JP4341274B2

JP4341274B2 - Document management device

Info

Publication number: JP4341274B2
Application number: JP2003096188A
Authority: JP
Inventors: 徹三浦; 章文関島; 崇明柏木
Original assignee: Fuji Xerox Co Ltd; Fujifilm Business Innovation Corp
Current assignee: Fujifilm Business Innovation Corp
Priority date: 2003-03-31
Filing date: 2003-03-31
Publication date: 2009-10-07
Anticipated expiration: 2023-03-31
Also published as: JP2004302984A

Description

【０００１】
【発明の属する技術分野】
本発明は、ドキュメントを保持し、ユーザからの要求に応じて、当該保持しているドキュメントを提供するドキュメント管理装置に関する。
【０００２】
【従来の技術】
電子化されたドキュメントを複数のユーザの間で共有する装置が広く利用されている。こうした装置では、またユーザごとにそのユーザによって専らアクセスされる領域（いわばプライベート領域）を定めているものもある。
【０００３】
このプライベート領域は、共有の対象となっているドキュメントを保持している場所とは別の場所に設けられるのが普通であり、ユーザは、共有されるドキュメントを取得したいときには、共有されるドキュメントを保持している場所（パブリック領域と呼ぶ）にアクセスし、プライベート領域のドキュメントを取得したいときには、プライベート領域にアクセスする。こうしたプライベート領域は、他のユーザからの参照を禁止したいドキュメントを格納する領域として用いられるだけでなく、各ユーザが、よく利用するドキュメントなどを保持しておく領域としても利用される。
【０００４】
例えば、図３に示すように、パブリック領域に、ドキュメントＡ，Ｂが格納されているとき、ユーザＸは、自分のプライベート領域に、個人的なドキュメントＰのほか、ドキュメントＡのコピーを格納しておくことができる。これらユーザＸのプライベート領域に保持されているドキュメントＡ、Ｐは他のユーザＹがこれらを取得することは一般にできない。このようにすることで、ユーザＸは、ドキュメントＡ、Ｐの双方を、自らのプライベート領域にアクセスするだけで取得できるようになる。
【０００５】
しかし、このように各ユーザが、利便性の向上のために、パブリック領域に格納されているドキュメントを自らのプライベート領域にコピーしたのでは、ドキュメントを格納するストレージのディスク容量などのハードウエア資源を有効に利用することができない。
【０００６】
そこで従来から、こうしたドキュメント管理装置においては、プライベート領域内に、パブリック領域に格納されているドキュメントへの参照情報を設定できるようにしている。この参照情報に対する取得要求が行われると、ドキュメント管理装置は、当該取得要求に係る参照情報が参照しているパブリック領域内のドキュメントを、要求元のユーザに提供する。また、この参照情報は、パブリック領域内のドキュメントを識別する情報を含むだけであるので、一般にドキュメントの実体の情報よりサイズが小さい。従って、ハードウエア資源が有効に利用されると共に、プライベート領域を利用した利便性の向上を図ることができるようになる。
【０００７】
【発明が解決しようとする課題】
しかしながら、上記従来のような参照情報を利用したドキュメント管理装置では、次のような場合に問題が発生する。すなわち、パブリック領域内の注目ドキュメントが、いずれかのユーザのプライベート領域内に格納された参照情報によって参照されているときに、この注目ドキュメントを削除すると、ユーザが当該参照情報に対する取得要求を行っても、元の注目ドキュメントを取得することができなくなる。
【０００８】
具体的に、あるドキュメントが共有に供され、パブリック領域に格納されることとなったが、後に、当該ドキュメントを共有させることが適切でなくなったような場合、当該ドキュメントはパブリック領域から削除されることとなる。しかし、それまでの間に当該ドキュメントを利用するユーザがプライベート領域内に参照情報を設定していると、そのユーザにとっては必要なドキュメントであったとしても、削除された後は、当該ドキュメントの取得ができなくなってしまう。
【０００９】
このように、従来のドキュメント管理装置は、参照情報を利用する際の利便性の向上が図られていなかった。
【００１０】
本発明は上記実情に鑑みて為されたもので、参照情報を利用する際の利便性を向上できるドキュメント管理装置を提供することをその目的の一つとする。
【００１１】
【課題を解決するための手段】
上記従来例の問題点を解決するための本発明は、ドキュメント管理装置であって、複数のユーザからアクセス可能として、アクセス権が設定されている少なくとも一つのパブリックドキュメントを保持する保持手段と、前記パブリックドキュメントを参照する第１の種類の参照情報を生成して、前記保持手段に保持させる参照情報生成手段と、パブリックドキュメントが削除されるときに、当該削除されるパブリックドキュメントを参照する第１の種類の参照情報を検索する第１検索手段と、前記第１検索手段の検索の結果として見いだされた第１の種類の参照情報の各々を、前記削除されるパブリックドキュメントの実体で置き換える置換手段と、を含むことを特徴としている。
【００１２】
ここで、前記置換手段は、参照情報をパブリックドキュメントの実体で置き換えるときに、当該実体のアクセス権を、置き換えの対象となる参照情報のアクセス権と同じになるよう設定することとしてもよい。さらに、前記パブリックドキュメントを参照する第２の種類の参照情報を生成して、前記保持手段に保持させる第２参照情報生成手段をさらに含むこととしてもよい。さらに、パブリックドキュメントが削除されるときに、当該削除されるパブリックドキュメントを参照する第２の種類の参照情報を検索する第２検索手段と、前記第２検索手段の検索の結果として見いだされた第２の種類の参照情報の各々を、削除する削除手段と、を含むこととしてもよい。
【００１３】
また、上記従来例の問題点を解決するための本発明は、ドキュメントの管理方法であって、複数のユーザからアクセス可能として、アクセス権が設定されている少なくとも一つのパブリックドキュメントを保持する保持手段を有するドキュメント管理装置を用い、前記パブリックドキュメントを参照する参照情報を生成して、前記保持手段に保持させる工程と、パブリックドキュメントが削除されるときに、当該削除されるパブリックドキュメントを参照する参照情報を検索する工程と、前記検索の結果として見いだされた参照情報の各々を、前記削除されるパブリックドキュメントの実体で置き換える工程と、を前記ドキュメント管理装置に実行させることを特徴としている。
【００１４】
さらに、上記従来例の問題点を解決するための本発明は、複数のユーザからアクセス可能として、アクセス権が設定されている少なくとも一つのパブリックドキュメントを保持する保持手段を有するコンピュータによって実行されるプログラムであって、前記パブリックドキュメントを参照する参照情報を生成して、前記保持手段に保持させる手順と、パブリックドキュメントが削除されるときに、当該削除されるパブリックドキュメントを参照する参照情報を検索する手順と、前記検索の結果として見いだされた参照情報の各々を、前記削除されるパブリックドキュメントの実体で置き換える手順と、前記コンピュータに実行させることを特徴としている。
【００１５】
【発明の実施の形態】
本発明の実施の形態について図面を参照しながら説明する。本発明の実施の形態に係るドキュメント管理装置１は、図１に示すように、データストレージ部１１と、制御部１２と、記憶部１３と、ネットワークインタフェース部１４とを含み、ネットワークを介してクライアント装置２に接続されている。
【００１６】
データストレージ部１１は、複数のドキュメントや参照情報を保持している。これら複数のドキュメントや参照情報には、それぞれアクセス権の情報が関連付けられており、ユーザごとに取得の可否、変更・削除の可否などが設定されている。制御部１２は、記憶部１３に格納されているプログラムに従って動作しており、クライアント装置２側からネットワークを介して受信される指示に従って、ドキュメントの登録、取得、削除の処理や、参照情報の生成、削除の処理を行う。また、この制御部１２は、参照情報をドキュメントの情報で置き換える置換処理を行う。制御部１２の具体的な処理の内容については後に述べる。
【００１７】
記憶部１３は、制御部１２によって実行されるプログラムを格納するコンピュータ読み取り可能な記録媒体を含む。また、この記憶部１３は、制御部１２の処理において生成される種々の情報を記憶する記憶素子を含む。ネットワークインタフェース部１４は、制御部１２から入力される指示に従って、指定された送信先に対し、ドキュメントや種々の情報を送信する。また、このネットワークインタフェース部１４は、ネットワークを介して到来した指示やドキュメントを受信し、制御部１２に出力する。
【００１８】
クライアント装置２は、一般的なコンピュータ装置であり、ユーザの操作を受け入れて、当該操作の内容に基づいてドキュメント管理装置１側に種々の情報やドキュメントを送信する。また、このクライアント装置２は、ドキュメント管理装置１側から取得されるドキュメント等を受信して、ユーザに提示する。
【００１９】
ここで制御部１２の具体的動作の内容について、それぞれの処理に分けて説明する。制御部１２は、基本的には、ドキュメントを登録する処理（登録処理）と、データストレージ部１１内をブラウズさせる処理（ブラウジング処理）と、ドキュメントを取得させる処理（取得処理）と、参照情報を生成する処理（参照情報生成処理）と、ドキュメントを削除する処理（削除処理）とを行っているので、以下、これらについて説明する。
【００２０】
［登録処理］
制御部１２は、クライアント装置２側のユーザをユーザ名とパスワード等の認証情報を用いて認証し、クライアント装置２から登録の対象となるドキュメントとともに、登録の指示と、登録場所の指示とを受信して、当該ドキュメントをデータストレージ部１１のうち、指定された場所に格納する。
【００２１】
すなわち、本実施の形態においては、制御部１２は、データストレージ部１１内に、いわゆる階層ディレクトリ構造を有するファイルシステムを形成しており、各ドキュメントを、当該ファイルシステム内のいずれかのディレクトリに関連付けて格納するので、当該関連付けるディレクトリを特定する情報が、場所の指定に相当する。制御部１２は、データストレージ部１１内にパブリックドキュメントを格納する（パブリック領域に対応する）第１階層ディレクトリ構造と、各ユーザごとに形成され、それぞれのユーザのプライベートドキュメントや参照情報を格納する（プライベート領域に対応する）第２階層ディレクトリ構造とを含む。なお、これら第１階層ディレクトリ構造と第２階層ディレクトリ構造とは、一つの階層ディレクトリ構造の一部をなすものであってもよい。
【００２２】
さらに、制御部１２は、第１階層ディレクトリ構造と第２階層ディレクトリ構造とのどちらに登録するかによって、当該登録するドキュメントのデフォルトのアクセス権を設定する。例えば、第１階層ディレクトリ構造内に格納され、複数のユーザによって共有されるドキュメント（パブリックドキュメントと呼ぶ）である場合、共有に係るユーザが取得可能であることを示す情報をアクセス権の情報として設定することになる。また、登録要求を行ったユーザの第２階層ディレクトリ構造内に格納される場合、当該ユーザが取得可能であることを示す情報をアクセス権の情報として設定する。
【００２３】
また、制御部１２は、ドキュメントを登録したユーザから受信される指示に従って、当該ドキュメントのアクセス権の情報を変更するようにしてもよい。
【００２４】
［ブラウジング処理］
制御部１２は、クライアント装置２からディレクトリを特定する情報と共に、当該ディレクトリ内をブラウズする要求を受信すると、データストレージ部１１内の当該特定されたディレクトリに格納されているドキュメントや参照情報、及び当該特定されたディレクトリの直下の階層のディレクトリの概要情報（名称など）を取得する。
【００２５】
そして、取得した概要情報のうち、ブラウズ要求を行ったユーザにより取得可能としてアクセス権が設定されているドキュメントや参照情報、ディレクトリの概要情報を選択し、その選択した概要情報の一覧を、クライアント装置２に対して送信する。
【００２６】
また、クライアント装置２側で、当該概要情報の一覧から、ディレクトリの概要情報が選択されると、制御部１２は、当該選択されたディレクトリ内をブラウズする要求を受信し、さらに、当該選択されたディレクトリ以下のドキュメント等について、上記処理を行う。
【００２７】
さらに、クライアント装置２側で、送信した概要情報の一覧から、ドキュメントや参照情報の概要情報が選択されると、制御部１２は、当該選択されたドキュメントや参照情報についての取得要求を受信し、後に説明する取得処理を実行する。
【００２８】
［取得要求］
制御部１２は、ドキュメントを特定する情報と共に、取得の要求をクライアント装置２側から受信すると、当該取得要求に係るドキュメントに関連付けられたアクセス権の情報を取得し、当該アクセス権の情報を参照して、取得要求を行ったユーザが、当該ドキュメントを取得可能として設定されているか否かを調べる。ここで、取得可能と設定されていれば、制御部１２は、データストレージ部１１から当該ドキュメントを取得してクライアント装置２側に送信する。
【００２９】
ここで、アクセス権の情報により、当該ユーザがドキュメントを取得可能でないと設定されている場合、あるいは取得要求に係るドキュメントがデータストレージ部１１に格納されていない場合は、制御部１２は、クライアント装置２に対してそれぞれの旨を表すエラーメッセージを送信する。
【００３０】
また、制御部１２は、参照情報を特定する情報と共に、それを取得する要求をクライアント装置２側から受信すると、当該取得要求に係る参照情報が参照するドキュメントをデータストレージ部１１から検索し、当該検索の結果、見いだされたドキュメントに関連付けられたアクセス権の情報を取得し、当該アクセス権の情報を参照して、取得要求を行ったユーザが、当該ドキュメントを取得可能として設定されているか否かを調べる。ここで、取得可能と設定されていれば、制御部１２は、データストレージ部１１から当該ドキュメントを取得してクライアント装置２側に送信する。
【００３１】
なお、アクセス権の情報により、当該ユーザがドキュメントを取得可能でないと設定されている場合や、取得要求に係る参照情報そのものがデータストレージ部１１に格納されていない場合、あるいは当該参照情報が参照するドキュメントがデータストレージ部１１から見いだされなかった場合は、制御部１２は、クライアント装置２に対してそれぞれの旨を表すエラーメッセージを送信する。
【００３２】
［参照情報生成処理］
制御部１２は、クライアント装置２からドキュメントを特定する情報と共に、参照情報を生成する指示を受信して、当該参照情報の生成指示を行ったユーザの第２階層ディレクトリ構造内の指定された場所に、特定されたドキュメントを参照する参照情報を生成して格納する。
【００３３】
［削除処理］
制御部１２は、クライアント装置２からドキュメントを特定する情報と共に、ドキュメントを削除する指示を受信すると、図２に示す処理を開始し、まず、当該特定されたドキュメントに関連付けられたアクセス権の情報を参照し、削除要求を行ったユーザが当該ドキュメントを削除できるか否か（削除の権利の有無）を調べる（Ｓ１）。ここで、削除できないと設定されている場合（Ｎｏの場合）は、そのまま処理を終了する。また、削除可能と設定されている場合（Ｙｅｓの場合）は、特定されたドキュメントが、パブリックドキュメント（第１階層ディレクトリ構造内に格納されたドキュメント）であるか否かを調べ（Ｓ２）、パブリックドキュメントでなければ（Ｎｏならば）、当該ドキュメントを削除する処理を行って（Ｓ３）、処理を終了する。
【００３４】
また、処理Ｓ２において、特定されたドキュメントがパブリックドキュメントであれば（Ｙｅｓであれば）、当該ドキュメントを参照する参照情報を、データストレージ部１１から検索する（Ｓ４）。そしてその検索の結果、見いだされた参照情報を、削除しようとするドキュメントの実体で置き換える処理（置換処理）を行う（Ｓ５）。ここで置き換えられた実体の情報は、各参照情報を生成したユーザの第２階層ディレクトリ構造内に格納されるので、パブリックドキュメントではなく、各ユーザのプライベートドキュメントに変化することになる。また、
当該ドキュメントを参照する参照情報が複数のユーザによって生成されている場合など、処理Ｓ４での検索の結果、複数の参照情報が見いだされた場合は、その各々について置換処理を行う。
【００３５】
制御部１２は、置換処理が完了すると、削除の対象となったドキュメント（パブリックドキュメント）を削除して（Ｓ６）、処理を終了する。
【００３６】
なお、処理Ｓ３、Ｓ６において削除する処理とは、ドキュメントのデータをデータストレージ部１１から消去する処理のほか、データストレージ部１１内に予め形成されている、削除したドキュメントを格納するディレクトリに移して格納する処理や、アクセス権を所定の状態（一部のユーザからのみアクセス可能とするなど）とする処理であってもよい。
【００３７】
また、置換処理とは、置換前の参照情報の取得要求がそのまま置換後のドキュメントの実体への取得要求として認識されるようにすることである。例えば取得要求における参照情報やドキュメントの特定が、それらのタイトルやＵＲＬによって行われる場合、置換前の参照情報のタイトル等をタイトル情報等として保持し、置換前の参照情報を削除した後、置換後のドキュメントの実体を当該参照情報のあったディレクトリにコピーし、当該置換後のドキュメントの実体のタイトル等を、保持しておいたタイトル情報等に設定することにより、置換処理が行われる。
【００３８】
［動作］
本発明の実施の形態に係るドキュメント管理装置１は、以上のように構成され、次に示すように動作する。すなわち、本実施の形態において特徴的な動作の一つは、パブリックドキュメントとして登録されたドキュメントについて、参照情報が設定されている場合に、当該ドキュメントの削除要求に応じて、当該ドキュメントを削除する前に、当該ドキュメントを参照する参照情報を、当該ドキュメントで置換することである。これにより、ユーザは、パブリックドキュメントが削除されても、そのドキュメントの実体によって参照情報が置き換えられるため、パブリックドキュメントが削除されても、当該ドキュメントの実体を取得して参照することができる。
【００３９】
なお、ユーザが参照情報に設定していたアクセス権に配慮して、参照情報をパブリックドキュメントの実体で置き換えるときに、置き換え前の参照情報に設定されていたアクセス権の情報を取得し、置換処理完了後に、置き換えられたドキュメントの実体のアクセス権を、取得しておいた、参照情報のアクセス権と同一になるように設定してもよい。
【００４０】
また、置き換えの対象となったパブリックドキュメントに関連付けられていたアクセス権の情報と、置き換え前の参照情報に設定されているアクセス権の情報と、に基づいて置き換え後の実体のドキュメントのアクセス権を設定してもよい。
【００４１】
［変形例］
ここまでの説明では、制御部１２が、パブリックドキュメントを削除するときに、当該パブリックドキュメントを参照する参照情報のすべてを置換処理するとして説明したが、置換処理を行うか否かをユーザに問い合わせ、ユーザが置換処理を行うとして回答した場合に限り、置換処理を行うようにしてもよい。
【００４２】
また、参照情報を生成する際に、当該生成する参照情報について、置換処理を行うか否かをユーザが指定してもよい。この場合、置換処理を行うとした種類の参照情報（本発明の第１の種類の参照情報）については、上述の処理を行うこととし、置換処理を行わないとした種類の参照情報（本発明の第２の種類の参照情報）については、図２に示した上述の処理において、処理Ｓ４とＳ５とを行わないようにしてもよい。また、この置換処理を行わないとした種類の参照情報については、図２に示した上述の処理において処理Ｓ５の代わりに、当該検索により見いだされた参照情報を削除することとしてもよい。
【図面の簡単な説明】
【図１】本発明の実施の形態に係るドキュメント管理装置の構成ブロック図である。
【図２】本発明の実施の形態に係るドキュメント管理装置の動作例を表すフローチャート図である。
【図３】一般的なドキュメント管理装置におけるドキュメントの管理状況の例を表す説明図である。
【符号の説明】
１ドキュメント管理装置、２クライアント装置、１１データストレージ部、１２制御部、１３記憶部、１４ネットワークインタフェース部。[0001]
BACKGROUND OF THE INVENTION
The present invention relates to a document management apparatus that holds a document and provides the held document in response to a request from a user.
[0002]
[Prior art]
Devices that share an electronic document among a plurality of users are widely used. Some of these apparatuses also define an area (so-called private area) that is exclusively accessed by each user.
[0003]
This private area is usually provided in a location different from the location where the document to be shared is held, and when the user wants to obtain the shared document, the shared document is When a user wants to access a holding location (called a public area) and obtain a document in the private area, the private area is accessed. Such a private area is used not only as an area for storing a document for which reference from other users is prohibited, but also as an area for holding a document frequently used by each user.
[0004]
For example, as shown in FIG. 3, when documents A and B are stored in the public area, user X stores a copy of document A in addition to personal document P in his private area. I can leave. Documents A and P held in the private area of user X cannot generally be acquired by other users Y. In this way, the user X can acquire both the documents A and P simply by accessing his / her private area.
[0005]
However, if each user copies a document stored in the public area to his / her private area in order to improve convenience, hardware resources such as the disk capacity of the storage for storing the document will be lost. It cannot be used effectively.
[0006]
Therefore, conventionally, in such a document management apparatus, reference information for a document stored in a public area can be set in a private area. When an acquisition request for this reference information is made, the document management apparatus provides a document in the public area referred to by the reference information related to the acquisition request to the requesting user. Further, since the reference information only includes information for identifying the document in the public area, the size is generally smaller than the information of the document entity. Therefore, the hardware resources can be used effectively and the convenience using the private area can be improved.
[0007]
[Problems to be solved by the invention]
However, the document management apparatus using the reference information as described above has a problem in the following case. That is, when a document of interest in the public area is referenced by reference information stored in the private area of any user, if the document of interest is deleted, the user makes an acquisition request for the reference information. Even the original attention document can not be obtained.
[0008]
Specifically, a document is shared and stored in the public area. If it becomes inappropriate to share the document later, the document is deleted from the public area. It will be. However, if a user who uses the document has set reference information in the private area until then, even if the document is necessary for the user, the document is acquired after being deleted. Will not be able to.
[0009]
Thus, the conventional document management apparatus has not been improved in convenience when using reference information.
[0010]
The present invention has been made in view of the above circumstances, and an object of the present invention is to provide a document management apparatus capable of improving convenience when using reference information.
[0011]
[Means for Solving the Problems]
The present invention for solving the problems of the above-described conventional example is a document management apparatus, which holds at least one public document that is accessible by a plurality of users and for which an access right is set; A first type of reference information that refers to a public document is generated and stored in the holding unit, and a first reference that refers to the deleted public document when the public document is deleted First search means for searching for the type of reference information; and replacement means for replacing each of the first type of reference information found as a result of the search of the first search means with the entity of the public document to be deleted. It is characterized by including.
[0012]
Here, when replacing the reference information with the public document entity, the replacement unit may set the access right of the entity to be the same as the access right of the reference information to be replaced. Furthermore, it is good also as a 2nd reference information production | generation means which produces | generates the 2nd type reference information which refers to the said public document, and makes it hold | maintain in the said holding means. Further, when the public document is deleted, the second search means for searching for the second type of reference information referring to the deleted public document, and the second search means found as a result of the search by the second search means. Each of the two types of reference information may include deletion means for deleting.
[0013]
The present invention for solving the problems of the conventional example is a document management method, which holds at least one public document that is accessible by a plurality of users and for which access rights are set. Generating a reference information for referring to the public document and holding it in the holding means, and when the public document is deleted, the reference information for referring to the public document to be deleted And the step of replacing each of the reference information found as a result of the search with the entity of the public document to be deleted is executed by the document management apparatus.
[0014]
Furthermore, the present invention for solving the problems of the above-described conventional example is a program executed by a computer having holding means for holding at least one public document to which an access right is set so as to be accessible from a plurality of users. A procedure for generating reference information referring to the public document and holding the reference information in the holding means, and a procedure for searching for reference information referring to the public document to be deleted when the public document is deleted. And a procedure for replacing each reference information found as a result of the search with the entity of the public document to be deleted, and causing the computer to execute.
[0015]
DETAILED DESCRIPTION OF THE INVENTION
Embodiments of the present invention will be described with reference to the drawings. As shown in FIG. 1, a document management apparatus 1 according to an embodiment of the present invention includes a data storage unit 11, a control unit 12, a storage unit 13, and a network interface unit 14, and is connected to a client via a network. It is connected to the device 2.
[0016]
The data storage unit 11 holds a plurality of documents and reference information. Access information is associated with each of the plurality of documents and reference information, and whether or not acquisition is possible and whether or not modification and deletion are possible are set for each user. The control unit 12 operates in accordance with a program stored in the storage unit 13, and processes document registration, acquisition, and deletion, and generation of reference information in accordance with instructions received from the client device 2 via the network. , Delete process. In addition, the control unit 12 performs a replacement process for replacing the reference information with document information. The specific processing contents of the control unit 12 will be described later.
[0017]
The storage unit 13 includes a computer-readable recording medium that stores a program executed by the control unit 12. The storage unit 13 includes a storage element that stores various information generated in the processing of the control unit 12. The network interface unit 14 transmits a document and various types of information to a designated transmission destination according to an instruction input from the control unit 12. In addition, the network interface unit 14 receives an instruction or a document that has arrived via the network and outputs it to the control unit 12.
[0018]
The client device 2 is a general computer device, accepts a user operation, and transmits various information and documents to the document management device 1 side based on the content of the operation. The client device 2 receives a document acquired from the document management device 1 and presents it to the user.
[0019]
Here, the content of the specific operation of the control unit 12 will be described separately for each process. The control unit 12 basically includes a process for registering a document (registration process), a process for browsing the data storage unit 11 (browsing process), a process for acquiring a document (acquisition process), and reference information. Since a process to generate (reference information generation process) and a process to delete a document (deletion process) are performed, these will be described below.
[0020]
[registration process]
The control unit 12 authenticates the user on the client device 2 side using authentication information such as a user name and a password, and receives a registration instruction and a registration location instruction from the client device 2 together with a document to be registered. Then, the document is stored in a designated location in the data storage unit 11.
[0021]
That is, in the present embodiment, the control unit 12 forms a file system having a so-called hierarchical directory structure in the data storage unit 11, and associates each document with one of the directories in the file system. Therefore, the information for specifying the associated directory corresponds to the location designation. The control unit 12 stores a public document in the data storage unit 11 (corresponding to the public area), a first hierarchical directory structure, and is formed for each user, and stores the private document and reference information of each user ( And a second hierarchical directory structure (corresponding to the private area). Note that the first hierarchical directory structure and the second hierarchical directory structure may be part of one hierarchical directory structure.
[0022]
Further, the control unit 12 sets a default access right of the document to be registered depending on whether the registration is performed in the first hierarchical directory structure or the second hierarchical directory structure. For example, in the case of a document stored in the first hierarchical directory structure and shared by a plurality of users (referred to as a public document), information indicating that the user related to sharing can be acquired is set as access right information Will do. In addition, when it is stored in the second hierarchical directory structure of the user who made the registration request, information indicating that the user can be acquired is set as access right information.
[0023]
Further, the control unit 12 may change the access right information of the document in accordance with an instruction received from the user who registered the document.
[0024]
[Browsing process]
When the control unit 12 receives a request for browsing the directory together with information for specifying the directory from the client device 2, the control unit 12 receives the document and reference information stored in the specified directory in the data storage unit 11, and the Acquires summary information (name, etc.) of the directory immediately below the specified directory.
[0025]
Then, out of the acquired summary information, a document, reference information, or directory summary information for which access rights are set so that it can be acquired by the user who made the browse request is selected, and a list of the selected summary information is displayed on the client device 2 is transmitted.
[0026]
Further, when directory summary information is selected from the summary information list on the client device 2 side, the control unit 12 receives a request to browse the selected directory, and further, the selected information is selected. The above processing is performed for documents under the directory.
[0027]
Further, when summary information of the document or reference information is selected from the transmitted summary information list on the client device 2 side, the control unit 12 receives an acquisition request for the selected document or reference information, An acquisition process to be described later is executed.
[0028]
[Acquisition Request]
When receiving the acquisition request from the client apparatus 2 side together with information for specifying the document, the control unit 12 acquires the access right information associated with the document related to the acquisition request, and refers to the access right information. Then, it is checked whether or not the user who made the acquisition request is set to be able to acquire the document. Here, if the acquisition is set, the control unit 12 acquires the document from the data storage unit 11 and transmits the document to the client apparatus 2 side.
[0029]
Here, when it is set by the access right information that the user cannot acquire the document, or when the document related to the acquisition request is not stored in the data storage unit 11, the control unit 12 An error message indicating that each is sent to 2.
[0030]
Further, when the control unit 12 receives a request for acquiring the reference information together with information for specifying the reference information from the client device 2 side, the control unit 12 searches the data storage unit 11 for a document referred to by the reference information related to the acquisition request, and As a result of the search, information on the access right associated with the document found is obtained, and whether or not the user who made the acquisition request with reference to the information on the access right is set to be able to obtain the document. Check out. Here, if the acquisition is set, the control unit 12 acquires the document from the data storage unit 11 and transmits the document to the client apparatus 2 side.
[0031]
It should be noted that the access right information indicates that the user cannot acquire the document, the reference information itself related to the acquisition request is not stored in the data storage unit 11, or the reference information refers to When the document is not found from the data storage unit 11, the control unit 12 transmits an error message indicating that to the client device 2.
[0032]
[Reference information generation processing]
The control unit 12 receives the instruction for generating the reference information together with the information for specifying the document from the client device 2, and places it in the designated location in the second hierarchical directory structure of the user who has issued the reference information generation instruction. And generating and storing reference information for referring to the identified document.
[0033]
[Delete processing]
When the control unit 12 receives an instruction for deleting a document together with information for specifying a document from the client device 2, the control unit 12 starts the process shown in FIG. 2, and first, information on access rights associated with the specified document is obtained. It is checked whether the user who made the deletion request can delete the document (whether or not there is a right to delete) (S1). Here, when it is set that it cannot be deleted (in the case of No), the processing is ended as it is. If it is determined that deletion is possible (Yes), it is checked whether the specified document is a public document (a document stored in the first hierarchical directory structure) (S2). If it is not a document (if No), a process for deleting the document is performed (S3), and the process is terminated.
[0034]
If the specified document is a public document (Yes) in process S2, the data storage unit 11 is searched for reference information for referring to the document (S4). Then, a process of replacing the reference information found as a result of the search with the substance of the document to be deleted (replacement process) is performed (S5). The information of the replaced entity is stored in the second hierarchical directory structure of the user who generated each reference information, and thus changes to a private document of each user instead of a public document. Also,
When a plurality of pieces of reference information are found as a result of the search in step S4, such as when reference information referring to the document is generated by a plurality of users, a replacement process is performed for each of the pieces of reference information.
[0035]
When the replacement process is completed, the control unit 12 deletes the document (public document) to be deleted (S6), and ends the process.
[0036]
The processing to be deleted in the processing S3 and S6 is not only processing for deleting document data from the data storage unit 11, but also moving to a directory for storing the deleted document, which is formed in advance in the data storage unit 11. It may be a process of storing, or a process of setting the access right to a predetermined state (eg, making access only from some users).
[0037]
The replacement process is to make a request for acquiring reference information before replacement directly recognized as an acquisition request for the entity of a document after replacement. For example, when the reference information or document in the acquisition request is specified by the title or URL, the title of the reference information before replacement is retained as title information, etc., the reference information before replacement is deleted, and after replacement The replacement process is performed by copying the document entity to the directory in which the reference information exists and setting the title of the replaced document entity in the retained title information or the like.
[0038]
[Operation]
The document management apparatus 1 according to the embodiment of the present invention is configured as described above and operates as follows. That is, one of the characteristic operations in the present embodiment is that, when reference information is set for a document registered as a public document, before the document is deleted in response to a deletion request for the document. In addition, the reference information referring to the document is replaced with the document. Thus, even if the public document is deleted, the reference information is replaced by the entity of the document. Therefore, even if the public document is deleted, the user can acquire and refer to the entity of the document.
[0039]
In consideration of the access right set by the user in the reference information, when replacing the reference information with the public document entity, the access right information set in the reference information before the replacement is acquired and replaced. After completion, the access right of the entity of the replaced document may be set to be the same as the access right of the acquired reference information.
[0040]
Also, based on the access right information associated with the replaced public document and the access right information set in the reference information before replacement, the access right of the actual document after replacement is determined. It may be set.
[0041]
[Modification]
In the description so far, when the control unit 12 deletes a public document, it has been described that all the reference information referring to the public document is replaced. However, the control unit 12 inquires the user whether or not to perform the replacement process. The replacement process may be performed only when the user answers that the replacement process is performed.
[0042]
Further, when generating the reference information, the user may specify whether or not to perform a replacement process for the generated reference information. In this case, for the type of reference information for which the replacement process is performed (the first type of reference information of the present invention), the above-described process is performed, and the type of reference information for which the replacement process is not performed (the present invention). For the second type of reference information), the processes S4 and S5 may not be performed in the above-described process shown in FIG. Further, for the type of reference information that is not subjected to the replacement process, the reference information found by the search may be deleted instead of the process S5 in the above-described process shown in FIG.
[Brief description of the drawings]
FIG. 1 is a block diagram illustrating a configuration of a document management apparatus according to an embodiment of the present invention.
FIG. 2 is a flowchart showing an operation example of the document management apparatus according to the embodiment of the present invention.
FIG. 3 is an explanatory diagram showing an example of document management status in a general document management apparatus.
[Explanation of symbols]
DESCRIPTION OF SYMBOLS 1 Document management apparatus, 2 Client apparatus, 11 Data storage part, 12 Control part, 13 Storage part, 14 Network interface part.

Claims

Holding means for holding at least one public document that is accessible by a plurality of users and for which access rights are set;
A reference information generating means for generating a first type of reference information referring to the public document and holding the reference information in the holding means;
First search means for searching for a first type of reference information referring to the public document to be deleted when the public document is deleted;
Replacement means for replacing each of the first type of reference information found as a result of the search by the first search means with the entity of the public document to be deleted;
Only including,
The replacement unit, when replacing reference information with a public document entity, sets the access right of the entity to be the same as the access right of the reference information to be replaced .

The document management apparatus according to claim 1,
2. A document management apparatus, further comprising second reference information generation means for generating a second type of reference information referring to the public document and causing the holding means to hold the reference information.

The document management apparatus according to claim 2 ,
Second search means for searching for second type of reference information referring to the public document to be deleted when the public document is deleted;
Delete means for deleting each of the second type of reference information found as a result of the search by the second search means;
A document management apparatus comprising:

Using a document management apparatus having a holding means for holding at least one public document for which access rights are set so as to be accessible from a plurality of users,
Generating reference information referring to the public document and holding the reference information in the holding unit;
Searching for reference information referring to the public document to be deleted when the public document is deleted;
Replacing each of the reference information found as a result of the search with the entity of the public document to be deleted, and setting the access right of the entity to be the same as the access right of the reference information to be replaced When,
A document management method characterized by causing the document management apparatus to execute.

A computer having holding means for holding at least one public document that is accessible by a plurality of users and for which access rights are set,
Generating reference information for referring to the public document and holding the reference information in the holding unit;
When a public document is deleted, a procedure for searching for reference information that refers to the deleted public document;
Procedure for replacing each reference information found as a result of the search with the entity of the public document to be deleted and setting the access right of the entity to be the same as the access right of the reference information to be replaced When,
A program characterized by having executed.