JP2007013861A - 画像形成装置 - Google Patents

Abstract

【課題】ユーザへの指導などに頼らずに保存データの信頼性を確保する。
【解決手段】デジタル複合機は、ユーザ・部署管理部１、メディア種類情報・ユーザ管理情報比較部２、メディア書き込み／読み込み制御部３、操作部４、データ保存部（ＨＤＤ）５、機器情報管理部６、スキャナ部７、プリンタ部８及びＦＡＸ部９を備えている。データ保存部５はＨＤＤ、ＣＤ−Ｒ／ＲＷ装置、ＤＶＤ−ＲＷ装置の少なくとも１つからなり、前記装置にメディアが挿入されると、メディア種類情報・ユーザ管理情報比較部２では、メディアの種類情報とユーザの許可されているメディア情報を比較し、一致しているか否かを判定し、一致していれば、機器情報管理部６がユーザ情報、機器情報をデータに付加しメディア書き込み制御部３によってユーザ情報、機器情報及びデータをメディアに書き込む。
【選択図】図１

Description

本発明は、ユーザ又は部署を認証するユーザ認証装置、及びこのユーザ認証装置を備えた画像形成装置、例えば、複写装置、プリンタ、ファクシミリ、あるいは複写機能、プリンタ機能、ファクシミリ機能などを複合して有するデジタル複合機などの画像形成装置に関する。

書き込み可能なメディアを備えた画像形成装置として特許文献１ないし３に記載された発明が知られている。このうち特許文献１記載の発明は、バックアップを行う際に、ユーザの希望に応じて最も適切な方法を選択することが可能な画像形成装置を提供することを目的として、画像を取り込み画像データに変換するスキャナと、取り込まれた画像データを格納するＨＤＤと、画像データに基づいて可視像を形成する画像形成部と、ユーザがＨＤＤに格納された画像データをＣＤ−Ｒ／Ｗドライブに転送する際の転送モードを選択するための操作部と、操作部で選択された転送モードに従って、ＨＤＤに格納された画像データをＣＤ−Ｒ／Ｗドライブ１６に転送する際の転送タイミングを制御する制御部とを備えた構成となっている。

また、特許文献２記載の発明は、装置を使用するについてユーザ認証を必要とすることによって生じる種々の問題を解決することを目的として、ユーザ認証を、所定レベルの認証強度の第１のユーザ認証と、該第１のユーザ認証より低いレベル認証強度の第２のユーザ認証とに分類し、該第２のユーザ認証の結果を有効とするか否かを初期設定に基づいて判断する表示入力制御部を備えた構成となっている。この第１のユーザ認証とは、ユーザ登録カードを含むユーザ個人の属性に基づく認証であり、第２のユーザ認証とは、コントロールパネルより入力されたユーザＩＤ及びパスワードに基づく認証である。これによって、他人のユーザＩＤ及びパスワードを用いての取り出しに対して制限を加えることができる。

さらに、特許文献３記載の発明は、光ディスク装置と接続され、光ディスクのデータや通信回線を介して受信したデータを、あるいはそれを加工したデータを印刷、送信、あるいは光ディスクへの書込みを行うことが可能な画像形成装置を提供することを目的とし、装置全体を制御する制御部と、光ディスク装置と、光ディスク装置に装填された光ディスクからデータを読み取るデータ入力部と、このデータを加工して処理するデータ処理手段と、画像データと文書データとを含むデータとそれを加工したデータを表示する表示手段と、これらの処理に必要な操作を制御部に入力する入力手段と、データとそれを加工したデータとを記憶する内部記憶手段と、こうして記憶されたデータを選択する選択手段とを備え、選択されたデータを印刷したり、光ディスクに書き込んだり、ファクシミリやＥメールで送信することができるようにした。
特開２００１−１６７０４１公報 特開２００１−０１６３８３公報 特開２００４−２１６６７８公報

このように従来の画像形成装置、特にデジタル複合機（ＭＦＰ−Multi Function Peripheral）における各機能は、特許文献２に記載されているようにユーザ名や部署名により制限することができる。また、特許文献１記載のようにＨＤＤとメディアへの書き込みドライブを備えた画像形成装置においては、スキャナなどにより読み取られた文章のデータをＨＤＤ内に蓄積することが可能であり、その蓄積された文章を、書き込み装置にバックアップすることも可能であり、蓄積された文章には、利用者の制限を設けることができる。さらに、引用文献３記載のは発明のように、選択されたデータを印刷したり、光ディスクに書き込んだり、ファクシミリやＥメールで送信することもできる。

一方、近年メディアの信頼性は年々向上しているが、再書き込み可能なリライタブルメディアと１回のみの書き込みのライタブルメディアについてメディアとしての信頼性の点からいずれを使用するかの議論が生じている。すなわち、リライタブルメディアは消去、書き込み可能であることから改竄の可能性が懸念され、保存メディアとしてリライタブルメディアを禁止する部署も存在する。

すなわち、従来の画像形成装置においては、部署によってはデータをメディアに保存する場合、消去の可能性があり、メディアの信頼性としてリライタブルのメディアの使用を禁止し、１回のみの書き込みメディアを使用するようにユーザに指導したとしても、ユーザ指導だけでは信頼性が保たれなくなる。

本発明は、このような従来技術の実情に鑑みてなされたもので、その目的は、ユーザへの指導などに頼らずに保存データの信頼性を確保することができるようにすることにある。

前記目的を達成するため、第１の手段は、入力された画像データに基づいて画像を形成する画像形成装置において、データを記憶する記憶手段と、前記記憶手段に前記データを書き込む書き込み手段と、ユーザ又は部署を認証する認証手段と、前記認証手段により認証されたユーザ又は部署ごとに前記データを書き込むメディアの種類を限定する限定手段とを備えていることを特徴とする。

第２の手段は、第１の手段において、前記メディアは追記型の記憶媒体であることを特徴とする。

第３の手段は、第１の手段において、前記メディアは書き換え型の記憶媒体であることを特徴とする。

第４の手段は、第１の手段において、前記メディアはＤＶＤであることを特徴とする。

第５の手段は、第１ないし第４の手段において、前記書き込み手段は、前記データを書き込む際に、ユーザ情報及び／又は日時の情報を付加することを特徴とする。

第６の手段は、第１ないし第５の手段において、前記書き込み手段は、前記データを書き込む際に、当該書き込み手段の機器情報を付加することを特徴とする。

第７の手段は、第１ないし第６の手段において、前記限定手段は、メディアの種類情報と前記ユーザ又は部署に対して許可されているメディア情報を比較し、一致しているときのみ前記メディアに前記データの書き込みを許可することを特徴とする。

第８の手段は、第６の手段において、前記書き込み手段は、前記限定手段により前記ユーザ又は部署とメディアの種類が限定され、前記データが前記メディアに書き込まれた後、前記ユーザ又は部署情報と前記機器情報に基づいて前記メディアから蓄積対象となるデータを選択し、前記記憶手段に書き込むことを特徴とする。

なお、後述の実施形態では、記憶手段はデータ保存部（ＨＤＤ）５、追記型の記憶媒体、書き換え型の記憶媒体及びＤＶＤに、書き込み手段はメディア書き込み／読み込み制御部３に、認証手段はユーザ・部署管理部１に、限定手段はメディア種類情報・ユーザ管理情報比較部２及び機器情報管理部６にそれぞれ対応する。なお、画像形成はプリンタ８によって実行される。

本発明によれば、認証されたユーザ又は部署ごとに応じて、前記データを書き込むメディアの種類を限定することができるので、ユーザへの指導などに頼らずに保存データの信頼性を確保することができる。

以下、本発明の実施形態について図面を参照して説明する。
図１は本発明の実施形態に係るデジタル複合機（ＭＦＰ）のシステム構成を示す機能ブロック図である。

同図において、本実施形態に係るデジタル複合機は、ユーザ・部署管理部１、メディア種類情報・ユーザ管理情報比較部２、メディア書き込み／読み込み制御部３、操作部４、データ保存部（ＨＤＤ）５、機器情報管理部６、スキャナ部７、プリンタ部８及びＦＡＸ部９を備え、これらの各部がＩＤＥ−ＢＵＳ１０に接続され、１つの装置として機能している。データ保存部５は図１ではＨＤＤとして示しているが、メディアに保存し、又は読み出しを行うためのＣＤ−Ｒ／ＲＷ装置、あるいはＤＶＤ−ＲＷ装置をＨＤＤに代えて、あるいはＨＤＤに加えて接続される。

ユーザ・部署管理部１は、操作部４から本システムのユーザ（利用者）を登録し、ユーザごとに使用可能な機能であるコピー機能（モノクロ／カラー）、ＦＡＸ送信、プリンタ機能（モノクロ／カラー）、スキャナ機能、データ保存／読み込み機能をそれぞれ設定する。本実施形態では、ユーザの所属部署情報もユーザ情報に付加される。また、ユーザ・部署管理部１はユーザ又は部署を認証する。

図２はデータ蓄積の手順を示すフローチャートである。
この処理手順では、まず、操作部４からユーザの登録と、ユーザの権限の登録を行う（ステップＳ１０１）。そして、ユーザの使用した機能のデータのデータ保存部５への蓄積を指定し、各機能のアプリケーションを実行する（ステップＳ１０２）。このとき、データの名称とともに、ユーザの情報がデータごとに付加され蓄積される。ユーザの情報とは、画像データ、部署情報、使用が許可されている者等の情報である。次いで、ユーザが使用した機能のデータをデータ保存部５に蓄積することを指定し、各機能のアプリケーションを実行する（ステップＳ１０３）。

所属部署によりユーザの機能を設定する場合は、前記の各機能を所属部署ごとに設定することが可能である。また、所属部署機能が設定された場合は、ユーザに設定されている機能は無視され、所属部署機能が優先される。この設定時にデータ保存／読み込み機能において、メディア保存機能として、使用メディアがＲ（追記型の媒体）のみか、ＲＷ（書き換え型の媒体）も利用可能かについても設定することができる。

図３はメディアへの保存手順を示すフローチャートである。

操作部４からデータ保存部５に蓄積されたデータを、同一ユーザがメディアへの保存を行う場合、部署ごとあるいは、ユーザが利用可能なメディアを挿入を促す画面において表示し、メディア挿入後、ユーザ管理情報と挿入されたメディアの情報が、許可されているメディアと同じかどうかをメディア種類情報・ユーザ管理情報比較部２において比較して確認し、その後、メディアに書き込みが行われる。

すなわち、操作部４からメディアへの保存を選択し（ステップＳ２０１）、さらに、ユーザが使用した機能のデータを表示し、保存するデータを選択する（ステップＳ２０２）。次いで、ユーザが許可されている利用可能なメディアを挿入するように操作部４に表示され、メディアを挿入する（ステップＳ２０３）。ステップＳ２０２及びＳ２０３はユーザ・部署管理部１で行われる。

メディアが挿入されると、メディア種類情報・ユーザ管理情報比較部２では、メディアの種類情報とユーザの許可されているメディア情報を比較し、一致しているか否かを判定する（ステップＳ２０４）。一致していれば、機器情報管理部６がユーザ情報、機器情報をデータに付加しメディア書き込み制御部３によってユーザ情報、機器情報及びデータをメディアに書き込み（ステップＳ２０５）、処理を終える。一方、ステップＳ２０４でメディアの種類情報とユーザの許可されているメディア情報とが一致しない場合には、処理をキャンセルするかどうかを判定し（ステップＳ２０６）、キャンセルするのであれば、処理を終了し、キャンセルしないのであれば、ステップＳ２０３に戻って、以降の処理を実行する。

図４はメディアの読み込み手順を示すフローチャートである。

この処理では、ユーザによりメディアのデータを再度機器内部に蓄積するために、メディア情報読み込みのアプリケーションを選択する（ステップＳ３０１）。メディアをドライブにセットし、ドライブに格納されたファイルの名称、ユーザ情報（ユーザ名、部署名、蓄積日時）、機器情報（書き込み機器名称、シリアルＮｏ、書き込み日時）を表示する（ステップＳ３０２）。このとき利用しているユーザが利用可能なデータであるかをメディア種類情報、ユーザ管理情報比較部２において確認し、基本的には、自分のファイルであるが、ファイルの蓄積時に公開範囲（自分のみ、部署可、公開）として、部署を可能をしておくと、その文書は、読み込み可能と判断する。同時に機器情報も確認され、データの処理が可能な互換性のある機器で作成されたデータかが確認される。そして、読み込み可能なファイルの表示より、蓄積したいデータを選択し（ステップＳ３０３）、データ保存部（ＨＤＤ）５に再度蓄積される（ステップＳ３０４）。

なお、ステップＳ３０２の処理は、操作部４、ユーザ・部署管理部１、メディア種類情報・ユーザ管理情報比較部２及び機器情報管理部６で実行され、ステップＳ３０４の処理は、メディア読み込み制御部３及びデータ保存部５で実行される。

以上のように、本実施形態によれば、
１）ユーザ管理された情報に従い、ユーザが使用できるメディアの種類と、検出メディアの種類が一致しているかどうかにより、保存データを書き込むことができることから、部署ごとに定められた規定がある場合に間違ってデータ保存を行うということがなくなる。
２）オフラインでバックアップが可能となる。
３）メディアとしてＤＶＤを接続して書き込むことが可能なため、大量なデータの保存が可能となる。
４）メディアにユーザ情報、日付情報が付加されるため、システムによって（ユーザ情報や日付情報等で制限をかけることができる）は、誤ってデータを見られる可能性が少なくなる。
５）メディアに書き込みマシンのタイプやシリアルＮｏを付加することにより、いつどこで作成されたメディアであるかを管理できる。
などの効果を奏する。

本発明の実施形態に係るデジタル複合機（ＭＦＰ）のシステム構成を示す機能ブロック図である。 図１のデジタル複合機におけるデータ蓄積の手順を示すフローチャートである。 図１のデジタル複合機におけるメディアへの保存手順を示すフローチャートである。 図１のデジタル複合機におけるメディアの読み込み手順を示すフローチャートである。

符号の説明

１ ユーザ・部署管理部
２ メディア種類情報・ユーザ管理情報比較部
３ メディア書き込み／読み込み制御部
４ 操作部
５ データ保存部
６ 機器情報管理部
７ スキャナ部
８ プリンタ部
９ ＦＡＸ部

Claims (8)

1. 入力された画像データに基づいて画像を形成する画像形成装置において、
   データを記憶する記憶手段と、
   前記記憶手段に前記データを書き込む書き込み手段と、
   ユーザ又は部署を認証する認証手段と、
   前記認証手段により認証されたユーザ又は部署ごとに前記データを書き込むメディアの種類を限定する限定手段と、
   を備えていることを特徴とする画像形成装置。
2. 前記メディアは追記型の記憶媒体であることを特徴とする請求項１記載の画像形成装置。
3. 前記メディアは書き換え型の記憶媒体であることを特徴とする請求項１記載の画像形成装置。
4. 前記メディアはＤＶＤであることを特徴とする請求項１記載の画像形成装置。
5. 前記書き込み手段は、前記データを書き込む際に、ユーザ情報及び／又は日時の情報を付加することを特徴とする請求項１ないし４のいずれか１項に記載の画像形成装置。
6. 前記書き込み手段は、前記データを書き込む際に、当該書き込み手段の機器情報を付加することを特徴とする請求項１ないし５のいずれか１項に記載の画像形成装置。
7. 前記限定手段は、メディアの種類情報と前記ユーザ又は部署に対して許可されているメディア情報を比較し、一致しているときのみ前記メディアに前記データの書き込みを許可することを特徴とする請求項１ないし６のいずれか１項に記載の画像形成装置。
8. 前記書き込み手段は、前記限定手段により前記ユーザ又は部署とメディアの種類が限定され、前記データが前記メディアに書き込まれた後、前記ユーザ又は部署情報と前記機器情報に基づいて前記メディアから蓄積対象となるデータを選択し、前記記憶手段に書き込むことを特徴とする請求項６記載の画像形成装置。

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