JP2007004561A

JP2007004561A - 文書管理システム

Info

Publication number: JP2007004561A
Application number: JP2005184953A
Authority: JP
Inventors: Tsutomu Murayama; 努村山
Original assignee: Canon Inc
Current assignee: Canon Inc
Priority date: 2005-06-24
Filing date: 2005-06-24
Publication date: 2007-01-11

Abstract

【課題】文書管理システムにおいて、
（１）文書のアクセス権の設定の簡略化を実現する。
（２）文書に対してどのようなアクセス権が設定されているかが、一目でわかる機能を実現する。
（３）ワークフローを実現する場合に、文書のアクセス権の変更処理の簡略化を実現する。
【解決手段】はんこ（アノテーション）に文書管理システム内の各ユーザのアクセス許可、禁止情報を付加情報としてもち、はんこがついた文書のアクセス権を変更する。
【選択図】図１

Description

本発明は、画像文書およびコード文書を一元的に管理する、文書管理システムに関するものである。

かかるオフィス環境では、文書を読み取り可能なデバイスと、文書を管理するサーバ、それらを利用するためのPCなどのクライアントが同一ネットワーク上に配置され、文書管理システムが構築されている。

上述の文書管理システムでは様々なフォーマットの画像が登録されたり、登録された画像文書を文書管理サーバから取り出して利用したりしていた。

また、文書管理システムにアクセスする各ユーザに対して、文書ごとのアクセス制限を行う機能も一般的に知られている。

また、文書管理システムで管理している注釈、メモなどのアノテーション情報を文書に重ねて表示する機能も一般的に知られている。

又、別の従来例としては、特許文献１及び特許文献２をあげることが出来る。

特開平６−３０５２００号公報特開平９−１１４８９４号公報

しかしながら、上記従来の文書管理システムでは、BMP形式の画像などのサイズが大きくなりやすい画像を保存した場合に、表示、印刷、画像処理等に必要とされるメモリ量、処理時間が非常に大きくなっていた。

なおかつ、文書管理システムにアクセスする各ユーザに対して、文書ごとのアクセス制限を行う場合に、文書を選択して、設定画面を表示させて、アクセス制限を設定するユーザに対してアクセス設定を行うという操作を、各文書ごとに行うという非常に煩雑な操作を繰り返し行う必要があり、管理者への負担が非常に重くなっていた。また、このように管理された文書のアクセス制御情報が一般ユーザから非常にわかりづらかった。

本発明は、上記問題を解決するためになされたもので、登録する文書の画像形式に応じた画像変換形式で画像変換することのできる文書管理システムを提供することを目的としている。

また、文書の利用する目的に応じた画像形式で、文書を抽出することのできる文書管理システムを提供することを目的としている。

上記目的を達成するために、本発明は、データベースに少なくとも2つ以上の形式の画像文書を登録し、管理、抽出することのできる文書管理システムにおいて、各画像形式毎に画像変換法方式を設定する設定手段と、画像ファイルの形式を判断することのできる解析手段と、画像ファイルを変換するための画像変換手段とを備え、登録する文書の画像形式に応じて、画像変換を行って文書を登録することを特徴とする。

また、文書管理システムにおいて、文書のアクセス制御の簡略化が求められていた。また、文書に対してどのようなアクセス権が設定されているかが、一目でわかる機能が求められていた。

上記目的を達成するために、本発明はデータベースに画像文書を登録し、管理、抽出することのできる文書管理システムにおいて、文書の管理情報として文書のアクセス制御情報を保存する保存手段と、文書に付加されているアノテーションの管理情報として文書のアクセス制御情報を保存する保存手段と、アクセス制限情報により文書のアクセスを制限する管理手段を備え、文書にアノテーションが付加されている場合には、文書内のアクセス制限情報ではなくアノテーション内のアクセス制限情報を用いて、文書のアクセス制限を行うことを特徴とする。

以上説明したように、本発明によれば、データベースに少なくとも2つ以上の形式の画像文書を登録し、管理、抽出することのできる文書管理システムにおいて、各画像形式毎に画像変換法方式を設定する設定手段と、画像ファイルの形式を判断することのできる解析手段と、画像ファイルを変換するための画像変換手段とを備えることによって、登録する文書の画像形式に応じて、画像変換を行って文書を登録することが可能になり、効率的な文書保存を行うことができる。

さらに、本発明はデータベースに画像文書を登録し、管理、抽出することのできる文書管理システムにおいて、文書の管理情報として文書のアクセス制御情報を保存する保存手段と、文書に付加されているアノテーションの管理情報として文書のアクセス制御情報を保存する保存手段と、アクセス制限情報により文書のアクセスを制限する管理手段を備え、文書にアノテーションが付加されている場合には、文書内のアクセス制限情報ではなくアノテーション内のアクセス制限情報を用いて、文書のアクセス制限を行うことができる。

次に、本発明の詳細を実施例の記述に従って説明する。

（第１実施例）
以下、図面を用いて本発明の第１実施例について説明する。

図1は本発明における文書管理システムのシステムブロックを示した図である。本実施例における文書管理システムはパーソナルコンピュータのOS上で動作するクライアント（1000）・サーバ（1100）型のアプリケーションであり、スキャナなどのデバイスや、OS上のファイルから文書を取り込み、文書を管理することを目的としている。

＜文書入出力処理部＞
まず、文書入出力や操作を行う処理部について説明する。

1001はユーザインターフェース部である。ユーザはユーザインターフェース部を介して文書サーバに対して文書の登録や、文書サーバからの文書の獲得、あるいは文書の検索といった操作を行うことになる。

ユーザインターフェース部から操作された情報は1002のコマンド制御部で解析され、適切な処理が行われることになる。また必要であればサーバとの通信を行うためのコマンドはここで作成される。

スキャナ等のデバイスはデバイス制御部1003によって制御が行われる。ここでは、デバイス側から文書データを吸い上げたり、デバイス側から送信されるデータを受け取ったりする処理がなされる。

ファイルサーバ等のOS上に保存された文書ファイルは、文書データをインポートする形態で、1004のファイル制御部びおいて入力処理させることができるようになっている。また、文書管理サーバ上で管理するファイルをOS上にエクスポートする処理もここで行われる。

1005は外部モジュール通信部で、外部アプリケーションとの通信を行い、文書管理サーバ内の文書を外部アプリケーションに渡したり、外部アプリケーションから文書を受け取とる処理を行う。例えば、MAPIに対応したメーラーに文書管理サーバで管理している文書を渡したりする処理はここで行われる。

＜クライアントシステム内部処理部＞
次に、クライアントシステム内に配置される各種処理部について説明する。

1006は文書管理制御部であり、クライアントの心臓部である。ここでは、入出力処理部より渡された画像やコマンドに応じて処理を行う。

1007はテンポラリデータを保存するための内部データ保存部である。画像処理を行う過程で作成されるデータや、サーバとの通信の過程で作成されるデータ等を一時的に保存する場所である。

1008はファイル解析部で、登録された文書が画像として扱うことのできる文書かどうかを判断する。画像として扱える文書であれば1010のイメージ文書処理部によって必要に応じて画像処理が行われ、画像として扱えないコード文書であれば1009のコード文書処理部で処理が行われる。文書管理サーバ上でコード文書に処理が行われることはあまりないが、コード文書に対するサムネイルの作成処理や、文書属性の所得などはこのコード文書処理部で行われる。また、プレビューイメージ作成動作も1010のイメージ文書処理部で行われる。

1011は通信制御部で、サーバ1100と通信するための制御を行う。本実施例の通信制御部は文書管理サーバの処理に特化した制御のみを行っており、TCP/IP等の通信そのものの制御はOSに用意されたものを使用している。

＜サーバシステム内部処理部＞
次に、サーバシステム内に配置される各種処理部について説明する。

1101は通信制御部で、クライアントの通信制御部1011と通信のための制御を行う。ただしサーバの通信制御部は多数のクライアントの通信制御部と同時に通信を行うことが可能になっている。

1102は検索制御部で、クライアントから依頼された検索のための処理を行ったり、登録された文書の検索用のインデックス作成のための処理を行っている。

1103、1104、1105はファイル解析部、コード文書処理部、イメージ文書処理部である。主な機能はクライアントのものと同じであるが、サーバでは登録された文書に応じて検索用のインデックスを文書から抽出する処理を行っている。つまり、ファイル解析部で登録されたファイルの種別を判断し、コード文書であれば、インデックスデータをコード文書処理部を使用して抽出する。イメージ文書であればイメージ文書処理部でイメージ処理を行い、1106のOCRエンジンを使用してインデックスデータを抽出する。

1107は文書管理制御部で、文書管理に関するすべての処理の振り分けを行っている。

＜データベース処理部＞
次に、データベース処理部について説明する。

1108はデータベース制御部で、データベースに保存するデータを作成し、ボリュームデータベース、属性データベース、全文検索用データベース、に対応する文書および情報を保存する処理を行う。また、クライアントからの要求に応じてそれぞれのデータベースからデータを取り出し、クライアントに渡す文書を作成する処理を行う。

1109はボリュームデータベースで、画像文書やコード文書そのものが保存されるデータベースである。またアノテーションのイメージデータも保存される。

1110は属性データベースで、文書の名前や作成日付、コメントなどの属性に関する情報が保存されるデータベースである。また、1110には文書管理システムを使用するユーザの情報や、様様な設定データも保存している。またアノテーションの管理情報も保存される。

1111は全文検索用データベースで、登録された文書からテキストデータを抽出し、インデックス情報にしたデータが登録される。クライアントで全文検索が行われると、全文検索データベース内を検索する。

図2は本発明の文書管理システムの基本動作である、文書登録処理の、サーバおよびクライアントにおけるフローを示す図である。

＜クライアント側文書登録処理＞
まずクライアント側における文書登録の処理について説明する。

S2001でアプリケーションにファイルを取り込む処理を行う。この処理ではデバイス制御部（1003）、ファイル制御部（1004）、外部モジュール制御部（1005）を使用して、ＯＳ上に存在するファイルやスキャナからの画像、外部アプリケーションからの文書を、文書管理アプリケーションに取り込む。

S2002で、取り込んだファイルを解析する処理を行う。この処理は1008のファイル解析部で行われ、取り込んだ文書が文書管理システムで扱えるかどうかの判断や、ファイル自体の属性情報などの取り込みといった処理を行う。

S2003で、解析された文書が画像文書であるか、コード文書であるかを判断する。この判断も1008のファイル解析部で行われる。文書を文書管理サーバに登録する際には、クライアントで文書を確認するために表示されるサムネイルも実際の文書と同時に登録する必要がある。本実施例の文書管理サーバではこのサムネイル作成処理をクライアント側で行っている。そのために、ファイルの内容を解析する必要があり、その結果ファイルの処理するモジュールを変更している。

コード文書と判定されれば処理はS2004に進み、コード文書処理が行われる。この処理は1009のコード文書処理部で行われ、コード文書からクライアントで表示するためのサムネイルを作成したり、コード文書のコード内に保存された属性情報を取り出すといったことが行われる。

イメージ文書と判定されれば処理はS2005に進み、イメージ文書処理が行われる。この処理は1010のイメージ文書処理部で行われ、サムネイルを作成等を行う。この際テンポラリフォルダ1007に一時的にファイルがためられることがある。

S2006では登録するイメージ文書を画像変換して保存するかどうかを判断し、必要があればS2007でイメージ文書の画像変換を行う。

S2008で、サムネイルおよび文書データをサーバに送信するための処理が行われる。本実施例では通信のプロトコルとしてTCP/IPが用いられ、TCP/IPに関する基本的な処理はOSが処理するものとする。

以上がクライアントにおける文書登録処理である。

＜サーバ側文書登録処理＞
次にサーバ側における文書登録の処理について説明する。

S2101で、クライアントから送信されたデータを受信する処理が行われる。ここもクライアントと同様にTCP/IPに関する基本的な処理はOSが処理するものとする。

S2102で、受信したファイルを解析する処理を行う。この処理は1102の検索制御部からの指示で1103のファイル解析部で行われる。

S2103で、解析された文書が画像文書であるか、コード文書であるかを判断する。この判断も1103のファイル解析部で行われる。文書管理サーバに登録した文書を検索するためには、文書検索用のインデックスデータを文書から抽出する必要がある。そのために、ファイルの内容を解析する必要があり、その結果ファイルの処理するモジュールを変更している。

コード文書と判定されれば処理はS2104に進み、コード文書処理が行われる。この処理は1104のコード文書処理部で行われ、コード文書から検索用インデックスデータを抽出する。

イメージ文書と判定されれば処理はS2105に進み、イメージ文書処理が行われる。この処理は1105のイメージ文書処理部で行われ、文書の画像変換を行う。ここで行う画像変換はＯＣＲに適した画像を得るための処理のためであり、実際にデータベースに登録される画像はクライアントから受信した文書をそのまま登録する。

S2106で、S2105で変換された画像にOCRを行い、検索用インデックスデータを抽出する。

S2107で、クライアントから受信した文書データを、1109のボリュームデータベースに保存する処理を行う。ボリュームデータベースに保存されるデータは、受信した文書データそのもの、サムネイルデータである。

S2108で、文書データから抽出した検索用のインデックスデータを、1111の全文検索用データベースに登録する処理を行う。

S2109で、文書の属性データおよび、ボリュームデータベースに登録した文書データのID、全文検索用データベースに登録した検索用インデックスデータのＩＤを属性データベース1110に登録する。これによって、属性データベース、ボリュームデータベース、検索用データベースに登録されたデータの対応付けを行っている。

以上がサーバにおける文書登録処理である。

図3は属性データベース1110に登録されているデータのデータ構造概念図である。あくまで概念としてツリー構造をとっているが、必ずしもツリー構造である必要はない。

3001は属性データベースのルートであり、全ての文書の登録されるデータはルートの子データである。

3002はフォルダデータであり、ユーザがデータを格納するためのフォルダのデータである。フォルダデータはフォルダIDとフォルダ属性情報から成り立っている。フォルダは複数存在することができるので、最上位に存在するフォルダはその数分だけ、3003のようにルートの直下に接続される子データとして登録される。

3004は文書データであり、格納されるフォルダの子データとして存在する。文書データは文書IDと文書属性情報と付加情報からなり、文書属性情報として文書名や更新日時、コメントデータなどのデータを保存している。付加情報は文書に付加された文書管理システムで管理している各ユーザのアクセス権情報を保存している。文書データもフォルダの下に複数存在することができるので、その数分だけ3005のように登録される。

また、フォルダの下にさらにフォルダを、存在させフォルダの階層化構造をとること可能である。この場合は3006のように登録される。

3007はページデータで、登録された文書の各ページに関する情報が保存される。ページデータはページIDとページ属性情報、検索インデックスID、ボリュームデータID、からなりたっている。検索インデックスIDは全文検索データベースに保存された情報のIDで、ボリュームデータIDはボリュームデータベースに登録されたIDで、各IDから各データベースから情報を引き出すことが可能である。ページ属性情報にはページ番号、ページのファイルフォーマット、といった情報が保存される。ページデータもページ数分だけ存在することが可能で、3008のように登録される。ただし、コード文書はページ毎に分割して保存することができないために、1ページしか存在しない文書としてあつかわれ、ページデータは１つしか存在しない。

3010はアノテーションデータで、登録された文書に後述するアノテーション貼り付け動作で付加されたアノテーションに関する情報が保存される。アノテーションデータはアノテーションIDと位置、大きさ情報、からなりたっている。アノテーションIDは後述する属性データベース内のアノテーションデータテーブルで管理されているアノテーションIDであり、このIDをもとにアノテーションデータテーブルからアノテーションの各種情報を取得することができ、位置、大きさ情報にはアノテーションの大きさ、アノテーションの位置、といった情報が保存され、これらの情報を元にページデータを表示する際にアノテーションを合成して表示することが可能となる。

図5は属性データベース1110に登録されているアノテーションデータテーブルのデータ構造概念図である。

5001は属性データベース1110内のアノテーションデータテーブルであり、各アノテーションのデータがテーブル上に配置されて保存される。

5002はアノテーションデータテーブル内の個々のアノテーションデータで、アノテーションID、属性情報、付加情報、ボリュームデータIDからなり、属性情報はアノテーション名、文書管理システムで管理している各ユーザごとのこのアノテーション貼り付け操作が許可されているか（あるいは禁止されているか）の情報、などの各種情報で、付加情報は文書管理システムで管理している各ユーザについてこのアノテーションが付加された場合の文書のアクセス権情報で、ボリュームデータIDはボリュームデータベース1109に登録されたIDで、このIDをもとにボリュームデータベースからアノテーションのボリューム情報を引き出すことが可能である。

図6は本発明の文書管理システムでのアノテーションの設定を行うためのダイアログ画面の一例を示す図である。

S6001は、アノテーションリストを表示するダイアログであり、各アノテーションの名前がリスト上に配置されている。このダイアログ上でアノテーションの追加、削除および、リスト上で選択したアノテーションの設定変更を行うことができる。

S6002は、S6001で[追加]ボタン、あるいはリスト上の任意のアノテーションを選択して[設定]ボタンを押したときに開かれる、アノテーションの設定ダイアログである。このダイアログではアノテーション名の変更が行える。またアノテーションの図の選択、使用許可あるいは禁止ユーザの選択、このアノテーションがつけられた文書のアクセス権の設定、を行うためのダイアログを開くことができる。

S6003は、S6002で[図の選択]ボタンを押したときに開かれる、アノテーションの図をOSのファイルから選択するためのダイアログである。テキストボックスに図のファイル名を入力するか、[参照]ボタンを押して開かれる（図示しない）一般的なファイル選択ダイアログ上で図のファイルを選択することで、図のファイルを選択することができる。

S6004は、S6002で[使用ユーザの選択]ボタンを押したときに開かれる、このアノテーションの貼り付け許可あるいは禁止を、各ユーザごとに設定するためのダイアログである。許可リスト、禁止リストにそれぞれ貼り付け可能ユーザ、貼り付け禁止ユーザが表示され、リスト上のユーザを選択して矢印ボタンを押すことでリスト上からユーザが移動する。

S6005は、S6002で[文書のアクセス権設定]ボタンを押したときに開かれる、このアノテーションがつけられた文書のアクセス権の設定するためのダイアログである。リスト上にこの文書管理システムで管理されているユーザ名、およびそのユーザの文書への「なし」、「読み取りのみ」、「変更」の各アクセス権が表示されている。リスト上のユーザ名を選択して、右のドロップダウンリストからアクセス権を選択することで、選択したユーザのアクセス権を変更することができる。

図4は本発明の文書管理システムの基本動作である、文書の表示処理の、サーバおよびクライアントにおけるフローを示す図である。

＜サーバ側文書表示処理＞
まずサーバ側における文書表示の処理について説明する。サーバ側の処理の前にクライアント側で表示する文書の選択および表示指示が既に行われたものとする。

S4001でクライアントから送信されたコマンドを受信する処理を行う。

S4002で受信したコマンドの解析処理を行い、解析された結果に基づいて処理を振り分ける。本フローは文書表示指示であるので、コマンド情報に含まれる表示する文書のIDがコマンドの中に含まれている。

S4003で文書にアノテーションがあるかをチェックして、アノテーションがあればアノテーションの付加情報から文書のアクセス権情報を取得する（S4004）。

S4005で取得したアクセス権情報より文書のアクセス権があるかをチェックして、アクセス権がなければ警告情報をクライアントに送信する（S4014）。

S4006で文書の付加情報から選択された文書のアクセス権情報を取得する。

S4007で取得したアクセス権情報より文書のアクセス権があるかをチェックして、アクセス権がなければ警告情報をクライアントに送信する（S4014）。

S4008で文書IDを元に属性データベースより属性情報を抜き出す。

S4009で属性データの中に保存されているボリュームIDに対応したボリュームデータを獲得し、クライアントに送信する形に変換する。

S4010で文書IDをもとに、ページIDからアノテーションがあるかどうかを判断し、アノテーションがあれば、アノテーションの属性情報を抜き出し（S4011）、同様にアノテーションのボリュームIDに対応したボリュームデータを獲得し、クライアントに送信する形に変換する（S4012）。

S4013で作成したデータをクライアントに送信する処理を行う。

以上がサーバにおける文書表示処理である。

＜クライアント側文書表示処理＞
次にクライアント側における文書表示処理について説明する。

S4101で、サーバから送信されたデータを受信する処理が行われる。

S4102で受信した情報を解析する。

S4103で受信した情報が、アクセス権がないという警告情報であれば、警告メッセージを1001のユーザインタフェース部に送って表示させる（S4110）。

S4104で文書データを表示データ作成用に1070のテンポラリデータとして、メモリ展開する。

S4105でメモリ展開したデータから表示用に文書データを変換する。

S4106でアノテーションデータがあれば、付加された属性データから、アノテーションの大きさ、位置情報を取得して、表示用データにアノテーションデータを合成する（S4107）。

S4108で、S4104で展開したメモリデータを削除する。

S4109で、S4105で作成した表示用データを1001のユーザインタフェース部に送って表示させる。

以上がクライアントにおける文書表示処理である。

図７は本発明の文書管理システムの文書へのアノテーション貼り付け処理の、サーバおよびクライアントにおけるフローを示す図である。

＜アノテーション貼り付け、保存処理＞
アノテーション貼り付け処理について、説明する。なお文書は図4のフローチャートに示すように表示されている。

S7001でユーザがアノテーション貼り付けを行うためのアノテーションリスト表示を支持する。

S7002でクライアント側がサーバ側に使用可能なアノテーションのリストを要求する。

S7003でサーバ側で属性データベース1110に登録されているアノテーションデータテーブル内のアノテーション属性情報内のアノテーション貼り付け許可、禁止情報から、現在文書を開いているユーザに許可されているアノテーションを選択して、それぞれのアノテーション名、アノテーションボリュームなどの情報をクライアント側に送信する。

S7004でサーバから受け取ったアノテーション情報を元に、アノテーションリストを表示する。

S7005でユーザがアノテーションを選択する。

S7006で選択されたアノテーションイメージを表示する。

S7007でアノテーションイメージの貼り付け位置を、ポインティングデバイスで移動して、決定する。

以上が文書へのアノテーション貼り付け処理である。

図８は本発明のアノテーションの付加情報によるアクセス権制御のフローを示す図である。

文書管理システムに、「管理者」、「ユーザA」、「ユーザB」、「ユーザC」のユーザが作成されている。

S8001において、管理者が、図６に示すアノテーション設定画面において、「承認」というアノテーションを作成する。このアノテーションには、管理情報としてユーザAのみに貼り付け許可が、付加情報としてユーザAに文書の変更権、ユーザBに文書の読み込み権が、それぞれ与えられているものとする。

S8002において、ユーザBが文書Xを図2に示されるフローにしたがって登録する。

S8003において、ユーザAが文書Xを図4に示されるフローにしたがって表示し、内容を検査したあと、S8001で作成された「承認」アノテーションを図7に示されるフローにしたがって貼り付け、図2に示されるフローにしたがって登録する。

S8004において、文書Xを表示しようとした際に、「承認」アノテーションの付加情報のアクセス権に従うために、ユーザAが文書を表示しようとすると変更権をもつので変更可能で表示し、ユーザBが文書を表示しようとすると読み取り権をもつので読み取り権で表示し、ユーザCが文書を表示しようとするとアクセス権がないために文書を表示することができない。

文書管理システムのシステムブロックを示した図である。文書登録処理の、サーバおよびクライアントにおけるフローを示す図である。属性データベースに登録されているデータのデータ構造概念図である。文書表示処理の、サーバおよびクライアントにおけるフローを示す図である。属性データベースに登録されているアノテーションデータテーブルのデータ構造概念図である。文書管理システムでのアノテーションの設定を行うためのダイアログ画面の一例を示す図である。文書管理システムの文書へのアノテーション貼り付け処理の、サーバおよびクライアントにおけるフローを示す図である。アノテーションの付加情報によるアクセス権制御のフローを示す図である。

符号の説明

1001 ユーザインターフェース部
1002 コマンド制御部
1003 デバイス制御部
1004 ファイル制御部
1005 外部モジュール通信部
1006 文書管理制御部
1007 内部データ保存部
1008 ファイル解析部
1009 コード文書処理部
1010 イメージ文書処理部
1011 通信制御部
1101 通信制御部
1102 検索制御部
1103 ファイル解析部
1104 コード文書処理部
1105 イメージ文書処理部
1106 OCRエンジン
1107 文書管理制御部
1108 データベース制御部
1109 ボリュームデータベース
1110 属性データベース
1111 全文検索用データベース

Claims

データベースに少なくとも2つ以上の形式の画像文書を登録し、管理、抽出することのできる文書管理システムにおいて、各画像形式毎に画像変換法方式を設定する設定手段と、画像ファイルの形式を判断することのできる解析手段と、画像ファイルを変換するための画像変換手段とを備え、登録する文書の画像形式に応じて、画像変換を行って文書を登録することを特徴とする文書管理システム。
少なくとも2つ以上の文書抽出手段と、手段毎の抽出する文書の画像フォーマットを設定する手段とを備え、文書抽出手段によって文書の画像変換形式を設定し、前期設定に応じて文書を抽出することのできることを特徴とした請求項1に記載の文書管理システム。
文書抽出手段の1つとしてメーラーへの添付処理を備えたことを特徴とする請求項２に記載の文書管理システム。
前期画像解析手段によって画像変換できない形式と判断された場合は、登録文書をコード文書と取り扱うことを特徴とした請求項1に記載の文書管理システム。
データベースに画像文書を登録し、管理、抽出することのできる文書管理システムにおいて、文書の管理情報として文書のアクセス制御情報を保存する保存手段と、文書に付加されているアノテーションの管理情報として文書のアクセス制御情報を保存する保存手段と、アクセス制限情報により文書のアクセスを制限する管理手段を備え、文書にアノテーションが付加されている場合には、文書内のアクセス制限情報ではなくアノテーション内のアクセス制限情報を用いて、文書のアクセス制限を行うことを特徴とする文書管理システム。