JP2005234736A - スケジュール管理プログラム、スケジュール管理方法、スケジュール管理装置 - Google Patents

Abstract

【課題】出席予定者のスケジュールに対して与える影響度によってスケジュールの実施を調整し、また調整結果を出席予定者へ通知する。
【解決手段】スケジュール監視部４は、スケジュールされた会議への各出席予定者の現在位置と会議の開催場所と開始予定時刻等から予定通りに会議が開催できるかどうかを判断する。開始予定時刻に間に合わない出席予定者がいた場合、スケジュール調整部６は、その出席予定者の会議に対する関与度を取得し、その取得した関与度が予め設定された閾値以下であったときには当該会議への遅れての参加若しくは不参加の旨を他の出席予定者へ通知部８に通知させる。取得した関与度が閾値より高い場合、今度は会議の優先度を取得する。その取得した優先度が予め設定された閾値以下であったときには当該会議の中止を決定し、優先度が閾値より高ければ当該会議の再調整を決定する。そして、通知部８は、その旨を出席予定者へ通知する。
【選択図】図1

Description

本発明は、スケジュールへの出席予定者の当該スケジュールに対する関与度によってスケジュールの実施の調整を異ならせることのできる改良されたスケジュール管理手法に関する。

業務上、例えば会議を開催する場合、出席予定者のスケジュールを調整して会議を設定する。出席予定者は、会議が設定されると、その会議の開催場所に開催時刻までに到着できるように各自でその会議の直前のスケジュールも設定する。しかしながら、その会議の直前に設定したスケジュールが何らかの理由で延長し、予定した会議の開始時刻までに開催場所に到着できないようなケースも発生しうる。

このように予定時刻に間に合わない場合には、携帯電話を用いて自動的にその旨を相手に知らせることができる技術は従来から知られている（例えば、特許文献１）。また、予定した通りにスケジュールが実行できない場合には、スケジュールを再構成することのできる技術が存在する（例えば、特許文献２，３）。

ところで、複数の者が参加して行われる会議等は、その出席予定者が全員出席できなければ開催する意味のない内容のものばかりではない。例えば、新製品の機能を社内向けに説明する会議であれば、単なるオブザーバー的な立場の従業員が出席できなくても予定通りに開催してよいと考えられる。一方、説明者が出席できなくなれば開催する意味はなく出席予定者を招集する必要はない。このように、ある出席予定者が予定されたスケジュールに出席できないような事態が発生した場合、その出席できなくなった出席予定者のスケジュールにおける役割によって、換言するとそのスケジュールにどれくらい関与する立場であるのかによってスケジュールを予定通りにそのまま実施するのか、あるいは中止若しくは再調整したりするのかを決定できれば都合よい。

特開２００３−００６１１５号公報 特開２０００−０２９９４５号公報 特開平０５−１３４９８９号公報

しかしながら、従来においては、予定されたスケジュールに対して、出席予定者の実際の出席の可否がどれくらい影響を与えるのかということを基準にスケジュールの実施を調整するようなことはできなかった。

本発明は、以上のような課題を解決するためになされたものであり、その目的は、出席予定者のスケジュールに対して与える影響度によってスケジュールの実施を調整し、また調整結果を出席予定者へ通知することのできるスケジュール管理方法及び装置、スケジュール管理プログラムを提供することにある。

以上のような目的を達成するために、本発明に係るスケジュール管理プログラムは、少なくともスケジュールの実施場所及び開始予定時刻が対応づけられたスケジュール情報を記憶するスケジュール情報記憶手段と、スケジュールへの各出席予定者のスケジュールに与える影響度を示す関与度が予め設定登録された関与度情報記憶手段とにアクセスすることによってスケジュールの管理を行うスケジュール管理装置として、コンピュータを機能させるためのプログラムであって、当該コンピュータを、出席予定者の現在位置を取得する現在位置取得手段、前記現在位置取得手段により取得された出席予定者の現在位置に基づいて出席予定のスケジュールに出席予定者が出席可能かどうかを判断するスケジュール監視手段、及び前記スケジュール監視手段により出席予定者が出席予定のスケジュールに遅れることなく出席できないと判断した場合に、当該出席予定者のスケジュールに対する関与度に基づきスケジュールの実施に関する調整を行うと共に、その調整結果をスケジュールの出席予定者に対して通知するスケジュール管理手段として機能させることを特徴とする。

また、関与度は、各出席予定者のスケジュールにおける役割に基づき設定されることを特徴とする。

また、前記スケジュール管理手段は、当該出席予定者の関与度が予め設定した閾値より高い場合、予め設定されたスケジュールの優先度情報に従いスケジュールの再調整又は中止を決定し、その旨をスケジュールの出席予定者に対して通知することを特徴とする。

更に、優先度情報は、スケジュールの他の出席予定者の役職に基づき設定されることを特徴とする。

また、前記スケジュール管理手段は、当該出席予定者の関与度が予め設定した閾値より低い場合、当該出席予定者がスケジュールの実施場所へ向かっているときにはスケジュールへの遅れての参加を、スケジュールの実施場所へ向かっていないときにはスケジュールへの不参加を、スケジュールの他の出席予定者に対して通知することを特徴とする。

本発明に係るスケジュール管理方法は、スケジュール管理を行うためにコンピュータにより実施されるスケジュール管理方法において、出席予定者の現在位置を取得する現在位置取得ステップと、前記現在位置取得ステップにより取得された出席予定者の現在位置と、少なくとも出席予定者が出席予定のスケジュールの実施場所及び開始予定時刻が対応づけられたスケジュール情報とに基づいて出席予定者がスケジュールに遅れることなく出席できるか否かを判断する判断ステップと、出席予定者がスケジュールに遅れることなく出席できないと前記判断ステップにより判断された場合に、予め設定された当該出席予定者のスケジュールに与える影響度を示す関与度に基づいてスケジュールの実施に関する調整を行うと共に、その調整結果をスケジュールの出席予定者に対して通知するスケジュール調整ステップとを含むことを特徴とする。

本発明に係るスケジュール管理装置は、少なくともスケジュールの実施場所及び開始予定時刻が対応づけられたスケジュール情報を記憶するスケジュール情報記憶手段と、スケジュールへの各出席予定者のスケジュールに与える影響度を示す関与度が予め設定登録された関与度情報記憶手段と、出席予定者の現在位置を取得する現在位置取得手段と、前記現在位置取得手段により取得された出席予定者の現在位置に基づいて出席予定のスケジュールに出席予定者が出席可能かどうかを判断するスケジュール監視手段と、前記スケジュール監視手段により出席予定者が出席予定のスケジュールに遅れることなく出席できないと判断した場合に、当該出席予定者のスケジュールに対する関与度に基づきスケジュールの実施に関する調整を行うと共に、その調整結果をスケジュールの出席予定者に対して通知するスケジュール管理手段とを有することを特徴とする。

本発明によれば、出席予定者が予定されたスケジュールに間に合わない場合、その出席予定者のスケジュールにたいする関与度によってスケジュールの開催を調整することができる。

以下、図面に基づいて、本発明の好適な実施の形態について説明する。

図１は、本発明に係るスケジュール管理装置の一実施の形態を示したブロック構成図である。本実施の形態におけるスケジュール管理装置は、汎用的なパーソナルコンピュータ（ＰＣ）でハードウェアを構成することができ、ＰＣ上で本発明に係るスケジュール管理プログラムを実行することで実現され、本発明に係るスケジュール管理方法を実施する。スケジュール管理装置は、スケジュール管理を行うために、ある企業に設置され、また、スケジュール管理される各従業員は、ＧＰＳ（Global Positioning System）機能搭載の携帯電話機を携帯しているものとする。

本実施の形態におけるスケジュール管理装置は、現在位置取得部２、スケジュール監視部４、スケジュール調整部６、通知部８、スケジュールデータベース１０、関与度情報データベース１２及びユーザ情報データベース１４を有している。

現在位置取得部２は、あるスケジュールに出席する予定の従業員（以下、「出席予定者」）各自が携帯している携帯電話機の所在位置を取得することで従業員の現在位置を取得する。スケジュール監視部４は、現在位置取得部２により取得された出席予定者の現在位置に基づいて出席予定のスケジュールに各出席予定者が予定通りに出席可能かどうかを判断する。本発明におけるスケジュール管理手段は、スケジュール調整部６及び通知部８を含んでいるが、このうち、スケジュール調整部６は、スケジュール監視部４により出席予定者が出席予定のスケジュールに遅れることなく出席できないと判断した場合に、当該出席予定者のスケジュールに対する関与度に基づきスケジュールの実施に関する調整を行う。通知部８は、スケジュール調整部６による調整結果をスケジュールの出席予定者に対して通知する。

図２は、本実施の形態におけるスケジュールデータベース１０に予め設定登録されたスケジュール情報のデータ構成例を示した図である。スケジュール情報は、各スケジュールを識別するためのスケジュールＩＤ、当該スケジュールの開催場所、開始予定時刻、終了予定時刻、内容及び状態を含む。このうち、状態というのは、現在開催中“on time”であるとか、予定より遅れている“delayed”とか、再調整中であるなど各スケジュールの状態を示す情報である。また、図２には、設定者等が視認できるように開催場所を文字列にて示しているが、内部的には各開催場所を経緯度情報として保持している。

図３は、本実施の形態における関与度情報データベース１２に予め設定登録された関与度情報のデータ構成例を示した図である。関与度情報は、スケジュールＩＤ、当該スケジュールの出席予定者のユーザＩＤ及び当該ユーザのスケジュール役割を含む。なお、スケジュール情報の中に当該スケジュールの出席予定者を含めるようにデータ構成してもよいが、関与度情報において各スケジュールの出席予定者が明示されるので、本実施の形態では重複を避けるためにスケジュール情報に出席予定者のリストを含めないことにした。スケジュール役割というのは、当該ユーザが出席するスケジュールにおいてどのような役割を担っているかを示す情報である。図２及び図３のデータ設定例によると、例えばスケジュールＩＤ“１００”のスケジュールは、キックオフミーティングであり、この会議に出席予定のユーザＩＤ“１２３４”の従業員は、司会者として参加するということが把握できる。関与度というのは、出席予定者が出席予定のスケジュールに与える影響度を示す度合いであり、本実施の形態では、スケジュール役割を関与度情報として利用する。関与度は、スケジュール役割に対応させて値が設定される。図３に示した設定例では、司会者は“４”であり、参加者は“３”であることから司会者の方が参加者より関与度が高いことがわかる。

図４は、本実施の形態におけるユーザ情報データベース１４に予め設定登録されたユーザ情報のデータ構成例を示した図である。ユーザ情報は、従業員個々に関する個人情報であり、ユーザＩＤ、名前、現在位置、役職及び通知先を含む。このうち、現在位置は、各個人が現在いる位置であり、現在位置取得部２によって取得された情報がスケジュール監視部４によって設定され、更新される。図４には、設定者等がみてわかるように現在位置を文字列にて示しているが、内部的には各現在位置を経緯度情報として保持している。通知先は、スケジュールの中止等の実施の状況の通知先を指定する情報である。本実施の形態は、各自共携帯電話を携帯しているので、携帯電話のメールアドレスを設定することにする。

次に、本実施の形態におけるスケジュール管理方法について図５に示したフローチャートを用いて説明する。なお、スケジュール管理を実行するには、図２乃至図４に示した各種情報が予め設定されている必要がある。但し、ユーザ情報に含まれる現在位置だけは、適時更新される。

スケジュール監視部４は、各スケジュールの開始予定時刻を参照に現時点において監視対象とするスケジュールを特定する。例えば、今日中に予定された全てのスケジュールなどを監視対象として選択する。ここでは、スケジュールＩＤ“１００”に着目して説明すると、スケジュール監視部４は、監視対象とするスケジュールされたキックオフミーティング（以下、単に「会議」と称する）の出席予定者を関与度情報から特定し、各出席予定者の現在位置を現在位置取得部２に取得させる（ステップ１０１）。続いて、取得した各出席予定者の現在位置と会議の開催場所との各経緯度情報、更には内部に保持した地図情報や外部から取得した交通情報等を参照にして各出席予定者の目的地（会議の開催場所）までの移動時間を算出する（ステップ１０２）。本実施の形態では、この移動時間の算出方法として周知の技術を利用する。そして、各出席予定者が開始予定時刻までに開催場所までに到着できるかどうか、すなわち間に合うか否かを判定する（ステップ１０３）。

判定した結果、全ての出席予定者が間に合うようであれば、スケジュール調整部６は、スケジュール監視部４からこの判定結果を受け取ると会議を予定通りに開催できると判断して、その旨を各出席予定者に通知する（ステップ１０４，１０５）。具体的には、その旨を示す情報をユーザ情報に設定された通知先へメール送信する。

一方、ステップ１０３における処理の結果、間に合わない出席予定者がいたとする。この判断結果を受けたスケジュール調整部６は、間に合わない出席予定者の関与度を関与度情報から取得する（ステップ１０６）。そして、スケジュール調整部６は、予め設定された閾値と取得した関与度を比較する（ステップ１０７）。

ここで、関与度について、具体的には各出席予定者と出席予定の会議との関わり合いについて考えてみる。会議の出席予定者は、全員が同等の役割や位置付けであるとは限らず、時間通りに出席してもらわなければ会議が始められないという者、換言すると会議の開催や進行に影響を与える者もいれば、それほど影響を与えない者もいる。例えば、会議の司会者や説明者は前者に相当し、単なるプログラマは後者に相当する。従って、会議の開始予定時刻に間に合わない主席予定者の会議に与える影響度を考慮せずに、会議を予定通りに強行開催したり、あるいは中止することは必ずしも適切なスケジュールの調整方法ではない。つまり、会議に間に合わない出席予定者がスケジュールにおいてどのような立場の者であるか、役割を担っているかまで踏み込んでスケジュールの調整を行えるようにすることが望ましい。そこで、本実施の形態においては、スケジュールへの各出席予定者の当該スケジュールに与える影響度を関与度と定義し、スケジュールの開催に間に合わない出席予定者の関与度によってスケジュールを調整できるようにした。

図５に戻ると、ステップ１０７において、スケジュール調整部６は、取得した関与度を予め設定された閾値と比較してその関与度の高低を判定するが、予め設定する閾値は、以上の説明から会議の開催や進行に影響を与える者とそうでない者を切り分ける値であると理解できる。図３に示したスケジュール役割（関与度）の設定例を参照すると、会議の内容、位置付けによって異なってくるが、単なる参加者が出席できなくても会議を開催してよいと思われる。一方、司会者及び説明者は、会議に出席しなければ会議を開催する意味がない。従って、図３に示した関与度の設定例に従うと、本実施の形態では閾値を３と設定する。そして、スケジュール調整部６は、取得した関与度がその閾値より高いかどうかで以下の処理を行う。すなわち、間に合わない出席予定者が単なる参加者であった場合（ステップ１０７）、スケジュール調整部６は、スケジュール監視部４経由で当該出席予定者の現在位置の遷移を認識し、もし当該出席予定者が移動中であって目的地である会議の開催場所に向かっていることを検出すると（ステップ１０８）、会議には遅れて参加するという旨の電子メールをその会議の他の出席予定者へ通知部８に送信させる（ステップ１０９）。一方、当該出席予定者の現在位置が移動しないことから開催場所へ向かっていないと判断したときには、その会議の他の出席予定者へ会議に参加しないという旨の電子メールをその会議の他の出席予定者へ通知部８に送信させる（ステップ１１０）。もちろん、以上の電子メールを遅れて参加する又は参加しない本人にも確認の電子メールを送信してもよい。このように、本実施の形態においては、会議に対して与える影響度が相対的に低い者がその会議に遅れる若しくは不参加である場合には、会議自体を中止したり、あるいは遅らせて開催したりせずに、当該出席予定者の動向について他の出席予定者へ通知するようにした。

一方、ステップ１０７において、間に合わない出席予定者が説明者又は司会者であった場合には、取得した関与度がその閾値より高くなる。この場合は、前述したように会議を予定通りに開催することはできないため、何らかの調整を行う必要が生じてくる。このとき、本実施の形態におけるスケジュール調整部６は、更に当該会議の優先度を優先度情報から取得する（ステップ１１１）。具体的には前述した閾値以下の関与度が設定された出席予定者のユーザＩＤを関与度情報から取得し、各ユーザＩＤをキーにユーザ情報を検索して、各ユーザの役職（優先度）を取得する。そして、スケジュール調整部６は、予め設定された閾値と取得した優先度を比較する（ステップ１１２）。

ここで、優先度を表すデータ項目として役職を使用することについて説明すると、会議は、何らかの目的を持って開催されるが、有役職者が参加することになっている会議を予定通りに開催ができないからといって即座に中止してよいとは限らない。有役職者が参加する会議なので、単に中止できない重要な会議であるとも考えられる。そこで、本実施の形態においては、スケジュールの優先度を役職に基づき予め設定しておき、会議が予定通りに開催できなくなったときでも、その会議に有役職者が出席予定であるために優先度が高いと判断されたときには単に中止するのではなく、スケジュールの再調整を行えるような仕組みとした。

図５に戻ると、ステップ１１２において、スケジュール調整部６は、スケジュールの優先度を予め設定された閾値と比較してその優先度の高低を判定するが、予め設定する閾値は、以上の説明から会議の優先度の高低を切り分ける値であると理解できる。図４に示した役職（優先度）の設定例を参照すると、会議の内容、位置付けによって異なってくるが、役職のない者だけが参加者として出席する会議であれば単に中止しても問題ないと思われる。一方、有役職者が参加するような会議は重要であると判断できる。従って、図４に示した優先度の設定例に従うと、本実施の形態では閾値を３と設定する。そして、スケジュール調整部６は、取得した優先度がその閾値より高いかどうかで以下の処理を行う。すなわち、当該会議の優先度が閾値以下であった場合（ステップ１１２）、スケジュール調整部６は、それほど重要な会議ではないと判断して会議の中止を決定する。そして、会議の開催を中止するという旨の電子メールをその会議の出席予定者へ通知部８に送信させる（ステップ１１３）。一方、会議に有役職者が出席する予定であったために当該会議の優先度が閾値より高い場合（ステップ１１２）、スケジュール調整部６は、その会議は重要であると判断して会議の再調整を決定する。そして、会議の開催の再調整を行う旨の電子メールをその会議の出席予定者へ通知部８に送信させる（ステップ１１４）。なお、実際のスケジュールの再調整処理自体は、本発明の要旨でないため説明を省略する。

本実施の形態によれば、出席予定者が会議に間に合わない場合、その出席予定者の会議に与える影響度によって会議の開催を調整することができる。また、会議の優先度によっても会議の開催を中止したり、あるいは再調整したりするなどの調整を行うことができる。本実施の形態は、管理対象とするスケジュールとして会議や講習会などのように複数の者が一堂に集まって出席することによって開催されるスケジュールの管理に適している。

図６は、図３に代わる他の関与度情報の設定例を示した図である。上記説明では、スケジュール毎に各出席予定者に対して関与度を設定できるようにした。しかし、ある共同作業を行うチーム（以下、「タスク」）のスケジュール管理のために本発明に係るスケジュール管理方法を適用する場合、そのタスクにおいては、各タスクメンバのタスク役割（位置付け）は変わらない。このような場合は、スケジュール毎に各出席予定者に対して関与度を設定していたのでは面倒である。そこで、図６に例示したようにタスク毎に関与度を設定しておけば、当該タスク関連のスケジュールに関しては、この設定した関与度を適用するようにすれば、関与度の設定負荷が軽減される。

なお、本実施の形態では、関与度をスケジュール役割に対応させて設定したが、別個なに設定するようにしてもよい。また、スケジュールの優先度においても同様で、本実施の形態では出席予定者の役職のレベルによって自動的に判断させるようにしたが、スケジュールの優先度をスケジューリングの際に設定者によって設定させるなど別個に設定するようにしてもよい。

本発明に係るスケジュール管理装置の一実施の形態を示したブロック構成図である。 本実施の形態におけるスケジュールデータベースに予め設定登録されたスケジュール情報のデータ構成例を示した図である。 本実施の形態における関与度情報データベースに予め設定登録された関与度情報のデータ構成例を示した図である。 本実施の形態におけるユーザ情報データベースに予め設定登録されたユーザ情報のデータ構成例を示した図である。 本実施の形態におけるスケジュール管理方法の手順を示したフローチャートである。 図３に代わる関与度情報のデータ構成例を示した図である。

符号の説明

２ 現在位置取得部、４ スケジュール監視部、６ スケジュール調整部、８ 通知部、１０ スケジュールデータベース、１２ 関与度情報データベース、１４ ユーザ情報データベース。

Claims (7)

1. 少なくともスケジュールの実施場所及び開始予定時刻が対応づけられたスケジュール情報を記憶するスケジュール情報記憶手段と、スケジュールへの各出席予定者のスケジュールに与える影響度を示す関与度が予め設定登録された関与度情報記憶手段とにアクセスすることによってスケジュールの管理を行うスケジュール管理装置として、コンピュータを機能させるためのプログラムであって、当該コンピュータを、
   出席予定者の現在位置を取得する現在位置取得手段、
   前記現在位置取得手段により取得された出席予定者の現在位置に基づいて出席予定のスケジュールに出席予定者が出席可能かどうかを判断するスケジュール監視手段、及び
   前記スケジュール監視手段により出席予定者が出席予定のスケジュールに遅れることなく出席できないと判断した場合に、当該出席予定者のスケジュールに対する関与度に基づきスケジュールの実施に関する調整を行うと共に、その調整結果をスケジュールの出席予定者に対して通知するスケジュール管理手段、
   として機能させることを特徴とするスケジュール管理プログラム。
2. 請求項１記載のスケジュール管理プログラムにおいて、
   関与度は、各出席予定者のスケジュールにおける役割に基づき設定されることを特徴とするスケジュール管理プログラム。
3. 請求項１記載のスケジュール管理プログラムにおいて、
   前記スケジュール管理手段は、当該出席予定者の関与度が予め設定した閾値より高い場合、予め設定されたスケジュールの優先度情報に従いスケジュールの再調整又は中止を決定し、その旨をスケジュールの出席予定者に対して通知することを特徴とするスケジュール管理プログラム。
4. 請求項３記載のスケジュール管理プログラムにおいて、
   優先度情報は、スケジュールの他の出席予定者の役職に基づき設定されることを特徴とするスケジュール管理プログラム。
5. 請求項１記載のスケジュール管理プログラムにおいて、
   前記スケジュール管理手段は、当該出席予定者の関与度が予め設定した閾値より低い場合、当該出席予定者がスケジュールの実施場所へ向かっているときにはスケジュールへの遅れての参加を、スケジュールの実施場所へ向かっていないときにはスケジュールへの不参加を、スケジュールの他の出席予定者に対して通知することを特徴とするスケジュール管理プログラム。
6. スケジュール管理を行うためにコンピュータにより実施されるスケジュール管理方法において、
   出席予定者の現在位置を取得する現在位置取得ステップと、
   前記現在位置取得ステップにより取得された出席予定者の現在位置と、少なくとも出席予定者が出席予定のスケジュールの実施場所及び開始予定時刻が対応づけられたスケジュール情報とに基づいて出席予定者がスケジュールに遅れることなく出席できるか否かを判断する判断ステップと、
   出席予定者がスケジュールに遅れることなく出席できないと前記判断ステップにより判断された場合に、予め設定された当該出席予定者のスケジュールに与える影響度を示す関与度に基づいてスケジュールの実施に関する調整を行うと共に、その調整結果をスケジュールの出席予定者に対して通知するスケジュール調整ステップと、
   を含むことを特徴とするスケジュール管理方法。
7. 少なくともスケジュールの実施場所及び開始予定時刻が対応づけられたスケジュール情報を記憶するスケジュール情報記憶手段と、
   スケジュールへの各出席予定者のスケジュールに与える影響度を示す関与度が予め設定登録された関与度情報記憶手段と、
   出席予定者の現在位置を取得する現在位置取得手段と、
   前記現在位置取得手段により取得された出席予定者の現在位置に基づいて出席予定のスケジュールに出席予定者が出席可能かどうかを判断するスケジュール監視手段と、
   前記スケジュール監視手段により出席予定者が出席予定のスケジュールに遅れることなく出席できないと判断した場合に、当該出席予定者のスケジュールに対する関与度に基づきスケジュールの実施に関する調整を行うと共に、その調整結果をスケジュールの出席予定者に対して通知するスケジュール管理手段と、
   を有することを特徴とするスケジュール管理装置。
   
   

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