JP2004222235A

JP2004222235A - Document management system for automatically executing operating documents in data storage areas

Info

Publication number: JP2004222235A
Application number: JP2003351084A
Authority: JP
Inventors: George Koppich; ジョージ・コーピッチ; Michael Yang; マイケル・ヤン; Louis Ormond; ルイス・オーモンド; Harpreet Singh; ハープリート・シン
Original assignee: Toshiba Corp; Toshiba TEC Corp
Current assignee: Toshiba Corp; Toshiba TEC Corp
Priority date: 2002-10-10
Filing date: 2003-10-09
Publication date: 2004-08-05

Abstract

<P>PROBLEM TO BE SOLVED: To provide a document management system particularly for automating selected operations to be performed on at least one document in a data storage area. <P>SOLUTION: The invention is directed to a method and system for automatically performing preselected operations on electronic documents. The method and system comprising the steps of and means adapted to receive at least one electronic document into a data storage area accessible by a plurality of users and associating at least one preselected operation with the data storage area, such that such preselected operation is performed automatically by any document received into the data storage area, and performing the preselected operation on each electronic document received into the data storage area. <P>COPYRIGHT: (C)2004,JPO&NCIPI

Description

この発明はドキュメント管理システムに関連しており、特にデータ記憶領域中の少なくとも１つのドキュメントについて実行される選択された操作を自動化するためのドキュメント管理システムに関連する。 The present invention relates to a document management system, and more particularly to a document management system for automating selected operations performed on at least one document in a data storage area.

本願優先権主張の基礎に当たる米国特許出願第１０／２６９，６４８号は、２００２年４月１９日提出の「規則に基づく自動ドキュメント管理システム」と題された未決の米国特許出願第１０／１２５，８５６号の一部継続出願である。 United States patent application Ser. No. 10 / 269,648, which is the basis of this application, claims pending U.S. patent application Ser. No. 10/125, filed Apr. 19, 2002, entitled "Automated Document Management System Based on Rules." No. 856 is a continuation-in-part application.

世界中の企業は、情報がビジネスにとって不可欠であることを認識している。そのため、全ての企業情報を、構造化あるいは非構造化した書式に取り込み、管理し、そして有意義にまた効率的に作動させるということを保証することには、相当な価値がある。ドキュメント管理および内容管理ソリューションは、組織に非体系的なデータの使用を最大限に支援することにより、それらの企業知識の使用を最大限に促進する。非体系的なデータとは、テキストファイル、電子メール、ドキュメント、マルチメディアなどに格納された情報である。 Companies around the world recognize that information is vital to their business. As such, there is considerable value in ensuring that all corporate information is captured and managed in structured or unstructured forms, and that it operates meaningfully and efficiently. Document management and content management solutions maximize the use of their corporate knowledge by maximizing the use of unstructured data by organizations. Non-systematic data is information stored in text files, emails, documents, multimedia, and the like.

ドキュメント管理システムは、生成される全ての非体系的なデータを含む、統合化したレポジトリ、あるいはライブラリを作る能力を備える。有力なサーチおよび検索ツールは、この情報の使用と共同作業を、全企業にわたって容易に可能にする。これらのツールは多くの場合、セキュリティとバージョン管理の機能を備える。しかし過去において、大量の紙文書の格納および検索は厄介な作業であった。本ドキュメント管理システムは、電子ドキュメントシステムと並んで、手作業のドキュメントファイリングシステムの構造が直面したいくつかの問題点を解決する。これらのシステムは、安全な文書記憶および検索システム中の、コンピュータで生成した画像ドキュメントおよび紙文書の両方を組み合わせる方法を備える。 The document management system has the ability to create an integrated repository or library containing all the non-systematic data generated. Leading search and search tools make it easy to use and collaborate on this information across the enterprise. These tools often provide security and version control. However, in the past, storing and retrieving large volumes of paper documents has been a daunting task. The document management system solves several problems faced by the structure of manual document filing systems alongside electronic document systems. These systems comprise a method for combining both computer-generated image documents and paper documents in a secure document storage and retrieval system.

ドキュメント管理システムは、記憶空間の解放手段、紙文書複写および配布コストを縮小する手段を備える。多くの場合、容易な修正、新バージョンの生成、注釈およびドキュメント共有を促進する一方、ドキュメント追加、およびドキュメント管理システムへの情報のインデクシング方法を備える。ドキュメント管理システムの中で最も重要なアスペクトの１つは、間違いファイルあるいは紛失したファイルを探す時間の浪費を排除する能力である。いくつかのドキュメント管理システムでは、ユーザが単独の場所に多様な型のドキュメントを保存すること、例えば関連するクライアントの電子メールおよびＷｏｒｄ文書を同一のフォルダの中に保存することが可能である。更に、ドキュメント管理システムはスキャンされた、またコンピュータで生成した重要なビジネス文書をすべてバックアップする能力を備え、スキャンしたドキュメント上で全文検索ができるように光学文字認識（ＯＣＲ）技術を内蔵する。 The document management system includes means for releasing storage space and means for reducing the cost of copying and distributing paper documents. In many cases, it provides a way to add documents and index information into a document management system, while facilitating easy modification, generation of new versions, annotation and document sharing. One of the most important aspects of a document management system is the ability to eliminate wasted time searching for erroneous or missing files. Some document management systems allow a user to store various types of documents in a single location, for example, the associated client's email and Word documents in the same folder. In addition, the document management system has the ability to back up all important scanned and computer generated business documents, and incorporates optical character recognition (OCR) technology for full text search on scanned documents.

一般のオペレーティングシステム（ＯＳ）プラットフォーム（例えばＭｉｃｒｏｓｏｆｔ（登録商標）Ｗｉｎｄｏｗｓ（登録商標）ファミリー）において、ユーザは統合ＯＳファイル管理システム（例えばＷｉｎｄｏｗｓ（登録商標）エクスプローラ）を使用して、ローカルのファイルシステムをナビゲートする。このツールの使用を通して、ドキュメントは様々な方法で例えば、移動、コピー、削除など処理される。多くのコンピュータユーザは統合ファイル管理システムの使用に慣れており、従って別のファイル管理ツールに切り替えたがらない。第三のベンダーからのドキュメント管理システムは、通常質の向上を図ったファイル管理システムを備える。 In a common operating system (OS) platform (e.g., Microsoft (R) Windows (R) family), a user may use an integrated OS file management system (e.g., Windows (R) Explorer) to create a local file system. Navigate. Through the use of this tool, documents are processed in various ways, eg, moved, copied, deleted, etc. Many computer users are accustomed to using integrated file management systems and therefore do not want to switch to another file management tool. Document management systems from third vendors usually include a file management system with improved quality.

さらに、ドキュメント管理システムの利点は、それらが共同作業を容易にするということである。そのような方法のひとつはドキュメント配布機能を備えており、その結果、一人のユーザは他のユーザ、装置またはシステムに対し、容易にドキュメントの共有、送信ができる。ドキュメント管理システムのドキュメント配布機能は、通常ドキュメント管理システム中の各ドキュメントに適切な配布機能を手動で選ぶようにユーザに呼びかける。しかし、ドキュメント配布機能にデータ記憶領域中の複数のドキュメントについて実行される選択された操作を自動化する能力があることが望ましい。 Further, an advantage of document management systems is that they facilitate collaboration. One such method has a document distribution function, so that one user can easily share and send documents to other users, devices or systems. The document distribution function of the document management system typically prompts the user to manually select an appropriate distribution function for each document in the document management system. However, it is desirable for the document distribution function to have the ability to automate selected operations performed on multiple documents in the data storage area.

本発明により、改善されたドキュメント配布機能を備えたドキュメント管理システムが提供される。 According to the present invention, a document management system having an improved document distribution function is provided.

さらに本発明により、データ記憶領域中の少なくとも１つのドキュメント上で実行される、選択された操作を自動化する能力を備えたドキュメント管理システムが提供される。 Further, the present invention provides a document management system with the ability to automate selected operations performed on at least one document in a data storage area.

さらに、本発明により、電子ドキュメント上で予め選択された操作を自動的に実行する方法が提供され、それは、複数のユーザによりアクセス可能なデータ記憶領域に、少なくとも１つの電子データを受信する工程と、データ記憶領域へ受信されたどのドキュメントによっても自動的に実行されるような少なくとも１つの予め選択された操作をデータ記憶領域に関連づける工程、およびデータ記憶領域へ受信されたそれぞれの電子ドキュメントについて予め選択された操作を実行する工程からなる。 Further, the present invention provides a method for automatically performing a preselected operation on an electronic document, the method comprising receiving at least one electronic data in a data storage area accessible by a plurality of users. Associating at least one preselected operation with the data storage area such that it is automatically performed by any document received to the data storage area; and for each electronic document received to the data storage area, It comprises the step of executing the selected operation.

さらに、本発明により、予め選択された操作を電子データに自動で実行するシステムが提供され、それは、各データ記憶領域が電子ドキュメントの保存するための複数のデータ記憶領域を定義づけるのに適したメモリと、少なくとも１つの電子ドキュメントを複数のユーザによりアクセス可能なデータ記憶領域に受信するのに適した手段と、データ記憶領域に受信されたいかなるドキュメントによっても自動的に実行されるような少なくとも１つの予め選択された操作をデータ記憶領域に関連付けるのに適した手段、およびデータ記憶領域に受信された各電子ドキュメントに対して予め選択された操作を実行するのに適した手段からなる。 Furthermore, the present invention provides a system for automatically performing a preselected operation on electronic data, wherein each data storage area is suitable for defining a plurality of data storage areas for storing an electronic document. A memory, means suitable for receiving the at least one electronic document in a data storage area accessible by a plurality of users, and at least one such as automatically performed by any document received in the data storage area. A means suitable for associating one preselected operation with the data storage area and a means suitable for performing a preselected operation on each electronic document received in the data storage area.

本発明のドキュメント管理システムのメリットは、改善されたドキュメント配布機能、およびデータ記憶領域内の少なくとも１つのドキュメントについて、選択された操作を自動で実行する能力を含むがそれに制限されない。これらおよび他のメリット、解釈、および、特徴は明細書を読み、理解した上で当業者により理解される。 Advantages of the document management system of the present invention include, but are not limited to, improved document distribution capabilities and the ability to automatically perform selected operations on at least one document in the data storage area. These and other advantages, interpretations, and features will be understood by those of ordinary skill in the art upon reading and understanding the specification.

ドキュメント管理システムは、できれば既存のＯＳファイル構造に組み込まれたフォルダを介して、ドキュメント管理レポジトリへのアクセスを提供することが好ましい。本発明は、ユーザがＭｉｃｒｏｓｏｆｔＷｉｎｄｏｗｓ（登録商標）のＯＳからドキュメント管理機能にアクセスすることを可能にすると記述されているが、当業者により認識されるように、Ｕｎｉｘ（登録商標）、Ｌｉｎｕｘ（登録商標）、Ｍａｃｉｎｔｏｓｈ（登録商標）あるいは他のＯＳのといった、いかなるＯＳとも相互に作用できるよう適切に設計されている。１つの実施例において、ドキュメント管理プラットフォーム１０２（以下ＤＭＰという）は、インターネット・エクスプローラまたはネットスケープのようなブラウザを介して、ネットワークベースのドキュメントへのアクセスを提供する。現在の好ましい実施例において、ＤＭＰ１０２によって管理されたドキュメントレポジトリ２００は、インターネット・エクスプローラのウィンドウ内のフォルダあるいはデータ記憶領域として表わされる。当業者により認識されるように、ユーザが適切なアクセス権を持つ限り、ＤＭＰ１０２はユーザがレポジトリフォルダあるいはデータ記憶領域上で操作を実行することを可能にすることが好ましい。 Preferably, the document management system provides access to the document management repository, preferably through folders built into the existing OS file structure. Although the present invention is described as enabling a user to access document management functions from a Microsoft Windows (registered trademark) OS, as will be recognized by those skilled in the art, Unix (registered trademark), Linux (registered trademark) Properly designed to interact with any OS, such as ™, Macintosh ® or other OS. In one embodiment, document management platform 102 (hereinafter DMP) provides access to network-based documents via a browser such as Internet Explorer or Netscape. In the currently preferred embodiment, the document repository 200 managed by the DMP 102 is represented as a folder or data storage area in an Internet Explorer window. As will be appreciated by those skilled in the art, as long as the user has the appropriate access rights, the DMP 102 preferably allows the user to perform operations on the repository folder or data storage area.

図１は、本発明を実行するためのネットワーク環境の実例である。システムは、パケット交換のＴＣＰ／ＩＰベースのグローバルな通信網のように、好ましい実施例が提供されるＬＡＮまたはＷＡＮの環境の例となるデータ伝送ネットワーク１００を含む。当業者によって認識されるような、イーサネット（登録商標）、トークン・リング（登録商標）、基準８０２．１１（ｂ）のような無数の従来のデータ伝送機構、あるいは有線または無線のデータ通信機構により例証されるようにネットワーク１００はいかなるネットワークにも適していてフィジカル層とトランスポート層で好ましく構成される。 FIG. 1 is an illustration of a network environment for implementing the present invention. The system includes an exemplary data transmission network 100 in a LAN or WAN environment in which the preferred embodiment is provided, such as a packet-switched TCP / IP-based global communication network. By countless conventional data transmission mechanisms, such as Ethernet, Token Ring, Standard 802.11 (b), or wired or wireless data communication mechanisms, as will be recognized by those skilled in the art. As illustrated, network 100 is suitable for any network and is preferably configured with a physical layer and a transport layer.

データ伝送ネットワーク１００へドキュメント管理プラットフォーム（ＤＭＰ）１０２は接続されている。現在の好ましい実施例において、ＤＭＰ１０２は、できれば、インストール、設定、およびサポートが簡単な、クローズされたボックスサーバから成るハードウェアコンポーネント、およびソフトウェアを備えたプラグアンドプレイ装置であることが好ましい。そのハードウェア、ソフトウェアについては、以下に詳しく記述される。ＤＭＰ１０２は、ネットワーク１００に連結する少なくとも１つのコンピュータ１０４、少なくとも１つの画像生成装置１０８および、または、少なくとも１つのサーバ１０６にサポートを提供するのに適切である。それはドキュメント管理機能を備えた適切なドキュメント配布ソリューションである。 A document management platform (DMP) 102 is connected to the data transmission network 100. In the presently preferred embodiment, the DMP 102 is preferably a plug and play device with hardware components and software consisting of a closed box server, which is preferably easy to install, configure and support. The hardware and software will be described in detail below. The DMP 102 is suitable for providing support to at least one computer 104, at least one image generation device 108, and / or at least one server 106 coupled to the network 100. It is a suitable document distribution solution with document management capabilities.

ＤＭＰ１０２は既存のファクシミリ、プリントおよび電子メールサーバを適切に置き換え、あるいは補足し、ビジネス文書を送信し、追跡し、格納するより効率的な方法を提示する。ＤＭＰ１０２は、クライアント／サーバシステムであることが望ましい。それは、単独のおよび共同の企業ワークグループ（そのような環境に制限されていないが）で適切に実施され、生産力を増加させるため、およびドキュメント通信をより単純で、より信頼できるようにすることによりコストを縮小するために設計される。ＤＭＰ１０２は、ユーザが多様なワークグループ間のドキュメントを共有し、また共同の仕事を実施できる機能を適切に提供する。さらに、コンピュータ１０４はデータ伝送ネットワーク１００に接続されている。コンピュータ１０４は、ＷｉｎｄｏｗｓＮＴ（登録商標）、Ｗｉｎｄｏｗｓ２０００（登録商標）、ＷｉｎｄｏｗｓＸＰ（登録商標）、Ｕｎｉｘ（登録商標）、Ｌｉｎｕｘ（登録商標）、Ｍａｃｉｎｔｏｓｈ（登録商標）あるいは他のオペレーティングシステム上で稼動するサーバかクライアントのいずれかである。さらに、当業者により認識されるように、コンピュータ１０４はシッククライアントか、シンクライアントである。例えばＬＡＮ環境は、ＤＭＰ１０２は、ブラウザベースのシンクライアントからのサービスを提供する。開示されたＤＭＰ構造は、シッククライアントのドライバベースのコンピュータ１０４用に、およびシンクライアントのブラウザベースのコンピュータ１０４用に適切に適応している。 DMP 102 suitably replaces or supplements existing facsimile, print, and e-mail servers and offers a more efficient way to send, track, and store business documents. Preferably, DMP 102 is a client / server system. It is properly implemented in single and joint corporate workgroups (although not restricted to such an environment), to increase productivity, and to make document communication simpler and more reliable. Designed to reduce costs. DMP 102 suitably provides the ability for users to share documents between various workgroups and perform collaborative work. Further, the computer 104 is connected to the data transmission network 100. The computer 104 is a server running on Windows NT (registered trademark), Windows 2000 (registered trademark), Windows XP (registered trademark), Unix (registered trademark), Linux (registered trademark), Macintosh (registered trademark), or another operating system. Be one of the clients. Further, as will be appreciated by those skilled in the art, computer 104 is a thick client or a thin client. For example, in a LAN environment, the DMP 102 provides a service from a browser-based thin client. The disclosed DMP structure is well-adapted for thick-client, driver-based computers 104 and for thin-client, browser-based computers 104.

少なくとも１つの画像生成装置１０８は、データ伝送ネットワーク１００に接続される。画像生成装置は、プリンタ、ファクシミリ、スキャニング装置、複写機、多機能周辺装置（ＭＦＰ）、あるいは他の周辺機器のような機器である。画像生成装置１０８は、当業者によって認識されるように、いかなるネットワークに接続された画像生成装置にも適している。画像生成装置１０８は、当業者によって認識されるように、画像生成装置の適切な操作を保証し、必要なハードウェアおよびソフトウェアを備えた十分に機能的なサーバの役割を果たす内部デバイスコントローラを備えていることが好ましい。さらに、画像生成装置１０８は当業者によってよく知られているハードディスクおよびＲＡＭのような内部記憶装置を含むことが好ましい。 At least one image generation device 108 is connected to the data transmission network 100. The image generating device is a device such as a printer, facsimile, scanning device, copier, multifunction peripheral (MFP), or other peripheral device. Image generator 108 is suitable for any networked image generator, as will be appreciated by those skilled in the art. The image generator 108 includes an internal device controller that acts as a fully functional server with the necessary hardware and software to ensure proper operation of the image generator, as will be appreciated by those skilled in the art. Is preferred. Further, the image generator 108 preferably includes internal storage such as a hard disk and RAM as is well known by those skilled in the art.

サーバ１０６も、任意でデータ伝送ネットワーク１００に接続される。画像生成装置１０８とＤＭＰ１０２の両方が適切にサーバ機能を持つので、補足サーバは本発明を実行するのには必要ない。しかし、企業ネットワークが単一のサーバしか持たないという事はほとんどなく、多くの場合、異なる作業を実行するために設定された２つ以上のサーバがある。サーバ１０６は、適切な操作を保証する、必要なハードウェアおよびソフトウェアを備えた、任意の完全に機能的なサーバである。サーバ１０６は、選択的なクエリサポート、選択的なデータアクセス、データアーカイブおよび同種のものについて設定されたデータベースサーバであり、また電子メールサーバ、アプリケーションサーバあるいはネットワークを介して機能を実行するよう設定された任意のサーバである。 The server 106 is also optionally connected to the data transmission network 100. Because both the image generator 108 and the DMP 102 have appropriate server functions, no supplementary server is required to practice the present invention. However, corporate networks rarely have only a single server, and in many cases there are two or more servers configured to perform different tasks. Server 106 is any fully functional server with the necessary hardware and software to ensure proper operation. Server 106 is a database server configured for selective query support, selective data access, data archiving, and the like, and configured to perform functions via an email server, application server, or network. Any server.

ＤＭＰ１０２はできればドキュメント配布モジュール（ＤＤＭ）１１２およびドキュメント管理モジュール（ＤＭＭ）１１４を含むことが望ましい。ＤＭＰ１０２はこれらの特定モジュールに制限されておらず、また適切に装置管理用の追加モジュールから成るということに注目すべきである。ＤＭＭ１１４の主な機能は、主要ドキュメントレポジトリにドキュメントを格納し、ドキュメントの修正、ドキュメント編集中の共同作業、および格納されたドキュメントの調査、確認に対するユーザ能力を促進することである。ＤＤＭ１１２の主な機能は、画像生成装置１０８、サーバ１０６、コンピュータ１０４、ドキュメントレポジトリ２００などのような目的の送付先へジョブを送るルートを決めることである。 The DMP 102 preferably includes a document distribution module (DDM) 112 and a document management module (DMM) 114. It should be noted that the DMP 102 is not limited to these specific modules and suitably comprises additional modules for device management. The primary function of the DMM 114 is to store documents in a primary document repository, facilitating the user's ability to modify the documents, collaborate while editing the documents, and review and review the stored documents. The primary function of the DDM 112 is to determine the route to send a job to a destination, such as the image generator 108, server 106, computer 104, document repository 200, and the like.

ＤＭＰ１０２は、さらにその中で適切に維持される少なくとも１つのドキュメントレポジトリ２００あるいはデータ記憶領域を備えた内部記憶装置から成る。ＤＭＰ１０２は、ネットワークインターフェイス１１６を介してデータ伝送ネットワーク１００と接続することが望ましい。このように、ＤＭＰ１０２、サーバ１０６、コンピュータ１０４、および少なくとも１つの画像生成装置１０８は、共有の通信内にある。 DMP 102 further comprises at least one document repository 200 or an internal storage device with a data storage area suitably maintained therein. Preferably, the DMP 102 connects to the data transmission network 100 via the network interface 116. Thus, DMP 102, server 106, computer 104, and at least one image generating device 108 are in a shared communication.

コンピュータ１０４は、ＤＭＰ１０２に対する汎用インターフェースを備えたシッククライアント、あるいはシンクライアントを適切に表示する。コンピュータ１０４は、選択された装置へドキュメントを配布するためにＤＤＭ１１２と接続する。ＤＤＭ１１２は、配布用にＤＤＭ１１２へ転送されたドキュメントのステータスをコンピュータ１０４に適切に報告する。 The computer 104 appropriately displays a thick client with a general-purpose interface to the DMP 102 or a thin client. Computer 104 connects with DDM 112 to distribute documents to selected devices. DDM 112 appropriately reports to computer 104 the status of the document transferred to DDM 112 for distribution.

ユーザがＤＭＰ１０２の記憶装置１１０に格納されていることが好ましい主要レポジトリからのドキュメントを速く格納して検索することを可能にするために、ＤＭＭ１１４は、ＤＤＭ１１２およびそのコンポーネントと作動するが、データ伝送ネットワーク１００と通信して任意の記憶装置上に適切に格納される。レポジトリ２００はユーザのドキュメント共有を可能にし、多様なワークグループ間の共同作業を処理する。レポジトリに格納されたドキュメントにアクセスするために、ＤＭＰ１０２のユーザはコンピュータ１０４からブラウザベースのグラフィカルユーザインターフェース（ＧＵＩ）を利用することが好ましい。ＤＭＰ１０２は、ＨＴＴＰプロトコルを使用しブラウザを介して、シンクライアントからアクセス可能な内部ウェブサーバを通して、従来のブラウザ、例えばＭｉｃｒｏｓｏｆｔＩｎｔｅｒｎｅｔＥｘｐｌｏｒｅｒ（登録商標）、Ｎｅｔｓｃａｐｅ（登録商標）Ｎａｖｉｇａｔｏｒ等のサポートを提供することが好ましい。ＷｅｂＤＡＶ（ＷｅｂＤｉｓｔｒｉｂｕｔｅｄＡｕｔｈｏｒｉｎｇａｎｄＶｅｒｓｉｏｎｉｎｇ）クライアントは、ＨＴＴＰとＷｅｂＤＡＶのプロトコルを利用してウェブサーバと適切に通信する。ＷｅｂＤＡＶは、ウェブサイトの編集、およびメタデータの取り扱いをサポートするように設計された２方向のプロトコルである。 The DMM 114 operates with the DDM 112 and its components to allow users to quickly store and retrieve documents from the primary repository, which is preferably stored on the storage device 110 of the DMP 102, but with data transmission. The information is appropriately stored on any storage device by communicating with the network 100. The repository 200 allows users to share documents and handles collaboration between various workgroups. To access documents stored in the repository, a user of the DMP 102 preferably utilizes a browser-based graphical user interface (GUI) from the computer 104. The DMP 102 preferably provides support for conventional browsers, such as Microsoft Internet Explorer®, Netscape® Navigator, etc., through an internal web server accessible from a thin client via a browser using the HTTP protocol. . A WebDAV (Web Distributed Authoring and Versioning) client appropriately communicates with a web server using HTTP and WebDAV protocols. WebDAV is a two-way protocol designed to support website editing and metadata handling.

ＤＭＭ１１４が、ファクシミリまたはスキャニング装置等から画像の形式でドキュメントを受信する場合、それは、保存のためにレポジトリ２００への画像のルートを適切に決定する。画像もプリンタのような出力デバイスにルーティングするために、ＤＤＭ１１２へ転送することができる。さらに、画像ファイルもネットワークを介して遠隔装置の他のドキュメント管理システム（ＯＤＭＰ）およびＯＤＭＡ対応品に適切にルートされることが好ましい。電子メール装置を介して受信されたドキュメントは、テキストあるいは添付ファイルとして適切に処理され、ＤＭＭ１１４へ転送される。画像および処理された電子メールドキュメントはどちらもプリンタ、レポジトリ２００、およびＯＤＭＰ、またはＤＤＭ１１２を介して他の出力デバイスへのルートを決めることができる。 When the DMM 114 receives a document in the form of an image, such as from a facsimile or scanning device, it appropriately routes the image to the repository 200 for storage. Images can also be transferred to DDM 112 for routing to an output device such as a printer. In addition, the image files are preferably also properly routed over the network to other Document Management Systems (ODMP) and ODMA compatible devices on the remote device. Documents received via the email device are appropriately processed as text or attachments and forwarded to DMM 114. Both the image and the processed email document can be routed to a printer, repository 200, and other output devices via ODMP or DDM 112.

図２は、本発明によるレポジトリ２００の階層的フォルダ・ツリー構造である。レポジトリ２００は、複数個のファイルフォルダまたはデータ記憶領域で適切に構成される。ユーザはレポジトリ２００を通してブラウズすることができ、適切なユーザ・インターフェース（当業者により認識されるように、グラフィカルユーザインターフェース（ＧＵＩ）であることが望ましい）を介してファイルフォルダとドキュメントにアクセスする。許可されたユーザは、新しいファイルフォルダおよびドキュメントの作成により適切に階層的ツリーを作成する事ができる。各ファイルフォルダはファイルの子フォルダおよびドキュメントの両方を適切に含んでいる。ユーザには、個人フォルダ２０２およびグループフォルダ２０４の２つのタイプのファイルフォルダが提供される。個人フォルダ２０２はフォルダ所有者のアクセスだけを許可する。フォルダ所有者は、そこに含まれる対象物に対し全ての権利を持っている。管理者がユーザアカウントを作成する時、個人フォルダ２０２は適切に作成される。このファイルフォルダにアサインされたグループに属するユーザは、グループフォルダ２０４を見ることができる。ユーザがグループフォルダ２０４に含まれる対象物に実行することができる操作はそれぞれのグループから継承したアクセス権に制限されている。 FIG. 2 is a hierarchical folder tree structure of a repository 200 according to the present invention. The repository 200 is appropriately composed of a plurality of file folders or data storage areas. A user can browse through the repository 200 and access file folders and documents via a suitable user interface (preferably a graphical user interface (GUI), as will be appreciated by those skilled in the art). Authorized users can create a hierarchical tree appropriately by creating new file folders and documents. Each file folder suitably contains both the file's child folders and documents. The user is provided with two types of file folders, a personal folder 202 and a group folder 204. The personal folder 202 permits only the access of the folder owner. The folder owner has all rights to the objects contained therein. When an administrator creates a user account, the personal folder 202 is created appropriately. Users belonging to the group assigned to this file folder can see the group folder 204. Operations that the user can perform on the objects included in the group folder 204 are limited to the access rights inherited from the respective groups.

１つの実施例においても、本発明のドキュメント管理システム（ＤＭＰ）１０２は、着信するスキャンされたイメージデータ、ファクシミリ、印刷データ、および同種のものを記録するために、インボックスレポジトリか記憶エリアを含んでいる。そのような記憶装置領域は、各ユーザあるいはグループの個人的な記憶エリアであるか、あるいは共用記憶装置領域である。スキャン画像、ファクシミリ、印刷データおよび同種のものはユーザによって提供されるパラメータに基づいた記憶エリアに記録される。 In one embodiment, the document management system (DMP) 102 of the present invention also includes an in-box repository or storage area for recording incoming scanned image data, facsimile, print data, and the like. In. Such a storage area may be a personal storage area for each user or group, or a shared storage area. Scanned images, facsimile, print data and the like are recorded in a storage area based on parameters provided by the user.

本発明のドキュメント管理システム（ＤＭＰ）１０２は、ユーザにデータ記憶領域中の少なくとも１つのドキュメントに実行される選択された操作の自動化を可能にする。そのような操作を実行するために、ユーザはどの操作が実行されるべきか選択する。ユーザは、実行される１つ以上の操作を選択あるいは定義する能力を備える。その後、ユーザは、ファイルかスクリプト中に選択された操作を保存する機会を与えられる。スクリプトは選択された操作の配列である。その後、ユーザは選択されたデータ記憶領域にスクリプトを関連付ける。ユーザは当該技術において既知である任意の適切な方法でデータ記憶領域に関する選択された情報を提供することにより、適切なデータ記憶領域を識別する。そのような情報は、データ記憶領域場所、データ記憶領域名、アクセス権、データ記憶領域に関連するユーザ名、およびユーザ名パスワードを含むがそれに制限されない。ユーザはシステムユーザあるいはゲストアカウントのいずれかである。その後、ユーザによって提供される情報は確認され、もしそうであれば、ユーザはその後、データ記憶領域内のドキュメントについて選択された操作を実行することを認められる。一旦データ記憶領域が選択されれば、データ記憶領域内に収容されたドキュメントは、関連するスクリプト中に指定された操作に従って自動的に処理される。各ユーザは、データ記憶領域と関連する１つのスクリプトのみを選択できることが好ましい。１つ以上のデータ記憶領域が１つのスクリプトと関連していることが好ましい。操作がデータ記憶領域と関連する順番に対応して操作が実行されることが好ましい。スクリプトは、当該技術において既知の、あらゆる方法によって、編集、リネーム、削除、およびユーザ間での共有が可能である。 The document management system (DMP) 102 of the present invention allows a user to automate selected operations performed on at least one document in a data storage area. To perform such an operation, the user selects which operation is to be performed. The user has the ability to select or define one or more operations to be performed. The user is then given the opportunity to save the selected operation in the file or script. A script is an array of selected operations. Thereafter, the user associates the script with the selected data storage area. The user identifies the appropriate data storage area by providing the selected information regarding the data storage area in any suitable manner known in the art. Such information includes, but is not limited to, data storage location, data storage name, access rights, username associated with the data storage, and username password. The user is either a system user or a guest account. Thereafter, the information provided by the user is confirmed and, if so, the user is subsequently authorized to perform the selected operation on the document in the data storage area. Once a data storage area is selected, documents contained within the data storage area are automatically processed according to the operations specified in the associated script. Preferably, each user can select only one script associated with the data storage area. Preferably, one or more data storage areas are associated with one script. Preferably, the operations are performed in the order in which the operations are associated with the data storage area. Scripts can be edited, renamed, deleted, and shared among users by any method known in the art.

好ましくは、データ記憶領域は、個人フォルダ、グループフォルダおよび電子インボックスから選ばれることが好ましい。 Preferably, the data storage area is selected from a personal folder, a group folder and an electronic inbox.

記憶領域中のドキュメントについて実行し得る選択された操作は、データ記憶領域内のいかなるドキュメントも選択された送付先にコピーし（ＣｏｐｙＴｏ）、データ記憶領域内のいかなるドキュメントも選択された送付先に転送し（ＭｏｖｅＴｏ）、データ記憶領域内のいかなるドキュメントも第１の選択ファイルフォーマットから選択された第２のファイルフォーマットに変換し（ＣｏｎｖｅｒｔＴｏ）、データ記憶領域内のいかなる画像フォーマットドキュメントも画像フォーマットドキュメントからテキストに変換するために光学文字認識（ＯＣＲ）し、また選択された操作をドキュメントに実行するためにデータ記憶領域内のあらゆるドキュメントに必ず関連する基準を識別する（ＦｉｌｔｅｒＢｙ）が、それに制限されるものでない。 The selected operation that may be performed on the documents in the storage area is to copy any document in the data storage area to the selected destination (Copy To) and to copy any document in the data storage area to the selected destination. Transfer (Move To), convert any document in the data storage area from the first selected file format to the selected second file format (Convert To), and convert any image format document in the data storage area to the image format. Optical Character Recognition (OCR) to convert the document to text, and identifying the criteria associated with every document in the data storage area to perform the selected operation on the document (Filter By). Be restricted Not to.

ＣｏｐｙＴｏ操作は、選択されたデータ記憶領域中で受信されたドキュメントを、ユーザによって識別された特定の送付先にコピーする。送付先を識別するために、ユーザは、当該技術において既知のあらゆる適切な方法で特定の送付先に関する選択された情報を提供する。適切な送付先は、画像生成装置、電子メールサーバ、インターネットサーバおよびドキュメント管理レポジトリを含むが、それに制限されるものでない。送付先に関する選択された情報は、ドキュメント管理システム（ＤＭＰ）１０２中のルーティング概要記録に格納される。 The Copy To operation copies the document received in the selected data storage area to a specific destination identified by the user. To identify the destination, the user provides the selected information regarding the particular destination in any suitable manner known in the art. Suitable destinations include, but are not limited to, image generation devices, e-mail servers, Internet servers, and document management repositories. The selected information about the destination is stored in a routing summary record in the document management system (DMP) 102.

ＭｏｖｅＴｏ操作は、選択されたデータ記憶領域中で受信したドキュメントが特定の送付先に移動あるいは転送されることを除き、ＣｏｐｙＴｏ操作と同様である。送付先を識別するために、ユーザは、特定の送付先に関する選択された情報を当該技術において既知のあらゆる適切な方法で提供する。適切な送付先は、画像生成装置、電子メールサーバ、インターネットサーバおよびドキュメント管理レポジトリを含むが、それに制限されるものでない。送付先に関する選択された情報は、ドキュメント管理システム中のルーティング概要記録に格納される。 The Move To operation is similar to the Copy To operation except that the document received in the selected data storage area is moved or transferred to a specific destination. To identify the destination, the user provides the selected information about the particular destination in any suitable manner known in the art. Suitable destinations include, but are not limited to, image generation devices, e-mail servers, Internet servers, and document management repositories. The selected information about the destination is stored in a routing summary record in the document management system.

ＣｏｎｖｅｒｔＴｏ操作において、選択されたデータ記憶領域へ受信されたドキュメントは、第１の選択されたファイルフォーマットから第２の選択されたファイルフォーマットに変換される。適切なフォーマットを選択するために、ユーザは、フォーマットに関する情報を当該技術において既知のあらゆる適切な方法で提供する。ドキュメントは、ＰＯＳＴＳＣＲＩＰＴ（登録商標）（以下ＰＳとする。）からＰＤＦ、ＰＤＦからＰＳに、ＰＳからｔｘｔに、ＰＤＦからｔｘｔに、ＰＳからＴＩＦＦに、ＰＳからＪＰＧに、およびＰＳからＢＭＰに変換か可能である。いかなるディジタルグラフィカルな保存フォーマットをも含む他のタイプのドキュメント変換は、当業者によって認識されるように適切に利用される。 In a Convert To operation, a document received into a selected data storage area is converted from a first selected file format to a second selected file format. To select an appropriate format, the user provides information about the format in any suitable manner known in the art. Documents are converted from POSTSCRIPT (registered trademark) (hereinafter referred to as PS) to PDF, PDF to PS, PS to txt, PDF to txt, PS to TIFF, PS to JPG, and PS to BMP. It is possible. Other types of document conversions, including any digital graphical storage formats, are appropriately utilized as will be appreciated by those skilled in the art.

ＯＣＲ操作は、選択されたデータ記憶領域に受信された画像フォーマットドキュメントからテキストを抽出し、そのようなドキュメントに対して光学文字認識を実行し、それらをテキストに変換する。適切な画像フォーマットは、ＰＮＧ、ＪＰＧ、ＢＭＰおよびＴＩＦＦを含むが、それに制限されるものでない。 The OCR operation extracts text from image format documents received in a selected data storage area, performs optical character recognition on such documents, and converts them to text. Suitable image formats include, but are not limited to, PNG, JPG, BMP, and TIFF.

セットメタデータ操作において、データ記憶領域中のドキュメント内のメタデータ領域には任意の値がアサインされる。メタデータ領域に対する値を選択するために、ユーザは選択された情報を当該技術において既知のあらゆる適切な方法で提供する。メタデータ情報はドキュメント管理レポジトリにあるファイルに格納される。 In the set metadata operation, an arbitrary value is assigned to the metadata area in the document in the data storage area. To select a value for the metadata area, the user provides the selected information in any suitable manner known in the art. Metadata information is stored in files in the document management repository.

ＦｉｌｔｅｒＢｙ操作において、一定の基準が識別され、および、データ記憶領域中のドキュメントは、操作がドキュメントに対して実行されるために、そのような基準を満たさなければならない。例えば、ユーザは、電子メールドキュメントのみがドキュメントに対して実行される操作を選択しているのだということを明記することができる。ユーザは選択された基準を当該技術において既知のあらゆる適切な方法で提供する。 In the Filter By operation, certain criteria are identified and documents in the data storage area must meet such criteria in order for the operation to be performed on the document. For example, the user can specify that only the email document has selected an operation to be performed on the document. The user provides the selected criteria in any suitable manner known in the art.

１つの実施例において、ドキュメント管理システム１０２は、選択された操作が今後データ記憶領域中のドキュメントについて実行されないように、指定のデータ記憶領域を解除することに適した手段をも含んでいる。ユーザが指定のドキュメント領域を解除するまで、選択された操作はすべて指定のドキュメント記憶領域に受信されたドキュメントについて実行される。このポイントでは、ユーザは処理を中止するか、あるいは選択した操作を実行する別のデータ記憶領域を選択することができる。 In one embodiment, the document management system 102 also includes means suitable for releasing the designated data storage area so that the selected operation is no longer performed on documents in the data storage area. All selected operations are performed on documents received in the specified document storage area until the user releases the specified document area. At this point, the user can abort the process or select another data storage area to perform the selected operation.

別の実施例において、ドキュメント管理システム１０２は、選択された操作あるいはスクリプトが実施できるかどうか決定することに適した手段を含んでいる。判定が肯定的な場合、選択された操作は任意の適切なメモリデバイスに格納される。判定が否定的な場合、ユーザはスクリプトを編集するか改訂するようにプロンプトされる。その後、修正されたスクリプトは、選択された操作が実施できるかどうか決定するために調査される。 In another embodiment, document management system 102 includes means suitable for determining whether the selected operation or script can be performed. If the determination is positive, the selected operation is stored on any suitable memory device. If the determination is negative, the user is prompted to edit or revise the script. Thereafter, the modified script is examined to determine whether the selected operation can be performed.

別の実施例において、ドキュメント管理システム１０２は、複数のデータ記憶領域を備える。この実施例において、少なくとも１つのドキュメントが各データ記憶領域に受信される。少なくとも１つの操作は各データ記憶領域に関連し、また各データ記憶領域に関連した少なくとも１つの操作は関連するデータ記憶領域に受信された各ドキュメントについて実行される。 In another embodiment, document management system 102 includes a plurality of data storage areas. In this embodiment, at least one document is received in each data storage area. At least one operation is associated with each data storage area, and at least one operation associated with each data storage area is performed for each document received in the associated data storage area.

図３は、本発明に記載の選択されたデータ記憶領域中に受信されたドキュメントについて少なくとも１つの選択された操作を実行する工程のフローチャートが図示される。フローは、ユーザがデータ記憶領域中のドキュメントについて実行する少なくとも１つの操作を選択するプロセスブロック３０２から始まる。 FIG. 3 illustrates a flowchart of steps for performing at least one selected operation on a document received in a selected data storage area according to the present invention. The flow begins at process block 302 where the user selects at least one operation to perform on a document in the data storage area.

その後、フローは選択された操作が実行可能であるか判定がなされる決定ブロック３０４に進む。判定が否定的な場合、ユーザはプロセスブロック３０６に示されるように、スクリプト修正をプロンプトされる。修正されたスクリプトについても、選択された操作が実行可能かどうか分析される。オリジナルスクリプトあるいは修正されたスクリプトが有効であると判定された場合、スクリプトにユーザが選択した操作を保存するプロセスブロック３０８に続く。 Thereafter, flow proceeds to decision block 304 where a determination is made whether the selected operation is feasible. If the determination is negative, the user is prompted for script modification, as shown in process block 306. The modified script is also analyzed to determine whether the selected operation can be performed. If the original script or the modified script is determined to be valid, processing continues at process block 308 where the script stores the operation selected by the user.

その後、スクリプトが関連するデータ記憶領域を選択するプロセスブロック３１０に進む。ユーザがデータ記憶領域へのアクセスを現在許可されていない場合、ＤＭＰ１０２はアクセス権を獲得するためにユーザー名とパスワードを提供するようにユーザにプロンプトする。フォルダへのユーザの権利は、特定のユーザに提供されるアクセスのレベルに従って管理者が適切にアサインする。 The process then proceeds to process block 310 where the script selects an associated data storage area. If the user is not currently authorized to access the data storage area, DMP 102 prompts the user to provide a username and password to gain access. Administrator rights are appropriately assigned by the administrator according to the level of access provided to a particular user.

その後、ユーザがデータ記憶領域中のドキュメントについて選択された操作を実行したいのか判定がなされる決定ブロック３１２に続く。判定が否定的な場合、ユーザがレポジトリ２００へのアクセスを維持するプロセスブロック３１０に戻る。 Thereafter, a decision block 312 follows where a determination is made whether the user wishes to perform the selected operation on the document in the data storage area. If the determination is negative, the process returns to process block 310 where the user maintains access to repository 200.

決定ブロック３１２での判定が肯定的な場合、データ記憶領域中のドキュメントについて選択された操作の実行をユーザが試みていることを意味する。この時点で、選択された操作がデータ記憶領域中のドキュメントに対して実行されるプロセスブロック３１４に移行する。 If the determination at decision block 312 is positive, it means that the user is attempting to perform the selected operation on the document in the data storage area. At this point, a transition is made to process block 314 where the selected operation is performed on the document in the data storage area.

その後、操作が成功裡に実行されたか判定がなされる決定ブロック３１６に進む。判定が否定的な場合、プロセスブロック３１８で示されるように、ユーザに通知される。この時点では、ユーザは、スクリプトの修正あるいはプロセスの中断といったような、いくつかのオプション（示されない）を選ぶことができる。判定が肯定的な場合、選択された操作がもはやドキュメント記憶領域中のドキュメントに対して実行されないようにユーザが選択されたデータ記憶装置コンテナを解除するプロセスブロック３２０に進む。データ記憶領域は、いかなる時も解除し得る。この時点でユーザは、３２２に示されるように、ドキュメントを受信するのに別のデータ記憶領域を選択するか、プロセスを中断することができる。 Thereafter, the process proceeds to decision block 316 where a determination is made whether the operation was performed successfully. If the determination is negative, the user is notified, as indicated by process block 318. At this point, the user has several options (not shown), such as modifying the script or interrupting the process. If the determination is positive, the user proceeds to process block 320 where the user releases the selected data storage container such that the selected operation is no longer performed on the document in the document storage area. The data storage area can be released at any time. At this point, the user can select another data storage area to receive the document or interrupt the process, as shown at 322.

ネットワーク装置上で作動すると記述されたシステムであるが、さらに、例えばＬｉｎｕｘ（登録商標）（および他のＵｎｉｘ（登録商標）のＯＳ）のような、他のオペレーティングシステム、およびＡｐｐｌｅＣｏｍｐｕｔｅｒ（登録商標）のＯＳ上でそれが実行できることが認識されている。好ましい実施例は詳細に記述されたが、追加のクレームによって定義されるような発明の精神および適用範囲から外れずに、多様な変更、置換および変更を行なうことができるということが理解されるべきである。本発明の原理を説明するために、ここに記述され、図示された細部、材料、および部分的なアレンジの多様な変更は、追加のクレームにも表示されているような発明の原理および適用範囲内の分野の当業者によってなされてもよいということが認識される。 A system described to run on a network device, but also other operating systems, such as, for example, Linux® (and other Unix® OSs), and Apple Computer® It is recognized that it can be run on any OS. Although the preferred embodiment has been described in detail, it should be understood that various changes, substitutions, and alterations can be made without departing from the spirit and scope of the invention as defined by the appended claims. It is. Various modifications of the details, materials, and partial arrangements described and illustrated herein to explain the principles of the invention may be made without departing from the principles and scope of the invention as expressed in additional claims. It will be appreciated that this may be done by one of ordinary skill in the art within.

本発明を実施するためのネットワークシステムの例である。1 is an example of a network system for implementing the present invention. ドキュメント管理システム中のレポジトリの階層ツリー構造である。It is a hierarchical tree structure of a repository in the document management system. 複数個のドキュメントを少なくとも１つのデータ記憶領域に自動で転送する本発明の手順を示すフローチャートである。5 is a flowchart illustrating a procedure of the present invention for automatically transferring a plurality of documents to at least one data storage area.

Claims

Receiving at least one electronic document in a data storage area accessible to a plurality of users;
Associating at least one preselected operation automatically performed by any of the electronic documents received in the data storage area with the data storage area;
Performing the preselected operation on each of the electronic documents received in the data storage area;
Automatically executing the preselected operation on the electronic document.

The at least one preselected operation copies any of the electronic documents in the data storage area to a selected destination, and transfers any of the electronic documents in the data storage area to a selected destination; Converting any of the electronic documents in the data storage area from a first selected file format to a selected second file format, and converting any image format documents in the data storage area from an image format to a text format To perform optical character recognition to assign any value to a metadata area in any document in the data storage area, and to perform the preselected operation on the electronic document. Any document in storage The method of claim 1 comprises identifying always relevant criteria.

A prompting step for prompting the relevant user to enter selected information about the destination;
After the end of the prompting step, a receiving step of receiving selection data specifying the selected destination from the related user,
At least one preselected operation of copying at least one document in the data storage area to the selected destination and transferring the document in the data storage area to the selected destination. The method of claim 2, comprising:

4. The method of claim 3, wherein the designated destination is selected from a group consisting of an image generation device, an e-mail server, an Internet server, and a document management repository.

A prompting step for displaying selected information regarding the first and second file formats for entry to an associated user;
After the prompting step is completed, a receiving step of receiving selection data specifying the selected file format from the related user,
3. The method of claim 2, wherein the at least one preselected operation includes converting a document in the data storage area from a first selected file format to a second selected file format. .

The method of claim 5, wherein the specified file formats include POSTSCRIPT (R) format, PDF format, text format, TIFF format, JPG format, and bitmap format.

A prompting step for prompting the relevant user for input of the selected information regarding the metadata value;
A receiving step of receiving selected data specifying a metadata value from an associated user after the prompting step is completed,
Assigning any value to a metadata area in any document in the data storage area, wherein at least one preselected operation assigns a value to a metadata field in a document in the data storage area. 3. The method of claim 2, comprising:

A prompting step for prompting the relevant user for input of the information selected for the criteria;
A receiving step of receiving selection data specifying a criterion from an associated user after completion of the prompting step;
3. The method of claim 2, wherein at least one preselected operation comprising identifying a criterion associated with any document in the data storage area to perform the preselected operation on the document. .

Prompting the user to enter selected information regarding the data storage area receiving the at least one electronic document;
A receiving step of receiving, from an associated user, selection data specifying a data storage area selected by the user after the end of the prompting step;
The method of claim 1, comprising:

Releasing the specified data storage area, wherein at least one preselected operation is performed on all electronic documents in the selected data storage area until the specified data storage area is released. Item 10. The method according to Item 9.

Determining whether at least one preselected operation can be performed;
Storing at least one preselected operation in a memory device based on a positive determination;
Prompting an associated user to modify at least one preselected operation based on a negative determination;
The method of claim 1, comprising:

The method of claim 1, wherein a plurality of the preselected operations are associated with the data storage area, and wherein the preselected operations are performed in an order associated with the data storage area.

At least one electronic document is received at each of the plurality of data storage areas, at least one preselected operation is associated with each data storage area, and at least one preselected operation associated with each data storage device is included. The method of claim 1 performed on each document in the associated data storage area.

A memory suitable for defining a plurality of data storage areas, wherein each data storage area is suitable for storing an electronic document;
Means suitable for receiving at least one electronic document in a data storage area accessible by a plurality of users;
Means suitable for associating the data storage area with at least one preselected operation automatically performed by any document received in the data storage area, and for each electronic document received in the data storage area Means suitable for performing a preselected operation on the
For automatically performing a pre-selected operation on a document that includes:

At least one preselected operation to perform the preselected operation on a document copies the document in the data storage area to a selected destination, and stores the document in the data storage area. Transferring the document to a selected destination, converting the document in the data storage area from a first selected file format to a selected second file format, and converting the image format document to text. Performs optical character recognition on any image format document in the data storage area, assigns any value to a metadata field in any document in the data storage area, and assigns any value to the document field in the data storage area. Claims that always identify criteria relevant to The system according to 14.

Means suitable for prompting the relevant user to enter selected information regarding the destination;
Means suitable for receiving from the associated user selection data specifying the destination selected after the prompt,
16. The system of claim 15, wherein the at least one preselected operation comprises: copying the document to a selected destination and forwarding the document to the selected destination.

17. The system according to claim 16, wherein the designated destination is selected from a group consisting of an image generation device, an email server, an Internet server, and a document management system.

Means suitable for prompting the relevant user to enter selected information regarding the first and second file formats;
Means suitable for receiving selection data specifying the selected file format from the relevant user after the prompt,
16. The system of claim 15, wherein the at least one preselected operation comprises converting the document in the data storage area from the first selected file format to the second selected file format. .

19. The system of claim 18, wherein the specified file formats include POSTSCRIPT (R) format, PDF format, text format, TIFF format, JPG format, and bitmap format.

A prompting step for prompting the relevant user to enter selected information about the metadata value;
After the prompting step, a receiving step of receiving selection data specifying the metadata value from an associated user,
15. The system of claim 14, wherein at least one of the preselected operations including assigning a value to the metadata field in the document in the data storage area.

A prompting step that prompts the relevant user to enter information selected with respect to certain criteria;
A receiving step of receiving selection data specifying a criterion from the related user after completion of the prompting step;
15. The system of claim 14, wherein the at least one preselected operation comprising: identifying a criterion associated with any document in the data storage area to perform the preselected operation on the document. .

Means suitable for prompting a user to enter selected information regarding the data storage area to receive at least one electronic document;
Means suitable for receiving from the relevant user selected data specifying the selected data storage area after the prompt;
The system of claim 14, comprising:

Releasing the specified data storage area, wherein at least one preselected operation is performed on all electronic documents in the selected data storage area until the specified data storage area is released. 23. The system of claim 22, wherein is performed.

Means suitable for determining whether at least one preselected operation is executable;
Means suitable for storing at least one said preselected operation in a memory device based on a positive determination;
Means adapted to prompt an associated user to modify at least one preselected operation based on a negative determination.

15. The system of claim 14, comprising means suitable for associating a plurality of preselected operations with the data storage area, wherein the preselected operations are performed in an order associated with the data storage area. .

A memory suitable for defining a plurality of data storage areas, wherein each data storage area is suitable for storing an electronic document;
Means adapted to receive at least one said electronic document in each of a plurality of data storage areas accessible by a plurality of users;
Means suitable for associating at least one preselected operation automatically performed by any document received in the associated data storage area with each of said data storage areas;
Means suitable for performing the preselected operation on each of the electronic documents received in the associated data storage area;
For automatically performing a preselected operation on an electronic document including

Receiving at least one electronic data in a data storage area accessible by a plurality of users;
Associating at least one preselected operation automatically performed by any document received in the data storage area with the data storage area; and for each electronic document received in the data storage area, Performing the previously selected operation on the
A computer-implemented method for automatically executing a preselected operation on an electronic document including:

The at least one preselected operation copies any document in the data storage area to a selected destination, and transfers any document in the data storage area to a selected destination; Optical character recognition for converting any document therein from a first selected file format to a selected second file format and converting any image format document in the data storage area from image format to text. To assign any value to a metadata area in any document in the data storage area, and to execute any of the documents in the data storage area to perform the preselected operation on the document. Claim 27 to identify the relevant criteria Method execution by placing the computer.

Determining whether at least one preselected operation is feasible;
Storing at least one preselected operation in a memory device based on a positive determination;
Prompting the associated user to enter at least one preselected operation based on a negative determination to modify the operation;
The computer-implemented method according to claim 27, comprising:

28. The computer-implemented method of claim 27, wherein a plurality of the preselected operations are associated with the data storage area, and wherein the preselected operations are performed in an order associated with the data storage area.

At least one electronic document is received in a plurality of each of the data storage areas, wherein at least one of the preselected operations is associated with each of the data storage areas, and at least one preselection is associated with each of the data storage devices. 28. The computer-implemented method of claim 27, wherein the performed operation is performed on each document received in a related data storage area.

A memory suitable for defining a plurality of data storage areas, each storage area suitable for storing an electronic document;
Means suitable for receiving at least one electronic document in a data storage area accessible by a plurality of users;
Means suitable for associating at least one preselected operation automatically performed by any document received in the data storage area with the data storage area;
Means suitable for performing the preselected operation on each of the electronic documents received in the data storage area;
A computer-readable medium having operations for automatically performing a preselected operation on an electronic document including:

The at least one preselected operation copies any document in the data storage area to a selected destination, and transfers any document in the data storage area to a selected destination; Optical character recognition for converting any document therein from a first selected file format to a selected second file format and converting any image format document in the data storage area from image format to text. To assign any value to the metadata area in any document in the data storage area, and perform any of the preselected operations on the document in any document in the data storage area. 33. also identifies any relevant criteria. Computer readable storage medium according.

Means suitable for determining whether at least one preselected operation is executable;
Means suitable for storing at least one said preselected operation in a memory device based on a positive determination;
Means suitable for prompting an associated user to enter to modify at least one preselected operation;
33. The computer-readable medium of claim 32, comprising:

33. The computer of claim 32, further comprising means adapted to associate a plurality of said preselected operations with said data storage area, wherein said preselected operations are performed in an order associated with said data storage area. Media readable by.

A memory suitable for defining a plurality of data storage areas, each data storage area being suitable for storing an electronic document;
Means adapted to receive at least one electronic document in each of the plurality of data storage areas accessible by a plurality of users;
Means suitable for associating at least one preselected operation automatically performed by any document received in the associated data storage area with each of said data storage areas;
Means suitable for performing a preselected operation on each of the electronic documents received in the associated data storage area;
A computer-readable medium having operations for automatically performing a preselected operation on an electronic document including: