JP2006127029A - 文書検索システム、プログラムおよび記録媒体 - Google Patents

Abstract

【課題】バージョン管理の行われている電子化された複数の文書を保管管理し、この保管された文書の中から目的の文書を素早く検索することができる文書検索システムを提供する。
【解決手段】この文書検索システムは、複数の文書を保管管理する文書ＤＢと、複数の分類階層を管理するとともに、各階層に対して前記文書ＤＢを検索するための検索パラメータを対応付けて記憶した分類階層ＤＢと、前記文書ＤＢに格納された文書の更新履歴をバージョンとして管理するバージョン管理ＤＢとを有し、前記分類階層ＤＢから指定された分類に対応する検索パラメータを取り出し、該検索パラメータと指定された検索条件とによって前記文書ＤＢを検索し、検索された文書群のうち同一文書の異なるバージョンであるものを前記バージョン管理ＤＢによって特定し、同一文書の複数バージョンをひとつのバージョンの文書で代表させて検索結果として出力するようにした。
【選択図】図２

Description

本発明は、文書検索システム、プログラムおよび記録媒体に関し、特に、バージョン管理の行われる電子化された複数の文書を保管管理し、この保管された文書の中から目的の文書を素早く検索する技術に関する。

近年、ワードプロセッサやＤＴＰソフト等の情報処理装置の普及に伴って、多くの文書が電子的に作成されており、このような多くの電子文書の管理と活用のために、文書の標題や作成日・作成者などの管理情報と文書の実体とを合わせて管理する文書管理システムが出現している。
特に、アプリケーションソフトウエアのマニュアルやソースコードのように、ソフトウエアのバージョンアップとともに版改訂される文書においては、バージョンを適切に管理する必要がある。

このような場合、従来では、ファイルシステムと同様の階層化フォルダによって文書を分類して、フォルダ単位でのバージョン管理を実施し、フォルダを操作単位として、バージョンを指定した検索や文書の移動、廃棄等を行っている。
しかしながら、このような階層化フォルダによる分類では、複数の属性による分類がしにくい、また、ある程度の数の文書が蓄えられた後では再分類がしにくい等の問題があった。

この問題を解決するために、複数の文書分類カテゴリの組み合わせによって文書を分類して保管する文書管理システム（以下、多次元分類システムとする）、例えば、ｂｒａｉｎｂｏｔ社のｂｒａｉｎｆｉｌｅｒ（http://brainbot.com//site3/produkte）がある。この多次元分類システムは、図１２に示したように、画面左半分の３つの領域がそれぞれひとつの文書分類階層であり、反転している部分がその分類を検索条件として指定したことを示している。図１２では、すべての分類に対して条件を与えているが、必ずしもすべての分類で条件を与える必要はない。
また画面右上部分には、検索条件の入力領域があり、検索ボタンを押下することにより入力された検索条件および分類で検索を実行する。その結果、画面右下部分に検索結果として文書リストが表示されるようになっている。

一方、バージョン管理システムでは、文書の更新履歴を管理し、過去のバージョンの文書、変更理由等を管理する、例えば、ＣｏｌｌａｂＮｅｔ社のＣＶＳ（Concurrent Version System ; https://www.cvshome.org）がある。
このようなバージョン管理システムでは、文書ごとに更新の履歴を管理した上で、複数の文書の組合せを履歴管理の対象とする機能を持つ場合が多い。以下、この組合せ単位で管理される履歴をリリースと呼ぶことにする。

上述のようなバージョン管理機能を持つ従来の文書管理システムにおいては、最新バージョンの文書だけが検索対象であったり、あるいは、一旦文書を単位として検索結果を表示し、目的文書を選択してから必要なバージョンを取り出すという作業が必要となっていた。

このため、バージョン管理が行われていない電子文書を階層化フォルダによって分類するときに生じる問題点については、上記の多次元分類システムによって解決するものの、バージョン管理が行われている電子文書をこの多次元分類システムに適用する場合には、必要なバージョンの電子文書を素早く取り出すことができないという問題点が残る。

本発明は、上述した実情を考慮してなされたものであって、バージョン管理の行われている電子化された複数の文書を保管管理し、この保管された文書の中から目的の文書を素早く検索することができる文書検索システム、文書検索システムの機能を実行するためのプログラム、およびそのプログラムを記録したコンピュータ読み取り可能な記録媒体を提供することを目的とする。

上記の課題を解決するために、請求項１に記載の発明は、階層構造で分類して管理された複数の文書を検索条件にしたがって検索し、該検索結果を出力する文書検索システムにおいて、複数の文書を保管管理する文書データベースと、複数の分類階層を管理するとともに、各階層に対して前記文書データベースを検索するための検索パラメータを対応付けて記憶した分類階層データベースと、前記文書データベースに格納された文書の更新履歴をバージョンとして管理するバージョン管理データベースと、前記分類階層データベースから指定された分類に対応する検索パラメータを取り出し、該検索パラメータと指定された検索条件とによって前記文書データベースを検索し、検索された文書群のうち同一文書の異なるバージョンであるものを前記バージョン管理データベースによって特定し、同一文書の複数バージョンをひとつのバージョンの文書で代表させる文書検索手段を備えることを特徴とする。

請求項２に記載の発明は、請求項１に記載の文書検索システムにおいて、前記同一文書の代表バージョンは、文書ごとの最新のバージョンであることを特徴とする。
請求項３に記載の発明は、請求項１に記載の文書検索システムにおいて、前記バージョン管理データベースが複数の文書の各バージョンに一括してリリース番号を付す機能を持つ場合には、前記同一文書の代表バージョンは、各リリース番号に対応する文書ごとのバージョンであることを特徴とする。
請求項４に記載の発明は、請求項１、２または３に記載の文書検索システムにおいて、前記文書検索手段で検索された文書群の属するバージョン情報を表示し、該バージョン情報の中から選択したバージョン情報に対応する検索結果の文書群を表示させる検索結果表示手段を備えることを特徴とする。

請求項５に記載の発明は、コンピュータに、請求項１乃至４のいずれかに記載の文書検索システムの機能を実行させるためのプログラムである。
請求項６に記載の発明は、請求項５に記載のプログラムを記録したコンピュータ読み取り可能な記録媒体である。

本発明によれば、多次元分類システムとバージョン管理システムをユーザインタフェース上で組み合わせることができるので、文書分類の階層とバージョン／リリースの階層とが視覚的に理解しやすくなり、統一的な操作方法によって目的の文書を素早く見つけることができる。このようなユーザインタフェースを持つことにより、多次元分類システムの分類カテゴリの一つと同様にバージョン番号を扱えるので、バージョン番号を検索条件の一部として直観的に操作することができる。

以下、図面を参照して、本発明の文書検索システムに係る好適な実施形態について説明する。

図１は、本発明の実施形態に係る文書検索システムを構成するハードウエアのブロック図であり、同図において、文書検索システムは、文書検索サーバ１００、１台以上の端末装置２００、および、文書検索サーバ１００と端末装置２００を接続するネットワーク３００とから構成されている。

端末装置２００は、ＣＰＵ、メモリ、記憶装置、キーボード、ポインティングデバイス、表示装置およびネットワークインタフェースを備えた、一般的なデスクトップ型コンピュータやモバイルコンピュータ等であり、ユーザが利用する際に操作が容易になるようなユーザインタフェースを備えており、ＬＡＮ（Local Area Network）、ＷＡＮ（Wide Area Network）やインターネット等のネットワーク３００を介して文書検索サーバ１００に接続可能なものであればよい。この端末装置２００では、オペレーティングシステム（ＯＳ）が動作し、そのＯＳ上のアプリケーションプログラムとして、クライアントプログラムまたはＷｅｂブラウザが実行される。

このような構成において、端末装置２００では、Ｗｅｂブラウザによって表示された検索条件の入力画面に対して、キーボードおよびマウスなどのポインティングデバイスを用いて入力して、ネットワーク３００を介してＨＴＴＰ（Hyper Text Transfer Protocol）により文書検索サーバ１００へ送信し、ネットワーク３００を介して返信された検索結果や処理過程の状況をＷｅｂブラウザにより表示装置へ表示する。

文書検索サーバ１００は、少なくともＣＰＵ、メモリ、記憶装置およびネットワークインタフェースを備え、文書検索を実行するためのサーバコンピュータであって、ネットワーク３００を介して接続された端末装置２００からの検索要求をＨＴＴＰにより受信し、検索を実行して検索結果を端末装置２００へ送信する。この文書検索サーバ１００では、オペレーティングシステム（ＯＳ）が動作し、そのＯＳ上のアプリケーションプログラムとして、Ｗｅｂサーバの機能および文書検索の機能が実行される。

このような構成において、文書検索サーバ１００では、ネットワーク３００を介してＨＴＴＰで受信した端末装置２００からの各種要求をＷｅｂサーバ機能によって所定のアプリケーションを実行させ、その実行結果をＷｅｂサーバ機能からＨＴＴＰによってネットワーク３００を介して端末装置２００へ返信する。

ネットワーク３００は、端末装置２００および文書検索サーバ１００をつなぐ伝送路であって、一般にはケーブルで実現され、通信プロトコルにはＴＣＰ／ＩＰ（Transmission Control Protocol/Internet Protocol）、ＨＴＴＰが使われる。ただし、端末装置２００と文書検索サーバ１００間の通信プロトコルが一致すれば、ケーブルを使用しない無線ＬＡＮや放送波を使ったネットワークでも構わない。

図２は、本実施形態における文書検索サーバ１００の機能構成を示すブロック図であり、同図において、文書検索サーバ１００は、検索条件入力手段１１０、文書検索手段１２０、検索結果出力手段１３０、文書データベース（以下、データベースをＤＢと略記する）１４０、類似文書索引１５０、分類階層ＤＢ１６０、バージョン管理ＤＢ１７０を含んで構成されている。

まず、本文書検索サーバ１００で使用するデータベースについて説明する。
文書ＤＢ１４０は、文書に対して唯一の識別子（文書ＩＤ）を付加し、この文書の書誌事項（文書名、作成者、作成日、概要等）や文書内容とを文書ＩＤに関連づけて保管管理している。この文書ＤＢ１４０は、既存技術によって構成することができる。
類似文書索引１５０は、例えば、既存技術のベクトル空間モデルを用い、文書内容に出現する単語の頻度を用いて作成されたベクトルを比較し、文書間の類似度を評価することによって文書を検索するための索引である。

分類階層ＤＢ１６０は、複数の分類方法それぞれにつき、階層的分類カテゴリの検索パラメータを管理する。分類階層ＤＢ１６０の各階層のデータ項目は、図３に示すように、分類名、階層名、親階層、検索パラメータ、文書ＩＤからなっている。
図３において、「階層名」は当該階層の名前であり、「分類名」は当該階層が含まれる分類の名前であり、「親階層」は当該階層の親階層名を示し、これにより各分類階層を関連付けている。
また、「文書ＩＤ」は、当該分類の階層に属する文書の文書ＩＤであり、この関係はユーザにより明示的に与えられるものである。「検索パラメータ」は、類似文書索引のためのパラメータ、例えば、ベクトル空間モデルにおける各分類に属する文書から計算された特徴量としてのベクトル値（例えば、代表ベクトル）を保持している。分類階層ＤＢ１６０では、すべての文書をいずれかの分類と関連させなくともよい。

バージョン管理ＤＢ１７０は、文書の更新履歴を保存、文書の各バージョンとリリースとの関連を管理する。バージョン管理ＤＢ１７０の各文書のデータ項目は、文書ＩＤ、ファイル名、バージョン、リリース、更新日時、前バージョン、更新者からなっている（図４参照）。図４において、「文書ＩＤ」および「ファイル名」は文書ＤＢ１４０に格納された文書に対応し、「バージョン」および「リリース」は、この文書のバージョン番号およびリリース番号を示している。また、「更新日時」はこの文書を更新した日時、「前バージョン」はこの文書の前のバージョン番号を示し、「更新者」はこの文書を更新して文書ＤＢ１４０へ登録した更新者の名前（または、ユーザＩＤ）を示している。

次に、文書検索処理の各実行機能について説明する。
検索条件入力手段１１０は、端末装置２００からの文書検索入力画面の送信要求を受信すると、分類階層ＤＢ１６０およびバージョン管理ＤＢ１７０を参照して、分類階層およびバージョンの階層を、図５に示すような検索条件入力画面となるように、端末装置２００のクライアントプログラムの機能あるいはＷｅｂページ上のＨＴＭＬ文書／Ｊａｖａ（登録商標）Ｓｃｒｉｐｔプログラム／プラグインアプレットないしその組合せで構成して、要求元の端末装置２００へＷｅｂサーバを介して返信する。

端末装置２００では、受信した検索条件入力画面を表示装置上にＷｅｂブラウザによって表示する（図５参照）。ユーザは、検索条件文字列、および、複数の分類階層のうちどの分類階層に属する文書を検索対象とするかを示す分類階層名を入力して、検索ボタンを押下する。
これにより、端末装置２００のＷｅｂブラウザは、これら指定された検索条件文字列および複数の分類階層名を文書検索サーバ１００へ送信する。

文書検索サーバ１００のＷｅｂサーバは、この端末装置２００から返信された検索条件文字列および複数の分類階層名を文書検索手段１２０へ渡す。
文書検索手段１２０は、複数の分類階層名から分類階層ＤＢ１６０を検索し、それぞれの分類階層名に対する検索パラメータを得る。例えば、図３の分類階層ＤＢ１６０において、指定された分類階層名と同じ階層名に対応する検索パラメータを取得する。
次に、類似文書索引１５０を参照して、これらの検索パラメータおよび受信した検索条件文字列によって文書ＤＢ１４０を検索し、条件に合致する文書群の文書ＩＤリストを得る。この文書ＩＤリストは、文書ＩＤとファイル名からなる二つ組みのリストである（図６参照）。

さらに、文書検索手段１２０は、検索結果から取り出した文書ごとにファイル名とバージョン情報（バージョン番号、リリース番号、更新日時等）からなるバージョン表示リストを次の手順で作成する。

（１）バージョン管理ＤＢ１７０を参照して、取り出した文書のバージョン情報を得て、文書のファイル名と対応させてバージョン表示リストへ追加する。
（２）この取り出した文書の文書ＩＤ、ファイル名、バージョン情報をもとに、バージョン管理ＤＢ１７０を参照して、同一文書の異なるバージョンである文書を抽出し、その文書のバージョン情報（バージョン番号、リリース番号、更新日時等）を抽出する。この文書抽出には、文書のファイル名を比較するようにしているが、別の識別子を設けて比較するようにしてもよい。
（３）この抽出した同一文書のバージョン情報をファイル名と対応付けてバージョン表示リストへ追加する。

上記の（１）〜（３）の処理を検索結果のすべての文書について抽出し終えると、検索結果とバージョン表示リストとを検索結果出力手段１３０へ渡す。

検索結果出力手段１３０は、文書検索手段１２０から渡されたバージョン表示リストをリリース番号で整列し、同じリリース番号に属するファイル名とバージョン番号からなる対のリストにまとめる（図７参照）。図７において、リリース番号１.１はバージョン番号１.０５の概要設計書からなり、リリース番号１.２はバージョン番号１.０７の概要設計書とバージョン番号１.０１のユースケース仕様書とからなっていることを示している。

さらに、このように変換したバージョン表示リストをツリー状に整形し、検索結果表示画面の左側のバージョン階層表示領域に表示するように整形し、バージョン階層表示領域に「最新」および「全て」を追加する。ここで、最初の検索結果の表示には、検索結果の同一文書の代表バージョンとして、最新のバージョンを表示するようにし、先の「最新」に関連付ける（図８参照）。また、複数の文書の各バージョンに一括してリリース番号を付す場合には、同一文書の代表バージョンとして、各リリースに対応する文書ごとのバージョンを採用するようにし、これらの各リリースもバージョン階層表示領域に追加する。

検索結果出力手段１３０は、最後に、図８のような検索結果表示画面となるように、端末装置２００のクライアントプログラムの機能あるいはＷｅｂページ上のＨＴＭＬ文書／Ｊａｖａ（登録商標）Ｓｃｒｉｐｔプログラム／プラグインアプレットないしその組合せで構成して、検索結果とバージョン表示リストとを付加して、検索要求元の端末装置２００へＷｅｂサーバを介して返信する。

端末装置２００では、Ｗｅｂブラウザによって、受信した検索結果表示画面を表示装置上に表示する（図８参照）。
ここで、検索条件に合致したすべての文書を表示させたいときには、バージョン階層表示領域の「全て」をポインティングデバイスで選択すると、図９に示したように検索結果を右下領域へ表示される。さらに、所望のリリース番号をポインティングデバイスで選択すると、バージョン表示リストにしたがって検索結果を絞り込み、図１０に示したように選択されたリリース番号に属する文書の検索結果が右下領域へ表示される。これにより、検索結果を絞り込むことができる。

図１１のフローチャートを用いて、本実施形態の文書検索の処理手順を説明する。
ユーザは、検索条件入力手段１１０によって送信された、図５に示すような検索条件入力画面で、次の３つの階層名を選択し、検索条件入力領域に「履歴表示機能」を入力したものとする。

端末装置２００から送信した階層名と、検索条件文字列とを文書検索手段１２０で受信する（ステップＳ１０）。
文書検索手段１２０は、階層名で分類階層ＤＢ１６０を検索し、類似文書索引１５０を検索するための検索パラメータを得る（ステップＳ１１）。例えば、図３の分類階層ＤＢ１６０において、上記の階層名と同じ階層名に対応する検索パラメータを取得する。

次に、文書検索手段１２０は、類似文書索引１５０を参照して、これらの検索パラメータおよび受信した検索条件文字列によって文書ＤＢ１４０を検索し、図６のような二つ組み（文書ＩＤ，ファイル名）のリストを得る（ステップＳ１２）。

次に、検索結果から１つの文書を取り出し、バージョン管理ＤＢ１７０を参照して、先の検索結果の各文書のバージョン情報（バージョン番号、リリース番号、更新日時等）を得て、ファイル名とバージョン情報とを対応させてバージョン表示リストへ追加する（ステップＳ１３）。

この取り出した文書の文書ＩＤ、ファイル名、バージョン情報をもとに、バージョン管理ＤＢ１７０を参照して、文書のファイル名が同一で異なるバージョンの文書を抽出し、その文書のバージョン情報（バージョン番号、リリース番号、更新日時等）を抽出する（ステップＳ１４）。
この抽出した同一文書のバージョン情報を、ファイル名とバージョン情報とを対応付けてバージョン表示リストへ追加する（ステップＳ１５）。
検索結果のすべての文書について、同一文書の異なるバージョンを抽出する処理をしていないときには（ステップＳ１６のＮＯ）、ステップＳ１３へ戻る。

一方、検索結果のすべての文書のバージョン情報の抽出を終了した場合（ステップＳ１６のＹＥＳ）、検索結果とバージョン表示リストとを検索結果出力手段１３０へ渡す（ステップＳ１７）。
この検索結果出力手段１３０は、バージョン表示リストをリリース番号で整列し、同じリリース番号に属するファイル名とバージョン番号からなる対のリストにまとめる（図７参照）。さらに、このように変換したバージョン表示リストをツリー状に整形し、検索結果表示画面の左側のバージョン階層表示領域に表示するように整形し、バージョン階層表示領域に「最新」および「全て」を追加する（図８参照）。
検索結果出力手段１３０は、最後に、図８のような検索結果表示画面となるように、端末装置２００のクライアントプログラムの機能あるいはＷｅｂページ上のＨＴＭＬ文書／Ｊａｖａ（登録商標）Ｓｃｒｉｐｔプログラム／プラグインアプレットないしその組合せで構成して、検索結果とバージョン表示リストとを付加して、検索要求元の端末装置２００へＷｅｂサーバを介して返信する。

以上の構成により、多次元分類システムとバージョン管理システムをユーザインタフェース上で組み合わせることができ、文書分類の階層とバージョン／リリースの階層とが視覚的に理解しやすくなり、統一的な操作方法によって目的の文書を素早く見つけることができる。このようなユーザインタフェースを持つことにより、多次元分類システムの分類カテゴリの一つと同様にバージョン番号を扱えるので、バージョン番号を検索条件の一部として直観的に操作することができる。

さらに、本発明は上述した実施形態のみに限定されたものではない。上述した実施形態の文書検索システムを構成する各機能をそれぞれプログラム化し、あらかじめＣＤ−ＲＯＭ等の記録媒体に書き込んでおき、このＣＤ−ＲＯＭをＣＤ−ＲＯＭドライブのような媒体駆動装置を搭載したコンピュータに装着して、これらのプログラムをコンピュータのメモリあるいは記憶装置に格納して、実行することによって、本発明の目的を達成することができる。

なお、記録媒体としては半導体媒体（例えば、ＲＯＭ、不揮発性メモリカード等）、光媒体（例えば、ＤＶＤ、ＭＯ、ＭＤ、ＣＤ−Ｒ等）、磁気媒体（例えば、磁気テープ、フレキシブルディスク等）のいずれであってもよい。

また、ロードしたプログラムの指示に基づき、オペレーティングシステムやアプリケーションプログラム等が実際の処理の一部または全部を行い、その処理によって上述した実施形態の機能が実現される場合も含まれる。

また、上述したプログラムをサーバコンピュータの磁気ディスク等の記憶装置に格納しておき、ネットワークで接続された利用者のコンピュータからダウンロードして頒布する場合、また、サーバコンピュータから配信して頒布する場合、このサーバコンピュータの記憶装置も本発明の記録媒体に含まれる。
このように、本発明の機能をプログラムして、記録媒体に記録し頒布することによって、コスト、可搬性、汎用性を向上させることができる。

本発明の実施形態に係る文書検索システムを構成するハードウエアのブロック図である。 本実施形態における文書検索サーバの機能構成を示すブロック図である。 分類階層データベースのデータ構造例である。 バージョン管理データベースのデータ構造例である。 検索条件入力画面例である。 検索条件による文書データベースを検索した結果の例である。 バージョン表示リストをリリース番号でまとめた例である。 代表バージョンを「最新」とした場合の検索結果の表示例である。 検索条件に合致したすべての文書の表示例である。 指定したリリース番号に対する検索結果の表示例である。 本実施形態の文書検索の処理手順を示すフローチャートである。 従来技術による検索結果の表示例である。

符号の説明

１００…文書検索サーバ、１１０…検索条件入力手段、１２０…文書検索手段、１３０…検索結果出力手段、１４０…文書データベース（ＤＢ）、１５０…類似文書索引、１６０…分類階層データベース（ＤＢ）、１７０…バージョン管理データベース（ＤＢ）、２００…端末装置、３００…ネットワーク。

Claims (6)

1. 階層構造で分類して管理された複数の文書を検索条件にしたがって検索し、該検索結果を出力する文書検索システムにおいて、複数の文書を保管管理する文書データベースと、複数の分類階層を管理するとともに、各階層に対して前記文書データベースを検索するための検索パラメータを対応付けて記憶した分類階層データベースと、前記文書データベースに格納された文書の更新履歴をバージョンとして管理するバージョン管理データベースと、前記分類階層データベースから指定された分類に対応する検索パラメータを取り出し、該検索パラメータと指定された検索条件とによって前記文書データベースを検索し、検索された文書群のうち同一文書の異なるバージョンであるものを前記バージョン管理データベースによって特定し、同一文書の複数バージョンをひとつのバージョンの文書で代表させる文書検索手段を備えることを特徴とする文書検索システム。
2. 請求項１に記載の文書検索システムにおいて、前記同一文書の代表バージョンは、文書ごとの最新のバージョンであることを特徴とする文書検索システム。
3. 請求項１に記載の文書検索システムにおいて、前記バージョン管理データベースが複数の文書の各バージョンに一括してリリース番号を付す機能を持つ場合には、前記同一文書の代表バージョンは、各リリース番号に対応する文書ごとのバージョンであることを特徴とする文書検索システム。
4. 請求項１、２または３に記載の文書検索システムにおいて、前記文書検索手段で検索された文書群の属するバージョン情報を表示し、該バージョン情報の中から選択したバージョン情報に対応する検索結果の文書群を表示させる検索結果表示手段を備えることを特徴とする文書検索システム。
5. コンピュータに、請求項１乃至４のいずれかに記載の文書検索システムの機能を実行させるためのプログラム。
6. 請求項５に記載のプログラムを記録したコンピュータ読み取り可能な記録媒体。