JP2008059317A - 文書管理装置、方法、コンピュータプログラムおよびプログラムを記録した記録媒体 - Google Patents

Abstract

【課題】 従来技術に記載の文書管理手法においては、ある文書の操作中に関連性の無い他の文書を参照した場合には、互いの文書同士が関連付けられてしまうという課題があった。
【解決手段】 上記課題を解決するために本発明の情報処理装置は以下の構成からなる。
すなわち、編集対象の文書と前記編集の際に参照する参照対象の文書とを含む複数の文書について、それぞれの特性を取得する特性取得手段と、前記それぞれの特性を比較することで比較結果を得る比較手段と、前記比較結果に基づき、前記複数の文書同士を関連付ける文書関連付け手段とを有することを特徴とする。
【選択図】 図１

Description

文書同士を関連付ける文書管理装置、方法、プログラムを記録した情報処理装置に読み取り可能な記録媒体およびプログラムに関する。

コンピュータのファイルシステムでは、一般的に階層ディレクトリを用いて文書を管理している。階層ディレクトリにおける複数の文書の管理には、関連した文書同士にリンク関係を構築するなどの文書の分類が必要である。しかし、階層ディレクトリ上で文書の分類を徹底するためには、文書の保存時ごとに文書の分類が必要となり、管理する文書が増加すれば、分類に係るユーザの作業の負担も増大することとなる。

上記課題を解決するために、特許文献１に記載された技術が知られている。特許文献１には、ある文書と同時期もしくは同時間帯に参照された他の文書に対し、相互に関連付ける文書管理装置、関連文書取得方法、文書操作支援方法が開示されている。
特開２００２−２０７７２６号公報

しかしながら、特許文献１に記載の文書管理手法において、ある文書の操作中に関連性の無い他の文書を参照した場合には、互いの文書同士が関連付けられてしまう。例えば、ある文書の操作途中で内容に関連の無い他の文書を一時的に参照した場合、ユーザの意図に反して一時的に操作した文書までが、ある文書と関連付けられてしまうことになる。以上のように、内容に関連の無い複数の文書を操作していた場合には、関連の無い文書同士であっても互いに関連付けられてしまうという課題が存在していた。

そこで本発明では、関連の無い複数の文書を操作していた場合でも、関連のある文書同士を関連付けることを目的とする。

上記の課題を解決するための本発明による文書管理装置は、以下の手段を備える。すなわち、
編集対象の文書と前記編集の際に参照する参照対象の文書とを含む複数の文書について、それぞれの特性を取得する特性取得手段と、
前記それぞれの特性を比較することで比較結果を得る比較手段と、
前記比較結果に基づき、前記複数の文書同士を関連付ける文書関連付け手段と
を有することを特徴とする。

また、本発明による文書管理方法は以下の工程を有する。すなわち、
編集対象の文書と前記編集の際に参照する参照対象の文書とを含む複数の文書について、それぞれの特性を取得する特性取得工程と、
前記それぞれの特性を比較することで比較結果を得る比較工程と、
前記比較結果に基づき、前記複数の文書同士を関連付ける文書関連付け工程と
を有することを特徴とする。

また、本発明をコンピュータプログラムで実行する場合は以下の構成からなる。すなわち、
編集対象の文書と前記編集の際に参照する参照対象の文書とを含む複数の文書について、それぞれの特性を取得する特性取得ステップと、
前記それぞれの特性を比較することで比較結果を得る比較ステップと、
前記複数の文書同士を前記比較結果に基づき、関連付ける文書関連付けステップと
を有する。

本発明によれば、関連の無い複数の文書を操作していた場合でも、関連のある文書同士を関連付けることが可能となる。

また、ある文書に対して、他の文書の現在表示されているページまたはエリアを関連付けることにより、文書全体を関連付ける場合と比較して、高速かつ精度の高い関連付けを行うことができる。

（実施例１）
本実施例における文書管理装置の構成の一例を図１に示す。

文書管理装置は、クライアント端末１０１、文書管理サーバ１０２を含む。クライアント端末１０１は、表示部１１０、操作入力部１２０、処理制御部１３０、主記憶部１４０を有する。文書管理サーバ１０２は、処理制御部１３１、主記憶部１４１、格納部１５０、記憶部１６０を有する。以下で順に各構成を説明する。

表示部１１０は、例えばディスプレイであり、ウィンドウなどによって画面を表示する。ここで、表示部１１０に表示される画面について説明する。図２は文書表示画面２０１の一例である。文書表示画面２０１では、後述する表示文書選択画面２０２で選択した文書を、例えばマルチウィンドウで表示し、表示された複数の文書の操作を行うことが可能である。この画面では、マルチウィンドウにおいてアクティブ状態になった文書をアクティブ文書２１１として扱い、アクティブ状態になっていない文書を非アクティブ文書２１２として扱う。ここで、アクティブ状態とは、例えば最前面に表示され編集可能な状態の事を指し、非アクティブ状態とは、例えば前記アクティブ状態の文書の後面に表示され編集可能な状態に無い事を指す。また、ユーザによって異なる文書が選択される度にアクティブ状態となる文書は変化する。また、各文書の右上に表示されている×印のボタンが押下されると、その文書が文書表示画面２０１から削除され、かつ図３の表示文書リスト３１２から文書名が削除される。

また、図３は表示文書選択画面３０１の一例である。表示文書選択画面３０１では文書表示画面２０１に表示させる文書の選択を行うことが可能である。表示文書選択画面３０１は、アドレス表示項目３１１、表示文書リスト３１２、文書選択リスト３１３、文書選択ボタン３１４、表示ボタン３１５、登録ボタン３１６を備える。アドレス表示項目３１１は階層ディレクトリにおける文書のディレクトリパスを示し、ユーザによって任意に入力される。このパスに存在する文書群は文書選択リスト３１３に表示される。表示文書リスト３１２は、文書表示画面２０１に表示する文書名をリスト表示する。文書選択ボタン３１４は、文書選択リスト３１３から選択した文書の名称を表示文書リスト３１２に追加表示する。なお、選択は文書選択リスト３１３の全文書を自動的に選択してもよく、ユーザがチェックボックスなどで選択してもよい。表示ボタン３１５は、押下されることで文書表示画面２０１に画面を遷移させ、表示文書リスト３１２に示された文書を表示させる。登録ボタン３１６は、押下されることで後述する文書登録画面４０１に画面を遷移させる。

さらに、図４は文書登録画面４０１の一例である。文書登録画面４０１では、前述した文書選択リスト３１３のアクティブ文書と非アクティブ文書との関連を認識するための基準値の設定登録を行うことが可能である。文書登録画面４０１は、図３に示したアドレス表示項目３１１、設定対象文書項目４１２、関連文書認識強度設定項目４１３、登録ボタン４１４、戻るボタン４１５を備える。設定対象文書項目４１２は、ユーザが文書選択リスト３１３の中から基準値を設定登録したい文書として選択した文書を表示する。関連文書認識強度設定項目４１３は、関連文書を認識するための基準値である閾値をルーラなどにより設定する。ルーラは、左右に移動させることにより値を設定することが可能である。登録ボタン４１４は、文書登録画面４０１で設定した内容を登録保存する。戻るボタン４１５は、押下されることで表示文書選択画面３０１に画面を遷移させる。

操作入力部１２０は、操作監視プログラム１２１、関連文書認識プログラム１２２を有し、表示部１１０によって表示された各画面に対するユーザの操作を入力する。操作監視プログラム１２１は、操作入力部１２０による文書に対する操作を監視する機能を持つ。関連文書認識プログラム１２２は、操作入力部１２０により操作された文書と他の文書との関連を認識するための機能を持つ。

処理制御部１３０および１３１は、それぞれに対応する主記憶部１４０および１４１を用いて、操作入力部１２０および記憶部１６０それぞれのプログラムを実行することで装置全体に関する処理制御を行う。

格納部１５０は、文書に関する情報を格納する４つのテーブルである文書管理テーブル１５１、キーワード存在個数管理テーブル１５２、関連文書認識強度設定テーブル１５３、関連文書管理テーブルを有する。

図５に一例を示す文書管理テーブル１５１は、文書の情報を管理する。文書管理テーブル１５１は、文書を一意に識別できる文書ＩＤ５０１、文書ＩＤに対応する文書の名称を示す文書名５０２、文書ＩＤに対応する文書のパスを示したアドレス５０３で構成される。

図６に一例を示すキーワード存在個数管理テーブル１５２は、文書の特性である文書内に存在するキーワードの個数を管理する。キーワードについては後述する。キーワード存在個数管理テーブル１５２は、図５に示す文書ＩＤ６０１、文書ＩＤに対応する文書のキーワード存在個数を示したキーワード存在個数６０２で構成される。

図７に一例を示す関連文書認識強度設定テーブル１５３は、関連文書を認識するための基準値を管理する。関連文書認識強度設定テーブル１５３は、文書を一意に識別できる文書ＩＤ７０１、関連文書を認識するための基準値を示した閾値７０２で構成される。

図８に一例を示す関連文書管理テーブル１５４は、文書の関連性を管理する。関連文書管理テーブル１５４は、文書を一意に識別できる文書ＩＤ８０１と、関連文書を一意に識別できる関連文書ＩＤ８０２で構成される。

記憶部１６０は、格納部１５０のテーブルに対する処理を行う３つのプログラムを有する。３つのプログラムは、キーワード操作プログラム１６１、形態素解析プログラム１６２、シソーラス辞書プログラム１６３を含む。キーワード操作プログラム１６１は、文書からキーワードの生成およびそのキーワードの個数を取得する機能を持つ。形態素解析プログラム１６２は、文章を形態素に分解し、名詞のみを抽出する機能を持つ。シソーラス辞書プログラム１６３は、名詞を用いて内包するシソーラス辞書から類義語を取得する機能を持つ。

本実施形態において本発明の動作は、表示に関する動作、関連文書の認識に関する動作、文書の登録に関する動作の３つに大別できる。

まず、本実施形態における文書管理装置の表示に関する動作を図２、図３、図４、図５を用いて説明する。

図９は、表示部１１０によって表示される画面の遷移を表す状態遷移図である。処理制御部１３０は表示部１１０に表示文書選択画面３０１を表示する。処理制御部１３０は、ユーザによって表示文書選択画面３０１中の文書表示ボタン３１５が押下されると、表示部１１０の画面を文書表示画面２０１に遷移させ、選択された文書群を表示させ、ユーザの文書に対する処理操作を受け付けることが可能な状態とする。同様に、文書表示画面２０１において、ユーザによって戻るボタン２１１が押下されると、画面を表示文書選択画面３０１に遷移させる。

次に、表示文書選択画面３０１では、文書登録ボタン３１６が押下されると、画面を文書登録画面４０１に遷移させ、ユーザによる文書の登録を受け付けることが可能な状態とする。文書登録画面４０１では、戻るボタン４１５が押下されると、画面を表示文書選択画面３０１に遷移させ、ユーザによる文書の選択が可能な状態とする。

次に、図１０を用いて関連文書の認識に関する動作を説明する。

表示部１１０に表示される画面が文書表示画面２０１である場合、ステップＳ６０１に示すように、処理制御部１３０は操作監視プログラム１６４を実行することで、アクティブ文書２１１に対するユーザの操作入力を監視する。

ステップＳ６０２に示すように、ユーザによって操作入力部１２０を介してアクティブ文書２１１に対する変更が行われると、処理制御部１３１は文書管理テーブル１５１に対して任意のタイミングでアクティブ文書２１１の保存を行う。

保存の時点で処理制御部１３０は、アクティブ文書２１１に関する情報（文書ＩＤ）と、変更の開始から保存までの間に変更された文章に関する情報である変更文章情報とを引数として、関連文書認識プログラム１２２を起動することで関連文書認識処理を開始する。関連文書認識プログラム１２２は、変更文章から名詞と同義語・関連語・広義語・狭義語との組み合わせである類義語をキーワードとし、その存在個数を取得するために変更文章情報を引数としてキーワード操作プログラム１６１を起動する。ここで、変更文書情報をキーワード操作プログラムの引数とすることで、変更を行った文書が複数の話題に関するものであっても、ユーザが変更した範囲の文章についてのみキーワードを生成するための対象とすることが可能となる。キーワード操作プログラム１６１は、ステップＳ６０３に示すように、変更文章情報を引数として形態素解析プログラム１６２を起動し、変更された文章の名詞を取得する。名詞の取得方法として、ここでは変更文章を形態素に分解して品詞の組み合わせを作成し、その中から名詞を抽出する。形態素解析プログラム１６２は、ステップＳ６０４に示すように、名詞を引数としてシソーラス辞書プログラム１６３を起動する。シソーラス辞書プログラム１６３は、引数の名詞から同義語・関連語・広義語・狭義語を抽出し、その組み合わせを類義語として取得する。次に、キーワード操作プログラム１６１は、ステップＳ６０５に示すように、名詞および類義語を引数として、変更された文章の名詞と類義語との組み合わせの中から、重複を排除したものをキーワードとして生成し、その個数を数え上げることでキーワード存在個数を取得する。取得した変更された文書のキーワード存在個数は、ステップＳ６０６に示すように、キーワード存在個数管理テーブル１５２に格納される。次に、関連文書認識プログラム１２２は、ステップＳ６０７に示すように、変更された文章のキーワードを引数として非アクティブ文書２１２に対してキーワードの検索を行うことで、非アクティブ文書におけるアクティブ文書のキーワード存在個数を取得する。取得した非アクティブ文書のキーワード存在個数は、ステップＳ６０８に示すように、キーワード存在個数管理テーブル１５２に格納される。

次に、文書登録画面２０２における文書の登録に関する処理制御部１３０の動作を、図１１のフローチャートを用いて説明する。

文書の登録動作は、文書表示画面２０１に表示されてユーザの操作入力が行われた文書に対して行われる。

ユーザは文書登録画面４０１において、登録する文書と非アクティブ文書との関連度合いの下限値である閾値を関連文書認識強度設定項目４１３において設定する。関連文書認識プログラム１２２は、ステップＳ７０１に示すように、ユーザによって設定された閾値を関連文書認識強度設定テーブルに格納する。

次に、ユーザによって登録ボタンが押下されると、関連文書認識プログラム１２２は、ステップＳ７０２に示すように、文書表示画面２０１に表示されている変更されたアクティブ文書と非アクティブ文書とのそれぞれについて、キーワード存在個数管理テーブル１５２からキーワード存在個数を取得する。取得したそれぞれのキーワード存在個数について、関連文書認識プログラム１６５は、ステップＳ７０３に示すように、以下の式を用いて変更された文章のキーワード存在個数と、非アクティブ文書のキーワード存在個数とから関連度を算出する。

関連度＝変更された文書のキーワード存在個数÷非アクティブ文書のキーワード存在個数
次に、関連文書認識プログラム１２２は、ステップＳ７０４に示すように、関連文書認識強度設定テーブル１５３から、アクティブ文書２１１に関する情報（文書ＩＤ）を基に閾値を取得する。関連文書認識プログラム１６５は、ステップＳ７０５に示すように、算出した関連度と取得した閾値とを比較する。ここで、ステップＳ７０６に示すように、関連度の比較結果が閾値以上である場合には、ステップＳ７０７に示すように、その非アクティブ文書２１２を関連文書として、アクティブ文書、非アクティブ文書のそれぞれに関する情報（文書ＩＤ）同士を関連付けて関連文書管理テーブル１５４に格納して登録する。関連度が閾値より小さい場合、登録は行わない。

以上により、予め文書の分類整理や関連付けなどの作業を行うことなく、ユーザが操作した文書と関連している可能性の高い文書とに対して、関連付けを行うことができる。また、関連付けを行う際、ユーザの変更した範囲に記載された話題について、関連付けを行うことが可能となる。

（実施例２）
実施例１では、非アクティブ文書を関連文書の単位としたが、本実施形態では、アクティブ文書の変更を開始してから保存するまでの間にユーザが参照した非アクティブ文書のページまたはエリアを関連文書の単位とする実施形態について説明する。ここで、非アクティブ文書がページ構成を持たない文書である場合、操作監視プログラム１２１および関連文書認識プログラム１２２が、ユーザによって参照された非アクティブ文書のエリアを関連文書の単位としてキーワードの生成を可能とする。また、関連文書管理テーブル非アクティブ文書と参照されたエリアの文章とを関連付ける情報を格納する。以下、実施例１との差分について説明する。

本実施例における文書管理装置の構成、表示に関する動作、文書の登録に関する動作は実施例１と同様である。図１２のフローチャートに示すステップＳ１１０２の動作は第２実施形態特有の動作であり、非アクティブ文書２１２がページ構成を持った文書である場合、ステップＳ１１０２に示すように、操作監視プログラム１２１がアクティブ文書２１１を変更中に参照した非アクティブ文書２１２に対して、参照エリアのページ番号を取得する。その後、操作監視プログラム１２１が、ステップＳ１１０４に示すように、非アクティブ文書２１２に関する情報（文書名）およびページ番号を基に、参照エリア情報をキーワード存在管理テーブル１５２に格納する。

図１３に、この実施形態で示すキーワード存在個数管理テーブル１５２の一例を示す。

キーワード存在個数管理テーブル１５２は、文書を一意に識別できる文書ＩＤ１３０１、登録文書の各ページ数を示すページ数１３０２、ページ毎に取得された登録文書キーワード存在個数を示すキーワード存在個数１３０３で構成される。

次の動作である、文書の保存から変更文章キーワード作成処理までは第１実施形態と同様である。

非アクティブ文書２１２がページ構成を持った文書である場合、ステップＳ１１０４に示すように、関連文書認識プログラム１２２が、参照ページ情報ファイルを基に、非アクティブ文書２１２のページを選択する。非アクティブ文書２１２がページ構成を持たない文書である場合、関連文書認識プログラム１２２が、記録エリア選択ＡＰＩを実行し、記録していた非アクティブ文書２１２のエリアを選択する。変更文章キーワード検索処理から関連文書登録処理までは実施例１と同様である。

以上により、アクティブ文書の変更を開始してから保存するまでの間にユーザが参照した非アクティブ文書のページまたはエリアを関連文書の単位とすることで、関連度の比較の対象がより厳選されることとなる。そのため、第１実施形態と比較して、高速かつ精度の高い関連付けを行うことができる。

（その他の実施例）
第１実施形態では、非アクティブ文書を選択の単位としたが、第３実施形態では、現在表示しているページまたは範囲を選択の単位とすることを特徴とする実施形態について説明する。なお、第２実施形態同様、ページ構成を持たない文書については、現在表示されている範囲の先頭から最後尾までの文章を範囲選択できる表示エリア範囲選択ＡＰＩを備えたテキストエディタを用いて、表示エリアに関する情報を取得する。

第３実施形態で示す文書登録動作は、第２実施形態で示す動作と同様である。

以上により、現在表示しているページまたは範囲を選択の単位とすることで、関連度の比較の対象がより厳選されることとなる。そのため、第１実施形態および第２実施形態と比較して、より高速かつ精度の高い関連付けを行うことができる。

なお、プログラムをコンピュータに供給するための手段、例えばかかるプログラムを記録したＣＤ−ＲＯＭ等のコンピュータ読み取り可能な記録媒体も本発明の実施形態として適用することができる。また、かかるプログラムを伝送するインターネット等の伝送媒体も本発明の実施形態として適用することができる。また、上記のプログラムも本発明の実施形態として適用することができる。上記のプログラム、記録媒体、伝送媒体及びプログラムプロダクトは、本発明の範疇に含まれる。

本発明による文書管理装置のブロック構成の一例を示すブロック図 第１実施形態において文書表示部に表示される文書表示画面 第１実施形態において文書表示部に表示される表示文書選択画面図 第１実施形態において文書表示部に表示される文書登録画面図 第１実施形態において文書管理テーブルの一例を示す図 第１実施形態においてキーワード存在個数管理テーブルの一例を示す図 第１実施形態において関連文書認識強度設定テーブルの一例を示す図 第１実施形態において関連文書管理テーブルの一例を示す図 本発明による文書管理装置の画面遷移を説明するためのステートチャート 第１実施形態において関連文書認識動作を説明するためのフローチャート 第１実施形態において関連文書の登録に関する処理を説明するためのフローチャート 第２実施形態において関連文書認識動作を説明するためのフローチャート 第２実施形態におけるキーワード存在個数管理テーブルの一例を示す図

符号の説明

１２１ 操作監視プログラム
１２２ 関連文書認識プログラム
１５０ 格納部
１６０ 記憶部
１６１ キーワード操作プログラム
１６２ 形態素解析プログラム
１６３ シソーラス辞書プログラム
１５１ 文書管理テーブル
１５２ キーワード存在個数管理テーブル
１５３ 関連文書認識強度設定テーブル
１５４ 関連文書管理テーブル

Claims (10)

1. 編集対象の文書と前記編集の際に参照する参照対象の文書とを含む複数の文書について、それぞれの特性を取得する特性取得手段と、
   前記それぞれの特性を比較することで比較結果を得る比較手段と、
   前記比較結果に基づき、前記複数の文書同士を関連付ける文書関連付け手段と
   を有することを特徴とする文書管理装置。
2. 前記複数の文書を表示させる表示手段をさらに有することを特徴とする請求項１記載の文書管理装置。
3. 前記特性取得手段は前記文書に対して、前記表示手段が表示した範囲において前記特性を取得することを特徴とする請求項２記載の文書管理装置。
4. 前記特性取得手段は前記編集対象の文書における編集範囲から前記特性を取得することを特徴とする請求項１乃至３のいずれかに記載の文書管理装置。
5. 前記複数の文書を選択可能とする文書選択手段をさらに有し、
   前記表示手段は前記文書選択手段によって選択された文書を表示することを特徴とする請求項１乃至４記載のいずれかの文書管理装置。
6. 前記特性は前記文書中におけるキーワードの存在個数であることを特徴とする請求項１乃至５記載のいずれかの文書管理装置。
7. 前記キーワードは名詞とその類義語とを含むことを特徴とする請求項６記載の文書管理装置。
8. 編集対象の文書と前記編集の際に参照する参照対象の文書とを含む複数の文書について、それぞれの特性を取得する特性取得ステップと、
   前記それぞれの特性を比較することで比較結果を得る比較ステップと、
   前記複数の文書同士を前記比較結果に基づき、関連付ける文書関連付けステップと
   を有するコンピュータプログラム。
9. 請求項８記載のコンピュータプログラムを記録した文書管理装置読み取り可能な記録媒体。
10. 編集対象の文書と前記編集の際に参照する参照対象の文書とを含む複数の文書について、それぞれの特性を取得する特性取得工程と、
    前記それぞれの特性を比較することで比較結果を得る比較工程と、
    前記比較結果に基づき、前記複数の文書同士を関連付ける文書関連付け工程と
    を有することを特徴とする文書管理方法。

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