JP2008186232A - Document management system - Google Patents
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Abstract
Description
本発明は、カタログ、マニュアル等のドキュメントを、文書ファイル、表ファイル、画像ファイル等のさまざまファイルの集合体として管理するドキュメント管理システムに関し、特に複数ドキュメント間で1つのファイルを共有して管理するドキュメント管理システムに関する。 The present invention relates to a document management system that manages documents such as catalogs and manuals as a collection of various files such as document files, table files, and image files, and more particularly, a document that manages a file by sharing one file among a plurality of documents. Regarding management system.
従来、OS(Operating System)におけるファイルシステムではフォルダにファイルを格納し、ファイルを別のフォルダにコピーしたとき、その時点でファイル実体のコピーを行っている。又、複数のフォルダで同じファイルを扱いたい場合は、コピー先にコピーしたいファイルへのショートカット、すなわちファイルへのリンク情報を作成する。 Conventionally, in a file system in an OS (Operating System), a file is stored in a folder, and when the file is copied to another folder, the file entity is copied at that time. When the same file is to be handled in a plurality of folders, a shortcut to the file to be copied to the copy destination, that is, link information to the file is created.
ドキュメント管理システムにおいても、例えばカタログを改訂するとき、改訂前後のカタログ(ドキュメント)が同じ画像ファイルを参照する場合があり、複数のドキュメント間で同じファイルが参照される場合がある。 Also in the document management system, for example, when a catalog is revised, catalogs (documents) before and after revision may refer to the same image file, and the same file may be referred to among a plurality of documents.
このため、特許文献1に記載されているように、各ドキュメントについてドキュメント要素(ドキュメントが参照するファイル)の実体を作成するのではなく、ドキュメント毎にドキュメント要素へのリンク情報を作成して保持し、ドキュメント要素に加えた変更が全ての関連ドキュメントに反映される技術が知られている。
For this reason, as described in
また、特許文献2に記載されているように、ドキュメントとドキュメント要素の対応関係をDB(Data Base)に記憶させ、複数のドキュメントで参照されているドキュメント要素が変更された場合には、ユーザに通知する技術も知られている。 Also, as described in Patent Document 2, the correspondence relationship between a document and a document element is stored in a DB (Data Base), and when a document element referred to in a plurality of documents is changed, the user is notified. Notification techniques are also known.
特許文献1及び特許文献2に記載された技術によれば、ドキュメント毎にはファイル実体が作成されず、ファイル実体へのリンク情報等、ドキュメントが参照するファイルを識別するための情報のみが作成される。したがって、複数のドキュメントで同じファイルを参照する場合、ファイル実体のコピーによって記憶装置の容量が浪費されることがない。また、ファイル実体が変更された場合、特別な操作を行うことなくドキュメントの内容が変更されることになる。
しかしながら、特許文献1及び特許文献2に記載された技術では、ファイルの共有についての使用上の柔軟性が欠ける場合があるという問題を有していた。
However, the techniques described in
具体的には、例えば、複数のドキュメント間で同じファイルを参照している場合、すなわち同じファイルを共有している場合、従来の技術では、共有状態を解除したいができないことがあるという問題を有する。これを、製品カタログの初期製品版と改良製品版を例に取り説明する。 Specifically, for example, when the same file is referred to among a plurality of documents, that is, when the same file is shared, there is a problem that it may not be possible to cancel the sharing state with the conventional technology. . This will be described using the initial product version and the improved product version of the product catalog as examples.
例えば、改良製品版作成時には初期製品と改良製品の製品概要がほぼ同じであったため、製品概要を説明する文書ファイル(以下「製品概要説明ファイル」と記載)を共有していたところ、その後、改良製品についての特徴を明示したくなったとする。この場合、製品概要説明ファイルの記載内容を変更したのでは、初期製品版についての製品概要も変わってしまう。そのため、この場合には、製品概要説明ファイルをコピーして別ファイル(コピー先ファイル)を作成してコピー先ファイルの記載内容を変更し、改良製品版についてはコピー先ファイルを参照するようにリンク情報等を変更する必要があるが、従来の技術を用いて行うことができない。 For example, when the improved product version was created, the product outline of the initial product and the improved product was almost the same, so a document file explaining the product outline (hereinafter referred to as “product outline explanation file”) was shared. Suppose you want to clarify the characteristics of a product. In this case, if the description content of the product overview description file is changed, the product overview of the initial product version also changes. Therefore, in this case, copy the product overview description file to create another file (copy destination file), change the contents of the copy destination file, and link to refer to the copy destination file for the improved product version. Information etc. need to be changed, but cannot be done using conventional techniques.
ここで、製品概要説明ファイルの内容に誤記があるために訂正したい場合には、共有状態を保持したまま製品概要説明ファイルの内容を変更できたほうが望ましい。また、参照しているファイルの別ファイルを作成する場合、単に別ファイルを作成するのでは、類似の内容のファイルがむやみに増えてしまい、例えば、初期製品版当初から存在していた誤字を訂正する等の場合、訂正対象ファイルを探し回らなければならないという問題が発生する。 Here, when there is an error in the contents of the product outline explanation file, it is desirable that the contents of the product outline explanation file can be changed while maintaining the shared state. Also, when creating another file of the referenced file, simply creating another file will increase the number of files with similar contents, for example, correcting typographical errors that existed from the beginning of the initial product version In such a case, there arises a problem that the file to be corrected has to be searched.
このように、複数ドキュメントがファイルを共有している場合、常に共有状態を保ったままファイルの内容を変更したいとは限らない。上記の製品カタログを例にとると、初期製品版と改良製品版との間の共有については、ファイル内容を変更した場合、共有状態が自動的に解除され、ただしファイルの関連性は維持されて、関連ファイルに行った変更を容易に知ることができるのが望ましい。 As described above, when a plurality of documents share a file, it is not always necessary to change the contents of the file while maintaining the shared state. Taking the above product catalog as an example, regarding the sharing between the initial product version and the improved product version, if the file contents are changed, the sharing status is automatically canceled, but the file association is maintained. It is desirable to be able to easily know changes made to related files.
逆に、製品は同じで付属品を追加したために改訂版のカタログを作成した等の場合には、共有状態にあるファイルは、ファイル内容を変更した場合も共有状態が続くのが望ましい。さらに、製品カタログの外国語版を作成する場合、製品概要説明ファイルを当初から共有せずに、ファイルの関連性を維持することが望ましい。 On the other hand, when a revised catalog is created because the product is the same and accessories are added, it is desirable that the shared file continues to be shared even if the file content is changed. Furthermore, when creating a foreign language version of a product catalog, it is desirable to maintain the relevance of the file without sharing the product overview description file from the beginning.
上記のように、ドキュメントの管理技術には、一つのファイルを複数のドキュメント間で共有できるだけでなく、ドキュメントの作成目的に沿って、ファイルの関連性を維持しながら共有状態を解除する等の、使用上のさらなる柔軟性が求められている。 As mentioned above, document management technology not only allows sharing one file among multiple documents, but also releases the sharing state while maintaining the relevance of the file according to the creation purpose of the document, etc. Further flexibility in use is required.
以上の現状に鑑み、本発明の目的は、ファイルの共有についての使用上の柔軟性を改善することが可能なドキュメント管理システムを提供する。 SUMMARY OF THE INVENTION In view of the above situation, an object of the present invention is to provide a document management system capable of improving the flexibility in use for file sharing.
上記の課題を解決すべく、本発明は以下の構成を提供する。
請求項1に係る発明は、ファイルを含む所定の情報を参照するドキュメントを管理するドキュメント管理情報を備えたドキュメント管理システムであって、前記ドキュメント管理情報が、少なくとも、ドキュメント毎に前記ファイルを含む情報を他のドキュメントと共有するか否かを示す識別情報を有し、前記識別情報に応じて、前記ファイルを含む情報の共有が切換えられることを特徴とする。
In order to solve the above problems, the present invention provides the following configurations.
The invention according to
請求項1に係る発明によれば、ファイルを含む所定の情報を参照するドキュメントを管理するドキュメント管理情報を備えたドキュメント管理システムであって、ドキュメント管理情報が、少なくとも、ドキュメント毎にファイルを含む情報を他のドキュメントと共有するか否かを示す識別情報を有し、識別情報に応じて、ファイルを含む情報の共有が切換えられるため、ファイルの共有についての使用上の柔軟性を改善することが可能なドキュメント管理システムを実現することができる。 According to the first aspect of the present invention, there is provided a document management system including document management information for managing a document that refers to predetermined information including a file, and the document management information includes at least information including a file for each document. Has identification information indicating whether or not to share the file with other documents, and sharing of information including the file is switched according to the identification information, so that the flexibility in use for file sharing can be improved. A possible document management system can be realized.
以下、実施例を示した図面を参照しつつ本発明の実施の形態について説明する。
まず、以下で使用するいくつかの用語について説明する。
「ドキュメント」は、1つ以上のファイルの集合体である。例えば、「製品カタログ」というドキュメントであれば、製品の機能概要を説明した文書ファイル、製品の外観を撮影した画像ファイル等の集合体である。
「ドキュメント作成」とは、ドキュメントに名称及び識別符号を付与し、このドキュメントがいずれのファイルを参照しているかを示す情報を、このドキュメントの識別符号と対にして作成することをいう。
また「ドキュメント管理」とは、ドキュメントが参照するファイルを追加等することをいう。
Hereinafter, embodiments of the present invention will be described with reference to the drawings showing examples.
First, some terms used below are explained.
A “document” is a collection of one or more files. For example, in the case of a document called “product catalog”, it is a collection of a document file explaining an outline of product functions, an image file capturing the appearance of the product, and the like.
“Document creation” means that a name and an identification code are assigned to a document, and information indicating which file the document refers to is paired with the identification code of the document.
“Document management” means adding a file to which a document refers.
図1は、本発明によるドキュメント管理システムのシステム構成図である。
ドキュメント管理システムは、サーバ1とクライアント4とが通信回線6を介して互いに通信可能に接続されるように構成される。図1には、サーバ1とクライアント4が共に1台の構成が示されているが、クライアント4は複数あってもよい。以下、クライアント4は複数設けられているものとして説明する。また、サーバ1も例えば負荷分散を図るために複数とするのでもよいが、説明の理解の都合上サーバ1を1つとして説明する。
FIG. 1 is a system configuration diagram of a document management system according to the present invention.
The document management system is configured such that the
サーバ1とクライアント4は、それぞれ、例えば一般のコンピュータ等から構成される。また、通信回線6は、無線又は有線のLAN(Local Area Network)、インターネット等の通信回線からなる。図示していないが、サーバ1とクライアント4には、少なくとも通信回線6内でそれぞれを一意に識別可能なIPアドレス等の識別符号が付されており、この識別符号を使用することにより、互いに適切な相手に通信メッセージを送受信することができる。
Each of the
サーバ1には、記憶装置2、3が通信可能に接続されると共に、画面表示装置7及び入力装置8が接続される。記憶装置2、3は、例えば磁気ディスク等を使用する記憶装置からなり、ドキュメント管理システムが必要とするファイル等を格納する。画面表示装置7は、CRT(Cathode Ray Tube)、液晶画面等からなり、サーバ1のユーザに対して必要な情報を表示する。入力装置8は、キーボード、マウス等からなり、ドキュメント管理システムのユーザによって操作され、サーバ1に必要な指示を与えることができるようになっている。
A storage device 2 and 3 are communicably connected to the
第1の記憶装置2にはファイルフォルダ実体20が格納され、ファイルフォルダ実体20には各ドキュメントが参照可能なファイルが収納されている。例えば、第1の記憶装置2をCドライブとして割り付け、Cドライブ内の「素材」フォルダをファイルフォルダ実体20として使用することができる。
The first storage device 2 stores a
本発明によるドキュメント管理システムにおいては、まず、ファイルフォルダ実体20が作成される。例えば、Cドライブ内の「素材」フォルダをファイルフォルダ実体20として使用する場合、まずCドライブ内にOS(Operating System)の操作コマンド等を使用して「素材」フォルダを作成し、「素材」フォルダ内にドキュメントが参照する可能性のあるファイルを移動又はコピーする。
In the document management system according to the present invention, first, a
一般に、各ファイルは、一意に識別される必要がある。本実施の形態においては、ファイルにファイルIDとファイルバージョンが付与され、ファイルIDとファイルバージョンとを組合せて各ファイルが一意に識別可能となっている。そのため、例えば、「素材」フォルダ内にファイルを移動又はコピーする都度、ファイル名の最下部に連番のファイルID(例えば、「0001」)とファイルバージョン(例えば、「0001」)を付与する。具体的には、例えば、「素材」フォルダ内にファイルが存在しない状態で「ABC.txt」という名称のファイルを移動又はコピーする場合、「素材」フォルダ内のファイル名を「ABC.txt_00010001」に変更する。さらに、この状態で再度「ABC.doc」という名称のファイルを移動又はコピーする場合、「素材」フォルダ内の最大のファイルIDを1加算したものにし、「素材」フォルダ内のファイル名を「ABC.doc_00020001」とする。上記で例示したファイルIDとファイルバージョンの付与は、ファイルを移動又はコピーしたユーザがOSのファイル名変更コマンド等を使用して行うのでも、例えば、「素材」フォルダ内にファイルを移動又はコピーするための専用プログラムを作成してこのプログラムに行わせるのでもよい。さらに、ファイルIDとファイルバージョンをファイル名の末尾に付与するのではなく、ファイルフォルダ実体20に記憶されるファイルについて管理情報を持ち、ファイルを一意に識別可能な情報(例えば絶対パス)とファイルIDとファイルバージョンを対にして管理してもよい。この場合には、ファイルフォルダ実体20に記憶されるファイルのファイルID又はファイルバージョンを参照する場合、当該管理情報を参照しなければならなくなり処理は複雑になるが、ファイルフォルダ実体20へのファイルを移動又はコピー、管理情報の設定及び更新を専用プログラムで行うようにすることで、サーバ1のユーザの誤操作によりファイル名に付与したファイルIDやファイルバージョンを不適切な値に変更してしまうことを防止することができる。また、対象のファイルに関してファイルIDやファイルバージョン以外に管理したい情報が発生した場合、ファイル名を変更することなく、管理情報の記憶内容を追加すればよいので、拡張性にも優れている。以下においては、説明が煩雑になるのを避けるため一意に識別可能なファイルIDとファイルバージョンとが組み合わせられてファイル名の末尾に付与されたファイル、及びこれを格納するファイルフォルダ実体20が作成されるものとして、説明を行う。
In general, each file needs to be uniquely identified. In the present embodiment, a file ID and a file version are assigned to the file, and each file can be uniquely identified by combining the file ID and the file version. Therefore, for example, each time a file is moved or copied into the “material” folder, a sequential file ID (for example, “0001”) and a file version (for example, “0001”) are assigned to the bottom of the file name. Specifically, for example, when a file named “ABC.txt” is moved or copied in a state where no file exists in the “material” folder, the file name in the “material” folder is changed to “ABC.txt — 00010001”. change. Further, when a file named “ABC.doc” is moved or copied again in this state, the maximum file ID in the “material” folder is incremented by 1, and the file name in the “material” folder is changed to “ABC”. .Doc_00020001 ". The file ID and file version given above are given by the user who moved or copied the file using the OS file name change command or the like. For example, the file is moved or copied into the “material” folder. A dedicated program may be created for this program. Further, instead of giving the file ID and file version to the end of the file name, the information stored in the
また、本発明によるドキュメント管理システムは、ファイルIDが同じファイル、即ち、ファイルIDが同じでファイルバージョンが異なるファイルを関連ファイルとし、関連するファイルのグループ(以下、単に「ファイルグループ」という。)として処理する。なお、「素材」フォルダ内のファイルは、「素材」フォルダの直下に置いてもよいし、「素材」フォルダ内にサブフォルダを作成して、サブフォルダ内に置いてもよい。 In the document management system according to the present invention, files having the same file ID, that is, files having the same file ID but different file versions are referred to as related files, and related file groups (hereinafter simply referred to as “file groups”). To process. The files in the “material” folder may be placed directly under the “material” folder, or a subfolder may be created in the “material” folder and placed in the subfolder.
第2の記憶装置3には、ドキュメントを管理するためのドキュメント管理DB(Data Base:データベース)30が格納される。ドキュメント管理DB30は、ドキュメント管理テーブル31、ドキュメント内ファイル管理テーブル32及びファイル管理テーブル33からなる。以下、ドキュメント管理DB30はRDB(Relational Data Base:リレーショナル・データベース)であるものとして説明するが、必ずしもその必要はなく、論理的に同等のデータ項目を保持する限り、例えば木構造のデータベースでも、データベースではなく通常ファイルでもよい。
The second storage device 3 stores a document management DB (Data Base) 30 for managing documents. The
サーバ1は、ドキュメント作成機能、ドキュメント管理機能、クライアント4へのファイル送信機能等を実現する、GUI(Graphical User Interface)処理制御部11、新規ドキュメント作成部12、流用翻訳ドキュメント作成部13、ファイル追加部14、ファイル表示部15、データ送信処理部16及びデータ受信処理部17を有する。
The
クライアント4は、例えば、サーバ1によって管理されているドキュメントが参照するファイルを、ユーザの操作に応じて更新することができる。具体的には、ドキュメントが参照するファイルの内容(例えば、製品の機能概要を説明した文書ファイルの記載内容)を変更する必要が生じた場合、サーバ1はクライアント4に変更が必要なファイルを送付し、クライアント4は受信したファイルを更新してサーバ1に返送する。このように、ドキュメントを管理する機能をもったサーバ1と、ドキュメントから参照されるファイルを更新する機能を持ったクライアント4とを分離することによって、ファイルを更新する(以下、ファイルを更新することを「ファイル更新」という。)利用者に更新対象ファイル以外を参照できないように制限することができる。そのような参照制限が不要の場合は、ファイル更新もサーバ1で行うようにするのでもよい。
For example, the client 4 can update a file referred to by a document managed by the
ファイル更新機能を実現するために、クライアント4には、第3の記憶装置5が通信可能に接続されると共に、画面表示装置9及び入力装置Aが接続される。第3の記憶装置5は、例えば磁気ディスク等を使用する記憶装置であり、サーバ1から送付されたファイルを一時的に記憶するファイル一時記憶フォルダ51と、ファイル一時記憶フォルダ51内に書き込まれたファイルが更新されているか否かを管理する更新管理テーブル52とを記憶する。例えば、第3の記憶装置5をCドライブとして割り付け、Cドライブ内に「一時記憶フォルダ」を作成してファイル一時記憶フォルダ51として使用することができる。
In order to realize the file update function, the client 4 is connected to the third storage device 5 so as to be communicable with the
画面表示装置9は、CRT、液晶画面等からなり、クライアント4のユーザに対して必要な情報を表示することができる。入力装置Aはキーボード、マウス等からなり、ドキュメント管理システムのユーザは、入力装置Aを操作することで、クライアント4に対して必要な指示を与えることができる。
The
図2は、ドキュメント管理システムのサーバ側の構成をより詳細に示すシステム構成図である。
サーバ1は、主記憶装置10、中央制御装置1A、記憶装置制御装置1B、出力デバイス制御装置1C、入力デバイス制御装置1D及び内部バス記憶装置1E等から構成され、上記の記憶装置2、3等の他に記憶装置Bが接続される。
FIG. 2 is a system configuration diagram showing the configuration of the server side of the document management system in more detail.
The
記憶装置Bには、サーバ1の主記憶装置10にロードされて各種の機能を実現するサーバ機能等プログラムB0が格納されている。例えば、サーバ1の電源が投入されたとき、記憶装置Bからサーバ1の主記憶装置10に、サーバ機能等プログラムB0のうちのOS等がロードされる。中央制御装置1Aは、内部バス1Eを経由してOS等18p中の命令コード等を取得して解読し、これを実行することによって所定の機能を実現する。
The storage device B stores a server function program B0 that is loaded into the
例えば、サーバ1のユーザが入力装置8を介してドキュメント管理システムを起動することを指示した場合、以下のように動作が実行される。
中央制御装置1Aは、入力デバイス制御装置1D及び内部バス1Eを介して上記の指示を受け取り、記憶装置制御装置1Bに対して、サーバ機能等プログラムB0のうちGUI処理制御プログラム等の必要な機能を実現するためのプログラムを主記憶装置10の所定のアドレスに読み込むように指示する。
For example, when the user of the
The
記憶装置制御装置1Bは、中央制御装置1Aからの指示に応じて記憶装置BからGUI処理制御プログラム等のプログラムを読み出し、内部バス1Eを経由して主記憶装置10に転送して所定のアドレスに記憶させ、中央制御装置1Aに指示された動作が完了したことを通知する。
The storage device control device 1B reads a program such as a GUI processing control program from the storage device B in response to an instruction from the
中央制御装置1Aは、記憶装置制御装置1Bから指示した動作が完了した旨の通知を受けると、主記憶装置10内の所定アドレスからGUI処理制御プログラム11pの命令コードを順次取得し、これを解読し実行することによってGUI処理制御機能を実現する。
When the
このように、図1に示す、GUI処理制御部11、新規ドキュメント作成部12、流用翻訳ドキュメント作成部13、ファイル追加部14、ファイル表示部15、データ送信処理部16及びデータ受信処理部17は、それぞれが、図2に示す主記憶装置10に書き込まれた対応するGUI処理制御プログラム11p、新規ドキュメント作成プログラム12p、流用翻訳ドキュメント作成プログラム13p、ファイル追加プログラム14p、ファイル表示プログラム15p、データ送信処理プログラム16p及びデータ受信処理プログラム17pに応じて個々の機能を実現する構成部である。サーバ1の各機能は、中央制御装置1Aがプログラムの命令コードを取得してこれを解読し、必要に応じて内部バス1Eを経由して記憶装置制御装置1B、出力デバイス制御装置1C及び入力デバイス制御装置1Dのいずれか1つ以上に所定の動作を指示し、又はこれらの装置から動作完了通知等を受けこれに応じた動作を行うことによって、実現される。
As described above, the GUI
本実施の形態において、例えば、「GUI処理制御部11が画面表示装置7に初期画面を表示させる」と記載した場合、対応する構成部は以下のように動作する。即ち、中央制御装置1Aは、GUI処理制御プログラム11pの該当命令コードを内部バス1E経由で取得して解読し、出力デバイス制御装置1Cに対して、主記憶装置10の所定アドレスに書き込まれた初期画面表示情報を表示するように指示し、この指示を受けた出力デバイス制御装置1Cは、主記憶装置10の所定アドレスに書き込まれた初期画面表示情報を、図示しない画面表示用の記憶装置に転送する。
In the present embodiment, for example, when “GUI
以下、記載の煩雑さを回避するため、上記のカッコ内の簡単な記載によって、その後に記載された装置の動作を表す。また、このようなコンピュータの動作は周知技術であり、本記載もそれに適合するものである。したがって、以下の説明において、図2に記載されている、記憶装置B、サーバ機能等プログラムB0、主記憶装置10、中央制御装置1A、記憶装置制御装置1B、出力デバイス制御装置1C、入力デバイス制御装置1D、内部バス1E及びOS等18pの、上記の記載に対応する動作の詳細には言及しない。また、ドキュメント管理システムのクライアント4側も、図2に示したサーバ1側と同様のシステム構成からなっているため、上記と同様の理由から説明を省略する。
Hereinafter, in order to avoid the complexity of the description, the operation of the device described thereafter is represented by the simple description in the parentheses. The operation of such a computer is a well-known technique, and the present description is also adapted thereto. Accordingly, in the following description, the storage device B, the server function program B0, the
なお、本実施の形態では、サーバ1に第1の記憶装置2、第2の記憶装置3及び記憶装置Bの3台の記憶装置が接続されているが、本発明は、例えば第1の記憶装置2がファイルフォルダ実体20、ドキュメント管理DB30、サーバ機能等プログラムB0等を全て格納しサーバ1に接続される構成にも、その他の構成にも同様に適用される。
In the present embodiment, the three storage devices of the first storage device 2, the second storage device 3, and the storage device B are connected to the
図3は、ドキュメント管理DBをなすテーブルの構成を示す図である。
ドキュメント管理テーブル31は、ドキュメント管理システムが管理対象とするドキュメントのそれぞれを、1つのレコード(以下、単に「ドキュメント管理レコード」という。)310を介して管理するテーブルである。したがって、ドキュメント管理テーブル31は、1つのドキュメント管理レコード310が、それぞれ1つのドキュメントに対応している。
FIG. 3 is a diagram showing a configuration of a table constituting the document management DB.
The document management table 31 is a table for managing each document to be managed by the document management system via one record (hereinafter simply referred to as “document management record”) 310. Therefore, in the document management table 31, one
ドキュメント管理レコード310には、ドキュメントID311、ドキュメント名312、流用方法313、及び、流用される元のドキュメントのID(以下、単に「流用元ドキュメントID」という。)314をデータ項目とするデータが書き込まれる。
In the
ドキュメントID311としては、ドキュメント管理システムが管理対象とするドキュメントを一意に識別するデータが設定される。具体的には、例えば、最初のドキュメントが作成されるときは、1レコード目にドキュメントID311として「0001」が設定されたドキュメント管理レコード310が作成され、以降、新たなドキュメントが作成される毎に、作成済のドキュメント管理レコード310からドキュメントID311の最大値が検索され、これに1加算したものが新たなドキュメントID311として新たなドキュメント管理レコード310に設定される。
As the
ドキュメント名312は、ユーザがドキュメントを識別できるように設定される名称であり、ドキュメントの一覧等を表示する場合等に画面表示装置7に表示される。ドキュメント名312は、ドキュメント作成時に入力装置8を介して入力された内容が設定され、例えば「ドキュメントA/V1」等のデータが設定される。
The
流用方法313としては、ドキュメントが参照するファイルを流用元ドキュメントと共有するか否か等、ドキュメント管理システムがファイルの管理方法を判断するデータが設定される。ここで、流用方法313としては、例えば、ドキュメント作成時に「リンク流用」、「分岐流用」、「新規」及び「翻訳」の4種類の識別文字のうちのいずれかが設定される。
As the
「リンク流用」は、対象のドキュメントが他のドキュメント(流用元ドキュメント)とファイルを共有し、共有ファイルの内容が変更された場合に、ファイル共有状態が維持されるように管理すべきことを示している。例えば、製品カタログにおいて、製品は同じであるが付属品が追加されたために改訂版のカタログが作成された等の場合、本識別文字が設定される。 “Link diversion” indicates that the target document should be managed so that the file sharing state is maintained when the file is shared with another document (original document) and the contents of the shared file are changed. ing. For example, in the product catalog, when the product is the same but a revised catalog is created because an accessory is added, this identification character is set.
「分岐流用」とは、対象のドキュメントがドキュメント作成時点では他のドキュメント(流用元ドキュメント)とファイルを共有していたところ、途中で共有ファイルの内容が変更された場合に、ファイルの関連性を維持しつつファイル共有状態を解除するように管理すべきことを示している。例えば、製品カタログにおいて、最初の製品に対するものを流用元ドキュメントとして改良された製品についてのドキュメントが作成された場合に、本識別文字が設定される。 “Branch diversion” means that if the target document shares a file with another document (the diversion source document) at the time of document creation, the content of the shared file is changed during the process, This indicates that management should be performed so that the file sharing state is canceled while maintaining. For example, in the product catalog, when a document about a product improved by using the original product as the original product is created, this identification character is set.
「新規」は、新たにドキュメントが作成された場合に設定され、流用元ドキュメントが存在せず、他のドキュメントとの共有ファイルが存在しないことを示す。例えば、製品カタログにおいて、新規にカタログを作成した場合に、本識別文字が設定される。 “New” is set when a new document is created, and indicates that there is no diversion source document and no shared file with other documents. For example, in the product catalog, when a new catalog is created, this identification character is set.
「翻訳」は、流用元ドキュメントは存在するが、流用元ドキュメントとファイルを共有していないことを示す。この点が「新規」との主要な相違であり、後述のドキュメント作成処理の説明において詳細に記載する。例えば、製品カタログにおいて、外国語版を作成した場合に、本識別文字が設定される。 “Translation” indicates that the diversion source document exists but does not share the file with the diversion source document. This point is the main difference from “new”, and will be described in detail in the description of the document creation processing described later. For example, when a foreign language version is created in a product catalog, this identification character is set.
流用元ドキュメントID314としては、ドキュメント作成時に流用元ドキュメントが指定された場合、流用元ドキュメントのドキュメントID311が設定される。なお、ドキュメント作成時に流用元ドキュメントが指定された場合、流用方法313として、「リンク流用」、「分岐流用」及び「翻訳」のうちのいずれかが設定される。
As the diversion
ドキュメント内ファイル管理テーブル32は、ドキュメントとドキュメントが参照するファイルとを対応付ける。ドキュメント毎に参照するファイルの個数分のレコード(以下、単に「ドキュメント内ファイル管理レコード」という。)320が、ドキュメント内ファイル管理テーブル32に割り当てられる。ドキュメント内ファイル管理レコード320には、ドキュメントID321、ファイルID322、ファイルバージョン323及びファイルグループ最終更新日時324をデータ項目とするデータが書き込まれる。
The in-document file management table 32 associates a document with a file referred to by the document. Records corresponding to the number of files to be referred to for each document (hereinafter simply referred to as “in-document file management record”) 320 are allocated to the in-document file management table 32. In the in-document
ドキュメントID321としては、いずれかのドキュメント管理レコード310にドキュメントID311として設定されたデータが設定される。
ファイルID322及びファイルバージョン323としては、この2つのデータ項目を組み合わせることによって、ファイルフォルダ実体20に収納されたファイルのうちドキュメントが参照するファイルが一意に識別可能となるように、データが設定される。
As the
As the
ファイルグループ最終更新日時324としては、このレコードのファイルID322と同一のファイルIDを有しファイルバージョンの異なる、ファイルフォルダ実体20内のファイルのうち、最新のファイルの更新日時が設定される。したがって、ファイルグループ最終更新日時324を参照することによって、関連ファイルのうちの最新のものの最終更新日時を知ることができる。具体的には、例えば、ファイルグループの最新のファイルの最終更新日時が西暦2006年12月26日14時7分23秒である場合、「20061226140723」等のデータが設定される。なお、ファイルグループ最終更新日時324としては、この例のように時分秒までの値を設定するのでも、例えばミリ秒までの値を設定するのでもよい。
As the file group last update date and
ファイル管理テーブル33は、ドキュメント内ファイル管理テーブル32によってドキュメントと対応付けられたファイルを、ファイル実体と対応付ける。ファイル毎にレコード(以下、「ファイル管理レコード」という。)330がファイル管理テーブル33に割り当てられる。ファイル管理レコード330には、ファイルID331、ファイルバージョン332、ファイル格納場所333及び最終更新日時334をデータ項目とするデータが書き込まれる。
The file management table 33 associates the file associated with the document by the in-document file management table 32 with the file entity. A record (hereinafter referred to as “file management record”) 330 is assigned to the file management table 33 for each file. In the
ファイルID331及びファイルバージョン332としては、この2つのデータ項目を組み合わせることによって、ファイルフォルダ実体20に格納されているファイルが一意に識別可能となるように、データが設定される。
As the
ファイル格納場所333としては、ファイルID331とファイルバージョン332との組合せによって特定される、ファイルフォルダ実体20内のファイルの格納場所が設定される。具体的には、ファイル格納場所333として、例えば、ファイル実体がCドライブの「素材」フォルダ直下の「ABC_00020002.txt」ファイルである場合、ファイルに絶対パスが付加された「C¥素材¥ABC_00020002.txt」等が設定される。ファイル格納場所333として、この他に、記憶媒体内のファイル格納物理位置(セクター番号等)、OSがファイルを管理する識別符号等も設定できるが、説明の都合上、以下では絶対パスが付加されたファイル名が設定されるものとして説明を行う。
As the
最終更新日時334としては、ファイルID331とファイルバージョン332との組合せによって特定されるファイルの更新日時が設定される。具体的には、例えば「20061224121314」等が設定される。なお、ファイルの最終更新日時は、OSが提供するAPI(Application Program Interface)等を使用して、ファイル実体の属性情報等から取得することができる。
As the last update date and
図4は、本発明によるドキュメント管理方法についての説明図である。
ドキュメント管理テーブル31には、1つ以上のドキュメント管理レコード310が割り当てられる。ドキュメント管理レコード310には、上記のようにドキュメントID311を含む複数のデータ項目についてデータが書き込まれる。ドキュメントID311として、ドキュメントを一意に識別するデータがドキュメント毎にドキュメント作成時に設定される。したがって、同一のドキュメントID311が設定されたドキュメント管理レコード310はない。図4は、3つのドキュメント管理レコード310に、ドキュメントID311としてそれぞれ「0001」、「0002」及び「0003」が設定された状態、言い換えれば、3つのドキュメントが作成済みの状態を示している。
FIG. 4 is an explanatory diagram of a document management method according to the present invention.
One or more
ドキュメント内ファイル管理テーブル32には、1つ以上のドキュメント内ファイル管理レコード320が割り当てられる。ここで、ドキュメントが作成されている場合でも、ドキュメントが参照するファイルが全く設定されていないときは、ドキュメント内ファイル管理テーブル32は生成されない。ドキュメント内ファイル管理レコード320には、データ項目としてドキュメントID321、ファイルID322、ファイルバージョン323等のデータ項目についてデータが設定される。ドキュメントID321は、このドキュメント内ファイル管理レコード320が、いずれのドキュメント管理レコード310と関連するかを示す。また、ファイルID322とファイルバージョン323との組み合わせによって、ファイルが特定される。
One or more in-document
例えば、図4には、ドキュメントID321として「0001」が書き込まれた2つのドキュメント内ファイル管理レコード320と、ドキュメントID321として「0002」が書き込まれた2つのドキュメント内ファイル管理レコード320とがあり、対応する各ドキュメントがそれぞれ2つのファイルを参照していることが示されている。ここで、ドキュメントID321が「0001」のドキュメントは、ファイルID322が「0001」であってファイルバージョン323が「0001」のファイルと、ファイルID322が「0002」であってファイルバージョン323が「0001」のファイルとを参照することが示されている。また、ドキュメントID321が「0002」のドキュメントは、ファイルID322が「0001」であってファイルバージョン323が「0001」のファイルと、ファイルID322が「0002」であってファイルバージョン323が「0002」のファイルとを参照することが示されている。
For example, FIG. 4 includes two in-document
ファイル管理テーブル33は、ドキュメントが作成されている場合でも、ドキュメントが参照するファイルが全く設定されていないときは、生成されない。ファイル管理レコード330には、データ項目としてファイルID331、ファイルバージョン332、ファイル格納場所333等のデータ項目についてデータが設定される。ファイルID331とファイルバージョン332の組合せによって、ファイルが特定される。したがって、同一のファイルID331とファイルバージョン332が設定されたファイル管理レコード330はない。ファイル格納場所333として、ファイルフォルダ実体20内のファイル200の絶対パス情報が書き込まれる。
Even when a document is created, the file management table 33 is not generated when no file to which the document refers is set. In the
例えば、図4には、ファイルID331とファイルバージョン332の組合せがそれぞれ「0001、0001」、「0002、0001」及び「0002、0002」の3つのファイル管理レコード330があり、対応する各ファイル格納場所333として、異なるファイル200の格納場所が設定されていることが示されている。
For example, in FIG. 4, there are three
図5は、更新管理テーブルのデータ構成を示す図である。
更新管理テーブル52は、サーバ1から取得したドキュメントが参照する各ファイルが、クライアント4側でファイル更新されたか否かを管理するテーブルである。更新管理テーブル52には、所定のレコード(以下、「更新管理レコード」という。)520が割り当てられる。更新管理テーブル52を参照することによって、ファイル更新の有無の判定が容易となる。クライアント4側でファイル内容を変更してファイル更新した場合はファイルをサーバ1に返送する必要があるが、結果的にファイル更新しなかったファイルを返送する必要はなく、更新管理テーブル52を参照することによって返送等の不要な処理を省くことが容易になる。ここで、クライアント4側では、対象のドキュメントの対応するファイルはファイル一時記憶フォルダ51に書き込まれる。
FIG. 5 is a diagram illustrating a data configuration of the update management table.
The update management table 52 is a table for managing whether or not each file referred to by the document acquired from the
更新管理レコード520には、ドキュメントID521、ドキュメント名522、ファイルID523、ファイルバージョン524、ファイル格納場所525及びファイル格納日時526をデータ項目とするデータが書き込まれる。
In the update management record 520, data having a
ドキュメントID521、ファイルID523及びファイルバージョン524としては、組み合わせることによって、更新管理レコード520を一意に識別可能となるように、データが設定される。したがって、この3つのデータ項目の組み合わせが同一の更新管理レコード520はない。
As the
ドキュメント名522としては、ドキュメントID521に対応するドキュメントの名称、即ち、ドキュメントID521と同じドキュメントID311を有するドキュメント管理レコード310内のドキュメント名312、が設定される。
As the
ファイル格納場所525としては、ファイルID523とファイルバージョン524との組合せによって特定される、ファイル一時記憶フォルダ51内のファイルの、格納場所を含む情報が設定される。具体的には、例えば、ファイル実体がCドライブの「一時記憶フォルダ」フォルダ直下の「ABC_00020002.txt」ファイルである場合、ファイルに絶対パスが付加された「C¥一時記憶フォルダ¥ABC_00020002.txt」等が設定される。ファイル格納場所525としては、絶対パスに替えて、記憶媒体内のファイル格納物理位置(セクター番号等)、OSがファイルを管理する識別符号等を付与したものも設定できるが、説明の都合上、以下では絶対パスが付与されて設定されるものとして説明を行う。
As the
ファイル格納日時526としては、ファイルID523とファイルバージョン524の組合せによって特定されるファイルがファイル一時記憶フォルダ51内に書き込まれた日時が設定される。具体的には、例えば「20061224121314」等のデータが設定される。ファイル格納日時526とファイルの最終更新日時とを比較して不一致であった場合に、このファイルがクライアント4側でファイル更新されていると判定することができる。
As the file storage date and
図6は、サーバとクライアントとの間で送受信される主な通信メッセージのデータ構成を示す図である。
ドキュメント送信要求メッセージ61は、クライアント4がドキュメント管理テーブル31に書き込まれたドキュメントに関する情報をサーバ1に対して送信要求する場合に、送信要求に設定される。ドキュメント送信要求メッセージ61は、メッセージID611とクライアント識別612をデータ項目とする。
FIG. 6 is a diagram illustrating a data configuration of main communication messages transmitted and received between the server and the client.
The document transmission request message 61 is set as a transmission request when the client 4 requests the
メッセージID611としては、このメッセージが「ドキュメント送信要求メッセージ」であることを示すデータが設定される。
クライアント識別612としては、クライアント4を一意に識別可能な、例えばIPアドレス等のデータが設定される。サーバ1は、クライアント識別612に設定されたクライアント4に対して、要求された情報を送信する。
As the message ID 611, data indicating that this message is a “document transmission request message” is set.
As the
ドキュメント送信メッセージ62は、サーバ1がクライアント4からのドキュメント送信要求メッセージ61に応答してドキュメント管理テーブル31に記憶された対応するドキュメントに関する情報を送信する場合に、使用される。ドキュメント送信要求メッセージ62は、ドキュメントID621及びドキュメント名622をデータ項目とする。
The document transmission message 62 is used when the
ドキュメントID621としては、送信要求されたドキュメントのドキュメントID311が、このIDが書き込まれているドキュメント管理レコード310のレコード数分(図6にはn個の例が示されている。)設定される。同様に、ドキュメント名622としては、送信要求されたドキュメントのドキュメント名312がレコード数分設定される。
As the
ファイル送信要求メッセージ63は、クライアント4がサーバ1に対して特定のドキュメントが参照するファイルを送信要求する場合に、使用される。ファイル送信要求メッセージ63は、メッセージID631、クライアント識別632及びドキュメントID633をデータ項目とする。
The file
メッセージID631としては、このメッセージが「ファイル送信要求メッセージ」であることを示すデータが設定される。
ドキュメントID633としては、クライアント4がファイルを取得しようとしているドキュメントを一意に識別可能なIDが設定される。
As the
As the
クライアント識別632としては、クライアント4を一意に識別可能な、例えばIPアドレス等のデータが設定される。サーバ1は、ファイル送信要求メッセージ63を受信したとき、ドキュメント内管理テーブル32に割り当てられドキュメントID633と同じドキュメントID321が書き込まれたドキュメント内ファイル管理レコード320を検索して取得し、対応するファイル実体等をクライアント識別632に設定されたクライアント4に対して送信する。
As the
ファイル送信メッセージ64は、サーバ1がクライアント4からのファイル送信要求メッセージ63に応答してファイル実体等を送信する場合に、使用される。ファイル送信メッセージ64は、ドキュメントID641、ファイルID642、ファイルバージョン643、ファイル名644及びファイル実体645をデータ項目とする。
The file transmission message 64 is used when the
ドキュメントID641としては、クライアント4がファイル送信要求メッセージ63に設定したドキュメントID633の設定値が設定される。ファイルID642としては、ドキュメントID633と同じドキュメントID321が書き込まれたドキュメント内ファイル管理レコード320のファイルID322が設定され、ファイルバージョン643としては、対応するファイルバージョン323が設定される。
As the
また、ファイル実体645としては、ファイルID642と同じファイルID331が書き込まれかつファイルバージョン643と同じファイルバージョン332が書き込まれたファイル管理レコード330のファイル格納場所333に書き込まれているファイル実体200の格納場所が設定される。ファイル名644としては、ファイル実体645のファイル名称が設定される。なお、ファイルID642、ファイルバージョン643、ファイル名644及びファイル実体645として、上記の条件に該当するドキュメント内ファイル管理レコード320のレコード数分(m個)設定される。
As the
ファイル返送メッセージ65は、クライアント4がサーバ1に対して更新済みファイルを返送する場合に、使用される。ファイル返送メッセージ65は、メッセージID651、クライアント識別652、ドキュメントID653、ファイルID654、ファイルバージョン655及びファイル実体656をデータ項目とする。
The
メッセージID651としては、このメッセージが「ファイル返送メッセージ」であることを示すデータが設定される。
クライアント識別652としては、クライアント4を一意に識別可能な、例えばIPアドレス等のデータが設定される。
As the
As the
ドキュメントID653としては、クライアント4が返送するファイルが、いずれのドキュメントによって参照されるかを識別するIDが設定される。
As the
ファイルID654、ファイルバージョン655及びファイル実体656としては、ドキュメントID653で識別されるドキュメントが参照するファイルのうち、クライアント4側で更新したファイルのファイルID654、ファイルバージョン655及びファイル実体656が、更新したファイル数分(p個)設定される。
As the
なお、サーバ1とクライアント4との間では、上記のメッセージ等に加え、通常の通信開始、通信終了等のメッセージも送受信される。また、各メッセージには、所定のヘッダ、いずれのメッセージに対する応答であるかを示すための情報等の必要な情報が付加されると共に、必要な処理が施されて送受信される。これらの処理は、選択した通信プロトコルに応じてなされるものであり、公知であるため、詳細な説明は省略する。
In addition to the above messages, messages such as normal communication start and communication end are also transmitted and received between the
次に、本発明によるドキュメント管理システムの動作について説明する。
図7は、サーバ側のGUI処理制御部が行うGUI処理制御について説明するフローチャートである。
GUI処理制御部11は、ユーザが入力装置8を介してドキュメント管理システムを起動したとき、起動され、GUI処理制御を行う。
Next, the operation of the document management system according to the present invention will be described.
FIG. 7 is a flowchart illustrating GUI processing control performed by the server-side GUI processing control unit.
The GUI
まず、GUI処理制御部11は、画面表示装置7に初期画面を表示させる(S701)。図17は、初期画面の実施例を示す図である。図17において、「新規ドキュメント作成」等が記載されている部分は、いわゆるボタン1701〜1706を表し、これらのボタン1701〜1706が入力装置8を構成するマウス等でクリックされたとき、GUI処理制御部11はいずれのボタンが押下されたのかを検出する。
First, the GUI
GUI処理制御部11は、ボタンが押下された旨の通知を待ち続け、通知をマウス等から受けたとき(S702)、押下されたボタン(以下、単に「押下ボタン」という。)が「終了」ボタンであるか否かを判定する(S703)。
The GUI
押下ボタンが「終了」ボタンであると判定した場合、GUI処理制御部11は、初期画面を消去して(S704)処理を終了する。
When it is determined that the pressed button is the “end” button, the GUI
押下ボタンが「終了」ボタンでないと判定した場合は、GUI処理制御部11は、押下ボタンに対応する処理を実行する(S705)。具体的には、「新規ドキュメント作成」ボタン1701が押下された場合には新規ドキュメント作成部12を、「流用ドキュメント作成」ボタン1702又は「翻訳ドキュメント作成」ボタン1703が押下された場合には流用翻訳ドキュメント作成部13を、「ファイル追加」ボタン1704が押下された場合にはファイル追加部14を、「ファイル表示」ボタン1705が押下された場合にはファイル表示部15を、それぞれ起動する。
When it is determined that the pressed button is not the “end” button, the GUI
なお、流用翻訳ドキュメント作成部13を起動する場合、流用翻訳ドキュメント作成部13に、押下ボタンが「流用ドキュメント作成」ボタン及び「翻訳ドキュメント作成」ボタンいずれであったのかを識別可能な情報(以下、単に「流用/翻訳識別情報」という。)が引き渡される。 Note that when the diverted translation document creation unit 13 is activated, the diverted translation document creation unit 13 is provided with information that can identify whether the pressed button is the “create diversion document” button or the “create translation document” button (hereinafter referred to as “create diversion document”) Simply called “Diversion / Translation Identification Information”).
新規ドキュメント作成部12、流用翻訳ドキュメント作成部13、ファイル追加部14、及びファイル表示部15が処理を終了したとき、GUI処理制御部11はその旨の通知を受け、ステップS701に戻って再び画面表示装置7に初期画面を表示させる。
When the new
図8は、サーバ側の新規ドキュメント作成部が行う新規ドキュメント作成処理について説明するフローチャートである。
新規ドキュメント作成部12は、起動されると画面表示装置7に新規ドキュメント作成画面を表示させる(S801)。図18は、新規ドキュメント作成画面の実施例を示す図である。新規ドキュメント作成画面には、ドキュメント名称入力フィールド1801、「作成」ボタン1802及び「キャンセル」ボタン1803が表示される。
FIG. 8 is a flowchart illustrating a new document creation process performed by a new document creation unit on the server side.
When started, the new
新規ドキュメント作成部12は、ボタンが押下された旨の通知を待ち続け、通知を受けたとき(S802)、押下ボタンが「作成」ボタンであるか否かを判定する(S803)。ステップS803で押下ボタンが「作成」ボタンでないと判定した場合、押下ボタンは「キャンセル」ボタンであるため、新規ドキュメント作成部12は処理を終了する。
The new
ステップS803で押下ボタンが「作成」ボタンであると判定した場合、新規ドキュメント作成部12は、ドキュメント名称入力フィールドに適切なドキュメント名称が入力されているか否かを判定する(S804)。
If it is determined in step S803 that the pressed button is the “create” button, the new
入力されたドキュメント名称が適切か否かの判定は、例えば、ドキュメント名称が入力されていない場合、空白文字列しか入力されていない場合等にはエラーとされる。また、ドキュメント管理システムが管理対象とするドキュメントの種類等に応じて判定が行われるのでもよい。さらに、必要に応じて、全角文字列のみを許諾する判定であってもよい。また、入力されたドキュメント名称がドキュメント管理テーブル内のドキュメント名312のいずれかに一致することを許諾する判定を加えてもよい。このように構成することによって、同一名称のドキュメントは存在しないため、誤って意図しないドキュメントにファイルが追加される等の操作の誤りを回避することが可能になる。以下、本実施の形態においては、これらの例示した判定を含む判定(以下、単に「ドキュメント名称適正判定という。」を行うものとして説明する。 The determination as to whether or not the input document name is appropriate is an error, for example, when the document name is not input or when only a blank character string is input. The determination may be made according to the type of document to be managed by the document management system. Further, if necessary, it may be determined that only a full-width character string is permitted. Further, a determination may be made that permits the input document name to match any of the document names 312 in the document management table. By configuring in this way, there is no document with the same name, and therefore it is possible to avoid an operation error such as a file being added to an unintended document by mistake. Hereinafter, in the present embodiment, description will be made assuming that determination including these exemplified determinations (hereinafter simply referred to as “document name appropriateness determination”) is performed.
ステップS804でドキュメント名称入力フィールドに適切なドキュメント名称が入力されていないと判定した場合、新規ドキュメント作成部12は、新規ドキュメント作成画面にエラーメッセージ等を表示させてステップS802に戻り、再びボタンが押下されるのを待つ。
If it is determined in step S804 that an appropriate document name has not been input in the document name input field, the new
ステップS804で適切なドキュメント名称が入力されていると判定した場合、新規ドキュメント作成部12は、ドキュメント管理レコード310を作成する(S805)。具体的には、ドキュメント管理テーブル31に割り当て済みのドキュメント管理レコード310からドキュメントID311の最大値が検索され、これに1加算したものが作成されたドキュメント管理レコード310にドキュメントID311として書き込まれる。また、作成されたドキュメント管理レコード310には、ドキュメント名312として入力ドキュメント名称が、流用方法313として「新規」が、流用元ドキュメントID314として空白値が、それぞれ書き込まれる。新規ドキュメント作成処理は、その後終了する。
If it is determined in step S804 that an appropriate document name has been input, the new
ここで、流用方法が上記の「新規」の場合、ファイルを全く参照しない、いわば空のドキュメントが作成される。本実施の形態においては、ドキュメントが参照するファイルについての情報を設定する処理(以下、単に「ファイル追加処理」という。)については、後述のファイル追加処理についての説明において記載する。なお、ステップS805の後に別のステップを設け、作成されたドキュメント管理レコード310にファイル追加処理を施すのでもよい。
Here, when the diversion method is “new”, a so-called empty document is created that does not refer to the file at all. In the present embodiment, a process for setting information about a file referred to by a document (hereinafter simply referred to as “file addition process”) will be described in the description of the file addition process described later. Note that another step may be provided after step S805 to perform file addition processing on the created
図9は、サーバ側の流用翻訳ドキュメント作成部が行う流用翻訳ドキュメント作成処理について説明するフローチャートである。
まず、流用翻訳ドキュメント作成部13は、起動されると流用元ドキュメントを選択させる流用元選択画面を画面表示装置7に表示させる(S901)。図19は、流用元選択画面の実施例を示す図である。
FIG. 9 is a flowchart for explaining a diversion translation document creation process performed by the diversion translation document creation unit on the server side.
First, the diverted translation document creation unit 13 displays a diversion source selection screen for selecting a diversion source document on the screen display device 7 when activated (S901). FIG. 19 is a diagram showing an example of the diversion source selection screen.
流用元選択画面には、ドキュメント情報表示エリア1901、「選択」ボタン1904及び「キャンセル」ボタン1905が表示される。このとき、流用翻訳ドキュメント作成部13は、ドキュメント管理テーブル31に割り当てられている全てのドキュメント管理レコード310を対象にして検索し、得られたドキュメントID311とドキュメント名312とを対にして一時的に記憶する記憶領域(以下、単に「ドキュメント情報一時記憶エリア」という。)に記憶する。流用翻訳ドキュメント作成部13は、また、ドキュメント名312をドキュメント情報表示エリア内のドキュメント名表示欄1903にスクロール表示し、ドキュメント名表示欄と対応させてドキュメント選択ラジオボタン1902を表示する。
On the diversion source selection screen, a document
このとき、ドキュメント名表示欄の並び順は、例えば、新たに作成した順等を表すようにドキュメントID311の降順、ユーザに分かりやすいドキュメント名312の昇順等、閲覧の便宜上の観点等から定めることができる。なお、後の処理の必要上、ドキュメント情報一時記憶エリア内のドキュメントID311とドキュメント名312を対にした情報も、ドキュメント名表示欄の並び順と合わせて並べ替えられるものとする。
At this time, the arrangement order of the document name display fields may be determined from the viewpoint of the convenience of browsing, for example, the descending order of the
次に、流用翻訳ドキュメント作成部13は、ボタンが押下された旨の通知を待ち続け、通知を受けたとき(S902)、押下ボタンが「選択」ボタンであるか否かを判定する(S903)。ステップS903で押下ボタンが「選択」ボタンでないと判定した場合、押下ボタンは「キャンセル」ボタンであるため、流用翻訳ドキュメント作成部13は処理を終了する。 Next, the diverted translation document creation unit 13 continues to wait for a notification that the button has been pressed. When the notification is received (S902), it is determined whether or not the pressed button is a “select” button (S903). . If it is determined in step S903 that the push button is not the “select” button, the push button is a “cancel” button, and the diverted translation document creation unit 13 ends the process.
ステップS903で押下ボタンが「選択」ボタンであると判定した場合、流用翻訳ドキュメント作成部13は、流用元ドキュメントが選択されているか、即ちドキュメント選択ラジオボタンのいずれかが選択されているか否かを判定する(S904)。ステップS904でいずれのドキュメント選択ラジオボタンも選択されていないと判定した場合、流用翻訳ドキュメント作成部13は、流用元選択画面にエラーメッセージ等を表示させてステップS902に戻り、再びボタンが押下されるのを待つ。なお、ドキュメント選択ラジオボタンは、所謂「ラジオボタン」としての機能を有し、2以上のボタンを同時に選択することはできないようになっている。 If it is determined in step S903 that the pressed button is the “select” button, the diverted translation document creation unit 13 determines whether the diversion source document is selected, that is, whether any of the document selection radio buttons is selected. Determination is made (S904). If it is determined in step S904 that no document selection radio button is selected, the diverted translation document creation unit 13 displays an error message or the like on the diversion source selection screen, returns to step S902, and the button is pressed again. Wait for The document selection radio button has a function as a so-called “radio button” and cannot select two or more buttons at the same time.
ステップS904でいずれかのドキュメント選択ラジオボタンが選択されていると判定した場合、流用翻訳ドキュメント作成部13は、画面表示装置7に流用翻訳ドキュメント作成画面を表示させる(S905)。図20は、流用翻訳ドキュメント作成画面の実施例を示す図である。 If it is determined in step S904 that any one of the document selection radio buttons is selected, the diverted translation document creation unit 13 displays the diverted translation document creation screen on the screen display device 7 (S905). FIG. 20 is a diagram showing an example of the diverted translation document creation screen.
流用翻訳ドキュメント作成画面には、ドキュメント名称入力フィールド2001、「作成」ボタン2003及び「キャンセル」ボタン2004が表示される。また、GUI処理制御部から引き渡された流用/翻訳識別情報が「流用」を示す場合、「リンク流用」及び「分岐流用」のいずれかを選択させる流用方法選択ラジオボタン2002が表示される。これに対して、流用/翻訳識別情報が「翻訳」を示す場合は、流用方法選択ラジオボタン2002は表示されない。
On the diverted translation document creation screen, a document
流用翻訳ドキュメント作成部13は、ボタンが押下された旨の通知を待ち続け、通知を受けたとき(S906)、押下ボタンが「作成」ボタンであるか否かを判定する(S907)。ステップS907で押下ボタンが「作成」ボタンでないと判定した場合、押下ボタンは「キャンセル」ボタンであるため、流用翻訳ドキュメント作成部13は処理を終了する。 The diverted translation document creation unit 13 continues to wait for a notification that the button has been pressed. When the notification is received (S906), the diversion translation document creation unit 13 determines whether the pressed button is a “create” button (S907). If it is determined in step S907 that the push button is not the “create” button, the diverted translation document creation unit 13 ends the process because the push button is a “cancel” button.
ステップS907で押下ボタンが「作成」ボタンであると判定した場合、流用翻訳ドキュメント作成部13は、入力内容が適切であるかの判定(以下、単に「入力適正判定」という。)を行う(S908)。 If it is determined in step S907 that the pressed button is the “Create” button, the diversion translation document creation unit 13 determines whether the input content is appropriate (hereinafter simply referred to as “input appropriateness determination”) (S908). ).
ここで、入力適正判定は、まず、ドキュメント名称入力フィールドに適切なドキュメント名称が入力されているか否かについて、ドキュメント名称適正判定と同様に行われ、例えば、ドキュメント管理システムが管理対象とするドキュメントの種類等に基づいて行われる。次に、流用/翻訳識別情報が「流用」を示す場合、いずれかの流用方法選択ラジオボタンが選択されていることが適切と認められる条件となる。纏めると、適切なドキュメント名称が入力されており、かつ流用/翻訳識別情報が「流用」の場合にいずれかの流用方法選択ラジオボタンが選択されているとき、入力内容が適切であると判定される。 Here, the input appropriateness determination is performed in the same manner as the document name appropriateness determination as to whether or not an appropriate document name is input in the document name input field. For example, the document management system manages the document to be managed. This is based on the type. Next, when the diversion / translation identification information indicates “diversion”, it is a condition that one of the diversion method selection radio buttons is appropriately selected. In summary, when an appropriate document name is input and the diversion / translation identification information is “Diversion”, if any diversion method selection radio button is selected, it is determined that the input content is appropriate. The
ステップS908で流用翻訳ドキュメント作成画面への入力内容が適切でないと判定場合、流用翻訳ドキュメント作成部13は、流用翻訳ドキュメント作成画面にエラーメッセージ等を表示させてステップS906に戻り、再びボタンが押下されるのを待つ。 If it is determined in step S908 that the input content on the diversion translation document creation screen is not appropriate, the diversion translation document creation unit 13 displays an error message or the like on the diversion translation document creation screen, returns to step S906, and the button is pressed again. Wait for it.
ステップS908で流用翻訳ドキュメント作成画面の入力内容が適切であると判定した場合、流用翻訳ドキュメント作成部13は、ドキュメント管理レコード310を作成する(S909)。 If it is determined in step S908 that the input content on the diversion translation document creation screen is appropriate, the diversion translation document creation unit 13 creates a document management record 310 (S909).
具体的には、上記のようにドキュメント管理テーブル31に割り当て済みのドキュメント管理レコード310からドキュメントID311の最大値が検索され、これに1加算したものがドキュメントID311として書き込まれ、対応するドキュメント名312として入力ドキュメント名称が書き込まれる。また、流用元ドキュメントID314として、流用元選択画面中のドキュメント選択ラジオボタンを介して選択されたドキュメント名に対応するドキュメントID(以下、単に「選択ドキュメントID」という。)が書き込まれる。具体的には、例えば、選択されているドキュメント選択ラジオボタンが何番目かを示す情報が取得され、ドキュメント情報一時記憶エリア内のこの順番のドキュメントIDが書き込まれる。さらに、流用方法313として、流用/翻訳識別情報が「翻訳」を示す場合は、「翻訳」が書き込まれ、流用/翻訳識別情報が「流用」の場合には、流用方法選択ラジオボタンで選択された「リンク流用」又は「分岐流用」が書き込まれる。
Specifically, the maximum value of the
次に、流用翻訳ドキュメント作成部13は、流用/翻訳識別情報に基づいて流用方法が「翻訳」であるか否かを判定し(S910)、「翻訳」と判定した場合、以下に説明するようにファイル実体をコピー等し、ファイル管理レコード330を作成する(S911)。 Next, the diversion translation document creation unit 13 determines whether or not the diversion method is “translation” based on the diversion / translation identification information (S910). The file entity is copied to create a file management record 330 (S911).
ここで、ファイル実体のコピー等は、次のように行われる。まず、ドキュメント内ファイル管理テーブル32に割り当て済みのドキュメント内ファイル管理レコード320のうち、ドキュメントID321が選択ドキュメントIDと等しい全てのレコードについて、ファイルID322及びファイルバージョン323が取得される。次に、取得したファイルID322及びファイルバージョン323と一致するファイルID331とファイルバージョン332を有するファイル管理レコード(以下、単に「処理対象ファイル管理レコード」という。)330が検索される。次に、処理対象ファイル管理レコード330のファイル格納場所333に基づいてファイル実体が取得される。最後に、取得されたファイル実体、即ちファイルのファイル名拡張子等に基づいて、このファイルが文書ファイル、表ファイル、画像ファイル等のうちのいずれであるかを分類し、分類結果に応じたコピー処理を行う。例えば、画像ファイルに対しては、翻訳が不要なため、単にファイルフォルダ実体20内で対象のファイルがコピーされ、文書ファイルに対しては、翻訳ソフトが解読可能な形式及び内容に対象のファイルが変更され、変更後のファイルがファイルフォルダ実体20内に作成される。ここで、複製ファイル又は作成ファイルのファイル名に付与されているファイルバージョンが1加算したものに変更される。また、後の処理のために、複製ファイルの絶対パスとファイルをコピー等した日時とが読み取られる。
Here, copying of the file entity is performed as follows. First, the
なお、ファイルの分類は、拡張子を用いる上記の方法以外にも、例えば、ファイルの内容を検索して翻訳対象の文字情報が含まれているか否かを判定して行われるのでもよい。また、分類結果に基づいて行うコピー等の処理も、上記のものに限られず、例えば、複製ファイル又は作成ファイルの拡張子を変更する等、対象のファイルを編集等するために使用するプログラムに適するようにする処理であってもよい。さらに、分類結果等に基づいて、特定のファイルについてはコピー等を行わないようにするのでもよい。ただし、この場合、対象のファイルについては、以下に説明するファイル管理レコード330の作成処理及びドキュメント内ファイル管理レコード320の作成処理及び更新処理の対象から外す必要がある。
In addition to the above method using an extension, for example, the file classification may be performed by searching the contents of the file and determining whether or not character information to be translated is included. In addition, the processing such as copying performed based on the classification result is not limited to the above, and is suitable for a program used for editing the target file, for example, changing the extension of the duplicate file or the created file. It may be a process to do so. Furthermore, it may be possible not to copy a specific file based on the classification result. However, in this case, it is necessary to exclude the target file from the processing for creating the
ファイル管理レコード330は、以下のように作成される。新たに作成するファイル管理レコード330のファイルID331として上記の処理対象ファイル管理レコードのファイルID331が、ファイルバージョン332として処理対象ファイル管理レコードのファイルバージョン332に1加算したもの(ファイルフォルダ実体20内にコピー等されたファイルのファイル名に付与されたファイルバージョンと同一である)が、ファイル格納場所333としてコピー等したファイルの絶対パスが、そして、最終更新日時334としてファイルをコピー等した日時が、それぞれ設定される。これらの各データ項目の設定値がファイル管理レコード330に書き込まれ、新たなファイルの管理情報としてファイル管理テーブル33をなす。
The
次に、流用翻訳ドキュメント作成部13は、以下に説明する「ドキュメント内ファイル管理レコードの作成更新処理」を行う(S912)。「ドキュメント内ファイル管理レコードの作成更新処理」では、流用方法とは無関係にドキュメント内ファイル管理レコード320が作成され更新される。
Next, the diverted translation document creation unit 13 performs the “document file management record creation / update process” described below (S912). In the “document file management record creation / updating process”, the document
ここで、新たなドキュメント内ファイル管理レコード320は、ドキュメント内ファイル管理テーブル32に割り当て済みのドキュメント内ファイル管理レコード320のうち、ドキュメントID321が上記の選択ドキュメントIDと等しい全てのレコードをコピーして作成される。このとき、コピーして得られたレコード(以下、単に「コピー先レコード」という。)のドキュメントID321として、ステップS909で作成したドキュメント管理レコード310のドキュメントID311が設定される。
Here, the new in-document
次に、コピー先レコードのファイルID322、ファイルバージョン323及びファイルグループ最終更新日時324は、以下のように設定される。
まず、流用/翻訳識別情報が「流用」を示す場合、ファイルID322、ファイルバージョン323及びファイルグループ最終更新日時324として、コピー元レコードの対応するものが設定される。
Next, the
First, when the diversion / translation identification information indicates “diversion”, the corresponding information of the copy source record is set as the
次に、流用/翻訳識別情報が「翻訳」を示す場合、ファイルID322としてコピー元レコードの対応するものが、ファイルバージョン323としてコピー元レコードのファイルバージョン323に1加算したものが、ぞれぞれ、設定される。また、ファイルグループ最終更新日時324として、ファイル管理テーブル33に割り当てられた、ファイルID322と同じファイルID331の全てのレコードから最終更新日時334の最新値が取得され、設定される。
流用/翻訳識別情報に応じた各データ項目の設定値がコピー先レコードに書き込まれ、新たな管理情報としてドキュメント内ファイル管理テーブル32をなす。
Next, when the diversion / translation identification information indicates “translation”, the
The set value of each data item corresponding to the diversion / translation identification information is written in the copy destination record, and forms the in-document file management table 32 as new management information.
上記の流用翻訳ドキュメント作成処理によって、全ての参照ファイルを流用元ドキュメントと共有しているドキュメント(流用方法は「リンク流用」又は「分岐流用」)、又は、全てのファイルを流用元ドキュメントからコピー等したドキュメント(流用方法は「翻訳」)が作成される。したがって、作成されたドキュメントが参照するファイルは、流用元ドキュメントが参照するファイルと、完全に一致又は対応している。
流用翻訳ドキュメント作成部13は、その後、処理を終了する。
Documents that share all reference files with the diversion source document by the above diversion translation document creation process (diversion method is “link diversion” or “diversion diversion”), or all files are copied from the diversion source document, etc. (The translation method is “translation”). Therefore, the file referred to by the created document completely matches or corresponds to the file referred to by the diversion source document.
The diverted translation document creation unit 13 then ends the process.
ここで、作成したドキュメントが流用元ドキュメントと異なるファイルを参照する必要がある場合には、例えば、次に説明するファイル追加処理が行われる。一方、本実施の形態においては、作成したドキュメントが参照するファイルを削除する手段については記載されていないが、サーバ1側に、不要なドキュメント内ファイル管理レコード320を削除するファイル削除部を追加することによって、実現できる。
Here, when the created document needs to refer to a file different from the diversion source document, for example, a file addition process described below is performed. On the other hand, in the present embodiment, no means for deleting a file referred to by a created document is described, but a file deletion unit for deleting unnecessary
図10は、サーバ側のファイル追加部が行うファイル追加処理について説明するフローチャートである。
まず、ファイル追加部14は、起動されると画面表示装置7にファイル追加画面を表示させる(S1001)。図21は、ファイル追加画面の実施例を示す図である。ファイル追加画面には、ドキュメント名称入力フィールド2101、ファイル情報表示エリア2102、ファイル選択チェックボックス2103、ファイル名表示欄2104、「作成」ボタン2105及び「キャンセル」ボタン2106が表示される。
FIG. 10 is a flowchart illustrating file addition processing performed by the file addition unit on the server side.
First, when activated, the file addition unit 14 displays a file addition screen on the screen display device 7 (S1001). FIG. 21 is a diagram illustrating an example of the file addition screen. On the file addition screen, a document
このとき、ファイル追加部14は、ファイルフォルダ実体20に記憶されている全てのファイル200を検索し、ファイル名に基づいてファイルID及びファイルバージョンを、ファイル管理テーブル等に基づいてファイル格納場所及び更新年月を取得する。取得されたファイル名、ファイルID、ファイルバージョン及びファイル格納場所は、対応付けられ一時的に記憶する記憶領域(以下、単に「ファイル情報一時記憶エリア」という。)に記憶される。また、ファイル情報一時記憶エリアに記憶されたファイル名は、ファイル情報表示エリア2102内のファイル名表示欄2104にスクロール表示され、ファイル名表示欄2104と対応してファイル選択チェックボックス2103が表示される。
At this time, the file adding unit 14 searches all the
ここで、ファイル名表示欄の並び順は、例えば、新たに作成した順等を表すようにファイルIDの降順、ユーザに分かりやすいファイル名の昇順等、閲覧の便宜上の観点等から定めることができる。なお、後の処理において使用するため、ファイル情報一時記憶エリア内のファイル名、ファイルID、ファイルバージョン、ファイル格納場所及び更新年月からなる関連する情報も、ファイル名表示欄の並び順と合わせて並べ替えられるものとする。 Here, the arrangement order of the file name display fields can be determined from the viewpoint of convenience of browsing, for example, the descending order of the file IDs, the ascending order of the file names easy to understand for the user, so as to represent the newly created order, etc. . In addition, for use in later processing, related information including the file name, file ID, file version, file storage location, and update date in the file information temporary storage area is also combined with the arrangement order of the file name display column. It shall be rearranged.
ファイル追加部14は、ボタンが押下された旨の通知を待ち続け、通知を受けたとき(S1002)、押下ボタンが「追加」ボタンであるか否かを判定する(S1003)。ステップS1003で押下ボタンが「追加」ボタンでないと判定した場合、押下ボタンは「キャンセル」ボタンであるため、ファイル追加部14は処理を終了する。 The file adding unit 14 continues to wait for a notification that the button has been pressed, and when receiving the notification (S1002), determines whether the pressed button is an “add” button (S1003). If it is determined in step S1003 that the push button is not an “add” button, the push button is a “cancel” button, and the file addition unit 14 ends the processing.
ステップS1003で押下ボタンが「追加」ボタンであると判定した場合、ファイル追加部14は、入力内容が適切であるかを判定する(S1004)。 If it is determined in step S1003 that the pressed button is the “add” button, the file adding unit 14 determines whether the input content is appropriate (S1004).
ここで、入力内容が適切であるか否かの判定は、まず、ドキュメント名称入力フィールドに適切なドキュメント名称が入力されているか否かについて、上記のドキュメント名称適正判定と同様に行われる。例えば、入力されたドキュメント名称がドキュメント管理テーブル31内のドキュメント名312のいずれかに設定されている場合は、適切なドキュメント名称と判定される。次に、いずれか1つ以上のファイル選択チェックボックスが選択されていることが適切と認められる条件となる。纏めると、適切なドキュメント名称が入力されており、かついずれか1つ以上のファイル選択チェックボックスが選択されているとき、入力内容が適切であると判定される。 Here, the determination as to whether or not the input content is appropriate is made in the same manner as in the document name appropriateness determination as to whether or not an appropriate document name has been input in the document name input field. For example, when the input document name is set in any of the document names 312 in the document management table 31, it is determined as an appropriate document name. Next, it is a condition that it is deemed appropriate that any one or more file selection check boxes are selected. In summary, when an appropriate document name is input and any one or more file selection check boxes are selected, it is determined that the input content is appropriate.
ステップS1004でファイル追加画面の入力内容が適切でないと判定した場合、ファイル追加部14は、ファイル追加画面にエラーメッセージ等を表示させてステップS1002に戻り、再びボタンが押下されるのを待つ。 If it is determined in step S1004 that the input content on the file addition screen is not appropriate, the file addition unit 14 displays an error message or the like on the file addition screen, returns to step S1002, and waits for the button to be pressed again.
ステップS1004でファイル追加画面の入力内容が適切であると判定した場合、ファイル追加部14は、ファイル選択チェックボックスで選択されたファイルをコピーする(S1005)。 If it is determined in step S1004 that the input content on the file addition screen is appropriate, the file addition unit 14 copies the file selected by the file selection check box (S1005).
具体的には、まず、選択されているファイル選択チェックボックスが何番目かを示す情報が取得され、ファイル情報一時記憶エリア内のこの順番のファイル名、ファイルID、ファイルバージョン及びファイル格納場所(以下、それぞれ、「追加元ファイル名」、「追加元ファイルID」、「追加元ファイルバージョン」及び「追加元ファイル格納場所」という。)が取得される。 Specifically, first, information indicating the number of the selected file selection check box is acquired, and the file name, file ID, file version, and file storage location in this order in the file information temporary storage area (hereinafter referred to as the file storage check box) , “Addition source file name”, “addition source file ID”, “addition source file version”, and “addition source file storage location”).
次に、ファイル管理テーブル33に割り当てられているファイル管理レコード330のうち、ファイルID331が追加元ファイルIDと同じものからファイルバージョン332の最大値(以下、単に「追加先ファイルバージョン」という。)が取得され、1加算される。ここで、追加元ファイルIDと等しいファイルID331がファイル管理テーブル33に設定されていない場合は、取得したファイルバージョンそのもの(図4において、「0001」になっている。)が追加先ファイルバージョンとして設定される。
Next, among the
次に、ファイル追加部14は、追加元ファイル格納場所のファイル実体をファイルフォルダ実体20内にコピーする。このとき、コピー先ファイルのファイル名に付与されるファイルバージョンは、追加先ファイルバージョンに変更される。また、コピー先ファイルのファイル格納場所及びコピーした日時が取得される。
Next, the file addition unit 14 copies the file entity of the addition source file storage location into the
次に、ファイル追加部14は、ファイル管理レコード330を作成する(S1006)。具体的には、ファイルID331として追加元ファイルIDが、ファイルバージョン332として追加先ファイルバージョンが、ファイル格納場所333としてコピー先ファイルのファイル格納場所が、そして、最終更新日時334としてコピー処理を行った日時が、それぞれ、設定される。これらの各データ項目の設定値がファイル管理レコード330に書き込まれ、新たなファイルの管理情報としてファイル管理テーブル33をなす。
Next, the file addition unit 14 creates a file management record 330 (S1006). Specifically, the copy
次に、ファイル追加部14は、ドキュメント内ファイル管理レコード320を作成して更新する(S1007)。 Next, the file addition unit 14 creates and updates the in-document file management record 320 (S1007).
具体的には、まず、ドキュメント管理テーブル31に割り当てられているレコードのうち、ドキュメント名312が入力されたドキュメント名称と同じものが検索され、このレコードのドキュメントID311がドキュメントID321に設定される。また、ファイルID322として追加元ファイルIDが、ファイルバージョン323として追加先ファイルバージョンが、それぞれ設定される。次に、ファイル管理テーブル33に割り当てられ、S1006でファイルID331とファイルバージョン332が書き込まれたファイル管理レコード330(以下、「同一グループレコード」という。)から、最終更新日時334の最新値が取得されてファイルグループ最終更新日時324に設定される。そして、これらの各データ項目の設定値がドキュメント内ファイル管理レコード320に書き込まれ、新たなファイルの管理情報としてドキュメント内ファイル管理テーブル32をなす。さらに、同一グループレコードのファイルグループ最終更新日時324として、上記の最終更新日時334の最新値が書き込まれて更新される。
Specifically, first, the record assigned to the document management table 31 is searched for the same document name as the
ここで、ファイル追加部14は、上記のステップS1005〜S1007までの処理を選択されたファイル数分、すなわち、ファイル選択チェックボックスが選択された数だけ、繰り返して実行する。 Here, the file addition unit 14 repeatedly executes the above-described processing from step S1005 to S1007 by the number of selected files, that is, the number of selected file selection check boxes.
なお、上記の説明において、ファイル追加対象ドキュメントの流用方法の如何にかかわらず、追加して参照されるファイルは全てファイル実体がコピー作成されるものとしたが、ドキュメントの流用方法によって処理を変えるのでもよい。例えば、流用方法313が「新規」のドキュメントについては、上記で説明した処理を行い、流用方法313が「リンク流用」又は「分岐流用」のドキュメントについては、上記の処理のうち、ファイルのコピー及びファイル管理レコード330の作成処理を省略し、流用方法313が「翻訳」のドキュメントについては、ファイルの種類に応じて処理を変更するのでもよい。
In the above description, regardless of the diversion method of the file addition target document, it is assumed that the file entity of all the files to be added is copied and created, but the processing is changed depending on the diversion method of the document. But you can. For example, for a document whose
図11は、サーバ側のファイル表示部が行うファイル表示処理について説明するフローチャートである。
まず、ファイル表示部15は、起動されると画面表示装置7にファイル表示画面を表示させる(S1001)。図22は、ファイル表示画面の実施例を示す図である。ファイル表示画面には、ドキュメント名称入力フィールド2201、ファイル情報表示エリア2102、「表示」ボタン2204及び「終了」のボタン2205が表示される。ステップS1001で表示したファイル表示画面のファイル情報表示エリア内には、情報は表示されていない。
FIG. 11 is a flowchart illustrating file display processing performed by the file display unit on the server side.
First, when activated, the
次に、ファイル表示部15は、ボタンが押下された旨の通知を待ち続け、通知を受けたとき(S1102)、押下ボタンが「表示」ボタンであるか否かを判定する(S1103)。ステップS1103で押下ボタンが「表示」ボタンでないと判定した場合、押下ボタンは「終了」ボタンであるため、ファイル表示部15は処理を終了する。
Next, the
ステップS1103で押下ボタンが「表示」ボタンであると判定した場合には、ファイル表示部15は、ドキュメント名称入力フィールドに適切なドキュメント名称が入力されているか否かを判定する(S1004)。ここで、入力されたドキュメント名称が適切かどうかの判定は、上記のドキュメント名称適正判定と同様に行われる。例えば、入力されたドキュメント名称がドキュメント管理テーブル31内のドキュメント名312のいずれかに設定されている場合は、適切なドキュメント名称と判定される。
If it is determined in step S1103 that the pressed button is the “display” button, the
ステップS1104で適切なドキュメント名称が入力されていないと判定した場合、ファイル表示部15は、ファイル表示画面にエラーメッセージ等を表示させてステップS1002に戻って、再びボタンが押下されるのを待つ。
If it is determined in step S1104 that an appropriate document name has not been input, the
ステップS1104で適切なドキュメント名称が入力されていると判定した場合、ファイル表示部15は、ファイル情報表示エリア内に、入力されたドキュメント名称のドキュメントが参照するファイルを表示する(S1105)。
If it is determined in step S1104 that an appropriate document name has been input, the
具体的には、まず、ドキュメント管理テーブル31に割り当てられているレコードのうち、ドキュメント名312が入力されたドキュメント名称と同じものが検索され、このレコードのドキュメントID311が取得される。次に、ドキュメント内ファイル管理テーブル32に割り当てられ、ドキュメントID321としてドキュメントID311が書き込まれたレコードが検索され、検索された全てのレコードからレコードのファイルID322、ファイルバージョン323及びファイルグループ最終更新日時324が取得され、対応付けられ一時的にファイル情報一時記憶エリアに記憶される。
Specifically, first, the record assigned to the document management table 31 is searched for the same document name as the
次に、ファイル管理テーブル33に割り当てられているファイル管理レコード330のうち、ファイルID331及びファイルバージョン332がファイル情報一時記憶エリアに記憶されたファイルID及びファイルバージョンと同じものが検索され、このレコードのファイル格納場所333及び最終更新日時334が取得され、取得したファイル格納場所333に基づいてファイル名称が取得される。取得されたファイル名称及び最終更新日時は、ファイル情報一時記憶エリアに、ファイルID、ファイルバージョン及びファイルグループ最終更新日時と対応付けられて記憶される。
Next, the
次に、ファイル表示部15は、ファイル情報一時記憶エリアに記憶したファイル名をファイル情報表示エリア内のファイル名表示欄2203にスクロール表示する。このとき、ファイル情報一時記憶エリアに各ファイル名と対応付けられて記憶された最終更新日時とファイルグループ最終更新日時とを比較し、一致しない場合、ファイル名を目立つ色(例えば赤色)で表示してもよい。これによって、例えば、対象のドキュメントが参照するファイルを最後に更新した後に、同一ファイルIDでファイルバージョンを異にするファイルが作成又は更新され、適切な変更が加えられていないファイルを参照する可能性がある場合等に、ユーザに注意を喚起でき、好ましい。また、これに替えて、又は、これに加えて、ファイル情報表示エリア内に各ファイル名に対応させて最終更新日時とファイルグループ最終更新日時を表示してもよい。
Next, the
ファイル表示部15は、表示終了後、ステップS1102に戻り、再びボタンが押下されるまで待ち続ける。
After the display is completed, the
図12は、サーバ側のデータ送信処理部が行うデータ送信処理について説明するフローチャートである。
サーバ1のデータ送信処理部16はサーバ1の起動から停止まで動作し続けるが、以下では、関連する一連のデータ送信処理について説明する。
FIG. 12 is a flowchart for explaining data transmission processing performed by the data transmission processing unit on the server side.
Although the data transmission processing unit 16 of the
まず、データ送信処理部16は、クライアント4からのメッセージ61、63、65を受信するまで待ち続ける(S1201)。
First, the data transmission processing unit 16 continues to wait until it receives
ステップS1201でメッセージ61、63、65を受信したとき、データ送信処理部16は、メッセージ61、63、65からメッセージID611、631、651の設定値を読み取って「ドキュメント送信要求メッセージ」であるか否かを判断する(S1202)。
When the
ステップS1202で「ドキュメント送信要求メッセージ」であると判断した場合、データ送信処理部16は、ドキュメント管理レコード310に設定されている情報を、クライアント4に送信する(S1203)。
If it is determined in step S1202 that it is a “document transmission request message”, the data transmission processing unit 16 transmits the information set in the
具体的には、ドキュメント管理テーブル31に割り当てられている全てのドキュメント管理レコード310からドキュメントID311及びドキュメント名312が取得され、ドキュメント送信メッセージ62のドキュメントID621及びドキュメント名622にレコード数分(n個)設定される。次に、データが設定されたドキュメント送信メッセージ62は、クライアント識別612によって特定されるクライアント4に送信される。そして、処理はステップS1201に戻り、再び、クライアント4からのメッセージの受信待ちが行われる。
Specifically, the
ステップS1202で「ドキュメント送信要求メッセージ」でないと判断した場合、処理はステップS1204に跳び、データ送信処理部16は、メッセージID611、631、651の設定値が「ファイル送信要求メッセージ」であるか否かを判断する(S1204)。
If it is determined in step S1202 that it is not a “document transmission request message”, the process jumps to step S1204, and the data transmission processing unit 16 determines whether the setting values of the
ステップS1204で「ファイル送信要求メッセージ」であると判断した場合、データ送信処理部16は、ファイル送信処理(S1205〜S1213)を行う。ステップS1204で「ファイル送信要求メッセージ」でないと判断した場合、すなわちメッセージが「ドキュメント送信要求メッセージ」及び「ファイル送信要求メッセージ」のいずれでもないと判断した場合、ステップS1201に戻り、再びクライアント4からのメッセージの受信待ちが行われる。 If it is determined in step S1204 that the message is a “file transmission request message”, the data transmission processing unit 16 performs file transmission processing (S1205 to S1213). If it is determined in step S1204 that the message is not a “file transmission request message”, that is, if it is determined that the message is neither a “document transmission request message” nor a “file transmission request message”, the process returns to step S1201, and the client 4 again Message waiting is received.
以下、ファイル送信処理について説明する。
ファイル送信処理では、まず、データ送信処理部16は、送信要求されたファイルをクライアント4に送信する(S1205)。
Hereinafter, the file transmission process will be described.
In the file transmission process, first, the data transmission processing unit 16 transmits the file requested to be transmitted to the client 4 (S1205).
具体的には、まず、ドキュメント内ファイル管理テーブル32に割り当てられているドキュメント内ファイル管理レコード320のうち、ドキュメントID321がファイル送信要求メッセージ63のドキュメントID633と同じものが検索され、検索されたレコードからファイルID322及びファイルバージョン323が取得される。次に、ファイル管理テーブル33に割り当てられているファイル管理レコード330のうち、ファイルID331とファイルバージョン332が上記で取得されたファイルID322及びファイルバージョン323と同じレコードが検索され、検索されたレコードからファイル格納場所333が取得され、取得されたファイル格納場所333に基づいてファイル実体が読み込まれる。
Specifically, first, the in-document
次に、ファイルID331(即ち、ファイルID322)、ファイルバージョン332(即ち、ファイルバージョン323)、取得されたファイル格納場所333及びファイル実体が、それぞれ、ファイル送信メッセージ64のファイルID642、ファイルバージョン643、ファイル名644及びファイル実体645として設定される。例えば、ファイルID642としてファイルID331が、ファイルバージョン643としてファイルバージョン332に1加算したものが、ファイル名644としてファイル格納場所333のパスの後に記載されたファイル名が、ファイル実体645としてファイル実体が、それぞれ設定される。また、ドキュメントID641としてドキュメントID633が設定される。そして、データが設定されたファイル送信メッセージ64は、クライアント識別632によって特定されるクライアント4に送信される。
Next, the file ID 331 (that is, the file ID 322), the file version 332 (that is, the file version 323), the acquired
次に、データ送信処理部16は、クライアント4に送信したファイルと同一の全てのファイルに対して、このドキュメントの流用方法313が「分岐流用」であるか否かを判定する(S1206)。ステップS1206で「分岐流用」でないと判定した場合(「新規」「翻訳」又は「リンク流用」の場合)、ファイルのバージョンアップ処理(S1208〜S1210)を行う。
Next, the data transmission processing unit 16 determines whether or not the
ステップS1206で流用方法が分岐流用であると判定した場合、データ送信処理部16は、ファイルが共有状態にあるか否かを判定する(S1207)。例えば、ステップS1205でファイル送信メッセージ64に設定されたファイルID642及びファイルバージョン643とそれぞれ同じファイルID322及びファイルバージョン323が設定されたレコードが他にも存在し、かつこのレコードのドキュメントID321がファイル送信メッセージ64に設定されたドキュメントID641と異なる場合には、同じファイル実体を複数のドキュメントで参照していることになり、共有状態にあると判定される。
If it is determined in step S1206 that the diversion method is branch diversion, the data transmission processing unit 16 determines whether the file is in a shared state (S1207). For example, there are other records in which the
ステップS1207でファイルが共有状態にないと判定した場合、ファイルのバージョンアップ処理を行い、ファイルが共有状態にあると判定した場合、ファイルのコピー処理(S1211〜S1213)を行う。 If it is determined in step S1207 that the file is not in a shared state, a file upgrade process is performed. If it is determined that the file is in a shared state, a file copy process (S1211 to S1213) is performed.
以下、ファイルのバージョンアップ処理について説明する。
ファイルのバージョンアップ処理では、まず、データ送信処理部16は、ステップS1205でファイル送信メッセージ64に設定されたファイルID642及びファイルバージョン643とそれぞれ同じファイルID322及びファイルバージョン323が設定されたファイル管理レコード330を検索して、このレコード内のファイル格納場所333を取得し、取得したファイル格納場所333に基づいてファイル実体のファイル名を変更する(S1208)。具体的には、ファイル名に付与されたファイルバージョンが、1加算された名称に変更される。なお、一般的なOSのAPIを用いることによって、ファイル格納場所333(即ち、ファイルの絶対パス)に基づいてファイル名を変更することができる。
The file upgrade process will be described below.
In the file upgrade process, first, the data transmission processing unit 16 sets the
次に、データ送信処理部16は、上記で検索したファイル管理レコード330のファイルバージョン332を1加算したものにし、最終更新日時334としてステップS1205でファイル名を変更した日時を設定して、ファイル管理レコード330を更新する(S1209)。
Next, the data transmission processing unit 16 adds 1 to the
次に、データ送信処理部16は、ステップS1205でファイル送信メッセージ64に設定されたファイルID642及びファイルバージョン643とそれぞれ同じファイルID322及びファイルバージョン323が設定されたドキュメント内ファイル管理レコード320を検索し、検索された全てのレコードについて(条件を満たすレコードは2レコード以上存在する場合がある)、ファイルバージョン323を1加算したものにし、ファイルグループ最終更新日時324としてステップS1205でファイル名を変更した日時を設定して、ドキュメント内ファイル管理レコード320を更新する(S1210)。
Next, the data transmission processing unit 16 searches the in-document
次に、ファイルのコピー処理について説明する。
ファイルのコピー処理では、まず、データ送信処理部16は、ステップS1205でファイル送信メッセージ64に設定されたファイルID642及びファイルバージョン643とそれぞれ同じファイルID331とファイルバージョン332が設定されたファイル管理レコード330を検索して、このレコード内のファイル格納場所333を取得し、取得したファイル格納場所333に基づいてファイル実体を読み込み、ファイル名をこれに付与されたファイルバージョンを1加算したものに変更してコピーする(S1211)。
Next, file copy processing will be described.
In the file copy process, first, the data transmission processing unit 16 stores the
次に、データ送信処理部16は、ステップS1211でコピーして得られたファイルに対応するファイル管理レコード330を作成する(S1212)。具体的には、ファイルID331としてステップS1211で検索されたファイル管理レコード330のファイルID331が、ファイルバージョン332としてこのファイル管理レコード330のファイルバージョン332を1加算したものが、ファイル格納場所333としてコピー先ファイルの絶対パスが、そして、最終更新日時334としてファイルコピーを行った日時がそれぞれ設定され、新たなファイル管理レコード330に書き込まれる。
Next, the data transmission processing unit 16 creates a
次に、データ送信処理部16は、ステップS1205でファイル送信メッセージ64に設定されたファイルID642及びファイルバージョン643とそれぞれ同じファイルID322及びファイルバージョン323が設定されたドキュメント内ファイル管理レコード320を検索し、検索された全てのレコードについて(条件を満たすレコードは2レコード以上存在する場合がある)、次のように更新を行う(S1213)。
Next, the data transmission processing unit 16 searches the in-document
即ち、ステップS1205でファイル送信メッセージ64に設定されたドキュメントID641と同じドキュメントID321が設定されたドキュメント内ファイル管理レコード320については、ファイルバージョン323は1加算したものにされ、ファイルグループ最終更新日時324としてファイル名を変更した日時が設定され、ドキュメント内ファイル管理レコード320が更新される。
That is, for the in-document
一方、このドキュメントID641と異なるドキュメントID321が設定されたドキュメント内ファイル管理レコード320については、ファイルグループ最終更新日時324としてファイル名を変更した日時が設定され、ドキュメント内ファイル管理レコード320が更新される。
データ送信処理は、その後終了する。
On the other hand, for the in-document
The data transmission process is then terminated.
図13は、サーバ側のデータ受信処理部が行うデータ受信処理について説明するフローチャートである。
サーバ1のデータ受信処理部17は、サーバ1の起動から停止まで動作し続けるが、以下では、ファイル返送メッセージ65の受信を例にとり説明する。
FIG. 13 is a flowchart for explaining data reception processing performed by the data reception processing unit on the server side.
The data reception processing unit 17 of the
まず、データ受信処理部17は、クライアント4からのファイルの受信、即ち、クライアント4からのメッセージID611、631、651が設定されたファイル返送メッセージ65の受信を待ち続ける(S1301)。
First, the data reception processing unit 17 continues to wait for reception of a file from the client 4, that is, reception of the
ステップS1301でファイル返送メッセージ65を受信したとき、データ受信処理部17は、受信したメッセージ中に設定され、ファイルID654、ファイルバージョン655及びファイル実体656からなるp個のファイル情報の全てについて、以下の処理を行う。
When the
まず、データ受信処理部17は、受信したメッセージ中に設定されているファイルID654及びファイルバージョン655とそれぞれ同じファイルID331とファイルバージョン332が設定されたファイル管理レコード330を検索して、このレコード内のファイル格納場所333を取得し、取得したファイル格納場所333に基づいてファイル実体を読み込み、ファイル実体656に設定して更新する(S1302)。
First, the data reception processing unit 17 searches the
次に、データ受信処理部17は、ステップS1302で検索されたファイル管理レコード330の最終更新日時334として、ステップS1302でファイル更新を行った日時を設定し、ファイル管理レコード330を更新する(S1303)。
Next, the data reception processing unit 17 sets the date and time when the file was updated in step S1302 as the last update date and
次に、データ受信処理部17は、受信したメッセージ中に設定されているファイルID654及びファイルバージョン655とそれぞれ同じファイルID322及びファイルバージョン323が設定されたドキュメント内ファイル管理レコード320を検索して、検索された全てのレコードにについて(条件を満たすレコードは2レコード以上存在する場合がある)、ファイルグループ最終更新日時324としてステップS1302でファイル更新を行った日時を設定し、ドキュメント内ファイル管理レコード320を更新する(S1304)。
Next, the data reception processing unit 17 searches the
図14は、クライアント側の処理制御部が行う処理及び制御について説明するフローチャートである。
クライアント4側の処理制御部41は、ドキュメント管理システムのクライアント側処理を起動すべきことの指示がユーザにより入力装置Aを介して入力されたとき、起動する。
FIG. 14 is a flowchart for describing processing and control performed by the processing control unit on the client side.
The processing control unit 41 on the client 4 side is activated when an instruction to activate the client side processing of the document management system is input via the input device A by the user.
まず、処理制御部41は、画面表示装置9に初期画面を表示させる(S1401)。図23は、初期画面の実施例を示す図である。図23において、「ファイル取得」等が記載されている部分はいわゆるボタン2301〜2303を示し、この部分が入力装置Aの一部をなすマウス等でクリックされたとき、処理制御部41はいずれのボタンが押下されたのかを示す通知を受ける。
First, the process control unit 41 displays an initial screen on the screen display device 9 (S1401). FIG. 23 is a diagram showing an example of the initial screen. In FIG. 23, a portion where “file acquisition” or the like is described shows so-called
次に、処理制御部41は、ボタンが押下された旨の通知を待ち続け、通知を受けたとき(S1402)、押下ボタンが「終了」ボタンであるか否かを判定する(S1403)。ステップS1403で押下ボタンが「終了」ボタンであると判定した場合、処理制御部41は、初期画面を消去して(S1404)処理を終了する。 Next, the process control unit 41 continues to wait for notification that the button has been pressed. When the notification is received (S1402), the process control unit 41 determines whether the pressed button is an “end” button (S1403). If it is determined in step S1403 that the pressed button is the “end” button, the process control unit 41 deletes the initial screen (S1404) and ends the process.
ステップS1403で押下ボタンが「終了」ボタンでないと判定した場合、処理制御部41は、押下ボタンに対応する処理を実行する(S1405)。具体的には、「ファイル取得」ボタンが押下された場合はファイル取得部42が、「ファイル送付」ボタンが押下された場合にはファイル返送部43が、それぞれ起動される。ファイル取得部42及びファイル返送部43による処理が終了したとき、処理制御部41はその旨の通知を受け、ステップS1401に戻って画面表示装置9に再び初期画面を表示させる。
If it is determined in step S1403 that the pressed button is not an “end” button, the process control unit 41 executes processing corresponding to the pressed button (S1405). Specifically, the
図15は、クライアント側のファイル取得部が行うファイル取得処理について説明するフローチャートである。
まず、ファイル取得部42は、ドキュメント送信要求メッセージ61にメッセージID611として「ドキュメント送信要求メッセージ」であることを識別するデータを、クライアント識別612としてこのクライアント4を識別するデータ(例えば、IPアドレス)をそれぞれ設定してサーバ1に送信する(S1501)。
FIG. 15 is a flowchart illustrating file acquisition processing performed by the file acquisition unit on the client side.
First, the
次に、ファイル取得部42は、サーバ1からの応答、即ち、ドキュメント送信メッセージ62を受信するまで待ち続け(S1502)、ドキュメント送信メッセージ62を受信したとき、画面表示装置9に取得ドキュメント選択画面を表示させる(S1503)。図24は、取得ドキュメント選択画面の実施例を示す図である。取得ドキュメント選択画面には、ドキュメント情報表示エリア2401、「取得」ボタン2404及び「キャンセル」ボタン2405が表示される。
Next, the
ステップS1503で、ファイル取得部42は、また、ドキュメント送信メッセージ62に設定されているドキュメント名622をドキュメント情報表示エリア2401内のドキュメント名表示欄2403にスクロール表示し、ドキュメント名表示欄2403と対応させてドキュメント選択ラジオボタン2402を表示する。
In step S1503, the
このとき、ドキュメント名表示欄の並び順は、例えば、新たに作成した順等を表すようにドキュメントID621の降順、ユーザに分かりやすいドキュメント名622の昇順等、閲覧の便宜上の観点等から定めることができる。なお、後の処理の必要上、ドキュメント送信メッセージ62内のドキュメントID621とドキュメント名622を対にした情報もドキュメント名表示欄の並び順と合わせて並べ替えられるものとする。
At this time, the arrangement order of the document name display column may be determined from the viewpoint of convenience of browsing such as descending order of the
次に、ファイル取得部42は、ボタンが押下された旨の通知を待ち続け、通知を受けたとき(S1504)、押下ボタンが「取得」ボタンであるか否かを判定する(S1505)。ステップS1505で押下ボタンが「取得」ボタンでないと判定した場合、押下ボタンは「キャンセル」ボタンであるため、ファイル取得部42は処理を終了する。
Next, the
ステップS1505で押下ボタンが「取得」ボタンであると判定した場合には、ファイル取得部42は、取得ドキュメントが選択されているか、すなわちドキュメント選択ラジオボタンのいずれかが選択されているかを判定する(S1506)。
If it is determined in step S1505 that the pressed button is the “acquire” button, the
ステップS1506でいずれのドキュメント選択ラジオボタンも選択されていないと判定した場合、取得ドキュメント選択画面にエラーメッセージ等を表示させてステップS1504に戻り、再びボタンが押下されるのを待つ。なお、ドキュメント選択ラジオボタンは、所謂「ラジオボタン」としての機能を有し、2以上のボタンを同時に選択することはできないようになっている。 If it is determined in step S1506 that no document selection radio button is selected, an error message or the like is displayed on the acquired document selection screen, and the process returns to step S1504 to wait for the button to be pressed again. The document selection radio button has a function as a so-called “radio button” and cannot select two or more buttons at the same time.
ステップS1506でいずれかのドキュメント選択ラジオボタンが選択されていると判定した場合、ファイル取得部42は、ファイル送信要求メッセージ63にメッセージID631として「ファイル送信要求メッセージ」であることを識別するデータを、クライアント識別632としてこのクライアント4を識別するデータ(例えば、IPアドレス)を、ドキュメントID633としてドキュメント選択ラジオボタンで選択されたドキュメントのドキュメントID621をそれぞれ設定し、サーバ1に送信する(S1507)。
If it is determined in step S1506 that any one of the document selection radio buttons is selected, the
次に、ファイル取得部42は、サーバ1からの応答、即ちファイル送信メッセージ64を受信するまで待ち続け(S1508)、ファイル送信メッセージ64を受信したとき、受信したn個のファイル情報全てをファイル一時記憶フォルダ51内に格納すると共に更新管理レコード520を作成する(S1509)。
Next, the
具体的には、ファイル実体645がファイル名644に設定されたファイル名のファイルとしてファイル一時記憶フォルダ51内に格納される(即ち、記憶される)。また、更新管理レコード520のドキュメントID521としてファイル送信メッセージ64のドキュメントID641が、ドキュメント名522として、ドキュメントID641と同じドキュメントID621が設定されたドキュメント送信メッセージ62中のドキュメント名622が、ファイルID523としてドキュメントID642が、ファイルバージョン524としてファイルバージョン643が、ファイル格納場所525としてファイル一時記憶フォルダ51内に格納されたファイル実体の絶対パスが、ファイル格納日時526としてクライアント4のOSから取得されたファイル実体の更新日時が、それぞれ設定され、更新管理レコード520が作成される(即ち、記憶される)。
その後、ファイル取得部42は処理を終了する。
Specifically, the
Thereafter, the
図16は、クライアント側のファイル返送部が行うファイル返信処理について説明するフローチャートである。
まず、ファイル返送部43は、画面表示装置9に返送ドキュメント選択画面を表示させる(S1601)。図25は、返送ドキュメント選択画面の実施例を示す図である。返送ドキュメント選択画面には、ドキュメント情報表示エリア2501、「返送」ボタン2504及び「キャンセル」ボタン2505が表示される。
FIG. 16 is a flowchart for describing file return processing performed by the file return unit on the client side.
First, the
ステップS1601で、ファイル返送部43は、また、更新管理テーブル52に割り当てられている全ての更新管理レコード520を対象にドキュメントID521及びドキュメント名522を取得し、ドキュメントID521として互いに異なる設定値を持つもの全てを一時的に単に(以下、単に「ドキュメント名一時記憶エリア」という。)に記憶させる。そして、ドキュメント名一時記憶エリアに記憶されたドキュメント名をドキュメント情報表示エリア内のドキュメント名表示欄2503にスクロール表示し、ドキュメント名表示欄と対応させてドキュメント選択ラジオボタン2502を表示する。
In step S1601, the
このとき、ドキュメント名表示欄の並び順は、例えば、新たに作成した順等を表すようにドキュメントID621の降順、ユーザに分かりやすいドキュメント名の昇順等、閲覧の便宜上の観点等から定めることができる。なお、後の処理の必要上、ドキュメント情報一時記憶エリア内のドキュメントIDとドキュメント名を対にした情報も、ドキュメント名表示欄の並び順と合わせて並べ替えられるものとする。
At this time, the arrangement order of the document name display fields can be determined from the viewpoint of convenience of browsing, for example, the descending order of the
次に、ファイル返送部43は、ボタンが押下された旨の通知を待ち続け、通知を受けたとき(S1602)、押下ボタンが「返送」ボタンであるか否かを判定する(S1603)。ステップS1603で押下ボタンが「返送」ボタンでないと判定した場合、押下ボタンは「キャンセル」ボタンであるため、ファイル返送部43は処理を終了する。
Next, the
ステップS1603で押下ボタンが「返送」ボタンであると判定した場合、ファイル返送部43は、返送ドキュメントが選択されているか、即ちドキュメント選択ラジオボタンのいずれかが選択されているか否かを判定する(S1604)。ステップS1604でいずれのドキュメント選択ラジオボタンも選択されていないと判定した場合、ファイル返送部43は、返送ドキュメント選択画面にエラーメッセージ等を表示させてステップS1602に戻り、再びボタンが押下されるのを待つ。なお、ドキュメント選択ラジオボタンは、所謂「ラジオボタン」としての機能を有し、2以上のボタンを同時に選択することはできないようになっている。
If it is determined in step S1603 that the pressed button is the “return” button, the
ステップS1604でいずれかのドキュメント選択ラジオボタンが選択されていると判定した場合、ファイル返送部43は、ファイル一時記憶フォルダ51内に選択されたドキュメントが参照する更新されたファイルが存在するか否かを判定する(S1605)。
If it is determined in step S1604 that any one of the document selection radio buttons is selected, the
ここで、更新管理テーブル52に割り当てられている更新管理レコード520のうち、選択されたドキュメントのドキュメントIDと同じドキュメントID521が設定されたものが検索され、検索された全てのレコードについて更新の有無が判定され、1つのレコードでも更新されている場合には、更新ファイルが存在すると判定される。また、各更新管理レコード520についての更新の有無は、ファイル格納場所525に格納されているファイルについてOSが管理する更新日時が取得され、取得されたデータがファイル格納日時526と同じ場合は更新なしとされ、異なる場合は更新ありと判定される。
Here, out of the update management records 520 assigned to the update management table 52, the records set with the
ステップS1605で更新されたファイルが存在しないと判定した場合、処理は終了する。
ステップS1605で更新されたファイルが存在すると判断した場合、ファイル返送部43は、ファイル返送メッセージ65のメッセージID651として「ファイル返送メッセージ」であることを識別するデータを、クライアント識別652としてこのクライアント4を識別するデータ(例えば、IPアドレス)を、ドキュメントIDとして選択されたドキュメントのドキュメントIDを、それぞれ設定する。さらに、ステップS1605で「更新あり」と判定された全てのファイルについて(p個)、ファイルID654としてファイルID522が、ファイルバージョン655としてファイルバージョン523が、ファイル実体656としてこのファイル実体の内容情報が、それぞれ設定され、サーバ1に送信される(S1605)。
If it is determined in step S1605 that the updated file does not exist, the process ends.
If it is determined in step S1605 that the updated file exists, the
次に、ファイル返送部43は、ステップS1605で「更新あり」と判定された全てのファイルに対して、対応する更新管理レコード520のファイル格納日時525としてOSが管理するファイルの更新日時を設定して更新管理レコード520を更新し、これによって更新管理テーブル52によって管理されるファイル更新日をファイル実体の更新日と一致させる(S1607)。
その後、ファイル返送部43は処理を終了する。
Next, the
Thereafter, the
図26は、ドキュメント管理DBをなすテーブルの他の構成を示す図である。図3に示す構成とは、ドキュメント内フォルダ管理テーブル34が追加され、ドキュメント内ファイル管理テーブル32のデータ項目としてフォルダID325が追加されているという点で異なっている。
FIG. 26 is a diagram showing another configuration of the table constituting the document management DB. 3 is different from the configuration shown in FIG. 3 in that an in-document folder management table 34 is added and a
ここで、ドキュメント内フォルダ管理テーブル34は、ファイル表示画面等にドキュメントが参照するファイルを表示する場合にドキュメントが参照するファイルが階層構造に管理されているように表示するためのテーブルである。例えば、OS上のファイル表示ブラウザがファイル一覧を表示する場合と同様に、ドキュメント直下にフォルダやファイルが存在し、さらにフォルダ直下には別のフォルダやファイルが存在する等の表示が可能になる。この機能を実現するために、各ドキュメントに対して対象のドキュメントに含まれるフォルダ数分のレコードが作成される。ここで、ドキュメント内フォルダ管理レコード340の作成は、最も簡易には、例えばRDBにおけるSQL(Structured Query Language)コマンドを使用して行われる。また、ドキュメント管理システムが、GUIを使用して通常の方法でフォルダを作成するフォルダ作成部をサーバ1側に備えるように構成するのでもよい。
Here, the in-document folder management table 34 is a table for displaying the file referred to by the document so as to be managed in a hierarchical structure when the file referred to by the document is displayed on the file display screen or the like. For example, as in the case where the file display browser on the OS displays a file list, it is possible to display that a folder or file exists immediately under the document and another folder or file exists immediately below the folder. In order to realize this function, as many records as the number of folders included in the target document are created for each document. Here, the creation of the in-document
ドキュメント内フォルダ管理レコード340には、ドキュメントID341、フォルダID342、フォルダレベル343、フォルダ名344及び上位フォルダID345をデータ項目とするデータが書き込まれる。
In the document
ドキュメントID341として、いずれかのドキュメント管理レコード310のドキュメントID311が設定される。
フォルダID342として、同一のドキュメントID341を有するフォルダを一意に識別可能なデータが設定される。
フォルダレベル343はフォルダの階層を示すデータ項目であり、フォルダレベル343には、例えば、ドキュメント直下のフォルダに対しては「0001」が設定され、別のフォルダ直下のフォルダに対しては、この別のフォルダのフォルダレベル343に1加算した値が設定される。
フォルダ名344は、ドキュメントが参照するファイルをファイル表示画面等に表示する場合の表示名称である。
上位フォルダID345は、ドキュメント直下のフォルダに対しては「0000」、別のフォルダ直下のフォルダに対してはこの別のフォルダのフォルダID342が設定される。
As the document ID 341, the
As the folder ID 342, data that can uniquely identify a folder having the same document ID 341 is set.
The
The
The
ドキュメント内ファイル管理テーブル32のフォルダID325として、ドキュメントが参照するファイルをファイル表示画面等に表示する場合に、対象のファイルをどのフォルダ直下に表示するかを示す情報が設定される。具体的には、ドキュメント直下のファイルの場合「0000」、フォルダ直下のファイルの場合、このフォルダのフォルダID342が設定される。
As the
上記のようにドキュメント管理システムに階層構造を定義することによって、以下に説明するように、ドキュメントを流用等する場合にドキュメント構造をコピーすることが可能になる。すなわち、流用方法313が流用又は翻訳のドキュメントを作成する場合のドキュメント内ファイル管理レコードの作成処理(S912)において、フォルダID325が設定されると共に、ドキュメント内フォルダ管理レコードが作成される。具体的には、フォルダID325として、コピー元レコードに書き込まれているものが設定される。
By defining the hierarchical structure in the document management system as described above, the document structure can be copied when the document is diverted as described below. That is, in the document file management record creation process (S912) when the
また、ドキュメント内フォルダ管理レコード340は、次のように作成される。すなわち、ドキュメント内フォルダ管理テーブル34に割り当てられているドキュメント内フォルダ管理レコード340のうち、選択されたドキュメントIDと同じドキュメントID341の全てのレコードがコピーされる。
The in-document
ここで、ドキュメントID341として、流用翻訳ドキュメント作成処理において作成したドキュメント管理レコード310のドキュメントID311が設定される。また、フォルダID342、フォルダレベル343、フォルダ名344及び上位フォルダID345として、コピー元レコードの対応するものが設定される。このようにコピーして作成されたレコードは書き込まれ、ドキュメント内フォルダ管理テーブル34に割り当てられた新たなドキュメント管理レコード310をなす。
Here, the
このように構成することによって、流用元ドキュメントの階層構造(フォルダ)のコピーが可能となるだけでなく、流用方法313が「翻訳」であるドキュメントについては、流用元ドキュメントと同じ階層構造でありながら、参照するファイル(即ち、ドキュメント直下又はフォルダ直下のファイル)は異なるという使用を実現できる。また、ファイルはコピー等せず、階層構造のみをコピーすることも可能である。
By configuring in this way, not only the hierarchical structure (folder) of the diversion source document can be copied, but the document whose
さらに、流用方法313が「リンク流用」又は「分岐流用」であるドキュメントについても、流用方法313が「翻訳」の場合と同様に、階層構造のみのコピー、階層構造と一部のファイルのみのコピーが可能になる。
Further, for a document whose
以上の説明では、ファイルの流用方法はドキュメント管理レコード310に流用方法313として記憶することとしているが、これに加えて、ドキュメント内ファイル管理レコード320に流用方法325を設けることで、さらにファイルの共有についての使用上の柔軟性を改善することができる。
In the above description, the file diversion method is stored in the
流用方法325には、流用翻訳ドキュメント作成処理(図9)においてドキュメント内ファイル管理レコード320を作成するときに、流用方法313と同じ内容を設定する。すなわち、流用方法313に設定した流用方法が、対象のドキュメントのデフォルトの流用方法となる。
In the
そして、ファイル追加処理(図10)において表示されるファイル追加画面(図20)に、選択したファイル毎に流用方法(分岐流用又はリンク流用)の入力を可能にし、流用方法が入力された場合には入力された流用方法を流用方法325に設定し、流用方法が入力されなかった場合にはファイル追加対象ドキュメント管理レコード310の流用方法313を流用方法325に設定する。
Then, in the file addition screen (FIG. 20) displayed in the file addition process (FIG. 10), it is possible to input a diversion method (diversion diversion or link diversion) for each selected file, and when the diversion method is input. Sets the input diversion method to the
また、サーバ1に、作成済みのドキュメント内ファイル管理レコード320における流用方法325の設定内容を利用者の指示により変更する流用方法変更部を設ける。
In addition, the
そして、データ送信処理部16が、データ送信処理においてファイルの流用方法が「分岐流用」であるか否かの判定(図12のS1206)を、ドキュメント管理レコード310の流用方法313ではなく、ドキュメント内ファイル管理レコード320の流用方法325を参照して行うようにする。
Then, the data transmission processing unit 16 determines whether the file diversion method is “branch diversion” in the data transmission process (S1206 in FIG. 12) in the
以上のような改善を行うことにより、例えば、カタログの改訂版を作成するとき、流用ドキュメント作成時点では「リンク流用」としておき、ドキュメントが参照するファイルのうち版毎に変更が発生するファイル、例えば価格表にかかわるファイルだけは「分岐流用」に変更するといったことが可能になる。 By making improvements as described above, for example, when creating a revised version of a catalog, it is set as “link diversion” at the time of creation of the diverted document, and among the files referenced by the document, a file that changes for each version, for example, Only the files related to the price list can be changed to "Diversion".
さらに、ファイルフォルダ実体20に記憶するファイルのファイル名末尾に、当該ファイルの流用区分を識別する情報を付加し、例えば「ABC.txt_00010001_リンク流用」「ABC.doc_00020001_分岐流用」というファイル名にして記憶するようにしてもよい。
Further, information for identifying the diversion classification of the file is added to the end of the file name of the file stored in the
このように構成することで、流用翻訳ドキュメント作成処理(図9)においてドキュメント内ファイル管理レコード320を作成するとき、流用方法がファイル名末尾に指定されたファイルについては、当該指定された流用方法を流用方法325に設定し、また、ファイル追加処理(図10)においてファイル追加画面(図20)を表示するとき、流用方法(分岐流用またはリンク流用)の入力欄に初期値としてファイル名末尾に指定された流用方法を表示することができる。
With this configuration, when the in-document
流用するドキュメント毎に変更が発生するファイル、例えば価格表にかかわるファイルについてファイル名末尾に「分岐流用」を付加しておくことで、ドキュメント作成毎に意識することなく、またドキュメント作成後に流用方法325を変更するといった操作を行うことなく、ファイル毎に適切な流用方法を選択することができる。
By adding “branch diversion” to the end of the file name for a file that changes for each diverted document, for example, a file related to a price list, the
1 サーバ
1A 中央制御装置
1B 記憶装置制御装置
1C 出力デバイス制御装置
1D 入力デバイス制御装置
1E 内部バス
2 記憶装置
3 記憶装置
4 クライアント
5 記憶装置
6 通信回線
7 画面表示装置
8 入力装置
9 画面表示装置
10 主記憶装置
11 GUI処理制御部
12 新規ドキュメント作成部
13 流用翻訳ドキュメント作成部
14 ファイル追加部
15 ファイル表示部
16 データ送信処理部
17 データ受信処理部
18 OS等
10 主記憶装置
11p GUI処理制御プログラム
12p 新規ドキュメント作成プログラム
13p 流用翻訳ドキュメント作成プログラム
14p ファイル追加プログラム
15p ファイル表示プログラム
16p データ送信処理プログラム
17p データ受信処理プログラム
18p OS等
20 フォルダファイル実体記憶
30 ドキュメント管理DB
31 ドキュメント管理テーブル
32 ドキュメント内ファイル管理テーブル
33 ファイル管理テーブル
41 処理制御部
42 ファイル取得部
43 ファイル返送部
51 ファイル一時記憶フォルダ
52 更新管理テーブル
61 ドキュメント送信要求メッセージ
62 ファイル送信要求メッセージ
63 ファイル返送メッセージ
A 入力装置
B 記憶装置
B0 サーバ機能等プログラム
DESCRIPTION OF
31 Document management table 32 Document file management table 33 File management table 41
Claims (1)
前記ドキュメント管理情報が、少なくとも、ドキュメント毎に前記ファイルを含む情報を他のドキュメントと共有するか否かを示す識別情報を有し、前記識別情報に応じて、前記ファイルを含む情報の共有が切換えられることを特徴とするドキュメント管理システム。 A document management system having document management information for managing a document referring to predetermined information including a file,
The document management information includes at least identification information indicating whether information including the file is shared with other documents for each document, and sharing of the information including the file is switched according to the identification information. Document management system characterized by
Priority Applications (1)
Application Number | Priority Date | Filing Date | Title |
---|---|---|---|
JP2007018975A JP4926736B2 (en) | 2007-01-30 | 2007-01-30 | Document management system |
Applications Claiming Priority (1)
Application Number | Priority Date | Filing Date | Title |
---|---|---|---|
JP2007018975A JP4926736B2 (en) | 2007-01-30 | 2007-01-30 | Document management system |
Publications (2)
Publication Number | Publication Date |
---|---|
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