JP2006202176A - 文書管理システムおよび文書管理方法 - Google Patents

Abstract

【課題】文書ファイルを文書管理サーバで一元管理するための文書ファイルの登録／検索の有効性を高める。
【解決手段】クライアントから登録文書ファイルを受信し（１）、これを共通の属性付データへ変換するための変操規則を取得して解析し（２，６）、文書ファイルの内容と変換規則を基に属性付データを生成し（３）、属性付データをデータ保管部５または既存のデータベース５Ａに保管する。クライアントから検索雛型文書ファイルを受信し（７）、データ保管部に登録される属性付データを検索、または既存のデータベースを検索して検索雛型文書ファイルに埋め込むための検索規則を取得して解析し（８，１１）、検索規則を基に属性付データを検索、または既存のデータベースを検索して属性付データを生成し（９）、この内容をそのまま出力、または検索雛型文書ファイルに埋め込んで出力する（１０）。
【選択図】 図１

Description

本発明は、業務等で発生する多種多様の文書ファイルを各クライアントで共有可能にするため、文書ファイルを文書管理サーバで一元管理する文書管理システムおよび文書管理方法に係り、特に文書ファイルの登録／検索方式および方法に関するものである。

文書ファイルをそのままの形で蓄積共有する方式として、Ｍｉｃｒｏｓｏｆｔ社のＯＳであるＷｉｎｄｏｗｓ（登録商標）では、サーバーの文書フォルダーをネットワーク経由で各クライアントが共有する機能を提供している。また、文書フォルダー内では特定のキーワードを含む文書を一括して検索する機能がある。特徴として、文書フォルダーの共有にはＭｉｃｒｏｓｏｆｔ社固有の通信プロトコルが用いられており、また検索結果として得られる情報は、キーワードを含む文書ファイルのファイル名のみである。

メディアフュージョン社の「ＤｏｃｕＬａｂｏ」は、文書ファイル内のデータをＸＭＬ形式に変換し、同社のＸＭＬデータベースに格納することによって、データの共有を図るものである（例えば、非特許文献１参照）。特徴として、変換後のＸＭＬ形式データは必ず同社のＸＭＬデータベースに格納される点、文書ファイルのＸＭＬ変換を支援する専用のソフトウェアと、ＸＭＬデータベースの検索結果の文書ファイルへの埋め込みを支援する専用のソフトウェアを用いる点がある。
インターネットＵＲＬ（http://www.mediafusion.co.jp/esterra/DocuLabo.html）、検索２００４年１０月１１日。

業務等で発生する文書ファイルは、情報共有のため社内サーバ等の共有空間に保管される。保管された文書自身または文書の一部を検索する場合、各文書ファイルを作成した基本ソフトウェアの検索機能を使って必要文書を検索するため、基本ソフトウェアの違う文書間にまたがる検索は、検索者自身にかなりの工夫を強いることがあり、工夫の善し悪しで、所望する結果を得られないことが発生する。

また、同じ基本ソフトウェアを使った文書ファイルの検索においても、キーワード検索をした結果の文書自身の内容が、キーワードに沿った内容であるかどうかは、その文書を開いてみないとわからず、検索結果が多い場合は、時間がかかる。

本発明の目的は、文書ファイルを文書管理サーバで一元管理するための文書ファイルの登録／検索の有効性を高めた文書管理システムおよび文書管理方法を提供することにある。

本発明は、前記の課題を解決するため、クライアントからサーバに受信する多種多様の文書ファイルを、共通の文書フォーマットとしてＸＭＬ等の属性付データ（「どんな性質（プロパティ）の情報」が「どんな値を持つか」というプロパティとその値とのペアデータ）で一元管理し、クライアントからの検索要求時にサーバが必要な情報のみを抽出して所定の文書ファイルに埋め込み、またはＸＭＬ等の属性付データのままクライアントに提供するようにしたもので、以下のシステムおよび方法を特徴とする。

（システムの発明）
（１）クライアントから送信される多種多様の文書ファイルを文書管理サーバが共有のデータ保管部または既存のデータベースに登録しておき、クライアントから検索要求される文書ファイルを前記サーバが前記データ保管部または既存のデータベースから取得してクライアントに提供する文書管理システムにおいて、
前記サーバは、
クライアントから登録文書ファイルを受信する手段と、
前記登録文書ファイルを共通の属性付データへ変換するための変操規則を取得して解析する手段と、
前記文書ファイルの内容と前記変換規則を基に属性付データを生成する手段と、
前記属性付データを前記データ保管部または既存のデータベースに保管する手段と、
クライアントから検索雛型文書ファイルを受信する手段と、
前記データ保管部に登録される属性付データを検索、または既存のデータベースを検索して前記検索雛型文書ファイルに埋め込むための検索規則を取得して解析する手段と、
前記検索規則を基にデータ保管部に登録された属性付データを検索、または既存のデータベースを検索して属性付データを生成する手段と、
前記生成した属性付データの内容をそのまま出力、または前記検索雛型文書ファイルに埋め込んで検索結果文書ファイルを作成し出力する手段と、
を備えたことを特徴とする。

（２）前記変換規則は、
前記登録文書ファイルのスタイル形式を利用して作成する、
前記文書ファイルのスタイル形式を該文書ファイルと共に受信して作成する、
前記文書ファイルのスタイルを変換規則としてクライアントから指定する、
変換規則ファイルの内容をクライアントから受信する、
変換規則ファイルのネットワーク上のアドレス（ＵＲＩ）をクライアントから指定する、
一つの文書内に、文書ファイルと変換規則ファイルの内容を記述し、各文書がオリジナル文書であるか、変換規則文書であるか区別可能な識別を指定する、
のうちの少なくとも１つの手段で得ることを特徴とする。

（３）前記文書ファイルの受信は、
ＦＴＰ伝送方式で受信する場合、文書ファイルまたは文書ファイルに変換規則を記述したファイルをそのままクライアントから受信する、
ＳＭＴＰ伝送方式で受信する場合、文書ファイルまたは文書ファイルに変換規則を記述したファイル、または文書ファイルおよび変換規則ファイルを添付、または電子メールの本文に変換規則ファイル識別子等の各種情報を記述したものをクライアントから受信する、
ＨＴＴＰ伝送方式で受信する場合、ＨＴＴＰパラメータに、文書ファイルまたは文書ファイルに変換規則を記述したファイル、または文書ファイルおよび変換規則ファイルの情報、または変換規則ファイル識別子等の各種情報を記述したものをクライアントから受信する、
ＳＯＡＰ伝送方式で受信する場合、文書ファイルまたは文書ファイルに変換規則を記述したファイル、または文書ファイルおよび変換規則ファイルの情報、または変換規則ファイル識別子等の各種情報とＳＯＡＰ通信に必要なパラメータをＳＯＡＰ通信で扱われる文書形式に変換したものをクライアントから受信する、
分散オブジェクト通信方式で受信する場合、文書ファイルまたは文書ファイルに変換規則を記述したファイル、または文書ファイルおよび変換規則ファイルの情報、または変換規則ファイル識別子等の各種情報と、分散オブジェクト通信に必要なパラメータを記述したものをクライアントから受信する、
ディレクトリを媒体とした通信方式で受信する場合、文書ファイルまたは文書ファイルに変換規則を記述したファイルが既定のディレクトリに保存されたときのクライアントのイベント取得で文書ファイルを受信する、またはネットワーク上のＰＣのイベント取得で文書ファイルを受信する、
のうちの少なくとも１つの手段を備えたことを特徴とする。

（４）前記検索雛型文書ファイルへの属性付データの埋め込みは、
検索結果の属性付データを前記検索雛型文書ファイルのスタイル形式とみなして、検索雛型文書ファイルに属性付データを埋め込む、
検索結果として取得される前記属性付データに対して、前記検索雛型文書ファイルのスタイル形式に変形する変形規則を有して、検索雛型文書ファイルに属性付データを埋め込む、
前記検索雛型文書ファイルのみが指定された場合は、該検索雛型文書ファイルのスタイル形式を属性付データの埋込規則として用いて属性付データを検索雛型文書ファイルに埋め込む、
クライアントから検索雛型文書ファイルと検索規則ファイルの内容が送信された場合、、検索規則ファイルを基に前記属性付データを検索取得し、前記検索雛型文書ファイルのスタイル形式に変形して埋め込む、
クライアントから検索雛型文書ファイルと、検索規則ファイルのネットワーク上のアドレスまたは検索規則を特定する規則名が指定された場合、該検索規則ファイルのネットワーク上のアドレスから検索規則ファイルを取得、解釈して検索規則を得るか、または規則名を基に検索規則を得た後、その検索規則を基に属性付データを検索取得し、前記検索雛型文書ファイルのスタイル形式に変形して埋め込む、
クライアントから検索雛型文書ファイルと、検索規則ファイルの内容が記述され、各文書が検索雛型文書であるか、検索規則文書であるか区別可能な識別を与えられた場合、文書内の複数の文書から識別子を利用し、前記検索雛型文書か前記検索規則文書であるかを識別し、検索規則文書を解析し、その規則を基に属性付データを検索取得し、検索雛型文書ファイルのスタイル形式に変形して埋め込む、
のうちの少なくとも１つの手段を備えたことを特徴とする。

（方法の発明）
（５）クライアントから送信される多種多様の文書ファイルを文書管理サーバが共有のデータ保管部または既存のデータベースに登録しておき、クライアントから検索要求される文書ファイルを前記サーバが前記データ保管部または既存のデータベースから取得してクライアントに提供する文書管理システムにおいて、
前記サーバは、
クライアントから登録文書ファイルを受信する手順と、
前記登録文書ファイルを共通の属性付データへ変換するための変操規則を取得して解析する手順と、
前記文書ファイルの内容と前記変換規則を基に属性付データを生成する手順と、
前記属性付データを前記データ保管部または既存のデータベースに保管する手順と、
クライアントから検索雛型文書ファイルを受信する手順と、
前記データ保管部に登録される属性付データを検索、または既存のデータベースを検索して前記検索雛型文書ファイルに埋め込むための検索規則を取得して解析する手順と、
前記検索規則を基にデータ保管部に登録された属性付データを検索、または既存のデータベースを検索して属性付データを生成する手順と、
前記生成した属性付データの内容をそのまま出力、または前記検索雛型文書ファイルに埋め込んで検索結果文書ファイルを作成し出力する手順と、
を有することを特徴とする。

（６）前記変換規則は、
前記登録文書ファイルのスタイル形式を利用して作成する、
前記文書ファイルのスタイル形式を該文書ファイルと共に受信して作成する、
前記文書ファイルのスタイルを変換規則としてクライアントから指定する、
変換規則ファイルの内容をクライアントから受信する、
変換規則ファイルのネットワーク上のアドレス（ＵＲＩ）をクライアントから指定する、
一つの文書内に、文書ファイルと変換規則ファイルの内容を記述し、各文書がオリジナル文書であるか、変換規則文書であるか区別可能な識別を指定する、
のうちの少なくとも１つの手順で得ることを特徴とする。

（７）前記文書ファイルの受信は、
ＦＴＰ伝送方式で受信する場合、文書ファイルまたは文書ファイルに変換規則を記述したファイルをそのままクライアントから受信する、
ＳＭＴＰ伝送方式で受信する場合、文書ファイルまたは文書ファイルに変換規則を記述したファイル、または文書ファイルおよび変換規則ファイルを添付、または電子メールの本文に変換規則ファイル識別子等の各種情報を記述したものをクライアントから受信する、
ＨＴＴＰ伝送方式で受信する場合、ＨＴＴＰパラメータに、文書ファイルまたは文書ファイルに変換規則を記述したファイル、または文書ファイルおよび変換規則ファイルの情報、または変換規則ファイル識別子等の各種情報を記述したものをクライアントから受信する、
ＳＯＡＰ伝送方式で受信する場合、文書ファイルまたは文書ファイルに変換規則を記述したファイル、または文書ファイルおよび変換規則ファイルの情報、または変換規則ファイル識別子等の各種情報とＳＯＡＰ通信に必要なパラメータをＳＯＡＰ通信で扱われる文書形式に変換したものをクライアントから受信する、
分散オブジェクト通信方式で受信する場合、文書ファイルまたは文書ファイルに変換規則を記述したファイル、または文書ファイルおよび変換規則ファイルの情報、または変換規則ファイル識別子等の各種情報と、分散オブジェクト通信に必要なパラメータを記述したものをクライアントから受信する、
ディレクトリを媒体とした通信方式で受信する場合、文書ファイルまたは文書ファイルに変換規則を記述したファイルが既定のディレクトリに保存されたときのクライアントのイベント取得で文書ファイルを受信する、またはネットワーク上のＰＣのイベント取得で文書ファイルを受信する、
のうちの少なくとも１つの手順とすることを特徴とする。

（８）前記検索雛型文書ファイルへの属性付データの埋め込みは、
検索結果の属性付データを前記検索雛型文書ファイルのスタイル形式とみなして、検索雛型文書ファイルに属性付データを埋め込む、
検索結果として取得される前記属性付データに対して、前記検索雛型文書ファイルのスタイル形式に変形する変形規則を有して、検索雛型文書ファイルに属性付データを埋め込む、
前記検索雛型文書ファイルのみが指定された場合は、該検索雛型文書ファイルのスタイル形式を属性付データの埋込規則として用いて属性付データを検索雛型文書ファイルに埋め込む、
クライアントから検索雛型文書ファイルと検索規則ファイルの内容が送信された場合、検索規則ファイルを基に前記属性付データを検索取得し、前記検索雛型文書ファイルのスタイル形式に変形して埋め込む、
クライアントから検索雛型文書ファイルと、検索規則ファイルのネットワーク上のアドレスまたは検索規則を特定する規則名が指定された場合、該検索規則ファイルのネットワーク上のアドレスから検索規則ファイルを取得、解釈して検索規則を得るか、または規則名を基に検索規則を得た後、その検索規則を基に属性付データを検索取得し、前記検索雛型文書ファイルのスタイル形式に変形して埋め込む、
クライアントから検索雛型文書ファイルと、検索規則ファイルの内容が記述され、各文書が検索雛型文書であるか、検索規則文書であるか区別可能な識別を与えられた場合、文書内の複数の文書から識別子を利用し、前記検索雛型文書か前記検索規則文書であるかを識別し、検索規則文書を解析し、その規則を基に属性付データを検索取得し、検索雛型文書ファイルのスタイル形式に変形して埋め込む、
のうちの少なくとも１つの手順とすることを特徴とする。

以上のとおり、本発明によれば、業務等で発生する各文書ファイルを共通の文書フォーマットとしてＸＭＬ等の属性付データで保管・管理することにより、文書ファイルのデータの一元管理が可能となり、データの情報共有の有効性を高めることができる。

また、クライアントから送信された文書ファイルを受信し、ファイル受信部１にクライアントから送信された文書ファイルやパラメータを抽出する処理機能を、また、同図における変換規則解析部２にファイル受信部１で受信した文書ファイルを属性付データへ変換するための変換規則を取得・解析する機能、属性付データ生成部３に同図におけるファイル受信部１で受信した文書ファイルの内容と同図における変換規則解析部２で取得・解析された変換規則を基に属性付データを生成する機能を持つことにより、クライアントが送信した文書ファイルを基に文書管理を実行（記録・検索等）することが可能となる。

また、業務等で発生する各文書ファイルが、各文書ファイルを作成した基本ソフトウェアが異なった場合でも、共通フォーマットとしてＸＭＬ等の属性付データの形で保管され、管理された属性付データに対し、検索等の情報活用操作をすることにより、目的の文書ファイルを取得することができ、各文書ファイルの一元管理が可能となる。すなわち、データの情報共有の有効性が高められる。

図１は、本発明における文書管理システムの構成図であり、主に文書ファイルの登録機能と検索機能を実現する機能ブロックで示す。

文書ファイルの登録は、各文書ファイルをそのままネットワーク上の共有資源に保管するのではなく、保管後の情報活用を考慮し、共通の文書フォーマットとしてＸＭＬ等の属性付データ（「どんな性質（プロパティ）の情報」が「どんな値を持つか」というプロパティとその値とのペアデータ）で一元管理することを特徴とし、図１中では以下の機能ブロック１〜６で構成される。

ファイル受信部１は、クライアントから送信された登録文書ファイルを受信する。変換規則解析部２は、ファイル受信部１で受信した登録文書ファイルを属性付データへ変換するための変操規則を取得し、この変換規則を解析する。属性付データ生成部３はファイル受信部１で受信した文書ファイルの内容と変換規則解析部２の変換規則を基に属性付データを生成する。属性付データ出力部４は属性付データ生成部３で生成した属性付データを共有資源に保管する。データ保管部５は属性付データ出力部４からの属性付データを保管するもので、例えばネットワーク上の共有資源になる既存データベース５Ａが利用される場合がある。変換規則作成部６は文書ファイル内のデータをＸＭＬ等の属性付データの文書形式に変換する規則を作成する。なお、文書ファイルからデータを抽出する手段としては、例えばＷｉｎｄｏｗｓアプリケーションの場合、当該アプリケーションを構成するＣＯＭオブジェクトのメソッドを直接実行することにより、文書ファイルを操作して必要なデータを取得する。

一方、文書ファイルの検索は、文書ファイルの登録機能によって保管・管理されるＸＭＬ等の属性付データを検索し、必要な情報のみを抽出して文書ファイルに埋め込んで取得し、またはＸＭＬ等の属性付データのまま取得するものである。なお、検索する情報は文書ファイルから抽出して保管しているデータ以外に、既存のデータベースも対象とする。文書ファイルの検索は、図１中の以下の機能ブロック７〜１１で構成される。

ファイル受信部７はクライアントから送信された検索雛型文書ファイルを受信する。検索規則解析部８はデータ保管部５に登録される属性付データを検索、または既存のデータベース５Ａを検索して検索雛型文書ファイルに埋め込むための検索規則を取得し解析する。属性付データ取得部９は検索規則を基にデータ保管部５に登録された属性付データを検索、または既存のデータベース５Ａを検索して属性付データを生成する。文書ファイル出力部１０は属性付データ取得部９で生成した属性付データの内容を検索雛型文書ファイルに埋め込んで検索結果文書ファイルを作成し出力する。検索規則作成部１１はＸＭＬ形式等のデータまたは既存のデータベースを検索し、その検案結果を検索雛型文書ファイルに埋め込む規則を作成する。

以下、文書ファイルの登録機能と検索機能別に、文書管理方式および方法の実施形態を説明する。

（実施形態１）
本実施形態は、共通の文書フォーマットとしてＸＭＬ等の属性付データ（「どんな性質（プロパティ）の情報」が「どんな値を持つか」というプロパティとその値とのペアデータ）で文書ファイルを登録する方式および方法である。

図１の機能ブロック１〜６による文書ファイルの登録の流れを説明する。クライアントから登録しようとする文書ファイルが送信されたとき、ファイル受信部１は送信されたファイルを受け取り、変換規則解析部２はそのファイルに適切な変換規則で解析し、属性付データ生成部３は変換規則作成部６で作成した変換規則を基に、文書ファイルの内容を属性付データに生成し、属性付データ出力部５は生成された属性付データをデータ保管部５に出力する。

上記のようなデータ登録機能を持つことにより、各文書ファイルは、属性付データとして一元管理され、クライアント側で各文書ファイルを作成したときの基本ソフトウェアが異なった場合でも、管理された属性付データに対しクライアントによる検索等の情報活用操作を可能にする。

以下、本実施形態を実現するためのデータ登録機能の詳細を説明する。本実施形態は大別して、以下の（Ａ）属性付データへの変換規則の作成方式、（Ｂ）属性付データに変換するために必要な変換規則の指定方式とするが、それら方式の少なくとも１つの方式を備えれば済む。

（Ａ）属性付データへの変換規則の作成
（方式１）オリジナル文書ファイル（登録文書ファイル）のスタイル形式を利用して変換規則を作成する方式。

本方式は、オリジナル文書ファイルのスタイル形式を利用して、オリジナル文書ファイルを属性付データに変換するものであり、図２に示す属性付データ生成の流れで説明する。スタイル形式付きのワープロ文書等は、文書内に文書の内容が所属するスタイル（見出し、内容等、スタイル自身の名前を変更できる場合もある）を持っている。このスタイルを属性付データ（図２の例ではＸＭＬ）のプロパティ（図２の例ではＸＭＬの要素名）、文書に記述されている内容をそのプロパティ値（図２の例ではＸＭＬの要素値）にする。

また、図３に例示する表形式の文書等は、表のセルに名前（ａ１，ａ２，ａ３等。セル自身の名前を変更できる場合もある）を持っている。このセルの名前を属性付データ（図３の例ではＸＭＬ）のプロパティ（図３の例えばＸＭＬの要素名）、セルの内容をそのプロパティ値（図３の例ではＸＭＬの要素値）にする。

システム側は、変換規則作成部６として実務等で使用する各基本ソフトウェアのスタイル形式に対する変換規則モジュールを用意し、これを基に変換規則解析部２においてクライアントから送信された文書ファイルを解析し、この解析結果により属性付データ生成部３が文書ファイルを属性付データに変換し、属性付データ出力部４がデータ保管部５に属性付データを保管する。

本方式１では、オリジナルファイルのスタイル形式を利用することによって、ユーザ自身が変換規則を意識したり、変換規則を生成する必要がなくなる。

ただし、文書フォーマットの違った文書に対しても、プロパティ（図２の例だと「文書」、「見出し」、「本文」等）が同じになってしまい、属性付データを検索する場合の検索キーの細分化が難しくなる。

（方式２）文書ファイルのスタイル形式以外に別途変換規則ファイルを作成して与える方式。

本方式は、オリジナル文書ファイルのスタイル形式を利用して、そのスタイルに対応した変換規則ファイル（あるフォーマットに従ったファイル）をクライアント側で作成したものを文書ファイルと共に受信し、オリジナル文書ファイルを属性付データに変換する。

例えば、図４に例を示すように、スタイル形式付きのワープロ文書は、文書内に文書の内容が所属するスタイル（見出し、内容等。スタイル自身の名前を変更できる場合もある）を持っている。このスタイルに対応した変換規則ファイルをクライアント側で作成し、変換規則に従って属性付データ（図４の例ではＸＭＬ）のプロパティ（図４の例ではＸＭＬの要素名）、そのプロパティ値（図４の例ではＸＭＬの要素値）に設定する。

また、図５に例示する表形式の文書等は、表のセルに名前（ａ１、ａ２、ａ３等。セル自身の名前を変更できる場合もある）を持っている。このセルの名前に対応した変換規則ファイルをクライアント側で作成し、変換規則に従って属性付データ（図５の例ではＸＭＬ）のプロパティ（図５の例ではＸＭＬの要素名）、そのプロパティ値（図５の例ではＸＭＬの要素値）に設定する。

システム側は、変換規則解析部２において、クライアント側で作成する変換規則ファイルを使用して文書ファイルを解析し、この解析結果により属性付データ生成部３が文書ファイルを属性付データに変換し、属性付データ出力部４がデータ保管部５に属性付データを保管する。

本方式は、クライアント側で生成した変換規則ファイルを使用することにより、文書フォーマットの違った文書に対しても、情報の共有・活用の視点から適切な形式の属性付データに変換することができる。ただし、クライアント側で変換規則ファイルを生成する手間が生じる。

（Ｂ）変換規則指定：文書ファイルを属性付データに変換するために必要な変換規則を指定する。

（方式３）オリジナル文書ファイルの指定方式
本方式は、図６に示すように、クライアントからオリジナル文書ファイルの内容のみをサーバ側に登録する方式である。

オリジナルファイルのみが指定された場合は、システムはオリジナル文書ファイルのスタイルを変換規則として属性付データへ変換する。

（方式４）オリジナル文書ファイルと変換規則ファイルの指定方式１
本方式は、図７に示すように、クライアントからオリジナル文書ファイルと変換規則ファイルの内容をサーバ側のデータ登録機能へ送信する方式である。

システムは、変換規則ファイルを解釈するモジュールを実装し、その変換規則を基に属性付データへ変換する。

（方式５）オリジナル文書ファイルと変換規則ファイルの指定方式２
本方式は、あるフォーマットの文書に対して、共有して使用できる変換規則ファイルが、ネットワーク上にある共有資源に保存されていることを前提条件とする。

図８に示すように、クライアントからオリジナル文書ファイルと、共有可能な変換規則ファイルのネットワーク上のアドレス（ＵＲＩ）を指定する。システムは、共有可能な変換規則ファイルのネットワーク上のアドレス（ＵＲＩ）から変換規則ファイルを取得、解釈し、その変換規則を基にクライアントから送信された文書ファイルを属性付データへ変換する。

（方式６）オリジナル文書ファイルと変換規則ファイルのグルーピングの指定方式
本方式は、表計算ソフトウェアのように、一つの文書内に、いくつかの表（文書）を保持することが可能なソフトウェァで作成した文書を前提条件とする。

図９に示すように、一つの文書内に、オリジナル文書ファイルと変換規則ファイルの内容を記述し、各文書がオリジナル文書であるか、変換規則文書であるか区別可能な識別を与える。この文書自身の内容をサーバ側のデータ登録機能へ送信する。システムは、文書内の複数の文書から識別子を利用し、オリジナル文書か変換規則文書であるか否かを識別し、変換規則文書を解析し、その規則を基に、オリジナル文書を属性付データに変換する。

（実施形態２）
本実施形態は、文書ファイルの登録機能において、クライアントから送信される各種形式の文書データを受信処理する方式および方法である。なお、以下の各方式はファイルを既存の通信インフラを利用した伝送に対するファイル受信機能として説明する。

（方式１）伝送方式がＦＴＰ（File Transfer Protocol）の場合
本方式によるファイル受信処理例を図１０に示し、ＦＴＰ伝送方式の文書ファイルの形式例を図１１に示す。通常のＦＴＰサーバは、受信したファイルデータをファイル出力するが、ファイル受信部１に用意するＦＴＰサーバＡは、受信した文書ファイルをそのまま属性付データ生成部３に用意する文書ファイルデータ受信部Ｂへ入力することにより、クライアント送信した文書ファイルを基に、文書管理を実行（登録・検索等）することが可能となる。

本方式では、システムとしては、ファイル受信部１の構成が単純である半面、文書ファイル以外のパラメータ（変換規則ファイルの情報等）をクライアントから受信することはできず、また、文書管理システムの処理結果をクライアントへ返すこともできないが、文書管理システムの処理結果をファイル出力し、クライアントがＦＴＰにてそのファイルを取得することは可能となる。

（方式２）伝送方式がＳＭＴＰ（Simple Mail Transfer Protocol：電子メール送信用プロトコル）の場合
本方式によるファイル受信処理例を図１２および図１３に示す。クライアントは、電子メールの添付ファイルに、文書ファイルと必要であれば変換規則ファイル、また必要であれば電子メールの本文に各種情報（情報の名前と情報本体）を記述し、文書管理システムのファイル受信部１に送信する。このＳＭＴＰ伝送方式による伝送は基本的にはＦＴＰと同じになり、図１４に送信画面例を示す。

図１２の場合、ファイルとしては添付ファイルに文書ファイルと変換規則ファイルを、図１３の場合は、添付ファイルに文書ファイル、各種情報の一つとして、電子メールの本文に変換規則ファイル識別子（ＵＲＩ等）の情報を記述して送信する。図１２および図１３に示すＳＭＴＰサーバＡは、受信した電子メールをメールパラメータ抽出部Ｂに渡す。メールパラメータ抽出部Ｂでは、電子メール本文より各種情報を抽出し、内部データとして格納する。内部データは、各処理部で必要ならば参照・取得可能とする。

図１２の場合は、電子メールの添付ファイル情報より変換規則ファイルを検出した場合、変換規則ファイルデータ抽出部Ｃ１にて変換規則ファイルを抽出し、抽出結果を変換規則解析部２の変換規則ファイルデータ受信部Ｄ１に入力する。また、添付ファイル情報より文書ファイルの存在を検出した場合、文書ファイルデータ抽出部Ｃ２にて、文書ファイルデータを抽出し、抽出結果を属性付きデータ生成部３の文書ファイルデータ受信部Ｄ２の入力とする。

図１３の場合は、電子メール本文から変換規則ファイル識別子を検出した場合、変換規則ファイル識別子抽出部Ｃ１にて変換規則ファイル識別子（ＵＲＩ等）の情報を抽出し、抽出結果を変換規則解析部２の変換規則ファイルデータ抽出部Ｄ１に入力する。また、電子メールの添付ファイル情報より文書ファイルを検出した場合、文書ファイルデータ抽出部Ｃ２にて文書ファイルデータを抽出し、抽出結果を属性付きデータ生成部３の文書フフイルデータ受信部Ｄ２の入力とする。

本方式では、クライアントと文書管理システムとの通信を電子メールという非同期な通信で実現しているため、クライアントは文書管理システムの処理中に文書管理システムとネットワーク接続をし続ける必要はない。従って、クライアントから送信されるファイルサイズが大きく、ファイル処理等に時間がかかるような処理を実行するような用途に有効である。ただし、文書管理システムの処理結果をクライアントに通知したい場合は、別途、文書管理システムからクライアントへのメール送信が必要となる。

（方式３）伝送方式がＨＴＴＰ（Hyper Text Transfer Protocol）の場合
本方式によるファイル受信処理例を図１５および図１６に示す。クライアントはＨＴＴＰパラメータに、文書ファイル（ファイル名とファイルの内容）と必要であれば変換規則ファイル（ファイル名とファイルの内容）、また、必要であれば各種情報（情報の名前と情報本体）を記述し、文書管理システムにＨＴＴＰで送信する（ＨＴＴＰ通信のＰＯＳＴ方式、ＧＥＴ方式だと送信できるパラメータ容量（データサイズ）に制限があるため、比較的データサイズが大きいデータ（ファイル）の送信には不向きなため）。このＨＴＴＰ伝送方式による伝送は基本的にはＦＴＰやＳＭＴＰと同じになり、図１７に送信画面例を示す。

図１５の場合、ファイルとしては文書ファイルと変換規則ファイルを、図１６の場合は、ファイルとしては文書ファイル、各種情報の一つとして、変換規則ファイル識別子（ＵＲＩ等）の情報をもつパラメータをＨＴＴＰパラメータとして、送信する。図１５および図１６に示した処理例において、ＨＴＴＰサーバＡは、受信したＨＴＴＰパラメータをＨＴＴＰパラメータ抽出処理部Ｂに渡す。ＨＴＴＰパラメータ抽出処理部Ｂでは、ＨＴＴＰパラメータより各種情報を抽出し、システムの内部データとして格納する。内部データは各処理部で必要ならば参照・取得可能とする。

図１５の場合は、ＨＴＴＰパラメータ情報より変換規則ファイルを検出した場合、変換規則ファイルデータ抽出部Ｃ１にて変換規則ファイルを抽出し、抽出結果を変換規則解析部２の変換規則ファイルデータ受信部Ｄ１に入力する、また、ＨＴＴＰパラメータ情報より文書ファイルを検出した場合、文書ファイルデータ抽出部Ｃ２にて文書ファイルデータを抽出し、抽出結果を属性付きデータ生成部３の文書ファイルデータ受伝部Ｄ２の入力とする。

図１６の場合は、ＨＴＴＰパラメータ情報より変換規則ファイル識別子を検出した場合、変換規則ファイル識別子抽出部Ｃ１にて変換規則ファイル識別子（ＵＲＩ等）の情報を抽出し、抽出結果を変換規則解析部２の変換規則ファイルデータ抽出部Ｄ１に入力する。また、ＨＴＴＰパラメータ情報より文書ファイルを検出した場合、文書ファイルデータ抽出部Ｃ２にて文書ファイルデータを抽出し、抽出結果を属性付きデータ生成部３の文書ファイルデータ受信部Ｄ２の入力とする。

本方式では、クライアントと文書管理システムとの通情をＨＴＴＰという同期型通信で実現しているため、クライアントは文書管理システムの処理実行結果を、要求に対する文書管理システムの応答として受信することができる。従って、文書管理システムの結果を取得するのに、別途機能を付加する必要はない。ただし、クライアントは文書管理システムの処理中に文書管理システムとネットワーク接続をし続ける必要があり、また文書管理システム処理中はクライアント側の処理が待たされる。したがって、本方式は、クライアント側で処理結果が必要で、かつ、クライアントから送信されるファイルサイズが大きくなく、ファイル処理等に時間がかからないような処理の用途に有効である。

（方式４）伝送方式がＳＯＡＰ（Simple Object Access Protocol）の場合
本方式によるファイル受信処理例を図１８および図１９に示す。クライアントには、送信する文書ファイルや各種情報、ＳＯＡＰ通信に必要なパラメータ（ＳＯＡＰサーバのＵＲＩ等）をＳＯＡＰ通信で扱われるＸＭＬ形式に変換し、ＳＯＡＰ通信するためのＳＯＡＰクライアントプログラムを実装する。

ＳＯＡＰ通信で扱われるＸＭＬ形式に変換されたデータ（ＳＯＡＰパラメータ）は、文書ファイル（ファイル名とファイルの内容）と必要であれば変換規則ファイル（ファイル名とファイルの内容）、また、必要であれば各種情報（情報の名前と情報本体）を格納し、文書管理システムにＳＯＡＰで送信する。このＳＯＡＰ伝送方式による伝送は基本的にはＦＴＰやＳＭＴＰと同じになり、図１８の場合はファイルとしては文書ファイルと変換規則ファイルを、図１９の場合はファイルとしては文書ファイル、各種情報の一つとして、変換規則ファイル識別子（ＵＲＩ等）の情報をもつパラメータをＳＯＡＰパラメータとして送信する。図１８および図１９において、ＳＯＡＰサーバＡは、受信したＳＯＡＰパラメータをＳＯＡＰパラメータ抽出処理部Ｂに流す。ＳＯＡＰパラメータ抽出処理部Ｂでは、ＳＯＡＰパラメータより各種情報を抽出し、内部データとして格納する。内部データは、各処理部で必要ならば参照・取得可能とする。

図１８の場合は、ＳＯＡＰパラメータ情報より変換規則ファイルを検出した場合、変換規則ファイルデータ抽出部Ｃ１にて変換規則ファイルを抽出し、抽出結果を変換規則解析部２の変換規則ファイルデータ受信部Ｄ１に入力する。また、ＳＯＡＰパラメータ情報より文書ファイルを検出した場合、文書ファイルデータ抽出部Ｃ２にて文書ファイルデータを抽出し、抽出結果を属性付きデータ生成部３の文書ファイルデータ受信部Ｄ２の入力とする。

図１９の場合は、ＳＯＡＰパラメータ情報より変換規則ファイル識別子を検出した場合、変換規則ファイル識別子抽出部Ｃ１にて変換規則ファイル識別子（ＵＲＩ等）の情報を抽出し、抽出結果を変換規則解析部２の変換規則ファイルデータ抽出部Ｄ１に入力する。また、ＳＯＡＰパラメータ情報より文書ファイルを検出した場合、文書ファイルデータ抽出部Ｃ２にて文書ファイルデータを抽出し、抽出結果を属性付きデータ生成部３の文書ファイルデータ受信部Ｄ２の入力とする。

本方式では、クライアントと文書管理システムとの通信をＳＯＡＰで実現しているため、「種々の伝送プロトコル（ＨＴＴＰやＳＭＴＰ等）でＸＭＬを送受信することができる」というＳＯＡＰの性質を利用する。これにより、クライアント側で作成した文書ファイルや変換規則ファイルを、伝送プロトコルに依存せずに受信・実行することが可能となる。

（方式５）伝送方式が分散オブジェクト通信の場合
分散オブジェクト通信は、特定のソフトウェアプラットフォーム上のプログラムモジュール間のネットワークを介したデータ送受信を実現する通信機能であり、例えば、Ｊａｖａ（登録商標）のＲＭＩ（Remote Method Invocation）、ＯＭＧのＣＯＲＢＡ（Common Object Request Broker Architecture）、Ｍｉｃｒｏｓｏｆｔ社のＤＣＯＭ（Distributed Component Object Model）などがある。

分散オブジェクト通信では、機能を提供するオブジェクト（プログラムモジュール）がサーバ側に配置される。クライアントがローカルでこのオブジェクトの機能を実行すると、その実行命令及び実行に必要なパラメータがサーバに通知され、サーバ側で受信したパラメータを基にオブジェクトの機能を実行し、実行結果をクライアントに送信する。この分散オブジェクト通信方式による伝送は基本的にはＦＴＰやＳＭＴＰ，ＨＴＴＰと同じになり、クライアントは、文書ファイル（ファイル名とファイルの内容）と必要であれば変換規則ファイル（ファイル名とファイルの内容）、また、必要であれば各種情報（情報の名前と情報本体）、分散オブジェクト通信に必要なパラメータを記述し、文書システム側の分散オブジェクト機能を実行するためのクライアントプログラムを実装する。文書システム側には、文書ファイル、変換規則ファイル、各種情報（情報の名前と情報本体）を受信すると、変換規則を生成、属性付きデータを生成する機能を分散オブジェクト通信用のオブジェクト機能として追加する。

図２０および図２１において、分散オブジェクト通信サーバＡは、受信した各種情報を内部データとして格納する。内部データは、各処理部で必要ならば参照・取得可能とする。図２０の場合はファイルとしては文書ファイルと変換規則ファイルを、図２１の場合はファイルとしては文書ファイル、各種情報の一つとして、変換規則ファイル識別子（ＵＲＩ等）の情報をもつパラメータをシステム側の分散オブジェクト通信用のオブジェクト機能に送信する。

図２０の場合は、分散オブジェクト通信サーバＡは、受信した各種情報を内部データとして格納するとともに、受信した文書ファイルと変換規則ファイルデータを文書ファイルデータ／変換規則ファイルデータ受信部Ｄ１’へ入力する。

図２１の場合は、分散オブジェクト通信サーバＡは、受信した各種情報を内部データとして格納するとともに、受信した文書ファイルと受信した各種情報の中の変換規則ファイル識別子（ＵＲＩ等）をファイル受信部１の文書ファイルデータ／変換規則ファイル識別子受信部Ｄ１’へ入力する。

本方式では、クライアントと文書管理システムとの通信を分散オブジェクト通信で実現しているため、比較的簡単な文書管理システムの構成でクライアントが作成した文書ファイル、変換規則ファイルを受信・実行することができる。ただし、通信が汎用ではなく独自のプロトコルとなるので、インターネット環境のようなセキュリティ管理の厳しいシステムへ適用できず、イントラネット等比較的セキュリティ管理の緩いシステムへの適用が好ましい。

（方式６）伝送方式がディレクトリを媒体とした通信の場合１
本方式によるファイル受信処理の例を図２２に示す。クライアントには、ファイルが既定のディレクトリに保存されたら、そのファイルが保存されたイベントを取得し、文書管理システムに保存されたファイルを送信するファイル監視プログラムを実装する。

本方式では、文書管理システムのユーザが、自ＰＣの既定のディレクトリに文書ファイルを保存するだけの簡単な作業である反面、文書管理システムを利用する場合には、自ＰＣ上でクライアントプログラムを常に動作させるか、その部度動作させる作業が必要となる。

（方式７）伝送方式がディレクトリを媒体とした通信の場合２
本方式によるファイル受信処理の例を図２３に示す。ネットワーク上のＰＣには、その既定ディレクトリにファイルが保存されたら、そのファイルが保存されたイベントを取得し、文書管理システムに保存されたファイルを送信するファイル監視プログラムを実装する。

本方式では、文書管理システム利用者が、ネットワーク上の既定のディレクトリに文書ファイルを保存するだけの簡単な作業である反面、ネットワーク上のファイル監視プログラムに異常があったり、ネットワーク上のＰＣの動作自体が不安定であったりした場合、監視プログラムが動作しているＰＣまでプログラムの確認に行く必要が出てくる。

（実施形態３）
本実施形態は、文書ファイルの登録機能によって登録されたＸＭＬ等の属性付データを検索する検索方式および方法であり、検索には必要な情報のみを抽出して文書ファイルに埋め込んで取得する場合、およびＸＭＬ等の属性付データのまま取得する場合について説明する。また、検索する情報は文書ファイルから抽出してデータ保管部５に保管しているデータ以外に、既存のデータベース５Ａも対象とする。

前記のように、文書ファイルの検索は、図１におけるファイル受信部７と検索規則解析部８と属性付データ取得部９と文書ファイル出力部１０および検索規則作成部１１によって実現されるものであり、データ検索処理は以下の通りである。

クライアントから検索したい文書ファイルの雛型が本システムに送信されたとき、システムは、ファイル受信部７が送信されたファイルを受け取り、検索規則解析部８がそのファイルに適切な検索規則を解析し、属性付データ取得部９が検索規則を基にデータ保管部またはデータベース５Ａを検索し、検索結果として属性付データを取得する。文書ファイル出力部１０は、取得した属性付データを検索雛型文書ファイルに埋め込むことにより、検索結果文書ファイルを作成し、クライアントに返信、または、生成された属性付データをそのままクライアントに返信する。

したがって、各文書ファイルを作成した基本ソフトウェアが異なった場合でも、共通フォーマットの属性付データとして保管・管理されているため（実施形態１、２）、目的とする文書ファイルの取得には、クライアントが検索等の簡単な情報活用操作をすることで済む。

以下、本実施形態を実現するための文書ファイル（データ）の検索機能の詳細を説明する。本実施形態は大別して、（Ａ）検索結果の属性付データを検索雛型文書ファイルに埋め込んで検索結果文書ファイルを作成するための埋込規則の作成方式、（Ｂ）埋込規則を含む検索規則の指定方式になる。

（Ａ）検索結果の属性付データを検索雛型文書ファイルに埋め込んで検索結果文書ファイルを作成するための埋込規則の作成方式
下記の方式１および方式２は、検索規則を基にデータ保管部５または既存データベース５Ａを検索した結果生成される属性付データを、検索雛型文書ファイルに埋め込む際の埋込規則の指定方式を示したものである。検索規則全体は、前記埋込規則の他、データ保管部５または既存データベース５Ａから必要なデータを抽出するための抽出規則などからなる。埋込規則を除く検索規則のその他の部分については、別途作成するものとする。検索規則を指定する方式については方式３〜方式６で説明する。

（方式１）検索結果の属性付データを検索雛型文書ファイルのスタイル形式を利用し、埋込規則を作成する方式
本方式は、検索結果の属性付データを検索雛型文書ファイルのスタイル形式とみなして、検索雛型文書ファイルに属性付データを埋め込み、検索結果文書ファイルを得るものである。

例えば、図２４に示すように、スタイル形式付きのワープロ文書等は、文書内に文書の内容が所属するスタイル（見出し、内容等。スタイル自身の名前を変更できる場合もある）を持っている。このスタイルを属性付データ（図２４の例ではＸＭＬ）のプロパティ（図２４の例ではＸＭＬの要素名）、見出しの内容をそのプロパティ値（図２４の例ではＸＭＬの要素値）にする。

また、図２５に示すように、表形式の文書等は、表のセルに名前（ａ１、ａ２、ａ３等。セル自身の名前を変更できる場合もある）を持っている。このセルの名前を属性付データ（図２５の例ではＸＭＬ）のプロパティ（図２５の例ではＸＭＬの要素名）、セルの内容をそのプロパティ値（図２５の例ではＸＭＬの要素値）にする。

システム側は、検索規則解析部８において、業務等で使用する各基本ソフトウェアのスタイル形式に対する埋込規則モジュールを用意し、クライアントから送信された検索文書ファイルの雛型に対して、属性付データの埋め込みを実施し、検索文書ファイルを完成・返信する。

本方式は、オリジナルファイルのスタイル形式を利用することによって、ユーザ自身が埋込規則を意識したり、埋込規則を生成する必要がなくなる。ただし、文書フォーマットの違った文書に対しても、プロパティ（図２４の例だと「文書」、「見出し」、「本文」等）が同じになってしまい、属性付データを検索する場合の検索キーの細分化が難しくなる。

（方式２）文書ファイルのスタイル形式以外に別途埋込規則ファイルを作成して与える方式
本方式において、検索規則内の抽出規則を基に、データ保管部５または既存データベース５Ａを検索した結果生成される属性付データを、そのまま検索雛型文書ファイルのスタイル形式とみなして埋込処理を行う方式は、上記方式１のとおりである。本方式は、検索結果として取得される属性付データに対して、検索雛型文書ファイルのスタイル形式に変形する変形規則を適用するものである。

例えば、図２６に示すように、スタイル形式付きのワープロ文書は、文書内に文書の内容が所属するスタイル（見出し、内容等。スタイル自身の名前を変更できる場合もある）を持っている。このスタイルを属性付データ（図２６の例ではＸＭＬ）のプロパティ（図２６の例ではＸＭＬの要素名）、そのプロパティ値（図２６の例ではＸＭＬの要素値）とする。

また、図２７に例示する表形式の文書等は、表のセルに名前（ａ１、ａ２、ａ３等。セル自身の名前を変更できる場合もある）を持っている。このセルの名前に対応した変換規則ファイルをクライアント側で作成し、変換規則に従って属性付データ（図２７の例ではＸＭＬ）のプロパティ（図２７の例ではＸＭＬの要素名）、そのプロパティ値（図２７の例ではＸＭＬの要素値）とする。

システム側は、属性付データに変形規則ファイルを適用し、属性付データの埋め込みを実施し、検索文書ファイルを完成・返信する。

本方式によれば、データ保管部５または既存データベース５Ａからデータを抽出する際に用いる属性付データの構造と、文書ファイルに埋め込む際に用いるスタイル形式を独立させられるため、ユーザ自身が埋込規則を生成する必要がなく、また属性付データを検索する場合の検索キーの細分化が可能となる。ただし、属性付データ間の変換を行う変換規則を作成して与える必要があり、このため、検索結果の属性付データと、文書ファイルのスタイル形式の、両者の構造を意識する必要がある。

（Ｂ）検索規則指定方式
本方式では、データ保管部５または既存データベース５Ａから必要なデータを抽出して、検索結果文書ファイルを作成するために必要な検索規則を指定する方式であり、以下の方式３〜方式６とする。

（方式３）検索雛型文書ファイルのみを指定する方式
本方式は、クライアントから検索雛型文書ファイルの内容のみをシステムへ送信する方式である。検索雛型文書ファイルのみが指定された場合は、システムは検索雛型文書ファイルのスタイル形式を検索結果属性付データの埋込規則として用いて属性付データを検索雛型文書ファイルに埋め込む。

また、検索規則を構成する要素のうち、抽出規則などのような埋込規則以外の情報についても、属性情報として検索雛型文書ファイルに付加するなどして、システム側に送信する。

例えば、図２８に示すように、文書ファイル内のスタイル定義情報を埋込規則として利用する埋込規則以外の部分は文書ファイルの属性情報等として付加する。

（方式４）検索雛型文書ファイルと検索規則ファイルを指定する方式（１）
本方式は、クライアントから検索雛型文書ファイルと検索規則ファイルの内容をサーバ側のデータ検索機能へ送信する方式である。システムは、検索規則ファイルを解釈するモジュールを実装し、その検索規則を基に属性付データを検索取得して、検索雛型文書ファイルのスタイル形式に変形した後、検索雛型文書ファイルに埋め込んで、検索結果文書ファイルを作成する。

例えば、図２９に示すように、文書ファイルとともに送信された検索規則ファイルを検索規則として用いる。

（方式５）検索雛型文書ファイルと検索規則ファイルを指定する方式（２）
本方式は、あるフォーマットの文書に対して、共有して使用できる検索規則ファイルまたはそのファイルから抽出して登録した検索規則が、ネットワーク上にある共有資源に保存されていることを前提条件とする。クライアントから検索雛型文書ファイルと、共有可能な検索規則ファイルのネットワーク上のアドレス（ＵＲＩ）、または検索規則を特定する規則名を指定する方式である。

システムは、共有可能な検索規則ファイルのネットワーク上のアドレス（ＵＲＩ）から検索規則ファイルを取得、解釈して検索規則を得るか、または規則名を基に共有資源を検索して検索規則を得た後、その検索規則を基に属性付データを検索取得して、検索雛型文書ファイルのスタイル形式に変形した後、検索雛型文書ファイルに埋め込んで、検索結果文書ファイルを作成する。

例えば、図３０に示すように、送信されたＵＲＩまたは規則名を基にして取得した検索規則を用いる。

（方式６）検索雛型文書ファイルと検索規則ファイルのグルーピングによる指定方式
本方式は、表計算ソフトウェアのように、一つの文書内に、いくつかの表（文書）を保持することが可能なソフトウェアで作成した文書を前提条件とする。一つの文書内に、検索雛型文書ファイルと検索規則ファイルの内容を記述し、各文書が検索雛型文書であるか、検索規則文書であるか区別可能な識別を与える。この文書自身の内容をサーバ側のデータ検索機能へ送信する方式である。

システムは、文書内の複数の文書から識別子を利用し、検索雛型文書か検索規則文書であるかを識別し、検索規則文書を解析し、その規則を基に属性付データを検索取得して、検索雛型文書ファイルのスタイル形式に変形した後、検索雛型文書ファイルに埋め込んで、検索結果文書ファイルを作成する。

例えば、図３１に示すように、文書ファイル内の各文書に対応する同一文書ファイル内の検索規則を用いる。

本発明の文書管理システムの構成図。 文書ファイルのスタイル形式を変換規則に用いる属性付データ生成の流れ。 文書ファイルのスタイル形式を変換規則に用いる属性付データ生成の流れ。 変換規則ファイルの記述例とそれを適用した属性付データ生成の流れ。 変換規則ファイルの記述例とそれを適用した属性付データ生成の流れ。 オリジナル文書ファイルの指定方式。 オリジナル文書ファイルと変換規則ファイルの指定方式。 オリジナル文書ファイルと変換規則ファイルの指定方式。 オリジナル文書ファイルと変換規則ファイルのグルーピングの指定方式。 伝送方式がＦＴＰの受信処理。 文書ファイルのＦＴＰ伝送の例。 伝送方式がＳＭＴＰの受信処理。 伝送方式がＳＭＴＰの受信処理。 文書ファイルのＳＭＴＰによる伝送画面例。 伝送方式がＨＴＴＰの受信処理。 伝送方式がＨＴＴＰの受信処理。 文書ファイルのＨＴＴＰによる送信画面例。 伝送方式がＳＯＡＰの受信処理。 伝送方式がＳＯＡＰの受信処理。 伝送方式が分散オブジェクト通信の受信処理。 伝送方式が分散オブジェクト通信の受信処理。 伝送方式がディレクトリを媒体とした受信処理。 伝送方式がディレクトリを媒体とした受信処理。 文書ファイルのスタイル形式を埋込規則に用いる検索結果文書ファイル生成の流れ。 文書ファイルのスタイル形式を埋込規則に用いる検索結果文書ファイル生成の流れ。 変換規則ファイルの記述例とそれを適用した属性付データ変形および検索結果文書ファイル生成の流れ。 変換規則ファイルの記述例とそれを適用した属性付データ変形および検索結果文書ファイル生成の流れ。 検索雛形文書ファイルのみを指定する方式。 検索雛形文書ファイルと検索規則ファイルを指定する方式。 検索雛形文書ファイルと検索規則ファイルを指定する方式。 検索雛形文書ファイルと検索規則ファイルのグルーピングによる指定方式。

符号の説明

１ ファイル受信部
２ 変換規則解析部
３ 属性付データ生成部
４ 属性付データ出力部
５ データ保管部
５Ａ 既存のデータベース
６ 変換規則作成部
７ ファイル受信部
８ 検索規則解析部
９ 属性付データ取得部
１０ 文書ファイル出力部
１１ 検索規則作成部

Claims (8)

1. クライアントから送信される多種多様の文書ファイルを文書管理サーバが共有のデータ保管部または既存のデータベースに登録しておき、クライアントから検索要求される文書ファイルを前記サーバが前記データ保管部または既存のデータベースから取得してクライアントに提供する文書管理システムにおいて、
   前記サーバは、
   クライアントから登録文書ファイルを受信する手段と、
   前記登録文書ファイルを共通の属性付データへ変換するための変操規則を取得して解析する手段と、
   前記文書ファイルの内容と前記変換規則を基に属性付データを生成する手段と、
   前記属性付データを前記データ保管部または既存のデータベースに保管する手段と、
   クライアントから検索雛型文書ファイルを受信する手段と、
   前記データ保管部に登録される属性付データを検索、または既存のデータベースを検索して前記検索雛型文書ファイルに埋め込むための検索規則を取得して解析する手段と、
   前記検索規則を基にデータ保管部に登録された属性付データを検索、または既存のデータベースを検索して属性付データを生成する手段と、
   前記生成した属性付データの内容をそのまま出力、または前記検索雛型文書ファイルに埋め込んで検索結果文書ファイルを作成し出力する手段と、
   を備えたことを特徴とする文書管理システム。
2. 前記変換規則は、
   前記登録文書ファイルのスタイル形式を利用して作成する、
   前記文書ファイルのスタイル形式を該文書ファイルと共に受信して作成する、
   前記文書ファイルのスタイルを変換規則としてクライアントから指定する、
   変換規則ファイルの内容をクライアントから受信する、
   変換規則ファイルのネットワーク上のアドレス（ＵＲＩ）をクライアントから指定する、
   一つの文書内に、文書ファイルと変換規則ファイルの内容を記述し、各文書がオリジナル文書であるか、変換規則文書であるか区別可能な識別を指定する、
   のうちの少なくとも１つの手段で得ることを特徴とする請求項１に記載の文書管理システム。
3. 前記文書ファイルの受信は、
   ＦＴＰ伝送方式で受信する場合、文書ファイルまたは文書ファイルに変換規則を記述したファイルをそのままクライアントから受信する、
   ＳＭＴＰ伝送方式で受信する場合、文書ファイルまたは文書ファイルに変換規則を記述したファイル、または文書ファイルおよび変換規則ファイルを添付、または電子メールの本文に変換規則ファイル識別子等の各種情報を記述したものをクライアントから受信する、
   ＨＴＴＰ伝送方式で受信する場合、ＨＴＴＰパラメータに、文書ファイルまたは文書ファイルに変換規則を記述したファイル、または文書ファイルおよび変換規則ファイルの情報、または変換規則ファイル識別子等の各種情報を記述したものをクライアントから受信する、
   ＳＯＡＰ伝送方式で受信する場合、文書ファイルまたは文書ファイルに変換規則を記述したファイル、または文書ファイルおよび変換規則ファイルの情報、または変換規則ファイル識別子等の各種情報とＳＯＡＰ通信に必要なパラメータをＳＯＡＰ通信で扱われる文書形式に変換したものをクライアントから受信する、
   分散オブジェクト通信方式で受信する場合、文書ファイルまたは文書ファイルに変換規則を記述したファイル、または文書ファイルおよび変換規則ファイルの情報、または変換規則ファイル識別子等の各種情報と、分散オブジェクト通信に必要なパラメータを記述したものをクライアントから受信する、
   ディレクトリを媒体とした通信方式で受信する場合、文書ファイルまたは文書ファイルに変換規則を記述したファイルが既定のディレクトリに保存されたときのクライアントのイベント取得で文書ファイルを受信する、またはネットワーク上のＰＣのイベント取得で文書ファイルを受信する、
   のうちの少なくとも１つの手段を備えたことを特徴とする請求項１または２に記載の文書管理システム。
4. 前記検索雛型文書ファイルへの属性付データの埋め込みは、
   検索結果の属性付データを前記検索雛型文書ファイルのスタイル形式とみなして、検索雛型文書ファイルに属性付データを埋め込む、
   検索結果として取得される前記属性付データに対して、前記検索雛型文書ファイルのスタイル形式に変形する変形規則を有して、検索雛型文書ファイルに属性付データを埋め込む、
   前記検索雛型文書ファイルのみが指定された場合は、該検索雛型文書ファイルのスタイル形式を属性付データの埋込規則として用いて属性付データを検索雛型文書ファイルに埋め込む、
   クライアントから検索雛型文書ファイルと検索規則ファイルの内容が送信された場合、検索規則ファイルを基に前記属性付データを検索取得し、前記検索雛型文書ファイルのスタイル形式に変形して埋め込む、
   クライアントから検索雛型文書ファイルと、検索規則ファイルのネットワーク上のアドレスまたは検索規則を特定する規則名が指定された場合、該検索規則ファイルのネットワーク上のアドレスから検索規則ファイルを取得、解釈して検索規則を得るか、または規則名を基に検索規則を得た後、その検索規則を基に属性付データを検索取得し、前記検索雛型文書ファイルのスタイル形式に変形して埋め込む、
   クライアントから検索雛型文書ファイルと、検索規則ファイルの内容が記述され、各文書が検索雛型文書であるか、検索規則文書であるか区別可能な識別を与えられた場合、文書内の複数の文書から識別子を利用し、前記検索雛型文書か前記検索規則文書であるかを識別し、検索規則文書を解析し、その規則を基に属性付データを検索取得し、検索雛型文書ファイルのスタイル形式に変形して埋め込む、
   のうちの少なくとも１つの手段を備えたことを特徴とする請求項１または３に記載の文書管理システム。
5. クライアントから送信される多種多様の文書ファイルを文書管理サーバが共有のデータ保管部または既存のデータベースに登録しておき、クライアントから検索要求される文書ファイルを前記サーバが前記データ保管部または既存のデータベースから取得してクライアントに提供する文書管理システムにおいて、
   前記サーバは、
   クライアントから登録文書ファイルを受信する手順と、
   前記登録文書ファイルを共通の属性付データへ変換するための変操規則を取得して解析する手順と、
   前記文書ファイルの内容と前記変換規則を基に属性付データを生成する手順と、
   前記属性付データを前記データ保管部または既存のデータベースに保管する手順と、
   クライアントから検索雛型文書ファイルを受信する手順と、
   前記データ保管部に登録される属性付データを検索、または既存のデータベースを検索して前記検索雛型文書ファイルに埋め込むための検索規則を取得して解析する手順と、
   前記検索規則を基にデータ保管部に登録された属性付データを検索、または既存のデータベースを検索して属性付データを生成する手順と、
   前記生成した属性付データの内容をそのまま出力、または前記検索雛型文書ファイルに埋め込んで検索結果文書ファイルを作成し出力する手順と、
   を有することを特徴とする文書管理方法。
6. 前記変換規則は、
   前記登録文書ファイルのスタイル形式を利用して作成する、
   前記文書ファイルのスタイル形式を該文書ファイルと共に受信して作成する、
   前記文書ファイルのスタイルを変換規則としてクライアントから指定する、
   変換規則ファイルの内容をクライアントから受信する、
   変換規則ファイルのネットワーク上のアドレス（ＵＲＩ）をクライアントから指定する、
   一つの文書内に、文書ファイルと変換規則ファイルの内容を記述し、各文書がオリジナル文書であるか、変換規則文書であるか区別可能な識別を指定する、
   のうちの少なくとも１つの手順で得ることを特徴とする請求項５に記載の文書管理方法。
7. 前記文書ファイルの受信は、
   ＦＴＰ伝送方式で受信する場合、文書ファイルまたは文書ファイルに変換規則を記述したファイルをそのままクライアントから受信する、
   ＳＭＴＰ伝送方式で受信する場合、文書ファイルまたは文書ファイルに変換規則を記述したファイル、または文書ファイルおよび変換規則ファイルを添付、または電子メールの本文に変換規則ファイル識別子等の各種情報を記述したものをクライアントから受信する、
   ＨＴＴＰ伝送方式で受信する場合、ＨＴＴＰパラメータに、文書ファイルまたは文書ファイルに変換規則を記述したファイル、または文書ファイルおよび変換規則ファイルの情報、または変換規則ファイル識別子等の各種情報を記述したものをクライアントから受信する、
   ＳＯＡＰ伝送方式で受信する場合、文書ファイルまたは文書ファイルに変換規則を記述したファイル、または文書ファイルおよび変換規則ファイルの情報、または変換規則ファイル識別子等の各種情報とＳＯＡＰ通信に必要なパラメータをＳＯＡＰ通信で扱われる文書形式に変換したものをクライアントから受信する、
   分散オブジェクト通信方式で受信する場合、文書ファイルまたは文書ファイルに変換規則を記述したファイル、または文書ファイルおよび変換規則ファイルの情報、または変換規則ファイル識別子等の各種情報と、分散オブジェクト通信に必要なパラメータを記述したものをクライアントから受信する、
   ディレクトリを媒体とした通信方式で受信する場合、文書ファイルまたは文書ファイルに変換規則を記述したファイルが既定のディレクトリに保存されたときのクライアントのイベント取得で文書ファイルを受信する、またはネットワーク上のＰＣのイベント取得で文書ファイルを受信する、
   のうちの少なくとも１つの手順とすることを特徴とする請求項５または６に記載の文書管理方法。
8. 前記検索雛型文書ファイルへの属性付データの埋め込みは、
   検索結果の属性付データを前記検索雛型文書ファイルのスタイル形式とみなして、検索雛型文書ファイルに属性付データを埋め込む、
   検索結果として取得される前記属性付データに対して、前記検索雛型文書ファイルのスタイル形式に変形する変形規則を有して、検索雛型文書ファイルに属性付データを埋め込む、
   前記検索雛型文書ファイルのみが指定された場合は、該検索雛型文書ファイルのスタイル形式を属性付データの埋込規則として用いて属性付データを検索雛型文書ファイルに埋め込む、
   クライアントから検索雛型文書ファイルと検索規則ファイルの内容が送信された場合、検索規則ファイルを基に前記属性付データを検索取得し、前記検索雛型文書ファイルのスタイル形式に変形して埋め込む、
   クライアントから検索雛型文書ファイルと、検索規則ファイルのネットワーク上のアドレスまたは検索規則を特定する規則名が指定された場合、該検索規則ファイルのネットワーク上のアドレスから検索規則ファイルを取得、解釈して検索規則を得るか、または規則名を基に検索規則を得た後、その検索規則を基に属性付データを検索取得し、前記検索雛型文書ファイルのスタイル形式に変形して埋め込む、
   クライアントから検索雛型文書ファイルと、検索規則ファイルの内容が記述され、各文書が検索雛型文書であるか、検索規則文書であるか区別可能な識別を与えられた場合、文書内の複数の文書から識別子を利用し、前記検索雛型文書か前記検索規則文書であるかを識別し、検索規則文書を解析し、その規則を基に属性付データを検索取得し、検索雛型文書ファイルのスタイル形式に変形して埋め込む、
   のうちの少なくとも１つの手順とすることを特徴とする請求項５または７に記載の文書管理方法。