JP2005071116A - 変換サービス支援システム及び、変換方法 - Google Patents

Abstract

【課題】 ドキュメントの電子化作業を効率的に運用させることのできる変換サービス支援システム及び、効率的なドキュメントの変換方法を提供する。
【解決手段】 情報シート生成装置１が、変換の対象となった紙ドキュメントを所定単位のドキュメントグループに分類する際に、各ドキュメントグループに関する所定の属性情報を記述した情報シートを生成し、属性情報処理装置３が、その属性情報の入力を互いに異なる少なくとも２個所の拠点から受け入れ、各拠点から受け入れた属性情報同士を照合し、ドキュメント管理システム４が、変換の対象となった紙ドキュメントを光学的に読み取った画像データを取得し、ドキュメントグループごとに、それに属する紙ドキュメントに対応する画像データを互いに関連づけるとともに、対応する確認済み属性情報を当該画像データ群に関連づけて記録する。
【選択図】 図１

Description

本発明は、紙ドキュメントを電子ドキュメントに変換するサービスを支援するシステム及び、変換の方法に関する。

紙資源の浪費を防止するとともに経費の低減を図り、業務全体を効率化するというもくろみは、コンピュータ技術が企業に導入され始めた当初から繰り返し試行されてきた。しかしながら、例えば人事や総務などのドキュメントは、書式の種類も多く、またドキュメントそのものの量も膨大である。このため、これらを電子化するときには、電子化担当者が、種々の書式のそれぞれから検索用の情報を読み取って入力する必要がある。つまり、電子化担当者は、単にドキュメントをスキャナで読み取ったり、指定された情報を入力するといった作業遂行能力だけでなく、各書式から作成者等を識別できるだけの（当該ドキュメントに関する）知見を備えていなければならない。

このように、上記従来の電子化の作業は、例えば人的資源の面でも、実質的に実行困難なものであった。

本発明は上記実情に鑑みて為されたもので、ドキュメントの電子化作業を効率的に運用させることのできる変換サービス支援システム及び、効率的なドキュメントの変換方法を提供することを、その目的の一つとする。

上記従来例の問題点を解決するための本発明は、紙ドキュメントを電子ドキュメントに変換するサービスを支援する変換サービス支援システムであって、変換の対象となった紙ドキュメントを所定単位のドキュメントグループに分類する際に、各ドキュメントグループに関連づけられ、当該ドキュメントグループに関する所定の属性情報を記述した情報シートを生成する手段と、前記属性情報の入力を、互いに異なる少なくとも２個所の拠点から受け入れ、前記各拠点から受け入れた属性情報同士を照合し、不一致の個所をサービス提供側に提示し、サービス提供側の確認の入力を受けて、確認済み属性情報を出力する手段と、前記変換の対象となった紙ドキュメントを光学的に読み取った画像データを取得し、前記ドキュメントグループごとに、それに属する紙ドキュメントに対応する画像データを互いに関連づけて、電子ドキュメントグループを生成して記録するとともに、対応する前記確認済み属性情報を当該電子ドキュメントグループに関連づけて記録する手段と、を含み、当該電子ドキュメントグループ及び確認済み属性情報の記録が、顧客側の所定処理に利用される、ことを特徴としている。

また、上記従来例の問題点を解決するための本発明は、変換の対象となった紙ドキュメントを所定単位のドキュメントグループに分類しつつ電子ドキュメントに変換するサービスにおいて、前記ドキュメントグループの各々に関連づけられ、各ドキュメントグループの属性情報の入力のときに参照される情報シートであって、ドキュメントグループを含む紙ドキュメント群に対して付されていた名称を記述する第１欄と、ドキュメントグループから所定のルールに基づいて抽出される紙ドキュメントの一枚の複写図を含める第２欄と、ドキュメントグループに属する紙ドキュメントに基づいて得られる所定の属性情報、又はその参照情報を記述する第３欄と、を含むこととしている。

さらに、上記従来例の問題点を解決するための本発明は、紙ドキュメントを電子ドキュメントに変換する方法であって、変換の対象となった紙ドキュメントを所定単位のドキュメントグループに分類する際に、各ドキュメントグループに関連づけられ、当該ドキュメントグループに関する所定の属性情報を記述した情報シートを生成する工程と、前記属性情報の入力を、互いに異なる少なくとも２個所の拠点から受け入れ、前記各拠点から受け入れた属性情報同士を照合し、不一致の個所を変換担当者に提示し、その確認を経て、確認済み属性情報を出力する工程と、前記変換の対象となった紙ドキュメントを光学的に読み取った画像データを取得し、前記ドキュメントグループごとに、それに属する紙ドキュメントに対応する画像データを互いに関連づけて、電子ドキュメントグループを生成して記録するとともに、対応する前記確認済み属性情報を当該電子ドキュメントグループに関連づけて記録する工程と、を含むことを特徴としている。

本発明の実施の形態について図面を参照しながら説明する。まず、本実施の形態に係る変換サービス支援システムによって支援されるサービスの概要について説明する。

［サービスの概要］
ここで行われるサービスは、顧客（なお、ここでは社内の別部署も顧客に含めている）側で現在保有している紙ドキュメントを電子ドキュメントに変換するサービスであって、具体的には顧客側から紙ドキュメントを預かり、これを電子化した後に、返却又は廃棄するというものである。

本サービスは、基本的には次の５つの段階を有している。
段階１．現状把握
段階２．課題整理、管理方法の提案
段階３．システムの導入、電子化処理
段階４．システム運用指導
段階５．保存・廃棄

以下、各段階について簡単に説明する。まず段階１、「現状把握」では、現在のドキュメントの管理体制について顧客側からの聞き取り調査を行う。この段階で、ドキュメントの数の概算、既存の電子的なドキュメント管理システム、既存の電子ドキュメント、紙ドキュメントを保管するキャビネット等の個数、位置、及び各キャビネット内に保管されているドキュメントの種類等を特定する。

次に、段階２、「課題整理、管理方法の提案」では、現状把握の調査結果に基づき、ドキュメント管理体制の問題点を抽出し、これを適性に解決するためのルール策定、及び管理システムの設計を基本的に行う。一般に紙ドキュメントの管理では、保存期間のルール等が守られないことが多く、また管理が個々の担当者ごとに独自に行われがちであるので、これらを抜本的に解決するルール策定が必要とされることになる。

これらのルール策定等が完了すると、段階３、「システムの導入、電子化処理」が開始され、当該ルールの運用を実現するシステムの設計、実装が行われ、実装されたシステムに登録する電子化ドキュメントの生成が行われ、実際にシステムへの登録が行われる。

次に、顧客側にシステムを引き渡すため、段階４、「システム運用指導」が行われる。ここではシステムの操作方法のみならず、管理者向けの指導も併せて行われる。そして、電子化が完了した紙ドキュメントについて、段階５において、倉庫保管や廃棄、又は元の場所への返却の手続が行われることになる。

本実施の形態のサービス支援システムは、上記各段階のうち、主として段階３における電子化の処理を支援するものである。この段階３の作業は、具体的に、顧客側からバインダやフォルダの単位で紙ドキュメントを預かり受けることから始まる。

また、ここで電子化されるドキュメントには、いわゆるバイタルレコード（事業存続に不可欠なドキュメント）が含まれることから、上記各段階での作業中にドキュメントが失われることがあってはならない。そのうえ、もともとあった場所（ファイルロッカーや書架、キャビネット等）に戻されなければならない。そこで、各フォルダやバインダ等に固有の識別子（ロケーションＩＤ）を付して、確実に管理する。ここでロケーションＩＤには、ファイルロッカーなど、もともとあった場所を表す情報を含めてもよい。例えばファイルロッカーの番号、棚の番号、棚の中で左（又は右）から何番目にあったかなどの情報を含める。そしてこのロケーションＩＤは、例えばバーコードの状態で発行され、フォルダやバインダ等に貼り付けられる。

各バインダやフォルダ内には、紙ドキュメントが、何らかの纏まりをもって綴られているのが一般的である。例えば、減価償却資産関係の届出の書類であれば、届出一件ごとに、償却方法の届出書や、変更承認申請書、その他の書類群（一件書類）がセットで現れることになる。

そこで各セットごとに意味のある纏まりとして一件書類ごとに取り出して、それぞれをドキュメントグループとして電子化することが好ましい。

［支援システムの構成］
本実施の形態のサービス支援システムは、基本的には図１に示すように、情報シート生成装置１と、複数の属性入力端末２と、属性情報処理装置３と、ドキュメント管理システム４とを含んで構成されている。

また情報シート生成装置１が生成する情報シートは、上述の一件書類（ドキュメントグループ）ごとに生成され、図２に示すように、電子化の対象となるドキュメントを含むバインダやフォルダ等に付されていた名称を記述した第１の欄（Ｐ）と、ドキュメントグループから所定のルールに基づいて抽出される紙ドキュメントの一枚の複写図を含める第２欄（Ｑ）と、ドキュメントグループに属する紙ドキュメントに基づいて得られる所定の属性情報、又はその参照情報を記述する第３欄（Ｒ）とを含む。この情報シートは、処理しようとするドキュメントを含むバインダ内で用いられていない色の用紙により作成されてもよい。このように記述欄（第３欄）として情報が抽出され、列記されているので、入力漏れを低減できる。また、実際のドキュメントの例が第２欄に示されているので、属性情報の元となった情報がどのようなものであったかを見る者に心証づけることができ、これによってもミスの低減が図られている。さらに、この情報シートに基づく操作（例えば情報シートに記述された内容をコンピュータ入力する操作等）の実績に基づき、ミスの多い点については、当該部分を強調（例えば第３欄の一つのミスが多ければその欄の枠線を太くするなど）した情報シートを生成するようにしてもよい。

情報シート生成装置１は、図１に示したようにスキャナ部１１と、制御部１２と、プリンタ部１３とを含む。ここでスキャナ部１１は、コンタクトガラス上に配置されたドキュメントを光学的に読み取って、その画像データを出力する。制御部１２は、当該画像データに所定の画像処理を行ってプリンタ部１３に出力する。プリンタ部１３は、制御部１２から入力される画像データを用紙上に印字して出力する。

電子化の担当者は、コンタクトガラス上で、第１欄に対応する部分にバインダの背表紙側を接触させ、第２欄に対応する部分に選択した紙ドキュメントを配置し、第３欄に対応する部分に、予め用意した記述欄の紙片を配置して読み取りを行わせる。制御部１２は、これにより読み取られた画像データを縮小処理し、元のバインダ等に綴られている、第２欄に配置された原稿のサイズ（例えばＡ４）の画像データを生成してプリンタ部１３に出力する。これにより、図２に示した用紙が作成できる。

なお、ここでは担当者がいわば手作業で情報シートを生成しているが、制御部１２が各欄に対応する部分を分離し、第１欄と第３欄とに対応する部分画像データについては担当者が消去の指示を行うまで保持しておき、最初の読み取りに引き続いては、第２欄に含めるべき紙ドキュメントの画像データのみを読み取れば、制御部１２が、当該読み取った画像データに、保持している第１欄及び第３欄に対応する部分画像データを合成して、プリンタ部１３に出力することとしてもよい。

こうして生成された情報シートの第３欄に対して担当者は、対応するドキュメントグループ内から読み取られる属性情報を記入する。ここで属性情報の代わりに、第１，第２欄に含まれる情報の一部を囲みや傍線等で特定し、当該特定した部分に、「Ａ」や「１」などの符号を参照情報として付して、第３欄に当該参照情報を記入するようにしてもよい。この処理を簡便にするため、例えばタイトルや書面の作成日付など、属性情報として必須のものについては、予め第３欄に参照情報である記号「Ａ」，「Ｂ」…を記述しておいてもよい。この場合、担当者は、タイトルなどの部分を第１，第２欄から探し出して特定し、対応して予め記述されている符号を記入する。また、これら作成日付等が第１，第２欄に記入されていない場合は、余白部分などにその情報を記入して特定し、対応する符号を記入する。

さらに担当者は、ロケーション番号として、当該ドキュメントグループが含まれていたバインダ等のロケーションＩＤと、当該バインダ内でのドキュメントグループの位置（上から、又は下から何番目のドキュメントグループか）を表す情報とを含む識別子を第３欄に記入しておく。

属性入力端末２は、入力担当者側に配置され、ネットワークを介して属性情報処理装置３に接続されている。この属性入力端末２は、一般的なパーソナルコンピュータで構わない。入力担当者側には、情報シートの原本又はその複写物が送付され、入力担当者は、この情報シート上の第３欄に記述された属性情報を入力する。ここで参照情報が記述されている場合は、当該参照情報によって特定される属性情報を入力する。ここで入力された属性情報は、ネットワークを介して属性情報処理装置３に送出される。

属性情報処理装置３は、図１に示したように、通信部３１と、バッファメモリ３２と、表示部３３と、操作部３４と、制御部３５と、情報出力部３６とを含む。ここで通信部３１は、ネットワークを介して受信した属性情報をバッファメモリ３２に出力する。バッファメモリ３２は、通信部３１から入力された属性情報を格納して保持する。表示部３３は、ディスプレイ等であり、制御部３５から入力される指示に従って情報を表示する。操作部３４は、マウスやキーボード等であり、担当者の指示操作を受け入れて、当該受け入れた指示の内容を制御部３５に伝達する。

制御部３５は、バッファメモリ３２内に格納されている属性情報の各々からロケーション番号を抽出して、同一のロケーション番号が含まれている、複数の属性情報があるか否かを調べる。ここで当該複数の属性情報があれば、それらをバッファメモリ３２から読み出して（ここでバッファメモリ３２から当該属性情報を削除してもよい）、相互に比較する。この比較の処理は広く知られたもので構わない。

そして制御部３５は、当該比較の結果を表示部３３に出力し、操作部３４からの指示を待機する。ここで担当者が、当該比較された複数の属性情報の一部に不一致があれば、それらのうち一方を選択し、あるいは当該部分を入力し直して、属性情報を調整し、調整が終了したときに、その旨を指示する操作を操作部３４から行う。制御部３５は、この調整された属性情報を情報出力部３６に出力する。情報出力部３６は、ドキュメント管理システム４に対して、属性情報を送出する。

つまり、属性情報は、互いに異なる少なくとも２箇所の入力担当者の所在地（拠点）から受け入れられ、各拠点から受け入れられた属性情報がこの制御部３５によって照合されて不一致の箇所が提示され、担当者（サービス提供側の担当者）の確認・修正後に当該確認・修正後の属性情報（確認済み属性情報）が出力されることとなる。

一方、担当者は、図示しないスキャナ装置によって、各ドキュメントグループに含まれる、変換対象の紙ドキュメントと、情報シートとを読み取って画像データに変換し、この画像データをドキュメントグループごとにまとめてドキュメント管理システム４に登録していく。この登録の際に担当者は、そのドキュメントグループのロケーション番号を入力する。そして担当者は、処理した紙ドキュメントを元の状態に戻して（すなわち順番にバインダなどに綴って）、所有者側（顧客側）に返還する。この際、ドキュメントグループごとに作成された情報シートを元の紙ドキュメントとともに綴り込んでもよい。また、バインダ等に貼付されたバーコード等が返還の際に参照されることになる。

ドキュメント管理システム４は、制御部４１と、データベース部４２とを含んでなる。制御部４１は、属性情報処理装置３から入力された属性情報をデータベース部４２に格納する。また、この制御部４１は、担当者から登録を受けたドキュメントグループの画像データを相互に関連づけて電子ドキュメントグループとしてデータベース部４２に格納し、その登録の際に入力されたロケーション番号と同一のロケーション番号が含まれている属性情報をデータベース部４２から検索し、当該検索の結果、探し出された属性情報を当該電子ドキュメントグループに関連づける。

この結果、電子ドキュメントグループの参照を希望する顧客側利用者は、ドキュメント管理システム４に対して属性情報を用いて検索を行い、当該検索の結果として提示された属性情報に関連づけられている電子ドキュメントグループを取得することができるようになる。

［情報シート生成装置の別の例］
また情報シート生成装置１において、ドキュメントグループに属する紙ドキュメントを読み取っておき、ここからＯＣＲ（光学的文字認識）処理によって抽出した文字列に基づいて属性情報を生成するとともに、各ドキュメントグループに対する情報シートを生成するようにしてもよい。

［変形例］
さらに、紙ドキュメントを読み取るスキャナは、携帯型のスキャナであってもよい。これによれば、担当者が紙ドキュメントを固定型のスキャナの場所まで運搬する必要がなくなる。

本発明の実施の形態に係る変換サービス支援システムの一例を表す構成ブロック図である。 情報シートの例を表す説明図である。

符号の説明

１ 情報シート生成装置、２ 複数の属性入力端末、３ 属性情報処理装置、４ ドキュメント管理システム、１１ スキャナ部、１２ 制御部、１３ プリンタ部、３１ 通信部、３２ バッファメモリ、３３ 表示部、３４ 操作部、３５ 制御部、３６ 情報出力部、４１ 制御部、４２ データベース部。

Claims (3)

1. 紙ドキュメントを電子ドキュメントに変換するサービスを支援する変換サービス支援システムであって、
   変換の対象となった紙ドキュメントを所定単位のドキュメントグループに分類する際に、各ドキュメントグループに関連づけられ、当該ドキュメントグループに関する所定の属性情報を記述した情報シートを生成する手段と、
   前記属性情報の入力を、互いに異なる少なくとも２個所の拠点から受け入れ、前記各拠点から受け入れた属性情報同士を照合し、不一致の個所をサービス提供側に提示し、サービス提供側の確認の入力を受けて、確認済み属性情報を出力する手段と、
   前記変換の対象となった紙ドキュメントを光学的に読み取った画像データを取得し、前記ドキュメントグループごとに、それに属する紙ドキュメントに対応する画像データを互いに関連づけて、電子ドキュメントグループを生成して記録するとともに、対応する前記確認済み属性情報を当該電子ドキュメントグループに関連づけて記録する手段と、
   を含み、
   当該電子ドキュメントグループ及び確認済み属性情報の記録が、顧客側の所定処理に利用される、ことを特徴とする変換サービス支援システム。
2. 変換の対象となった紙ドキュメントを所定単位のドキュメントグループに分類しつつ電子ドキュメントに変換するサービスにおいて、前記ドキュメントグループの各々に関連づけられ、各ドキュメントグループの属性情報の入力のときに参照される情報シートであって、
   ドキュメントグループを含む紙ドキュメント群に対して付されていた名称を記述する第１欄と、
   ドキュメントグループから所定のルールに基づいて抽出される紙ドキュメントの一枚の複写図を含める第２欄と、
   ドキュメントグループに属する紙ドキュメントに基づいて得られる所定の属性情報、又はその参照情報を記述する第３欄と、
   を含む情報シート。
3. 紙ドキュメントを電子ドキュメントに変換する方法であって、
   変換の対象となった紙ドキュメントを所定単位のドキュメントグループに分類する際に、各ドキュメントグループに関連づけられ、当該ドキュメントグループに関する所定の属性情報を記述した情報シートを生成する工程と、
   前記属性情報の入力を、互いに異なる少なくとも２個所の拠点から受け入れ、前記各拠点から受け入れた属性情報同士を照合し、不一致の個所を変換担当者に提示し、その確認を経て、確認済み属性情報を出力する工程と、
   前記変換の対象となった紙ドキュメントを光学的に読み取った画像データを取得し、前記ドキュメントグループごとに、それに属する紙ドキュメントに対応する画像データを互いに関連づけて、電子ドキュメントグループを生成して記録するとともに、対応する前記確認済み属性情報を当該電子ドキュメントグループに関連づけて記録する工程と、
   を含むことを特徴とする方法。
   

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