JP2004215176A - 情報処理装置を用いた資料配信システム、プログラム、及び記録媒体 - Google Patents
情報処理装置を用いた資料配信システム、プログラム、及び記録媒体 Download PDFInfo
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Abstract
【課題】会議又は打ち合わせ時における文字や画像の手書き情報を電子的に読み取って補正し、補正した手書き情報を含めて資料を作成して関係者に配信できるようにする。
【解決手段】情報処理装置１１は、配信先情報ＤＢ１２，フォームＤＢ１３，入力受付手段１１ａ，補正手段１１ｂ，変換手段１１ｃ，データ取り込み手段１１ｄ，資料作成手段１１ｅ，配信手段１１ｆを有し、文字又は画像を含む手書き情報をイメージデータとして取り込む読取装置３と接続可能とする。情報処理装置１１は、読取装置３により取り込まれたイメージデータの入力を受け付け、そのイメージデータを補正して所定のデータ形式に変換し、変換したデータをフォームＤＢ１３から選択したフォームに取り込む。情報処理装置１１は、前記変換データを取り込んだフォームに従って資料を作成し、その資料を配信先情報ＤＢ１２から選択した配信先の端末装置２１にネットワーク１を介して配信する。
【選択図】 図１
【解決手段】情報処理装置１１は、配信先情報ＤＢ１２，フォームＤＢ１３，入力受付手段１１ａ，補正手段１１ｂ，変換手段１１ｃ，データ取り込み手段１１ｄ，資料作成手段１１ｅ，配信手段１１ｆを有し、文字又は画像を含む手書き情報をイメージデータとして取り込む読取装置３と接続可能とする。情報処理装置１１は、読取装置３により取り込まれたイメージデータの入力を受け付け、そのイメージデータを補正して所定のデータ形式に変換し、変換したデータをフォームＤＢ１３から選択したフォームに取り込む。情報処理装置１１は、前記変換データを取り込んだフォームに従って資料を作成し、その資料を配信先情報ＤＢ１２から選択した配信先の端末装置２１にネットワーク１を介して配信する。
【選択図】 図１
Description
【０００１】
【発明の属する技術分野】
本発明は、情報処理装置を用いた資料配信システム、プログラム、及び記録媒体、より詳細には、会議又は打ち合わせ等における特記事項を議事録やプレゼンテーション資料に反映して関係者に配信するための情報処理装置を用いた資料配信システムに関する。
【０００２】
【従来の技術】
従来、会議や打ち合わせなどで電子黒板や用紙に記入した内容は紙の状態で残ることになるが、実際にはプレゼンテーション資料などを作成する際に、再度、そのイメージに基づいて、例えばプレゼンテーション資料作成用のアプリケーションソフトなどを利用して作成している。また、一般的なオフィスでは、数名から数十名の会議や打ち合わせにおいて電子黒板等を使用し、会議の内容等を電子黒板上の筆記シートに記入していく。通常、この筆記シート上に記入された文字情報を含む画像データは電子黒板に備え付けの記録部から用紙に印字されて出力され、それを複写機等により必要部数をコピーして、会議参加者に議事録として配布する。しかしながら、出力された用紙を複写機等により必要部数コピーし、仕分けを行い、また、ホッチキス止めをしたりする作業は煩雑であり効率的とは言えない上に、環境問題の点で紙資源を浪費するような上記方法について改善が望まれている。
【０００３】
上記課題を解決するために、電子黒板に書き込まれた情報の配布方法として、電子黒板にネットワークＩ／Ｆを備え、電子黒板上に記入された文字情報を含む画像データをネットワークに接続されたパーソナルコンピュータから取得可能とし、この取得した文字情報を含む画像データを議事録として電子メール等で配布するようにしたものが開示されている。（例えば、特許文献１参照）
【０００４】
【特許文献１】
特開平１０−１３６１４０号公報
【０００５】
【発明が解決しようとする課題】
しかしながら、上記特許文献１に記載の発明によれば、議事録を必要部数コピーしたり、ＦＡＸ送信したり、さらには郵送等の煩雑な作業を軽減することができるが、上記議事録は、電子黒板に記入された画像又は文字そのままのイメージデータで配信されるため、議事録の内容を追加・修正して回覧したい場合や、上記画像又は文字データ等をプレゼンテーション資料として利用したい場合などは別途補正、修正作業等の２次加工が必要となる。
【０００６】
本発明は、上述のごとき実情に鑑みてなされたものであり、会議又は打ち合わせ時における文字や画像の手書き情報を電子的に読み取って補正し、その補正した手書き情報や追加事項等を含めて資料を作成し、その作成した資料を関係者に配信するための情報処理装置を用いた資料配信システム、プログラム、及び記録媒体を提供すること、を目的としてなされたものである。
【０００７】
【課題を解決するための手段】
請求項１の発明は、文字又は画像を含む手書き情報を読み取り、該読み取った手書き情報をイメージデータとして取り込む読取装置と接続可能な情報処理装置を用いた資料配信システムにおいて、前記情報処理装置は、資料配信先の端末装置とネットワークを介して接続され、前記読取装置により取り込まれたイメージデータの入力を受け付ける入力受付手段と、該入力を受け付けたイメージデータを補正する補正手段と、該補正したイメージデータを所定のデータ形式に変換する変換手段と、該変換したデータを予め定めたフォームの中に取り込むデータ取り込み手段と、該変換データを取り込んだフォームに従って資料を作成する資料作成手段と、該作成した資料を所定の配信先の端末装置に配信する配信手段とを有することを特徴としたものである。
【０００８】
請求項２の発明は、請求項１に記載の情報処理装置を用いた資料配信システムにおいて、前記情報処理装置は、配信先の氏名，ＩＤ番号，所属，電子メールアドレスのいずれか複数を少なくとも含む配信先情報を登録した配信先情報データベースを有し、前記配信手段は、配信先に対して資料の配信を行う際に、前記配信先情報データベースに登録された配信先の中から関連する配信先を選択し、該選択した配信先の端末装置に資料を配信できるようにしたことを特徴としたものである。
【０００９】
請求項３の発明は、請求項１または２に記載の情報処理装置を用いた資料配信システムにおいて、前記情報処理装置は、管理者が使用する管理者側端末装置とネットワークを介して接続され、前記配信手段により資料を配信する前に、前記管理者側端末装置に前記資料を送信し、該送信した資料に対する確認情報を前記管理者側端末装置から受信した後に、前記配信先情報データベースから選択した配信先に当該資料を配信できるようにしたことを特徴としたものある。
【００１０】
請求項４の発明は、請求項３に記載の情報処理装置を用いた資料配信システムにおいて、前記資料作成手段は、前記管理者側端末装置から受信した確認情報の中に追加情報が含まれていた場合、該追加情報の内容を前記確認情報に応じた資料に反映できるようにしたことを特徴としたものである。
【００１１】
請求項５の発明は、請求項１ないし４のいずれか１に記載の情報処理装置を用いた資料配信システムにおいて、前記情報処理装置は、前記読取装置により取り込まれたイメージデータに含まれる文字又は画像を認識する認識手段を有し、該認識手段は、前記イメージデータに配信先のＩＤ番号が含まれている場合、該ＩＤ番号を認識し、前記配信手段は、該認識したＩＤ番号に応じた配信先を前記配信先情報データベースから選択し、該選択した配信先の端末装置に資料を配信できるようにしたことを特徴としたものである。
【００１２】
請求項６の発明は、請求項１ないし５のいずれか１に記載の情報処理装置を用いた資料配信システムにおいて、前記情報処理装置は、前記変換手段により変換したデータを取り込むためのフォームを登録したフォームデータベースを有し、前記データ取り込み手段は、前記フォームデータベースから選択されたフォームに前記変換データを取り込むことを特徴としたものである。
【００１３】
請求項７の発明は、請求項６に記載の情報処理装置を用いた資料配信システムにおいて、前記フォームデータベースは、議事録用フォーム及び／又はプレゼンテーション資料用フォームを少なくとも含むことを特徴としたものである。
【００１４】
請求項８の発明は、請求項１ないし７のいずれか１に記載の情報処理装置を用いた資料配信システムにおいて、前記情報処理装置は、会議又は打ち合わせ時における音声を記録するための音声記録装置と接続可能とし、前記配信手段は、前記配信先情報データベースから選択された配信先に前記会議又は打ち合わせ時の資料として議事録データを配信する際に、前記音声記録装置により記録された音声データを前記議事録データに添付して配信できるようにしたことを特徴としたものである。
【００１５】
請求項９の発明は、請求項１ないし８のいずれか１に記載の情報処理装置を用いた資料配信システムにおいて、前記読取装置は、スキャナ又は電子黒板であることを特徴としたものである。
【００１６】
請求項１０の発明は、文字又は画像を含む手書き情報を読み取り、該読み取った手書き情報をイメージデータとして取り込む読取装置と接続可能な情報処理装置を用いた資料配信システムにおいて、前記情報処理装置は、ホストコンピュータとネットワークを介して接続され、前記読取装置により取り込まれたイメージデータの入力を受け付ける入力受付手段と、該入力を受け付けたイメージデータを補正する補正手段と、該補正したイメージデータを所定のデータ形式に変換する変換手段と、該変換したデータを予め定めたフォームの中に取り込むデータ取り込み手段と、該変換データを取り込んだフォームに従って資料を作成する資料作成手段と、該作成した資料を前記ホストコンピュータにアップロードするアップロード手段とを有することを特徴としたものである。
【００１７】
請求項１１の発明は、複数のテレビ会議用端末装置とネットワークを介して接続された情報処理装置を用いた資料配信システムにおいて、前記情報処理装置は、前記複数のテレビ会議用端末装置のいずれかからテキスト又はイメージデータの入力を受け付ける入力受付手段と、該入力を受け付けたテキスト又はイメージデータを補正する補正手段と、該補正したテキスト又はイメージデータを所定のデータ形式に変換する変換手段と、該変換したデータを予め定めたフォームの中に取り込むデータ取り込み手段と、該変換データを取り込んだフォームに従って資料を作成する資料作成手段と、該作成した資料を前記複数のテレビ会議用端末装置に配信する配信手段とを有することを特徴としたものである。
【００１８】
請求項１２の発明は、請求項１ないし１１のいずれか１に記載の情報処理装置を用いた資料配信システムとしての機能をコンピュータに実行させるためのプログラムである。
【００１９】
請求項１３の発明は、請求項１２に記載のプログラムを記録したコンピュータ読み取り可能な記録媒体である。
【００２０】
【発明の実施の形態】
図１は、本発明の一実施形態に係わる資料配信システムの構成例を説明するための図で、図中、１はネットワーク、２は文字又は画像を含む手書き情報、３は読取装置、４は音声情報、５は音声情報を記録するための音声記録装置、１０は配信元（以下、しばしば資料作成者という）で、該配信元１０は、情報処理装置１１，配信先情報ＤＢ１２，フォームＤＢ１３を有し、２０は資料を配信する配信先、２１は配信先が使用する配信先側端末装置である。情報処理装置１１は、入力受付手段１１ａ，補正手段１１ｂ，変換手段１１ｃ，データ取り込み手段１１ｄ，資料作成手段１１ｅ，配信手段１１ｆを有する。ここで、音声記録装置５を本システムに含めない構成をとってもよい。読取装置３及び音声記録装置５は、情報処理装置１１に接続可能とし、読取装置３がネットワーク接続機能を有している場合には、ネットワークを介して手書き情報を送信するようにしてもよい。読取装置３としては、例えば、電子黒板，スキャナ，ＭＦＰ，ＯＣＲなどが含まれ、読取装置３により読み取る手書き情報としては、例えば、直接用紙（ノートなど）に書き込んだ手書き情報，電子黒板（ホワイトボード）に書き込んだ手書き情報を印刷したもの，ペン入力可能なタブレットデバイスにより入力された手書き情報などが含まれる。また、音声記録装置５には、記録媒体にメモリカード等を用いたデジタルボイスレコーダなどが好適であり、この場合、情報処理装置１１とは各種メモリカードスロットや、ＵＳＢ（Ｕｎｉｖｅｒｓａｌ Ｓｅｒｉａｌ Ｂｕｓ）をはじめ各種のインタフェイスにより接続可能である。
【００２１】
本実施形態における情報処理装置１１は、読取装置３及び音声記録装置５と接続可能とし、配信先側端末装置２１とネットワーク１を介して接続されているものとする。また、読取装置３として、ネットワーク接続機能を有する電子黒板を利用する場合、情報処理装置１１はネットワークを介して電子黒板と接続され、その電子黒板からネットワークを介して手書き情報を取得することができる。尚、本実施形態でいう資料とは、例えば、議事録や、プレゼンテーション資料などのことをいうものとする。
【００２２】
配信先２０は、例えば、資料作成者１０の管理者や、会議出席者、関連部門、その他必要に応じて適宜追加、削除することができる。配信先情報ＤＢ１２には配信先それぞれの氏名，ＩＤ番号，所属，電子メールアドレスなどを含む配信先情報が登録され、フォームＤＢ１３には手書き情報を取り込むためのフォームを登録する。フォームＤＢ１３に登録可能なフォームとして、具体的には、議事録用フォームや、プレゼンテーション資料用フォームなどが想定される。このように手書き情報の利用形態に応じたフォームを予め登録しておくことにより、資料作成者１０は、所望のフォームを選択し、そのフォームの項目に従って手書き情報を貼り付けたり、必要な事項を入力すればよく、簡単に議事録やプレゼンテーション資料等を作成することが可能となる。尚、プレゼンテーション資料用フォームには、企業等における独自のプレゼンテーション資料作成に関するノウハウを設定しておいてもよい。具体的には、例えば、画像や文字の貼り付け位置や、大きさ、字体、色など、資料を効果的に見せるための作成ノウハウをフォーム内に予め設定しておくことで、取り込んだ手書き情報がその設定に従って貼り付けられる。もちろん、手書き情報をフォームに貼り付けた後でも、補正、修正等を自由に行うことは可能である。
【００２３】
ここで、本資料配信システムの実施形態として、情報処理装置１１に配信先情報ＤＢ１２、フォームＤＢ１３が物理的に含まれている場合や、ネットワークを介して接続され、物理的に離散している場合のどちらの形態も取りうる。また、情報処理装置１１には、上記各手段が有する機能を実行するためのプログラムが格納されていればよい。これらのプログラムには、上記各手段を利用者が使用する際に、操作が容易になるようにＧＵＩ（グラフィカルユーザインタフェイス）を備えるようにするとよい。
【００２４】
本発明における各実施形態の説明に際し、情報処理装置１１及び各端末装置２１は、ディスクトップ型パーソナルコンピュータとして図示しているが、ネットワーク接続可能なモバイルコンピュータなどであってもよく、使用形態に応じた形態であればよい。また、本資料配信システムにおいて利用可能な端末装置を複数台設置する場合、例えばＬＡＮ等によりネットワーク接続される必要がある。
【００２５】
図２は、本発明に係る情報処理装置の構成例を示す図で、図中、３０は情報処理装置である。この情報処理装置３０としては汎用コンピュータが想定され、各種情報を入力するためのキーボード，マウス，記録媒体読取装置，他の機器から入力するためのネットワーク機器などの入力装置３１、検索結果やその他の情報を表示するためのＣＲＴ，ＬＣＤなどのディスプレイである表示装置３２、印刷装置，ネットワーク機器，記録媒体用記録装置などの出力装置３３、更には、上記プログラムを記録したＲＯＭ３５、ＲＯＭ３５に記録したプログラムを実行するためのＣＰＵ３４、及びその実行領域としてのＲＡＭ３６を主要な構成要素とし、これらの構成要素がバス３７により接続されているものとする。前述した情報処理装置１１及び各端末装置２１は、本例に示す汎用コンピュータに基づいて構成されているものとする。
【００２６】
また、図１に示したネットワーク１としては、有線、無線に限らず専用回線、電話回線等で接続されたインターネットや、インターネット技術を利用したイントラネットの形態でもよく、さらには、専用回線を使用する場合でもＷＡＮ（Ｗｉｄｅ Ａｒｅａ Ｎｅｔｗｏｒｋ）やＭＡＮ（Ｍｅｔｒｏｐｏｌｉｔａｎ Ａｒｅａ Ｎｅｔｗｏｒｋ）に限らず、情報処理装置１１の設置場所によっては、ＬＡＮ（Ｌｏｃａｌ Ａｒｅａ Ｎｅｔｗｏｒｋ）で構成される形態もとりうる。また、このネットワークには、専用回線の使用、伝送データの暗号化、各端末装置を使用するユーザの認証等、様々な方法によるセキュリティの強化を実施することが望ましい。
【００２７】
図１に示した各手段について詳細に説明する。まず、入力受付手段１１ａは、読取装置３により取り込まれたイメージデータの入力を受け付ける。補正手段１１ｂは、入力受付手段１１ａにより入力を受け付けたイメージデータを補正する。この補正は、例えば、輪郭補正，背景補正，ノイズ除去などを既存技術を利用して行うことが可能である。変換手段１１ｃは、補正手段１１ｂにより補正したイメージデータを所定のデータ形式に変換する。ここで、イメージデータをプレゼンテーション資料に利用したい場合、市販のプレゼンテーション資料作成アプリケーションソフト（例えば、マイクロソフト パワーポイント（Ｒ）など）のデータ形式に変換したり、また、議事録に利用したい場合、例えば、マイクロソフト ワード（Ｒ）やエクセル（Ｒ）などの市販のアプリケーションソフトのデータ形式に変換することができる。このようにイメージデータを所定のデータ形式に変換することにより、２次加工も容易にでき、例えば色付け、微調整、編集などを自在に行うことができる。
【００２８】
また、データ取り込み手段１１ｄは、変換手段１１ｃにより変換したデータを予め定めたフォームの中に取り込む。この際、資料作成者１０は、フォームＤＢ１３から所望のフォームを選択し、選択したフォームの中に変換データを取り込むことができる。資料作成手段１１ｅは、変換データを取り込んだフォームに従って資料を作成する。
【００２９】
配信手段１１ｆは、資料作成手段１１ｅにより作成した資料を配信先２０の各端末装置２１に配信する。ここで資料作成者１０は、配信先２０に対して資料の配信を行う際に、配信先情報ＤＢ１２に登録された配信先の中から関連する配信先を選択し、選択した配信先２０の各端末装置２１に資料を配信することができる。また、配信手段１１ｆは、配信先情報ＤＢ１２から選択された配信先に会議又は打ち合わせ時の資料として議事録を配信する場合、音声記録装置５により記録された音声データを議事録に添付して配信するようにしてもよい。
【００３０】
これによれば、会議又は打ち合わせ時における文字や画像の手書き情報を電子的に読み取って補正し、その補正した手書き情報を含めて議事録やプレゼンテーション資料等を作成し、その作成した議事録やプレゼンテーション資料等を関係者に配信することができるため、資料作成の時間を短縮できるとともに、効率的かつ迅速に資料の配信が可能となる。
【００３１】
また、プレゼンテーション資料作成の機会が多い企業等にとっては、打ち合わせや下書きで書いた情報がそのままデータ変換されて活用することができるため、打ち直しなどにかかる資料作成時間を短縮することができる。また、ＩＴ技術を取り込むことにより、日々実施している考えのまとめ作業の延長線上で大きな負荷をかけずに、プレゼンテーション資料の基礎を作り上げることができる。
【００３２】
図３は、情報処理装置１１の他の構成例を説明するための図で、情報処理装置１１は、入力受付手段１１ａ，補正手段１１ｂ，変換手段１１ｃ，データ取り込み手段１１ｄ，資料作成手段１１ｅ，配信手段１１ｆ，認識手段１１ｇを有している。本構成例に示す情報処理装置１１の各手段は認識手段１１ｇを除き、図１に示した各手段と同様であるためここでの説明は省略する。
認識手段１１ｇは、読取装置３により取り込まれたイメージデータに含まれる文字又は画像を認識する。具体的には、認識手段１１ｇは、イメージデータの中に配信先に固有のＩＤ番号が含まれている場合、そのＩＤ番号を認識し、認識したＩＤ番号に応じた配信先を配信先情報ＤＢ１２から選択し、選択した配信先の端末装置２１に資料を配信する。
【００３３】
これによれば、会議出席者や関係者などのＩＤ番号を手書き情報に予め含めておくことにより、認識手段１１ｇによりそのＩＤ番号を認識することができるため、情報処理装置１１は、資料を配信する際に、認識したＩＤ番号に応じた配信先を自動的に特定し、特定した配信先を配信先情報ＤＢ１２から選択して配信することができ、配信先をその都度選択する必要がなくなる。
【００３４】
図４は、本発明の他の実施形態に係わる資料配信システムの構成例を説明するための図で、図中、１４は資料作成者１０の管理者が使用する管理者側端末装置、１５は管理者である。本実施形態における資料配信システムの構成例と、図１に示したシステム構成例と異なる点は、資料配信前に管理者のチェックを入れた点である。すなわち、本実施形態における情報処理装置１１は、管理者側端末装置１４とネットワークを介して接続され、配信手段１１ｆにより資料を配信する前に、管理者側端末装置１４に資料を送信し、その送信した資料に対する確認情報を管理者側端末装置１４から受信した後に、配信先情報ＤＢ１２から選択した配信先に当該資料を配信することができる。この際、管理者１５は、情報処理装置１１から送信された資料の内容を確認した後に、自分自身で関係者に対して当該資料を配信するようにしてもよい。
【００３５】
また、資料作成手段１１ｅは、管理者側端末装置１４から受信した確認情報の中に追加情報が含まれていた場合、すなわち、管理者１５が何らかのコメント等を追加情報として送信してきた場合には、資料作成者１０はその追加情報の内容を該当する資料に反映させた上で、関係者に配信するようにしてもよい。
【００３６】
これによれば、資料の配信前に管理者のチェックを受けることができ、また、追加情報を資料に反映させることができるので、漏れのない議事録等の資料を簡単に作成し、配信することができる。
【００３７】
図５は、本発明の他の実施形態に係わる資料配信システムの構成例を説明するための図で、図中、４０は発信元（資料作成者）で、該発信元４０は、情報処理装置４１，配信先情報ＤＢ４２，フォームＤＢ４３を有し、５０は資料配布対象の関係者、５１は関係者が使用する関係者側端末装置、６０はホストコンピュータである。情報処理装置４１は、入力受付手段４１ａ，補正手段４１ｂ，変換手段４１ｃ，データ取り込み手段４１ｄ，資料作成手段４１ｅ，アップロード手段４１ｆを有する。ここで、音声記録装置５を本システムに含めない構成をとってもよい。読取装置３及び音声記録装置５は、情報処理装置４１に接続可能とし、読取装置３がネットワーク接続機能を有している場合には、ネットワークを介して手書き情報を送信するようにしてもよい。読取装置３としては、例えば、電子黒板，スキャナ，ＭＦＰ，ＯＣＲなどが含まれ、読取装置３により読み取る手書き情報としては、例えば、直接用紙（ノートなど）に書き込んだ手書き情報，電子黒板（ホワイトボード）に書き込んだ手書き情報を印刷したもの，ペン入力可能なタブレットデバイスにより入力された手書き情報などが含まれる。また、音声記録装置５には、記録媒体にメモリカードを用いたデジタルボイスレコーダなどが好適であり、この場合、情報処理装置１１とはＵＳＢ（ＵｎｉｖｅｒｓａｌＳｅｒｉａｌ Ｂｕｓ）をはじめ各種のインタフェイスにより接続可能である。
【００３８】
本実施形態における資料配信システムは、ホストコンピュータ６０を有している点で図１に示した資料配信システムと異なる。ホストコンピュータ６０は、情報処理装置４１からアップロードされた資料を登録し、その資料を各端末装置に対して閲覧又はダウンロード可能とする。このホストコンピュータ６０の実施形態としては、例えば、グループウェアにおけるサーバ装置、又はＷｅｂ上に設けたサーバ装置などが想定される。各関係者側端末装置５１は、ホストコンピュータ６０にネットワーク１を介してアクセスし、資料の閲覧又はダウンロードをすることができる。
【００３９】
図６は、本発明の資料配信システムを集合会議に適用した場合の一例を示す図である。本実施形態は、集合会議において議事録の作成から配信するまでの流れの一例について示したものである。まず、会議の関係者５０は、ホワイトボード７１に手書き情報を書き込み、その手書き情報をホワイトボード７１に備え付けの印刷装置から用紙に印刷する。その用紙に印刷された手書き情報を読取装置３を用いて読み取り、読み取った手書き情報のイメージデータを情報処理装置１１に入力する。資料作成者１０は、情報処理装置１１に入力されたイメージデータに基づいて議事録を作成し、作成した議事録を管理者１５に送信する。管理者１５は、資料作成者１０から送信された議事録を確認し、追加コメント等があれば、その追加コメント等を含めて確認情報を端末装置１４から情報処理装置１１に送信する。資料作成者１０は、管理者１５からの確認情報を受信した後に会議の関係者５０に議事録を配信する。ここで、確認情報に追加コメント等が含まれていた場合、その追加コメントの内容を議事録に反映させた上で当該議事録を配信する。また、管理者１５が議事録を確認した後、会議の関係者５０に対して直接議事録を配信するようにしてもよい。
【００４０】
図７は、本発明の資料配信システムをテレビ会議に適用した場合の一例を示す図である。本実施形態は、テレビ会議において議事録又はプレゼンテーション資料の作成から配信するまでの流れの一例について示したものである。まず、会議の関係者８１，８２，８３，８４，・・・は、各テレビ会議用端末装置（本例では、ペン入力可能とする）にペン入力による手書き情報を書き込み、その手書き情報のイメージデータを情報処理装置１１に送信する。資料作成者１０は、情報処理装置１１により受信したイメージデータに基づいて議事録又はプレゼンテーション資料を作成し、作成した議事録又はプレゼンテーション資料を管理者１５に送信する。管理者１５は、資料作成者１０から送信された議事録又はプレゼンテーション資料を確認し、追加コメント等があれば、その追加コメント等を含めて確認情報を端末装置１４から情報処理装置１１に送信する。資料作成者１０は、管理者１５からの確認情報を受信した後に会議の関係者８１，８２，８３，８４，・・・に議事録又はプレゼンテーション資料を配信する。ここで、確認情報に追加コメント等が含まれていた場合、その追加コメントの内容を議事録又はプレゼンテーション資料に反映させた上で当該議事録又はプレゼンテーション資料を配信する。また、管理者１５が議事録又はプレゼンテーション資料を確認した後、会議の関係者８１，８２，８３，８４，・・・に対して直接議事録又はプレゼンテーション資料を配信するようにしてもよい。
【００４１】
図８は、本発明が適用される情報処理装置を用いた資料配信方法の一例を説明するためのフロー図である。本例においては図４に示した資料配信システムに基づいて説明するものとする。まず、情報処理装置１１は、読取装置３により取り込まれた手書き情報のイメージデータの入力を受け付け（ステップＳ１）、受け付けたイメージデータを補正し（ステップＳ２）、補正したイメージデータを所定のデータ形式に変換する（ステップＳ３）。次に、情報処理装置１１は、ステップＳ３において変換したデータを予め定めたフォームに取り込み（ステップＳ４）、取り込んだフォームに従って資料を作成する（ステップＳ５）。
【００４２】
次に、資料作成者１０は、管理者１５の端末装置１４に資料を送信するかどうか判断し（ステップＳ６）、資料を管理者１５に送信する場合（ＹＥＳの場合）、当該資料を管理者１５に送信し（ステップＳ７）、管理者１５から送信した資料に対する確認情報を受け取った後（ステップＳ８）、会議の関係者である配信先２０の端末装置２１に資料を配信する（ステップＳ９）。上記ステップＳ６において、管理者１５に資料を送信しない場合（ＮＯの場合）、ステップＳ９に移行して会議の関係者である配信先２０の端末装置２１に資料を配信する。上記ステップＳ７において、管理者１５の端末装置１４に資料を送信した後に、管理者１５は、当該資料を関係者である配信先２０の端末装置２１に直接配信するようにしてもよい。
【００４３】
以上、本発明の情報処理装置を用いた資料配信システムにおける各機能を中心に各実施形態を説明してきたが、本発明は、資料配信における各ステップを実行する方法としても説明したように資料配信方法としての形態もとることができる。また、この各機能を有する資料配信システムと同様に、コンピュータに資料配信システムとして機能させるためのプログラムとしての形態も、また、そのプログラムを記録した記録媒体としての形態も可能である。
【００４４】
本発明による資料配信の機能を実現するためのプログラムやデータを記憶した記録媒体の実施形態について説明する。記録媒体としては、具体的には、ＣＤ−ＲＯＭ（―Ｒ／−ＲＷ）、光磁気ディスク、ＤＶＤ−ＲＯＭ、ＦＤ、フラッシュメモリ、メモリカードや、メモリスティック及びその他各種ＲＯＭやＲＡＭ等が想定でき、これら記録媒体に上述した本発明の各実施形態のシステムの機能をコンピュータに実行させ、資料配信の機能を実現するためのプログラムを記録して流通させることにより、当該機能の実現を容易にする。そしてコンピュータ等の情報処理装置に上記のごとくの記録媒体を装着して情報処理装置によりプログラムを読み出すか、若しくは情報処理装置が備えている記憶媒体に当該プログラムを記憶させておき、必要に応じて読み出すことにより、本発明に関わる資料配信の機能を実行することができる。
【００４５】
【発明の効果】
本発明によると、会議又は打ち合わせ時における文字や画像の手書き情報を電子的に読み取って補正し、その補正した手書き情報や追加事項等を含めて資料を作成し、その作成した資料を関係者に配信することができるため、資料作成の時間を短縮できるとともに、効率的かつ迅速に資料の配信が可能となる。
【図面の簡単な説明】
【図１】本発明の一実施形態に係わる資料配信システムの構成例を説明するための図である。
【図２】本発明に係る情報処理装置の構成例を示す図である。
【図３】情報処理装置の他の構成例を説明するための図である。
【図４】本発明の他の実施形態に係わる資料配信システムの構成例を説明するための図である。
【図５】本発明の他の実施形態に係わる資料配信システムの構成例を説明するための図である。
【図６】本発明の資料配信システムを集合会議に適用した場合の一例を示す図である。
【図７】本発明の資料配信システムをテレビ会議に適用した場合の一例を示す図である。
【図８】本発明が適用される情報処理装置を用いた資料配信方法の一例を説明するためのフロー図である。
【符号の説明】
１…ネットワーク、２…手書き情報、３…読取装置、４…音声情報、５…音声記録装置、１０…配信元（資料作成者）、１１，３０，４１…情報処理装置、１１ａ，４１ａ…入力受付手段、１１ｂ，４１ｂ…補正手段、１１ｃ，４１ｃ…変換手段、１１ｄ，４１ｄ…データ取り込み手段、１１ｅ，４１ｅ…資料作成手段、１１ｆ…配信手段、１１ｇ…認識手段、１２，４２…配信先情報ＤＢ、１３，４３…フォームＤＢ、１４…管理者側端末装置、１５…管理者、２０…配信先、２１…配信先側端末装置、３１…入力装置、３２…表示装置、３３…出力装置、３４…ＣＰＵ、３５…ＲＯＭ、３６…ＲＡＭ、３７…バス、４０…発信元、４１ｆ…アップロード手段、５０，８１，８２，８３，８４…関係者、５１…関係者側端末装置、６０…ホストコンピュータ、７１…ホワイトボード。
【発明の属する技術分野】
本発明は、情報処理装置を用いた資料配信システム、プログラム、及び記録媒体、より詳細には、会議又は打ち合わせ等における特記事項を議事録やプレゼンテーション資料に反映して関係者に配信するための情報処理装置を用いた資料配信システムに関する。
【０００２】
【従来の技術】
従来、会議や打ち合わせなどで電子黒板や用紙に記入した内容は紙の状態で残ることになるが、実際にはプレゼンテーション資料などを作成する際に、再度、そのイメージに基づいて、例えばプレゼンテーション資料作成用のアプリケーションソフトなどを利用して作成している。また、一般的なオフィスでは、数名から数十名の会議や打ち合わせにおいて電子黒板等を使用し、会議の内容等を電子黒板上の筆記シートに記入していく。通常、この筆記シート上に記入された文字情報を含む画像データは電子黒板に備え付けの記録部から用紙に印字されて出力され、それを複写機等により必要部数をコピーして、会議参加者に議事録として配布する。しかしながら、出力された用紙を複写機等により必要部数コピーし、仕分けを行い、また、ホッチキス止めをしたりする作業は煩雑であり効率的とは言えない上に、環境問題の点で紙資源を浪費するような上記方法について改善が望まれている。
【０００３】
上記課題を解決するために、電子黒板に書き込まれた情報の配布方法として、電子黒板にネットワークＩ／Ｆを備え、電子黒板上に記入された文字情報を含む画像データをネットワークに接続されたパーソナルコンピュータから取得可能とし、この取得した文字情報を含む画像データを議事録として電子メール等で配布するようにしたものが開示されている。（例えば、特許文献１参照）
【０００４】
【特許文献１】
特開平１０−１３６１４０号公報
【０００５】
【発明が解決しようとする課題】
しかしながら、上記特許文献１に記載の発明によれば、議事録を必要部数コピーしたり、ＦＡＸ送信したり、さらには郵送等の煩雑な作業を軽減することができるが、上記議事録は、電子黒板に記入された画像又は文字そのままのイメージデータで配信されるため、議事録の内容を追加・修正して回覧したい場合や、上記画像又は文字データ等をプレゼンテーション資料として利用したい場合などは別途補正、修正作業等の２次加工が必要となる。
【０００６】
本発明は、上述のごとき実情に鑑みてなされたものであり、会議又は打ち合わせ時における文字や画像の手書き情報を電子的に読み取って補正し、その補正した手書き情報や追加事項等を含めて資料を作成し、その作成した資料を関係者に配信するための情報処理装置を用いた資料配信システム、プログラム、及び記録媒体を提供すること、を目的としてなされたものである。
【０００７】
【課題を解決するための手段】
請求項１の発明は、文字又は画像を含む手書き情報を読み取り、該読み取った手書き情報をイメージデータとして取り込む読取装置と接続可能な情報処理装置を用いた資料配信システムにおいて、前記情報処理装置は、資料配信先の端末装置とネットワークを介して接続され、前記読取装置により取り込まれたイメージデータの入力を受け付ける入力受付手段と、該入力を受け付けたイメージデータを補正する補正手段と、該補正したイメージデータを所定のデータ形式に変換する変換手段と、該変換したデータを予め定めたフォームの中に取り込むデータ取り込み手段と、該変換データを取り込んだフォームに従って資料を作成する資料作成手段と、該作成した資料を所定の配信先の端末装置に配信する配信手段とを有することを特徴としたものである。
【０００８】
請求項２の発明は、請求項１に記載の情報処理装置を用いた資料配信システムにおいて、前記情報処理装置は、配信先の氏名，ＩＤ番号，所属，電子メールアドレスのいずれか複数を少なくとも含む配信先情報を登録した配信先情報データベースを有し、前記配信手段は、配信先に対して資料の配信を行う際に、前記配信先情報データベースに登録された配信先の中から関連する配信先を選択し、該選択した配信先の端末装置に資料を配信できるようにしたことを特徴としたものである。
【０００９】
請求項３の発明は、請求項１または２に記載の情報処理装置を用いた資料配信システムにおいて、前記情報処理装置は、管理者が使用する管理者側端末装置とネットワークを介して接続され、前記配信手段により資料を配信する前に、前記管理者側端末装置に前記資料を送信し、該送信した資料に対する確認情報を前記管理者側端末装置から受信した後に、前記配信先情報データベースから選択した配信先に当該資料を配信できるようにしたことを特徴としたものある。
【００１０】
請求項４の発明は、請求項３に記載の情報処理装置を用いた資料配信システムにおいて、前記資料作成手段は、前記管理者側端末装置から受信した確認情報の中に追加情報が含まれていた場合、該追加情報の内容を前記確認情報に応じた資料に反映できるようにしたことを特徴としたものである。
【００１１】
請求項５の発明は、請求項１ないし４のいずれか１に記載の情報処理装置を用いた資料配信システムにおいて、前記情報処理装置は、前記読取装置により取り込まれたイメージデータに含まれる文字又は画像を認識する認識手段を有し、該認識手段は、前記イメージデータに配信先のＩＤ番号が含まれている場合、該ＩＤ番号を認識し、前記配信手段は、該認識したＩＤ番号に応じた配信先を前記配信先情報データベースから選択し、該選択した配信先の端末装置に資料を配信できるようにしたことを特徴としたものである。
【００１２】
請求項６の発明は、請求項１ないし５のいずれか１に記載の情報処理装置を用いた資料配信システムにおいて、前記情報処理装置は、前記変換手段により変換したデータを取り込むためのフォームを登録したフォームデータベースを有し、前記データ取り込み手段は、前記フォームデータベースから選択されたフォームに前記変換データを取り込むことを特徴としたものである。
【００１３】
請求項７の発明は、請求項６に記載の情報処理装置を用いた資料配信システムにおいて、前記フォームデータベースは、議事録用フォーム及び／又はプレゼンテーション資料用フォームを少なくとも含むことを特徴としたものである。
【００１４】
請求項８の発明は、請求項１ないし７のいずれか１に記載の情報処理装置を用いた資料配信システムにおいて、前記情報処理装置は、会議又は打ち合わせ時における音声を記録するための音声記録装置と接続可能とし、前記配信手段は、前記配信先情報データベースから選択された配信先に前記会議又は打ち合わせ時の資料として議事録データを配信する際に、前記音声記録装置により記録された音声データを前記議事録データに添付して配信できるようにしたことを特徴としたものである。
【００１５】
請求項９の発明は、請求項１ないし８のいずれか１に記載の情報処理装置を用いた資料配信システムにおいて、前記読取装置は、スキャナ又は電子黒板であることを特徴としたものである。
【００１６】
請求項１０の発明は、文字又は画像を含む手書き情報を読み取り、該読み取った手書き情報をイメージデータとして取り込む読取装置と接続可能な情報処理装置を用いた資料配信システムにおいて、前記情報処理装置は、ホストコンピュータとネットワークを介して接続され、前記読取装置により取り込まれたイメージデータの入力を受け付ける入力受付手段と、該入力を受け付けたイメージデータを補正する補正手段と、該補正したイメージデータを所定のデータ形式に変換する変換手段と、該変換したデータを予め定めたフォームの中に取り込むデータ取り込み手段と、該変換データを取り込んだフォームに従って資料を作成する資料作成手段と、該作成した資料を前記ホストコンピュータにアップロードするアップロード手段とを有することを特徴としたものである。
【００１７】
請求項１１の発明は、複数のテレビ会議用端末装置とネットワークを介して接続された情報処理装置を用いた資料配信システムにおいて、前記情報処理装置は、前記複数のテレビ会議用端末装置のいずれかからテキスト又はイメージデータの入力を受け付ける入力受付手段と、該入力を受け付けたテキスト又はイメージデータを補正する補正手段と、該補正したテキスト又はイメージデータを所定のデータ形式に変換する変換手段と、該変換したデータを予め定めたフォームの中に取り込むデータ取り込み手段と、該変換データを取り込んだフォームに従って資料を作成する資料作成手段と、該作成した資料を前記複数のテレビ会議用端末装置に配信する配信手段とを有することを特徴としたものである。
【００１８】
請求項１２の発明は、請求項１ないし１１のいずれか１に記載の情報処理装置を用いた資料配信システムとしての機能をコンピュータに実行させるためのプログラムである。
【００１９】
請求項１３の発明は、請求項１２に記載のプログラムを記録したコンピュータ読み取り可能な記録媒体である。
【００２０】
【発明の実施の形態】
図１は、本発明の一実施形態に係わる資料配信システムの構成例を説明するための図で、図中、１はネットワーク、２は文字又は画像を含む手書き情報、３は読取装置、４は音声情報、５は音声情報を記録するための音声記録装置、１０は配信元（以下、しばしば資料作成者という）で、該配信元１０は、情報処理装置１１，配信先情報ＤＢ１２，フォームＤＢ１３を有し、２０は資料を配信する配信先、２１は配信先が使用する配信先側端末装置である。情報処理装置１１は、入力受付手段１１ａ，補正手段１１ｂ，変換手段１１ｃ，データ取り込み手段１１ｄ，資料作成手段１１ｅ，配信手段１１ｆを有する。ここで、音声記録装置５を本システムに含めない構成をとってもよい。読取装置３及び音声記録装置５は、情報処理装置１１に接続可能とし、読取装置３がネットワーク接続機能を有している場合には、ネットワークを介して手書き情報を送信するようにしてもよい。読取装置３としては、例えば、電子黒板，スキャナ，ＭＦＰ，ＯＣＲなどが含まれ、読取装置３により読み取る手書き情報としては、例えば、直接用紙（ノートなど）に書き込んだ手書き情報，電子黒板（ホワイトボード）に書き込んだ手書き情報を印刷したもの，ペン入力可能なタブレットデバイスにより入力された手書き情報などが含まれる。また、音声記録装置５には、記録媒体にメモリカード等を用いたデジタルボイスレコーダなどが好適であり、この場合、情報処理装置１１とは各種メモリカードスロットや、ＵＳＢ（Ｕｎｉｖｅｒｓａｌ Ｓｅｒｉａｌ Ｂｕｓ）をはじめ各種のインタフェイスにより接続可能である。
【００２１】
本実施形態における情報処理装置１１は、読取装置３及び音声記録装置５と接続可能とし、配信先側端末装置２１とネットワーク１を介して接続されているものとする。また、読取装置３として、ネットワーク接続機能を有する電子黒板を利用する場合、情報処理装置１１はネットワークを介して電子黒板と接続され、その電子黒板からネットワークを介して手書き情報を取得することができる。尚、本実施形態でいう資料とは、例えば、議事録や、プレゼンテーション資料などのことをいうものとする。
【００２２】
配信先２０は、例えば、資料作成者１０の管理者や、会議出席者、関連部門、その他必要に応じて適宜追加、削除することができる。配信先情報ＤＢ１２には配信先それぞれの氏名，ＩＤ番号，所属，電子メールアドレスなどを含む配信先情報が登録され、フォームＤＢ１３には手書き情報を取り込むためのフォームを登録する。フォームＤＢ１３に登録可能なフォームとして、具体的には、議事録用フォームや、プレゼンテーション資料用フォームなどが想定される。このように手書き情報の利用形態に応じたフォームを予め登録しておくことにより、資料作成者１０は、所望のフォームを選択し、そのフォームの項目に従って手書き情報を貼り付けたり、必要な事項を入力すればよく、簡単に議事録やプレゼンテーション資料等を作成することが可能となる。尚、プレゼンテーション資料用フォームには、企業等における独自のプレゼンテーション資料作成に関するノウハウを設定しておいてもよい。具体的には、例えば、画像や文字の貼り付け位置や、大きさ、字体、色など、資料を効果的に見せるための作成ノウハウをフォーム内に予め設定しておくことで、取り込んだ手書き情報がその設定に従って貼り付けられる。もちろん、手書き情報をフォームに貼り付けた後でも、補正、修正等を自由に行うことは可能である。
【００２３】
ここで、本資料配信システムの実施形態として、情報処理装置１１に配信先情報ＤＢ１２、フォームＤＢ１３が物理的に含まれている場合や、ネットワークを介して接続され、物理的に離散している場合のどちらの形態も取りうる。また、情報処理装置１１には、上記各手段が有する機能を実行するためのプログラムが格納されていればよい。これらのプログラムには、上記各手段を利用者が使用する際に、操作が容易になるようにＧＵＩ（グラフィカルユーザインタフェイス）を備えるようにするとよい。
【００２４】
本発明における各実施形態の説明に際し、情報処理装置１１及び各端末装置２１は、ディスクトップ型パーソナルコンピュータとして図示しているが、ネットワーク接続可能なモバイルコンピュータなどであってもよく、使用形態に応じた形態であればよい。また、本資料配信システムにおいて利用可能な端末装置を複数台設置する場合、例えばＬＡＮ等によりネットワーク接続される必要がある。
【００２５】
図２は、本発明に係る情報処理装置の構成例を示す図で、図中、３０は情報処理装置である。この情報処理装置３０としては汎用コンピュータが想定され、各種情報を入力するためのキーボード，マウス，記録媒体読取装置，他の機器から入力するためのネットワーク機器などの入力装置３１、検索結果やその他の情報を表示するためのＣＲＴ，ＬＣＤなどのディスプレイである表示装置３２、印刷装置，ネットワーク機器，記録媒体用記録装置などの出力装置３３、更には、上記プログラムを記録したＲＯＭ３５、ＲＯＭ３５に記録したプログラムを実行するためのＣＰＵ３４、及びその実行領域としてのＲＡＭ３６を主要な構成要素とし、これらの構成要素がバス３７により接続されているものとする。前述した情報処理装置１１及び各端末装置２１は、本例に示す汎用コンピュータに基づいて構成されているものとする。
【００２６】
また、図１に示したネットワーク１としては、有線、無線に限らず専用回線、電話回線等で接続されたインターネットや、インターネット技術を利用したイントラネットの形態でもよく、さらには、専用回線を使用する場合でもＷＡＮ（Ｗｉｄｅ Ａｒｅａ Ｎｅｔｗｏｒｋ）やＭＡＮ（Ｍｅｔｒｏｐｏｌｉｔａｎ Ａｒｅａ Ｎｅｔｗｏｒｋ）に限らず、情報処理装置１１の設置場所によっては、ＬＡＮ（Ｌｏｃａｌ Ａｒｅａ Ｎｅｔｗｏｒｋ）で構成される形態もとりうる。また、このネットワークには、専用回線の使用、伝送データの暗号化、各端末装置を使用するユーザの認証等、様々な方法によるセキュリティの強化を実施することが望ましい。
【００２７】
図１に示した各手段について詳細に説明する。まず、入力受付手段１１ａは、読取装置３により取り込まれたイメージデータの入力を受け付ける。補正手段１１ｂは、入力受付手段１１ａにより入力を受け付けたイメージデータを補正する。この補正は、例えば、輪郭補正，背景補正，ノイズ除去などを既存技術を利用して行うことが可能である。変換手段１１ｃは、補正手段１１ｂにより補正したイメージデータを所定のデータ形式に変換する。ここで、イメージデータをプレゼンテーション資料に利用したい場合、市販のプレゼンテーション資料作成アプリケーションソフト（例えば、マイクロソフト パワーポイント（Ｒ）など）のデータ形式に変換したり、また、議事録に利用したい場合、例えば、マイクロソフト ワード（Ｒ）やエクセル（Ｒ）などの市販のアプリケーションソフトのデータ形式に変換することができる。このようにイメージデータを所定のデータ形式に変換することにより、２次加工も容易にでき、例えば色付け、微調整、編集などを自在に行うことができる。
【００２８】
また、データ取り込み手段１１ｄは、変換手段１１ｃにより変換したデータを予め定めたフォームの中に取り込む。この際、資料作成者１０は、フォームＤＢ１３から所望のフォームを選択し、選択したフォームの中に変換データを取り込むことができる。資料作成手段１１ｅは、変換データを取り込んだフォームに従って資料を作成する。
【００２９】
配信手段１１ｆは、資料作成手段１１ｅにより作成した資料を配信先２０の各端末装置２１に配信する。ここで資料作成者１０は、配信先２０に対して資料の配信を行う際に、配信先情報ＤＢ１２に登録された配信先の中から関連する配信先を選択し、選択した配信先２０の各端末装置２１に資料を配信することができる。また、配信手段１１ｆは、配信先情報ＤＢ１２から選択された配信先に会議又は打ち合わせ時の資料として議事録を配信する場合、音声記録装置５により記録された音声データを議事録に添付して配信するようにしてもよい。
【００３０】
これによれば、会議又は打ち合わせ時における文字や画像の手書き情報を電子的に読み取って補正し、その補正した手書き情報を含めて議事録やプレゼンテーション資料等を作成し、その作成した議事録やプレゼンテーション資料等を関係者に配信することができるため、資料作成の時間を短縮できるとともに、効率的かつ迅速に資料の配信が可能となる。
【００３１】
また、プレゼンテーション資料作成の機会が多い企業等にとっては、打ち合わせや下書きで書いた情報がそのままデータ変換されて活用することができるため、打ち直しなどにかかる資料作成時間を短縮することができる。また、ＩＴ技術を取り込むことにより、日々実施している考えのまとめ作業の延長線上で大きな負荷をかけずに、プレゼンテーション資料の基礎を作り上げることができる。
【００３２】
図３は、情報処理装置１１の他の構成例を説明するための図で、情報処理装置１１は、入力受付手段１１ａ，補正手段１１ｂ，変換手段１１ｃ，データ取り込み手段１１ｄ，資料作成手段１１ｅ，配信手段１１ｆ，認識手段１１ｇを有している。本構成例に示す情報処理装置１１の各手段は認識手段１１ｇを除き、図１に示した各手段と同様であるためここでの説明は省略する。
認識手段１１ｇは、読取装置３により取り込まれたイメージデータに含まれる文字又は画像を認識する。具体的には、認識手段１１ｇは、イメージデータの中に配信先に固有のＩＤ番号が含まれている場合、そのＩＤ番号を認識し、認識したＩＤ番号に応じた配信先を配信先情報ＤＢ１２から選択し、選択した配信先の端末装置２１に資料を配信する。
【００３３】
これによれば、会議出席者や関係者などのＩＤ番号を手書き情報に予め含めておくことにより、認識手段１１ｇによりそのＩＤ番号を認識することができるため、情報処理装置１１は、資料を配信する際に、認識したＩＤ番号に応じた配信先を自動的に特定し、特定した配信先を配信先情報ＤＢ１２から選択して配信することができ、配信先をその都度選択する必要がなくなる。
【００３４】
図４は、本発明の他の実施形態に係わる資料配信システムの構成例を説明するための図で、図中、１４は資料作成者１０の管理者が使用する管理者側端末装置、１５は管理者である。本実施形態における資料配信システムの構成例と、図１に示したシステム構成例と異なる点は、資料配信前に管理者のチェックを入れた点である。すなわち、本実施形態における情報処理装置１１は、管理者側端末装置１４とネットワークを介して接続され、配信手段１１ｆにより資料を配信する前に、管理者側端末装置１４に資料を送信し、その送信した資料に対する確認情報を管理者側端末装置１４から受信した後に、配信先情報ＤＢ１２から選択した配信先に当該資料を配信することができる。この際、管理者１５は、情報処理装置１１から送信された資料の内容を確認した後に、自分自身で関係者に対して当該資料を配信するようにしてもよい。
【００３５】
また、資料作成手段１１ｅは、管理者側端末装置１４から受信した確認情報の中に追加情報が含まれていた場合、すなわち、管理者１５が何らかのコメント等を追加情報として送信してきた場合には、資料作成者１０はその追加情報の内容を該当する資料に反映させた上で、関係者に配信するようにしてもよい。
【００３６】
これによれば、資料の配信前に管理者のチェックを受けることができ、また、追加情報を資料に反映させることができるので、漏れのない議事録等の資料を簡単に作成し、配信することができる。
【００３７】
図５は、本発明の他の実施形態に係わる資料配信システムの構成例を説明するための図で、図中、４０は発信元（資料作成者）で、該発信元４０は、情報処理装置４１，配信先情報ＤＢ４２，フォームＤＢ４３を有し、５０は資料配布対象の関係者、５１は関係者が使用する関係者側端末装置、６０はホストコンピュータである。情報処理装置４１は、入力受付手段４１ａ，補正手段４１ｂ，変換手段４１ｃ，データ取り込み手段４１ｄ，資料作成手段４１ｅ，アップロード手段４１ｆを有する。ここで、音声記録装置５を本システムに含めない構成をとってもよい。読取装置３及び音声記録装置５は、情報処理装置４１に接続可能とし、読取装置３がネットワーク接続機能を有している場合には、ネットワークを介して手書き情報を送信するようにしてもよい。読取装置３としては、例えば、電子黒板，スキャナ，ＭＦＰ，ＯＣＲなどが含まれ、読取装置３により読み取る手書き情報としては、例えば、直接用紙（ノートなど）に書き込んだ手書き情報，電子黒板（ホワイトボード）に書き込んだ手書き情報を印刷したもの，ペン入力可能なタブレットデバイスにより入力された手書き情報などが含まれる。また、音声記録装置５には、記録媒体にメモリカードを用いたデジタルボイスレコーダなどが好適であり、この場合、情報処理装置１１とはＵＳＢ（ＵｎｉｖｅｒｓａｌＳｅｒｉａｌ Ｂｕｓ）をはじめ各種のインタフェイスにより接続可能である。
【００３８】
本実施形態における資料配信システムは、ホストコンピュータ６０を有している点で図１に示した資料配信システムと異なる。ホストコンピュータ６０は、情報処理装置４１からアップロードされた資料を登録し、その資料を各端末装置に対して閲覧又はダウンロード可能とする。このホストコンピュータ６０の実施形態としては、例えば、グループウェアにおけるサーバ装置、又はＷｅｂ上に設けたサーバ装置などが想定される。各関係者側端末装置５１は、ホストコンピュータ６０にネットワーク１を介してアクセスし、資料の閲覧又はダウンロードをすることができる。
【００３９】
図６は、本発明の資料配信システムを集合会議に適用した場合の一例を示す図である。本実施形態は、集合会議において議事録の作成から配信するまでの流れの一例について示したものである。まず、会議の関係者５０は、ホワイトボード７１に手書き情報を書き込み、その手書き情報をホワイトボード７１に備え付けの印刷装置から用紙に印刷する。その用紙に印刷された手書き情報を読取装置３を用いて読み取り、読み取った手書き情報のイメージデータを情報処理装置１１に入力する。資料作成者１０は、情報処理装置１１に入力されたイメージデータに基づいて議事録を作成し、作成した議事録を管理者１５に送信する。管理者１５は、資料作成者１０から送信された議事録を確認し、追加コメント等があれば、その追加コメント等を含めて確認情報を端末装置１４から情報処理装置１１に送信する。資料作成者１０は、管理者１５からの確認情報を受信した後に会議の関係者５０に議事録を配信する。ここで、確認情報に追加コメント等が含まれていた場合、その追加コメントの内容を議事録に反映させた上で当該議事録を配信する。また、管理者１５が議事録を確認した後、会議の関係者５０に対して直接議事録を配信するようにしてもよい。
【００４０】
図７は、本発明の資料配信システムをテレビ会議に適用した場合の一例を示す図である。本実施形態は、テレビ会議において議事録又はプレゼンテーション資料の作成から配信するまでの流れの一例について示したものである。まず、会議の関係者８１，８２，８３，８４，・・・は、各テレビ会議用端末装置（本例では、ペン入力可能とする）にペン入力による手書き情報を書き込み、その手書き情報のイメージデータを情報処理装置１１に送信する。資料作成者１０は、情報処理装置１１により受信したイメージデータに基づいて議事録又はプレゼンテーション資料を作成し、作成した議事録又はプレゼンテーション資料を管理者１５に送信する。管理者１５は、資料作成者１０から送信された議事録又はプレゼンテーション資料を確認し、追加コメント等があれば、その追加コメント等を含めて確認情報を端末装置１４から情報処理装置１１に送信する。資料作成者１０は、管理者１５からの確認情報を受信した後に会議の関係者８１，８２，８３，８４，・・・に議事録又はプレゼンテーション資料を配信する。ここで、確認情報に追加コメント等が含まれていた場合、その追加コメントの内容を議事録又はプレゼンテーション資料に反映させた上で当該議事録又はプレゼンテーション資料を配信する。また、管理者１５が議事録又はプレゼンテーション資料を確認した後、会議の関係者８１，８２，８３，８４，・・・に対して直接議事録又はプレゼンテーション資料を配信するようにしてもよい。
【００４１】
図８は、本発明が適用される情報処理装置を用いた資料配信方法の一例を説明するためのフロー図である。本例においては図４に示した資料配信システムに基づいて説明するものとする。まず、情報処理装置１１は、読取装置３により取り込まれた手書き情報のイメージデータの入力を受け付け（ステップＳ１）、受け付けたイメージデータを補正し（ステップＳ２）、補正したイメージデータを所定のデータ形式に変換する（ステップＳ３）。次に、情報処理装置１１は、ステップＳ３において変換したデータを予め定めたフォームに取り込み（ステップＳ４）、取り込んだフォームに従って資料を作成する（ステップＳ５）。
【００４２】
次に、資料作成者１０は、管理者１５の端末装置１４に資料を送信するかどうか判断し（ステップＳ６）、資料を管理者１５に送信する場合（ＹＥＳの場合）、当該資料を管理者１５に送信し（ステップＳ７）、管理者１５から送信した資料に対する確認情報を受け取った後（ステップＳ８）、会議の関係者である配信先２０の端末装置２１に資料を配信する（ステップＳ９）。上記ステップＳ６において、管理者１５に資料を送信しない場合（ＮＯの場合）、ステップＳ９に移行して会議の関係者である配信先２０の端末装置２１に資料を配信する。上記ステップＳ７において、管理者１５の端末装置１４に資料を送信した後に、管理者１５は、当該資料を関係者である配信先２０の端末装置２１に直接配信するようにしてもよい。
【００４３】
以上、本発明の情報処理装置を用いた資料配信システムにおける各機能を中心に各実施形態を説明してきたが、本発明は、資料配信における各ステップを実行する方法としても説明したように資料配信方法としての形態もとることができる。また、この各機能を有する資料配信システムと同様に、コンピュータに資料配信システムとして機能させるためのプログラムとしての形態も、また、そのプログラムを記録した記録媒体としての形態も可能である。
【００４４】
本発明による資料配信の機能を実現するためのプログラムやデータを記憶した記録媒体の実施形態について説明する。記録媒体としては、具体的には、ＣＤ−ＲＯＭ（―Ｒ／−ＲＷ）、光磁気ディスク、ＤＶＤ−ＲＯＭ、ＦＤ、フラッシュメモリ、メモリカードや、メモリスティック及びその他各種ＲＯＭやＲＡＭ等が想定でき、これら記録媒体に上述した本発明の各実施形態のシステムの機能をコンピュータに実行させ、資料配信の機能を実現するためのプログラムを記録して流通させることにより、当該機能の実現を容易にする。そしてコンピュータ等の情報処理装置に上記のごとくの記録媒体を装着して情報処理装置によりプログラムを読み出すか、若しくは情報処理装置が備えている記憶媒体に当該プログラムを記憶させておき、必要に応じて読み出すことにより、本発明に関わる資料配信の機能を実行することができる。
【００４５】
【発明の効果】
本発明によると、会議又は打ち合わせ時における文字や画像の手書き情報を電子的に読み取って補正し、その補正した手書き情報や追加事項等を含めて資料を作成し、その作成した資料を関係者に配信することができるため、資料作成の時間を短縮できるとともに、効率的かつ迅速に資料の配信が可能となる。
【図面の簡単な説明】
【図１】本発明の一実施形態に係わる資料配信システムの構成例を説明するための図である。
【図２】本発明に係る情報処理装置の構成例を示す図である。
【図３】情報処理装置の他の構成例を説明するための図である。
【図４】本発明の他の実施形態に係わる資料配信システムの構成例を説明するための図である。
【図５】本発明の他の実施形態に係わる資料配信システムの構成例を説明するための図である。
【図６】本発明の資料配信システムを集合会議に適用した場合の一例を示す図である。
【図７】本発明の資料配信システムをテレビ会議に適用した場合の一例を示す図である。
【図８】本発明が適用される情報処理装置を用いた資料配信方法の一例を説明するためのフロー図である。
【符号の説明】
１…ネットワーク、２…手書き情報、３…読取装置、４…音声情報、５…音声記録装置、１０…配信元（資料作成者）、１１，３０，４１…情報処理装置、１１ａ，４１ａ…入力受付手段、１１ｂ，４１ｂ…補正手段、１１ｃ，４１ｃ…変換手段、１１ｄ，４１ｄ…データ取り込み手段、１１ｅ，４１ｅ…資料作成手段、１１ｆ…配信手段、１１ｇ…認識手段、１２，４２…配信先情報ＤＢ、１３，４３…フォームＤＢ、１４…管理者側端末装置、１５…管理者、２０…配信先、２１…配信先側端末装置、３１…入力装置、３２…表示装置、３３…出力装置、３４…ＣＰＵ、３５…ＲＯＭ、３６…ＲＡＭ、３７…バス、４０…発信元、４１ｆ…アップロード手段、５０，８１，８２，８３，８４…関係者、５１…関係者側端末装置、６０…ホストコンピュータ、７１…ホワイトボード。
Claims (13)
- 文字又は画像を含む手書き情報を読み取り、該読み取った手書き情報をイメージデータとして取り込む読取装置と接続可能な情報処理装置を用いた資料配信システムにおいて、前記情報処理装置は、資料配信先の端末装置とネットワークを介して接続され、前記読取装置により取り込まれたイメージデータの入力を受け付ける入力受付手段と、該入力を受け付けたイメージデータを補正する補正手段と、該補正したイメージデータを所定のデータ形式に変換する変換手段と、該変換したデータを予め定めたフォームの中に取り込むデータ取り込み手段と、該変換データを取り込んだフォームに従って資料を作成する資料作成手段と、該作成した資料を所定の配信先の端末装置に配信する配信手段とを有することを特徴とする情報処理装置を用いた資料配信システム。
- 請求項１に記載の情報処理装置を用いた資料配信システムにおいて、前記情報処理装置は、配信先の氏名，ＩＤ番号，所属，電子メールアドレスのいずれか複数を少なくとも含む配信先情報を登録した配信先情報データベースを有し、前記配信手段は、配信先に対して資料の配信を行う際に、前記配信先情報データベースに登録された配信先の中から関連する配信先を選択し、該選択した配信先の端末装置に資料を配信できるようにしたことを特徴とする情報処理装置を用いた資料配信システム。
- 請求項１または２に記載の情報処理装置を用いた資料配信システムにおいて、前記情報処理装置は、管理者が使用する管理者側端末装置とネットワークを介して接続され、前記配信手段により資料を配信する前に、前記管理者側端末装置に前記資料を送信し、該送信した資料に対する確認情報を前記管理者側端末装置から受信した後に、前記配信先情報データベースから選択した配信先に当該資料を配信できるようにしたことを特徴とする情報処理装置を用いた資料配信システム。
- 請求項３に記載の情報処理装置を用いた資料配信システムにおいて、前記資料作成手段は、前記管理者側端末装置から受信した確認情報の中に追加情報が含まれていた場合、該追加情報の内容を前記確認情報に応じた資料に反映できるようにしたことを特徴とする情報処理装置を用いた資料配信システム。
- 請求項１ないし４のいずれか１に記載の情報処理装置を用いた資料配信システムにおいて、前記情報処理装置は、前記読取装置により取り込まれたイメージデータに含まれる文字又は画像を認識する認識手段を有し、該認識手段は、前記イメージデータに配信先のＩＤ番号が含まれている場合、該ＩＤ番号を認識し、前記配信手段は、該認識したＩＤ番号に応じた配信先を前記配信先情報データベースから選択し、該選択した配信先の端末装置に資料を配信できるようにしたことを特徴とする情報処理装置を用いた資料配信システム。
- 請求項１ないし５のいずれか１に記載の情報処理装置を用いた資料配信システムにおいて、前記情報処理装置は、前記変換手段により変換したデータを取り込むためのフォームを登録したフォームデータベースを有し、前記データ取り込み手段は、前記フォームデータベースから選択されたフォームに前記変換データを取り込むことを特徴とする情報処理装置を用いた資料配信システム。
- 請求項６に記載の情報処理装置を用いた資料配信システムにおいて、前記フォームデータベースは、議事録用フォーム及び／又はプレゼンテーション資料用フォームを少なくとも含むことを特徴とする情報処理装置を用いた資料配信システム。
- 請求項１ないし７のいずれか１に記載の情報処理装置を用いた資料配信システムにおいて、前記情報処理装置は、会議又は打ち合わせ時における音声を記録するための音声記録装置と接続可能とし、前記配信手段は、前記配信先情報データベースから選択された配信先に前記会議又は打ち合わせ時の資料として議事録データを配信する際に、前記音声記録装置により記録された音声データを前記議事録データに添付して配信できるようにしたことを特徴とする情報処理装置を用いた資料配信システム。
- 請求項１ないし８のいずれか１に記載の情報処理装置を用いた資料配信システムにおいて、前記読取装置は、スキャナ又は電子黒板であることを特徴とする情報処理装置を用いた資料配信システム。
- 文字又は画像を含む手書き情報を読み取り、該読み取った手書き情報をイメージデータとして取り込む読取装置と接続可能な情報処理装置を用いた資料配信システムにおいて、前記情報処理装置は、ホストコンピュータとネットワークを介して接続され、前記読取装置により取り込まれたイメージデータの入力を受け付ける入力受付手段と、該入力を受け付けたイメージデータを補正する補正手段と、該補正したイメージデータを所定のデータ形式に変換する変換手段と、該変換したデータを予め定めたフォームの中に取り込むデータ取り込み手段と、該変換データを取り込んだフォームに従って資料を作成する資料作成手段と、該作成した資料を前記ホストコンピュータにアップロードするアップロード手段とを有することを特徴とする情報処理装置を用いた資料配信システム。
- 複数のテレビ会議用端末装置とネットワークを介して接続された情報処理装置を用いた資料配信システムにおいて、前記情報処理装置は、前記複数のテレビ会議用端末装置のいずれかからテキスト又はイメージデータの入力を受け付ける入力受付手段と、該入力を受け付けたテキスト又はイメージデータを補正する補正手段と、該補正したテキスト又はイメージデータを所定のデータ形式に変換する変換手段と、該変換したデータを予め定めたフォームの中に取り込むデータ取り込み手段と、該変換データを取り込んだフォームに従って資料を作成する資料作成手段と、該作成した資料を前記複数のテレビ会議用端末装置に配信する配信手段とを有することを特徴とする情報処理装置を用いた資料配信システム。
- 請求項１ないし１１のいずれか１に記載の情報処理装置を用いた資料配信システムとしての機能をコンピュータに実行させるためのプログラム。
- 請求項１２に記載のプログラムを記録したコンピュータ読み取り可能な記録媒体。
Priority Applications (1)
| Application Number | Priority Date | Filing Date | Title |
|---|---|---|---|
| JP2003002394A JP2004215176A (ja) | 2003-01-08 | 2003-01-08 | 情報処理装置を用いた資料配信システム、プログラム、及び記録媒体 |
Applications Claiming Priority (1)
| Application Number | Priority Date | Filing Date | Title |
|---|---|---|---|
| JP2003002394A JP2004215176A (ja) | 2003-01-08 | 2003-01-08 | 情報処理装置を用いた資料配信システム、プログラム、及び記録媒体 |
Publications (1)
| Publication Number | Publication Date |
|---|---|
| JP2004215176A true JP2004215176A (ja) | 2004-07-29 |
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ID=32820161
Family Applications (1)
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|---|---|---|---|
| JP2003002394A Pending JP2004215176A (ja) | 2003-01-08 | 2003-01-08 | 情報処理装置を用いた資料配信システム、プログラム、及び記録媒体 |
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| Country | Link |
|---|---|
| JP (1) | JP2004215176A (ja) |
Cited By (2)
| Publication number | Priority date | Publication date | Assignee | Title |
|---|---|---|---|---|
| JP2006252519A (ja) * | 2005-03-10 | 2006-09-21 | Toshiba Corp | 多機能端末装置、文書データ管理方法、文書データ管理プログラム |
| JP2016045634A (ja) * | 2014-08-21 | 2016-04-04 | 京セラドキュメントソリューションズ株式会社 | スケジュール連携情報処理装置 |
-
2003
- 2003-01-08 JP JP2003002394A patent/JP2004215176A/ja active Pending
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