JP2009514082A - 物理的文書および電子文書を管理するシステムおよび方法 - Google Patents

物理的文書および電子文書を管理するシステムおよび方法 Download PDF

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Abstract

文書管理システム(DMS)と、少なくとも1つの多機能装置(MFD)と、文書管理システムをMFDに接続するネットワークとを含むネットワーク環境で実行される文書管理方法および機器。ハードコピーがMFDによって処理されるときに、スキャン、ファックス、印刷のMFD活動が、紙からの光スペックルなどの文書のハードコピーに固有の自然特性から得られる署名を使用して、DMSと統合される。このようにして、オフィス内のハードコピーのライフサイクルを自動的にDMSに対して記録することができ、任意選択で、様々なユーザによって保持される文書に対する権利に従ってプロセスを制御することもできる。

Description

本発明は文書管理に関し、より詳細には、文書管理(DM)システムと多機能装置(MFD)との統合に関する。
現代のオフィス環境では、文書はしばしば、ワードプロセッシングパッケージやデスクトップパブリッシャなどのアプリケーションソフトウェアを使用して電子的に作成される。しかし、多くの文書は引き続き、従来型着信郵便物、ファックスなどのハードコピーの形でオフィスに入って来る。これらは、オフィスポリシーおよび文書のタイプに応じて、スキャニング手続きによって電子的形式に変換されることがあり、または変換されないことがある。例えば、着信ファックスが電子システムと統合され、多くの場合に全く印刷されないことがあるのに対して、従来型郵便物が従来通りに扱われ、特別な場合にのみコンピュータシステム上でスキャンされることがある。文書がオフィス内で電子的に作成されるとき、編集、検討、および配布の際に依然としてハードコピーが引き続き主要な役割を果たす場合もある。ペーパレスオフィス手続きが完全に実施されている環境であっても、個人が電子ファイルまたはその関連部分からハードコピーをプリントアウトすることによってファイルに対して作業することは、依然として一般的な慣習である。次いで、こうしたハードコピーは、作業が完了した後に処分される。
現代のオフィスのバックボーンは、ファイルサーバと、文書作成および他の文書処理用のアプリケーションソフトウェアとを含むネットワーク化されたコンピュータシステムである。文書はますます、文書を照合および検索することのできる文書の作成および表示用の様々なアプリケーションソフトウェアパッケージと統合されたデータベース層であるDMシステム内で処理されている。
現代のオフィスは、いわゆるMFD、より具体的には多機能プリンタ(MFP)も備える。こうした装置は、メインオフィスネットワークにネットワークされ、便利な写真複写機、または便利なプリンタ、または従来型ファクシミリマシンのように見えることがあるが、機能的用語では、印刷、コピー、スキャン、ファックス、およびEメールのうちの1つまたは複数を実施するネットワーク化された周辺機器である。本特許明細書では、本発明者等は、MFDを、印刷のみ、ファックスのみなどの単一機能のみを有する場合であってもそのような装置に関する汎用的用語として使用する。
したがって、MFDは、DMシステム、ファイルサーバなどによって支配される電子的世界と、物理的ファイルと照合されるハードコピーの紙の世界との間のインターフェースとなる。
この環境では、文書の概念が、文書が情報およびその情報の表現に関するラベルとなるという点で「非物質化」される。言い換えれば、文書は、「電子文書」すなわちコンピュータファイル、または「ハードコピー」すなわち紙の上に印刷された従来型文書でよい。本特許明細書では、本発明者等は、非物質化された形で文書という用語を使用し、電子的インスタンスおよび物理的インスタンスを有する文書を指す。したがって、印刷ジョブは、文書の電子的インスタンスを同一の文書の物理的インスタンスに変換することと考えることができる。スキャンジョブは、文書の物理的インスタンスを同一の文書の電子的インスタンスに変換する。コピージョブは、文書の物理的インスタンスを、同一の文書の1つまたは複数の別の物理的インスタンスに変換する。
ネットワーク化されたコンピュータシステムおよびMFDが文書処理のために広く使用される前は、機密文書、秘密文書、極秘文書を処理する手続きは、軍事部門および政府部門で普及しており、任意の所与の事柄について存在するファイルは1つだけであり、迅速なコピーは不可能であるという、その時は有効であった仮定に基づいていた。しかし、高速写真複写機、次いでMFDの発展と、文書の電子的作成、記憶、処理、および配布の普及とがあいまって、こうしたセキュリティ対策はおおむね効果がなく、または無意味となった。この問題の1つの徴候は、政府部門、会社、スポーツクラブなどからの漏曳など、マスコミ媒体が関心を持つあらゆる事柄に関する機密情報の漏曳が外見上不可避であることである。
こうした問題に対処するために、近年、文書の電子的インスタンスと物理的インスタンスのどちらの場合にも、文書処理の制御および監視のための対策に対してかなりの努力が払われてきた。
現在、ネットワーク環境内の文書の電子的インスタンスのセキュリティは、適切な複数の権利のセットを文書およびユーザに認めることにより、ならびに暗号化技術、デジタル署名、および様々な他のソフトウェアで実行されたセキュリティ対策を使用することによって良く管理することができる。他のセキュリティ対策が特にMFDのために開発されている。1つのセキュリティ対策は、MFDのハードドライブ上に格納されたイメージデータを上書きすることである。別のセキュリティ対策は、許可されたユーザ(通常は印刷ジョブをMFDに送った人)がそのユーザIDを入力することにより、または何らかの他の手段によってMFDのそばにいると確認したときにのみ、MFDから文書を放出することである。
オフィス環境内の文書の物理的インスタンスのセキュリティは、より難しい問題をはらんでいる。
文書追跡のための一技術は、プリンタが、任意の印刷される文書の上に、文書の元を識別する、符号化された不可視マークを印刷することであるが、マークが人間の目には不可視であっても、MFDまたは従来型写真複写機を用いたコピー時に常に再現される。一例は、黄色のドットを使用して、文書が印刷された日付および時刻ならびにプリンタのシリアル番号を符号化することである。しかし、そのような慣行が社会的に受け入れられることには疑問がある。それが普及し、そのようなプリンタを使用する任意の人に対して、家庭での使用のためであっても、オフィスでの使用であっても課されるからである。したがって、すべての印刷文書のこのブランケットセキュリティマーキングは、最近の悪い評判によって明白なように、プライバシーおよび個人の自由に対する確立された権利の原理とほぼ間違いなく相反する。
別の提案は、受動無線周波数識別(RFID)センサが埋め込まれた特殊な紙を使用することである。次いで、それぞれの紙をオフィス内で追跡することができる。それぞれの紙の物理的位置を追跡することができるだけでなく、MFDは、処理中の任意の紙上のRFIDセンサを読み取ることができ、この情報をDMシステムに統合することができる。したがって、コピーされている紙と、その上に印刷中の白紙のどちらも一意に識別することができる。これは非常に強力な機能であるが、RFIDセンサが埋め込まれた特殊な紙を使用することが必要となる。したがって、その採用は恐らく、高セキュリティオフィスまたはワークフロー管理が重要であるオフィスに限定されることになる。RFIDセンサの長期安定性および堅牢性も問題となることがある。
ますます重要となりつつある文書の物理的インスタンスに伴う別のセキュリティ問題は、文書の破棄である。近年、破砕または他の手段による制御されない文書の破棄が、Enron社などの大きなスキャンダルにしばしば関連付けられている。他の重要な文書ライフサイクル活動とは対照的に、文書の破棄の追跡および制御には比較的注意が払われてこなかった。
国際公開第2005/088533号パンフレット 国際公開第2005/088517号パンフレット 米国特許第5978477号明細書 米国特許第6175714号明細書 米国特許出願公開第2005/0216437号公報 米国特許出願公開第2005/0182757号公報 米国特許出願公開第2005/0105724号公報 米国特許出願公開第2004/0078749号公報 米国特許出願公開第2004/007496号公報 米国特許出願公開第2004/0041707号公報 米国特許出願公開第2004/0079796号公報 米国特許出願公開第2004/0041696号公報 米国特許第6860657号明細書 米国特許第6088119号明細書 米国特許出願公開第2002/0076252号公報 米国特許出願公開第2004/0179220号公報 米国特許第5642199号明細書
要約すると、オフィス環境内の文書の電子的インスタンスと紙インスタンスとの間のインターフェーシングの改善、ならびにオフィス環境内の文書の紙インスタンスのライフサイクル全体にわたる追跡および制御の改善が依然として求められている。
最近、通常の紙および様々な他の一般的な媒体から非常にセキュアかつ安定したデジタル署名を得ることができることが発見されており、こうした署名は、特定の紙または他の媒体のほぼ固有の識別子である。本発明は、この技術を応用して、MFDを含むネットワーク化されたオフィス環境での文書の紙インスタンスの追跡および制御を実現することに関する。
本発明の第1の態様によれば、文書管理システムと、少なくとも1つの多機能装置(MFD)と、文書管理システムを少なくとも1つのMFDに接続するネットワークとを含むネットワーク環境で実行される文書管理方法であって、
(a)ユーザが、MFDにコマンドを発行して、文書の既存の物理的インスタンスから文書の新しい電子的インスタンスまたは物理的インスタンスを作成すること、
(b)文書の既存の物理的インスタンスをMFDに提供すること、
(c)MFDが、文書の固有の自然特性に基づいて文書の既存の物理的インスタンスから署名を決定すること、および
(d)文書管理システムに格納された文書の電子的インスタンスと署名を関連付けることによってコマンドを記録すること
を含む方法が提供される。
署名を、文書管理システムに格納された既存の署名と比較して、署名が文書管理システムに格納された既存の文書と関連付けられているものとして認識されるか否かを確定することができる。
この方法は、文書の既存の物理的インスタンスの新しい電子的インスタンスを作成すること、および新しい電子的インスタンスを文書管理システムに格納された文書の電子的インスタンスと比較して、文書が文書管理システムに格納された既存の文書と関連付けられているものとして認識されるか否かを確定することをさらに含むことができる。
署名が認識される場合、既存の文書に対するコマンドを記録することができる。
この方法は、署名が既存の文書からのものであると認識することを条件としてコマンドを実行すること、および文書管理システム内の文書に関して格納された権利に基づいて、ユーザが文書に関してコマンドを発行する権利を有することを確定することをさらに含むことができる。
署名が認識される場合、文書管理システムから文書の所有者を確定することができ、コマンドに関して文書の所有者に通知することができる。
この方法は、MFDによって作成された文書の新しい電子的インスタンスを署名と共に文書管理システムに格納することをさらに含むことができる。
この方法は、コマンドを発行したユーザを識別するユーザIDを受け取ること、および任意選択で、ユーザIDを記録の一部として格納することをさらに含むことができる。
この方法は、ユーザが文書の新しい物理的インスタンスを作成するコマンドを発行したとき、文書の固有の自然特性に基づいて、文書の新しい物理的インスタンスの署名を決定すること、文書管理システムに格納された文書の電子的インスタンスと共に新しい署名を記録することをさらに含むことができる。
本発明の第2の態様によれば、文書管理システムと、少なくとも1つの多機能装置(MFD)と、文書管理システムを少なくとも1つのMFDに接続するネットワークとを含むネットワーク環境で実行される文書管理方法であって、
(a)ユーザが、ネットワークを介してMFDにコマンドを発行して、文書の既存の物理的インスタンスから文書の新しい物理的インスタンスを作成すること、
(b)ネットワークを介して文書の既存の物理的インスタンスをMFDに提供すること、
(c)MFDが、文書の新しい物理的インスタンスを作成すること、
(d)MFDが、文書の固有の自然特性に基づいて文書の新しい物理的インスタンスから署名を決定すること、および
(e)文書管理システムに格納された文書の電子的インスタンスと署名を関連付けることによってコマンドを記録すること
を含む文書管理方法が提供される。
この方法は、コマンドを発行したユーザを識別するユーザIDを記録の一部として格納することをさらに含むことができる。
この方法は、文書管理システム内の文書に関して格納された権利に基づいて、文書に関してコマンドを発行する権利をユーザが有することを条件としてコマンドを実行することをさらに含むことができる。
この方法は、文書管理システムから文書の所有者を確定すること、およびコマンドに関して文書の所有者に通知することをさらに含むことができる。
本発明の第3の態様によれば、文書管理システムと、少なくとも1つの多機能装置(MFD)と、文書管理システムを少なくとも1つのMFDに接続するネットワークとを含むネットワーク環境で実行される文書管理方法であって、
(a)ユーザが、MFDにコマンドを発行して、文書の既存の物理的インスタンスを処分すること、
(b)文書の既存の物理的インスタンスをMFDに提供すること、
(c)MFDが、文書の固有の自然特性に基づいて文書の既存の物理的インスタンスから署名を決定すること、および
(d)文書管理システムに格納された文書の電子的インスタンスと署名を関連付けることによってコマンドを記録すること
を含む方法が提供される。
署名を、文書管理システムに格納された既存の署名と比較して、署名が文書管理システムに格納された既存の文書と関連付けられているものとして認識されるか否かを確定することができる。
この方法は、文書の既存の物理的インスタンスの新しい電子的インスタンスを作成すること、および新しい電子的インスタンスを文書管理システムに格納された文書の電子的インスタンスと比較して、文書が文書管理システムに格納された既存の文書と関連付けられているものとして認識されるか否かを確定することをさらに含むことができる。
署名が認識される場合、既存の文書に対してコマンドを記録することができる。
この方法は、署名が既存の文書からのものであると認識することを条件としてコマンドを実行すること、および文書管理システム内の文書に関して格納された権利に基づいて、ユーザが文書に関してコマンドを発行する権利を有することを確定することをさらに含むことができる。
署名が認識される場合、文書管理システムから文書の所有者を確定することができ、コマンドに関する文書を文書の所有者に通知することができる。
この方法は、MFDによって作成された文書の新しい電子的インスタンスを署名と共に文書管理システムに格納することをさらに含むことができる。
この方法は、コマンドを発行したユーザを識別するユーザIDを受け取ること、および任意選択で、ユーザIDを記録の一部として格納することをさらに含むことができる。
署名が認識される場合、文書管理システムから文書の所有者を確定することができ、コマンドに関する文書を文書の所有者に通知することができる。
MFD内の文書の物理的インスタンスを破棄することにより、または文書の物理的インスタンスをMFDの廃棄区画内に渡すことによってコマンドを実行することができる。
紙、またはプレゼンテーション用のアセテートとして使用されるようなプラスチックを含む様々な他の媒体上に前記物理的インスタンスを印刷することができる。固有の自然特性は、紙、プラスチック、または他の媒体の特性でよく、その表面特性または媒体の内部の特性でよい。
好ましくは、固有の自然特性は、MFDが前記物理的インスタンスをコヒーレント光で露光することによって決定される。より具体的には、MFDによって署名を決定することができ、文書の物理的インスタンスの上にコヒーレント光をスキャンし、コヒーレント光がそこから散乱したときに得られる信号から1組のデータ点を収集し、異なるデータ点が、文書の物理的インスタンスの異なる部分からの散乱に関係し、その1組のデータ点から署名を決定する。
一実施形態によれば、文書管理システムと、少なくとも1つの多機能装置(MFD)と、文書管理システムを少なくとも1つのMFDに接続するネットワークとを含むネットワーク環境で実行される文書管理方法であって、(a)本発明の第2の態様の方法による文書の既存の電子的インスタンスからの文書の新しい物理的インスタンスの作成を記録すること、および(b)本発明の第3の態様の方法による文書の既存の物理的インスタンスの処分を記録することを含む方法が提供される。
一実施形態によれば、文書管理システムと、少なくとも1つの多機能装置(MFD)と、文書管理システムを少なくとも1つのMFDに接続するネットワークとを含むネットワーク環境で実行される文書管理方法であって、
(a)本発明の第1の態様の方法による文書の既存の物理的インスタンスからの文書の新しい電子的インスタンスまたは物理的インスタンスの作成を記録すること、および(b)本発明の第3の態様の方法による文書の既存の物理的インスタンスの処分を記録することを含む方法が提供される。
一実施形態によれば、文書管理システムと、少なくとも1つの多機能装置(MFD)と、文書管理システムを少なくとも1つのMFDに接続するネットワークとを含むネットワーク環境で実行される文書管理方法であって、
(a)本発明の第2の態様の方法による文書の既存の電子的インスタンスからの文書の新しい物理的インスタンスの作成を記録すること、(b)本発明の第1の態様の方法による文書の既存の物理的インスタンスからの文書の新しい電子的インスタンスまたは物理的インスタンスの作成を記録すること、および(c)本発明の第3の態様の方法による文書の既存の物理的インスタンスの処分を記録することを含む方法が提供される。
ネットワーク化されたコンピュータシステムを有する任意の組織を記述するためにオフィスが広い意味で使用され、サービス産業位置などに限定されるべきではなく、むしろ製造サイト、政府部門、または任意の他の位置を含むことが理解されよう。
本発明の別の態様は、MFDと、DMSと、および少なくとも1つのMFD、DMS、および相互接続ネットワークを備えるシステムとに関する。
本発明をより良く理解できるように、また本発明をどのように実施することができるかを示すために、次に一例として添付の図面を参照する。
本発明の実施形態で使用されるデジタル署名スキャニング技術は、参照により本明細書に組み込まれる国際公開第2005/088533号パンフレットおよび国際公開第2005/088517号パンフレットに記載されているのと同様である。
デジタル署名スキャニング技術と、それがどのようにいくつかの例示的MFDに統合されるかをこれから説明する。
図1Aおよび1Bは、本発明の一実施形態のスキャンヘッド10の斜視図および側面図としての略図表現である。スキャンヘッド10は、その読取りボリュームを介して、x方向にスキャンヘッド10を通過して搬送される1枚の紙5または他の印刷可能な物品からのデジタル署名を検出するためのものである(図面中の差込み軸を参照)。主要な光学構成要素は、コヒーレントレーザビーム15を生成するレーザ源14と、複数のk個の光検出器素子から構成される検出器構成16であり、この例では、k=4であり、16a，16b，16c，16dと符号が付けられている。レーザビーム15は、円筒形レンズ18により、y方向(図面の平面に垂直)に延出し、紙の経路の平面内にある細長い焦点に集束する。例示的プロトタイプでは、細長い焦点は、約2mmの長軸寸法を有し、約40マイクロメートルの短軸寸法を有する。これらの光学構成要素はマウンティングブロック11内に含まれる。図示される実施形態では、4つの検出器素子16a〜dは、ビーム軸を中心に組み合わせて配置されて異なる角度でビーム軸の両側にオフセットして分けられ、読取りボリューム内に存在する物品からの反射で散乱した光を収集する。例示的プロトタイプでは、オフセット角は-70度、-20度、+30度、および+50度である。検出器素子16a〜dへの光アクセスは、マウンティングブロック11のスルーホールによって行われる。収集するデータ点が可能な限り独立するように、ビーム軸の両側の角度は等しくならないように選ばれる。4つのすべての検出器素子は、共通の平面内に配置される。光検出器素子16a〜dは、コヒーレントビームが紙5から散乱したときに、スキャンヘッド10を通過して搬送中の紙5の表面から散乱した光を検出する。図示されるように、レーザ源は、レーザビーム15のビーム軸をz方向に向けるように取り付けられ、その結果、レーザビームは垂直入射で紙5に達する。
一般に、z方向の紙の位置決めの差の結果として、紙に入射するビームのサイズに著しい変化が生じないように、焦点深度が深いことが望ましい。例示的プロトタイプでは、焦点深度は約0.5mmであり、これは良好な結果を生み出すのに十分な深さである。パラメータの焦点深度、開口数、作動距離は独立であり、その結果、スポットサイズと焦点深度との周知の兼ね合いが得られる。
スキャンヘッド10が他の従来型のプリンタに統合されるとき、ペーパーフィード機構は、スキャンヘッド10を通過してx方向に紙を線形に移動させる働きをし、その結果、ビーム15が細長い焦点の長軸を横断する方向にスキャンされる。コヒーレントビーム15は、その焦点で、コヒーレントビームに対して垂直な平面、すなわち紙5の平面での読取りボリュームの投影よりもずっと小さいxz平面(図面の平面)の断面を有する大きさにされるので、ペーパーフィードは、コヒーレントビーム15に、紙の多くの異なる部分をサンプリングさせることになる。
このサンプリングを示すように図2が含められ、図2は、読取りエリアを横切って細長いビームをスキャンすることによって読取りエリアがどのようにn回サンプリングされるかを示す概略斜視図である。ペーパーフィードの動作下で紙の上で集束レーザビームがスキャンされるときの集束レーザビームのサンプリング位置は、長さ「l」およびおおよその幅「w」をサンプリングする、1からnと番号が付けられた隣接する各矩形によって表される。ただし、wは円筒形の焦点の長い方の寸法(long dimension)である。データ収集は、紙がスキャンヘッドを通過して搬送されるときにn個の位置のそれぞれで信号を収集するように行われる。したがって、紙のn個の異なる図示される部分から散乱することに関係する一連のk×n個のデータ点が収集される。通常、紙の長さの一部のみがサンプリングされる。例えば、長さ「l」はおよそ数センチメートルでよい。
例示的な焦点の短い方の寸法(minor dimension)40マイクロメートル、およびx方向のスキャン長2cm、n=500では、k=4で2000個のデータ点が得られる。k×nの典型的な値の範囲は、所望のセキュリティレベル、物品タイプ、検出器チャネルの数「k」、および他の因子に応じて、100<k×n<10000であると予想される。検出器kの数を増加させることにより、取扱い、印刷などによる物品の表面劣化に対する測定の不感受性も改善される。実際には、現在まで使用されるプロトタイプでは、経験則は、多種多様な表面で受け入れられる高さのセキュリティレベルを得るためには独立のデータ点の合計数すなわちk×nは500以上であるべきである。
図3は、認証可能な物品を作成するシステムの機能構成要素の概略ブロック図である。プリンタ22が、従来型接続25でパーソナルコンピュータ(PC)34に接続される。検出器モジュール16の検出器16a〜dは、それぞれの電気接続線17a〜dを介して、プログラム可能割込みコントローラ(PIC)30の一部であるアナログ／デジタル変換器(ADC)に接続される。電気的リンクの代わりに、または電気的リンクと組み合わせて、光リンクまたはワイヤレスリンクを使用できることが理解されよう。PIC30は、シリアル接続32を介してパーソナルコンピュータ(PC)34とインターフェースされる。PC34はデスクトップまたはラップトップでよい。PCの代替として、他のインテリジェント装置、例えば個人用デジタル補助装置(PDA)または専用電子ユニットを使用することもできる。PIC30およびPC34は、、検出器16a〜dによって収集されたデータ点のセットから物品の署名を決定するためのデータ取得および処理モジュール36を一括して形成する。PC34は、インターフェース接続38を介してデータベース(dB)40へのアクセスを有する。データベース40は、PC34上のメモリ内に常駐することができ、またはPC34のドライブ上に格納することができる。あるいは、データベース40は、PC34から離れていてよく、例えば携帯電話サービス、またはインターネットと組み合わせたワイヤレスローカルエリアネットワーク(LAN)を使用して、ワイヤレス通信によってアクセスすることができる。さらに、データベース40をPC34上にローカルに格納することができるが、リモートソースから周期的にダウンロードすることができる。
データベース40は、デジタル署名のライブラリをまとめるためのものである。PC34は、使用の際に、プリンタ22によって文書がプリントアウトされるごとに検出器16a〜dからスキャンデータを得て、このデータからデジタル署名を計算するようにプログラムされる。次いで、デジタル署名と、何が紙の上に印刷されたかについてのイメージファイルと、さらには文書に関する書誌データとを含む新しいレコードが、データベース40内に作成される。
図4Aは、プリンタの構成部材と、その中に統合された上述のスキャンヘッド10とを有するMFD22の斜視図である。MFDプリンタ22は、スキャンヘッドおよび関連するエレクトロニクス以外は従来型である。ペーパーフィード機構を概略的に表すために、ペーパーフィード機構の最終ローラ対9が示されている。印刷後に、スキャンヘッド10を通過し、出力トレー54に送達される前の1枚の紙5を送るプロセスでのローラ対9が示されている。ペーパーフィード機構は追加のローラおよび他の機械部品を含むことが理解されよう。既に構築されたプロトタイプでは、スキャンヘッドは、便宜上、最終ローラ紙の直後に示されるように取り付けられる。紙のフィード経路沿いの多くの異なる位置にスキャンヘッドを取り付けることができることが理解されよう。さらに、図はレーザプリンタのものであるが、どんな種類の印刷装置も使用できることが理解されよう。
図4Bは、上述のスキャンヘッド10がその中に統合された写真複写機マシンの外部形態を有するMFD50の別の実施形態の斜視図である。MFD写真複写機50は、スキャンヘッドおよび関連するエレクトロニクス以外は従来型でよい。MFD写真複写機50は、文書スキャニングユニット51などの従来の機能を有することができ、文書スキャニングユニット51は、自動シートフィーダユニットを備えてソース紙用の入力トレー52を具備してもよい。さらに、コピー先の紙または他の媒体を保持するために紙トレー53を設けることができる。MFD写真複写機50はまた、文書出力トレー54を有することができ、MFD写真複写機50を使用して作成されたコピーにユーザが容易にアクセスすることが可能となる。MFD写真複写機50はまた、ここで説明される非標準アイテムである処分ユニット57を有するようにも示されている。処分ユニット57は、写真複写機筐体内に統合された機密廃棄箱であり、その機能は、本発明の文脈では以下でより詳細に説明する。処分ユニット57は、後の安全な収集とその後に続く焼却または恐らくは長期保管のために機密廃棄物として配置する特定の目的で、通常は入力トレー52を自動シートフィーダユニットと共に使用して、スキャニングユニット51を介してMFDに送られた、処分される文書の紙または他の物理的インスタンスを収集する。別の例では、処分ユニット57は、シュレッダなどの紙破棄機構を組み込むことができる。MFD写真複写機マシンは、Xerox Incorporated、Ricoh Company Limited、Canon K.K.などのいくつかの会社で製造されている。
この例のMFD写真複写機50では、スキャンヘッド10が、文書スキャニングユニット51および文書出力トレー54のそれぞれに統合される。破断部分55で示されるように、この例の文書スキャニングユニット51は、コピー中の文書のスキャニングが可能となるように、自動シートフィーダユニットの紙経路56中にスキャンヘッド10を具備している。文書出力トレー54はまた、出力文書をスキャンすることができるように、その中に統合されたスキャンヘッド10も有する。
コピーされる文書およびMFD写真複写機によって作成されるコピー文書のそれぞれのフィード経路沿いの多くの異なる位置にスキャンヘッド10を取り付けることができることが理解されよう。
別の例では、リンクされたスキャナマシンおよびプリンタマシンを使用して文書をコピーすることができる。そのような例では、スキャナマシンは、スキャン中の文書をスキャンするためのスキャンヘッドを備えることができ、プリンタマシンは、印刷中の文書をスキャンするためのスキャンヘッドを備えることができる。したがって、実質的に2系統の写真複写機であるものを使用することができる。
MFDマシン50がスキャン、印刷、ファックス、およびEメールのデジタル送信、ならびにコピーのうちの1つまたは複数を実施する多機能マシンでよく、そのようなマシンが文書センタと呼ばれることもあることが理解されよう。
図4Cは、ファックスマシンまたはデジタル送信器の外部形態を有するMFD60の別の実施形態の斜視図である。以下の説明では、ファックスマシンと呼ぶ。MFDファックスマシン60は、その中に統合された上述のスキャンヘッド10を有する。MFDファックスマシン60は、スキャンヘッドおよび関連するエレクトロニクス以外は従来型でよい。MFDファックスマシン60は、文書フィードユニット61を有する入力トレー52、ファックスを介して送信された文書、MFDファックスマシン60によって生成された送信受領証、およびファックスを介して受信された文書の印刷されたコピーを保持する出力トレー54などの従来の機能を有することができる。MFDファックスマシン60はまた、ユーザが送信宛先をプログラムすることを可能にする制御キー63と、送信情報および動作情報をユーザに表示する画面64とを有することができる。MFDファックスマシンは、Xerox IncorporatedおよびCanon K.K.を含むいくつかの会社で製造されている。
この例のMFDファックスマシン60では、スキャンヘッド10が、文書フィードユニット61および出力トレー54のそれぞれに統合される。図示されるように、この例の文書フィードユニット61は、送信中の文書のスキャンが可能となるようにスキャンヘッド10を含む。出力トレー64も、MFDファックスマシン60で受信された文書をスキャンすることができるように、その中に統合されたスキャンヘッド10を有している。
送信用の文書およびMFDファックスマシンによって受信された文書のそれぞれのフィード経路沿いの多くの異なる位置にスキャンヘッド10を取り付けることができることが理解されよう。
類似の構成要素を持ったMFDマシンは、ファックスマシンのように文書をスキャンするが、文書をEメール添付ファイルとして文書の宛先にEメールするマシンであるデジタル送信器でよいことが理解されよう。通常、Eメール添付ファイルは、PDFまたはTIFFフォーマットファイルなどのイメージファイルとなるが、そうである必要はない。あるMFDは、ファックス送信機能とデジタル送信機能の両方を組み合わせる。
したがって、文書管理システムとインターフェースするのに適した統合署名生成機器をすべて有するいくつかの例示的MFDをここで説明した。
上述の例は、部分的に励起したエリアを含むより広いエリアにわたって散乱する光信号を受け取る検出器と組み合わせた小断面積のコヒーレント光ビームでの部分的な励起に基づく。その代わりに、ずっと広いエリアの励起と組み合わせた、部分的なエリアからの光のみを収集する指向性検出器に基づく、機能的に同等の光学システムを設計することが可能である。
図5は、指向性光収集およびコヒーレントビームを備えたブランケット照明に基づいて本発明を実施するリーダ用の撮像構成の概略側面図を示す。アレイ検出器48は、円筒形マイクロレンズアレイ46と組み合わせて配置され、それによって検出器アレイ48の隣接する各ストリップが、紙5に沿う、対応する隣接するストリップからの光のみを収集する。図2を参照すると、各円筒形マイクロレンズが、n個のサンプリングストリップのうちの1つから光信号を収集するように配置される。次いで、コヒーレント照明が、サンプリング中のエリア全体(図示せず)のブランケット照明と共に行われる。
局在化励起および局在化検出の組合せを有するハイブリッドシステムもある場合には有用であることがある。
図6は、指向性検出器が細長いビームを用いた部分的な照明と共に使用される、本発明を実施するスキャナ用のハイブリッド撮像構成の光学的フットプリントを概略平面図として示す。この実施形態は、指向性検出器が設けられる図1Aおよび1Bの実施形態の発展とみなすことができる。この実施形態では、指向性検出器の3つのバンクが設けられ、それぞれのバンクは、「l×w」励起ストリップに沿う異なる部分からの光を収集するように向けられる。読取りボリュームの平面からの収集エリアが点線の円で示されており、その結果、最初のバンクの例えば2個の検出器が励起ストリップの上側部分から光信号を収集し、検出器の第2バンクが励起ストリップの中央部分から光信号を収集し、検出器の第3バンクが励起ストリップの下側部分から光信号を収集する。検出器の各バンクがほぼl/mの直径の円形収集エリアを有するように示されている。ただし、mは励起ストリップのサブディビジョンの数であり、この例ではm=3である。このように、所与のスキャン長lに対して独立のデータ点の数をm倍に増加させることができる。以下でさらに説明するように、指向性検出器の異なるバンクのうちの1つまたは複数を、スペックルパターンをサンプリングする光信号を収集する以外の目的で使用することができる。例えば、文書の書誌データなどの文書のいくつかの態様を符号化するためにバーコードが印刷される場合に、例えば、バンクのうちの1つをバーコードスキャンのために最適化された方式で光信号を収集するのに使用することができる。この場合、コントラストのためだけにスキャンするときに相互相関を得ることに利点はないので、そのバンクが1つの検出器のみを含むことで一般には十分となる。
本発明を実施するのに適した様々な機器の主な構造的構成要素および機能構成要素を説明したので、デジタル署名を決定するのに使用される数値処理をこれから説明する。この数値処理がほとんどの部分について、PIC30に従属するいくつかの要素と共にPC34上で動作するコンピュータプログラムとして実行されることが理解されよう。
図7は、約0.5×0.2mmのエリアをカバーする紙表面の顕微鏡イメージである。この図は、多くの場合に紙などの巨視的には平坦な表面が微視的スケールでは高度に構造化されることを示すために含まれる。紙の場合、紙を構成する木繊維のかみ合った網の結果として、表面が微視的に高度に構造化される。図は、木繊維についての特徴的な長さスケールも例示し、それは約10ミクロンである。この寸法は、コヒーレントビームの光波長との正しい関係を有して、回折、したがってスペックルを引き起こし、さらに、繊維の向きに依存するプロファイルを有する散乱を拡散させる。したがって、スキャンヘッドを特定のクラスの印刷可能な被印刷物材料に対して設計すべき場合、スキャンすべきクラスの材料の構造特徴サイズに合わせてレーザの波長を調整できることが理解されよう。各紙の部分的表面構造が個々の木繊維がどのように構成されるかに依存するという意味で固有となることも図から明らかである。したがって、1枚の紙は、自然の法則に支配される過程で作成される結果として固有の構造を有するので、従来技術の特殊樹脂トークンまたは磁気材料堆積物などの特別に作成されたトークンと違わない。同じことが多くの他のタイプの物品に当てはまる。
言い換えれば、固有の特徴が多種多様な日常の物品から直接的に測定されるとき、特別に準備されたトークンを作成する努力および出費に向かうことは本質的に的外れであることを本発明者は発見した。物品の表面(または透過の場合には内部)の自然構造を利用する散乱信号のデータ収集および数値処理をこれから説明する。
図8Aは、図1Aのスキャンヘッドの光検出器16a〜dのうちの1つからの生データを示す。グラフは、点番号n(図2参照)に対する信号強度Iを任意の単位(a.u.)で示す。I=0〜250の間で変動する高い線は、光検出器16aからの生信号データである。下側の線は、マーカ28(図2参照)からピックアップされたエンコーダ信号であり、およそI=50である。
図8Bは、エンコーダ信号を用いた線形化後の図8Aの光検出器データを示す(x軸は図8Aとは異なるスケールであるが、このことは重要ではないことに注意)。さらに、強度の平均が計算され、強度値から差し引かれている。したがって、処理後のデータ値は0の上下で変動する。
図8Cは、デジタル化後の図8Bのデータを示す。採用されるデジタル化方式は、任意の正の強度値が値1に設定され、任意の負の強度値が0に設定される単純なバイナリ(方式である。その代わりに、複数の状態のデジタル化(multi-state digitisation)、または多くの他の可能なデジタル化手法のいずれか1つでも使用できることが理解されよう。デジタル化の主な重要な特徴は単に、同じデジタル化方式が一貫して適用されることである。
図9は、物品の署名がスキャンからどのように生成されるかを示すフローチャートである。
ステップS1はデータ取得ステップであり、このステップの間、約1msごとに各光検出器での光強度がスキャン全体の長さの間に取得される。同時に、エンコーダ信号が時間の関数として取得される。ペーパーフィード機構が高度の線形化精度を有する場合、データの線形化は不要であることがあることに留意されたい。データは、ADC31からデータを取得するPIC30によって取得される。データ点は、PIC30からPC34にリアルタイムに転送される。あるいは、データ点をPIC30内のメモリに格納し、次いでスキャンの終わりにPC34に渡すこともできる。各スキャンで収集される検出器チャネル当たりのデータ点の数nは、以下でNと定義される。さらに、値ak(i)は、光検出器kからのi番目に格納された強度値と定義され、iは1からNまでの値である。そのようなスキャンから得られる2つの生データセットの例が図8Aに示される。
ステップS2は、エンコーダ遷移が時間的に等間隔となるように、数値補間を使用してak(i)を部分的に拡大および縮小する。これは、モータ速度の部分的変動を補正する。このステップは、コンピュータプログラムによってPC34で実施される。
ステップS3は任意選択のステップである。実施される場合、このステップは、データを時間に関して数値的に微分する。弱い平滑化関数をデータに適用することが望ましいこともある。微分は、相関のある(スペックル)寄与に対して相関のない寄与を減衰させる働きをするので、高度に構造化された表面に対して有用であることがある。
ステップS4は、各光検出器について、記録された信号の平均をN個のデータ点にわたって取るステップである。各光検出器について、この平均値がデータ点のすべてから差し引かれ、その結果データは0強度の周りに分布する。線形化および計算された平均の減算の後のスキャンデータセットの一例を示す図8Bを参照する。
ステップS5は、アナログ光検出器データをデジタル化して、スキャンを表すデジタル署名を計算する。デジタル署名は、ak(i)>0がバイナリ「1」に対応付けられ、ak(i)≦0がバイナリ「0」に対応付けられるという規則を適用することによって得られる。iが1からNまでの値であるとして、デジタル化データセットがdk(i)と定義される。有利には、物品の署名は、ここで説明した強度データのデジタル化署名に加えて別の成分を組み込むことができる。こうした別の任意選択の署名成分を次に説明する。
ステップS6は、より小さい「サムネイル」デジタル署名が作成される任意選択のステップである。このことは、隣接するm個の読取り値のグループの平均を取ることにより、またはより好ましくは、cをサムネイルの圧縮因子として、c番目ごとのデータ点を選ぶことによって行われる。平均はノイズを不均一に増幅する可能性があるので、後者が好ましい。次いで、ステップS5で使用される同一のデジタル化規則が縮小されたデータセットに適用される。iが1からN/cまでの値であり、cが圧縮因子であるとして、サムネイルデジタル化はtk(i)と定義される。
ステップS7は、複数の検出器チャネルが存在するときに適用可能な任意選択のステップである。追加の成分は、光検出器のうちの異なるものから得られる強度データ間で計算される相互相関成分である。2チャネルでは、可能な相互相関係数が1つあり、3チャネルでは最大3つであり、4チャネルでは最大6個であり、以下同様である。相互相関係数は材料タイプの良好な指標であることが判明しているので、相互相関係数は有用である。例えば、所与のタイプのパスポート、レーザプリンタ紙などの特定のタイプの文書では、相互相関係数は常に予測可能な範囲内に現れる。k≠lであり、k、lが光検出器チャネル番号のすべてにわたって変化するとして、ak(i)とal(i)の間で正規化相互相関を計算することができる。正規化相互相関関数Γが以下のように定義される。
Figure 2009514082
検証処理での相互相関係数の使用を以下でさらに説明する。
ステップS8は、信号強度分布を示す単純な強度平均値を計算すべきである別の任意選択ステップである。これは、ak(i)の自乗平均値の平方根(rms)値など、異なる検出器についての各平均値の全体の平均、または各検出器についての平均でよい。検出器が上述のリーダのように垂直入射の両側に対として配置される場合、検出器の各対についての平均を使用することができる。強度値は、サンプルの全反射率および粗度の単純な表示であるので、材料タイプについての良好な粗いフィルタとなることが判明している。例えば、平均値すなわちDCバックグラウンドの除去後の非正規化rms値を強度値として使用することができる。
次いで、被印刷物上に何が印刷されているかについてのイメージファイルおよび関連する書誌データと共に新しいレコードを追加することにより、物品のスキャンから得られるデジタル署名データをデータベースに書き込むことができる。新しいデータベースレコードは、ステップS5で得られるデジタル署名、ならびに任意選択で、各光検出器チャネルについてステップS6で得られるそのより小さいサムネイルバージョン、ステップS7で得られる相互相関係数、およびステップS8で得られる1又は複数の平均値を含む。あるいは、サムネイルを、迅速な検索のために最適化されたそれ自体の別々のデータベース上に格納することができ、データ(サムネイルを含む)の残りをメインデータベース上に格納することができる。以下でさらに説明するようにその後で検証する目的でデジタル署名を得るときに同一のプロセスを使用できることに留意されたい。
図10は、印刷プロセスを示すフローチャートであり、そのプロセスの間に、印刷中の紙がスキャンされ、そのデジタル署名が計算され、データベースに格納される。PC30のユーザは、ワードプロセッサ、ドローイングパッケージ、または文書を作成する他のタイプのアプリケーションソフトウェアを使用して印刷用の文書を準備する。文書が準備されると、印刷コマンドが発行される。次いで、適切なプリンタドライバを使用して、イメージファイルがアプリケーションソフトウェアによって作成される。次いで、このイメージファイルが印刷のためにプリンタに送られる。イメージがその上に印刷されている紙がプリンタを通じて送られるとき、スキャンヘッドが紙の一部をスキャンする。そのように収集される散乱信号が上述のようにデータ点に変換され、デジタル署名が、図9を参照しながら上記で説明したプロセスに従って計算される。次いで、データベースレコードが作成され、デジタル署名だけでなく、イメージファイルおよび文書作成に関係する関連書誌データも格納される。
プリンタドライバによって作成されるイメージファイルを格納することが好都合であるが、それが唯一の可能性ではないことに留意されたい。イメージファイルは、プリンタドライバイメージファイルから導出された別のファイルタイプ、または文書を作成するのに使用されたアプリケーションソフトウェアの好ましいフォーマットのイメージファイル、またはアプリケーションソフトウェアによって作成された別のフォーマットでよい。別の可能性は、印刷後の文書の再スキャンからイメージファイルを導出することである。例えば、このことを、印刷装置で、高度なペーパーフィード(および再フィード)オプションを有するネットワークされた写真複写機マシンおよび統合文書スキャナのフォーマットで自動的に行うことができる。この場合、データベースに格納されたイメージ表現は、被印刷物上の任意の特徴、ならびに被印刷物上に印刷されたものを含む。例えば、紙がレターヘッド付きの紙である場合、ヘッダが含まれることになる。これはある環境では有利であることがある。多種多様な解決策が可能である。重要であるのは、印刷されたものの何らかの種類の視覚的表現を格納することだけである。
上記の本文は、何らかの表現がその上に印刷されている紙または他の被印刷物に固有のデジタル署名、および印刷されたものの表現と共にデータベースに格納されたデジタル署名を得るために、文書が生成されるときにはいつでも、印刷装置内部のソースで文書がどのようにスキャンされるかを説明するものである。以下の本文は、このように生成された文書を後でどのように真正なものであると検証することができるか、あるいは許可されたソースによって文書が生成されているか否かを確定するために文書をどのようにテストすることができるかを説明する。
図11は、スキャン中の物品が文書管理システム上の文書と認識されるか否かを検証するために、スキャンから得られた物品の署名が、文書管理システムと統合することのできる署名データベースとどのように比較されるかを示すフローチャートである。
単純な実施においては、データベースを単に検索して、フルセットの署名データに基づいて合致を見つけることができる。しかし、検証プロセスを加速するために、プロセスが、より小さいサムネイルと、これから説明する計算平均値および相互相関係数に基づく事前スクリーニングとを使用することが好ましい。
検証プロセスは、上述のプロセスによる物品のスキャン、すなわち図9に示されるスキャンステップS1からS8を実施した後に行われる。
検証ステップV1は、サムネイルエントリのそれぞれを取り、それとtk(i+j)との間の合致するビット数を評価する。ただしjは、スキャンされるエリアの配置の誤差を補償するために変化するビットオフセットである。jの値が決定され、次いで、合致するビットの最大数を与えるサムネイルエントリが決定される。これが、さらなる処理に使用される「ヒット」である。
検証ステップV2は、スキャンされるデジタル署名に対するレコードに関して格納される全デジタル署名を解析する前に実施される任意選択の事前スクリーニングテストである。この事前スクリーンでは、スキャンステップS8で得られたrms値が、ヒットのデータベースレコード内の対応する格納値と比較される。それぞれの平均値が事前定義された範囲内に合わない場合、「ヒット」はさらなる処理から拒絶される。次いで、物品が非検証として拒絶される(すなわち、終わりまでジャンプし、失敗の結果を発行する)。
検証ステップV3は、全デジタル署名を解析する前に実施される別の任意選択の事前スクリーニングテストである。この事前スクリーンでは、スキャンステップS7で得られた相互相関係数が、ヒットのデータベースレコード内の対応する格納値と比較される。それぞれの相互相関係数が事前定義された範囲内に合わない場合、「ヒット」はさらなる処理から拒絶される。次いで、物品が非検証として拒絶される(すなわち、終わりまでジャンプし、失敗の結果を発行する)。
検証ステップV4は、スキャンステップS5で得られるスキャンされるデジタル署名と、ヒットのデータベースレコード内の対応する格納値との間の主要な比較である。全格納デジタル化署名dk db(j)が、k個の検出器チャネル上のq個の隣接するビットのn個のブロックに分割され、すなわち、ブロック当たりqkビットが存在する。qについての典型的な値は4であり、kについての典型的な値は4であり、通常はブロック当たり16ビットが作成される。次いでqkビットが、格納デジタル署名dk db(i+j)内の対応するqkビットに対して突き合わされる。ブロック内の合致するビットの数が事前定義された閾値zthresh以上である場合、合致するブロックの数が増分される。典型的な値zthreshは13である。これが、すべてのn個のブロックについて反復される。このプロセス全体が、最大の数の合致ブロックが見つかるまで、異なるオフセット値jについて反復され、スキャンされたエリアの配置の誤差が補償される。Mを合致ブロックの最大数と定義すると、偶然の合致の確率は以下を評価することによって計算される。
Figure 2009514082
上式で、sは任意の2つのブロック間の偶然の合致の確率であり(これはzthresholdの選ばれた値に依存する)、Mは合致ブロックの数であり、p(M)は、M個以上のブロックが偶然に合致する確率である。sの値は、類似の材料の異なる物体のスキャン、例えばいくつかの紙文書のスキャンからのデータベース内のブロックを比較することによって求められる。q=4、k=4、およびzthreshold=13の場合、sの典型的な値は0.1であることが判明する。qkビットが完全に独立であった場合、確率論は、zthreshold=13についてs=0.01を与える。より高い値が実験的に判明することは、k個の検出器チャネル間の相関、さらには有限のレーザスポット幅によるブロック内の隣接するビット間の相関のためである。1枚の紙の典型的なスキャンにより、その紙についてのデータベースエントリと比較したとき、総数510ブロックのうち約314個の合致ブロックが生じる。上式についてM=314、n=510、s=0.1を設定すると、偶然の合致の確率10-177が得られる。
検証ステップV5は、検証プロセスの結果を発行する。検証ステップV4で得られた確率結果を合否テストで使用することができ、ベンチマークは事前定義された確率閾値である。
多くの変形形態が可能であることが理解されよう。例えば、相互相関係数を事前スクリーン成分として扱う代わりに、メイン署名の一部としてデジタル化強度データと共に扱うことができる。例えば、相互相関係数をデジタル化し、デジタル化強度データに追加することができる。相互相関係数をそれ自体でデジタル化し、それを使用してビット文字列などを生成することができ、次いで、それを、ヒットを見つけるためにデジタル化強度データのサムネイルについて上述したのと同様に検索することができる。
図12は、文書の物理的インスタンスがどのようにスキャンされるかについてのプロセス全体を示すフローチャートである。まず、文書の物理的インスタンスがスキャニングシステムを使用してスキャンされる。次いで、図11のプロセスを使用して文書の真実性が検証される。データベース内に合致レコードがない場合、「非合致」結果が与えられ、文書管理システム内に既に格納された文書として文書が認識されないことが示される。
デジタル署名を得るためのスキャンエリアはそのサイズあるいは紙のシートまたは文書の他の物理的インスタンス上の位置に関して本質的に任意であることが理解されよう。望むなら、スキャンは、例えば、より広い2次元エリアをカバーするようにラスタ化される線形スキャンでよい。
必ずしも複写機、プリンタ、ファックスマシン、デジタル送信器などと同様に考えられないが、それでも本発明ではMFDである、販売時点(POS)装置、現金自動預払機(ATM)、航空機チケット搭乗カードリーダ、市販の印刷機、および他の多くの装置を含む多くの形態のMFDがあることが理解されよう。
上述のMFDと文書管理システムとの統合を次に説明する。
図13は、MFDを備える典型的なオフィスネットワークの概略ブロック図である。オフィスネットワークがローカルエリアネットワーク(LAN)72として示されており、LAN72は、サーバ78を、いくつかのユーザワークステーション80と接続し、様々なタイプのMFD、すなわち図4Aを参照しながら上記で説明したプリンタ22、図4Bを参照しながら上記で説明した文書センタ50、ならびに図4Cを参照しながら上記で説明したデジタル送信器70およびファックスマシン60にも接続している。LANは、インターネット76に接続するためのインターネット通信リンク55と、MFDのうちの1つから外部世界に直接導く1つまたは複数の電話回線65とによってオフィスの外部にも接続されている。オフィスの内部と外部との間の分割が破線74によって概略的に示されている。
図14は、サーバ78上に常駐する文書管理システム(DMS)90のソフトウェアコンポーネントの略図表現である。DMSは文書92を格納する。DMSは、上述の署名読取り技術を使用して、文書の物理的インスタンスから導出されるデジタル署名94も格納する。格納されたデジタル署名は、データベースフレームワーク、最も好ましくはDMS内文書のために使用されるのと同一のデータベースフレームワーク内の対応する文書と関連付けられる。各デジタル署名は文書の物理的インスタンスを表すので、各文書について複数の署名が存在する可能性があり、例えばシステム内で追跡される文書の各物理的インスタンスについて1つ存在する可能性がある。同じ理由で、例えば文書が常に電子的形態のみである場合、その文書に関して格納されたデジタル署名が存在しない可能性がある。さらに、複数ページ文書の各ページについてデジタル署名を得ることができ、したがって署名記憶は複数ページ文書についてページごとでよいことが理解されよう。例えば、20ページの文書のうちの10〜12ページのみがハードコピーとして印刷される場合、デジタル署名が文書全体のこの抜粋について格納されるが、他のページについては格納されないことがある。DMSはまた、従来と同様に各文書に関連する1組の権利が存在するという点で、文書権利96も格納する。権利は、システムのユーザと、読取り専用、読取りおよび書込み、印刷などの、ユーザが文書に行使することが許可される活動とに関して定義される。DMSはまた、従来と同様に、ユーザ識別子(i.d.s)と、ユーザ権利98、例えば管理者、マネージャ、オペレータなども格納する。これらは、文書権利96と突き合わされ、DMS内の許容される活動が定義される。
基本的環境を説明したので、コピー、スキャン、ファックス、Eメールのデジタル送信、印刷、および処分の特定の例示的活動のワークフローをこれから説明する。話を簡単にするために、以下の例では各文書は単一のページ文書であると仮定する。しかし、このことは一般には真実ではないことが理解されよう。
図15は、本発明によるMFDによって実施されるコピージョブ、およびそのDMSとの対話を示す概略ブロック図である。MFDは図4Bに示されるものでよい。
コピージョブは、ソース文書または入力文書をMFDの入力トレー52に配置することによって開始する。
次いで、文書フィーダが文書を署名リーダ10に供給し、署名リーダ10は署名を読み取り、それをLANを介してDMS90に信号線104を介して供給する。
次いでDMS90は、署名検証プロセスを実施して、署名が文書管理システムに格納された既存の文書と関連付けられているか否かを確定する。次いで、合致/非合致信号が、MFDの画像装置部分100および/またはプリンタ機構部分102への制御信号108としてMFDに送り戻される。
次いで、MFDは、従来型構成要素である画像装置100を使用してコピーすべき文書のデジタルイメージ、すなわち文書の電子的インスタンスを作成する。
コピーすべき文書の物理的インスタンスをDMSと突き合わせる別の方法は、通信回線106によって文書のデジタルイメージをDMSに送信し、例えば光文字認識を使用して、DMSがイメージおよび/またはイメージから抽出されたファイルを、DMS上に既に格納された文書の電子的インスタンスと比較することを可能にすることである。このことは、署名を合致させることに失敗した後にのみ実施することができ、署名比較と並行して実施することができる。
デジタルイメージがDMS90に送られることがあり、または送られないことがあり、このことは合致/非合致信号を条件とすることがある。制御なしを含めて様々な制御オプションが可能である。
制御なしでは、システムは実施されるコピージョブを完全に受動的に記録する。そのような場合、明らかに制御線108を省略することができる。別の制御モードは、コピーのために供給された文書の物理的インスタンスがDMSとの署名合致または他の種類の合致に基づいて認識される場合にのみコピーが実施されるものである。
別の制御モードは、署名または他の合致が見つかったか否かに関わらずコピーが常に続行されるが、合致が見つかったか否かに応じて異なるように働くものである。すなわち、合致が見つかった場合、署名がDMS内に格納された文書の既存の電子的インスタンスと関連付けられる一方で、合致が見つからない場合、文書の新しい電子的インスタンスが通信回線106を介して画像装置100から導出されたDMSに格納され、署名が通信回線104を介して供給される。したがって、DMSの外部に以前に存在しただけの文書が、コピープロセスの一部として自動的にDMSに追加される。許可されるコピーの数に対する制限などの別の修正形態を想定することができる。このことは、例えばソース文書が本または定期刊行物であり、コピーのためにリリースされたすべての本または定期刊行物がDMS上に記録されたそのデジタル署名を有する場合に、ライブラリ内の著作権制限を実施するのに有用であることがある。
現在動作可能にされている制御モードがコピージョブを削除しないと仮定すると、次いで、従来型であるプリンタ機構102が、文書の新しい物理的インスタンス、すなわちコピーを生成することに進む。
次いで、コピーが印刷される紙が別の署名リーダ10によってスキャンされ、その結果、新しい紙または他の媒体の署名が得られ、この署名が通信回線110を介してDMSに供給される。最後に、コピーが収集のための出力トレー54に提示される。
したがって、コピージョブに続くDMS記録活動は、任意選択で発行者の詳細を含めて、コピーコマンドが発行されたことを有用に記録することができる。このことは、権利の欠如のためにコピージョブが許可されなかった場合であってもそうである。DMSはまた、流通する文書の物理的インスタンスと、新しい物理的インスタンスがいつ、どのように作成されたかをDMSが追跡するように、ソース文書およびコピー文書の署名を有用に記録することもできる。図16は、本発明によるMFDによって実施されるスキャンジョブ、およびそのDMSとの対話を示す概略ブロック図である。これは、図4Bに示される形態の文書センタによって実施することができる。
スキャンジョブは、ソース文書または入力文書をMFDの入力トレー52に配置することによって開始する。
次いで、文書フィーダは文書を署名リーダ10に供給し、署名リーダ10は署名を読み取り、それをLANを介してDMS90に信号線104を介して供給する。次いで、MFDは、従来型構成要素である画像装置100を使用して文書のデジタルイメージ、すなわち文書の電子的インスタンスを作成し、それを通信回線を介してDMSにアップロードする。署名読取りステージと署名撮像ステージを反転することができる。
したがって、DMS90は、ソース文書のスキャンされたデジタルイメージとソース文書の署名をどちらも受け取る。
次いで、デジタルイメージがイメージとしてDMSに格納され、かつ/または光学文字認識(OCR)、ワードプロセッシングファイルもしくは他の記号フォーマットへの変換などの別の処理がかけられる。前の図に関連して上記で説明したように文書が署名合致または他の合致によって認識された場合、DMSは、文書の新しい電子的インスタンスを文書の既存の電子的インスタンスと関連付ける。すべてのケースで、スキャナに送られる文書の物理的インスタンスのデジタル署名が、DMSに格納された文書の関連電子的インスタンスと関連付けられる。
DMSに送信する前にMFD上で、または送信後にネットワークの別の所でOCRまたは他のイメージ処理を実施できることも理解されよう。
任意選択で、スキャナは統合文書処分機構(図示せず)を含むことができる。これは、シュレッダまたは他のオンボード破棄装置、または廃棄箱、または廃棄場所への供給装置でよい。これは、スキャナがペーパレス保存専用である場合、またはすべての着信紙郵便物が直ちに破棄され、あるいは電子システムにスキャンされるとすぐに処分される場合のペーパレス組織の郵便室内のスキャナである場合であることがある。
図17は、本発明によるMFDによって実施される受信ファックスジョブ、およびそのDMSとの対話を示す概略ブロック図である。MFDは、例えば図4Cに示されるMFDファックスマシンでよい。
ファックスマシンは、受信機RXおよび送信機TXを備えるトランシーバユニット112を有する。文書の着信電子的インスタンスが、電話回線65によってファックスマシンに送信される。次いで、復号化信号が画像装置100に供給され、画像装置100は、イメージファイルの形式の文書の電子的インスタンスを作成し、それが通信回線106を介してDMS90に送信される。画像装置100からの出力は、プリンタ機構102にも供給され、それによってファックスが、収集のための出力トレー54にプリントアウトされる。ハードコピーが署名リーダ10を介して出力トレー54に供給され、署名リーダ10は、通信回線104を介して署名をDMS90に送信する。
次いで、着信ファックスがDMS90に格納され、DMS90は、文書の新しい物理的インスタンスの存在を、そのデジタル署名、および時間、ソース電話番号などの着信伝送に関する他の詳細と共に記録する。
DMSは、画像装置100によって供給される文書の電子的インスタンスに基づいて応答式に動作することもできる。このインスタンスを文書管理システムに既に格納された文書の電子的インスタンスと比較して、文書が文書管理システムに格納された既存の文書と関連付けられていると認識されるか否かを確定することができる。その場合、着信ファックスの文書の電子的インスタンスを、例えば既存の文書の新しいバージョンとして既存の電子的インスタンスと関連付けることができる。任意選択で、文書の位置をユーザが容易に突き止めることを可能にする、既存の文書の関連する詳細をプリンタ機構に送り、着信ファックス上に印刷することができ、オフィス内の紙コピーの内部配布および後続の処理が容易となる。
図18は、本発明によるMFDによって実施される送信ファックスジョブ、およびそのDMSとの対話を示す概略ブロック図である。
ファックスマシンは、受信ファックスに関連して説明したのと同一であるが、本発明の文脈ではプリンタ機構は送信ファックスジョブにとって重要ではないので、この図ではプリンタ機構を図示していない。
送信ファックスジョブは、ソース文書または入力文書をMFDの入力トレー52に配置することによって開始する。
次いで、文書フィーダが文書を署名リーダ10に供給し、署名リーダ10は署名を読み取り、それをLANを介してDMS90に信号線104を介して供給する。
次いでDMS90は、署名検証プロセスを実施して、署名が文書管理システムに格納された既存の文書と関連付けられていると認識されるか否かを確定する。次いで、合致/非合致信号が、画像装置100および/またはトランシーバ112への制御信号108としてMFDに送り戻される。
一制御モードでは、合致がない場合に送信ファックスコマンドを削除することができる。さらに、合致がある場合であっても、ファックスを送信することを試みているユーザが文書に関する適切な権利を有さない場合、コマンドを削除することができる。キーパッドを使用してユーザIDをMFDに入力することにより、生体検証により、または他の従来型手段によってユーザを識別することができる。
MFDは、画像装置100を使用して文書のデジタルイメージ、すなわち文書の電子的インスタンスを作成し、これが送信機TXに供給され、電話回線65によってオフィスの外に外部通信される。
別の制御モードでは、ファックス送信が常に許可されるが、送信される文書の電子的インスタンスが常にDMSに格納される。前述のように、画像装置の出力から導出された文書の新しい電子的インスタンスを格納することができ、または署名が認識される場合、単にファックス送信に関する情報を記録し、それを文書の既存の電子的インスタンスと関連付けることができる。
図19は、本発明によるMFDによって実施されるデジタル送信ジョブ、およびそのDMSとの対話を示す概略ブロック図である。これは、図4Cに示されるMFDを使用して実施することができる。
デジタル送信ジョブは、ソース文書または入力文書をMFDの入力トレー52に配置することによって開始する。
次いで文書フィーダは、文書を署名リーダ10に供給し、署名リーダ10は署名を読み取り、それをLANを介してDMS90に信号線104を介して供給する。MFDは、画像装置100を使用して文書のデジタルイメージ、すなわち文書の電子的インスタンスを作成し、これが、LANを介してDMS90に信号線106を介して供給される。信号読取りと撮像の順序を反転することができる。次いで、DMS90は、文書の電子的インスタンスをEメール添付ファイルとしてインターネット55を介して受信側に送信する。送信は、あるケースではオフィス内で送られる内部Eメールでよいことが理解されよう。
DMS90は、署名検証プロセスを実施して、署名が文書管理システムに格納された既存の文書と関連付けられていると認識されるか否かを確定する。
一制御モードでは、合致がない場合に送信Eメールコマンドを削除することができる。さらに、合致がある場合であっても、Eメールを送信することを試みているユーザが文書に関する適切な権利を有さない場合、コマンドを削除することができる。キーパッドを使用してユーザIDをMFDに入力することにより、生体検証により、または他の従来型手段によってユーザを識別することができる。
別の制御モードでは、Eメール送信が常に許可されるが、送信される文書の電子的インスタンスが常にDMSに格納される。前述のように、画像装置の出力から導出された文書の新しい電子的インスタンスを格納することができ、または署名が認識される場合、単にEメール送信に関する情報を記録し、それを文書の既存の電子的インスタンスと関連付けることができる。
図20は、本発明によるMFDによって実施される印刷ジョブ、およびそのDMSとの対話を示す概略ブロック図である。前の例とは対照的に、印刷ジョブのソース文書は、DMS90から発行された文書の電子的インスタンスである。本発明はこの例では完全に受動的に動作し、印刷ジョブによって作成された文書の新しい物理的インスタンスのデジタル署名を単に格納する。
したがって、MFDプリンタのプリンタ機構102が、印刷すべき文書の適切な形式で供給され、印刷ジョブが出力トレー54に到着する前に、署名が、プリンタと統合されるリーダ10でスキャンされる。前の例と同様に、署名が通信回線104を介してDMS90に送信される。
文書の複数のコピーが印刷される場合、そのそれぞれが署名と共にDMS内に記録されることが理解されよう。
図21は、本発明によるMFDによって実施される処分ジョブ、およびそのDMSとの対話とを示す概略ブロック図である。
処分ジョブは、ソース文書または入力文書をMFDの入力トレー52に配置することによって開始する。
次いで文書フィーダは、文書を署名リーダ10に供給し、署名リーダ10は署名を読み取り、それをLANを介してDMS90に信号線104を介して供給する。
次いでMFDは、画像装置100を使用して文書のデジタルイメージ、すなわち文書の電子的インスタンスを作成し、これが、通信回線106を介してDMS90に供給される。
次いで、処分されるソース文書が処分ロック114に保持され、DMS90からの制御信号108として受信される処分決定を待機する。
次いで、文書の処分に対する確認の受信時に(以下を参照)、文書が別の署名リーダ10を介して処分ユニット57に供給され、署名リーダ10は、文書の署名を再スキャンし、それを通信回線110を介してDMS90に送信し、文書が処分ユニット57に搬送されたことが確認される。処分ユニット57は、MFDと統合され、またはMFDとは別々の記憶装置、すなわち機密廃棄箱でよい。あるいは、処分ユニット57はシュレッダまたは他の破棄装置でよい。
様々な動作モードが可能である。受動制御モードでは、すべての文書は処分に進み、その場合、MFDはその処分ロック114または別の署名リーダ10を使用せず、したがってMFDがこのモードを実施するようにのみ指定された場合、それらを省略することができる。しかし、文書の処分される物理的インスタンスの署名および電子的インスタンスが、DMS90に格納される。
能動的制御モードでは、処分すべき文書がDMS上の既存の文書と認識されない場合、すなわち検証プロセスで合致が存在しない場合、処分が中止される。さらに、合致が存在する場合であっても、文書の処分を試みているユーザが文書に対する適切な権利を有さない場合、コマンドを削除することができる。キーパッドを使用してユーザIDをMFDに入力することにより、生体検証により、または他の従来型手段によってユーザを識別することができる。処分が中止される場合、例えばMFDの出力トレー(図示せず)に送ることにより、ソース文書がMFDから排出される。
このようにして、文書の破棄を記録することができる。
要約すると、例えば印刷およびコピーによる文書の物理的インスタンスの作成と、その破棄の両方を記録するオフィス内のMFDを設けることにより、流通するハードコピーの数と、存在し、または存在したすべてのハードコピーの履歴を追跡することができる。DMSと統合されたこのハードコピー追跡は、多くの目的で使用することのできる強力なツールである。例えば、契約の終了時にすべてのコピーの破棄を要求する条項を有することのできる機密性契約または合弁契約に伴うコンプライアンスを監視するのに使用することができる。さらに、ソース文書がハードコピーである場合に、ファックス送信およびデジタル送信によるオフィス外部の文書送信を制御し、または少なくとも監視することにより、ハードコピーの誤用に基づく漏曳を防ぐことができ、または少なくとも追跡することができる。
受動モードでは、著作権使用料を支払うための課金システムの一部として本発明を使用することができる。例えば、ライブラリでは、ライブラリ内で作成された任意のコピーに関して発行者に対して適切な使用料を支払うことが重要である可能性がある。本発明では、本または定期刊行物からの元のコピーだけでなく、コピーのコピーを自動的に追跡することができる。さらに、本発明によってもたらされる自動記録により、かなりの時間および労力の節約を達成することができる。
さらに、ハードコピーを使用する文書活動を適切な人に通知することができる。例えば、多くのDMシステムでの権利は、文書所有者の見解を含む。署名合致または他の合致によって識別される、文書所有者の文書のうちの1つのハードコピーに対して実施されたアクションについて文書所有者が自動的に通知を受けるようにMFDまたはDMSを構成することができる。したがって、文書の所有者の文書のうちの1つがデジタル送信器のEメールまたはファックス送信によって外部に送信され、またはコピーされた場合に、どのユーザがその行為を実施したかについての情報、および関連する詳細を含めて、文書の所有者に自動的に通知することができる。同様に、権利の欠如のために自動的に否定された、そのような活動を実施する要求も、文書所有者、または実際には内部セキュリティを実施する責任を担うセキュリティ人員に同様に通知することができる。
紙も示されている、本発明の一実施形態のスキャンヘッドの斜視図である。 紙を伴う、図1Aのスキャンヘッドの側面図である。 紙表面の読取りエリアを横切って細長いビームをスキャンすることによって紙表面の読取りエリアがどのようにn回サンプリングされるかを示す概略斜視図である。 認証可能な物品を作成するシステムの機能構成要素の概略ブロック図である。 プリンタの外部形状を有するMFDの一実施形態の斜視図である。 写真複写機マシンの外部形状を有するMFDの別の実施形態の斜視図である。 ファックスマシンまたはデジタル送信器の外部形状を有するMFDの別の実施形態の斜視図である。 指向性光収集およびブランケット照明に基づいて本発明を実施するスキャナ用の代替撮像構成の概略側面図である。 指向性検出器が細長いビームを用いた部分的な照明と共に使用される、本発明を実施するスキャナ用の別の代替撮像構成の光学的フットプリントの概略平面図である。 約0.5×0.2mmのエリアをカバーする紙表面の顕微鏡イメージである。 光検出器信号およびエンコーダ信号からなる図1Aのスキャンヘッドを使用する単一光検出器からの生データを示す図である。 エンコーダ信号を用いた線形化と、振幅を平均化した後の図8Aの光検出器データを示す図である。 平均レベルに従うデジタル化後の図8Bのデータを示す図である。 物品の署名がスキャンからどのように生成されるかを示すフローチャートである。 印刷中の紙がスキャンされ、そのデジタル署名が計算され、データベースに格納される印刷プロセスを示すフローチャートである。 スキャンから得られた物品の署名を、以前にスキャンされた物品のデジタル署名が格納されたデータベースに対してどのように検証することができるかを示すフローチャートである。 文書が検証のためにどのようにスキャンされ、結果がどのようにユーザに提示されるかについてのプロセス全体を示すフローチャートである。 MFDを備える典型的なオフィスネットワークの概略ブロック図である。 文書管理システムのソフトウェアコンポーネントの略図表現である。 本発明によるMFDによって実施されるコピージョブ、およびその文書管理システムとの対話を示す概略ブロック図である。 本発明によるMFDによって実施されるスキャンジョブ、およびその文書管理システムとの対話を示す概略ブロック図である。 本発明によるMFDによって実施される受信ファックスジョブ、およびその文書管理システムとの対話を示す概略ブロック図である。 本発明によるMFDによって実施される送信ファックスジョブ、およびその文書管理システムとの対話を示す概略ブロック図である。 本発明によるMFDによって実施されるデジタル送信ジョブ、およびその文書管理システムとの対話を示す概略ブロック図である。 本発明によるMFDによって実施される印刷ジョブ、およびその文書管理システムとの対話を示す概略ブロック図である。 本発明によるMFDによって実施される処分ジョブ、およびその文書管理システムとの対話を示す概略ブロック図である。
符号の説明
9 ローラ対
10 スキャンヘッド
11 マウンティングブロック
14 レーザ源
15 レーザビーム
16 検出器構成
22 プリンタ
30 プログラム可能割込みコントローラ(PIC)
32 シリアル接続
34 パーソナルコンピュータ(PC)
36 データ取得および処理モジュール
38 インターフェース接続
40 データベース(dB)
50 MFD写真複写機
51 文書スキャニングユニット
52 入力トレー
53 紙トレー
54 出力トレー
55 インターネット通信リンク
57 処分ユニット
60 MFDファックスマシン
61 文書フィードユニット
63 制御キー
64 画面
65 電話回線
70 デジタル送信器
72 ローカルエリアネットワーク(LAN)
78 サーバ
80 ユーザワークステーション
90 文書管理システム(DMS)
92 文書
94 デジタル署名
96 文書権利
98 ユーザ権利
100 画像装置
102 プリンタ機構
104 通信回線
106 通信回線
108 制御信号
110 通信回線
114 処分ロック

Claims (33)

  1. 文書管理システムと、少なくとも1つの多機能装置(MFD)と、前記文書管理システムを前記少なくとも1つのMFDに接続するネットワークとを含むネットワーク環境で実行される文書管理方法であって、
    (a)ユーザが、MFDにコマンドを発行して、文書の既存の物理的インスタンスから前記文書の新しい電子的インスタンスまたは物理的インスタンスを作成する段階と、
    (b)前記文書の既存の物理的インスタンスを前記MFDに提供する段階と、
    (c)前記MFDが、前記文書の固有の自然特性に基づいて前記文書の前記既存の物理的インスタンスから署名を決定する段階と、
    (d)文書管理システムに格納された前記文書の電子的インスタンスと前記署名を関連付けることによって前記コマンドを記録する段階と
    を含むことを特徴とする方法。
  2. 前記署名が、前記文書管理システムに格納された既存の署名と比較されて、前記署名が前記文書管理システムに格納された既存の文書と関連付けられているものとして認識されるか否かを確定することを特徴とする請求項1に記載の方法。
  3. 前記文書の前記既存の物理的インスタンスの新しい電子的インスタンスを作成する段階と、前記新しい電子的インスタンスを前記文書管理システムに格納された文書の電子的インスタンスと比較して、前記文書が前記文書管理システムに格納された既存の文書と関連付けられているものとして認識されるか否かを確定する段階とをさらに含むことを特徴とする請求項1または2に記載の方法。
  4. 前記署名が認識される場合、前記既存の文書に対する前記コマンドを記録することを特徴とする請求項2または3に記載の方法。
  5. 前記署名が既存の文書からのものであると認識することを条件として前記コマンドを実行する段階と、前記文書管理システム内の前記文書に関して格納された権利に基づいて、前記ユーザが前記文書に関して前記コマンドを発行する権利を有することを確定する段階とをさらに含むことを特徴とする請求項2、3、または4に記載の方法。
  6. 前記署名が認識される場合、前記文書管理システムから前記文書の所有者を確定し、前記コマンドに関して前記文書の所有者に通知することを特徴とする請求項2から5のいずれか1項に記載の方法。
  7. 前記MFDによって作成された前記文書の新しい電子的インスタンスを前記署名と共に前記文書管理システムに格納する段階をさらに含むことを特徴とする請求項1から6のいずれか1項に記載の方法。
  8. 前記コマンドを発行した前記ユーザを識別するユーザIDを受け取る段階をさらに含むことを特徴とする請求項1から7のいずれか1項に記載の方法。
  9. 前記ユーザIDを前記記録の一部として格納することを特徴とする請求項8に記載の方法。
  10. 前記ユーザが文書の新しい物理的インスタンスを作成するコマンドを発行し、
    前記文書の固有の自然特性に基づいて、前記文書の前記新しい物理的インスタンスの署名を決定する段階と、
    文書管理システムに格納された前記文書の前記電子的インスタンスと共に前記新しい署名を記録する段階と
    をさらに含むことを特徴とする請求項1から9のいずれか1項に記載の方法。
  11. 文書管理システムと、少なくとも1つの多機能装置(MFD)と、前記文書管理システムを前記少なくとも1つのMFDに接続するネットワークとを含むネットワーク環境で実行される文書管理方法であって、
    (a)ユーザが、MFDにコマンドを発行して、文書の既存の物理的インスタンスから前記文書の新しい物理的インスタンスを作成する段階と、
    (b)前記ネットワークを介して前記文書の前記既存の物理的インスタンスを前記MFDに提供する段階と、
    (c)前記MFDが、前記文書の前記新しい物理的インスタンスを作成する段階と、
    (d)前記MFDが、前記文書の固有の自然特性に基づいて前記文書の前記新しい物理的インスタンスから署名を決定する段階と、
    (e)前記文書管理システムに格納された前記文書の前記電子的インスタンスと前記署名を関連付けることによって前記コマンドを記録する段階と
    を含むことを特徴とする方法。
  12. 前記コマンドを発行したユーザを識別するユーザIDを前記記録の一部として格納する段階をさらに含むことを特徴とする請求項11に記載の方法。
  13. 前記文書管理システム内の前記文書に関して格納された権利に基づいて、前記文書に関して前記コマンドを発行する権利を前記ユーザが有することを条件として前記コマンドを実行する段階をさらに含むことを特徴とする請求項11または12に記載の方法。
  14. 前記文書管理システムから前記文書の所有者を確定する段階と、前記コマンドに関して前記文書の所有者に通知する段階とをさらに含むことを特徴とする請求項11から13のいずれか1項に記載の方法。
  15. 文書管理システムと、少なくとも1つの多機能装置(MFD)と、前記文書管理システムを前記少なくとも1つのMFDに接続するネットワークとを含むネットワーク環境で実行される文書管理方法であって、
    (a)ユーザが、MFDにコマンドを発行して、文書の既存の物理的インスタンスを処分する段階と、
    (b)前記文書の前記既存の物理的インスタンスを前記MFDに提供する段階と、
    (c)前記MFDが、前記文書の固有の自然特性に基づいて前記文書の前記既存の物理的インスタンスから署名を決定する段階と、
    (d)文書管理システムに格納された前記文書の電子的インスタンスと前記署名を関連付けることによって前記コマンドを記録する段階と
    を含むことを特徴とする方法。
  16. 前記署名が、前記文書管理システムに格納された既存の署名と比較されて、前記署名が前記文書管理システムに格納された既存の文書と関連付けられているものとして認識されるか否かを確定することを特徴とする請求項15に記載の方法。
  17. 前記文書の前記既存の物理的インスタンスの新しい電子的インスタンスを作成する段階と、前記新しい電子的インスタンスを前記文書管理システムに格納された文書の電子的インスタンスと比較して、前記文書が前記文書管理システムに格納された既存の文書と関連付けられているものとして認識されるか否かを確定する段階とをさらに含むことを特徴とする請求項15または16に記載の方法。
  18. 前記署名が認識される場合、前記既存の文書に対して前記コマンドを記録することを特徴とする請求項16または17に記載の方法。
  19. 前記署名が既存の文書からのものであると認識することを条件として前記コマンドを実行する段階と、前記文書管理システム内の前記文書に関して格納された権利に基づいて、前記ユーザが前記文書に関して前記コマンドを発行する権利を有することを確定する段階とをさらに含むことを特徴とする請求項16、17、または18に記載の方法。
  20. 前記署名が認識される場合、前記文書管理システムから前記文書の所有者を確定し、前記コマンドに関する前記文書を所有者に通知することを特徴とする請求項16から19のいずれか1項に記載の方法。
  21. 前記MFDによって作成された前記文書の新しい電子的インスタンスを前記署名と共に前記文書管理システムに格納する段階をさらに含むことを特徴とする請求項15から20のいずれか1項に記載の方法。
  22. 前記コマンドを発行した前記ユーザを識別するユーザIDを受け取る段階をさらに含むことを特徴とする請求項15から21のいずれか1項に記載の方法。
  23. 前記ユーザIDを前記記録の一部として格納することを特徴とする請求項22に記載の方法。
  24. 前記署名が認識される場合、前記文書管理システムから前記文書の所有者を確定し、前記コマンドに関する前記文書を前記所有者に通知することを特徴とする請求項15から23のいずれか1項に記載の方法。
  25. 前記MFD内の前記文書の前記物理的インスタンスを破棄する(例えばシュレッダで破断する)ことによってコマンドが実行されることを特徴とする請求項15から23のいずれか1項に記載の方法。
  26. 前記文書の前記物理的インスタンスを前記MFDの廃棄区画内に渡すことによって前記コマンドが実行されることを特徴とする請求項15から24のいずれか1項に記載の方法。
  27. 前記物理的インスタンスが紙の上に印刷されることを特徴とする請求項1から26のいずれか1項に記載の方法。
  28. 前記固有の自然特性が紙の特性であることを特徴とする請求項1から27のいずれか1項に記載の方法。
  29. 前記固有の自然特性が、前記MFDが前記物理的インスタンスをコヒーレント光で露光することによって決定されることを特徴とする請求項1から28のいずれか1項に記載の方法。
  30. 前記署名が前記MFDによって決定され、
    前記文書の前記物理的インスタンスの上にコヒーレント光をスキャンし、前記コヒーレント光が前記物理的インスタンスから散乱したときに得られる信号から1組のデータ点を収集し、異なるデータ点が、前記文書の前記物理的インスタンスの異なる部分からの散乱に関係し、
    前記1組のデータ点から前記署名を決定することを特徴とする請求項29に記載の方法。
  31. 文書管理システムと、少なくとも1つの多機能装置(MFD)と、文書管理システムを少なくとも1つのMFDに接続するネットワークとを含むネットワーク環境で実行される文書管理方法であって、
    (a)請求項11に記載の方法による前記文書の既存の電子的インスタンスからの文書の新しい物理的インスタンスの作成を記録する段階と、
    (b)請求項15に記載の方法による前記文書の既存の物理的インスタンスの処分を記録する段階と
    を含むことを特徴とする方法。
  32. 文書管理システムと、少なくとも1つの多機能装置(MFD)と、文書管理システムを少なくとも1つのMFDに接続するネットワークとを含むネットワーク環境で実行される文書管理方法であって、
    (a)請求項1に記載の方法による前記文書の既存の電子的インスタンスからの文書の新しい電子的インスタンスまたは物理的インスタンスの作成を記録する段階と、
    (b)請求項15に記載の方法による前記文書の既存の物理的インスタンスの処分を記録する段階と
    を含むことを特徴とする方法。
  33. 文書管理システムと、少なくとも1つの多機能装置(MFD)と、文書管理システムを少なくとも1つのMFDに接続するネットワークとを含むネットワーク環境で実行される文書管理方法であって、
    (a)請求項11に記載の方法による前記文書の既存の電子的インスタンスからの文書の新しい物理的インスタンスの作成を記録する段階と、
    (b)請求項1に記載の方法による前記文書の既存の物理的インスタンスからの前記文書の新しい電子インスタンスまたは物理的インスタンスの作成を記録する段階と、
    (c)請求項15に記載の方法による前記文書の既存の物理的インスタンスの処分を記録する段階と
    を含むことを特徴とする方法。
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