JP2006260101A - メッセージ分析装置および方法 - Google Patents
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Abstract
【課題】 メッセージのタスクへの影響度を自動的かつ即時的に分析する。
【解決手段】 作業用端末100のメッセージ集計部140がメッセージを集計してバックエンド300のメッセージデータ管理リポジトリ303に登録する。タスク判定部110がタスク状況を判定してバックエンド300のタスク進捗管理リポジトリ305等に登録する。関連度算出サービス301は、タスク状況のイベントに基づいてタスクとメッセージとを関連付けその関連度を算出する。バックエンド300の関連度情報提供サービス302は、作業用端末100の関連メッセージ表示GUIとインタラクトしてメッセージの関連度をユーザに表示・提供する。
【選択図】 図2
【解決手段】 作業用端末100のメッセージ集計部140がメッセージを集計してバックエンド300のメッセージデータ管理リポジトリ303に登録する。タスク判定部110がタスク状況を判定してバックエンド300のタスク進捗管理リポジトリ305等に登録する。関連度算出サービス301は、タスク状況のイベントに基づいてタスクとメッセージとを関連付けその関連度を算出する。バックエンド300の関連度情報提供サービス302は、作業用端末100の関連メッセージ表示GUIとインタラクトしてメッセージの関連度をユーザに表示・提供する。
【選択図】 図2
Description
本発明は、ユーザが受け取ったメッセージとユーザのタスク状況履歴とを関連付け、メッセージのタスクへの影響度を算出するメッセージ分析技術に関する。
企業などの組織を分析する方法として、成員間でのメッセージ(コミュニケーション)に着目する方法がある。例えば、成員をノードとし、成員間のメッセージの履歴(メッセージのやり取り)をリンクとし、組織をグラフとして捉え、その性質を分析するネットワーク分析などが挙げられる。
なお、コミュニケーションはメッセージのやり取りにより成立し、ここではメッセージをコミュニケーションと呼ぶこともある。またタスクを業務と呼ぶこともある。
このような分析はコミュニケーションが実際に業務にどのような影響を与えたかを調べることが目標となる。そのために、従来ではコミュニケーションの発生時刻を記録し、その時刻周辺でどのような事象が発生したかを後にさかのぼって検証しなければならなかった。そのため、記憶・記録の欠落などが生じ、必要なデータが揃わないことがある。
よって、より高度なコミュニケーションの分析を行うために、コミュニケーションの発生とともに、関連する状況を記録し、コミュニケーションの業務への影響度を分析することが望まれる。
なお、本発明と関連する提案としてはつぎのものが知られている。
特許文献1は、プロジェクト内での電子的なコミュニケーション(たとえばメールの発信者とその時刻)を記録し、これらの記録を見ることで、プロジェクト内で適切にコミュニケーションが行われているかを診断することを提案している。この提案では、あくまでも時刻と発信者の関係を見るだけであり、メッセージと業務の多様な関連性は把握できない。
特開2004−54606公報
本発明は、以上の事情を考慮してなされたものであり、メッセージのタスクへの影響度を分析するメッセージ分析技術を提供することを目的としている。
まず、図1を参照して本発明の概略構成例を説明する。
本発明の構成例によれば、上述の目的を達成するために、ユーザの電子的なメッセージの受信履歴を記録するシステムにおいて、少なくとも以下の項目を含む。
(1)メッセージの受信履歴等を収集、記録するメッセージ受信履歴収集手段10
(2)ユーザの業務状況に関する情報を収集するタスク状況収集手段20
(3)ユーザの業務状況情報とメッセージの受信履歴を関連付けるメッセージ関連性算出手段30
(2)ユーザの業務状況に関する情報を収集するタスク状況収集手段20
(3)ユーザの業務状況情報とメッセージの受信履歴を関連付けるメッセージ関連性算出手段30
なお、以下では、かかるシステムをメッセージ分析装置ないしシステムと呼ぶが、実装の態様に応じて種々の呼び方があることはもちろんであり、呼び方が変わっても本件発明の技術的範囲に含まれることは明らかである。
また、以下では、ユーザが受け取ったメールやインスタントメッセージ(以下IM)、実際に対面しての会話などをメッセージと呼び、ユーザが日常行う業務をタスクと呼ぶ。本発明のシステム例では、メッセージの受信時刻、相手、形態、ログデータ、タスクの進捗度、作成されたファイルなどを記録する。これらのデータを元に、システムは所定のメッセージがユーザのタスク遂行に与えた影響度を算出し、タスクとメッセージを関連付ける。
図1において、メッセージ解析装置1は、メッセージ受信履歴収集手段10、タスク状況収集手段20、およびメッセージ関連性算出手段30を含んで構成される。メッセージ受信履歴収集手段10は、分析対象者40が受信したメッセージ(メールなど)の受信履歴、ログデータなどを収集する。一方、タスク状況収集手段20は分析対象者40のタスクの状況を収集する。タスク状況収集手段20が、実際に、収集、構成するデータ構造ならびにその収集方法は実現対応に応じてさまざまな形態をとる。例えば、タスク状況を表すデータとして、成果として提出する予定の文書ファイルのバージョンアップ頻度、進捗管理システムから収集した進捗度合いをあらわすデータなどがある。これら二つの手段から取得した情報を元に、メッセージ関連性算出手段30は、メッセージが所定のタスクに与えた影響度を算出する。メッセージの関連性の算出方法は、メッセージ中の語句(タスクのキーワードと合致度合いをみる、語句からメッセージの種類を判定するなど)やメッセージの差出人の属性などの情報を元に実現態様毎に異なる方式で算出する。メッセージ関連性算出手段30は算出された影響度などのデータを分析者50に提示したり、外部システムに通知する機能も有する。
本発明によれば、メッセージの業務に対する影響度を自動的にかつ即時的に記録することできる。よって、組織内のコミュニケーションの分析に必要なデータを集めることができる。
この構成において、メッセージは、典型的には、電子メールシステムのメッセージ、インスタントメッセージシステムのメッセージおよびWebのグループウェアシステムのメッセージ機能によるメッセージのうちの少なくとも1つである。
また、上記メッセージは、会話を構成する音声を記録した音声データであってもよい。
また、上記タスク状況は、例えば、タスクの進捗、複数タスクの切り替え、およびタスクのスケジュールの変更のうちの少なくとも1つである。
また、上記タスクとメッセージとの関連度は、上記タスク状況の発生時刻と上記メッセージの受信時刻との差に基づいて計算されてもよい。
また、上記タスク状況の発生時刻と上記メッセージの受信時刻との差が小さいほど上記関連度が大きくなるようにしてもよい。
また、時間軸上に配されたタスクと、上記タスクに関連するメッセージを表示するとともに、上記関連度算出手段で算出した上記タスクとメッセージの関連度を表示する表示手段をさらに設けても良い。
この場合、関連する上記タスクと上記メッセージとをアークにより関連付けて表示してもよい。
また、上記メッセージは図形により表示され図形の大きさが上記関連度に応じて変化するようにしても良い。
なお、本発明は装置またはシステムとして実現できるのみでなく、方法としても実現可能である。また、そのような発明の一部をソフトウェアとして構成することができることはもちろんである。またそのようなソフトウェアをコンピュータに実行させるために用いるソフトウェア製品も本発明の技術的な範囲に含まれることも当然である。
本発明の特徴は特許請求の範囲に記載されるとおりであり、以下に実施例を用いて詳細に説明される。
本発明によれば、メッセージの業務に対する影響度を自動的にかつ即時的に記録することできる。
以下、本発明の実施例について説明する。
この実施例では、通常のオフィスにおける日常業務での利用例を述べる。ユーザはオフィスで業務を行うワーカーであり、常に何らかの業務を上長や同僚とコミュニケーションをとりながら行っているものとする。
メッセージによるタスク遂行への影響度は、(1)メッセージがタスクの進捗にどれだけ影響を与えたか、(2)ユーザが複数のタスクを掛け持ちする場合、メッセージがタスクの切り替えを促したか、(3)メッセージがタスクのスケジュールに影響を与えたかの指標で算出されるが、その他の指標で影響度を算出しても良い。
[装置構成]
図2は本発明の実施例のメッセージ分析システムの実現環境および論理的な装置構成を説明する図である。
この実施例では、ユーザはメッセージ受信履歴および業務状況情報を収集される分析対象者40(図1参照)であり、かつ他のユーザに関するメッセージ解析結果を閲覧する分析者50(図1参照)でもある。各オフィスワーカーは自身が受信したメッセージに関する解析結果を自由に閲覧することができるが、他のオフィスワーカーが受信したメッセージに関する解析結果に関しては、認証やアクセス制御などの処理を経て閲覧する。
図2において、ユーザには1台の作業用端末100が割り当てられる。この作業用端末100は、業務中は常時社内LAN200に接続している。
作業用端末100には、タスク判定部110、メッセージ集計部120、関連メッセージ表示GUI(グラフィカルユーザインタフェース)130というソフトウェアがインストールされている。これらの具体的な処理については後述する。作業用端末100はメッセージをやり取りするためにMIソフト140、メールソフト141、Webブラウザ142を有している。図では、煩雑にならないようにこれらを破線で示す。MIソフト140、メールソフト141は後述するIMソフトプラグイン122、メールソフトプラグイン122と関連付けて示している。なお、作業用端末100やバックエンド300等のサーバコンピュータにプログラム400をインストールして、計算機のハードウェア資源およびソフトウェア資源を協同させて各種機能が実現される。
また、この実施例では各組織ごとにバックエンド300と呼ばれるモジュールを用意する。これは、主に各作業用端末100とやり取りを行い、必要な情報を管理する。バックエンド300は、関連度算出サービス301、関連度情報提供サービス302、メッセージデータ管理リポジトリ303、ファイルバージョン管理リポジトリ304、タスク進捗管理リポジトリ305、関連度情報管理リポジトリ306等を含んで構成される。バックエンド300およびその各部の具体的な処理については後述する。
また、バックエンド300と同様に組織で運営されるモジュールとして、Webグループウェア・メッセージ閲覧通知サービス310、スケジュール管理サービス320が用意されている。これらのサービスは、組織で運営されるWebグループウェア、スケジュール管理システムのプラグインとして機能する。これら各種のサービスを提供するモジュールは、1または複数のサーバコンピュータにより実現される。
以下、本実施例のメッセージ分析システムの要部について説明する。
[関連メッセージ表示GUI130]
図3は関連メッセージ表示GUI130の例を示しており、この図において、あるユーザの2004年7月23日での業務状況と、受け取ったメッセージの状況とが表示されている。図面下部の水平バー130Aが時間を表している。その水平バー130Aの上部には円130Bが表示されており、その円130Bから水平バーに対し矢印130Cが出ている。この円130Bがメッセージを表し、矢印130Cが指し示す時刻にメッセージを受け取ったことを示している。円130Bの大きさはメッセージが業務に与えた影響度を反映しており、大きな円ほど影響度の大きいメッセージを意味する。各円130Bをマウスクリック等することにより、各メッセージの詳しい情報(送信者や、影響度の数値など)を表示することもできる。また業務内容はラベル130Dにより示され、このラベルをマウスクリック等することにより、業務内容の詳細や進捗を表示させることができる。
この関連メッセージ表示GUI130は必要な情報をバックエンド300中の関連度情報提供サービス302から読み出す。
[メッセージ集計部120]
メッセージ集計部120は、ユーザに送られたメッセージを集計し、バックエンド300のメッセージデータ管理リポジトリ303に格納する。メッセージ集計部120はメッセージ集計サービス121、IMソフトプラグイン122、メールソフトプラグイン122を含む。
図4は、メッセージ集計サービス121の処理の流れを図示したものである。メッセージ集計サービス121は、ユーザの端末へのログインとともに動作を開始し、IMソフトプラグイン122、メールソフトプラグイン123およびWebグループウェア・メッセージ閲覧通知サービス310から通知が来るまで待機する(S10)。IMソフトプラグイン122、メールソフトプラグイン123はそれぞれIMソフト140、メールソフト141上のメッセージのやり取りを監視する。Webグループウェア・メッセージ閲覧通知サービス310は、Webブラウザ142でアクセスする形態のグループウェアに組み込まれるサービスであり、あるユーザがグループウェア上のメッセージ機能を利用したかどうかを監視し、利用したならば、対応する作業用端末100のメッセージ集計サービス121に通知する。
この実施例では、メッセージの種類としてIM、メール、Webグループウェアを挙げたが、記録できるメッセージであればどのようなものを使ってもよい。たとえば、内線電話の通話記録でもよいし、実際に対面して行った会話を携帯型デバイスなどを使って記録したものでもよい。
図5は、メッセージ集計サービス121が生成するデータ構造である。この例では、データ構造は、(a)メッセージをシステム内で一意に示すID、(b)受信者、すなわち、メッセージ集計サービス121でこのデータ構造のエントリを作成したユーザのID、(c)メッセージの送信者ID、(d)時刻、(e)メッセージの形態(メール、IM、Webグループウェア)を示すID、(f)メッセージの関連付けられたキーワードリストのID、(g)メッセージ自体のIDで構成される。キーワードリストは、メッセージデータと同様に、メッセージ集計サービス121で生成され、メッセージデータ管理リポジトリ303に格納される。キーワードリストは、メッセージデータ内の名詞句を抜き出して作成されるが、より高度な自然言語処理によって重要な語句を抽出する方法をとってもよい。
[タスク判定部110]
タスク判定部110は、ユーザが行っている業務を即時的に判定し記録するサービスである。タスク判定部110はタスク判定サービス111等からなる。
図6は、本実施例においてタスクを表現するデータ構造である。タスクは、(a)スケジュールを表すチェックポイント、(b)スケジュールの進捗を表す通過チェックポイント、(c)作成する文書等を表すファイル群からなる。ユーザは業務を開始する際に、タスクをシステムに登録する。登録時にはチェックポイントを作成、入力する。同時に、タスクに関連するキーワードのリストも登録する。チェックポイントはタスク遂行中でも適宜変更することができる。ファイル群は、タスクを遂行する際に作成するもので、バックエンド300のファイルバージョン管理リポジトリ304で管理される。
タスク判定サービス111は、タスク判定ルール111Aに基づき、現在のユーザのタスクを判定し、関連度算出サービス301に通知するものである。
図7はタスク判定サービス111の処理を図示したものである。タスク判定サービス111は、ユーザの作業用端末100へのログインとともに処理を開始する。タスク判定サービス111はイベントがあるまで待機し(S20)、またユーザが終了の処理を行なった場合にユーザが終了の処理を行なった場合に、サービスを終了する(S21)。タスク判定サービス111は、タスク判定ルールに記載されたイベントが発生した場合には、タスク状況データを生成して、関連度算出サービス301に通知する(S22、S23)。
図8は、タスク判定サービス111が生成するデータ構造である。
また、ユーザはタスクが進捗するたびに、通過チェックポイントをタスク進捗管理リポジトリ305に登録する。
タスク判定ルール111Aはタスクの判定方法を記述したファイルである。判定方法は実現態様に応じて適宜に異なるが、ここでは、(1)スケジュール情報、(2)ファイルバージョン管理リポジトリ304からファイルを「取り出した」あるいは「格納した」操作、で判定するものとする。スケジュール情報は、タスク判定サービス111が一定時間ごとにスケジュール管理サービス320から読み出す。ファイルバージョン管理リポジトリ304の操作に関する情報は操作が行われるたびにタスク判定サービス111に通知される。
また、タスク判定部110では、タスク遂行中のチェックポイント設定の変更も記録する。その記録は図9のデータ構造で保存される。
[関連度算出サービス301]
バックエンド300の関連度算出サービス301は、メッセージ集計サービス121からのメッセージデータを受け、タスク判定サービス111からのタスク状況データを受けて、関連度を算出し、関連度情報管理リポジトリ306に登録する。図10は、関連度算出サービス301が生成するタスクとメッセージの関連度を表すデータ構造である。
関連度は前述したとおり、(1)メッセージがタスクの進捗にどれだけ影響を与えたか、(2)ユーザが複数のタスクを掛け持ちする場合、メッセージがタスクの切り替えを促したか、(3)メッセージがタスクのスケジュールに影響を与えたかで算出する。具体的な算出方法は、図11、12、13に示す。
図11は、メッセージがタスクの進捗にどれだけ影響を与えたかに基づいて関連度を算出する処理を示しており、この図において、タスク関連度算出サービス301は、通知ないしイベントがあるまで待機する(S30)。待機終了後、管理者の終了処理のイベントであれば、タスク関連度算出処理を終了する(S31)。そして、チェックポイント通過の通知をタスク判定サービス111から受け取ると(S32)、メッセージデータ管理リポジトリ303に登録されているメッセージ状況データを順次取り出してそのキーワードとチェックポイント通過に係るタスクのタスク記述データのキーワードとを照合してその一致度を算出して閾値以上になってものを弁別する。閾値以上になったメッセージデータの受信時刻と最新のチェックポイント通過時刻とから関連度を算出する(S33〜S36)。
関連度は、例えば、関連度=1/(タスク時刻−メッセージ受信時刻)で算出される。この場合、タスク時刻は最新のチェックポイント通過時刻である。
つまり、タスクを操作した時刻とメッセージを受信した時刻の差の逆数とする。この方式は、直近に受け取ったメールがタスクの状況(進捗具合、チェックポイントの変更等)に強く影響しているという、しごく単純な仮定に基づいたものである。実際の実装に関しては、別の方法、たとえば、メッセージの送信者に基づいて算出する方法や、メッセージ中の語句をに基づく方法などで関連度を算出してもよい。
図12は、ユーザが複数のタスクを掛け持ちする場合、メッセージがタスクの切り替えを促したかどうかに基づいて関連度を算出する処理を示しており、この図において、タスク関連度算出サービス301は、通知ないしイベントがあるまで待機する(S40)。待機終了後、管理者の終了処理のイベントであれば、タスク関連度算出処理を終了する(S41)。そして、タスク状況データをタスク判定サービス111から受け取ると(S42)、メッセージデータ管理リポジトリ303に登録されているメッセージデータを順次取り出してそのキーワードと当該タスクのタスク記述データのキーワードとを照合してその一致度を算出して閾値以上になってものを弁別する。閾値以上になったメッセージデータの受信時刻とタスク状況データの終了時刻とから関連度を算出する(S43〜S46)。すなわち、関連度=1/(タスク時刻−メッセージ受信時刻)で関連度を算出する。この場合、タスク時刻はタスク状況データの終了時刻である。
図13は、メッセージがタスクのスケジュールに影響を与えたかどうかに基づいて関連度を算出する処理を示しており、この図において、タスク関連度算出サービス301は、通知ないしイベントがあるまで待機する(S50)。待機終了後、管理者の終了処理のイベントであれば、タスク関連度算出処理を終了する(S51)。そして、チェックポイント変更の通知をタスク判定サービス111から受け取ると(S52)、メッセージデータ管理リポジトリ303に登録されているメッセージデータを順次取り出してそのキーワードと変更後のタスクのタスク記述データのキーワードとを照合してその一致度を算出して閾値以上になってものを弁別する。閾値以上になったメッセージデータの受信時刻とチェックポイント変更データの終了時刻とから関連度を算出する(S53〜S56)。すなわち、関連度=1/(タスク時刻−メッセージ受信時刻)で関連度を算出する。この場合、タスク時刻はチェックポイント変更データの変更時刻である。
関連メッセージ表示GUI130が、関連度表示要求をバックエンド300の関連度情報提供サービス302に送ると、関連度情報提供サービス302以上のように算出された関連度を用いて、例えば、図3に示すようなメッセージとタスク(業務状況)との関連度を表示する表示内容を関連度表示GUI130に返し、関連度表示GUIがこれを表示する。
なお、本発明は上述の実施例に限定されるものではなくその趣旨を逸脱しない範囲で種々変更が可能である。例えば、上述の例では、電子メールやインスタントメッセージ等の電子的なメッセージについて言及したが、現実世界において交わされるメッセージと業務状況とを記録して同様に関連度を算出表示するようにしても良い。
1 メッセージ解析装置
10 メッセージ受信履歴収集手段
20 タスク状況収集手段
40 分析対象者
50 分析者
100 作業用端末
110 タスク判定部
111 タスク判定サービス
111A タスク判定ルール
120 メッセージ集計部
121 メッセージ集計サービス
122 IMソフトプラグイン
123 メールソフトプラグイン
140 IMソフト
141 メールソフト
142 ブラウザ
143 Webブラウザ
200 社内LAN
300 バックエンド
301 タスク関連度算出サービス
302 関連度情報提供サービス
303 メッセージデータ管理リポジトリ
304 ファイルバージョン管理リポジトリ
305 タスク進捗管理リポジトリ
306 関連度情報管理リポジトリ
310 グループウェア・メッセージ閲覧通知サービス
320 スケジュール管理サービス
10 メッセージ受信履歴収集手段
20 タスク状況収集手段
40 分析対象者
50 分析者
100 作業用端末
110 タスク判定部
111 タスク判定サービス
111A タスク判定ルール
120 メッセージ集計部
121 メッセージ集計サービス
122 IMソフトプラグイン
123 メールソフトプラグイン
140 IMソフト
141 メールソフト
142 ブラウザ
143 Webブラウザ
200 社内LAN
300 バックエンド
301 タスク関連度算出サービス
302 関連度情報提供サービス
303 メッセージデータ管理リポジトリ
304 ファイルバージョン管理リポジトリ
305 タスク進捗管理リポジトリ
306 関連度情報管理リポジトリ
310 グループウェア・メッセージ閲覧通知サービス
320 スケジュール管理サービス
Claims (11)
- メッセージの受信履歴を収集するメッセージ受信履歴収集手段と、
ユーザのタスク状況に関する情報を収集するタスク状況収集手段と、
ユーザのタスク状況に関する情報とメッセージの受信履歴とに基づいてメッセージとタスクとの間の関連性を算出するメッセージ関連性算出手段とを有することを特徴とするメッセージ分析装置。 - メッセージは電子メールシステムのメッセージ、インスタントメッセージシステムのメッセージおよびWebのグループウェアシステムのメッセージ機能によるメッセージのうちの少なくとも1つである請求項1記載のメッセージ分析装置。
- 上記メッセージは、会話を構成する音声を記録した音声データである請求項1記載のメッセージ分析装置。
- 上記タスク状況は、タスクの進捗、複数タスクの切り替え、およびタスクのスケジュールの変更のうちの少なくとも1つである請求項1、2または3記載のメッセージ分析装置。
- 上記タスクとメッセージとの関連度は、上記タスク状況の発生時刻と上記メッセージの受信時刻との差に基づいて計算される請求項1〜4のいずれかに記載のメッセージ分析装置。
- 上記タスク状況の発生時刻と上記メッセージの受信時刻との差が小さいほど上記関連度が大きくなる請求項5記載のメッセージ分析装置。
- 時間軸上に配されたタスクと、上記タスクに関連するメッセージを表示するとともに、上記関連度算出手段で算出した上記タスクとメッセージの関連度を表示する表示手段をさらに有する請求項1〜6のいずれかに記載のメッセージ分析装置。
- 関連する上記タスクと上記メッセージとをアークにより関連付けて表示する請求項7記載のメッセージ分析装置。
- 上記メッセージは図形により表示され図形の大きさが上記関連度に応じて変化する請求項7または8記載のメッセージ分析装置。
- メッセージ受信履歴収集手段がメッセージの受信履歴を収集するステップと、
タスク状況収集手段がユーザのタスク状況に関する情報を収集するステップと、
メッセージ関連性算出手段がユーザのタスク状況に関する情報とメッセージの受信履歴とに基づいてメッセージとタスクとの間の関連性を算出するステップとを有することを特徴とするメッセージ分析方法。 - メッセージの受信履歴を収集するメッセージ受信履歴収集手段と、
ユーザのタスク状況に関する情報を収集するタスク状況収集手段と、
ユーザのタスク状況に関する情報とメッセージの受信履歴とに基づいてメッセージとタスクとの間の関連性を算出するメッセージ関連性算出手段とを実現するためにコンピュータで実行されることを特徴とするメッセージ分析用コンピュータプログラム。
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Application Number | Priority Date | Filing Date | Title |
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JP2005076006A JP2006260101A (ja) | 2005-03-16 | 2005-03-16 | メッセージ分析装置および方法 |
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Cited By (1)
Publication number | Priority date | Publication date | Assignee | Title |
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WO2014068758A1 (ja) * | 2012-11-01 | 2014-05-08 | 株式会社日立製作所 | 情報提示装置および情報提示方法 |
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Publication number | Priority date | Publication date | Assignee | Title |
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WO2014068758A1 (ja) * | 2012-11-01 | 2014-05-08 | 株式会社日立製作所 | 情報提示装置および情報提示方法 |
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