JP2009020638A - 内部統制対応型業務システム - Google Patents

Abstract

【課題】使い慣れた従来の業務システムを使いながらも内部統制に対応することができる内部統制対応型業務システムにおいて、伝票ごとにユニークなＩＤをパフォーマンスを下げずに取得することができるようにすることである。
【解決手段】業務の流れをコンピュータを用いて自動化する内部統制対応型業務システムにおいて、前記コンピュータを、伝票を作成する業務システムとして動作させる手段と、前記伝票の承認ルートの管理を行うワークフローエンジンシステムとして動作させる手段とを備え、前記ワークフローエンジンシステムが、前記伝票の承認を行うべきユーザを登録した承認ルート管理テーブルを有し、前記業務システムによって作成された伝票に対し、前記承認ルート管理テーブルに基づいた承認ルートによる承認依頼を、該伝票の承認を行うべきユーザに対して行うものであって、前記伝票を特定するＩＤとしてＧＵＩＤを用いる。
【選択図】 図１

Description

本発明は内部統制対応型業務システムに関し、特にコンピュータを用いて業務を効率化する既存の業務システムに対して、新たな処理を提供可能なワークフローエンジンシステムを適用した内部統制対応型業務システムに関する。

会社等の組織においては様々な業務が存在する。この業務の種類としては、たとえば、その会社等の顧客に対する業務である主たる業務のほか、従業員等の人事管理や福利厚生に関する業務、資材管理の業務、会計業務など様々なものが存在する。

最近では、この様々な業務の処理をコンピュータを用いて自動化し、業務を効率化する各種の業務システムが提供されている。たとえば、会計システム、人事システムなどが挙げられる。

ところで、会社等の組織においては、各人は自身が担当する業務に関する書類を閲覧する行為が行われ、また、各人には職務権限が与えられ、たとえば上司と部下という関係においては部下の職務を上司が承認するという行為が行われる。すなわち、業務遂行にあたっては複数の人に対して書類等の回覧が行われる。

最近では、コンピュータを用いたシステムにおいて、このような回覧を行うためのワークフローシステムが提供されている（非特許文献１参照）。

宍戸周夫、杉山秋著、「Ｇｒｏｕｐｍａｘワークフロー」、初版、株式会社ＩＤＧコミュニケーションズ、１９９９年３月３０日、７４頁−１７７頁

ところが、上述の業務システムや非特許文献１に記載のような従来のワークフローシステムには、以下のような問題があった。

従来の業務システムは、会計や人事といった分野ごとに分担し、その担当する分野の業務に特化したものであった。会社等の組織では、この特化した業務システムを長期にわたって使用してきた。

ところが、最近になって、会社等の内部において、違法行為や不正、ミスやエラーなどが行われることなく、健全かつ有効・効率的に運営されるよう各業務で所定の基準や手続きを定め、それに基づいて管理・監視・保証を行うよう、内部統制の実施が求められてきている。

日本国内では、米国のＳＯＸ法を参考にして法制化され、２００８年４月１日以降に開始する事業年度から適用される。

これに対して、上述のように従来の業務システムでは、それぞれの業務に特化されており、内部統制に対応していないのが現状である。そうかといって、内部統制に対応した新しい業務システムを導入するのでは、今まで使いなれた業務システムを捨て、使い勝手の違う新製品に入れ替えることになり、非常に不便であるという問題があった。

また、このような業務システムにおいては、業務処理上発生する伝票を管理するにあたり、それぞれの伝票を特定するためにユニークなＩＤを付すことが知られているが、この伝票ＩＤを取得するためには、従来カウンタをインクリメントして新たなＩＤとしてユニークさを確保するようにしていた。

ところが、複数の業務システムが同時に（並列に）稼働可能な環境においては、それぞれの業務システムにおいて、伝票が起票され、これらをユニークに管理するためには、一つのカウンタによってＩＤを生成しなければならないため、このカウンタに対するアクセスが集中し、システムの稼働効率すなわちパフォーマンスを下げてしまうという問題があった。

本発明は上記の点にかんがみてなされたもので、使い慣れた従来の業務システムを使いながらも内部統制に対応することができる内部統制対応型業務システムにおいて、伝票ごとにユニークなＩＤをパフォーマンスを下げずに取得することができるようにすることを目的とする。

本発明は上記の目的を達成するために、業務の流れをコンピュータを用いて自動化する内部統制対応型業務システムにおいて、前記コンピュータを、伝票を作成する業務システムとして動作させる手段と、前記伝票の承認ルートの管理を行うワークフローエンジンシステムとして動作させる手段とを備え、前記ワークフローエンジンシステムが、前記伝票の承認を行うべきユーザを登録した承認ルート管理テーブルを有し、前記業務システムによって作成された伝票に対し、前記承認ルート管理テーブルに基づいた承認ルートによる承認依頼を、該伝票の承認を行うべきユーザに対して行うものであって、前記伝票を特定するＩＤとしてＧＵＩＤを用いることを特徴とする。

また本発明は、業務の流れを自動化するためにコンピュータで動作する内部統制対応型業務プログラムにおいて、前記コンピュータを、伝票を作成する業務システムとして動作させるプログラムと、前記伝票の承認ルートの管理を行うワークフローエンジンシステムとして動作させるプログラムと、前記伝票の承認を行うべきユーザを登録した承認ルート管理テーブルとを備え、前記業務システムによって作成された伝票に対し、前記承認ルート管理テーブルに基づいた承認ルートによる承認依頼を、該伝票の承認を行うべきユーザに対して行うよう制御するものであって、前記伝票を特定するＩＤとしてＧＵＩＤを用いることを特徴とする。

本発明によれば、使い慣れた従来の業務システムを使いながらも内部統制に対応することができる内部統制対応型業務システムにおいて、伝票ごとにユニークなＩＤをパフォーマンスを下げずに取得することができる。

すなわち、本発明によれば、導入済みの既存の各業務システムの改造を最小限にしながら、内部統制に対応することができるという効果を奏する。

また、本発明によれば、ＧＵＩＤを各伝票のＩＤとし、カウンタを用いないこととしたので、ユニークさを保ちながらも、パフォーマンスを下げずに済むという効果を奏する。

以下、本発明による実施の形態について図面を参照して説明する。

図１は、本発明による内部統制対応型業務システムの一実施の形態の構成を示すブロック図である。

本実施の形態の内部統制対応型業務システムは、会計システムや人事システムなどの個別の業務システムのそれぞれが内部統制に対応できるように、組織上で必要な人の承認を得るようにするシステムをコンピュータを用いて実現するものである。この内部統制対応型業務システムは、会社で導入され、その会社の各社員がユーザ登録されており、各社員が端末装置を操作して利用する。

図１に示すように、本実施の形態の内部統制対応型業務システムは、サーバーコンピュータ１、２、３、４と、端末装置としてのパソコン６、７とを有し、サーバーコンピュータ１、２、３と、パソコン６、７とをネットワーク５で接続して構成される。

なお、本実施の形態では、会計システムや人事システムなどの個別の業務システムのそれぞれが別個にサーバーコンピュータ１、２、３にて動作し、ワークフローエンジンシステムがサーバーコンピュータ４にて動作し、これに対して図１のようなネットワーク構成を採用してパソコン６、７から端末操作を行うようにしているが、本発明はこれに限られるものではなく、各業務システムおよびワークフローエンジンシステムが１つのサーバーコンピュータにて動作するものであってもよいし、また、スタンドアロンで動作するコンピュータにおいてすべての処理を実行するものであってもかまわない。

図１において、ネットワーク５は、たとえばイーサネット（登録商標）やトークンリング等のＬＡＮやそのほかインターネットなど、また有線、無線を問わず、また通信プロトコルも問わず、どのようなネットワークでもかまわない。ネットワーク５に接続された各装置のそれぞれには、予めネットワーク上のアドレスが設定されており、各装置はこのアドレスによって識別され、ネットワーク５に接続された他の装置との通信を行う。

なお、必要に応じてプリンタ（図示せず）が設けられ、ネットワーク５に接続された各装置からの指示によって、各種伝票、帳票等の印刷が可能である。

図２は、図１に示したサーバーコンピュータ１の構成を示すブロック図である。

図１に示したサーバーコンピュータ１、２および３は、ハードウェアに関わる基本構成は同様であるので、ここでは代表してサーバーコンピュータ１について説明する。

サーバーコンピュータ１は、図１に示したネットワーク５とのインタフェースおよびサーバーコンピュータ４とのインタフェースであるネットワーク接続手段１４と、サーバーコンピュータ１全体の動作を制御するＣＰＵやＭＰＵなどの制御手段１１と、ユーザがサーバーコンピュータ１に対する操作、指示等を入力したり、サーバーコンピュータ１がユーザに対して様々な情報を表示したり出力する入出力手段１２と、サーバーコンピュータ１の動作に必要なプログラムおよびパラメータ等を記憶する記憶手段１３とを有して構成される。入出力手段１２としては、たとえば、入力のためにキーボードやマウス等が用いられ、出力のためにディスプレイ装置等が用いられる。

図３は、図１に示したサーバーコンピュータ４の構成を示すブロック図である。

サーバーコンピュータ４は、図１に示したサーバーコンピュータ１、２、３とのインタフェースであるネットワーク接続手段４４と、サーバーコンピュータ４全体の動作を制御するＣＰＵやＭＰＵなどの制御手段４１と、ユーザがサーバーコンピュータ４に対する操作、指示等を入力したり、サーバーコンピュータ４がユーザに対して様々な情報を表示したり出力する入出力手段４２と、サーバーコンピュータ４の動作に必要なプログラムおよびパラメータ等を記憶する記憶手段４３とを有して構成される。入出力手段４２としては、たとえば、入力のためにキーボードやマウス等が用いられ、出力のためにディスプレイ装置等が用いられる。

図４は、図１に示したパソコン６の構成を示すブロック図である。

図１に示したパソコン６および７は、本実施の形態に関わる基本構成は同様であるので、ここでは代表してパソコン６について説明する。

パソコン６は、図１に示したネットワーク５とのインタフェースであるネットワーク接続手段６４と、パソコン６全体の動作を制御するＣＰＵやＭＰＵなどの制御手段６１と、ユーザがパソコン６に対する操作、指示等を入力したり、パソコン６がユーザに対して様々な情報を表示したり出力する入出力手段６２と、パソコン６の動作に必要なプログラムおよびパラメータ等を記憶する記憶手段６３とを有して構成される。入出力手段６２としては、たとえば、入力のためにキーボードやマウス等が用いられ、出力のためにディスプレイ装置等が用いられる。

次に、本実施の形態の動作について説明する。

本実施の形態の内部統制対応型業務システムは、会計システムや人事システムなどの個別の業務システムに係るアプリケーションプログラムをサーバーコンピュータ１、２、３のそれぞれにて実行し、内部統制に関する承認ルートの管理を行うワークフローエンジンシステムに係るアプリケーションプログラムをサーバーコンピュータ４にて実行し、各業務システムを端末操作する処理に係るアプリケーションプログラムや内部統制に関する承認を実行する処理に係るアプリケーションプログラムをパソコン６、７で実行して実現される。

図５は、図１に示した内部統制対応型業務システムのうちの業務システムの動作のフローチャートを示す図である。

図６は、図１に示した内部統制対応型業務システムのうちのワークフローエンジンシステムの動作のフローチャートを示す図である。

図７は、図１に示した内部統制対応型業務システムのうちの端末装置にて内部統制に関する承認を実行する動作のフローチャートを示す図である。

図８は、図１に示した内部統制対応型業務システムのうちの業務システムにて内部統制に関する承認を実行する動作のフローチャートを示す図である。

図９は、図１に示した内部統制対応型業務システムのうちのワークフローエンジンシステムにて内部統制に関する承認を実行する動作のフローチャートを示す図である。

ユーザすなわち社員は、図１に示したパソコン６や７を操作して、本実施の形態の内部統制対応型業務システムを利用する。

具体的には、まずユーザはパソコン６や７を操作して、サーバーコンピュータ１、２、３のそれぞれが提供する業務システムのうち、自身が実行したい業務システムに対してログインする。

ユーザがログインすると、後に図７を参照して説明するように承認を実行するわけだが、ここでは、まず、承認対象の伝票等を作成する各業務システムの動作から説明する。

図５を参照して説明すると、各業務システムにログインしたユーザは、その業務システムが提供する機能を利用して、たとえば出張精算伝票などの起票を行う。ユーザは、この際、出張先などの自身が入力すべき情報を入力し、その伝票に対して、その伝票の種類等を表す伝票ＩＤや起票したユーザのユーザＩＤが対応付けられる（Ａ−１）。この伝票ＩＤやユーザＩＤは、ユーザが入力するようにしてもよいし、各業務システムで取得するようにしてもよい。

続いて、その伝票を特定可能なユニークなＩＤとしてＧＵＩＤを取得する（Ａ−２）。このＧＵＩＤについて以下に説明する。

ＧＵＩＤとは、Globally Unique Identifierの略であり、ソフトウェアで使用される疑似乱数であり、世界で一意な（ユニークな）識別子として使用される１２８ビットの２進数値である。

このＧＵＩＤの取得は、たとえば、Ｃ＃（Ｃ言語）では、
Guid myGuid = System.Guid.NewGuid() ;
で行われ、
ＶＢ．ＮＥＴ（ビジュアルベーシック）では、
Dim myGuid As Guid = System.Guid.NewGuid()
で行われる。

ＧＵＩＤが取得できたならば、以降、この伝票はＧＵＩＤで特定され、管理される。

続いて各業務システムでは、今回の伝票についてのユーザＩＤ、伝票ＩＤおよびＧＵＩＤを、ワークフローエンジンシステムに送信し（Ａ−３）、今回の伝票に対しての承認ルートの管理を依頼する。

その後、各業務システムは、それぞれの業務を実行しながら（Ａ−４）、ワークフローエンジンシステムから完了通知が来るのを待つ（Ａ−５）。

図５のステップ（Ａ−３）で送信された情報は、ワークフローエンジンシステムにて受信され、このタイミングでワークフローエンジンシステムは処理を開始する。この処理について図６を参照して説明する。

まず、ワークフローエンジンシステムは、図５のステップ（Ａ−３）で各業務システムから送信されたユーザＩＤ、伝票ＩＤおよびＧＵＩＤを受信する（Ｂ−１）。

続いてワークフローエンジンシステムでは、今回依頼された伝票について承認ルートの管理を実行する（Ｂ−２）。

ワークフローエンジンシステムが動作するサーバ４の記憶手段４３には、ユーザごと、伝票の種類ごとの承認ルートがあらかじめ登録されている。たとえばＡ氏が出張精算伝票を起票したときには、上司のＢ氏と、出張管理を行う社内部署の担当者であるＣ氏とに、回覧して承認してもらう必要があるとすると、記憶手段４３には、承認ルート管理テーブルとして、Ａ氏のユーザＩＤと出張精算伝票の伝票ＩＤとの組み合わせに対して、承認ルートとしてのＢ氏のユーザＩＤおよびＣ氏のユーザＩＤがあらかじめ登録されている。また、Ｂ氏の承認が済んだ後でなければＣ氏の承認を行ってはいけないなど、承認の順序、ルートもあらかじめ登録されている。

ワークフローエンジンシステムでは、ステップ（Ｂ−２）の承認ルート管理の実行（図９の処理に相当）では、この承認ルート管理テーブルに基づき、各伝票について承認がされるようにする。この承認は、承認すべき人（Ｂ氏、Ｃ氏）に対してメール等を発行して、承認すべき伝票が起票され、承認待ちの状態にあることを通知してもよい。承認すべき人（Ｂ氏、Ｃ氏）による伝票の承認は、これらの人が各業務システムにログインして行われる。

ワークフローエンジンシステムでは、ステップ（Ｂ−３）にて、後述する承認結果を受信していない場合には、ステップ（Ｂ−２）〜（Ｂ−３）の間の処理を繰り返す。

この繰り返している間に端末装置や各業務システムで行われる処理について以下に説明する。

図７を参照すると、ユーザは端末装置を操作して業務システムにログインする（Ｃ−１）。

一方、図８を参照すると、各業務システムではこのユーザのログインを受け（Ｄ−１）、このログインユーザが承認すべき伝票が現在存在するか否かを問い合わせるため、このログインユーザのユーザＩＤをワークフローエンジンシステムに対して送信する（Ｄ−２）。

図９を参照すると、ワークフローエンジンシステムでは、各業務システムからの承認案件の問合せを受け（Ｅ−１）、受信したユーザＩＤを検索キーにして、現在承認待ちになっているすべての伝票のうちこのユーザが承認すべきものが存在するか否かを検索する（Ｅ−２）。

ステップ（Ｅ−２）の検索の結果、承認案件がない場合にはそのまま終了し、図８のステップ（Ｄ−３）でもそのまま終了し、図７のステップ（Ｃ−２）でも承認画面を受信せず、そのまま終了する。

図９のステップ（Ｅ−２）の検索の結果、今回のログインユーザの承認案件が存在する場合には、ワークフローエンジンシステムは、その検索結果として承認対象の伝票のＧＵＩＤを各業務システムに対して送信する。

これを受けた各業務システムでは、図８のステップ（Ｄ−３）からステップ（Ｄ−４）へと遷移し、今回の伝票に対する承認をログインユーザができるように、その伝票の記載内容を端末装置に表示するための承認画面を生成する（Ｄ−４）。

この承認画面の生成に当たっては、新たな画面デザインを行うのでは、各業務システムにそれを組み込むための処理が煩雑になってしまう。

そこで、本実施の形態では、各業務システムが、伝票を起票するユーザ向けにあらかじめ用意してある入力画面を、承認画面として用いることとした。すなわち、本実施の形態では、各業務システムが、ユーザが伝票を起票した時の画面をイメージ化（ＧＩＦ、ＪＰＥＧ、ＰＤＦ等）して承認画面として用いる。ステップ（Ｄ−４）の承認画面生成では、このイメージ化の処理を行う。

なお、承認画面生成の処理はステップ（Ｄ−４）の時点ではなくてもよく、ステップ（Ａ−１）で起票された後であれば、ステップ（Ｄ−４）よりも前に行ってもよい。

続いて、各業務システムでは、生成した承認画面を端末装置に送信し（Ｄ−５）、ログインユーザによる承認結果を待つ（Ｄ−６）。

ステップ（Ｄ−５）で送信された承認画面を受信した端末装置は、図７のステップ（Ｃ−３）にて、受信した承認画面をログインユーザに提示し、そのログインユーザによる承認の実行を待ち、承認が実行されたならば、その承認結果を各業務システムに対して送信する（Ｃ−４）。

各業務システムでは、図８のステップ（Ｄ−６）にて、端末装置からの承認結果を受信し、この承認結果をワークフローエンジンシステムに対して送信する（Ｄ−７）。

ワークフローエンジンシステムでは、図６のステップ（Ｂ−３）にて、各業務システムからの承認結果を受信し、今回の承認がされたことを記憶手段４３に登録し、今回のログインユーザが承認したことによって今回の伝票を承認すべきすべての承認がされたかどうかを判断する（Ｂ−４）。

ステップ（Ｂ−４）にて全承認ルートを完了していない場合には、ステップ（Ｂ−２）に戻って処理を繰り返す。すなわち、承認ルート上、次の承認者となっているユーザが各業務システムにログインしてくるのを待ち、そのユーザがログインしてきたならば、上述のようにしてこの伝票の承認を依頼する。承認者が所定期間経過してもログインしてこない場合には、電子メールなどで督促を行うようにしてもよい。

ステップ（Ｂ−４）にて全承認ルートを完了した場合には、承認の完了通知を各業務システムに対して送信する（Ｂ−５）。

各業務システムでは、図５のステップ（Ａ−５）にてワークフローエンジンシステムから完了通知を受信し、処理を完了する。

本実施の形態の内部統制対応型業務システムによれば、以上のように、構成することによって、導入済みの既存の各業務システムの改造を最小限にしながら、内部統制に対応することができるという効果を奏する。すなわち、本実施の形態では、内部統制に対応する際に必要とされる、各案件の複数人によるチェック（承認）を、ワークフローエンジンシステムを適用することによってスムーズに行うことができる。

本発明による内部統制対応型業務システムの一実施の形態の構成を示すブロック図である。 図１に示したサーバーコンピュータ１の構成を示すブロック図である。 図１に示したサーバーコンピュータ４の構成を示すブロック図である。 図１に示したパソコン６の構成を示すブロック図である。 図１に示した内部統制対応型業務システムのうちの業務システムの動作のフローチャートを示す図である。 図１に示した内部統制対応型業務システムのうちのワークフローエンジンシステムの動作のフローチャートを示す図である。 図１に示した内部統制対応型業務システムのうちの端末装置にて内部統制に関する承認を実行する動作のフローチャートを示す図である。 図１に示した内部統制対応型業務システムのうちの業務システムにて内部統制に関する承認を実行する動作のフローチャートを示す図である。 図１に示した内部統制対応型業務システムのうちのワークフローエンジンシステムにて内部統制に関する承認を実行する動作のフローチャートを示す図である。

符号の説明

１、２、３ サーバーコンピュータ（業務システム）
４ サーバーコンピュータ（ワークフローエンジンシステム）
５ ネットワーク
６、７ パソコン（端末装置）
１１ 制御手段
１２ 入出力手段
１３ 記憶手段
１４ ネットワーク接続手段
４１ 制御手段
４２ 入出力手段
４３ 記憶手段
４４ ネットワーク接続手段
６１ 制御手段
６２ 入出力手段
６３ 記憶手段
６４ ネットワーク接続手段

Claims (2)

1. 業務の流れをコンピュータを用いて自動化する内部統制対応型業務システムにおいて、
   前記コンピュータを、伝票を作成する業務システムとして動作させる手段と、前記伝票の承認ルートの管理を行うワークフローエンジンシステムとして動作させる手段とを備え、
   前記ワークフローエンジンシステムが、前記伝票の承認を行うべきユーザを登録した承認ルート管理テーブルを有し、
   前記業務システムによって作成された伝票に対し、前記承認ルート管理テーブルに基づいた承認ルートによる承認依頼を、該伝票の承認を行うべきユーザに対して行うものであって、
   前記伝票を特定するＩＤとしてＧＵＩＤを用いる
   ことを特徴とする内部統制対応型業務システム。
2. 業務の流れを自動化するためにコンピュータで動作する内部統制対応型業務プログラムにおいて、
   前記コンピュータを、伝票を作成する業務システムとして動作させるプログラムと、前記伝票の承認ルートの管理を行うワークフローエンジンシステムとして動作させるプログラムと、前記伝票の承認を行うべきユーザを登録した承認ルート管理テーブルとを備え、
   前記業務システムによって作成された伝票に対し、前記承認ルート管理テーブルに基づいた承認ルートによる承認依頼を、該伝票の承認を行うべきユーザに対して行うよう制御するものであって、
   前記伝票を特定するＩＤとしてＧＵＩＤを用いる
   ことを特徴とする内部統制対応型業務プログラム。

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