JP2007188313A - 通信システム、携帯端末およびサーバ - Google Patents

Abstract

【課題】個人情報を保護しながら、業務連絡ができる通信システム、携帯端末およびクライアント・サーバを提供する。
【解決手段】通信システムは、サーバ１３と、サーバ１３と電子メールによる交信が可能な携帯端末２０とからなる。サーバ１３は、携帯端末２０の使用者ごとの行動予定データを格納し、携帯端末２０は、サーバ１３へのアクセスプログラムのみを保持し、使用者は、アクセスプログラムを用いてサーバ１３にアクセスし、そこから自分の行動予定データを閲覧して、自分の行動予定を知る。
【選択図】図１

Description

この発明は、通信システム、携帯端末およびサーバに関し、特に業務の連絡において、個人情報の保護を考慮した通信システム、携帯端末およびクライアント・サーバに関する。

従来の、携帯電話などのモバイル端末やパソコンへの電話や電子メール送信者の個人情報をネットワークを介して管理するシステムが、たとえば、特開２００５−５１４７５号公報（特許文献１）に開示されている。特許文献１によれば、利用者は、発信端末よりネットワークを使用し、氏名、住所、電話番号を含む個人情報にパスワードを設定して個人情報管理サーバのデータベースに予め登録し、着信端末の利用者に個人情報を公開する場合は、発信するメールにパスワードを記入して発信し、着信端末は、発信端末から受信したメール等に記入されたパスワードを個人情報管理サーバに提示して発信端末の利用者の個人情報の取得を要求し、個人情報管理サーバは、発信端末の利用者の個人情報に設定されたパスワードと着信端末から提示されたパスワードとを比較し、一致すると個人情報を着信端末に送信している。
特開２００５−５１４７５号公報（段落番号００１２、図１等）

従来の個人情報をネットワークを介して管理するシステムは上記のように構成されていた。しかしながら、従来のそのようなシステムにおいては、業務連絡についての考慮はされていなかった。

この発明は、上記のような問題点に着目してなされたもので、個人情報を保護しながら、業務連絡ができる通信システム、携帯端末およびクライアント・サーバを提供することを目的とする。

この発明にかかる通信システムは、サーバと、前記サーバとメールによる交信が可能な携帯端末とからなる。サーバは、携帯端末の使用者ごとの行動予定データを格納し、携帯端末は、サーバへのアクセスプログラム（携帯端末に予め装備されている機能）のみを保持し、サーバは、携帯端末からアクセスプログラムを用いてサーバにアクセスがあったときは、携帯端末での行動予定データの表示を許可する。

携帯端末は、サーバへのアクセスプログラムのみを保持し、アクセスプログラムを用いてサーバにアクセスし、そこから行動予定データを抽出、表示するだけでデータは携帯端末に記録されないため、携帯端末が他人に保持されされても、個人情報等が漏れることはない。
その結果、個人情報を保護しながら、業務連絡ができる通信システムを提供できる。

好ましくは、サーバは、さらに、携帯端末の使用者に対する伝言を格納し、サーバに、使用者に対する新規の伝言が登録されたときは、サーバは、新規の伝言の内容ではなく、新規の伝言のサーバ内での登録位置を携帯端末にメールで連絡し、携帯端末には、新規の伝言のサーバ内での登録位置が表示される。ここで、伝言には、携帯端末の使用者に対する指示、要請、連絡、情報等を含み、サーバ内での登録位置は、ＵＲＬ等を含む。

さらに好ましくは、伝言が使用者に対する行為を要求する伝言であれば、サーバは、行動予定データに新規の行動予定データを追加登録する。

この発明の一つの実施の形態によれば、サーバに接続されたクライアントパソコンを含み、サーバにおける使用者に対する伝言を基にした新規の行動予定データの登録は、クライアントパソコンを介して行なわれる。

さらに好ましくは、サーバは、新規の伝言のサーバ内での登録位置を携帯端末に連絡した後の経過時間が所定の時間を超えているか否かを判断する経過時間判断手段と、経過時間判断手段が所定の時間を超えていると判断したとき、サーバへの使用者に対する新規の行動予定データの登録をおこなったクライアントパソコンの画面に警告する警告手段とを含む。
さらに好ましくは、携帯端末は携帯端末自身を識別する固体番号を有し、サーバは、携帯端末ごとに、固体番号と、その使用者のパスワードとを記録し、携帯端末がサーバにアクセスするときは、固体番号と所定のパスワードとを通知し、サーバは、携帯端末からの固体番号と前記パスワードとが一致したときに、携帯端末からのアクセスを許可する。

この発明の他の局面においては、携帯端末は、サーバとメールによる交信が可能であって、サーバは、携帯端末の使用者ごとの行動予定データを格納し、サーバへのアクセスプログラムのみを保持し、アクセスプログラムを用いてサーバにアクセスして、行動予定データの表示する。

この発明のさらに他の局面においては、サーバは、携帯端末とメールによる交信が可能である。携帯端末はサーバへのアクセスプログラムのみを保持し、サーバは、携帯端末の使用者ごとの行動予定データを格納する格納手段と、携帯端末から、アクセスプログラムを用いてアクセスがあったときは、携帯端末に対して行動予定データの表示を許可する。

以下、この発明の実施の形態を図面を参照して説明する。図１はこの発明の一実施の形態にかかる通信システムが適用される全体構成を示すブロック図である。この通信システムは、顧客からの伝言が、社内にいる受付け担当者から、社外にいる営業担当者に、適切に伝達されることを目的とするものである。図１を参照して、通信システムは、会社内の社内システム１０と社外において営業担当員等が保持する携帯端末２０とを含む。社内システム１０は、社内の電話１１と、クライアントパソコン１２と、クライアントパソコン１２に接続されたサーバ１３とを含む。クライアントパソコン１２とサーバ１３とは、イントラネットで接続されている。ここでサーバ１３は、インターネットに接続するためのウエブサーバと、データを保持するためのデータサーバとから構成されている。データサーバには、携帯端末２０の使用者である営業担当者の行動予定データが格納されてる。

顧客２５は、電話等で会社の電話１１を介して営業担当者にアクセスする。このとき、営業担当者が不在であると、伝言を受付担当者に残す。受付担当者は、自分のクライアントパソコン１２を用いてサーバ１３にアクセスし、サーバ１３に自分の受けた伝言、すなわち、営業担当者の行うべき内容を記録する。サーバ１３は、この伝言を管理して、営業担当者の所有している携帯端末２０に連絡をとる。ここで、サーバ１３は、携帯端末２０とインターネットのようなネットワーク１４で接続され、双方向に交信が可能である。

なお、ここで、クライアントパソコン１２およびサーバ１３は、一般的なコンピュータであり、キーボードやマウスなどの入力手段と、ディスプレイ、プリンタのような出力手段と、ハードディスクのような格納手段と、ネットワーク１４へアクセスするための、通信機器等を含む。

携帯端末２０は、インターネットのようなネットワーク１４との送受信が可能な装置であり、内部にはサーバ１３とのアクセスに必要なプログラムのみが内蔵されている。営業担当者は、携帯端末２０を用いてサーバ１３にアクセスし、必要な行動予定データを閲覧して携帯端末２０の図示の無いディスプレイに表示する。すなわち、営業担当者が携帯端末２０を落としたりして紛失して、それを起動しても、サーバ１３へのアクセスは可能であるが、後に説明するように、パスワード等がわからなければ、サーバ１３からそれ以上の顧客データや行動予定データを得ることはできない。また、携帯端末２０には、顧客データなどの個人情報も内蔵していないため、特に問題にはならない。

図２は、クライアントパソコン１２、サーバ１３および携帯端末２０とのそれぞれの動作を示すフローチャートである。図２を参照して、クライアントパソコン１２は、まず、受付担当者からの伝言データの入力を受付ける（ステップＳ１０１、以下、ステップを省略する）。これらの入力を受付けると、次にそのデータを登録するためにサーバ１３へ送る（Ｓ１０２）。

図３は、受付担当者が顧客から連絡を受けて、クライアントパソコン１２に伝言を入力したときの、クライアントパソコン１２の図示のないディスプレイ上への表示例を示す図である。伝言が使用者に対する何らかの行為（訪問、電話等）を要求するものであれば、伝言に基づいた新規の行動予定データがクライアントパソコン１２から入力される。図３を参照して、クライアントパソコン１２のディスプレイには、伝言入力用の作業入力画面５１が表示される。この作業入力画面５１には、受付番号、営業担当者名、顧客名、連絡を受けた時間、連絡内容を示す区分、連絡内容、顛末区分、顛末内容、営業担当者からの、社内へのメールの送信先、返信内容、返信日時等が入力可能である。なお、ここには図示はないが、連絡先電話番号も含まれている。

連絡内容を示す区分としては、「問合せ」、「訪問依頼」等の項目が予め定められており、これによって、後に説明するように、営業担当者にメールが送信される。顛末区分には、営業担当者が行なうべき内容が記載される。この内容が、後に説明する営業担当者の行動予定表データに登録される。

図２に戻って、サーバ１３は、クライアントパソコン１２から登録用の伝言データが送られてくると、それを受信しメールの発信が必要な区分があるかどうか判断し、（Ｓ２０１）、必要と判断すれば、ネットワーク１４を介して、営業担当者に自動的にメールを発信する（Ｓ２０２）。このメールには、伝言の内容は記載されておらず、単に、サーバ１３上に新規な行動予定が登録された旨が通知される。この通知は、たとえば、サーバ内において、伝言データが登録されている登録位置（ＵＲＬ等）を連絡するようにしてもよい。したがって、情報が外部に漏れることはない。

図４は、サーバ１３のデータサーバに格納された、伝言データに基づいた行動予定データの概略構成を示す図である。図４を参照して、伝言データは、サーバ１３が連携している携帯端末２０の個々の固体番号、パスワードとともに、行動予定表欄、日報欄とを含む。サーバ１３は送信された伝言の、上記した「区分」を参照して、連絡・訪問を要する区分があるかどうかを自動的に判断する。連絡・訪問を要する区分（営業担当者に対する行動を要求する伝言）がある場合は（Ｓ２０３でＹＥＳ）、行動予定データに伝言データを追加登録する（Ｓ２０４）。この行動予定データは携帯端末２０からサーバ１３にアクセスしたとき、新たな伝言ほど、前（最初）に表示されるように構成されている。

図５は、図４に示した伝言データの詳細を示す図であり、行動予定データに連絡を要求する内容が追加された状態を示す図である。図５を参照して、行動予定データは、伝言データの日付範囲、担当者名、作業分類、作業区分等を示す欄と、各担当者の、具体的な行動予定内容（日時、顧客名、区分等）が記録される欄とが設けられている。具体的な行動予定内容が記録される欄には、予め、営業担当者が自分の行動予定を登録した欄５３が存在し、その上に追加された伝言データ５４が記録される。
携帯端末２０からサーバ１３へアクセスするときには、携帯端末２０からはその固体番号がまず通知されるものとする。

営業担当者は、自分の携帯端末２０を見て、サーバ１３からメールが来ていることを確認すると（Ｓ３０２でＹＥＳ）、伝言を携帯端末２０に表示させるため、携帯端末２０にパスワードを入力する（Ｓ３０３）。携帯端末２０は入力されたパスワードと携帯端末２０が予め保有している固体番号を、ネットワーク１４を介して送信し、サーバ１３にアクセスする。

サーバ１３は、携帯端末２０からアクセスがあると（Ｓ２０５でＹＥＳ）、その携帯端末２０が、所定の連携している携帯端末２０であるか否かを、固体番号とパスワードとで確認する。正規の携帯端末２０からのアクセスであれば（Ｓ２０７でＹＥＳ）、サーバ１３は伝言データベースへの検索を行ない（Ｓ２０８）、携帯端末２０に伝言データの表示を許可する。これによって、携帯端末２０には伝言内容が表示され、営業担当者は、伝言内容を閲覧できる（Ｓ３０５）。

サーバ１３は、Ｓ２０２での送信メールの送信からの時間経過を計測しており、携帯端末２０から所定の時間を超えてもアクセスが無ければ（Ｓ２０６でＹＥＳ），クライアントパソコン１２に対して、携帯端末２０からのアクセスが無い旨の警告を行なう（Ｓ２０６でＹＥＳ）。これによって、クライアントパソコン１２には警告が表示される（Ｓ１０３）。具体的には、クライアントパソコン１２のディスプレイに警告がポップアップで表示される。すなわち、サーバ１３は、新規の伝言の登録位置を携帯端末２０に連絡した後の経過時間が所定の時間を超えているか否かを判断する経過時間判断手段、および、所定の時間を超えていると判断したとき、サーバ１３への使用者に対する新規の行動予定データの登録をおこなったクライアントパソコン１２の画面に警告する警告手段として機能する。

図６は、この状態を示す図である。図６を参照して、通常の表示画面の一部に、警告６１が表示される。なお、この警告６１は、顧客名、メールの送信時間、伝言内容および返信欄６２を含み、この返信欄６２に「未」と表示されたものがポップアップされる。

受付け担当者は、この警告を見ると、電話１１によって、携帯端末２０を有している営業担当者に連絡を行ない、サーバ１３にアクセスするように通知する（Ｓ１０４）。なお、この通知は電話１１に限らず、電子メールによって行なってもよい。
このようにすれば、営業担当者は必ず、サーバ１３からのメールを確認し、サーバ１３にアクセスして伝言を得る。そして、営業担当者は、サーバ１３にアクセスし、伝言にしたがって、顧客に電話するなり、顧客を訪問するなりの行動をおこす（Ｓ３０６）。

なお、上記の警告は、営業担当者がサーバ１３にアクセスして伝言内容を確認した時点で解除される（Ｓ１０５）。

図７は、クライアントパソコン１２において、営業担当者から返信が届いた状態を示す図である。図７は図６と同様の図であるが、ここでは、返信欄に「了解」６３と表示され、営業担当者から返信があったことがわかる。この場合、返信の有った行全体を色を変えて表示するのが好ましい。ここで、この「了解」の行をクリックすると、図８に示す画面が表示される。この図は、図３に対応する図であるが、ここでは、営業担当者から返信があったため、その返信日時と内容とが記録されている。

なお、携帯端末２０とサーバ１３との通信履歴（アクセスの開始から終了まで）はサーバ１３のデータサーバに格納されるものとする。

営業担当者は、１件の顧客に対する行動（Ｓ３０６）が終わると、携帯端末２０を用いて、行動予定データを閲覧するために、固体番号とパスワードを送信して、サーバ１３にアクセスする（Ｓ３０７とＳ３０８）。サーバ１３は送られてきた固体番号とパスワードを再び照合して、正規なものであれば（Ｓ２１０でＹＥＳ）、行動予定データを検索して（Ｓ２１１）、携帯端末２０への行動予定データの表示を許可する。
営業担当者は、表示された行動予定データを入手し、これを基に日報入力を行ない（Ｓ３０９）、サーバ１３に送信する。サーバ１３は、携帯端末２０から日報を受けると、それをデータベースの所定の日報欄に入力処理する（Ｓ２１２）。

図９は営業担当者が携帯端末２０からサーバ１３にアクセスして、行動予定データを閲覧表示させた場合の内容を示す図である。携帯端末２０の表示画面には、伝言の入力日時、作業区分、進捗度、見込み度、行なうべき内容が表示される。ここで、進捗度とは、営業の進捗度（たとえば、交渉中、見積提示等）をいい、見込み度とは、営業における、正否の程度をいう。

図１０は、行動予定データを基に、営業担当者が携帯端末２０に日報入力を行なった画面表示例を示す図である。作業区分として、たとえば、「使用者」に対して、進捗度として「受注」が、また、受注に至った内容が表示される。
なお、日報の入力が行なわれると、営業担当者の行動予定データから伝言通知の部分は消去される。
営業担当者は、常に行動予定データを参照しながら行動する。うっかりして受付担当者に対して伝言を受け取ったサインを送っただけで、顧客への連絡・訪問を忘れていても日報入力をしない限り、携帯端末２０を利用するたびに伝言通知が表示されて、顧客への連絡または訪問を促すようになっている。

以上のように、営業担当者は顧客に対して確実な折返し連絡または訪問が可能となる。また、個人情報は携帯端末２０に残さず、サーバ１３にて一元管理が行なわれる。

なお、上記実施の形態においては、クライアントパソコンは、サーバを経由して携帯端末にアクセスする場合について説明したが、これに限らず、クライアントパソコンにサーバと同様の機能を持たせクライアントパソコンから直接携帯端末にアクセスするようにしてもよい。

以上、図面を参照してこの発明の実施形態を説明したが、この発明は、図示した実施形態のものに限定されない。図示された実施形態に対して、この発明と同一の範囲内において、あるいは均等の範囲内において、種々の修正や変形を加えることが可能である。

この発明にかかる通信システムの全体構成を示すブロック図である。 通信システムの動作を示すフローチャートである。 顧客からの伝言をクライアントパソコンに入力する場合の表示画面例を示す図である。 サーバの有するデータベースの構成を示す図である。 行動予定データに連絡を要する内容が追加された状態を示す、クライアントパソコンの画面表示例を示す図である。 営業担当者から返事が来ていない状態を示す、クライアントパソコンの画面表示例を示す図である。 営業担当者から返事が来た状態を示す、クライアントパソコンの画面表示例を示す図である。 営業担当者から伝言を受け取った旨の通知があったときの、クライアントパソコンの画面表示例を示す図である。 携帯端末において、行動予定データを呼出した場合に表示される内容を示す図である。 携帯端末において、日報入力を行なった場合にクライアントパソコンのディスプレイに表示される画面表示例を示す図である。

符号の説明

１０ 社内システム、１１ 社内の電話、１２ クライアントパソコン、１３ サーバ、１４ ネットワーク、２０ 携帯端末。

Claims (8)

1. サーバと、前記サーバとメールによる交信が可能な携帯端末とからなる通信システムであって、
   前記サーバは、前記携帯端末の使用者ごとの行動予定データを格納し、
   前記携帯端末は、前記サーバへのアクセスプログラムのみを保持し、
   前記サーバは、前記携帯端末から前記アクセスプログラムを用いてアクセスが有ったときは、前記携帯端末での前記行動予定データの表示を許可する、通信システム。
2. 前記サーバは、さらに、前記携帯端末の使用者に対する伝言を格納し、
   前記サーバに、使用者に対する新規の伝言が登録されたときは、前記サーバは、前記新規の伝言の内容ではなく、新規の伝言の前記サーバ内での登録位置を前記携帯端末にメールで連絡し、
   前記携帯端末には、前記新規の伝言の前記サーバ内での登録位置が表示される、請求項１に記載の通信システム。
3. 前記伝言が使用者に対する行為を要求する伝言であれば、前記サーバは前記行動予定データに前記新規の行動予定データを追加登録する、請求項２に記載の通信システム。
4. さらに、前記サーバに接続されたクライアントパソコンを含み、
   前記サーバにおける、使用者に対する伝言を基にした新規の行動予定データの登録は、前記クライアントパソコンを介して行なわれる、請求項１から３のいずれかに記載の通信システム。
5. 前記サーバは、前記新規の伝言の前記サーバ内での登録位置を前記携帯端末に連絡した後の経過時間が、所定の時間を超えているか否かを判断する経過時間判断手段と、
   前記経過時間判断手段が所定の時間を超えていると判断したとき、前記サーバへの使用者に対する新規の行動予定データの登録をおこなったクライアントパソコンの画面に警告する警告手段とを含む、請求項１から４のいずれかに記載の通信システム。
6. 前記携帯端末は前記携帯端末自身を識別する固体番号を有し、前記サーバは、前記携帯端末ごとに、前記固体番号と、その使用者のパスワードとを記録し、
   前記携帯端末が前記サーバにアクセスするときは、前記固体番号と所定のパスワードとを通知し、
   前記サーバは、前記携帯端末からの前記固体番号と前記パスワードとが一致したときに、前記携帯端末からのアクセスを許可する、請求項１から５のいずれかに記載の通信システム。
7. サーバとメールによる交信が可能な携帯端末であって、
   前記サーバは、前記携帯端末の使用者ごとの行動予定データを格納し、
   前記サーバへのアクセスプログラムのみを保持し、
   前記アクセスプログラムを用いて前記サーバにアクセスし、前記行動予定データを表示する、携帯端末。
8. 携帯端末とメールによる交信が可能なサーバであって、
   前記携帯端末は前記サーバへのアクセスプログラムのみを保持し、
   前記携帯端末の使用者ごとの行動予定データを格納する格納手段と、
   前記携帯端末から、前記アクセスプログラムを用いてアクセスがあったときは、前記行動予定データの表示を前記携帯端末に対して許可する、サーバ。

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