JP2005122324A - Apparatus, method, and program for document electronization, and document electronization system equipped with same apparatus - Google Patents

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Abstract

<P>PROBLEM TO BE SOLVED: To provide an apparatus, a method, and a program for document electronization that can securely classify images of documents, and a document electronization system equipped with the same apparatus. <P>SOLUTION: A document electronization server 4 acquires a PDF file from a folder after OCR processing and extracts a document management number as a file name from the acquired PDF file; when document property data including the same document management number as the extracted document management number are registered in a registered slip DB, the document electronization server 4 acquires specified data of a document kind, a comment, a manager code, etc., among the document property data registered in the registered slip DB, imparts the acquired specified data to properties including the file size and the number of pages of the PDF file, and retrieves a folder to be stored with the PDF file from storage-destination folders in another root directory on the document electronization server 4 according to the acquired manager code to move the PDF file to the corresponding folder. <P>COPYRIGHT: (C)2005,JPO&NCIPI

Description

本発明は、書類電子化装置、方法、プログラム、及び該装置を備える書類電子化システムに関し、特に、画像読取装置により複数枚の書類の画像を電子化して作成された電子化ファイルを分類する書類電子化装置、方法、プログラム、及び該装置を備える書類電子化システムに関する。 The present invention, documents electronic apparatus, method, program, and document classifying relates documents electronic system comprising the apparatus, in particular, an image reading electronic file created by digitizing the image of a plurality of documents by the apparatus electronic apparatus, method, program, and documents electronic system comprising the device.

従来の書類電子化システムでは、スキャナ、複合機等の画像読取装置が、紙書類の画像を読取って、PDF(Portable Document Format)、JPEG(Joint Photographic Exports group)、TIFF(Tagged Image File Format)、Multi−TIFF等のファイル形式に画像を電子化した電子化ファイルを作成する。 In conventional document electronic systems, scanners, image reading apparatus such as a multifunction machine reads the image of the paper document, PDF (Portable Document Format), JPEG (Joint Photographic Exports group), TIFF (Tagged Image File Format), to create a digitized the electronic file image file format such as Multi-TIFF. また、ADF機能(自動原稿送り機能)を有する画像読取装置を利用すれば、複数枚の紙書類の画像を一括して電子化することができる。 Further, it is possible by utilizing an image reading apparatus having the ADF function (automatic document feeding function), digitization collectively an image of a plurality of paper documents.

しかしながら、紙書類を画像データとして電子化しただけでは、画像データに対しては自動文字検索等を行うことができないので、作成した電子化ファイルから所望の文字情報を視認により検索しなければならない。 However, only by digitizing a paper document as image data, it is not possible to perform automatic character search or the like on the image data must be retrieved by viewing the desired character information from the created electronic file.

そこで、紙書類を電子化する際にOCR(Optical Character Reader)処理を施すことにより、電子化ファイル内の自動文字検索を可能にする方法や、電子化ファイルに文書属性情報を付与することにより、該文書属性情報を参照してファイルの分類作業を容易にする方法が考えられる。 Therefore, by applying an OCR (Optical Character Reader) processing when digitizing paper documents, a method that enables automatic character search electronic file, by applying the document attribute information in electronic files, Referring to the document attribute information is considered a method that facilitates classification work files.

上記方法の一例として、電子化ファイルに付与すべき文書属性情報の項目を指定するための文書属性抽出シートを紙書類の表紙にして画像読取装置に読取らせることにより、紙書類自体に記載された文書属性情報を読取って、該文書属性情報を電子化ファイルに付与する技術が提案されている(例えば、特許文献1)。 As an example of the above method, by to read the document attribute extraction sheet for designating an item of the document attribute information is to be given to the electronic file to an image reading apparatus with the cover of a paper document are described in the paper document itself reading the document attribute information, techniques for imparting the document attribute information to electronic file has been proposed (e.g., Patent document 1).

この技術によれば、ユーザが、紙書類の文書属性情報の記載された領域、及び電子化ファイルに付与すべき文書属性情報の項目を指定することにより、文書属性情報を電子化ファイルに付与することができるので、ユーザの文書属性情報付与の作業負担を軽減することができる。 According to this technique, the user, the described area of ​​the document attribute information of the paper document, and by specifying the items of the document attribute information is to be given to the electronic file, to impart document attribute information in electronic file since it is possible, it is possible to reduce the workload of the document attribute information application of the user.
特開2002−55985号公報 JP 2002-55985 JP

しかしながら、上記技術によって紙書類から文書属性情報を読取る場合、読取るべき文書属性情報の項目が、例えば5つある場合に、そのうちの1つの項目で文書属性情報の読取りミスが発生すれば、電子化ファイルに間違った文書属性情報が付与される。 However, when reading the document attribute information from the paper document by the technology, items of document attribute information to be read, for example, when five there, if a read miss in the document attribute information in one item of which generation, electronic document attribute information to the wrong file is given. したがって、文書属性情報に基づいて紙書類を正確に分類することができない。 Therefore, it is impossible to accurately classify the paper document based on the document attribute information.

また、上記技術では、ユーザが電子化ファイルに付与すべき文書属性情報の項目を指定するための文書属性抽出シートの記入を誤ると、文書属性情報を適切に読取ることができない。 Further, in the above technique, the user Incorrect entry of the document attribute extraction sheet for designating an item of the document attribute information is to be given to the electronic file can not be read properly document attribute information.

さらに、上記技術では、ユーザは、紙書類を読取って電子化ファイルを作成した時点では、電子化ファイルに付与された文書属性情報が正確であるか否かを確認することができない。 Furthermore, in the above technique, the user, at the time of creating the electronic file by reading a paper document, document attribute information attached to the electronic file can not be confirmed whether or not accurate.

本発明の目的は、書類の画像を確実に分類することができる書類電子化装置、方法、プログラム、及び該装置を備える書類電子化システムを提供することにある。 An object of the present invention is document electronic device capable of reliably classifying an image of a document, method, program, and to provide a document electronic system comprising the device.

上述の目的を達成するために、請求項1記載の書類電子化装置は、所定の識別子が所定の領域に記載された識別用書類を含む書類の画像から前記記載された識別子を抽出する書類電子化装置において、前記書類を識別するための識別子を格納する格納手段と、前記識別用書類の画像における前記所定の領域に対応する領域から前記記載された識別子を抽出する抽出手段と、前記抽出された識別子及び前記格納されている識別子が互いに一致するか否かを判別する判別手段と、前記判別手段による判別の結果に基づいて前記書類の画像を保存する保存手段とを備えることを特徴とする。 To achieve the above object, the document electronic device of claim 1 wherein the documents predetermined identifier is extracted identifier foregoing description from the image of the document containing the identification documents described in the predetermined area electron in apparatus, storage means for storing an identifier for identifying the document, extracting means for extracting the identifier the described from the area corresponding to the predetermined region in the image of the identification document, said extracted a determination unit that identifier to determine whether to match each other identifier and being the storage was, characterized in that it comprises a storage means for storing images of said documents based on a result of determination by said discriminating means .

請求項2記載の書類電子化装置は、請求項1記載の書類電子化装置において、前記抽出された識別子及び前記格納されている識別子が互いに一致しないときは、前記保存手段は、前記書類の画像を不一致フォルダに保存することを特徴とする。 The claim 2 documents electronic device, wherein in the document electronic device according to claim 1, wherein when the extracted identifier and the identifier being the stored do not match each other, the storage means, the image of the document the characterized in that it saved in disagreement folder.

請求項3記載の書類電子化装置は、請求項2記載の書類電子化装置において、前記不一致フォルダに格納された書類に含まれる識別用書類の画像を表示する表示手段と、当該識別用書類の画像が表示されている識別用書類の識別子を入力する入力手段とを備える端末装置に接続され、前記書類の画像に前記保存手段は、前記入力された識別子に基づいて保存フォルダに保存することを特徴とする。 Documents electronic apparatus according to claim 3, wherein, in the document electronic device according to claim 2, and a display means for displaying an image of the identifying documents contained in the documents stored in the mismatch folder, document for the identification is connected to a terminal device and an input means for inputting an identifier of the document for identification image is displayed, the storage means to the image of the document, to save the storage folder on the basis of the input identifier and it features.

請求項4記載の書類電子化装置は、請求項1記載の書類電子化装置において、前記抽出された識別子及び前記格納されている識別子が互いに一致するときは、前記保存手段は、前記書類の画像に前記一致した識別子に基づいて識別名を付与して保存フォルダに保存することを特徴とする。 4. Documents electronic device described in document electronic device of claim 1, wherein, when the identifiers are the extracted identifier and the storage coincide with each other, the storage means, the image of the document characterized in that it stored in the storage folder by applying the identifier based on the matched identifier.

請求項5記載の書類電子化装置は、請求項3又は4記載の書類電子化装置において、前記格納手段は、前記識別子を含む前記書類の属性を示す書類属性情報を格納し、前記保存手段は、前記識別子が付与された書類の画像に前記格納されている書類属性情報を付与して前記保存フォルダに保存することを特徴とする。 5. document electronic device described in document electronic device according to claim 3 or 4, wherein said storage means stores the document attribute information indicating an attribute of the document, including the identifier, the storage means , characterized in that storing said identifier is assigned a document attribute information that is the stored image of the document that has been assigned to the storage folder.

請求項6記載の書類電子化装置は、請求項5記載の書類電子化装置において、前記保存手段は、前記書類属性情報に基づいて前記書類属性情報が付与された書類の画像を前記保存フォルダのサブフォルダに保存することを特徴とする。 Documents electronic apparatus according to claim 6, wherein, in the document electronic device according to claim 5, wherein the storage means, an image of a document the document attribute information is given on the basis of the document attribute information of the storage folder characterized in that it stored in a subfolder.

請求項7記載の書類電子化装置は、請求項1乃至6のいずれか1項に記載の書類電子化装置において、前記抽出された識別子及び前記格納されている識別子が互いに一致した一致回数をカウントするカウント手段とを備えることを特徴とする。 Documents electronic apparatus according to claim 7, wherein the count in the document electronic device according to any one of claims 1 to 6, a number of matches which the extracted identifier and the identifier being the stored match each other characterized in that it comprises a counting means for.

請求項8記載の書類電子化装置は、請求項1乃至7のいずれか1項に記載の書類電子化装置において、前記識別用書類を含む書類を読み取ってその画像を出力する画像出力装置に接続され、前記所定の識別子が前記所定の領域に記載されるように、該所定の識別子が記載されていない識別用書類のフォーマットを前記画像出力装置に送信する送信手段と、前記画像出力装置により出力された書類の画像を受信する受信手段とを備えることを特徴とする。 Documents electronic device of claim 8, wherein, in the document electronic device according to any one of claims 1 to 7, connected to an image output device for outputting the image by reading a document including the identification document is, as in the predetermined identifier is described in the predetermined area, transmitting means for transmitting the formatted document identifying said predetermined identifier is not listed in the image output device, output by the image output device characterized in that it comprises a receiving means for receiving an image of by documents.

請求項9記載の書類電子化装置は、請求項8記載の書類電子化装置において、前記画像出力装置は、前記識別用書類のフォーマットを受信して当該フォーマットに従って前記格納手段に格納すべき識別子を前記所定の領域に入力する端末装置と、前記識別子が入力された識別用書類を印刷する印刷する印刷装置と、前記印刷された識別用書類を含む書類の画像を読取る画像読取装置とを備えることを特徴とする。 Billing document electronic device of claim 9, wherein, in the document electronic device according to claim 8, wherein the image output apparatus, an identifier to be stored in said storage means in accordance with the format by receiving a format of the identification document further comprising a terminal device for inputting the predetermined area, a printing device for printing to print the identification document the identifier is entered, an image reading apparatus for reading an image of a document including the printed identification document the features.

上述の目的を達成するために、請求項10記載の書類電子化方法は、所定の識別子が所定の領域に記載された識別用書類を含む書類の画像から前記記載された識別子を抽出する書類電子化方法において、前記書類を識別するための識別子を格納する格納ステップと、前記識別用書類の画像における前記所定の領域に対応する領域から前記記載された識別子を抽出する抽出ステップと、前記抽出された識別子及び前記格納されている識別子が互いに一致するか否かを判別する判別ステップと、前記判別ステップでの前記判別の結果に基づいて前記書類の画像を保存する保存ステップとを有することを特徴とする。 To achieve the above object, a document digitization process of claim 10 wherein the documents predetermined identifier is extracted identifier foregoing description from the image of the document containing the identification documents described in the predetermined area electron in method, a storing step of storing an identifier for identifying the document, and extracting the identifier the described from the area corresponding to the predetermined region in the image of the identification document, said extracted wherein the identifier and determining step said stored by that identifier to determine whether they match each other, that it has a storage step of storing an image of the document on the basis of the determination result in said determination step to.

上述の目的を達成するために、請求項11記載のプログラムは、所定の識別子が所定の領域に記載された識別用書類を含む書類の画像から前記記載された識別子を抽出する書類電子化方法をコンピュータに実行させるプログラムであって、前記書類を識別するための識別子を格納する格納モジュールと、前記識別用書類の画像における前記所定の領域に対応する領域から前記記載された識別子を抽出する抽出モジュールと、前記抽出された識別子及び前記格納されている識別子が互いに一致するか否かを判別する判別モジュールと、前記判別モジュールによる判別の結果に基づいて前記書類の画像を保存する保存モジュールとを備えることを特徴とする。 To achieve the above object, according to claim 11, wherein the program, a document digitization method prescribed identifier extracting the stated identifier from the image of the document containing the identification documents described in the predetermined area a program for causing a computer to execute, the extraction module that extracts a storage module, the identifier the described from the area corresponding to the predetermined region in the image of the identification document for storing an identifier for identifying the document comprising the, a determination module identifier that is the extracted identifier and the storage is judged whether or not coincide with each other, and a storage module for storing the image of the document based on a result of determination by the determination module it is characterized in.

上述の目的を達成するために、請求項12記載の書類電子化システムは、所定の識別子が所定の領域に記載された識別用書類を含む書類を読み取ってその画像を出力する画像出力装置と、前記出力された画像から前記記載された識別子を抽出する書類電子化装置とから成る書類電子化システムにおいて、前記書類電子化装置は、前記書類を識別するための識別子を格納する格納手段と、前記識別用書類の画像における前記所定の領域に対応する領域から前記記載された識別子を抽出する抽出手段と、前記抽出された識別子及び前記格納されている識別子が互いに一致するか否かを判別する判別手段と、前記判別手段による判別の結果に基づいて前記書類の画像を保存する保存手段とを備えることを特徴とする。 To achieve the above object, the document electronic system of claim 12 includes an image output device for outputting the image reading documents predetermined identifier including documents for identification described in the predetermined area, in document electronic system comprising a document electronic device for extracting the stated identifier from the output image, the document electronic device includes a storage means for storing an identifier for identifying the document, the discrimination extraction means for extracting the identifier the described from the area corresponding to the predetermined region in the image of the identification document, an identifier that is the extracted identifier and the storage to determine whether coincident with each other characterized in that it comprises means, and storage means for storing the image of the document based on a result of determination by said discriminating means.

請求項13記載の書類電子化システムは、請求項12記載の書類電子化システムにおいて、前記書類電子化装置は、前記識別用書類に記載される識別子が前記所定の領域となるように識別子が記載されていない識別用書類のフォーマットを前記画像出力装置に送信する送信手段を備え、前記画像出力装置は、前記識別用書類のフォーマットを受信して当該フォーマットに従って前記格納手段に格納すべき識別子を前記所定の領域に入力する端末装置と、前記識別子が入力された識別用書類を印刷する印刷する印刷装置と、前記印刷された識別用書類を含む書類の画像を読取る画像読取装置とを備えることを特徴とする。 Documents electronic system of claim 13, wherein, in the documents electronic system of claim 12, wherein the document electronic device, wherein the identifier as an identifier is described a predetermined region in the identification document is the format of the identification documents not provided with transmitting means for transmitting to said image output device, the image output apparatus, wherein the identifier to be stored in said storage means in accordance with the format by receiving a format of the identification document a terminal device for inputting in a predetermined area, a printing apparatus for printing print the identification document the identifier is entered, further comprising an image reading apparatus for reading an image of a document including the printed identification document and it features.

請求項1記載の書類電子化装置、請求項10記載の方法、請求項11記載のプログラム、又は請求項12記載のシステムによれば、抽出された識別子及び格納されている識別子が互いに一致するか否かの判別の結果に基づいて前記書類の画像を保存するので、書類の画像を確実に分類することができる。 Documents electronic device according to claim 1, method of claim 10 or claim 11 wherein the program, or according to the system of claim 12, is extracted identifier and stored in that identifiers coincide with each other since storing the image of the document on the basis of whether or not the determination result, it is possible to reliably classify images of documents. また、識別用書類の画像における所定の領域に対応する領域から記載された識別子を抽出するので、ユーザが所定の領域を指定することをなくすことができ、ユーザの操作性を向上させることができる。 Further, since the extracted identifier is described from the area corresponding to the predetermined region in the image of the identification documents can be eliminated that the user specifies the predetermined area, thereby improving the operability of the user .

請求項2記載の書類電子化装置によれば、抽出された識別子及び格納されている識別子が互いに一致しないときは、書類の画像を不一致フォルダに保存するので、例えば抽出エラーがあったときに書類の画像に識別子を付与することを停止することができる。 Documents When According to the document the electronic apparatus according to claim 2, wherein, when the identifier is extracted identifier and stored do not match each other, so stores the image of the document to the mismatch folder, there is an example extraction error it is possible to stop to the image grant identifiers.

請求項3記載の書類電子化装置によれば、不一致フォルダに格納された書類に含まれる識別用書類の画像を表示して、表示されている識別用書類に記載された識別子を入力させることにより、入力された識別子に基づいて保存フォルダに保存するので、例えば抽出エラーがあったときでも入力された識別子に基づいて書類の画像に入力された識別子を付与して確実に保存フォルダにおいて分類することができる。 According to the document electronic device according to claim 3, and displays an image of the identifying documents contained in the documents stored in the discrepancy folder, by inputting an identifier described in the identification document displayed since it stored in the storage folder based on the input identifier, classifying the reliable storage folder by applying the identifier input to the image of the document on the basis of the input identifier even when there is such as extraction error can.

請求項4記載の書類電子化装置によれば、抽出された識別子及び格納されている識別子が互いに一致するときは、書類の画像に一致した識別子に基づいて識別名を付与して保存フォルダに保存するので、識別子に基づいて書類の画像を確実に保存フォルダにおいて分類することができる。 Save According to the document electronic device according to claim 4, wherein, when the identifier is extracted identifier and stored coincide with each other, to impart to save folder DN based on the identifier that matches the image of the document since, it can be classified in securely holding folder image of the document based on the identifier.

請求項5記載の書類電子化装置によれば、識別子が付与された書類の画像に、格納されている書類属性情報を付与して保存フォルダに保存するので、書類属性情報に基づいて書類の画像を確実に保存フォルダにおいて分類することができる。 According to the document electronic device according to claim 5, an image of a document identifier is assigned, the Save to impart to save folder documents attribute information stored, the documents based on the document attribute information image it can be classified in securely save folder.

請求項6記載の書類電子化装置によれば、書類属性情報に基づいて書類属性情報が付与された書類の画像を保存フォルダのサブフォルダに保存するので、書類属性情報に基づいて書類の画像を確実にサブフォルダにおいて分類することができる。 According to the document electronic device according to claim 6, since the document attribute information is stored in a subfolder of the storage folder image of a document that has been granted on the basis of the document attribute information, ensures an image of the document based on the document attribute information it can be classified in sub-folders.

請求項7記載の書類電子化装置によれば、抽出された識別子及び格納されている識別子が互いに一致した一致回数をカウントするので、例えば既に保存されている書類の画像に対して上書き保存した回数をカウントすることができる。 Number According to the document electronic device according to claim 7, since the identifier is extracted identifier and storing counting the matched match count to each other, for example already saved overwriting the image of the document is stored it can be counted. また、書類が複数部であるときは、どの部の書類において抽出エラーが発生したのかを容易に特定することができ、ユーザの操作性を向上させることができる。 Further, when the document is plural portions, whether extracted errors in documents which part has occurred can be easily identified, it is possible to improve user operability.

請求項8記載の書類電子化装置によれば、所定の識別子が所定の領域に記載されるように、該所定の識別子が記載されていない識別用書類のフォーマットを画像出力装置に送信するので、書類電子化装置は所定の領域を容易に特定することができ、確実に抽出エラーを低減させることができる。 According to the document electronic device according to claim 8, so that a predetermined identifier is described in a predetermined area, and transmits the format of the documents for identifying said predetermined identifier is not listed in the image output apparatus, documents electronic apparatus can easily identify the predetermined region can be reduced reliably extracted error.

請求項9記載の書類電子化装置、又は請求項13記載のシステムによれば、端末装置が、書類電子化装置から識別用書類のフォーマットを受信して当該フォーマットに従って識別子を所定の領域に入力し、印刷装置が、識別子が入力された識別用書類を印刷し、画像読取装置が、印刷された識別用書類を含む書類の画像を読取り、その画像が書類電子化装置に出力されるので、書類電子化装置はより確実に抽出エラーを低減させることができる。 9. document electronic device according, or according to the system of claim 13, the terminal device, the identifier in accordance with the format type in a predetermined area receives the format of the identification documents from the document digitization device , the printing apparatus, an identifier to print a document for identification has been input, the image reading apparatus reads an image of a document containing printed identification document, because the image is output to the document electronic apparatus, document electronic device can be reduced more reliably extracted error.

以下、本発明の実施の形態を図面を参照しながら説明する。 It will be described with the embodiment of the present invention with reference to the drawings.

図1は、本発明の実施の形態に係る書類電子化システムの構成を示す図である。 Figure 1 is a diagram showing a document of an electronic system configured according to an embodiment of the present invention.

図1において、書類電子化システム1は、書類電子化システム1のユーザが操作する利用者端末2と、紙書類から画像を読取って、例えばPDF形式の画像データとしてPDFファイル(電子化ファイル)を作成する画像読取装置3と、作成されたPDFファイルの画像データにOCR処理を行い、紙書類の文書属性を示す文書属性データを付与する書類電子化サーバ4(書類電子化装置)と、書類電子化サーバ4においてエラーが検出されたPDFファイルにエラー処理を行うために管理者が操作する管理者端末5とを備え、これらの各装置はLAN6を介して互いに接続されている。 In Figure 1, the document electronic system 1 includes a user terminal 2 that document the electronic system 1 of the user's operation, reads an image from a paper document, for example, a PDF file as the image data of the PDF format (electronic file) an image reading device 3 to create, perform OCR processing on the image data of the PDF file created, documents electronic server 4 to impart document attribute data indicating a document attribute of the paper document (the document electronic device), documents electronic of a manager terminal 5 in the server 4 error operated by the administrator to perform the error processing the detected PDF files, each of these devices are connected to one another via the LAN 6.

なお、各装置が互いに接続される通信回線は、当然のことながらLANのみには限られない。 The communication line in which each device is connected to each other is not limited only to the LAN of course.

利用者端末2は、ユーザが入力した所定の文書属性データから後述する登録票(識別用書類)を作成する(印刷する)と共に、文書管理番号を含む文書属性データを書類電子化サーバ4のHDD等の記録媒体に記録されている登録票DBに登録する。 The user terminal 2, the user creates a registration slip, which will be described later, from a predetermined document attribute data input (document identification) with (printing), HDD document attribute data of the document electronic server 4 including the document management number registered in the registration slip DB recorded in the recording medium and the like. なお、登録票DBを管理するサーバ(不図示)は、別のコンピュータであってもよい。 The server that manages the registration card DB (not shown) may be a different computer. 画像読取装置3は、登録票を表紙にした紙書類を画像データとして読取って、PDFファイルを作成し、書類電子化サーバ4は、PDFファイルの画像データにOCR処理を行い、登録票から読取った文書管理番号に対応する文書属性データをPDFファイルに付与する。 Image reading device 3 reads the paper document in which the registration card to the cover as image data, to create a PDF file, a document digitization server 4 performs OCR processing on the image data of the PDF file, read from the registration form to grant the document attribute data corresponding to the document management number in the PDF file. 登録票から読取った文書管理番号に対応する文書属性データが書類電子化サーバ4に登録されていないときは、管理者端末5はエラー処理を行う。 When the document attribute data corresponding to the document management ID read from the registration card is not registered to the document electronic server 4, the administrator terminal 5 performs an error process.

図2は、図1における利用者端末2の構成を示すブロック図である。 Figure 2 is a block diagram showing the configuration of the user terminal 2 in FIG. 1. なお、管理者端末5も利用者端末2と同様の構成を有し、また、書類電子化サーバ4も利用者端末2の部分的な構成と同様の構成を有するので、それらの説明を省略する。 Incidentally, has the same configuration manager terminal 5 and the user terminal 2, and since the document digitization server 4 also has a partial structure similar to the user terminal 2, the description thereof is omitted .

図2において、利用者端末2は、プログラムを実行するCPU11と、CPU11の主メモリやワークエリア等として機能するRAM12と、CPU11が動作するためのプログラムが格納されているROM13と、記憶装置としてのHDD14と、脱着自在な記録媒体にデータを記録可能な記録装置15と、表示機能を提供するビデオアダプタ16及び表示装置(不図示)と、入力装置としてのキーボード(K/B)17及びマウス18と、ネットワークに接続すると共に通信するデータを電気信号に変換するためのネットワークインターフェースカード(NIC:Network Interface Card)19と、登録票を印刷する印刷装置(不図示)とを備える。 2, the user terminal 2 includes a CPU 11 which executes programs, a RAM12 which functions as a main memory or a work area for the CPU 11, the ROM13 which a program for CPU 11 to operate is stored, as a storage device a HDD 14, a recordable recording device 15 the data in the detachable recording medium, a video adapter 16 and display device that provides a display function (not shown), a keyboard as an input device (K / B) 17 and a mouse 18 When a network interface card for converting data to be communicated with connecting to a network to an electrical signal: comprising a (NIC network interface card) 19, and a printing apparatus for printing the registration form (not shown). なお、1台の印刷装置が複数の利用者端末2でLAN6を介して共有されてもよい。 It may also be shared via LAN 6 1 single printing apparatus by a plurality of user terminals 2.

図3は、図2における利用者端末2によって実行される登録票作成処理のフローチャートである。 Figure 3 is a flow chart of a registration card creation process executed by the user terminal 2 in FIG.

図3において、まず、ユーザは、利用者端末2の表示装置に表示される図4に示すログイン画面に、該ユーザを特定するIDと、ユーザがログインするためのパスワードとから成る認証情報を入力し、ログインボタンを押下すると、利用者端末2は、入力された認証情報を書類電子化サーバ4に送信し(ステップS101)、書類電子化サーバ4から正当な利用者ではない旨を示すエラーメッセージを取得したか否かを判別する(ステップS102)。 3, first, a user inputs the login screen shown in FIG. 4 to be displayed on the display device of the user terminal 2, the ID for identifying the user, the authentication information comprising a password for the user to log and, pressing the login button, the user terminal 2 transmits the authentication information input to the document electronic server 4 (step S101), an error message indicating that not the authorized user from the document digitization server 4 It determines whether it has acquired the (step S102).

なお、認証手段は、ユーザを識別・認証できるのであれば、ID、パスワードを用いた方法以外であってもよい。 The authentication means, if it can identify and authenticate the user, ID, may be other than the method using passwords.

ステップS102の判別の結果、書類電子化サーバ4に正当な利用者であると認証されず、書類電子化サーバ4からエラーメッセージを取得したときは、ステップS101に戻り、エラーメッセージを取得しなかったときは、書類電子化サーバ4から文書属性データ入力画面情報を取得し(ステップS103)、図5に示す文書属性データ入力画面を表示する(ステップS104)。 Is determined in the step S102, is not authenticated as a legitimate user to the document electronic server 4, when acquiring the error message from the document digitization server 4 returns to step S101, failure to obtain an error message when obtains the document attribute data input screen information from the document digitization server 4 (step S103), and displays the document attribute data input screen shown in FIG. 5 (step S104).

なお、書類電子化サーバ4から取得する文書属性データ入力画面情報は、例えば、HTML形式のデータであり、利用者端末においては、そのHTML形式のデータをInternet Explorer(商標)等のブラウザにより読み込み、図5に示す文書属性データ入力画面が表示される。 Incidentally, the document attribute data input screen information acquired from the document digitization server 4, for example, a data in HTML format, in the user terminal reads the data in the HTML format with the browser such as Internet Explorer (TM), document attribute data input screen shown in FIG. 5 is displayed.

ユーザは、自己の所属部課情報、管理者コード(管理者番号)(又は作成者コード(作成者番号))、文書種類、保存期間、作成日、コメントなどの文書属性データを文書属性データ入力画面上の各項目に入力し、登録ボタンの押下により文書属性データの送信を指示すると(ステップS105でYES)、入力された文書属性データを書類電子化サーバ4に送信し(ステップS106)、送信した文書属性データの項目のうち少なくとも1つの項目に入力されていないことを示す入力漏れが、書類電子化サーバ4から通知されたか否かを判別し(ステップS107)、入力漏れが通知されたときは、図6に示すような入力漏れエラーメッセージを表示して(ステップS108)、ステップS104に戻り、ユーザに入力漏れの項目に対する The user, self belongs department information, the administrator code (administrator number) (or creator code (author number)), document types, retention period, creation date, document the document attribute data such as comments attribute data input screen Fill in the item above, and instructs the transmission of the document attribute data by depressing the registration button (in step S105 YES), the inputted document attribute data is transmitted to the document electronic server 4 (step S106), and sends omissions indicating that it is not entered into at least one item among the items of the document attribute data, to determine whether it is notified from the document digitization server 4 (step S107), when the input leakage is notified displays the omissions error message as shown in FIG. 6 (step S108), the process returns to step S104, with respect to items omissions user 書属性データの入力を促す。 It prompts you to enter the book attribute data.

なお、文書属性データ入力画面上における各項目は、ユーザにより選択又は入力されるが、文書属性データ入力画面を表示する画面において(ステップS104)、本システムとは別で管理しているデータベースからログインユーザに関する該当項目を取得できるのであれば、既に選択又は入力されている状態にすることも可能である。 Each item in the document attribute data input screen, login from the database is selected or entered by the user, (step S104) in the screen displaying the document attribute data input screen, which is managed separately from the present system as long as it can acquire the relevant items relating to the user, it is also possible to state that has already been selected or entered. 例えば、グループウェアで管理しているユーザに関する所属部課情報が取得できるのであれば、書類電子化サーバは、ログインユーザの所属部課情報を取得し、文書属性データ入力画面情報に取得したログインユーザの所属部課情報を付加してユーザ端末に送信する。 For example, if the belonging department information about the user managed by groupware can be obtained, documents electronic server obtains the affiliation department information of the logged-in user, affiliation of the document attribute data input login user acquired in the screen information transmitted to the user terminal by adding department information.

また、後述する書類電子化サーバ4の登録票データベース(DB)に既に登録されている文書属性データから選択又は入力されてもよい。 It may also be selected or inputted from the document attribute data that is already registered in the registration card database documents electronic server 4 to be described later (DB).

なお、書類を電子化する場合、書類の所有者自身が登録票を作成・印刷し、当該登録票を用いて、画像読取装置3から書類の電子化を行うケースが、一般に考えられるが、登録票を用いて画像読取装置3から書類の電子化を行うのは煩雑であるため、他の者に電子化作業の分担を依頼できれば便宜である。 In the case of electronic documents, the owner himself documents created and printed registration card, by using the registration form, the image reading device 3 performs electronic document from case, although generally considered, registration for perform electronic document from the image reading apparatus 3 using the vote is complicated, it is convenient if requesting sharing of electronic work to others. このように電子化作業を分担する場合は、整理された登録票と書類を渡して電子化を依頼すれば済むが、更に登録票の作成も他の者に依頼できればより作業分担を図ることができるようになる。 When such sharing the electronic work is need be request the electronic passes the organized registration slip and documents, is possible to further more division of labor if requested also create a registration card to others become able to. そのため、作業分担を依頼した者が登録票を作成する時に、電子化したファイルを利用する者(通常は、作成依頼をした者)の管理番号を入力するようにし,最終的に電子化したファイルを所定の利用者のフォルダに格納することにしている。 Therefore, when a person who has requested the division of labor to create a registration form, those who use the electronic files (usually, were the creation request person) so as to enter the management number, the final electronic files It is to be stored in a predetermined of the user's folder. 図5及び図9において、管理番号(管理者コード)は、電子化ファイルを利用する者(=ファイルの中身を理解して入用する者)を意味し、作成者(作成者コード)は、登録票を作成する者を意味する。 5 and 9, control number (administrator code), those who use electronic file means (= understand the contents of the file who necessity), creator (author code) It means any person to create a registration form.

なお、登録票を作成する者は、登録票を作成する際に、少なくとも電子化するファイルの管理番号を知る必要があるが、管理者から直接聞くか、管理番号が社員コードである場合は、グループウェアの社員検索機能等を利用して調べる必要がある。 It should be noted that, if the person who created the registration form, when you create a registration form, it is necessary to know the management number of the file you want to at least electronic, or hear directly from the administrator, management number is an employee code, it is necessary to examine using the employee search function and the like of groupware.

なお、図5において「ファイル名」の項目に「自動設定(文書種類−コメント−文書管理番号)」と記載されているが、これは、最終的な電子化ファイルに付与される名前(識別名)が、書類電子化サーバにより自動的に設定され、その名前の付け方として(文書種類−コメント−文書管理番号)が付与されることを意味しているに過ぎず、その他の名前の付与方法及び付与法則を採ることができるのはいうまでもない。 It should be noted that the items to the "automatic setting (document type - Comments - Document Control Number)" from the "File name" in FIG. 5, it is described as this is, the name that is given to the final electronic file (distinguished name ) is automatically set by the document electronic server, Tsukekata as (document type of that name - comments - document management number) are merely meant to be granted, given the method of other names and it goes without saying that it is possible to take the grant law.

なお、書類電子化サーバにおいて項目に対する入力漏れのチェックが行われるが、1つでも入力漏れがあったら通知するような仕組にする必要はなく、例えば、「コメント」についての入力がなかった場合には、入力漏れの通知をしないというように、入力漏れの通知をしない項目を設けてもよい。 It should be noted that, although a check of input leakage to an item in the document electronic server is done, it is not necessary to the mechanism, such as to notify you when there is an input leakage even one, for example, when there is no input for the "Comments" , as not to notice the omissions may be provided an item not to notice omissions.

ステップS107の判別の結果、入力漏れが通知されなかったときは、ユーザが不図示の印刷ボタンを介して印刷の指示を行うと(ステップS109でYES)、利用者端末2は、図7に示すような登録票を作成し(ステップS110)、作成された登録票の印刷指示をその印刷装置に送信し(ステップS111)、該印刷指示に従って印刷装置は、図7に示す所定の領域に文書管理番号が記載されるように登録票を印刷し、そして本処理を終了する。 If it is determined in the step S107, when the input leakage was not notified, the user performs an instruction for printing via the print button (not shown) (YES in step S109), the user terminal 2, shown in FIG. 7 create a registration card that (step S110), and transmits a print instruction registration slip created in the printing device (step S 111), the printing apparatus in accordance with the print instruction, the document management in a predetermined area shown in FIG. 7 the registration card is printed as numbers are listed, and the process ends.

なお、図7における「文書管理番号」は、利用者端末2から文書属性データが送信されたときに書類電子化サーバが付与するユニークな番号である。 Incidentally, "document management number" in FIG. 7 is a unique number documents electronic server granted when transmitted document attribute data from the user terminal 2. ユニーク(一意)な番号にするため、例えば、「個人コード+個人コード毎の累積番号」といった番号を付与することが考えられる。 For unique (unique) number, for example, it is conceivable to impart numbers such as "personal code + cumulative number per personal code." 図7における「文書管理番号」は「123456000001」であるが、これは「123456」は個人コードで、「000001」はユーザ「123456」が登録した文書属性データの累積数を示している。 Although "document management number" in FIG. 7 is "123456000001" which is "123456" in the personal code, "000001" indicates a cumulative number of the document attribute data that the user "123456" has registered.

なお、「文書管理番号」は、ユニーク(一意)な番号でさえあればよく、一意性を確保できるのであれば各利用者端末2側において付与する仕組みであってもよい。 Incidentally, "document management number" is a unique sufficient if even (unique) numbers, it may be a mechanism for imparting long as it can ensure uniqueness in each user terminal 2 side.

なお、利用者端末2における登録票の作成・印刷は、1つの例として、RAM12若しくはHDD14等に記憶されている書類電子化サーバに送信した文書属性データ又は書類電子化サーバから受信した文書属性データから、登録票に印刷する項目を取り出し、取り出した項目を雛形(フォーム)の所定のエリアに印刷されるように表計算ソフト等を介して作成・印刷する。 Incidentally, the creation and printing of registration card in the user terminal 2, as an example, the document attribute data received from the document attribute data or document electronic server sends documents to electronic server stored in such RAM12 or HDD14 from retrieves the items to be printed on the registration card, create and print through the spreadsheet software, etc. to be printed in a predetermined area of ​​the template (foam) the removed item. ここで、「文書管理番号」は、書類電子化サーバが付与するため、書類電子化サーバから受信したデータを利用することになる。 Here, "document management number", since documents electronic server to grant, will use the data received from the document electronic server. ただし、「文書管理番号」を各利用者端末において管理し付与する場合においては書類電子化サーバからデータを受信しなくてもよい。 However, it is not necessary to receive data from the document digitization server in case of imparting managed at the user terminal a "document management number".

図3の処理によれば、利用者端末2は、登録票を作成し(ステップS110)、作成された登録票の印刷指示を印刷装置に送信する(ステップS111)ので、印刷された登録票を用いて、画像読取装置3を用いて読取るべき紙書類を分類することができる。 According to the process of FIG. 3, the user terminal 2 creates a registration card (step S110), and transmits to the printing device a print instruction registration slip created (step S 111), the printed registration slip used, it is possible to classify the paper document to be read by using the image reading device 3.

また、文書属性データを書類電子化サーバ4に送信する(ステップS106)ので、書類電子化サーバ4に送信された文書属性データと、画像読取装置3によって読取られた登録票の画像とを容易に比較することができる。 Furthermore, it transmits the document attribute data to the document electronic server 4 (step S106), so the document attribute data sent to the document electronic server 4, and an image of the registration form read by the image reading device 3 easily it can be compared.

図8は、図1における書類電子化サーバ4によって実行される文書属性データ登録処理のフローチャートである。 Figure 8 is a flow chart of the document attribute data registration processing executed by the document digitization server 4 in FIG. 1.

図8の処理は、図4の登録票作成処理と並行して行われる。 Processing of FIG. 8 is performed in parallel with registration card creating process of FIG.

図8において、書類電子化サーバ4は、利用者端末2がステップS101で送信した認証情報を取得したときは(ステップS201でYES)、取得した認証情報から正当な利用者であるか否かを判別する(ステップS202)。 8, the document digitization server 4, when the user terminal 2 has acquired the authentication information transmitted in step S101 whether a valid user from (YES in step S201), the authentication information acquired determining (step S202).

ステップS202の判別の結果、正当な利用者でないときは、その旨をエラーメッセージを利用者端末2に送信して(ステップS203)、ステップS201に戻り、正当な利用者であるときは、利用者端末2に文書属性データ入力画面情報(HTML等のフォーマット)を送信する(ステップS204)。 If it is determined in the step S202, when not a valid user, and transmits the detection error message to the user terminal 2 (step S203), the process returns to step S201, when it is a valid user, the user transmitting the document attribute data input screen information (format such as HTML) to the terminal 2 (step S204).

次いで、ステップS106で利用者端末2から送信された文書属性データを取得したときは(ステップS205でYES)、取得した文書属性データの各項目のうち少なくとも1つの項目に入力漏れがあるか否かを判別し(ステップS206)、入力漏れがあるときは、利用者端末2に入力漏れ通知を送信して(ステップS207)、ステップS205に戻る。 Then, whether the time of obtaining the document attribute data transmitted from the user terminal 2 in step S106 (YES at step S205), an input leakage least one item among the items of the document attribute data acquired determine (step S206), when there is an input leak, by sending omissions notifies the user terminal 2 (step S207), the flow returns to step S205.

なお、図3の説明でしたように、項目漏れの通知をする項目と通知をしない項目を分ける仕組みであってもよいのはいうまでもない。 Incidentally, as it was described in FIG. 3, the may be a mechanism to separate the items that do not notice an item for notification of items leakage course.

ステップS206の判別の結果、入力漏れがないときは、取得した文書属性データを図9に示すような登録票DBに登録して(ステップS208)、本処理を終了する。 If it is determined in the step S206, when there is no input leak, the document attribute data acquired by registering the registration card DB as shown in FIG. 9 (step S208), and terminates the process.

なお、「文書管理番号」を書類電子化サーバ4側で付与する場合、取得した文書属性データを登録票DBに登録する際、ユニーク(一意)な「文書管理番号」を付与し登録する。 In addition, it wants to give a "document management number" in the document electronic server 4 side, when registering the document attribute data acquired in the registration form DB, to grant unique (unique) of "document management number" registration.

なお、「文書管理番号」を書類電子化サーバ4側で付与した場合、登録票は利用者端末2側で印刷がされるため、登録票の印刷に必要な「文書管理番号」を利用者端末2に通知する必要がある。 Note that when imparting "document management number" in the document electronic server 4 side, because the registration slip to be printed at the user terminal 2 side, the user terminal a "document management number" necessary for printing the registration form it is necessary to notify the 2.

登録票DBには、図9に示すように、文書管理番号、作成者コード、管理者コード、処理カウンタなどの文書属性情報(文書属性データ)が登録票データとして登録されている(格納手段)。 The registration slip DB, as shown in FIG. 9, the document management ID, creator code, supervisor code, document attribute information, such as processing counter (document attribute data) is registered as the registered form data (storage means) . 処理カウンタの値は、登録票DBに登録された登録票データがPDFファイルに付与されると、カウントアップされる。 The value of the processing counter, the registration form data that has been registered in the registration form DB is applied to the PDF file, it is counted up.

ここで、上述したように、「作成者コード」には、登録票を作成した者を識別するための番号が登録され、「管理者コード」には、当該文書管理番号を有する登録票により電子化されたファイルの利用をする者を識別するための番号が登録される。 Here, as described above, the "author code" is registered number for identifying a person who has created a registration card, a "supervisor code" is electrons by registration slip with the document management number number for identifying a person to the use of reduction file is registered. 1つの例として、図9において、文書管理番号「123457000001」を有する登録票を作成した者は、「2345678」を識別コードに持つ者であり、当該文書管理番号を有する登録票により電子化されたファイルを利用する者は、「123457」を識別コードに持つ者であることを示している。 As an example, in FIG. 9, the person who has created a registration card with document management number "123457000001" is a person having the identification code "2345678", which is digitized by registration slip with the document management number those who use the file indicates that it is a person with the identification code "123457".

ステップS102,S202の処理で認証されたユーザは、登録票DBに登録されている登録票データのうち該ユーザに対応する登録票データを、図10に示すような登録票一覧画面を利用者端末2の表示装置に一覧表示させることが可能である。 Step S102, S202 the user authenticated in the processing of the registration form data corresponding to the user of the registered form data registered in the registration slip DB, the user terminal a registration card list screen as shown in FIG. 10 in 2 of the display device it is possible to display the list.

なお、一覧表示させる登録票データとして、図9に示す登録票DB中の「管理者コード」と該ユーザを識別するコード(当該コードは、例えばログイン情報等から取得する。)とが合致するものを一覧表示させてもよいし、「管理者コード」又は「作成者コード」のいずれかのコードと該ユーザを識別するコードが合致するものを一覧表示させてもよい。 As registration form data for displaying the list, codes identifying the user as a "supervisor code" in the registration slip DB shown in FIG. 9 (the code, for example, acquired from the login information and the like.) And that matches the may be displayed list, one of the codes and the code identifying the user of the "supervisor code" or "creator code" may be listed for matches.

また、一覧表示させる登録票のデータを該ユーザに限らず、登録票DBの全ての登録票データ又は特定の所属部課に属する登録票のデータを一覧表示させるようにしてもよい。 Further, the data of the registration form to be displayed in a list is not limited to the user, all the data of the registration slip belonging to the registration form data or a specific belonging department of registration card DB may be displayed list.

さらに、登録票DBに保存されている各項目に関する検索条件を入力するための条件入力画面(不図示)を設けることも可能である。 Furthermore, it is also possible to provide a condition input screen for inputting a search condition for each item stored in the registration card DB (not shown). このような条件入力画面を設けることにより、例えば、「文書種類」が契約書であり「作成日」が2003年1月1日以降である登録票データを一覧表示させるといったことも可能になる。 By providing such a condition input screen, for example, it also becomes possible, such as "document type" is a contract "creation date" is displaying a list of registration card data is January 1, 2003 or later.

なお、図10において、ファイル名には、少なくとも文書管理番号が付与されており、これにより、ユーザは該ユーザに対応する登録票の文書管理番号を容易に視認することが可能である。 In FIG. 10, the file name, and at least the document management number is assigned, whereby the user can easily view the document management number of registration slip corresponding to the user.

また、印刷された登録票を用いて書類の電子化が行われたか否かの判断をするため「処理有無」の項目も設けられている。 Moreover, also provided item of "presence or absence of the process" to determine whether or not electronic documents is performed using the printed registration card. これにより「未」であれば、まだ書類の電子化が行われていないと判断でき、「済」であれば、既に書類の電子化が行われていると判断することができる。 If this by "not", yet it can be determined that not performed digitization of documents, if it is "done", already it can be determined that the digitization of documents has been carried out. なお、この項目は、登録票DBの処理カウンタの値が、「Null」の場合は「未」と、「1」以上の場合は「済」と表示されるようになっているが、「済」の場合は、カウント値をそのまま表示するようにしてもよい。 It should be noted that this item is, the value of the processing counter of the registration slip DB is, and in the case of "Null", "Not yet", in the case of greater than or equal to "1," but is adapted to be displayed as "completed", "Done for "it may be a count value so as to display. そうすることにより何度電子化をしたかを判断することができるようになる。 So that it is possible to determine whether it has a number of times electronic by doing so.

また、「未」又は「済」の文字にリンク情報を埋め込み、ユーザが当該文字をマウス18等でクリック等した場合は、当該登録票に関するより詳細な情報を登録票DBから取得して利用者端末2において表示されるようにしてもよいし、当該登録票に関する登録票DBの登録内容を修正する画面が表示されるようにしてもよい。 In addition, embedding the link information to the character of the "not" or "done", if the user clicks such as the character with the mouse 18 and the like, the user to obtain more detailed information relating to the registration form from the Registration Form DB may also be displayed in the terminal 2, the screen to correct the registered contents of registration card DB related to the registration card may also be displayed. ここで、修正を認める項目としては、通常、ユーザが最初に登録する「文書種類」「コメント」等となる。 Here, as the items that acknowledge the modified, usually, the user is the first to be registered "document type", "comment", and the like. 書類電子化サーバ側で付与される「文書管理番号」や「ファイル名」を修正できるようにしたのでは、同一「文書管理番号」や「ファイル名」が既に存在した場合に、上書きされてしまうからである。 Than was to be able to modify the "Document Control Number" and "file name" to be granted in the documents electronic server side, if the same "Document Control Number" and "file name" already exists, will be overwritten it is from. ただし、上書きは後述するエラー処理で防止することができるため、このような場合は、当然のことながら「文書管理番号」や「ファイル名」についてもユーザが修正することができるようにしてもよい。 However, because overwrite that can be prevented by error processing, which will be described later, in such a case, of course may be able to be modified by the user also for the "Document Control Number" and "file name" .

なお、リンク情報を埋め込むのは「処理有無」の項目に限られないのはいうまでもない。 It should be noted that, to embed the link information is of course not limited to the items in the "presence or absence of the process". 例えば、「ファイル名」の項目にリンク情報を埋め込んでもよい、また、リンク情報を表示するための専用の項目を別に設けて、書類電子化サーバ4又は利用者端末2が所定の番号を付与して、該番号にリンク情報を埋め込んでもよい。 For example, may be embedded link information item "File Name", also separately from a dedicated entry for displaying linked information, documents electronic server 4 or the user terminal 2 is assigned a predetermined number Te, may be embedded link information to No. 該番.

図8の処理によれば、ステップS106で利用者端末2から送信された文書属性データを取得したときは(ステップS205でYES)、取得した文書属性データを登録票DBに登録する(ステップS208)ので、登録票DBに登録されている文書属性データ(登録票データ)に基づいて、画像読取装置3を用いてそれらの画像を読取るべき紙書類を分類することができると共に、登録票DBに登録されている登録票データと、画像読取装置3によって読取られた登録票の画像とを容易に比較することができる。 According to the process of FIG. 8, (YES at step S205) when acquiring the document attribute data transmitted from the user terminal 2 in step S106, and registers the document attribute data acquired registration card DB (step S208) since, based on the document attribute data registered in the registration card DB (registered form data), by using the image reading device 3 it is possible to classify the paper document to be read those images, registered in the registration form DB a registration form data is, an image of the registration form read by the image reading device 3 can be easily compared.

次に、画像読取装置3で紙書類の画像を読取って作成されたPDFファイルの電子化処理を説明する。 Next, the electronic processing of the image reading apparatus PDF files created by reading an image of a paper document in 3.

図11は、図1における書類電子化サーバ4のディレクトリ構成の一例を示す図である。 Figure 11 is a diagram showing an example of a directory structure of a document digitization server 4 in FIG. 1.

書類電子化サーバ4は、図11に示すように、監視先フォルダ、OCR処理後フォルダ、及びエラーフォルダを有する。 Documents electronic server 4, as shown in FIG. 11, a monitoring target folder, OCR processed folder, and an error folder. 画像読取装置3は、登録票を先頭ページとする複数枚の紙書類の画像を読取って作成したPDFファイルを、書類電子化サーバ4に送信して書類電子化サーバ4の監視先フォルダに格納する。 The image reading apparatus 3 stores the registration card a plurality of PDF files created by reading an image of a paper document to the first page, and send the document electronic server 4 to monitor the folder of the document electronic server 4 . なお、紙書類が複数部であるときは、各部の先頭ページに登録票が挿入されるが、画像読取装置3は、複数部の紙書類を一括して読取って1つのPDFファイルを作成することになる。 Note that when the paper document is more part is registration slip on the first page of each section is inserted, the image reading device 3, to create a single PDF file is read collectively paper documents plurality portions become. このように作成されたPDFファイルには、例えば紙書類の画像を読取ったときの西暦年・月日・時刻に基づいて図11に示す「20030701091727.pdf」といったファイル名が付与される。 In this way, in the created PDF file, the file name such as "20030701091727.pdf" shown in FIG. 11 is awarded on the basis of, for example, to the month, date and time of when you read the image of a paper document.

図12は、図1における書類電子化サーバ4によって実行されるファイル分類処理のフローチャートである。 Figure 12 is a flowchart of a file classification process performed by the document digitization server 4 in FIG. 1.

図12において、画像読取装置3が、紙書類の画像を読取ってPDFファイルを作成し書類電子化サーバの監視先フォルダに送信した後、書類電子化サーバ4は、監視先フォルダにPDFファイルがあるか否かの判断を行う。 12, the image reading device 3 is, after transmitting the monitoring folder created documents digitized server PDF file by reading an image of a paper document, document digitization server 4, there is a PDF file in the monitoring target folder whether to whether or not the decision. PDFファイルがあるときは(ステップS301でYES)、書類電子化サーバ4は監視先フォルダからPDFファイルを取得する(ステップS302)。 When there is a PDF file (YES in step S301), the document digitization server 4 acquires a PDF file from the monitoring target folder (step S302).

なお、書類電子化サーバ4が、取得したファイルは、RAM12等のワークエリアに格納され、プログラムにより利用されることになる。 Incidentally, the document digitization server 4, the acquired file is stored in the work area, such as RAM 12, it will be utilized by the program. 以下、同様とする。 Hereinafter referred to as the same.

なお、PDFファイルがあるか否かの監視の方法の一例として、定期的に(例えば10秒)に一度と監視先フォルダにPDFファイルがあるか否かを検索する方法が考えられる。 As an example of a method of monitoring whether there is a PDF file, a method for searching whether periodically (e.g. 10 seconds) is a PDF file once To monitoring target folder are considered. なお、定期的に行う検索の間隔が短い場合、画像読取装置3から送信されるPDFファイルが監視先フォルダに完全に保存される前に、書類電子化サーバ4がPDFファイルを取得してしまう虞があるので、このような場合は、PDFファイルサイズの変動を監視して完全なPDFファイルを取得する手法を採ることが考えられる。 Incidentally, when the interval between searches performed periodically short, a possibility that the PDF file that is sent from the image reading device 3 before being completely conserved in the monitoring folder, document digitization server 4 will acquire the PDF file because there is, in such a case, it is conceivable to adopt a method to get the complete PDF file to monitor the changes in the PDF file size.

なお、PDFファイルであるか否かの検索方法として、例えば、ファイルの拡張子(.pdf)を検索する方法がある。 As whether the search method or a PDF file, for example, a method of searching the file extension (.pdf).

ステップS303で、取得したPDFファイルに天地補正等のような所定の補正処理を行い、補正処理したPDFファイル内から「登録票」という文字を検索する(ステップ304)。 In step S303, performs a predetermined correction process such as vertical orientation correction such as the acquired PDF file, searches the letter "registration slip" from the correction processed PDF file (step 304). 登録票には、「登録票」という文字が図7に示すような座標に常に印刷されるので、書類電子化サーバ4に、図13に示すように、予め「登録票」という文字が印刷される座標を含む所定の領域600を指定しておき、ステップS304の検索処理では、例えば、図13に示すような領域600の画像データに対してOCR処理を行い、「登録票」という文字があるか否かを検索する。 The registration card, letter "registration slip" because is always printed on the coordinates as shown in FIG. 7, the document electronic server 4, as shown in FIG. 13, the character is printed as previously "Registration Form" that you have specified the predetermined region 600 including the coordinates, the search processing in step S304, for example, performs the OCR process on the image data of the area 600 as shown in FIG. 13, a character of "registration form" Search whether or not.

なお、所定の領域600の画像データに対してOCR処理を行い、最終的に当該領域600のOCR後の文字コードを取得することができればよいので、例えば、所定の領域の画像データを切り出して、その切り出した画像データに対してOCR処理を行って、文字コードを取得してもよいし、全ページにOCR処理を行った後に、所定の領域の文字コードを取得するようにしてもよい。 Note that performs OCR processing on the image data in the predetermined region 600, since the character code after OCR finally the region 600 may if obtaining, for example, by cutting out the image data of a predetermined area, performing OCR processing for the cut image data may obtain the character code, after the OCR process is performed on all the pages, it may be acquired character code of a predetermined area. なお、各部の先頭ページに登録票が挿入された複数部の紙書類に対応するPDFファイルの場合には、所定の領域に「登録票」という文字があるか否かを検索することにより、画像読取装置3によって読取られた登録票以外の紙文書の画像データと登録票の画像データ(以下、「登録票画像」という)とをほぼ確実に区別することができる。 In the case of the PDF file that corresponds to the paper document of a plurality portions registration slip on the first page has been inserted in the respective sections, by searching whether there is a character of "registration slip" in a predetermined area, the image image data of the image data other than registration slip read by reading device 3 of the paper document registration slip (hereinafter, referred to as "registration form image") can be almost certainly distinguish between.

次いで、登録票画像が複数あるか否かを判別する(ステップS306)。 Then, registration slip images to determine whether or not there are a plurality of (step S306).

ステップS306の判別の結果、登録票画像が複数あるときは、登録票画像ごとに、即ち紙文書の各部に対応するようにPDFファイルを分割し(ステップS307)、分割ファイルをRAM12等に格納する。 If it is determined in the step S306, when the registration card images are multiple for each registration form image, i.e. by dividing the PDF file so as to correspond to each part of the paper document (Step S307), and stores the divided files into RAM12 like . そして、分割後のPDFファイルから登録票画像を1つ取得して(ステップS308)、取得した登録票画像に対してOCR処理を行う(ステップS309)。 The registration card image from the PDF file after division one obtained by the (step S308), performs the OCR process on the acquired registration card image (step S309). 一方、登録票画像が1つであるときは、ステップS307,ステップS308の処理をスキップして、登録票画像に対してOCR処理を行う(ステップS309)。 On the other hand, when the registration card images is one, step S307, skipping the process in step S308, performs the OCR processing for the registration card image (step S309).

次いで、図14に示すような登録票の画像の所定の領域700の所定の位置(座標)710aに対応する、OCR処理後の登録票画像から文書管理番号を取得し(ステップS310)(抽出手段)、OCR処理後のPDFファイルのファイル名を、取得した文書管理番号に置換して(ステップS311)、そのファイル名に置換されたPDFファイルを図15に示すようにOCR処理後フォルダに移動する(ステップS312)。 Then, corresponding to a predetermined position (coordinate) 710a of a predetermined area 700 of the registration card of the image as shown in FIG. 14, and obtains the document management number from the registration card image after OCR process (step S310) (extraction means ), move a file name of a PDF file after OCR process, and replaced in the acquired document management number (step S311), the PDF files substituted in the file name in the OCR process after the folder as shown in FIG. 15 (step S312).

なお、文書管理番号が印刷される所定の領域700(座標710a)は、書類電子化サーバ4に指定されている。 The predetermined area 700 (coordinates 710a) of the document management number is printed is specified in the document electronic server 4.

なお、重複処理を防止するため、OCR処理後フォルダに移動する際、監視先フォルダ内にある元のPDFファイルは削除する。 It should be noted that, in order to prevent the duplication process, when moving to the OCR process after the folder, the original PDF file, which is in the monitoring destination folder is deleted.

ステップS307の処理でPDFファイルを分割した場合は、全ての分割されたPDFファイルに対してステップS308〜S312の各処理が済んだか否かを判別し(ステップS313)、全ての分割されたPDFファイルに対して各処理が済んでないないときは、ステップS308以降の処理を繰り返し、全ての分割されたPDFファイルに対して各処理が済んだときは、本処理を終了する。 Case of dividing the PDF file in the processing in step S307, it is determined whether or not they have finished the processing of steps S308~S312 for all the divided PDF file (step S313), all of the divided PDF file when there is no not at each processing is done for the, step S308 repeats the subsequent processing, when that each process is completed for all of the divided PDF file, the present process is terminated. したがって、紙書類に登録票が複数枚ある場合、即ちPDFファイルが複数個に分割された場合には、図16に示すように、OCR処理後フォルダに複数個のPDFファイルが格納されることになる。 Therefore, if the registration card to the paper document is plural, that is, when the PDF file is divided into a plurality of, as shown in FIG. 16, that the plurality of PDF file is stored in the OCR process after folder Become.

図12の処理によれば、登録票の画像の所定の領域700の所定の位置710a(図14)に対応する、OCR処理後の登録票画像から文書管理番号を抽出し(ステップS310)、OCR処理後のPDFファイルのファイル名を、取得した文書管理番号に置換して(ステップS311)、そのPDFファイルをOCR処理後フォルダに移動する(ステップS312)ので、書類電子化サーバ4の画像読取後のPDFファイルを、場合によっては分割して、文書管理番号に基づいてOCR処理後フォルダに保存することができ、OCR処理後フォルダに保存されたPDFファイルの文書管理番号と、登録票DBに格納されている文書管理番号とを容易に比較することができる。 According to the process of FIG. 12, a predetermined position 710a in the predetermined area 700 of the image registration slip corresponding to (14), extracts the document management number from the registration card image after OCR process (step S310), OCR file name of a PDF file after processing, is replaced with acquired document management number (step S311), so that to move the PDF to OCR processed folder (step S312), after the scanned image of a document digitization server 4 a PDF file, in some cases by partitioning storage, based on the document management number can be stored in the OCR process after the folder, and document management number of the saved PDF file to the OCR process after the folder, the registration form DB the document control number that is can be easily compared.

上述したように、書類電子化サーバ4は、書類電子化サーバ4に固有の登録票(フォーマット)をLAN6上の各利用者端末2に作成させ(ステップS204)、且つ、その印刷物を含む紙書類を画像読取装置3が読取って作成したPDFファイルを書類電子化サーバ4に送信させる(ステップS301)。 As described above, the document digitization server 4, the document electronic server 4 to create a unique registration card (the format) to each user terminal 2 on the LAN 6 (step S204), and, a paper document containing the printed material image reading device 3 reads to send the PDF file created document electronic server 4 (step S301). したがって、書類電子化サーバ4は、文書管理番号を抽出する対象領域700を書類電子化サーバ4に固有の登録票の印刷物の画像データとすることができ、もって、ユーザが文書管理番号の読取り領域700を指定することをなくすことができると共に、書類電子化サーバ4は文書管理番号の読取りエラーの発生を低減することができる。 Accordingly, the document digitization server 4, the target area 700 to extract the document management ID to the document electronic server 4 can be image data of a print-specific registration slip, has been, read area users Document Control Number it is possible to eliminate to specify 700, document digitization server 4 can reduce the occurrence of reading errors of the document management number.

図17は、図1における書類電子化サーバ4によって実行される文書属性データ付与処理のフローチャートである。 Figure 17 is a flow chart of the document attribute data providing process executed by the document digitization server 4 in FIG. 1.

図17において、書類電子化サーバ4は、OCR処理後フォルダにPDFファイルがあるときは(ステップS401でYES)、OCR処理後フォルダからPDFファイルを取得し(ステップS402)、取得したPDFファイルからファイル名である文書管理番号を抽出する(ステップS403)(抽出手段)。 17, the document digitization server 4, (YES at step S401) when after OCR processing folder is a PDF file, acquires a PDF file from the OCR process after the folder (step S402), the file from the acquired PDF file extracting the document management number is a name (step S403) (extraction means).

なお、OCR処理後フォルダにPDFファイルがあるか否かの検索手法は、図12におけるステップS301と同様である。 Incidentally, whether or not the search techniques or after OCR processing to the folder is PDF file is the same as step S301 in FIG. 12.

次いで、抽出した文書管理番号をキーにして、登録票DBに問い合わせを行い(ステップS404)、抽出した文書管理番号と同一の文書管理番号を含む文書属性データが登録票DBに登録されているか否かを判別し(ステップS405)(判別手段)、抽出した文書管理番号と同一の文書管理番号を含む文書属性データが登録票DBに登録されていないとき、例えば、図18に示すように、登録票の文書管理番号「123456000001」の領域710bにおける「1234560」と「00001」との間に汚れ「.」(ノイズ)がある(図18)ために図12のステップS310で文書管理番号の読取りエラーが発生したときは、読取りエラーがあったままのファイル名に置換されているため、このファイル名から取得した文書管 Then the extracted document management number as a key, registration slip DB to an inquiry (step S404), whether the extracted document attribute data including the document management number and the same document management number has is registered in the registration form DB not or determined (step S405) (discrimination means), when the extracted document attribute data including the document management number and the same document management number is not registered in the registration form DB, for example, as shown in FIG. 18, registration in between "1234560", "00001" in the region 710b of the document management number of votes "123456000001" dirt "." (noise) read error of the document management ID in step S310 of FIG. 12 (FIG. 18) for Article pipe but when that occurred, since it is replaced by the filename of the left there is a read error, which is obtained from the file name 番号をキーにして登録票DBを検索しても、合致する文書管理番号を検出することはできない。 A search of the registration form DB and the number to the key, it is not possible to detect the document management number matching. このような場合は、図19に示すように、そのPDFファイルをエラーフォルダ(不一致フォルダ)内に移動して(保存手段)、後述するエラー処理を管理用端末5が実行し(ステップS406)、本処理を終了する。 In such a case, as shown in FIG. 19, by moving the PDF file in the error folder (mismatch folder) (storage means) is executed by the management terminal 5 the error processing as described below (step S406), the present process is terminated.

なお、重複処理を防止するため、エラーフォルダに移動する際、OCR処理後フォルダ内にある元のPDFファイルは削除する。 It should be noted that, in order to prevent the duplication process, when you moved to the error folder, the original PDF file in the OCR process after the folder you want to delete.

ステップS405の判別の結果、抽出した文書管理番号と同一の文書管理番号を含む文書属性データが登録票DBに登録されているときは、登録票DBに登録されている文書属性データのうち、文書種類、コメント、管理者コードなどの所定のデータを取得し(ステップS407)、図20に示すように、PDFファイルのファイルサイズやページ数を含むプロパティに取得した所定のデータを付与する(ステップS408)。 Step S405 is determined in the, when the document attribute data including the extracted document management number and the same document management number that is registered in the registration form DB, of the document attribute data registered in the registration form DB, document type, comments, it acquires predetermined data, such as business code (step S407), as shown in FIG. 20, applies a predetermined data acquired properties including the number of file size and pages of the PDF file (step S408 ). そして、登録票DB中の「文書種類」「コメント」「文書管理番号」をハイフンで繋げて、例えば、「契約書−○○○株式会社基本契約書−123456000001.pdf」といったPDFファイルのファイル名にリネームする(ステップS409)。 Then, connect the "document type", "comment", "The Document Control Number" in the Registration Form DB with a hyphen, for example, - the file name of the "Agreement ○○○ Co., Ltd. Basic Agreement -123456000001.pdf" such as PDF files to rename to (step S409). なお、リネームするPDFファイル名は任意であり、書類電子化サーバにおいてその組み合わせを設定しておくことができる。 Incidentally, PDF file name rename is arbitrary, it is possible to set the combination in document electronic server.

次いで、書類電子化サーバ4の他のルートディレクトリにある保存先フォルダ又は他のサーバにある保存先フォルダからPDFファイルを保存すべきフォルダを検索し(ステップS410)、該当するフォルダ内にリネームされたファイル名と同一のファイル名のPDFファイルが存在するか否かを判別する(ステップS411)。 Then, find the folder should save the PDF file from the destination folder in the destination folder or another server in another root directory of documents electronic server 4 (step S410), which is renamed to the appropriate folder It determines whether PDF file with the file name and the same file name exists (step S411).

なお、保存先フォルダを検索するキーとして、登録票DBにおける「管理者コード」や「所属本部」「所属部」「所属課」等をキーとすることができる。 It should be noted that, as a key to search for a destination folder, it is possible to provide a key or the like "administrator code" and "affiliation headquarters," "belonging unit" "affiliation Division" in the registration form DB. 「管理者コード」をキーとすれば、当該「管理者コード」を持つ者の個人フォルダである保存先フォルダに保存されるため、電子化ファイルを個人で管理することができ、「所属本部」「所属部」「所属課」等をキーとすれば、当該「所属本部」「所属部」「所属課」等で管理する共有フォルダである保存先フォルダに保存されるため、電子化ファイルを複数人で管理することができる。 "If the administrator code" and the key, because it is stored in the "administrator code", which is a personal folders of those with a destination folder, it is possible to manage the electronic file in the personal, "it belongs headquarters" if the key "belonging unit" "affiliation Division" and the like, because it is stored in the "affiliation headquarters," "belonging unit" is a shared folder to be managed by the "affiliation Division" and the like destination folder, the electronic file multiple it can be managed by the people.

なお、保存すべきフォルダが存在しない場合においては、電子化ファイルの保存を中止することもできるし、例えば、検索に使ったキーを含む名称を新たなフォルダ名として作成し、当該フォルダに電子化ファイルを保存させることもできる。 Incidentally, when the folder to be saved does not exist, it can either be suspended to save the electronic file, for example, to create a name that contains the key that was used to search a new folder name, e-into the folder it is also possible to save the file.

なお、このように電子化ファイルの保存が中止されたり新たなフォルダに保存されたりした場合、当該文書を管理している者にとっては、画像読取装置3で読込んだ文書データの行方がわからなくなるため、書類電子化サーバが電子メール等により処理の結果を通知するようにしてもよい。 It should be noted that, if such a preservation of electronic files or saved to a new folder or is aborted, for those who are managing the document, the whereabouts of the document data read will not know the image reading apparatus 3 Therefore, the document digitization server may notify the result of the process by e-mail or the like.

該当するフォルダ内に同一ファイル名のPDFファイルが存在しないときは、PDFファイルを該当するフォルダ内に移動して(ステップS412)(保存手段)、一方、該当するフォルダ内に同一ファイル名のPDFファイルが存在するときは、PDFファイルを該当するフォルダ内に移動すると共に該当するフォルダ内に存在する同一ファイル名のPDFファイルを消去(上書き)して(ステップS413)(保存手段)、登録票DBの処理カウンタ用の処理フラグをカウントアップし(ステップS414)、本処理を終了する。 When the PDF file of the same file name in the appropriate folder does not exist, go to the folder to the appropriate PDF file (step S412) (storage means), whereas, the same file name in the appropriate folder PDF file when but it exists, to erase the PDF file of the same file names that exist in the appropriate folder along with the move to the folder to the appropriate PDF file (overwritten) (step S413) (storage means), the registration form DB counts up the processing flag for the processing counter (step S414), the process ends.

なお、重複処理を防止するため、保存先フォルダに移動する際、OCR処理後フォルダ内にある元のPDFファイルは削除する。 It should be noted that, in order to prevent the duplication process, when moving to the destination folder, the original PDF file in the OCR process after the folder you want to delete.

上記ステップ410〜412の処理において、例えば、取得した管理者コードが「123456」であるときは、図21に示すように、PDFファイルは、上記PDFファイルを保存すべきフォルダに該当する「123456フォルダ」内に保存される。 In the processing of step 410 to 412, for example, when the administrator code acquired is "123456", as shown in FIG. 21, the PDF file corresponds to the folder to be saved to the PDF file "123456 Folder It is stored in ".

図17の処理によれば、登録票DBに登録されている文書属性データのうち所定のデータを取得し(ステップS407)、PDFファイルのプロパティに取得した所定のデータを付与する(ステップS408)ので、紙書類を画像読取装置によって読取って作成したPDFファイルに確実に文書属性データを付与することができ、もって所定のデータに基づいてPDFファイルを確実に分類することができる。 According to the process of FIG. 17, it acquires predetermined data among the document attribute data registered in the registration card DB (step S407), so imparting a predetermined data acquired properties of the PDF file (Step S408) , PDF files created by reading a paper document by the image reading apparatus can be reliably impart document attribute data, it is possible to reliably classify PDF file based on the predetermined data with.

また、例えば、取得した管理者コードに基づいて、PDFファイルを保存すべきフォルダを検索する場合(ステップS410)、最終的にPDFファイルは管理者の所有するフォルダに移動する(ステップS412)ので、PDFファイルの管理者と登録票の作成者とは別であってもよく、もって作業分担を図ることができる。 Further, for example, based on the administrator code obtained when searching the folder should save the PDF file (step S410), since the final PDF file is moved to the folder owned by the administrator (step S412), may be different from the administrator and the registration form of the creator of the PDF file, it is possible to achieve a division of labor with.

さらに、登録票DBにPDFファイルから抽出した文書管理番号と同一の文書管理番号が存在しないときは(ステップS405でNO)、PDFファイルをエラーフォルダに移動する(ステップS406)ので、後からエラーフォルダを参照することにより、文書管理番号について読取りエラーがあったことを容易に知ることができる。 Further, when the registration card Document Control Number and the same document management number extracted from the PDF file to the DB does not exist (NO at step S405), and moves the PDF file to the error folder (step S406), so the error folders later by reference to the, for document management number it can be easily known that there was a reading error.

さらに、登録票DBの処理カウンタ用の処理フラグをカウントアップする(ステップS414)ので、PDFファイルが上書きされた回数、即ち、当該「文書管理番号」が付与された登録票を含む書類の電子化処理が行われた合計回数を記録されることになる。 Further, since the counting up the processing flag for the processing counter for registration card DB (step S414), the number of times the PDF file is overwritten, i.e., digitized documents comprising a registration form which the "document management number" is assigned treatment is to be recorded the total number of times performed.

なお、画像読取装置3において読取りエラーが発生した紙書類については、同じ登録票を用いて画像読取装置3によるPDFファイルの作成を再度行わなくてもよい。 As for paper documents read error occurs in the image reading device 3, the same registration card may not be performed to create a PDF file by the image reading device 3 again using. 後述するエラー処理を行うことにより、書類電子化処理を継続させることができるからである。 By performing the error processing as described below, because it is possible to continue the document digitization process.

ところで、10組からなる書類を10枚の登録票を用いて電子化を行った場合において、「文書管理番号」の読取りエラーがあったものについては、エラーフォルダに移動するため、どの組の登録票について読取りエラーがあったかを特定することができる。 By the way, in case of performing the electronic documents consisting of 10 set with 10 pieces of registration slip, about what there was a reading error of "document management number", to move to the error folder, which set of registration it is possible to identify whether there is a read error for votes. しかし、文書管理番号に含まれる、例えば「5」が「6」というような数字間の読取りミスがあった場合において、読取りミスの文書管理番号と同一のPDFファイルがあったときは、このPDFファイルは読取りエラーのPDFファイルで上書きされることとなるため、このような読取りエラーがあったPDFファイルは、エラーフォルダに移動されず、エラーフォルダを参照することによっては、どの登録票について読取りエラーがあったかを特定することはできない。 However, included in the document management number, for example in the case where the "5" there was a read miss between numbers such as "6", when there is a document management number and the same PDF file of a read miss, this PDF since files that would be overwritten by the read error PDF file, the PDF file which had such a read error is not moved to the error folder by referring to the error folder, reading error for which registration slip it is not possible to identify whether there has been. このように読取りエラーのPDFファイルで上書きされた場合、ファイル名とファイルの中身の整合性が合致しないという問題が生じるが、ユーザは、例えば、図9から処理カウンタの値を参照することにより、上書きされたPDFファイルを推定することができる。 Thus when it is overwritten with the PDF file read error, but a problem that the file name and integrity of file contents do not match occurs, the user, for example, by referring to the value of the processing counter 9, it is possible to estimate the overwritten PDF file. 例えば、1度しか電子化していないはずの登録票についての処理回数が2回となっていた場合、当該ファイルが上書きされたと推定することができる。 For example, it is possible to estimate if the number of processing times for the registration card that should only once been digitized had become twice, and the file has been overwritten.

図22は、図17のステップS406において図1における管理者端末5によって実行されるエラー処理のフローチャートである。 Figure 22 is a flowchart of error processing executed by the management terminal 5 in FIG. 1 in step S406 of FIG. 17. なお、本処理は、管理者であるユーザが管理者端末5を用いて任意の時間に実行する。 This processing is the administrator user performs an arbitrary time by using the administrator terminal 5. なお、本エラー処理は、後述するエラー処理を行うことができるプログラムがあれば、利用者端末2又は書類電子化サーバ4において実行されてもよい。 The present error processing, if there is a program capable of performing error processing as described below, may be executed in the user terminal 2 or the documents electronic server 4.

図22において、まず、管理者端末5は、書類電子化サーバ4の登録票DBにアクセス可能に接続されているか否かを判別し(ステップS501)、登録票DBとアクセス可能に接続されていないときは、エラーメッセージを表示し(ステップS502)、ステップS501に戻る一方、登録票DBとアクセス可能に接続されているときは、ステップS504に進み、エラーフォルダにPDFファイルがあるか否かを判別する。 In Figure 22, first, the administrator terminal 5 determines whether or not it is connected to the registration card DB documents electronic server 4 accessibly (step S501), not connected registration card DB and accessibly time, displays an error message (step S502), the process returns to step S501, when connected registration card DB and accessibly, the process proceeds to step S504, determines whether or not there is a PDF file to an error folder to.

ステップS504の判別の結果、エラーフォルダにPDFファイルがないときは、本処理を終了し、エラーフォルダにPDFファイルがあるときは、図23に示す文書管理番号修正用画面を利用者端末2に表示する(ステップS505)。 If it is determined in the step S504, when there is no PDF file to an error folder, the process ends, when there is a PDF file in the error folder, displaying a document management number for correction screen shown in FIG. 23 to the user terminal 2 (step S505).

文書管理番号修正用画面は、図23に示すように、画像読取装置3で読取った登録票の画像データに対応する画像と、文書管理番号入力用の画像とを表示しているので、ユーザは登録票の画像を視認しながら文書管理番号を修正することができる。 Article management number for correction screen, as shown in FIG. 23, the image corresponding to the image data of the registration form read by the image reading device 3, since the display an image of the document management number input, the user it is possible to modify the document management number while viewing the image of the registration form.

なお、図23に示す文書管理番号修正用画面は、例えば、エラー処理を実行するプログラムを起動した際、図23に示す文書管理番号を修正するための「文書管理番号修正」入力画面を表示するためのオブジェクトを読込み、その背景にエラーフォルダにあるPDFファイルを読込むことにより、管理者端末5の表示装置に表示される。 The document management number for correction screen shown in FIG. 23, for example, when you start a program for executing the error processing, and displays the "document management number correction" input screen for modifying a document management number shown in FIG. 23 reads the object for, by reading a PDF file in the error folder in the background, is displayed on the display device of the management terminal 5.

なお、図23に示す文書管理番号修正用画面には、読取りエラーがあった「文書管理番号」は非表示にして、画像読取装置3において読取られた画像データを表示する。 Incidentally, the document management number for correction screen shown in FIG. 23, there is a read error "document management number" hide, displays the image data read by the image reading device 3. 画像読取装置3において読取られた画像データであれば、ユーザは、汚れはあるものの「文書管理番号」を視認することができるからである。 If the image data read by the image reading device 3, the user is because although dirt is able to visually recognize the "document management number".

なお、エラーフォルダにあるPDFファイルは既にOCR処理がされているので、エラー処理を実行するプログラムを起動した際、図23に示す文書管理番号を修正するための「文書管理番号修正」入力画面を表示するためのオブジェクト内の「文書管理番号」の欄に、誤認識をした文字列を格納して表示することもできる。 Since PDF files are already OCR processing in the error folder, when you start a program for executing the error processing, the "document management number correction" input screen for modifying a document management number shown in FIG. 23 in the column of "document management number" in the object to be displayed can be displayed by storing a string misrecognition. こうすることにより、誤認識した文字の修正を行うだけで、修正作業が済むことになる。 By doing so, only to correct the misrecognized character, so that the need to take corrective actions.

図22に戻り、文書管理番号修正用画面上で、背景に表示されているエラーフォルダにあるPDFファイルの文書管理番号(入力値)が入力され、検索ボタンが押下されると(ステップS506でYES)、入力値をキーにして、登録票DBに問い合わせ(ステップS508)、登録票DBに入力値と一致する文書管理番号が存在するか否かを判別する(ステップS511)。 Returning to Figure 22, on the screen document management number modification, document management number (input value) of the PDF file in the error folder displayed in the background is input, the search button is pressed (YES in step S506 ), and the input value to key queries the registration form DB (step S508), and determines whether the document management number matching the input value registration slip DB exists (step S511).

ステップS511の判別の結果、登録票DBに入力値と一致する文書管理番号が存在しないときは、エラーメッセージを表示して(ステップS512)、ステップS505に戻り、修正後の文書管理番号の再入力を促す一方、登録票DBに入力値と一致する文書管理番号が存在するときは、登録票DBの文書属性情報データから所定のデータを取得し(ステップS513)、図24に示すように取得した各所定のデータを文書管理番号修正用画面上の対応する項目に表示し(ステップS514)、ユーザが、登録ボタンを押下したときは(ステップS515でYES)、PDFファイルのファイル名を所定のファイル名に置換する(ステップS516)。 If it is determined in the step S511, when there is no document management number matching the input value to the registration form DB, and displays an error message (step S512), the process returns to step S505, re-enter the document management number after correction while encouraging, when the document management number matching the input value registration slip DB exists, acquires predetermined data from the document attribute information data of the registration card DB (step S513), and obtains, as shown in FIG. 24 displaying each predetermined data to the corresponding item on the screen document management number corrected (step S514), the user, when the user presses the registration button (in step S515 YES), the PDF file filename predetermined file It is replaced with the name (step S516). 所定の項目の組み合わせは任意であり、管理者端末5又は書類電子化サーバに指示に基づいて所定のファイル名作成することになる。 The combination of a given item is optional, it will create predetermined file name based on the instructions to the administrator terminal 5 or the documents electronic server.

なお、所定のファイル名が、登録票DB内に保存される項目を組み合せたものである場合、管理者端末5がステップ513で一旦取得した情報に基づいて所定のファイル名を作成してもよいし、再度書類電子化サーバに所定の項目を要求して取得した項目に基づいて所定のファイル名を作成してもよい。 The predetermined file name, when it is a combination of items that are stored in the registration form the DB, may create a certain file name on the basis of the information the administrator terminal 5 is once obtained in step 513 and it may create an predetermined file name based on the items acquired by requesting a predetermined item to the document electronic server again.

なお、ステップS515で登録ボタンが押下されると、管理者端末5は、修正後の文書管理番号と同一の文書管理番号のPDFファイルを保存先フォルダの該当するフォルダ内を検索すると共に、同一文書管理番号のPDFファイルがある場合には登録票DBに保存されているその処理カウンタの値を参照する。 Incidentally, when the registration button in step S515 is pressed, the administrator terminal 5, as well as searches for the corresponding folder in the destination folder the PDF file of the document management number and the same document management number after modification, the same document If there is a PDF file of the management number refers to the value of the processing counter that is stored in the registration form DB.

次いで、管理者端末5は、登録票DBの処理カウンタを参照することにより、既に同一文書管理番号のPDFファイルを少なくとも1回作成したことがあるか否かを判別し(ステップS517)、作成済みと判断したときは、図25に示すようなメッセージ画面を表示し(ステップS518)、作成済みと判断しなかったときは、ステップS518の処理をスキップして、本処理を終了し、そして図17のステップS409にリターンする。 Then, the administrator terminal 5 by referring to the processing counter for registration slip DB, already determined whether it may have created at least once a PDF of the same document management number (step S517), created , when it is determined that display a message screen as shown in FIG. 25 (step S518), when not determined that the already created skips the processing in step S518, then terminates the process, and Figure 17 It returns to the step S409 of.

ステップS518の処理では、管理者端末5が、登録票DBを参照することにより同一文書管理番号のPDFファイルを既に所定回数、例えば3回作成したことを示す情報を取得したときは、図26に示すようなメッセージ画面を表示する。 In the process of step S518, the administrator terminal 5, already a predetermined number of times a PDF of the same document management number by referring to the registration card DB, when acquiring the information indicating that the created example three times, FIG. 26 to display a message screen as shown.

その後、書類電子化サーバ4で実行される図17におけるステップS408,S410からステップS414までの処理と同じ処理が管理者端末5で行われ、書類電子化処理が終了することになる。 Thereafter, the same processing as the processing from step S408, S410 to step S414 in FIG. 17 to be executed by the document digitization server 4 is performed by the management terminal 5, document digitization process will end.

なお、本エラー処理を実行するプログラムは、読取りエラーがない場合において、書類電子化サーバで実行されるステップS408、S410からステップS414までの処理と同じ処理を管理者端末5で行っているが、当然のことながら、書類電子化サーバ4側で実行されてもよい。 A program for executing this error processing, when there is no read error, is performed the same processing as the processing from step S408, S410 executed by the document digitization server to step S414 in the management terminal 5, of course, it may be performed by the document digitization server 4 side. この場合、管理者端末5は、書類電子化サーバ4に処理の指示を与えることになる。 In this case, the administrator terminal 5 will give an indication of the processing to the document electronic server 4.

図22の処理によれば、文書管理番号修正用画面上でユーザが背景に表示されているエラーフォルダにあるPDFファイルの文書管理番号(入力値)を目視して確認しながら入力する(ステップS506)ことができるので、文書管理番号の読み取りエラーがあったPDFファイルに確実に正当な文書管理番号を付与することができる。 According to the process of FIG. 22, the user inputs while visually confirmed document management number (input value) of the PDF file in the error folder displayed in the background on the screen document management number corrected (step S506 ) it is possible, it is possible to impart a reliable legitimate document management number to PDF files that have a read error of the document management number. 登録票DBの文書属性データから所定のデータを取得することにより(ステップS513)、ユーザは、入力した文書管理番号に対する所定のデータが登録票DBに登録されていることを確認した後、登録ボタンを押下することができる(ステップS515でYES)。 By acquiring the predetermined data from the document attribute data of the registration card DB (step S513), then the user, confirming that the predetermined data is registered in the registration card DB for documents management number entered, the registration button You can press the (YES at step S515). 管理者端末5は、登録ボタンが押下されたことを検知した場合、所定のファイル名に変更する(ステップS516)。 Administrator terminal 5, when it is detected that the registration button is pressed, changing the predetermined file name (step S516).

このように、エラーフォルダにあるPDFファイルについての正当な文書管理番号を入力することができるようにしているため、読取りエラーがあったPDFファイルを再度画像読取装置3で読取る必要がなくなる。 Thus, since to be able to enter a valid document management number of the PDF file in the error folder, it is not necessary to read the PDF files that have read errors in the image reading device 3 again.

また、管理者端末5が作成済みであると判断したときは(ステップS517でYES)、メッセージ画面を表示する(ステップS518)ので、ユーザは、同一ファイル名のPDFファイルがメッセージの対象であるPDFで上書き(更新)されることを理解することができる。 Further, if the administrator terminal 5 determines that already created (YES in step S517), since the message screen is displayed (step S518), the user, PDF files having the same file name is the subject of the message PDF in overwritten (updated) by the fact it is possible to understand. これにより、一度電子化処理が完了したものであることを確認することができる。 Thus, it can be confirmed that those once digitizing process has been completed. また、電子化処理が完了しているはずがないファイルについてメッセージ画面が表示された場合、エラー処理におけるユーザ自身による「文書管理番号」の入力に誤りがあったと判断することもできる。 Also, if the file can not have electronic process is complete a message screen is displayed, it may be determined that there is an error in the input of the "document management number" by the user himself in error processing. こうすることにより、ファイル名とファイルの中身が不一致となる電子化ファイルの作成を防止することができる。 By doing so, it is possible that the contents of the file name and file to prevent the creation of the electronic file to be a mismatch.

上記実施の形態では、書類電子化システム1を構成する各装置はLAN6を介して接続されているとしたが、LAN6はデータ通信が可能なネットワークであればよい。 In the above embodiment, although the respective devices constituting a document electronic system 1 are connected via the LAN 6, LAN 6 may be any network capable of communicating data.

上記実施の形態において、画像読取装置3は、読取った紙書類の画像からPDFファイルを作成するとしたが、作成されるPDFファイルに限るものではなく、TIFFファイル、Multi−TIFFファイル、JPEGファイルなどであってもよい。 In the above embodiment, the image reading device 3 has been to create a PDF file from the image of the paper document read is not limited to PDF files created, TIFF files, Multi-TIFF files, such as a JPEG file it may be.

また、書類電子化サーバ4は、文書管理番号を識別子として画像読取装置3からの画像を分類したが、識別子は、書類電子化サーバ4がOCR処理により識別可能な文字であれば、番号等の数字、アルファベット等の文字、所定のマーク、又はそれらの組み合わせであってもよい。 Also, documents electronic server 4 has been classified images from the image reading device 3 document management number as an identifier, the identifier, the document digitization server 4 if the character can be identified by the OCR process, such as numbers numbers, letters of the alphabet, etc., or may be a predetermined mark, or a combination thereof.

本発明は、上述した実施の形態の機能を実現するソフトウェアのプログラム(図9の登録票DB、並びに図3、図8、図12、図17、及び図22のフローチャート)をコンピュータ又はCPUに供給し、そのコンピュータ又はCPUが該供給されたプログラムを読出して実行することによって、達成することができる。 The present invention (registration slip DB in FIG. 9, and FIGS. 3, 8, 12, 17, and the flowchart of FIG. 22) software program for realizing the functions of the embodiment described above supplied to the computer or CPU and by executing the computer or the CPU reads out the supplied program can be achieved.

この場合、上記プログラムは、該プログラムを記録した記憶媒体から直接供給されるか、又はインターネット、商用ネットワーク、若しくはローカルエリアネットワーク等に接続される不図示の他のコンピュータやデータベース等からダウンロードすることにより供給される。 In this case, the program is either supplied directly from a storage medium recording the program, or the Internet, a commercial network, or by downloading from another computer, a database or the like (not shown) that is connected to a local area network or the like It is supplied.

上記プログラムの形態は、オブジェクトコード、インタプリタにより実行されるプログラムコード、OS(オペレーティングシステム)に供給されるスクリプトデータ等の形態から成ってもよい。 Form of the program, an object code, a program code executed by an interpreter, OS may consist form or script data supplied to the (operating system).

また、本発明は、上述した実施の形態の機能を実現するソフトウェアのプログラムを記憶した記憶媒体をコンピュータ又はCPUに供給し、そのコンピュータ又はCPUが記憶媒体に記憶されたプログラムを読出して実行することによっても、達成することができる。 Further, the invention provides a storage medium storing the software program for realizing the functions of the aforementioned embodiments to a computer or CPU, executes programs the computer or CPU is stored in the storage medium is read also it makes it possible to achieve.

この場合、格納媒体から読出されたプログラムコード自体が上述した各実施の形態の機能を実現すると共に、そのプログラムコードを記憶した記憶媒体は本発明を構成する。 In this case, a storage medium on which the program code itself read from the storage medium while realizing the functions of the embodiments described above, which stores the program code constitutes the present invention.

プログラムコードを記憶する記憶媒体としては、例えば、ROM、RAM、NV−RAM、フロッピー(登録商標)ディスク、ハードディスク、光ディスク、光磁気ディスク、CD−ROM、MO、CD−R、CD−RW、DVD−ROM、DVD−RAM、DVD−RW、DVD+RW、磁気テープ、不揮発性のメモリカード等がある。 As the storage medium for supplying the program code, for example, ROM, RAM, NV-RAM, a floppy disk, a hard disk, an optical disk, CD-ROM, MO, CD-R, CD-RW, DVD -ROM, DVD-RAM, DVD-RW, DVD + RW, magnetic tape, there is a memory card, such as non-volatile.

上述した実施の形態の機能は、コンピュータから読出されたプログラムコードを実行することによるばかりでなく、コンピュータ上で稼動するOS等がプログラムコードの指示に基づいて実際の処理の一部又は全部を行うことによっても実現することができる。 The functions of the embodiments described above, performs part or all of actual processing on the basis of not only by executing the program code read, OS or the like running on the computer the instructions of the program codes from the computer it can be realized by.

本発明の実施の形態に係る書類電子化システムの構成を示す図である。 Is a diagram illustrating a document of an electronic system configured according to an embodiment of the present invention. 図1における利用者端末2の構成を示すブロック図である。 Is a block diagram showing the configuration of the user terminal 2 in FIG. 1. 図2における利用者端末2によって実行される登録票作成処理のフローチャートである。 It is a flowchart of a registration card creation process executed by the user terminal 2 in FIG. 図3のステップS101で表示されるログイン画面の一例を示す図である。 Is a diagram showing an example of a login screen displayed in step S101 of FIG. 3. 図3のステップS104で表示される文書属性データ入力画面の一例を示す図である。 Is a diagram illustrating an example of a document attribute data input screen displayed in step S104 of FIG. 3. 図3のステップS108で表示される入力漏れエラーメッセージの一例を示す図である。 Is a diagram illustrating an example of an input leakage error message displayed in step S108 of FIG. 3. 図3のステップS110で作成される登録票の一例を示す図である。 Is a diagram illustrating an example of a registration slip created in step S110 of FIG. 3. 図1における書類電子化サーバ4によって実行される文書属性データ登録処理のフローチャートである。 It is a flowchart of the document attribute data registration processing executed by the document digitization server 4 in FIG. 1. 図8のステップS208で文書属性データを登録される登録票DBの一例を示す図である。 It is a diagram illustrating an example of a registration card DB to be registered document attribute data in step S208 of FIG. 8. 図1における利用者端末2の表示装置で表示可能な登録票一覧画面の一例を示す図である。 It is a diagram illustrating an example of a displayable registration card list screen on the display device of the user terminal 2 in FIG. 1. 図1における書類電子化サーバ4のディレクトリ構成の一例を示す図である。 Is a diagram illustrating an example of a directory structure of a document digitization server 4 in FIG. 1. 図1における書類電子化サーバ4によって実行されるファイル分類処理のフローチャートである。 Is a flowchart of a file classification process performed by the document digitization server 4 in FIG. 1. 図12のステップS304において登録票検索を説明するために用いられる登録票画像の部分図である。 It is a partial view of the registration card image used to describe the registration card retrieved in step S304 in FIG. 12. 図12のステップS310において文書管理番号取得を説明するために用いられる登録票画像の部分図である。 It is a partial view of the registration card image used to describe a document management number acquired in step S310 in FIG. 12. 図11に示すような書類電子化サーバ4のディレクトリ構成において、図12のステップS312でPDFファイルがOCR処理後フォルダ内に格納された状態の一例を示す図である。 In the directory structure of the document electronic server 4 as shown in FIG. 11 is a diagram showing an example of a state in which the PDF file in step S312 of FIG. 12 are stored in the OCR process after folder. 図11に示すような書類電子化サーバ4のディレクトリ構成において、図12のステップS312でPDFファイルがOCR処理後フォルダ内に格納された状態の他の例を示す図である。 In the directory structure of the document electronic server 4 as shown in FIG. 11 is a diagram showing another example of the state in which the PDF file is stored in the OCR process after folder in step S312 of FIG. 12. 図1における書類電子化サーバ4によって実行される文書属性データ付与処理のフローチャートである。 It is a flowchart of the document attribute data providing process executed by the document digitization server 4 in FIG. 1. 図7に示すような登録票において文書管理番号の領域に汚れがある場合の一例を示す図である。 Is a diagram showing an example of a case where there is dirt in the area of ​​the document management ID in the registration form as shown in FIG. 図11に示すような書類電子化サーバ4のディレクトリ構成において、図18のステップS406でPDFファイルがエラーフォルダ内に格納された状態の一例を示す図である。 In the directory structure of the document electronic server 4 as shown in FIG. 11 is a diagram showing an example of a state in which the PDF file in step S406 is stored in the error folder in Figure 18. 図18のステップS408で文書属性データが付与されたPDFファイルのプロパティの一例を示す図である。 Is a view showing an example of a property of a PDF file document attribute data is assigned in step S408 in FIG. 18. 図1における書類電子化サーバ4の他のディレクトリ構成の一例を示す図であって、図18のステップS412,S413でPDFファイルが保存先フォルダ内に格納された状態の一例を示す。 A diagram showing an example of another directory structure of a document digitization server 4 in FIG. 1, showing an example of a state in which the PDF file in step S412, S413 of FIG. 18 is stored in the destination folder. 図17のステップS406において図1における管理者端末5によって実行されるエラー処理のフローチャートである。 Is a flowchart of error processing executed by the management terminal 5 in FIG. 1 in step S406 of FIG. 17. 図22のステップS505で表示される文書管理番号修正用画面の一例を示す図である。 It is a diagram illustrating an example of a screen for the document management number modified displayed in step S505 in FIG. 22. 図22のステップS514で表示される文書管理番号修正用画面の一例を示す図である。 It is a diagram illustrating an example of a screen for the document management number modified displayed in step S514 of FIG. 22. 図22のステップS518で表示されるメッセージ画面の一例を示す図である。 Is a diagram illustrating an example of a message screen displayed in step S518 of FIG. 22. 図22のステップS518で表示されるメッセージ画面の他の例を示す図である。 Is a diagram showing another example of a message screen displayed in step S518 of FIG. 22.

符号の説明 DESCRIPTION OF SYMBOLS

1 書類電子化システム2 利用者端末3 画像読取装置4 書類電子化サーバ5 管理者端末 1 Documents electronic system 2 user terminal 3 image reading apparatus 4 Documents digitized server 5 administrator terminal

Claims (13)

  1. 所定の識別子が所定の領域に記載された識別用書類を含む書類の画像から前記記載された識別子を抽出する書類電子化装置において、前記書類を識別するための識別子を格納する格納手段と、前記識別用書類の画像における前記所定の領域に対応する領域から前記記載された識別子を抽出する抽出手段と、前記抽出された識別子及び前記格納されている識別子が互いに一致するか否かを判別する判別手段と、前記判別手段による判別の結果に基づいて前記書類の画像を保存する保存手段とを備えることを特徴とする書類電子化装置。 In document electronic device for extracting the stated identifier from the image of the document containing the identification documents described in the predetermined identifier is a predetermined area, storage means for storing an identifier for identifying the document, the discrimination extraction means for extracting the identifier the described from the area corresponding to the predetermined region in the image of the identification document, an identifier that is the extracted identifier and the storage to determine whether coincident with each other means and, documents electronic apparatus characterized by comprising storage means for storing images of said documents based on a result of determination by said discriminating means.
  2. 前記抽出された識別子及び前記格納されている識別子が互いに一致しないときは、前記保存手段は、前記書類の画像を不一致フォルダに保存することを特徴とする請求項1記載の書類電子化装置。 When said extracted identifier and the identifier being the stored do not match each other, the storage means, the document electronic device of claim 1, wherein the storing the image of the document to the mismatch folder.
  3. 前記不一致フォルダに格納された書類に含まれる識別用書類の画像を表示する表示手段と、当該識別用書類の画像が表示されている識別用書類の識別子を入力する入力手段とを備える端末装置に接続され、前記書類の画像に前記保存手段は、前記入力された識別子に基づいて保存フォルダに保存することを特徴とする請求項2記載の書類電子化装置。 The terminal device comprising display means for displaying an image of the identifying documents contained in the documents stored in the mismatch folder, and input means for image document for the identification inputs an identifier of the document for identification that is displayed connected, the storage means to the image of the document, the document electronic device according to claim 2, characterized in that stored in the storage folder on the basis of the input identifier.
  4. 前記抽出された識別子及び前記格納されている識別子が互いに一致するときは、前記保存手段は、前記書類の画像に前記一致した識別子に基づいて識別名を付与して保存フォルダに保存することを特徴とする請求項1記載の書類電子化装置。 Characterized in that when the extracted identifier and the identifier being the stored coincide with each other, the storage means, which stores the grant to storage folder identification name based on the matching identifier in the image of the document documents electronic apparatus according to claim 1,.
  5. 前記格納手段は、前記識別子を含む前記書類の属性を示す書類属性情報を格納し、前記保存手段は、前記識別子が付与された書類の画像に前記格納されている書類属性情報を付与して前記保存フォルダに保存することを特徴とする請求項3又は4記載の書類電子化装置。 Said storage means stores the document attribute information indicating an attribute of the document, including the identifier, the storage means, said grant documents attribute information in which the identifier is the stored image of the document that has been granted documents electronic device according to claim 3 or 4, characterized in that stored in the storage folder.
  6. 前記保存手段は、前記書類属性情報に基づいて前記書類属性情報が付与された書類の画像を前記保存フォルダのサブフォルダに保存することを特徴とする請求項5記載の書類電子化装置。 It said storage means, the document electronic device according to claim 5, characterized in that for storing images of documents the documents attribute information is given on the basis of the document attribute information in a subfolder of the storage folder.
  7. 前記抽出された識別子及び前記格納されている識別子が互いに一致した一致回数をカウントするカウント手段とを備えることを特徴とする請求項1乃至6のいずれか1項に記載の書類電子化装置。 Documents electronic device according to any one of claims 1 to 6, characterized in that it comprises counting means for counting the number of matches that identifiers match each other, which is the extracted identifier and the storage.
  8. 前記識別用書類を含む書類を読み取ってその画像を出力する画像出力装置に接続され、前記所定の識別子が前記所定の領域に記載されるように、該所定の識別子が記載されていない識別用書類のフォーマットを前記画像出力装置に送信する送信手段と、前記画像出力装置により出力された書類の画像を受信する受信手段とを備えることを特徴とする請求項1乃至7のいずれか1項に記載の書類電子化装置。 It is connected to an image output device for outputting the image by reading a document including the identification document, as the predetermined identifier is described in the predetermined area, the document identification to which the predetermined identifier is not listed transmitting means for transmitting the format to the image output device, according to any one of claims 1 to 7, characterized in that it comprises a receiving means for receiving an image of a document which is output by the image output device documents electronic device.
  9. 前記画像出力装置は、前記識別用書類のフォーマットを受信して当該フォーマットに従って前記格納手段に格納すべき識別子を前記所定の領域に入力する端末装置と、前記識別子が入力された識別用書類を印刷する印刷する印刷装置と、前記印刷された識別用書類を含む書類の画像を読取る画像読取装置とを備えることを特徴とする請求項8記載の書類電子化装置。 The image output apparatus, the printing and terminal device for inputting an identifier to be stored in said storage means in accordance with the format in the predetermined area receives the format identification documents, documents for identification the identifier is entered a printing apparatus for printing, document electronic device of claim 8, characterized in that it comprises an image reading apparatus for reading an image of a document including the printed identification document.
  10. 所定の識別子が所定の領域に記載された識別用書類を含む書類の画像から前記記載された識別子を抽出する書類電子化方法において、前記書類を識別するための識別子を格納する格納ステップと、前記識別用書類の画像における前記所定の領域に対応する領域から前記記載された識別子を抽出する抽出ステップと、前記抽出された識別子及び前記格納されている識別子が互いに一致するか否かを判別する判別ステップと、前記判別ステップでの前記判別の結果に基づいて前記書類の画像を保存する保存ステップとを有することを特徴とする書類電子化方法。 In document electronic methods predetermined identifier extracting the stated identifier from the image of the document containing the identification documents described in the predetermined area, a storing step of storing the identifier for identifying the document, the discrimination and extracting the stated identifier from a region corresponding to the predetermined area in the image of the identification document, an identifier that is the extracted identifier and the storage to determine whether coincident with each other steps and, documents electronic method characterized by having a storage step of storing an image of the document on the basis of the determination result in said determination step.
  11. 所定の識別子が所定の領域に記載された識別用書類を含む書類の画像から前記記載された識別子を抽出する書類電子化方法をコンピュータに実行させるプログラムであって、前記書類を識別するための識別子を格納する格納モジュールと、前記識別用書類の画像における前記所定の領域に対応する領域から前記記載された識別子を抽出する抽出モジュールと、前記抽出された識別子及び前記格納されている識別子が互いに一致するか否かを判別する判別モジュールと、前記判別モジュールによる判別の結果に基づいて前記書類の画像を保存する保存モジュールとを備えることを特徴とするプログラム。 Predetermined identifier is a program for executing a document digitization process for extracting the stated identifier from the image of the document containing the identification documents described in the predetermined area in the computer, an identifier for identifying the document a storage module for storing, match the extraction module for extracting identifiers foregoing description from the area corresponding to the predetermined region in the image of the identification document, the extracted identifier and the identifier being the stored together a determining module for determining whether or not a program, characterized in that it comprises a storage module for storing the image of the document based on a result of determination by said determination module.
  12. 所定の識別子が所定の領域に記載された識別用書類を含む書類を読み取ってその画像を出力する画像出力装置と、前記出力された画像から前記記載された識別子を抽出する書類電子化装置とから成る書類電子化システムにおいて、前記書類電子化装置は、前記書類を識別するための識別子を格納する格納手段と、前記識別用書類の画像における前記所定の領域に対応する領域から前記記載された識別子を抽出する抽出手段と、前記抽出された識別子及び前記格納されている識別子が互いに一致するか否かを判別する判別手段と、前記判別手段による判別の結果に基づいて前記書類の画像を保存する保存手段とを備えることを特徴とする書類電子化システム。 An image output device that outputs the image reading documents predetermined identifier comprises an identifying document described in a predetermined area, and a document electronic device for extracting identifiers the described from the output image in consisting document electronic system, the document electronic device, storing means and, identifier foregoing description from the area corresponding to the predetermined region in the image of the identification document for storing an identifier for identifying the document extraction means for extracting, and determining means for the extracted identifier and the identifier being the storage it is determined whether or not coincident with each other, storing the image of the document based on a result of determination by said discriminating means documents electronic system characterized in that it comprises a storage means.
  13. 前記書類電子化装置は、前記識別用書類に記載される識別子が前記所定の領域となるように識別子が記載されていない識別用書類のフォーマットを前記画像出力装置に送信する送信手段を備え、前記画像出力装置は、前記識別用書類のフォーマットを受信して当該フォーマットに従って前記格納手段に格納すべき識別子を前記所定の領域に入力する端末装置と、前記識別子が入力された識別用書類を印刷する印刷する印刷装置と、前記印刷された識別用書類を含む書類の画像を読取る画像読取装置とを備えることを特徴とする請求項12記載の書類電子化システム。 The document electronic device comprises a transmitting means for transmitting the format of the identification document identifier is not listed as an identifier that is described in the identification document is the predetermined region in the image output device, the image output device, a terminal device for inputting an identifier to be stored in said storage means in accordance with the format in the predetermined area receives the format of the identification document, to print the identification document the identifier is entered documents electronic system of claim 12, characterized in that it comprises a printing device for printing, an image reading apparatus for reading an image of a document including the printed identification document.
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