JP2006107373A - 文書管理装置、文書管理方法、プログラムおよび記憶媒体 - Google Patents

文書管理装置、文書管理方法、プログラムおよび記憶媒体 Download PDF

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Abstract

【課題】構内ネットワークおよび広域ネットワークのそれぞれからアクセス可能な複数の文書管理データベースを管理する場合において、システム管理者に掛かる作業負荷を増大させることなく、広域ネットワーク上のクライアントの接続におけるセキュリティ管理に対する設定および運用を行うことができる文書管理装置を提供する。
【解決手段】サーバ1のWeb接続制御手段10は、文書管理データベース14とLAN6上のクライアントおよびインターネット7上のクライアントとの接続を制御する。Web接続制御手段10は、文書管理データベース14とインターネット7上のクライアントとの接続時に、ユーザ管理情報データベース15に保持されているクライアントを操作するユーザ毎に設定されているユーザ情報に基づいて、インターネット7上のクライアントからの文書管理データベース14に対するアクセスを制限する。
【選択図】図2

Description

本発明は、文書を保持、管理する文書管理データベースと構内ネットワーク上のクライントとの接続および文書管理データベースと広域ネットワーク上のクライアントとの接続を行うことが可能な文書管理装置、文書管理方法、プログラムおよび記憶媒体に関する。
一般に、文書管理システムとして、Webサーバを用いて、インターネット/イントラネットを経由して各クライアントマシンに文書管理データベースで管理されている文書データを配信するものがよく知られている。また、LANなどのネットワークを経由して各クライアントマシンに文書管理データベースで管理されている文書データを配信する文書管理システムが知られている。また、上記の2つのシステムを併用して運用する文書管理システムが知られている。
また、文書管理システムとして、ユーザに対して、文書データの書き込みを可能にする設定と文書データを参照することのみ(リードオンリー)を可能にする設定とを切り替えることができるものがある。
特開平10−187542号公報
一般に、インターネットを経由した文書管理システムに対しては、LANなどのネットワークを経由した文書管理システムに比して、より厳重なセキュリティ管理が求められる。すなわち、アクセス経路の違いにより、セキュリティ管理の設定および運用は異なることになる。よって、異なるアクセス経路をそれぞれ用いる複数の文書管理システムを運用する場合、文書管理システム毎にセキュリティ管理の設定および運用を行う必要があり、システム管理者のセキュリティ管理に掛かる作業が煩雑になるとともに、その作業量が増す。
また、文書管理システムにユーザがアクセスする場合に、文書管理システムへの書き込み動作が可能な接続と、文書管理システム内のデータを参照することのみ(リードオンリー)が可能な接続の切り替えの設定についても、アクセス経路の違いによるセキュリティ管理の設定、運用を、文書管理システム毎に行うことは、システム管理者の作業量を増すことになる。
本発明の目的は、構内ネットワークおよび広域ネットワークのそれぞれからアクセス可能な複数の文書管理データベースを管理する場合において、システム管理者に掛かる作業負荷を増大させることなく、広域ネットワーク上のクライアント3の接続におけるセキュリティ管理に対する設定および運用を行うことができる文書管理装置、文書管理方法、プログラムおよび記憶媒体を提供することにある。
本発明は、上記目的を達成するために、文書を保持、管理する文書管理データベースと構内ネットワーク上のクライントとの接続および前記文書管理データベースと広域ネットワーク上のクライアントとの接続を行うことが可能な文書管理装置であって、前記広域ネットワーク上のクライントを操作するユーザ毎に設定されている管理情報を保持するユーザ管理情報記憶手段と、前記文書管理データベースと前記広域ネットワーク上のクライントとの接続時に、前記ユーザ管理情報データベースに保持されている管理情報に基づいて前記広域ネットワーク上のクライアントからの前記文書管理データベースに対するアクセスを制限するための接続制御手段とを有することを特徴とする文書管理装置を提供する。
本発明は、上記目的を達成するために、文書を保持、管理する文書管理データベースと構内ネットワーク上のクライントとの接続および前記文書管理データベースと広域ネットワーク上のクライアントとの接続を行うことが可能な文書管理装置の文書管理方法であって、前記文書管理データベースと前記広域ネットワーク上のクライントとの接続時に、ユーザ管理情報記憶手段に保持されている前記広域ネットワーク上のクライントを操作するユーザ毎に設定されている管理情報に基づいて、前記広域ネットワーク上のクライアントからの前記文書管理データベースに対するアクセスを制限する接続制御工程を有することを特徴とする文書管理方法を提供する。
本発明は、上記目的を達成するために、文書を保持、管理する文書管理データベースと構内ネットワーク上のクライントとの接続および前記文書管理データベースと広域ネットワーク上のクライアントとの接続を行うことが可能な文書管理装置上で実行されるプログラムであって、前記文書管理データベースと前記広域ネットワーク上のクライントとの接続時に、ユーザ管理情報記憶手段に保持されている前記広域ネットワーク上のクライントを操作するユーザ毎に設定されている管理情報に基づいて、前記広域ネットワーク上のクライアントからの前記文書管理データベースに対するアクセスを制限することを特徴とするプログラムを提供する。
本発明は、上記目的を達成するために、上記プログラムをコンピュータ読み取り可能に格納したことを特徴とする記憶媒体を提供する。
本発明によれば、構内ネットワークおよび広域ネットワークのそれぞれからアクセス可能な複数の文書管理データベースを管理する場合において、システム管理者に掛かる作業負荷を増大させることなく、広域ネットワーク上のクライアントの接続におけるセキュリティ管理に対する設定および運用を行うことができる。
以下、本発明の実施の形態について図面を参照しながら説明する。
(第1の実施の形態)
図1は本発明の第1の実施の形態に係る文書管理装置を用いた文書管理システムの構成を示すブロック図、図2は図1のサーバの構成を示すブロック図である。
文書管理システムは、図1に示すように、文書を保管、管理するための文書管理装置を構成するサーバ1を備え、サーバ1に対して、LAN6を経由して複数のクライアント2から、インターネット7を経由して複数のクライアント3からそれぞれアクセス可能である。サーバ1は、各クライアント2,3のそれぞれに対して文書の閲覧サービスを提供する。
サーバ1は、図2に示すように、複数の文書管理データベース14と、ネットワーク接続手段16と、Webサーバ13と、ユーザ情報管理データベース15と、Web接続制御手段10とを備える。ネットワーク接続手段16は、LAN6上の各クライアント2と通信可能に接続するためのものである。Webサーバ13は、インターネット7上の各クライアン3と通信可能に接続するためのものである。ユーザ情報管理データベース15は、各ユーザの文書管理データベースへのアクセス制御情報を保存するものである。Web接続制御手段10は、ユーザ情報管理データベース15に保存されているアクセス制御情報を参照して、LAN6を介した各クライアント2からの文書管理データベース14へのアクセスを制御するとともに、インターネット7を介した各クライアント3からの文書管理データベース14へのアクセスを制御する。また、Web接続制御手段10は、ユーザインタフェース(図示せず)を介した、各ユーザの文書管理データベース14へのアクセス制御情報の表示および変更を行うための制御を行う。
本実施の形態においては、システム管理者により、各クライアント3からインターネット7を経由して各文書管理データベース14へアクセスするユーザのそれぞれに対して、各文書管理データベース14への書き込みを許可するか各文書管理データベース14の参照のみを許可するかを設定することができる。この設定は、サーバ1のユーザインタフェース(図示せず)またはLAN6上のクライアント2のユーザインタフェース(図示せず)を介して行われる。
各クライアント3からインターネット7を経由して各文書管理データベース14へアクセスするユーザのそれぞれに対して、各文書管理データベース14への書き込みを許可するか各文書管理データベース14の参照のみを許可するかを設定する手順について図3および図4を参照しながら説明する。図3は図1の文書管理システムにおけるユーザ毎に各文書管理データベース14への書き込みを許可するか参照のみを許可するかを設定するための画面の一例を示す図、図4はユーザの追加を設定するための画面の一例を示す図である。
各クライアント3からインターネット7を経由した文書管理データベース14へアクセスするユーザのそれぞれに対して、文書管理データベース14への書き込みを許可するか文書管理データベース14の参照のみを許可するかを設定する場合、まず、サーバ1またはLAN6上のクライアント2のユーザインタフェース(図示せず)により、図3に示す画面30が表示される。この画面30には、ユーザ毎に文書管理データベース14への書き込みを許可するか参照のみを許可するかを選択するためのチェックボックス30Aと、ユーザの削除を行うためのユーザ削除ボタン30Bと、ユーザの追加を行うためのユーザ追加ボタン30Cと、OKボタン30Dと、キャンセルボタン30Eとが表示される。
上記チェックボックス30Aにおいて、マウスなどを用いて対応するユーザのチェックボックスにチェックを入れると、チェックされたユーザに対して各文書管理データベース14への書き込みが許可される。逆にチェックボックスのチェックがはずされたユーザに対しては、各文書管理データベース14の参照のみが許可される。
ユーザを追加する際には、ユーザ追加ボタン30Cが押下され、図4に示すユーザ設定画面40が表示される。ユーザ設定画面40には、ユーザ名を入力するためのエディットボックス40Aと、パスワードを入力するためのエディットボックス40Bと、各エディットボックス40A,40Bの入力を保存し、本ユーザ設定画面40を終了させるためのOKボタン40Cと、各エディットボックス40A,40Bの入力をキャンセルするためのキャンセルボタン40Dとが表示される。各エディットボックス40A,40Bの入力には、キーボード(図示せず)などが用いられる。このユーザ設定画面40を用いて入力されたユーザ名は、画面30のチェックボックス30Aに反映される。
ユーザを削除する際には、チェックボックス30A内の削除対象のユーザ名が選択され、ユーザ削除ボタン30Bが押下される。これにより、選択されたユーザ名は、チェックボックス30A内から削除される。
このようにして、チェックボックス30Aのチェック、ユーザの追加および削除の設定は、OKボタン30Dが押下されることにより、確定されてサーバ1内のユーザ情報管理データベース15に保存され、ユーザ追加の設定を行うことができる。
次に、各クライアント3からインターネット7を経由して文書管理データベース14へのアクセスがある場合のサーバ1の動作について図5〜図8を参照しながら説明する。図5は図1の文書管理システムのサーバ1における各クライアント3からインターネット7を経由して文書管理データベース14へのアクセスに対する動作の手順を示すフローチャート、図6は図1の文書管理システムのクライアント3上に表示されるログイン画面の一例を示す図、図7は図1の文書管理システムのクライアント3上に表示されるデータベース書き込み可能画面の一例を示す図、図8は図1の文書管理システムのクライアント3上に表示される参照可能画面の一例を示す図である。ここで、図5のフローチャートで示す手順は、Web接続制御手段10により実行されるものである。
Web接続制御手段10は、図5に示すように、いずれかのクライアント3から文書管理データベース14へのアクセス要求を受信すると(ステップS1001)、アクセス要求元のクライアント3上にログイン画面を表示させるためのログイン画面情報をアクセス要求元のクライアント3に送信する(ステップS1002)。このログイン画面は、各文書管理データベース14にアクセスするために必要なユーザ名およびパスワードなどを含むユーザ情報を入力するための画面である。アクセス要求元のクライアント3においては、ブラウザにより上記ログイン画面情報に基づいてログイン画面が表示され、このログイン画面上でクライアント3を操作するユーザにより文書管理データベース14にアクセスするために必要なユーザ情報が入力される。入力されたユーザ情報は、アクセス要求元のクライアント3からサーバ1に送信される。
ウェブ接続制御手段10は、アクセス要求元のクライアント3からのユーザ情報を受信し、受信したユーザ情報と一致するユーザ情報がユーザ情報管理データベース15にあるか否かを判定する(ステップS1003)。ここでは、ユーザ名およびパスワードと一致するユーザ名およびパスワードがユーザ情報管理データベース15になければ、ウェブ接続制御手段10は、ログイン試行回数をカウントするカウンタの値に基づいてログイン試行回数が所定回数を超えたか否かを判定する(ステップS1004)。ここで、ログイン試行回数が所定回数を超えていない場合、ウェブ接続制御手段10は、再度ログイン画面を表示させるために、ログイン画面情報をアクセス要求元のクライアント3に送信する(ステップS1002)。これに対し、ログイン試行回数が所定回数を超えている場合、ウェブ接続制御手段10は、アクセス要求元のクライアント3上でログイン失敗画面を表示させるために、ログイン失敗画面情報をアクセス要求元のクライアント3に送信し(ステップS1005)、本処理を終了する。
上記ステップS1003において受信したユーザ情報と一致するユーザ情報がユーザ情報管理データベース15にあると判定された場合、ウェブ接続制御手段10は、クライアント3上にメイン画面を表示させるためのメイン画面情報をアクセス要求元のクライアント3に送信する(ステップS1006)。アクセス要求元のクライアント3においては、ブラウザにより上記メイン画面情報に基づいてメイン画面が表示される。ここで、メイン画面としては、例えば図6に示すような各文書管理データベース14の内容を表示するための画面60が表示される。この画面60は、文書管理データベース14の一覧(データベース名の一覧)を表示する部分60Aと、上記一覧の中から選択された文書管理データベース14内の文書情報を表示する部分60Bとからなる。現在は文書管理データベース14が選択されていないので、部分60Bには、ないにも表示されていない。
アクセス要求元のクライアント3を操作するユーザにより、ブラウザ上に表示される文書管理データベースの一覧から所望のデータベース名が選択されると、アクセス要求元のクライアント3は、選択された文書管理データベース名をサーバ1へ送信する。
ウェブ接続制御手段10は、アクセス要求元のクライアント3からの文書管理データベース名を受信すると、ユーザ情報管理データベース15のユーザ情報に基づいて、受信した文書管理データベース名に対応する文書管理データベース14すなわちアクセス要求元のクライアント3により選択された文書管理データベース14へのアクセスを試行し、当該クライアント3により選択された文書管理データベース14へのアクセスが成功したか否かを判定する(ステップS1007)。ここで、選択された文書管理データベース14へのアクセスが成功しなければ、ウェブ接続制御手段10は、選択された文書管理データベース14へログインするためのログイン処理を行う(ステップS1008)。ここでは、上記ステップS1002〜ステップS1005までの処理と同様の処理が行われる。但し、このログイン処理において、アクセス要求元のクライアント3から入力されたユーザ情報と比較されるユーザ情報は、選択された文書管理データベース14が保持するユーザ情報である。そして、両者が一致すれば、選択された文書管理データベース14へのアクセスが可能になる。これに対し、両者が一致しなければ、図示されていないが、サーバ1は、選択された文書管理データベース14へアクセスすることができず、本処理は終了する。
選択された文書管理データベース14へのアクセスが成功すると、ウェブ接続制御手段10は、ユーザ管理情報データベース15のユーザ情報を参照して、アクセス要求元のクライアント3のユーザに対して選択された文書管理データベース14への書き込みが許可されているか参照のみが許可されているかを判定する(ステップS1009)。
上記ステップS1009においてアクセス要求元のクライアント3のユーザに対して書き込みが許可されていると判定された場合、ウェブ接続制御手段10は、選択された文書管理データベース14から当該文書管理データベース内の文書の一覧を表すための文書管理情報を取得し、アクセス要求元のクライアント3に取得された文書管理情報を含むデータベース書き込み可能画面を表示させるためのデータベース書き込み可能画面情報をアクセス要求元のクライアント3に送信する(ステップS1010)。アクセス要求元のクライアント3においては、ブラウザにより、上記データベース書き込み可能画面情報に基づいてデータベース書き込み可能画面が表示される。
ここで、データベース書き込み可能画面としては、例えば図7に示すような画面70が表示される。この画面70は、文書管理データベース14の一覧(データベース名の一覧)を表示する部分70Aと、上記一覧の中から選択された文書管理データベース14内の文書管理情報を表示する部分70Bとからなる。この画面70の部分70Bには、選択された文書管理データベース14内の文書管理情報70Dと、選択された文書管理データベース14への文書の書き込みまたは文書の編集を行うためのツールバー70Cとが表示される。例えば、クライント3を操作するユーザにより、上記画面70上で、例えばファイル名称「File01」が選択され、ツールバー70Cの「ファイルコピー」が操作されると、このファイル名称「File01」の文書がクライアント3の所定格納場所へコピーされる。そして、アクセス要求元のクライアント3からのアクセスが終了されると、ウェブ接続制御手段10は、本処理を終了する。
上記ステップS1009においてアクセス要求元のクライアント3のユーザに対して参照のみが許可されていると判定された場合、ウェブ接続制御手段10は、選択された文書管理データベース14から当該文書管理データベース内の文書の一覧を表すための文書管理情報を取得し、アクセス要求元のクライアント3に取得された文書管理情報を含むデータベース参照可能画面を表示させるためのデータベース参照可能画面情報をアクセス要求元のクライアント3に送信する(ステップS1011)。アクセス要求元のクライアント3においては、ブラウザにより、上記データベース参照可能画面情報に基づいてデータベース参照可能画面が表示される。ここで、データベース参照可能画面としては、例えば図8に示すような画面80が表示される。この画面80は、文書管理データベース14の一覧(データベース名の一覧)を表示する部分80Aと、上記一覧の中から選択された文書管理データベース14内の文書管理情報を表示する部分80Bとからなる。本画面80は、クライント3を操作するユーザによりファイル名称「File01」が選択された場合の画面であり、この画面においては、ファイル名称「File01」の文書の内容が表示される。そして、アクセス要求元のクライアント3からのアクセスが終了されると、ウェブ接続制御手段10は、本処理を終了する。
このように、本実施の形態によれば、LAN6およびインターネット7のそれぞれからアクセス可能な複数の文書管理データベース14を管理する場合において、システム管理者に掛かる作業負荷を増大させることなく、インターネット7上のクライアント3との接続におけるセキュリティ管理に対する設定および運用を行うことができる。
(第2実施の形態)
次に、本発明の第2の実施の形態について図9および図10を参照しながら説明する。図9は本発明の第2の実施の形態に係る文書管理システムにおけるユーザ毎に文書管理データベース14に対する設定を行うためのメイン画面の一例を示す図、図10は本発明の第2の実施の形態に係る文書管理システムにおける文書管理データベース毎の設定を行うための画面の一例を示す図である。ここで、図10のフローチャートで示す手順は、Web接続制御手段10により実行されるものである。また、本実施の形態は、上記第1の実施の形態と同じ構成を有し、その説明は省略する。
本実施の形態においては、システム管理者により、ユーザ毎にインターネット7を経由した文書管理データベース14の全てへの書き込みを許可するか、その一部のみへの書き込みを許可するか、または参照のみを許可するかを設定することができる。この設定は、サーバ1のユーザインタフェース(図示せず)またはLAN6上のクライアント2のユーザインタフェース(図示せず)を介して行われる。
上記設定を行う場合、図9に示す画面90が表示される。この画面90には、ユーザ毎に、文書管理データベース14の全てへの書き込みが許可されているか、文書管理データベース14の一部のみへの書き込みが許可されているか、文書管理データベース14の全てに対して参照のみが許可されているかを表す一覧ボックス90Aと、ユーザの削除を行うためのユーザ削除ボタン90Bと、ユーザの追加を行うためのユーザ追加ボタン90Cと、データベース選択ボタン90Dと、OKボタン90Eと、キャンセルボタン90Fとが表示される。
上記一覧ボックス90Aに一覧表示されているユーザ毎の設定を行う際には、まず、入力ボックス90A内のユーザ名が選択されてデータベース選択ボタン90Dが押下される。これにより、図10に示すような画面100が表示される。この画面100には、文書管理データベース14毎に書き込みを許可するか参照のみを許可するかを選択するためのチェックボックス100Aと、チェックボックス100A内の全ての文書管理データベース14に対して一括して「全て書き込み」(選択されたユーザに対して、文書管理データベース14の全てへの書き込みを許可すること)に設定するためのボタン100Bと、チェックボックス100A内の全ての文書管理データベース14に対して一括して「全て参照」(選択されたユーザに対して、文書管理データベース14の全てに対して参照のみを許可すること)に設定するためのボタン100Cと、OKボタン100Dと、キャンセルボタン100Eとが表示される。
ここで、選択されたユーザに対して、文書管理データベース14の全てへの書き込みを許可することを設定する場合、ボタン100Bを押下することによって、チェックボックス100A内の各文書管理データベース14の全てへの書き込みを許可することが設定される。このような操作により、例えば「UserA」に対して文書管理データベース14の全てへの書き込みを許可することが設定されると、図9に示すように、一覧ボックス90Aの「UserA」に対して「全て書き込み」が入力される。
また、選択されたユーザに対して、文書管理データベース14の全ての参照のみを許可することを設定する場合、ボタン100Cを押下することによって、チェックボックス100A内の各文書管理データベース14の全てに対して参照のみを行うことを許可することが設定される。このような操作により、例えば「UserB」に対して文書管理データベース14の全てに対して参照のみを許可することが設定されると、図9に示すように、一覧ボックス90Aの「UserB」に対して「全て参照」が入力される。
また、選択されたユーザに対して、文書管理データベース14の一部のみへの書き込みを許可することを設定する場合、上記チェックボックス100Aにおいて、書き込みを許可する文書管理データベース14に対応するチェックボックスにチェックが入れられ、チェックされた文書管理データベース14への書き込みが許可される。逆にチェックボックスのチェックがはずされた文書管理データベース14に対しては、参照のみが許可される。このような操作により、例えば「UserC」に対して文書管理データベース14の一部のみへの書き込みを許可することが設定されると、図9に示すように、一覧ボックス90Aの「UserC」に対して「書き込みあり」が入力される。
また、ユーザ削除ボタン90Bまたはユーザ追加ボタン90Cを押下することによって、ユーザの削除またはユーザの追加を行うことができる。これらは、上記第1の実施の形態における、ユーザ削除ボタン30Bまたはユーザ追加ボタン30Cによるユーザの削除またはユーザの追加と同じであり、ここでは、その説明は省略する。
上述した操作を用いてシステム管理者によって設定された内容は、サーバ1のユーザ情報管理データベース15に保存される。
本実施の形態においては、各クライアント3からインターネット7を経由して文書管理データベース14へのアクセスがある場合、サーバ1は、ユーザ情報管理データベース15を参照して、クライアント3を操作するユーザに対して文書管理データベース14の全てへの書き込みを許可するか、その一部のみへの書き込みを許可するか、または参照のみを許可するかを判定し、この判定結果に応じた処理を行う。
このように、本実施の形態によれば、上記第1の実施の形態と同様の効果を得ることができる。
(第3の実施の形態)
次に、本発明の第3の実施の形態について図11および図12を参照しながら説明する。図11は本発明の第3の実施の形態に係る文書管理システムにおけるユーザ毎に文書管理データベース14内の文書の表示を行うか否かを設定するための画面の一例を示す図、図12は本発明の第3の実施の形態に係る文書管理システムのサーバ1における各クライアント3からインターネット7を経由して文書管理データベース14へのアクセスに対する動作の手順を示すフローチャートである。本実施の形態は、上記第1の実施の形態と同じ構成を有し、その説明は省略する。
本実施の形態においては、システム管理者により、ユーザ毎にインターネット7を経由した文書管理システムへのアクセス時に各文書管理データベース14内の文書の表示を行うか否かを設定することができる。この設定は、サーバ1のユーザインタフェース(図示せず)またはLAN6上のクライアント2のユーザインタフェース(図示せず)を介して行われる。
上記設定を行う場合、図11に示す画面110がサーバ1またはLAN6上のクライアント2に表示される。この画面110には、ユーザ毎に各文書管理データベース14内の文書の表示を行うか表示を行わないかを選択するためのチェックボックス110Aと、ユーザの追加を行うためのユーザ追加ボタン110Bと、ユーザの削除を行うためのユーザ削除ボタン110Cと、OKボタン110Dと、キャンセルボタン110Eとが表示される。
上記チェックボックス110Aにおいて、マウスなどを用いて対応するユーザのチェックボックスにチェックを入れると、チェックされたユーザに対してインターネット7を経由した文書管理データベース14へのアクセス時に文書管理データベース14内の文書の表示を行うように設定される。逆にチェックボックスのチェックがはずされたユーザに対しては、各文書管理データベース14内の文書の表示を行わないように設定されている。
また、ユーザ削除ボタン100Bまたはユーザ追加ボタン100Cを押下することによって、ユーザの削除またはユーザの追加を行うことができる。これらは、上記第1の実施の形態における、ユーザ削除ボタン30Bまたはユーザ追加ボタン30Cによるユーザの削除またはユーザの追加と同じであり、ここでは、その説明は省略する。
次に、各クライアント3からインターネット7を経由して文書管理データベース14へのアクセスがある場合のサーバ1の動作について図12を参照しながら説明する。ここで、図12のフローチャートで示す手順は、Web接続制御手段10により実行されるものである。
Web接続制御手段10は、図12に示すように、いずれかのクライアント3から文書管理データベース14へのアクセス要求を受信すると(ステップS2001)、アクセス要求元のクライアント3上にログイン画面を表示させるためのログイン画面情報をアクセス要求元のクライアント3に送信する(ステップS2002)。このログイン画面は、文書管理データベース14にアクセスするために必要なユーザ名およびパスワードなどを含むユーザ情報を入力するための画面である。アクセス要求元のクライアント3においては、ブラウザにより上記ログイン画面情報に基づいてログイン画面が表示され、このログイン画面上でクライアント3を操作するユーザにより文書管理データベース14にアクセスするために必要なユーザ情報が入力される。入力されたユーザ情報は、アクセス要求元のクライアント3からサーバ1に送信される。
ウェブ接続制御手段10は、アクセス要求元のクライアント3からのユーザ情報を受信し、受信したユーザ情報と一致するユーザ情報がユーザ情報管理データベース15にあるか否かを判定する(ステップS2003)。ここでは、ユーザ名およびパスワードと一致するユーザ名およびパスワードがユーザ情報管理データベース15になければ、ウェブ接続制御手段10は、ログイン試行回数をカウントするカウンタの値に基づいてログイン試行回数が所定回数を超えたか否かを判定する(ステップS2004)。ここで、ログイン試行回数が所定回数を超えていない場合、ウェブ接続制御手段10は、再度ログイン画面を表示させるために、ログイン画面情報をアクセス要求元のクライアント3に送信する(ステップS2002)。これに対し、ログイン試行回数が所定回数を超えている場合、ウェブ接続制御手段10は、アクセス要求元のクライアント3上でログイン失敗画面を表示させるために、ログイン失敗画面情報をアクセス要求元のクライアント3に送信し(ステップS2005)、本処理を終了する。
上記ステップS2003において受信したユーザ情報と一致するユーザ情報がユーザ情報管理データベース15にあると判定された場合、ウェブ接続制御手段10は、ユーザ情報管理データベース15を参照して、当該ユーザに対して各文書管理データベース14内の文書の表示を行うように設定されているか否かを判定する(ステップS2006)。ここで、上記ユーザに対して各文書管理データベース14内の文書の表示を行わないように設定されている場合、ウェブ接続制御手段10は、クライアント3上でログイン失敗画面を表示させるために、ログイン失敗画面情報をクライアント3に送信し(ステップS2005)、本処理を終了する。
これに対し、上記ステップS2006において上記ユーザに対して各文書管理データベース14内の文書の表示を行うように設定されている場合、ウェブ接続制御手段10は、クライアント3上にメイン画面を表示させるためのメイン画面情報をアクセス要求元のクライアント3に送信する(ステップS2007)。アクセス要求元のクライアント3においては、ブラウザにより上記メイン画面情報に基づいてメイン画面が表示される。ここで、メイン画面としては、例えば図6に示すような各文書管理データベース14の一覧およびその内容を表示するための画面60が表示される。ここで、アクセス要求元のクライアント3を操作するユーザにより上記メイン画面上で文書管理データベースの一覧から所望のデータベース名が選択されると、アクセス要求元のクライアント3は選択された文書管理データベース名をサーバ1へ送信する。
ウェブ接続制御手段10は、アクセス要求元のクライアント3からの文書管理データベース名を受信すると、ユーザ情報管理データベース15のユーザ情報に基づいて、受信した文書管理データベース名に対応する文書管理データベース14すなわちアクセス要求元のクライアント3により選択された文書管理データベース14へのアクセスを試行し、アクセス要求元のクライアント3により選択された文書管理データベース14へのアクセスが成功したか否かを判定する(ステップS2008)。ここで、選択された文書管理データベース14へのアクセスが成功しなければ、ウェブ接続制御手段10は、選択された文書管理データベース14へログインするためのログイン処理を行う(ステップS2009)。ここでは、上記ステップS2002〜ステップS2005までの処理と同様の処理が行われる。但し、このログイン処理において、アクセス要求元のクライアント3から入力されたユーザ情報と比較されるユーザ情報は、選択された文書管理データベース14が保持するユーザ情報である。そして、両者が一致すれば、選択された文書管理データベース14へのアクセスが可能になる。これに対し、両者が一致しなければ、図示されていないが、選択された文書管理データベース14へアクセスすることができず、本処理は終了する。
選択された文書管理データベース14へのアクセスが成功すると、ウェブ接続制御手段10は、選択された文書管理データベース14から当該文書管理データベース内の文書の一覧を表すための文書管理情報を取得し、アクセス要求元のクライアント3に取得された文書管理情報を含むデータベース参照可能画面を表示させるためのデータベース参照可能画面情報をアクセス要求元のクライアント3に送信する(ステップS2010)。アクセス要求元のクライアント3においては、ブラウザにより、上記データベース参照可能画面情報に基づいてデータベース参照可能画面が表示される。ここで、データベース参照可能画面としては、例えば上記第1の実施の形態で述べた図8に示す画面80が表示される。そして、アクセス要求元のクライント3を操作するユーザにより、上記画面80上で所望のファイル名称が選択されると、このファイル名称の文書の内容がアクセス要求元のクライアント3上に表示される。そして、アクセス要求元のクライアント3からのアクセスが終了されると、ウェブ接続制御手段10は、本処理を終了する。
このように、本実施の形態によれば、上記第1の実施の形態と同様の効果を得ることができる。
(第4の実施の形態)
次に、本発明の第4の実施の形態について図13〜図16を参照しながら説明する。図13は本発明の第4の実施の形態に係る文書管理システムにおけるユーザ毎に文書管理データベース14に対する設定を行うためのメイン画面の一例を示す図、図14は本発明の第4の実施の形態に係る文書管理システムにおける文書管理データベース毎の表示および非表示を設定するための画面の一例を示す図、図15は本発明の第4の実施の形態に係る文書管理システムのクライアント3上に表示されるデータベース参照画面の一例を示す図、図16は図15の画面上で選択された文書管理データベースの文書の一覧が表示される画面の一例を示す図である。ここで、本実施の形態は、上記第1の実施の形態と同じ構成を有し、その説明は省略する。
本実施の形態においては、システム管理者により、ユーザ毎にインターネット7を経由した文書管理システムへのアクセス時に全ての文書管理データベース14内の文書の表示を許可するか、文書管理データベース14のうち、一部の文書管理データベース14内の文書の表示を許可するか、全ての文書管理データベース14内の文書の表示を禁止するかを設定することができる。この設定は、サーバ1のユーザインタフェース(図示せず)またはLAN6上のクライアント2のユーザインタフェース(図示せず)を介して行われる。
上記設定を行う場合、図13に示す画面130が表示される。この画面130には、ユーザ毎に、全ての文書管理データベース14内の文書の表示が許可されているか、一部の文書管理データベース14内の文書の表示が許可されているか、全ての文書管理データベース14内の文書の表示が禁止されているかを表す一覧ボックス130Aと、ユーザの追加を行うためのユーザ追加ボタン130Bと、ユーザの削除を行うためのユーザ削除ボタン130Cと、データベース選択ボタン130Dと、OKボタン130Eと、キャンセルボタン130Fとが表示される。
上記一覧ボックス130Aに一覧表示されているユーザ毎の設定を行う際には、まず、一覧ボックス130A内の所望のユーザ名が選択された状態で、データベース選択ボタン130Dが押下される。ここでは、一覧ボックス130Aにおける各ユーザに対する設定内容は空欄であるとする。データベース選択ボタン130Dの押下により、図14に示すような画面140が表示される。この画面140には、文書管理データベース14毎にその文書の表示を行うか否かを選択するためのチェックボックス140Aと、チェックボックス140A内の全ての文書管理データベース14に対して一括して「全て表示」(選択されたユーザに対して、全ての文書管理データベース14内の文書の表示を許可すること)に設定するためのボタン140Bと、チェックボックス100A内の全ての文書管理データベース14に対して一括して「全て隠す」(選択されたユーザに対して、全ての文書管理データベース14内の文書の表示を禁止すること)に設定するためのボタン140Cと、OKボタン140Dと、キャンセルボタン140Eとが表示される。
ここで、選択されたユーザに対して、全ての文書管理データベース14内の文書の表示を許可することを設定する場合、ボタン100Bが押下される。これにより、選択されたユーザに対して、チェックボックス140A内の各文書管理データベース14内の文書の表示が許可される。このような操作により、例えば「UserA」に対して全ての文書管理データベース14内の文書の表示を許可することが設定されると、図13に示すように、一覧ボックス130Aの「UserA」に対して「全て表示」が入力される。
また、選択されたユーザに対して、全ての文書管理データベース14内の文書の表示を禁止することを設定する場合、ボタン140Cが押下され、選択されたユーザに対してチェックボックス140A内の全ての文書管理データベース14内の文書の表示が禁止される。このような操作により、例えば「UserB」に対して全ての文書管理データベース14内の文書の表示を禁止することが設定されると、図13に示すように、一覧ボックス130Aの「UserB」に対して「全て隠す」が入力される。
また、選択されたユーザに対して、一部の文書管理データベース14内の文書の表示を許可することを設定する場合、上記チェックボックス140Aにおいて、表示を許可する文書管理データベース14に対応するチェックボックスにチェックが入れられ、チェックされた文書管理データベース14内の文書の表示が許可される。逆にチェックボックスのチェックがはずされた文書管理データベース14に対しては、その文書の表示が禁止される。このような操作により、例えば「UserC」に対して一部の文書管理データベース14内の文書の表示を許可することが設定されると、図13に示すように、一覧ボックス130Aの「UserC」に対して「表示あり」が入力される。
また、ユーザ削除ボタン130Bまたはユーザ追加ボタン130Cを押下することによって、ユーザの削除またはユーザの追加を行うことができる。これらは、上記第1の実施の形態における、ユーザ削除ボタン30Bまたはユーザ追加ボタン30Cによるユーザの削除またはユーザの追加と同じであり、ここでは、その説明は省略する。
システム管理者が上述した操作を行うことによって設定された内容は、サーバ1のユーザ情報管理データベース15に保存される。
本実施の形態におけるサーバ1による各クライアント3からインターネット7を経由して文書管理データベース14へのアクセスに対する動作の手順は、上記第3の実施の形態と基本的に同じである。但し、サーバ1は、ユーザ情報管理データベース15を参照して、クライアント3を操作するユーザに対して全ての文書管理データベース14内の文書の表示が許可されているか、一部の文書管理データベース14内の文書の表示が許可されているか、または全ての文書管理データベース14内の文書の表示が禁止されているかの設定に応じて対応する処理を行う。
例えば、アクセスしたユーザに対して一部の文書管理データベース14内の文書の表示が許可されている場合、ウェブ接続制御手段10は、アクセス要求元のクライアント3上にメイン画面を表示させるためのメイン画面情報をアクセス要求元のクライアント3に送信する。アクセス要求元のクライアント3においては、ブラウザにより上記メイン画面情報に基づいてメイン画面が表示される。ここで、メイン画面としては、例えば図15に示すような表示が許可された文書管理データベース14の一覧およびその内容を表示するための画面150が表示される。この画面150は、ユーザに対して表示が許可された文書管理データベース14の一覧(データベース名の一覧)を表示する部分150Aと、上記一覧の中から選択された文書管理データベース14内の文書管理情報を表示する部分150B(データベース名の選択前のための空欄)とからなる。ここで、アクセス要求元のクライアント3を操作するユーザにより上記メイン画面150上で文書管理データベースの一覧から所望のデータベース名が選択されると、アクセス要求元のクライアント3は選択された文書管理データベース名をサーバ1へ送信する。
ウェブ接続制御手段10は、アクセス要求元のクライアント3からの文書管理データベース名を受信すると、アクセス要求元のクライアント3により選択された文書管理データベース14へのアクセスを試行する。選択された文書管理データベース14へのアクセスが成功すると、ウェブ接続制御手段10は、選択された文書管理データベース14から当該文書管理データベース内の文書の一覧を表すための文書管理情報を取得し、取得された文書管理情報を含むデータベース参照可能画面情報をアクセス要求元のクライアント3に送信する。アクセス要求元のクライアント3においては、ブラウザにより、上記データベース参照可能画面情報に基づいて例えば図16に示すような画面160が表示される。この画面160の部分160Bには、選択された文書管理データベース14内の文書管理情報が表示される。
このように、本実施の形態によれば、上記第1の実施の形態と同様の効果を得ることができる。
なお、本発明の目的は、前述した実施形態の機能を実現するソフトウェアのプログラムコードを記録した記憶媒体(または記録媒体)を、システムあるいは装置に供給し、そのシステムあるいは装置のコンピュータ(またはCPUやMPU)が記憶媒体に格納されたプログラムコードを読み出し実行することによっても、達成されることはいうまでもない。この場合、記憶媒体から読み出されたプログラムコード自体が前述した実施形態の機能を実現することになり、そのプログラムコードを記憶した記憶媒体は本発明を構成することになる。
また、プログラムコードを供給するための記憶媒体としては、例えば、フロッピー(登録商標)ディスク、ハードディスク、光磁気ディスク、CD−ROM、CD−R、CD−RW、DVD−ROM、DVD−RAM、DVD−RW、DVD+RW、磁気テープ、不揮発性のメモリカード、ROM等を用いることができる。または、プログラムコードを、ネットワークを介してダウンロードしてもよい。
また、コンピュータが読み出したプログラムコードを実行することにより、前述した実施形態の機能が実現されるだけでなく、そのプログラムコードの指示に基づき、コンピュータ上で稼働しているオペレーティングシステム(OS)などが実際の処理の一部または全部を行い、その処理によって前述した実施形態の機能が実現される場合も含まれる。
さらに、記憶媒体から読み出されたプログラムコードが、コンピュータに挿入された機能拡張カードやコンピュータに接続された機能拡張ユニットに備わるメモリに書込まれた後、そのプログラムコードの指示に基づき、その機能拡張カードや機能拡張ユニットに備わるCPUなどが実際の処理の一部または全部を行い、その処理によって前述した実施形態の機能が実現される場合も含まれる。
本発明の第1の実施の形態に係る文書管理装置を用いた文書管理システムの構成を示すブロック図である。 図1のサーバの構成を示すブロック図である。 図1の文書管理システムにおけるユーザ毎に文書管理データベース14への書き込みを許可するか文書管理データベース14の参照のみを許可するかを設定するための画面の一例を示す図である。 ユーザの追加を設定するための画面の一例を示す図である。 図1の文書管理システムのサーバ1における各クライアント3からインターネット7を経由して文書管理データベース14へのアクセスに対する動作の手順を示すフローチャートである。 図1の文書管理システムのクライアント3上に表示されるログイン画面の一例を示す図である。 図1の文書管理システムのクライアント3上に表示されるデータベース書き込み可能画面の一例を示す図である。 図1の文書管理システムのクライアント3上に表示される参照可能画面の一例を示す図である。 本発明の第2の実施の形態に係る文書管理システムにおけるユーザ毎に文書管理データベース14に対する設定を行うためのメイン画面の一例を示す図である。 本発明の第2の実施の形態に係る文書管理システムにおける文書管理データベース毎の設定を行うための画面の一例を示す図である。 本発明の第3の実施の形態に係る文書管理システムにおけるユーザ毎に文書管理データベース14内の文書の表示を行うか否かを設定するための画面の一例を示す図である。 本発明の第3の実施の形態に係る文書管理システムのサーバ1における各クライアント3からインターネット7を経由して文書管理データベース14へのアクセスに対する動作の手順を示すフローチャートである。 本発明の第4の実施の形態に係る文書管理システムにおけるユーザ毎に文書管理データベース14に対する設定を行うためのメイン画面の一例を示す図である。 本発明の第4の実施の形態に係る文書管理システムにおける文書管理データベース毎の表示および非表示を設定するための画面の一例を示す図である。 本発明の第4の実施の形態に係る文書管理システムのクライアント3上に表示されるデータベース参照画面の一例を示す図である。 図15の画面上で選択された文書管理データベースの文書の一覧が表示される画面の一例を示す図である。
符号の説明
1 サーバ
2,3 クライアント
6 LAN
7 インターネット
10 ウェブ接続制御手段
13 ウェブサーバ
14 文書管理データベース
15 ユーザ情報管理データベース
16 ネットワーク接続手段

Claims (14)

  1. 文書を保持、管理する文書管理データベースと構内ネットワーク上のクライントとの接続および前記文書管理データベースと広域ネットワーク上のクライアントとの接続を行うことが可能な文書管理装置であって、
    前記広域ネットワーク上のクライントを操作するユーザ毎に設定されている管理情報を保持するユーザ管理情報記憶手段と、
    前記文書管理データベースと前記広域ネットワーク上のクライントとの接続時に、前記ユーザ管理情報記憶手段に保持されている管理情報に基づいて前記広域ネットワーク上のクライアントからの前記文書管理データベースに対するアクセスを制限するための接続制御手段と
    を有することを特徴とする文書管理装置。
  2. 前記ユーザ管理情報記憶手段に保持される前記ユーザ毎の管理情報は、前記ユーザ毎に前記文書管理データベースへの書き込みが許可されているか前記文書管理データベースの参照のみが許可されているかを示す情報であり、
    前記接続制御手段は、前記広域ネットワーク上のクライントを操作するユーザに対応する管理情報に基づいて前記広域ネットワーク上のクライントを操作するユーザに対して前記文書管理データベースへの書き込みを許可するか前記文書管理データベースの参照のみを許可するかを制御することを特徴とする請求項1記載の文書管理装置。
  3. 前記文書管理データベースとして複数の文書管理データベースが設けられ、
    前記ユーザ管理情報記憶手段に保持されている前記ユーザ毎の管理情報は、前記ユーザのそれぞれに対して前記文書管理データベース毎に書き込みが許可されているか参照のみが許可されているかを示す情報であり、
    前記接続制御手段は、前記広域ネットワーク上のクライントを操作するユーザに対応する管理情報に基づいて前記広域ネットワーク上のクライントを操作するユーザに対して前記文書管理データベース毎に書き込みを許可するか参照のみを許可するかを制御することを特徴とする請求項1記載の文書管理装置。
  4. 前記ユーザ管理情報記憶手段に保持されている前記ユーザ毎の管理情報は、前記ユーザ毎に前記文書管理データベースの参照が許可されているか否かを示す情報であり、
    前記接続制御手段は、前記広域ネットワーク上のクライントを操作するユーザに対応する管理情報に基づいて前記広域ネットワーク上のクライントを操作するユーザに対して前記文書管理データベースの参照を許可するか否かを制御することを特徴とする請求項1記載の文書管理装置。
  5. 前記文書管理データベースとして複数の文書管理データベースが設けられ、
    前記ユーザ管理情報記憶手段に保持されている前記ユーザ毎の管理情報は、前記ユーザのそれぞれに対して前記文書管理データベース毎に参照が許可されているか否かを示す情報であり、
    前記接続制御手段は、前記広域ネットワーク上のクライントを操作するユーザに対応する管理情報に基づいて前記広域ネットワーク上のクライントを操作するユーザに対して前記文書管理データベース毎に参照を許可するか否かを制御することを特徴とする請求項1記載の文書管理装置。
  6. 前記ユーザ管理情報記憶手段に保持されているユーザ毎の管理情報を更新可能に設定する管理情報設定手段を有することを特徴とする請求項1ないし5のいずれか1つに記載の文書管理装置。
  7. 文書を保持、管理する文書管理データベースと構内ネットワーク上のクライントとの接続および前記文書管理データベースと広域ネットワーク上のクライアントとの接続を行うことが可能な文書管理装置の文書管理方法であって、
    前記文書管理データベースと前記広域ネットワーク上のクライントとの接続時に、ユーザ管理情報記憶手段に保持されている前記広域ネットワーク上のクライントを操作するユーザ毎に設定されている管理情報に基づいて、前記広域ネットワーク上のクライアントからの前記文書管理データベースに対するアクセスを制限する接続制御工程
    を有することを特徴とする文書管理方法。
  8. 前記ユーザ管理情報記憶手段に保持されている前記ユーザ毎の管理情報は、前記ユーザ毎に前記文書管理データベースへの書き込みが許可されているか前記文書管理データベースの参照のみが許可されているかを示す情報であり、
    前記接続制御工程では、前記広域ネットワーク上のクライントを操作するユーザに対応する管理情報に基づいて前記広域ネットワーク上のクライントを操作するユーザに対して前記文書管理データベースへの書き込みを許可するか前記文書管理データベースの参照のみを許可するかを制御することを特徴とする請求項7記載の文書管理方法。
  9. 前記文書管理データベースとして複数の文書管理データベースが設けられ、
    前記ユーザ管理情報記憶手段に保持されている前記ユーザ毎の管理情報は、前記ユーザのそれぞれに対して前記文書管理データベース毎に書き込みが許可されているか参照のみが許可されているかを示す情報であり、
    前記接続制御工程では、前記広域ネットワーク上のクライントを操作するユーザに対応する管理情報に基づいて前記ユーザに対して前記文書管理データベース毎に書き込みを許可するか参照のみを許可するかを制御することを特徴とする請求項7記載の文書管理方法。
  10. 前記ユーザ管理情報記憶手段に保持されている前記ユーザ毎の管理情報は、前記ユーザ毎に前記文書管理データベースの参照が許可されているか否かを示す情報であり、
    前記接続制御工程では、前記広域ネットワーク上のクライントを操作するユーザに対応する管理情報に基づいて前記ユーザに対して前記文書管理データベースの参照を許可するか否かを制御することを特徴とする請求項7記載の文書管理方法。
  11. 前記文書管理データベースとして複数の文書管理データベースが設けられ、
    前記ユーザ管理情報記憶手段に保持されている前記ユーザ毎の管理情報は、前記ユーザのそれぞれに対して前記文書管理データベース毎に参照が許可されているか否かを示す情報であり、
    前記接続制御工程では、前記広域ネットワーク上のクライントを操作するユーザに対応する管理情報に基づいて前記ユーザに対して前記文書管理データベース毎に参照を許可するか否かを制御することを特徴とする請求項7記載の文書管理方法。
  12. 前記ユーザ管理情報記憶手段に保持されているユーザ毎の管理情報を更新可能に設定する管理情報設定工程を有することを特徴とする請求項7ないし11のいずれか1つに記載の文書管理方法。
  13. 文書を保持、管理する文書管理データベースと構内ネットワーク上のクライントとの接続および前記文書管理データベースと広域ネットワーク上のクライアントとの接続を行うことが可能な文書管理装置上で実行されるプログラムであって、
    前記文書管理データベースと前記広域ネットワーク上のクライントとの接続時に、ユーザ管理情報記憶手段に保持されている前記広域ネットワーク上のクライントを操作するユーザ毎に設定されている管理情報に基づいて、前記広域ネットワーク上のクライアントからの前記文書管理データベースに対するアクセスを制限することを特徴とするプログラム。
  14. 請求項13記載のプログラムをコンピュータ読み取り可能に格納したことを特徴とする記憶媒体。
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