ）に示した手法（他のユーザに係るファイル間の関連度も考慮する）を用いるかをオプションとしてユーザが指定できるようにしてもよい。本実施の形態では、オプションを有効とした場合に図２（ｂ）に示した手法を用いて関連するファイルを検索するものとしている。

図２（ｂ）の例では、上段の図に示すように、左側の「ユーザａ」の作業状況に基づく関連度のマップでは、ファイル「Ａ」〜「Ｅ」のファイル間で関連度が高く、ファイル「Ａ」に対してはファイル「Ｃ」および「Ｄ」が関連するファイルとなっている。また、右側の「ユーザｂ」の作業状況に基づく関連度のマップでは、ファイル「Ａ」およびファイル「Ｄ」〜「Ｇ」のファイル間で関連度が高く、ファイル「Ａ」に対してはファイル「Ｄ」および「Ｆ」が関連するファイルとなっている。このように、ユーザが異なれば、役割や作業内容等によって作業時に同時に使用するファイルも異なる場合があるため、関連するファイルも異なるものとなる。

ここで、「ユーザａ」の作業状況に対してさらに「ユーザｂ」の作業状況も考慮に入れることで、グループやチームとしての作業状況をより的確に反映させることを考える。このとき、関連するファイルを検索する場合に、例えば下段の図に示すように、「ユーザａ」の作業状況に基づく関連度と「ユーザｂ」の作業状況に基づく関連度とを加算し、関連度が所定の閾値よりも高くなるものを関連度が高いファイル群とする。

すなわち、図２（ｂ）の例では、「ユーザａ」の作業状況に基づく関連度のみでは、ファイル「Ａ」に対してファイル「Ｃ」および「Ｄ」しか検出できないのに対し、「ユーザｂ」の作業状況も考慮に入れることで、新たにファイル「Ｆ」や「Ｇ」も検索対象の範囲に含まれることになる。その結果、ファイル「Ｆ」もファイル「Ａ」と関連するファイルとして新たに検出されるようになる。すなわち、検索範囲が拡大されることになる。

このとき、例えば、ファイル「Ｄ」については、「ユーザａ」、「ユーザｂ」ともに単独で関連度が高いと判定されていることから、加算した関連度も高い値となるため、検索結果として検出したファイル群を提示する際に上位に優先的に提示するようにしてもよい。また、例えば、ファイル「Ｅ」のように、「ユーザａ」や「ユーザｂ」の単独ではそれぞれファイル「Ａ」と関連度が高いと判定されていないが、関連度を加算することにより所定の閾値よりも高くなり、関連するファイルとして検出されるようになる場合も生じ得る。

なお、図２（ｂ）の例では、「ユーザａ」の作業状況に対して、他のユーザとして「ユーザｂ」の作業状況のみを考慮に入れている（関連度を加算している）が、例えば、「ユーザａ」が属するグループの他のユーザ全員の作業状況を考慮に入れたり、グループの中の特定のユーザを選択してその作業状況を考慮に入れたりしてもよい。また、複数のユーザの作業状況を考慮に入れる場合、各ユーザの属性（例えば、職位やスキル、各種ポイント等）により加算する関連度に重み付けをしてもよい。

また、関連度について、関連があると判断するための所定の閾値については、単独ユーザ（図２（ａ））の場合と複数ユーザ（図２（ｂ））の場合とで同じものとしてもよいし、複数ユーザの場合には重み付けなどを考慮して、単独ユーザの場合よりも大きい値として適宜調整してもよい（なお、過度に大きい値とすると単独ユーザの場合には関連があるとされたファイル間で関連がないと判定されるようになる場合も想定される）。

また、本実施の形態では、対象のファイルに対して直接の関連度が高いファイル群（図２に示したファイル間の関連を示すマップにおいて、対象のファイルから１ホップのファイル）のみを検出するものとしているが、例えば、直接関連するファイルにさらに直接関連するファイルなど、対象のファイルに対して間接的に関連するファイル群（対象のファイルからマルチホップするファイル）も検出の対象として含めるようにしてもよい。

図３は、関連ファイル検索部１６０において、図２（ｂ）に示すように、各ユーザの作業状況に基づくファイル間の関連度を加算する場合の例を示した図である。図３において、各表は、図２（ｂ）に示すようなファイル「Ａ」〜「Ｇ」における各ユーザの作業状況に基づくファイル間の関連について、ファイル間関連情報１７４に保持された関連度の情報をマトリクスとして示したものである。

図３の例において、上段の表ではそれぞれ、「ユーザａ」および「ユーザｂ」の作業状況に基づく関連度のマトリクスを示している。ここでは、関連度が高い（関連がある）と判定する際の所定の閾値（例えば図３の例では「７」としている）に対して、関連度が当該閾値以上の場合に関連があると判定している（図３においては太字で表し、図２（ｂ）においてはファイル間の点線・実線で表す）。

ここで、下段の表では、上段の「ユーザａ」および「ユーザｂ」に係る関連度の値をそれぞれ加算したものを示している。このとき、例えば、加算した関連度の合計値と、各ユーザの単独での関連度の最大値をそれぞれ保持するものとする。例えば、ファイル「Ａ」と「Ｄ」との間の関連度では、「ユーザａ」の場合に「７」、「ユーザｂ」の場合に「９」であるため、合算値は「１６」、単独での最大値は「９」となり、マトリクスでは「１６，９」として表される。

単独での関連度の最大値を求めておくのは、例えば、多数のユーザの関連度を合算した場合に、少ない値ばかりが合算された結果、閾値を超えて関連があると判定されるのを避けるためである。これにより、少なくとも１以上のユーザにおいて、所定の別の閾値（例えば図３の例では「４」としている）よりも大きい値の関連度を有している（すなわち、単独では閾値に達しないまでもある程度の関連を有している）ことを、関連があると判定するための条件として含めることができる。

例えば、図３の例では、ファイル「Ａ」と「Ｅ」との間の関連において、「ユーザａ」の場合は「５」、「ユーザｂ」の場合は「４」であるため、それぞれ単独では関連があると判定される閾値「７」に達しておらず、関連があると判定されないが、合算すると「８」となり、関連があると判定される閾値「７」を超える。さらに、単独での関連度の最大値「５」も所定の別の閾値「４」を超えるため、ファイル「Ａ」と「Ｅ」については、新たに関連があると判定されることになる。

以上に説明したように、本実施の形態のドキュメント管理システム１によれば、一般的なファイル管理システムの機能に加え、さらに、同一グループの他のユーザの作業状況（ファイルの使用履歴）に基づいて算出されたファイル間の関連情報も利用してファイルの関連を判定することで、関連するファイルを検索する際の検索範囲を拡げることが可能となる。

これにより、例えば、プロジェクトなど複数のユーザがチームやグループ等によって協働する作業環境において、関係するユーザの作業状況を的確に考慮して、より効果的に関連するファイルを検索することが可能となり、検索の網羅性（再現率）を向上させることができる。また、グループ全体やグループ内の他のユーザが作業時にどのようなファイルを頻繁に使用・参照していたかという傾向なども把握することができる。

＜実施の形態２＞
以下に、本発明の実施の形態２であるドキュメント管理システムについて説明する。本実施の形態のドキュメント管理システムは、一般的なファイル管理システムの機能に加え、さらに、同一ファイルであってもバージョンが異なる場合には別のファイルとして取り扱ったり、バージョンが同一であっても当該ファイルを利用した作業時のフェーズ（時間範囲）に限定してファイルの使用履歴に基づいてファイル間の関連を解析するものである。なお、システム構成については、実施の形態１の図１にて示したものと同様であるため、説明は省略する。

［関連ファイル検索機能（バージョン考慮）］
図４は、関連ファイル検索部１６０における、対象のファイルに対して関連度が高いファイル群を検索する際の処理例について概要を模式的に示した図である。図４（ａ）は、通常時の関連ファイルを検索する処理の例であり、ここでは、特許文献２に記載されたファイル検索システムにおける関連ファイルの検索処理と同様の処理により、あるファイルについて作業上関連するファイルを検索する場合の例を示している。

すなわち、対象のユーザ（「ユーザａ」）について、ファイル間関連情報１７４に蓄積された関連度の情報から得られる関連度が高いファイル群の中から、ファイル検索部１５０によるキーワード検索で検出されたファイル、もしくはキーワード検索で検出されたファイル群からユーザによって指定されたファイル（例えばファイル「Ａ」）に対して関連度が高いファイル（図中のファイル「Ｂ」および「Ｃ」）を検出する。

一方、図４（ｂ）は、各ファイルのバージョンも考慮して関連ファイルを検索する場合の処理の例を示している。すなわち、ファイル間関連情報１７４に蓄積された関連度の情報から関連度が高いファイル群を取得する際に、同一ファイルであってもバージョンが異なる場合には別のファイルとして取り扱うことで、ファイル間の関連を詳細化する。

なお、実施の形態１と同様に、関連するファイルを検索する際に、図４（ａ）に示した手法（ファイルのバージョンを考慮しない）を用いるか、図４（ｂ）に示した手法（ファイルのバージョンを考慮する）を用いるかをオプションとしてユーザが指定できるようにしてもよい。本実施の形態では、オプションを有効とした場合に図４（ｂ）に示した手法を用いて関連するファイルを検索するものとしている。

オプションを有効とすることにより、関連ファイル検索部１６０は、ファイル操作記録／解析部１４０に対して、同一ファイルであってもバージョンが異なる場合には別のファイルとして判断した上で、各ファイル間の関連度情報を算出してファイル間関連情報１７４に格納することを指示する。ここで得られた関連度の情報に基づいて、関連ファイル検索部１６０は、図４（ａ）に示した通常時の場合と同様に関連するファイルを検出する。なお、上記の処理を行うためにはその前提として、ファイル操作記録／解析部１４０では、ファイル操作ログ１７２にファイルに対するアクセスのログを記録する際に、ファイル名およびそのバージョンの情報を識別可能なように記録しておく必要がある。

図４（ｂ）の例では、ファイル「Ａ」および「Ｃ」についてそれぞれ「Ｖｅｒ１」と「Ｖｅｒ２」の２つのバージョンが存在し、例えば、ファイル「Ａ Ｖｅｒ１」は、ファイル「Ｂ Ｖｅｒ１」と「Ｃ Ｖｅｒ１」とは関連する（同時に頻繁に使用された）が「Ｃ Ｖｅｒ２」とは関連しない（同時に使用された程度が低い）ことを示している。また、ファイル「Ａ Ｖｅｒ２」はファイル「Ｃ Ｖｅｒ２」とは関連するが、ファイル「Ｂ Ｖｅｒ１」および「Ｃ Ｖｅｒ１」とは関連しないことを示している。ここで、同一ファイルの異なるバージョン間（ファイル「Ａ Ｖｅｒ１」と「Ａ Ｖｅｒ２」間、およびファイル「Ｃ Ｖｅｒ１」と「Ｃ Ｖｅｒ２」間）については、同時に頻繁に使用されるということは基本的にないが自明の関連を有するものとして取り扱う。

従って、ここで例えばファイル「Ａ Ｖｅｒ２」を対象として関連するファイルを検索した場合、ファイル「Ｃ Ｖｅｒ２」（およびファイル「Ａ Ｖｅｒ１」）は検出されるが、ファイル「Ｂ Ｖｅｒ１」およびファイル「Ｃ Ｖｅｒ１」は検出されない。すなわち、検索範囲を絞り込むことになる。

図５は、図４（ｂ）に示すようなファイル「Ａ」〜「Ｃ」の各バージョンでのファイル間の関連について、ファイル間関連情報１７４に保持された関連度の情報をマトリクスとして示した図である。図５の例では、実施の形態１の図３に示したマトリクスと基本的には同様であるが、同一ファイルであってもバージョンが異なる場合は別のファイルとしてマトリクスを作成し、ファイル間の関連度を保持している点が異なる。なお、同一ファイルの異なるバージョン間（ファイル「Ａ Ｖｅｒ１」と「Ａ Ｖｅｒ２」間、およびファイル「Ｃ Ｖｅｒ１」と「Ｃ Ｖｅｒ２」間）については、自明の関連を有することを表すものとして、例えば、Ｈｉｇｈ Ｖａｌｕｅ等の特定の値（図５の例では「９９」）を設定する。

［関連ファイル検索機能（作業フェーズ考慮）］
図６は、関連ファイル検索部１６０における、対象のファイルに対して関連度が高いファイル群を検索する際の別の処理例について概要を模式的に示した図である。ここでは、対象のファイルを利用した作業時のフェーズ（時間範囲）も考慮して関連ファイルを検索する場合の処理の例を示している。

ここでは、関連するファイルの検索を行うユーザは、検索条件として、関連度を判定する際の対象となる作業を行っていた時間範囲を例えば日時等によって指定する。なお、時間範囲を直接指定するのではなく、例えば、プロジェクト等における対象の作業時のフェーズの情報など、所定の手順により最終的にドキュメント管理サーバ１００が時間範囲を特定することができる情報を指定するようにしてもよい。

これにより、関連ファイル検索部１６０は、ファイル操作記録／解析部１４０に対して、指定された時間範囲のログをファイル操作ログ１７２から取得し、これに基づいてファイル間の関連度を算出してファイル間関連情報１７４に格納することを指示する。ここで得られた関連度の情報に基づいて、関連ファイル検索部１６０は関連するファイルを検出する。

図６の例では、上段のマップは、例えばシステム開発プロジェクト等における「提案フェーズ」での「ユーザａ」の作業状況（ファイル操作ログ１７２に記録されたログ）に基づいて、ファイル「Ａ」に関連するものとして検出されたファイル（ファイル「Ｂ」および「Ｃ」）を示している。

また、中段のマップは、その後の「設計フェーズ」での「ユーザａ」の作業状況に基づいて、ファイル「Ａ」に関連するものとして検出されたファイル（ファイル「Ｂ」および「Ｄ」）を示している。ここでは、「提案フェーズ」時に関連のあったファイル「Ｃ」については、「設計フェーズ」では関連がないものとして判定されている。一方、「提案フェーズ」時には関連があるものとして判定されなかったファイル「Ｄ」について新たに関連があるものとして判定されている。

同様に、下段のマップは、その後の「開発フェーズ」での「ユーザａ」の作業状況に基づいて、ファイル「Ａ」に関連するものとして検出されたファイル（ファイル「Ｄ」および「Ｅ」）を示している。ここでは、「設計フェーズ」時に関連のあったファイル「Ｂ」については、「開発フェーズ」では関連がないものとして判定されている。一方、「設計フェーズ」時には関連があるものとして判定されなかったファイル「Ｅ」について新たに関連があるものとして判定されている。

このように、同一ファイルであっても作業時のフェーズ（時間範囲）によっては同時に頻繁に使用されるファイルが異なる（変遷する）場合がある。このとき、ファイルのバージョンが異なれば、上述した手順によってファイルの関連を詳細化し、検索範囲を絞り込むことができるが、ファイルのバージョンが同一（もしくはバージョンが付与されていない）である場合は対応することができない。このような場合でも、作業フェーズを考慮して関連度を算出することで、検索範囲を絞り込むことができる。

以上に説明したように、本実施の形態のドキュメント管理システム１によれば、一般的なファイル管理システムの機能に加え、さらに、同一ファイルであってもバージョンが異なる場合には別のファイルとして取り扱ったり、バージョンが同一であっても当該ファイルを利用した作業時のフェーズ（時間範囲）に限定してファイルの使用履歴に基づいてファイル間の関連を解析することで、関連するファイルを検索する際の検索範囲を絞り込むことが可能となる。

これにより、例えば、プロジェクトなど作業内容等が変遷するような環境において、作業状況の時間的変化を考慮して、より効果的に関連するファイルを検索することが可能となり、検索の精度（適合率）を向上させることができる。

以上、本発明者によってなされた発明を実施の形態に基づき具体的に説明したが、本発明は前記実施の形態に限定されるものではなく、その要旨を逸脱しない範囲で種々変更可能であることはいうまでもない。

例えば、実施の形態１および実施の形態２に示した関連ファイル検索機能は、それぞれが相互に独立した機能であることから、これらの機能を適宜組み合わせてドキュメント管理サーバ１００に実装し、また、これらの機能をオプション等として組み合わせて関連するファイルの検索を実行することで、作業状況をより的確に考慮した検索を行うことが可能である。例えば、「設計フェーズ」での自身が属するグループの全ユーザの作業状況（ファイルの使用履歴）に基づいて、リーダーの作業状況については一定の重み付けをした上で、バージョンの相違を考慮して関連するファイルを検索する、ということも可能である。

またこのとき、作業時のフェーズ（時間範囲）が異なれば、人事異動等によりその時点で自身が所属していたグループやグループ内の他のユーザの構成も現在とは異なる場合がある。従って、例えば、ユーザやグループの内容についての変更履歴等をユーザ情報１７１に保持することで、過去の特定の時点におけるユーザおよびグループの状態を把握可能とし、その時点で自身が所属していたグループの他のユーザの作業状況に基づいて算出されたファイル間の関連情報を利用してファイルの関連を判定することで、検索の精度をさらに向上させることができる。

本発明は、複数のユーザについてファイル管理や版管理などの機能を提供するドキュメント管理システムに利用可能である。

１…ドキュメント管理システム、
１００…ドキュメント管理サーバ、１１０…基盤部、１２０…ユーザ認証部、１３０…ファイル操作部、１４０…ファイル操作記録／解析部、１５０…ファイル検索部、１６０…関連ファイル検索部、１７１…ユーザ情報、１７２…ファイル操作ログ、１７３…ファイル情報、１７４…ファイル間関連情報、
２００…ファイルサーバ、
３００…クライアント端末、
４００…ネットワーク。

Claims (5)

1. ファイルサーバに蓄積されたファイル群の各ファイルに対して、ユーザからのクライアント端末を介した要求に応じて、ファイル操作もしくはファイル検索を行うドキュメント管理サーバを有するドキュメント管理システムであって、
   前記ドキュメント管理サーバは、
   前記ファイル操作もしくは前記ファイル検索の要求を行う前記ユーザの認証および前記ユーザの属するグループの管理を行う機能を有するユーザ認証部と、
   前記ユーザからの前記ファイル操作の要求に応じて前記各ファイルに対する前記ファイル操作を行う機能を有するファイル操作部と、
   前記ファイル操作部における前記ユーザの前記ファイル操作の履歴をファイル操作ログのデータベースに記録する機能と、前記履歴に基づいて、前記ユーザ毎に、前記ユーザが作業を行っていた活動時間を算出し、前記活動時間における前記各ファイルについての使用時間の重複に基づいて前記各ファイル間の関連度を所定の式により算出して、ファイル間関連情報のデータベースに記録する機能とを有するファイル操作記録／解析部と、
   前記ユーザからの前記ファイル検索の要求に応じて前記ファイル群からキーワード検索により対象の前記ファイルを検出する機能を有するファイル検索部と、
   前記ファイル検索部で検出された前記ファイルに対して、前記ファイル間関連情報に記録された前記関連度に基づいて作業上関連する前記ファイルを検出する機能を有する関連ファイル検索部とを有し、
   前記関連ファイル検索部は、前記ファイル検索部で検出された前記ファイルに対して作業上関連する前記ファイルを検索する際に、前記ファイル検索の要求を行った第１のユーザに係る前記各ファイル間の前記関連度と、前記第１のユーザが属する前記グループに属する１以上の他の第２のユーザに係る前記各ファイル間の前記関連度とを対応する前記ファイル間毎に加算し、加算された前記関連度が所定の閾値を超える場合に前記ファイル間の関連があると判定することを特徴とするドキュメント管理システム。
2. 請求項１に記載のドキュメント管理システムにおいて、
   前記ドキュメント管理サーバの前記関連ファイル検索部は、前記第１のユーザに係る前記各ファイル間の前記関連度と、前記各第２のユーザに係る前記各ファイル間の前記関連度とを対応する前記ファイル間毎に加算する際に、前記第１のユーザおよび前記各第２のユーザに係る前記関連度に対してそれぞれ所定の重み付けを行って加算することを特徴とするドキュメント管理システム。
3. ファイルサーバに蓄積されたファイル群の各ファイルに対して、ユーザからのクライアント端末を介した要求に応じて、ファイル操作もしくはファイル検索を行い、さらに前記各ファイルのバージョンの管理を行うドキュメント管理サーバを有するドキュメント管理システムであって、
   前記ドキュメント管理サーバは、
   前記ファイル操作もしくは前記ファイル検索の要求を行う前記ユーザの認証および前記ユーザの属するグループの管理を行う機能を有するユーザ認証部と、
   前記ユーザからの前記ファイル操作の要求に応じて前記各ファイルに対する前記ファイル操作を行う機能と、前記バージョンの管理を行う機能とを有するファイル操作部と、
   前記ファイル操作部における前記ユーザの前記ファイル操作の履歴をファイル操作ログのデータベースに記録する機能と、前記履歴に基づいて、前記ユーザ毎に、前記ユーザが作業を行っていた活動時間を算出し、前記活動時間における前記各ファイルについての使用時間の重複に基づいて前記各ファイル間の関連度を所定の式により算出して、ファイル間関連情報のデータベースに記録する機能とを有するファイル操作記録／解析部と、
   前記ユーザからの前記ファイル検索の要求に応じて前記ファイル群からキーワード検索により対象の前記ファイルを検出する機能を有するファイル検索部と、
   前記ファイル検索部で検出された前記ファイルに対して、前記ファイル間関連情報に記録された前記関連度に基づいて作業上関連する前記ファイルを検出する機能を有する関連ファイル検索部とを有し、
   前記ファイル操作記録／解析部は、前記ファイル操作部における前記ユーザの前記ファイル操作についての前記履歴を前記ファイル操作ログに記録する際に、前記ファイルについての前記バージョンの情報を識別可能となるように記録し、
   前記関連ファイル検索部は、前記ファイル検索部で検出された前記ファイルに対して作業上関連する前記ファイルを検索する際に、同一の前記ファイルであっても前記バージョンが異なる場合には別の前記ファイルとして取り扱うことを特徴とするドキュメント管理システム。
4. ファイルサーバに蓄積されたファイル群の各ファイルに対して、ユーザからのクライアント端末を介した要求に応じて、ファイル操作もしくはファイル検索を行うドキュメント管理サーバを有するドキュメント管理システムであって、
   前記ドキュメント管理サーバは、
   前記ファイル操作もしくは前記ファイル検索の要求を行う前記ユーザの認証および前記ユーザの属するグループの管理を行う機能を有するユーザ認証部と、
   前記ユーザからの前記ファイル操作の要求に応じて前記各ファイルに対する前記ファイル操作を行う機能を有するファイル操作部と、
   前記ファイル操作部における前記ユーザの前記ファイル操作の履歴をファイル操作ログのデータベースに記録する機能と、前記履歴に基づいて、前記ユーザ毎に、前記ユーザが作業を行っていた活動時間を算出し、前記活動時間における前記各ファイルについての使用時間の重複に基づいて前記各ファイル間の関連度を所定の式により算出して、ファイル間関連情報のデータベースに記録する機能とを有するファイル操作記録／解析部と、
   前記ユーザからの前記ファイル検索の要求に応じて前記ファイル群からキーワード検索により対象の前記ファイルを検出する機能を有するファイル検索部と、
   前記ファイル検索部で検出された前記ファイルに対して、前記ファイル間関連情報に記録された前記関連度に基づいて作業上関連する前記ファイルを検出する機能を有する関連ファイル検索部とを有し、
   前記ファイル操作記録／解析部は、前記ファイル操作ログに記録された前記履歴に基づいて、前記ユーザ毎に前記各ファイル間の前記関連度を算出する際に、参照する前記履歴を、前記ユーザから指定された第１の時間範囲、もしくは前記ユーザから指定された作業フェーズに基づいて特定される第２の時間範囲に含まれる前記履歴に限定することを特徴とするドキュメント管理システム。
5. 請求項４に記載のドキュメント管理システムにおいて、
   前記関連ファイル検索部は、前記ファイル検索部で検出された前記ファイルに対して作業上関連する前記ファイルを検索する際に、前記ファイル検索の要求を行った第３のユーザに係る前記各ファイル間の前記関連度と、前記第３のユーザから指定された前記第１の時間範囲、もしくは前記第２の時間範囲において、前記第３のユーザが属していた前記グループに属していた１以上の他の第４のユーザに係る前記各ファイル間の前記関連度とを対応する前記ファイル間毎に加算し、加算された前記関連度が所定の閾値を超える場合に前記ファイル間の関連があると判定することを特徴とするドキュメント管理システム。

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