JP2010039857A - 電子文書管理サーバ、電子文書管理システム及び電子文書更新方法 - Google Patents
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Abstract
【解決手段】業務の流れ、とりわけ電子文書の更新と承認の流れをコマンドテーブルに記録して、プログラムから分離した。プログラムは端末から与えられるパラメータを、シナリオともいえるコマンドテーブルと照合して、その挙動を変える。
【選択図】図1
Description
より詳細には、電子文書に対して上長等が承認する仕組みを容易に構築できる、電子文書管理システムに関する。
このような過重労働を未然に防ぐべく、労働安全衛生法第66条の8が改正され、平成18年4月1日に施行された。法改正の詳細は非特許文献1に示す厚生労働省のホームページに詳しい。
「事業者は、(1)労働者の週40時間を超える労働が1月当たり100時間を超え、かつ、疲労の蓄積が認められるときは、労働者の申出を受けて、医師による面接指導を行わなければなりません。」
とある。また、
「事業者は、
(2)長時間の労働(週40時間を超える労働が1月当たり80時間を超えた場合)により疲労の蓄積が認められ、又は健康上の不安を有している労働者(申出を受けて実施)
または
(3)事業場で定める基準に該当する労働者
にも、面接指導を実施する、又は面接指導に準ずる措置を講じるよう努めなければなりません。」
とある。
以上のように、長時間残業者の申し出による産業医面接指導が、平成18年4月1日より義務化された。
その際、従来なら紙の文書で問題点を解決するための計画を提出させ、これに承認印を押す、という業務の流れを、電子化する必要が生じた。
電子文書の承認の流れは、その仕組みに強く依存するため、どうしても業務の流れそのものをコーディングする必要がある。
このような背景で作成されるプログラムは、その業務の流れに専用のものである。このため、業務の流れが変わると、プログラムを改変する必要が生じる。
本発明の実施の形態を説明する前に、概要を説明する。
これより説明する長時間残業者健康管理システムは、社員が長時間残業を行ってしまった場合に、医師(産業医)が当該社員の健康状態を確認し、適切な指導或は措置を行うためのシステムである。
残業超過状態に陥った社員が所属する職場環境を改善するには、当該社員の直属の所属長である上司が、その作業に携わる必要がある。そして、その作業は、当該上司の所属長に当たる部署長と、人事部門と、産業医が共同で責任をもって対処する必要がある。
仮に、上司が残業を減らすことが叶わない場合は、それは上司だけの責任としてではなく、業務の分担や人員配置等の根本的な面でフォローしなければならない。
(1)計画書を作成し(plan)、
(2)計画書に沿って業務を遂行し(do)、
(3)業務が計画に沿って遂行されたか確認し(check)、
(4)業務が計画通り遂行されていなかった部分を調べて処置をする(act)。
産業医が残業超過社員と面談を行った結果、職場環境の改善を要すると判断したら、当該社員の上司に対し、改善依頼書を作成して当該上司に送付し、職場環境の改善を依頼する。
改善依頼書は、
・職場環境を改善するための「改善実施計画」を記す欄と、
・作成された「改善実施計画」に対し、部署長と人事担当部長、そして産業医が承認を行ったか否かを記録する欄と、
・承認された「改善実施計画」を実行した結果を報告するための「改善実施報告」を記す欄と、
・作成された「改善実施報告」に対し、部署長と人事担当部長、そして産業医が承認を行ったか否かを記録する欄
が設けられる。
つまり、担当者が計画書を作成した後、上司が当該計画書を精査して、承認印を押す、という手順を、電子化したものである。
図1は、本発明の実施形態の例である、長時間残業者健康管理システムの概略図である。
長時間残業者健康管理システム101は、
・長時間残業者健康管理サーバ(以下「健康管理サーバ」)102と、
・これに接続される複数の端末103a、103b、103c、103d及び103eと、
・そして端末に対してメールを送信するメールサーバ105と、
・これらを相互に接続する、甲会社の社内に敷設されているLAN106
よりなる。
対象社員乙107は、甲会社の社員である。対象社員乙107は、甲会社の就業規則で規定されている勤務時間を超えた勤務を行った結果、残業時間が既定の基準を超えてしまった(以下「超過残業」と呼ぶ)。このことを健康管理サーバ102が検出し、その結果として対象社員乙107は健康管理サーバ102にアクセスせざるを得なくなる。
なお、本実施形態の説明中、超過残業を行った社員を「対象社員」と呼ぶ。
部署長丁109は、部署長丁109の部下である上司丙108が、後述する改善依頼書に改善実施計画を書いた際、その内容を審査する立場にある。
人事担当部長戊110は、上司丙108が、後述する改善依頼書に改善実施計画を書いた際、部署長丁109と共にその内容を審査する立場にある。
特に、産業医己111は、上司丙108が、後述する改善依頼書に改善実施計画を書き、部署長丁109と人事担当部長戊110がその内容を審査した後、最終的に当該改善実施計画を承認或は否認する立場にある。
メールサーバ105もネットワークOSが稼動するコンピュータであり、周知のメール配信ソフト(MTA: Mail Transfer Agent)が稼動している。
各端末103a、103b、103c、103d及び103eもネットワークOSが稼動するコンピュータであり、一般的なパソコンである。
特に、健康管理サーバ102はwebサーバの機能を備えると共に、各端末103a、103b、103c、103d及び103eはwebサーバである健康管理サーバ102にアクセスするためのwebブラウザがインストールされている。
LAN106は周知のTCP/IPプロトコルのパケットを通過させるネットワークを構成する。
健康管理サーバ102が取り扱う電子書類に対する、処理の流れの概略を説明する。
図2(a)、(b)及び(c)は、セルフチェック票の処理の流れを説明する概略図である。
セルフチェック票202は、超過残業を行った社員に対し、均等に配布される。
図2(a)は、健康管理サーバ102によって対象社員乙107にセルフチェック票202が配布された様子を示す。対象社員乙107は端末103aを操作して、セルフチェック票202を端末103aの表示画面に表示する。実際は、セルフチェック票202はhtml文書であり、webブラウザによって表示される。
セルフチェック票202は対象社員に健康状態を詳細に調査するための質問が列挙されている。セルフチェック票202はいわばアンケート用紙である。対象社員乙107はこのセルフチェック票202に記される質問に回答を入力する。
図3(a)は、端末103e上で稼動するwebブラウザ302に表示される、対象社員乙107のセルフチェック票202を示す図である。
産業医己111は、面接終了後に端末103eの表示画面に表示されるwebブラウザ302を操作し、対象社員乙107のセルフチェック票202をwebブラウザ302に表示する。この状態で、webブラウザ302内にはセルフチェック票202を表示している部分の上側に、「面接指導結果報告書作成」ボタン303がある。産業医己111は、マウス等のポインティングデバイスでこの「面接指導結果報告書作成」ボタン303を押すことで、面接指導結果報告書304を作成し、面接の結果判定した結論を記入する。
前述の通り、産業医己111は、端末103eの表示画面に表示されるwebブラウザ302を操作し、「面接指導結果報告書作成」ボタン303を押すことで、面接指導結果報告書304を新規に作成し、webブラウザ302に表示する。
面接指導結果報告書304の中には、面接の結果を入力するための、二つの入力項目がある。
「事後措置として指導勧告の必要性」欄305と「上司への注意事項要望事項の必要性」欄306は、共にラジオボタンである。これらの欄には「不要」と「要」のいずれかを選択するラジオボタンが設けられている。産業医己111は、これらラジオボタンをマウス等のポインティングデバイスで選択入力を行う。
「事後措置として指導勧告の必要性」欄305と「上司への注意事項要望事項の必要性」欄306が共に「不要」である場合は、対象社員乙107に健康上の問題や懸念が見受けられなかったことを示す。したがって、この後面接指導結果報告書304が対象社員乙107と上司丙108に送付される以外、特別な作業は発生しない。
図3(c)では、産業医己111が、端末103eの表示画面に表示されるwebブラウザ302を操作し、webブラウザ302に表示されている面接指導結果報告書304の「事後措置として指導勧告の必要性」欄305を「要」に、「上司への注意事項要望事項の必要性」欄306を「不要」に選択した後の状態を示す。
この時、面接指導結果報告書304を表示しているwebブラウザ302の上側に、「改善依頼書作成」ボタン307が現れる。
「改善依頼書作成」ボタン307を押すと、改善依頼書が作成される。改善依頼書の詳細は後述する。
一つは、産業医がセルフチェック票202の内容を見たところ、面接は不要であると判定された社員である。面接が実施されないので、面接指導結果報告書304は作成されない。
つまり、改善依頼書は対象社員が産業医によって「レッドカード」と判定された時にのみ作成される。
一つはセルフチェック票202である。残業超過を行った対象社員全員に配布される、電子アンケート用紙である。
もう一つは面接指導結果報告書304である。残業超過を行った対象社員のうち、産業医が面接をすべきと判断し、実際に面接を行った結果、作成される報告書である。
そして、もう一つは改善依頼書である。残業超過を行った対象社員のうち、産業医が面接をすべきと判断し、実際に面接を行った結果、特に喫緊の対応を要すると産業医が判定した社員について、その上司に当該社員の労働環境の改善を申し入れるための依頼書である。
「対象者情報」欄403は、対象社員の氏名、所属等の事項が列挙されている箇所である。
「就業上の措置で改善すべきこと」欄(以下「改善欄」)404は、産業医が対象社員の上司に対し、改善すべき項目を文章で記入する項目である。
「改善実施計画」欄(以下「計画欄」)405は、改善欄404に記された産業医の指導内容を受けて、上司が具体的な改善計画を文章で記入する項目である。
計画審査ボタン406と計画審査却下ボタン407は、計画欄405の内容を審査するか審査却下する時に押すボタンである。これらボタンは、文書に対する承認印の役割を担うものであり、部署長と人事担当部長と産業医が操作可能である。
計画審査履歴欄408は、部署長と人事担当部長と産業医による計画審査ボタン406と計画審査却下ボタン407の操作の結果、つまり、誰が計画欄405の内容を審査したか或は審査却下したかを表示する欄である。
「改善実施報告」欄(以下「報告欄」)409は、計画欄405に記された改善実施計画の結果を、上司が文章で記入する項目である。
報告審査ボタン410と報告審査却下ボタン411は、報告欄409の内容を審査するか審査却下する時に押すボタンである。これらボタンは、文書に対する承認印の役割を担うものであり、部署長と人事担当部長と産業医が操作可能である。
報告審査履歴欄412は、部署長と人事担当部長と産業医による報告審査ボタン410と報告審査却下ボタン411の操作の結果、つまり、誰が報告欄409の内容を審査したか或は審査却下したかを表示する欄である。
産業医己111は、新規に作成した改善依頼書402の改善欄404に、上司丙108に対し、「就業上の措置で改善すべきこと」を文章で記入する(S501)。
上司丙108は、改善依頼書402の改善欄404に記された、産業医己111による指導内容を読む。そして、改善依頼書402の計画欄405に、具体的な「改善実施計画」を記入する(S502)。
部署長丁109が計画審査ボタン406と計画審査却下ボタン407のいずれかを押した結果は、これらボタンの直下に設けられている計画審査履歴欄408に表示される。
人事担当部長戊110が計画審査ボタン406と計画審査却下ボタン407のいずれかを押した結果は、これらボタンの直下に設けられている計画審査履歴欄408に表示される。
産業医己111が計画審査ボタン406と計画審査却下ボタン407のいずれかを押した結果は、これらボタンの直下に設けられている計画審査履歴欄408に表示される。
部署長丁109が報告審査ボタン410と報告審査却下ボタン411のいずれかを押した結果は、これらボタンの直下に設けられている報告審査履歴欄412に表示される。
人事担当部長戊110が報告審査ボタン410と報告審査却下ボタン411のいずれかを押した結果は、これらボタンの直下に設けられている報告審査履歴欄412に表示される。
産業医己111が報告審査ボタン410と報告審査却下ボタン411のいずれかを押した結果は、これらボタンの直下に設けられている報告審査履歴欄412に表示される。
一つは、産業医が上司に対して対象社員の職場の労働環境の改善を要望する、題目どおりの「労働環境改善依頼書」である。
もう一つは、上司が部署長、人事担当部長及び産業医に対して、対象社員の職場の労働環境を改善するための、具体的な改善計画を報告する、「労働環境改善計画書」である。
もう一つは、上司が部署長、人事担当部長及び産業医から承認を受けた、対象社員の職場の労働環境の改善計画に従って、実際に計画を実施した結果を報告する、「労働環境改善実施報告書」である。
これより、先に説明した電子文書である改善依頼書402の詳細と、その作成と更新を実現する装置、及びその動作の流れを順次説明する。
図6は、健康管理サーバ102の機能ブロック図である。
健康管理サーバ102は、主にwebサーバとして稼動する。その中核に位置する機能ブロックが、webサーバプログラム602である。webサーバプログラム602は、HTTP(HyperText Transfer Protocol)のサーバプログラムであり、一例としてApache(http://www.apache.org/)が挙げられる。
図6中、各機能ブロックは大きく三つに大別される。
(1)セルフチェック票cgi603、面接指導結果報告書cgi604、改善依頼書表示用cgi605及び改善依頼書更新用cgi606は、webサーバプログラム602から呼び出されて実行されるcgiである。これらcgiは、端末のアクセスを許可するか否かの判断を、ユーザ認証部607を通じて行う。
ユーザ認証部607は、周知のCookie認証方式により、端末から送信されるHTTPメッセージのヘッダ中のCookieを読み取り、ユーザマスタ608と照合して当該ユーザのアクセスの許否を決定する。また、ユーザ認証部607は、ユーザマスタ608及び所属マスタ609を組み合わせて、ユーザの属性の照合も行う。この、ユーザの属性と照合については後述する。
(2)メール作成部610は、webサーバプログラム602とは関係なく、直接LAN106を通じてメールサーバ105に接続する。
(3)カレンダクロック611は、改善依頼書更新用cgi606が改善依頼書テーブル612を更新する際に、更新日時を記録するために実行される機能ブロックであり、LAN106には接続されない。
セルフチェックテーブル613は、セルフチェック票202の各項目が記録されるテーブルである。一つのレコードは超過残業を行った社員を示す。
「シリアルナンバー」フィールドは、セルフチェックテーブル613の各レコードを一意に識別するユニークな番号である。なお、後述するエントリーテーブルのシリアルナンバーとは全く関係しないものである。
「社員番号」フィールドは、甲会社に所属し勤務する各社員に付与されている社員番号である。
「残業記録」フィールドは、当該社員の過去6ヶ月分の残業時間のデータが格納される。
「チェック項目群」フィールドは、セルフチェック票202にて回答者である対象社員が回答する項目である。健康状態等に関する質問が多数列挙されている。
「事後措置として指導勧告の必要性」フィールドは、面接指導結果報告書304で選択入力される「事後措置として指導勧告の必要性」欄305の値である。
「上司への注意事項要望事項の必要性」フィールドは、面接指導結果報告書304で選択入力される「上司への注意事項要望事項の必要性」欄306の値である。
「事後措置として指導勧告の必要性」フィールドと「上司への注意事項要望事項の必要性」フィールドの値は、三つの値をとり得る。
初期値はいずれも「未定」を示す「−1」が格納されている。
面接指導結果報告書304上で「要」を選択すると、論理の「真」を示す「1」が格納される。
面接指導結果報告書304上で「不要」を選択すると、論理の「負」を示す「0」が格納される。
「判定結果」フィールドの値が「真」であり、「事後措置として指導勧告の必要性」フィールドと「上司への注意事項要望事項の必要性」フィールドの値がそれぞれ「1」或は「0」であれば(つまり「−1」以外の値であれば)、面接は決定し、面接指導結果報告書304が作成された状態である。
「社員番号」フィールドは、前述のセルフチェックフィールドのそれと同じである。なお、産業医は厳密には甲会社の社員ではないが、便宜的にこのテーブルに記録されている。
「社員氏名」フィールドは、当該社員或は産業医の氏名が、「所属コード」フィールドは、当該社員或は産業医の所属部門が、「メールアドレス」フィールドは、当該社員或は産業医のメールアドレスが、それぞれ記録される。
「パスワード」フィールドは、ユーザ認証部607にて用いられるデータである。
対象社員の社員番号でユーザマスタ608を検索し、対象社員の所属コードを得る。その所属コードで所属マスタ609を検索し、担当社員番号を得る。これが上司の社員番号である。
更に、その上司の社員番号でユーザマスタ608を検索し、上司の所属コードを得る。その所属コードで所属マスタ609を検索し、担当社員番号を得る。これが部署長の社員番号である。
予め図示しないファイル等に保持している人事担当部門の所属コードで、所属マスタ609を検索し、担当社員番号を得る。これが人事担当部長の社員番号である。
予め図示しないファイル等に保持している産業医を示す所属コードで、ユーザマスタ608を検索し、社員番号のリストを得る。これが産業医の全ての社員番号である。
改善依頼書テーブル612は、二つのテーブルよりなる。
一つは、改善依頼書一通毎に一レコード記録される、エントリーテーブル802である。
もう一つは、改善依頼書402一通毎に多数のレコードが記録される、ログテーブル803である。
エントリーテーブル802は改善依頼書402の検索キーとなる基本的なフィールドだけが用意される。
「シリアルナンバー」フィールドは、改善依頼書402をユニークに識別するための番号である。
「社員番号」フィールドは、対象社員の社員番号である。
「日時」フィールドは、当該レコードを作成した日時である。これはカレンダクロック611から日時データを取得して、このフィールドに記録する。
ログテーブル803は、「シリアルナンバー」フィールドでエントリーテーブル802と一対多の関係を持つ。
「フィールド名」フィールドは、フィールドの名前が格納される。
「値」フィールドは、フィールドの値が格納される。このフィールドは可変長フィールドである。
「日時」フィールドは、エントリーテーブル802と同様、当該レコードを作成した日時である。
ログテーブル803は、
・改善依頼書402に記録されるデータは比較的長い文章が多い、という性質上、可変長フィールドが好ましいことと、
・必ずしも全てのフィールドが常時埋まるとは限らないこと
から、データを格納する効率を考慮して、設けられたものである。したがって、エントリーテーブル802とログテーブル803が一体化した構成のテーブルであっても構わない。その場合、改善依頼書402テーブルは、「シリアルナンバー」、「社員番号」、「措置」、「措置日時」、「計画」、「計画日時」、「審査1」、「審査1日時」、「審査2」、「審査2日時」、「承認」、「承認日時」というフィールド構成となる。
端末に表示される改善依頼書402は、webブラウザ302が所定のURLに従って健康管理サーバ102にアクセスすることにより、改善依頼書表示用cgi605によってhtml文書が作成され、このhtml文書を端末が受信して表示することにより、端末に表示される。
この時、端末はHTTPのGETメソッドで改善依頼書表示用cgi605にアクセスを行う。
GETメソッドは、HTTPの周知のアクセス手順であり、クライアントからサーバに対するリクエストメッセージを構成するリクエストライン中に全てのパラメータを記述する手法である。
「server.private」は、健康管理サーバ102のFQDN(Fully Qualified Domain Name:完全修飾ドメイン名)である。
「/kaizen_iraisho.cgi?&sno=****&zoku=4&action=0&field=措置」は、健康管理サーバ102に渡されるパラメータであり、リクエストラインの全体である。
webサーバプログラム602は、このリクエストラインを解析し、「/kaizen_iraisho.cgi」というcgiのファイル名と、「&sno=****&zoku=4&action=0&field=措置」という、「kaizen_iraisho.cgi」に渡すパラメータに分解する。次に、webサーバプログラム602は、「/kaizen_iraisho.cgi」に「&sno=****&zoku=4&action=0&field=措置」というパラメータを伴って実行する。
「/kaizen_iraisho.cgi」、すなわち改善依頼書表示用cgi605は、渡された「&sno=****&zoku=4&action=0&field=措置」というパラメータを、「&」をフィールドセパレータ(区切り子)として分解する。そして、後述する所定の処理を行う。
表示コマンドテーブル614の「zoku」フィールドには、アクセスするユーザの属性が記録されている。
ユーザの属性は:
0:対象社員
1:上司
2:部署長
3:人事担当部長
4:産業医
である。
0:追記
1:更新
2:閲覧
である。
フォームは、htmlの「<form>」タグと、「<input>」タグで構成される。フォームの詳細は割愛する。
文字列を入力したり、或は二者択一のボタンを押す等の操作を行うと、端末のwebブラウザ302が所定のURLに従って健康管理サーバ102にアクセスすることにより、改善依頼書更新用cgi606によって、改善依頼書テーブル612の更新が行われる。
この時、端末はHTTPのPOSTメソッドで改善依頼書更新用cgi606にアクセスを行う。
POSTメソッドは、前述のRFC2616に記されているように、HTTPの周知のアクセス手順であり、クライアントからサーバに対して比較的データ量の多いデータのアップロードを行う際に用いられる手法である。
更新コマンドテーブル615の「action」フィールドは、表示コマンドテーブル614の「action」フィールドと同じである。従って、入力される値も同じである。
更新コマンドテーブル615の「field」フィールドは、表示コマンドテーブル614の「field」フィールドと基本的には同じである。但し、「field」が「承認」の時のみ、「承認=Y」の場合と、「承認=N」の場合の、二通りが存在する。つまり、「field」が「承認」の場合は、そのフィールドに割り当てられた値とも含めて一致を見る。
更新コマンドテーブル615の「to」フィールドは、メール作成部610が作成したメールの送信相手の属性を示す。例えばこのフィールドの値が「1;2;3」の場合は、
・属性が「1」つまり上司と、
・属性が「2」つまり部署長と、
・属性が「3」つまり人事担当部長
の、三者に送信する、という意味である。
更新コマンドテーブル615の「hinagata」フィールドは、メールひな型ディレクトリ616に格納されているメールのひな型を指定する番号である。
POSTメソッドのHTTPリクエストメッセージは、リクエストライン、リクエストヘッダ、メッセージボディよりなる。リクエストヘッダとメッセージボディとの間は、空行が一行挿入される。なお、ヘッダと本文との間に空行が一行存在する形式は、電子メールのメッセージのフォーマットと等しい。
・HTTPメソッド:POST
・パラメータ:/kaizen_iraisho_post.cgi
・HTTPバージョン:1.1
である。
因みに、GETメソッドのリクエストメッセージは、このリクエストラインと次に説明するリクエストヘッダだけで構成される。
・User-Agent(webブラウザ302がHTTPのプロトコルに則って名乗る名前):WEBBROUSER/0
・Content-Type(メッセージボディのメッセージ形式):application/x-www-form-urlencoded
・Content-Length(メッセージボディのメッセージ長):
である。
図10では、フィールド名とその値が、イコール(”=”)で結ばれており、フィールド毎に図示しない改行コードによって行が改められている。
「sno」は改善依頼書テーブル612のシリアルナンバーである。
「zoku」は更新コマンドテーブル615の「zoku」フィールドである。
「action」は更新コマンドテーブル615の「action」フィールドである。
「field」は更新コマンドテーブル615の「field」フィールドである。
更に、この次の行は「措置=」の後に文字列が続いている。これは、改善依頼書テーブル612の「措置」フィールドに記録する文字列である。
そして、更新コマンドテーブル615の特定されたレコードの「to」フィールド、「hinagata」フィールド及び「recno」フィールドの値と、POSTメソッドで受け取ったメッセージボディ中の「sno」フィールドの値をメール作成部610に引き渡して、メール作成部610を起動する。
図11、図12、図13、図14、図15、図16を用いて、健康管理サーバ102と、上司、部署長、人事担当部長、産業医との間の処理の流れを説明する。
図11は、健康管理サーバ102と、上司、部署長、人事担当部長、産業医との間の処理の流れを示す、シーケンスの全体概略図である。
図12は、健康管理サーバ102と産業医との間の処理の流れの詳細を示す、シーケンス図である。図5のステップS501及び図11のステップS1101に相当する。
図13は、健康管理サーバ102と上司との間の処理の流れの詳細を示す、シーケンス図である。図5のステップS502及び図11のステップS1102に相当する。
図14は、健康管理サーバ102と部署長との間の処理の流れの詳細を示す、シーケンス図である。図5のステップS503及び図11のステップS1103に相当する。
図15は、健康管理サーバ102と人事担当部長との間の処理の流れの詳細を示す、シーケンス図である。図5のステップS504及び図11のステップS1104に相当する。
図16は、健康管理サーバ102と産業医との間の処理の流れの詳細を示す、シーケンス図である。図5のステップS505及び図11のステップS1105に相当する。
産業医己111は、端末103eを操作して、予め健康管理サーバ102の機能で取得したURL文字列をwebブラウザ302に読み込ませ、健康管理サーバ102にアクセスする(S1201)。健康管理サーバ102のwebサーバプログラム602は、端末103eから送られたリクエストラインに記されている文字列をセルフチェック票cgi603に渡して、セルフチェック票cgi603を起動する。
セルフチェック票cgi603は、端末103eから送られたリクエストラインに記されている文字列から、パラメータを取得する。この文字列はURL文字列の一部であり、セルフチェックテーブル613のシリアルナンバーが含まれている。そして、セルフチェック票cgi603はシリアルナンバーでセルフチェックテーブル613を検索し、該当レコードの各フィールドの値を取得して、セルフチェック票202を表示するhtml文書を作成し、webサーバプログラム602を介して端末103eへ送信する(S1202)。
健康管理サーバ102の面接指導結果報告書cgi604はこれを受けて、面接指導結果報告書304のhtml文書を作成し、webサーバプログラム602を介して端末103eへ送信する(S1205)。
ここでは、対象社員乙107は慢性的な残業超過状態に陥っており、本人の努力ではもはやどうすることもできず、労働環境の早急な改善が必要である、と産業医己111が判断したものとする。
産業医己111は、「事後措置として指導勧告の必要性」欄305を「要」に選択する。すると、面接指導結果報告書304を表示しているwebブラウザ302の上側に、「改善依頼書作成」ボタン307が現れる。そこで、産業医己111は、この「改善依頼書作成」ボタン307を押す(S1207)。
Location: http://server.private/kaizen_iraisho.cgi?&sno=****&zoku=4&action=0&field=措置
面接指導結果報告書cgi604は、このように構成したHTTPレスポンスを作成し、webサーバプログラム602を介して産業医己111の端末103eへ送信する。
そして、産業医己111は送信を実行する。
このメールには、上司丙108が健康管理サーバ102にアクセスして、改善依頼書402を表示するためのURL文字列が本文に記録されている。
健康管理サーバ102から送信されたメールを受信した上司丙108は、端末103bを操作して、メールを表示する(S1301)。
先に述べたように、メールには上司丙108が健康管理サーバ102にアクセスして、改善依頼書402を表示するためのURL文字列が本文に記録されている。上司丙108はこのURL文字列をマウス等のポインティングデバイスでクリックして、webブラウザ302を起動し、健康管理サーバ102へアクセスする。
改善依頼書表示用cgi605は、端末103bから送られたリクエストラインに記されている文字列から、パラメータを取得する。この文字列はURL文字列の一部であり、改善依頼書402テーブルのシリアルナンバーが含まれている。そして、改善依頼書表示用cgi605はシリアルナンバーで改善依頼書402テーブルを検索し、該当レコードの各フィールドの値を取得して、改善依頼書402を表示するhtml文書を作成し、webサーバプログラム602を介して端末103bへ送信する(S1302)。
健康管理サーバ102の改善依頼書更新用cgi606はこれを受けて、ログテーブル803に「計画」のレコードを追記する(S1305)。その後、メール作成部610を起動し、メールを自動作成し、部署長丁109へメールを送信する(S1306)。
健康管理サーバ102から送信されたメールを受信した部署長丁109は、端末103cを操作して、メールを表示する(S1401)。
先に述べたように、メールには部署長丁109が健康管理サーバ102にアクセスして、改善依頼書402を表示するためのURL文字列が本文に記録されている。部署長丁109はこのURL文字列をマウス等のポインティングデバイスでクリックして、webブラウザ302を起動し、健康管理サーバ102へアクセスする。
改善依頼書表示用cgi605は、端末103cから送られたリクエストラインに記されている文字列から、パラメータを取得する。この文字列はURL文字列の一部であり、改善依頼書402テーブルのシリアルナンバーが含まれている。そして、改善依頼書表示用cgi605はシリアルナンバーで改善依頼書402テーブルを検索し、該当レコードの各フィールドの値を取得して、改善依頼書402を表示するhtml文書を作成し、webサーバプログラム602を介して端末103cへ送信する(S1402)。
健康管理サーバ102の改善依頼書更新用cgi606はこれを受けて、ログテーブル803に「審査1」のレコードを追記する(S1405)。その後、メール作成部610を起動し、メールを自動作成し、人事担当部長戊110へメールを送信する(S1406)。
健康管理サーバ102から送信されたメールを受信した人事担当部長戊110は、端末103dを操作して、メールを表示する(S1501)。
先に述べたように、メールには人事担当部長戊110が健康管理サーバ102にアクセスして、改善依頼書402を表示するためのURL文字列が本文に記録されている。人事担当部長戊110はこのURL文字列をマウス等のポインティングデバイスでクリックして、webブラウザ302を起動し、健康管理サーバ102へアクセスする。
改善依頼書表示用cgi605は、端末103dから送られたリクエストラインに記されている文字列から、パラメータを取得する。この文字列はURL文字列の一部であり、改善依頼書402テーブルのシリアルナンバーが含まれている。そして、改善依頼書表示用cgi605はシリアルナンバーで改善依頼書402テーブルを検索し、該当レコードの各フィールドの値を取得して、改善依頼書402を表示するhtml文書を作成し、webサーバプログラム602を介して端末103dへ送信する(S1502)。
健康管理サーバ102の改善依頼書更新用cgi606はこれを受けて、ログテーブル803に「審査2」のレコードを追記する(S1505)。その後、メール作成部610を起動し、メールを自動作成し、産業医己111へメールを送信する(S1506)。
健康管理サーバ102から送信されたメールを受信した産業医己111は、端末103eを操作して、メールを表示する(S1601)。
先に述べたように、メールには産業医己111が健康管理サーバ102にアクセスして、改善依頼書402を表示するためのURL文字列が本文に記録されている。産業医己111はこのURL文字列をマウス等のポインティングデバイスでクリックして、webブラウザ302を起動し、健康管理サーバ102へアクセスする。
改善依頼書表示用cgi605は、端末103eから送られたリクエストラインに記されている文字列から、パラメータを取得する。この文字列はURL文字列の一部であり、改善依頼書402テーブルのシリアルナンバーが含まれている。そして、改善依頼書表示用cgi605はシリアルナンバーで改善依頼書402テーブルを検索し、該当レコードの各フィールドの値を取得して、改善依頼書402を表示するhtml文書を作成し、webサーバプログラム602を介して端末103eへ送信する(S1602)。
健康管理サーバ102の改善依頼書更新用cgi606はこれを受けて、押されたボタンが計画審査ボタン406と計画審査却下ボタン407のどちらであるか、確認する(S1605)。
計画審査ボタン406であれば(S1605のY)、産業医己111は上司丙108が作成した改善計画を承認したことを意味する。そこで、ログテーブル803に「承認=Y」のレコードを追記する(S1606)。その後、メール作成部610を起動し、改善計画が承認されたことを関係者に告知するためのメールを自動作成する(S1607)。
図17乃至図22を用いて、健康管理サーバ102内の各cgiの動作の詳細を説明する。
図17は改善依頼書表示用cgi605のフローチャートである。
図18は改善依頼書更新用cgi606のフローチャートである。
図19はユーザ認証部607で行われるユーザ属性確認処理のフローチャートである。
図20は改善依頼書表示用cgi605で行われるGET処理のフローチャートである。
図21は改善依頼書更新用cgi606で行われるPOST処理のフローチャートである。
図22はメール作成部610で行われるメール送信処理のフローチャートである。
webサーバプログラム602は、クライアント(端末103a、103b、103c、103d及び103e)から健康管理サーバ102に対するアクセス(リクエストメッセージ)が改善依頼書表示用cgi605に対する要求であることを知ると、改善依頼書表示用cgi605を起動する(S1701)。
改善依頼書表示用cgi605は、webサーバプログラム602を通じてクライアントから受け取ったパラメータをユーザ認証部607に渡す。
ユーザ認証部607は、最初に、受け取ったパラメータから得たユーザID及びパスワード文字列とユーザマスタ608とを照合し、正規のユーザであるか否かを確認する(S1702)。もし、不正なアクセスであれば、これ以降のセッションは遮断される(S1703)。
ユーザの属性の確認が取れたら、改善依頼書402のhtml文書を作成するための処理である、GET処理を実行し(S1705)、処理を終了する(S1706)。
webサーバプログラム602は、クライアントから健康管理サーバ102に対するアクセスが改善依頼書更新用cgi606に対する要求であることを知ると、改善依頼書更新用cgi606を起動する(S1801)。
改善依頼書更新用cgi606は、webサーバプログラム602を通じてクライアントから受け取ったパラメータをユーザ認証部607に渡す。
ユーザ認証部607は、最初に、受け取ったパラメータから得たユーザID及びパスワード文字列とユーザマスタ608とを照合し、正規のユーザであるか否かを確認する(S1802)。もし、不正なアクセスであれば、これ以降のセッションは遮断される(S1803)。
ユーザの属性の確認が取れたら、改善依頼書402テーブルを更新するための処理である、POST処理を実行し(S1805)、処理を終了する(S1806)。
ユーザ認証を済ませた後(S1901)、先ずクライアントから受け取ったパラメータから、エントリーテーブル802の「シリアルナンバー」フィールドの値を用いて、エントリーテーブル802を検索する(S1902)。次に、検索にヒットしたレコードの「社員番号」フィールドから対象社員の社員番号を取得する(S1903)。
次に、こうして得た社員番号と、クライアントから受け取ったパラメータに含まれている社員番号とを照合する(S1906)。照合の結果、合致していれば(S1906のY)、当該ユーザは「上司」であるので、ユーザ認証部607は正常である旨の返り値を改善依頼書表示用cgi605に返す(S1907)。
もし、照合の結果、合致していなければ(S1906のN)、当該ユーザは「上司」ではないので、不正なアクセスである可能性が高い。そこで、セッションを遮断する(S1908)。
クライアントから受け取ったパラメータの「zoku」フィールドの値が「2」である場合(S1909のY)は、ユーザの属性が部署長であることを示すものである。そこで、先に取得した対象社員の社員番号を用いて、ユーザマスタ608を検索する。すると、所属コードが得られるので、得られた所属コードを用いて所属マスタ609を検索する。すると、担当社員番号がわかる。これが、対象社員の直属の上司の社員番号である。
部署長の場合は、当該直属の上司の更に上司に当たるので、上述と同じ検索をもう一度行う。つまり、先に得た上司の社員番号で、もう一度ユーザマスタ608を検索し、所属コードを得る。その所属コードで所属マスタ609を検索し、担当社員番号を得る。これが、対象社員の上司の上司、つまり部署長の社員番号である(S1910)。
ステップS1910以降の処理は、先に説明したステップS1906以降と同様である。
ステップS1912以降の処理は、先に説明したステップS1906以降と同様である。
もしあれば(S1913のY)、当該アクセスは正当な産業医からのアクセスであるので、ユーザ認証部607は正常である旨の返り値を改善依頼書表示用cgi605に返す(S1907)。
もしなければ(S1913のN)、当該アクセスは不正なアクセスである可能性が高いので、セッションを遮断する(S1908)。
処理を開始すると(S2001)、クライアントから受け取ったパラメータの「zoku」、「action」及び「field」の値で、表示コマンドテーブルを検索する(S2002)。
検索の結果、合致するレコードがなかった場合は(S2003のN)、不正アクセスとしてセッションを遮断する(S2004)。
検索の結果、合致するレコードがあった場合は(S2003のY)、「field」に記されるフィールドを入力可能なフォームで記述した、改善依頼書402を表示するためのhtml文書を作成し、webサーバプログラム602を介してクライアントへ送信し(S2005)、処理を終了する(S2006)。
この「POT処理」という名称は、HTTPのPOTメソッドを意味する。つまり、改善依頼書更新用cgi606は、POSTメソッドの処理である。
処理を開始すると(S2101)、クライアントから受け取ったパラメータの「zoku」、「action」及び「field」の値で、更新コマンドテーブル615を検索する(S2102)。
検索の結果、合致するレコードがなかった場合は(S2103のN)、不正アクセスとしてセッションを遮断する(S2104)。
検索の結果、合致するレコードがあった場合は(S2103のY)、「action」の値が1であるか否かを確認する(S2105)。
「action」の値が0の場合は(S2105のN)、エントリーテーブル802に新規にレコードを追記する(改善依頼書402を新規に作成する)ことを示すので、エントリーテーブル802に1レコード追記する(S2106)。
「action」の値が1の場合は(S2105のY)、「field」の値をログテーブル803に書き込む(S2107)。「action」の値が0の場合も、ステップS2106の後、同様に「field」の値をログテーブル803に書き込む(S2107)。
この後、メール作成部610にてメール送信処理を行い(S2108)、処理を終了する(S2109)。
改善依頼書更新用cgi606は、図21のステップS2102にて更新コマンドテーブル615を検索して、ステップS2103で該当レコードを得る。この時の、
・更新コマンドテーブル615のto、「hinagata」フィールドの値と、
・更新コマンドテーブル615のrecnoフィールドの値から紐付けられる、表示コマンドテーブルのレコードの「zoku」、「action」、「field」フィールドの値と、
・編集対象であるエントリーテーブル802の社員番号フィールドの値(対象社員の社員番号)と
を、メール作成部610に引き渡して、メール作成部610を起動する(S2201)。
メール作成部610は、受け取ったこれらパラメータのうち、「hinagata」フィールドの値で、メールひな型ディレクトリ616内に格納されている、メールのひな型ファイルを読み出す(S2202)。
送信相手が「1」であれば「上司」であるので、対象社員の社員番号から直属の上司の社員番号を得て、そのメールアドレスを得る。
送信相手が「2」であれば「部署長」であるので、対象社員の社員番号から上司の上司、つまり部署長の社員番号を得て、そのメールアドレスを得る。
送信相手が「3」であれば「人事担当部長」であるので、人事部門の担当者の社員番号を得て、そのメールアドレスを得る。
送信相手が「4」であれば「産業医」であるので、セルフチェックテーブル613から担当の産業医の社員番号を得て、そのメールアドレスを得る。
そして、ひな型とURLを組み合わせてメールを作成し、然るべき送信相手へメールを送信し(S2205)、処理を終了する(S2206)。
・改善依頼書表示用cgi605は、GETメソッドでアクセスされる。受け取ったパラメータのうち、「field」で指定されたフィールドを「<form>」タグ及び「<input>」タグで形成したhtml文書を作成する。
・改善依頼書更新用cgi606は、POSTメソッドでアクセスされる。受け取ったパラメータの値をログテーブル803に記録すると共に、メール作成部610を起動して、適切な送信相手にメールを送信する。
・表示コマンドテーブルは、改善依頼書表示用cgi605のアクセスの正当性を検査するために利用されると共に、メール作成部610が作成するメールに埋め込むURLを作成するために、改善依頼書更新用cgi606から利用される。
・更新コマンドテーブル615は、改善依頼書更新用cgi606のアクセスの正当性を検査するためと、メール作成部610が作成するメールの送信相手とメールのひな型を選ぶために、改善依頼書更新用cgi606から利用される。
表示コマンドテーブルと更新コマンドテーブル615は、健康管理サーバ102内で動作の流れを制御する、いわばシナリオの役目を果たしている。
Claims (4)
- 電子文書テーブルと、
前記電子文書テーブルの一のレコードを読み込んで端末に電子文書を表示させる電子文書表示部と、
前記電子文書テーブルの一のレコードの指定されたフィールドの値を更新する電子文書更新部と、
前記電子文書表示部の挙動を制御するパラメータ群を格納する表示コマンドテーブルと、
前記電子文書更新部の挙動を制御するパラメータ群を格納する更新コマンドテーブルと
を備える電子文書管理サーバ。 - 前記表示コマンドテーブルは、パラメータにユーザの属性を備える請求項1記載の電子文書管理サーバ。
- 電子文書を表示する端末と、
前記電子文書の各項目を格納する電子文書テーブルと、前記電子文書テーブルの一のレコードを読み込んで前記端末に電子文書を表示させる電子文書表示部と、前記電子文書テーブルの一のレコードの指定されたフィールドの値を更新する電子文書更新部と、前記電子文書表示部の挙動を制御するパラメータ群を格納する表示コマンドテーブルと、前記電子文書更新部の挙動を制御するパラメータ群を格納する更新コマンドテーブルとを備える電子文書管理サーバと
を備える電子文書管理システム。 - 端末から所定の第一パラメータ群を伴って電子文書の表示要求を電子文書管理サーバに送信するステップと、
前記第一パラメータ群を表示コマンドテーブルと照合するステップと、
前記第一パラメータ群で指定された電子文書テーブルの一のレコードを読み込んで端末に電子文書を表示させるステップと、
前記端末から所定の第二パラメータ群を伴って電子文書の更新要求を電子文書管理サーバに送信するステップと、
前記第二パラメータ群で指定された前記電子文書テーブルの一のレコードの指定されたフィールドの値を更新するステップと
を有する電子文書更新方法。
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