JP2006085224A - データメンテナンスシステム - Google Patents

Abstract

【課題】業務データ修正に要する時間の短縮とデータ修正間違いを防止し、業務の効率を向上する。又、修正の間違いを簡単に修正することができ、担当者の負荷を低減する。
【解決手段】業務の変更可否データ定義手段と、変更可否データ格納手段、変更チェック定義手段と、変更チェック定義データ格納部、業務データの変更履歴を変更履歴データ格納部に格納する変更実施処理部、データ変更が発生したとき、データ変更を通知するためのデータ変更通知処理部、変更履歴から業務データの変更を元に戻すための変更データ復元処理部を設ける。
【選択図】図１

Description

本発明は、データベースのメンテナンスを支援する方法に関するものであり、特に、対象とする業務に関するデータが、その業務の進捗により変更の可否が変化する場合のデータメンテナンス方法に関するものである。

従来は、業務の進捗によりデータベース上の業務データ修正の可否が変化するような業務データの変更を行う場合は、データメンテナンスの担当者はデータメンテナンスのためのマニュアルを参照しながら、業務の進捗の状況を調査し、その業務の進捗状況からデータ変更の可否の判断と変更箇所の特定を行い、新しい値を入力することにより問題が発生しないか検討し、可能であれば該当のデータを変更し、且つ、その履歴を保存していた。
又、特開２０００―２２２４０９号公報（特許文献１）はデータベース上のメンテナンス方法に関するもので、データ項目の重要度に基づいてレコードのメンテナンスの優先順位を決定することを特徴とし、優先度の高いレコードからメンテナンスすることを可能ならしめるものである。

特開２０００―２２２４０９号公報

しかしながら、上記従来例では以下のような欠点があった。
（１）業務の進捗によりデータベース上の業務データ修正の可否が変化するような業務データの変更を行う場合は、データメンテナンスの担当者はデータメンテナンスのためのマニュアルを参照しながら、業務の進捗の状況を調査し、その業務の進捗状況からデータ変更の可否の判断と変更箇所の特定を行い、新しい値を入力することにより問題が発生しないか検討し、可能であれば該当のデータを変更し、且つ、その履歴を保存するという作業を全て人手で行っていたため、修正に多大の時間を要し、又、修正間違が多発していた。更に、データ変更を通知するには別途電話又は電子メールを操作して通知していた。
（２）特開２０００―２２２４０９号公報はデータベース上のメンテナンス方法に関するもので、データ項目の重要度に基づいてレコードのメンテナンスの優先順位を決定することを特徴とし、優先度の高いレコードからメンテナンスすることを可能ならしめるものであるが、業務の進捗によりデータの変更の可否が変化するということを考慮してない。又、変更したデータの正当性を検査する手段を備えていない。更に、レコードの修正が完了したとき関係者に通知する手段を備えていない。

本発明は上記実情に鑑みてなされたものであって、本発明の第１の目的は、業務の進捗を考慮した変更可否データを定義する変更可否データ定義手段と、定義された変更可否データを格納する変更可否データ格納手段、変更チェック内容を定義する変更チェック定義手段と、定義された変更チェック内容を格納する変更チェック定義データ格納部、前記変更可否定義データと変更チェック定義データを入力して、業務データの変更対象データを変更し、その変更履歴を変更履歴データ格納部に格納する変更実施処理部、前記データ変更が発生したとき、通知先データ格納部に格納された通知先の人にデータ変更を通知するためのデータ変更通知処理部、変更履歴データ格納部に格納された変更履歴から業務データの変更を元に戻すための変更データ復元処理部を有することを特徴とするデータメンテナンスシステムを提供することにより、業務データ修正に要する時間の短縮とデータ修正間違いを防止し、業務の効率を向上するものである。又、変更履歴データと変更データ復元手段により、修正の間違いを簡単に修正することができ、担当者の負荷を低減することができる。

本発明の第２の目的は、前記データ変更通知処理部においてワークフローシステム又は電子メールにより関係者に連絡することを特徴とする請求項１記載のデータメンテナンスシステムを提供することにより、関係者へのデータ変更通知に要する時間を短縮し、業務データ変更による混乱を防止するものである。

上記目的を達成するため、第１の発明は、業務の進捗を考慮した変更可否データを定義する変更可否データ定義手段と、定義された変更可否データを格納する変更可否データ格納手段、変更チェック内容を定義する変更チェック定義手段と、定義された変更チェック内容を格納する変更チェック定義データ格納部、前記変更可否定義データと変更チェック定義データを入力して、業務データの変更対象データを変更し、その変更履歴を変更履歴データ格納部に格納する変更実施処理部、前記データ変更が発生したとき、通知先データ格納部に格納された通知先の人にデータ変更を通知するためのデータ変更通知処理部、変更履歴データ格納部に格納された変更履歴から業務データの変更を元に戻すための変更データ復元処理部を有することを特徴とするデータメンテナンスシステムを提供することにより、業務データ修正に要する時間の短縮とデータ修正間違いを防止し、業務の効率を向上するものである。又、変更履歴データと変更データ復元手段により、修正の間違いを簡単に修正することができ、担当者の負荷を低減することができる。

第２の発明は、前記データ変更通知処理部においてワークフローシステム、又は電子メールにより関係者に連絡することを特徴とする請求項１記載のデータメンテナンスシステムを提供することにより、関係者へのデータ変更通知に要する時間を短縮し、業務データ変更による混乱を防止するものである。

本発明によれば次のような効果を奏する。

本願の請求項１に記載した発明によれば、業務データ修正時に修正の可否と修正値のチェックを位自動的に行うことができ、業務データ修正に要する時間の短縮とデータ修正間違いを防止し、業務の効率を向上するものである。又、変更履歴データと変更データ復元手段により、修正の間違いを簡単に修正することができ、担当者の負荷を低減することができる。

本願の請求項２に記載した発明によれば、前記業務データの変更が発生したとき、予め登録した連絡先へ電子メール、又はワークフローシステムにより通知することができ、関係者へのデータ変更通知処理に要する時間を短縮し、業務データ変更による混乱を防ぐことができる。

＜実施の形態１＞
以下本発明の一実施形態について、図面を用いて説明する。

図１は本発明の特徴を最も良く表す図面であり、同図において１が本発明の対象となるデータメンテナンスシステム、２はメールの送信と受信処理を行うメールサーバ、３はワークフローシステムである。

更に、データメンテナンスシステム１は、入出力端末１０１、変更可否データ定義処理部１０２、変更可否定義データ格納部１０３、変更チェック定義処理部１０４、変更チェック定義データ格納部１０５、変更実施処理部１０６、変更データ復元処理部１０７、変更履歴データ格納部１０８、業務データ格納部１０９、データ変更通知処理部１１０、通信制御処理部１１１、通知先データ格納部１１２より構成される。又、入出力端末１０１はディスプレイ、キーボード、マウスから構成される。

上記構成において、変更可否データ定義処理部１０２、変更チェック定義処理部１０４、変更実施処理部１０６、変更データ復元処理部１０７、データ変更通知処理部１１０は、入出力端末１０１から起動され、操作できるものとする。変更可否データ定義処理部１０２は、業務データの進捗に対して変更が可能かどうかという定義・編集を行い、変更可否定義データ格納部１０３に格納する。変更チェック定義処理部１０４は、業務データを変更するときのチェック内容の定義・編集を行い、変更チェック定義データ格納部１０５に格納する。変更実施処理部１０６は、業務データ格納部１０９に格納された、業務データの変更を実施する処理部であり、変更可否定義データ格納部１０３のデータと、変更チェック定義データ格納部１０５のデータを参照して、指定された業務データの変更を実施し、又、変更の履歴を変更履歴データ格納部１０８に格納する。データ変更通知処理部１１０は、担当者が必要と判断するときに起動され、通知先データ格納部１１２に格納された通知先に、データ変更の通知を通信制御処理部１１１を通じて電子メールにより実施するか、別システムとして存在するワークフローシステム３により実施する。

図２は入出力端末１０１から変更可否データ定義処理部１０２が起動されたとき、変更可否データ定義処理部１０２が変更可否定義データ格納部１０３のデータを入力して、入出力端末１０１に表示する画面の一例である。

図２において、変更対象２０１は業務データ格納部１０９に格納された業務データの変更対象項目名であり、引合登録２０２から検収２０７までの列名は業務の進捗状況を意味する。引合登録２０２とは顧客からの業務の引合がきて,その情報を登録した段階であることを意味する。引合承認２０３とは、引合データが登録されてその内容が上司により承認されたことを意味する。受注２０４とは、顧客から仕事を正式に受注したことを意味する。作業時間発生２０５とは、受注後仕事の担当者がその仕事を開始して作業時間が発生したことを意味する。調達発生２０６とは、受注した仕事に対して資材の発注と検収が発生している状況を意味する。検収２０７とは、受注した仕事が完了し、その代金を受け取る処理をしたことを意味する。又、各欄の数字の１は変更可能であること、０は変更不可能であることを意味する。例えば、見積金額は受注前までは変更可能であるが、受注以後は変更不可能であることを意味する。本画面において変更対象２０１の追加・削除を行い、各進捗状況において編集可能かどうかの定義を行う。変更可否データの定義完了後はそのデータを再び変更可否定義データ格納部１０３に格納する。

図３は変更可否定義データ格納部１０３に格納された、変更可否定義データの一例である。

図３において、変更対象３０１は業務データ格納部１０９に格納された業務データの変更対象項目名であり、引合登録３０２から検収３０７までの列名は業務の進捗状況を意味する。引合登録３０２とは顧客からの業務の引合がきて,その情報を登録した段階であることを意味する。引合承認３０３とは、引合データが登録されてその内容が上司により承認されたことを意味する。受注３０４とは、顧客から仕事を正式に受注したことを意味する。作業時間発生305とは、受注後仕事の担当者がその仕事を開始して作業時間が発生したことを意味する。調達発生３０６とは、受注した仕事に対して資材の発注と検収が発生している状況を意味する。検収３０７とは、受注した仕事が完了し、その代金を受け取る処理をしたことを意味する。又、各欄の数字の１は変更可能であること、０は変更不可能であることを意味する。例えば、見積金額は受注前までは変更可能であるが、受注以後は変更不可能であることを意味する。

図４は入出力端末１０１から変更チェック定義処理部１０４が起動されたとき、変更チェック定義処理部１０４が変更チェック定義データ格納部１０５の内容を入力して、入出力端末１０１に表示する画面の一例である。

図４において、チェック対象４０１は変更チェック定義データ格納部１０３に格納された変更対象項目名であり、重複チェック４０２から数字４０５までの列名はチェック内容を意味する。重複チェック４０２は、同じデータが存在しないかどうかのチェックを行うかどうかを定義する列であり、１はチェックが必要であることを、０はチェックが不要であることを意味する。日本語可否４０３とは日本語の入力を許可するかどうかを定義する列であり、値１は日本語入力可能、値０は日本語入力不可能を意味する。文字数４０４はチェック対象の文字数の制限をするかどうかの指定であり、値０は文字数制限不要を意味し、０以外の数字は制限される文字数を意味する。数字４０５はチェック対象項目４０１の入力として数字のみとするかどうかを定義する列であり、値０は数字の制限なし、値１は数字の制限あり、を意味する。

図５は変更チェック定義データ格納部１０５に格納された変更チェック定義データの一例である。

図５において、チェック対象５０１は変更チェック定義データ格納部１０３に格納された変更対象項目名であり、重複チェック５０２から数字５０５までの列名はチェック内容を意味する。重複チェック５０２は、同じデータが存在しないかどうかのチェックを行うかどうかを定義する列であり、１はチェックが必要であることを、０はチェックが不要であることを意味する。日本語可否５０３とは日本語の入力を許可するかどうかを定義する列であり、値１は日本語入力可能、値０は日本語入力不可能を意味する。文字数５０４はチェック対象の文字数の制限をするかどうかの指定であり、値０は文字数制限不要を意味し、０以外の数字は制限される文字数を意味する。数字５０５はチェック対象項目５０１の入力として、数字のみとするかどうかを定義する列であり、値０は数字の制限なし、値１は数字の制限ありを意味する。
図６は業務データ格納部１０９に格納された業務データの一例である。

図６において、管理番号６０１は業務を識別するための一意の番号である。工事オーダ６０２は、業務を管理する為の番号である。工事名６０３とは、引合、又は受注した工事を識別するための名前である。見積金額６０４とは引合時に見積もった金額であり、受注時に決定した金額でもある。作業時間６０５とは、受注して工事に対して発生した作業時間の累積値である。発注金額６０６とは、受注した工事のために発注した資材の金額の累計値である。進捗状況６０７とは、業務の進捗状況を示すための番号であり、１は引合登録状態、２は引合承認状態、３は受注状態、４は実績工数発生状態、５は調達発生状態、６は実績工数と調達の両方が発生した状態、７は検収状態を意味するものとする。
図７は変更実施処理部１０６のフローチャートの一例である。

図７において、ステップＳ７０１はデータを変更したい工事管理番号と変更対象を入出力端末１０１から入力する処理である。ステップＳ７０２は前期ステップＳ７０１で指定した変更対象の新しい値である変更値を入力する処理である。ステップＳ７０３は変更可否定義データ格納部１０３から変更可否データを入力する処理である。ステップＳ７０４は変更チェック定義データ格納部１０５のデータを入力する処理である。ステップＳ７０５は業務データ格納部１０９に格納された業務データを、前記ステップＳ７０１で指定した工事番号をキーに検索して入力する処理である。ステップＳ７０６はステップＳ７０５で入力した業務データの進捗状況から、変更対象項目が変更可能かどうか判断する処理である。変更が可能な場合はステップＳ７０７に進み、不可能な場合は、ステップＳ７０８に進む。ステップＳ７０７は入力された変更値に対して変更チェック定義データで定義されたチェックを行い、問題がないかどうかを判断する処理である。問題がないときはステップＳ７０９に進み、問題がある時はステップＳ７０８に進む。ステップＳ７０８はステップ７０６、又はステップＳ７０７の判断処理において、問題あると判定されたときに処理されるステップであり、問題の内容を入出力端末１０１に表示する処理である。ステップＳ７０９は変更対象のデータを変更して、変更した業務データを、業務データ格納部１０９に格納する処理である。ステップＳ７１０は変更の履歴を変更履歴データ格納部１０８に格納する処理である。

図８は変更履歴データ格納部１０８に格納された、変更履歴データの一例である。

図８において履歴番号８０１は、履歴データを識別するための番号であり、履歴データが追加されるたびに発番され、重複することはない。日付８０２は、履歴データが作成された日付を示す。管理番号８０３は、図６の業務データ一例に示された管理番号６０１の値であり、この番号を履歴データに持つことにより、業務データのどれが変更されたか識別するために使う。変更対象８０４とは変更の対象となった項目名である。変更前８０５は変更前の値であり、変更後８０６とは変更後の新しい値である。進捗状況８０７とは、データ変更が発生した時点の業務の進捗状況を示すものであり、図６業務データの進捗状況６０７の値と意味は同じである。
図９は変更データ復元処理部１０７のフローチャートの一例である。

図９において、ステップＳ９０１は、入出力端末１０１から復元したい対象項目を指定する処理であり、図８の変更対象８０４に相当する項目名を入力する。ステップＳ９０２はステップＳ９０１で入力された復元対象項目を有する変更履歴データを変更履歴データ格納部１０８から入力する処理である。ステップＳ９０３はステップＳ９０２で入力した変更履歴データを表示する処理である。ステップＳ９０４は、ステップＳ９０３で表示された復元対象項目の変更履歴から、どこの時点の値まで復元させるかその時点を指定する処理であり、この操作は担当者が行う。ステップＳ９０５は、指定された復元時点のデータを使って、復元処理を行う処理である。初めに、該当の業務データを業務データ格納部１０９より入力し、業務データの進捗状況が復元時点の進捗状況と同じであれば復元処理を行い、異なるときは復元処理を中断し、警告を入出力端末１０１に表示するものとする。復元処理をした業務データを再度業務データ格納部１０９に格納する。ステップＳ９０６は復元処理により発生した変更内容を再び変更履歴として変更履歴データ格納部１０８に格納する。

図１０はデータ変更通知処理部１１０のフローチャートの一例である。

図１０において、ステップＳ１００１は、入出力端末１０１を使って変更の通知をしたい変更対象を指定する処理である。ステップＳ１００２は、ステップＳ１００１で指定された変更対象を含む変更履歴データを、変更履歴データ格納部１０８から入力する処理である。ステップＳ１００３は、通知先データ格納部１１２から通知先データを入力する処理である。通知先データは、業務別に業務の担当者名と電子メールアドレスが記載されているものとする。ステップＳ１００４は入力した通知先データから、通知すべき担当者を選択する処理である。ステップＳ１００５は、通知方法を指定する処理であり、電子メール、又はワークフローによる通知を選択することができる。ステップＳ１００６は電子メールによる通知かどうかを判断する処理であり、電子メール通知のときはステップＳ１００７である電子メール処理に進む。電子メールによる通知でないときはステップＳ１００８に進む。ステップＳ１００７は電子メールによるデータ変更通知を行う処理であり、通信制御処理部１１１を使用して、メールサーバ２に電子メールの送信を行う。メールサーバ２は受け取った電子メールを指定された担当者に送信する。ステップＳ１００８はワークフローによる通知かどうかを判断する処理であり、ワークフロー通知の場合はステップＳ１００９に進む。ワークフローによる通知不要のときは処理を終了する。ステップＳ１００９はワークフローによるデータ変更通知を行う処理である。Ｓ１００３で入力した通知先データをワークフローシステム３に転送して、ワークフローシステムによる通知を依頼する。ワークフローシステム３は受け取った通知先データを元に、ワークフローメッセージにより通知する。

本発明に係るデータメンテナンスシステムの一実施例を示す機能ブロック図である。 変更可否データ定義処理部画面の一例を示す図である。 変更可否定義データの一例を示す図である。 変更チェック定義処理部画面の一例を示す図である。 変更チェック定義データの一例を示す図である。 業務データの一例を示す図である。 変更実施処理部フローチャートの一例を示す図である。 変更履歴データの一例を示す図である。 変更データ復元処理部フローチャートの一例である。 データ変更通知処理部フローチャートの一例である。

符号の説明

１ データメンテナンスシステム
２ メールサーバ
３ ワークフローシステム
１０１ 入出力端末
１０２ 変更可否データ定義処理部
１０３ 変更可否定義データ格納部
１０４ 変更チェック定義処理部
１０５ 変更チェック定義データ格納部
１０６ 変更実施処理部
１０７ 変更データ復元処理部
１０８ 変更履歴データ格納部
１０９ 業務データ格納部
１１０ データ変更通知処理部
１１１ 通信制御処理部
１１２ 通知先データ格納部

Claims (2)

1. 業務の進捗を考慮した変更可否データを定義する変更可否データ定義手段と、定義された変更可否データを格納する変更可否データ格納手段、変更チェック内容を定義する変更チェック定義手段と、定義された変更チェック内容を格納する変更チェック定義データ格納部、前記変更可否定義データと変更チェック定義データを入力して、業務データの変更対象データを変更し、その変更履歴を変更履歴データ格納部に格納する変更実施処理部、前記データ変更が発生したとき、通知先データ格納部に格納された通知先の人にデータ変更を通知するためのデータ変更通知処理部、変更履歴データ格納部に格納された変更履歴から業務データの変更を元に戻すための変更データ復元処理部を有することを特徴とするデータメンテナンスシステム。
2. 前記データ変更通知処理部において、ワークフローシステム、又は電子メールにより関係者に連絡することを特徴とする請求項１記載のデータメンテナンスシステム。

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