JP2008211271A - コールセンタ管理システム、コールセンタ管理方法、プログラム及び記録媒体 - Google Patents

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Abstract

【課題】コールセンタのオペレータ業務の効率化を図ると共に業務内容の信頼性向上を可能とするコールセンタ管理システムを提供する。
【解決手段】コールセンタのサーバ3は、オペレータの端末装置15から管理者の管理端末装置11を介して通話内容に関する音声認識情報25及び業務内容に関する業務履歴情報27を取得し(音声認識情報取得手段49及び業務履歴情報取得手段51)、電話回線を制御するIP−PBX7から接続状況を示す接続情報23を取得する(接続情報取得手段53)。サーバ3は、データベース5に保持する判定条件を参照し、音声認識情報25及び業務履歴情報27及び接続情報23に対して判定処理を行い(判定手段55)、判定処理結果に基づいて画面情報29を作成して管理端末装置11を介して端末装置15に送り、判定処理結果を認識可能に画面表示させる(画面情報作成手段57)。
【選択図】図4

Description

本発明は、コールセンタにおけるオペレータの業務を管理するコールセンタ管理システムに関する。
コールセンタは、事業者の窓口として設けられ、ユーザからの電話への対応業務を行う。コールセンタにおいてユーザからの電話対応を行うオペレータは、ユーザからの電話注文受付、各種問い合わせ、苦情などへの対応を行う。また、コールセンタは、ユーザからの電話に対応するオペレータのスケジュールや電話受付業務履歴を管理するサーバを備える。
従来、コールセンタのサーバは、登録データに基づいて、オペレータごとの業務予定を作成して管理している。登録データは、例えばオペレータを識別する識別ID、オペレータの所属グループ、スキル、勤務形態、予定コール量(1日当たりや単位時間当たりの電話受付数)などである。
管理者が、オペレータごとの通話状況をリアルタイムで把握し、業務予定との差異を色分けして表示させて、オペレータの業務進捗状況を把握することができるシステムがある。管理者が、色分け表示された部分を選択してクリック(ドリルダウン)することで、当該オペレータの通話記録や、オペレータの操作中の画面を表示させることができるシステムがある。
また、ユーザとサーバとのウェブ上でのやりとりをキャプチャし、管理者がユーザのウェブ体験を再現できるシステムがある(例えば、[特許文献1]参照。)。このシステムでは、ユーザの体験を再現して観察することにより、管理者が、サービスが良好に行われたかどうか、ユーザの要望が満たされたか否かを分析することができる。
特表2005−516305号公報
しかしながら、従来のシステムでは、オペレータが通話中、または待機中であるかどうかの情報を得て、リアルタイムにオペレータごとの通話状況を把握できるものの、コールセンタの業務改善を行うための十分な情報は得られていないという問題点がある。
従って、コールセンタのオペレータに対して、通話状況や、業務内容や、事後処理業務等の業務改善を促すには、管理者が後で直接オペレータに注意をすることになる。そのため、管理者の労力的負担がかかり、業務効率が低下するとともに、リアルタイムな改善効果が得られないという問題点がある。
また、従来のシステムでは、オペレータが規定どおりに業務を行っているかどうかを自動的にチェックする機能を備えていないので、業務の信頼性に問題がある。
特許文献1に示すシステムは、管理者がユーザのウェブ体験を再現して、提供するサービスの対応内容について評価することができるが、リアルタイムに分析するものではないので、業務改善の実現には時間を要するという問題点がある。
また、コールセンタでは、オペレータとユーザ間でトラブルが生じた場合に、リアルタイムにトラブルを検知し、対処する機能がないので、トラブルを上手く回避することは困難であった。
本発明は、以上の問題点に鑑みてなされたものであり、コールセンタのオペレータ業務の効率化を図ると共に業務内容の信頼性向上を可能とするコールセンタ管理システムを提供することを目的とする。
前述した目的を達成するために第1の発明は、ユーザに属する少なくとも1つの電話機にネットワークを介して接続され、オペレータに属する少なくとも1つの電話機及び端末装置と、前記電話機間の通話及び前記通話に関する業務の履歴を管理するサーバと、を備えるコールセンタ管理システムであって、前記通話に対する音声認識処理の結果である音声認識情報を取得する音声認識情報取得手段と、前記業務の履歴に関する業務履歴情報を取得する業務履歴情報取得手段と、前記通話の接続状態に関する接続情報を取得する接続情報取得手段と、所定の判定条件に基づいて、前記音声認識情報または前記業務履歴情報または前記接続情報の少なくともいずれかに対して判定処理を行う判定手段と、前記判定処理の結果に基づいて、前記端末装置において前記判定処理の結果を識別可能に画面表示させる表示手段と、を具備することを特徴とするコールセンタ管理システムである。
ユーザが、商品の注文、取引、問い合わせ、苦情等の要件で事業者に電話をかけると、事業者の電話対応窓口であるコールセンタに接続され、コールセンタのオペレータが当該電話に対応する。
音声認識情報は、ユーザとオペレータの電話機間の通話情報に対して音声認識処理した結果に関する情報である。音声認識情報は、通話の語気やフレーズ(会話内容)に関する情報などを含む。
業務履歴情報は、業務履歴に関する情報であり、オペレータがユーザに電話応対しつつ端末装置を用いて行う一連の業務履歴を示す。業務履歴情報は、注文処理、取引処理、問い合わせ対応、苦情対応などの処理を含む。
接続情報は、ユーザとオペレータの電話機間が、通話状態、待機状態、または未接続状態のいずれかであることを示す情報である。
第1の発明のコールセンタ管理システムは、ユーザとオペレータの電話機間の通話に対する音声認識処理の結果である音声認識情報を取得し、業務の履歴に関する業務履歴情報を取得し、通話の接続状態に関する接続情報を取得する。コールセンタ管理システムは、所定の判定条件に基づいて、音声認識情報や業務履歴情報や接続情報に対して判定処理を行い、端末装置に判定処理の結果を識別可能に画面表示させる。
第1の発明では、オペレータや管理者の端末装置に、ユーザとの通話情報に関する判定結果や業務履歴情報に関する判定結果が提示されることにより、オペレータの業務改善および業務効率化の効果がある。
コールセンタ管理システムは、所定の判定条件として通話における語気またはフレーズに関する判定条件を設定し、音声認識情報に対して語気またはフレーズに関する判定処理を行い、判定結果を識別可能に画面表示させるようにしてもよい。
語気に関する判定条件に関しては、例えば、語気(例えば音量、音圧、音声周波数等を総合的に定量化した値)に関して複数のレベルが判定条件として設定される。オペレータの語気を判定することにより、ユーザとの通話状況を判断することができる。
フレーズに関する判定条件とは、オペレータの発言の内容を判定する条件である。NGワード等を判定条件として事前に登録しておき、オペレータが不適切な発言をしていないかどうかを、オペレータの発言と登録内容とを照合して判定することができる。
コールセンタ管理システムでは、通話における語気またはフレーズに関する判定を行ってオペレータや管理者の端末装置に画面表示することにより、オペレータにリアルタイムに通話の改善を促すことができる。
また、コールセンタ管理システムは、所定の判定条件として業務の進捗に関する判定条件を設定し、業務履歴情報に対して業務の進捗に関する判定処理を行い、判定結果を識別可能に画面表示させるようにしてもよい。
業務の進捗に関する判定条件とは、事前に登録されているオペレータの業務予定を基準とする条件である。業務予定とは、業務の順序に関する情報や、必須業務や項目に関する情報を含む。
コールセンタ管理システムでは、業務の進捗に関する判定結果をオペレータや管理者の端末装置に画面表示することにより、オペレータが業務進捗状況を把握し、正確に業務を進行させることができる。また、コールセンタの管理者は、オペレータの業務進捗状況を正確に把握することができる。
また、コールセンタ管理システムは、所定の判定条件として通話全体または通話の接続状態毎の所要時間に関する判定条件を設定し、所要時間に関する判定処理を行い、判定結果を識別可能に画面表示させるようにしてもよい。
通話全体または通話の接続状態毎の所要時間に関する判定条件とは、オペレータごとに事前に登録されている通話全体または通話の接続状態毎の所要時間であり、接続情報を判定することができる。
コールセンタ管理システムでは、所要時間に関する判定結果をオペレータや管理者の端末装置に画面表示することにより、オペレータが業務状況を把握することができ、業務の効率化を図ることができる。また、コールセンタの管理者は、オペレータの業務状況を正確に把握することができる。
また、コールセンタ管理システムは、業務の予定を示す業務予定情報を保持し、業務履歴情報と業務予定情報とに基づいて、業務の予定に対する業務の進捗度を算出し、業務の進捗度を識別可能に画面表示させてもよい。
また、コールセンタ管理システムは、上記の各種判定結果が所定許容範囲を超えた場合に通知処理を行うようにしてもよい。例えば、オペレータの語気が強くなった場合や、NGワードが検出された場合などに、オペレータや管理者の端末装置に注意を促す通知を表示するようにしてもよい。緊急性を要する場合には、コールセンタ管理システムは、オペレータや管理者の端末装置に、警告メール等を送信するようにしてもよい。
第2の発明は、ユーザに属する少なくとも1つの電話機にネットワークを介して接続され、オペレータに属する少なくとも1つの電話機及び端末装置と、前記電話機間の通話及び前記通話に関する業務の履歴を管理するサーバと、を備えるコールセンタ管理システムが実行するコールセンタ管理方法であって、前記通話に対する音声認識処理の結果である音声認識情報を取得する音声認識情報取得ステップと、前記業務の履歴に関する業務履歴情報を取得する業務履歴情報取得ステップと、前記通話の接続状態に関する接続情報を取得する接続情報取得ステップと、所定の判定条件に基づいて、前記音声認識情報または前記業務履歴情報または前記接続情報の少なくともいずれかに対して判定処理を行う判定ステップと、前記判定処理の結果に基づいて、前記端末装置において前記判定処理の結果を識別可能に画面表示させる表示ステップと、を具備することを特徴とするコールセンタ管理方法である。
第2の発明は、第1の発明のコールセンタ管理システムが実行するコールセンタ管理方法に関する発明である。
第3の発明は、コンピュータを、第1の発明のコールセンタ管理システムとして機能させるプログラムである。
第4の発明は、コンピュータを、第1の発明のコールセンタ管理システムとして機能させるプログラムを記録したコンピュータ読み取り可能な記録媒体である。
尚、上記のプログラムをCD−ROM等の記録媒体に保持させて流通させてもよいし、このプログラムを通信回線を介して送受することもできる。
本発明によれば、コールセンタのオペレータ業務の効率化を図ると共に業務内容の信頼性向上を可能とするコールセンタ管理システムを提供することができる。
以下、添付図面を参照しながら、本発明に係る情報提供サーバ及び情報提供システムの好適な実施形態について詳細に説明する。なお、以下の説明及び添付図面において、略同一の機能構成を有する構成要素については、同一の符号を付することにより重複説明を省略することにする。
(1.コールセンタ管理システム1の構成)
最初に、図1を参照しながら、コールセンタ管理システム1の構成について説明する。
図1は、コールセンタ管理システム1の構成図である。
コールセンタ管理システム1のコールセンタ2は、事業者の電話対応窓口として機能する。一般消費者であるユーザ20がユーザ電話機19から、メーカ、通信販売業者、証券会社等の事業者に電話注文や問い合わせや苦情などの電話をかけると、コールセンタ2の電話機17に接続され、オペレータ13が対応する。
サーバ3、データベース5、IP−PBX(Internet Protocol−Private Branch Exchange)7、管理端末装置11−1、11−2、・・、端末装置15−1、15−2、・・、電話機17−1、17−2、・・は、コールセンタ2に設けられる。端末装置15−1、15−2、・・、及び電話機17−1、17−2、・・は、それぞれオペレータ13−1、13−2、・・に属する。管理端末装置11−1、11−2、・・は、それぞれ管理者10−1、10−2、・・に属する。ユーザ電話機19−1、19−2、・・は、それぞれユーザ20−1、20−2、・・に属する。
ユーザ電話機19−1、19−2、・・は、IP電話ネットワーク9に接続される。IP−PBX7は、IP電話ネットワーク9と、端末装置15−1、15−2、・・、及び電話機17−1、17−2、・・とを接続する。
(1−1.電話機17と端末装置15の構成)
図2を参照しながら、オペレータ13の電話機17と端末装置15の構成の構成について説明する。
図2は、コールセンタ2のオペレータ13が操作する電話機17と端末装置15の構成を示す図である。
コールセンタ2のオペレータ13は、電話機17と端末装置15を操作して業務処理を行う。オペレータ13は電話機17を用いて、ユーザ電話機19との通話21を行う。
電話機17は、電話通信手段31と音声情報取得手段33を有する。電話通信手段31は、ユーザ電話機19と音声通信を行う機能を有する。音声情報取得手段33は、ユーザとオペレータ13との通話内容である音声情報を取得する機能を有する。
端末装置15は、音声情報認識手段35、業務情報入力手段37、送信手段39、受信手段41及び表示手段43を有するコンピュータ等の装置である。音声情報認識手段35は、電話機17が取得した音声情報に対して音声認識処理を行い、音声認識処理の結果である音声認識情報25を送信手段39に送る。
業務情報入力手段37は、オペレータ13がキーボード等によりユーザ情報確認、注文入力、苦情内容入力等を行ったり、電話対応終了後に対応内容の報告情報を入力する機能を有する。業務情報入力手段37により入力される一連の情報は業務履歴情報27として送信手段39に送られる。
送信手段39は、音声認識情報25と業務履歴情報27を管理端末装置11を介してサーバ3に送る。受信手段41は、サーバ3から管理端末装置11を介して送られる画面情報29などを受信する。表示手段43は、受信した画面情報29をCRTモニタ、液晶パネル等の表示部に表示する。
(1−2.IP−PBX7の構成)
次に、図3を参照しながら、IP−PBX7の構成について説明する。
図3は、IP−PBX7の構成を示す図である。
IP−PBX7は、一般的にはコンピュータネットワークを利用して電話網を構築する機能と、外部電話網との中継機能を備える。IP−PBX7は、外部電話網との中継機能の一部として、接続情報取得手段45と接続情報送信手段47を備える。
接続情報取得手段45は、電話機17とユーザ電話機19との通話21に基づいて、通話状態、待機状態、未接続状態のいずれかの状態を検知し接続情報23として取得する。接続情報送信手段47は、接続情報23をサーバ3に送信する。サーバ3は、接続情報23に基づいて電話機17とユーザ電話機19との接続状態を取得する。
(1−3.サーバ3の構成)
次に、図4を参照しながら、サーバ3の構成について説明する。
図4は、サーバ3の構成を示す図である。サーバ3は、音声認識情報取得手段49、業務履歴情報取得手段51、接続情報取得手段53、判定手段55、画面情報作成手段57及び通知手段59を備える。
音声認識情報取得手段49は、管理端末装置11を介して端末装置15から送られる通話21に関する音声認識情報25を取得する。業務履歴情報取得手段51は、管理端末装置11を介して端末装置15から送られるオペレータ13の業務履歴情報27を取得する。接続情報取得手段53は、IP−PBX7から送られるオペレータ13の電話機17とユーザ電話機19との接続情報23を取得する。
判定手段55は、データベース5に格納されている判定条件に基づいて、音声認識情報25及び業務履歴情報27及び接続情報23に対して各種判定処理を行う。尚、各種判定処理の詳細については、後述する。
画面情報作成手段57は、判定手段55による判定結果に基づいて画面情報29を作成し、管理端末装置11を介して端末装置15に送信する。通知手段59は、判定手段55による判定結果が所定許容範囲を超えた場合、管理端末装置11を介して端末装置15に通知する。
(1−4.データベース5の構成)
次に、図5を参照しながら、データベース5の構成について説明する。
図5は、データベース5の構成を示す図である。データベース5は、音声認識判定テーブル61、業務履歴判定テーブル63、スケジュール情報65及び所要時間判定テーブル67を有する。
サーバ3の判定手段55は、音声認識判定テーブル61及び業務履歴判定テーブル63及びスケジュール情報65及び所要時間判定テーブル67に基づいて、音声認識情報25及び業務履歴情報27及び接続情報23に対して各種判定処理を行う。音声認識判定テーブル61、業務履歴判定テーブル63、スケジュール情報65及び所要時間判定テーブル67の詳細については後述する。
尚、データベース5には、オペレータ13ごとに分類して、各種情報を格納するようにしてもよい。
(2.ハードウェア構成)
次に、図6を参照しながら、サーバ3、管理端末装置11及び端末装置15のハードウェア構成について説明する。
図6は、サーバ3、管理端末装置11及び端末装置15のハードウェア構成図である。尚、図6のハードウェア構成は一例であり、用途、目的に応じて様々な構成を採ることが可能である。
サーバ3、管理端末装置11及び端末装置15は、CPU151、メモリ153、記憶部155、表示部157、入力部159、出力部161、通信部163がシステムバス165を介して接続されて構成される。
CPU151(Central Processing Unit)は、演算装置(四則演算や比較演算等)や、ハードウェアやソフトウェアの動作制御を行う装置である。
メモリ153は、RAM及びROM等のメモリである。RAM(Random Access Memory)は、ROM(Read Only Memory)や記憶部155から読み出されたOS(Operating System)のプログラム、アプリケーションプログラム等を記憶する。RAMはCPU151の主メモリやワークエリアとして機能する。
記憶部155は、各種データを記憶する装置であり、例えばハードディスクである。記憶部155は、CPU151が実行するプログラム、プログラム実行に必要なデータ、OS、各種データベース等が格納される。
表示部157は、表示装置であり、例えば、CRTモニタ、液晶パネルである。表示部157は、コンピュータのビデオ機能を実現するための論理回路(ビデオアダプタ等)を有する。
入力部159は、各種データの入力装置であり、例えば、キーボード、マウスである。出力部161は、各種データの出力装置であり、例えばプリンタである。各種メディアとのデータ入出力を行うドライブ装置を入力部159及び出力部161として用いることもできる。
通信部163は、システムバス165を介して外部装置と接続・通信する通信制御装置である。例えば、TCP/IPを用いたインターネット通信が可能である。
システムバス165は、各装置間の制御信号、データ信号などの授受を媒介する経路である。
サーバ3、管理端末装置11及び端末装置15は、記憶部155やROMや記憶媒体に格納されるプログラム(アプリケーションプログラム、OSのプログラム等)を、メモリ153のRAMにロードしてCPU151の制御の下に、各種処理を実行する。
(3.音声認識判定テーブル61、業務履歴判定テーブル63、スケジュール情報65及び所要時間判定テーブル67の構成)
次に、図7〜図10を参照しながら、データベース5に格納される音声認識判定テーブル61、業務履歴判定テーブル63、スケジュール情報65及び所要時間判定テーブル67の構成についてそれぞれ説明する
(3−1.音声認識判定テーブル61)
図7は、音声認識判定テーブル61を示す図である。サーバ3は、音声認識判定テーブル61を参照して、端末装置15から送られる音声認識情報25に対して判定処理を行う。音声認識判定テーブル61は、語気判定テーブル69とフレーズ判定テーブル71を有する。
語気判定テーブル69は、語気レベル73、記号75及び通知77の項目を有する。音声認識情報25として得る語気レベル73は、語気に関する指標である。語気レベル73は、音量、音圧、音声周波数等に基づいて複数のレベルが設定される。各語気レベル73について、サーバ3の画面情報作成手段57が作成する画面情報29に使用する記号75と、通知77の要・不要が設定される。例えば語気レベル73「15」(レコード201)の場合には、画面情報29に使用する記号75は「△△」、通知77は「不要」である。
フレーズ判定テーブル71は、フレーズ79、記号75及び通知77の項目を有する。フレーズ79には、音声認識情報25として得る音声内容に対して、NGワードとして判定する文章が登録設定されている。各フレーズ79について、サーバ3の画面情報作成手段57が作成する画面情報29に使用する記号75と、通知77の要・不要が設定される。例えばフレーズ79「損はさせません」(レコード202)の場合には、画面情報29に使用する記号75は「×」、通知77は「要」である。
尚、画面情報29に使用する記号75は、テキストの記号に限らず、所定の線図や色彩等を使用してもよい。
(3−2.業務履歴判定テーブル63)
図8は、業務履歴判定テーブル63を示す図である。サーバ3は、業務履歴判定テーブル63を参照して、端末装置15から送られる業務履歴情報27に対して判定処理を行う。業務履歴判定テーブル63は、順序81、作業名83、未処理記号85、処理済記号87及び通知77の項目を有する。サーバ3は、業務履歴判定テーブル63を参照して、業務を構成する一連の作業について判定処理を行う。
順序81は、「注文受付」業務の一連の作業が行われる順序を示す。オペレータ13が作業順序を誤ると、サーバ3がオペレータ13の端末装置15に表示や通知を行う。作業名83は、オペレータ13が行う作業を示す。未処理記号85は、該当する作業が未処理の場合に画面情報29に使用する記号を示す。処理済記号87は、該当する作業が処理された場合に画面情報29に使用する記号を示す。通知77は、該当する作業に対する通知の要・不要を示す。
(3−3.スケジュール情報65)
図9は、オペレータ13のスケジュール情報65を示す図である。
サーバ3は、スケジュール情報65や所要時間判定テーブル67(図10)を参照し、端末装置15から送られる業務履歴情報27やIP−PBX7から送られる接続情報23に基づいて、オペレータ13の業務状況を判定する。スケジュール情報65は、オペレータID91、予定コール数93及び業務予定95の項目を有する。
オペレータID91は、オペレータ13を識別する識別番号である。予定コール数93は、各オペレータ13のスキルに応じた予定処理件数である。予定コール数93は、例えば単位時間当たりの電話対応件数を示す。業務予定95は、各オペレータ13の1日の業務予定を示す。
(3−4.所要時間判定テーブル67)
図10は、各業務について所要時間を判定するための所要時間判定テーブル67を示す図である。
所要時間判定テーブル67は、業務名97、標準待機時間99、標準通話時間101、標準後処理時間103、許容範囲105及び通知77の項目を有する。
業務名97は、オペレータ13が電話対応を行う業務の種類を示す。
標準待機時間99は、標準的な待機時間を示す。標準通話時間101は、標準的な通話時間を示す。標準後処理時間103は、標準的な後処理時間を示す。
待機時間は、ユーザを待たせている時間である。通話時間は、オペレータ13がユーザと通話対応している時間である。後処理時間は、通話終了後にオペレータ13が業務処理を行う時間である。
図10では、例えば、業務名97「注文受付」(レコード206)について、標準待機時間99「1分」、標準通話時間101「5分」、標準後処理時間103「4分」の合計10分が注文受付の業務の標準所要時間として設定されている。
許容範囲105は、それぞれの標準所要時間に対して設定されている許容範囲である。例えば、業務時間が許容範囲105を超えた場合、業務時間超過を認識可能にオペレータ13の端末装置15に画面表示させる。
通知77の項目には、それぞれの標準所要時間に対して、業務時間が設定した割合を超えた時、オペレータ13に通知を行うか、或いは通知不要か、が設定される。例えば業務名97「注文受付」(レコード206)では、標準通話時間101「5分」の40%増となる通話時間7分経過時に通知処理が行われる。
(4.コールセンタ管理システム1の動作)
次に、図11を参照しながら、コールセンタ管理システム1の動作について説明する。
ユーザ20が、商品の注文、取引、問い合わせ、苦情等の要件で事業者に電話をかけると事業者の電話対応窓口であるコールセンタ2の電話機17に接続される。ユーザ電話機19がコールセンタ2の電話機17に対して発信する(ステップ1001)。ユーザ電話機19とコールセンタ2のオペレータ13の電話機17とが、IP−PBX7を介して通信を開始する(ステップ1002)。
IP−PBX7は、ユーザ電話機19と電話機17との接続情報23をサーバ3に送信する(ステップ1003)。接続情報23は、ユーザ電話機19が待機状態、通話状態、未接続状態のいずれかであることを示す情報である。
端末装置15の音声情報認識手段35(図2)は、ユーザ電話機19との通話21を音声認識した音声認識情報25と、オペレータ13の業務履歴情報27とを、管理端末装置11を介してサーバ3に送信する(ステップ1004、ステップ1005)。即ち、管理端末装置11を介することで、管理端末装置11を管理する管理者10は、オペレータ13の業務状況をモニタすることができる。
サーバ3の判定手段55(図4)は、データベース5の音声認識判定テーブル61及び業務履歴判定テーブル63及びスケジュール情報65及び所要時間判定テーブル67を参照し、音声認識情報25及び業務履歴情報27及び接続情報23に対して判定処理を行う(ステップ1006)。
サーバ3の画面情報作成手段57(図4)は、判定処理の結果に基づいて画面情報29を作成し、管理端末装置11を介して端末装置15に送信する(ステップ1007、ステップ1008)。端末装置15の受信手段41(図2)は画面情報29を受信し、表示手段43は、画面情報29に基づいて画面表示する(ステップ1009)。画面情報29の表示例については後述する。尚、管理者10は、管理端末装置11に画面情報29に基づいた画面表示を行うことにより、オペレータ13の業務の判定結果をモニターすることができる。
サーバ3の判定手段55(図4)によって通知が不要と判定された場合(ステップ1010のNO)、サーバ3は処理を終了する。通知が必要と判定された場合には(ステップ1010のYES)、サーバ3の通知手段59(図4)は、管理端末装置11に通知を行い(ステップ1011)、管理端末装置11は通知を取得する(ステップ1012)。尚、サーバ3の通知手段59は、管理端末装置11を介して通知を端末装置15に表示させるようにしてもよい。
ステップ1011による通知は、通常の画面表示による通知よりも重要度や緊急性の高い場合に行われる。通知方法として、メッセージのポップアップ表示、音声発生、メール送信等を行ってもよい。
(5.画面表示例)
次に、図12〜図20を参照しながら、画面情報29に基づく端末装置15の画面表示例について説明する。
(5−1.語気判定による画面表示例)
図12は、語気判定結果を示す画面301−1を示す図である。端末装置15は、サーバ3から語気判定結果に関する画面情報29を受信すると、表示部157に画面301−1を表示する。
業務予定303は、一連の業務の予定を示す。例えば、「注文受付」の業務の場合、所要時間判定テーブル67(図10)のレコード206に基づいて、標準待機時間99「1分」(待機時間307)、標準通話時間101「5分」(通話時間309)、標準後処理時間103「4分」(後処理時間311)として、業務予定303が表示される。業務実績305は、現在オペレータ13が行っている業務の進行状況のリアルタイム表示を示す。破線は、現在時刻313を示す。
尚、IP−PBX7から送られる接続情報23が「待機状態」である時間を計測して、業務実績305の「待機時間307」が表示される。また、IP−PBX7から送られる接続情報23が「通話状態」である時間を計測して、業務実績305の「通話時間309」が表示される。また、IP−PBX7から送られる接続情報23が「未接続状態」である時間、及び端末装置15から送られる業務履歴情報27を計測して、業務実績305の「後処理時間311」が表示される。
サーバ3の判定手段55(図4)が、音声認識判定テーブル61の語気判定テーブル69(図7)に基づいて音声認識情報25を判定した結果、オペレータ13の語気レベル73が「11〜20」の範囲であるとする。画面情報作成手段57(図4)は、語気判定テーブル69のレコード201に基づいて、記号75「△△」及び通知315−1を作成して、画面301−1の表示に反映させる。画面301−1には、記号75「△△」及び通知315−1「語気を弱めて!!」が表示される。
これにより、オペレータ13は、リアルタイムにユーザ20に対する語気を弱めて対応を改善し、高品質の電話対応を保つことができる。また、管理端末装置11の管理者10も、リアルタイムにオペレータ13の対応状況を把握することができる。ユーザ20への対応への改善を即座に促すことで、ユーザ20とのトラブル発生等を事前に回避することができる。
(5−2.フレーズ判定による画面表示例)
図13は、フレーズ判定結果を示す画面301−2を示す図である。端末装置15は、サーバ3からフレーズ判定結果に関する画面情報29を受信すると、表示部157に画面301−2を表示する。
サーバ3の判定手段55(図4)が、音声認識判定テーブル61のフレーズ判定テーブル71(図7)に基づいて音声認識情報25を判定した結果、オペレータ13の発言したフレーズ79に「損はさせません。」が含まれているとする。画面情報作成手段57(図4)は、フレーズ判定テーブル71のレコード202に基づいて、記号75「×」及び通知315−2を作成して、画面301−2の表示に反映させる。画面301−2には、記号75「×」及び通知315−2「注意!「損はさせません。」はNGワードです。」が表示される。
これにより、オペレータ13は、リアルタイムにNGワードを発言したことを自覚し、ユーザ20に対する対応を改善することができる。また、管理端末装置11の管理者10も、リアルタイムにオペレータ13の対応状況を把握することができる。
(5−3.業務履歴判定による画面表示例1)
図14は、業務履歴判定結果による本人確認未処理通知を示す画面301−3を示す図である。端末装置15は、サーバ3から業務履歴判定結果に関する画面情報29を受信すると、表示部157に画面301−3を表示する。
サーバ3の判定手段55(図4)が、業務履歴判定テーブル63(図8)に基づいて業務履歴情報27及び接続情報23を判定した結果、「本人確認」の作業が未処理のまま「注文受付」の作業を行おうとしたため順序81が誤っていると判定されたとする。画面情報作成手段57(図4)は、業務履歴判定テーブル63のレコード203に基づいて、未処理記号85「−」及び通知315−3を作成して、画面301−3の表示に反映させる。画面301−3には、未処理記号85「−」及び通知315−3「!注意!ユーザ確認をして下さい。」が表示される。
これにより、オペレータ13による業務の実行洩れや業務ミスを防止することができ、オペレータ業務の信頼性を向上させることができる。また、管理端末装置11の管理者10も、リアルタイムにオペレータ13の業務状況を把握することができる。従って、管理者10による業務ミスのチェックやオペレータ13への注意業務等を削減し、管理者10の労力的負担を軽減することができる。
(5−4.業務履歴判定による画面表示例2)
図15は、業務履歴判定結果による本人確認処理済みを示す画面301−4を示す図である。端末装置15は、サーバ3から業務履歴判定結果に関する画面情報29を受信すると、表示部157に画面301−4を表示する。
サーバ3の判定手段55(図4)が、業務履歴判定テーブル63(図8)に基づいて業務履歴情報27及び接続情報23を判定した結果、作業名83「本人確認」が終了したと判定されたとする。画面情報作成手段57(図4)は、業務履歴判定テーブル63のレコード203に基づいて、処理済記号87「○」及び通知315−4を作成して、画面301−4の表示に反映させる。画面301−4には、処理済記号87「○」及び通知315−4「ユーザ確認終了」が表示される。
これにより、オペレータ13は業務実績を確認することができる。また、管理端末装置11の管理者も、リアルタイムにオペレータ13の業務状況を把握することができる。
(5−5.業務履歴判定による画面表示例3)
図16は、業務履歴判定結果による本人確認処理済みを示す画面301−5を示す図である。端末装置15は、サーバ3から業務履歴判定結果に関する画面情報29を受信すると、表示部157に画面301−5を表示する。
サーバ3の判定手段55(図4)が、業務履歴判定テーブル63(図8)に基づいて業務履歴情報27及び接続情報23を判定した結果、作業名83「終了」と判定されたとする。画面情報作成手段57(図4)は、業務履歴判定テーブル63のレコード204に基づいて、処理済記号87「End」及び通知315−5を作成して、画面301−5の表示に反映させる。画面301−5には、処理済記号87「End」及び通知315−5「作業が終了しました。」が表示される。
また、詳細については後述するが、標準通話時間101(図10)に対して、通話時間309が超過したと判定されたため、画面301−5の通話時間309を示す枠が太線表示されている。この太線表示の詳細に関しては、図17を用いて後述する。
これにより、オペレータ13は業務実績を確認することができる。また、オペレータ13は、業務予定と業務実績とを把握して業務改善を図ることができるので、ユーザへのサービス向上と、コールセンタ2全体の業務品質向上と業務の効率化を図ることができる。
また、管理端末装置11の管理者10も、リアルタイムにオペレータ13の業務状況を把握することができる。
(5−6.業務履歴判定による画面表示例4)
図17は、業務履歴判定結果による業務実績に関する画面301−6を示す図である。端末装置15は、サーバ3から業務履歴判定結果に関する画面情報29を受信すると、表示部157に画面301−6を表示する。
サーバ3の判定手段55(図4)が、所要時間判定テーブル67(図10)に基づいて業務履歴情報27及び接続情報23を判定した結果、業務名97「注文受付」のレコード206における標準待機時間99「1分」に対して、待機時間307が超過したと判定する。また、待機時間307が標準待機時間99の40%以上増であった場合、画面情報作成手段57(図4)は、待機時間307が超過したことを表示するとともに、通知315−6を作成して画面301−6の表示に反映させる。
画面301−6には、待機時間307を示す枠が太線表示されるとともに、通知315−6「待機時間オーバー」が表示される。尚、待機時間307の超過を、太線枠表示、枠内表示色の変更、点滅表示等の少なくともいずれかの方法で表示するようにしてもよい。また、時間超過の割合により表示方法を変更するようにしてもよい。
これにより、オペレータ13は業務実績を確認することができる。オペレータ13は、業務予定と業務実績とを認識して業務改善を図ることができるので、ユーザ20へのサービス向上と、コールセンタ2全体の業務品質向上と業務の効率化を図ることができる。
また、管理端末装置11の管理者10も、リアルタイムにオペレータ13の業務状況を把握することができる。
(5−7.業務履歴判定による画面表示例5)
図18は、業務履歴判定結果による業務実績に関する画面301−7を示す図である。端末装置15は、サーバ3から業務履歴判定結果に関する画面情報29を受信すると、表示部157に画面301−7を表示する。
サーバ3の判定手段55(図4)が、所要時間判定テーブル67(図10)に基づいて業務履歴情報27及び接続情報23を判定した結果、業務名97「注文受付」の業務予定303の合計時間10分に対して、業務実績305の合計時間が超過したとする。画面情報作成手段57(図4)は、業務実績305の合計時間が超過したことを表示するとともに、通知315−7を作成して画面301−7の表示に反映させる。
画面301−7には、業務実績305の合計時間に下太線が表示されるとともに、通知315−7「業務予定時間オーバー」が表示される。尚、業務実績305の合計時間の超過を、下太線表示、太線枠表示、枠内表示色の変更、点滅表示等の少なくともいずれかの方法で表示するようにしてもよい。また、時間超過の割合により表示方法を変更するようにしてもよい。
これにより、オペレータ13は業務実績を確認することができる。オペレータ13は、業務予定と業務実績とを認識して業務改善を図ることができるので、ユーザ20へのサービス向上と、コールセンタ2全体の業務品質向上と業務の効率化を図ることができる。
また、管理端末装置11の管理者10も、リアルタイムにオペレータ13の業務状況を把握することができる。
(5−8.業務履歴判定による画面表示例6)
図19は、業務予定と業務実績に関する画面301−8を示す図である。端末装置15は、サーバ3から業務履歴判定結果に関する画面情報29を受信すると、表示部157に画面301−8を表示する。
サーバ3の判定手段55(図4)が、所要時間判定テーブル67(図10)に基づいて業務履歴情報27及び接続情報23を判定し、例えば4件分の電話対応業務を終了したとする。
図14から図18には、1件ごとの業務について画面情報作成手段57(図4)が画面表示させる例を示した。図19では、画面301−8は、1人のオペレータ13の1時間の業務予定(例えば4件分)に対する業務実績305が表示される。画面301−8では、それぞれの業務の接続状態毎の業務予定が超過した業務については太線枠表示され、1業務当たりの業務予定が超過した業務については下太線表示される。
これにより、オペレータ13は、業務予定と業務実績とを認識して業務改善を図ることができるので、ユーザ20へのサービス向上と、コールセンタ2全体の業務品質向上と業務の効率化を図ることができる。
また、管理端末装置11の管理者10も、リアルタイムにオペレータ13の業務状況を把握することができる。
(5−9.業務履歴判定による画面表示例7)
図20は、業務達成度を示す画面301−9を示す図である。端末装置15は、サーバ3から業務履歴判定結果に関する画面情報29を受信すると、表示部157に画面301−9を表示する。
サーバ3の判定手段55(図4)が、所要時間判定テーブル67(図10)とスケジュール情報65(図9)に基づいて、業務履歴情報27及び接続情報23を判定し、例えばスケジュール情報65のオペレータID91「OP0001」(レコード205)の業務実績305を表示する。
画面情報作成手段57(図4)は、レコード205の予定コール数93「6件/時」と、業務予定95を図20の業務予定303に表示する。現在時刻313「午前11時」とすると、業務予定303では12件達成予定のところ、業務実績305「14件」達成である。即ち、表示された業務実績305によると、オペレータ13(OP0001)が、予定よりも早いペースで業務を行っていることを示している。
尚、通知315−8「業務予定件数12件のところ、現在14件達成です。」を表示させるようにしてもよい。また、オペレータ13に関するスケジュール情報317を表示させるようにしてもよい。
これにより、オペレータ13は、業務実績を把握して、業務に対するモチベーションを高めることができる。また、オペレータ13の業務改善を促し、業務効率を高めることにより、ユーザ20へのサービス向上と、コールセンタ2全体の業務品質向上と業務の効率化を図ることができる。
また、管理端末装置11の管理者10も、リアルタイムにオペレータ13の業務状況を把握することができる。
(6.効果等)
以上詳細に説明したように、本発明の実施の形態に係るコールセンタ管理システム1では、オペレータ業務の進捗状況をリアルタイムにオペレータにフィードバックするので、オペレータは無駄のない効率的な業務を行うことができる。
また、コールセンタ管理システム1では、オペレータに業務の進捗状況を表示して効率的な業務を促すことで、電話をかけてくるユーザを待機させる時間も短縮されるため、コールセンタ2を備える事業者の好感度を向上させる効果がある。
また、コールセンタ管理システム1では、管理者がオペレータの業務実績を分析したりオペレータに注意を促す業務を削減できるので、管理者の労力的負担を軽減することができる。
また、コールセンタ管理システム1は、オペレータの業務の実行洩れや実行順序が正しく行われているかどうかをチェックしてオペレータに提示するので、オペレータの業務の信頼性を向上させる効果がある。即ち、コールセンタ管理システム1は、コールセンタ2全体の業務の信頼性を向上させることができる。
尚、サーバ3の判定手段55が、オペレータ13に通知77「要」と判定する場合、その判定内容の重要度により通知手段59は通知方法を変えるようにしてもよい。例えば重要度が増すと、通知手段59は、通知文をバルーン表示させたり、点滅表示させて警告度を高めるようにしても良い。
また、コールセンタ管理システム1では、オペレータ13の業務実績を、管理者10が管理端末装置11に表示させることができるので、管理者10はオペレータ13の業務進捗状況を正確に把握することができる。また、管理者10は、オペレータ13の業務進捗状況をリアルタイムに把握することで、オペレータ13とユーザ20間のトラブル発生等を事前に回避することができる。また、管理者10はオペレータ13のスキルを正確に判断することができる。
また、コールセンタ管理システム1は、サーバ3の判定手段55が業務実績を判定するとしたが、判定はサーバ3に限らず、管理端末装置11やオペレータ13の端末装置15で行ってもよい。
また、図12〜図20に示す表示画面301において、オペレータ13または管理者10が所定の画面位置を選択してクリック(ドリルダウン)することにより、詳細な情報を表示する画面に遷移することができる。
以上、添付図面を参照しながら、本発明にかかるコールセンタ管理システムの好適な実施形態について説明したが、本発明はかかる例に限定されない。当業者であれば、本願で開示した技術的思想の範疇内において、各種の変更例または修正例に想到し得ることは明らかであり、それらについても当然に本発明の技術的範囲に属するものと了解される。
コールセンタ管理システム1の構成図 オペレータ13−1の電話機17−1と端末装置15−1の構成を示す図 IP−PBX7の構成を示す図 サーバ3の構成を示す図 データベース5の構成を示す図 サーバ3、管理端末装置11及び端末装置15のハードウェア構成を示す図 音声認識判定テーブル61を示す図 業務履歴判定テーブル63を示す図 スケジュール情報65を示す図 所要時間判定テーブル67を示す図 コールセンタ管理システム1の動作を示すフローチャート 語気判定結果を示す画面301−1を示す図 フレーズ判定結果を示す画面301−2を示す図 本人確認未処理通知を示す画面301−3を示す図 本人確認処理済みを示す画面301−4を示す図 本人確認処理済みを示す画面301−5を示す図 業務実績に関する画面301−6を示す図 業務実績に関する画面301−7を示す図 業務予定と業務実績に関する画面301−8を示す図 業務達成度を示す画面301−9を示す図
符号の説明
1………コールセンタ管理システム
3………サーバ
5………データベース
7………IP―PBX
9………IP電話ネットワーク
11−1、11−2、・・、………管理端末装置
13−1、13−2、・・、………オペレータ
15−1、15−2、・・、………端末装置
17−1、17−2、・・、………電話機
19−1、19−2、・・、………ユーザ電話機
21………通話
23………接続情報
25………音声認識情報
27………業務履歴情報
29………画面情報
31………電話通信手段
33………音声情報取得手段
35………音声情報認識手段
37………業務情報入力手段
39………送信手段
41………受信手段
43………表示手段
45………接続情報取得手段
47………接続情報送信手段
49………音声認識情報取得手段
51………業務履歴情報取得手段
53………接続情報取得手段
55………判定手段
57………画面情報作成手段
59………通知手段
61………音声認識判定テーブル
63………業務履歴判定テーブル
65………スケジュール情報
67………所要時間判定テーブル
69………語気判定テーブル
71………フレーズ判定テーブル
73………語気レベル
75………記号
77………通知
79………フレーズ
81………順序
83………作業名
85………未処理記号
87………処理済記号
91………オペレータID
93………予定コール数
95………業務予定
97………業務名
99………標準待機時間
101………標準通話時間
103………標準後処理時間
105………許容範囲
151………CPU
153………メモリ
155………記憶部
157………表示部
159………入力部
161………出力部
163………通信部
165………システムバス
201〜206………フレーズ
301−1〜301−9………画面
303………業務予定
305………業務実績
307………待機時間
309………通話時間
311………後処理時間
313………現在時刻
315−1〜315−9………通知
317………オペレータ情報

Claims (9)

  1. ユーザに属する少なくとも1つの電話機にネットワークを介して接続され、オペレータに属する少なくとも1つの電話機及び端末装置と、前記電話機間の通話及び前記通話に関する業務の履歴を管理するサーバと、を備えるコールセンタ管理システムであって、
    前記通話に対する音声認識処理の結果である音声認識情報を取得する音声認識情報取得手段と、
    前記業務の履歴に関する業務履歴情報を取得する業務履歴情報取得手段と、
    前記通話の接続状態に関する接続情報を取得する接続情報取得手段と、
    所定の判定条件に基づいて、前記音声認識情報または前記業務履歴情報または前記接続情報の少なくともいずれかに対して判定処理を行う判定手段と、
    前記判定処理の結果に基づいて、前記端末装置において前記判定処理の結果を識別可能に画面表示させる表示手段と、
    を具備することを特徴とするコールセンタ管理システム。
  2. 前記所定の判定条件は、前記通話における語気またはフレーズに関する判定条件を含み、
    前記判定手段は、前記音声認識情報に対して前記語気または前記フレーズに関する判定処理を行い、
    前記表示手段は、前記通話における語気または前記フレーズに関する判定結果を識別可能に画面表示させることを特徴とする請求項1に記載のコールセンタ管理システム。
  3. 前記所定の判定条件は、前記業務の進捗に関する判定条件を含み、
    前記判定手段は、前記業務履歴情報に対して前記業務の進捗に関する判定処理を行い、
    前記表示手段は、前記業務の進捗に関する判定結果を識別可能に画面表示させることを特徴とする請求項1または請求項2に記載のコールセンタ管理システム。
  4. 前記所定の判定条件は、前記通話全体または前記通話の接続状態毎の所要時間に関する判定条件を含み、
    前記判定手段は、前記接続情報に対して前記所要時間に関する判定処理を行い、
    前記表示手段は、前記所要時間に関する判定結果を識別可能に画面表示させることを特徴とする請求項1から請求項3までのいずれかに記載のコールセンタ管理システム。
  5. 前記業務の予定を示す業務予定情報を保持し、前記業務履歴情報と前記業務予定情報とに基づいて、前記業務の予定に対する前記業務の進捗度を算出する業務進捗度算出手段を具備し、
    前記表示手段は、前記業務の進捗度を識別可能に画面表示させることを特徴とする請求項1から請求項4までのいずれかに記載のコールセンタ管理システム。
  6. 前記判定手段による判定結果が所定許容範囲を超えた場合に通知処理を行う通知手段を具備することを特徴とする請求項1から請求項5までのいずれかに記載のコールセンタ管理システム。
  7. ユーザに属する少なくとも1つの電話機にネットワークを介して接続され、オペレータに属する少なくとも1つの電話機及び端末装置と、前記電話機間の通話及び前記通話に関する業務の履歴を管理するサーバと、を備えるコールセンタ管理システムが実行するコールセンタ管理方法であって、
    前記通話に対する音声認識処理の結果である音声認識情報を取得する音声認識情報取得ステップと、
    前記業務の履歴に関する業務履歴情報を取得する業務履歴情報取得ステップと、
    前記通話の接続状態に関する接続情報を取得する接続情報取得ステップと、
    所定の判定条件に基づいて、前記音声認識情報または前記業務履歴情報または前記接続情報の少なくともいずれかに対して判定処理を行う判定ステップと、
    前記判定処理の結果に基づいて、前記端末装置において前記判定処理の結果を識別可能に画面表示させる表示ステップと、
    を具備することを特徴とするコールセンタ管理方法。
  8. コンピュータを、請求項1から請求項6までのいずれかに記載のコールセンタ管理システムとして機能させるプログラム。
  9. コンピュータを、請求項1から請求項6までのいずれかに記載のコールセンタ管理システムとして機能させるプログラムを記録したコンピュータ読み取り可能な記録媒体。
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