JP2010152503A - Electronic file management system, information processor, management device and program - Google Patents

Electronic file management system, information processor, management device and program Download PDF

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Abstract

<P>PROBLEM TO BE SOLVED: To reduce capacity of an electronic file stored in a storage device, in an electronic file management system. <P>SOLUTION: This electronic file management system 1 has: a plurality of information processors each including a processing part acquiring and processing the electronic file, and a temporary safekeeping part temporarily keeping the electronic file processed by the processing part; and a management device 30 including a safekeeping information acquisition part acquiring safekeeping information that is information including a safekeeping situation of the electronic file in the temporary safekeeping part, and a determination part 34 determining whether or not to store the electronic file into the storage device 50 based on the safekeeping information. <P>COPYRIGHT: (C)2010,JPO&INPIT

Description

本発明は、電子ファイル管理システム、情報処理装置、管理装置及びプログラムに関する。   The present invention relates to an electronic file management system, an information processing apparatus, a management apparatus, and a program.

特許文献１には、製品のライフサイクルの情報を利用して、ドキュメントを分散型ドキュメント管理システムに移動するか否かを判定する電子ファイル管理システムが記載されている。
特開２００６−３３８３２０号公報 Patent Document 1 describes an electronic file management system that determines whether to move a document to a distributed document management system using product life cycle information.
JP 2006-338320 A

本発明の目的は、電子ファイル管理システムにおいて、保存装置に保存される電子ファイルの容量を削減することである。   An object of the present invention is to reduce the capacity of an electronic file stored in a storage device in an electronic file management system.

本発明の請求項１に係る電子ファイル管理システムは、電子ファイルを取得して処理する処理部と、前記処理部により処理される電子ファイルを一時的に保管する一時保管部と、を備えた複数の情報処理装置と、前記一時保管部における電子ファイルの保管状況を含む情報である保管情報を取得する保管情報取得部と、前記保管情報に基づいて、当該電子ファイルを保存装置に保存するか否かを決定する決定部と、を備えた管理装置と、を有する。   An electronic file management system according to claim 1 of the present invention includes a plurality of processing units that acquire and process an electronic file, and a temporary storage unit that temporarily stores an electronic file processed by the processing unit. An information processing apparatus, a storage information acquisition unit that acquires storage information that is information including a storage status of the electronic file in the temporary storage unit, and whether to store the electronic file in a storage device based on the storage information And a management device including a determination unit that determines whether or not.

また、本発明の請求項２に係る電子ファイル管理システムは、前記保管情報は、当該電子ファイルが前記一時保管部に保管されているか否かに関する情報を含み、前記決定部は、当該電子ファイルが、複数の前記情報処理装置に保管されている数が基準値より大きい場合に、当該電子ファイルを前記保存装置に保存しないと決定する。   In the electronic file management system according to claim 2 of the present invention, the storage information includes information on whether or not the electronic file is stored in the temporary storage unit, and the determination unit includes When the number stored in the plurality of information processing devices is larger than a reference value, it is determined not to store the electronic file in the storage device.

また、本発明の請求項３に係る電子ファイル管理システムは、前記保管情報は、当該電子ファイルが前記一時保管部に保管されているか否かに関する情報を含み、前記決定部は、当該電子ファイルが、複数の前記情報処理装置に保管されている数が基準値より小さい場合に、当該電子ファイルを前記保存装置に保存すると決定する。   In the electronic file management system according to claim 3 of the present invention, the storage information includes information on whether or not the electronic file is stored in the temporary storage unit, and the determination unit includes the electronic file stored in the temporary storage unit. When the number stored in the plurality of information processing devices is smaller than a reference value, it is determined to store the electronic file in the storage device.

また、本発明の請求項４に係る電子ファイル管理システムは、前記保管情報は、さらに、当該電子ファイルの保管期限に関する情報を含み、前記決定部は、当該電子ファイルの前記保管期限に関する情報を参酌して当該電子ファイルが複数の前記情報処理装置に保管されている数を算出する。   In the electronic file management system according to claim 4 of the present invention, the storage information further includes information on a storage deadline of the electronic file, and the determination unit refers to the information on the storage deadline of the electronic file. Then, the number of the electronic files stored in the plurality of information processing apparatuses is calculated.

また、本発明の請求項５に係る電子ファイル管理システムは、前記保管情報は、当該電子ファイルが前記一時保管部に保管されているか否かに関する情報及び、当該情報処理装置が属するグループに関する情報を含み、前記決定部は、当該電子ファイルが保管されている前記情報処理装置が属するグループの数が基準値より大きい場合に、当該電子ファイルを前記保存装置に保存しないと決定する。   In the electronic file management system according to claim 5 of the present invention, the storage information includes information regarding whether or not the electronic file is stored in the temporary storage unit and information regarding a group to which the information processing apparatus belongs. And the determination unit determines not to store the electronic file in the storage device when the number of groups to which the information processing apparatus in which the electronic file is stored belongs is larger than a reference value.

また、本発明の請求項６に係る電子ファイル管理システムは、前記保管情報は、当該電子ファイルが前記一時保管部に保管されているか否かに関する情報及び、当該情報処理装置が属するグループに関する情報を含み、前記決定部は、当該電子ファイルが保管されている前記情報処理装置が属するグループの数が基準値より小さい場合に、当該電子ファイルを前記保存装置に保存すると決定する。   In the electronic file management system according to claim 6 of the present invention, the storage information includes information on whether or not the electronic file is stored in the temporary storage unit and information on a group to which the information processing apparatus belongs. And the determination unit determines to store the electronic file in the storage device when the number of groups to which the information processing apparatus in which the electronic file is stored belongs is smaller than a reference value.

また、本発明の請求項７に係る電子ファイル管理システムは、前記保管情報は、さらに、当該電子ファイルの保管期限に関する情報を含み、前記決定部は、当該電子ファイルの前記保管期限に関する情報を参酌して当該電子ファイルが保管されている前記情報処理装置が属するグループの数を算出する。   In the electronic file management system according to claim 7 of the present invention, the storage information further includes information on a storage time limit of the electronic file, and the determination unit refers to information on the storage time limit of the electronic file. Then, the number of groups to which the information processing apparatus in which the electronic file is stored belongs is calculated.

また、本発明の請求項８に係る電子ファイル管理システムは、前記管理装置を複数有し、各前記管理装置は、さらに、前記保管情報を記憶する保管情報記憶部を有し、各前記管理装置は、前記保管情報記憶部に記憶された前記保管情報の更新情報を他の前記管理装置に送信する。   An electronic file management system according to an eighth aspect of the present invention includes a plurality of the management devices, and each management device further includes a storage information storage unit that stores the storage information. Transmits the update information of the storage information stored in the storage information storage unit to the other management device.

また、本発明の請求項９に係る電子ファイル管理システムは、前記管理装置を複数有し、各前記管理装置は、さらに、前記保存装置に記憶された前記保管情報を参照する保管情報参照部を有する。   An electronic file management system according to claim 9 of the present invention includes a plurality of the management devices, and each management device further includes a storage information reference unit that refers to the storage information stored in the storage device. Have.

また、本発明の請求項１０に係る情報処理装置は、本発明の請求項１に係る電子ファイル管理システムに用いられ、電子ファイルを取得して処理する処理部と、前記処理部により処理される電子ファイルを一時的に保管する一時保管部と、前記一時保管部における電子ファイルの保管状況を含む情報である保管情報を前記管理装置に送信する保管状況送信部と、を備えた。   An information processing apparatus according to claim 10 of the present invention is used in the electronic file management system according to claim 1 of the present invention, and is processed by the processing unit that acquires and processes an electronic file, and the processing unit. A temporary storage unit that temporarily stores the electronic file; and a storage status transmission unit that transmits storage information that is information including a storage status of the electronic file in the temporary storage unit to the management device.

また、本発明の請求項１１に係る管理装置は、本発明の請求項１に係る電子ファイル管理システムに用いられ、前記一時保管部における電子ファイルの保管状況を含む情報である保管情報を取得する保管情報取得部と、前記保管情報に基づいて、当該電子ファイルを保存装置に保存するか否かを決定する決定部と、を備えた。   A management apparatus according to claim 11 of the present invention is used in the electronic file management system according to claim 1 of the present invention, and acquires storage information that is information including the storage status of the electronic file in the temporary storage unit. A storage information acquisition unit; and a determination unit that determines whether to store the electronic file in a storage device based on the storage information.

また、本発明の請求項１２に係るプログラムは、コンピュータを、本発明の請求項１に係る電子ファイル管理システムに用いられ、電子ファイルを取得して処理する処理部と、前記処理部により処理される電子ファイルを一時的に保管する一時保管部と、前記一時保管部における電子ファイルの保管状況を含む情報である保管情報を前記管理装置に送信する保管状況送信部と、を備えた情報処理装置として機能させる。   A program according to claim 12 of the present invention is used in the electronic file management system according to claim 1 of the present invention, and is processed by the processing unit that acquires and processes the electronic file. An information processing apparatus comprising: a temporary storage unit that temporarily stores an electronic file to be stored; and a storage status transmission unit that transmits storage information that is information including a storage status of the electronic file in the temporary storage unit to the management device To function as.

また、本発明の請求項１３に係るプログラムは、コンピュータを、本発明の請求項１に係る電子ファイル管理システムに用いられ、前記一時保管部における電子ファイルの保管状況を含む情報である保管情報を取得する保管情報取得部と、前記保管情報に基づいて、当該電子ファイルを保存装置に保存するか否かを決定する決定部と、を備えた管理装置として機能させる。   According to a thirteenth aspect of the present invention, there is provided a program used in the electronic file management system according to the first aspect of the present invention. The management apparatus includes a storage information acquisition unit to be acquired, and a determination unit that determines whether to store the electronic file in a storage device based on the storage information.

上記本発明の請求項１に係る電子ファイル管理システムによれば、保存装置に保存される電子ファイルの容量を削減することができる。   According to the electronic file management system of the first aspect of the present invention, the capacity of the electronic file stored in the storage device can be reduced.

上記本発明の請求項２に係る電子ファイル管理システムによれば、各情報処理装置に電子ファイルが存在しているか否かを確認し、電子ファイルの数が基準値より大きいことを判断して、保存装置に保存される電子ファイルを削除することができる。   According to the electronic file management system according to claim 2 of the present invention, it is confirmed whether or not an electronic file exists in each information processing apparatus, and it is determined that the number of electronic files is larger than a reference value. An electronic file stored in the storage device can be deleted.

上記本発明の請求項３に係る電子ファイル管理システムによれば、各情報処理装置に電子ファイルが存在しているか否かを確認し、電子ファイルの数が基準値より小さいことを判断し、保存装置に電子ファイルを保存することができる。   According to the electronic file management system according to claim 3 of the present invention, it is confirmed whether or not an electronic file exists in each information processing apparatus, and it is determined that the number of electronic files is smaller than a reference value and stored. Electronic files can be stored on the device.

上記本発明の請求項４に係る電子ファイル管理システムによれば、保管情報を取得できない場合においても、電子ファイルが複数の情報処理装置に保管されている数を算出することができる。   According to the electronic file management system of the fourth aspect of the present invention, the number of electronic files stored in a plurality of information processing apparatuses can be calculated even when the storage information cannot be acquired.

上記本発明の請求項５に係る電子ファイル管理システムによれば、各情報処理装置に電子ファイルが存在しているか否かを確認し、各情報処理装置の所属するグループに基づいて電子ファイルの数が基準値より大きいことを判断して、保存装置に保存される電子ファイルを削除することができる。   According to the electronic file management system of the fifth aspect of the present invention, it is confirmed whether or not an electronic file exists in each information processing apparatus, and the number of electronic files is determined based on a group to which each information processing apparatus belongs. Can be determined to be larger than the reference value, the electronic file stored in the storage device can be deleted.

上記本発明の請求項６に係る電子ファイル管理システムによれば、各情報処理装置に電子ファイルが存在しているか否かを確認し、各情報処理装置の所属するグループに基づいて電子ファイルの数が基準値より小さいことを判断し、保存装置に電子ファイルを保存することができる。   According to the electronic file management system of the sixth aspect of the present invention, whether or not an electronic file exists in each information processing apparatus is confirmed, and the number of electronic files is determined based on a group to which each information processing apparatus belongs. Can be determined to be smaller than the reference value, and the electronic file can be stored in the storage device.

上記本発明の請求項７に係る電子ファイル管理システムによれば、保管情報を取得できない場合においても、電子ファイルが複数の情報処理装置に保管されている数を算出することができる。   According to the electronic file management system of the seventh aspect of the present invention, the number of electronic files stored in a plurality of information processing apparatuses can be calculated even when the storage information cannot be acquired.

上記本発明の請求項８に係る電子ファイル管理システムによれば、管理装置が複数ある場合においても保管情報が正しく保たれる。   According to the electronic file management system according to the eighth aspect of the present invention, the storage information is correctly maintained even when there are a plurality of management apparatuses.

上記本発明の請求項９に係る電子ファイル管理システムによれば、管理装置が複数ある場合においても保管情報を正しく保たれる。   According to the electronic file management system of the ninth aspect of the present invention, the storage information can be correctly maintained even when there are a plurality of management apparatuses.

上記本発明の請求項１０に係る情報処理装置によれば、上記本発明の請求項１に係る電子ファイル管理システムを構築することができ、保存装置に保存される電子ファイルの容量を削減することができる。   According to the information processing apparatus according to claim 10 of the present invention, the electronic file management system according to claim 1 of the present invention can be constructed, and the capacity of the electronic file stored in the storage apparatus can be reduced. Can do.

上記本発明の請求項１１に係る管理装置によれば、上記本発明の請求項１に係る電子ファイル管理システムを構築することができ、保存装置に保存される電子ファイルの容量を削減することができる。   According to the management device according to claim 11 of the present invention, the electronic file management system according to claim 1 of the present invention can be constructed, and the capacity of the electronic file stored in the storage device can be reduced. it can.

上記本発明の請求項１２に係るプログラムによれば、コンピュータを、上記本発明の請求項１に係る電子ファイル管理システムに用いられる情報処理装置として動作させることができ、保存装置に保存される電子ファイルの容量を削減することができる。   According to the program according to claim 12 of the present invention, the computer can be operated as an information processing apparatus used in the electronic file management system according to claim 1 of the present invention, and the electronic stored in the storage device. File capacity can be reduced.

上記本発明の請求項１３に係るプログラムによれば、コンピュータを、上記本発明の請求項１に係る電子ファイル管理システムに用いられる管理端末として動作させることができ、保存装置に保存される電子ファイルの容量を削減することができる。   According to the program according to claim 13 of the present invention, an electronic file stored in a storage device can be operated as a management terminal used in the electronic file management system according to claim 1 of the present invention. The capacity of can be reduced.

以下に、本発明の好適な第１の実施形態を図１〜５を参照して説明する。   A preferred first embodiment of the present invention will be described below with reference to FIGS.

図１は、本実施形態の電子ファイル管理システム１の全体構成を示す図である。電子ファイル管理システム１は、複数の情報処理装置である端末１０と、管理装置３０を有しており、各端末１０と管理装置３０とは第１の電子通信回線２０により互いに通信可能に接続されている。また、電子ファイルを保存する保存装置５０が、管理装置３０と第２の電子通信回線４０により互いに通信可能に接続されている。   FIG. 1 is a diagram showing an overall configuration of an electronic file management system 1 of the present embodiment. The electronic file management system 1 includes a terminal 10 that is a plurality of information processing apparatuses and a management apparatus 30, and each terminal 10 and the management apparatus 30 are connected to each other via a first electronic communication line 20 so as to be communicable with each other. ing. In addition, a storage device 50 that stores an electronic file is connected to the management device 30 and a second electronic communication line 40 so as to communicate with each other.

端末１０は、中央処理装置、メモリ、記憶装置及び各種入出力機器を備えた一般的なコンピュータで良く、その形式は特に限定されない。端末１０は、電子ファイルを取得して処理する処理部である電子ファイルを閲覧する閲覧部１１、閲覧部１１により閲覧される電子ファイルを一時的に保管する保管部であるキャッシュ１２、及び、キャッシュ１２における電子ファイルの保管状況を含む情報である保管情報を管理装置３０に送信する保管情報送信部である送信部１３を備えている。これらの閲覧部１１、キャッシュ１２及び送信部１３の機能は、好適には端末１０上で動作するプログラムを用いて仮想的に実現されており、図中吹き出しを用いて図示されている。かかるプログラムは、ＣＤ−ＲＯＭ（Ｃｏｍｐａｃｔ Ｄｉｓｋ Ｒｅａｄ Ｏｎｌｙ Ｍｅｍｏｒｙ）やＤＶＤ（Ｄｉｇｉｔａｌ Ｖｅｒｓａｔｉｌｅ Ｄｉｓｋ）等の任意のコンピュータ読み取り可能な情報記録媒体に記録して提供してもよいし、コンピュータ読み取り可能な電気信号として任意の電気通信回線を介して提供してもよい。また、各端末１０が、上述した以外の各種機能を備えることは、一向に差し支えない。   The terminal 10 may be a general computer including a central processing unit, a memory, a storage device, and various input / output devices, and the format is not particularly limited. The terminal 10 includes a browsing unit 11 that browses an electronic file that is a processing unit that acquires and processes the electronic file, a cache 12 that is a storage unit that temporarily stores the electronic file browsed by the browsing unit 11, and a cache 12 includes a transmission unit 13 that is a storage information transmission unit that transmits storage information, which is information including the storage status of the electronic file in 12, to the management apparatus 30. The functions of the browsing unit 11, the cache 12, and the transmission unit 13 are preferably realized virtually using a program operating on the terminal 10, and are illustrated using balloons in the figure. Such a program may be provided by being recorded on any computer-readable information recording medium such as a CD-ROM (Compact Disk Read Only Memory) or a DVD (Digital Versatile Disk), or as a computer-readable electric signal. It may be provided via any telecommunication line. In addition, each terminal 10 may have various functions other than those described above.

第１の電子通信回線２０は、いわゆるＬＡＮ（Ｌｏｃａｌ Ａｒｅａ Ｎｅｔｗｏｒｋ）であり、各端末１０と管理装置３０を接続するコンピュータネットワークを構成している。なお、第１の電子通信回線２０はこれに限定されず、管理装置３０と各端末１０を個別に接続する通信回線であってもよい。また、第１の電子通信回線２０としては、電気通信回線のほか、光通信回線、無線通信回線等を適宜用いてよい。   The first electronic communication line 20 is a so-called LAN (Local Area Network), and constitutes a computer network that connects each terminal 10 and the management device 30. The first electronic communication line 20 is not limited to this, and may be a communication line that connects the management apparatus 30 and each terminal 10 individually. Further, as the first electronic communication line 20, an optical communication line, a wireless communication line, or the like may be used as appropriate in addition to the electric communication line.

管理装置３０もまた、一般的なコンピュータで良いが、キーボードやモニタ等のいわゆるヒューマン・インタフェースを備えなくとも良い。もちろん、かかるヒューマン・インタフェースを備えるようにしてもなんら差し支えない。管理装置３０は、保管情報を取得する保管情報取得部である受信部３１、閲覧部１１により閲覧される電子ファイルを一時的に保管する一時保管部であるキャッシュ３２、受信部３１により取得された保管情報を記憶する保管情報記憶部である記憶部３３、及び、保管情報に基づいて電子ファイルを保存装置５０に保存するか否かを決定する決定部３４を備えている。これらの受信部３１、キャッシュ３２、記憶部３３及び送信部１３の機能もまた、好適には管理装置３０上で動作するプログラムを用いて仮想的に実現されており、図中吹き出しにより図示されている。かかるプログラムは、ＣＤ−ＲＯＭ（Ｃｏｍｐａｃｔ Ｄｉｓｋ Ｒｅａｄ Ｏｎｌｙ Ｍｅｍｏｒｙ）やＤＶＤ（Ｄｉｇｉｔａｌ Ｖｅｒｓａｔｉｌｅ Ｄｉｓｋ）等の任意のコンピュータ読み取り可能な情報記録媒体に記録して提供してもよいし、コンピュータ読み取り可能な電気信号として任意の電気通信回線を介して提供してもよい。また、管理装置３０が、上述した以外の各種機能を備えることは、一向に差し支えない。   The management device 30 may also be a general computer, but may not include a so-called human interface such as a keyboard or a monitor. Of course, there is no problem even if such a human interface is provided. The management device 30 is acquired by a receiving unit 31 that is a storage information acquisition unit that acquires storage information, a cache 32 that is a temporary storage unit that temporarily stores an electronic file viewed by the browsing unit 11, and a reception unit 31. A storage unit 33 that is a storage information storage unit that stores storage information, and a determination unit 34 that determines whether to save an electronic file in the storage device 50 based on the storage information. The functions of the receiving unit 31, the cache 32, the storage unit 33, and the transmitting unit 13 are also preferably realized virtually using a program that operates on the management device 30, and is illustrated by a balloon in the figure. Yes. Such a program may be provided by being recorded on any computer-readable information recording medium such as a CD-ROM (Compact Disk Read Only Memory) or a DVD (Digital Versatile Disk), or as a computer-readable electric signal. It may be provided via any telecommunication line. In addition, the management device 30 may have various functions other than those described above.

第２の電子通信回線４０は、たとえばインターネットに代表されるＷＡＮ（Ｗｉｄｅ Ａｒｅａ Ｎｅｔｗｏｒｋ）であり、管理装置３０と保存装置５０を接続するコンピュータネットワークを構成している。なお、第２の電子通信回線４０はこれに限定されず、管理装置３０と保存装置５０を接続する専用の通信回線等であってもよい。また、第２の電子通信回線４０もまた、第１の電子通信回線２０同様に、電気通信回線、光通信回線、無線通信回線等を適宜用いてよい。   The second electronic communication line 40 is, for example, a WAN (Wide Area Network) represented by the Internet, and constitutes a computer network connecting the management device 30 and the storage device 50. The second electronic communication line 40 is not limited to this, and may be a dedicated communication line for connecting the management device 30 and the storage device 50. Also, the second electronic communication line 40 may use an electric communication line, an optical communication line, a wireless communication line, or the like as appropriate, like the first electronic communication line 20.

保存装置５０は、管理装置３０からの指令により、電子ファイルを保存しあるいは削除することができる。保存装置５０として、好適には、一般にストレージサーバ、ネットワークストレージあるいはドキュメントアーカイブシステム等と呼ばれる大容量の記憶装置を用いることができる。これらの記憶装置は、信頼性が高く、バックアップが常時作成されるなど、事故や災害に対してもデータが失われることがないように工夫されている。そのため、これらの記憶装置では、単位容量当たりのコストは比較的高額である。もちろん、保存装置５０はこれらの記憶装置に限定されず、管理装置３０からの指令により、電子ファイルを保存しあるいは削除することができる装置であればどのようなものであってもかまわない。   The storage device 50 can store or delete the electronic file according to a command from the management device 30. As the storage device 50, a large-capacity storage device generally called a storage server, a network storage, or a document archive system can be preferably used. These storage devices are highly reliable and are devised so that data is not lost even in the event of an accident or disaster, such as a backup being always created. Therefore, in these storage devices, the cost per unit capacity is relatively high. Of course, the storage device 50 is not limited to these storage devices, and any device can be used as long as it can store or delete an electronic file in accordance with a command from the management device 30.

次に、本実施形態に係る電子ファイル管理システム１の動作を図２〜４を用いて説明する。   Next, the operation of the electronic file management system 1 according to the present embodiment will be described with reference to FIGS.

図２は、電子ファイル閲覧時の端末１０の動作を示すフローチャートである。まず、ユーザが任意の端末１０を操作し、電子ファイルの閲覧を要求する（ステップＳ１１）。閲覧部１１は、キャッシュ１２に該当する電子ファイルが保管されているか否かを調べ（ステップＳ１２）、保管されているならば、キャッシュ１２から当該電子ファイルを取得し（ステップＳ１３）、ステップＳ１６へと進む。キャッシュ１２に該当する電子ファイルが保管されていなければ、閲覧部１１は管理装置３０に当該電子ファイルを要求する（ステップＳ１４）。閲覧部１１は、管理装置３０から該当する電子ファイルを受信したら、取得した電子ファイルをキャッシュ１２に保管し（ステップＳ１５）、当該電子ファイルの保管期限を設定する（ステップＳ１６）。保管期限は、電子ファイルの使用頻度等に応じて適宜定めてよいが、一例として、電子ファイルの閲覧日から１月等としてよい。続いて、送信部１３が、当該電子ファイルの保管情報を管理装置３０に送信する（ステップＳ１７）。保管情報は、当該電子ファイルを識別する識別情報、端末１０を識別する端末情報、当該電子ファイルが保管されたことを示す情報、当該電子ファイルの保管期限を含んで良い。そして、閲覧部１１は、当該電子ファイルをユーザの閲覧に供する（ステップＳ１８）。もちろん、ユーザは、当該電子ファイルを閲覧するだけでなく、編集等適宜の操作を行ってよい。   FIG. 2 is a flowchart showing the operation of the terminal 10 when browsing an electronic file. First, the user operates an arbitrary terminal 10 to request browsing of an electronic file (step S11). The browsing unit 11 checks whether or not an electronic file corresponding to the cache 12 is stored (step S12). If the electronic file is stored, the browsing unit 11 acquires the electronic file from the cache 12 (step S13) and proceeds to step S16. Proceed with If the electronic file corresponding to the cache 12 is not stored, the browsing unit 11 requests the electronic file from the management apparatus 30 (step S14). When the browsing unit 11 receives the corresponding electronic file from the management device 30, the browsing unit 11 stores the acquired electronic file in the cache 12 (step S15), and sets the storage period of the electronic file (step S16). The storage deadline may be determined as appropriate according to the usage frequency of the electronic file, but as an example, it may be one month from the date of viewing the electronic file. Subsequently, the transmission unit 13 transmits the storage information of the electronic file to the management device 30 (step S17). The storage information may include identification information for identifying the electronic file, terminal information for identifying the terminal 10, information indicating that the electronic file has been stored, and a storage period for the electronic file. And the browsing part 11 uses the said electronic file for a user's browsing (step S18). Of course, the user may not only browse the electronic file but also perform appropriate operations such as editing.

なお、ここで、電子ファイルの種類は特に限定されない。電子ファイルとして、代表的には、文書ファイルや、表計算ソフトウェアで用いるデータファイルを挙げることができるが、この他にも、画像や動画のデータや、アドオン或いはｗｅｂアプリケーションと呼ばれる、必要に応じて端末１０上に読み込まれ実行されるコンピュータプログラムであってもよい。   Here, the type of the electronic file is not particularly limited. Typical examples of electronic files include document files and data files used in spreadsheet software, but in addition to these, image and video data, add-ons or web applications, as required It may be a computer program that is read and executed on the terminal 10.

また、端末１０は、キャッシュ１２に保管された電子ファイルの保管期限が到来したら、当該電子ファイルをキャッシュ１２から削除する。その際にも、送信部１３は、当該電子ファイルの保管情報を管理装置３０に送信する。この場合、保管情報は、当該電子ファイルを識別する識別情報、端末１０を識別する端末情報、当該電子ファイルが削除されたことを示す情報を含む。なお、端末１０は、保管期限のみならず、キャッシュ１２に保管された電子ファイルの容量が一定値を超えた場合等にも、キャッシュ１２に保管された電子ファイルを削除してよい。この場合にも、送信部１３は、同様に当該電子ファイルの保管情報を管理装置３０に送信する。削除する電子ファイルは、好ましくは、保管期限の古いものを優先的に選択する。   The terminal 10 deletes the electronic file from the cache 12 when the storage period of the electronic file stored in the cache 12 is reached. Also at that time, the transmission unit 13 transmits the storage information of the electronic file to the management apparatus 30. In this case, the storage information includes identification information for identifying the electronic file, terminal information for identifying the terminal 10, and information indicating that the electronic file has been deleted. The terminal 10 may delete the electronic file stored in the cache 12 not only when the storage period expires but also when the capacity of the electronic file stored in the cache 12 exceeds a certain value. Also in this case, the transmission unit 13 similarly transmits the storage information of the electronic file to the management device 30. The electronic file to be deleted is preferably selected preferentially with an old storage period.

図３は、電子ファイル閲覧時の管理装置３０の動作を示すフローチャートである。管理装置３０は、ステップＳ１４（図２）により端末１０から電子ファイルを要求されると（ステップＳ２１）、キャッシュ３２に該当する電子ファイルが保管されているか否かを調べ（ステップＳ２２）、保管されているならば、キャッシュ３２から当該電子ファイルを取得し（ステップＳ２３）、ステップＳ２８へと進む。キャッシュ３２に該当する電子ファイルが保管されていなければ、管理装置３０は、保存装置５０に該当する電子ファイルが有るか否かを調べる（ステップＳ２４）。なぜならば、後述するように、本実施形態では、保存装置５０から該当する電子ファイルが削除されている場合がありうるからである。保存装置５０に該当する電子ファイルが有るならば、管理装置３０は保存装置５０から当該電子ファイルを取得する（ステップＳ２５）。一方、ステップＳ２４で保存装置５０に該当する電子ファイルがない場合は、管理装置３０は、記憶部３３に記憶された保管情報を参照して、該当する電子ファイルをそのキャッシュ１２に有する別の端末１０から当該電子ファイルを取得する（ステップＳ２６）。その後、管理装置３０は、当該電子ファイルをキャッシュ３２に保管し（ステップＳ２７）、当該電子ファイルを要求した端末１０に、当該電子ファイルを送信する（ステップＳ２８）。   FIG. 3 is a flowchart showing the operation of the management apparatus 30 when browsing an electronic file. When an electronic file is requested from the terminal 10 in step S14 (FIG. 2) (step S21), the management apparatus 30 checks whether or not the corresponding electronic file is stored in the cache 32 (step S22) and stored. If so, the electronic file is acquired from the cache 32 (step S23), and the process proceeds to step S28. If the electronic file corresponding to the cache 32 is not stored, the management device 30 checks whether there is an electronic file corresponding to the storage device 50 (step S24). This is because, in the present embodiment, the corresponding electronic file may be deleted from the storage device 50 as will be described later. If there is an electronic file corresponding to the storage device 50, the management device 30 acquires the electronic file from the storage device 50 (step S25). On the other hand, if there is no corresponding electronic file in the storage device 50 in step S24, the management device 30 refers to the storage information stored in the storage unit 33, and another terminal having the corresponding electronic file in the cache 12 thereof. The electronic file is acquired from 10 (step S26). Thereafter, the management device 30 stores the electronic file in the cache 32 (step S27), and transmits the electronic file to the terminal 10 that has requested the electronic file (step S28).

図４は、保管情報受信時の管理装置３０の動作を示すフローチャートである。管理装置３０は、受信部３１により端末１０の送信部１３からの保管情報を受信すると（ステップＳ３１）、記憶部３３に記憶された保管情報を更新する（ステップＳ３２）。図５は、記憶部３３に記憶された保管情報の例を示す図である。図中識別情報は、電子ファイルごとに割り当てられた固有の識別子であり、保管数は、当該電子ファイルが端末１０のキャッシュ１２に保管されている数をカウントしたものである。また、端末情報は、各端末１０を識別する通し番号、保管期限は各端末１０上における当該電子ファイルの保管期限を表している。なお、ここで、識別情報は、各電子ファイルを識別できるものであればどのようなものであってもよく、ファイル名や作成日時等の情報を用いてもよい。また、本実施形態では保管数を記憶部３３に記憶しているが、保管数は記憶部３３に記憶せずに必要に応じてカウントしてもよい。また、保管数には、端末１０のキャッシュ１２に加え、管理装置３０のキャッシュ３２に保管されている数をカウントしてもよい。さらに、端末情報は、各端末１０を識別できるものであればどのようなものであってもよく、通し番号以外にも、例えば、各端末１０が有するＩＰアドレスやＭＡＣアドレス、ネットワーク上でのコンピュータ名等を用いてよい。なお、ここでは、説明の便宜上、記憶部３３に記憶された保管情報をテーブルの形式で図示したが、データの記憶形式はどのようなものであってもかまわない。   FIG. 4 is a flowchart showing the operation of the management apparatus 30 when receiving the storage information. When the management device 30 receives the storage information from the transmission unit 13 of the terminal 10 by the reception unit 31 (step S31), the management device 30 updates the storage information stored in the storage unit 33 (step S32). FIG. 5 is a diagram illustrating an example of storage information stored in the storage unit 33. In the figure, identification information is a unique identifier assigned to each electronic file, and the number of storages is a count of the number of electronic files stored in the cache 12 of the terminal 10. The terminal information represents a serial number for identifying each terminal 10, and the storage deadline represents the storage deadline of the electronic file on each terminal 10. Here, the identification information may be any information as long as each electronic file can be identified, and information such as a file name and a creation date may be used. Further, in the present embodiment, the storage number is stored in the storage unit 33, but the storage number may be counted as necessary without being stored in the storage unit 33. Further, the number stored may be the number stored in the cache 32 of the management apparatus 30 in addition to the cache 12 of the terminal 10. Further, the terminal information may be any information as long as it can identify each terminal 10. In addition to the serial number, for example, the IP address and MAC address of each terminal 10, the computer name on the network Etc. may be used. Here, for convenience of explanation, the storage information stored in the storage unit 33 is illustrated in the form of a table, but any data storage format may be used.

図４に戻り、管理装置３０の決定部３４は電子ファイルの保管数が増加あるいは減少したかどうかを調べる（ステップＳ３３）。電子ファイルの保管数が増加している場合は、さらに、当該電子ファイルの保管数が、第１の基準値より大きいか否かを判定する（ステップＳ３４）。保管数が第１の基準値より大きくなければ、処理を終了する。保管数が第１の基準値より大きい場合には、さらに当該電子ファイルが保存装置５０に保存されているか否かを調べる（ステップＳ３５）。保存されていなければ処理を終了し、保存されていれば、当該電子ファイルを保存装置５０に保存しないと決定し、保存装置５０から削除する（ステップＳ３６）。この処理は、電子ファイルが複数の端末１０に分散して保管されている数が第１の基準値より大きい状態では、事故や災害に対して当該電子ファイルが安全であると判断し、保存装置５０から削除するということを意味している。その結果、電子ファイルの安全性を確保した上で保存装置５０に保存される電子ファイルの容量が削減される。第１の基準値は、任意の数としてよく、一例では、５である。   Returning to FIG. 4, the determination unit 34 of the management apparatus 30 checks whether the number of stored electronic files has increased or decreased (step S33). If the number of stored electronic files has increased, it is further determined whether or not the number of stored electronic files is greater than the first reference value (step S34). If the stored number is not greater than the first reference value, the process is terminated. If the stored number is larger than the first reference value, it is further checked whether or not the electronic file is stored in the storage device 50 (step S35). If it is not stored, the process is terminated, and if it is stored, it is determined that the electronic file is not stored in the storage device 50, and is deleted from the storage device 50 (step S36). This process determines that the electronic file is safe against accidents and disasters when the number of electronic files distributed and stored in the plurality of terminals 10 is greater than the first reference value, and the storage device It means to delete from 50. As a result, the capacity of the electronic file stored in the storage device 50 is reduced while ensuring the safety of the electronic file. The first reference value may be an arbitrary number, and is 5 in one example.

一方、決定部３４は、ステップＳ３３において、電子ファイルの保管数が減少している場合は、当該電子ファイルの保管数が、第２の基準値より小さいか否かを判定する（ステップＳ３７）。保管数が第２の基準値より小さくなければ、処理を終了し、第２の基準値より小さい場合には、さらに、当該電子ファイルが保存装置５０に保存されているか否かを調べる（ステップＳ３８）。保存されていれば処理を終了し、保存されていなければ、当該電子ファイルを保存装置５０に保存すると決定し、さらにステップＳ３９へと進む。ステップＳ３９では、管理装置３０のキャッシュ３２に該当する電子ファイルがあるか否かを調べる。キャッシュ３２に該当する電子ファイルがあれば、管理装置３０はキャッシュ３２から該当する電子ファイルを取得する（ステップＳ４０）。また、ステップＳ３９において、キャッシュ３２に該当する電子ファイルがなければ、管理装置３０は、記憶部３３に記憶された保管情報を参照して、該当する電子ファイルをそのキャッシュ１２に有する端末１０から当該電子ファイルを取得する（ステップＳ４１）。この際、キャッシュ３２に取得した電子ファイルを保存するようにしてもよい。そして、管理装置３０は、取得した電子ファイルを保存装置５０に保存する（ステップＳ４２）。この処理は、電子ファイルが複数の端末１０に分散して保管されている数が第２の基準値に満たなければ、事故や災害に対して当該電子ファイルが危険であると判断し、保存装置５０に保存するということを意味している。その結果、電子ファイルの安全性が確保される。第２の基準値は、任意の数としてよく、一例では、３である。   On the other hand, when the number of stored electronic files is decreasing in step S33, the determining unit 34 determines whether the number of stored electronic files is smaller than the second reference value (step S37). If the stored number is not smaller than the second reference value, the process is terminated. If it is smaller than the second reference value, it is further checked whether or not the electronic file is stored in the storage device 50 (step S38). ). If it has been saved, the process ends. If not, the electronic file is determined to be saved in the saving device 50, and the process proceeds to step S39. In step S39, it is checked whether or not there is an electronic file corresponding to the cache 32 of the management apparatus 30. If there is a corresponding electronic file in the cache 32, the management apparatus 30 acquires the corresponding electronic file from the cache 32 (step S40). In step S39, if there is no corresponding electronic file in the cache 32, the management device 30 refers to the storage information stored in the storage unit 33, and from the terminal 10 having the corresponding electronic file in the cache 12 concerned. An electronic file is acquired (step S41). At this time, the acquired electronic file may be stored in the cache 32. And the management apparatus 30 preserve | saves the acquired electronic file in the preservation | save apparatus 50 (step S42). In this process, if the number of electronic files distributed and stored in the plurality of terminals 10 does not satisfy the second reference value, it is determined that the electronic file is dangerous for an accident or disaster, and the storage device 50 means to save. As a result, the safety of the electronic file is ensured. The second reference value may be an arbitrary number, and is 3 in one example.

また、ステップＳ３３において、電子ファイルの保管数が増加も減少もしていない場合は、決定部３４はそのまま処理を終了する。   If the number of stored electronic files has not increased or decreased in step S33, the determination unit 34 ends the process as it is.

上述の説明では、管理装置３０は、端末１０から受信した保管情報に基づいて記憶部３３に記憶された保管情報を更新したが、これに加え、保管期限に関する情報に基づいて記憶部３３に記憶された保管情報を更新してよい。すなわち、管理装置３０は、定期的、たとえば、毎日定時に記憶部３３に記憶された保管情報を確認し、保管期限を途過したものがないか調べる。保管期限を途過した保管情報があれば、当該情報を削除して記憶部３３を更新する。その後、図４におけるステップＳ３３以降の処理を行う。この処理により、何らかの事情、例えば、端末１０が起動していない等の理由により特定の端末１０と通信ができず、保管情報を取得できない場合であっても、電子ファイルの保管数は正確に保たれる。なお、かかる処理を行わない場合は、保管期限に関する情報は不要である。   In the above description, the management device 30 has updated the storage information stored in the storage unit 33 based on the storage information received from the terminal 10, but in addition to this, the management device 30 stores the storage information in the storage unit 33 based on the information related to the storage expiration date. The stored information may be updated. That is, the management device 30 checks the storage information stored in the storage unit 33 regularly, for example, every day at regular times, and checks whether there is any storage period that has passed. If there is stored information that has passed the storage deadline, the information is deleted and the storage unit 33 is updated. Thereafter, the processing after step S33 in FIG. 4 is performed. This process ensures that the number of electronic files stored can be accurately maintained even if the terminal 10 cannot communicate with the specific terminal 10 for some reason, for example, the terminal 10 is not activated, and the storage information cannot be acquired. Be drunk. In addition, when this process is not performed, information regarding the storage time limit is not necessary.

また、管理装置３０のキャッシュ３２に保管された電子ファイルは、所定のタイミングで削除されることが好ましい。かかるタイミングは任意のものとしてよいが、好適な例としては、記憶部３３の保管情報を参照し、端末１０における電子ファイルの保管数が一定数、たとえば０となった場合を検出してキャッシュ３２から当該電子ファイルを削除するとよい。すなわち、図５において、識別情報が「７８ｈ２ｒ８ｘ６ｈ８９ａ」の電子ファイルは保管数が０であるが、かかる場合には、同ファイルをキャッシュ３２から削除する。もちろん、これ以外にも、管理装置３０が保存装置５０に電子ファイルを保存するタイミング（図４中ステップＳ４２）や、キャッシュ３２に保管される電子ファイルに設定された保管期限を途過したり、キャッシュ３２の容量が一定値を超過したりした場合などに当該電子ファイルを削除してよい。これらの処理は、いずれか一を採用してもよいし、複数のものを併用してもかまわない。   The electronic file stored in the cache 32 of the management apparatus 30 is preferably deleted at a predetermined timing. Such timing may be arbitrary, but as a suitable example, the cache 32 is detected by detecting the storage number of the electronic file in the terminal 10 by referring to the storage information of the storage unit 33 and detecting a case where the number of storage of the electronic file in the terminal 10 is, for example, 0 The electronic file should be deleted from. In other words, in FIG. 5, the electronic file whose identification information is “78h2r8 × 6h89a” has a storage number of 0. In such a case, the file is deleted from the cache 32. Of course, besides this, the management device 30 may save the electronic file in the storage device 50 (step S42 in FIG. 4), or the storage period set for the electronic file stored in the cache 32 may be missed. The electronic file may be deleted when the capacity of the cache 32 exceeds a certain value. Any one of these processes may be employed, or a plurality of processes may be used in combination.

続いて、本発明の好適な第２の実施形態を図６及び７を参照して説明する。なお、本実施形態において、第１の実施形態と同様の構成要素には同符号を付し、その詳細な説明を省略する。   Next, a preferred second embodiment of the present invention will be described with reference to FIGS. In the present embodiment, the same components as those in the first embodiment are denoted by the same reference numerals, and detailed description thereof is omitted.

図６は、本実施形態の電子ファイル管理システム１の全体構成を示す図である。本実施形態では、複数の端末１０が複数のグループに区別されている。図中ではグループ１〜グループ３までの３のグループを図示しているが、グループの数はこれに限定されず、任意の数としてよい。   FIG. 6 is a diagram showing the overall configuration of the electronic file management system 1 of the present embodiment. In the present embodiment, the plurality of terminals 10 are classified into a plurality of groups. Although three groups from group 1 to group 3 are illustrated in the figure, the number of groups is not limited to this, and may be an arbitrary number.

そして、本実施形態では、各端末１０の送信部１３により送信される保管情報には、当該端末が属するグループに関する情報がさらに含まれる。図７は、本実施形態における記憶部３３に記憶された保管情報の例を示す図である。ここでは、グループ情報として、グループ番号を採用したが、これに限定するものではなく、各グループを識別可能な情報であればどのようなものであってもよい。図中示されるように、本実施形態においては、保管数は、端末１０のキャッシュ１２に保管された電子ファイルの数ではなく、当該電子ファイルが保管されている端末１０が属するグループの数を示している。そして、決定部３４は、当該電子ファイルが保管されている端末１０が属するグループの数を示す保管数に基づいて、当該電子ファイルを保存装置５０に保存するか否かを決定する。すなわち、決定部３４は、保管数が第１の基準値より大きい場合に、当該電子ファイルを保存装置５０に保存しないと決定し、保管数が第２の基準値より小さい場合に、当該電子ファイルを保存装置５０に保存すると決定する。この処理の意味は次のとおりである。すなわち、火事や地震などの事故や災害の際には、物理的に近接して配置された端末１０は一斉に損傷することが予想される。それに対し、物理的に近接して配置された端末１０を同じグループに割り当て、物理的に遠隔して配置された端末１０には異なるグループを割り当てると、そのような事故や災害に対しても電子ファイルの安全性が確保される。例として、オフィスビルの各階毎に異なるグループを割り当てたり、遠隔地にある事業所毎に異なるグループを割り当てたりする等が考えられる。もちろん、グループの割り当てをどのようにするかは任意である。   In the present embodiment, the storage information transmitted by the transmission unit 13 of each terminal 10 further includes information regarding the group to which the terminal belongs. FIG. 7 is a diagram illustrating an example of storage information stored in the storage unit 33 according to the present embodiment. Here, the group number is adopted as the group information. However, the present invention is not limited to this, and any information may be used as long as the information can identify each group. As shown in the figure, in the present embodiment, the number of stored items is not the number of electronic files stored in the cache 12 of the terminal 10, but the number of groups to which the terminal 10 storing the electronic file belongs. ing. Then, the determination unit 34 determines whether or not to save the electronic file in the storage device 50 based on the storage number indicating the number of groups to which the terminal 10 in which the electronic file is stored belongs. That is, the determination unit 34 determines that the electronic file is not stored in the storage device 50 when the storage number is larger than the first reference value, and the electronic file when the storage number is smaller than the second reference value. Is stored in the storage device 50. The meaning of this process is as follows. That is, in the event of an accident or disaster such as a fire or an earthquake, it is expected that the terminals 10 disposed in close proximity to each other will be damaged simultaneously. On the other hand, if terminals 10 arranged physically close to each other are assigned to the same group, and different groups are assigned to terminals 10 physically located remotely, even in the event of such an accident or disaster, File safety is ensured. For example, a different group may be assigned to each floor of an office building, or a different group may be assigned to each office in a remote place. Of course, how to assign the group is arbitrary.

なお、本実施形態においても、第１の実施形態同様に、保管期限に関する情報に基づいて記憶部３３に記憶された保管情報を更新してよい。   In the present embodiment, the storage information stored in the storage unit 33 may be updated based on the information related to the storage time limit, as in the first embodiment.

続いて、本発明の好適な第３の実施形態を図８を参照して説明する。なお、本実施形態においても、第１の実施形態と同様の構成要素には同符号を付し、その詳細な説明を省略する。   Next, a preferred third embodiment of the present invention will be described with reference to FIG. In the present embodiment as well, the same components as those in the first embodiment are denoted by the same reference numerals, and detailed description thereof is omitted.

図８は、本実施形態の電子ファイル管理システム１の全体構成を示す図である。本実施形態では、管理装置３０が複数存在し、各管理装置３０は第２の電子通信回線４０を介して保存装置５０と通信可能に接続されている。また、各管理装置３０は、保管情報を記憶する記憶部３３を備えている。   FIG. 8 is a diagram showing the overall configuration of the electronic file management system 1 of the present embodiment. In the present embodiment, a plurality of management devices 30 exist, and each management device 30 is connected to the storage device 50 via the second electronic communication line 40 so as to be communicable. Each management device 30 includes a storage unit 33 that stores storage information.

本実施形態における管理装置３０は、記憶部３３に記憶した保管情報が更新されると、その更新情報を他の管理装置３０に送信する。更新情報を受信した管理装置３０は、その更新情報に基づいて自身の記憶部３３に記憶した保管情報を更新する。このようにして、複数の管理装置３０における保管情報が正しく保たれる。   When the storage information stored in the storage unit 33 is updated, the management device 30 in the present embodiment transmits the update information to the other management device 30. The management device 30 that has received the update information updates the storage information stored in its own storage unit 33 based on the update information. In this way, the storage information in the plurality of management devices 30 is correctly maintained.

続いて、本発明の好適な第４の実施形態を図９を参照して説明する。なお、本実施形態においても、第１の実施形態と同様の構成要素には同符号を付し、その詳細な説明を省略する。   Next, a preferred fourth embodiment of the present invention will be described with reference to FIG. In the present embodiment as well, the same components as those in the first embodiment are denoted by the same reference numerals, and detailed description thereof is omitted.

図９は、本実施形態の電子ファイル管理システム１の全体構成を示す図である。本実施
形態においても、管理装置３０が複数存在し、各管理装置３０は第２の電子通信回線４０を介して保存装置５０と通信可能に接続されている。また、各管理装置３０は、保存装置５０の記憶部５１に記憶された保管情報を参照する参照部３５を備えている。 FIG. 9 is a diagram showing the overall configuration of the electronic file management system 1 of the present embodiment. Also in the present embodiment, there are a plurality of management devices 30, and each management device 30 is connected to the storage device 50 via the second electronic communication line 40 so as to be communicable. Each management device 30 includes a reference unit 35 that refers to storage information stored in the storage unit 51 of the storage device 50.

本実施形態における各管理装置３０は、端末１０からの保管情報を受信部３１で受信すると、参照部３５によって保存装置５０の記憶部５１に記憶された保管情報を参照し、更新する。すなわち、各管理装置３０は単一の保管情報を参照するから、複数の管理装置３０における保管情報は正しく保たれる。   When the receiving unit 31 receives the storage information from the terminal 10, each management device 30 in the present embodiment refers to and updates the storage information stored in the storage unit 51 of the storage device 50 by the reference unit 35. That is, since each management device 30 refers to a single storage information, the storage information in a plurality of management devices 30 is correctly maintained.

続いて、本発明の好適な第５の実施形態を図１０を参照して説明する。なお、本実施形態においても、第１の実施形態と同様の構成要素には同符号を付し、その詳細な説明を省略する。   Subsequently, a preferred fifth embodiment of the present invention will be described with reference to FIG. In the present embodiment as well, the same components as those in the first embodiment are denoted by the same reference numerals, and detailed description thereof is omitted.

図１０は、本実施形態の電子ファイル管理システム１の全体構成を示す図である。本実施形態では、管理装置３０は独立して設けられず、複数の端末１０の中の一が、情報処理装置である端末１０としての機能と、管理装置３０としての機能を兼ね備えた管理端末６０となっている。そして、各端末１０、管理端末６０と保存装置５０は第１の電子通信回線２０を介し相互に通信可能に接続されている。このようにしても、第１の実施形態と同様の電子ファイル管理システム１として機能する。   FIG. 10 is a diagram showing the overall configuration of the electronic file management system 1 of the present embodiment. In the present embodiment, the management device 30 is not provided independently, and one of the plurality of terminals 10 has a function as the terminal 10 that is an information processing device and a function as the management device 30. It has become. Each terminal 10, the management terminal 60, and the storage device 50 are connected to each other via the first electronic communication line 20 so that they can communicate with each other. Even if it does in this way, it functions as the electronic file management system 1 similar to 1st Embodiment.

さらに、本発明の好適な第６の実施形態を図１１を参照して説明する。なお、本実施形態においても、第１の実施形態と同様の構成要素には同符号を付し、その詳細な説明を省略する。   Furthermore, a preferred sixth embodiment of the present invention will be described with reference to FIG. In the present embodiment as well, the same components as those in the first embodiment are denoted by the same reference numerals, and detailed description thereof is omitted.

図１１は、本実施形態の電子ファイル管理システム１の全体構成を示す図である。本実施形態では、管理装置３０が複数設けられており、各管理装置３０は、電子ファイルを取得して処理する処理部と、当該処理部により処理される電子ファイルを一時的に保管する一時保管部とを備えた情報処理装置としても機能する。すなわち、各管理装置３０は、端末１０からの要求に応じ、保存装置５０から電子ファイルを取得し、各端末１０に送信する処理を行う処理部である送信部３６、送信部３６により処理される電子ファイルを一時的に保管する一時保管部であるキャッシュ３２を有する。さらに、各管理装置３０は決定部３４及び参照部３５を有している。決定部３４は第１の実施形態における決定部３４と、参照部３５は第４の実施形態における参照部３５と同様のものである。また、本実施形態では、第４の実施形態同様に保存装置５０の記憶部５１に保管情報が記憶される。   FIG. 11 is a diagram showing an overall configuration of the electronic file management system 1 of the present embodiment. In this embodiment, a plurality of management devices 30 are provided, and each management device 30 acquires a processing unit that acquires and processes an electronic file, and temporary storage that temporarily stores the electronic file processed by the processing unit. It functions also as an information processing apparatus provided with a unit. That is, each management device 30 is processed by the transmission unit 36 and the transmission unit 36 which are processing units that perform processing of acquiring an electronic file from the storage device 50 and transmitting it to each terminal 10 in response to a request from the terminal 10. The cache 32 is a temporary storage unit that temporarily stores electronic files. Further, each management device 30 includes a determination unit 34 and a reference unit 35. The determination unit 34 is the same as the determination unit 34 in the first embodiment, and the reference unit 35 is the same as the reference unit 35 in the fourth embodiment. In the present embodiment, the storage information is stored in the storage unit 51 of the storage device 50 as in the fourth embodiment.

図１２は、本実施形態における記憶部５１に記憶された保管情報の例を示す図である。同図中、管理装置情報として示されているのは、各電子ファイルをキャッシュ３２に保管している管理装置３０を識別する情報である。ここでは、管理装置情報として各管理装置３０に割り振られた通し番号を例として示しているが、各管理装置３０を識別し得る情報であればどのようなものであってもかまわない。そして、保管数は、各電子ファイルが、管理装置３０のキャッシュ３２に保管されている数をカウントしたものである。すなわち、本実施形態では、決定部３４は、電子ファイルが、情報処理装置としての管理装置３０に保管されている数に基づいて当該電子ファイルを保存装置５０に保存するか否かを決定する。このようにすると、複数の管理装置３０によって、電子ファイルの安全性を確保した上で保存装置５０に保存される電子ファイルの容量が削減される。   FIG. 12 is a diagram illustrating an example of storage information stored in the storage unit 51 in the present embodiment. In the drawing, management device information indicates information for identifying the management device 30 that stores each electronic file in the cache 32. Here, the serial number assigned to each management device 30 is shown as an example of the management device information, but any information that can identify each management device 30 may be used. The stored number is a count of the number of each electronic file stored in the cache 32 of the management device 30. That is, in the present embodiment, the determination unit 34 determines whether or not to save the electronic file in the storage device 50 based on the number of electronic files stored in the management device 30 as the information processing device. If it does in this way, the capacity | capacitance of the electronic file preserve | saved at the preservation | save apparatus 50 will be reduced by ensuring the safety | security of an electronic file by the some management apparatus 30. FIG.

第１の実施形態の電子ファイル管理システムの全体構成を示す図である。It is a figure which shows the whole structure of the electronic file management system of 1st Embodiment. 電子ファイル閲覧時の端末の動作を示すフローチャートである。It is a flowchart which shows operation | movement of the terminal at the time of an electronic file browsing. 電子ファイル閲覧時の管理装置の動作を示すフローチャートである。It is a flowchart which shows operation | movement of the management apparatus at the time of an electronic file browsing. 保管情報受信時の管理装置の動作を示すフローチャートである。It is a flowchart which shows operation | movement of the management apparatus at the time of storage information reception. 記憶部に記憶された保管情報の例を示す図である。It is a figure which shows the example of the storage information memorize | stored in the memory | storage part. 第２の実施形態の電子ファイル管理システムの全体構成を示す図である。It is a figure which shows the whole structure of the electronic file management system of 2nd Embodiment. 第２の実施形態における記憶部に記憶された保管情報の例を示す図である。It is a figure which shows the example of the storage information memorize | stored in the memory | storage part in 2nd Embodiment. 第３の実施形態の電子ファイル管理システムの全体構成を示す図である。It is a figure which shows the whole structure of the electronic file management system of 3rd Embodiment. 第４の実施形態の電子ファイル管理システムの全体構成を示す図である。It is a figure which shows the whole structure of the electronic file management system of 4th Embodiment. 第５の実施形態の電子ファイル管理システムの全体構成を示す図である。It is a figure which shows the whole structure of the electronic file management system of 5th Embodiment. 第６の実施形態の電子ファイル管理システムの全体構成を示す図である。It is a figure which shows the whole structure of the electronic file management system of 6th Embodiment. 第６の実施形態における記憶部に記憶された保管情報の例を示す図である。It is a figure which shows the example of the storage information memorize | stored in the memory | storage part in 6th Embodiment.

符号の説明Explanation of symbols

１ 電子ファイル管理システム、１０ 端末、１１ 閲覧部、１２ キャッシュ、１３ 送信部、２０ 第１の電子通信回線、３０ 管理装置、３１ 受信部、３２ キャッシュ、３３ 記憶部、３４ 決定部、３５ 参照部、３６ 送信部、４０ 第２の電子通信回線、５０ 保存装置、５１ 記憶部。   DESCRIPTION OF SYMBOLS 1 Electronic file management system, 10 terminal, 11 browsing part, 12 cache, 13 transmission part, 20 1st electronic communication line, 30 management apparatus, 31 receiving part, 32 cache, 33 memory | storage part, 34 determination part, 35 reference part , 36 transmission unit, 40 second electronic communication line, 50 storage device, 51 storage unit.

Claims (13)

電子ファイルを取得して処理する処理部と、
前記処理部により処理される電子ファイルを一時的に保管する一時保管部と、
を備えた複数の情報処理装置と、
前記一時保管部における電子ファイルの保管状況を含む情報である保管情報を取得する保管情報取得部と、
前記保管情報に基づいて、当該電子ファイルを保存装置に保存するか否かを決定する決定部と、
を備えた管理装置と、
を有する電子ファイル管理システム。 A processing unit for acquiring and processing an electronic file;
A temporary storage unit that temporarily stores an electronic file processed by the processing unit;
A plurality of information processing devices comprising:
A storage information acquisition unit that acquires storage information that is information including a storage status of the electronic file in the temporary storage unit;
A determination unit that determines whether to store the electronic file in a storage device based on the storage information;
A management device comprising:
An electronic file management system. 前記保管情報は、当該電子ファイルが前記一時保管部に保管されているか否かに関する情報を含み、
前記決定部は、当該電子ファイルが、複数の前記情報処理装置に保管されている数が基準値より大きい場合に、当該電子ファイルを前記保存装置に保存しないと決定する請求項１記載の電子ファイル管理システム。 The storage information includes information regarding whether or not the electronic file is stored in the temporary storage unit,
The electronic file according to claim 1, wherein the determining unit determines that the electronic file is not stored in the storage device when the number stored in the plurality of information processing devices is larger than a reference value. Management system. 前記保管情報は、当該電子ファイルが前記一時保管部に保管されているか否かに関する情報を含み、
前記決定部は、当該電子ファイルが、複数の前記情報処理装置に保管されている数が基準値より小さい場合に、当該電子ファイルを前記保存装置に保存すると決定する請求項１記載の電子ファイル管理システム。 The storage information includes information regarding whether or not the electronic file is stored in the temporary storage unit,
The electronic file management according to claim 1, wherein the determination unit determines to store the electronic file in the storage device when the number of the electronic files stored in the plurality of information processing devices is smaller than a reference value. system. 前記保管情報は、さらに、当該電子ファイルの保管期限に関する情報を含み、
前記決定部は、当該電子ファイルの前記保管期限に関する情報を参酌して当該電子ファイルが複数の前記情報処理装置に保管されている数を算出する請求項２又は３に記載の電子ファイル管理システム。 The storage information further includes information on the storage period of the electronic file,
4. The electronic file management system according to claim 2, wherein the determination unit calculates the number of the electronic files stored in the plurality of information processing devices in consideration of information related to the storage time limit of the electronic file. 前記保管情報は、当該電子ファイルが前記一時保管部に保管されているか否かに関する情報及び、当該情報処理装置が属するグループに関する情報を含み、
前記決定部は、当該電子ファイルが保管されている前記情報処理装置が属するグループの数が基準値より大きい場合に、当該電子ファイルを前記保存装置に保存しないと決定する請求項１記載の電子ファイル管理システム。 The storage information includes information on whether or not the electronic file is stored in the temporary storage unit, and information on a group to which the information processing apparatus belongs,
The electronic file according to claim 1, wherein the determination unit determines not to store the electronic file in the storage device when the number of groups to which the information processing apparatus in which the electronic file is stored belongs is larger than a reference value. Management system. 前記保管情報は、当該電子ファイルが前記一時保管部に保管されているか否かに関する情報及び、当該情報処理装置が属するグループに関する情報を含み、
前記決定部は、当該電子ファイルが保管されている前記情報処理装置が属するグループの数が基準値より小さい場合に、当該電子ファイルを前記保存装置に保存すると決定する請求項１記載の電子ファイル管理システム。 The storage information includes information on whether or not the electronic file is stored in the temporary storage unit, and information on a group to which the information processing apparatus belongs,
The electronic file management according to claim 1, wherein the determination unit determines to store the electronic file in the storage device when the number of groups to which the information processing apparatus in which the electronic file is stored belongs is smaller than a reference value. system. 前記保管情報は、さらに、当該電子ファイルの保管期限に関する情報を含み、
前記決定部は、当該電子ファイルの前記保管期限に関する情報を参酌して当該電子ファイルが保管されている前記情報処理装置が属するグループの数を算出する請求項５又は６に記載の電子ファイル管理システム。 The storage information further includes information on the storage period of the electronic file,
The electronic file management system according to claim 5 or 6, wherein the determination unit calculates the number of groups to which the information processing apparatus in which the electronic file is stored belongs in consideration of information regarding the storage period of the electronic file. . 前記管理装置を複数有し、
各前記管理装置は、さらに、前記保管情報を記憶する保管情報記憶部を有し、
各前記管理装置は、前記保管情報記憶部に記憶された前記保管情報の更新情報を他の前記管理装置に送信する請求項１記載の電子ファイル管理システム。 A plurality of the management devices;
Each of the management devices further includes a storage information storage unit that stores the storage information,
The electronic file management system according to claim 1, wherein each management device transmits update information of the storage information stored in the storage information storage unit to another management device. 前記管理装置を複数有し、
各前記管理装置は、さらに、前記保存装置に記憶された前記保管情報を参照する保管情報参照部を有する請求項１記載の電子ファイル管理システム。 A plurality of the management devices;
The electronic file management system according to claim 1, wherein each management device further includes a storage information reference unit that refers to the storage information stored in the storage device. 請求項１記載の電子ファイル管理システムに用いられ、
電子ファイルを取得して処理する処理部と、
前記処理部により処理される電子ファイルを一時的に保管する一時保管部と、
前記一時保管部における電子ファイルの保管状況を含む情報である保管情報を前記管理装置に送信する保管状況送信部と、
を備えた情報処理装置。 The electronic file management system according to claim 1,
A processing unit for acquiring and processing an electronic file;
A temporary storage unit that temporarily stores an electronic file processed by the processing unit;
A storage status transmission unit that transmits storage information that is information including a storage status of the electronic file in the temporary storage unit to the management device;
An information processing apparatus comprising: 請求項１記載の電子ファイル管理システムに用いられ、
前記一時保管部における電子ファイルの保管状況を含む情報である保管情報を取得する保管情報取得部と、
前記保管情報に基づいて、当該電子ファイルを保存装置に保存するか否かを決定する決定部と、
を備えた管理装置。 The electronic file management system according to claim 1,
A storage information acquisition unit that acquires storage information that is information including a storage status of the electronic file in the temporary storage unit;
A determination unit that determines whether to store the electronic file in a storage device based on the storage information;
Management device with. コンピュータを、
請求項１記載の電子ファイル管理システムに用いられ、
電子ファイルを取得して処理する処理部と、
前記処理部により処理される電子ファイルを一時的に保管する一時保管部と、
前記一時保管部における電子ファイルの保管状況を含む情報である保管情報を前記管理装置に送信する保管状況送信部と、
を備えた情報処理装置として機能させるためのプログラム。 Computer
The electronic file management system according to claim 1,
A processing unit for acquiring and processing an electronic file;
A temporary storage unit that temporarily stores an electronic file processed by the processing unit;
A storage status transmission unit that transmits storage information that is information including a storage status of the electronic file in the temporary storage unit to the management device;
A program for causing an information processing apparatus to function as an information processing apparatus. コンピュータを、
請求項１記載の電子ファイル管理システムに用いられ、
前記一時保管部における電子ファイルの保管状況を含む情報である保管情報を取得する保管情報取得部と、
前記保管情報に基づいて、当該電子ファイルを保存装置に保存するか否かを決定する決定部と、
を備えた管理装置として機能させるためのプログラム。 Computer
The electronic file management system according to claim 1,
A storage information acquisition unit that acquires storage information that is information including a storage status of the electronic file in the temporary storage unit;
A determination unit that determines whether to store the electronic file in a storage device based on the storage information;
For functioning as a management device equipped with
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