JP2009070280A - 原稿管理装置、原稿管理方法および原稿管理プログラム - Google Patents

Abstract

【課題】 記録の対象となる関連ある複数の原紙の電子化を容易にする。
【解決手段】 ＭＦＰは、記憶位置を受け付ける記憶位置受付部（Ｓ０４）と、画像読取部に領収書などの原紙に形成された記録用画像を読み取らせ、出力される記録用画像データを記憶位置に記憶する第１関連付部（Ｓ０８）と、記憶位置を示す画像を含むインデックスデータを生成し（Ｓ０９）、インデックスデータの画像をプリントするインデックスページ出力部（Ｓ１０）と、画像読取部にインデックスデータの画像を読み取らせ（Ｓ１２）、出力される画像データから記憶位置を抽出する抽出部（Ｓ１３）と、画像読取部に新たな原紙に形成された記録用画像を読み取らせ（Ｓ１５）、出力される記録用画像データを抽出された記憶位置に記憶されている記録用画像データと関連付ける第２関連付部（Ｓ１７）と、を備える。
【選択図】 図９

Description

この発明は、原稿管理装置、原稿管理方法および原稿管理プログラムに関し、特にスキャナを備えた原稿管理装置、それにより実行される原稿管理方法および原稿管理プログラムに関する。

領収書などの書類は、原紙を一定期間保存する必要があるが、原紙とは別にその電子データを保存することが望まれる。しかしながら、紙媒体と電子データとを保存する場合、紙媒体としての原紙およびその電子データをそれぞれ別に管理する必要があるため、二重の管理が必要になり、メンテナンスのための作業量が増大すると言った問題がある。

特開２００４−２１３５６号公報（特許文献１）には、ネットワーク環境下において、利用者の遠隔操作手段及びオペレーションパネル等の直接操作手段のうち少なくとも一方の手段によって入力元もしくは出力先を登録する登録手段と、電子データを一時的もしくは永続的に蓄積する蓄積手段と、入出力装置内で取り扱う文書を論理文書としたとき入力元より入力して蓄積された２つ以上の論理文書を１つの論理文書としてバインドするバインド手段と、蓄積されている複数の論理文書のうち宛先情報が付加されている論理文書を宛先毎に１つの論理文書としてバインドする宛先バインド手段と、を備えたことを特徴とする入出力装置が記載されている。

しかしながら、複数の論理文書を１つの論理文書にバインドするために、複数の論理文書それぞれに対して宛先情報を付加しなければならない。このため、論理文書を入力するごとに宛先を入力する操作が必要になり、操作が煩雑であるといった問題があった。
特開２００４−２１３５６号公報

この発明は上述した問題点を解決するためになされたもので、この発明の目的の１つは、記録の対象となる関連する複数の原紙の電子化を容易にした原稿管理装置を提供することである。

この発明の他の目的は、記録の対象となる関連する複数の原紙の電子化を容易にした原稿管理方法を提供することである。

この発明のさらに他の目的は、記録の対象となる関連する複数の原紙の電子化を容易にした原稿管理プログラムを提供することである。

上述した目的を達成するためにこの発明のある局面によれば、原稿管理装置は、データを記憶するための記憶位置を受け付ける記憶位置受付手段と、原稿画像を読み取る原稿読取手段と、原稿読取手段に記録用画像を読み取らせ、出力される記録用画像データを、受け付けられた記憶位置に記憶する第１関連付手段と、記憶位置を示す画像を含むインデックスデータを生成し、該インデックスデータの画像を記録媒体に形成するインデックス出力手段と、原稿読取手段にインデックスデータの画像を読み取らせ、出力されるデータから記憶位置を抽出する抽出手段と、原稿読取手段に新たな記録用画像を読み取らせ、出力される新たな記録用画像データを、抽出手段により抽出された記憶位置に記憶された記録用画像データと関連付ける第２関連付手段と、を備える。

この局面に従えば、記憶位置が受け付けられ、記録用画像が読み取られて出力される記録用画像データが記憶位置に記憶されるとともに、記憶位置を示す画像を含むインデックスの画像が記録媒体に形成される。さらに、インデックスの画像が読み取られて出力されるデータから記憶位置が抽出され、新たな記録用画像が読み取られて出力される新たな記録用画像データが抽出された記憶位置に記憶されている記録用画像データと関連付けられる。このため、インデックスの画像と記録用画像とを読み取らせる簡単な操作で、複数の記録用画像を読み取って得られる複数の記録用画像データを関連付けることができる。その結果、記録の対象となる関連する複数の画像の電子化を容易にした原稿管理装置を提供することができる。

好ましくは、インデックス出力手段は、記憶位置を示す文字の画像を含むインデックスを生成し、抽出手段は、原稿読取手段がインデックスデータの画像を読み取って出力するデータを文字認識する。

この局面に従えば、電子データとしての記録用画像データが記憶される記憶位置を文字の画像として含むインデックスの画像が記録媒体に形成されるので、ユーザが記録媒体に形成されたインデックスの画像を見て、電子化された記録用画像データが記憶されている位置を知ることができる。

好ましくは、インデックス出力手段は、記憶位置を示すコードの画像を含むインデックスを生成し、抽出手段は、原稿読取手段がインデックスデータの画像を読み取って出力するデータを解析してコードを抽出する。

好ましくは、第１関連付手段は、原稿読取手段により出力される記録用画像データを受け付けられた記憶位置に記憶し、第２関連付手段は、原稿読取手段により出力される新たな記録用画像データを、記憶位置に記憶された記録用画像データに追加して記憶する。

この局面に従えば、記憶用画像データを同じ記憶位置に記憶することができる。

好ましくは、第２関連付手段は、原稿読取手段により出力される新たな記録用画像データを、抽出手段により抽出された記憶位置に記憶されている記録用画像データに追加する。

この局面に従えば、関連する複数の記録用画像を電子化した複数の記録用画像データを１つのデータとして記憶することができる。

好ましくは、第２関連付手段により記憶位置に新たな記録用画像データが関連付けられることに応じて、原稿読取手段がインデックスデータの画像を読み取って出力するデータに新たな記録用画像データに関する関連情報を付加する付加手段をさらに備え、インデックス出力手段は、関連情報が付加されたデータの画像を記録媒体に形成する。

この局面に従えば、記憶位置に新たに関連付けられた記録用画像データに関する関連情報がインデックスの画像に付加されるので、記録媒体に形成されたインデックスの画像から複数の記憶用画像のうち電子化されたものを知ることができる。

好ましくは、記憶位置の画像は、バーコードまたはＱＲ（Ｑｕｉｃｋ Ｒｅｓｐｏｎｓｅ）コードである。

好ましくは、記憶位置を通知する通知手段をさらに備える。

この局面に従えば、記憶位置が通知されるので、インデックスページを見ることができないユーザであっても記録用画像の画像データを閲覧することができる。

この発明の他の局面によれば、原稿管理方法は、データを記憶するための記憶位置を受け付けるステップと、記録用画像を読み取って得られる記録用画像データを、受け付けられた記憶位置に記憶するステップと、記憶位置を示す画像を含むインデックスデータを生成するステップと、インデックスデータの画像を記録媒体に形成するステップと、インデックスデータの画像を読み取って得られるデータから記憶位置を抽出するステップと、新たな記録用画像を読み取って得られる新たな記録用画像データを、抽出された記憶位置に記憶されている記録用画像データと関連付けるステップと、を含む。

この局面に従えば、記録の対象となる関連する複数の画像の電子化を容易にした原稿管理方法を提供することができる。

この発明のさらに他の局面によれば、原稿管理プログラムは、データを記憶するための記憶位置を受け付けるステップと、記録用画像を読み取って得られる記録用画像データを、受け付けられた記憶位置に記憶するステップと、記憶位置を示す画像を含むインデックスデータを生成するステップと、インデックスデータの画像を記録媒体に形成するステップと、インデックスデータの画像を読み取って得られるデータから記憶位置を抽出するステップと、新たな記録用画像を読み取って得られる新たな記録用画像データを、抽出された記憶位置に記憶されている記録用画像データと関連付けるステップと、をコンピュータに実行させる。

この局面に従えば、記録の対象となる関連する複数の画像の電子化を容易にした原稿管理プログラムを提供することができる。

以下、本発明の実施の形態について図面を参照して説明する。以下の説明では同一の部品には同一の符号を付してある。それらの名称および機能も同じである。したがってそれらについての詳細な説明は繰返さない。

図１は、本発明の実施の形態における原稿管理システムの全体概要を示す図である。図１を参照して、原稿管理システム１は、それぞれがネットワーク２に接続されたＭＦＰ（Ｍｕｌｔｉ Ｆｕｎｃｔｉｏｎ Ｐｅｒｉｐｈｅｒａｌ）１００、１００Ａ，１０００Ｂと、サーバ２００と、を含む。

ネットワーク２は、ローカルエリアネットワーク（ＬＡＮ）であり、接続形態は有線または無線を問わない。またネットワーク２は、ゲートウェイを介してインターネット３に接続されている。なお、ネットワーク２は、ＬＡＮに限らず、ワイドエリアネットワーク（ＷＡＮ）、公衆交換電話網（ＰＳＴＮ）、インターネット等であってもよい。

サーバ２００は、一般的なコンピュータであり、そのハード構成および機能は周知なのでここでは説明を繰り返さない。また、サーバ２００は、ファイルサーバとして機能し、ハードディスクドライブ（ＨＤＤ）等の大容量記憶装置を備えている。サーバ２００が備えるＨＤＤは、ＭＦＰ１００，１００Ａ，１００Ｂそれぞれからアクセス可能なで共有のフォルダを有する。

ＭＦＰ１００，１００Ａ，１００Ｂは、互いにネットワーク２を介して通信可能である。また、ＭＦＰ１００，１００Ａ，１００Ｂそれぞれは、サーバ２００とネットワーク２を介して通信することが可能であり、さらに、インターネット３に接続されたコンピュータと通信することが可能である。

なお、本実施の形態においてはデータ処理装置の一例としてＭＦＰ１００，１００Ａ，１００Ｂを例に説明するが、それらに代えて、たとえば、スキャナ、プリンタ、ファクシミリ、コンピュータ等であってもよい。また、ＭＦＰ１００，１００Ａ，１００Ｂが有する機能は同じなので、ここではＭＦＰ１００を例に説明する。

図２は、ＭＦＰの外観を示す斜視図である。図２を参照して、ＭＦＰ１００は、自動原稿搬送装置（ＡＤＦ）１０と、画像読取部２０と、画像形成部３０と、給紙部４０と、を含む。ＡＤＦ１０は、原稿台１１に搭載された複数枚の原稿をさばいて１枚ずつ順に、画像読取部２０に搬送する。画像読取部２０は、写真、文字、絵等の画像情報を原稿から光学的に読み取って電子データとしての画像データを取得する。

画像形成部３０は、画像データが入力されると、画像データに基づいて用紙上に画像を形成する。画像形成部３０は、シアン、マゼンタ、イエローおよびブラックの４色のトナーを用いてカラーの画像を形成する、また、シアン、マゼンタ、イエローおよびブラックのいずれか１色のトナーを用いてモノクロの画像を形成する。

給紙部４０は、用紙を格納しており、格納した用紙を１枚ずつ画像形成部３０に供給する。ＭＦＰ１００は、その上面に操作パネル９を備える。

図３は、ＭＦＰのハードウェア構成の一例を示すブロック図である。図３を参照して、ＭＦＰ１００は、メイン回路１０１を含み、メイン回路１０１は、ファクシミリ部５０と、ＡＤＦ１０と、画像読取部２０と、画像形成部３０と、給紙部４０と接続される。メイン回路１０１は、中央演算装置（ＣＰＵ）１１１と、ＣＰＵ１１１の作業領域として使用されるＲＡＭ（Ｒａｎｄｏｍ Ａｃｃｅｓｓ Ｍｅｍｏｒｙ）１１２と、ＣＰＵ１１１が実行するプログラム等を記憶するためのＥＥＰＲＯＭ（Ｅｌｅｃｔｒｏｎｉｃａｌｌｙ Ｅｒａｓａｂｌｅ Ｐｒｏｇｒａｍｍａｂｌｅ Ｒｅａｄ Ｏｎｌｙ Ｍｅｍｏｒｙ）１１３と、表示部１１４と、操作部１１５と、大容量記憶装置としてのＨＤＤ１１６と、データ通信制御部１１７と、を含む。ＣＰＵ１１１は、表示部１１４、操作部１１５、ＨＤＤ１１６およびデータ通信制御部１１７とそれぞれ接続され、メイン回路１０１の全体を制御する。また、ＣＰＵ１１１は、ファクシミリ部５０、ＡＤＦ１０、画像読取部２０、画像形成部３０および給紙部４０と接続され、ＭＦＰ１００の全体を制御する。

表示部１１４は、液晶表示装置（ＬＣＤ）、有機ＥＬＤ（Ｅｌｅｃｔｒｏ Ｌｕｍｉｎｅｓｃｅｎｃｅ Ｄｉｓｐｌａｙ）等のディスプレイであり、ユーザに対する指示メニューや取得した画像データに関する情報等を表示する。操作部１１５は、複数のキーを備え、キーに対応するユーザの操作による各種の指示、文字、数字などのデータの入力を受付ける。操作部１１５は、表示部１１４上に設けられたタッチパネルを含む。表示部１１４と操作部１１５とで、操作パネル９が構成される。

データ通信制御部１１７は、ＴＣＰ（Ｔｒａｎｓｍｉｓｓｉｏｎ Ｃｏｎｔｒｏｌ Ｐｒｏｔｏｃｏｌ）またはＵＤＰ（Ｕｓｅｒ Ｄａｔａｇｒａｍ Ｐｒｏｔｏｃｏｌ）等の通信プロトコルで通信するためのインターフェースであるＬＡＮ端子１１８と、シリアル通信するためのシリアルインターフェース端子１１９とを有する。データ通信制御部１１７は、ＣＰＵ１１１からの指示に従って、ＬＡＮ端子１１８またはシリアルインターフェース端子１１９に接続された外部の機器との間でデータを送受信する。

ＬＡＮ端子１１８に、ネットワーク２に接続するためのＬＡＮケーブルが接続される場合、データ通信制御部１１７は、ＬＡＮ端子１１８を介して他のＭＦＰ１００Ａ，１００Ｂ、またはサーバ２００、さらに、インターネット３に接続されたコンピュータと通信することが可能である。

また、ＣＰＵ１１１は、データ通信制御部１１７を制御して、メモリカード１１９ＡからＣＰＵ１１１が実行するためのプログラムを読出し、読み出したプログラムをＲＡＭ１１２に記憶し、実行する。なお、ＣＰＵ１１１が実行するためのプログラムを記憶する記録媒体としては、メモリカード１１９Ａに限られず、フレキシブルディスク、カセットテープ、光ディスク（ＣＤ−ＲＯＭ（Ｃｏｍｐａｃｔ Ｄｉｓｃ−Ｒｅａｄ Ｏｎｌｙ Ｍｅｍｏｒｙ）／ＭＯ（Ｍａｇｎｅｔｉｃ Ｏｐｔｉｃａｌ Ｄｉｓｃ）／ＭＤ（Ｍｉｎｉ Ｄｉｓｃ）／ＤＶＤ（Ｄｉｇｉｔａｌ Ｖｅｒｓａｔｉｌｅ Ｄｉｓｃ））、ＩＣカード、光カード、マスクＲＯＭ、ＥＰＲＯＭ（Ｅｒａｓａｂｌｅ Ｐｒｏｇｒａｍｍａｂｌｅ ＲＯＭ）、ＥＥＰＲＯＭ（Ｅｌｅｃｔｒｏｎｉｃａｌｌｙ ＥＰＲＯＭ）などの半導体メモリ等の媒体でもよい。

さらに、ＣＰＵ１１１がインターネット３に接続されたコンピュータからプログラムをダウンロードしてＨＤＤ１１６に記憶する、または、インターネット３に接続されたコンピュータがプログラムをＨＤＤ１１６に書込みするようにして、ＨＤＤ１１６に記憶されたプログラムをＲＡＭ１１２にロードしてＣＰＵ１１１で実行するようにしてもよい。ここでいうプログラムは、ＣＰＵ１１１により直接実行可能なプログラムだけでなく、ソースプログラム、圧縮処理されたプログラム、暗号化されたプログラム等を含む。

ファクシミリ部５０は、ＰＳＴＮ７に接続され、ＰＳＴＮ７にファクシミリデータを送信する、またはＰＳＴＮ７からファクシミリデータを受信する。ファクシミリ部５０は、受信したファクシミリデータをＨＤＤ１１６に記憶する、または画像形成部３０でファクシミリデータを用紙にプリントする。また、ファクシミリ部５０は、ＨＤＤ１１６に記憶されたデータをファクシミリデータに変換して、ＰＳＴＮ７に接続されたファクシミリ装置または他のＭＦＰ１００Ａ，１００Ｂまたはサーバ２００に出力する。これにより、ＨＤＤ１１６に記憶されたデータをファクシミリ装置または他のＭＦＰ１００Ａ，１００Ｂまたはサーバ２００に出力することができる。

本実施の形態におけるＭＦＰ１００は、原稿管理装置として機能する。ここでは、領収書の原紙を管理対象とする場合を例に説明する。例えば、発行元の会社別に領収書の原紙をファイルに綴って管理するとともに、ＭＦＰ１００で領収書の原紙を読み取って電子データを生成し、発行元別に領収書の電子データを分類して管理する。この場合、ＭＦＰ１００に記憶する電子データと、領収書の原紙を綴るファイルとを関連付けるために、ＭＦＰ１００がインデックスを生成し、インデックスの画像を用紙に形成する。ここでは、インデックスの画像が形成された用紙をインデックスページという。さらに、インデックスページが領収書の原紙を綴るファイルの表紙に綴られる。

ＭＦＰ１００がプリントアウトするインデックスページは、領収書の電子データが記憶される位置を示す記憶位置の画像が形成される。そして、ファイルに綴るための領収書が新たに発生した場合に、インデックスページと領収書とをＭＦＰ１００に読み取らせるだけで、領収書の電子データがＭＦＰ１００の所定の場所に記憶される。以下、原稿管理装置として機能するＭＦＰ１００について詳細に説明する。

図４は、ＭＦＰが備えるＣＰＵの機能の一例をＨＤＤに記憶されるデータとともに示す機能ブロック図である。図４を参照して、ＣＰＵ１１１は、格納先を識別するための記憶位置を受け付ける記憶位置受付部５１と、配信先を受け付けるための配信先受付部５２と、記憶位置の画像を含むインデックスページをプリントするインデックスページ出力部５５と、画像読取部２０が領収書に形成された画像である記録用画像を読み取って出力する記録用画像データを受け付けられた記憶位置に記憶する第１関連付部５７と、画像読取部２０がインデックスページを読み取って出力する画像データから記憶位置を抽出する抽出部５９と、画像読取部２０が新たな領収書に形成された画像である記録用画像を読み取って出力する新たな記録用画像データと抽出された記憶位置とを関連付ける第２関連付部６１と、画像読取部２０がインデックスページを読み取って出力する画像データに画像読取部２０が新たな記録用画像を読み取って出力する画像データに関連する関連情報を付加するための付加部６３と、通知部６５と、を含む。

記憶位置受付部５１は、領収書を綴じるファイルに付された名称（以下「分類名」という）と、格納先を識別するための記憶位置とを操作部１１５から受け付け、受け付けた分類名と記憶位置とを第１関連付部５７およびインデックスページ出力部５５に出力する。領収書は、電子データとして記録するための記録用画像が形成された原紙である。ユーザが分類名および記憶位置を操作部１１５に入力すると、記憶位置受付部５１は、操作部１１５から記憶位置を受け付ける。記憶位置は、格納する先のデータを識別するためのデータ識別情報である。データ識別情報は、ＨＤＤ１１６が有する複数の記憶領域のいずれかを特定するフォルダ情報と、データに付されたファイル名とを含む。また、記憶位置は、ＨＤＤ１１６に限られず、サーバ２００に備えられるＨＤＤが有する複数の記憶領域のいずれかを特定するフォルダ情報であってもよい。また、記憶位置を、データを格納する先の記憶領域を識別するためのフォルダ情報としてもよい。

画像データ取得部５３は、画像読取部２０が原稿画像を読み取って出力する画像データを取得する。画像データ取得部５３は、取得された画像データを、インデックスページ出力部５５、第１関連付部５７、第２関連付部６１、付加部６３および抽出部５９に出力する。原稿画像は、記録用画像と、インデックスページに形成された画像とを含む。画像データ取得部５３は、第１関連付部５７または第２関連付部６１からの読取指示が入力されると、原稿台１１にセットされた用紙に形成された画像を画像読取部２０に読み取らせ、画像読取部２０が出力する画像データを出力する。

記憶位置受付部５１が記憶位置を受け付ける場合、原稿台１１には、領収書（記録用画像が形成された用紙）がセットされている。第１関連付部５７は、記憶位置受付部５１から記憶位置が入力されると、画像データ取得部５３に読取指示を出力する。画像データ取得部５３は、第１関連付部５７から読取指示が入力されると、画像読取部２０に領収書に形成された記録用画像を読み取らせ、画像読取部２０が記録用画像を読み取って出力する記録用画像データを第１関連付部５７およびインデックスページ出力部５５に出力する。

第１関連付部５７は、記憶位置受付部５１から入力される記憶位置と、画像データ取得部５３から入力される記録用画像データとを関連付ける。具体的には、記録用画像データを記憶位置に記憶する。記憶位置は、ＨＤＤ１１６が有する複数の記憶領域のいずれかを特定するフォルダ情報と、ファイル名とを含むので、第１関連付部５７は、記録用画像データに記憶位置に含まれるファイル名を付し、記憶位置に含まれるフォルダ情報で特定される記憶領域に記憶する。これにより、ＨＤＤ１１６に記憶位置に含まれるファイル名が付された記録用画像データ７３が記憶される。なお、記憶位置に含まれるフォルダ情報が、サーバ２００が備えるＨＤＤが有する記憶領域を示す場合、第１関連付部５７は、画像データをＦＴＰでサーバ２００に送信する。ＦＴＰが送信する送信先は、記憶位置により特定される。第１関連付部５７は、記憶位置と記録用画像データとを関連付けると、その記憶位置を通知部６５に出力する。

配信先受付部５２は、記憶位置を通知するユーザに割り当てられた電子メールアドレスを受け付ける。配信先受付部５２は、受け付けた電子メールアドレスを第１関連付部５７に出力する。なお、ここでは電子メールアドレスを用いる例を説明するが、データを送信することができれば、例えば、ＦＴＰまたはＳＭＢ（Ｓｅｒｖｅｒ Ｍｅｓｓａｇｅ Ｂｌｏｃｋ）等であってもよい。

第１関連付部５７は、さらに、管理レコードを生成し、ＨＤＤ１１６に記憶されている管理テーブル７１に生成した管理レコードを追加する。ＭＦＰ１００は、Ｗｅｂサーバとして機能する場合、他のＭＦＰ１００Ａ，１００Ｂまたはネットワーク２に接続されたコンピュータから管理レコードの送信要求を受信すると、その要求に応じて、管理レコードを含むＷｅｂページを生成し、送信要求を送信してきた元にＷｅｂページを返送するようにしてもよい。図５は、管理レコードのフォーマットの一例を示す図である。管理レコードは、分類名の項目と、記憶位置の項目と、配信先の項目とを含む。分類名の項目は、記録用画像が形成された原紙（領収書）を綴じるファイルに付された名称が設定される。記憶位置の項目は、宛先の項目と、電子データファイル名の項目とを含む。宛先の項目は、記憶位置のうちフォルダ情報が設定される。電子データファイル名の項目は、記憶位置のうちファイル名が設定される。配信先の項目は、後述する通知部６５が記憶位置を通知する先の電子メールアドレスが設定される。第１関連付部５７は、分類名と記憶位置と配信先とが記憶位置受付部５１から入力されるごとに１つの管理レコードを生成し、管理テーブル７１に追加して記憶する。

インデックスページ出力部５５は、記憶位置受付部５１より記憶位置が入力されると、入力された記憶位置の画像と画像データ取得部５３より入力される記録用画像データとを含むインデックスデータを生成し、生成したインデックスデータの画像を画像形成部３０に形成させる。インデックスデータの画像が形成された用紙を、インデックスページという。記憶位置の画像は、ここでは、記憶位置を文字で表した画像としている。このため、ユーザは、インデックスページに形成された画像を見ることにより、記憶位置を知ることができる。

また、画像データ取得部５３より入力される記録用画像データの画像は、記録用画像と同じである。このため、インデックスページに記憶位置の画像に加えて記録用画像が含まれるので、インデックスページの画像を見るユーザは、そのインデックスページに分類される記録用画像の種類を知ることができる。ユーザは、インデックページを、記録用画像が形成された原紙（領収書）とともにファイルに綴じておけばよい。

なお、ここではインデックスデータは、記録用画像を含むようにしたが、インデックスデータは、少なくとも記憶位置の画像を含んでいればよい。また、記憶位置の画像を、記憶位置をコード化し、コードを地紋に埋め込んだ画像としてもよいし、ＱＲコードの画像としてもよい。この場合には、ユーザは記憶位置を読み取ることができないが、後に説明するようにインデックスデータの画像が形成されたインデックスページを画像読取部２０が読み取って得られる画像から記憶位置を容易に抽出することができる。

第２関連付部６１は、記憶位置受付部５１が記憶位置を受け付けることなく、操作部１１５に読取指示が入力されると、画像データ取得部５３に読取指示を出力する。この段階では、原稿台１１にインデックスデータの画像が形成された用紙（インデックスページ）がセットされている。画像データ取得部５３は、第２関連付部６１から読取指示が入力されると、画像読取部２０にインデックスページの画像を読み取らせ、画像読取部２０がインデックスページに形成された画像を読み取って出力する画像データを抽出部５９および付加部６３に出力する。

抽出部５９は、画像データ取得部５３から画像データが入力されると、画像データから記憶位置を抽出し、抽出した記憶位置を第２関連付部６１に出力する。記憶位置が文字の画像の場合、抽出部５９は、画像データを文字認識し、認識された文字のうちから記憶位置の文字を抽出する。記憶位置の位置がインデックスページの画像の予め定められた領域に形成される場合には、予め定められた領域のみを文字認識することにより、処理時間を短くすることができる。記憶位置が地紋に埋め込まれたコードの場合、抽出部５９は、画像データを画像処理し、地紋の画像のうちからコードで表された記憶位置を抽出する。記憶位置がＱＲコードの画像の場合、抽出部５９は、画像データに含まれるＱＲコードを解析し、記憶位置を抽出する。

さらに、第２関連付部６１は、記憶位置受付部５１が記憶位置を受け付けることなく、操作部１１５に読取指示が入力されると、画像データ取得部５３に読取指示を出力する。この段階では、原稿台１１に記録用画像が形成された用紙（領収書）がセットされている。画像データ取得部５３は、第２関連付部６１から読取指示が入力されると、画像読取部２０に記録用画像を読み取らせ、画像読取部２０が記録用画像を読み取って出力する記録用画像データを、第２関連付部６１に出力する。第２関連付部６１は、抽出部５９から入力される記憶位置と、画像データ取得部５３から入力される記録用画像データとを関連付ける。具体的には、記録用画像データを記憶位置に記憶する。記憶位置は、ＨＤＤ１１６が有する複数の記憶領域のいずれかを特定するフォルダ情報と、データに付されたファイル名とを含むので、第１関連付部５７によりその記憶位置に含まれるフォルダ情報で特定される記憶領域に記憶位置に含まれるファイル名が付された記録用画像データ７３が既に記憶されている。このため、第２関連付部６１は、既に記憶されている記録用画像データ７３に画像データ取得部５３から新たに入力される記録用画像データを追加して記憶する。これにより、同じファイルに綴じられる領収書に形成された記録用画像の電子データが、同じ記録位置に記憶される。

第２関連付部６１は、抽出部５９から入力される記憶位置と、画像データ取得部５３から入力される記録用画像データとを関連付けると、その記憶位置を通知部６５に出力するとともに、記録用画像データを付加部６３に出力する。

なお、記憶位置がフォルダ情報のみを含む場合には、第２関連付部６１は、記憶位置に含まれるフォルダ情報で特定されるフォルダに、画像データ取得部５３から入力される画像データを記憶する。第２関連付部６１は、画像データを記憶すると、該記録用画像の画像データを付加部６３に出力するとともに、記憶位置を通知部６５に出力する。

付加部６３は、第２関連付部６１から記録用画像データが入力されると、画像データ取得部５３から入力され、画像読取部２０がインデックスページに形成された画像を読み取って出力する画像データに記録用画像データに関連する関連情報の画像を付加し、関連情報の画像が付加された画像データの画像を画像形成部３０に形成させる。関連情報は、ここでは、領収書が発行された年月日としている。この場合、記録用画像データを文字認識し、領収書が発行された年月日を検出する。なお、関連情報は、記録用画像がＭＦＰ１００により読み取られた日時としてもよい。

インデックスページがＭＦＰ１００から出力されるので、ユーザは、フォルダに綴られている古いインデックスページを新しいインデックスページに差し換える。インデックスページには、ファイルに綴られる領収書の関連情報としてそれが発行された年月日が表されるので、インデックスページを見るユーザは、領収書の原紙を電子データ化したか否かを知ることができる。

通知部６５は、第１関連付部５７または第２関連付部６１から記憶位置が入力されると、管理テーブルに記憶位置と関連付けて記憶されている電子メールアドレスを宛先に設定し、記憶位置の文字をメッセージに含む電子メールを生成し、電子メールを送信する。具体的には、データ通信制御部１１７に電子メールを出力し、電子メールを電子メールサーバに送信させる。電子メールを受信するユーザは、位置情報に記憶された記録用画像データをコンピュータに取得させ、ディスプレイに表示させる等することにより、電子データ化された領収書を閲覧することができる。

なお、ここでは、インデックスページと領収書とをＡＤＦ１０にセットして、ＭＦＰ１００に読み取らせる例を説明したが、インデックスページと、領収書とをプラテンガラス上に並べて置いて、画像読取部２０が一度にそれらの画像を読み取るようにしてもよい。この場合、画像読取部２０は１つの画像データを出力するので、その画像データをインデックスページの画像データと領収書の記憶用画像データとに分離すればよい。

図６は、記録用画像の一例を示す図である。ここでは、記録用画像の一例として領収書に形成された画像を示している。図７は、インデックスページの一例を示す図である。図７に示すインデックスページは、図６に示した領収書をＭＦＰ１００に読み取らせ、記憶するフォルダをサーバ２００のＨＤＤ１１６が有するフォルダである「￥￥ｓｅｒｖｅｒＡ￥ｐａｙｍｅｎｔ￥ｃｏｍｐａｎｙ」が指定され、ファイル名に「○△株式会社」が指定された場合に生成されるインデックスページを示している。記憶位置は、フォルダ情報とファイル名とを組み合わせた「￥￥ｓｅｒｖｅｒＡ￥ｐａｙｍｅｎｔ￥○△株式会社」で表わされる。また、図７に示すインデックスページは、関連情報として領収書の発行月日を示す「Ｘｍｏｎｔｈ−◎ｄａｙ」を含む。

図８は、新たな領収書が追加された後のインデックスページの一例を示す図である。図８を参照して、図７に示したインデックスページと異なる点は、関連情報として「Ｘｍｏｎｔｈ−○ｄａｙ」が追加された点である。図８に示すインデックスページからＸ月○日に発行された新たな領収書の電子データが追加されたことが分かる。

図９は、原稿管理処理の流れの一例を示すフローチャートである。原稿管理処理は、ＣＰＵ１１１が原稿管理プログラムを実行することにより、ＣＰＵ１１１により実行される処理である。図９を参照して、ＣＰＵ１１１は、原稿管理モードか否かを判断する（ステップＳ０１）。原稿管理モードに設定されていれば処理をステップＳ０２に進めるが、そうでなければ処理を終了する。ユーザが操作部１１５に予め設けられた原稿管理モードに設定するためのキーを押下すると、ＭＦＰ１００は原稿管理モードに設定される。

次に、電子ファイルを新規に作成するか否かを判断する。電子ファイルの新規作成ならば処理をステップＳ０３進めるが、そうでなければ処理をステップＳ１３に進める。ユーザが操作部１１５に予め設けられた新規作成を指示するためのキーを押下すると、新規作成と判断する。ＭＦＰ１００は原稿管理モードに設定される。

ステップＳ０３においては、分類名を受け付ける。分類名は、記録用画像が形成された原紙、ここでは領収書を綴るために準備されたファイルに付される名称である。そして、記憶位置を受け付ける（ステップＳ０４）。記憶位置は、フォルダとファイル名との組合せである。表示部１１４にフォルダを指定するための画面を表示し、ユーザが操作部１１５に入力するフォルダの指定を受け付ける。ＨＤＤ１１６またはサーバ２００が備えるＨＤＤが有するフォルダを表示し、いずれか１つの選択を受け付ける。また、表示部１１４にファイル名を入力するための画面と、英数のソフトキーを表示し、ユーザがソフトキーを用いて入力するファイル名を受け付ける。

次のステップＳ０５においては、配信先を受け付ける。表示部１１４にアドレス帳の氏名を表示し、氏名の指定を受け付けることにより、その氏名にアドレス帳により対応付けられた電子メールアドレスを配信先として受け付ける。複数の氏名が指定されたならば、指定された複数の氏名にそれぞれ対応付けられた複数の電子メールアドレスを配信先として受け付ける。

次のステップＳ０６においては、管理テーブルを生成する。具体的には、ステップＳ０２において受け付けられた分類名と、ステップＳ０４において受け付けられた記憶位置と、ステップＳ０５において受け付けられた配信先とを関連付けた管理レコードを生成し、ＨＤＤ１１６に記憶されている管理テーブル７１に生成した管理レコードを追加する。

そして、原稿画像を読み取る（ステップＳ０７）。この段階で、領収書がＡＤＦ１０にセットされており、ユーザが操作部１１５のスタートキーを押下すると、画像読取部２０が領収書に形成された画像を読み取り出力する記録用画像データを取得する。そして、取得した記録用画像データをステップＳ０４において受け付けられた記憶位置に記憶する（ステップＳ０８）。記憶位置に含まれるフォルダ情報で特定されるフォルダに、記憶位置に含まれるファイル名で記録用画像データを記憶する。フォルダで特定されるフォルダが、サーバ２００が備えるＨＤＤに存在する場合には、データ通信制御部１１７を制御して、ＦＴＰ（Ｆｉｌｅ Ｔｒａｎｓｆｅｒ Ｐｒｏｔｏｃｏｌ）で記録用画像データをサーバ２００に送信する。これにより、領収書の電子データである記録用画像データと、記憶位置とが関連付けられる。

そして、インデックスデータを生成する（ステップＳ０９）。具体的には、ステップＳ０７において領収書の画像を読み取って得られる記録用画像データの画像と、位置情報の画像とを合成することにより、インデックスデータを生成する。なお、インデックスデータは、少なくとも位置情報の画像を含んでいればよい。位置情報の画像は、例えば、フォルダ情報とファイル名との文字の画像、または、フォルダ情報とファイル名とのコードを地紋に埋め込んだ画像、フォルダ情報とファイル名とのコードをＱＲコードで表した画像である。

次のステップＳ１０においては、インデックスページをプリントする。具体的には、インデックスデータを画像形成部３０に出力し、インデックスデータの画像を用紙に形成させる。

次のステップＳ１１においては、通知モードがＯＮに設定されているか否かを判断する。通知モードがＯＮに設定されていれば処理をステップＳ１２に進めるが、そうでなければステップＳ１２をスキップして処理を終了する。通知モードは、ＭＦＰ１００のユーザにより予め設定される。例えば、基本設定画面において、通知モードをＯＮとＯＦＦのいずれかに設定する。

ステップＳ１２においては、記憶位置をステップＳ０５において受け付けられた配信先に通知し、処理を終了する。具体的には、記憶位置の文字を含み、ステップＳ０５においては受け付けられた電子メールアドレスを宛先に設定した電子メールを生成し、データ通信制御部１１７を介して生成した電子メールを電子メールサーバに送信する。これにより、配信先の電子メールアドレス宛に、記憶位置の文字を含む電子メールが送信されるので、電子メールを受け取ったユーザは、記憶位置に記憶された記録用画像データ７３にアクセスすることにより、画像データを閲覧することができる。

一方、ステップＳ１３においては、インデックスページを読み取る。この段階で、ステップＳ１０においてプリントアウトされたインデックスページがＡＤＦ１０にセットされており、ユーザが操作部１１５のスタートキーを押下すると、画像読取部２０がインデックスページに形成された画像を読み取り出力する画像データを取得する。そして、取得した画像データから記憶位置を抽出する（ステップＳ１４）。記憶位置が文字の画像で形成されている場合には、文字認識することにより記憶位置を抽出する。記憶位置が地紋に埋め込まれたコードの場合、インデックスページの画像データを画像処理し、地紋の画像のうちからコードで表された記憶位置を抽出する。記憶位置がＱＲコードの画像の場合、インデックスページの画像データに含まれるＱＲコードを解析し、記憶位置を抽出する。

そして、管理レコードを抽出する（ステップＳ１５）。ＨＤＤ１１６に記憶されている管理テーブル７１に含まれる管理レコードのうちから、ステップＳ１４において画像データから抽出された記憶位置を含む管理レコードを抽出する。

次のステップＳ１６においては、原稿画像を読み取る。この段階で、領収書がＡＤＦ１０にセットされており、ユーザが操作部１１５のスタートキーを押下すると、画像読取部２０が領収書に形成された画像を読み取り出力する記録用画像データを取得する。そして、取得した記録用画像データをステップＳ１４においてインデックスページの画像データから抽出された記憶位置に記憶する（ステップＳ１７）。記憶位置に含まれるフォルダ情報で特定されるフォルダに、記憶位置に含まれるファイル名で記録用画像データを記憶する。この段階では、位置情報で特定される記録用画像データ７３が既に存在するため、既に存在する記録用画像データ７３に、ステップＳ１６において取得された記録用画像データを追加する。フォルダで特定されるフォルダが、サーバ２００が備えるＨＤＤに存在する場合には、データ通信制御部１１７を制御して、ＦＴＰ（Ｆｉｌｅ Ｔｒａｎｓｆｅｒ Ｐｒｏｔｏｃｏｌ）で記録用画像データをサーバ２００に送信し、サーバ２００に記録用画像データを追加させる。これにより、ステップＳ１６において取得された領収書の電子データである記録用画像データと、記憶位置とが関連付けられる。

そして、インデックスページに関連情報を追加する（ステップＳ１８）。関連情報は、ステップＳ１６において領収書の画像を読み取って得られる画像データに関連する情報である。ここでは、関連情報を、領収書の発行日とする。具体的には、ステップＳ１６において領収書の画像を読み取って得られる画像データの画像を文字認識し、領収書の発行日を検出し、関連情報を決定する。そして、ステップＳ１３において取得されたインデックスページの画像データの最後に関連情報としての発行日の文字の画像を追加する。

次のステップＳ１９においては、インデックスページをプリントする。具体的には、ステップＳ１８において関連情報が追加されたインデックスページの画像データを画像形成部３０に出力し、用紙に画像を形成させる。

そして、通知モードがＯＮに設定されているか否かを判断する（ステップＳ２０）。通知モードがＯＮに設定されていれば処理をステップＳ２１に進めるが、そうでなければステップＳ２１をスキップして処理を終了する。ステップＳ２１においては、記憶位置を配信先に通知し、処理を終了する。具体的には、記憶位置の文字を含み、ステップＳ１５において抽出された管理レコードの配信先の項目に設定されている電子メールアドレスを宛先に設定した電子メールを生成し、データ通信制御部１１７を介して生成した電子メールを電子メールサーバに送信する。配信先の電子メールが複数の場合には、配信先の数の電子メールを生成し、送信する。これにより、配信先の電子メールアドレス宛に、記憶位置の文字を含む電子メールが送信されるので、電子メールを受け取ったユーザは、記憶位置に記憶された画像データにアクセスすることにより、画像データを閲覧することができる。

以上説明したように、本実施の形態におけるＭＦＰ１００は、記憶位置が受け付けられ、領収書に形成された記録用画像を読み取って得られる記録用画像データを記憶位置に記憶するとともに、記憶位置を示す画像を含むインデックスの画像を用紙に形成する。さらに、インデックスの画像が形成されたインデックスページを読み取って得られる画像データから記憶位置を抽出し、新たな領収書に形成された新たな記録用画像を読み取って得られる新たな記録用画像データを抽出された記憶位置に記憶されている記録用画像データと関連付ける。このため、インデックスページと領収書とを読み取らせる簡単な操作で、複数の領収書に形成された記録用画像を読み取って得られる電子データとしての複数の記録用画像データを関連付けることができる。このため、領収書の電子データ化が容易となる。

また、インデックスページは、記憶位置を文字の画像が形成されるので、ユーザがインデックスページに形成された画像を見て、領収書に形成された画像を電子化した記録用画像データが記憶されている位置を知ることができる。

また、記憶位置に新たに関連付けられた記録用画像データに関する関連情報、ここでは、領収書の発行年月日の画像をインデックスページが含むので、インデックスページに形成された画像から複数の領収書のうち電子化されたものを知ることができる。

なお、上述した実施の形態においては、原稿管理システム１について説明したが、図９に示した原稿管理処理を実行するための原稿管理方法またはその原稿管理方法をコンピュータに実行させるための原稿管理プログラムとして発明を捉えることができるのは言うまでもない。

今回開示された実施の形態はすべての点で例示であって制限的なものではないと考えられるべきである。本発明の範囲は上記した説明ではなくて特許請求の範囲によって示され、特許請求の範囲と均等の意味および範囲内でのすべての変更が含まれることが意図される。

＜付記＞
（１） 前記記憶位置受付手段により受け付けられた前記記憶位置または前記抽出手段により抽出された前記記憶位置は、記憶装置が有する記憶領域の位置を含む、請求項４に記載の原稿管理装置。
（２） 前記記憶位置受付手段により受け付けられた前記記憶位置または前記抽出手段により抽出された前記記憶位置は、記憶装置が有する記憶領域の位置とファイル名とを含む、請求項４に記載の原稿管理装置。
（３）前記関連情報は、前記原稿読取手段が前記新たな記録用画像を読み取って出力する前記新たな記録用画像データに含まれる情報を含む、請求項６に記載の原稿管理装置。
（４） 前記通知手段は、前記第１関連付手段または前記第２関連付手段により前記記憶位置に前記記録用画像データまたは前記新たな記録用画像データが関連付けられることに応じて、予め定められた電子メールアドレス宛に電子メールを送信する、請求項８に記載の原稿管理装置。
（５） 前記通知手段は、要求を受信することに応じて、前記記憶位置を含むＷｅｂページを送信する、請求項８に記載の原稿管理装置。

本発明の実施の形態における原稿管理システムの全体概要を示す図である。 ＭＦＰの外観を示す斜視図である。 ＭＦＰのハードウェア構成の一例を示すブロック図である。 ＭＦＰが備えるＣＰＵの機能の一例をＨＤＤに記憶されるデータとともに示す機能ブロック図である。 管理レコードのフォーマットの一例を示す図である。 記録用画像の一例を示す図である。 インデックスページの一例を示す図である。 新たな領収書が追加された後のインデックスページの一例を示す図である。 原稿管理処理の流れの一例を示すフローチャートである。

符号の説明

１ 原稿管理システム、２ ネットワーク、３ インターネット、１１ 原稿台、２０ 画像読取部、３０ 画像形成部、４０ 給紙部、５０ ファクシミリ部、５１ 記憶位置受付部、５２ 配信先受付部、５３ 画像データ取得部、５５ インデックスページ出力部、５７ 関連付部、５９ 抽出部、６１ 関連付部、６３ 付加部、６５ 通知部、７１ 管理テーブル、７３ 記録用画像データ、１００，１００Ａ，１００Ｂ ＭＦＰ、１０１ メイン回路、１１１ ＣＰＵ、１１２ ＲＡＭ、１１３ ＥＥＰＲＯＭ、１１４ 表示部、１１５ 操作部、１１６ ＨＤＤ、１１７ データ通信制御部、１１９Ａ メモリカード、２００ サーバ。

Claims (10)

1. データを記憶するための記憶位置を受け付ける記憶位置受付手段と、
   原稿画像を読み取る原稿読取手段と、
   前記原稿読取手段に記録用画像を読み取らせ、出力される記録用画像データを、受け付けられた前記記憶位置に記憶する第１関連付手段と、
   前記記憶位置を示す画像を含むインデックスデータを生成し、該インデックスデータの画像を記録媒体に形成するインデックス出力手段と、
   前記原稿読取手段に前記インデックスデータの画像を読み取らせ、出力されるデータから前記記憶位置を抽出する抽出手段と、
   前記原稿読取手段に新たな記録用画像を読み取らせ、出力される新たな記録用画像データを、前記抽出手段により抽出された前記記憶位置に記憶された前記記録用画像データと関連付ける第２関連付手段と、を備えた原稿管理装置。
2. 前記インデックス出力手段は、前記記憶位置を示す文字の画像を含むインデックスを生成し、
   前記抽出手段は、前記原稿読取手段が前記インデックスデータの画像を読み取って出力するデータを文字認識する、請求項１に記載の原稿管理装置。
3. 前記インデックス出力手段は、前記記憶位置を示すコードの画像を含むインデックスを生成し、
   前記抽出手段は、前記原稿読取手段が前記インデックスデータの画像を読み取って出力するデータを解析して前記コードを抽出する、請求項１に記載の原稿管理装置。
4. 前記第１関連付手段は、前記原稿読取手段により出力される前記記録用画像データを受け付けられた前記記憶位置に記憶し、
   前記第２関連付手段は、前記原稿読取手段により出力される前記新たな記録用画像データを、前記記憶位置に記憶された前記記録用画像データに追加して記憶する、請求項１に記載の原稿管理装置。
5. 前記第２関連付手段は、前記原稿読取手段により出力される前記新たな記録用画像データを、前記抽出手段により抽出された前記記憶位置に記憶されている前記記録用画像データに追加する、請求項１に記載の原稿管理装置。
6. 前記第２関連付手段により前記記憶位置に前記新たな記録用画像データが関連付けられることに応じて、前記原稿読取手段が前記インデックスデータの画像を読み取って出力する前記データに前記新たな記録用画像データに関する関連情報を付加する付加手段をさらに備え、
   前記インデックス出力手段は、前記関連情報が付加されたデータの画像を記録媒体に形成する、請求項１に記載の原稿管理装置、
7. 前記記憶位置の画像は、バーコードまたはＱＲ（Ｑｕｉｃｋ Ｒｅｓｐｏｎｓｅ）コードである、請求項１に記載の原稿管理装置。
8. 前記記憶位置を通知する通知手段をさらに備えた、請求項１に記載の原稿管理装置。
9. データを記憶するための記憶位置を受け付けるステップと、
   記録用画像を読み取って得られる記録用画像データを、受け付けられた前記記憶位置に記憶するステップと、
   前記記憶位置を示す画像を含むインデックスデータを生成するステップと、
   前記インデックスデータの画像を記録媒体に形成するステップと、
   前記インデックスデータの画像を読み取って得られるデータから前記記憶位置を抽出するステップと、
   新たな記録用画像を読み取って得られる新たな記録用画像データを、抽出された前記記憶位置に記憶されている前記記録用画像データと関連付けるステップと、を含む原稿管理方法。
10. データを記憶するための記憶位置を受け付けるステップと、
    記録用画像を読み取って得られる記録用画像データを、受け付けられた前記記憶位置に記憶するステップと、
    前記記憶位置を示す画像を含むインデックスデータを生成するステップと、
    前記インデックスデータの画像を記録媒体に形成するステップと、
    前記インデックスデータの画像を読み取って得られるデータから前記記憶位置を抽出するステップと、
    新たな記録用画像を読み取って得られる新たな記録用画像データを、抽出された前記記憶位置に記憶されている前記記録用画像データと関連付けるステップと、をコンピュータに実行させるための原稿管理プログラム。

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