JP2006072620A - 電子文書資料データ管理システム及び方法 - Google Patents

Abstract

【課題】 電子情報データが氾濫する中、検索文字キー等によって必要とするファイルを探し出すに手間を要し、操作者の目の疲れを発生させている。
【解決手段】 情報ファイルを格納する電子情報格納庫に情報ファイルを格納する際に入力された所定情報を登録することによってファイル名称一覧表を作成する。また、ファイル名称一覧表の中から頭文字順にファイルカタログを作成し、ファイルカタログに基づいて必要ファイルを記載したファイル要求リストを作成し、当該必要ファイルリストの必要ファイルを電子情報格納庫に要求する。そして、この要求に応じて電子情報格納庫から送信されたファイルを記憶手段の指定された格納場所に格納する。
【選択図】 図１

Description

本発明は電子文書資料データ管理システム及び方法に関し、特に、データを端末装置に保存格納をする時点の格納場所指定と、電子情報ディレクトリ名指定、及び保管位置の構築と管理に関するものである。

従来の電子文書資料データ管理システムとしては、例えば、特開２００２−６２９３０号公報に記載されたものがある（特許文献１）。それは、点検作業中に持参していないドキュメントやデータを参照する必要が生じた場合、点検対象機器の異常情報、保守説明書等の各種ドキュメント等、点検に必要な情報を保存するデータ保存部と、携帯端末に格納されている点検データを通信装置を通してデータ保存部に格納し、また、携帯端末から要求があった場合には、データ保存部から必要な情報を検索し、検索結果を通信装置を経由して携帯端末に送信するデータ管理部とを備えたことを特徴とする点検情報管理装置である。

同公報のものでは、点検業務を実施している利用者が、携帯端末２から通信装置１及び通信装置５を経由してデータ管理部６に必要なドキュメントを要求する。データ管理部６は要求されたドキュメントをドキュメント情報から検索する。検索が成功した場合には、該当するファイルをデータ保存部３より取得し、携帯端末２に送信する。携帯端末２では、取得したドキュメントを利用者に提示する。以上のように利用者は必要な時に必要なドキュメントを迅速に取得することか可能となり、保守業務の効率を向上することができる。
特開２００２−６２９３０号公報

従来の技術では、以下のような問題点がある。即ち、電子化データ資料の利用が増加してきているが、ファイル管理の根本は、従来の現実の紙フォルダや印刷やコピー用紙を、用紙自体に印刷をすることをせずに、電子データのままにて、情報機器の内部に保管しておくだけの違いがあることに対し、考慮がなされていない。

その理由は、いかに検索機能や検索操作を容易にしても、ファイル登録時において乱雑なフォルダの登録や不適当なフォルダの命名や、あまりにも多くのディレクトリ階層の設定がなされること、ファイル名称が他のものと類似なものを数多く格納してしまうこと等により、目的とするファイル検索の絞込みに手間取りが発生し、検索機能や性能の低下や検索時間の増大となるためである。

つまり、いかに電子化されても、ファイル管理の手法や規定の整理や保管の管理専門担当者を置いても、その担当者は、日付、項目名、担当者名、掲題名データ等を元に、几帳面さにて、整然と整理はされるが、保管されたデータ中身の価値とは一致しない。ハードウェアディスクの容量を増加させても、雑データが増加するのみでありその利点が短期間にて消滅してしまうこと、となっていた。

本発明の目的は、複雑で多種多様のデータが氾濫するようになってきており、例えば、会社組織の中においてある担当業務を遂行する立場にて、多くの情報が流れる中で、その有効性や重要性は、各個人の考えで判断し、常時手元におくのか、必要期間のみ手元におくのか、必要時に閲覧するためにマスタデータの存在場所だけ記録しておくこと等を支援する方法及びシステムを提供することにある。

また、本発明の目的は、主に個人管理、ある小人数のグループ管理のパソコンにおいて手元保管するためのデータの表示や保管フォルダの場所の表示方法を単純化して、操作者の視覚確認を容易にするアイコン表示を行い、プログラムによる検索機能の使用によるディレクトリ検索やファイル内の文字列検索を容易にするための方法及びシステムを提供することにある。

本発明の電子文書資料データ管理システムは、上記目的を達成するため、ファイルの一覧が登録されたファイル名称一覧表の中から頭文字順にファイルカタログを作成する手段と、前記ファイルカタログに基づいて必要ファイルを記載したファイル要求リストを作成し、当該必要ファイルリストの必要ファイルを情報ファイルが格納された電子情報格納庫に要求する手段と、前記要求手段の要求に応じて前記電子情報格納庫から送信されたファイルを記憶手段の指定された格納場所に格納する手段とを備えたことを特徴とする。

また、本発明の電子文書資料データ管理システムは、情報ファイルを作成する手段と、作成された情報ファイルを格納する電子情報格納庫と、作成されたファイルを前記電子情報格納庫に格納する際に入力された所定情報を登録することによってファイル名称一覧表を作成する手段と、前記ファイル名称一覧表の中から頭文字順にファイルカタログを作成する手段と、前記ファイルカタログに基づいて必要ファイルを記載したファイル要求リストを作成し、当該必要ファイルリストの必要ファイルを前記電子情報格納庫に要求する手段と、前記要求手段の要求に応じて前記電子情報格納庫から送信されたファイルを記憶手段の指定された格納場所に格納する手段とを備えたことを特徴とする。

また、本発明の電子文書資料データ管理方法は、ファイルの一覧が登録されたファイル名称一覧表の中から頭文字順にファイルカタログを作成するステップと、前記ファイルカタログに基づいて必要ファイルを記載したファイル要求リストを作成し、当該必要ファイルリストの必要ファイルを情報ファイルが格納された電子情報格納庫に要求するステップと、前記要求ステップの要求に応じて前記電子情報格納庫から送信されたファイルを記憶手段の指定された格納場所に格納するステップとを含むことを特徴とする。

また、本発明の電子文書資料データ管理方法は、情報ファイルを作成するステップと、作成された情報ファイルを格納する電子情報格納庫に情報ファイルを格納する際に入力された所定情報を登録することによってファイル名称一覧表を作成するステップと、前記ファイル名称一覧表の中から頭文字順にファイルカタログを作成するステップと、前記ファイルカタログに基づいて必要ファイルを記載したファイル要求リストを作成し、当該必要ファイルリストの必要ファイルを前記電子情報格納庫に要求するステップと、前記要求ステップの要求に応じて前記電子情報格納庫から送信されたファイルを記憶手段の指定された格納場所に格納するステップとを含むことを特徴とする。

本発明によれば、膨大な電子情報データの山への常時オンライン接続による閲覧や、電子メールの山からの端末装置の使用者が使いやすく、必要とするファイルをすぐに見られるようにカスタマイズすることにより、端末装置の使用効率を向上できると共に、使用者の目の疲れを軽減することができる。

次に、発明を実施するための最良の形態について図面を参照して詳細に説明する。

図１は本発明の一実施形態を示すブロック図である。図中１０１は電子情報データ作成部門装置、１１１はネットワーク１１０によって電子情報データ作成部門装置１０１と接続された端末装置である。

図１のシステムを更に説明すると、電子情報データ作成部門装置１０１の情報ファイル作成装置１０２において電子情報ドキュメントを作成し、情報ファイル１０４として電子情報格納庫１０７に格納登録をする時に、ファイル名称一覧表１０６に格納登録したファイルのディレクトリ名称１０３や情報ファイル１０４の名称やファイルプロパティや記述内容のキーワード等を情報ファイル作成装置１０２の使用者が文字記入して、記録するファイル索引一覧作成手段１０５と、電子情報データ作成部門装置１０１とネットワーク１１０にて接続された端末装置１１１内に設けられ、電子情報送受信手段１１３と、ファイルカタログ作成手段１１４と、電子メール選別手段１１５と、データ保管位置指定手段１１６と、を有するファイル格納カスタマイズ手段１１２とから構成されている。

端末装置１１１は、例えば、会社の業務修理を行うための携帯用端末装置、つまり一般的にノートパソコンと呼ばれているものであり、仮想現実の表現にて端末装置１１１の画面を表示しており、それぞれ端末装置１１１内のローカルディスク１２３に格納する場所、即ち、ディレクトリを単純に絵図にて表現をしたものである。電子情報データ作成部門装置１０１は事業者の所定の設置場所に設置されたコンピュータ制御によって動作する装置である。

端末装置１１１の業務の操作機能と対応しファイル格納場所として、たんす１１７とし、たんす１１７の戸棚を「イ」や「ロ」、たんす１１７の引き出しの上段を「あ」、中段を「い」、下段を「う」として文字表示にて端末装置１１１内のファイルのディレクトリを表現し、同様にロッカー１２０の扉位置を「１」、「２」、「３」とし、棚の上段を「α」、下段を「β」として示している。

同様に、電子メール１０８の文書等も、情報ファイル１０４と同等の扱いにて、配信されてきた電子メール１０８を、端末装置１１１内のローカルディスク１２３内に、例えば、発信者毎に郵便受け１１９の「Ａ」や「Ｂ」に区分して保存し、端末装置１１１から発信や返信をする時は、端末装置１１１内の郵便ポスト１１８のディレクトリに格納しておき、オンラインネットと接続時において端末装置１１１の使用者が適時に電子メール１０８の発信動作を起動することができる。

図１のローカルディスク１２３内のたんす１１７等の絵図は、ディレクトリ場所を表し、マウスカーソル１２２にて差し示し、たんす１１７の上段「あ」といったような日常生活にて親しんだ事物の絵図や単純文字表示「あ」によって端末装置１１１の使用者の記憶に留めることを支援し、はてどこに置いたか忘れてしまったような場合にて、無用な検索操作を行うことを省くためのものである。

図２は図１のファイル索引一覧作成手段１０５を更に詳細に示す図である。図２において、ファイル索引一覧作成手段１０５は、情報ファイル作成装置１０２にて、電子情報ファイル１０４の作成が完了し、電子情報格納庫１０７に情報ファイル１０４として格納登録するファイル格納操作１０８を行う時に、必ず格納ファイル名称一覧表１０６に格納ファイル名称記載２０１をする操作をしなければ、情報ファイル１０４を電子情報格納庫１０７に格納登録ができないという電子情報格納庫１０７の管理方法を説明するものである。

図３はファイル名称一覧表１０６の一例を示す図である。ファイル名称一覧表１０６は、文字列キーにて記載文字を検索によって電子情報格納庫１０７内のどこの、どのようなディレクトリの、どのようなファイル名称で、どのようなファイルプロパティにて、どのような内容の資料や文書であるかのキーワード等を、情報ファイル作成装置１０２の使用者への応答喚起に対するキー入力等の方法にて、情報ファイル１０４の格納登録時のファイル格納操作１０８をプログラムにて作成・記載する一覧表であり、各項番、つまり行の長さ、文字数を多く使用してファイル検索時の文字キーに合致する条件をたくさん含ませる意味合いを示す一例を示すものである。

図４は図１のファイル格納カスタマイズ手段１１２を更に詳細に示す図である。図４において、まず、ファイル格納カスタマイズ手段１１２のファイルカタログ作成手段１１４は、電子情報格納庫１０６内に存在する多種多量にある情報ファル１０４のファイル名称一覧表１０６から、端末装置１１１の使用者が、このファイルカタログ作成手段１１４にて、電子情報格納庫１０７や端末装置１１１のローカルディスク１２３内に存在するファイルの名称やディレクトリ名称の一覧表を、例えば、書籍における巻末語句索引一覧表、或いは百科事典のように、あいうえお順に並べた名前順のデータファイル一覧表を作成するように動作し、ファイルを利用しようとする端末装置１１１の使用者が、漢字文字表示や英文字表示のファイル名の表示画面上にて表示される一覧から目視によって、目的のファイの位置を判別し特定することを省略し、目視での画面検索を容易にするものである。

例えば、図３のファイル名称一覧表１０６を例にとれば、キーワードの文字列キーにて、あいうえお順とＡＢＣ順にて並べ替えるとともに、並べ替えられた一覧表の全体を眺めることの必要がないように、図４のカードタグ４０３の「あ」や「Ａ」をマウスカーソルにてクリックすれば、ファイルの利用者に対し目的とする「あ」や「Ａ」を開始文字や頭文字の順番とするキーワードのみが記載されたファイル名称の一覧表１０６の抜粋を見ることができるようにしたことと、現状においてディレクトリやファイルの名前順に画面に表示する機能は存在するが、ディレクトリやファイル数が増大すると、例えば、「あ」と「い」や「Ａ」と「Ｂ」の間の区切りの位置が画面上に表示されず、画面スクロールにて注視していた視点位置の変化やマウスカーソル１２２の見失いにて、操作のやり直しの手間の防止による操作効率の向上や操作者の目の疲れを防止することができる。

次に、ファイル格納カスタマイズ手段１１２の電子情報送受信手段１１３は、端末装置１１１から電子情報格納庫１０７にある情報ファイル１０４のファイル名称一覧表１０６をファイルカタログ作成手段１１４にてカードタグ形式にて、あいうえお順に表示を見やすくしたディレクトリやファイルの一覧表より、例えば、新型コンピュータが発表となり、そのコンピュータをお客さまに納めてインストール作業を行い予定通り稼動開始させ、その後、保守対応をするといった一連の会社業務において現地技術者が準備や学習に必要な技術資料ファイル要求リスト４０１を作成し、電子情報データ作成部門装置１０１に対して送付したり、或いはファイルカタログ作成手段１１４にて得られたファイルカタログ一覧画面に送付要求チェック欄を設け、それに「レ」印を付けること等により、電子情報格納庫１０７から要求リストに記載してある必要情報ファイル４０２自体が端末装置１１１のローカルディスク１２３に、例えば、端末装置１１１はオンライン接続中ではあるが、操作者はワープロ文書作成をするのでオンラインアクセスの必要がない場合や、別の作業等のために操作を中断する時間帯に操作者が起動して、電子情報格納庫１０７内の情報ファイル１０４を端末装置１１１のローカルディスク１２３にコピー動作、つまり、ファイルトラスファープロトコルデータ転送やダウンロードデータ転送と呼ばれる方法等によって、従来はひとつずつファイルの格納場所を探し出して、その必要情報ファイルを、またひとつずつ電子情報データ作成部門装置１０１に相当する装置から端末装置１１１のローカルディスクにコピー・データ転送を行っていたために必要とする情報の格納場所の検索作業とデータ転送を行う操作の手間を省くことができるようにしたものである。

次に、ファイル格納カスタマイズ手段１１２のデータ保管位置指定手段１１６は、例えば、日々刻々と状況変化する現場作業に対応して、必要情報ファイル４０２を端末装置１１１のローカルディスク１２３内に、電子情報格納庫１０７の情報ファイル１０４を利用する端末装置１１１の操作者が、「あ」とか「Ａ」といった任意に設定したディレクトリに、コピーやデータ転送する動作と格納する場所を指定することを行うものであり、各種の電子情報ファイル１０４が氾濫する中において、電子情報データ作成部門装置１０１がどのようなディレクトリ名やファイル名にて情報ファイル１０４を作成したかは、情報ファイル１０４を利用する側にとっては、ディレクトリ名やファイル名は、なんであっても構わないため、この「あ」とか「Ａ」といったディレクトリをローカルディスク１２３に作成しておいて、必要情報ファイル４０２のコピー・データ転送の受信時に、格納場所を端末装置１１１の操作者が指定できるものである。

言い換えると、例えば、会社業務の工程にて、ある期間単位にて必要となる情報ファイル１０４を手元のローカルディスクに準備のためコピー保存する場合には、いろいろな名前のディレクトリに格納して検索プログラムにて探し出すより、単純にその基幹の業務に必要となる情報ファイル１０４は、“たんすの上段（あ）”に入れたといった、操作者の記憶認識のほうが有効であるように認識できるようにするものである。

図５はファイル格納カスタマイズ手段１１２の電子メール選別手段１１５を更に詳細に示す図である。上述の各手段により、いかに検索機能や検索操作を容易にしても、ファイルを登録時において乱雑なフォルダの登録や不適当なフォルダの命名や、あまりにも多くのディレクトリ階層の設定がなされること、ファイル名称が他のものと類似なものを数多く格納してしまうこと等により、目的とするファイル検索の絞込みに手間取りが発生し、検索機能や性能の低下や検索時間の増大となることの防止と、他の装置や部署からコピーし保存したものや、電子メール受信したものだけでなく、端末の操作者自身が作成した情報ファイルも同様にファイルカタログ作成手段により保管場所を記録し、ある組織の中において、ある担当業務を遂行する立場にて、多くの情報が流れる中で、電子情報の有効性や重要性は各個人の考えによって判断し、常時手元におくのか、必要期間のみ手元におくのか、必要時に閲覧するためにマスタデータの存在場所だけの記録をしておくこと等の支援を行うシステムを提供するものである。

次に、上述のような本発明のシステムの動作を図６から図１１のフローチャートを参照して詳細に説明する。まず、図６はファイル一覧索引作成手段１０５の動作を示す流れ図である。

ファイル索引一覧作成手段１０５は、情報ファイル作成装置１０２にて電子情報ファイル１０４の作成が完了し（ステップＳ１０１）、電子情報格納庫１０７に情報ファイル１０４として格納登録するファイル格納操作１０８（ステップＳ１０２がＹｅｓ）を行う時に（ステップＳ１０３）、必ず格納ファイル名称一覧表１０６に格納ファイル名称記載２０１（ステップＳ１０４）をする操作をしなければ、情報ファイル１０４を電子情報格納庫１０７に格納登録ができないように動作をする。

また、端末装置１１１からファイル要求リスト４０１にて、電子情報格納庫１０７内の情報ファイル１０４のコピー転送の要求があると（ステップＳ１０５がＹｅｓ）、電子情報格納庫１０７から情報ファイル１０４を端末装置１１１に配送する（ステップＳ１０６）。

図７はファイルカタログ作成手段１１４の動作を示す流れ図である。ファイルカタログ作成手段１１４は、電子情報格納庫１０７内に存在する多種多量にある情報ファル１０４のファイル名称一覧表１０６を得る（ステップＳ１１１）。また、端末装置１１１の使用者が、ディレクトリの場所の一覧を、例えば、書籍における巻末語句索引一覧表、或いは百科事典のように、あいうえお順に並べた一覧表文字データファイルを作成するように動作し（カタログ作成条件の文字をカードタグにセット）（ステップＳ１１２）、カードタグ４０３の「あ」や「Ａ」をマウスカーソルにてクリックすればファイルの利用者に対し目的とする「あ」や「Ａ」を開始文字や頭文字の順番に、記載されたファイル名称の一覧表１０６の抜粋を見ることができるカードタグ索引の情報ファイル１０４の一覧表を作成する（ステップＳ１１３）。

図８は電子情報送受信手段１１３の動作を示す流れ図である。電子情報送受信手段１１３は、端末装置１１１から電子情報格納庫１０７にある情報ファイル１０４のファイル名称一覧表１０６をファイルカタログ作成手段１１４にてカードタグ形式にて、あいうえお順に表示を見やすくしたディレクトリやファイルの一覧表より、操作者がファイル要求リスト４０１を作成し（ステップＳ１２１）、電子情報格納庫１０７に対して送付したり、或いはファイルカタログ作成手段１１４にて得られたファイルカタログ一覧画面に送付要求チェック欄を設け、それに「レ」印を付けること等により（ステップＳ１２１）、電子情報格納庫１０７から要求リストに記載してある必要情報ファイル４０２自体を端末装置１１１のローカルディスク１２３にコピー動作、つまり、ファイルトラスファープロトコルデータ転送やダウンロードデータ転送と呼ばれる方法等によって、必要情報ファイル１０４を受け取る（ステップＳ１２３）。

図９は電子メール選別手段１１５の動作を示す流れ図である。電子メール選別手段１１５はメール情報を見て受信メールの場合（ステップＳ１３１がＹｅｓ）、電子メール発信者の氏名や、メールアドレスドメイン別に、受信した電子メール１０８の選別を行い（ステップＳ１３２）、郵便ポスト１１８に投函があった場合（ステップＳ１３３がＹｅｓ）、つまり、新規にメールデータが格納された場合には、電子メールを送信する（ステップＳ１３４）。

図１０はデータ保管位置指定手段１１６の動作を示す流れ図である。データ保管位置指定手段１１６は、必要情報ファイル４０２を端末装置１１１のローカルディスク１２３内に、操作者が「あ」とか「Ａ」といった任意に設定したディレクトリに、コピーやデータ転送する動作と格納する場所を指定しておき、その指定した受信情報は、同場所に必要情報ファイル４０２に格納し（ステップＳ１４１）、電子メール別に指定された郵便受けの場所に格納する（ステップＳ１４２）。

図１１はファイル格納カスタマイズ手段１１２の動作を示す流れ図である。ファイル格納カスタマイズ手段１１２は、端末装置１１１内の電子情報送受信手段１１３と、ファイルカタログ作成手段１１４と、電子メール選別手段１１５と、データ保管位置指定手段１１６と、端末装置１１１の使用者が必要なものを、一時的に保管するファイルとして保存したりするためのファイル格納条件やディレクトリやファイルの格納をする指定場所や画面表示のための絵図や絵図上の位置を示す「あ」、「Ａ」の文字等変更を行うことやローカルディスクのファイル管理動作や電子メールの監視や管理動作を行うとともに、操作者とのインターフェイスを司り、端末装置１１１の操作者の使用目的に適合させるためのカスタマイズを行うものである。

そのための動作として、端末装置１１１の操作者が、電子情報格納倉庫１０７から情報ファイル１０４の入手をする必要が生じた場合には（ステップＳ１５１がＹｅｓ）、ファイル名称一覧表１０６上においての検索条件を変更し、ファイルカタログのカードタグ４０３の配列順やカードタグの記載文字を変更して、ファイル名称一覧表１０６の記載内容を見やすく並び変えたほうが良い場合は（ステップＳ１５２がＹｅｓ）、カタログの表示並べ替え等の更新を行う（ステップＳ１５３）。

次に、必要情報ファイル４０２のローカルディスク１２３内の受け取りディレクトリの場所の変更をする場合は（ステップＳ１５４がＹｅｓ）、受け取り格納場所のディレクトリ操作を行い、変更に伴って画面上の仮想現実表示のたんす１１７やロッカー１２０の形状の変更や、位置表示ラベル「あ」「い」の表示変更の確認の操作をして（ステップＳ１５５）、情報ファイルの受信操作を行う（ステップＳ１５６）。

また、情報ファイル入手の必要がない場合には（ステップＳ１５１がＮｏ）、郵便受け内に受信された電子メールを見て（ステップＳ１５７）、配達受信された電子メール１０８の郵便ポストの場所の変更の必要があれば（ステップＳ１５８がＹｅｓ）、メール受信条件の変更の操作を行い（ステップＳ１５９）、端末装置１１１の使用者向けにカスタマイズを行う。

ここで、コンピュータの保守サービス技術者が、新型コンピュータが発表となり、そのコンピュータを、お客さまに納めてインストール作業を行い、予定通り稼動開始させ、その後、保守対応をするといった一連の会社業務において現地技術者が準備や学習に必要な技術資料ファイル要求リストを作成し電子情報データ作成部門装置に対して要求する場合に、生産部門においては、それぞれのコンピュータモデルや機種単位に技術ドキュメントが作成され、それぞれのモデルや機種で使用されている専門用語等により、ファイルの管理と保管がなされている。

現地にてお客さまの対応する、いわゆるカスタマエンジニアと言われる技術者は、あるお客にて利用されている、複数のモデルや機種のすべての技術ドキュメントを一括管理保管しておくのが効率的である。

本発明においては、例えば、Ｘ機種のＡモデル、Ｙ機種のＢモデル、Ｚ機種のＣモデルの取り扱い保守説明書の一式を一括にて、ノートパソコンのローカルディスクに電子保守ドキュメントとして準備して携帯し、現地作業に出向くこと、新しいビルにてダイヤルアップ接続できない場所、或いは大規模施設や大規模工場内にて携帯電話の電波状態の悪い場所の作業に出向いて行う作業のドキュメントの準備や確保に有効であり、それぞれ個別に、各部門からダウンロードの操作の手間と、ダウンロード完了待ちの手間を少なくできる効果もある。

また、電子メールにおいては、会社業務にて現在最優先とすべき相手先からの、メールを別の郵便受けに受信し区別することや、逆に通常のメールのやり取りでは緊急性の低い内容の部署や発信者と判断されるメールは、別の郵便受けに保存して、ある時間・期間単位でメールを見ることや、チャット会話動作に近いメールのやり取りがなされているようなメールは特定のディレクトリに保存しておくこと等、メールの整理対応の手間を省く効果と、ローカルディスクの指定場所に保存動作を一括して行い、常にオンライン接続状態にてメールを読んだり返信したりする手間を省くことができ、特に携帯端末装置のメール操作の効率を高める効果がある。

また、本発明では、情報処理装置の画面対応操作に対して、その表示内容や模様の視覚認識条件を単純化すること、即ち、例えば、大きな、あいうえお、等のひらがな文字単純な模様のアイコン表示にすることや、日常にて慣れ親しんだものを仮想現実表現して単純明快にして、画面上の検索時の細かい模様の判別や、視線の移動を少なくできることや、動体視力の能力が大きくかかわる画面表示のスクロール動作を少なくすることにより、情報処理装置にて画面の操作者の疲れの軽減や視力低下や肩こり等の、いわゆるディスプレイ症候群といったものを防止でき、画面操作効率向上のよる利益の増加や、医療や治療の経費の削減となる。

その理由は、各種雑多なアイコンにてグラフィック表示アイコンや、グラフィック表示機能による情報処理装置の画面操作において仮想現実空間によって表現しても、視覚上で区別や認識する操作者の動作条件には大差がないこと、各種のアイコン表示にしても、通常はアイコンの下側に文字表字が加えられており、アイコンの数が増加した場合において、アイコンの形状やグラフィック表示模様を違ったものにしても、最終的には目視にて文字表示自身を探し出して、確認をしているのが多いこと、また、アイコン自身を探し出しクリックする場合にて、アイコン自身の模様を指定してデスクトップ上やフォルダやファイルを指定し、それが存在する場所を指し示す模様による検索表示機能は存在していなことにより、操作者の目線の移動を多くしていることと、画面スクロール操作の視点位置の確保動作や、細かい模様を判別する視力を必要としているためである。

また、種々雑多のデータファイルが増加しており、グラフィック表示にて表現するためのデータファイルが端末装置のローカルディスク内において、ファイルの種類と、数が膨大となることを防止して、ファイルやフォルダの文字指定検索の時間を削減し、端末装置を使用した業務遂行時間の効率を高めることができる。

その理由は、ハードディスク１台のデータ格納容量が大きくなり、ファイルを格納するフォルダの数を分割しても、電子情報データの整理や管理の手間はそんなに変わらないが、端末装置の論理ディスクを分割した場合には、どの論理ディスク側に格納したかのか、どのように論理ディスクを分割して、どのようなデータを分類して論理ディスクを分けるのか、操作者の判断を必要とすること、ローカルディスクの中身にどのようなフォルダを格納したかの記憶あるいは記録と管理と検索の手間が生じ、現実にては端末装置ローカルディスク全体の検索の必要が生じることになり、ハードディスク全体の検索をしなければならない場合が多いためである。

また、１台のハードディスクを１つの論理ディスクとした場合においての、論理ディスク単位でのフォルダやファイル名検索をする場合においては、通常においては検索対象とならない、オペレーティングシステム用のファイルも同時に検索してしまうことになり、検索プログラムの動作時間が増大すると共に、特に英文にて銘々されているオペレーティングシステムのためのファイルが、検索結果の一覧に表示されて、膨大なファイル名羅列となってしまい、検索を行った意味がなくなることにより、再検索や記憶に頼らなければならず、検索に時間がかかってしまっているためである。

更に、ファイル名称自身にファイルの属性や、作成者名などのプロパティ条件を付加して、検索される場合の条件を増加したため、かえって検索時間の増加や、検索条件の設定操作が煩雑となっていることが防止できる。

その理由は、検索される条件を補足するためにフォルダやファイルの名称に各種の情報を付加するということは、当然ながらフォルダやファイル名称が長くなり、目視による選択や区別が難解となること、またその名称が長くなったことや、各種の条件が名称に網羅されるため、検索操作した検索キーの指定と一致しすることが多くなり、検索結果として表示されるフォルダやファイルの一覧表示の数か増えることとなり、その一覧表示画面上を目視によって、必要とするフォルダやファイルの探し出しをしなければならない場合が多くなってしまっているからである。

また、各種の電子情報データが氾濫する中において、電子情報データ作成部門のがどのような、ディレクトリ名称やファイル名を作成したかを、特定の文字キーにて検索が容易な、例えば、テキストファイルと称されるファイルに記載することを規定するか、或いはオペレーティングシステムのコマンドアクセス機能を利用して一覧表とし、それに電子情報データの格納ディレクトリ、即ち、フォルダ名称やファイル名を記載するようにし、電子情報データの利用者はその一覧表ファイル内の記載文字のみの検索にて実際の電子情報データの格納場所、つまり、ディレクトリ構造を知ることを可能として端末装置を有効に現場作業に活用できる。

また、電子情報データを利用する側にとっては、ディレクトリ名称は、なんであっても構わなく、例えば、「あ」とか、「Ａ」といったディレクトリ、フォルダ名にて目的のファイルの場所に到達できるようにすることにより、ファイルの存在場所を検索し特定する手間を省くと共に、この「あ」とか、「Ａ」といったディレクトリを端末装置に作成しておいて、必要ファイルを端末装置のローカルディスク内にコピー転送を得ることができるようにすることにより、ファイル検索の手間の削減ができる。

更に、そのテキストファイルと称されるファイルに記載内容か一覧から、どのようなファイルが電子情報データ作成部門の情報処理装置内に存在しているかを容易に知ることも可能となり、電子情報データの有効活用ができ、会社等の業務の効率が向上し、電子情報データであるがゆえの雑多の情報処理装置の操作や、リアルタイムによる、締め切り時間に間に合うようにと、時間外作業をすることも減り、会社等の利益となる。

その理由は、電子情報データ作成部門において、ディレクトリ構成形式やフォルダ名称やファイル名は、各人の好みや感性によってバラバラに作られており、また電子情報データ作成部門は多数の人員で構成されていることも加わり、その電子情報データを端末装置から検索して特定し、利用する現場の作業者が全てにわたって都合よくディレクトリ構成形式やフォルダ名称やファイル名を付けて統一して情報処理装置内に保管するには、管理運用を徹底するには、現実上において限度があるということ、更に部門人員の異動のたび毎に、ディレクトリの構成仕様を何度も部門内に徹底をする必要があるという手間も生じるためである。

本発明に係るシステムの一実施形態を示すブロック図である。 ファイル索引一覧手段の一例を示すブロック図である。 ファイル名称一覧欄表の一例を示す図である。 ファイル格納カスタマイズ手段を詳細に示すブロック図である。 電子メール選別手段を詳細に示すブロック図である。 ファイル一覧索引作成手段１０５の動作を示す流れ図である。 ファイルカタログ作成手段１１４の動作を示す流れ図である。 電子情報送受信手段１１３の動作を示す流れ図である。 電子メール選別手段１１５の動作を示す流れ図である。 データ保管位置指定手段１１６の動作を示す流れ図である。 ファイル格納カスタマイズ手段１１２の動作を示す流れ図である。

符号の説明

１０１ 電子情報データ作成部門装置
１０２ 情報ファイル作成装置
１０３ ディレクトリ名称
１０４ 情報ファイル
１０５ ファイル索引一覧作製手段
１０６ ファイル名称一覧表
１０７ 電子情報格納庫
１０８ 電子メール
１０９ ファイル格納操作
１１０ ネットワーク
１１１ 端末装置
１１２ ファイル格納カスタマイズ手段
１１３ 電子情報送受信手段
１１４ ファイルカタログ作成手段
１１５ 電子メール選別手段
１１６ データ保管位置指定手段
１１７ たんす
１１８ 郵便ポスト
１１９ 郵便受け
１２０ ロッカー
１２１ 棚
１２２ マウスカーソル
１２３ ローカルディスク
２０１ 格納ファイル名称記載
４０１ ファイル要求リスト
４０２ 必要情報ファイル
４０３ カードタグ

Claims (8)

1. ファイルの一覧が登録されたファイル名称一覧表の中から頭文字順にファイルカタログを作成する手段と、前記ファイルカタログに基づいて必要ファイルを記載したファイル要求リストを作成し、当該必要ファイルリストの必要ファイルを情報ファイルが格納された電子情報格納庫に要求する手段と、前記要求手段の要求に応じて前記電子情報格納庫から送信されたファイルを記憶手段の指定された格納場所に格納する手段とを備えたことを特徴とする電子文書資料データ管理システム。
2. 更に、電子メールを受信した場合には、予め指定されたルールに基づいて電子メールを振り分けて前記記憶手段に格納する手段を有することを特徴とする請求項１に記載の電子文書資料データ管理システム。
3. 情報ファイルを作成する手段と、作成された情報ファイルを格納する電子情報格納庫と、作成されたファイルを前記電子情報格納庫に格納する際に入力された所定情報を登録することによってファイル名称一覧表を作成する手段と、前記ファイル名称一覧表の中から頭文字順にファイルカタログを作成する手段と、前記ファイルカタログに基づいて必要ファイルを記載したファイル要求リストを作成し、当該必要ファイルリストの必要ファイルを前記電子情報格納庫に要求する手段と、前記要求手段の要求に応じて前記電子情報格納庫から送信されたファイルを記憶手段の指定された格納場所に格納する手段とを備えたことを特徴とする電子文書資料データ管理システム。
4. 更に、電子メールを受信した場合には、予め指定されたルールに基づいて電子メールを振り分けて前記記憶手段に格納する手段を有することを特徴とする請求項３に記載の電子文書資料データ管理システム。
5. 前記電子情報格納庫に電子ファイルを格納する場合には、前記ファイル名称一覧表作成手段によりファイル名称一覧表を作成した場合のみ前記電子ファイルが格納されることを特徴とする請求項３に記載の電子文書資料データ管理システム。
6. 前記カタログ作成手段、前記必要ファイルを電子情報格納庫に要求する手段、及び前記電子情報格納庫から送信されたファイルを記憶手段の指定された格納場所に格納する手段は端末装置内に設けられ、前記端末装置と、前記情報ファイルを作成する手段、前記電子情報格納庫及び前記ファイル名称一覧表を作成する手段を含む電子情報データ作成部門装置とは、ネットワークによって接続されていることを特徴とする請求項３に記載の電子文書資料データ管理システム。
7. ファイルの一覧が登録されたファイル名称一覧表の中から頭文字順にファイルカタログを作成するステップと、前記ファイルカタログに基づいて必要ファイルを記載したファイル要求リストを作成し、当該必要ファイルリストの必要ファイルを情報ファイルが格納された電子情報格納庫に要求するステップと、前記要求ステップの要求に応じて前記電子情報格納庫から送信されたファイルを記憶手段の指定された格納場所に格納するステップとを含むことを特徴とする電子文書資料データ管理方法。
8. 情報ファイルを作成するステップと、作成された情報ファイルを格納する電子情報格納庫に情報ファイルを格納する際に入力された所定情報を登録することによってファイル名称一覧表を作成するステップと、前記ファイル名称一覧表の中から頭文字順にファイルカタログを作成するステップと、前記ファイルカタログに基づいて必要ファイルを記載したファイル要求リストを作成し、当該必要ファイルリストの必要ファイルを前記電子情報格納庫に要求するステップと、前記要求ステップの要求に応じて前記電子情報格納庫から送信されたファイルを記憶手段の指定された格納場所に格納するステップとを含むことを特徴とする電子文書資料データ管理方法。

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