JP2010286924A - 情報処理装置、情報処理方法及びプログラム - Google Patents

Abstract

【課題】 本発明、電子メールの内容によって、監査すべき電子メールを優先して監査させ、増大する電子メールの監査または送信制御の作業を効率化する。
【解決手段】 電子メールの送信を保留する条件を示す所定の送信制御条件に応じて、送信を保留して監査対象とする電子メールを選別し、選別された電子メールの内容を解析することにより、当該電子メールが属すると判定される複数の分野と、各分野の割合を示す分野組成を決定し、決定された当該電子メールの分野組成と、各分野に対する監査の優先度とを用いて算出される評価値に従って、複数の監査対象の電子メールから優先して監査できる監査画面を生成する。
【選択図】図１

Description

本発明は、情報処理装置、情報処理方法及びプログラムであって、特に、監査対象となる電子メールを自動分類により分類およびグループ化し、分類・グループ化された電子メールに対して、送信の可否を設定可能とする電子メール監査装置、電子メール監査方法および電子メール監査プログラムに関するものである。

近年、個人情報や機密情報漏洩が企業の信頼に及ぼす影響が大きくなってきている。個人情報保護法など各種法律の施行に伴い、企業として情報漏洩に対する対策を講じることは急務となっている。情報漏洩の原因には外部からの不正アクセスなど様々なものがあるが、その多くは不注意等、企業内部の人間に起因するものである。

そのような情報漏洩対策の一つとしてメールフィルタリングシステムがある。メールフィルタリングシステムは、情報漏洩につながる可能性が高いキーワードの有無など、電子メールの特徴をフィルタリングの条件として設定し、監査または送信制御の対象となる電子メールを選別する。管理者は選別された電子メールを目視により判定することで、効率的に情報漏洩を防止することができる。

このような先行技術として、特許文献１には、予め設定した条件に基づき、監査の対象となる電子メールを選別し、電子メールの送信者に応じた管理者に対し、選別した電子メールの一覧を表示し監査を促す仕組みが開示されている。この特許文献１の技術では、キーワードが電子メール本文中に記載されていたり、宛先が特定の宛先だったりと、固定的な条件に従って監査すべき電子メールを抽出している。そして、抽出した電子メールの要約を作成して、監査者（管理者）に通知し、要約をもとに監査可能な仕組みを提供している。

特開２００６−０８５６４２号公報

しかしながら、情報漏洩防止に対する要求の一層高まりと多様化に伴い、監査または送信制御の対象となる電子メールが増え、またその内容が多様になり、管理者が目視により確認しなければならない電子メールの数と判断の複雑さは増大している。

目視確認が必要な電子メールの数がある程度までならば、題名の一覧など要約された情報を見ることで、情報漏洩の可能性が高い電子メールを見つけ出し、優先的に精査することもできるが、確認しなければならない電子メールの数が増えると、一覧の中から精査の必要なメールを見つけ出すことさえも困難となり、管理者の負荷が増大する。
また、緊急のメールが、多くの確認待ちの電子メールの中に埋没してしまい、送信が遅延するなどの問題も発生する。

本発明の目的は、電子メールの内容によって、監査すべき電子メールを優先して監査させ、増大する電子メールの監査または送信制御の作業を効率化する仕組みを提供することである。

本発明は、電子メールの監査を行う情報処理装置であって、電子メールの送信を保留する条件を示す所定の送信制御条件に応じて、送信を保留して監査対象とする電子メールを選別する選別手段と、前記選別手段により監査対象と選別された電子メールを記憶する監査メール記憶手段と、予め定められた分野に対する監査の優先度を記憶する優先度記憶手段と、前記監査メール記憶手段に記憶された電子メールの内容を解析することにより、当該電子メールが属すると判定される複数の分野と、各分野の割合を示す分野組成を決定する分野判定手段と、前記分野判定手段で決定された当該電子メールの分野組成と、前記優先度記憶手段に記憶された各分野に対する監査の優先度とを用いて、当該電子メールにおける評価値を算出する評価値算出手段と、前記評価値算出手段で算出された各電子メールの評価値に従って、複数の監査対象の電子メールから優先して監査すべき電子メールを確定し、電子メールの監査画面にかかる情報を生成する監査情報生成手段と、前記監査情報生成手段で生成された電子メールの監査画面にかかる情報を出力する出力手段とを備えることを特徴とする。

また、本発明は、前記複数の電子メールの分野組成に応じて、分野組成が類似する任意の数の電子メールごとにグループ分けするグループ分け手段と、前記グループ分け手段によりグループ分けされた任意の数の電子メールの平均の分野組成を算出する平均分野組成算出手段を更に備え、前記評価値算出手段は、前記平均分野組成算出手段により算出された前記グループ分けされた任意の数の電子メールの平均の分野組成と、前記優先度記憶手段に記憶された各分野に対する監査の優先度とを用いて、当該グループ分けされた電子メールにおける評価値を算出し、前記監査情報生成手段は、前記評価値算出手段で算出された前記グループ分けされた電子メールにおける評価値に従って、監査対象の電子メールから構成されるグループを確定し、当該グループ毎に監査結果を指示できる監査画面にかかる情報を生成することを特徴とする。

また、本発明は、前記グループ分けされた電子メールのグループの中で、当該グループの平均の分野組成と各電子メールの分野組成との距離が規程値より離れている比率が第１の閾値より大きいか否かを判定することにより、各電子メールのグループがばらつきが大きいかを判定するばらつき判定手段を更に備え、前記監査情報生成手段は、前記ばらつき判定手段で、前記比率が前記第１の閾値より大きく、ばらつきが大きいと判定された場合は、前記監査すべき電子メールを個別に監査可能な監査画面にかかる情報を生成することを特徴とする。

また、本発明は、前記分野ごとに保留時間を示す保留時間テーブルから、前記分野判定手段で判定された分野組成における各分野の保留時間を取得する保留時間取得手段と、前記保留時間取得手段で取得された分野組成における各分野の保留時間を、当該分野の比率で乗じて各分野の保留時間の和をとることにより、当該分野組成にかかる電子メールの保留時間を算出する保留時間算出手段とを更に備えることを特徴とする。

本発明によれば、電子メールの内容によって、監査すべき電子メールを優先して監査することが可能となり、増大する電子メールの監査または送信制御の作業を効率化することができる。

本発明の実施形態の電子メール監査装置の構成を示す図である。 本発明の実施形態の各種端末のハードウエア構成を示す図である。 本発明の実施形態の電子メール監査装置の基本的な処理フローを示す図である。 本発明の実施形態の受信処理を示すフローチャートである。 本発明の実施形態の制御条件テーブルの一例を示す図である。 本発明の実施形態の分野組成から評価値を算出する式である。 本発明の実施形態の監査対象メールの一例を示す図である。 本発明の実施形態の監査メール保存テーブルの一例を示す図である。 本発明の実施形態のクラスタリング結果を含む監査メール保存テーブルの一例を示す図である。 本発明の実施形態の監査処理を示すフローチャートである。 本発明の実施形態のユーザ情報テーブルの一例を示す図である。 本発明の実施形態の優先重み設定テーブルの一例を示す図である。 本発明の実施形態の電子メールに対する分野組成の一例を示す図である。 本発明の実施形態の電子メールに対する分野組成の一例を示す第２の図である。 本発明の実施形態の評価値算出処理を示すフローチャートである。 本発明の実施形態の個別の電子メールに対する監査画面の一例を示す図である。 本発明の実施形態のクラスタリングした電子メールに対する監査処理を示すフローチャートである。 本発明の実施形態の電子メールのクラスタに対する評価値算出処理を示すフローチャートである。 本発明の実施形態のクラスタリングされた電子メールに対する監査画面の一例を示す図である。 本発明の実施形態の保留時間を含む制御条件テーブルの一例を示す図である。 本発明の実施形態の保留時間を含む優先重み設定テーブルの一例を示す図である。 本発明の実施形態の制御条件に保留時間を含む場合の受信処理を示すフローチャートである。 本発明の実施形態の自動実行時刻算出処理を示すフローチャートである。 本発明の実施形態の自動実行時刻を含む監査メール保存テーブルの一例を示す図である。 本発明の実施形態の自動実行処理を示すフローチャートである。 本発明の実施形態のばらつき度合を考慮した監査情報生成処理を示すフローチャートである。 本発明の実施形態の監査結果保存テーブルの一例を示す図である。 本発明の実施形態の過去の監査結果を考慮した監査情報生成処理を示すフローチャートである。 本発明の実施形態のクラスタに対する分野組成集計結果の一例を示す図である。 本発明の実施形態のクラスタに対する評価値算出における途中経過を示す図である。 本発明の実施形態の分野組成から保留時間を算出する式である。 本発明の実施形態の電子メールに対する分野組成の一例を示す第３の図である。 本発明の実施形態の電子メールの分野組成とクラスタの平均分野組成との距離を算出する式である。 本発明の実施形態のクラスタに対する距離を算出した結果の一例を示す図である。

以下、本発明の好適な実施形態を、添付図面を参照しながら詳細に説明する。図１は、本発明の一実施形態に係る電子メール監査装置（本発明の情報処理装置に相当）の構成を示す図である。尚、図１のネットワーク上に接続される各種端末の構成は一例であり、用途や目的に応じて様々な構成例があることは言うまでもない。

１００は電子メールの監査機能を提供する電子メール監査装置である。電子メール監査装置１００は、ネットワークを介して、送信者用端末１２０、管理者用端末１３０、メールサーバ１４０とデータの送受信が可能である。メールサーバ１４０は外部ネットワーク１５０にとデータの送受信が可能である。電子メール監査装置１００は、送信者用端末１２０から受け取った電子メールに対して、予め定義された所定の送信制御条件に従い、条件に合致する電子メールの送信の可否を決定する。また、管理者用端末１３０から、条件に応じて、送信を保留した電子メールに対する管理者の送信可否の判断を受け取り、判断に応じた制御を電子メールに対して実施する。送信が許可された電子メールはメールサーバ１４０に送信され、メールサーバ１４０から外部ネットワーク１５０に送信される。

１０１は送信者用端末から送信された電子メールを受信する受信部である。１０２は受信部１０１で受け取った電子メールに対して合致する送信制御条件を、送信制御条件保存領域１１０から取得し、合致した送信制御条件に従って、電子メールを制御する送信制御部である。１０３は送信制御部１０２において管理者による監査が必要であると判定された電子メールを受け取り、電子メールの内容を解析することで、電子メールが属する分野と、分野に属する度合い（分野の重み）を示す値とを判定し、監査メール保存領域１１１（監査メール記憶部に相当）に電子メールと関連付けて保存する分野判定部である。

１０４は、監査を行う管理者に対して、ユーザ情報保存領域１１３の情報から管理者ごとに管理するグループに属するメンバーを特定し、監査メール保存領域１１１から前記メンバーが送信者である電子メールを取得し、評価値算出部１０５で電子メールの評価値を算出し、管理者が監査に必要な情報を生成する監査情報生成部である。

また、本実施形態の電子メール監査装置においては、監査情報生成部１０４は、管理者が管理するメンバーにより送信者用端末１２０から送信されようとした電子メール、または監査メール保存領域１１１に保存される全ての電子メールを監査する。まず監査情報生成部１０４は、これらの電子メールを、クラスタ生成部１０６により複数のクラスタにグループ分けし、評価値算出部１０５でクラスタの評価値を算出し、管理者が監査に必要な情報を生成する監査情報生成部である。

１０５は、電子メールおよびクラスタ生成部１０６で生成されたクラスタに対して、設定保存領域１１２（優先度記憶部に相当）に保存された分野に対する優先重みに基づいて、電子メールまたはクラスタの監査における優先度を評価し数値化（評価値）する評価値算出部である。

１０６は、管理者が管理するメンバーにより送信されようとした電子メール、または監査メール保存領域１１１に保存される全ての電子メールを、分野判定部１０３で判定した分野に基づき複数のクラスタにグループ分けを行うクラスタ生成部である。１０７は、予め定められた分野に対して、管理者が設定した評価の優先度を、設定保存領域１１２に保存する優先重み設定部である。

１０８は、監査情報生成部１０７で生成された監査情報に対して、管理者が監査手段１３２から指定した監査結果に基づき、送信保留された電子メールを、削除処理または送信処理を含む対処処理を行う監査処理部である。１０９は、監査メール保存領域１１１に保存されている送信保留中の電子メールのうち、規定の条件を満たす電子メールを自動的に処理する自動実行処理部である。

１２０は、電子メールの送信を行う送信者が使用する送信者用端末（電子メール作成装置に相当）である。送信者用端末１２０は、ネットワークを介して、電子メール監査装置１００に電子メールを送受信可能である。１２１は、電子メール送受信プログラムであり、一般的な電子メール送受信プログラムの機能を有する。

１１０は、送信制御条件を保存する送信制御条件保存領域である。送信制御条件には、電子メールと照合するための条件式、条件に合致した場合の判定、合致した場合のデフォルト操作が用意されている。デフォルト操作は判定が送信保留の場合に設定される。この具体例については、図５で後述する。

１１１は、送信保留された監査対象となる電子メールを保存する監査メール保存領域である。１１２は、分野に対する優先度など、設定情報を保存する設定保存領域である。分野の詳細は後述するが、電子メールの本文の内容を複数の分野の組み合わせで示すためのものである。１１３は、監査を行う管理者と、管理者が監査する送信者の関係を保存するユーザ情報保存領域である。１１４は、管理者が行った監査の結果を保存する監査結果保存領域である。

１３０は、電子メールの監査を行う管理者が使用する管理者用端末（監査結果指定装置に相当）である。１３１は、ネットワークを介して、電子メール監査装置１００の動作設定を行う設定手段である。１３２は、ネットワークを介して、電子メール監査装置１００が送信保留した電子―メールを監査する監査手段である。

１４０は、送信制御部１０２、監査処理部１０８および自動実行処理部１０９から受け取った電子メールを、外部ネットワーク１５０に送信するメールサーバである。１５０は、外部ネットワークである。

次に、図１の電子メール監査装置１００（情報処理装置）、メール送信者端末１２０、管理者端末１３０、メールサーバ１４０のハードウエア構成について、図２を用いて説明する。図２は、ホストコンピュータ２００のハードウエア構成を示す図である。

ＣＰＵ２０１は、システムバス２０４に接続される各デバイスやコントローラを統括的に制御する。また、ＲＯＭ２０２あるいは外部メモリ２１１には、ＣＰＵ２０１の制御プログラムであるＢＩＯＳ（Ｂａｓｉｃ Ｉｎｐｕｔ／Ｏｕｔｐｕｔ Ｓｙｓｔｅｍ）やオペレーティングシステムプログラム（以下、ＯＳ）や、各サーバ或いは各ＰＣの実行する機能を実現するために必要な後述する各種プログラム等が記憶されている。ＲＡＭ２０３は、ＣＰＵ２０１の主メモリ、ワークエリア等として機能する。ＣＰＵ２０１は、処理の実行に際して必要なプログラム等をＲＡＭ２０３にロードして、プログラムを実行することで各種動作を実現するものである。

また、入力コントローラ（入力Ｃ）２０５は、キーボード２０９や不図示のマウス等のポインティングデバイスからの入力を制御する。ビデオコントローラ（ＶＣ）２０６は、ＣＲＴディスプレイ（ＣＲＴ）２１０等の表示器への表示を制御する。表示器はＣＲＴだけでなく、液晶ディスプレイでも構わない。これらは必要に応じて管理者が使用するものである。本発明には直接関係があるものではない。メモリコントローラ（ＭＣ）２０７は、ブートプログラム、ブラウザソフトウエア、各種のアプリケーション、フォントデータ、ユーザファイル、編集ファイル、各種データ等を記憶するハードディスク（ＨＤ）やフロッピーディスク（登録商標 ＦＤ）或いはＰＣＭＣＩＡカードスロットにアダプタを介して接続されるコンパクトフラッシュメモリ等の外部メモリ２１１へのアクセスを制御する。通信Ｉ／Ｆコントローラ（通信Ｉ／ＦＣ）２０８は、ネットワークを介して、外部機器と接続・通信するものであり、ネットワークでの通信制御処理を実行する。例えば、ＴＣＰ／ＩＰを用いたインターネット通信等が可能である。なお、ＣＰＵ２０１は、例えばＲＡＭ２０３内の表示情報用領域へアウトラインフォントの展開（ラスタライズ）処理を実行することにより、ＣＲＴ２１０上での表示を可能としている。また、ＣＰＵ２０１は、ＣＲＴ２１０上の不図示のマウスカーソル等でのユーザ指示を可能とする。

本発明を実現するための電子メール監査プログラム２１２は外部メモリ２１１に記録されており、必要に応じてＲＡＭ２０２にロードされることによりＣＰＵ２０１によって実行されるものである。さらに、本発明に係わるプログラム２１２が用いる定義ファイル２１３及び各種情報テーブル２１４は外部メモリ２１１に格納されており、これらについての詳細な説明は後述する。
（基本フロー）

次に、電子メール監査装置の基本的な処理フローについて、図３を用いて説明する。図３は本発明の実施形態の電子メール監査装置の基本的な処理フローを示す図である。

ステップＳ３０１において、電子メール監査装置１００は、送信者用端末１２０から送信された電子メールを受信し、受信した電子メールのうち、管理者による監査が必要か否かを判定する。この受信処理の詳細は、図４を用いて後述する。そして、ステップＳ３０２において、電子メール監査装置１００は、管理者により監査が必要であると判定された監査対象の電子メール３０２を、監査メール保存領域１１１に保存する。

ステップＳ３０３において、電子メール監査装置１００は、管理者の要求に応じて、監査対象メール３０２を提示し、管理者の指示に応じて監査対象メール３０２を送信または送信停止などの処理を実施する。この監査処理の詳細については、図１０以降を用いて後述する。
（受信処理）

次に、ステップＳ３０１の処理の詳細なフローについて、図４を用いて説明する。図４は、本発明の実施形態の電子メール監査装置の電子メール受信時の処理フローを示す図である。
ステップＳ４０１において、受信部１０１は、送信者用端末１２０で稼働する電子メール送受信プログラム１２１から送信された電子メールを受信する。

ステップＳ４０２において、送信制御部１０２は、送信制御条件保存領域１１０に保存される送信制御条件に対し、ステップＳ４０５までの繰り返し処理を開始する。

図５は、送信制御条件保存領域１１０に保存される送信制御条件を示す制御条件テーブルの例である。制御条件は、電子メールと照合するための条件式、条件に合致した場合の判定、合致した場合のデフォルト操作から構成される。デフォルト操作は判定が送信保留の場合に設定される。

ステップＳ４０３において、送信制御部１０２は、送信制御条件がステップＳ４０１で受信した電子メールに対して合致するか判定する。条件に合致する場合はステップＳ４０４に処理を移す。合致しない場合はステップＳ４０５に処理を移す。

図５の送信制御条件を１つずつ判定して合致すると判定された場合には、ステップＳ４０４において、送信制御部１０２は、合致した送信制御条件（図５）における判定項目を参照する。判定項目が「送信許可」である場合、処理をステップＳ４０６に移す。判定項目が「送信不可」である場合、ステップＳ４０７に処理を移す。判定項目が「送信保留」である場合、ステップＳ４０８に処理を移す。このように送信制御条件を１つずつ判定して、送信制御条件に合致し、かつ判定項目が「送信保留」となる電子メールを選別して抽出する。

図５の送信制御条件を１つ判定して合致しないと判定された場合には、ステップＳ４０５において、送信制御部１０２は、送信制御条件保存領域１１０に次の送信制御条件があるか判断する。次の送信制御条件があると判断された場合、次の送信制御条件に対し、ステップＳ４０２からの処理を実施する。次の送信制御条件がない場合、ステップＳ４０６に処理を移す。ステップＳ４０６において、送信制御部１０２は、電子メールをメールサーバ１４０に送信して処理を終了する。なお、本実施の形態では、送信制御条件に合致するものがなかった場合には、メールを送信するものとしたが、これに限るものではなく、合致するものがなかった場合には、「送信保留」としてステップＳ４０８に処理を移したり、「送信不可」としてステップＳ４０７に処理を移すように構成してもよい。

ステップＳ４０７において、送信制御部１０２は、電子メールを送信せずに削除し処理を終了する。このとき送信制御部１０２は、電子メールの送信者に対して、電子メールが送信されずに削除されたことを、電子メールやメッセンジャー機能の既知の技術を用いて通知してもよい。
ステップＳ４０８において、分野判定部１０３は、電子メールの内容を解析して、電子メールが属する分野を特定する。

本発明の分野分類では、電子メールが属する分野を１つに決めるのではなく、図１３のように、特定した分野と分野に属する度合いとを、複数の組として表現する。以降、文書（電子メール）に対する複数の分野と度合いの組を、分野組成と呼ぶ。

電子メールの分野分類は、単純ベイズ分類器などの既存の方法を用いて実現することが可能である。単純ベイズ分類器では、文書を構成する単語がある分野に属する文書群において出現する頻度から、その文書が文書群に属する確率を求めることができる。この確率に基づき、分野に属する度合いを数値化し、分野組成として取得する。分野組成の取得は、単純ベイズ分類器以外の方法で行ってもよい。この分野組成の取得方法は、既知の技術を用いることができるため、具体的な説明は省略する。

ステップＳ４０９において、送信制御部１０２は、電子メールを監査メール保存領域１１１に保存し、同時にステップＳ４０８で、分野判定部１０３が判定した分野と分野の度数を電子メールと関連付けて保存して、処理を終了する。
（受信処理具体例）
次に図７の電子メールに対する処理を具体的に説明する。

ステップＳ４０１において、受信部１０１は図７の電子メールを受信する。ステップＳ４０２において、送信制御部１０２は、送信制御条件保存領域１１０に保存される図５に示す送信制御条件に対し、ステップＳ４０５までの繰り返し処理を開始する。

ステップＳ４０３において、送信制御部１０２は、ステップＳ４０１で受信した電子メールに対して、制御条件５０１が合致するか判定する。制御条件５０１は電子メールに「社外秘」という文字列が含まれるかどうかを判定することを示している。図７の電子メールは、制御条件５０１に合致しないのでステップＳ４０５に処理を移す。
ステップＳ４０５において、送信制御部１０２は、次の送信条件がある場合、次の送信制御条件５０２があるので、処理をステップＳ４０２に移す。

制御条件５０２（「極秘」の文字列を含む）および制御条件５０３（「部外秘」の文字列を含む）は図７の電子メールに合致せず、ステップＳ４０１からステップＳ４０５の処理を繰り返す。
ステップＳ４０２において、送信制御部１０２は、制御条件５０４に対して処理を開始し、ステップＳ４０３に処理を移す。

ステップＳ４０３において、送信制御部１０２は、ステップＳ４０１で受信した電子メールに対して、制御条件５０４が合致するか判定する。制御条件５０４は電子メールの送信者のアドレスが「bbb.co.jp」という文字列と後方一致するか否かを判定することを示している。図７の電子メールは、制御条件５０４に合致するので、ステップＳ４０４に処理を移す。
ステップＳ４０４において、送信制御部１０２は、合致した送信制御条件５０４の判定項目が「送信保留」であるので、処理ステップＳ４０８に移す。
ステップＳ４０８において、分野判定部１０３は、図７の電子メールの内容を解析して、電子メールが属する分野として、図１３の分野組成を得るものとする。

ステップＳ４０９において、送信制御部１０２は、図７の電子メールと図１３の分野組成を、監査メール保存領域１１１に配置されている、図８に示す監査メール保存テーブルにおけるレコード８０１のように保存して処理を終了する。
（監査処理）
次に、ステップＳ３０３の処理の詳細なフローについて、図１０を用いて説明する。
図１０は、本発明の実施形態の電子メール監査装置の監査時の処理フローを示す図である。

ステップＳ１００１〜ステップＳ１００３の処理は、管理者端末から監査手段１３２により監査実施の要求があった場合に、監査を実施する管理者に対して実施してもよいし、全ての管理者に対して定期的に実行してもよい。本発明では監査実施の要求時に処理を実施する場合について説明する。

ステップＳ１００１において、監査情報生成部１０４は、ユーザ情報保存領域１１３に保存される図１１に示すようなユーザ情報テーブルを参照して、監査メール保存領域１１１に保存されている電子メールから、管理者が管理の対象とするユーザが送信者である電子メール（以後、監査対象メール）を取得する。

ステップＳ１００２において、評価値算出部１０５は、設定保存領域１１２に保存されている、図１２のような優先重み設定テーブルを参照して、監査対象メールに対して、電子メールごとに評価値を算出する。評価値算出方法については後述する。

ステップＳ１００３において、監査情報生成部１０４は、監査対象メールと評価値から監査手段の表示に必要な情報を監査情報として生成する。本実施形態においては特に情報を付加せず、評価値による並べ替えを行う。

ステップＳ１００４において、監査情報生成部１０４は、図１６に示すような監査手段１３２において表示する画面を、監査情報から生成する。監査手段１３２は、監査対象メールに対する管理者の指示を監査情報に付加する。

このように、監査情報生成部１０４は、図１６に示す電子メールの監査画面を生成し、管理者用端末１３０の監査手段からのアクセスにより監査処理部１０８から監査画面が監査手段１３２に送信されて、管理者用端末に表示される。しかしながら、本発明はこれに限るものではなく、例えば、監査情報生成部１０４が、各電子メールの評価値に従って、複数の監査対象の電子メールから優先して監査すべき電子メールを確定し、電子メールの監査画面にかかる情報を生成する。この電子メールの監査画面にかかる情報を監査処理部１０８が監査手段１３２に出力することにより、監査手段１３２側の表示制御プログラムに従って、図１６の監査画面を表示してもよい。すなわち、電子メールの監査画面にかかる情報とは、電子メールの監査画面そのものであってもよいし、電子メールの監査画面を表示するための元になる情報コードであってもよい。

図１６は監査手段１３２で表示される監査画面の例である。監査画面は、ステップＳ１００２で算出された評価値を評価値欄１６０３に表示し、評価値の順に監査対象となる電子メールの一覧を表示する。

監査画面は、それぞれの電子メールに対して、送信欄１６０１（送信許可）および削除欄１６０２（送信不可）により、管理者から送信許可または送信不可の指示を排他的に受け取る。
監査画面は、一括操作ボタン１６０５が押下されると、送信許可または送信不可の指示を、監査情報に付加し、ステップＳ１００５に処理を移す。
監査画面は、キャンセルボタン１６０６が押下されると、何もせずにステップＳ１００５に処理を移す。

監査画面は、個別監査欄１６０４が押下されると、電子メールの詳細を表示する個別監査画面を表示する。個別監査画面で監査指示が行われると、監査画面は、監査指示に応じて、送信欄１６０１または削除欄１６０２の値を更新する。

監査画面は、管理者の監査を補助するため、電子メールの内容を要約し、スニペット表示してもよいし、特定の領域に対するポップアップとして表示してもよい。

ステップＳ１００５において、監査処理部１０８は、監査対象メールに対する管理者の指示を付加された監査情報に基づき、保留されている電子メールに対する監査指示を実施して、処理を終了する。送信許可を指示された電子メールは、メールサーバ１４０に送信されて、外部のネットワーク１５０に送信される。送信不可を指示された電子メールは送信されずに削除される。
このとき監査処理部１０８は、送信または削除されたことを、電子メールの送信者に対して通知してもよい。
（監査処理具体例）
次に、管理者「okada@aaa.co.jp」から監査処理の要求があった場合について具体的に説明する。

ステップＳ１００１において、監査情報生成部１０４は、ユーザ情報保存領域１１３に保存されている、図１１に示すユーザ情報テーブルを参照して、管理者「okada@aaa.co.jp」が管理の対象とするユーザ「nakamura@aaa.co.jp」、「okubo@aaa.co.jp」、「nakazawa@aaa.co.jp」、「nagatomo@aaa.co.jp」を取得し、監査メール保存領域１１１に保存されている、図８に示す監査メール保存テーブルから、取得したユーザが送信した電子メール８０１〜電子メール８０４を取得する。

ステップＳ１００２において、評価値算出部１０５は、後述する評価値算出方法により、電子メール８０１に対して評価値４．４を、電子メール８０２に対して評価値１．５、電子メール８０３に対して評価値４．１、電子メール８０４に対して評価値３．２を得る。

ステップＳ１００３において、監査情報生成部１０４は、監査対象メールを評価値の大きい順に、電子メール８０１、電子メール８０３、電子メール８０４、電子メール８０２の順となるように並べ替えた監査情報を生成する

ステップＳ１００４において、監査情報生成部１０４は、監査情報から図１６のように画面を生成し、監査手段１３２に表示する。管理者は表示順に処理を行うことで、評価値の高い（優先的に監査すべきと判断された）電子メールから順に処理することができる。評価値欄１６０３には、評価値をそのまま表示してもよいが、本実施の形態では、評価値を「０〜５」の６段階のパラメータで表現している。例えば、電子メール８０１の評価値４．４であれば小数点を四捨五入して評価値４として評価値欄１６０３に表示し、電子メール８０２の評価値１．５であれば小数点を四捨五入して評価値２として評価値欄１６０３に表示する。

ここで管理者により、図１６に示す監査画面において、電子メール８０１、電子メール８０３、電子メール８０４に対して送信許可が指示され、電子メール８０２に対しては送信不可が指示されたとする。

ステップＳ１００５において、監査処理部１０８は、電子メール８０１、電子メール８０３、電子メール８０４をメールサーバ１４０に送信し、電子メール８０２を送信せずに削除する。
（評価値算出処理）

次に、ステップＳ１００２の処理の詳細なフローについて、図１５を用いて説明する。図１５は、本発明の実施形態の電子メール監査装置の評価値算出時の処理フローを示す図である。

ステップＳ１５０１において、評価値算出部１０５は、ステップＳ１００１で取得した監査対象メール全てに対して、ステップＳ１５０８までの繰り返し処理を開始する。

ステップＳ１５０２において、評価値算出部１０５は、処理中の監査対象メールに関連付けられた分野組成に対して、ステップＳ１５０５までの繰り返し処理を開始する。

ステップＳ１５０３において、評価値算出部１０５は、設定保存領域１１２に保存される、図１２に示すような優先重み設定テーブルから、処理中の分野に対応する優先重みを取得する。

ステップＳ１５０４において、評価値算出部１０５は、ステップＳ１５０３で取得した優先重みを処理中の分野と分野の度数に関連付けて、一時領域に記憶する。

ステップＳ１５０５において、評価値算出部１０５は、処理中の監査対象メールに関連付けられた、次の分野がある場合、ステップＳ１５０２に処理を戻して、次の分野に対する処理を開始する。次の分野がない場合、ステップＳ１５０６に処理を移す。

ステップＳ１５０６において、評価値算出部１０５は、一時領域に保存されている分野と度数および優先重みから評価値を算出する。評価値は監査をすべき度合を数値化したものである。本実施形態では、図６に示す式より評価値を求め、評価値は大きいほど監査を優先的にすべてきであることを示している。
ステップＳ１５０７において、評価値算出部１０５は、ステップＳ１５０６で算出した評価値を、処理中の監査対象メールと関連付けて記憶する。

ステップＳ１５０８において、評価値算出部１０５は、次の監査対象メールがあれば、ステップＳ１００１に処理を戻し、次の監査対象メールに対する処理を開始する。次の監査対象メールがない場合は処理を終了する。
（評価値算出具体例）
次に、図１３および図１４の分野組成を持つ電子メールに対する処理を具体的に説明する。
ステップＳ１５０１において、評価値算出部１０５は、図１３の分野組成を持つ電子メールに対する処理を開始する。
ステップＳ１５０２において、評価値算出部１０５は、図１３の分野組成に対して処理を開始する。

ステップＳ１５０３において、評価値算出部１０５は、分野組成１３０１に対する優先重みを取得する。分野組成１３０１の分野は「経済／契約」であり、図１２の優先重み設定テーブルにおける「経済／契約」の設定１２０１から優先重み５を取得する。
ステップＳ１５０４において、評価値算出部１０５は、（分野,度数,優先重み）＝（「経済／契約」， ４０， ５）を一時領域に記憶する。
ステップＳ１５０５において、評価値算出部１０５は、次の分野組成（「経済／流通」）があるので処理をステップＳ１５０２に戻す。

同様に分野組成１３０２〜１３０５について、ステップＳ１５０２からステップＳ１５０５までを繰り返すと以下の値の組である、（「経済／契約」， ４０， ５）、（「経済／流通」， ２０， ５）、（「機械／カメラ」， ２０， ４）、（「化学／ガラス」， １０， ３）、（「光学／レンズ」， １０， ３）が、一時記憶領域に記憶される。
ステップＳ１５０６において、評価値算出部１０５は、一時領域に保存されている分野と度数および優先重みに対して図６の式より評価値４．４を算出する。
（評価値）＝（４０×５＋２０×５＋２０×４＋１０×３＋１０×３）／１００
＝４．４
ステップＳ１５０７において、評価値算出部１０５は、ステップＳ１５０６で算出した評価値を、処理中の監査対象メールと関連付けて記憶する。
ステップＳ１５０８において、評価値算出部１０５は、図１４に示す分野組成を持つ電子メールがあるので、ステップＳ１００１に戻す。

図１４に示す分野組成１４０１〜１４０３に対してステップＳ１５０２からステップＳ１５０５までの処理を同様に繰り返すと以下の値の組である、（「経済／契約」， ２０， ５）、（「経済／株式」， ５０， １）、（「ギャンブル／相場」， ３０， ０）が一時記憶領域に記憶される。
ステップＳ１５０６において、評価値算出部１０５は、一時領域に保存されている分野と度数および優先重みに対して図６の式より評価値１．５を算出する。
（評価値）＝（２０×５＋５０×１＋３０×０）／１００
＝１．５

このように、管理者が、分野に対して設定した優先重みを基に評価値を算出することで、管理者が優先したい分野の度合いが大きい電子メールの評価値が大きくなり、結果として優先的に処理することができるようになる。
（第二の実施形態）
（クラスタリングによる監査）
次に、第二の実施形態として、監査対象メールをクラスタリング（グループ化）して監査する場合について、図１７を用いて説明する。グループ化される電子メールの数は任意であり、分類が類似するものがグループ化されることになる。図１７は、監査処理の処理フローを示す図である。

クラスタリングは監査メール保存領域１１１に保存される全ての電子メールに対して実施してもよいし、特定の管理者に対する監査対象メールのみについて実施してもよい。本実施形態では、監査メール保存領域１１１に保存される全ての電子メールに対してクラスタリングを行う場合を説明する。

ステップＳ１７０１またはステップＳ１７０２〜ステップＳ１７０４の処理は、管理者端末から監査手段１３２により監査実施の要求があった場合に、監査を実施する管理者に対して実施してもよいし、全ての管理者に対して定期的に実行してもよい。本実施形態ではステップＳ１７０１およびステップＳ１７０２〜ステップＳ１７０４の処理を、監査実施の要求時に実施する場合について説明する。

ステップＳ１７０１において、クラスタリング部１０６は、監査メール保存領域１１１に保存されている電子メールに対して、電子メールに関連付けられている分野組成に基づいてクラスタリングの処理を実施しクラスタを取得する。クラスタリングは、自己組織化マップ、Ｋ平均法などの手法を用いることで実現できる。
クラスタリングの結果は、図９に示す監査メール保存テーブルのように、クラスタに付与された番号を電子メールの情報に付加して保存する。

ステップＳ１７０２において、監査情報生成部１０４は、ユーザ情報保存領域１１３に保存される、図１１のようなユーザ情報テーブルを参照して、監査メール保存領域１１１に保存されている電子メールから、管理者が管理の対象とする電子メールユーザが送信者である電子メール（監査対象メール）を取得する。

ステップＳ１７０３において、評価値算出部１０５は、ステップＳ１７０１において、設定保存領域１１２に保存される、図１２のような優先重み設定テーブルを参照して、取得したクラスタのうち、監査対象メールを１つ以上含むクラスタに対して評価値を算出する。評価値算出方法については後述する。

ステップＳ１７０４において、監査情報生成部１０４は、クラスタと評価値から監査手段の表示に必要な情報を監査情報として生成する。本実施形態においては特に情報を付加しない。

ステップＳ１７０５において、監査情報生成部１０４は、監査情報から図１９に示す監査画面を生成し、監査手段１３２に表示する。監査手段１３２は、クラスタまたは監査対象メールに対する管理者の指示を、監査情報に付加する。

図１９は、ステップＳ１７０５で生成され、監査手段１３２に表示されるクラスタに対する監査画面の例である。監査画面は、ステップＳ１７０３で算出された評価値を評価値欄１９０５に表示し、評価値の順に監査対象となるクラスタの一覧を表示する。

監査画面は、それぞれのクラスタに対して、送信欄１９０１（送信許可）および削除欄１９０２（送信不可）により、管理者から送信許可または送信不可の指示を排他的に受け取る。監査画面は、クラスタを構成する電子メールの分野組成のうち、クラスタにおいて主たる分野組成を分野欄１９０３に表示する。監査画面は、一括操作ボタン１９０７が押下されると、送信許可または送信不可の指示を、監査情報に付加し、ステップＳ１７０６に処理を移す。監査画面は、キャンセルボタン１９０８が押下されると、何もせずにステップＳ１７０６に処理を移す。監査画面は、個別監査欄１９０６を押下されると、クラスタに対する監査画面を表示する個別クラスタ監査画面を表示する。個別クラスタ監査画面は、図１６に示す監査画面と同等の機能を有する。個別監査画面で監査指示が行われると、個別の監査指示は監査情報に付加される。監査画面は、送信欄１９０１または削除欄１９０２の値を無効とし、監査の進捗を１９０４の値を更新することにより示す。

ステップＳ１７０６において、監査処理部１０８は、クラスタまたは監査対象メールに対する管理者の指示を付加された監査情報に基づき、保留されている電子メールの処理を実施して、処理を終了する。送信許可を指示されたクラスタに属する電子メールは、メールサーバ１４０に送信されて、外部のネットワーク１５０に送信される。送信不可指示をされたクラスタに属する電子メールは送信されずに削除される。個別に指示されたクラスタのメールは個別の指示に従う。このとき監査処理部１０８は、送信または削除されたことを、電子メールの送信者に対して通知してもよい。

このように、優先的に監査すべき電子メールから構成されるクラスタから監査を実施することができる。またクラスタには分野組成の近い監査対象メールがまとめられるので、精査が不要な分野に属する監査対象メールについては、タイトルや概要などを概括し、一括して監査指示を行うことが可能となる。
（クラスタリングによる監査の具体例）

次に、図９に示す監査メール保存テーブルに保存されている電子メールに対して、管理者「okada@aaa.co.jp」が、クラスタリングによる監査を行う場合について具体的に説明する。

ステップＳ１７０１において、クラスタリング部１０６は、図９に示す監査メール保存テーブルに保存されている電子メールについてクラスタリングを実施する。

本実施形態では、クラスタリングの手法の一例としてK平均法を用いてクラスタリングを行う。クラスタリングの結果として、電子メール９０１、電子メール９０３、電子メール９０５はクラスタ１に、電子メール９０２、電子メール９０６はクラスタ２に、電子メール９０４はクラスタ３に分類される。クラスタリングの詳細については後述する。

ステップＳ１７０２において、監査情報生成部１０４は、図１１に示すユーザ情報テーブルを参照して、図９の監査メールテーブルから、送信者が、管理者「okada@aaa.co.jp」の管理対象である電子メールを取得する。図９における電子メール９０１〜電子メール９０６の送信者は全て「okada@aaa.co.jp」の管理対象であるので、電子メール９０１〜電子メール９０６を取得する。

ステップＳ１７０３において、評価値算出部１０５は、後述する評価値算出方法によりクラスタ１について評価値４．２を、クラスタ２について評価値１．７５をクラスタ３について評価値２．８を得る。

ステップＳ１７０４において、監査情報生成部１０４は、クラスタの評価値の大きい順に、クラスタ１、クラスタ３、クラスタ２の順となるように並べ替えた監査情報を生成する。

ステップＳ１７０５において、監査情報生成部１０４は、監査情報から図１９のような画面を生成し、監査手段１３２に表示する。これにより評価値の高い（優先的に監査すべき）クラスタから順に処理することができる。

ここで管理者により、図１９に示す監査画面において、クラスタ１、クラスタ３に対して送信許可が指示され、クラスタ２に対しては送信不可が指示されたとする。

ステップＳ１７０６において、監査処理部１０８は、クラスタ１に属する電子メール９０１、電子メール９０３、電子メール９０５、およびクラスタ３に属する電子メール９０４をメールサーバ１４０に送信し、クラスタ２に属する電子メール９０２、電子メール９０６を送信せずに削除する。
（クラスタリング詳細）

クラスタリングの一手法であるK平均法について説明する。K平均法により電子メールの分野組成に基づいてクラスタリングするアルゴリズムは以下のとおりである。
（ｓｔｅｐ１）電子メールをＮ個のクラスタにランダムに配置
（ｓｔｅｐ２）各クラスタの中心（分野組成の平均）を求める（平均分野組成算出処理）
（ｓｔｅｐ３）各電子メールに対して繰り返す
（ｓｔｅｐ４）各クラスタの中心に対して距離を計算
（ｓｔｅｐ５）現在のクラスタより近い中心を持つクラスタがあれば属するクラスタを変更
（ｓｔｅｐ６）クラスタを変更した電子メールがある場合ｓｔｅｐ２に戻る
（ｓｔｅｐ７）終了
（ｓｔｅｐ４）における距離の算出方法については、図３３の式による。

ここで３つのクラスタに電子メール９０１〜９０６をランダムに割り振り、平均を求めた結果として、図３４が得られたとする。このとき、例えば電子メール９０５の分野組成に対し、各クラスタの中心からの距離を求めると以下のようになる。
（クラスタ１との距離）
＝√（３５−５０）^２＋（１５−０）^２＋（２０−２０）^２＋（１５−０）^２＋（１５−３０）^２
＝√９００
＝３０
（クラスタ２との距離）
＝√（１０−５０）^２＋（０−２０）^２＋（７５−０）^２＋（５−０）^２＋（０−３０）^２＋（１０−０）^２
＝√８６５０
＝９３．００５３・・・
（クラスタ３との距離）
＝√（２５−５０）^２＋（１５−０）^２＋（１０−２０）^２＋（３５−３０）^２＋（１５−０）^２
＝√１２００
＝３４．６４１０・・・
この結果、分野組成９０５はクラスタ１の中心に対して最も距離が小さくなるので、分野組成９０５が属するクラスタは、クラスタ１に変更される。
このような処理を、クラスタが変更される電子メールがなくなるまで繰り返すことでクラスタリングが実現される。
（クラスタの評価値算出）
次に、ステップＳ１７０３のクラスタに対する評価値算出処理について、図１８を用いて説明する。
ステップＳ１８０１において、監査情報生成部１０４は、一時領域に確保されたクラスタ情報を初期化する。

ステップＳ１８０２において、監査情報生成部１０４は、ステップＳ１００１で取得した監査対象メール全てに対して、ステップＳ１８０７までの繰り返し処理を開始する。
ステップＳ１８０３において、監査情報生成部１０４は、一時領域から、処理中の監査対象メールが属するクラスタに対応したクラスタ情報を取得する。

ステップＳ１８０４において、監査情報生成部１０４は、処理中の監査対象メールと関連付けられた分野組成に対して、ステップＳ１８０６までの繰り返し処理を開始する。

ステップＳ１８０５において、監査情報生成部１０４は、ステップＳ１５０３で取得した処理中の分野組成と分野の度数を、ステップＳ１８０３で取得したクラスタ情報に追加する。

ステップＳ１８０６において、監査情報生成部１０４は、処理中の監査対象メールに関連付けられた、次の分野組成がある場合、ステップＳ１８０４に処理を戻して、次の分野組成に対する処理を開始する。次の分野組成がない場合、ステップＳ１８０７に処理を移す。

ステップＳ１８０７において、監査情報生成部１０４は、次の監査対象メールがあれば、ステップＳ１８０２に処理を戻し、次の監査対象メールに対する処理を開始する。次の監査対象メールがない場合はステップＳ１８０８に処理を移す。

ステップＳ１８０８において、監査情報生成部１０４は、ステップＳ１８０１〜ステップＳ１８０７で取得したクラスタ情報全てに対して、ステップＳ１８１３までの繰り返し処理を開始する。

ステップＳ１８０９において、監査情報生成部１０４は、処理中のクラスタ情報に含まれる平均分野組成を求める。平均分野組成は、クラスタ情報に含まれる全ての分野と、分野の度数の平均値として構成する。

ステップＳ１８１０において、監査情報生成部１０４は、設定保存領域１１２に保存される、図１２に示すような優先重み設定テーブルを参照して、ステップＳ１８０９で取得した平均分野組成について、各分野に対応する優先重みを取得する。

ステップＳ１８１１において、監査情報生成部１０４は、ステップＳ１５０６と同様の方法により、平均分野組成の分野、度数および優先重みから評価値を算出する。
ステップＳ１８１２において、監査情報生成部１０４は、クラスタ情報に評価値を記憶する。

ステップＳ１８１３において、監査情報生成部１０４は、次のクラスタ情報があれば、ステップＳ１８０８に処理を戻し、次のクラスタ情報に対する処理を開始する。次のクラスタ情報がない場合は処理を終了する。
（クラスタの評価値算出の具体例）
図９に示す監査メール保存されている電子メールにより、評価値算出処理を具体的に説明する。
ステップＳ１８０１において、監査情報生成部１０４は、一時領域に確保されたクラスタ情報を初期化する。
ステップＳ１８０２において、監査情報生成部１０４は、電子メール９０１に対する処理を開始する。
ステップＳ１８０３において、監査情報生成部１０４は、一時領域から電子メール９０１が属するクラスタ１に対応したクラスタ情報を取得する。
ステップＳ１８０４において、監査情報生成部１０４は、電子メール９０１の分野組成に対する処理を開始する。

ステップＳ１８０５において、監査情報生成部１０４は、電子メール９０１の１つめの分野組成と度数（「経済／契約」， ４０）をクラスタ１のクラスタ情報に追加する。
ステップＳ１８０６において、監査情報生成部１０４は、次の分野組成（「経済／流通」）があるので、処理をステップＳ１８０４に戻す。
ステップＳ１８０４において、監査情報生成部１０４は、電子メール９０１の次の分野組成（「経済／流通」）に対する処理を開始する。

ステップＳ１８０５において、監査情報生成部１０４は、電子メール９０１の２つめの分野組成と度数（「経済／流通」， ３０）をクラスタ１のクラスタ情報に追加する。
ステップＳ１８０６において、監査情報生成部１０４は、次の分野組成（「機械／カメラ」）があるので、処理をステップＳ１８０４に戻す。
ステップＳ１８０４において、監査情報生成部１０４は、電子メール９０１の次の分野組成（「機械／カメラ」）に対する処理を開始する。

ステップＳ１８０５において、監査情報生成部１０４は、電子メール９０１の３つめの分野組成と度数（「機械／カメラ」， ３０）をクラスタ１のクラスタ情報に追加する。
ステップＳ１８０６において、監査情報生成部１０４は、次の分野組成がないので、処理をステップＳ１８０７に戻す。
ステップＳ１８０７において、監査情報生成部１０４は、次の監査対象メール（電子メール９０２）があるので、ステップＳ１８０２に処理を戻す。
ステップＳ１８０２において、監査情報生成部１０４は電子メール９０２に対する処理を開始する。
ステップＳ１８０３において、監査情報生成部１０４は、一時領域から電子メール９０２が属するクラスタ２に対応したクラスタ情報を取得する。
同様に、ステップＳ１８０４〜ステップＳ１８０６を繰り返し、電子メール９０２の分野組成を、クラスタ２のクラスタ情報に追加する。

同様に、電子メール９０３〜電子メール９０６までの監査対象メールに対して、ステップＳ１８０２〜ステップＳ１８０７の処理を繰り返すと、一時記憶領域に、図２９に示すクラスタ情報が記憶される。
ステップＳ１８０８において、監査情報生成部１０４は、クラスタ１のクラスタ情報２９０１に対して、処理を開始する。
ステップＳ１８０９において、監査情報生成部１０４は、クラスタ情報２９０１の平均分野組成を算出する。

ステップＳ１８１０において、監査情報生成部１０４は、ステップＳ１８０９で取得した平均分野組成について、図１２に示す優先重み設定テーブルを参照して、各分野組成の優先重みを取得する。
図３０は、ステップS１８０９およびステップＳ１８１０の処理結果を示した表である。
ステップＳ１８１１において、監査情報生成部１０４は、図６の式を用いて、図３０の平均分野組成に対する評価値を４．２算出する。
（評価値）＝（４０×５ ＋ １０×５ ＋ １０×３ ＋ ２０×４ ＋ ２０×３）／１００
＝４．２
ステップＳ１８１２において、監査情報生成部１０４は、クラスタ情報２９０１と対応付けて評価値４．２を記憶する。
ステップＳ１８１３において、監査情報生成部１０４は、次のクラスタ情報２９０２があるので、処理をステップＳ１８０８に戻す。
以下、同様にクラスタ情報２９０２に対して評価値１．７５を、クラスタ情報２９０３に対して評価値２．８を取得する。

このように、管理者が、分野に対して設定した優先重みを基に評価値を算出することで、管理者が優先したい分野の内容を含む電子メールから構成されるクラスタの評価値が大きくなり、優先的に処理することができるようになる。また、評価値の小さい（精査の必要性が低い）クラスタについては、概括するだけ一括して監査指示を行うなど、管理者が自らの繁閑に応じて選択することが可能となる。
（第三の実施形態）
（保留時間設定による自動監査）

次に、第三の実施形態として、設定された保留時間に応じて自動的に監査処理を実施する場合について、図２２を用いて説明する。図２２は、保留時間設定による監査処理の処理フローを示す図である。

本実施形態においては、送信制御条件保存領域１１０に保存される送信制御条件テーブルは、保留期間が追加されており、図２０のような構成を持つ。図２０と図５の送信制御条件テーブルとの違いは、「保留期間」の項目を備えている点である。ステップＳ４０１〜ステップＳ４０８の処理は、第１の実施形態における図４に示すフローと同様の処理である。

ステップＳ２２０１において、送信制御部１０２は、送信制御条件に保留期間が設定されている場合、ステップＳ２２０２に処理を移す。保留期間が設定されていない場合、ステップＳ４０９に処理を移す。ステップＳ２２０２において、送信制御部１０２は、制御条件に設定された保留期間から、保留期間内に管理者による監査が実施されない場合に、自動的に処理を実行する時刻と自動操作を決定する。自動実行時刻を決定する処理の詳細については後述する。

ステップＳ４０９において、送信制御部１０２は、第１の実施形態と同様に、ステップＳ４０８で、分野判定部１０３が判定した分野と分野の度数を電子メールと関連付けて監査メール保存領域１１１に保存するが、同時にステップＳ２２０２で取得した自動実行時刻と自動操作も電子メールと関連付けて保存し、処理を終了する。
図２４は実行時刻と自動操作を電子メールに関連付けて保存した監査メール保存テーブルの例である。
（保留時間を含む場合の受信処理具体例）

次に、図２０の送信制御条件テーブルに対し、図７の電子メールを処理する場合について具体的に説明する。図２０の送信制御条件テーブルに対して図７の電子メールを処理すると、第１の実施形態の具体例と同様に、ステップＳ４０３で、第１の実施形態における制御条件５０４と条件式が等しい、制御条件２００４に合致する。

ステップＳ４０４において、送信制御部１０２は、合致した送信制御条件２００４の判定が送信保留であるので、処理ステップＳ４０８に移す。ステップＳ４０８において、分野判定部１０３は、第１の実施形態の具体例と同様に、図７の電子メールの内容を解析して、電子メールが属する分野として、図１３の分野組成を得る。
ステップＳ２２０１において、分野判定部１０３は、送信制御条件２００４に保留時間が設定されているので、ステップＳ２２０２に処理を移す。

ステップＳ２２０２において、分野判定部１０３は、送信制御条件２００４の保有期間から自動実行時刻として「２月１６日１５時１２分００秒」（図７の電子メールの受信時刻２月１６日１２：時１２分００秒の３時間後）を算出する。

ステップＳ４０９において、送信制御部１０２は、図７の電子メールと、図１３の分野組成と、ステップＳ２２０２で算出した実行時刻「2月16日15時12分00秒」と、制御条件２００４に設定されている自動操作「送信」とを、監査メール保存領域１１１に配置されている、図２４に示す監査メール保存テーブルにおけるレコード２４０１のように保存して処理を終了する。
（自動実行時刻決定処理）
次に、自動実行時刻の決定処理について図２３を用いて説明する。
図２３は自動実行時刻決定処理の処理フローを示す図である。

ステップＳ２３０１において、送信制御部１０２は、図２２のステップＳ４０３で合致した送信制御条件に対して、保留時間が設定されているか否かを判定する。保留時間が「分野依存」を示す値が設定されていれば、ステップＳ２３０２に処理を移す。時間が設定されていれば、ステップＳ２３０７に処理を移して保留時間取得処理を行う。

ステップＳ２３０２において、送信制御部１０２は、図２２のステップＳ４０８で取得した分野組成に対して、ステップＳ２３０５までの繰り返し処理を開始する。

ステップＳ２３０３において、送信制御部１０２は、処理中の分野に対して、図２１に示すような優先重みテーブルから保留時間を取得する。なお、図２１の優先重みテーブルのように、優先重みテーブル中に各分野に対して保留時間を設けてもよいが、各分野と保留時間を別テーブル（保留時間テーブル）で用意してもよい。すなわち本実施形態では、保留時間テーブルとは、保留時間の項目を有する優先重みテーブルを含むものとする。
ステップＳ２３０４において、送信制御部１０２は、処理中の分野に対する度数と、ステップＳ２３０３で取得した保留時間を関連付けて記憶する。

ステップＳ２３０５において、送信制御部１０２は、次に処理する分野があれば、ステップＳ２３０２に処理を戻し、次の分野に対する処理を開始する。次に処理する分野がなければ、ステップＳ２３０６に処理を移す。
ステップＳ２３０６において、送信制御部１０２は、記憶した分野の度数と保留時間から、電子メール全体としての保留時間を図３１の式により算出する。
保留時間は、分野の度数以外にも、分野の優先重みや評価値などに基づいて算出してもよいし、複数の条件によって算出してもよい。
ステップＳ２３０７において、送信制御部１０２は、該当した送信制御条件の保留時間を取得（保留時間取得）し、処理中の電子メールの受信時間に、該取得した保留時間を加算して自動実行時刻として算出する。

組織の稼働時間（企業の業務時間や営業時間）などを考慮して、稼働時間内のみを加算の対象としてもよい。また基準となる時刻も、電子メールの受信時間以外に、現在時刻（時刻決定処理の実行時の時刻）などを用いてもよい。

ステップＳ２３０８において、送信制御部１０２は、ステップＳ２３０７で取得した自動実行時刻と、送信制御条件における自動操作とを、処理中の電子メールと関連付けて記憶する。
（実行時刻算出処理具体例）
次に、分野組成が図３２である電子メールに対して、図２０の送信制御条件２００６が合致した場合についての実行時刻算出処理を具体的に説明する。

ステップＳ２３０１において、送信制御部１０２は、送信制御条件２００６の保留時間が「分野依存」を示す値が設定されているので、ステップＳ２３０２に処理を移す。
ステップＳ２３０２において、送信制御部１０２は、分野組成３２０１に対する処理を開始する。

ステップＳ２３０３において、送信制御部１０２は、図２１の保留時間テーブル（優先重みテーブル）から、分野組成３２０１の分野「経済／契約」に対応する保留時間の値「３時間」を取得する。
ステップＳ２３０４において、送信制御部１０２は、（分野, 度数, 保留時間）＝（経済／契約， ３０， ３時間）を一時記憶領域に記憶する。
ステップＳ２３０５において、送信制御部１０２は、次に処理する分野組成３２０２があるので、ステップＳ２３０２に処理を戻す。

同様の処理を繰り返し、一時記憶領域に分野組成３２０２および分野組成３２０３に対する値として、（経済／契約， ３０， ３時間）、（経済／流通， ２０， １時間）、（経済／株式， ５０， １２時間）を得る。
ステップＳ２３０６において、送信制御部１０２は、図３１の式を用いて以下のように、電子メール全体としての保留時間として７．１時間を算出する。
（保留時間）＝（３０×３ ＋ ２０×１ ＋ ５０×１２）／１００
＝７．１ （時間）

ここで、処理中の電子メールの受信時間が「２月１６日１０時２０分」であったとすると、ステップＳ２３０７において、送信制御部１０２は、「２月１６日１０時２０分」に７．１時間（７時間６分）を加算し、自動実行時刻として「２月１６日１７時２６分」を得る。

ステップＳ２３０８において、送信制御部１０２は、ステップＳ２３０７で取得した自動実行時刻「２月１６日１７時２６分」と、送信制御条件２００６における自動操作「送信」とを、処理中の電子メールと関連付けて記憶する。
（自動実行処理）
次に、保留期間経過後の自動処理について図２５を用いて説明する。
図２５は自動実行処理の処理フローを示す図である。自動実行処理は別プロセスで起動され、サービス停止条件が設定されるまで常時稼働する。

ステップＳ２５０１において、自動実行処理部１０９は、サービス停止条件が設定されていれば、処理を終了する。サービス停止条件が設定されていない場合は、ステップＳ２５０２に処理を移す。

ステップＳ２５０２において、自動実行処理部１０９は、保留メール保存領域１１１に保存されている図２４のような監査メール保存テーブルを参照し、監査対象メールのうち、実行時刻が現在時刻より古い電子メールを取得する。

ステップＳ２５０３において、自動実行処理部１０９は、ステップＳ２５０２で電子メールが取得できれば、処理をステップＳ２５０４に移す。電子メールが取得できなかった場合、処理をステップＳ２５０９に移す。

ステップＳ２５０４において、自動実行処理部１０９は、ステップＳ２５０２で取得した電子メール全てに対して、ステップＳ２５０８までの繰り返し処理を開始する。

ステップＳ２５０５において、自動実行処理部１０９は、処理中の電子メールと関連付けられた自動操作が削除に設定されている場合、ステップＳ２５０６に処理を移す。自動操作が送信に設定されている場合、ステップＳ２５０７に処理を移す。
ステップＳ２５０６において、自動実行処理部１０９は、処理中の電子メールを削除して、ステップＳ２５０８に処理を移す。
ステップＳ２５０７において、自動実行処理部１０９は、処理中の電子メールを送信して、ステップＳ２５０８に処理を移す。

ステップＳ２５０８において、自動実行処理部１０９は、次の電子メールがなければ、ステップＳ２５０９に処理を移す。次の電子メールがあれば、ステップＳ２５０４に処理を戻し、次の電子メールに対する処理を開始する。
ステップＳ２５０９において、自動実行処理部１０９は、予め設定された時間、待機してから、ステップＳ２５０１に処理を移す。
（自動実行処理具体例）
次に、図２４に示す監査メール保存テーブルに対する自動実行処理について、具体的に説明する。このときサービス停止条件は設定されていないものとする。
ステップＳ２５０１において、自動実行処理部１０９は、サービス停止条件は設定されていないので、ステップＳ２５０２に処理を移す。
ここで、現在時刻が「２００９年２月１６日１６時００分」であったとすると、

ステップＳ２５０２において、自動実行処理部１０９は、図２４の監査メール保存テーブルから、現在時刻よりも実行時刻が古い電子メール２４０１を取得する。
ステップＳ２５０３において、自動実行処理部１０９は、ステップＳ２５０２で電子メール２０４１を取得したので処理をステップＳ２５０４に移す。
ステップＳ２５０４において、自動実行処理部１０９は、電子メール２４０１に対する処理を開始する。

ステップＳ２５０５において、自動実行処理部１０９は、電子メール２４０１と関連付けられた自動操作が「送信」に設定されているので、ステップＳ２５０７に処理を移す。
ステップＳ２５０７において、自動実行処理部１０９は、電子メール２４０１を送信して、ステップＳ２５０８に処理を移す。
ステップＳ２５０８において、自動実行処理部１０９は、他に電子メールがないので、ステップＳ２５０９に処理を移す。

ステップＳ２５０９において、自動実行処理部１０９は、予め設定された時間処理を待機した後、ステップＳ２５０１に処理を戻し、サービス停止条件が設定されるまで同様の処理を繰り返す。

このように、合致した制御条件と電子メールの分類分野に応じて、保留される時間が自動的に調整されるので、精査の重要性が低く、遅滞が発生しないことが望ましい分野の電子メールについては、遅滞の発生を抑制でき、また精査が必要な分野の電子メールは必ず管理者による監査がなされる効果が得られる。
（第四の実施形態）
（ばらつき度合による一括処理禁止）

次に、第四の実施形態として、監査対象メールをクラスタリングして処理する電子メール監査装置において、含まれる電子メールの内容にばらつきがあるクラスタについては、一括しての監査指示を不許可とする場合について、図２６を用いて説明する。図２６は、クラスタに対する監査情報生成の処理フローを示す図である。

ステップＳ２６０１において、監査情報生成部１０４は、評価値算出処理Ｓ１７０３で取得したクラスタ情報に対して、ステップＳ２６０９までの繰り返し処理を開始する。ステップＳ２６０２において、監査情報生成部１０４は、処理中のクラスタに含まれるメール数が規定条件を満たすか判定する。例えば、電子メール数が「２以上」（「５以上」であってもよい）あることを規程条件とする。規程条件を満たす場合は、ステップＳ２６０３に処理を移す。規程条件を満たさない場合は、ステップＳ２６０８に処理を移す。

ステップＳ２６０３において、監査情報生成部１０４は、処理中のクラスタに含まれる全ての電子メールに対して、ステップＳ２６０５までの繰り返し処理を開始する。ステップＳ２６０４において、監査情報生成部１０４は、クラスタ情報から取得した平均分野組成に対する、処理中の電子メールの分野組成との距離（差異）を求め、処理中の電子メールと関連付けて記憶する。距離は図３３に示す式より求める。

ステップＳ２６０５において、監査情報生成部１０４は、次に処理する電子メールがクラスタにあれば、ステップＳ２６０３に処理を戻し、次の電子メールに対する処理を開始する。次の電子メールがなければステップＳ２６０６に処理を移す。ステップＳ２６０６において、監査情報生成部１０４は、記憶した平均分野組成と電子メールの距離からクラスタのばらつき度合を算出する。本実施形態の場合は、クラスタに属する電子メールのうち、平均分野組成からの距離が規定値以下にある電子メールの割合をばらつき度合とする。ばらつき度合は、距離の平均や標準偏差などを用いてもよい。本実施の形態では、例えば、ばらつき度合いは、平均分野組成からの距離が規定値「２０」より大きい電子メールの割合として、判断されるものとする。

ステップＳ２６０７において、監査情報生成部１０４は、ステップＳ２６０６で算出したばらつき度合が規定の条件を満たすか判定する。条件を満たす（ばらつきが大きい）場合、ステップＳ２６０８に処理を移す。条件を満たさない（ばらつきが小さい）場合、ステップＳ２６０９に処理を移す。

ステップＳ２６０８において、監査情報生成部１０４は、処理中のクラスタ情報に、一括処理禁止情報を設定する。ステップＳ２６０９において、監査情報生成部１０４は、次のクラスタ情報がある場合、ステップＳ２６０１に処理を戻して、次のクラスタ情報に対する処理を開始する。次のクラスタ情報がない場合、処理を終了する。

クラスタに含まれる電子メールの内容にばらつきがある場合、一括して監査指示を行うと、平均的な分野組成を持つ電子メールと内容が離れた電子メールも多く含まれるため、意図しない結果になる可能性がある。一括処理禁止情報を設定したクラスタについては、図１９のクラスタ監査画面における送信欄１９０１および削除欄１９０２を無効化し、個別監査による処理しか実施できないようにすることで、意図しない一括操作を抑止することができる。
（クラスタのばらつき度合による一括処理禁止の具体例）

次に、図９に示す監査メール保存されている電子メールに対する第四の実施形態の監査情報生成処理について具体的に説明する。第二の実施形態と同様に、評価値算出処理ステップＳ１７０３において、図２９に示すクラスタ情報が得られる。
ステップＳ２６０１において、監査情報生成部１０４はクラスタ１に対応するクラスタ情報２９０１に対する処理を開始する。

ステップＳ２６０２において、監査情報生成部１０４は、クラスタ１に含まれるメール数が規定条件を満たすか判定する。ここで規定条件はクラスタに含まれるメール数が２以上であることとすると、クラスタ１はメール数が「３」であり、条件を満たすので、ステップＳ２６０３に処理を移す。ステップＳ２６０３において、監査情報生成部１０４は、電子メール９０１に対する処理を開始する。

ステップＳ２６０４において、監査情報生成部１０４は、クラスタ１の平均分野組成に対する、電子メール９０１の分野組成との距離を、図３３を用いて以下のように求める。
（距離）＝√（４０−４０）^２＋（１０−３０）^２＋（１０−０）^２＋（２０−３０）^２＋（２０−０）^２
＝√１０００
＝３１．６２・・・
ステップＳ２６０５において、監査情報生成部１０４は、クラスタ１に属する電子メール９０３があるので、ステップＳ２６０３に処理を戻す。

以下同様にクラスタ１に属する電子メール９０３および電子メール９０５を処理すると、電子メール９０３との距離として「３７．４１」を、電子メール９０５との距離として「２０」を得る。

ここで、ばらつき度合を「クラスタの平均分野組成からの距離が「２０」より大きい電子メールの割合」とすると、ステップＳ２６０６において、監査情報生成部１０４は、電子メール９０１および電子メール９０３の距離が「２０」より大きく、電子メール９０５の距離が「２０」以下なので、ばらつき度合の値として「０．６６…（＝２／３）」を得る。

ここで、ばらつきの既定の条件として、「ばらつき度合が０．２以上（第１の閾値に相当）」とすると、ステップＳ２６０７において、監査情報生成部１０４は、クラスタ１のばらつき度合は「０．６６…」で「０．２」以上であるので、既定の条件を満たし、ステップＳ２６０８に処理を移す。

ステップＳ２６０８において、監査情報生成部１０４は、クラスタ情報２９０１に、一括処理禁止情報を設定する。ステップＳ２６０９において、監査情報生成部１０４は、次のクラスタ情報としてクラスタ２に対応するクラスタ情報２９０２があるので、ステップＳ２６０１に処理を戻す。

ステップＳ２６０１において、監査情報生成部１０４はクラスタ２に対応するクラスタ情報２９０２に対する処理を開始する。ステップＳ２６０２において、監査情報生成部１０４は、クラスタ２に含まれるメール数は「２」であり、条件を満たすので、ステップＳ２６０３に処理を移す。ステップＳ２６０３において、監査情報生成部１０４は、電子メール９０２に対する処理を開始する。

ステップＳ２６０４において、監査情報生成部１０４は、クラスタ２の平均分野組成に対する、電子メール９０１の分野組成との距離を、図３３を用いて以下のように求める。
（距離）＝√（１０−１０）^２＋（７５−８０）^２＋（５−１０）^２＋（１０−０）^２
＝√１５０
＝１２．２４・・・
ステップＳ２６０５において、監査情報生成部１０４は、クラスタ２に属する電子メール９０４があるので、ステップＳ２６０３に処理を戻す。
以下同様にクラスタ２９０１に属する電子メール９０４を処理すると、電子メール９０４との距離として「１２．２４…」を得る。

ステップＳ２６０６において、監査情報生成部１０４は、電子メール９０２および電子メール９０４の距離が「２０」より大きいので、クラスタ２のばらつき度合の値は「０（＝０／２）」を得る。

ステップＳ２６０７において、監査情報生成部１０４は、クラスタ２のばらつき度合は「０」で「０．２」未満であるので、既定の条件を満たさず、ステップＳ２６０９に処理を移す

ステップＳ２６０９において、監査情報生成部１０４は、次のクラスタ情報としてクラスタ３に対応するクラスタ情報２９０３があるので、ステップＳ２６０１に処理を戻す。ステップＳ２６０１において、監査情報生成部１０４はクラスタ３に対応するクラスタ情報２９０３に対する処理を開始する。ステップＳ２６０２において、監査情報生成部１０４は、クラスタ３に含まれるメール数は１であり、条件を満たさないので、ステップＳ２６０８に処理を移す。ステップＳ２６０８において、監査情報生成部１０４は、クラスタ情報２９０３に、一括処理禁止情報を設定する。ステップＳ２６０９において、監査情報生成部１０４は、次のクラスタ情報がないので、処理を終了する。
これにより、クラスタに含まれる電子メールの分野組成のばらつきが大きく、一瞥して判断が難しい場合に、一括処理による判定誤りを防止することができる。
（第五の実施形態）
（監査結果を利用した監査情報生成処理）

次に、第五の実施形態として、監査対象メールをクラスタリングして監査する監査装置において、過去の監査結果を利用する場合について、図２８を用いて説明する。図２８は、クラスタに対する監査情報生成の処理フローを示す図である。図２７は、監査結果保存領域１１４に保存される監査結果保存テーブルの例である。

本実施の形態においては、監査処理部１０８は、図１０のステップＳ１００５の監査処理において、監査指示に基づいて送信または削除される電子メールを、監査指示と関連付けて監査結果保存テーブルに保存する。監査指示は、監査結果欄２７０１に保存される。

また、本実施形態においては、ステップＳ１７０１のクラスタリングの処理において、監査結果保存領域１１４に保存される監査結果保存テーブルに保存される監査済みの電子メールについても、クラスタへの当てはめを実施する。

ステップＳ２８０１において、監査情報生成部１０４は、評価値算出処理Ｓ１７０３で取得したクラスタ情報に対して、ステップＳ２８０６までの繰り返し処理を開始する。ステップＳ２８０２において、監査情報生成部１０４は、図２７に示す監査結果保存テーブルから、クラスタに属する監査済みの電子メールに対して、監査結果を集計する。ステップＳ２８０３において、監査情報生成部１０４は、ステップＳ２８０２で集計した集計値が規定の条件を満たすか判定する。集計値が規定の条件を満たす場合、ステップＳ２８０４に処理を移す。条件を満たさない場合、ステップＳ２８０５に処理を移す。

ステップＳ２８０４において、監査情報生成部１０４は、送信または削除の集計値のいずれかが規定の条件を満たした場合、条件を満たした監査結果をデフォルト動作としてクラスタ情報に記憶する。ステップＳ２８０５において、監査情報生成部１０４は、次のクラスタ情報がある場合、ステップＳ２８０１に処理を戻して、次のクラスタ情報に対する処理を開始する。次のクラスタ情報がない場合、処理を終了する。

この結果、図１９のクラスタ監査画面においてデフォルト操作が設定されたクラスタについては、デフォルト操作に対応する、送信欄１９０１または削除欄１９０２を有効にして表示することができ、クラスタに対して、過去の監査指示結果に基づいて、推奨される監査指示を提示することができる。
（監査結果を利用した監査情報生成処理の具体例）

次に、監査メール保存領域１１１にされている電子メールに対する第五の実施形態の監査情報生成処理について具体的に説明する。このとき監査結果保存領域１１４には、図２７に示す監査結果保存テーブルがあるとする。ここで、図２７は一例である。
第二の実施形態と同様に、評価値算出処理ステップＳ１７０３において、図２９に示すクラスタ情報が得られる。
ステップＳ２８０１において、監査情報生成部１０４はクラスタ１に対応するクラスタ情報２９０１に対する処理を開始する。

ステップＳ２８０２において、監査情報生成部１０４は、図２７に示す監査結果保存テーブルから、クラスタ１に属する監査済みの電子メールに対して、監査結果の集計値として（送信数， 削除数）＝（２， ０）を得る。
ここで規定条件が「監査結果の集計値の８０パーセント以上」であるとすると、

ステップＳ２８０３において、監査情報生成部１０４は、クラスタ１に属する監査済みの電子メールにおいて監査結果の送信数が１００パーセントであり、規定の条件を満たすので、ステップＳ２８０４に処理を移す。

ステップＳ２８０４において、監査情報生成部１０４は、送信数が規定の条件を満たしたので、クラスタ１のデフォルト動作として「送信」をクラスタ情報に記憶する。
ステップＳ２８０５において、監査情報生成部１０４は、クラスタ２に対応するクラスタ情報２９０２があるので、ステップＳ２８０１に処理を戻す。
ステップＳ２８０１において、監査情報生成部１０４はクラスタ２に対応するクラスタ情報２９０２に対する処理を開始する。

ステップＳ２８０２において、査情報生成部１０４は、図２７に示す監査結果保存テーブルから、クラスタ２に属する監査済みの電子メールに対して、監査結果の集計値として（送信数, 削除数）＝（１， １）を得る。

ステップＳ２８０３において、監査情報生成部１０４は、クラスタ２に属する監査済みの電子メールにおいて監査結果の送信数が５０パーセントであり、規定の条件を満たさないので、ステップＳ２８０５に処理を移す。
ステップＳ２８０５において、監査情報生成部１０４は、クラスタ３に対応するクラスタ情報２９０３があるので、ステップＳ２８０１に処理を戻す。
以下、クラスタ３に対応するクラスタ情報２９０３に対して、同様の処理を繰り返す。
結果として、クラスタ１に対しては、推奨として送信指示を提示し、クラスタ２に対しては推奨すべき監査指示がないことを提示することができる。

以上、本発明の一実施形態を詳述したが、本発明は、例えば、システム、装置、方法、プログラムもしくは記憶媒体等としての実施態様をとることが可能であり、具体的には、複数の機器から構成されるシステムに適用しても良いし、また、一つの機器からなる装置に適用しても良い。

また、本発明の目的は、前述した実施形態の機能を実現するソフトウェアのプログラムコードを記録した記憶媒体を、システム或いは装置に供給し、そのシステム或いは装置のコンピュータ（またはＣＰＵやＭＰＵ）が記憶媒体に格納されたプログラムコードを読み出し実行することによっても、達成されることは言うまでもない。

この場合、記憶媒体から読み出されたプログラムコード自体が前述した実施形態の機能を実現することになり、プログラムコード自体及びそのプログラムコードを記憶した記憶媒体は本発明を構成することになる。

プログラムコードを供給するための記憶媒体としては、例えば、フレキシブルディスク、ハードディスク、光ディスク、光磁気ディスク、ＣＤ−ＲＯＭ、ＣＤ−Ｒ、磁気テープ、不揮発性のメモリカード、ＲＯＭ等を用いることができる。

また、コンピュータが読み出したプログラムコードを実行することにより、前述した実施形態の機能が実現されるだけでなく、そのプログラムコードの指示に基づき、コンピュータ上で稼動しているＯＳ（基本システム或いはオペレーティングシステム）などが実際の処理の一部又は全部を行い、その処理によって前述した実施形態の機能が実現される場合も含まれることは言うまでもない。

さらに、記憶媒体から読み出されたプログラムコードが、コンピュータに挿入された機能拡張ボードやコンピュータに接続された機能拡張ユニットに備わるメモリに書込まれた後、そのプログラムコードの指示に基づき、その機能拡張ボードや機能拡張ユニットに備わるＣＰＵ等が実際の処理の一部又は全部を行い、その処理によって前述した実施形態の機能が実現される場合も含まれることは言うまでもない。

１００ 電子メール監査装置
１０１ 受信部
１０２ 送信制御部
１０３ 分野判定部
１０４ 監査情報生成部
１０５ 評価値算出部
１０６ クラスタ生成部
１０７ 優先重み設定部
１０８ 監査処理部
１０９ 自動実行処理部
１１０ 送信制御条件保存領域
１１１ 監査メール保存領域
１１２ 設定保存領域
１１３ ユーザ情報保存領域
１１４ 監査結果保存領域
１２０ 送信者用端末
１２１ 電子メール送受信プログラム
１３０ 管理者用端末
１３１ 設定手段
１３２ 監査手段
１４０ メールサーバ
１５０ 外部ネットワーク

Claims (12)

1. 電子メールの監査を行う情報処理装置であって、
   電子メールの送信を保留する条件を示す所定の送信制御条件に応じて、送信を保留して監査対象とする電子メールを選別する選別手段と、
   前記選別手段により監査対象と選別された電子メールを記憶する監査メール記憶手段と、
   予め定められた分野に対する監査の優先度を記憶する優先度記憶手段と、
   前記監査メール記憶手段に記憶された電子メールの内容を解析することにより、当該電子メールが属すると判定される複数の分野と、各分野の割合を示す分野組成を決定する分野判定手段と、
   前記分野判定手段で決定された当該電子メールの分野組成と、前記優先度記憶手段に記憶された各分野に対する監査の優先度とを用いて、当該電子メールにおける評価値を算出する評価値算出手段と、
   前記評価値算出手段で算出された各電子メールの評価値に従って、複数の監査対象の電子メールから優先して監査すべき電子メールを確定し、電子メールの監査画面にかかる情報を生成する監査情報生成手段と、
   前記監査情報生成手段で生成された電子メールの監査画面にかかる情報を出力する出力手段と、
   を備えることを特徴とする情報処理装置。
2. 前記複数の電子メールの分野組成に応じて、分野組成が類似する任意の数の電子メールごとにグループ分けするグループ分け手段と、
   前記グループ分け手段によりグループ分けされた任意の数の電子メールの平均の分野組成を算出する平均分野組成算出手段を更に備え、
   前記評価値算出手段は、前記平均分野組成算出手段により算出された前記グループ分けされた任意の数の電子メールの平均の分野組成と、前記優先度記憶手段に記憶された各分野に対する監査の優先度とを用いて、当該グループ分けされた電子メールにおける評価値を算出し、
   前記監査情報生成手段は、前記評価値算出手段で算出された前記グループ分けされた電子メールにおける評価値に従って、監査対象の電子メールから構成されるグループを確定し、当該グループ毎に監査結果を指示できる監査画面にかかる情報を生成することを特徴とする請求項１に記載の情報処理装置。
3. 前記グループ分けされた電子メールのグループの中で、当該グループの平均の分野組成と各電子メールの分野組成との距離が規程値より離れている比率が第１の閾値より大きいか否かを判定することにより、各電子メールのグループがばらつきが大きいかを判定するばらつき判定手段を更に備え、
   前記監査情報生成手段は、前記ばらつき判定手段で、前記比率が前記第１の閾値より大きく、ばらつきが大きいと判定された場合は、前記監査すべき電子メールを個別に監査可能な監査画面にかかる情報を生成することを特徴とする請求項２に記載の情報処理装置。
4. 前記分野ごとに保留時間を示す保留時間テーブルから、前記分野判定手段で判定された分野組成における各分野の保留時間を取得する保留時間取得手段と、
   前記保留時間取得手段で取得された分野組成における各分野の保留時間を、当該分野の比率で乗じて各分野の保留時間の和をとることにより、当該分野組成にかかる電子メールの保留時間を算出する保留時間算出手段と、
   を更に備えることを特徴とする請求項１乃至３のいずれか１項に記載の情報処理装置。
5. 監査対象の電子メールを記憶する監査メール記憶手段を備え、電子メールの監査の指示を受け付ける情報処理装置における情報処理方法であって、
   電子メールの送信を保留する条件を示す所定の送信制御条件に応じて、送信を保留して監査対象とする電子メールを選別して前記監査メール記憶手段に記憶する選別ステップと、
   前記監査メール記憶手段に記憶された電子メールの内容を解析することにより、当該電子メールが属すると判定される複数の分野と、各分野の割合を示す分野組成を決定する分野判定ステップと、
   前記分野判定ステップで決定された当該電子メールの分野組成と、優先度記憶手段に記憶されている予め定められた各分野に対する監査の優先度とを用いて、当該電子メールにおける評価値を算出する評価値算出ステップと、
   前記評価値算出ステップで算出された各電子メールの評価値に従って、複数の監査対象の電子メールから優先して監査すべき電子メールを確定し、電子メールの監査画面にかかる情報を生成する監査情報生成ステップと、
   前記監査情報生成ステップで生成された電子メールの監査画面にかかる情報を出力する出力ステップと、
   を含むことを特徴とする情報処理方法。
6. 前記複数の電子メールの分野組成に応じて、分野組成が類似する任意の数の電子メールごとにグループ分けするグループ分けステップと、
   前記グループ分けステップによりグループ分けされた任意の数の電子メールの平均の分野組成を算出する平均分野組成算出ステップを更に含み、
   前記評価値算出ステップは、前記平均分野組成算出ステップにより算出された前記グループ分けされた任意の数の電子メールの平均の分野組成と、前記優先度記憶手段に記憶された各分野に対する監査の優先度とを用いて、当該グループ分けされた電子メールにおける評価値を算出し、
   前記監査情報生成ステップは、前記評価値算出ステップで算出された前記グループ分けされた電子メールにおける評価値に従って、監査対象の電子メールから構成されるグループを確定し、当該グループ毎に監査結果を指示できる監査画面にかかる情報を生成することを特徴とする請求項５に記載の情報処理方法。
7. 前記グループ分けされた電子メールのグループの中で、当該グループの平均の分野組成と各電子メールの分野組成との距離が規程値より離れている比率が第１の閾値より大きいか否かを判定することにより、各電子メールのグループがばらつきが大きいかを判定するばらつき判定ステップを更に含み、
   前記監査情報生成ステップは、前記ばらつき判定ステップで、前記比率が前記第１の閾値より大きく、ばらつきが大きいと判定された場合は、前記監査すべき電子メールを個別に監査可能な監査画面にかかる情報を生成することを特徴とする請求項６に記載の情報処理方法。
8. 前記分野ごとに保留時間を示す保留時間テーブルから、前記分野判定手段で判定された分野組成における各分野の保留時間を取得する保留時間取得ステップと、
   前記保留時間取得ステップで取得された分野組成における各分野の保留時間を、当該分野の比率で乗じて各分野の保留時間の和をとることにより、当該分野組成にかかる電子メールの保留時間を算出する保留時間算出ステップと、
   を更に含むことを特徴とする請求項５乃至７のいずれか１項に記載の情報処理方法。
9. 監査対象の電子メールを記憶する監査メール記憶手段を備え、電子メールの監査の指示を受け付ける情報処理装置で実行されるプログラムであって、
   前記情報処理装置を、
   電子メールの送信を保留する条件を示す所定の送信制御条件に応じて、送信を保留して監査対象とする電子メールを選別して前記監査メール記憶手段に記憶する選別手段と、
   前記監査メール記憶手段に記憶された電子メールの内容を解析することにより、当該電子メールが属すると判定される複数の分野と、各分野の割合を示す分野組成を決定する分野判定手段と、
   前記分野判定手段で決定された当該電子メールの分野組成と、優先度記憶手段に記憶されている予め定められた各分野に対する監査の優先度とを用いて、当該電子メールにおける評価値を算出する評価値算出手段と、
   前記評価値算出手段で算出された各電子メールの評価値に従って、複数の監査対象の電子メールから優先して監査すべき電子メールを確定し、電子メールの監査画面にかかる情報を生成する監査情報生成手段と、
   前記監査情報生成手段で生成された電子メールの監査画面にかかる情報を出力する出力手段と
   して機能させることを特徴とするプログラム。
10. 前記情報処理装置を、
    前記複数の電子メールの分野組成に応じて、分野組成が類似する任意の数の電子メールごとにグループ分けするグループ分け手段と、
    前記グループ分け手段によりグループ分けされた任意の数の電子メールの平均の分野組成を算出する平均分野組成算出手段として更に機能させ、
    前記評価値算出手段は、前記平均分野組成算出手段により算出された前記グループ分けされた任意の数の電子メールの平均の分野組成と、前記優先度記憶手段に記憶された各分野に対する監査の優先度とを用いて、当該グループ分けされた電子メールにおける評価値を算出し、
    前記監査情報生成手段は、前記評価値算出手段で算出された前記グループ分けされた電子メールにおける評価値に従って、監査対象の電子メールから構成されるグループを確定し、当該グループ毎に監査結果を指示できる監査画面にかかる情報を生成することを特徴とする請求項９に記載のプログラム。
11. 前記情報処理装置を、
    前記グループ分けされた電子メールのグループの中で、当該グループの平均の分野組成と各電子メールの分野組成との距離が規程値より離れている比率が第１の閾値より大きいか否かを判定することにより、各電子メールのグループがばらつきが大きいかを判定するばらつき判定手段として更に機能させ、
    前記監査情報生成手段は、前記ばらつき判定手段で、前記比率が前記第１の閾値より大きく、ばらつきが大きいと判定された場合は、前記監査すべき電子メールを個別に監査可能な監査画面にかかる情報を生成することを特徴とする請求項１０に記載のプログラム。
12. 前記情報処理装置を、
    前記分野ごとに保留時間を示す保留時間テーブルから、前記分野判定手段で判定された分野組成における各分野の保留時間を取得する保留時間取得手段と、
    前記保留時間取得手段で取得された分野組成における各分野の保留時間を、当該分野の比率で乗じて各分野の保留時間の和をとることにより、当該分野組成にかかる電子メールの保留時間を算出する保留時間算出手段と、
    して更に機能させることを特徴とする請求項９乃至１１のいずれか１項に記載のプログラム。

Images