JP2004295693A

JP2004295693A - Workflow system, management method for system, control program, and computer-readable recording medium recording program

Info

Publication number: JP2004295693A
Application number: JP2003089430A
Authority: JP
Inventors: Gyoubi Kan; ギョウビカン; Kyoji Kunitomo; 享二国友; Atsushi Iizawa; 篤志飯沢; Hiroo Kitagawa; 博雄北川; Koichi Ejiri; 公一江尻; Ryuu Pen; リュウペン
Original assignee: DIGIMEDIA GROUP CORP; Ricoh Co Ltd
Current assignee: DIGIMEDIA GROUP CORP; Ricoh Co Ltd
Priority date: 2003-03-27
Filing date: 2003-03-27
Publication date: 2004-10-21

Abstract

<P>PROBLEM TO BE SOLVED: To eliminate necessity of a supervisor's or a guard's presence at a site of operation even when a password, a card, or the like used for personal identification is stolen, and to prevent improper access by an unauthorized person. <P>SOLUTION: An operation history table 121 is composed by associating a name of an inputted document with a name of a pick-up image of a surveillance camera during the input, a name of a work process in a workflow of the input, and a subject number of work of the input. When reception of an application form is finished by a work part 2, a management server 1 stores the name in the operation history table 121. Data stored by using the inputted document or the pick-up image as a key is retrieved and confirmed from a PC connected to the management server 1. <P>COPYRIGHT: (C)2005,JPO&NCIPI

Description

【０００１】
【発明の属する技術分野】
本発明は、例えば官庁や企業などで利用され、複数のワークを、定義されたプロセスに従ってコンピュータを利用して処理するワークフローシステム、該システムの管理方法、制御プログラム、および該プログラムを記録したコンピュータ読み取り可能な記録媒体に関する。
【０００２】
【従来の技術】
近年、官庁や企業などの組織では、例えば申請書、起案書、伝票、申告書などの処理対象に対して、起票、承認、決済といった工程により、コンピュータを利用して組織としての業務を処理するシステムが用いられることが多くある。
このように、複数のワークを、定義されたプロセスに従ってコンピュータのワークフロー管理により処理するシステムを、本明細書ではワークフローシステムと呼ぶ。
【０００３】
従来より、ワークフローシステムでは、ＩＤとパスワードによるユーザ権限の管理や、ＩＣカードを用いた個人認証により、不正な使用の防止が図られている。
また、ワークフローシステムでの処理には、特にそのシステムが大きな組織で用いられる場合、多くの人が各プロセスでの処理に関わるため、管理者やガードマンが操作の現場にいない状態であっても管理できるようにする必要がある。
【０００４】
こうした遠隔管理を行うものとして、特開２００１−１９４０９２号公報（特許文献１）の射場安全監視装置がある。このものは、射場に赤外線カメラを備え、射撃による着弾点を検出、表示することで、監視員がその場まで行く必要なく、着弾点が領域内かどうかを判定するものである。
【０００５】
【特許文献１】
特開２００１−１９４０９２号公報
【０００６】
【発明が解決しようとする課題】
しかしながら、従来のワークフローシステムでは、例えばＩＤとパスワードでシステムへのログインを管理するシステムの場合、そのＩＤとパスワードをハッカーなどにより盗まれてしまうと他人により不正に侵入されてしまう虞があり、また、例えばＩＣカードにより個人認証を行うシステムであっても、そのＩＣカードを紛失したり盗難されたりすると、やはり他人により不正に侵入されてしまう虞があった。
【０００７】
また、上述した特許文献１のものは、赤外線カメラを用いることにより、監視員がその場にいなくても着弾点が領域内かどうかを判定することができる好適なものであるが、赤外線カメラによる映像を人物判定に用いたり検索により再利用したりすることまで考慮されたものではない。
【０００８】
本発明はこのような状況に鑑みてなされたものであり、個人認証に用いているパスワードやカードなどが盗まれた場合であっても、管理者やガードマンが操作の現場にいる必要なく、本来、権限を与えられた者以外の者による不正なアクセスを防止することができるワークフローシステム、該システムの管理方法、制御プログラム、および該プログラムを記録したコンピュータ読み取り可能な記録媒体を提供することを目的とする。
【０００９】
【課題を解決するための手段】
かかる目的を達成するために、本発明は以下の特徴を有する。
請求項１記載の発明は、コンピュータでのワークフロー管理により複数の連続する工程を処理するワークフローシステムであって、各工程の処理に対する操作入力を受ける操作端末と、該操作端末を操作する操作者を識別可能に撮影するよう設けられた撮像手段と、操作端末と撮像手段とに接続された管理サーバとを備え、管理サーバが、操作端末から入力された入力内容に、該入力の際の撮像手段による撮影画像を関連付けさせる操作履歴テーブルを格納する格納手段と、ワークフローシステムのワークフロー管理を行うと共に、操作端末からの入力内容と該入力の際の撮像手段による撮影画像とを格納手段に格納し、該格納された入力内容と撮影画像とを操作履歴テーブルに基づいて検索できるよう制御する制御手段と、を備えたことを特徴とする。
【００１０】
請求項２記載の発明は、上記した操作端末が、紙面に記録された情報を読み取り可能なスキャナ部を備え、上記した操作履歴テーブルで関連付けられる操作端末による入力内容は、スキャナ部により読み取られたドキュメントであることを特徴とする。
【００１１】
請求項３記載の発明は、上記した操作端末からワークフローシステムへのアクセス時に、ユーザ名の確認を行う確認手段と、管理サーバに接続されたスピーカとを備え、上記スピーカは、確認手段によりユーザ名が確認されると該ユーザ名を発音することを特徴とする。
【００１２】
請求項４記載の発明は、上記した操作端末が、画面を表示する表示手段を備え、上記した表示手段は、確認手段によりユーザ名が確認されると、該ユーザの顔の画像を表示することを特徴とする。
【００１３】
請求項５記載の発明は、上記した確認手段が、個人を判別するための情報を格納したカードから、該個人を判別するための情報を読み出し可能なカードリーダであることを特徴とする。
【００１４】
請求項６記載の発明は、上記した管理サーバが、呼び出し機能を備えた携帯端末装置に対する発呼手段を備え、予め定められた１つの工程が完了すると、ワークフローの処理を申請した申請者の携帯端末装置に発呼して該完了の旨を通知することを特徴とする。
【００１５】
請求項７記載の発明は、上記した操作履歴テーブルが、入力されたドキュメントに、撮像手段による撮影画像と共に、ワークフローにおける該ドキュメントの入力が行われたワークを関連付けさせることを特徴とする。
【００１６】
請求項８記載の発明は、ワークフローシステムにおける各工程の処理に対する操作入力を受ける操作端末と、該操作端末を操作する操作者を識別可能に撮影するよう設けられた撮像手段と、操作端末と撮像手段とに接続された管理サーバとを備え、管理サーバでのワークフロー管理により複数の連続する工程を処理するワークフローシステムの管理方法であって、操作端末から入力を受ける入力工程と、入力工程での入力内容に該入力の際の撮像手段による撮影画像を関連付けさせる操作履歴テーブルを記録し、入力内容と撮影画像とを格納する格納工程と、操作履歴テーブルに基づいて、入力内容または撮影画像を検索する検索工程と、を備えたことを特徴とする。
【００１７】
請求項９記載の発明は、上記した操作端末からワークフローシステムの操作へのアクセス時にユーザ名の確認を行う確認工程を、上記した入力工程より前に備え、上記確認工程では、確認されたユーザ名をスピーカにより発音することを特徴とする。
【００１８】
請求項１０記載の発明は、上記した確認工程で、画面を表示する表示手段に、確認されたユーザの顔の画像を表示することを特徴とする。
【００１９】
請求項１１記載の発明は、上記した確認工程では、個人を判別するための情報を格納したカードからカードリーダにより該個人を判別するための情報を読み出すことによりユーザ名の確認を行うことを特徴とする。
【００２０】
請求項１２記載の発明は、上記したワークフロー管理における予め定められた１つの工程が完了すると、ワークフローの処理を申請した申請者の携帯端末装置に発呼して該完了の旨を通知する通知工程を備えたことを特徴とする。
【００２１】
請求項１３記載の発明は、上記した操作端末が、紙面に記録された情報を読み取り可能なスキャナ部を備え、上記した操作履歴テーブルで関連付けられる操作端末による入力内容は、スキャナ部により読み取られたドキュメントであることを特徴とする。
【００２２】
請求項１４記載の発明は、上記した操作履歴テーブルが、入力されたドキュメントに、撮像手段による撮影画像と共に、ワークフローにおける該ドキュメントの入力が行われたワークを関連付けさせることを特徴とする。
【００２３】
請求項１５記載の発明は、ワークフローシステムにおける各工程の処理に対する操作入力を受ける操作端末と、該操作端末を操作する操作者を識別可能に撮影するよう設けられた撮像手段と、操作端末と撮像手段とに接続された管理サーバとを備え、管理サーバでのワークフロー管理により複数の連続する工程を処理するワークフローシステムの制御プログラムであって、管理サーバに、操作端末から入力を受ける入力処理と、入力処理での入力内容に該入力の際の撮像手段による撮影画像を関連付けさせる操作履歴テーブルを記録し、入力内容と撮影画像とを格納する格納処理と、操作履歴テーブルに基づいて、入力内容または撮影画像を検索する検索処理と、を実行させることを特徴とする。
【００２４】
請求項１６記載の発明は、上記した操作端末からワークフローシステムの操作へのアクセス時にユーザ名の確認を行う確認処理を、上記した入力処理より前に実行させ、上記確認処理では、確認されたユーザ名をスピーカに発音させることを特徴とする。
【００２５】
請求項１７記載の発明は、上記した確認処理で、画面を表示する表示手段に、確認されたユーザの顔の画像を表示させることを特徴とする。
【００２６】
請求項１８記載の発明は、上記した確認処理では、個人を判別するための情報を格納したカードからカードリーダにより該個人を判別するための情報を読み出すことによりユーザ名の確認を行わせることを特徴とする。
【００２７】
請求項１９記載の発明は、上記したワークフロー管理における予め定められた１つの処理が完了すると、ワークフローの処理を申請した申請者の携帯端末装置に発呼して該完了の旨を通知する通知処理を実行させることを特徴とする。
【００２８】
請求項２０記載の発明は、上記した操作端末が、紙面に記録された情報を読み取り可能なスキャナ部を備え、上記した操作履歴テーブルで関連付けられる操作端末による入力内容は、スキャナ部により読み取られたドキュメントであることを特徴とする。
【００２９】
請求項２１記載の発明は、上記した操作履歴テーブルは、入力されたドキュメントに、撮像手段による撮影画像と共に、ワークフローにおける該ドキュメントの入力が行われたワークを関連付けさせることを特徴とする。
【００３０】
請求項２２記載の発明は、請求項１５から２１の何れか１項に記載のワークフローシステムの制御プログラムが記録されたことを特徴とする。
【００３１】
【発明の実施の形態】
次に、本発明に係るワークフローシステム、該システムの管理方法、制御プログラム、および該プログラムを記録したコンピュータ読み取り可能な記録媒体の実施形態を、図面を用いて詳細に説明する。
本実施形態のワークフローシステムは、コンピュータによりワークフロー管理を行い、処理しようとするワークを予め定義されたプロセスに従って処理する好適なものを例示している。
なお、ワークフローとは、複数のワークが連続して処理される形態である。すなわち、業務を行うにあたり必要となる各工程における処理をワークとし、このワークを順次、担当者が処理していく形態である。
【００３２】
本実施形態としてのワークフローシステムは、図１に示すように、管理サーバ１と、複数のワーク部２（２ａ、２ｂ、２ｃ、・・・）とが、ＬＡＮ３や無線により接続されて構成され、各ワーク部２は、管理サーバによるワークフロー管理に従って、処理を行う人物の作業を支援する。
このワーク部２は、ワークフローシステムとして処理するワークの１工程を処理するための部分であり、例えばワークフローシステムが官庁における業務を支援するものであれば、申請書などの処理対象に対して、申請書受け付け、申請の承認、決済といった予め定められた工程に従って処理がなされるが、そうした各工程の１つを担当するための部分である。
換言すれば、このワーク部２は、その割り当てられた工程の１つを担当する担当者が、ワークフローシステムへの入力などの操作を行う装置を備えた部分（ワークフローシステムにおける１単位）である。
【００３３】
本実施形態では、３つのワーク部を備える場合を例として説明する。
第１のワーク部２ａは、外来の申請者から申請書類を受け付ける工程を担当し、申請者が申請書類を入力するＭＦＰ（ｍｕｌｔｉｆｕｎｃｔｉｏｎｐｒｉｎｔｅｒ）４ａと、スピーカ５ａと、ＩＣカードリーダ６ａと、監視カメラ７ａとを備えている。また、申請者は携帯電話８ａを所持している。
【００３４】
ＭＦＰ４ａは、図２に示すように、タッチパネル４１ａと、スキャナ部と、プリンタ部とを備え、スピーカ５ａとＩＣカードリーダ６ａとが一体に構成され、ＬＡＮ３に接続されている。
このことにより、申請者は、ＩＣカードリーダ６ａによる個人認証と、その個人認証を行った後のタッチパネル４１ａによる操作と、スピーカ５ａによる音声ガイダンスを受けることとを、一体として行うことができる。
【００３５】
上記したタッチパネル４１ａは、申請者が選択可能な操作メニューや操作案内などを表示すると共に、その表示に手などで触れることでの操作入力を受ける。
スキャナ部は、書類をスキャンして読み込む機能を備え、プリンタ部は、記録紙にプリントして出力する機能を備える。
スピーカ５ａは、申請者がＩＣカードをＩＣカードリーダ６ａに挿入した際にそのＩＣカードの所有者の名前（ユーザ名）を呼びかけたり、音声ガイダンスにより操作案内を行ったりする。
【００３６】
ＩＣカードリーダ６ａは、個人を識別するための情報を備えたＩＣカードの挿入を受ける。この個人を識別するための情報は、例えばユーザＩＤ、暗号化された個人情報など、各種のものであってよい。
また、監視カメラ７ａは、ＭＦＰ４ａにより操作を行う申請者に対して、その申請者の顔を人物判定可能に撮影できるようにタッチパネル４１ａの背後の側などに設けられ、申請者がタッチパネル４１ａなどで操作を行っている様子を撮影する。
【００３７】
第２のワーク部２ｂは、受け付けた書類に対して組織内部での第１の工程としての処理を行う部分であり、例えば、第１のワーク部２ａで受け付けた申請書類に対して、担当者が承認書をプリントアウトして、その承認書に上司から自筆サインを筆記具により書いてもらった後、その自筆サインが入った承認書をスキャンさせて読み込ませる処理を行うための部分である。
このため、この第２のワーク部２ｂは、タッチパネル４１ｂを具備するＭＦＰ４ｂと、スピーカ５ｂと、ＩＣカードリーダ６ｂと、監視カメラ７ｂとを備えている。また、担当者は携帯電話８ｂを所持している。
【００３８】
第３のワーク部２ｃは、組織内部での、上記した第２のワーク部２ｂに続く工程としての処理を行うための部分であり、例えば、承認された申請における決済や、処理を担当する業者への発注などの処理を行うための部分である。
このため、この第３のワーク部２ｃは、タッチパネル４１ｃを具備するＭＦＰ４ｃと、スピーカ５ｃと、ＩＣカードリーダ６ｃと、ＰＣ（ＰｅｒｓｏｎａｌＣｏｍｐｕｔｅｒ）９ｃと、監視カメラ７ｃとを備えている。また、担当者は携帯電話８ｃを所持している。
【００３９】
それぞれのワーク部２による処理は、管理サーバ１により管理される。
この管理サーバ１は、ワークフローシステムとしての動作全体を制御する制御手段１１と、データなどを格納する格納手段１２と、各携帯電話８への発呼や通知などを行うための発呼手段１３とを備えてなり、ＬＡＮ３を介して各ワーク部２と接続されている。
この発呼手段１３は、各携帯電話８に対する無線通信手段であってもよい。あるいは、ＰＳＴＮ（ＰｕｂｌｉｃＳｗｉｔｃｈｅｄＴｅｌｅｐｈｏｎｅＮｅｔｗｏｒｋ）経由で各携帯電話８に発呼するためのダイヤル手段であってもよい。
【００４０】
制御手段１１は、ワークフローシステムにおける動作として、各ワーク部２による処理を、予め定義されたプロセスによるワークフロー管理として制御すると共に、本発明に係る監視カメラ７の映像管理、検索、再利用などの制御を行う。
すなわち、予め定義されたプロセスによるワークフロー管理として、ＭＦＰなどからの入力内容を格納手段１２に格納すると共に、監視カメラ７による動画の撮影映像を格納手段１２に格納し、その入力内容と撮影映像との関連を操作履歴テーブル１２１として記録する。また、格納手段１２に格納したＭＦＰなどからの入力内容や監視カメラ７の撮影映像について、検索の要求がなされると、操作履歴テーブル１２１に基づいて検索を行い、検索された入力内容や撮影映像を参照させる。
物理的には、ＣＰＵなどによる主制御部が、ＨＤＤなどの記憶手段（不図示）に格納されたプログラム（不図示）により処理を行うことにより実現される。
【００４１】
格納手段１２は、ＭＦＰ４から入力されたドキュメントに、その入力の際の監視カメラ７の映像を関連付けさせる操作履歴テーブル１２１と、スキャナ入力されたドキュメントやそのドキュメントに関連付けられているデータなどのドキュメントデータ１２２と、監視カメラ７により撮影された動画の撮影映像である監視カメラ映像データ１２３とを格納する。
この操作履歴テーブル１２１は、図３に示すように、申請された書類ごとに案件番号が割り当てられることで、入力されたドキュメントの名称に、その入力の際の監視カメラの撮影映像の名称と、その入力のワークフローにおけるワークの名称と、その入力がなされているワークの案件番号とが関連付けられて構成される。
【００４２】
このように、ドキュメントを案件番号に関連付けることにより、ドキュメントを案件ごとに関連付けて格納していくことができるため、１つの処理すべき案件（申請された内容に対するワーク）について、書類をフレキシブルに追加したり格納したりすることができる。
また、入力されたドキュメントに撮影映像を関連付けることにより、この操作履歴テーブル１２１が、入力されたドキュメントに撮影映像を関連付けさせるものとなり、本実施形態としてのワークフローシステムは、この管理サーバ１に接続されたＰＣ（不図示）から、入力されたドキュメントや撮影映像をキーとして格納されたデータを検索、確認することができるものとなり、監視カメラ７による動画の監視映像を有効に再利用することができるようになる。
また、入力されたドキュメントに、その入力のワークフローにおけるワークも関連付けることにより、管理サーバ１に接続されたＰＣからの検索をさらにやりやすくすることができる。
なお、格納されたデータに対する上記した検索、確認は、管理サーバ１に接続された情報端末であれば、上述した不図示のＰＣに限定されず、どの端末からでも参照権限を有するものが参照することができる。この情報端末は、例えばＭＦＰ４、携帯電話８、ＰＣ９などであってもよい。
【００４３】
次に、本実施形態としてのワークフローシステムの動作について説明する。図４に、第１のワーク部における処理の流れを示す。
まず、外来の申請者が、申請書類と、申請者自身に対して発行されたＩＣカードと、携帯電話８ａとを持って申請に訪れると、申請者用に設置されたＭＦＰ４ａのタッチパネル４ａには、例えば図５に示すような初期画面が表示されている。
【００４４】
申請者が、その初期画面の指示に従って、ＩＣカードリーダ６ａにＩＣカードを挿入すると、ＩＣカードリーダ６ａは、個人を判別するための情報をＩＣカードから読み取り、管理サーバ１に対して、その読み取った個人を判別するための情報と、ＩＣカードが挿入された旨とを通知する。
なお、この個人を判別するための情報は、ユーザＩＤや暗号化された個人情報など、各種のものであってよい。
【００４５】
ＩＣカードがＩＣカードリーダ６ａに挿入されると、管理サーバ１は、挿入されたＩＣカードの所有者の名前（ユーザ名）を確認し、格納されている個人データ（不図示）から、挿入されたＩＣカードの所有者の顔写真データと、名前の音声データとをＭＦＰ４ａに送信する。
この送信を受けて、ＭＦＰ４ａのタッチパネル４１ａは、例えば図６に示すように、顔を大きく含めて撮影された顔写真入り画面を表示し、スピーカ５ａは、ＭＦＰ４ａの近傍で聞き取り可能な音量で、「○○様、ようこそ」というアナウンスを音声により発音する。
こうして、挿入されたＩＣカードの所有者の名前を、ＭＦＰ４ａの周囲にいる人にも認知できるようにすることにより、例えばＩＣカードの本来の所有者がそのＩＣカードを紛失するなどの事情により、他人のＩＣカードを不正に使用してそのＩＣカードの持ち主になりすましてアクセスしようとする者に対して、心理的抑止力として作用させることができる。
【００４６】
こうして図６の画面と音声により本人の確認が行われると、管理サーバ１は、その申請者に許可された操作メニューの一覧をＭＦＰ４ａに送信する。この送信を受けて、ＭＦＰ４ａのタッチパネル４１ａは、例えば図７に示すように、操作可能なメニュー（選択肢）の一覧を表示する。
このメニュー一覧から申請者が文書提出のメニューを選択したとすると、その申請者は、文書の種類の確認などをタッチパネルに表示される選択肢の中から選択することで指定する。こうして申請書類をＭＦＰ４ａのスキャナ部から入力する手順になると、タッチパネル４１ａは、例えば図８に示すように、監視カメラ７ａによる撮影画像４１１と、操作案内４１２とを表示する。
このことにより、ＭＦＰ４を操作する申請者は、タッチパネル４１ａに表示される選択肢の中から希望する申請内容を選択し、表示される操作案内４１２に従ってスキャナ読み込みなどの操作を行うだけで操作を行うことができる。
【００４７】
こうしてスキャナ読み取りされた申請書の画像データが送信されると、管理サーバ１は、領収書のデータをＭＦＰ４ａに送信する。ＭＦＰ４ａは、このデータを受けて、タッチパネル４１ａに図９に示すような完了画面を表示すると共に、領収書をその場でプリントアウトする。
このことにより、申請者は、申請の承認が完了するまで待つ必要なく、その場で領収書を受け取って帰宅することができる。すなわち、本実施形態としてのワークフローシステムによれば、申請の受け付けにかかる時間を短縮することができる。
【００４８】
また、監視カメラ７ａは、ＩＣカードリーダ６ａにＩＣカードが挿入されることにより録画を開始し、領収書がプリントアウトされるまでの間、ＭＦＰ４ａを操作する申請者の様子を撮影する。
こうして撮影された撮影映像は、管理サーバ１に送信され、監視カメラ映像データ１２３として格納される。
【００４９】
管理サーバ１は、こうして第１のワーク部２ａにより申請書類の受付が完了すると、操作履歴テーブル１２１に、入力されたドキュメントの名称に監視カメラ７による撮影映像の名称を関連付けて格納すると共に、次のワーク部での処理を担当する担当者の携帯電話８ｂに発呼し、処理すべき申請書類がある旨を通知する。この通知は、携帯電話８ｂへのメール送信など、携帯電話８ｂへの画面表示により行われてもよく、自動音声により行われてもよい。
こうして次の担当者に携帯電話で通知することにより、その担当者がどこにいても、入力されているワークの処理を行うようにその担当者に対して督促することができる。
【００５０】
第２のワーク部２ｂでの処理を、図１０に示す。この第２のワーク部２ｂでの処理は、上述した第１のワーク部２ａでの処理と同様の処理を、組織内部でワークの処理を担当する担当者が行うこととなるが、タッチパネル４１ｂに表示される選択可能な操作メニューの内容がその担当者によって異なるものとなり、処理の内容に応じてタッチパネル４１ｂから選択する内容も異なるものとなる。
【００５１】
図１０に示す動作例では、上述した第１のワーク部２ａによる動作と同様の動作により、担当者がＩＣカードをＩＣカードリーダ６ｂに挿入し、タッチパネル４１ｂへの顔写真の表示とスピーカでの名前の発音とにより本人の確認を行った後、担当者が、承認書類をプリントアウトするメニューを選択する。
担当者は、プリントアウトされた承認書を、承認権限を持つ上司の所に持っていき、その上司から承認書に自筆サインを受け、その自筆サインが書かれた承認書をＭＦＰ４ｂのスキャナ部から入力する。このスキャンされた承認書の画像データを管理サーバ１が受信すると、案件番号により初めの申請書に関連付けてドキュメントデータ１２２に保管する。
このことにより、選択されたメニューに応じて、管理サーバ１に格納する書類をフレキシブルに追加などして管理することができる。
また、本実施形態としてのワークフローシステムは、紙の書類に自筆サインをもらって承認を受けるなどの、コンピュータを導入しない状態での処理の進め方のプロセスを変更することなく、そのプロセスのままで導入することができ、ワークフロー管理による処理の自動化や効率化のメリットを受けることができる。
【００５２】
また、管理サーバ１がスキャナ部での読み取り画像を受け取り、第２のワーク部での処理が完了すると、管理サーバ１は、次のワーク部での処理を担当する担当者の携帯電話８ｃに発呼し、処理すべき申請書類がある旨を通知すると共に、申請者の携帯電話８ａに発呼し、承認が完了した旨を通知する。これらの通知は、携帯電話８ａ、８ｃへのメール送信など、携帯電話８への画面表示により行われてもよく、自動音声により行われてもよい。
【００５３】
この携帯電話８ａ、８ｃへの通知により、携帯電話８ｃを持つ担当者に対しては、第１のワーク部２ａで上述した効果と同様に、その担当者がどこにいても、入力されているワークの処理を行うようにその担当者に対して督促することができる。
また、携帯電話８ａを持つ申請者に対しては、その申請者が領収書を受け取ったことですでにＭＦＰ４ａから離れた場所にいたとしても、承認の完了など１つの工程が完了した旨をすぐに通知することができると共に、仮に他人がその申請者になりすまして不正に申請書の提出などをしようとしていたとして、上述した第１のワーク部２ａにおける顔写真や音声による本人確認を通過したとしても、この通知により不正な申請が行われている旨を知らせることができる。
すなわち、たとえＩＣカードを、その本来の所有者が落とすなどして不正に取得した者がいても、申請の段階で、上述した第１のワーク部２ａにより顔写真など顔の画像を表示し、音声により名前を呼ぶことにより、不正使用を抑止することができると共に、承認や決済などの予め定められた工程が完了するごとに、管理サーバ１の発呼手段１３が登録されている本来の所有者の携帯電話に発呼することにより、ＩＣカードと携帯電話との両方を紛失しない限り、本来の所有者は、自分のカードが不正使用されたことを知ることができる。このため、ＩＣカードを紛失などにより不正に取得されたとしても、そのＩＣカードが不正に使用されることに対してより強力な抑止力を働かせることができる。
【００５４】
また、第２のワーク部２ｂでは、承認権限を有するユーザ（上司など）の携帯電話のみで承認する機能を備えてもよい。すなわち、その承認権限を有するユーザが、携帯電話の表示部で内容を確認し、入力ボタンから予め定められたキーを押下することで承認を完了させる機能を備えてもよい。
このことにより、コンピュータによる操作に慣れていないユーザであっても、簡単な操作で、場所を限定されることなく、スピーディーに処理を進めることができるようになる。
【００５５】
第３のワーク部２ｃでの処理は、第２のワーク部２ｂの構成に加えてＰＣが設けられているため、上述した第２のワーク部２ｂでの処理と同様の処理となるが、必要に応じてＰＣも活用して操作することができる。
このように、ＰＣの操作に習熟した担当者がいる部署に配設するワーク部は、目的に応じてＰＣによる操作を行う構成としてもよい。このことにより、より柔軟に各種操作への対応が可能なシステムを構築することができる。
【００５６】
このように、本実施形態としてのワークフローシステムによれば、システムのワークフローに対する紙の文書の入口（入力手段）の全てに対して、ＩＣカードによるセキュリティ管理と共に、監視カメラでの動画の映像により監視を行うことができる。さらに、その監視カメラによる映像を、ワークフローにおけるワーク名や入力されたドキュメントから検索して再利用することができるから、セキュリティを向上させることができる。
また、システムのワークフローに対する紙の文書の入口で、ＩＣカードの所有者の顔写真など顔の画像を表示すると共に、音声でＩＣカードの所有者の名前を発音することにより、入力動作を行う際にも心理的な抑止力を働かせることができる。
また、予め定められた工程が完了するごとに、ＩＣカードの登録されている所有者の携帯電話に発呼することにより、所有者がＩＣカードと携帯電話との両方を紛失しない限り、仮に不正使用が行われたとしても、本来の所有者にその不正使用がなされている旨を通知することができ、不正使用に対する心理的な抑止力を働かせることができる。
【００５７】
なお、上述した各実施形態は、本発明の好適な実施形態であり、本発明の主旨を逸脱しない範囲内において、種々変形して実施することが可能である。
例えば、タッチパネルの画面表示や、各ワーク部におけるワークの内容、そのワークを処理するための動作は、適用されるワークフローシステムの目的や業務内容などに応じて各種のものであってよい。
【００５８】
また、上述した実施形態では、３つのワーク部を備えた構成について説明したが、目的とする業務を行うものであれば、実現しようとする業務の内容や目的、経営思想などにより、ワーク部の数は２つ以上で任意であり、その構成や業務は、上述した３つのワーク部のうち任意のものを任意の数だけ組み合わせた構成であってよい。
【００５９】
また、各ワーク部２の構成および、その構成により担当する業務内容は、上述した例に限定されず、そのワーク部が備えるそれぞれのＭＦＰなど据え置き型の紙の文書の入力装置に対して、監視カメラが配設されていれば、割り当てられる業務内容、目的、担当者の人数、好みなど各種要因に応じて、任意のものであってよい。
例えば、申請者に対してのみＩＣカードを不要とする構成であってもよい。
また、ＰＣなど、紙による文書の入力以外の操作を行う据え置き型端末にも監視カメラを設ける構成としてもよい。この時、操作履歴テーブル１２１は、ＰＣからの入力内容に対して、監視カメラによる撮影映像を関連付けさせるものとなり、ドキュメントデータ１２２は、ＰＣからの入力内容を保管することとなる。また、そのＰＣにＩＣカードリーダによる本人確認を行ってもよい。
また、携帯電話は、各ワーク部に対して１台に限定されず、例えば業務担当者の人数分など、複数であってもよい。
【００６０】
また、監視カメラ７については、全てのワーク部２が備えるのでなく、申請を受け付ける第１のワーク部２ａのみが備えることとしてもよい。すなわち、監視カメラ７は、少なくともワークフロー開始時のワーク部に配設されていれば、他のワーク部には必要に応じて配設し、配設されないワーク部があってもよい。
【００６１】
また、上述した実施形態では、ＭＦＰ４とスピーカ５とＩＣカードリーダ６とが１つのまとまりとしてＬＡＮ３に接続されることとして説明したが、別々のインターフェイスによりそれぞれがＬＡＮ３に接続されてもよい。
【００６２】
また、ワーク部における据え置き型の入力装置として、ＭＦＰを備えることとして説明したが、紙面での入力ができればこのものに限定されず、例えばプリントアウトを行わないワーク部であれば、スキャナ装置や、コピー機、ＦＡＸ装置、デジタル複合機などであってもよい。
また、プリントアウトを伴う処理を行うワーク部の場合、例えばコピー機、ＦＡＸ装置、デジタル複合機などであってもよい。
【００６３】
また、本来の所有者の確認（ユーザ名の確認）は、その本来の所有者を特定可能なものであればＩＣカードによる確認に限定されず、例えば、磁気記録媒体を用いたＩＤカードなど他の方式によるカードによる識別であってもよく、指紋や網膜のパターンなど人体の特徴を用いたいわゆるバイオメトリック認証による識別であってもよく、それらの組み合わせであってもよい。
【００６４】
また、操作履歴テーブルの構成は図３に示すものに限定されず、上記した入力されたドキュメントの名称は、ドキュメントを特定する情報であればどのようなものであってもよく、例えばＩＤ番号などであってもよい。また、上記した監視カメラの撮影映像の名称は、撮影映像を特定する情報であればどのようなものであってもよく、例えばＩＤ番号などであってもよい。
また、格納したデータを再利用する目的に応じて、他の情報、例えば担当者名なども、入力内容に関連付けて格納することとしてもよい。
【００６５】
また、関連付けて格納される画像は、監視カメラによる動画の撮影画像であることとして説明したが、静止画であってもよい。
【００６６】
また、管理サーバ１の発呼手段１３から発呼して通知する対象を携帯電話として説明したが、所有者に対して通知可能な端末装置であれば携帯電話に限定されず、例えばＰＤＡ（ＰｅｒｓｏｎａｌＤｉｇｉｔａｌＡｓｓｉｓｔａｎｔ）やポケットベルなどであってもよい。
【００６７】
また、管理サーバ１が、制御手段１１と、格納手段１２と、発呼手段１３とを備えることとして説明したが、上記した制御手段と、格納手段と、発呼手段として機能させることができればシステムとしての構成はこのものに限定されず、例えば、上記した制御手段と、格納手段と、発呼手段とが複数の装置によって実現されてもよく、それぞれが別々の装置によってその機能を実現される構成であってもよい。
【００６８】
また、上述した各実施形態では、プログラムは、管理サーバのＨＤＤなど記憶手段に格納されることとして説明したが、コンピュータが読み取り可能な記録媒体であればどのような記録媒体に記録されていてもよく、例えば、フロッピー（登録商標）ディスク，ハードディスク，光ディスク，光磁気ディスク，ＣＤ−ＲＯＭ，ＣＤ−Ｒ，磁気テープ，不揮発性のメモリカード，ＥＥＰＲＯＭ等に格納されてもよい。
すなわち、本発明の各実施形態による上述した各機能が、上述した記録媒体から供給されるプログラムによって、管理サーバのＣＰＵなどの主制御部が処理を行うことにより実現されてもよい。
そして、その場合、上述した記憶媒体により、あるいはネットワークを介して外部の記憶媒体から、プログラムを含む情報群を管理サーバに供給される場合でも本発明は適用されるものである。
すなわち、記憶媒体から読み出されたプログラムコード自体が本発明の新規な機能を実現することになり、そのプログラムコードを記憶した記憶媒体および該記憶媒体から読み出された信号は本発明を構成することになる。
【００６９】
この本発明に係るプログラムによれば、当該プログラムによって制御されるワークフローシステムに、上述した本発明に係る実施形態としての各機能を実現させることができる。
【００７０】
【発明の効果】
以上のように、本発明によれば、操作端末を操作する操作者を識別可能に撮影する撮像手段による撮影画像を格納し、ワークフローにおけるワークや入力された入力内容から検索して再利用することができるから、個人認証に用いているパスワードやカードなどが盗まれた場合であっても、管理者やガードマンが操作の現場にいる必要なく、本来、権限を与えられた者以外の者による不正なアクセスを防止することができ、セキュリティを向上させることができる。
【図面の簡単な説明】
【図１】本発明の実施形態としてのワークフローシステムの構成を示すブロック図である。
【図２】ＭＦＰ４ａ廻りの構成例を示す図である。
【図３】操作履歴テーブル１２１の構成例を示す図である。
【図４】第１のワーク部２ａにおける処理の流れの概要を示すシーケンスチャートである。
【図５】タッチパネルに表示される初期画面を例示する図である。
【図６】同、顔写真による本人確認画面を例示する図である。
【図７】同、操作可能なメニューの一覧を表示する画面を例示する図である。
【図８】同、操作案内を表示する画面を例示する図である。
【図９】同、完了表示画面を例示する図である。
【図１０】第２のワーク部２ｂにおける処理の流れの概要を示すシーケンスチャートである。
【符号の説明】
１管理サーバ
１１制御手段
１２格納手段
１２１操作履歴テーブル
１２２ドキュメントデータ
１２３監視カメラ映像データ
１３発呼手段
２（２ａ，２ｂ，２ｃ，・・・）ワーク部
３ＬＡＮ
４（４ａ，４ｂ，４ｃ，・・・）ＭＦＰ（操作端末）
４１（４１ａ，４１ｂ，４１ｃ，・・・）タッチパネル
５（５ａ，５ｂ，５ｃ，・・・）スピーカ
６（６ａ，６ｂ，６ｃ，・・・）ＩＣカードリーダ（確認手段）
７（７ａ，７ｂ，７ｃ，・・・）監視カメラ（撮像手段）
８（８ａ，８ｂ，８ｃ，・・・）携帯電話
９ｃＰＣ[0001]
TECHNICAL FIELD OF THE INVENTION
The present invention is used in, for example, government offices and companies, and processes a plurality of works using a computer according to a defined process using a workflow system, a management method of the system, a control program, and a computer-readable recording of the program. It relates to a possible recording medium.
[0002]
[Prior art]
In recent years, organizations such as government offices and corporations use computers to process business as an organization for processes such as applications, drafts, slips, and declarations using processes such as drafting, approval, and settlement. Systems are often used.
In this specification, a system that processes a plurality of works by a workflow management of a computer according to a defined process is referred to as a workflow system.
[0003]
2. Description of the Related Art Conventionally, in a workflow system, unauthorized use has been prevented by managing user authority using an ID and a password and by performing personal authentication using an IC card.
Also, when processing in the workflow system, especially when the system is used in a large organization, many people are involved in the processing in each process, so even if the administrator or guardman is not at the operation site, the management is performed You need to be able to do it.
[0004]
As a device for performing such remote management, there is a launch site safety monitoring device disclosed in Japanese Patent Application Laid-Open No. 2001-194092 (Patent Document 1). In this system, an infrared camera is provided at the launch site, and a point of impact by shooting is detected and displayed, so that it is possible to determine whether or not the point of impact is within the area without the need for the observer to go to the spot.
[0005]
[Patent Document 1]
JP 2001-194092 A
[0006]
[Problems to be solved by the invention]
However, in a conventional workflow system, for example, in the case of a system that manages login to the system using an ID and a password, if the ID and the password are stolen by a hacker or the like, there is a risk of unauthorized entry by another person, For example, even in a system in which personal authentication is performed using an IC card, if the IC card is lost or stolen, there is a risk that another person may illegally invade the IC card.
[0007]
Further, the above-mentioned Patent Document 1 is preferable in that an infrared camera can be used to determine whether or not the impact point is within the area even when the observer is not present. It does not take into account the use of the video by the user for the person determination or the reuse by the search.
[0008]
The present invention has been made in view of such circumstances, and even if a password or card used for personal authentication is stolen, an administrator or guardman does not need to be at the operation site, and A workflow system capable of preventing unauthorized access by a person other than an authorized person, a management method of the system, a control program, and a computer-readable recording medium recording the program And
[0009]
[Means for Solving the Problems]
In order to achieve such an object, the present invention has the following features.
The invention according to claim 1 is a workflow system for processing a plurality of continuous steps by workflow management by a computer, comprising: an operation terminal receiving an operation input for processing of each step; and an operator operating the operation terminal. An image pickup means provided so as to be identifiably photographed, and a management server connected to the operation terminal and the image pickup means, wherein the management server converts the input contents inputted from the operation terminal into the image pickup means at the time of the input. Storage means for storing an operation history table for associating the captured image by the, and while performing workflow management of the workflow system, storing the input content from the operation terminal and the captured image by the imaging means at the time of the input in the storage means, Control means for controlling the stored input content and the photographed image to be searched based on the operation history table. And butterflies.
[0010]
According to a second aspect of the present invention, the operation terminal includes a scanner unit capable of reading information recorded on a sheet of paper, and the input content of the operation terminal associated with the operation history table is read by the scanner unit. It is a document.
[0011]
According to a third aspect of the present invention, there is provided a confirmation means for confirming a user name when accessing the workflow system from the operation terminal, and a speaker connected to a management server. Is confirmed, the user name is pronounced.
[0012]
According to a fourth aspect of the present invention, the operation terminal includes a display unit for displaying a screen, and the display unit displays an image of the user's face when the user name is confirmed by the confirmation unit. It is characterized by.
[0013]
The invention according to claim 5 is characterized in that the confirmation means is a card reader capable of reading information for identifying an individual from a card storing information for identifying the individual.
[0014]
According to a sixth aspect of the present invention, the management server includes a calling unit for a mobile terminal device having a calling function, and when one predetermined process is completed, the mobile terminal of the applicant who has applied for the workflow process. It is characterized in that a call is made to the terminal device to notify the completion.
[0015]
The invention according to claim 7 is characterized in that the operation history table associates the input document with the work in which the document has been input in the workflow together with the image captured by the imaging means.
[0016]
The invention according to claim 8 is an operation terminal for receiving an operation input for the processing of each step in the workflow system, an imaging means provided so as to identify an operator operating the operation terminal, and an operation terminal and an imaging device. A management server connected to the means, and a management method of a workflow system for processing a plurality of continuous steps by workflow management in the management server, comprising: an input step of receiving input from an operation terminal; An operation history table for associating an input image with an image captured by the imaging unit at the time of the input is recorded, and a storage step of storing the input content and the image captured, and a search for the input content or the image captured based on the operation history table And a search step of performing the search.
[0017]
The invention according to claim 9 is provided with a confirmation step of confirming a user name when accessing the operation of the workflow system from the operation terminal, before the input step, wherein the confirmed user name is included in the confirmation step. Is pronounced by a speaker.
[0018]
According to a tenth aspect of the present invention, in the above-described confirmation step, an image of the confirmed face of the user is displayed on a display unit that displays a screen.
[0019]
The invention according to claim 11 is characterized in that in the confirmation step, the user name is confirmed by reading out information for identifying the individual from a card storing the information for identifying the individual by a card reader. And
[0020]
According to the twelfth aspect of the present invention, when one of the predetermined steps in the workflow management described above is completed, a notification step of calling the portable terminal device of the applicant who applied for the workflow processing and notifying the user of the completion. It is characterized by having.
[0021]
According to a thirteenth aspect of the present invention, the operation terminal includes a scanner unit capable of reading information recorded on a sheet of paper, and the input content of the operation terminal associated with the operation history table is read by the scanner unit. It is a document.
[0022]
According to a fourteenth aspect of the present invention, the operation history table associates the input document with a work in which the document has been input in a workflow, together with an image captured by the imaging unit.
[0023]
According to a fifteenth aspect of the present invention, there is provided an operation terminal for receiving an operation input for processing of each step in a workflow system, an image pickup means provided to identifiably photograph an operator operating the operation terminal, A management server connected to the means, and a control program of a workflow system that processes a plurality of consecutive steps by workflow management in the management server, wherein the management server has an input process for receiving an input from an operation terminal; An operation history table for associating an image captured by the imaging unit at the time of the input with an input content in the input process is recorded, and the input content or the captured image is stored based on the operation history table. And a retrieval process for retrieving a photographed image.
[0024]
The invention according to claim 16 causes a confirmation process of confirming a user name when accessing the operation of the workflow system from the operation terminal to be performed before the above-described input process. It is characterized in that a name is pronounced by a speaker.
[0025]
According to a seventeenth aspect of the present invention, in the above-mentioned confirmation processing, an image of the confirmed user's face is displayed on the display means for displaying a screen.
[0026]
The invention according to claim 18 is that, in the confirmation processing, the user name is confirmed by reading out the information for identifying the individual from a card storing the information for identifying the individual by a card reader. Features.
[0027]
According to the nineteenth aspect of the present invention, when one of the predetermined processes in the workflow management described above is completed, a notification process for calling the portable terminal device of the applicant who applied for the workflow process and notifying the user of the completion is provided. Is executed.
[0028]
According to a twentieth aspect of the present invention, the operation terminal includes a scanner unit capable of reading information recorded on a sheet of paper, and the input content of the operation terminal associated with the operation history table is read by the scanner unit. It is a document.
[0029]
According to a twenty-first aspect of the present invention, the operation history table associates an input document with a work in which the document has been input in a workflow together with an image captured by an imaging unit.
[0030]
The invention according to claim 22 is characterized in that the control program of the workflow system according to any one of claims 15 to 21 is recorded.
[0031]
BEST MODE FOR CARRYING OUT THE INVENTION
Next, embodiments of a workflow system, a management method of the system, a control program, and a computer-readable recording medium storing the program according to the present invention will be described in detail with reference to the drawings.
The workflow system according to the present embodiment exemplifies a preferred system in which a computer performs workflow management and processes a work to be processed in accordance with a predefined process.
Note that the workflow is a form in which a plurality of works are continuously processed. In other words, the processing in each step necessary for performing a task is defined as a work, and the work is sequentially processed by a person in charge.
[0032]
As shown in FIG. 1, the workflow system according to the present embodiment includes a management server 1 and a plurality of work units 2 (2a, 2b, 2c,...) Connected by a LAN 3 or wirelessly. Each work unit 2 supports the work of a person who performs processing according to the workflow management by the management server.
The work unit 2 is a part for processing one process of a work to be processed as a workflow system. For example, if the workflow system supports the work in a government office, the work unit 2 applies an application to a processing target such as an application form. Processing is performed in accordance with predetermined steps such as acceptance of a certificate, approval of an application, and settlement, and is a part for taking charge of one of the steps.
In other words, the work unit 2 is a part (one unit in the workflow system) provided with a device in which a person in charge of one of the assigned processes performs an operation such as input to the workflow system.
[0033]
In the present embodiment, a case in which three work units are provided will be described as an example.
The first work unit 2a is in charge of a step of receiving an application document from an outpatient applicant, and an MFP (multifunction printer) 4a to which the applicant inputs the application document, a speaker 5a, an IC card reader 6a, and a monitoring camera. 7a. The applicant has a mobile phone 8a.
[0034]
As shown in FIG. 2, the MFP 4a includes a touch panel 41a, a scanner unit, and a printer unit. A speaker 5a and an IC card reader 6a are integrally formed, and are connected to the LAN 3.
Thus, the applicant can integrally perform the personal authentication by the IC card reader 6a, the operation on the touch panel 41a after the personal authentication is performed, and the voice guidance by the speaker 5a.
[0035]
The above-mentioned touch panel 41a displays an operation menu and operation guidance that can be selected by the applicant, and receives an operation input by touching the display with a hand or the like.
The scanner unit has a function of scanning and reading a document, and the printer unit has a function of printing and outputting on a recording sheet.
When the applicant inserts the IC card into the IC card reader 6a, the speaker 5a calls for the name (user name) of the owner of the IC card or provides operation guidance by voice guidance.
[0036]
The IC card reader 6a receives an IC card provided with information for identifying an individual. The information for identifying the individual may be various types such as a user ID and encrypted personal information.
The surveillance camera 7a is provided on the back side of the touch panel 41a or the like so that the face of the applicant who can perform an operation by the MFP 4a can be photographed so that a person can be identified. Take a picture of the operation.
[0037]
The second work unit 2b is a unit that performs a process as a first process in the organization on the received document, and for example, a person in charge of the application document received by the first work unit 2a Is to print out the approval form, have the boss write a self-signed signature on the approval form with a writing implement, and then scan and read the approval form with the auto-signed signature.
Therefore, the second work unit 2b includes an MFP 4b having a touch panel 41b, a speaker 5b, an IC card reader 6b, and a monitoring camera 7b. The person in charge has a mobile phone 8b.
[0038]
The third work part 2c is a part for performing processing as a step following the second work part 2b in the organization, and is, for example, a trader in charge of settlement and processing of an approved application. This is a part for performing processing such as placing an order for
Therefore, the third work unit 2c includes an MFP 4c having a touch panel 41c, a speaker 5c, an IC card reader 6c, a PC (Personal Computer) 9c, and a monitoring camera 7c. The person in charge has a mobile phone 8c.
[0039]
The processing by each work unit 2 is managed by the management server 1.
The management server 1 includes a control unit 11 for controlling the entire operation as a workflow system, a storage unit 12 for storing data and the like, and a calling unit 13 for calling and notifying each mobile phone 8. And is connected to each work unit 2 via the LAN 3.
The calling unit 13 may be a wireless communication unit for each mobile phone 8. Alternatively, it may be a dial unit for calling each mobile phone 8 via a PSTN (Public Switched Telephone Network).
[0040]
The control unit 11 controls processing by each work unit 2 as workflow management by a predefined process as an operation in the workflow system, and controls image management, search, reuse, etc. of the monitoring camera 7 according to the present invention. I do.
That is, as a workflow management by a predefined process, the input content from the MFP or the like is stored in the storage unit 12, and the video captured by the monitoring camera 7 is stored in the storage unit 12. Are recorded as an operation history table 121. Further, when a search request is made for the input content from the MFP or the like stored in the storage unit 12 or the captured image of the monitoring camera 7, a search is performed based on the operation history table 121, and the searched input content and the captured image Is referred to.
Physically, it is realized by a main control unit such as a CPU performing processing by a program (not shown) stored in a storage unit (not shown) such as an HDD.
[0041]
The storage unit 12 includes an operation history table 121 for associating a document input from the MFP 4 with an image of the monitoring camera 7 at the time of the input, and a document data such as a document input by a scanner and data associated with the document. 122 and surveillance camera image data 123 which is an image of a moving image taken by the surveillance camera 7.
As shown in FIG. 3, the operation history table 121 is configured such that a case number is assigned to each applied document, so that the name of the input document, the name of the video captured by the monitoring camera at the time of the input, The name of the work in the input workflow is associated with the case number of the work in which the input is made.
[0042]
In this way, by associating a document with a matter number, the document can be stored in association with each matter, so that a document to be processed can be flexibly added to one matter to be processed (work for the applied content). Can be stored and stored.
In addition, by associating the captured image with the input document, the operation history table 121 associates the captured image with the input document, and the workflow system according to the present embodiment is connected to the management server 1. The stored data can be searched and confirmed from a PC (not shown) using the input document or photographed image as a key, and the surveillance image of the moving image by the surveillance camera 7 can be effectively reused. Become like
In addition, by associating the input document with the work in the input workflow, it is possible to further facilitate the search from the PC connected to the management server 1.
The above-described search and confirmation of the stored data is not limited to the above-described PC (not shown) as long as the terminal is an information terminal connected to the management server 1, and a terminal having a reference authority can refer to the terminal from any terminal. be able to. The information terminal may be, for example, the MFP 4, the mobile phone 8, the PC 9, or the like.
[0043]
Next, an operation of the workflow system according to the present embodiment will be described. FIG. 4 shows a flow of processing in the first work unit.
First, when a foreign applicant visits an application with an application document, an IC card issued to the applicant, and a mobile phone 8a, the touch panel 4a of the MFP 4a installed for the applicant is displayed on the touch panel 4a. For example, an initial screen as shown in FIG. 5 is displayed.
[0044]
When the applicant inserts the IC card into the IC card reader 6a in accordance with the instructions on the initial screen, the IC card reader 6a reads information for identifying an individual from the IC card, and reads the information to the management server 1. The user is notified of the information for identifying the individual and the fact that the IC card has been inserted.
Note that the information for identifying an individual may be various types such as a user ID and encrypted personal information.
[0045]
When the IC card is inserted into the IC card reader 6a, the management server 1 checks the name (user name) of the owner of the inserted IC card, and inserts the IC card from the stored personal data (not shown). The face photo data of the owner of the IC card and the voice data of the name are transmitted to the MFP 4a.
In response to this transmission, the touch panel 41a of the MFP 4a displays a face photographed screen including a large portion of the face as shown in FIG. 6, for example, and the speaker 5a has a volume that can be heard near the MFP 4a. The announcement "Welcome, XX" is pronounced by voice.
In this way, the name of the owner of the inserted IC card can be recognized by people around the MFP 4a. For example, the original owner of the IC card loses the IC card. It can be used as a psychological deterrent for a person who illegally uses another person's IC card and tries to gain access by impersonating the owner of the IC card.
[0046]
When the identity is confirmed by the screen and the voice in FIG. 6 in this manner, the management server 1 transmits a list of operation menus permitted to the applicant to the MFP 4a. Upon receiving this transmission, the touch panel 41a of the MFP 4a displays a list of operable menus (options) as shown in FIG. 7, for example.
Assuming that the applicant selects the document submission menu from this menu list, the applicant designates confirmation of the document type by selecting from the options displayed on the touch panel. When the procedure for inputting the application document from the scanner unit of the MFP 4a is thus performed, the touch panel 41a displays, for example, an image 411 captured by the monitoring camera 7a and an operation guide 412 as shown in FIG.
As a result, the applicant who operates the MFP 4 can select the desired application content from the options displayed on the touch panel 41 a and perform the operation simply by performing an operation such as reading the scanner in accordance with the displayed operation guide 412. Can be.
[0047]
When the image data of the application form scanned by the scanner is transmitted, the management server 1 transmits the data of the receipt to the MFP 4a. The MFP 4a receives this data, displays a completion screen as shown in FIG. 9 on the touch panel 41a, and prints out a receipt on the spot.
This allows the applicant to receive the receipt on the spot and return home without having to wait for the approval of the application to be completed. That is, according to the workflow system of the present embodiment, the time required for accepting an application can be reduced.
[0048]
The monitoring camera 7a starts recording when an IC card is inserted into the IC card reader 6a, and photographs the state of the applicant who operates the MFP 4a until the receipt is printed out.
The captured video thus captured is transmitted to the management server 1 and stored as surveillance camera video data 123.
[0049]
When the reception of the application document is completed by the first work unit 2a in this way, the management server 1 stores the name of the input document in association with the name of the video captured by the monitoring camera 7 in the operation history table 121, and A call is made to the mobile phone 8b of the person in charge of the processing in the work section to notify that there is an application document to be processed. This notification may be performed by a screen display on the mobile phone 8b, such as sending an e-mail to the mobile phone 8b, or may be performed by an automatic voice.
By notifying the next person in charge with the mobile phone in this manner, the person in charge can be urged to process the input work, regardless of where the person in charge is located.
[0050]
FIG. 10 shows the processing in the second work unit 2b. In the processing in the second work unit 2b, the same processing as the processing in the first work unit 2a described above is performed by the person in charge of processing the work inside the organization. The contents of the displayed selectable operation menu differ depending on the person in charge, and the contents selected from the touch panel 41b also differ depending on the contents of the processing.
[0051]
In the operation example shown in FIG. 10, the person in charge inserts the IC card into the IC card reader 6b, displays the face photograph on the touch panel 41b, and uses the speaker by the same operation as the operation by the first work unit 2a described above. After confirming the identity by pronunciation of the name, the person in charge selects a menu for printing out the approval document.
The person in charge takes the printed approval form to a supervisor who has the authority to approve, receives a self-signed signature on the approval form from the supervisor, and sends the approval form with the self-signed signature from the scanner unit of the MFP 4b. input. When the management server 1 receives the scanned approval form image data, the management server 1 stores the image data in the document data 122 in association with the first application form based on the case number.
Thus, the documents stored in the management server 1 can be flexibly added and managed according to the selected menu.
In addition, the workflow system according to the present embodiment introduces a paper document without changing the process of proceeding without installing a computer, such as receiving a self-signed signature on a paper document and receiving approval. And the advantages of automation and efficiency of processing by workflow management can be obtained.
[0052]
When the management server 1 receives the image read by the scanner unit and the processing in the second work unit is completed, the management server 1 sends a call to the mobile phone 8c of the person in charge of the processing in the next work unit. In addition to notifying that there is an application document to be processed, a call is made to the mobile phone 8a of the applicant to notify that the approval has been completed. These notifications may be made by a screen display on the mobile phone 8 such as sending an e-mail to the mobile phones 8a and 8c, or may be made by automatic voice.
[0053]
According to the notification to the mobile phones 8a and 8c, the person in charge of the mobile phone 8c is provided with the work that has been input no matter where the person in charge is, similarly to the effect described above in the first work unit 2a. Can be urged to perform the above processing.
Further, even if the applicant who has the mobile phone 8a is already away from the MFP 4a by receiving the receipt, it is immediately notified that one process such as the completion of the approval is completed. Suppose that another person impersonates the applicant and illegally submits an application, etc., and passes the above-mentioned identity verification by a face photograph or voice in the first work unit 2a described above. This notification can also inform that an unauthorized application has been made.
That is, even if there is a person who illegally obtains the IC card by dropping the original owner or the like, at the stage of application, the first work unit 2a displays a face image such as a face photograph by the first work unit 2a, By calling the name by voice, unauthorized use can be suppressed, and each time a predetermined process such as approval or settlement is completed, the original possession of the calling means 13 of the management server 1 is registered. By calling the other party's mobile phone, the original owner can know that his or her card has been illegally used, as long as both the IC card and the mobile phone are not lost. For this reason, even if an IC card is illegally acquired due to loss or the like, a stronger deterrent can be exerted against unauthorized use of the IC card.
[0054]
Further, the second work unit 2b may have a function of approving only with a mobile phone of a user (such as a boss) having the approval authority. That is, a function may be provided in which the user having the approval authority confirms the content on the display unit of the mobile phone and completes the approval by pressing a predetermined key from the input button.
As a result, even a user who is not accustomed to the operation by the computer can proceed with the processing speedily by a simple operation without limiting the place.
[0055]
The processing in the third work section 2c is the same as the above-described processing in the second work section 2b because a PC is provided in addition to the configuration of the second work section 2b. Can also be operated using a PC.
As described above, the work unit provided in a department having a person who is familiar with the operation of the PC may be configured to operate the PC according to the purpose. This makes it possible to construct a system that can flexibly cope with various operations.
[0056]
As described above, according to the workflow system of the present embodiment, the security management using the IC card and the monitoring video are used to monitor all the entrances (input means) of the paper document with respect to the workflow of the system. It can be performed. Furthermore, since the video from the surveillance camera can be searched and reused from the work name in the workflow or the input document, security can be improved.
Also, at the entrance of a paper document to the system workflow, a face image such as a photograph of the IC card owner's face is displayed and the name of the IC card owner is pronounced by voice to perform an input operation. Can also exert psychological deterrence.
In addition, every time a predetermined process is completed, a call is made to the mobile phone of the registered owner of the IC card, so that unless the owner loses both the IC card and the mobile phone, it is temporarily illegal. Even if it is used, it is possible to notify the original owner that the unauthorized use has been performed, and to exert a psychological deterrent against the unauthorized use.
[0057]
Each of the above-described embodiments is a preferred embodiment of the present invention, and can be variously modified and implemented without departing from the gist of the present invention.
For example, the screen display of the touch panel, the content of the work in each work unit, and the operation for processing the work may be various types according to the purpose of the workflow system to be applied, the work content, and the like.
[0058]
Further, in the above-described embodiment, the configuration including the three work units has been described. However, if the target work is performed, the work unit may be changed depending on the content and purpose of the business to be realized, the management philosophy, and the like. The number may be two or more, and the configuration or the work may be a configuration in which an arbitrary number of any of the three work units described above is combined.
[0059]
In addition, the configuration of each work unit 2 and the contents of the work to be assigned according to the configuration are not limited to the above-described example, and the monitoring of the input device of the stationary paper document such as each MFP provided in the work unit may be performed. If the camera is provided, the camera may be arbitrary depending on various factors such as the assigned work content, purpose, number of persons in charge, and preference.
For example, a configuration that does not require an IC card only for the applicant may be adopted.
In addition, a configuration may also be adopted in which a surveillance camera is provided in a stationary terminal such as a PC that performs an operation other than input of a paper document. At this time, the operation history table 121 associates the image captured by the monitoring camera with the content input from the PC, and the document data 122 stores the content input from the PC. Further, the personal identification may be performed on the PC using an IC card reader.
Further, the number of mobile phones is not limited to one for each work unit, and may be plural, for example, for the number of business staff.
[0060]
Further, the surveillance camera 7 may not be provided in all the work units 2 but may be provided only in the first work unit 2a that receives the application. That is, as long as the monitoring camera 7 is provided at least in the work unit at the start of the workflow, other work units may be provided as necessary, and there may be work units that are not provided.
[0061]
In the above-described embodiment, the MFP 4, the speaker 5, and the IC card reader 6 are connected to the LAN 3 as one unit. However, each of the MFP 4, the speaker 5, and the IC card reader 6 may be connected to the LAN 3 by a separate interface.
[0062]
Also, the MFP has been described as a stationary type input device in the work unit. However, the present invention is not limited to this as long as input can be made on paper. For example, a work unit that does not perform printout, a scanner device, A copy machine, a facsimile machine, a digital multifunction peripheral, or the like may be used.
Further, in the case of a work unit that performs processing involving printout, for example, a copy machine, a facsimile machine, a digital multifunction peripheral, or the like may be used.
[0063]
In addition, the confirmation of the original owner (confirmation of the user name) is not limited to the confirmation using an IC card as long as the original owner can be identified. May be used for identification by a card, a so-called biometric authentication using characteristics of a human body such as a fingerprint or a retinal pattern, or a combination thereof.
[0064]
Further, the configuration of the operation history table is not limited to that shown in FIG. 3, and the name of the input document described above may be any information as long as the information specifies the document, such as an ID number. It may be. Further, the name of the captured image of the surveillance camera may be any information as long as the information specifies the captured image, and may be, for example, an ID number.
Further, other information, for example, the name of a person in charge, may be stored in association with the input content according to the purpose of reusing the stored data.
[0065]
Further, the image stored in association with the surveillance camera has been described as a moving image, but may be a still image.
[0066]
Also, the target to be notified by calling from the calling means 13 of the management server 1 has been described as a mobile phone. However, a terminal device that can notify the owner is not limited to a mobile phone. For example, a PDA (Personal) Digital Assistant) or a pager.
[0067]
Also, the management server 1 has been described as including the control unit 11, the storage unit 12, and the calling unit 13, but if the control unit, the storage unit, and the calling unit can function as described above, the system The configuration is not limited to this. For example, the control unit, the storage unit, and the calling unit described above may be realized by a plurality of devices, and the functions are realized by separate devices. It may be a configuration.
[0068]
Further, in each of the above-described embodiments, the program is described as being stored in the storage unit such as the HDD of the management server. However, the program may be stored in any recording medium that can be read by a computer. For example, it may be stored in a floppy (registered trademark) disk, hard disk, optical disk, magneto-optical disk, CD-ROM, CD-R, magnetic tape, nonvolatile memory card, EEPROM, or the like.
That is, the above-described functions according to the embodiments of the present invention may be realized by a main control unit such as a CPU of a management server performing processing by a program supplied from the above-described recording medium.
In this case, the present invention is applicable even when the information group including the program is supplied to the management server from the storage medium described above or from an external storage medium via a network.
That is, the program code itself read from the storage medium realizes the novel function of the present invention, and the storage medium storing the program code and the signal read from the storage medium constitute the present invention. Will be.
[0069]
According to the program of the present invention, it is possible to cause the workflow system controlled by the program to realize the functions of the above-described embodiments of the present invention.
[0070]
【The invention's effect】
As described above, according to the present invention, it is possible to store an image captured by an imaging unit that captures an operator who operates an operation terminal in an identifiable manner, and to search and reuse the work in a workflow and input contents input. Even if the password or card used for personal authentication is stolen, there is no need for an administrator or guardman to be at the operation site, and unauthorized use by persons other than those who are originally authorized Access can be prevented, and security can be improved.
[Brief description of the drawings]
FIG. 1 is a block diagram showing a configuration of a workflow system as an embodiment of the present invention.
FIG. 2 is a diagram illustrating a configuration example around an MFP 4a.
FIG. 3 is a diagram showing a configuration example of an operation history table 121.
FIG. 4 is a sequence chart showing an outline of a processing flow in a first work unit 2a.
FIG. 5 is a diagram exemplifying an initial screen displayed on a touch panel.
FIG. 6 is a diagram illustrating an example of a personal identification screen using a face photograph.
FIG. 7 is a diagram exemplifying a screen displaying a list of operable menus;
FIG. 8 is a diagram illustrating an example of a screen displaying operation guidance.
FIG. 9 is a diagram illustrating an example of a completion display screen.
FIG. 10 is a sequence chart showing an outline of a processing flow in a second work unit 2b.
[Explanation of symbols]
1 management server
11 control means
12 Storage means
121 operation history table
122 Document data
123 surveillance camera video data
13 Calling means
2 (2a, 2b, 2c, ...) Work part
3 LAN
4 (4a, 4b, 4c, ...) MFP (operation terminal)
41 (41a, 41b, 41c, ...) Touch panel
5 (5a, 5b, 5c, ...) speaker
6 (6a, 6b, 6c, ...) IC card reader (confirmation means)
7 (7a, 7b, 7c, ...) Surveillance camera (imaging means)
8 (8a, 8b, 8c, ...) mobile phone
9c PC

Claims

A workflow system that processes a plurality of continuous processes by workflow management on a computer,
An operation terminal that receives an operation input for the processing of each process;
Imaging means provided to identifiably photograph an operator operating the operation terminal;
A management server connected to the operation terminal and the imaging unit;
The management server,
Storage means for storing an operation history table for associating an input content input from the operation terminal with an image captured by the imaging means at the time of the input;
While performing the workflow management of the workflow system, storing the input content from the operation terminal and the image captured by the imaging unit at the time of the input in the storage unit, the stored input content and the captured image And control means for controlling the search based on the operation history table.

The operation terminal includes a scanner unit that can read information recorded on paper,
The workflow system according to claim 1, wherein the input content by the operation terminal associated with the operation history table is a document read by the scanner unit.

Confirmation means for confirming a user name when accessing the workflow system from the operation terminal,
And a speaker connected to the management server,
3. The workflow system according to claim 1, wherein the speaker pronounces the user name when the user name is confirmed by the confirmation unit.

The operation terminal includes display means for displaying a screen,
The workflow system according to claim 3, wherein the display unit displays an image of the user's face when the user name is confirmed by the confirmation unit.

5. The workflow system according to claim 3, wherein the confirmation unit is a card reader capable of reading information for identifying an individual from a card storing information for identifying the individual.

The management server includes a calling unit for a portable terminal device having a calling function, and when one predetermined process is completed, a call is made to the portable terminal device of the applicant who applied for the workflow processing, and the completion is determined. The workflow system according to any one of claims 1 to 5, wherein the notification is sent.

7. The operation history table according to claim 1, wherein the input document is associated with a work in which a document is input in a workflow together with an image captured by the imaging unit. The workflow system described in 1.

An operation terminal that receives an operation input for processing of each step in the workflow system, an imaging unit that is provided to photograph the operator who operates the operation terminal in an identifiable manner, and that is connected to the operation terminal and the imaging unit A management method for a workflow system comprising a management server and processing a plurality of continuous steps by workflow management in the management server,
An input step of receiving input from the operation terminal;
A storage step of recording an operation history table for associating the input content in the input step with an image captured by the imaging unit at the time of the input, and storing the input content and the captured image;
A search step of searching for the input content or the photographed image based on the operation history table.

A confirmation step of confirming a user name when accessing the operation of the workflow system from the operation terminal is provided before the input step,
9. The management method for a workflow system according to claim 8, wherein in the confirmation step, the confirmed user name is pronounced by a speaker.

The method according to claim 9, wherein in the confirmation step, an image of the confirmed user's face is displayed on a display unit that displays a screen.

11. The user name is confirmed by reading information for discriminating the individual by a card reader from a card storing information for discriminating the individual in the confirmation step. Workflow system management method.

When one of the predetermined steps in the workflow management is completed, a notification step is provided for calling the portable terminal device of the applicant who applied for the processing of the workflow and notifying the user of the completion. 12. The method for managing a workflow system according to any one of items 8 to 11.

The operation terminal includes a scanner unit that can read information recorded on paper,
13. The workflow system management method according to claim 8, wherein the input content by the operation terminal associated with the operation history table is a document read by the scanner unit.

14. The operation history table according to claim 8, wherein the input document is associated with a work in which a document is input in a workflow together with an image captured by the imaging unit. A method for managing a workflow system according to item 1.

An operation terminal that receives an operation input for processing of each step in the workflow system, an imaging unit that is provided to photograph the operator who operates the operation terminal in an identifiable manner, and that is connected to the operation terminal and the imaging unit A control program for a workflow system comprising a management server and processing a plurality of continuous steps by workflow management in the management server,
In the management server,
Input processing for receiving input from the operation terminal;
A storage process of recording an operation history table for associating the input content in the input process with a captured image by the imaging unit at the time of the input, and storing the input content and the captured image;
And a search process for searching for the input content or the photographed image based on the operation history table.

A confirmation process for confirming a user name when accessing the operation of the workflow system from the operation terminal is performed before the input process,
The control program according to claim 15, wherein in the confirmation process, the confirmed user name is made to sound on a speaker.

17. The control program according to claim 16, wherein in the confirmation processing, an image of the confirmed user's face is displayed on a display unit that displays a screen.

18. The user name is confirmed by reading out information for identifying an individual by a card reader from a card storing information for identifying the individual in the confirmation processing. A control program for the workflow system.

Upon completion of one of the predetermined processes in the workflow management, a call is made to the portable terminal device of the applicant who applied for the workflow process, and a notification process for notifying the completion is executed. Item 19. The control program for a workflow system according to any one of Items 15 to 18.

The operation terminal includes a scanner unit that can read information recorded on paper,
20. The control program according to claim 15, wherein the input content by the operation terminal associated with the operation history table is a document read by the scanner unit.

21. The operation history table according to claim 15, wherein the input document is associated with a work in which a document is input in a workflow together with an image captured by the imaging unit. A control program for a workflow system according to item 1.

A computer-readable recording medium recording a workflow system control program, wherein the workflow system control program according to any one of claims 15 to 21 is recorded.