JP2008211549A - 多地点会議システム - Google Patents

Abstract

【課題】会議に属している会議装置により、会議の終了手続きを確実に行うことができる多地点会議システムを提供する。
【解決手段】多地点で実施される会議に属している複数の会議装置２は、参加リストに基づき、自装置が最も優先順位が高く設定されているか否かを記憶している。参加リストには、同一会議に属している会議装置２の一覧及び優先順位が記載される。会議装置２は、自装置の終了ボタン等の押下により、会議の終了が指定されると、自装置の優先順位に応じて、会議の終了手続き又は自装置の退出手続きを行う。優先順位が最も高い会議装置２は、会議自体の終了手続き又は自装置の退出手続きのどちらかを行い、優先順位が最も高くない会議装置２は、自装置の退出手続きを行う。また、自装置の退出手続きが行われた場合、参加リストに記載された会議装置２の一覧及び優先順位更新される。
【選択図】 図１

Description

本発明は、多地点に配置された複数の会議装置で開催している会議の終了方法を備える多地点会議システムに関するものである。

従来、多地点での会議は、多地点接続装置（ＭＣＵ）等を用いて、複数台のテレビ会議装置、音声通信装置、カメラ付ＰＣ等が接続される。この際、多地点接続装置の負荷及びネットワークの負荷の関係で、多地点接続装置を用いて一度に開催できる会議の数には限りがある。このため、一般的には、多地点会議を行う際には、予め会議を予約し、一度に開催する会議の数を限定する。しかし、多地点会議の終了時、会議の終了手続きを正しく行わないと、それまで接続されていたテレビ会議装置等は、多地点接続装置に接続されたままの状態になる。このため、予定していた次の会議が開催できない。そこで、多地点会議の終了手続きが各種考案されている。

特許文献１の他者通話方法では、会議の招集者が通話を切断することで、他の参加者の通話も切断されて会議が終了することが記載されている。また、特許文献２の多地点会議システムでは、会議の予約時に指定した終了時間になると、該当するテレビ会議装置等と多地点接続装置との接続を切断されて会議が終了することが記載されている。
特開２００１−２３８２６１号公報 特開２００５−１０９７１０号公報

しかしながら、会議の招集者は通話を中断し、他の参加者は通話をそのまま続行したい場合、特許文献１の他者通話方法では、会議の招集者が通話を切断し、現通話を一度終了する。その後、会議を継続したい参加者の一人が新たな会議の招集者として通話を再開しなければならない。また、特許文献２の多地点会議システムでは、終了予定時間の到達前に会議が終了した場合は、テレビ会議装置等は接続されたままの状態となる。また、終了予定時間に会議が終了していない場合は、会議の延長手続きをとらなければならない。

したがって、この発明の目的は、会議を終了させる際には、確実に会議の終了手続きを行うことができ、且つ、会議を続行させる際には、煩雑な手続きを行うことなく会議を継続できる多地点会議システムを提供することにある。

請求項１の発明は、複数の会議装置と、該複数の会議装置とネットワーク接続されたサーバとを備えた多地点会議システムであって、該サーバは、該複数の会議装置の一覧及び優先順位が登録された参加リストを記憶する記憶手段を備え、前記複数の会議装置のそれぞれは、ユーザの操作入力を受け付ける操作入力受付手段と、該操作入力受付手段より自装置の終了が指定されると、会議の終了又は自装置の退出処理のいずれか一方を行う第１の制御手段と、を備え、前記第１の制御手段は、前記参加リストに最も高く優先順位が設定された場合のみ、会議の終了処理を選択可能にすることを特徴とする。

この構成では、多地点会議システムは、サーバと複数の会議装置とから構成され、サーバと複数の会議装置とはネットワーク接続される。多地点で実施される会議は、同一会議に属している会議装置の一覧と、会議装置の優先順位とが記載された参加リストに基づいて、参加リストに登録された会議装置間で行われる。会議装置は、自装置の終了ボタンの押下等により、会議の終了又は自装置の退出処理が行われる。また、参加リストに優先順位が最も高く設定された会議装置のみが、会議の終了処理を行うことができる。これにより、参加リストに最も高い優先順位で登録された会議装置のみが指定したタイミングで、会議の終了処理を行うことができる。

請求項２の発明は、前記サーバは、前記参加リストに対して、会議装置の一覧及び優先順位の更新を行う参加リスト更新手段を更に備え、該参加リスト更新手段は、前記第１の制御手段により会議装置の退出処理が行われると、前記参加リストの更新を行うことを特徴とする。

この構成では、サーバは、会議装置の退出処理が行われると、参加リストの更新（退出した会議装置の登録削除及び優先順位の変更等）を行う。例えば、優先順位が最も高い会議装置が自装置の退出処理を行った場合、優先順位が２番目に高く設定された会議装置が、最も優先順位が高い会議装置として設定される。この場合、新たに最も優先順位が高く設定された会議装置により、会議の終了処理が行われる。これにより、優先順位が最も高い会議装置が退出した場合であっても、会議を続行する他の会議装置の中から優先順位の最も高い会議装置が設定される。このため、優先順位の最も高い会議装置が確実に存在するので、会議の終了手続きは確実に行われる。

請求項３の発明は、前記サーバは、前記会議装置との通信の終了制御を行う第２の制御手段を更に備え、前記第１の制御手段は、前記参加リストに登録された自装置の優先順位が最も高い場合は、会議の終了処理と自装置の退出処理とのいずれか一方をユーザに選択させ、前記第２の制御手段は、前記会議装置において、前記会議の終了処理が選択されると前記参加リストに登録された複数の会議装置との通信を終了し、会議装置の退出処理が選択されると退出処理を行った会議装置との通信を終了する処理を行うことを特徴とする。

この構成により、会議装置は、自装置の終了ボタンの押下等により、会議の終了が指定されると、参加リストの優先順位に基づいて、各種手続きを行う。会議装置は、優先順位が最も高い場合、操作入力により指定された会議の終了及び自装置の退出のどちらかを行う。また、サーバは、会議の終了処理が選択されると、参加リストに登録された複数の会議装置との通信を終了し、会議装置の退出処理が選択されると、退出処理を行った会議装置との通信を終了する。これにより、優先順位が最も高い会議装置が、会議の終了を指定した場合は、会議自体を終了するか、自装置のみ会議から退出して会議自体は続行するのか、のどちらか一方を必ず指定することができる。このため、会議の終了手続きは、優先順位が最も高い会議装置により確実に行われるので、会議装置等の資源を浪費することはない。また、会議装置は、自装置のみ退出手続きが行えるので、他の会議装置はそのまま会議を続行することができる。このため、会議を続行するための煩雑な手続きを行う必要がない。

以上のように、この発明によれば、会議に属する会議装置は優先順位が設けられるので、優先順位が最も高い会議装置により、会議の終了手続きを確実に行うことができる。このため、会議装置等の資源は、確実に解放される。また、各会議装置は容易に会議の退出を行うことができるので、会議に属する会議装置の変更によって生じる会議の続行手続きを行う必要がない。

本発明に係る多地点会議システムについて図１を参照して説明する。図１は、多地点会議の開催時のネットワーク環境を示す図である。図１に示すように、多地点接続装置（以下、ＭＣＵと称す。）１には、各会議室４（４ａ〜４ｅ）に設置された複数の会議装置２（２ａ〜２ｅ）が接続される。各会議室４の会議装置２は、各々が専用線、広域ＬＡＮ、ＩＳＤＮ等の様々な種類のネットワークを介してＭＣＵ１に接続されている。

本発明の多地点会議終了システムでは、同一会議に参加する会議装置２は、優先順位が付けられて、参加リストに登録される。この参加リストに基づいて、会議の終了処理が行われる。最も優先順位の高い会議装置２（メインマスタ）は、会議の終了手続き時に、会議自体を終了するか自装置のみを退出するかを必ず指定する。メインマスタ以外の会議装置２は、会議の終了手続き時に、自装置のみの退出を行う。また、自装置のみの退出が行われると、参加リストは優先順位が更新される。これにより、会議自体を終了したいタイミングで、メインマスタにより会議自体の終了手続きが行われるので、会議が終了しているのに、会議装置２等の資源が利用されたままになっていることがない。また、メインマスタの退出時は、新たにメインマスタが設定されるので、メインマスタにより会議自体の終了手続きが確実に行われる。

以下に、多地点会議終了システムを構成するＭＣＵ１と会議装置２について説明する。

ＭＣＵ１は、多数の地点に配置された複数の会議装置２間で開催される会議を制御する装置である。具体的には、ＭＣＵ１は、会議のスケジュール管理や同一会議で利用されている各会議装置２間のデータの送受信の制御を行う。なお、データの送受信時、ＭＣＵ１は、各会議装置２の通信方式に合わせてデータの変換等の制御を行う。また、ＭＣＵ１は、複数の会議を同時開催することができる。具体的には、ＭＣＵ１は、会議装置２間を送受信するデータの制御を会議単位で行う。ＭＣＵ１は、同一会議に参加している会議装置２ａ〜２ｅ間で送受信するデータの制御と、この会議とは別の会議に参加している会議装置２間で送受信するデータの制御とを同時に行い、同一時間に複数の会議を開催することができる。

会議装置２は、マイクとスピーカとを備え、自装置のマイクで収音した音声データをＭＣＵ１へ送信し、ＭＣＵ１から受信した音声データをスピーカから放音する。例えば、会議装置２として、パーソナルコンピュータ（ＰＣ）や、放収音装置、テレビ会議装置、携帯電話等があげられる。

なお、本発明では、音声会議を実施しているが、これに限らず、テレビ会議を実施してもよい。テレビ会議を行う場合、会議装置２は、更にカメラとモニタとを備え、映像データの送受信も行う。

［会議予約時］
次に、会議の予約手順について説明する。会議の予約時、主催者は、ＰＣ等の端末からＭＣＵ１にアクセスし、会議の予約を行う。この際、参加リストは、主催者により作成され、ＭＣＵ１に登録される。参加リスト作成時、主催者は、会議のメインマスタを指定する。会議の予約が完了すると、ＭＣＵ１より会議に参加予約された参加者３（３ａ〜３ｊ）に対して会議が開催される旨が通知される。例えば、ＭＣＵ１から参加者３にメールで会議の開催日時、議題、会議への参加予定者が通知される。

［会議開始時］
次に、会議の開始手順について説明する。会議の開催時、各参加者３の操作により、各会議装置２ａ〜２ｅは、ＭＣＵ１を呼び出す。ＭＣＵ１は、会議装置２からの呼び出しに応答すると、メインマスタに設定されている会議装置２ａに対して、メインマスタに設定されている旨を通知する。メインマスタに設定された会議装置２ａは、自装置の表示部に、図３（Ａ）に示す「あなたがメインマスタです。」のメッセージを表示する。これにより、会議装置２ａを利用している参加者３ａは、自身が利用している会議装置２ａがメインマスタに設定されたことを知ることができる。

各会議装置２ａ〜２ｅからの呼び出しが完了すると、ＭＣＵ１は、各会議装置２ａ〜２ｅ間で会議を開始する。ＭＣＵ１は、収音を行った会議装置２から受信した音声データを他の会議装置２に送信する。例えば、具体的には、ＭＣＵ１は、会議装置２ａから受信した音声データを、他の会議装置２ｂ〜２ｅに送信する。この際、会議装置２ｂ〜２ｅ毎に、それぞれの会議装置２ｂ〜２ｅが接続されているネットワークに対応したプロトコル制御を行う。

［会議終了時］
次に、会議開催中に参加者３の操作により、会議装置２が会議を終了する際の処理の流れについて、図２〜４を参照して説明する。図２は、会議開催時に各会議装置に配布される参加リストの図である。図２（Ａ）は、会議開始時の参加リストを示す。図２（Ｂ）は、会議装置２ａ（メインマスタ）の退出後の参加リストを示す。図２（Ｃ）は、新たな会議装置２ｆの途中参加後の参加リストを示す。図３は、会議装置の表示部に表示されるメッセージを示す図である。図２（Ａ）〜図２（Ｃ）の状況に対応し、図３（Ａ）は、会議装置（メインマスタ）に表示される図を示す。図３（Ｂ）は、終了手続き時、終了手続きを行った会議装置（メインマスタ）に表示される図を示す。図３（Ｃ）は、会議の途中からメインマスタに設定された会議装置の終了手続き時、会議装置に表示される図を示す。図４は、会議装置の終了手続きに関する処理の流れを示すフローチャートである。

会議装置２の退出手続き処理について、図４を参照して説明する。なお、各会議装置２は、図２（Ａ）に示す参加リストを保持しているものとする。参加リストには、図２（Ａ）に示すように、会議に利用される全ての会議装置２が記載され、メインマスタ（会議装置２ａ）が設定される。また、参加リストには、メインマスタ以外の会議装置２ｂ〜２ｅに対しても優先順位が設定される。メインマスタ以外の会議装置２ｂ〜２ｅの優先順位は、登録の早い順に優先順位を高に設定してもよいし、会議予約時に主催者が設定してもよい。本実施形態では、説明を簡単化するため、登録の早い順に優先順位を高に設定するものとする。

図４に示すように、会議装置２ａは、参加者３ａの操作による終了手続きを受け付ける（Ｓ１０１：Ｙｅｓ）と、自装置がメインマスタに設定されているかどうか調べる（Ｓ１０２）。会議装置２ａは、自装置がメインマスタの場合（Ｓ１０２：Ｙｅｓ）は、ステップＳ１０４の処理を行い、自装置がメインマスタ以外の場合（Ｓ１０２：Ｎｏ）は、ステップＳ１０３の処理を行う。ここで、参加者３ａの操作による終了手続きを受け付けない場合（Ｓ１０１：Ｎｏ）は、ステップＳ１０７へ進み、会議の終了通知を受信したか否かを調べる。

ステップＳ１０４にて、終了手続きが行われた会議装置２ａは、自装置がメインマスタに設定されているので、自装置の退出手続き又は会議の終了手続きを参加者３ａに選択させる。この際、メインマスタに設定された会議装置２ａは、自装置の表示部に図３（Ｂ）のようなメッセージ（「自分だけ退出する」，「会議を終了する」）を表示して、自装置（メインマスタ）の退出か、会議の終了かを参加者３ａに選択させる。会議の終了が選択された場合（Ｓ１０５：Ｙｅｓ）はステップＳ１０６の処理を行い、自装置（メインマスタ）の退出が選択された場合（Ｓ１０５：Ｎｏ）はステップＳ１０３の処理を行う。また、メインマスタの退出等により、会議の途中からメインマスタに設定された会議装置２が終了処理を行った場合には、当該会議装置２は、図３（Ｃ）のようなメッセージを自装置の表示部に表示し、利用している会議装置２がメインマスタである旨を参加者３に通知するとともに、自装置の退出手続き又は会議の終了手続きを行う。

メインマスタ（会議装置２ａ）により会議の終了が選択された場合（Ｓ１０５：Ｙｅｓ）、会議装置２ａは、ＭＣＵ１に対して会議の終了を通知する（Ｓ１０６）。ＭＣＵ１は、会議の終了通知を受信する（Ｓ１２１：Ｙｅｓ）と、参加リストに登録されている（同一会議で利用されている）他の会議装置２ｂ〜２ｅに会議を終了する旨を通知し（Ｓ１２２）、会議装置２ａ〜２ｅとの接続を切る（Ｓ１２３）。ＭＣＵ１は、自装置が保持するスケジュールに会議の終了を記憶する等の内部処理を行い（Ｓ１２４）、この会議を終了する。ここで、会議の終了通知を受信しない場合（Ｓ１２１：Ｎｏ）は、ステップＳ１２５へ進み、退出通知を受信したか否かを調べる。

また、この際、他の会議装置２ｂ〜２ｅは、会議の終了通知を受信する（Ｓ１０７：Ｙｅｓ）と、会議が終了する旨を自装置のディスプレイ等に表示して、参加者３ｂ〜３ｊに会議の終了を知らせる（Ｓ１０８）。以上で、会議の終了手続きが完了する。ここで、会議の終了通知を受信しない場合（Ｓ１０７：Ｎｏ）は、ステップＳ１０９へ進み、メインマスタの設定通知を受信したか否かを調べる。

また、メインマスタ（会議装置２ａ）の退出が選択された場合（Ｓ１０５：Ｎｏ）、会議装置２ａは、ＭＣＵ１に対して自装置の退出を通知する（Ｓ１０３）。ＭＣＵ１は、退出通知を受信する（Ｓ１２５：Ｙｅｓ）と、ＭＣＵ１は、会議装置２ａとの接続を切る（Ｓ１２６）とともに、参加リストから退出手続きを行った会議装置２ａを削除して、参加リストを更新して（Ｓ１２７）、ステップＳ１２８へ進む。ここで、退出通知を受信しない場合（Ｓ１２５：Ｎｏ）は、退出通知受信時の処理（ステップＳ１２６以降の処理）は行わない。

ステップＳ１２８にて、参加リストに他の会議装置２が複数存在するかどうか調べる。複数の会議装置２が存在する場合（Ｓ１２８：Ｙｅｓ）は、ステップＳ１２９の処理を行う。また、複数の会議装置２が存在しない場合（Ｓ１２８：Ｎｏ）、つまり、１台だけ会議装置２が存在する場合は、通信相手（会議相手）がいないので、会議を終了する（Ｓ１２２〜Ｓ１２４）。具体的には、ＭＣＵ１は、参加リストに登録されている会議装置２に会議の終了通知を行い、その会議装置２との接続を切る。そして、ＭＣＵ１は、スケジュールに会議の終了を記憶する等の内部処理を行い、会議を終了する。

ステップＳ１２９にて、ＭＣＵ１は、優先順位の最も高い会議装置２ｂをメインマスタに設定する。この際、ＭＣＵ１は、参加リストに記載された他の会議装置２ｂ〜２ｅの優先順位の更新を行う。なお、優先順位更新後の参加リストの内容は、図３（Ｂ）に示す。ＭＣＵ１は、退出した装置（会議装置２ａ）がメインマスタに設定されているため（Ｓ１３０：Ｙｅｓ）、新たにメインマスタに設定された会議装置２ｂに、メインマスタに設定された旨を通知する（Ｓ１３１）。会議装置２ｂは、メインマスタに設定された旨を受信する（Ｓ１０９：Ｙｅｓ）と、自装置の表示部に、図３（Ａ）に示す「あなたがメインマスタです。」のメッセージを表示する（Ｓ１１０）。これにより、会議装置２ｂを利用している参加者３ｂ〜３ｄは、自身が利用している会議装置２ｂがメインマスタに設定されたことを知ることができる。以上で、メインマスタ（会議装置２ａ）の退出手続きが完了する。なお、会議装置２ｃ〜２ｅは、メインマスタに設定された旨を受信しない（Ｓ１０９：Ｎｏ）ので、ステップＳ１０１へ進み、参加者３の操作による終了手続きを受け付けたか否かを調べる。

また、メインマスタ（会議装置２ａ）以外の会議装置（例えば、会議装置２ｅ）が終了手続きを行った場合（Ｓ１０２：Ｎｏ）、会議装置２ｅは、ＭＣＵ１に対して自装置の退出を通知する（Ｓ１０３）。ＭＣＵ１は、退出通知を受信して（Ｓ１２５：Ｙｅｓ）、ステップＳ１２６以降の処理を行う。ここでは、退出した装置（会議装置２ｅ）がメインマスタに設定されていないため（Ｓ１３０：Ｎｏ）、ステップＳ１３１以降の処理は行わない。以上で、メインマスタ以外の会議装置の退出手続きが完了する。

［途中参加時］
次に、ＭＣＵ１に図２（Ｂ）に示す参加リストが登録されているとして、参加者３ｋが新たな会議装置２ｆを用いて途中参加の手続きを行う際の処理について、図５を参照して説明する。図５は、会議装置２の途中参加手続きに関する処理の流れを示すフローチャートである。

図５に示すように、会議装置２ｆは、参加者３ｋの操作入力を受け付ける（Ｓ２０１）。会議装置２ｆは、参加者３ｋの入力内容に基づいて、会議への参加依頼をＭＣＵ１に送信する（Ｓ２０２）。

ＭＣＵ１は、参加依頼を受信する（Ｓ２２１：Ｙｅｓ）と、該当する会議が開催中かどうかを調べる（Ｓ２２２）。会議が開催中の場合（Ｓ２２２：Ｙｅｓ）は、ＭＣＵ１は、参加リストに一番低い優先順位で会議装置２ｆを追加して（Ｓ２２４）、処理を終了する。会議装置２ｆの追加後、参加リストは、図２（Ｃ）に示す内容になる。以上で、会議への途中参加の処理が完了する。

また、会議が終了している場合（Ｓ２２２：Ｎｏ）、ＭＣＵ１は、会議が終了している旨を会議装置２ｆに通知する（Ｓ２２３）。会議装置２ｆは、会議の終了通知を受信する（Ｓ２０３：Ｙｅｓ）と、途中参加処理を終了する（Ｓ２０４）。

なお、本実施形態では、一度会議を退出した会議装置２が再度会議に途中参加した場合についても会議装置２の優先順位を一番低く設定する。しかしながら、これに限らず、会議装置２の優先順位を退出時の優先順位に設定してもよい。

また、本実施形態では、会議の予約時に、主催者が参加リストを作成して、メインマスタを設定する。しかしながら、これに限らず、会議の開始時に、各参加者３の操作により各会議装置２がＭＣＵ１を呼び出すと、ＭＣＵ１を呼び出した順に、会議装置２の優先順位を高として参加リストに登録してもよい。

更に、本実施形態では、ＭＣＵ１を利用して会議を行ったが、ＭＣＵ１の代わりに会議装置２間で送受信されるデータを中継するサーバを利用してもよい。また、スケジュール機能についても、データを中継するサーバに設けてもよいし、別のサーバに設けてもよい。

以上より、本発明の多地点会議システムでは、同一会議に属している会議装置２の中に、会議の終了手続きを行うメインマスタを必ず設け、メインマスタの退出時に「自分だけ退出する」又は「会議を終了する」のどちらかを必ず選択させる。また、メインマスタの退出時は、他の会議装置２の中からメインマスタを新たに設定するので、メインマスタが不在になることはない。これにより、メインマスタにより会議の終了手続きが行われるので、ＭＣＵ１は、会議の終了を確実に知ることができる。更に、会議装置２についても、会議の終了を確実に知ることができる。このため、会議が終了した会議装置２により、ＭＣＵ１の資源を無駄に消費されることはない。よって、ＭＣＵ１の資源を有効に活用することができる。

更に、本発明の多地点会議システムは、地点毎に会議からの途中退出及び会議への途中参加が会議の進行に関係なくできるので、会議を続行するための煩雑な手続きを行う必要がない。

本発明に係る多地点会議の開催時のネットワーク環境を示す図である。 会議開催時に各会議装置に配布される参加リストの図である。 会議装置の表示部に表示されるメッセージを示す図である。 会議装置の終了手続きに関する処理の流れを示すフローチャートである。 会議装置の途中参加手続きに関する処理の流れを示すフローチャートである。

符号の説明

１−多地点接続装置（ＭＣＵ），２（２ａ〜２ｅ）−会議装置，３（３ａ〜３ｊ）−参加者，４（４ａ〜４ｅ）−会議室

Claims (3)

1. 複数の会議装置と、該複数の会議装置とネットワーク接続されたサーバとを備えた多地点会議システムであって、
   該サーバは、該複数の会議装置の一覧及び優先順位が登録された参加リストを記憶する記憶手段を備え、
   前記複数の会議装置のそれぞれは、ユーザの操作入力を受け付ける操作入力受付手段と、該操作入力受付手段より自装置の終了が指定されると、会議の終了又は自装置の退出処理のいずれか一方を行う第１の制御手段と、を備え、
   前記第１の制御手段は、前記参加リストに最も高く優先順位が設定された場合のみ、会議の終了処理を選択可能にする多地点会議システム。
2. 前記サーバは、前記参加リストに対して、会議装置の一覧及び優先順位の更新を行う参加リスト更新手段を更に備え、
   該参加リスト更新手段は、前記第１の制御手段により会議装置の退出処理が行われると、前記参加リストの更新を行う請求項１に記載の多地点会議システム。
3. 前記サーバは、前記会議装置との通信の終了制御を行う第２の制御手段を更に備え、
   前記第１の制御手段は、前記参加リストに登録された自装置の優先順位が最も高い場合は、会議の終了処理と自装置の退出処理とのいずれか一方をユーザに選択させ、
   前記第２の制御手段は、前記会議装置において、前記会議の終了処理が選択されると前記参加リストに登録された複数の会議装置との通信を終了し、前記会議装置の退出処理が選択されると退出処理を行った会議装置との通信を終了する処理を行う請求項１又は２に記載の多地点会議システム。

Images