【０００１】
【発明の属する技術分野】
本発明は、文書管理システム及び画像処理装置に関し、文書を管理するために用いて好適なものである。
【０００２】
【従来の技術】
従来から、文書と関連情報とを管理する装置と、前記文書の送受信可能な装置とを通信線で接続した文書管理システムに関する技術がある（特許文献１を参照）。この従来技術は、ファクシミリやデジタル複合機など、異機種間での文書に関する情報の引き出しを可能とし、新旧文書の管理や利用履歴の管理を可能とした文書管理システムである。
【０００３】
【特許文献１】
特開２０００−２６１５８４号公報
【０００４】
【発明が解決しようとする課題】
しかしながら、前記従来の技術では、単に利用履歴をもとに活用度を計算して文書を廃棄したり、アーカイブしたりするものであり、文書の廃棄やアーカイブを実行する前に文書作成者が文書を再確認することができなかった。
【０００５】
また、文書を参照した利用者に対しても同様に、文書が廃棄、またはアーカイブされたことを通知することができなかった。
また、文書を参照した利用者が他の利用者による文書の更新を即座に知ることはできなかった。
【０００６】
本発明は前述の問題点に鑑みてなされたものであり、管理中の文書に変化があることをユーザに通知することができるようにすることを目的とする。
【０００７】
【課題を解決するための手段】
前記課題を解決するために本発明は、文書に対して固有の識別情報を生成する識別情報生成手段と、前記識別情報を付加して文書を印刷する印刷手段と、前記識別情報を使いて管理される文書を検索する検索手段とを持つ文書管理装置と、文書の送受信，読み込み，印刷が可能な画像処理装置が接続されている文書管理システムにおいて、前記文書管理装置は、文書と、文書への問い合わせの履歴と、問い合わせを行ったユーザの識別情報を管理し、文書の状態に変化が起きたとき、または変化が起こる一定時間以前に、問い合わせを行ったユーザに対して文書の変化があることを通知する状態変化通知手段を備えていることを特徴とする文書管理システムを提供する。
また、本発明は、文書の状態に変化が起きたとき、または変化が起こる一定時間以前に、問い合わせのあったユーザに対して前記文書の変化があることを通知する状態変化通知手段を有する文書管理装置で管理される文書の送受信、読み込み及び印刷が可能な画像処理装置であって、前記文書管理装置に対して文書の参照を行う際に、前記状態変化通知手段によって状態変更通知を送信するために用いるユーザ情報を前記文書管理装置に送信することを特徴とする画像処理装置を提供する。
【０００８】
【発明の実施の形態】
以下、本発明の一実施形態について、図面を参照して詳細に説明する。
図１は、本実施形態の文書管理システムの構成の一例を示すブロック図である。
図１において、文書管理装置１０１と、スキャナ及びプリンタの機能を有するデジタル複合機１０２と、パーソナルコンピュータ１０３と、イメージスキャナ１０４と、ファクシミリ装置（ＦＡＸ）１０５と、プリンタ１０６とが、ネットワーク手段１０７により互いに接続されている。
【０００９】
本実施形態では、デジタル複合機１０２、イメージスキャナ１０４、ファクシミリ１０５、及びプリンタ１０６などを総称して画像処理装置と呼ぶ。ネットワーク手段１０７は、無線ＬＡＮ、有線ＬＡＮ、または公衆回線などを利用して実現される。
【００１０】
図２は、図１の文書管理装置１０１の構成例を示すブロック図である。
一般に、文書管理装置は汎用のコンピュータを用いることが多い。すなわち、ＣＰＵ２０１、ハードディスク２０２、メモリ２０３、表示装置２０４、入出力装置２０５、ネットワークインターフェース（ネットワークＩ／Ｆ）２０６、及びアーカイブ装置２０７が、内部バス２０８によって接続されている。
【００１１】
ＣＰＵ２０１は、文書管理装置１０１全体の制御を行う。ハードディスク２０２は、文書管理装置１０１の制御ソフトウェアやテキストや画像イメージで構成される文書データそのものや、文書管理情報などのデータを保存している。
【００１２】
メモリ２０３は、ハードディスク２０２内のソフトウェアや文書管理情報が一時的にコピーされるワークメモリであり、このメモリ２０３上で値の読み書きが行われる。
【００１３】
表示装置２０４は、ＣＲＴディスプレイに代表される文書管理装置１０１の状態を表示するデバイスである。入力装置２０５は、キーボードやマウスに代表されるデバイスであり、ネットワーク１０７経由でなく文書管理装置１０１自身で文書を操作する場合にユーザが利用するデバイスである。
【００１４】
ネットワークＩ／Ｆ２０６は、イーサネット（Ｒ）カードに代表されるネットワークデバイスである。デジタル複合機などの画像処理装置や複数台ある文書管理装置との間でデータ送受信を行うためのものである。
【００１５】
アーカイブ装置２０７は、磁気テープリーダ、ライタに代表されるデータ保存用デバイスである。使用頻度が一定の値以下であって、削除したくないデータを保存するために利用される。一般に低速で大容量な媒体が利用されるが、ハードディスクなど高速な媒体が使われることもある。
【００１６】
図３は、図１のデジタル複合機１０２の構成例を示すブロック図である。
スキャナ部３０１、コントローラ部３０６、プリンタ部３０５、識別情報抽出部３０８、ネットワークＩ／Ｆ部３０７、ユーザインターフェース部３０４、画像メモリ３０３、及びハードディスク部３０２が、内部バス３０９によって接続されている。
【００１７】
複写を行う原稿はスキャナ部３０１で読み取られ、デジタルデータとして画像メモリ３０３に保存される。続いて、画像メモリ３０３のデータをプリンタ部３０５で紙媒体に印刷する。
【００１８】
デジタル複合機１０２がイメージサーバとして使われる場合は、スキャナ部３０１で読み取られた画像メモリ３０３上のデータがコントローラ部３０６によりハードディスク部３０２に保存される。これによりユーザは、保存されたデータを画像として確認したり、または紙に印刷したりすることができる。
【００１９】
ユーザインターフェース部３０４は、表示用のＬＣＤパネルやキーからなり、前記画像データをＬＣＤパネルに表示することが可能なように構成されている。また、前記キーによりユーザの指示をコントローラに認識させることが可能なように構成されている。
【００２０】
パーソナルコンピュータ（ＰＣ）１０３からのプリントデータや、ＦＡＸ文書等の受信データは、ネットワークＩ／Ｆ部３０７を通して、コントローラ部３０６に入力される。
【００２１】
そして、前記受信データは、コントローラ部３０６で解析された後、ハードディスク部３０２にデジタルデータとして保存される。前記イメージサーバの機能により、保存された画像（デジタルデータ）の確認または印刷が可能となる。
【００２２】
識別情報抽出部３０８は、スキャナ部３０１により読み取られた画像メモリ３０３上のデジタルデータから文書を一意に識別する識別情報を抽出する。この識別情報は、バーコードとして印刷された文書ＩＤなどである。
【００２３】
また、前記識別情報は、ネットワークＩ／Ｆ部３０７を通して文書管理装置１０１に送信され、デジタル複合機１０２が文書に関する情報を文書管理装置１０１から引き出す為に利用される。
【００２４】
図４は、文書管理装置１０１内に保管されている各テーブルの構造の一例を示した図である。テーブルは、具体的に、文書管理テーブル、履歴テーブル、及びユーザテーブルである。
【００２５】
前記文書管理テーブルの各エントリは、文書管理装置１０１が管理している各文書に一対一で対応している。エントリ属性は、文書に関する情報を保存している。
【００２６】
属性には文書ＩＤ、登録日時、最終更新日時、名称、文書ファイルの格納場所、廃棄予定日、及び履歴データテーブルへのキーが含まれる。文書の履歴を複数サポートする場合には文書ファイルの実態を複数持つことになる。
【００２７】
前記履歴テーブルは、各文書が操作された履歴を記憶している。すなわち、前記履歴テーブルには、操作が行われた日時、操作内容、及び操作したユーザＩＤが記憶されている。
【００２８】
ユーザテーブルは、ユーザに関するデータを登録しているもので、一意に識別されるユーザＩＤ、氏名、及びＥ−ｍａｉｌアドレスなどからなる。Ｅ−ｍａｉｌアドレスは、文書の削除やアーカイブが行われる時に、文書管理装置１０１がユーザへそのことを伝えるための連絡先として使われる。このＥ−ｍａｉｌアドレスに代わりに、ファックス番号を代用するようにしてもよい。
【００２９】
前記ユーザテーブルへのユーザの登録は、あらかじめ文書管理装置１０１の入力装置を使って行うことや、画像処理装置からネットワーク経由で行うことが可能である。
【００３０】
図５は、文書管理装置１０１のメイン処理を説明するフローチャートである。ここでは主な処理のみを図示していて、各処理の詳細は別図として示す。
まず、文書管理装置１０１は定期的に時刻を監視しており、文書管理テーブルの情報をもとに文書の廃棄、アーカイブを行う必要があるかどうかを一定時間毎に検索する（ステップＳ５０２）。該当する文書があった場合はそれぞれの処理を行う（ステップＳ５０３）。
【００３１】
次に、ネットワーク１０７で接続されている画像処理装置から文書の登録の要求が来ていないか否かを確認し（ステップＳ５０４）、要求があれば文書データの保存と、文書管理テーブルへの追加を行う（ステップＳ５０５）。
【００３２】
次に、画像処理装置１０１から文書の更新要求が来ていないか否かを確認する（ステップＳ５０６）。要求があった場合は、画像処理装置から送信された文書を文書管理装置１０１内のストレージに保存し、文書管理テーブルへ変更内容を反映させる（ステップＳ５０７）。
【００３３】
次に、文書取得要求の確認を行う（ステップＳ５０８）。要求があったときには、要求されている文書の実態を管理テーブルより検索し、該当する文書をネットワーク１０４経由で送信する（ステップＳ５０９）。
【００３４】
続いて管理されている文書の利用結果通知の確認を行う（ステップＳ５１０）。利用結果は文書管理テーブル中の履歴テーブルに書き込まれる（ステップＳ５１１）。最後に検索要求を確認する（ステップＳ５１２）。
【００３５】
要求があったときには、受信した検索条件を使い文書管理テーブルから該当する文書を検索し、結果を要求元の画像処理装置に送り返す（ステップＳ５１３）。
【００３６】
以下、文書管理装置１０１の具体的な処理について図６〜図１１を使って説明する。
【００３７】
図６は、参照頻度の低くなった文書について廃棄処理、アーカイブ処理を行う際の文書管理装置１０１の動作を説明するフローチャートである。
【００３８】
処理は、文書管理テーブルを使って全文書を対象に行う（ステップＳ６０２）。文書管理装置１０１は、廃棄時刻、またはアーカイブ時刻になる一定時間前になると（ステップＳ６０４）、実行に際して関係すると思われるユーザへの予告通知を電子メールにより行う（ステップＳ６０５）。
【００３９】
ユーザの割り出しには、文書の履歴テーブルが用いられる。文書を作成したユーザや、今までに文書を参照、変更したユーザの一覧を履歴より作成する。メールを受信したユーザは、通知された文書をまだ保管しておきたい場合には、Ｅ−ｍａｉｌにかかれた該当文書へのＵＲＬを使って文書管理装置１０１にアクセスすることにより、該当文書の廃棄時刻、またはアーカイブ時刻を延長することができる。
【００４０】
続いて文書管理装置１０１は、廃棄時刻、またはアーカイブ時刻になったか否かを判定し（ステップＳ６０６）、その時刻になっているときには、該当文書に関係すると思われるユーザへ、該当文書の廃棄、またはアーカイブを実行したことを電子メールで通知する（ステップＳ６０７）。
【００４１】
ユーザの割り出しには、先の処理と同様に履歴テーブルが用いられる。通知後文書の廃棄、またはアーカイブを実行する（ステップＳ６０８）。そして、以上の処理を文書がなくなるまで続ける（ステップＳ６０９）。
【００４２】
図７は、文書登録要求時の文書管理装置１０１の動作を説明するフローチャートである。
まず新しい文書に対して、履歴テーブルを新規に作成する（ステップＳ７０２）。次に、履歴テーブルに「登録」のエントリを追加する（ステップＳ７０３）。
【００４３】
次に、送信された文書をハードディスク（ＨＤＤ）２０２の文書管理フォルダ上にファイルとして保存する（ステップＳ７０４）。続いて文書が一意に識別できるための文書ＩＤを生成する（ステップＳ７０５）。
【００４４】
文書ＩＤの生成には、文書管理装置１０１のネットワークＩ／Ｆ２０６のＭＡＣアドレス、生成時刻、一連のシリアル番号等が使われる。これらの項目を使うことで他の文書管理装置とも重複しないユニークなＩＤを割り振ることができる。
【００４５】
そして、文書管理テーブルに新規のエントリを追加し（ステップＳ７０６）、文書ＩＤを要求元の画像処理装置に返信することで文書が正しく管理されたことを通知する（ステップＳ７０７）。
【００４６】
図８は、文書更新要求時の文書管理装置１０１の動作を説明するフローチャートである。
送信もとの画像処理装置からは、ユーザ情報、文書ＩＤ、置き換えるための文書イメージが送られる（ステップＳ８０２）。
【００４７】
文書管理装置１０１は、履歴テーブルに「更新」のエントリを追加する（ステップＳ８０３）。受信した文書イメージは、ハードディスク（ＨＤＤ）２０２上にファイルとして保存される（ステップＳ８０４）。
【００４８】
文書管理テーブルの文書保存場所に先のファイルを追加する（ステップＳ８０５）。文書管理装置１０１は、数個の文書を履歴として保存しており、更新の再には一番古いものが削除される。そして、文書に関係すると思われるユーザに対して更新されたことの通知を試みる。
【００４９】
さらに、履歴テーブルを参照し、今までに当該文書を使用したユーザの電子メールのリストを作成し（ステップＳ８０６）、文書へのアクセスのためのＵＲＬを書き込んだ電子メールをリストのあて先へ送信する（ステップＳ８０７）。
【００５０】
図９は、取得要求時の文書管理装置１０１の動作を説明するフローチャートである。
画像処理装置からは文書ＩＤと、操作パネルから入力されたユーザＩＤとを受信する（ステップＳ９０２）。
【００５１】
文書管理装置１０１は、文書ＩＤと現在の日時から取得時の文書用に識別情報を生成する（ステップＳ９０３）。識別情報は、バーコードデータとしてイメージ画像に変換されたのち、文書データと合成され、印刷イメージができあがる（ステップＳ９０４）。
【００５２】
続いて印刷イメージを要求もとの画像処理装置に送り返す（ステップＳ９０５）。要求があったことを記憶するために、履歴テーブルへ「取得」のエントリを追加する（ステップＳ９０６）。
【００５３】
図１０は、画像処理装置からの文書利用通知受信時の文書管理装置１０１の動作を説明するフローチャートである。
文書をプリントまたは送信した画像処理装置から、利用通知が送信される（ステップＳ１００２）。その通知により利用の種類を判別し（ステップＳ１００３）、送信であれば履歴テーブルには、「送信」のエントリを追加する（ステップＳ１００４）。また、印刷であれば「印刷」のエントリを追加する（ステップＳ１００５）。
【００５４】
図１１は、文書検索時の文書管理装置１０１の動作を説明するフローチャートである。
まず、画像処理装置より文書ＩＤと検索キーを受け取る（ステップＳ１１０２）。検索キーは文書名や登録者であり、文書処理装置１０１上の操作パネルから入力される場合もある。
【００５５】
文書管理装置１０１は、受け取ったこれらの情報を元に文書管理テーブル内の該当する文書を検索する（ステップＳ１１０３）。検索結果を一覧として送信に適したフォーマットに整える（ステップＳ１１０４）。
【００５６】
続いて一覧を要求元の画像処理装置に送信する（ステップＳ１１０５）。最後に、一覧に乗った文書それぞれの履歴テーブルに「検索」のエントリを追加して検索結果として該当したことを記録する（ステップＳ１１０６）。
以上がワークステーションなどで実現される文書管理装置１０１の処理内容について説明したものである。
【００５７】
つづいての図は画像処理装置の処理について説明した図である。
図１２は、文書登録時の画像処理装置の動作を説明するフローチャートである。
ここでは、画像処理装置として前述のデジタル複合機１０２を想定している。
【００５８】
まず文書データのもととなる紙媒体の原稿をスキャナで読み取り、デジタルイメージに変換する（ステップＳ１２０２）。読み込んだ文書を文書管理装置１０１に新規の文書として登録するのか、それとも既存の文書を置き換えるのかを、デジタル複合機１０２のＬＣＤパネル画面上にメニュー表示する（ステップＳ１２０３）。
【００５９】
ユーザの選択を受け取った後、新規登録処理であれば（ステップＳ１２０４）、現在使用しているユーザのユーザＩＤとともに新規登録であることを文書管理装置１０１に通知する（ステップＳ１２０６）。デジタル複合機１０２の使用開始時にユーザが、認証用ＩＤカードをカードリーダに挿入することで、ユーザＩＤが読み取られる。
【００６０】
一方、更新処理であれば（ステップＳ１２０４）、ユーザから更新したい文書ＩＤを入力してもらい、ユーザＩＤとともに更新であることを文書管理装置１０１に通知する（ステップＳ１２０５）。
【００６１】
続いてスキャナ３０１で読み取った原稿データを文書管理装置１０１に送信する（ステップＳ１２０７）。新規登録処理、または更新処理が完了すると、文書管理装置１０１から文書ＩＤが返信されるので（ステップＳ１２０８）、正しく処理がされたことを示すためにＬＣＤパネル上に文書ＩＤを表示する（ステップＳ１２０９）。
【００６２】
図１３は、コピー、画像送信時の画像処理装置の動作を説明するフローチャートである。ここでも、画像処理装置はデジタル複合機１０２であるとして説明する。
【００６３】
まず、原稿をスキャナ３０１でデジタルイメージに変換する（ステップＳ１３０２）。ＩＤ識別ソフトウェアによってデジタルイメージ中のバーコードデータを検出し、識別ＩＤを抽出する（ステップＳ１３０３）。
【００６４】
識別ＩＤを認識できた場合には、識別ＩＤを文書ＩＤとして文書管理装置１０１に送り、この識別ＩＤでの文書の検索を要求する（ステップＳ１３０４）。続いて検索結果を表示し、次の処理としての選択肢を表示する（ステップＳ１３０５）。
【００６５】
選択肢には、文書管理装置１０１上の文書を使っての処理の続行、新たに検索キーを指定しての再検索の実行、スキャナ３０１で読み取ったデータをつかっての処理の続行がある。ユーザにこれらのいずれかを選択させる。
【００６６】
文書管理装置１０１の文書を使う場合には文書管理装置１０１から該当文書のイメージをダウンロードする（ステップＳ１３０７）。再検索が指定された場合には、日時などの追加検索キーを入力してもらい再検索で見つけた文書のイメージをダウンロードする（ステップＳ１３０８）。スキャナで読み取ったデータを使う場合には、すでにイメージは画像メモリ３０３にロードされているので特別な処理は必要ない。
【００６７】
続いて画像イメージをコピーであればプリンタへ伝送し、ネットワーク送信であればＦＴＰなど所定のプロトコルでイメージを相手先にネットワーク送信する（ステップＳ１３０９）。
【００６８】
処理完了後、スキャナデータを使った場合を除き管理文書を利用したことを処理内容とともに文書管理装置１０１に通知する（ステップＳ１３１０）。
【００６９】
以上のように本実施の形態では、文書作成者に対し、文書の変更があることを通知するようにしたので、文書作成者は、廃棄、アーカイブが実行される前に文書を再確認することができる。また、文書を参照した利用者に対しても同様に廃棄、アーカイブされたことを通知することができる。さらに、文書を参照した利用者が他の利用者による文書の変更を迅速に知ることが可能となる。
【００７０】
また、文書の利用に際して文書に関する情報とともに、ユーザ情報も送信するようにしたので、文書管理装置１０１上の履歴テーブルにユーザ情報を記録することが出来る。これにより、前記文書の変更通知を発行するあて先を履歴情報テーブルから作成することが可能となる。
【００７１】
（本発明の他の実施形態）
上述した実施形態の機能を実現するべく各種のデバイスを動作させるように、該各種デバイスと接続された装置あるいはシステム内のコンピュータに対し、前記実施形態の機能を実現するためのソフトウェアのプログラムコードを供給し、そのシステムあるいは装置のコンピュータ（ＣＰＵあるいはＭＰＵ）に格納されたプログラムに従って前記各種デバイスを動作させることによって実施したものも、本発明の範疇に含まれる。
【００７２】
また、この場合、前記ソフトウェアのプログラムコード自体が上述した実施形態の機能を実現することになり、そのプログラムコード自体、およびそのプログラムコードをコンピュータに供給するための手段、例えば、かかるプログラムコードを格納した記録媒体は本発明を構成する。かかるプログラムコードを記憶する記録媒体としては、例えばフレキシブルディスク、ハードディスク、光ディスク、光磁気ディスク、ＣＤ−ＲＯＭ、磁気テープ、不揮発性のメモリカード、ＲＯＭ等を用いることができる。
【００７３】
また、コンピュータが供給されたプログラムコードを実行することにより、上述の実施形態の機能が実現されるだけでなく、そのプログラムコードがコンピュータにおいて稼働しているＯＳ（オペレーティングシステム）あるいは他のアプリケーションソフト等と共同して上述の実施形態の機能が実現される場合にもかかるプログラムコードは本発明の実施形態に含まれることは言うまでもない。
【００７４】
さらに、供給されたプログラムコードがコンピュータの機能拡張ボードやコンピュータに接続された機能拡張ユニットに備わるメモリに格納された後、そのプログラムコードの指示に基づいてその機能拡張ボードや機能拡張ユニットに備わるＣＰＵ等が実際の処理の一部または全部を行ない行ない、その処理によって上述した実施形態の機能が実現される場合にも本発明に含まれることは言うまでもない。
【００７５】
【発明の効果】
以上説明したように本発明によれば、文書の送受信、読み込み及び印刷が可能な画像処理装置と通信可能に接続されている文書管理装置からユーザに対して、前記文書の状態の変化があることを通知するようにしたので、文書作成者（ユーザ）は、文書が廃棄またはアーカイブされる前にその文書を再確認することができる。また、文書を参照した利用者（ユーザ）に対しては、文書が廃棄またはアーカイブされたことを通知することができる。さらに、文書を参照した利用者が他の利用者による文書の変更を迅速に知ることが可能となる。
【図面の簡単な説明】
【図１】本発明の実施の形態を示し、文書管理システムの構成の一例を示すブロック図である。
【図２】本発明の実施の形態を示し、文書管理装置の構成例を示すブロック図である。
【図３】本発明の実施の形態を示し、デジタル複合機の構成例を示すブロック図である。
【図４】本発明の実施の形態を示し、文書管理装置内に保管されている各テーブルの構造の一例を示した図である。
【図５】本発明の実施の形態を示し、文書管理装置のメイン処理を説明するフローチャートである。
【図６】本発明の実施の形態を示し、参照頻度の低くなった文書について廃棄処理、アーカイブ処理を行う際の文書管理装置の動作を説明するフローチャートである。
【図７】本発明の実施の形態を示し、文書登録要求時の文書管理装置の動作を説明するフローチャートである。
【図８】本発明の実施の形態を示し、文書更新要求時の文書管理装置の動作を説明するフローチャートである。
【図９】本発明の実施の形態を示し、取得要求時の文書管理装置の動作を説明するフローチャートである。
【図１０】本発明の実施の形態を示し、画像処理装置からの文書利用通知受信時の文書管理装置の動作を説明するフローチャートである。
【図１１】本発明の実施の形態を示し、文書検索時の文書管理装置の動作を説明するフローチャートである。
【図１２】本発明の実施の形態を示し、文書登録時の画像処理装置の動作を説明するフローチャートである。
【図１３】本発明の実施の形態を示し、コピー、画像送信時の画像処理装置の動作を説明するフローチャートである。
【符号の説明】
１０１ 文書管理装置
１０２ デジタル複合機
１０３ パーソナルコンピュータ
１０４ イメージスキャナ
１０５ ＦＡＸ
１０６ プリンタ
１０７ ネットワーク[0001]
BACKGROUND OF THE INVENTION
The present invention relates to a document management system and an image processing apparatus, and is suitable for use in managing documents.
[0002]
[Prior art]
2. Description of the Related Art Conventionally, there is a technique related to a document management system in which a device that manages documents and related information and a device that can transmit and receive the document are connected by a communication line (see Patent Document 1). This prior art is a document management system that can extract information about documents between different models such as facsimiles and digital multifunction peripherals, and can manage old and new documents and usage history.
[0003]
[Patent Document 1]
Japanese Patent Laid-Open No. 2000-261484 [0004]
[Problems to be solved by the invention]
However, in the conventional technology, the degree of utilization is simply calculated based on the usage history and the document is discarded or archived. Before the document is discarded or archived, the document creator Could not be reconfirmed.
[0005]
Similarly, a user who has referred to a document cannot be notified that the document has been discarded or archived.
In addition, a user who refers to a document cannot immediately know the update of the document by another user.
[0006]
SUMMARY An advantage of some aspects of the invention is that it is possible to notify a user that there is a change in a document being managed.
[0007]
[Means for Solving the Problems]
In order to solve the above problems, the present invention provides an identification information generating unit that generates unique identification information for a document, a printing unit that adds the identification information to print the document, and a management using the identification information. In a document management system to which a document management apparatus having a search means for retrieving a document to be processed and an image processing apparatus capable of transmitting, receiving, reading, and printing a document are connected, the document management apparatus includes a document and a document. The inquiry history and the identification information of the user who made the inquiry are managed, and there is a change in the document for the user who made the inquiry when the state of the document changes or before a certain time when the change occurs. There is provided a document management system characterized by comprising state change notification means for notifying that.
Further, the present invention provides a document having state change notification means for notifying a user who has made an inquiry that there is a change in the document when a change occurs in the state of the document or before a certain time before the change occurs. An image processing apparatus capable of transmitting, receiving, reading, and printing a document managed by a management apparatus, and transmits a state change notification by the state change notification means when referring to the document management apparatus. The image processing apparatus is characterized in that user information used for the purpose is transmitted to the document management apparatus.
[0008]
DETAILED DESCRIPTION OF THE INVENTION
Hereinafter, an embodiment of the present invention will be described in detail with reference to the drawings.
FIG. 1 is a block diagram showing an example of the configuration of the document management system of the present embodiment.
In FIG. 1, a document management apparatus 101, a digital multi-function peripheral 102 having functions of a scanner and a printer, a personal computer 103, an image scanner 104, a facsimile apparatus (FAX) 105, and a printer 106 are connected by a network means 107. Are connected to each other.
[0009]
In this embodiment, the digital multifunction peripheral 102, the image scanner 104, the facsimile 105, the printer 106, and the like are collectively referred to as an image processing apparatus. The network unit 107 is realized using a wireless LAN, a wired LAN, a public line, or the like.
[0010]
FIG. 2 is a block diagram illustrating a configuration example of the document management apparatus 101 in FIG.
In general, a general-purpose computer is often used as the document management apparatus. That is, the CPU 201, the hard disk 202, the memory 203, the display device 204, the input / output device 205, the network interface (network I / F) 206, and the archive device 207 are connected by the internal bus 208.
[0011]
The CPU 201 controls the entire document management apparatus 101. The hard disk 202 stores control data of the document management apparatus 101, document data itself including text and image images, and data such as document management information.
[0012]
The memory 203 is a work memory in which software and document management information in the hard disk 202 is temporarily copied, and values are read and written on the memory 203.
[0013]
The display device 204 is a device that displays the state of the document management apparatus 101 typified by a CRT display. The input device 205 is a device typified by a keyboard and a mouse, and is a device used by the user when the document management device 101 itself operates a document, not via the network 107.
[0014]
The network I / F 206 is a network device represented by an Ethernet (R) card. This is for transmitting / receiving data to / from an image processing apparatus such as a digital multi-function peripheral or a plurality of document management apparatuses.
[0015]
The archive device 207 is a data storage device represented by a magnetic tape reader or writer. It is used to store data whose usage frequency is below a certain value and that you do not want to delete. Generally, a low-speed and large-capacity medium is used, but a high-speed medium such as a hard disk may be used.
[0016]
FIG. 3 is a block diagram illustrating a configuration example of the digital multifunction peripheral 102 of FIG.
A scanner unit 301, a controller unit 306, a printer unit 305, an identification information extraction unit 308, a network I / F unit 307, a user interface unit 304, an image memory 303, and a hard disk unit 302 are connected by an internal bus 309.
[0017]
A document to be copied is read by the scanner unit 301 and stored in the image memory 303 as digital data. Subsequently, the data in the image memory 303 is printed on a paper medium by the printer unit 305.
[0018]
When the digital multifunction peripheral 102 is used as an image server, data on the image memory 303 read by the scanner unit 301 is stored in the hard disk unit 302 by the controller unit 306. As a result, the user can check the stored data as an image or print it on paper.
[0019]
The user interface unit 304 includes a display LCD panel and keys, and is configured to display the image data on the LCD panel. Further, the controller is configured to allow the controller to recognize a user instruction by the key.
[0020]
Print data from the personal computer (PC) 103 and received data such as a FAX document are input to the controller unit 306 through the network I / F unit 307.
[0021]
The received data is analyzed by the controller unit 306 and then stored as digital data in the hard disk unit 302. The function of the image server makes it possible to check or print a stored image (digital data).
[0022]
The identification information extraction unit 308 extracts identification information for uniquely identifying a document from digital data on the image memory 303 read by the scanner unit 301. This identification information is a document ID printed as a barcode.
[0023]
The identification information is transmitted to the document management apparatus 101 through the network I / F unit 307, and is used by the digital multifunction peripheral 102 to extract information related to the document from the document management apparatus 101.
[0024]
FIG. 4 is a diagram showing an example of the structure of each table stored in the document management apparatus 101. Specifically, the tables are a document management table, a history table, and a user table.
[0025]
Each entry in the document management table has a one-to-one correspondence with each document managed by the document management apparatus 101. The entry attribute stores information about the document.
[0026]
The attributes include a document ID, registration date / time, last update date / time, name, document file storage location, scheduled disposal date, and key to the history data table. In the case of supporting a plurality of document histories, the document file has a plurality of actual conditions.
[0027]
The history table stores a history of operating each document. That is, the history table stores the date and time when the operation was performed, the operation content, and the operated user ID.
[0028]
The user table registers data related to the user, and includes a uniquely identified user ID, name, E-mail address, and the like. The E-mail address is used as a contact for the document management apparatus 101 to inform the user when a document is deleted or archived. A fax number may be used instead of the E-mail address.
[0029]
Registration of a user in the user table can be performed in advance using an input device of the document management apparatus 101 or can be performed from the image processing apparatus via a network.
[0030]
FIG. 5 is a flowchart for explaining main processing of the document management apparatus 101. Here, only main processes are illustrated, and details of each process are shown as separate drawings.
First, the document management apparatus 101 periodically monitors the time, and searches whether or not it is necessary to discard and archive a document based on information in the document management table at regular intervals (step S502). If there is a corresponding document, the respective processes are performed (step S503).
[0031]
Next, it is confirmed whether or not a document registration request has been received from the image processing apparatus connected via the network 107 (step S504). If there is a request, the document data is stored and added to the document management table. Is performed (step S505).
[0032]
Next, it is confirmed whether or not a document update request is received from the image processing apparatus 101 (step S506). If there is a request, the document transmitted from the image processing apparatus is stored in the storage in the document management apparatus 101, and the changed contents are reflected in the document management table (step S507).
[0033]
Next, a document acquisition request is confirmed (step S508). When there is a request, the actual state of the requested document is searched from the management table, and the corresponding document is transmitted via the network 104 (step S509).
[0034]
Subsequently, the use result notification of the managed document is confirmed (step S510). The use result is written in the history table in the document management table (step S511). Finally, the search request is confirmed (step S512).
[0035]
When there is a request, the corresponding document is searched from the document management table using the received search condition, and the result is sent back to the requesting image processing apparatus (step S513).
[0036]
Hereinafter, specific processing of the document management apparatus 101 will be described with reference to FIGS.
[0037]
FIG. 6 is a flowchart for explaining the operation of the document management apparatus 101 when a discard process and an archive process are performed on a document whose reference frequency is low.
[0038]
The processing is performed on all documents using the document management table (step S602). When the document management apparatus 101 reaches a certain time before the discarding time or the archiving time (step S604), the document management apparatus 101 sends a notice of notice to the user who is considered to be related to the execution by e-mail (step S605).
[0039]
A document history table is used for user identification. A list of users who created documents and users who have referred to and changed the documents so far is created from the history. If the user who received the mail wants to keep the notified document still, the user discards the document by accessing the document management apparatus 101 using the URL to the document written on the E-mail. You can extend the time or archive time.
[0040]
Subsequently, the document management apparatus 101 determines whether or not the discard time or the archive time has come (step S606), and when that time is reached, the user who is considered to be related to the corresponding document discards the corresponding document, Alternatively, it is notified by e-mail that the archiving has been executed (step S607).
[0041]
A history table is used for user indexing as in the previous process. After the notification, the document is discarded or archived (step S608). The above processing is continued until there are no more documents (step S609).
[0042]
FIG. 7 is a flowchart for explaining the operation of the document management apparatus 101 when a document registration request is made.
First, a new history table is created for a new document (step S702). Next, an entry “registration” is added to the history table (step S703).
[0043]
Next, the transmitted document is stored as a file in the document management folder of the hard disk (HDD) 202 (step S704). Subsequently, a document ID for uniquely identifying the document is generated (step S705).
[0044]
For generating the document ID, the MAC address of the network I / F 206 of the document management apparatus 101, the generation time, a series of serial numbers, and the like are used. By using these items, a unique ID that does not overlap with other document management apparatuses can be assigned.
[0045]
Then, a new entry is added to the document management table (step S706), and the document ID is returned to the requesting image processing apparatus to notify that the document has been correctly managed (step S707).
[0046]
FIG. 8 is a flowchart for explaining the operation of the document management apparatus 101 at the time of a document update request.
User information, a document ID, and a document image to be replaced are sent from the image processing apparatus as the transmission source (step S802).
[0047]
The document management apparatus 101 adds an “update” entry to the history table (step S803). The received document image is saved as a file on the hard disk (HDD) 202 (step S804).
[0048]
The previous file is added to the document storage location of the document management table (step S805). The document management apparatus 101 stores several documents as a history, and the oldest one is deleted when updating again. Then, it tries to notify the user who seems to be related to the document of the update.
[0049]
Furthermore, the history table is referenced to create a list of user emails that have used the document so far (step S806), and the email in which the URL for accessing the document is written is sent to the list destination. (Step S807).
[0050]
FIG. 9 is a flowchart for explaining the operation of the document management apparatus 101 at the time of an acquisition request.
The document ID and the user ID input from the operation panel are received from the image processing apparatus (step S902).
[0051]
The document management apparatus 101 generates identification information for the document at the time of acquisition from the document ID and the current date and time (step S903). The identification information is converted into image data as bar code data, and then combined with the document data to produce a print image (step S904).
[0052]
Subsequently, the print image is sent back to the requesting image processing apparatus (step S905). In order to store the request, an entry “acquired” is added to the history table (step S906).
[0053]
FIG. 10 is a flowchart for explaining the operation of the document management apparatus 101 when a document use notification is received from the image processing apparatus.
A usage notification is transmitted from the image processing apparatus that has printed or transmitted the document (step S1002). The type of use is determined based on the notification (step S1003), and if it is transmission, an entry of “transmission” is added to the history table (step S1004). If printing, an entry “print” is added (step S1005).
[0054]
FIG. 11 is a flowchart for explaining the operation of the document management apparatus 101 during document search.
First, a document ID and a search key are received from the image processing apparatus (step S1102). The search key is a document name or a registrant, and may be input from an operation panel on the document processing apparatus 101.
[0055]
The document management apparatus 101 searches for a corresponding document in the document management table based on the received information (step S1103). The search results are arranged in a format suitable for transmission as a list (step S1104).
[0056]
Subsequently, the list is transmitted to the requesting image processing apparatus (step S1105). Finally, an entry “search” is added to the history table of each document on the list, and the fact that the search result is satisfied is recorded (step S1106).
The above describes the processing contents of the document management apparatus 101 realized by a workstation or the like.
[0057]
The following figures are diagrams for explaining the processing of the image processing apparatus.
FIG. 12 is a flowchart for explaining the operation of the image processing apparatus at the time of document registration.
Here, the above-described digital multi-function peripheral 102 is assumed as an image processing apparatus.
[0058]
First, an original on a paper medium that is the basis of document data is read by a scanner and converted into a digital image (step S1202). Whether the read document is registered as a new document in the document management apparatus 101 or whether an existing document is to be replaced is displayed as a menu on the LCD panel screen of the digital multifunction peripheral 102 (step S1203).
[0059]
After the user selection is received, if it is a new registration process (step S1204), the document management apparatus 101 is notified of the new registration together with the user ID of the currently used user (step S1206). When the user starts using the digital multifunction peripheral 102, the user inserts the authentication ID card into the card reader, whereby the user ID is read.
[0060]
On the other hand, if it is an update process (step S1204), the document ID to be updated is input from the user, and the document management apparatus 101 is notified of the update together with the user ID (step S1205).
[0061]
Subsequently, the document data read by the scanner 301 is transmitted to the document management apparatus 101 (step S1207). When the new registration process or update process is completed, the document ID is returned from the document management apparatus 101 (step S1208), and the document ID is displayed on the LCD panel to indicate that the process has been correctly performed (step S1209). ).
[0062]
FIG. 13 is a flowchart for explaining the operation of the image processing apparatus during copying and image transmission. Here, it is assumed that the image processing apparatus is the digital multifunction peripheral 102.
[0063]
First, the document is converted into a digital image by the scanner 301 (step S1302). Bar code data in the digital image is detected by the ID identification software, and the identification ID is extracted (step S1303).
[0064]
If the identification ID is recognized, the identification ID is sent as a document ID to the document management apparatus 101, and a search for a document with this identification ID is requested (step S1304). Subsequently, the search result is displayed, and options for the next process are displayed (step S1305).
[0065]
Options include continuation of processing using a document on the document management apparatus 101, execution of re-search by newly specifying a search key, and continuation of processing using data read by the scanner 301. Let the user select one of these.
[0066]
When using a document of the document management apparatus 101, an image of the corresponding document is downloaded from the document management apparatus 101 (step S1307). When the re-search is designated, an additional search key such as date and time is input, and the image of the document found by the re-search is downloaded (step S1308). When using the data read by the scanner, the image has already been loaded into the image memory 303, so no special processing is required.
[0067]
Subsequently, if the image is a copy, the image is transmitted to the printer, and if the image is transmitted via the network, the image is transmitted to the destination by a predetermined protocol such as FTP (step S1309).
[0068]
After the processing is completed, the document management apparatus 101 is notified of the use of the management document together with the processing contents except when the scanner data is used (step S1310).
[0069]
As described above, in this embodiment, the document creator is notified that there is a change in the document. Therefore, the document creator must recheck the document before discarding or archiving. Can do. Similarly, a user who has referred to a document can be notified that the document has been discarded or archived. Furthermore, a user who has referred to a document can quickly know the change of the document by another user.
[0070]
Further, since the user information is transmitted together with the document information when the document is used, the user information can be recorded in the history table on the document management apparatus 101. This makes it possible to create a destination for issuing the document change notification from the history information table.
[0071]
(Other embodiments of the present invention)
In order to operate various devices to realize the functions of the above-described embodiments, program codes of software for realizing the functions of the above-described embodiments are provided to an apparatus or a computer in the system connected to the various devices. What is implemented by operating the various devices according to a program supplied and stored in a computer (CPU or MPU) of the system or apparatus is also included in the scope of the present invention.
[0072]
Further, in this case, the program code of the software itself realizes the functions of the above-described embodiment, and the program code itself and means for supplying the program code to the computer, for example, the program code is stored. The recorded medium constitutes the present invention. As a recording medium for storing the program code, for example, a flexible disk, a hard disk, an optical disk, a magneto-optical disk, a CD-ROM, a magnetic tape, a nonvolatile memory card, a ROM, or the like can be used.
[0073]
Further, by executing the program code supplied by the computer, not only the functions of the above-described embodiments are realized, but also the OS (operating system) or other application software in which the program code is running on the computer, etc. It goes without saying that the program code is also included in the embodiment of the present invention even when the functions of the above-described embodiment are realized in cooperation with the embodiment.
[0074]
Further, after the supplied program code is stored in the memory provided in the function expansion board of the computer or the function expansion unit connected to the computer, the CPU provided in the function expansion board or function expansion unit based on the instruction of the program code Needless to say, the present invention includes a case where the functions of the above-described embodiment are realized by performing part or all of the actual processing.
[0075]
【The invention's effect】
As described above, according to the present invention, there is a change in the state of the document from the document management apparatus connected to the image processing apparatus capable of transmitting / receiving, reading and printing the document to the user. Therefore, the document creator (user) can reconfirm the document before it is discarded or archived. Further, a user (user) who has referred to the document can be notified that the document has been discarded or archived. Furthermore, a user who has referred to a document can quickly know the change of the document by another user.
[Brief description of the drawings]
FIG. 1 is a block diagram illustrating an exemplary configuration of a document management system according to an embodiment of this invention.
FIG. 2 is a block diagram illustrating an exemplary configuration of a document management apparatus according to an exemplary embodiment of the present invention.
FIG. 3 is a block diagram illustrating an exemplary configuration of a digital multifunction peripheral according to an embodiment of the present invention.
FIG. 4 is a diagram illustrating an example of the structure of each table stored in the document management apparatus according to the embodiment of this invention.
FIG. 5 is a flowchart illustrating the main processing of the document management apparatus according to the embodiment of this invention.
FIG. 6 is a flowchart for explaining the operation of the document management apparatus when performing discard processing and archiving processing on a document with low reference frequency according to the embodiment of this invention.
FIG. 7 is a flowchart illustrating the operation of the document management apparatus when a document registration request is made according to the embodiment of this invention.
FIG. 8 is a flowchart for explaining the operation of the document management apparatus at the time of a document update request according to the embodiment of the present invention.
FIG. 9 is a flowchart illustrating the operation of the document management apparatus at the time of acquisition request according to the embodiment of this invention.
FIG. 10 is a flowchart illustrating an operation of the document management apparatus when receiving a document use notification from the image processing apparatus according to the embodiment of this invention.
FIG. 11 is a flowchart illustrating an operation of the document management apparatus when searching for a document according to the embodiment of this invention.
FIG. 12 is a flowchart illustrating the operation of the image processing apparatus when registering a document according to the embodiment of this invention.
FIG. 13 is a flowchart illustrating an operation of the image processing apparatus during copying and image transmission according to the embodiment of this invention.
[Explanation of symbols]
101 Document Management Device 102 Digital Multifunction Machine 103 Personal Computer 104 Image Scanner 105 FAX
106 Printer 107 Network
