JP2004288085A - 送信用ファイルの登録方法および装置 - Google Patents

Abstract

【課題】通知書をネットワーク上で閲覧する際に、販促情報も同時に閲覧できる形式の送信用ファイルを登録する方法および装置を提供する。
【解決手段】通知書部と販促物部とファイル情報部により構成される送信用ファイルの通知書部に通知書データを格納し、販促物ファイルが存在する場合には、販促物部に販促物データを格納し、送信用ファイルの送信管理に必要な情報をファイル情報部に記録する。
【選択図】 図３

Description

【０００１】
【産業上の利用分野】
本発明は、請求書や利用明細書等の通知書をコンピュータネットワークを介して配布する技術に関する。
【０００２】
【従来の技術】
従来より、請求書や利用明細書等の通知書は、ハガキや封書の形式で郵送等により利用者に配送されていた。近年では、コンピュータのネットワーク化が進むに従い、ネットワーク上でも同様の内容をＸＭＬ、ＨＴＭＬ、ＰＤＦ、電子メールなどで配信できるようになってきている。
【０００３】
【発明が解決しようとする課題】
上述のような文書ファイルでは、請求書や利用明細書単体でファイル化されて配信される。そのため、同時に販促を行おうとする場合パンフレット等を電子化した販促物ファイルを送信することになるが、この際、請求書等の通知書ファイルと販促物ファイルが別ファイルであるため、販促効果が薄れ、管理する側も別々に管理しなければならない。特に、従来の紙媒体の場合は、封書内に請求書と販促物を封入しておき、利用者に販促物を閲覧させることが可能であったが、電子化したことにより逆に販促物を閲覧させづらくなっている。
【０００４】
上記のような点に鑑み、本発明は、通知書をネットワーク上で閲覧する際に、販促情報も同時に閲覧できる形式の送信用ファイルを登録する方法および装置を提供することを課題とする。
【０００５】
【課題を解決するための手段】
上記課題を解決するため、本発明では、コンピュータネットワークを介して顧客の端末に送信するための送信用ファイルを、配信サーバが管理するデータベースに登録する方法として、前記送信用ファイルを、顧客に通知すべき内容に関する情報を記録する通知書部と、顧客に販売促進を行うための販促情報を記録する販促物部と、送信用ファイルの送信管理情報を記録するファイル情報部による構成とし、設定された内容に従って、顧客に通知すべき内容を記録した通知書ファイル内から実データである通知書データを抽出して送信用ファイルフォーマットの通知書部に格納すると共に、前記通知書ファイル内の送信先顧客ＩＤをファイル情報部に記録し、開封確認が設定されている場合に、開封確認フラグを記録すると共に、開封確認キーを作成し、前記ファイル情報部に記録する段階と、顧客に販売促進を行うための販促情報を記録した販促物ファイル内から実データである販促物データを抽出して、送信用ファイルフォーマットの販促物部に格納する段階と、前記送信用ファイルを所定のファイル形式で、配信サーバに接続された文書データベースに登録すると共に、前記ファイル情報部に記録されている送信先顧客ＩＤ、開封確認キーを、前記文書データベースに登録する段階を実行するようにしたことを特徴とする。
【０００６】
本発明によれば、顧客に送信する送信用ファイルを、通知書部、販促物部、ファイル情報部からなる構成として、顧客に必ず通知する必要のある内容と、販促用の情報を１つのファイルに含めるようにし、この送信用ファイルを、ネットワークを介して配信するためのデータベースに登録するようにしたので、顧客に販促物を見せるためのファイルを簡易に作成することが可能となる。
【０００７】
【発明の実施の形態】
以下、本発明の好適な実施形態について、図面を参照して詳細に説明する。
（ファイル閲覧用システムの構成）
図１は、本発明において作成した送信用ファイルを顧客に閲覧させるためのシステム全体を示す図である。図１において、１は登録端末、２は文書ＤＢ（データベース）、３は顧客ＤＢ（データベース）、４は配信サーバ、５はインターネット、６は顧客端末である。
【０００８】
登録端末１は、通知書ファイル、販促物ファイルを利用して送信用ファイルを作成し、文書ＤＢ２に登録するための端末であり、通常のパーソナルコンピュータに専用のソフトウェアを搭載することにより実現される。文書ＤＢ２は、登録端末１により作成された送信用ファイルを記憶するデータベースである。顧客ＤＢ３は、文書ファイルを配信する対象となる顧客に関する情報を記憶したデータベースである。文書ＤＢ２および顧客ＤＢ３は、ハードディスク等の外部記憶装置で実現される。
【０００９】
配信サーバ４は、文書ＤＢ２、顧客ＤＢ３等に記録された情報を利用して各種ファイルを配信する機能を有するサーバコンピュータであり、ＷＷＷ（Ｗｏｒｌｄ Ｗｉｄｅ Ｗｅｂ）機能をはじめとする各種通信機能を有している。また、配信サーバ４は、電子メールを送信するプログラム、各種ファイルを配信するプログラム、開封確認通知を受け取るプログラムを搭載している。顧客端末６はＷｅｂブラウザソフトウェアをはじめとする各種通信機能を搭載したパーソナルコンピュータ等の端末装置である。また、顧客端末６は、復号、署名検証するプログラム、開封確認を送信するプログラムを搭載している。
【００１０】
（データベースの構成）
続いて、文書ＤＢ２および顧客ＤＢ３の構造について説明する。文書ＤＢ２に記録されている情報の項目と例を図２に示す。図２に示すように、文書ＤＢ２は、送信用ファイル名、タイトル、通知書種別、開封確認キー、開封日時、送信先顧客ＩＤ、送信元顧客ＩＤの各項目を有している。送信用ファイル名は、通知書と販促物を統合した送信用ファイルのファイル名である。タイトルは、送信用ファイル名について、顧客が一目でわかるように付与されるものである。通知書種別は、利用明細書であるか、請求書であるか等の通知書の種別を示すものである。開封確認キーは、送信した送信用ファイルが顧客端末６側で開封されたことを確認するためのキーであり、送信用ファイルごとにユニークなキーとすることにより、正当な顧客により開封されたことを確認できるようになっている。開封日時は、顧客が開封した日時を示すものである。送信先顧客ＩＤは、送信用ファイルを送付される対象の顧客を特定するＩＤである。送信元顧客ＩＤは、送信用ファイルを送付する側の顧客を特定するＩＤである。
【００１１】
ここで、送信用ファイルの様式を図３に示す。図３に示すように、送信用ファイルは、通知書部、販促物部、ファイル情報部の３部により構成されている。通知書部は、利用明細書、請求書等の通知書に関する情報を記録した部分である。販促物部は、パンフレット、カタログ等の販促物に関する情報を記録した部分である。ファイル情報部は、送信用ファイルの送信に関する情報を記録した部分である。このうち、通知書部、ファイル情報部は、どの送信用ファイルについても必須であるが、販促物部は、販促物の添付がなされない場合には、不要となる。送信用ファイルは、ＸＭＬ（ｅＸｔｅｎｓｉｂｌｅ Ｍａｒｋｕｐ Ｌａｎｇｕａｇｅ）フォーマットで記述されている。ＸＭＬで記述することにより、通知書と販促物等の異なる情報を同一ファイルで管理し易くなる。
【００１２】
次に、顧客ＤＢ３に記録されている情報の項目と例を図４に示す。図４に示すように、顧客ＤＢ３は、送信先顧客ＩＤ、氏名、メールアドレス、暗号鍵の各項目を有している。送信先顧客ＩＤは、送信用ファイルを送信される対象の顧客を特定するＩＤであり、文書ＤＢ２と対応づけるためのキーとなっている。メールアドレスは、顧客に電子メールを送信するためのメールアドレスである。暗号鍵は、送信用ファイルを暗号化するために用いるものである。顧客ＤＢ３は、アカウント、パスワード等の顧客管理に必要な他の情報も有している。
【００１３】
（登録処理）
続いて、図１に示したシステムにおける送信用ファイルの登録処理について説明する。登録処理では、あらかじめ登録端末１内に存在している通知書ファイルおよび販促物ファイルを利用して送信用ファイルを作成して登録する。通知書ファイル、販促物ファイルは、それぞれＰＤＦ（登録商標）等の一般的な文書ファイル形式、一般的なワープロソフト、表計算ソフトで利用可能なファイル等の様々な形式で作成されている。送信用ファイルとしてＸＭＬを用いる場合には、上記の通知書ファイル、販促物ファイルの実データを送信用ファイル内に埋め込むことにより、送信用ファイルの通知書部、販促物部の作成が可能になる。
【００１４】
具体的には、まず、図５に示すようなメイン画面を表示させて、品目名、通知書種別、タイトル、通知書ディレクトリを入力する。また、開封確認を行うかどうかの指定も行う。品目名とは、送信用ファイルの作成と登録を行う際の作業を特定するためのものであり、通常、通知書を送る側の企業名を入力する。通知書種別は、上述のように請求書であるか利用明細書であるか等の通知書の種別を示すものである。タイトルは、送信用ファイルが顧客に届いた際に、顧客に見させるためのタイトルである。通知書ディレクトリは、送信用ファイルの通知書部に埋め込むための通知書ファイルが記録されたパス名を入力するものである。ここで指定される文書ＤＢ２内のパス名には、通知書を送る企業側からの通知書ファイルが上述のようなＰＤＦ等の形式で記録されている。開封確認とは、送信した送信用ファイルを、顧客が開封したことを確認することである。開封確認を行う場合は、図５に示すチェック欄にチェックを行う。
【００１５】
メイン画面からは、図６に示すような販促物情報入力画面、証明書情報入力画面、暗号鍵情報入力画面に切替え表示が可能となっている。これらの画面は、どのような順序で表示されるようになっていても良い。図６（ａ）に示す販促物情報入力画面では、通知書に添付すべき販促物があるかどうかの指定を行うと共に、販促物を添付する場合には、そのタイトルと販促物ファイルを指定する。図６（ｂ）に示す証明書情報入力画面では、電子署名を行うかどうかの指定を行うと共に、電子署名を行う場合には、証明書ファイルと証明書パスワードを指定する。図６（ｃ）に示す暗号鍵情報入力画面では、暗号化を行うかどうかの指定を行うと共に、暗号化を行う場合には、暗号方式と暗号パスワードを指定する。図５、図６に示した各画面において設定を行ったら、メイン画面で登録ボタンをクリックする。
【００１６】
登録ボタンをクリックすることにより登録指示が行われると、実際に登録処理が行われることになる。ここで、登録の具体的な処理を図７のフローチャートに従って説明する。まず、通知書データを送信用ファイルに格納する（ステップＳ１）。具体的には、メイン画面で指定された通知書ディレクトリに存在する通知書ファイルから、実データである通知書データを抽出し、送信用ファイル内の通知書部に格納する。送信用ファイルをＸＭＬで作成する場合は、通知書データをタグで囲むことにより、格納することができる。また、図５に示したメイン画面を利用して入力された情報を基に、通知書種別、付与タイトルを通知書部に格納する。また、ファイル情報部に、送信先顧客ＩＤ、送信元顧客ＩＤを格納する。送信先顧客ＩＤは、通知書ファイルのファイル名としてあらかじめ付与されているので、これを抽出してそのまま用いる。送信元顧客ＩＤは、メイン画面において品目名として入力された企業名をあらかじめ用意されている対応表において抽出された企業ＩＤを利用する。また、メイン画面において「開封確認を行う」にチェックがなされた場合、ファイル情報部に開封確認フラグを立てると共に、開封確認キーを重複のないように作成し、ファイル情報部に格納する。開封確認キーは、送信ファイル名、タイトル、現在日時から作成する。作成された開封確認キーは、文書ＤＢ２に記録されることになる。
【００１７】
次に、販促物がある場合に、販促物データを送信用ファイルに格納する（ステップＳ２）。具体的には、販促物情報入力画面で指定された販促物ディレクトリに存在する販促物ファイルから、実データである販促物データを抽出し、送信用ファイル内の販促物部に格納する。送信用ファイルをＸＭＬで作成する場合は、販促物データをタグで囲むことにより、格納することができる。また、販促物情報入力画面を利用して入力された情報を基に、販促物タイトルを販促物部に格納する。また、ファイルフォーマットを、販促物ファイルから検出し、販促物部に記録する。なお、販促物情報入力画面において、「販促物なし」と設定された場合には、ステップＳ２における処理は行わない。
【００１８】
続いて、電子署名ありと設定されている場合に、送信用ファイルに電子署名を付与する（ステップＳ３）。具体的には、証明書情報入力画面で指定された証明書ファイル内の証明書を用いて、送信用ファイルに電子署名を付与する。署名対象部分は、通知書部だけとなる。電子署名の作成については、従来周知の手法により行うので、ここでは詳細な説明は省略する。続いて、作成した電子署名を送信用ファイルの通知書部に格納する。なお、証明書情報入力画面において、「署名なし」と設定された場合には、ステップＳ３における処理は行わない。
【００１９】
次に、暗号化ありと設定されている場合に、送信用ファイルを暗号化する（ステップＳ４）。具体的には、暗号鍵情報入力画面で指定された暗号鍵情報を用いて、通知書部を暗号化し、選択された暗号方式をファイル情報部に格納する。この際、共通鍵方式が指定されている場合は、顧客ＤＢ３より顧客別の暗号鍵を取得し、その鍵で暗号化する。公開鍵方式が指定されている場合は、暗号鍵情報入力画面で指定されたパスワードで通知書部を暗号化し、さらにそのパスワードを顧客ＤＢ３内の顧客別の暗号鍵で暗号化し、その暗号化したパスワードをファイル情報部に格納する。なお、暗号鍵情報入力画面において、「暗号化なし」と設定された場合には、ステップＳ４における処理は行わない。
【００２０】
続いて、送信用ファイルを所定のファイル形式で保存する（ステップＳ５）。本実施形態では、ＸＭＬ形式で保存する。この際、送信用ファイル名は所定の規則に従って付与される。次に、文書ＤＢ２に送信用ファイル名、タイトル、通知書種別、開封確認キー、送信先顧客ＩＤ、送信元顧客ＩＤを登録する（ステップＳ６）。上記ステップＳ１からステップＳ６の処理は、メイン画面で指定した文書ディレクトリに存在する通知書ファイルの数だけ繰り返される。
【００２１】
このようにして、送信用ファイルが文書ＤＢ２に登録される。これにより、配信サーバ４による送信用ファイルの配信が可能な状態となる。なお、上記図７のフローチャートに示した登録処理登録を行う登録装置としては、登録端末１から直接文書ＤＢ２にアクセスして行うようにしても良いし、登録端末１は、単なる入力端末として、配信サーバ４にアクセスし、配信サーバ４内で行うようにしても良い。
【００２２】
（ファイル送信処理）
次に、送信用ファイルの送信について説明する。配信サーバ４はＷｅｂアクセスと電子メール添付の２通りの配信方式を可能としている。Ｗｅｂアクセスする場合は、顧客ＤＢ３に記録されているメールアドレスに対して、図８（ａ）のような文面の電子メールを送信する。その電子メール中に請求書の存在場所を示すＵＲＬが記述されており、送付先の顧客はＷｅｂブラウザで、そのＵＲＬにアクセスすることにより送信用ファイルをダウンロードする。
【００２３】
一方、電子メールに添付する場合には、顧客ＤＢ３に記録されているメールアドレスに対して、図８（ｂ）のような文面の電子メールを送信する。この電子メールには送信用ファイルが添付ファイルとして添付されており、送信先の顧客は、添付されている送信用ファイルを確認する。このようにして、いずれかの方式により顧客に送信用ファイルが送信されることになる。
【００２４】
送信用ファイルを受け取った後の、顧客端末６側の処理について説明する。顧客端末６は、配信サーバ４から上記どちらかの方式で送信用ファイルを取得すると、顧客端末６側の開封プログラムが起動し、送信用ファイルを走査する。具体的な処理を図７に示すフローチャートに従って説明する。
【００２５】
まず、送信用ファイルが暗号化されている場合に、ファイル情報部の暗号情報に従って復号する（ステップＳ１１）。暗号方式が共通鍵方式であれば、あらかじめ顧客端末６側に存在する共通鍵で通知書部を復号する。暗号方式が公開鍵方式であれば、あらかじめ顧客端末６側に存在する秘密鍵でファイル情報部に記録されている暗号鍵を復号し、その復号された暗号鍵で通知書部を復号する。
【００２６】
次に、送信用ファイルに署名が付与されている場合に、その署名を検証する（ステップＳ１２）。署名検証は通知書部の署名を基に行う。続いて、送信用ファイルから通知書データを取り出して顧客端末６のディスクに一時保存すると共に、存在していれば販促物データも取り出して顧客端末６のディスクに一時保存する（ステップＳ１３）。
【００２７】
次に、ファイル情報部の開封確認フラグが立っていれば、開封通知を行う（ステップＳ１４）。具体的には、ファイル情報部の開封確認キーを取得し、配信サーバ４に開封確認キーを送信する。配信サーバ４側では、受け取った開封確認キーに対応するレコードを文書ＤＢ２から取得し、開封日時を登録する。続いて、取り出した通知書データと販促物データを顧客端末６の画面上に表示する（ステップＳ１５）。
【００２８】
以上のようにして、顧客は受け取った電子メールの添付ファイルとして、もしくは電子メールで指定されたＵＲＬを利用して送信用ファイルを得ることができる。送信用ファイルには、販促物データも格納されているため、顧客は、同時に販促物も見ることになる。顧客端末６側のプログラムでは、送信用ファイルを開いた時点で、開封確認キーを配信サーバ４に送信するため、配信サーバ４側では顧客が開封したことを確認することができる。すなわち、配信サーバ４側では、顧客が通知書および販促物を閲覧したことを確認することができることになる。
【００２９】
【発明の効果】
以上、説明したように本発明によれば、顧客に通知すべき内容に関する情報を記録する通知書部と、顧客に販売促進を行うための販促情報を記録する販促物部と、送信用ファイルの送信管理情報を記録するファイル情報部により構成される送信用ファイルの登録にあたり、設定された内容に従って、顧客に通知すべき内容を記録した通知書ファイル内から実データである通知書データを抽出して送信用ファイルフォーマットの通知書部に格納すると共に、通知書ファイル内の送信先顧客ＩＤをファイル情報部に記録し、開封確認が設定されている場合に、開封確認フラグを記録すると共に、開封確認キーを作成し、ファイル情報部に記録し、顧客に販売促進を行うための販促情報を記録した販促物ファイル内から実データである販促物データを抽出して、送信用ファイルフォーマットの販促物部に格納し、送信用ファイルを所定のファイル形式で、配信サーバに接続された文書データベースに登録すると共に、ファイル情報部に記録されている送信先顧客ＩＤ、開封確認キーを、文書データベースに登録するようにしたので、顧客に販促物を見せるためのファイルを簡易に作成して登録することが可能となるという効果を奏する。
【図面の簡単な説明】
【図１】本発明において作成した送信用ファイルを顧客に閲覧させるためのシステム全体を示す図である。
【図２】文書ＤＢ２に記録されている情報の項目と例を示す図である。
【図３】送信用ファイルの様式を示す図である。
【図４】顧客ＤＢ３に記録されている情報の項目と例を示す図である。
【図５】送信用ファイルの設定を行うためのメイン画面を示す図である。
【図６】送信用ファイルの設定を行うための画面を示す図である。
【図７】本発明に係る送信用ファイルの登録方法の概要を示すフローチャートである。
【図８】配信サーバ４から顧客端末６に送信される電子メールを示す図である。
【図９】送信用ファイルの閲覧処理の概要を示すフローチャートである。
【符号の説明】
１・・・登録端末
２・・・文書ＤＢ（データベース）
３・・・顧客ＤＢ（データベース）
４・・・配信サーバ
５・・・インターネット
６・・・顧客端末

Claims (5)

1. コンピュータネットワークを介して顧客の端末に送信するための送信用ファイルを、配信サーバが管理するデータベースに登録する方法であって、
   前記送信用ファイルは、顧客に通知すべき内容に関する情報を記録する通知書部と、顧客に販売促進を行うための販促情報を記録する販促物部と、送信用ファイルの送信管理情報を記録するファイル情報部により構成されるものであり、
   設定された内容に従って、顧客に通知すべき内容を記録した通知書ファイル内から実データである通知書データを抽出して送信用ファイルフォーマットの通知書部に格納すると共に、前記通知書ファイル内の送信先顧客ＩＤをファイル情報部に記録し、開封確認が設定されている場合に、開封確認フラグを記録すると共に、開封確認キーを作成し、前記ファイル情報部に記録する段階と、
   顧客に販売促進を行うための販促情報を記録した販促物ファイル内から実データである販促物データを抽出して、送信用ファイルフォーマットの販促物部に格納する段階と、
   前記送信用ファイルを所定のファイル形式で、配信サーバに接続された文書データベースに登録すると共に、前記ファイル情報部に記録されている送信先顧客ＩＤ、開封確認キーを、前記文書データベースに登録する段階と、
   を有することを特徴とする送信用ファイルの登録方法。
2. さらに、入力された証明書に従って電子署名を前記通知書部に対して行い、作成した電子署名を前記通知書部に格納する段階を有することを特徴とする請求項１に記載の送信用ファイルの登録方法。
3. さらに、入力された暗号鍵情報に従って前記通知書部を暗号化し、当該暗号化に使用した暗号方式を前記ファイル情報部に格納する段階を有することを特徴とする請求項１に記載の送信用ファイルの登録方法。
4. 前記送信用ファイルの形式はＸＭＬ形式であることを特徴とする請求項１から請求項３のいずれかに記載の送信用ファイルの登録方法。
5. コンピュータネットワークを介して顧客の端末に送信するための送信用ファイルを登録する装置であって、
   前記送信用ファイルは、顧客に通知すべき内容に関する情報を記録する通知書部と、顧客に販売促進を行うための販促情報を記録する販促物部と、送信用ファイルの送信管理情報を記録するファイル情報部により構成されるものであり、
   必要な情報を設定する設定内容入力手段と、
   前記設定内容入力手段により入力された内容に従って、顧客に通知すべき内容を記録した通知書ファイル内から実データである通知書データを抽出して、送信用ファイルフォーマットの通知書部に格納する通知書部格納手段と、
   前記通知書ファイル内に記録されている顧客ＩＤを送信先顧客ＩＤとしてファイル情報部に記録するファイル情報部記録手段と、
   開封確認が設定されている場合に、開封確認フラグを記録すると共に、開封確認キーを作成し、前記ファイル情報部に記録する開封確認キー記録手段と、
   顧客に販売促進を行うための販促情報を記録した販促物ファイル内から実データである販促物データを抽出して、送信用ファイルフォーマットの販促物部に格納する販促物部格納手段と、
   前記送信用ファイルを所定のファイル形式で、配信サーバに接続された文書データベースに登録すると共に、前記ファイル情報部に記録されている送信先顧客ＩＤ、開封確認キーを、前記文書データベースに登録するデータベース登録手段と、
   を有することを特徴とする送信用ファイルの登録装置。

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