JP2005092798A - 文書回覧システム - Google Patents

Abstract

【課題】 文書がコミュニティ全員に認知されたことを保証しつつサーバの使用容量オーバーを抑えることができる文書回覧システムを提供する。
【解決手段】 データベース１を有するデータベースサーバ２と管理者用コンピュータ３及びユーザ用コンピュータ６とがネットワーク４、５を介して接続された文書回覧システムにおいて、コミュニティの文書を読んでいないメンバを検索し、そのようなメンバはコミュニティに属する意思がないとして、管理者がコミュニティからメンバを削除して、文書がコミュニティ全員に認知されたことを保証しつつサーバの使用容量オーバーを抑える。
【選択図】 図１

Description

本発明は、文書回覧システムに関する。

ある特定の情報をコミュニティ全員に通知する方法として、回覧板や連絡網というシステムがある。これは、情報の伝達経路を特定することで、コミュニティ全員に通知することを保証する。電子的な文書でも、例えば検印や承認などは、同様に特定の経路で情報が伝達されていく。
しかしこの場合、何かの原因で経路の伝達が中断してしまうと、それ以後の人間に情報が伝達されなくなってしまう。電子の文書は、情報が物質に依存していないので、複数の人間が同時にその情報にアクセスできることが特徴である。上記のような情報の場合、コミュニティ全員に認知されることさえ保証されれば、一定の経路をたどっていく必要はないのである。電子の場合は、特定の経路をたどる以外にも、全員に通知したことを保証することが可能である。例えば、全員に同時にメールするという手段が考えられる。
ところが文書の情報量が大きい場合、全員に同時にメールすることは、メールサーバに多大な負担を与える。通常、このような場合は、データベースに情報を登録し、通知だけがメールでユーザに送られ、ユーザは通知を受けて、能動的にデータベースを読みに行くシステムが取られる。
特開２００１−３３１４１１公報 特開２００２−２５９３８６公報

しかしこの場合、ユーザがデータベースに能動的に読みに行かなくてはならないので、逆に情報がコミュニティ全員に認知されたことが保証できなくなってしまう。
従来から、文書を保存しておく期間をあらかじめ設定しておき、その期間が過ぎると文書を自動的に削除することにより、文書数が膨大に膨れることを抑制する技術がある。しかしこの技術では、文書がコミュニティ全員に認知されたことが保証されない。
また特許文献１には電子掲示板システムにあってパスワード情報をすべてのクライアントコンピュータに持たせることが開示され、また特許文献２には文書管理しシステムにてクライアントコンピュータはサーバコンピュータにアクセスすることが開示される。しかし、この特許文献１、２にあっても全員への認知の保証或いはサーバの容量増大はさけられない。
本発明は、文書がコミュニティ全員に認知されたことを保証しつつサーバの使用容量オーバーを抑えることができる文書回覧システムを提供することを目的とする。

上記目的を達成するために、請求項１記載の発明は、データベースを有するデータベースサーバと管理者用コンピュータ及びユーザ用コンピュータとがネットワークを介して接続され、データベースサーバは、ユーザ管理部と、文書管理部と、各文書と各ユーザに対する既読未読処理を行う既読未読処理部と、ユーザを登録するユーザ登録部と、ユーザを削除するユーザ削除と、データベースに文書を登録する文書登録部と、データベースの文書を読み込む文書読込部と、文書に既読の印を登録する文書既読化部と、文書が誰に読まれたかを検索する既読者検索部と、データベースから文書を削除する文書削除部を備え、データベース管理者がコンピュータを通じて、特定文書が指定範囲内のユーザ全員に読まれたことを検知する文書回覧システムであって、データベースサーバは、ユーザの未読文書数を検索するユーザ未読文書数検索部を備え、任意のユーザの未読文書数をシステム管理者が検知可能とした文書回覧システムを最も主要な特徴とする。
請求項２記載の発明は、請求項１記載の文書回覧システムにおいて、データベースサーバは、ユーザ削除の条件を設定するユーザ削除条件設定部を備え、未読な文書の数がシステム管理者の設定した数より多くなったユーザを、自動的にユーザ削除する文書回覧システムを主要な特徴とする。
請求項３記載の発明は、請求項２記載の文書回覧システムにおいて、データベースサーバは、ユーザの活動・休止状態を変えられるユーザ状態変更部を備え、休止状態のユーザが、未読名文書の数がシステム管理者の設定した数より多くなっても、自動的にユーザ削除されないようにした文書回覧システムを主要な特徴とする。

本発明では、コミュニティの文書を読んでいないメンバを検索できるようにすることにより、そのようなメンバはコミュニティに属する意思がないとして、管理者がコミュニティからメンバを削除して、文書がコミュニティ全員に認知されたことを保証しつつサーバの使用容量オーバーを抑えることができる。

以下、本発明の実施の形態を図面に従って説明する。
図１は本発明の文書回覧システムの構成図である。本文書回覧システムは、データベース１を有するデータベースサーバ２と管理者用コンピュータ３とが第１のネットワーク４を介して接続され、かつ第１のネットワーク４には第２のネットワーク５が接続され、さらに第２のネットワーク５に多数のユーザ用コンピュータ６が接続される構成を示している。
データベースサーバ２は、データベース１に対する処理を行う。管理者用コンピュータ３、ユーザ用コンピュータ６は、データベースサーバ２にアクセスし、データベース１に対する文書の登録、削除、読み込み、検索、既読依頼、未読依頼、回答登録依頼、回答結果読込依頼などを行う。
図２は、図１に示すデータベースサーバの構成図である。データベースサーバ２において、ユーザ登録部１１はユーザをシステムに登録する。ユーザ削除部１２はユーザをシステムから削除する。ユーザ状態変更部１３はユーザの状態を「活動」、「休止」のどちらかに設定し直す。
文書未読化部１４は指定されたユーザに対して、指定された文書を未読状態に保つ。文書既読化部１５は指定されたユーザに対して、指定された文書を既読状態にする。既読者検索部１６は指定された文書に対する既読者を検索する。文書登録部１７は指定された文書をデータベース１に登録する。文書削除部１８は指定された文書をデータベース１から削除する。また文書への回答も削除する。
文書読込部１９は指定された文書の内容をデータベース１から読み込む。既読未読処理部２０は文書とユーザに対する既読・未読状態を保持する。文書管理部２１は文書の登録状態を保持する。ユーザ管理部２２はユーザの登録状態を保持する。ユーザ未読文書数検索部２３は指定されたユーザの未読文書数を検索する。ユーザ削除条件設定部２４はユーザ削除の条件を設定する。
図３は本発明の文書回覧システムにおける対象画面例を示す図である。回覧内容とチェック欄が図に示すように表示される。

図４は本発明の文書回覧システムにおける基本的な動作例のフロー図である。管理者が管理者用コンピュータ３にユーザ登録指示を出すと、管理者用コンピュータ３はデータベースサーバ２（のデータベース１）にユーザを登録する。管理者が管理者用コンピュータ３に文書登録指示を出すと、管理者用コンピュータ３はデータベース１に文書を登録する。
その後、管理者用コンピュータ３はユーザ用コンピュータ６に通知を送る。このとき、メールを使用するのであれば、ここに第３者としてメールサーバが現れるが、本発明ではメールとは限っていないので省略している。ユーザは通知を確認すると、ユーザ用コンピュータ６に閲覧指示を出す。ユーザ用コンピュータ６はデータベースに文書読込依頼を出し、文書を読み込む。
文書を読み終えると、ユーザは文書既読化指示を出し、指示を受けたコンピュータはデータベース１に文書既読化依頼を出す。最後に、管理者が既読者検索指示を出し、データベース１に既読者を問い合わせる。ここで、全員が既読になっていれば、管理者は文書を消すことができる。

図５は本発明の文書回覧システムにおける具体的な第１の動作例のフロー図である。この図は、管理者が既読者検索指示を出し、データベース１に既読者を問い合わせるところから表す。
管理者はその文書の既読者リストから未読者のリストを割り出す。管理者はシステムに対して未読者の未読文書数をシステムに問い合わせる。管理者が十分多い量の未読文書数があると判断した場合は、該当ユーザはシステムを利用する意思がないと判断し、管理者はシステムに対してユーザ削除指令を出し、ユーザを削除する。最後に、文書の未読者が全てユーザ削除された場合は、管理者は文書削除指示により文書を削除する。
図６は本発明の文書回覧システムにおける具体的な第２の動作例のフロー図である。この図は、管理者が既読者検索指示を出し、データベース１に既読者を問い合わせる前からのステップを表す。
管理者はシステムに対してユーザ削除条件を設定する。例えば、未読文書が１０個以上という条件とする。管理者がシステムに対し既読者検索指示を出した際、未読者がいればシステムは該当ユーザの未読文書数を検索する。それが設定されている条件に合致した場合は、システムはユーザ削除を自動的に行う。最後に、文書の未読者が全てユーザ削除された場合は、管理者は文書削除指示により文書を削除する。

図７は本発明の文書回覧システムにおける具体的な第３の動作例のフロー図である。この図は、管理者が既読者検索指示を出し、データベースに既読者を問い合わせる前からのステップを表す。
管理者は何らかの理由で文書を読めないような状態のユーザを休止状態としてユーザ状態変更指示をシステムに出す。管理者はシステムに対してユーザ削除条件を設定する。例えば、未読文書が１０個以上という条件とする。管理者がシステムに対し既読者検索指示を出した際、未読者がいればシステムは該当ユーザの未読文書数を検索する。それが設定されている条件に合致した場合、通常、システムはユーザ削除を自動的に行うが、そのユーザが休止状態の場合には削除をしない。
本発明では、システム管理者がユーザの未読文書数を検索することができるので、未読文書が多いユーザをユーザ削除することにより、より早く文書がコミュニティ全員に認知されたことを保証して文書を削除できるようになる。これにより、サーバ使用容量の膨大化を防ぐことができるようになる。
また、未読文書数の多いユーザを自動的に削除することにより、システム管理者の負担を軽減できるようになる。
また、ユーザに活動状態・休止状態を設け、休止状態のユーザは自動的に削除されることがないようにし、環境などの理由でシステムにアクセスできないユーザが期せずして削除されてしまうことをなくすことにより、ユーザのユーザビリティを向上させることができる。

本発明の文書回覧システムの構成図である。 図１に示すデータベースサーバの構成図である。 本発明の文書回覧システムにおける対象画面例を示す図である。 本発明の文書回覧システムにおける基本的な動作例のフロー図である。 本発明の文書回覧システムにおける具体的な第１の動作例のフロー図である。 本発明の文書回覧システムにおける具体的な第２の動作例のフロー図である。 本発明の文書回覧システムにおける具体的な第３の動作例のフロー図である。

符号の説明

１ データベース、２ データベースサーバ、３ 管理者用コンピュータ、４、５ ネットワーク、６ ユーザ用コンピュータ

Claims (3)

1. データベースを有するデータベースサーバと管理者用コンピュータ及びユーザ用コンピュータとがネットワークを介して接続され、データベースサーバは、ユーザ管理部と、文書管理部と、各文書と各ユーザに対する既読未読処理を行う既読未読処理部と、ユーザを登録するユーザ登録部と、ユーザを削除するユーザ削除と、データベースに文書を登録する文書登録部と、データベースの文書を読み込む文書読込部と、文書に既読の印を登録する文書既読化部と、文書が誰に読まれたかを検索する既読者検索部と、データベースから文書を削除する文書削除部を備え、データベース管理者がコンピュータを通じて、特定文書が指定範囲内のユーザ全員に読まれたことを検知する文書回覧システムであって、データベースサーバは、ユーザの未読文書数を検索するユーザ未読文書数検索部を備え、任意のユーザの未読文書数をシステム管理者が検知可能としたことを特徴とする文書回覧システム。
2. 請求項１記載の文書回覧システムにおいて、データベースサーバは、ユーザ削除の条件を設定するユーザ削除条件設定部を備え、未読な文書の数がシステム管理者の設定した数より多くなったユーザを、自動的にユーザ削除することを特徴とする文書回覧システム。
3. 請求項２記載の文書回覧システムにおいて、データベースサーバは、ユーザの活動・休止状態を変えられるユーザ状態変更部を備え、休止状態のユーザが、未読名文書の数がシステム管理者の設定した数より多くなっても、自動的にユーザ削除されないようにしたことを特徴とする文書回覧システム。

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