JP2007207262A - 文書管理システム及び印刷制御装置並びに印刷制御方法 - Google Patents

Abstract

【課題】 文書データをプレビュー表示・印刷する時間を短縮する。
【解決手段】 印刷中間データ生成手段１４と印刷プレビューデータ生成手段１５はそれぞれ、文書データを文書管理データベース３に登録する命令が出された後、印刷命令が出される前の期間に、文書データに対応する印刷中間データ、印刷プレビューデータを生成する。
【選択図】図６

Description

本発明は、オフィスのローカルエリアネットワークなどネットワークに接続されたサーバ、クライアント構造型文書管理システムにおいて、複数ユーザで文書を共有して利用する文書管理システム及び印刷制御装置並びに印刷制御方法に関する。

従来から、ネットワークで接続されたサーバ上にある文書群と文書群を管理する文書管理データベースに対して文書管理サーバを介してクライアントシステムから文書を登録、検索、参照する文書管理システムが知られている。そして、或る従来技術では、アプリケーションデータに対応するイメージデータを保持して印刷時に利用する方法について提案している(例えば、特許文献１参照。)。
特開平１０−１８１０３４号公報

しかし、このような従来の文書管理システムでは、文書のオリジナルデータ（紙をスキャンし登録した場合はイメージデータ、アプリケーションで作成した文書データの場合はアプリケーションデータ）のみをシステムに記憶していたために、文書データの印刷時に毎回コンピュータ上のプログラムが文書データの印刷中間データ・印刷プレビューデータを生成するので、印刷プレビュー表示及び印刷に時間がかかるという問題があった。

また、特許文献１にあるように、アプリケーションデータに対応するイメージデータを保持して印刷時に利用する方法もあるが、それでも出力するプリンタに対応する印刷中間データを作らなければならなかった。

本発明は上記従来例の問題点に鑑み、文書データをプレビュー表示・印刷する時間を短縮できる文書管理システム及び印刷制御装置並びに印刷制御方法を提供することを目的とする。

第１の手段は、上記目的を達成するため、印刷制御装置とネットワークを介して接続された文書管理サーバとからなる文書管理システムにおいて、前記印刷制御装置は、文書登録指示を受けたとき、文書データに対応する印刷中間データを生成する印刷中間データ生成手段と、前記文書データを前記文書管理サーバに登録する文書データ登録手段と、前記印刷中間データ生成手段により生成された印刷中間データを前記文書管理サーバに登録する印刷中間データ登録手段とを備え、前記文書管理サーバは、前記文書データおよび前記印刷中間データについて、管理情報テーブルに対応づけて管理する管理手段と、印刷指示を受けたとき、前記印刷中間データを読み出して印刷を実行する印刷実行手段とを備えることを特徴とする。

第４の手段は、上記目的を達成するため、印刷制御装置とネットワークを介して接続された文書管理サーバとからなる文書管理システムにおいて、前記印刷制御装置は、文書登録指示を受けたとき、文書データに対応する印刷プレビューデータを生成する印刷プレビューデータ生成手段と、前記文書データを前記文書管理サーバに登録する文書データ登録手段と、前記印刷プレビューデータ生成手段により生成された印刷プレビューデータを前記文書管理サーバに登録する印刷プレビューデータ登録手段とを備え、前記文書管理サーバは、前記文書データおよび前記印刷プレビューデータについて、管理情報テーブルに対応づけて管理する管理手投と、印刷指示を受けたとき、前記印刷プレビューデータを読み出して印刷を実行する印刷実行手段とを備えることを特徴とする。

第７の手段は、上記目的を達成するため、ネットワークを介して文書管理サーバに接続された印刷制御装置において、文書データによる文書登録指示を受けたとき、前記文書データに対応する印刷中間データを生成する印刷中間データ生成手段と、前記文書データを文書管理サーバに登録する文書データ登録手段と、前記印刷中間データ生成手段により生成された印刷中間データを前記文手管理サーバに登録する印刷中間データ登録手段とを備えることを特徴とする。

第９の手段は、上記目的を達成するため、ネットワークを介して文書管理サーバに接続された印刷制御装置において、文書データによる文書登録指示を受けたとき、前記文書データに対応する印刷プレビューデータを生成する印刷プレビューデータ生成手段と、前記文書データを文書管理サーバに登録する文書データ登録手段と、前記印刷プレビューデータ生成手段により生成された印刷プレビューデータを前記文書管理サーバに登録する印刷プレビューデータ登録手段とを備えることを特徴とする。

第１１の手段は、上記目的を達成するため、印刷制御方法に、文書データを文書管理データベースに登録する指示を受ける登録指示受信ステップと、前記文書データに対応する印刷中間データを生成する印刷中間データ生成ステップと、前記文書データを前記文書管理データベースに登録する文書データ登録ステップと、前記印刷中間データ生成ステップにより生成された印刷中間データを前記文書管理データベースに登録する印刷中間データ登録ステップと、前記文書データおよび前記印刷中間データについて、管理情報テーブルに対応づけて管理する管理ステップと、印刷指示を受けたとき、前記印刷中間データを読み出して印刷を実行する印刷実行ステップとを備えることを特徴とする。

第１２の手段は、上記目的を達成するため、第１１の手段における前記登録指示受信ステップと、前記印刷中間データ生成ステップと、前記文書データ登録ステップと、前記印刷中間データ登録ステップと、前記管理ステップと、前記印刷実行ステップを順次実行させるための手順を記述してプログラムとしたことを特徴とする。

第１の手段によれば、文書データを文書管理データベースに登録する命令が出された後、印刷命令が出される前の期間に、文書データに対応する印刷中間データを生成し、生成された印刷中間データに基づいて印刷ジョブを生成するので、文書データを印刷する時間を短縮することができる。

第４の手段によれば、文書データを文書管理データベースに登録する命令が出された後、印刷命令が出される前の期間に、文書データに対応する印刷プレビューデータを生成し、生成された印刷プレビューデータに基づいて印刷プレビューを表示するので、文書データをプレビュー表示するまでの時間を短縮することができる。

第７の手段と第９の手段によれば、第１または第４の手段にしたがって動作する印刷装置を構成するので、文書データを印刷する時間を短縮し、あるいは文書データをプレビュー表示する時間を短縮することができる。

以上説明したように、本発明によれば、文書データを文書管理データベースに登録する命令が出された後、印刷命令が出される前の期間に、文書データに対応する印刷中間データ、印刷プレビューデータを生成するので、文書データをプレビュー表示し、あるいは印刷する時間を短縮することができる。

以下、図面を参照して本発明の実施の形態について説明する。図１は本発明に係る文書管理システムの一実施形態を示すブロック図、図２は図１の文書管理システムのモジュールの構成を示すブロック図、図３は図１の文書管理システムの文書管理テーブルとページ管理情報テーブルを示す説明図、図４は図２の印刷中間データ生成手段と印刷プレビューデータ生成手段を詳しく示すブロック図、図５は印刷プレビュー画面を示す説明図、図６は文書登録処理を説明するためのフローチャート、図７はプレビュー表示、印刷処理を説明するためのフローチャートである。

図１に示す文書管理システムは、ＬＡＮなどのネットワーク１と、文書管理サーバ２と、文書を保持している文書管理データベース３と、文書管理システムにアクセスするためのクライアントシステム４から構成される。図２は図１の文書管理システムのモジュールの構成を示している。ユーザインターフェース１１はユーザに画面を表示したり、ユーザ操作を入力する。処理制御手段１２はユーザから指示された操作を解釈し、各モジュールを呼び出してデータを制御する。サーバアクセス手段１３は文書管理サーバ２上の文書管理データベース３に接続してデータの入出力を行う。文書管理データベース３は文書または文書を構成するコンテンツデータを保持し管理している。

印刷中間データ生成手段１４は文書を構成するコンテンツデータから印刷中間データを作成し、印刷プレビューデータ生成手段１５は文書を構成するコンテンツデータから印刷したときのイメージデータを作成する。文書登録手段１６は文書管理システムに文書を登録し、文書参照手段１７は文書管理システムに登録されている文書を表示する。文書印刷手段１８は文書管理システムに登録されている文書を印刷する。

図３(a)は文書管理テーブルを示し、図３(b)は文書を構成するコンテンツデータの管理テーブルであるページ管理情報テーブルを示す、図３において、文書管理システムに登録されている１文書が文書管理テーブルの１レコードを示し、文書を構成するページ管理情報へのリンク情報を保持している。ページ管理情報テーブルでは各ページのオリジナルデータ、印刷中間データ、印刷プレビューデータに関するリンク情報を保持している。

図４は印刷中間データ生成手段１４と印刷プレビューデータ生成手段１５を構成するモジュール図である。印刷中間データ生成手段１４は入力されたオリジナルデータ２０を解析するデータ解析手段１４−１と、印刷中間データ２１内の制御コードを生成する制御コード生成手段１４−２と、印刷イメージデータを生成する印刷イメージ生成手段１４−３から構成されている。印刷プレビューデータ生成手段１５はオリジナルデータ２０を解析するデータ解析手段１５−１と、印刷したときのプレビューイメージデータ２２を生成するプレビューイメージ生成手段１５−２から構成されている。図５は印刷プレビューデータ生成手段１５が生成した印刷プレビューデータ２２を表示したものである。

図６は文書管理システムに文書を新規登録するときの処理手順を示したもので、まず、ユーザが文書管理システムに対して文書を登録指示したときに、印刷中間データ生成手段１４により、登録するオリジナルファイルに対する印刷中間データを作成する（ステップＳ１）。このとき印刷中間データ生成手段１４では、入力されたオリジナルデータをデータ解析手段１４−１で解析し、また、コードデータや制御コードを制御コード生成手段１４−２で作成し、また、印刷イメージ生成手段１４−３で印刷イメージを作成して印刷中間データを出力する。

次いで印刷プレビューデータ生成手段１５により、登録するオリジナルファイルに対する印刷プレビューデータを作成する（ステップＳ２）。このとき印刷プレビューデータ生成手段１５では、入力されたオリジナルデータをデータ解析手段１５−１で解析し、また、プレビューイメージ生成手段１５−２で作成した印刷プレビューデータを出力する。

次いでサーバアクセス手段１３を用いてオリジナルファイルを文書管理サーバ２上の文書管理データベース３に登録し（ステップＳ３）、次いでサーバアクセス手段１３を用いて文書管理サーバ２上の文書管理データベース２に作成した印刷中間データを登録する（ステップＳ４）。次いでサーバアクセス手段１３を用いて文書管理サーバ２上の文書管理データベース３に作成した印刷プレビューデータを登録し（ステップＳ５）、次いで文書管理データベース３に登録した情報をもとにページ管理情報テーブルを作成してコンテンツデータへのリンク情報を書き込む（ステップＳ６）。次いで文書管理テーブルに登録した文書のレコードを追加し、ページ管理情報へのリンク情報を書き込み（ステップＳ７）、次いでこの文書登録処理を終了する。

図７はユーザが文書管理システムに登録してある文書に対して表示、印刷指示したときの処理手順である。まず、文書管理テーブル内の該当文書レコードにアクセスし、ページ管理情報へのリンクを含む文書情報を取得し（ステップＳ１１）、次いで該当のページ管理情報を取得し、コンテンツデータへのリンク情報を取得する（ステップＳ１２）。次いでユーザに指示された操作が文書表示の場合、ページ管理情報に保持されている印刷プレビューデータへのリンク情報を使用して表示用の印刷プレビューデータを取得し（ステップＳ１３→Ｓ１４）、次いで取得した表示用データを画面に表示する（ステップＳ１５）。また、ユーザに指示された操作が文書印刷の場合、ページ管理情報に保持されている印刷中間データへのリンク情報を使用して印刷用のデータを取得し（ステップＳ１３→Ｓ１６）、次いで取得した印刷用データを印刷する（ステップＳ１７）。

本発明に係る文書管理システムの一実施形態を示すブロック図である。 図１の文書管理システムのモジュールの構成を示すブロック図である。 図１の文書管理システムの文書管理テーブルとページ管理情報テーブルを示す説明図である。 図２の印刷中間データ生成手段と印刷プレビューデータ生成手段を詳しく示すブロック図である。 印刷プレビュー画面を示す説明図である。 文書登録処理を説明するためのフローチャートである。 プレビュー表示、印刷処理を説明するためのフローチャートである。

符号の説明

１４：印刷中間データ生成手段
１５：印刷プレビューデータ生成手段

Claims (12)

1. 印刷制御装置とネットワークを介して接続された文書管理サーバとからなる文書管理システムにおいて、
   前記印刷制御装置は、
   文書登録指示を受けたとき、文書データに対応する印刷中間データを生成する印刷中間データ生成手段と、
   前記文書データを前記文書管理サーバに登録する文書データ登録手段と、
   前記印刷中間データ生成手段により生成された印刷中間データを前記文書管理サーバに登録する印刷中間データ登録手段と、
   を備え、
   前記文書管理サーバは、
   前記文書データおよび前記印刷中間データについて、管理情報テーブルに対応づけて管理する管理手段と、
   印刷指示を受けたとき、前記印刷中間データを読み出して印刷を実行する印刷実行手段と、
   を備えることを特徴とする文書管理システム。
2. 請求項１記載の文書管理システムにおいて、
   前記印刷制御装置は、
   さらに、前記印刷中間データ生成処理により生成された印刷中間データに基づいて印刷ジョブを生成する印刷ジョブ生成手段を備えることを特徴とする文書管理システム。
3. 請求項１または請求項２記載の文書管理システムにおいて、
   前記印刷中間データ生成手段は、
   前記文書データを解析するデータ解析処理手段と、
   前記印刷中間データ内の制御コードを生成する制御コード生成処理手段と、
   前記文書データに基づき印刷イメージデータを生成する印刷イメージデータ生成処理手段と、
   を備えることを特徴とする文書管理システム。
4. 印刷制御装置とネットワークを介して接続された文書管理サーバとからなる文書管理システムにおいて、
   前記印刷制御装置は、
   文書登録指示を受けたとき、文書データに対応する印刷プレビューデータを生成する印刷プレビューデータ生成手段と、
   前記文書データを前記文書管理サーバに登録する文書データ登録手段と、
   前記印刷プレビューデータ生成手段により生成された印刷プレビューデータを前記文書管理サーバに登録する印刷プレビューデータ登録手段と、
   を備え、
   前記文書管理サーバは、
   前記文書データおよび前記印刷プレビューデータについて、管理情報テーブルに対応づけて管理する管理手投と、
   印刷指示を受けたとき、前記印刷プレビューデータを読み出して印刷を実行する印刷実行手段と、
   を備えることを特徴とする文書管理システム。
5. 請求項４記載の文手管理システムにおいて、
   前記印刷制御装置は、
   さらに、前記印刷プレビューデータ生成手段により生成された印刷プレビューデータに基づいてプレビューを表示するプレビュー表示手段を備えることを特徴とする文書管理システム。
6. 請求項４または請求項５記載の文書管理システムにおいて、
   前記印刷プレビューデータ生成手段は、
   前記文書データを解析するデータ解析処理手段と、
   前記文書データに基づき印刷プレビューデータを生成する印刷プレビューイメージデータ生成処理手段と、
   を備えることを特徴とする文書管理システム。
7. ネットワークを介して文書管理サーバに接続された印刷制御装置において、
   文書データによる文書登録指示を受けたとき、
   前記文書データに対応する印刷中間データを生成する印刷中間データ生成手段と、
   前記文書データを文書管理サーバに登録する文書データ登録手段と、
   前記印刷中間データ生成手段により生成された印刷中間データを前記文手管理サーバに登録する印刷中間データ登録手段と、
   を備えることを特徴とする印刷制御装置。
8. 請求項７記載の印刷制御装置において、
   さらに、前記印刷中間データ生成処理により生成された印刷中間データに基づいて印刷ジョブを生成する印刷ジョブ生成手段を備えることを特徴とする印刷制御装置。
9. ネットワークを介して文書管理サーバに接続された印刷制御装置において、
   文書データによる文書登録指示を受けたとき、
   前記文書データに対応する印刷プレビューデータを生成する印刷プレビューデータ生成手段と、
   前記文書データを文書管理サーバに登録する文書データ登録手段と、
   前記印刷プレビューデータ生成手段により生成された印刷プレビューデータを前記文書管理サーバに登録する印刷プレビューデータ登録手段と、
   を備える印刷制御装置。
10. 請求項９記載の印刷制御装置において、
    さらに、前記印刷プレビューデータ生成手段により生成された印刷プレビューデータに基づいてプレビューを表示するプレビュー表示手段を備えることを特徴とする印刷制御装置。
11. 文書データを文書管理データベースに登録する指示を受ける登録指示受信ステップと、
    前記文書データに対応する印刷中間データを生成する印刷中間データ生成ステップと、
    前記文書データを前記文書管理データベースに登録する文書データ登録ステップと、
    前記印刷中間データ生成ステップにより生成された印刷中間データを前記文書管理データベースに登録する印刷中間データ登録ステップと、
    前記文書データおよび前記印刷中間データについて、管理情報テーブルに対応づけて管理する管理ステップと、
    印刷指示を受けたとき、前記印刷中間データを読み出して印刷を実行する印刷実行ステップと、
    を備えることを特徴とする印刷制御方法。
12. 請求項１１記載の印刷制御方法における前記登録指示受信ステップと、前記印刷中間データ生成ステップと、前記文書データ登録ステップと、前記印刷中間データ登録ステップと、前記管理ステップと、前記印刷実行ステップを順次実行させるための手順を記述したプログラム。

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