JP2008129643A

JP2008129643A - 電子文書管理システム

Info

Publication number: JP2008129643A
Application number: JP2006310488A
Authority: JP
Inventors: Takeshi Kuroda; 健黒田
Original assignee: Canon Inc
Current assignee: Canon Inc
Priority date: 2006-11-16
Filing date: 2006-11-16
Publication date: 2008-06-05

Abstract

【課題】ユーザ毎に適切なアクセス権を設定した文書を、電子メールに添付して送付できるようにする。
【解決手段】ユーザ毎の文書の作成とアクセス権設定を行った上で、文書へのショートカット情報を添付して電子メール送付を行う。
【選択図】図３

Description

本発明は、複数のユーザから利用される電子文書管理システムに関し、ユーザ毎の文書の作成とアクセス権設定を行った上で、文書へのショートカット情報を添付して電子メール送付を行い、各ユーザが安全に文書の更新を行えることを可能とする電子文書管理システムに関するものである。

従来、電子文書管理システムを利用して例えば複数のユーザに電子カルテやスキルシートに個人情報を入力してもらう場合に、その文書の作成者（オペレータ）はそれぞれのユーザ毎に文書を作成し、その文書が他のユーザからアクセスできないように個別にアクセス権を設定しておく必要があった。その後、作成した文書を電子メールに添付して個人宛てにそれぞれ送付したり、または文書の実体ではなくショートカットを添付してやはり同じように各ユーザへそれぞれ送付していた。この場合、ショートカットは実データを含まずに実データへのリンク情報をもつためデータ量の削減となる。ユーザへの送付方法としては他に、電子文書管理システム内に格納されているそれぞれの文書のフォルダパスをメール本文に記載して、やはり同じく各ユーザへ送付する形態があった。
特開２００５−４７６３号公報

しかしながら、上述した従来の技術では、対象ユーザの数だけオペレータが文書をコピー作成した上で、それぞれのユーザのみアクセスできるよう適切にアクセス権を設定する作業は煩雑でミスを犯しやすいものであった。また、作成した文書を電子メールに添付してユーザへ送付する際に、宛先メールアドレスのミスにより別なユーザに送付され個人情報が漏洩する危険性があった。あるいは、オペレータは各ユーザ宛てにそれぞれ電子メールを送付する必要があり、そのメールの作成時間は決して無視の出来ないものであった。

上述した課題を解決するために、本発明は、
文書にユーザあるいはグループ単位にアクセス権を設定するアクセス権設定手段と、
文書あるいはフォルダのリンク情報からなるショートカットファイルを作成するショートカット作成手段と、
複数のユーザをグループとして登録・管理し、そのグループに相当する電子メールアドレスを記憶するユーザ/グループ情報記憶手段と、
文書のコピー時に、前記ユーザ/グループ情報記憶手段に登録されているグループの中からグループを選択するグループ選択手段と、
前記グループ選択手段により選択されたグループに含まれるユーザを特定するユーザ特定手段と、
前記ユーザ特定手段により特定されたユーザの数だけ文書をコピーする文書コピー手段を備え、
前記文書コピー手段によりコピーされた文書それぞれに前記アクセス権設定手段によってアクセス権を設定し、前記ユーザ／グループ情報記憶手段から前記グループ選択手段により選択されたグループに相当する電子メールアドレスを取得た上で、前記ショートカット作成手段により作成したショートカットファイルを電子メールの添付ファイルとして添付した上で電子メールを送信する電子メール送信手段と、
を有することを特徴とする。

本発明により、作業ミスを犯すことなく単純な操作のみで、複数のユーザに対して一括して文書の公開を行うことが可能であり、なおかつ同時に、複雑なフォルダ/文書構成を必要とせずにユーザ固有の情報を該当するユーザにのみ公開することが可能となる。

（実施例１）
以下に、本発明の実施例を図面に基づき説明する。

図1は本発明における文書管理システムのシステムブロックを示した図である。本実施例における文書管理システムはパーソナルコンピュータのOS上で動作するクライアント（1000）・サーバ（1100）型のアプリケーションであり、スキャナなどのデバイスや、OS上のファイルから文書を取り込み、文書を複数のユーザで管理することを目的としている。また、保存される全ての文書はXML形式に自動的に変換されて取り扱われる。さらにWEBブラウザを利用して、サーバにアクセスすることによってそれらのデータを取り扱うことも可能である。

＜文書入出力処理部＞
まず、文書入出力や操作を行う処理部について説明する。

1001はユーザインターフェース部である。ユーザはユーザインターフェース部を介して文書サーバに対して文書の登録や、文書サーバからの文書の獲得、あるいは文書の検索といった操作を行うことになる。また、本発明にかかわる固定キーワードに対するアクセス権の設定、アクセス権の設定された文書の獲得、表示といった操作もここで行われる。

ユーザインターフェース部から操作された情報は1002のコマンド制御部で解析され、適切な処理が行われることになる。また必要であればサーバとの通信を行うためのコマンドはここで作成される。

スキャナ等のデバイスはデバイス制御部1003によって制御が行われる。ここでは、デバイス側から文書データを吸い上げたり、デバイス側から送信されるデータを受け取ったりする処理がなされる。

ファイルサーバ等のOS上に保存された文書ファイルは、文書データをインポートする形態で、1004のファイル制御部において入力処理させることができるようになっている。また、文書管理サーバ上で管理するファイルをOS上にエクスポートする処理もここで行われる。

1005は外部モジュール通信部で、外部アプリケーションとの通信を行い、文書管理サーバ内の文書を外部アプリケーションに渡したり、外部アプリケーションから文書を受け取とったりといった処理を行う。例えば、MAPIに対応したメーラーに文書管理サーバで管理している文書を渡したりする処理はここで行われる。

＜クライアントシステム内部処理部＞
次に、クライアントシステム内に配置される各種処理部について説明する。

1006は文書管理制御部であり、クライアントの心臓部である。ここでは、入出力処理部より渡されたファイルやコマンドに応じて処理を行う。

1007はテンポラリデータを保存するための内部データ保存部である。画像処理を行う過程で作成されるデータや、サーバとの通信の過程で作成されるデータ等を一時的に保存する場所である。

1008は文書変換処理部である。本実施例では全てのデータはXML形式で保存するため、XML形式でないファイルは本処理部でXML形式へのデータ変換を行っている。

1009はOCRエンジンで、ファイルが画像データの場合、1008の画像変換処理部の指示により、OCR処理をすることによってテキスト情報を抽出しXML形式への変換を行う。

1010は通信制御部で、サーバ1100と通信するための制御を行う。本実施例の通信制御部は文書管理サーバの処理に特化した制御のみを行っており、TCP/IP等の通信そのものの制御はOSに用意されたものを使用している。

＜サーバシステム内部処理部＞
次に、サーバシステム内に配置される各種処理部について説明する。

1101は通信制御部で、クライアントの通信制御部1011と通信のための制御を行う。ただしサーバの通信制御部は多数のクライアントの通信制御部と同時に通信を行うことが可能になっている。

1102はWWW制御部で、WEBブラウザから本サーバへアクセスしてきた場合の処理を行う。基本的には通信制御部1101と同様の処理を行うが、通信プロトコルとしてHTTPが用いられる。

1103は文書管理処理部であり、クライアントや、WEBからの指示に応じたサーバ側での処理を制御している。

1104はテンポラリデータを保存するための内部データ保存部である。クライアントとの通信の過程で作成されるデータや、文書変換ルールに従って変換された文書等を一時的に保存する場所である。

1105は検索制御部で、クライアントから依頼された検索のための処理を行ったり、登録された文書の検索用インデックス作成のための処理を行ったりしている。本発明にかかわる、文書内のキーワードの検索は本制御部で行っている。

＜データベース処理部＞
次に、データベース処理部について説明する。

1106はデータベース制御部で、データベースに保存するデータを作成し、ボリュームデータベース、属性データベース、全文検索用データベースに対応する文書を保存する処理を行う。また、クライアントからの要求に応じてそれぞれのデータベースからデータを取り出し、クライアントに渡す文書を作成する処理を行う。

1107はボリュームデータベースで、文書の実態が保存されるデータベースである。ボリュームデータベースは概念的なものであって、実態がOSのファイルシステムであっても問題はない。

1108は属性データベースで、文書の名前や作成日付、コメントなどの属性に関する情報が保存されるデータベースである。また、1108には文書管理システムを使用するユーザの情報等の管理情報データや、キーワードに対するアクセスコントロールテーブル、アクセス権に応じた文書変換ルールも保存している。

1109は全文検索用データベースで、登録された文書からテキストデータを抽出し、インデックス情報にしたデータが登録される。クライアントで全文検索が行われると、全文検索データベース内を検索する。

図2は本実施例の文書管理システムの基本動作である、文書登録処理の、サーバおよびクライアントにおけるフローを示す図である。

＜クライアント文書登録処理＞
まずクライアント側における文書登録の処理について説明する。

S2001でアプリケーションにファイルを取り込む処理を行う。この処理ではデバイス制御部（1003）、ファイル制御部（1004）、外部モジュール制御部（1005）のいずれかを使用して、ＯＳ上に存在するファイルやスキャナからの画像、外部アプリケーションからの文書を、文書管理アプリケーションに取り込む。

S2002で、文書変換処理が行われる。この処理は1008の文書変換処理部で行われ、文書データに対応したサムネイル作成や、必要に応じて文書管理システムでの文書保存形式に文書を変換するといった処理を行う。この際テンポラリフォルダ1007に一時的にファイルがためられることがある。本実施例では保存される文書の形式はすべてXML形式に変換されるため、文書がイメージ文書の場合は1009のOCRエンジンを使用してテキストデータを抽出する。

S2003で、サムネイルおよび文書データをサーバに送信するための処理が行われる。本実施例では通信のプロトコルとしてTCP/IPが用いられ、TCP/IPに関する基本的な処理はOSが処理するものとする。

以上がクライアントにおける文書登録処理である。

＜サーバ文書登録処理＞
次にサーバ側における文書登録の処理について説明する。

S2101で、クライアントから送信されたデータを受信する処理が行われる。ここもクライアントと同様にTCP/IPに関する基本的な処理はOSが処理するものとする。

S2102で、受信した文書の登録処理のための準備が行われる。この処理は1103の文書処理部で行われる。

S2103で、受け取った文書から、検索に用いるインデックスデータを抽出する。

S2104で、クライアントから受信した文書データを、1107のボリュームデータベースに保存する処理を行う。ボリュームデータベースに保存されるデータは、受信した文書データそのものおよび、サムネイルデータである。

S2105で、文書データから抽出した検索用のインデックスデータを、1109の全文検索用データベースに登録する処理を行う。

S2106で、文書の属性データおよび、ボリュームデータベースに登録した文書データのID、全文検索用データベースに登録した検索用インデックスデータのＩＤを属性データベース1108に登録する。これによって、属性データベース、ボリュームデータベース、検索用データベースに登録されたデータの対応付けを行っている。

以上がサーバにおける文書登録処理である。

続いて電子文書管理システムのユーザならびにグループ管理形態について図６、図７を用いて説明する。

図６は電子文書管理システムの管理者用アプリケーションでユーザ情報を表示した場合のダイアログ表示例である。ダイアログには電子文書管理システムにアクセス可能なユーザのログインアカウントやパスワード、その他の属性情報のほかに電子メールアドレスが表示され、管理者はそれら各種情報を設定することが可能である。更に、そのユーザが電子文書管理システム上で属するグループの設定もなされる。グループは複数のユーザが所属することが可能である。

図７は同じく電子文書管理システムの管理者用アプリケーションでグループ情報を表示した場合のダイアログ表示例である。ダイアログには電子文書管理システムに設定されているグループ名称やそのグループに含まれるユーザのログインアカウント、その他の属性情報の他にグループに相当するメーリングリストの電子メールアドレスが設定されている。メーリングリスト宛てに電子メールを１つ送信すれば、そのグループに所属するユーザそれぞれにメールが届くことになる。つまり、グループを特定することでそのグループに所属するユーザ情報を辿ることができ、また、グループの電子メールアドレスにメールを送付すれば、そのグループに所属しているユーザに電子メールが届くことになる。

続いて文書管理システムを用いて、電子カルテの運用を例に以下に実施例を記述する。

図３は本発明で各ユーザ毎の電子カルテを作成し、各ユーザに電子カルテに事前情報を記入してもらう場合のフローチャートである。

Ｓ3001でオペレータは電子カルテの雛型を作成し文書管理システムに登録する。続いてＳ3002にて作成した電子カルテの雛型を文書管理システム内のサブフォルダに各ユーザ用にそれぞれの電子カルテをコピーする。その後Ｓ3003にてコピーした電子カルテに対して他のユーザから参照できないようにアクセス権を設定する。続いてＳ3004にて電子カルテの参照について各ユーザに電子メールで通知する。それにより、ユーザは自分のカルテだけを参照し、必要であれば病歴や健康状態などの個人情報を記入することが出来る。S3004での動作と操作方法については図４以降を用いて詳しく後述する。

続いて、図４を用いて電子文書管理システムのアプリケーションを用いた操作方法と動作手順について説明する。

電子カルテを管理するオペレータは文書管理システムのアプリケーション4001を通して電子カルテに関する操作を行う。オペレータはまず、検診カルテ雛型4002を作成する。社内健康診断用の検診カルテである場合には、検診カルテには職場名や人名コード、氏名、既往歴や生活習慣情報、検診結果、医師の所見等の記入欄がある。更にオペレータは検診カルテ雛型4002が存在するフォルダに検診カルテフォルダ4003を作成する。その後オペレータが検診カルテフォルダ4003をポインティングデバイスで選択した状態で右クリックするとフォルダメニュー4004が表示される。フォルダメニュー4004には、フォルダのコピーや名前変更などの操作の他に、メール[個人情報]メニュー4005が存在する。このメニュー4005は当該フォルダの所有者か、あるいはシステム管理者である場合に表示されるものであり、一般のユーザが操作した場合には表示・選択することはできない。本実施例では、検診カルテ4003の所有者はオペレータになっている。オペレータがメール[個人情報]メニュー4005を選択した場合、図８に示すダイアログが表示される。ダイアログには電子文書管理システムに登録されているグループが一覧表示されており、オペレータが個人情報として作成したい文書に該当するグループをダイアログから選択する。ユーザが１つ以上のグループを選択しＯＫボタンを押下すると、電子文書管理システムは設定されているグループとユーザ情報を参照し、そのフォルダと同じ階層に存在する文書をユーザの数だけ検診カルテフォルダ4003の下にコピーする。この場合、検診カルテ雛型4002がコピーされることになる。その上で電子文書管理システムはコピーした文書に、グループに属するユーザのみが参照できるように文書にアクセス権を設定する。図５に、検診カルテフォルダ4003にコピーされたユーザ毎の検診カルテ文書が表示されている状態を示す。

更に図８のダイアログには、電子メールを送付する場合の件名と本文の入力が可能となっている。オペレータはそれぞれ必要な文章の入力を行う。

続いて電子文書管理システムは、オペレータが図８で選択したグループから、そのグループのメーリングリストの電子メールアドレスを取得し、同じく図８で入力された件名と本文を用いて電子メールの送信を行う。電子メールには図４で選択された検診カルテフォルダ4003のショートカットファイルが添付ファイルとして添付される。検診カルテフォルダ4003のショートカットファイルは電子文書管理システム内での検診カルテ4003を指し示すリンク情報が埋め込まれたファイルであり、電子メールを受け取ったユーザがメールに添付されていたファイルをダブルクリックすることで自動的に電子文書管理システムへアクセスし、該当フォルダを参照できることを可能とするものである。

電子メールを受け取ったユーザが複数存在する場合でも、事前に各ユーザ毎に各ユーザの検診カルテのみが参照できるようにアクセス権設定されているため、１通のメーリングリストへ１つのショートカットを添付した電子メールを送信するだけで、それぞれのユーザ毎に自分の電子カルテのみが見える状態となり、ユーザは１つだけ見える自分の検診カルテを間違えることなく特定できると共に、他人から自分の検診カルテを覗かれる心配をする必要が無い。

［その他の実施形態］
また、本発明の目的は、以下のようにすることによって達成されることはいうまでもない。即ち、前述した実施形態の機能を実現するソフトウェアのプログラムコードを記録した記録媒体（または記憶媒体）を、システムあるいは装置に供給する。そして、そのシステムあるいは装置のコンピュータ（またはＣＰＵやＭＰＵ）が記録媒体に格納されたプログラムコードを読み出し実行する。この場合、記録媒体から読み出されたプログラムコード自体が前述した実施形態の機能を実現することになり、そのプログラムコードを記録した記録媒体は本発明を構成することになる。

また、コンピュータが読み出したプログラムコードを実行することにより、そのプログラムコードの指示に基づき、コンピュータ上で稼働しているオペレーティングシステム（ＯＳ）などが実際の処理の一部または全部を行う。その処理によって前述した実施形態の機能が実現される場合も含まれることは言うまでもない。

さらに、記録媒体から読み出されたプログラムコードが、コンピュータに挿入された機能拡張カードやコンピュータに接続された機能拡張ユニットに備わるメモリに書込まれたとする。その後、そのプログラムコードの指示に基づき、その機能拡張カードや機能拡張ユニットに備わるＣＰＵなどが実際の処理の一部または全部を行い、その処理によって前述した実施形態の機能が実現される場合も含まれることは言うまでもない。

本発明を上記記録媒体に適用する場合、その記録媒体には、先に説明したフローチャートに対応するプログラムコードが格納されることになる。

本発明における文書管理システムのシステムブロック図。文書管理システムの基本動作フロー。本発明の基本動作フロー。電子文書管理システムの操作画面。電子文書管理システムでの複数のユーザの文書表示画面。電子文書管理システムのユーザ情報表示画面。電子文書管理システムのグループ情報表示画面。電子メール送付時の宛先グループと件名、本文の入力画面。

Claims

複数の電子文書ならびにフォルダを管理する電子文書管理システムにおいて、
文書に対してユーザあるいはグループ単位のアクセス権を設定するアクセス権設定手段と、
文書あるいはフォルダのリンク情報からなるショートカットファイルを作成するショートカット作成手段と、
複数のユーザをグループとして登録・管理し、そのグループに相当する電子メールアドレスを記憶するユーザ/グループ情報記憶手段と、
文書のコピー時に、前記ユーザ/グループ情報記憶手段に登録されているグループの中からグループを選択するグループ選択手段と、
前記グループ選択手段により選択されたグループに含まれるユーザを特定するユーザ特定手段と、
前記ユーザ特定手段により特定されたユーザの数だけ文書をコピーする文書コピー手段を備え、
前記文書コピー手段によりコピーされた文書それぞれに前記アクセス権設定手段によってアクセス権を設定し、前記ユーザ/グループ情報記憶手段から前記グループ選択手段により選択されたグループに相当する電子メールアドレスを取得した上で、前記ショートカット作成手段により作成したショートカットファイルを電子メールの添付ファイルとして添付した上で電子メールを送信する電子メール送信手段とを備えることを特徴とする電子文書管理システム。