JP2004302984A - Document management device - Google Patents
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Abstract
Description
【0001】
【発明の属する技術分野】
本発明は、ドキュメントを保持し、ユーザからの要求に応じて、当該保持しているドキュメントを提供するドキュメント管理装置に関する。
【0002】
【従来の技術】
電子化されたドキュメントを複数のユーザの間で共有する装置が広く利用されている。こうした装置では、またユーザごとにそのユーザによって専らアクセスされる領域(いわばプライベート領域)を定めているものもある。
【0003】
このプライベート領域は、共有の対象となっているドキュメントを保持している場所とは別の場所に設けられるのが普通であり、ユーザは、共有されるドキュメントを取得したいときには、共有されるドキュメントを保持している場所(パブリック領域と呼ぶ)にアクセスし、プライベート領域のドキュメントを取得したいときには、プライベート領域にアクセスする。こうしたプライベート領域は、他のユーザからの参照を禁止したいドキュメントを格納する領域として用いられるだけでなく、各ユーザが、よく利用するドキュメントなどを保持しておく領域としても利用される。
【0004】
例えば、図3に示すように、パブリック領域に、ドキュメントA,Bが格納されているとき、ユーザXは、自分のプライベート領域に、個人的なドキュメントPのほか、ドキュメントAのコピーを格納しておくことができる。これらユーザXのプライベート領域に保持されているドキュメントA、Pは他のユーザYがこれらを取得することは一般にできない。このようにすることで、ユーザXは、ドキュメントA、Pの双方を、自らのプライベート領域にアクセスするだけで取得できるようになる。
【0005】
しかし、このように各ユーザが、利便性の向上のために、パブリック領域に格納されているドキュメントを自らのプライベート領域にコピーしたのでは、ドキュメントを格納するストレージのディスク容量などのハードウエア資源を有効に利用することができない。
【0006】
そこで従来から、こうしたドキュメント管理装置においては、プライベート領域内に、パブリック領域に格納されているドキュメントへの参照情報を設定できるようにしている。この参照情報に対する取得要求が行われると、ドキュメント管理装置は、当該取得要求に係る参照情報が参照しているパブリック領域内のドキュメントを、要求元のユーザに提供する。また、この参照情報は、パブリック領域内のドキュメントを識別する情報を含むだけであるので、一般にドキュメントの実体の情報よりサイズが小さい。従って、ハードウエア資源が有効に利用されると共に、プライベート領域を利用した利便性の向上を図ることができるようになる。
【0007】
【発明が解決しようとする課題】
しかしながら、上記従来のような参照情報を利用したドキュメント管理装置では、次のような場合に問題が発生する。すなわち、パブリック領域内の注目ドキュメントが、いずれかのユーザのプライベート領域内に格納された参照情報によって参照されているときに、この注目ドキュメントを削除すると、ユーザが当該参照情報に対する取得要求を行っても、元の注目ドキュメントを取得することができなくなる。
【0008】
具体的に、あるドキュメントが共有に供され、パブリック領域に格納されることとなったが、後に、当該ドキュメントを共有させることが適切でなくなったような場合、当該ドキュメントはパブリック領域から削除されることとなる。しかし、それまでの間に当該ドキュメントを利用するユーザがプライベート領域内に参照情報を設定していると、そのユーザにとっては必要なドキュメントであったとしても、削除された後は、当該ドキュメントの取得ができなくなってしまう。
【0009】
このように、従来のドキュメント管理装置は、参照情報を利用する際の利便性の向上が図られていなかった。
【0010】
本発明は上記実情に鑑みて為されたもので、参照情報を利用する際の利便性を向上できるドキュメント管理装置を提供することをその目的の一つとする。
【0011】
【課題を解決するための手段】
上記従来例の問題点を解決するための本発明は、ドキュメント管理装置であって、複数のユーザからアクセス可能として、アクセス権が設定されている少なくとも一つのパブリックドキュメントを保持する保持手段と、前記パブリックドキュメントを参照する第1の種類の参照情報を生成して、前記保持手段に保持させる参照情報生成手段と、パブリックドキュメントが削除されるときに、当該削除されるパブリックドキュメントを参照する第1の種類の参照情報を検索する第1検索手段と、前記第1検索手段の検索の結果として見いだされた第1の種類の参照情報の各々を、前記削除されるパブリックドキュメントの実体で置き換える置換手段と、を含むことを特徴としている。
【0012】
ここで、前記置換手段は、参照情報をパブリックドキュメントの実体で置き換えるときに、当該実体のアクセス権を、置き換えの対象となる参照情報のアクセス権と同じになるよう設定することとしてもよい。さらに、前記パブリックドキュメントを参照する第2の種類の参照情報を生成して、前記保持手段に保持させる第2参照情報生成手段をさらに含むこととしてもよい。さらに、パブリックドキュメントが削除されるときに、当該削除されるパブリックドキュメントを参照する第2の種類の参照情報を検索する第2検索手段と、前記第2検索手段の検索の結果として見いだされた第2の種類の参照情報の各々を、削除する削除手段と、を含むこととしてもよい。
【0013】
また、上記従来例の問題点を解決するための本発明は、ドキュメントの管理方法であって、複数のユーザからアクセス可能として、アクセス権が設定されている少なくとも一つのパブリックドキュメントを保持する保持手段を有するドキュメント管理装置を用い、前記パブリックドキュメントを参照する参照情報を生成して、前記保持手段に保持させる工程と、パブリックドキュメントが削除されるときに、当該削除されるパブリックドキュメントを参照する参照情報を検索する工程と、前記検索の結果として見いだされた参照情報の各々を、前記削除されるパブリックドキュメントの実体で置き換える工程と、を前記ドキュメント管理装置に実行させることを特徴としている。
【0014】
さらに、上記従来例の問題点を解決するための本発明は、複数のユーザからアクセス可能として、アクセス権が設定されている少なくとも一つのパブリックドキュメントを保持する保持手段を有するコンピュータによって実行されるプログラムであって、前記パブリックドキュメントを参照する参照情報を生成して、前記保持手段に保持させる手順と、パブリックドキュメントが削除されるときに、当該削除されるパブリックドキュメントを参照する参照情報を検索する手順と、前記検索の結果として見いだされた参照情報の各々を、前記削除されるパブリックドキュメントの実体で置き換える手順と、前記コンピュータに実行させることを特徴としている。
【0015】
【発明の実施の形態】
本発明の実施の形態について図面を参照しながら説明する。本発明の実施の形態に係るドキュメント管理装置1は、図1に示すように、データストレージ部11と、制御部12と、記憶部13と、ネットワークインタフェース部14とを含み、ネットワークを介してクライアント装置2に接続されている。
【0016】
データストレージ部11は、複数のドキュメントや参照情報を保持している。これら複数のドキュメントや参照情報には、それぞれアクセス権の情報が関連付けられており、ユーザごとに取得の可否、変更・削除の可否などが設定されている。制御部12は、記憶部13に格納されているプログラムに従って動作しており、クライアント装置2側からネットワークを介して受信される指示に従って、ドキュメントの登録、取得、削除の処理や、参照情報の生成、削除の処理を行う。また、この制御部12は、参照情報をドキュメントの情報で置き換える置換処理を行う。制御部12の具体的な処理の内容については後に述べる。
【0017】
記憶部13は、制御部12によって実行されるプログラムを格納するコンピュータ読み取り可能な記録媒体を含む。また、この記憶部13は、制御部12の処理において生成される種々の情報を記憶する記憶素子を含む。ネットワークインタフェース部14は、制御部12から入力される指示に従って、指定された送信先に対し、ドキュメントや種々の情報を送信する。また、このネットワークインタフェース部14は、ネットワークを介して到来した指示やドキュメントを受信し、制御部12に出力する。
【0018】
クライアント装置2は、一般的なコンピュータ装置であり、ユーザの操作を受け入れて、当該操作の内容に基づいてドキュメント管理装置1側に種々の情報やドキュメントを送信する。また、このクライアント装置2は、ドキュメント管理装置1側から取得されるドキュメント等を受信して、ユーザに提示する。
【0019】
ここで制御部12の具体的動作の内容について、それぞれの処理に分けて説明する。制御部12は、基本的には、ドキュメントを登録する処理(登録処理)と、データストレージ部11内をブラウズさせる処理(ブラウジング処理)と、ドキュメントを取得させる処理(取得処理)と、参照情報を生成する処理(参照情報生成処理)と、ドキュメントを削除する処理(削除処理)とを行っているので、以下、これらについて説明する。
【0020】
[登録処理]
制御部12は、クライアント装置2側のユーザをユーザ名とパスワード等の認証情報を用いて認証し、クライアント装置2から登録の対象となるドキュメントとともに、登録の指示と、登録場所の指示とを受信して、当該ドキュメントをデータストレージ部11のうち、指定された場所に格納する。
【0021】
すなわち、本実施の形態においては、制御部12は、データストレージ部11内に、いわゆる階層ディレクトリ構造を有するファイルシステムを形成しており、各ドキュメントを、当該ファイルシステム内のいずれかのディレクトリに関連付けて格納するので、当該関連付けるディレクトリを特定する情報が、場所の指定に相当する。制御部12は、データストレージ部11内にパブリックドキュメントを格納する(パブリック領域に対応する)第1階層ディレクトリ構造と、各ユーザごとに形成され、それぞれのユーザのプライベートドキュメントや参照情報を格納する(プライベート領域に対応する)第2階層ディレクトリ構造とを含む。なお、これら第1階層ディレクトリ構造と第2階層ディレクトリ構造とは、一つの階層ディレクトリ構造の一部をなすものであってもよい。
【0022】
さらに、制御部12は、第1階層ディレクトリ構造と第2階層ディレクトリ構造とのどちらに登録するかによって、当該登録するドキュメントのデフォルトのアクセス権を設定する。例えば、第1階層ディレクトリ構造内に格納され、複数のユーザによって共有されるドキュメント(パブリックドキュメントと呼ぶ)である場合、共有に係るユーザが取得可能であることを示す情報をアクセス権の情報として設定することになる。また、登録要求を行ったユーザの第2階層ディレクトリ構造内に格納される場合、当該ユーザが取得可能であることを示す情報をアクセス権の情報として設定する。
【0023】
また、制御部12は、ドキュメントを登録したユーザから受信される指示に従って、当該ドキュメントのアクセス権の情報を変更するようにしてもよい。
【0024】
[ブラウジング処理]
制御部12は、クライアント装置2からディレクトリを特定する情報と共に、当該ディレクトリ内をブラウズする要求を受信すると、データストレージ部11内の当該特定されたディレクトリに格納されているドキュメントや参照情報、及び当該特定されたディレクトリの直下の階層のディレクトリの概要情報(名称など)を取得する。
【0025】
そして、取得した概要情報のうち、ブラウズ要求を行ったユーザにより取得可能としてアクセス権が設定されているドキュメントや参照情報、ディレクトリの概要情報を選択し、その選択した概要情報の一覧を、クライアント装置2に対して送信する。
【0026】
また、クライアント装置2側で、当該概要情報の一覧から、ディレクトリの概要情報が選択されると、制御部12は、当該選択されたディレクトリ内をブラウズする要求を受信し、さらに、当該選択されたディレクトリ以下のドキュメント等について、上記処理を行う。
【0027】
さらに、クライアント装置2側で、送信した概要情報の一覧から、ドキュメントや参照情報の概要情報が選択されると、制御部12は、当該選択されたドキュメントや参照情報についての取得要求を受信し、後に説明する取得処理を実行する。
【0028】
[取得要求]
制御部12は、ドキュメントを特定する情報と共に、取得の要求をクライアント装置2側から受信すると、当該取得要求に係るドキュメントに関連付けられたアクセス権の情報を取得し、当該アクセス権の情報を参照して、取得要求を行ったユーザが、当該ドキュメントを取得可能として設定されているか否かを調べる。ここで、取得可能と設定されていれば、制御部12は、データストレージ部11から当該ドキュメントを取得してクライアント装置2側に送信する。
【0029】
ここで、アクセス権の情報により、当該ユーザがドキュメントを取得可能でないと設定されている場合、あるいは取得要求に係るドキュメントがデータストレージ部11に格納されていない場合は、制御部12は、クライアント装置2に対してそれぞれの旨を表すエラーメッセージを送信する。
【0030】
また、制御部12は、参照情報を特定する情報と共に、それを取得する要求をクライアント装置2側から受信すると、当該取得要求に係る参照情報が参照するドキュメントをデータストレージ部11から検索し、当該検索の結果、見いだされたドキュメントに関連付けられたアクセス権の情報を取得し、当該アクセス権の情報を参照して、取得要求を行ったユーザが、当該ドキュメントを取得可能として設定されているか否かを調べる。ここで、取得可能と設定されていれば、制御部12は、データストレージ部11から当該ドキュメントを取得してクライアント装置2側に送信する。
【0031】
なお、アクセス権の情報により、当該ユーザがドキュメントを取得可能でないと設定されている場合や、取得要求に係る参照情報そのものがデータストレージ部11に格納されていない場合、あるいは当該参照情報が参照するドキュメントがデータストレージ部11から見いだされなかった場合は、制御部12は、クライアント装置2に対してそれぞれの旨を表すエラーメッセージを送信する。
【0032】
[参照情報生成処理]
制御部12は、クライアント装置2からドキュメントを特定する情報と共に、参照情報を生成する指示を受信して、当該参照情報の生成指示を行ったユーザの第2階層ディレクトリ構造内の指定された場所に、特定されたドキュメントを参照する参照情報を生成して格納する。
【0033】
[削除処理]
制御部12は、クライアント装置2からドキュメントを特定する情報と共に、ドキュメントを削除する指示を受信すると、図2に示す処理を開始し、まず、当該特定されたドキュメントに関連付けられたアクセス権の情報を参照し、削除要求を行ったユーザが当該ドキュメントを削除できるか否か(削除の権利の有無)を調べる(S1)。ここで、削除できないと設定されている場合(Noの場合)は、そのまま処理を終了する。また、削除可能と設定されている場合(Yesの場合)は、特定されたドキュメントが、パブリックドキュメント(第1階層ディレクトリ構造内に格納されたドキュメント)であるか否かを調べ(S2)、パブリックドキュメントでなければ(Noならば)、当該ドキュメントを削除する処理を行って(S3)、処理を終了する。
【0034】
また、処理S2において、特定されたドキュメントがパブリックドキュメントであれば(Yesであれば)、当該ドキュメントを参照する参照情報を、データストレージ部11から検索する(S4)。そしてその検索の結果、見いだされた参照情報を、削除しようとするドキュメントの実体で置き換える処理(置換処理)を行う(S5)。ここで置き換えられた実体の情報は、各参照情報を生成したユーザの第2階層ディレクトリ構造内に格納されるので、パブリックドキュメントではなく、各ユーザのプライベートドキュメントに変化することになる。また、当該ドキュメントを参照する参照情報が複数のユーザによって生成されている場合など、処理S4での検索の結果、複数の参照情報が見いだされた場合は、その各々について置換処理を行う。
【0035】
制御部12は、置換処理が完了すると、削除の対象となったドキュメント(パブリックドキュメント)を削除して(S6)、処理を終了する。
【0036】
なお、処理S3、S6において削除する処理とは、ドキュメントのデータをデータストレージ部11から消去する処理のほか、データストレージ部11内に予め形成されている、削除したドキュメントを格納するディレクトリに移して格納する処理や、アクセス権を所定の状態(一部のユーザからのみアクセス可能とするなど)とする処理であってもよい。
【0037】
また、置換処理とは、置換前の参照情報の取得要求がそのまま置換後のドキュメントの実体への取得要求として認識されるようにすることである。例えば取得要求における参照情報やドキュメントの特定が、それらのタイトルやURLによって行われる場合、置換前の参照情報のタイトル等をタイトル情報等として保持し、置換前の参照情報を削除した後、置換後のドキュメントの実体を当該参照情報のあったディレクトリにコピーし、当該置換後のドキュメントの実体のタイトル等を、保持しておいたタイトル情報等に設定することにより、置換処理が行われる。
【0038】
[動作]
本発明の実施の形態に係るドキュメント管理装置1は、以上のように構成され、次に示すように動作する。すなわち、本実施の形態において特徴的な動作の一つは、パブリックドキュメントとして登録されたドキュメントについて、参照情報が設定されている場合に、当該ドキュメントの削除要求に応じて、当該ドキュメントを削除する前に、当該ドキュメントを参照する参照情報を、当該ドキュメントで置換することである。これにより、ユーザは、パブリックドキュメントが削除されても、そのドキュメントの実体によって参照情報が置き換えられるため、パブリックドキュメントが削除されても、当該ドキュメントの実体を取得して参照することができる。
【0039】
なお、ユーザが参照情報に設定していたアクセス権に配慮して、参照情報をパブリックドキュメントの実体で置き換えるときに、置き換え前の参照情報に設定されていたアクセス権の情報を取得し、置換処理完了後に、置き換えられたドキュメントの実体のアクセス権を、取得しておいた、参照情報のアクセス権と同一になるように設定してもよい。
【0040】
また、置き換えの対象となったパブリックドキュメントに関連付けられていたアクセス権の情報と、置き換え前の参照情報に設定されているアクセス権の情報と、に基づいて置き換え後の実体のドキュメントのアクセス権を設定してもよい。
【0041】
[変形例]
ここまでの説明では、制御部12が、パブリックドキュメントを削除するときに、当該パブリックドキュメントを参照する参照情報のすべてを置換処理するとして説明したが、置換処理を行うか否かをユーザに問い合わせ、ユーザが置換処理を行うとして回答した場合に限り、置換処理を行うようにしてもよい。
【0042】
また、参照情報を生成する際に、当該生成する参照情報について、置換処理を行うか否かをユーザが指定してもよい。この場合、置換処理を行うとした種類の参照情報(本発明の第1の種類の参照情報)については、上述の処理を行うこととし、置換処理を行わないとした種類の参照情報(本発明の第2の種類の参照情報)については、図2に示した上述の処理において、処理S4とS5とを行わないようにしてもよい。また、この置換処理を行わないとした種類の参照情報については、図2に示した上述の処理において処理S5の代わりに、当該検索により見いだされた参照情報を削除することとしてもよい。
【図面の簡単な説明】
【図1】本発明の実施の形態に係るドキュメント管理装置の構成ブロック図である。
【図2】本発明の実施の形態に係るドキュメント管理装置の動作例を表すフローチャート図である。
【図3】一般的なドキュメント管理装置におけるドキュメントの管理状況の例を表す説明図である。
【符号の説明】
1 ドキュメント管理装置、2 クライアント装置、11 データストレージ部、12 制御部、13 記憶部、14 ネットワークインタフェース部。[0001]
TECHNICAL FIELD OF THE INVENTION
The present invention relates to a document management device that holds a document and provides the held document in response to a request from a user.
[0002]
[Prior art]
2. Description of the Related Art Devices for sharing an electronic document among a plurality of users are widely used. In some of these apparatuses, an area exclusively accessed by the user (so-called private area) is defined for each user.
[0003]
This private area is typically located in a location separate from the one that holds the document to be shared, and when a user wants to retrieve a shared document, When the user accesses a holding place (called a public area) and obtains a document in the private area, the user accesses the private area. Such a private area is used not only as an area for storing a document whose reference from other users is to be prohibited, but also as an area for holding documents frequently used by each user.
[0004]
For example, as shown in FIG. 3, when documents A and B are stored in the public area, user X stores a copy of document A in addition to personal document P in his private area. I can put it. The documents A and P held in the private area of the user X cannot be generally acquired by another user Y. By doing so, the user X can acquire both the documents A and P simply by accessing his or her private area.
[0005]
However, if each user copies a document stored in the public area to his / her own private area for convenience as described above, hardware resources such as a disk capacity of a storage for storing the document are used. It cannot be used effectively.
[0006]
Therefore, conventionally, in such a document management apparatus, reference information for a document stored in a public area can be set in a private area. When an acquisition request for this reference information is made, the document management device provides the document in the public area referred to by the reference information related to the acquisition request to the requesting user. Since the reference information only includes information for identifying the document in the public area, the reference information is generally smaller in size than the information of the entity of the document. Therefore, hardware resources can be effectively used, and convenience using the private area can be improved.
[0007]
[Problems to be solved by the invention]
However, the conventional document management apparatus using the reference information as described above has a problem in the following cases. That is, when the document of interest in the public area is referred to by the reference information stored in the private area of any user, if this document of interest is deleted, the user issues an acquisition request for the reference information. Also, the original document of interest cannot be obtained.
[0008]
Specifically, a document is shared and stored in the public area, but if it becomes inappropriate to share the document later, the document is deleted from the public area. It will be. However, if the user who uses the document sets reference information in the private area in the meantime, even if the document is necessary for the user, after the document is deleted, the acquisition of the document Can not be done.
[0009]
As described above, the conventional document management apparatus has not been improved in convenience when using the reference information.
[0010]
The present invention has been made in view of the above circumstances, and has as its object to provide a document management apparatus that can improve convenience when using reference information.
[0011]
[Means for Solving the Problems]
The present invention for solving the problems of the above conventional example is a document management device, which is accessible from a plurality of users, and holds at least one public document to which access right is set, Reference information generating means for generating a first type of reference information referring to a public document and holding the same in the holding means, and a first information referring to the public document to be deleted when the public document is deleted First search means for searching for reference information of a type; replacement means for replacing each of the first type of reference information found as a result of the search by the first search means with the entity of the public document to be deleted; , Are included.
[0012]
Here, when replacing the reference information with the entity of the public document, the replacing means may set the access right of the entity to be the same as the access right of the reference information to be replaced. Further, the information processing apparatus may further include a second reference information generating unit that generates a second type of reference information that refers to the public document and causes the holding unit to hold the second type of reference information. Further, when the public document is deleted, a second search unit that searches for a second type of reference information that refers to the deleted public document, and a second search unit that is found as a result of the search by the second search unit. A deletion unit for deleting each of the two types of reference information may be included.
[0013]
The present invention for solving the problem of the above-mentioned conventional example is a document management method, comprising: a holding means for holding at least one public document to which a plurality of users can access and to which an access right is set. Generating reference information that refers to the public document using a document management device having the above, and causing the holding unit to hold the reference information; and when the public document is deleted, reference information that refers to the deleted public document. And the step of replacing each of the reference information found as a result of the search with the entity of the public document to be deleted.
[0014]
Furthermore, the present invention for solving the problems of the above-mentioned conventional example is a program executed by a computer having a holding means for holding at least one public document to which a plurality of users can access and to which an access right is set. A procedure for generating reference information that refers to the public document and causing the holding unit to retain the reference information, and a procedure for searching for reference information that refers to the deleted public document when the public document is deleted. Replacing each of the reference information found as a result of the search with the entity of the public document to be deleted, and causing the computer to execute.
[0015]
BEST MODE FOR CARRYING OUT THE INVENTION
An embodiment of the present invention will be described with reference to the drawings. As shown in FIG. 1, a document management apparatus 1 according to an embodiment of the present invention includes a data storage unit 11, a
[0016]
The data storage unit 11 holds a plurality of documents and reference information. Access rights information is associated with each of the plurality of documents and reference information, and whether or not acquisition, change / deletion, or the like is set for each user is set. The
[0017]
The
[0018]
The
[0019]
Here, the details of the specific operation of the
[0020]
[registration process]
The
[0021]
That is, in the present embodiment, the
[0022]
Further, the
[0023]
Further, the
[0024]
[Browsing process]
When the
[0025]
Then, of the acquired summary information, the document, reference information, and directory summary information to which the access right is set as obtainable by the user who has made the browse request are selected, and a list of the selected summary information is stored in the client device. Send to 2
[0026]
Further, when the directory information is selected from the list of the overview information on the
[0027]
Further, when the
[0028]
[Acquisition request]
When the
[0029]
If the access right information sets that the user cannot acquire the document, or if the document related to the acquisition request is not stored in the data storage unit 11, the
[0030]
Further, upon receiving, from the
[0031]
It should be noted that the access right information sets that the user cannot acquire the document, or that the reference information pertaining to the acquisition request is not stored in the data storage unit 11, or that the reference information refers to. When the document is not found from the data storage unit 11, the
[0032]
[Reference information generation processing]
The
[0033]
[Delete process]
When the
[0034]
Further, in the process S2, if the specified document is a public document (Yes), the data storage unit 11 searches for reference information that refers to the document (S4). Then, a process (replacement process) of replacing the reference information found as a result of the search with the entity of the document to be deleted is performed (S5). Since the information of the entity replaced here is stored in the second hierarchical directory structure of the user who generated each reference information, the information is changed to a private document of each user instead of a public document. Further, when a plurality of pieces of reference information are found as a result of the search in step S4, such as when reference information referring to the document is generated by a plurality of users, replacement processing is performed for each of the pieces of reference information.
[0035]
When the replacement process is completed, the
[0036]
The processing to be deleted in steps S3 and S6 is processing for erasing document data from the data storage unit 11 and moving the document data to a directory formed in the data storage unit 11 for storing the deleted document. It may be a process of storing or a process of setting the access right to a predetermined state (such as making it accessible only to some users).
[0037]
Further, the replacement process means that a request for obtaining reference information before replacement is recognized as a request for obtaining the document entity after replacement as it is. For example, when the reference information and the document in the acquisition request are specified by their titles and URLs, the title and the like of the reference information before replacement are retained as title information, and the reference information before replacement is deleted, Is replaced by copying the entity of the document to the directory where the reference information is located, and setting the title and the like of the entity of the replaced document to the held title information and the like.
[0038]
[motion]
The document management device 1 according to the embodiment of the present invention is configured as described above, and operates as follows. That is, one of the characteristic operations in the present embodiment is that, when reference information is set for a document registered as a public document, the reference operation is performed before the document is deleted in response to the document deletion request. Then, the reference information that refers to the document is replaced with the document. Thus, even if the public document is deleted, the reference information is replaced with the entity of the document, so that even if the public document is deleted, the user can acquire and refer to the entity of the document.
[0039]
In consideration of the access right set by the user in the reference information, when replacing the reference information with the entity of the public document, the information of the access right set in the reference information before the replacement is obtained and the replacement process is performed. After the completion, the access right of the entity of the replaced document may be set to be the same as the access right of the acquired reference information.
[0040]
Also, based on the access right information associated with the replaced public document and the access right information set in the reference information before replacement, the access right of the replaced entity document is determined based on the access right information set in the reference information before replacement. May be set.
[0041]
[Modification]
In the above description, when the
[0042]
When generating the reference information, the user may specify whether or not to perform the replacement process on the generated reference information. In this case, the above-described processing is performed for the type of reference information for which the replacement process is performed (the first type of reference information of the present invention), and the type of reference information for which the replacement process is not performed (the present invention). For the second type of reference information), the processes S4 and S5 may not be performed in the above-described process illustrated in FIG. Further, as for the type of reference information for which the replacement process is not performed, the reference information found by the search may be deleted instead of the process S5 in the above-described process shown in FIG.
[Brief description of the drawings]
FIG. 1 is a configuration block diagram of a document management device according to an embodiment of the present invention.
FIG. 2 is a flowchart illustrating an operation example of the document management apparatus according to the embodiment of the present invention.
FIG. 3 is an explanatory diagram illustrating an example of a document management situation in a general document management device.
[Explanation of symbols]
1 document management device, 2 client device, 11 data storage unit, 12 control unit, 13 storage unit, 14 network interface unit.
Claims (6)
前記パブリックドキュメントを参照する第1の種類の参照情報を生成して、前記保持手段に保持させる参照情報生成手段と、
パブリックドキュメントが削除されるときに、当該削除されるパブリックドキュメントを参照する第1の種類の参照情報を検索する第1検索手段と、
前記第1検索手段の検索の結果として見いだされた第1の種類の参照情報の各々を、前記削除されるパブリックドキュメントの実体で置き換える置換手段と、
を含むことを特徴とするドキュメント管理装置。Holding means for holding at least one public document for which access rights are set as accessible from a plurality of users;
Reference information generating means for generating first type of reference information referring to the public document and causing the holding means to hold the first type of reference information;
First search means for searching for first type of reference information that refers to the public document to be deleted when the public document is deleted;
Replacement means for replacing each of the first type of reference information found as a result of the search by the first search means with the entity of the public document to be deleted;
A document management device comprising:
前記置換手段は、参照情報をパブリックドキュメントの実体で置き換えるときに、当該実体のアクセス権を、置き換えの対象となる参照情報のアクセス権と同じになるよう設定することを特徴とするドキュメント管理装置。The document management device according to claim 1,
The document management apparatus according to claim 1, wherein said replacing means sets, when replacing the reference information with an entity of a public document, an access right of the entity to be the same as an access right of the reference information to be replaced.
前記パブリックドキュメントを参照する第2の種類の参照情報を生成して、前記保持手段に保持させる第2参照情報生成手段をさらに含むことを特徴とするドキュメント管理装置。The document management device according to claim 1, wherein
A document management apparatus, further comprising: a second reference information generating unit that generates second type of reference information that refers to the public document and causes the holding unit to hold the second type of reference information.
パブリックドキュメントが削除されるときに、当該削除されるパブリックドキュメントを参照する第2の種類の参照情報を検索する第2検索手段と、
前記第2検索手段の検索の結果として見いだされた第2の種類の参照情報の各々を、削除する削除手段と、
を含むことを特徴とするドキュメント管理装置。The document management device according to claim 3,
When a public document is deleted, a second search unit that searches for a second type of reference information that refers to the public document to be deleted;
Deleting means for deleting each of the second type of reference information found as a result of the search by the second search means;
A document management device comprising:
前記パブリックドキュメントを参照する参照情報を生成して、前記保持手段に保持させる工程と、
パブリックドキュメントが削除されるときに、当該削除されるパブリックドキュメントを参照する参照情報を検索する工程と、
前記検索の結果として見いだされた参照情報の各々を、前記削除されるパブリックドキュメントの実体で置き換える工程と、
を前記ドキュメント管理装置に実行させることを特徴とするドキュメント管理方法。Using a document management device having holding means for holding at least one public document to which access rights are set as accessible from a plurality of users,
Generating reference information referring to the public document, and causing the holding unit to hold the reference information;
When a public document is deleted, searching for reference information that refers to the deleted public document;
Replacing each of the reference information found as a result of the search with the entity of the deleted public document;
The document management method is executed by the document management apparatus.
前記パブリックドキュメントを参照する参照情報を生成して、前記保持手段に保持させる手順と、
パブリックドキュメントが削除されるときに、当該削除されるパブリックドキュメントを参照する参照情報を検索する手順と、
前記検索の結果として見いだされた参照情報の各々を、前記削除されるパブリックドキュメントの実体で置き換える手順と、
を実行させることを特徴とするプログラム。A computer having holding means for holding at least one public document to which access is set as being accessible from a plurality of users,
A step of generating reference information for referring to the public document, and causing the holding unit to hold the reference information;
When a public document is deleted, a step of searching for reference information that refers to the deleted public document;
Replacing each of the reference information found as a result of the search with the entity of the deleted public document;
A program characterized by executing
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---|---|---|---|---|
JP2008117021A (en) * | 2006-11-01 | 2008-05-22 | Ricoh Co Ltd | Print data management device, print data management program, and recording medium |
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