JP2007123999A - 画像形成装置の宛先管理システム及び宛先管理方法並びにそのプログラム - Google Patents

Abstract

【課題】所望の宛先に確実にデータを送信し、情報漏洩を防止する。
【解決手段】本発明は、複数の送信手段を使用して複数の宛先に同一のデータを同時に送信可能なマルチセンド機能を備えた画像形成装置の宛先管理システム１４であって、前記宛先を登録可能な宛先登録手段１５と、宛先登録手段１５によって登録された前記宛先の中から送信する宛先を選択可能な宛先選択手段１６と、宛先選択手段１６によって前記送信する宛先を選択した後、該宛先に前記データを送信する前に、前記選択した宛先を表示する宛先確認画面２８をダイアログボックスによって表示可能な宛先確認手段１７とを備えていることを特徴とする。
【選択図】図２

Description

本発明は、複数の送信手段を使用して複数の宛先に同一のデータを同時に送信可能なマルチセンド機能を備えた画像形成装置の宛先管理システム及び宛先管理方法並びにそのプログラムに関する。

近年、ファクシミリ装置や複合機等の画像形成装置において、電話回線やＬＡＮ（Local Area Network）等の複数の送信手段を使用して、ファクシミリ端末アドレス、ネットワークファクシミリ端末アドレス、電子メールアドレス、ＳＭＢ（Server Message Block）フォルダアドレス、ＦＴＰ（File Transfer Protocol）フォルダアドレス等の複数の宛先に対して、同一のデータを同時に送信可能な、いわゆるマルチセンドと言われる機能を備えた画像形成装置が実用化されている。

この種の画像形成装置には、データを送信する宛先を管理するために、いわゆるアドレス帳と呼ばれるような宛先管理システムが設けられており、この宛先管理システムを使用して、送信するデータの内容に従い、複数の宛先をグループ化し、該グループに登録された宛先に対して、スキャナで読み取った同一のデータを、電子メールやファクシミリ等を介して、同時に一括送信するようになっている（例えば、特許文献１参照）。
特許第３５６９９２５号公報

しかしながら、上記した従来の画像形成装置の宛先管理システムでは、送信先をグループ化する時に宛先に関する情報が誤って入力されたり、或いは指定されたりしても、送信者がその誤りを事前に発見することは困難であった。そのため、データを、間違った宛先に送信してしまったり、所望の宛先に送信することができなかったりするおそれがあり、情報漏洩防止の観点からも好ましくなかった。

本発明は、上記した課題を解決すべくなされたものであり、データを送信する前に、送信者に対して宛先を確認する機会を強制的に付与することにより、所望の宛先に確実にデータを送信することができ、情報漏洩を防止することのできる画像形成装置の宛先管理システム及び宛先管理方法並びにそのプログラムを提供することを目的とする。

上記した目的を達成するため、本発明は、複数の送信手段を使用して複数の宛先に同一のデータを同時に送信可能なマルチセンド機能を備えた画像形成装置の宛先管理システムであって、前記宛先を登録可能な宛先登録手段と、該宛先登録手段によって登録された前記宛先の中から送信する宛先を選択可能な宛先選択手段と、該宛先選択手段によって前記送信する宛先を選択した後、該宛先に前記データを送信する前に、前記選択した宛先を表示する宛先確認画面をダイアログボックスによって表示可能な宛先確認手段とを備えていることを特徴とする。

そして、本発明に係る画像形成装置の宛先管理システムは、前記宛先確認画面から、前記送信する宛先の選択又は選択解除の操作を可能にする宛先変更手段をさらに備えていてもよい。

また、本発明は、複数の送信手段を使用して複数の宛先に同一のデータを同時に送信可能なマルチセンド機能を備えた画像形成装置の宛先管理方法であって、宛先登録手段によって前記各宛先を登録するステップと、該宛先登録手段によって登録された前記宛先の中から送信する宛先を選択するステップと、前記送信する宛先を選択した後、該宛先に前記データを送信する前に、前記選択した宛先を表示する宛先確認画面をダイアログボックスによって表示するステップとを備えていることを特徴とする。

そして、本発明に係る画像形成装置の宛先管理方法は、前記宛先確認画面から、前記送信する宛先の選択又は選択解除の操作を行うステップをさらに備えていてもよい。

さらに、本発明は、上記した各ステップをコンピュータに実行させるための画像形成装置の宛先管理プログラムである。

本発明によれば、データを送信する前に、宛先確認画面が強制的に表示されるようになっているため、宛先に関する情報が誤って入力されたり、或いは指定されたりしたとしても、事前に、宛先確認画面によって送信者がその誤りを容易且つ確実に発見することができる。したがって、所望の宛先にデータを確実に送信することができ、情報の漏洩を防止することができる等、種々の優れた効果を得ることができる。

以下、図面を参照しつつ、本発明の実施の形態について説明する。ここで、図１は本実施の形態における画像形成装置の構成を示すブロック図、図２は画像形成装置の宛先管理システムの構成を示す機能ブロック図である。

図１に示されているように、本実施の形態における画像形成装置は、該画像形成装置の各構成手段を制御するためのＣＰＵ（Central Processing Unit）１と、ＣＰＵ１が実行する制御プログラムを格納するためのＲＯＭ（Read Only Memory）２と、各種データやプログラムを一時的に記憶するためのＲＡＭ（Random Access Memory）３と、原稿から画像データを読み取るためのスキャナ４と、用紙に印刷処理するためのプリンタ５と、ファクシミリ端末（ＦＡＸ）６との間で電話回線等を介して通信を行うための通信制御部７と、マウスやキーボード等の入力部８と、液晶表示装置等の表示部９と、パーソナルコンピュータ（ＰＣ）１０やサーバ１１等の各種外部デバイスとの間でＬＡＮ等を介して通信を行うための外部入出力部１２とが、それぞれバス１３を介して互いに接続されて構成されている。そして、前記画像形成装置にインストールされた宛先管理プログラムをＣＰＵ１が実行することにより、後述する宛先管理システム１４が機能するようになっている。

図２に示されているように、この宛先管理システム１４は、各宛先に関する情報を登録可能な宛先登録手段１５と、宛先登録手段１５に登録された宛先の中から送信する宛先を選択可能な宛先選択手段１６と、宛先選択手段１６によって送信する宛先を選択した後、該宛先にスキャナ４で読み取ったデータを送信する前に、前記選択した宛先を表示する宛先確認画面をダイアログボックスによって表示可能な宛先確認手段１７と、前記宛先確認画面から、送信する宛先の選択又は選択解除の操作を可能にする宛先変更手段１８とを備えて構成されている。

次に、本発明の実施の形態に係る画像形成装置の宛先管理システムの動作について説明する。ここで、図３は本実施の形態に係る画像形成装置の宛先管理システムにおける宛先選択画面を示す図、図４は画像形成装置の宛先管理システムにおける宛先確認画面を示す図である。

先ず、入力部８から宛先に関する情報が入力されると、宛先登録手段１５は、その情報をＲＯＭ２に格納し、登録する。この時の宛先に関する情報としては、ＦＡＸアドレス、ネットワークＦＡＸアドレス、電子メールアドレス、ＳＭＢフォルダアドレス、ＦＴＰフォルダアドレス等の宛先の他、送信先の氏名、勤務先、住所等が含まれる。そして、入力部８から前記各宛先を任意に指定してグループ化すると、宛先登録手段１５は、前記各宛先をグループ化した状態でＲＯＭ２に格納し、登録する。

このように各宛先がグループ化された状態で、入力部８から所定の操作を行うと、図３に示されているように、表示部９には、宛先選択画面１９が表示される。この宛先選択画面１９には、登録されているグループの一覧表２０が表示されると共に、このグループの一覧表２０に隣接して、それぞれのグループに登録されている宛先の件数表示部２１、グループの設定を行うための設定釦２２、グループの設定を解除するための解除釦２３、グループを指定するためにカーソル（図３中の矢印）２４を上下に移動させるための上下矢印の各釦２５ａ，２５ｂ、グループの選択操作自体を取り止めるためのキャンセル釦２６、カーソル２４によって指定されたグループの選択を実行するためのＯＫ釦２７が設けられている。

このような宛先選択画面１９において、上下矢印の各釦２５ａ，２５ｂを操作してカーソル２４を所望のグループ名（図３では「□□メンバー」）に合わせてＯＫ釦２７が選択されると、図４に示されているように、表示部９には、宛先確認画面２８がダイアログボックスによって表示される。この宛先確認画面２８には、宛先選択画面１９において選択したグループに登録されている宛先の一覧表２９が表示され、さらに、この一覧表２９の各宛先の先頭部分にはチェックボックス３０が設けられ、選択された宛先のチェックボックス３０にレ点が表示されるようになっている。

また、宛先確認画面２８には、宛先の一覧表２９に隣接して、宛先を検索するための検索釦３１、選択したグループに登録されているすべての宛先を選択するための全て選択釦３２、選択したグループに登録されている宛先の選択を解除するための解除釦３３、グループを指定するために網掛け部３４を上下に移動させるための上下矢印の各釦３５ａ，３５ｂ、網掛け部３４によって指定された宛先に関する情報をすべて表示させるための詳細釦３６、宛先の選択操作自体を取り止めるためのキャンセル釦３７、チェックボックス３０にレ点が表示された宛先に送信することを確認するためのＯＫ釦３８が設けられている。

このような宛先確認画面２８において、ＯＫ釦３８が選択されると、宛先の一覧表２９のチェックボックス３０にレ点が表示された宛先に対して、スキャナ４で読み取られた同一のデータが同時に一括送信される。

なお、上記した宛先確認画面２８から、全て選択釦３２を選択した場合、宛先変更手段１８は、すべてのチェックボックス３０にレ点を入力し、さらにその後、上下矢印の各釦３５ａ，３５ｂを操作して網掛け部３４を所望の宛先に移動させ、解除釦３３を選択した場合、宛先変更手段１８は、前記所望の宛先のチェックボックス３０のレ点を消去し、該宛先の選択を解除する。このように、上記した宛先確認画面２８からは、宛先変更手段１８によって、送信する宛先の選択又は選択解除の操作を行うこともできる。

上記したように本発明の実施の形態によれば、データを送信する前に、必ず、宛先確認画面２８がダイアログボックスによって強制的に表示されるようになっているため、送信先をグループ化する時に宛先を誤って入力したり、或いは誤って指定したりしたとしても、事前に、宛先確認画面２８によって送信者がその誤りを容易且つ確実に発見することができる。したがって、所望の宛先にデータを確実に送信することができ、情報の漏洩を防止することができる。

なお、上記した実施の形態では、マルチセンド機能を備えた画像形成装置に本発明を適用した場合について説明したが、これは単なる例示に過ぎず、本発明は、単一の送信手段を使用して複数の宛先に同一のデータを同時に送信する、いわゆる同報送信機能を備えた画像形成装置や、或いは、マルチセンド機能や同報送信機能のいずれの機能も備えていない画像形成装置にも適用可能であることは言う迄もない。

本発明の実施の形態における画像形成装置の構成を示すブロック図である。 本発明の実施の形態に係る画像形成装置の宛先管理システムの構成を示す機能ブロック図である。 本発明の実施の形態に係る画像形成装置の宛先管理システムにおける宛先選択画面を示す図である。 本発明の実施の形態に係る画像形成装置の宛先管理システムにおける宛先確認画面を示す図である。

符号の説明

１４ 宛先管理システム
１５ 宛先登録手段
１６ 宛先確認手段
１７ 宛先確認手段
１８ 宛先変更手段
２８ 宛先確認画面

Claims (5)

1. 複数の送信手段を使用して複数の宛先に同一のデータを同時に送信可能なマルチセンド機能を備えた画像形成装置の宛先管理システムであって、
   前記宛先を登録可能な宛先登録手段と、
   該宛先登録手段によって登録された前記宛先の中から送信する宛先を選択可能な宛先選択手段と、
   該宛先選択手段によって前記送信する宛先を選択した後、該宛先に前記データを送信する前に、前記選択した宛先を表示する宛先確認画面をダイアログボックスによって表示可能な宛先確認手段と、
   を備えていることを特徴とする画像形成装置の宛先管理システム。
2. 前記宛先確認画面から、前記送信する宛先の選択又は選択解除の操作を可能にする宛先変更手段をさらに備えている請求項１に記載の画像形成装置の宛先管理システム。
3. 複数の送信手段を使用して複数の宛先に同一のデータを同時に送信可能なマルチセンド機能を備えた画像形成装置の宛先管理方法であって、
   宛先登録手段によって前記各宛先を登録するステップと、
   該宛先登録手段によって登録された前記宛先の中から送信する宛先を選択するステップと、
   前記送信する宛先を選択した後、該宛先に前記データを送信する前に、前記選択した宛先を表示する宛先確認画面をダイアログボックスによって表示するステップと、
   を備えていることを特徴とする画像形成装置の宛先管理方法。
4. 前記宛先確認画面から、前記送信する宛先の選択又は選択解除の操作を行うステップをさらに備えている請求項３に記載の画像形成装置の宛先管理方法。
5. 請求項３又は４に記載の各ステップをコンピュータに実行させるための画像形成装置の宛先管理プログラム。
   

Images