JP2006318285A - 文書管理装置 - Google Patents

Abstract

【課題】 バージョンアップの際のデータベースのコンバート中に最新のデータベースにアクセスして問合せ処理するのが遅くならないようにし、且つ問合せ処理にダウンタイムが発生しないようにする。
【解決手段】 文書管理サーバ２０は、インターフェース部２１を介して文書管理クライアントから文書問合せ要求又は旧データベース２４の新データベース２５へのコンバート要求を受取る。コンバート要求は、コンバート管理部２７からスケジューラ部２８に渡される。コンバート部２９は、スケジューラ部２８のスケジュールに従って旧データベース２４を新データベース２５にコンバートする。コンバートの進捗状況は、進捗情報データベース２６に書込まれる。文書問合せ要求を受取ったとき、文書管理部２３は、進捗情報データベース２６をリアルタイムで参照し、旧データベース２４又は新データベース２５にアクセスし文書問合せを行う。
【選択図】 図２

Description

本発明は、ネットワークに接続可能な文書管理装置であって、バージョンアップ前の旧データベース及びバージョンアップ後の新データベースのいずれかにアクセスして文書の問合せ処理を実行する文書管理装置に関する。

文書管理サーバとこのサーバにネットワークを介して接続された文書管理クライアントからなる文書管理システム上で、文書管理クライアントから文書管理サーバにアクセスし、文書管理サーバが管理している文書データから所定の文書を読み出すことは広く行われている。

文書管理サーバ（文書管理装置）は、使用状況により機能改善のためにバージョンアップが行われるが、このバージョンアップに伴い文書データが蓄積されているデータベースをコンバートする必要が生じる。コンバート中は、文書管理装置は一時的のその利用を中止しなければならず、この間ユーザーは文書管理装置を利用することができなくなる。データベースに蓄積されている文書の量が多くなるとコンバートに要する時間は長くなる、つまり装置を一時的に停止する時間（以下、ダウンタイムという）は長くなりユーザーにとって不便をきたすことになる。

図６は、このようなダウンタイムをなくすようにした従来の文書管理サーバ等のソフトウエアモジュールの構成を示す図である。
図６において、文書管理クライアント１００の文書入力手段５０は、文書５１を入力する手段であり、書誌情報入力手段５２は、文書を入力するときの書誌情報５３を入力する手段である。また検索条件入力手段１４は、文書を検索するときの検索条件５５を入力する手段である。検索結果表示手段５６は、文書を検索した検索結果１７を表示し、文書表示手段５８は入力した文書５９を表示する。

文書５１は入力又は表示するための文書データで、書誌情報５３は文書を入力するときに入力された書誌情報である。また検索条件５５は文書を検索するときに入力された検索条件で、検索結果５７は文書を検索した結果である。

暗号化・復号化モジュール６０は、文書管理サーバ２００に転送する文書を暗号化し、また文書管理サーバ２００から入力した暗号化文書を復号化する。

文書管理サーバ２００のインターフェースモジュール６１は、文書管理サーバ２００と文書管理クライアント１００とのインターフェースである。文書管理サーバ２００の暗号化・複合化モジュール６３は、インターフェースモジュール６１に暗号化された文書が入力された場合に、文書管理ロジックモジュール６４に転送する前に、暗号化された文書を複合化する。

ユーザー認証モジュール６２は、ユーザーを認証するためのモジュールで、ユーザー認証の要求があったときにユーザー認証を行う。また暗号化・複合化モジュール６３は、後述する文書管理ロジックモジュール６４から得られた処理結果を必要に応じて暗号化し、インターフェースモジュール６１を介して文書管理クライアント１００に転送する。文書管理ロジックモジュール６４は、文書を管理するためのロジックを処理するモジュールで、文書管理装置への要求をＳＱＬ等のデータベース問合せ言語に翻訳し、各データベースアクセスモジュール６６，６８に対してデータベースの問合せを実行し、その結果をインターフェースモジュール６１に返す。

旧データベースアクセスモジュール６６は、旧データベース６７に対してデータベース問合せを実行し、その結果を文書管理ロジックモジュール６４に返すモジュールである。また、新データベースアクセスモジュール６８は、新データベース６９に対してデータベース問合せを実行し、その結果を文書管理ロジックモジュール６４に返すモジュールである。

振り分けモジュール６５は、文書管理ロジックモジュール６４から出力された要求が、旧データベース６７に対する要求か、或いは新データベース６９に対する要求かを判断し、それぞれ対応するアクセスモジュール６６又は６８を呼び出す。新旧データベース６７，６９に登録されている文書には、新旧データベース６７，６９でそれぞれ一意なＩＤが付与されている。

振り分けモジュール６５は、文書が指定されている処理要求に対しては、文書のＩＤをみて、その文書が旧データベース６７に存在する文書であるのか、新データベース６９に存在する文書であるのかを判断する。例えば、新しく登録した文書ほど大きなＩＤ番号が付与されている場合は、ＩＤ番号が所定値以下の文書は全て旧データベース６７に登録されており、所定値より大きいＩＤ番号の文書は全て新データベースに登録されていることになり、ＩＤ番号から該当するベータベースを判断することができる。文書が指定されていない問合せ要求に対しては、新旧両方のデータベース６７，６９に対して問合わせを実行し、その結果をマージする（特許文献1参照）。
特開２００４−２２７１９８号公報

上述のように文書管理サーバ２００の振り分けモジュール６５は、文書管理クライアント１００から受信し、文書管理ロジックモジュール６４から受取った要求が旧データベース６７に対する要求であるのか、新データベース６９に対する要求であるのかを判断し、それぞれ対応するベータベース６７又は６９を呼び出す。従って、データベースのコンバートを不要とし、通常の文書管理システムの利用時間帯におけるダウンタイムの発生をなくすことができる。しかしながら、現実にはユーザーが文書管理装置を全く利用しない深夜、休日等の特別の時間帯にコンバート処理を行って新データベースを作成しなければならない、つまりバッジシステムで新データベースを作成しなければならない。従って、最新のデータベースにアクセスして問合せ処理をするのが遅くなるという問題がある。また、このようにして行われるコンバート処理では、旧データベースのどの部分までコンバート処理が完了しているのか確認できる手立てがなくユーザーにとってコンバート処理がどこまで進捗しているのかその状況を逐次知ることができないという問題がある。

本発明は、このような実状に鑑みてなされたもので、その第１の目的は、バージョンアップの際のデータベースのコンバート処理中に最新のデータベースにアクセスして文書管理処理するのが遅くならないようにすると共に、このとき文書管理処理にダウンタイムが発生しないようにすることである。また第２の目的は、データベースのコンバート処理の進捗状況がユーザーに分るようにすることである。

請求項１の発明は、ネットワークに接続可能な文書管理装置であって、バージョンアップ前の旧データベース又はバージョンアップ後の新データベースのいずれかにアクセスして文書の問合せ処理を実行する文書管理装置において、
ユーザーの指示により旧データベースを新データベースにコンバートする手段と、旧データベースから新データベースへのコンバートの進捗状況を取得する手段と、取得された進捗状況に応じて旧データベース又は新データベースにアクセスして文書の問合せ処理を行う手段と、を備えたことを特徴とする文書管理装置である。
請求項２の発明は、請求項１記載の文書管理装置において、コンバートの進捗状況を表示する手段を備えたことを特徴とする文書管理装置である。
請求項３の発明は、請求項１又は２記載の文書管理装置において、前記ユーザーの指示により旧データベースを新データベースにコンバートする手段は、文書の全文検索のためのインデックスをコンバートすることを特徴とする文書管理装置である。
請求項４の発明は、請求項１乃至３のいずれかに記載の文書管理装置において、前記取得された進捗状況に応じて旧データベースを新データベースにアクセスして文書の問合せ処理を行う手段は、文書の全文検索を行うことを特徴とする文書管理装置である。
請求項５の発明は、請求項１乃至４のいずれかに記載の文書管理装置において、ユーザーからコンバートのスケジュールを取得する手段を備え、取得されたスケジュールに基いてデータベースのコンバートが行われることを特徴とする文書管理装置である。

本発明によれば、コンバート処理中に最新のデータベースにアクセスして文書管理処理することが遅くなることはなくなり、かつ文書管理にダウンタイムが発生することもない。またユーザーは、データベースのコンバートの進捗状況を確認することができる。

以下、本発明の実施形態を図面を参照して説明する。
図１は、本発明が適用される文書管理システムのハードウエア構成を示す図であり、図中、文書管理システムは、文書を管理するデータベースに係る問合わせ及びコンバートの処理を実行し、その処理結果を出力する文書管理装置である文書管理サーバ２と、この文書管理サーバ２との間でデータの送受信が可能に設定され、入力された問合わせ及びコンバート要求を文書管理サーバ２に送信し、更にこの要求に対する処理結果を文書管理サーバ２から受信して表示する文書管理端末装置である文書管理クライアント１とにより構成される。

文書管理クライアント１は、ユーザーにより入力された問合わせ要求及びデータベースのコンバート要求を文書管理サーバ２に送信し、また文書管理サーバ２の処理結果を受信して表示するコンピュータ装置である。文書管理クライアント１は、ＣＰＵ、ＲＯＭ、ＲＡＭ、ハードディスク装置、キーボード、マウス等の入力装置、液晶ディスプレイ等の表示装置を備えている。

文書管理サーバ２は、文書管理クライアント１から入力された問合わせ及びコンバートの要求に応じて、それぞれ文書の全文検索処理及び全文検索を行うための文字列を抽出して作成したインデックスのコンバート処理を実行し、その結果を文書管理クライアント１に返すコンピュータ装置である。文書管理サーバ２も、ＣＰＵ、ＲＯＭ、ＲＡＭ、ハードディスク装置、キーボード、マウス等の入力装置、液晶ディスプレイ等の表示装置を備えている。

通信ネットワーク３は、文書管理クライアント１と文書管理サーバ２を接続する伝送路であり、通常、ＬＡＮケーブル、インターネット等で構成され、通信プロトコルにはＴＣＰ／ＩＰが使用される。

図２は、本発明の実施形態に係る文書管理サーバのソフトウエアモジュール構成を示す図である。
図２において、インターフェース部２１は、文書管理クライアント１と文書管理サーバ２のインターフェースである。ユーザー認証部２２は、問合せ処理及びコンバート処理を実行する前に、ユーザー名及びパスワード等のユーザー情報を受付ける。ユーザー情報が受付けられると、ユーザー認証部２２は、予め登録されているユーザー情報と比較してユーザーの認証を行う。真正なユーザーであることが認証されたときのみ、文書管理サーバ２のＣＰＵ（不図示）は、後述する文書管理部２３及びコンバート管理部２７に対してそれぞれ問合せ処理及びコンバート処理の実行を許可する。

文書管理部２３は、インターフェース部２１を介して文書管理クライアント１から受信した問合せ要求が、旧データベース２４に対する要求か、或いは新データベース２５に対する要求かを、進捗情報データベース２６を参照して判断し、リアルタイムで対応するデータベース２４又は２５にアクセスし、問合せ要求を実行する。

コンバート管理部２７は、文書管理サーバ２のバージョンアップに伴い、ユーザーの指示に従って、或いは自身の操作によって旧データベース２４の新データベース２５へのコンバートを管理する。

このためにコンバート管理部２７は、コンバート対象のキャビネットを指定するためのキャビネット設定画面、及び、コンバート稼働曜日、開始時刻、稼動時間を指定するためのスケジュール設定画面を表示し、文書管理クライアント１からの入力、又は文書管理サーバのユーザーの操作による入力を受付ける。

図３は、コンバート対象のキャビネットを指定するためのキャビネット設定画面の例を示す図である。図３において、文書管理クライアント１又は文書管理サーバ２自身により、画面上で変換元キャビネットである旧キャビネット１，２，３を、変換先キャビネットであるキャビネット１，２，３のように変換先と変換の順序を設定する。

図４は、コンバートのスケジュールを指定するためのスケジュール設定画面の例を示す図である。図４において、文書管理クライアント１又は文書管理サーバ２自身により、画面上でコンバート開始時刻、開始曜日、稼動時間を設定する。

このようにして設定されるコンバート情報は、文書管理クライアント１において同じ画面により表示されてもよい。

図２に戻り、コンバート管理部２７は、設定されたコンバート情報をスケジューラ部２８に渡す。スケジューラ部２８は、受取ったコンバート情報に基いてコンバート部２９の稼動を指示する。稼動指示を受けたコンバート部２９は、旧データベース２４の旧キャビネット１を新データベース２５のキャビネット１のようにコンバート処理を開始する。このときコンバート部２９は、旧データベース２４及び新データベース２５とやり取りし、キャビネット単位のコンバートの進捗状況を進捗情報データベース２６に書込む。そして指定された稼動時間が経過したときコンバート処理を終了する。

図５は、コンバートの進捗状況を示す画面の例を示す図である。図５において、キャビネット１のコンバートは完了、キャビネット２のコンバートは処理中であり５０％まで完了、キャビネット３のコンバートは処理の開始待ち、のようにコンバートの進捗状況が表示される。

なお、上記実施形態において、文書管理クライアント１のソフトウエアモジュール構成については述べていないが、文書管理クライアント１のソフトウエアモジュール構成は、図６で説明した文書管理クライアント１００と同じソフトウエアモジュール構成でよい。また文書管理クライアント１および文書管理サーバ２は、図６の文書管理クライアント1００および文書管理サーバ２００と同じように暗号化・復号化部を備えてもよい。

以上述べた文書データベースのコンバート及び文書の問合せ処理を実行させるために、処理の手順を汎用のプログラム言語によりコンピュータプログラムとして記述し、かつ、このプログラムを任意の記録媒体に記録し、これを汎用の文書管理装置のコンピュータに読み取らせることで本発明に係る前記コンバート及び問合せ処理を容易に実施することができる。

以上のように、本発明に係る文書管理装置は、全文検索インデックスを有する文書管理装置に用いるのに適しており、特に大量の全文検索インデックスを有する大型の文書管理装置に用いるのに適している。

本発明が適用される文書管理システムのハードウエア構成を示す図である。 本発明の実施形態に係る文書管理サーバのソフトウエアモジュール構成を示す図である。 コンバート対象のキャビネットを指定するためのキャビネット設定画面の例を示す図である。 コンバートのスケジュールを指定するためのスケジュール設定画面の例を示す図である。 コンバートの進捗状況を示す画面の例を示す図である。 従来の文書管理サーバ等のソフトウエアモジュール構成を示す図である。

符号の説明

２１・・インターフェース部、２２・・ユーザー認証部、２３・・文書管理部、２４・・旧データベース、２５・・新データベース、２６・・進捗情報データベース、２７・・コンバート管理部、２８・・スケジューラ部、２９・・コンバート部。

Claims (5)

1. ネットワークに接続可能な文書管理装置であって、バージョンアップ前の旧データベース又はバージョンアップ後の新データベースのいずれかにアクセスして文書の問合せ処理を実行する文書管理装置において、
   ユーザーの指示により旧データベースを新データベースにコンバートする手段と、
   旧データベースから新データベースへのコンバートの進捗状況を取得する手段と、
   取得された進捗状況に応じて旧データベース又は新データベースにアクセスして文書の問合せ処理を行う手段と、
   を備えたことを特徴とする文書管理装置。
2. 請求項１記載の文書管理装置において、コンバートの進捗状況を表示する手段を備えたことを特徴とする文書管理装置。
3. 請求項１又は２記載の文書管理装置において、
   前記ユーザーの指示により旧データベースを新データベースにコンバートする手段は、文書の全文検索のためのインデックスをコンバートすることを特徴とする文書管理装置。
4. 請求項１乃至３のいずれかに記載の文書管理装置において、
   前記取得された進捗状況に応じて旧データベースを新データベースにアクセスして文書の問合せ処理を行う手段は、文書の全文検索を行うことを特徴とする文書管理装置。
5. 請求項１乃至４のいずれかに記載の文書管理装置において、
   ユーザーからコンバートのスケジュールを取得する手段を備え、取得されたスケジュールに基いてデータベースのコンバートが行われることを特徴とする文書管理装置。

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