JP2006323687A - 文書管理装置、制御方法、及びプログラム - Google Patents

Abstract

【課題】文書を登録・管理する際のセキュリティを強化し得る文書管理装置、制御方法、及びプログラムを提供する。
【解決手段】送信されてきた文書画像データを文書管理システムに登録するに当たり、文書画像データの帳票を帳票ＤＢから検索Ｓ４し、フォームが帳票ＤＢに登録されていることを認識Ｓ５した場合は、文書管理システムに登録Ｓ８する。また、フォームが帳票ＤＢに登録されていないことを認識Ｓ５した場合は、登録・管理を禁止する。
【選択図】図７

Description

本発明は、複合機等の画像処理装置から送信されてきた文書画像データを登録・管理する文書管理装置、制御方法、及びプログラムに関し、特に、セキュリティ対策処理に関するものである。

従来の文書管理システムでは、複合機から送信されてきた文書画像データ（以下、文書と称する）は、システムの動作障害がない限り、全て文書管理システムに登録していた。また、個々の宛先（管理単位としての管理名称）と設定された保存先（フォルダ）に対する文書登録についても、文書の種類等によらず送信された文書全てを文書管理システムへ登録していた。

複合機においては、複合機を操作する際に、ユーザ固有のＩＤや、ユーザの所属を分類した部門コードを入力することで複合機の操作パネル機能が有効になり、また、入力したユーザのＩＤや部門コードが機器内に記録されるといった技術が知られている。

文書管理システムにおける個別のセキュリティ機能としては、文書管理システム上でのユーザ認証やファイル保護、ファイルの操作権限の設定、チェックイン・チェックアウト、文書の公開指定、操作履歴といったセキュリティ機能が知られている（特許文献１参照）。

また、電子ファイルの文書管理技術においては、帳票の認識処理は、ＯＣＲのための前段処理として利用されるだけであった。
特開平０７−２３９８０７号公報

しかしながら、上記の従来技術では、文書管理システムにおける文書格納アプリケーションを介した文書登録プロセスにおけるセキュリティについては、何ら対策が施されていなかった。

すなわち、文書管理システムは、通常、企業内文書を効率よく扱うことを目的として運用される。このため、文書格納アプリケーションで作成される宛先や文書を実際に登録・管理する文書管理システムの保存先は、実際の業務のワークフローに準じて構成され、運用されることが望ましい。そして、業務のワークフローに準じて文書管理システムの設定がなされた場合、そのワークフローにそぐわない処理や操作が行われた場合、それはシステム運用における機密保持ルールから逸脱したものと言える。また、ワークフローにそぐわない処理や操作は、システムトラブルの原因となり、そのシステムトラブルは企業に時間的、資源的な損害を与える。

しかしながら、従来の文書登録システムでは、故意にシステムトラブルを引き起すような操作も可能であり、安全性の面で大きな問題があった。

また、一般に、企業内機密の流出は内部漏洩によるものが多い。従って、社内システムの１つとして運用される文書管理システムは、社内の者であれば基本的に誰でも操作できるような運用がなされる。そのため、複合機上で操作する際に入力する部門コードやユーザＩＤは、当然社内ユーザに割り当てられ、それによって社内ユーザは複合機を操作する権限を得ることになる。誰が機密漏洩を目的として文書管理システムを悪用するかは事前に判断できないので、そういった社内ユーザにもユーザＩＤ、部門コードが与えられ、複合機の操作は可能である。内部漏洩、つまり、社内ユーザによる機密漏洩を鑑みた場合、この部門コードやユーザＩＤは、単に、部門毎、ユーザ毎の複合機の使用頻度等を計上するための機能であり、大きなセキュリティ効果を期待することはできない。

また、文書管理システムにおいては、文書管理システム上でのユーザ認証やファイル保護、操作履歴といったセキュリティ機能を有するものが多いが、複合機から送信されてくる文書を文書管理システムに取り込むまでの過程での機密保護においては、セキュリティ機能の範疇外であるため、その文書登録処理の過程を知るユーザであれば、容易に機密文書を登録処理の外へ漏洩することが可能であり、このことは機密保護という観点から非常に大きな問題である。

本発明は、このような背景の下になされたもので、その目的は、文書を登録・管理する際のセキュリティを強化し得る文書管理装置、制御方法、及びプログラムを提供することにある。

上記目的を達成するため、本発明は、画像処理装置から送信されてきた文書画像データを登録・管理する文書管理装置であって、登録対象の文書画像データの帳票フォームを所定の記憶媒体に登録する登録手段と、前記画像処理装置から送信されてきた文書画像データの帳票フォームを前記記憶媒体上で検索する検索手段と、前記検索手段により前記文書画像データの帳票フォームが前記記憶媒体上で検索されなかった場合は当該文書画像データを登録・管理することを禁止する禁止手段とを有することを特徴とする。

本発明によれば、その帳票フォームが登録されていない文書画像データについては、登録・管理が禁止されるので、文書を登録・管理する際のセキュリティを強化し得る文書管理装置、制御方法、及びプログラムを提供することが可能となる。

以下、図面を参照しながら本発明の実施の形態を説明する。

図１は、本発明の実施の形態に係る文書管理装置（文書管理システム）の概略構成を示すブロック図である。図１に示したように、この文書管理システムは、複合機１、文書管理システム用ＰＣ２、メールサーバ３、及び文書格納アプリケーション用ＰＣ４がネットワーク１２を介して接続されている。

複合機１は、文書画像の読取機能、複写機能、ＦＡＸ送受信機能、通信機能等の複数の機能を有し、さらに、読取った文書画像データやＦＡＸ受信した文書画像データをネットワーク１２を介して文書格納アプリケーション用ＰＣ４に送信する機能も有している。複合機１は、文書画像データを文書格納アプリケーション用ＰＣ４に送信する際に、ユーザＩＤ、部門コード、デバイスＩＤ等の情報を含むデバイス情報を作成し、文書画像データと一緒に送信する。

文書管理システム用ＰＣ２は、文書画像データを保管・管理するためのＰＣ（パーソナルコンピュータ）である。この文書管理システムは、文書格納アプリケーション用ＰＣ４と同一のＰＣ上に搭載することも可能であるが、図１では、説明の便宜上、文書管理システムと文書格納アプリケーションとを別々のＰＣに搭載する構成としている。

メールサーバ３は、文書格納アプリケーション用ＰＣ４から文書登録システム用ＰＣ２の管理者へ電子メールを送信するために利用される。

文書格納アプリケーション用ＰＣ４は、文書格納アプリケーションを実行するためのＰＣである。この文書格納アプリケーションは、複合機１から受信した文書画像データを、当該文書格納アプリケーション用ＰＣ４内のハードディスク（ＨＤ）８に形成されたローカル・フォルダに格納する、或いは文書管理システム用ＰＣ２内のＨＤ（図示省略）に形成されたキャビネット・フォルダに登録する機能を有している。

文書格納アプリケーション用ＰＣ４は、一般的なＰＣと同様に、ＣＰＵ５、ＲＯＭ６、ＲＡＭ７、ＨＤ８、入力装置９、ディスプレイ１０、及びＩ／Ｆ１１等のデバイス（ハードウェア）を有している（文書管理システム用ＰＣ２も同様）。

ＲＯＭ６には、図２に示したＢＩＯＳ２２などのＰＣ内部のデバイスを動作させる基本ソフトウェアやキャラクタジェネレータが格納され、ＨＤ８には、図２に示したＯＳ２１、文書格納アプリケーション２３、メールソフト２４等が格納されている。ＨＤ８に格納されたＯＳ２１、文書格納アプリケーション２３、メールソフト２４は、ＲＡＭ７に展開された上でＣＰＵ５により実行される。

入力装置９は、文書格納アプリケーション用ＰＣ４を操作するためのキーボード、マウス等で構成され、本実施の形態では、特に、文書格納アプリケーションのＧＵＩ（グラフィカルユーザインタフェース）画面を操作するために利用される。ディスプレイ１０には、上記のＧＵＩ画面、ソフトウェアの実行状態等が表示される。Ｉ／Ｆ１１は、文書格納アプリケーション用ＰＣ４をネットワーク１２を介して外部通信装置、複合機１、文書管理システム用ＰＣ２等と通信を行うネットワークインタフェースとして機能する。なお、ネットワーク１２は、ローカルエリアネットワーク、インターネット等により構成されている。

図２は、文書格納アプリケーション用ＰＣ４に搭載されたソフトウェアの構成図である。ＢＩＯＳ２２、及びＯＳ２１は、文書格納アプリケーション用ＰＣ４上の各ハードウェアの動作制御を行う。また、ネットワーク１２上の通信は、例えばＴＣＰ／ＩＰを用いて行われ、ＯＳ２１によってそのプロトコルのハンドリングが行われる。

文書格納アプリケーション２３は、複合機１との通信、文書画像データの格納・登録、メール通知機能を有する。メールソフト２４は、文書格納アプリケーション２３による文書管理システム用ＰＣ２への文書画像データの登録の成功／失敗、後述するセキュリティ対策処理の情報を文書管理システム用ＰＣ２の管理者に送信するために利用される。

図３は、文書格納アプリケーションの構成図である。プロトコル制御部２３１では、複合機１と文書格納アプリケーション２３との間で、例えばＦＴＰのようなプロトコルを用いて文書画像データの送受信を行う。このプロトコル制御部２３１は、複合機１から文書画像データを受信した場合にその旨を全体制御部２３２に通知し、全体制御部２３２は、その通知に基づいて、画像処理や文書格納部２３３の制御等を開始する。

なお、全体制御部２３２は、プロトコル制御部２３１から文書格納部２３３への文書画像データの受け渡しを行なうと共に、プロトコル制御部２３１あるいは文書格納部２３３の動作状況（受信成功、格納成功、エラーなど）を管理し、メール通知機能のための情報作成、メールソフト２４への情報の受け渡し、メール送信依頼などを行う。また、文書登録処理においては、セキュリティプロファイルを参照し、文書登録処理の安全性評価レベルを決定し、その安全性評価レベルに対応したセキュリティ対策処理を実行する。

文書格納部２３３は、プロトコル制御部２３１が複合機１から受け取った文書画像データを、当該文書格納アプリケーション用ＰＣ４内のローカル・フォルダに保存、或いは文書管理システム用ＰＣ２内のキャビネット・フォルダに登録する。この場合、文書格納部２３３は、全体制御部２３２が判定した当該文書画像データの安全性評価レベルが低い場合には、当該文書画像データをローカル・フォルダに保存し、安全性評価レベルが高い場合には、当該文書画像データをキャビネット・フォルダに登録する。

設定プログラム２３４は、文書格納アプリケーション２３の動作設定を行うプログラムである。この文書格納アプリケーション２３に対しては、設定プログラム２３４により複合機１から文書管理システム用ＰＣ２への文書画像データの登録に必要な事項が予め設定される。そして、文書格納アプリケーション２３は、その設定内容に従って文書画像データを文書管理システム用ＰＣ２に登録する。また、設定プログラム２３４は、文書管理システムに登録可能な文書画像データの帳票フォームを帳票ＤＢ２３５に登録する機能も有している。なお、帳票ＤＢ２３５は、ＨＤ８上に構築されるものである。

設定保存部２３６は、設定プログラム２３４によって作成された設定情報を保存する機能を有する。文書登録時には設定保存部２３６により保存された設定情報を全体制御部２３２が読み出し、その設定情報に基づいて文書画像データの登録処理を制御する。なお、文書格納アプリケーション２３による読み出しが可能であれば、設定保存部２３６による設定情報の保存形式は任意であり、例えば、一般的なテキスト形式やセキュリティプロファイル等保存してもよく、また、表示できない形式のファイルフォーマットで保存してもよい。

図４は、文書格納アプリケーション２３の動作設定処理を示すフローチャートであり、この動作設定処理は、設定プログラム２３４に基づいて実行されるものである。この設定項目については、図４のフローチャートの説明の際に詳細に説明する。

図５、図６は、文書格納アプリケーションによる文書管理システムへの文書画像データの登録処理を示すフローチャートである。この文書登録処理では、帳票認識による安全性評価レベルの決定や、安全性評価レベルに応じたセキュリティ対策処理、登録の成否を電子メールにより管理者に通知する処理等も実行される。なお、メールサーバ３、文書格納アプリケーション用ＰＣ４上の文書格納アプリケーション２３のメール通知機能、及び図２に示すメールソフト２４は、例えば、送信にＳＭＴＰ、受信にＰＯＰ３といった一般的なプロトコルを使用して電子メールを送受信することができる。

図７は、複合機１から送信された文書画像データを文書管理システムに登録する処理の流れを示す概念図である。この登録処理の詳細は、図４〜図６のフローチャートの説明の過程で適宜参照することとし、ここでは、その要点だけを説明しておく。

帳票検索・認識（Ｓ４、Ｓ５）において、文書登録対象として複合機１から送信されてきた文書画像データの帳票フォームが帳票ＤＢ２３５に登録されている場合には、その文書登録処理要求は正常かつ安全（正当）に行われているものとして、安全性評価レベルが高いと判定することができる。

一方、文書登録対象の文書画像データの帳票フォームが帳票ＤＢに登録されていない場合には、正当な文書登録処理要求がなされていないものとして、安全性評価レベルが低いと判定することができる。例えば、文書管理システムの登録先のキャビネット・フォルダが、文書登録後のワークフローに自動的に連携している場合において、故意に、ワークフロー処理が対応できないような文書を登録しようとしたときは、セキュリティの見地からは危険な異常操作と判定すべきであり、そういった悪意の操作に係る文書管理システムへの文書登録処理を、この帳票検索・認識により未然に防止することが可能となる。

次に、文書格納アプリケーション２３の動作設定処理を、図４のフローチャートに従って説明する。

まず、文書格納アプリケーション２３の設定プログラム２３４がスタートする（ステップＳ１０１）。なお、この設定プログラム２３４は、実行形式のプログラムの形態で提供されており、ユーザは、文書格納アプリケーション２３の文書登録プロセスを考慮することなく設定プログラム２３４に係る設定操作を行うことができる。また、設定プログラム２３４による設定操作は、当該設定プログラム２３４により提供され、ディスプレイ１０に表示されるＧＵＩ（グラフィカルユーザインタフェース）画面を介して行なうものである。

次に、ユーザは、上記のＵＩ画面上で宛先の名称を設定する（ステップＳ１０２）。この宛先の名称は、文書管理システムでの文書画像データの管理単位を示す管理名称として機能するものである。この宛先の名称は、後にステップＳ１１２で複合機１に設定され、複合機１のスキャン機能によって読み取られた文書画像データを文書管理システムに登録する際、宛先として複合機１の操作パネル上に表示される。ユーザはその宛先を選択することで、文書管理システムの所望のキャビネット・フォルダに文書画像データを登録することが可能となる。

次に、ユーザは、通信プロトコルを選択する（ステップＳ１０３）。この通信プロトコルは、複合機１が文書格納アプリケーション用ＰＣ４に文書画像データを送信するためのプロトコルである。すなわち、複合機１によって選択可能なプロトコルが数種類あるため、本実施の形態では、プロトコルを固定することなくユーザが選択するようにしている。

次に、ユーザは、ステップＳ１０３で選択したプロトコルの詳細を設定する（ステップＳ１０４）。例えば、選択したプロトコルがＦＴＰの場合には、ＦＴＰサーバへログインするユーザ名、パスワード、および複合機１から文書画像データを送信する際の複合機１から見た実際の送信先となるＦＴＰフォルダ等を設定する。文書の登録プロセスにおいては、図３に示すプロトコル制御部２３１は、この設定内容に基づいてＦＴＰサーバから文書画像データを読み出し、次に処理を進める。

次に、ユーザは、画像処理の設定を行う（ステップＳ１０５）。この画像処理の設定は、文書格納アプリケーション２３は、複合機１から送信される文書画像データのフォーマットを任意に変更する、文書管理システムが登録可能な文書フォーマットに変換する等の画像処理を行うため、その設定を行うものである。

次に、ユーザは、格納先を設定する（ステップＳ１０６）。この格納先は、文書管理システム内のキャビネット・フォルダのことであり、文書格納アプリケーション２３の文書格納部２３３は、文書管理システム内の設定に係るキャビネット・フォルダに文書画像データを登録する。このように、複合機１の操作パネルに表示される宛先と、複合機１が実際に文書画像データを送信する例えばＦＴＰフォルダと、この格納先とが連携して設定されることとで、文書格納アプリケーション２３は、複合機１から文書管理システムへの文書画像データの自動登録が可能となる。

次に、ユーザは、帳票フォームを帳票ＤＢ２３５に登録したり、帳票ＤＢ２３５に既に登録されている帳票フォームを変更したりする（ステップＳ１０７）。この帳票ＤＢ２３５は、ステップＳ１０６で選択される格納先ごとに帳票フォームを管理している。このフォーム登録処理には、登録する文書画像データの読み込み等も含まれる。この読み込み対象の文書画像データは、複合機１から送信されたもの、或いはファイルサーバや一般的なＰＣのフォルダにあるもの等、任意である。

次に、ユーザは、セキュリティ対策処理を設定する（ステップＳ１０８）。この設定処理は、文書格納アプリケーション２３が有する登録プロセスの処理機能の中からユーザが任意に選択して設定するものである。すなわち、本実施の形態では、文書管理システムに登録しようとしている文書画像データに係る帳票フォームが帳票ＤＢ２３５に存在するか否かでセキュリティ安全性レベルの高低を判定している。そこで、例えば、セキュリティ安全性レベルが高の場合は、通常の文書登録処理を選択して設定し、セキュリティ安全性レベルが低の場合には、文書管理システムの管理者への電子メールの送信、ログの記録、文書管理システムへの文書登録を行わないなどの機能を選択して設定すればよい。

次に、ユーザは、セキュリティ対策処理での電子メールの送信、および通常の文書登録処理の成功／失敗を通知するための電子メールの送信先を設定する（ステップＳ１０９）。この送信先としては、本実施の形態では、文書管理システムの管理者のメールアドレスを想定しているが、他の者のメールアドレスを併せて指定することも可能である。

次に、ユーザは、ステップＳ１０２〜Ｓ１０８で設定した各種の設定情報を保存するように指示し（ステップＳ１１０）、一旦、文書格納アプリケーション２３の設定プログラム２３４を終了する（ステップＳ１１１）。以上の動作設定処理が完了することにより、複合機１では、上記のステップＳ１１０で保存した設定情報を使用して、宛先やプロトコル等を複合機１に対して設定することが可能となる。

そこで、複合機１のエンドユーザは、複合機１に対する設定操作を任意に開始する（ステップＳ１１２）。次に、複合機１のエンドユーザは、実際の複合機１に対する設定操作を行なう（ステップＳ１１３）。この設定操作は、複合機１がＨＴＴＰでネットワーク環境に必要情報をアドレスブック形式で提供するリモートユーザインタフェース画面を介して行う。

そして、上記のエンドユーザは、複合機１に対する設定操作を終了する（ステップＳ１１４）。この複合機１に対する設定が完了することにより、複合機１から文書格納アプリケーション用ＰＣ４への文書画像データの送信が有効となる。

すなわち、エンドユーザは、複合機１の操作パネルで、文書送信モードを選択し、次に複合機１に登録されている宛先の中から、ステップＳ１１３で複合機１に設定した文書格納アプリケーションの宛先を選択する。そして、送信対象の文書画像データがスキャンの場合は原稿を原稿台に設定し、ＦＡＸ受信の場合は複合機１に保存されているＦＡＸ文書を選択し（図７のＳ１参照）、最後に複合機１の処理を開始するスタートボタンをＯＮすれば、複合機１から文書格納アプリケーション用ＰＣ４に文書画像データが送信される（図７のＳ２参照）。

次に、図５、図６のフローチャートに基づいて、文書格納アプリケーション２３による文書登録処理を説明する。

まず、文書格納アプリケーション２３がスタートする（ステップＳ２０１）。このスタートは、図３に示す文書格納アプリケーション２３の全体制御部２３２、プロトコル制御部２３１、文書格納部２３３、設定保存部２３６が文書格納アプリケーション用ＰＣ４上で起動されることを示す。

次に、文書格納アプリケーション２３は、ＦＴＰサーバのサービスを開始し、そのサービスに係る受信待ちの状態に入る（ステップＳ２０２）。このＦＴＰサーバ機能においては、ＦＴＰプロトコルを使用しており、プロトコル制御部２３１がＦＴＰサーバ機能を制御し、複合機１から送信された文書画像データを受信することができる。なお、ＦＴＰサーバ機能において、ＦＴＰプロトコル以外のプロトコルを使用することも可能である。

次に、文書格納アプリケーション２３は、文書受信の有無を判別する（ステップＳ２０３）。この判別処理は、全体制御部２３２が行う。この場合、プロトコル制御部２３１は、文書画像データを受信した際にその旨を全体制御部２３２に通知するので、全体制御部２３２は、その通知の有無を判別することにより、文書受信の有無を判別する。なお、プロトコル制御部２３１は、文書画像データを受信した旨を全体制御部２３２に通知する際には、その受信に成功したか否かの情報をも通知する。

文書格納アプリケーション２３は、文書受信が無い場合は、ステップＳ２０２に戻り、プロトコル制御部２３１による文書受信待ちの状態を続行する。文書受信が有った場合は、文書格納アプリケーション２３の全体制御部２３２は、文書受信が成功したか否かを判別する（ステップＳ２０４）。その結果、文書受信が失敗していた場合は、文書格納アプリケーション２３の全体制御部２３２は、文書受信に失敗した旨を文書登録システムの管理者に電子メールで通知する（ステップＳ２１７）。

一方、文書受信が成功していた場合は、文書格納アプリケーション２３の全体制御部２３２は、受信に係る文書画像データを一時保存すると共に（図７のＳ３参照）、当該文書画像データに対して画像処理を行う（ステップＳ２０５）。この画像処理は、主に、複合機１から送信された文書画像データを文書管理システムが登録可能な文書形式に変換することを示す。この変換処理は、文書管理システムは、通常、独自の仕様によるアプリケーションシステムとして提供されるものであり、必ずしも複合機１が送信可能な文書形式と完全に対応しているわけではないために行なわれるものである。この画像処理機能は、顧客の要求仕様に応じて設計され、実装されることは言うまでもない。

次に、文書格納アプリケーション２３の全体制御部２３２は、帳票ＤＢ２３５を参照することにより（ステップＳ２０６：図７のＳ４参照）、複合機１から受信した文書画像データの帳票フォームの正当性を認識する（ステップＳ２０７：図７のＳ５参照）。この帳票認識処理では、具体的には、受信に係る文書画像データの帳票フォームが帳票ＤＢ２３５に登録されている帳票フォームが帳票ＤＢ２３５に登録されているか否かを判定することにより、当該受信に係る文書画像データの正当性を認識する。この帳票認識処理においては、文書画像データ内の罫線データ等を正規化し、ベクター位置情報を比較することで、帳票フォームの一致・不一致を判別している。

次に、文書格納アプリケーション２３の文書格納部２３３（図７の格納処理部）は、ステップＳ２０７での帳票認識処理の結果を取得し（ステップＳ２０８：図７のＳ５参照）、その帳票認識処理の結果に基づいてセキュリティ安全性評価レベルを判定する（ステップＳ２０９）。この判定処理においては、ステップＳ２０７にて、受信に係る文書画像データの帳票フォームが帳票ＤＢ２３５に登録されていると判定されたか否か、すなわち正当性ありと判定されたか否かを判定し、受信に係る文書画像データの帳票フォームが帳票ＤＢ２３５に登録されており、正当性が有る場合には、セキュリティ安全性評価レベルが高いと判定し、正当性が無い場合には、セキュリティ安全性評価レベルが低いと判定する。

文書格納アプリケーション２３の文書格納部２３３は、安全性評価レベルが「低」の場合には、安全性評価レベルが「低」の場合の処理を実行する（ステップＳ２１０）。この文書登録処理は、図４のステップＳ１０８において事前に設定されており、例えば、文書管理システムの管理者への電子メールの送信、ログの記録、文書管理システムへの文書登録を禁止する処理等のセキュリティ対策処理が行なわれる。

次に、文書格納アプリケーション２３の文書格納部２３３は、当該文書画像データを文書格納アプリケーション管理下のローカル・フォルダへ保存して（ステップＳ２１１）、ステップＳ２１８に進む。この保存処理は、上記のようなセキュリティ対策処理は実行されるものの、エンドユーザが所望の文書画像データとは異なる文書画像データを誤って複合機１から文書格納アプリケーション用ＰＣ４に送信し、その旨を文書格納アプリケーション用ＰＣ４に問い合わせる場合に備えて、一時的に送信文書を保存するものである。

一方、安全性評価レベルが「高」の場合には、文書格納アプリケーション２３の文書格納部２３３は、安全性評価レベルが「高」の場合の処理を実行する（ステップＳ２１２）。この文書登録処理も図４のステップＳ１０８において事前に設定されており、例えば、文書管理システムの管理者への電子メールの送信、ログの記録、文書管理システムへの文書登録を許可する処理等のセキュリティ対策処理が行なわれる。なお、ステップＳ１０８の設定項目の選択は任意であり、安全性評価レベルが「高」の場合の処理が設定されていない場合もある。

次に、文書格納アプリケーション２３の文書格納部２３３は、文書管理システムへの当該文書画像データの登録処理を行ない（ステップＳ２１３：図７のＳ８参照）、その登録処理が成功したか否かを判別する（ステップＳ２１４）。この登録処理の成否の判別処理は、文書管理システムへの文書画像データの登録処理がインタフェースを介して行われるため、文書管理システムの状態、ネットワークの状態、ＰＣの状態などの各種の要因によって失敗する場合が稀にあることを考慮してなされるものである。

文書登録処理が成功した場合は、文書格納アプリケーション２３の文書格納部２３３は、文書登録処理が成功した旨を文書登録システムの管理者に電子メールで通知して（ステップＳ２１５：図７のＳ９参照）、ステップＳ２１８に進む。ただし、図４のステップＳ１０９において、メール送信モードの設定として、失敗時のみメール送信するモードが設定されている場合には、このステップＳ２１５でのメール送信は行われない場合もある。

一方、文書登録処理が失敗した場合は、文書格納アプリケーション２３の文書格納部２３３は、文書管理システムへ登録しようとした文書画像データを文書格納アプリケーション管理下のローカル・フォルダに保存し（ステップＳ２１６）、文書登録処理が失敗した旨を文書登録システムの管理者に電子メールで通知して（ステップＳ２１７：図７のＳ９参照）、ステップＳ２１８に進む。なお、ステップＳ２１６では、この文書登録失敗時の処理について、処理記録に記録される。

文書格納アプリケーション２３の全体制御部２３２は、ステップＳ２１８では、文書格納アプリケーション２３の終了指示がユーザによりなされたか否かを判別する。その結果、終了操作がなされない場合は、文書格納アプリケーション２３の全体制御部２３２は、ステップＳ２０２に戻り、終了操作がなされた場合は、然るべき終了処理を行った上で、文書格納アプリケーション２３を終了する。

以上説明したように、本実施の形態では、特異な文書登録操作が行われたか否かを帳票フォームの認識処理により判別し、特異な文書登録操作が行われた場合には、その登録処理を禁止することにより、文書登録システムとしてのセキュリティを強化している。

すなわち、文書管理システムの宛先に保存する文書画像データを、帳票ＤＢ２３５に登録された帳票フォームに係るものに限定することにより、ユーザのミスオペレーションによって所望しない宛先へ文書登録がなされることを防止することができ、ミスオペレーション後の文書検索に要する時間等を削減し、かつ、文書管理システムで管理されている文書画像データを有効利用することが可能となる。

なお、本発明は、上記の実施の形態に限定されることなく、例えば、複合機だけでなく、ＰＣやＦＡＸ装置から送信された文書画像データを登録・管理する場合にも上記のセキュリティ機能を適用することが可能である。

また、本発明の目的は、実施形態の機能を実現するソフトウェアのプログラムコードを記録した記憶媒体を、システム或いは装置に供給し、そのシステム或いは装置のコンピュータ（またはＣＰＵやＭＰＵ等）が記憶媒体に格納されたプログラムコードを読み出して実行することによっても達成される。

この場合、記憶媒体から読み出されたプログラムコード自体が前述した実施の形態の機能を実現することになり、そのプログラムコード及び該プログラムコードを記憶した記憶媒体は本発明を構成することになる。

また、プログラムコードを供給するための記憶媒体としては、例えば、フロッピー（登録商標）ディスク、ハードディスク、光磁気ディスク、ＣＤ−ＲＯＭ、ＣＤ−Ｒ、ＣＤ−ＲＷ、ＤＶＤ−ＲＯＭ、ＤＶＤ−ＲＡＭ、ＤＶＤ−ＲＷ、ＤＶＤ＋ＲＷ、磁気テープ、不揮発性のメモリカード、ＲＯＭ等を用いることができる。または、プログラムコードをネットワークを介してダウンロードしてもよい。

また、コンピュータが読み出したプログラムコードを実行することにより、上記実施の形態の機能が実現されるだけでなく、そのプログラムコードの指示に基づき、コンピュータ上で稼動しているＯＳ（オペレーティングシステム）等が実際の処理の一部または全部を行い、その処理によって前述した実施形態の機能が実現される場合も含まれる。

更に、記憶媒体から読み出されたプログラムコードが、コンピュータに挿入された機能拡張ボードやコンピュータに接続された機能拡張ユニットに備わるメモリに書き込まれた後、そのプログラムコードの指示に基づき、その機能拡張ボードや機能拡張ユニットに備わるＣＰＵ等が実際の処理の一部または全部を行い、その処理によって前述した実施形態の機能が実現される場合も含まれる。

本発明の実施の形態に係る文書管理装置の概略構成を示すブロック図である。 文書格納アプリケーション用ＰＣ上で動作するソフトウェアの構成図である。 文書格納アプリケーションの構成図である。 文書格納アプリケーションによる文書格納処理用の動作設定処理を示すフローチャートである。 文書格納アプリケーションによる文書登録システムへの文書画像データの登録処理を示すフローチャートである。 図５の続きのフローチャートである。 複合機から送信された文書画像データを文書管理システムに登録する処理の流れを示す概念図である。

符号の説明

１…複合機
２…文書管理システム用ＰＣ
３…メールサーバ
４…文書格納アプリケーション用ＰＣ
５…ＣＰＵ
６…ＲＯＭ
７…ＲＡＭ
８…ＨＤ
９…入力装置
２３…文書格納アプリケーション
２３２…全体制御部（文書格納アプリケーションの一部）
２３３…文書格納部（文書格納アプリケーションの一部）
２３５…帳票ＤＢ

Claims (9)

1. 画像処理装置から送信されてきた文書画像データを登録・管理する文書管理装置であって、
   登録対象の文書画像データの帳票フォームを所定の記憶媒体に登録する登録手段と、
   前記画像処理装置から送信されてきた文書画像データの帳票フォームを前記記憶媒体上で検索する検索手段と、
   前記検索手段により前記文書画像データの帳票フォームが前記記憶媒体上で検索されなかった場合は当該文書画像データを登録・管理することを禁止する禁止手段と、
   を有することを特徴とする文書管理装置。
2. 前記登録手段は、所定の管理名称ごとに前記帳票フォームを登録することを特徴とする請求項１に記載の文書管理装置。
3. 前記登録手段は、１つの管理名称に対して複数の前記帳票フォームを登録可能であることを特徴とする請求項２に記載の文書管理装置。
4. 前記検索手段は、前記画像処理装置から送信されてきた文書画像データの前記管理名称に対応する前記帳票フォームを検索することを特徴とする請求項２又は３に記載の文書管理装置。
5. 前記登録手段は、グラフィカルユーザインタフェースを介して前記帳票フォームを登録することを特徴とする請求項１〜４の何れかに記載の文書管理装置。
6. 前記禁止手段は、前記登録・管理することを禁止した文書画像データを別途保存する保存手段を有することを特徴とする請求項１〜５の何れかに記載の文書管理装置。
7. 前記検索手段によりその帳票フォームが前記記憶媒体上で検索された文書画像データの登録の成否を所定の宛先に通知する通知手段を有することを特徴とする請求項１〜６の何れかに記載の文書管理装置。
8. 画像処理装置から送信されてきた文書画像データを登録・管理する文書管理装置の制御方法であって、
   登録対象の文書画像データの帳票フォームを所定の記憶媒体に登録する登録工程と、
   前記画像処理装置から送信されてきた文書画像データの帳票フォームを前記記憶媒体上で検索する検索工程と、
   前記検索工程により前記文書画像データの帳票フォームが前記記憶媒体上で検索されなかった場合は当該文書画像データを登録・管理することを禁止する禁止工程と、
   を有することを特徴とする制御方法。
9. 請求項８に記載の制御方法を実行するプログラム。

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