JP2004151850A

JP2004151850A - Document creation management method and system

Info

Publication number: JP2004151850A
Application number: JP2002314540A
Authority: JP
Inventors: Seiji Deguchi; 誠司出口; Motoaki Tatsumi; 元昭辰己
Original assignee: Toppan Printing Co Ltd
Current assignee: Toppan Inc
Priority date: 2002-10-29
Filing date: 2002-10-29
Publication date: 2004-05-27

Abstract

<P>PROBLEM TO BE SOLVED: To provide a document creation management system that uses a database (DB) on a NET (Internet), thereby making it possible to quickly convert the format of the data into document formats matching a plurality of different kinds of document formats for different terminals (Web sites) of customers (departments of a company and persons responsible). <P>SOLUTION: The document creation management method for handling document files for information exchanges by use of the Internet and the DB 50 is effected by the procedures of urging the user to input a document with new contents in order to create a document file; reading existing documents including existing contents from the DB 50; converting the documents according to a predetermined file format into a description language that can be shared on the Internet; sampling the converted document and usable existing documents in the DB 50 as resources and editing them using the description language; correcting the document file of the new contents; and delivering the created document file to the customers via the Internet. <P>COPYRIGHT: (C)2004,JPO

Description

【０００１】
【発明の属する技術分野】
本発明は文書作成とその後の文書管理に係わり、特にデータベースとインターネットを用いて自動システム化する文書管理技術に関する。
【０００２】
【従来の技術】
近年、文書作成管理に関しては、例えば印刷分野の技術として印刷物の作成にも適用され、印刷用原版を作成するに際して、コンピュータを用いた自動組版のシステム化が試みられている。このようなシステムにおいては、データベース（ＤＢと略称）を駆使することで、版下の作成までは各種の文書の履歴情報に基づき再利用できるリソースを活用しながらデータ入力、編集および校正を行なって原版（版下）の完成に至る。この種の従来技術としては例えば「印刷用文字画像図形データベースシステム」や、そのための「データベース化の方法」が挙げられる（特許文献１参照）。
【０００３】
また、普及著しいインターネットを介して、例えば印刷物の発注元と印刷会社との間で各種情報を取り交わしながら運用する形態も試みられ、既存のソフトウエア・ツールの活用により、新規文書の送受信や改訂内容の連絡などにも利用され得る。但し、インターネットで取り交わされる文書データの形式には種々の規定（例えば文書フォーマットの国際標準規格等）が存在する故に、その規定に従った運用が必須条件となる。
【０００４】
インターネットに係わる最近のＷｅｂ技術の著しい進化の中で、Ｗｅｂページの文書に用いる言語も次々と改良されている。すなわち、文書をデジタル情報として共有できるように配慮された記述言語には、１９８６年ＩＳＯで策定されたＳＧＭＬ（ＳｔａｎｄａｒｄＧｅｎｅｒａｌｉｚｅｄＭａｒｋｕｐＬａｎｇｕａｇｅ）があり、これは文書のＤＢ化を主な目的としタグ拡張機能を有する。その後このＳＧＭＬを簡略化してタグ拡張機能の無い表示を主目的としたＨＴＭＬ（ＨｙｐｅｒｔｅｘｔＭａｒｋｕｐＬａｎｇｕａｇｅ）が使用されてきた。そして１９９８年策定のＸＭＬ（ＥｘｔｅｎｓｉｂｌｅＭａｒｋｕｐＬａｎｇｕａｇｅ）がテキスト形式のファイルとして登場し、ＨＴＭＬの如く簡単でしかもＳＧＭＬとの互換性をもつ簡単なデータ記述言語として利用可能な言語仕様を有している。
つまりＸＭＬは、ＳＧＭＬの拡張性を持ちながらもＨＴＭＬのようにＷｅｂ上での情報配信可能な言語である。
【０００５】
更に最近では、ＨＴＭＬと同様なタグを使用できるようにＤＴＤを定義したＸＭＬの勧告を発展させたＸＨＴＭＬ（ＥｘｔｅｎｓｉｂｌｅＨｙｐｅｒｔｅｘｔＭａｒｋｕｐＬａｎｇｕａｇｅ）が次世代のＷｅｂ記述言語として登場したり、その他にも、携帯端末の為の国際規格としてＷＡＰ（ＷｉｒｅｌｅｓｓＡｐｐｌｉｃａｔｉｏｎＰｒｏｔｏｃｏｌ）、詳しくはＷＡＰ２．０におけるＣＨＴＭＬ（ＣｏｍｐａｃｔＨＴＭＬ）や、ＸＭＬに特化したスタイルシート記述言語としてＸＳＬ（ＥｘｔｅｎｓｉｂｌｅＳｔｙｌｅ−ｓｈｅｅｔｓＬａｎｇｕａｇｅ）も次々と登場している。
故に、ＳＧＭＬなどの言語で記述されたデジタル情報を将来にわたって共有して企業間の電子取引に供する為にも、それら従来の言語をできるだけ新しい言語であるＸＭＬ、ＸＨＴＭＬ、ＣＨＴＭＬなどへも変換できるようにしておくことが望ましい。
【０００６】
【特許文献１】
特開２０００−１２３０２６号公報（第３−４頁、第２図）
【０００７】
【発明が解決しようとする課題】
しかしながら、従来は、印刷物の作成コストの多くを、データ入力（編集作成）費とその運用（校正・改訂管理）費などが占めていた。よって、印刷物の作成および文書運用コストの削減が必要とされ、コンピュータ導入に伴うＤＢ利用によるそのシステム化によって、上記コストの削減も今や必須の要件とされている事は云うまでもない。
【０００８】
また、更なる発展性をもったシステムの構築のためには、インターネットの例えばＷｅｂ技術上の最新の変化を反映させることが必須となり、取り扱う文書のフォーマットを常に国際標準規格に対応できる文書履歴管理が求められる。例えば印刷物として、ある業界（医薬品業界等）の製品に添付する文書（添付文書）を、その業界の専用システム（例えば「医薬品情報提供システム」等）で決められたＳＧＭＬ形式で作成する際には、そのＳＧＭＬに関する知識が必要なばかりでなく、オペレータによる作り込み作業が生じて大変な労力を要し、また印刷会社への発注コストが別途かかったりする。よって、そのコスト軽減と作業の簡単化も求められている。
【０００９】
上述した印刷物の作成および文書運用コストの削減のためには、簡単、正確、迅速およびデータの一元化が要件となる。
その為にまず、添付文書簡単操作によって文書フォーマットを少なくともＳＧＭＬ化すること、即ち、厚生労働省の「医薬品情報提供システム」に対応する添付文書（ＳＧＭＬインスタンス）を簡単な操作（入力・編集操作）で作成することに第１の目的がある。
【００１０】
次に、添付文書をＳＧＭＬ形式で作成する労力（時間、知識）の軽減と自動化の為には、添付文書ＳＧＭＬを簡単操作によって自動組版すること。即ち、上記添付文書（ＳＧＭＬインスタンス）に基づいて、印刷用データを自動組版する機能を提供することが第２の目的としてある。
【００１１】
上記ＳＧＭＬなど従来言語で記述されたデジタル情報をより新しい言語、例えばＸＭＬ等へ変換しておく為には、添付文書ＳＧＭＬを自動変換によって多様なファイル形式（例えば、版下用の形式ＰＤＦ（ＰｏｒｔａｂｌｅＤｏｃｕｍｅｎｔＦｏｒｍａｔ：ｂｙＡｄｂｅ社）、Ｗｏｒｄ文書のドキュメント形式ＤＯＣや、上記ＨＴＭＬ、ＸＭＬ等）へ簡単に変換する変換機能を提供することが第３の目的としてある。
【００１２】
さらに、データベース（ＤＢ）の利用とそのシステム構築においては、添付文書をＸＭＬ等のＤＢにて効率管理すること。即ち、上記添付文書ＳＧＭＬインスタンスをＸＭＬ等のＤＢにより管理することで、効率的な管理と情報流通を可能にする機能を提供することが第４の目的としてある。
【００１３】
つまり、本発明の全体としての目的は、ネットワーク（インターネット）上でシステムを利用することで生ずる各クライアントのブラウザ端末における異なる複数種類の文書形式（業界文書規格）にそれぞれ適合するように、各文書形式を迅速に自動変換し編集・校正できるような文書作成管理方法および文書作成管理装置を提供することにある。
【００１４】
【課題を解決するための手段】
本発明は、上述の課題を解決するために次のような手段を提案するものである。本発明に係わる文書作成管理方法およびこれを実現する装置は、ネットワーク上でクライアントと共有できる各種ファイル形式への自動変換機能を含む文書自動作成と、その作成後の文書改訂やその為の連絡文書等の管理を含む。
【００１５】
本発明の第１の態様によれば、次のように提案される。即ち、インターネット及びデータベースを用いて情報交換に使う文書ファイルを取り扱う文書作成管理方法において、当該文書ファイルを作成する為、新規な内容の文書の入力を促す文書入力ステップと、上記データベースから既存の内容を含む既存文書を読み込むステップと、所定のファイル形式に基づき、上記文書を当該インターネット上で共有できる所定の記述言語に逐次変換する文書変換ステップと、上記変換された文書および、当該データベース内の利用可能な既存文書をリソースとして取り込んで上記記述言語で編集する文書編集ステップと、新規作成された文書ファイルを校正する文書校正ステップと、作成された上記文書ファイルを当該インターネットを介して所定のクライアントへ配信する文書配信ステップと、を有するような文書作成管理（即ち版管理）方法を提案する。
この提案により、各種ドキュメンントのデジタル化およびＤＢ化によって、印刷物の作成のみならず文書運用のコスト削減が可能となる。
【００１６】
本発明の第２の態様によれば次のように提案される。即ち、ＬＡＮ及びインターネットを含むネットワークに接続して通信可能な複数の端末機器と、この端末機器から当該ＬＡＮでアクセス可能なデータベースと、上記端末機器にてローカルに利用され、新しい内容の文書の入力を促す文書入力機能を有するワードプロセッサと、上記データベースから既存の内容の既存文書を読み込み、上記入力された文書を所定のファイル形式に基づき当該インターネット上で共有できる記述言語に逐次変換するコンバータと、当該インターネットを介して入手したその他の最新情報を参照可能に蓄積管理するサブシステムと、このサブシステムから上記その他の最新情報を読み込み、上記変換された文書を所定の形式の文書ファイルに逐次変換しながら編集するエディタと、を備えるような文書作成管理装置を提案する。
【００１７】
さらに、本発明の第３の態様によれば、次のように提案される。インターネット及びデータベースを用いて電子取引に使う文書を取り扱う文書作成管理装置において、当該インターネット上で共有できるように作成または改訂され、変換翻訳された複数国語（少なくとも日本語及び英語）で記述された文書ファイルと、上記文書を編集する際に既存の定型文書要素（例えば効能効果、禁忌、副作用など）が検索可能なデータベースと、上記文書の作成または改訂の進捗状況を管理する為に更新および参照可能な進捗管理情報ファイルとを具備し、当該インターネットに少なくとも適合する記述言語で作成された文書ファイルの閲覧をクライアント（例えば印刷業者）に促して、この閲覧内容自体を商取引上の発注指示内容とすることを特徴とする文書作成管理装置を提案する。
【００１８】
【発明の実施の形態】
本発明の文書作成管理方法はこの文書作成管理装置にて実現されるものとし、ここではこれらを含めた実現主体を「文書作成管理システム」と総称する。
そしてこの文書作成管理システムは、ネットワーク上でクライアントとの情報交換に使う共有できる各種ファイル形式への自動変換機能を含む文書自動作成と、その作成後の文書改訂やその為の連絡文書等の管理を含むものとする。
【００１９】
以下、一つの実施形態を挙げ、図１〜図１７に基づき本発明を詳しく説明する。図１は、本発明に係わる文書作成管理システム（文書作成管理方法および文書作成管理装置）がネットワーク上に構築された場合の概要構成を示すシステム構成図である。当該管理システムに係わる各端末機器（ワークステーション）は、ＬＡＮを含むイーサネット仕様に基づいて図示の如く相互接続されている。そして、当該文書作成管理システムは、ネットワークを介しクライアントとの間で取り交わされる各種の文書２０のファイル形式を、このネットワーク上で互いに共有できるように自動的に変換する機能を含み、異なる業界でそれぞれ運用されている各種のデータベース（ＤＢ）の文書ファイル形式の違いを超えて運用できるシステムを実現すべく、次のような構想の下に具体的に実施するものである。
【００２０】
本発明の文書作成管理システムは基本的に、インターネット上のＷｅｂサイト（即ち一般的なクライアント端末装置）でも使えるように各文書２０のファイル形式の自動変換機能と、インターネットとデータベース５０を用いた文書履歴管理機能とを有する。
【００２１】
これから具体的に例示する実施形態では取り扱う文書のうちでも特に、製造販売品（製品）に添付するための文書（即ち、製品と共に梱包され封入添付される文書（以下「添付文書」と称する）の管理機能、つまり、その文書の企画（案件発生）・入力作成・編集・校正（案文決定）と、印刷の為の版下修正、印刷、修正および改訂などを行なう「添付文書」作成管理システムを一例として挙げる。また、このような添付文書を添付する対象製品としては、ここでは医薬品を例にし、特に医薬品業界および印刷業界で運用される文書作成管理システムについてその固有な業務内容に則して詳しく述べることとする。但し、本発明の要旨が適用できる業界は必ずしも上記の医薬品業界などに限定されるものではなく、印刷業界への発注等を行なう業界には概ね共通して運用できるものである。
【００２２】
この文書作成管理システムは、一般クライアントに端末装置を介して入力を促しながら、文書の新規作成や改訂に伴うその文書の章立ての基本フォーマットを、後述するエディタの助けによって作成する。その際、このシステムの文書データベース（ＤＢ）管理サーバに接続する文書要素ＤＢ５０内の各種情報（複数言語の文字、図形、ロゴ、構造式、グラフ、書式情報、外字情報など）を基にして、各種のファイル形式（ＰＤＦ，ＷＯＲＤ，ＴＥＸＴ，ＳＧＭＬ，ＨＴＭＬ，ＸＭＬ，ＸＨＴＭＬ，ＸＳＬ等）をもつ各データファイルが自動作成されるように設定されている。
【００２３】
図２は、一実施形態として文書作成管理システムを運用して行なう文書作成作業とその際の情報の流れをシステムデータフローチャートで示す。この例では、印刷業界との連携や取引が密接な業界に適用した場合として、医薬品業界の製薬会社に対応できるように実施した一例を図示する。当該管理システムを日常運用するクライアント（製薬業界）の担当者は、確認者としての上長の進捗管理情報ファイル７０を介した進捗確認の下で、新規の版作成を中心とする作業を行なう。このように、インターネット（ＮＥＴ）に接続しデータベース５０を用いてクライアントとの電子取引などに用いる各種の文書を取り扱う当該文書作成管理システムでは、所定の製品に添付する添付文書を管理する為の、ローカルで共有できるデータベースシステム５０を有する。
【００２４】
添付文書は例えば日本語と英語に分かれて作成・管理され、各種の文書要素を蓄積したＤＢファイルを参照しながら、それぞれの言語専用のテンプレートを利用して作成される。
上述の如く、いわゆる「自動組版」された各種のファイル形式（ＳＧＭＬ、ＴＥＸＴ、ＷＯＲＤ、ＨＴＭＬ、ＸＴＭおよびＰＤＦ、更には必要に応じてＸＨＴＭＬ、ＸＳＬ等）の文書ファイルが作られる。
【００２５】
また、副作用サブシステムとしての例えば”ＣｌｉｎｉｃａｌＷｏｒｋｓ”サブシステム（ＣＯＭＰＡＱ社製の医薬開発支援ソリューション）を利用することができる。
尚、このＣｌｉｎｉｃａｌＷｏｒｋｓサブシステム４０は、当該管理システムにおいて副作用の既知／未知情報や、添付文書の改訂情報が生じると、このサブシステム４０を管理するサーバ（図１）を介して、当該ＣｌｉｎｉｃａｌＷｏｒｋｓサブシステム４０のＤＢファイルを、データベースシステム５０内の副作用ＤＢその副作用の既知／未知情報を基にして更新するように設定されている。
【００２６】
ここで、異なる業界間において当該管理システムを用いて行われる電子商取引の流れについて図３を参照しながら概説する。図３に示す電子取引は、薬品製造販売会社（製薬会社）と印刷を請け負う業者（印刷会社）との間でインターネットを介して交わされるものであり、前述の如きネットワークを介したシステム構築によって密接な連携と取引等ができるものである。
製薬会社の内部組織には資材部、医薬情報部および工場があり、社内ＬＡＮ或いは必要に応じてインターネットにて相互に通信可能になっている。社内からの印刷物の新規作成・修正・改訂の依頼（購入依頼）を受け付けた資材部は、それぞれの予約（発注予約・修正予約・改訂予約）が所定の業者に対して取れるか否かについて、ネットワークを介して予約確認する（営業予約購入プロセス）。
【００２７】
製薬会社は、その予約確認が取れた業者に対して印刷発注する為に必要な版下を、当該文書作成管理システムを稼動させて前述の如くに、ＨＴＭＬ，ＸＨＴＭＬ及びＣＨＴＭＬそれぞれのファイル形式で成る電子ファイル、或いはまたＸＳＬ及びＰＤＦを含む電子ファイルを作成する（版下作成プロセス）。
一方、業者は、これらＨＴＭＬ，ＸＨＴＭＬ，ＣＨＴＭＬ，ＸＳＬ及びＰＤＦなどのファイル形式の版下用文書を、ネットワークを介して「印刷発注して受けると、それら文書に基づき印刷物を印刷出力する（印刷プロセス）。
【００２８】
業者から納品としての上記印刷物（サンプル）を受け取った製薬会社は、その工場で検査確認を行ない、もし印刷品質上の修正の必要があれば修正依頼を、資材部を介して業者に発行する。また、医薬情報部ではその内容に修正の必要がないか或いは、最新の医薬情報や管轄官庁（ここでは厚生労働省）の指導などに照らして改訂の必要の有無を検討する。そして必要があれば改訂依頼を、資材部を介して業者に発行する（修正・改訂プロセス）。
【００２９】
尚、資材部は、社内の各部の状況を確認しながら逐次に現状報告し、業者への依頼事項をネットワークを介して行なう。この報告は、後述する進捗管理情報ファイル７０を担当者が更新することで行なう。そして、満足できる印刷品質と内容に至れば、その後は、正式な印刷物の大量印刷プロセスへ移行できる。
このような形態で運用される取引は、共有の電子ファイルをネットワーク上で使用できるので、印刷物の版下作成から業者への発注およびその後の改訂作業までの一連の流れを、従来よりも迅速かつ正確にし、またその指示操作自体をより簡単にすることができる。
【００３０】
図４には、本発明に係わる一実施形態の文書作成管理システムの構成例と、ここで取り扱う文書の種類を示している。
この文書作成管理システムは文書作成の為のデータベースシステム５０（メインＤＢ等）を有し、この例の場合、製薬会社内で主に稼動する。そして、印刷物を請け負う印刷業者とはインターネット（ＮＥＴ）を介してリンクするものであり、印刷業界からみればこれは、版下作成できる「自動組版システム」の進化した形態を目指すものであると云える。
このようなシステム化は、情報伝達の迅速化、情報管理の一元化および部内作業の短縮化を実現しようとするものであり、その為、添付文書作成支援と共に添付文書改訂案件管理のシステム化を主に図っている。
【００３１】
添付文書作成支援のシステム化の為には、データベース（ＤＢ）とＬＡＮを含むインターネットを利用し、同一なソース（文書資源：共有ファイル）から各種形式の関連ファイルを自動作成し、配布先部門での変換作業を省力化できるように構築する。これにより、添付文書の新規作成（版下作成）期間短縮と同様に、版下修正作業での添付文書及び改訂連絡等の作成期間短縮も実現する。自動作成された添付文書はＷｅｂ公開用文書であり、クライアントを含む第三者にも即座に閲覧可能にする。
【００３２】
また、添付文書改訂案件管理のシステム化の為には、インターネットを介して入手する最新医薬情報の適切かつ効率的な履歴管理（即ち、添付文書中のどの文書がどの様に改訂されたかを示す履暦を改訂理由と合わせて管理にする事）で履歴情報（改訂理由等）の自動生成を行ない、部内作業（レビュー管理、案文決定等）の事務処理を支援してコスト削減を実現する。また、文書作成情報と改訂情報を「添付文書」と「改訂連絡文書」等として一元的にデータベース化した同一ソースで管理することで、対応付け、問合せ対応への効率化および情報共有化を実現する。例えば文書内の各文書要素で共通の文言を共有ファイルにて参照可能に一元管理して、情報の質的な向上を図る。
また、医薬品の管轄官庁（承認機関）の指導に基づく緊急安全性情報の４週間対応／医薬安全通知改訂の１ヶ月対応などに合致した改訂情報伝達の迅速化（例えば、部内作業 → 版下修正 → 印刷 → ＭＲ（ＭｅｄｉｃａｌＲｅｐｒｅｓｅｎｔａｔｉｖｅ：医薬情報担当者）による配布・配信の拡大）も可能にする。
【００３３】
従って本実施形態では、当該文書作成管理システムの実現の為の最低限の仕様目標を次の如く定めている。
・製品の添付文書の作成や改訂連絡等の効率化を実現する事。
・ＭＲ（医薬情報担当者）から医療機関（病院）への改訂情報等の医療情報の伝達（リードタイム）を短縮化する事。
・添付文書と改訂文書を一元管理する事で、情報の高品質化を実現する事。
【００３４】
印刷業者へ添付文書の印刷を発注してくるクライアントとしての製薬会社では、その薬品業界のインターネットのホームページ（ＨＰ）や管轄官庁である厚生労働省のＨＰなどを介して新しく逐次入ってくる医薬情報（例えば副作用、禁忌、効能効果などの情報）を直ちに、製造中の製品（売薬）に添付する添付書類に反映させる必要がある。そこで、新しく添付文書を作成したり改訂したりする一連の作業の簡便化と所要時間の短縮化のため、文書作成管理システム（ハードウエアとしての文書作成管理装置）を具体的に次のように構築する。
【００３５】
すなわち、当該管理システムにおいては、ネットワーク（社内ＬＡＮ（ＩＥＥＥ８０２．３）とインターネット（ＮＥＴ）等）に接続して通信可能な複数の端末機器（ワークステーション）と、これらのワークステーションから社内ＬＡＮでアクセス可能なデータベース５０と、このワークステーションでローカルに利用される新しい内容の添付文書の入力をクライアントオペレータに促す文書入力機能を有するワードプロセッサと、そのデータベース５０から既存の内容の文書（既存文書）を読み込み、入力された文書を所定のファイル形式に基づき当該インターネット上で共有できる記述言語に逐次変換するコンバータ１１と、当該インターネットを介して入手したその他の最新情報を参照可能に管理蓄積するサブシステム４０（サブコンピュータ：副作用情報管理システム）と、このサブシステム４０からその他の最新情報を読み込み、当該変換された文書を所定の形式の文書ファイル形式に変換しながら編集するエディタ１２とが、図４の如く配設されている。
尚、印刷業界では特に、版下作成の為に用いる上記コンバータ１１および上記エディタ１２を総称して「自動組版エンジン」と呼ばれ、所定の印刷物編集校正・改訂管理機能を果たしている。
【００３６】
上記ワードプロセッサには例えば”ＭＳ−Ｗｏｒｄ”（Ｍｉｃｒｏｓｏｆｔ社製のＷｏｒｄ２０００）等を利用する。これは、好ましくは当該管理システム内または端末機器内にプラグインソフトウエア（即ち”Ｐｌｕｇ−ｉｎＷｏｒｄ”）としてダウンロードして組み込んでおき、文書入力作業を簡単にする為に設けられた変換定義ファイルを参照しながら稼動できるように運用する。
【００３７】
上記コンバータ１１は、Ｗｅｂページの文書をデジタル情報として共有できるように所定の記述言語（ＳＧＭＬ，ＨＴＭＬ，ＸＭＬおよびＸＨＴＭＬに変換したり、必要に応じて、ＸＳＬ等を含むように変換するものである。ここでその１つを「ＳＧＭＬコンバータ」と称すると、これは、上記ワードプロセッサで入力された文書をＳＧＭＬ形式に変換する為にまず必要に応じてテキストをＲＴＦ（ＲｉｃｈＴｅｘｔＦｉｌｅ）変換し、ＤＴＤ（ＤｏｃｕｍｅｎｔＴｙｐｅＤｅｆｉｎｉｔｉｏｎ）に関連付けを行ってから、例えばＳＧＭＬ／ＸＭＬ／ＨＴＭＬ／ＸＨＴＭＬ／ＸＳＬおよびＰＤＦ形式にそれぞれ変換（ＳＧＭＬ変換／ＸＭＬ変換／ＨＴＭＬ変換／ＸＨＴＭＬ変換／ＸＳＬ変換およびＰＤＦ変換）するように必要に応じて構成されている。
【００３８】
上記エディタ１２は、上記した各記述言語（ＳＧＭＬ，ＨＴＭＬ，ＸＭＬおよび、必要に応じてＸＨＴＭＬやＸＳＬ等）の文書を編集するもので、そのＳＧＭＬ変換されたその文書を基にして、改訂情報を参照しながら、データベース５０へ格納する為の例えばＳＧＭＬ形式文書（版下）に編集するように構成されている（詳細後述）。
【００３９】
ここで取り扱う文書記述言語のうち数種の特徴について概説しておく。例えば記述言語ＳＧＭＬは、文章のタイトルや見出しなどの文書構造や属性に対して所定のマークを付けて表現する文書記述言語であり、業種や文書の種類などで定義されたＤＴＤ（ＤｏｃｕｍｅｎｔＴｙｐｅＤｅｆｉｎｉｔｉｏｎ）に基づいて決められる。そしてこのＳＧＭＬは、使用するハードウエアやシステム資源に依存せずに文書を保存、参照し、容易に管理できる言語である。
またＸＭＬは、文書構成としてＸＭＬ宣言部、ＤＴＤ部（文書型定義部）およびＸＭＬデータ部（文書本体部）から構成されており、文書型定義部は階層構造を成している。その構造に含まれる例えば発注情報は、電子商取引の場合、発注先および発注商品（発注日、商品番号、商品名）などが一般的である。
【００４０】
さらに、前述したＨＴＭＬが進化する一過程としてＤＨＴＭＬ（ＤｙｎａｍｉｃＨＴＭＬ）という拡張仕様があったが、現在ではＸＨＴＭＬ（ＥｘｔｅｎｓｉｂｌｅＨｙｐｅｒｔｅｘｔＭａｒｋｕｐＬａｎｇｕａｇｅ）というマークアップ言語も登場（詳細仕様は周知）しているので、本発明ではこのＸＨＴＭＬもサポートできるようになっている。
また、ＨＴＭＬの後継言語といわれるＸＭＬ（ＥｘｔｅｎｓｉｂｌｅＭａｒｋｕｐＬａｎｇｕａｇｅ）は、拡張機能をＷｅｂ上で利用できるように考慮された記述言語であるが、このＸＭＬ用のスタイルシート記述言語としてＸＳＬ（ＥｘｔｅｎｓｉｂｌｅＳｔｙｌｅ−ｓｈｅｅｔｓＬａｎｇｕａｇｅ）も現在では登場（詳細仕様は周知）しているので、本発明ではこれもサポートできるようになっている。
【００４１】
なお、パーサによってＸＭＬの解析とオブジェクト化がなされる。このようにオブジェクト化することで、オブジェクト指向プログラミング言語で扱うことができる。勿論、プログラムによるＸＭＬ情報の登録や修正も可能になっている。これにより、環境や使用する言語、更にはデータベース構造が異なる場合でも、極めて少ないコストで情報のやり取りができるようになるという汎用性とコスト面での削減ができる。
【００４２】
例えば、もしサーバ側のデータベースにおいてＸＭＬ形式データで管理されている場合、これと異なる例えばＨＴＭＬ形式データで管理されているユーザ側へ情報提供したい場合は、所定の前処理が必要である。
ＸＭＬ形式データはスタイル定義をもたない単なるテキストであるので、ＸＭＬ非対応のＷｅｂブラウザ（例えば通常のＨＴＭＬ対応ブラウザ等）を介してユーザ側で正しく表示させるには、スタイル定義を含めて変換されたオブジェクトソースを生成してからユーザ側へ送る必要がある。
【００４３】
そこでサーバ側では、このＸＭＬ形式のデータを各ユーザ端末へ送信する際には、そのＸＭＬ形式のテキストデータをＸＳＬ（Ｅｘｔｅｎｓｉｂｌｅｓｔｙｌｅ−ｓｈｅｅｔｓｌａｎｇｕａｇｅ）等によって等価なスタイル定義を考慮したうえで「ＨＴＭＬコンバータ」としてのＸＳＬＴ（ＸＳＬｔｒａｎｓｆｏｒｍａｔｉｏｎ）等によってＨＴＭＬ形式のデータに変換してから送信するように制御される。
なお、その逆方向の送信の場合（即ち、ユーザ側からサーバ側への送信）では、サーバ側で、ＨＴＭＬ用やＸＭＬ用のスタイル定義を行なう為の定義プログラム（例えばＣＳＳ（Ｃａｓｃａｄｉｎｇｓｔｙｌｅ−ｓｈｅｅｔｓ），ＸＳＬＴ等）によってＸＭＬ形式のデータに変換してから、端末上に表示出力するように制御される。
【００４４】
このように、当該文書作成管理システムの自動変換機能としては、ＨＴＭＬの他にも、上述したＸＭＬやＸＨＴＭＬなどのデータ形式へ変換できるように構成されている。
さらに、当該文書作成管理システムは、印刷業者へ印刷発注を配信する元となる版下データを表わす文書ファイル（ＰＤＦ）を有する。
尚、携帯端末用の記述言語としてのＣＨＴＭＬ（ＣｏｍｐａｃｔＨＴＭＬ）を同様にサポートしても勿論よい。
【００４５】
データベースシステム５０は、例えば”ＧＡＭＥＤＩＯＳ”などに準拠したＳＧＭＬ形式の文書を蓄積するメインＤＢ管理システムとしてのＤＢファイルを中心として、上記製品の副作用に関する情報を保持する副作用データベース（副作用ＤＢ）と、禁忌、効能効果およびその他の情報をそれぞれに記録保持するＤＢ（即ち、効能・効果ＤＢ、禁忌ＤＢ、その他の情報ＤＢ等）がアクセス可能に構成されている。
【００４６】
また、前述のサブシステム４０に副作用サブシステム”ＣｌｉｎｉｃａｌＷｏｒｋｓ”システム（ＣＯＭＰＡＱ社製の医薬開発支援ソリューション）、詳しくは、”ＣｌｉｎｉｃａｌＷｏｒｋｓ４／ＰＩＳ”と称するものを採用し、薬品の副作用情報などを更新管理し蓄積する上記データベース５０を成す副作用ＤＢの逐次更新を行なえるように実施される。
このようなサブシステム４０等との連携により、システム化された業務をより一層効率化することができる。サブシステム４０は、医療用薬品添付文書および改訂連絡の版下を自動作成するシステムであり、添付文書および改訂連絡作成に必要な期間、コスト削減に貢献する。またサブシステム４０は、厚生労働省報告（ＳＧＭＬ）、社内外ホームページ・コンテンツ（ＨＴＭＬ）、配布用文書ファイル、版下ファイルを自動作成できるという仕様を有している。
【００４７】
また、改訂完了のステップで、自動的にサブシステム４０へ改訂情報を書き込む。これによってサブシステム４０への二重入力を防ぎ、改訂情報を一元管理できるように設定されている。
つまり、ＣｌｉｎｉｃａｌＷｏｒｋｓサブシステム４０への更新情報フィードバック（添付文書記載副作用のマスターデータベースとして添付文書毎、版毎の副作用コード（ＭｅｄＤＲＡ／ＬＬＴ）メンテナンス機能を実現でき、また、マスター情報をＣｌｉｎｉｃａｌＷｏｒｋｓサブシステム４０の症例情報評価機能から参照）することで、添付文書の副作用関連情報を一元化できるようになっている。
【００４８】
図５には、本実施形態の文書作成管理システムにおける文書改訂作業とその際の情報の流れをシステムデータフローで示している。
前述したＣｌｉｎｉｃａｌＷｏｒｋｓサブシステム４０によって副作用などの最新情報が検索されると添付文書の改訂が必要とのるので、当該文書作成管理システムは改訂情報が発生すると、改訂モード（後述参照）に移行して、ＣｌｉｎｉｃａｌＷｏｒｋｓサブシステム４０を管理するサーバ（図１参照）を介して、当該ＣｌｉｎｉｃａｌＷｏｒｋｓＤＢファイル４０のアクセスによって得た副作用の既知／未知情報を基にデータベースシステム５０内の副作用ＤＢを更新するように設定されている。
すなわち、当該管理システムは全体として次のような各機能もサポートする。
・改訂理由に関わる各種資料管理機能：添付文書改訂に関わった参考文献、議事録および厚生労働省との交換資料など関連ドキュメントを管理する。
・検索機能：添付文書名、構成要素名、指定文字列またはステータスによる検索機能を提供する。
・情報伝達先リスト生成機能：情報の緊急度と製品種別によりシステムが伝達先をリストし、伝達もれを防止する。
・日英文書の対応付け機能：作成した日本版文書に英語版文書を対応付けて管理する。
・国際能書、海外版添付文書の管理機能：国際能書、海外版添付文書を版単位に管理する。これは、日本語添付文書への反映の判定に利用できる。
【００４９】
続いて図６〜図８に、本実施形態に係わる文書作成管理システム（文書作成管理方法）における処理の推移を遷移図とフローチャートで示して説明する。
図６には、この文書作成管理システムを適用した業務の全体の運用形態を遷移図で概略的に示す。
担当者の運用手続き（オペレーション）に対して、当該管理システムは概ね次のような動作（（１．０）〜（９．０））を行なう。
まずログイン（１．０）にて、ユーザ認証を行なう。
国際能書管理（２．０）にて、新規入手した国際能書のＤＢへの格納／取出しや、管理データの登録を行なう。
添付文書改訂（３．０）にて、添付文書案件、購買関連業務に必要な管理データおよび、添付文書に記載される要素データの管理を行なう。
組版部要素登録（４．０）にて、添付文書関連ファイルの構成要素のうち、自動組版の対象とする「使用上の注意」の要素をシステム登録する。
関連ファイル入出力（５．０）にて、当該システムより生成された各添付文書関連ファイルをＤＢへ格納／取出しを行なう。
米国添付文書管理（６．０）にて、新規入手した米国添付文書のＤＢへの格納／取出しや管理データの登録を行なう。
固定部要素登録（７．０）にて、添付文書関連ファイルの構成要素のうち、固定ブロックとして取り扱う「使用上の注意」以外の要素をシステム登録する。
帳票作成（８．０）にて、当該システム管理データをもとに各種の出力帳票を作成する。
関連ファイル自動生成（９．０）にて、外部エンティティとして記載されている添付文書関連ファイルを生成する。
【００５０】
一方、このインターネットには資材部や医薬情報部のほかにも接続した端末機器が多数存在し、それらの中には厚生労働省のＨＰを有するサーバ（Ｗｅｂ端末）や、版下を印刷発注しようとする対象である業者のＨＰを有するサーバ（Ｗｅｂ端末）がある。その他にも、一般の個人や会社がアクセス可能なサーバ（Ｗｅｂ端末）が接続されている。但しその接続を介する文書は通常ＸＭＬ形式であることにより、当該システムにおいても、文書はＸＭＬ形式に変換してからネット上に公開するようにＸＭＬ専用のＤＢを備えている。
【００５１】
このように本実施形態の文書作成管理システムは、添付文書を管理する為のサーバと、一般クライアントの端末機器と、副作用に関する情報を保持する副作用ＤＢなどを所定のネットワーク（インターネット）で相互接続し、端末機器上でクライアントが新しい文書と従来の文書とを対比解析して訂正できるようにする管理システムであると云える。
【００５２】
ここで詳しく、ファイル形式に注目して説明する。当該管理システムは、ＳＧＭＬという文書形式（ＳＧＭＬ，ｗｏｒｄ等）で入っているこれらの文書を、例えば、社内向けホームページダウンロード用の形式（ｗｏｒｄ）、厚生労働省提出用の「ＳＧＭＬインスタンス」形式（ＳＧＭＬ：ｓｇｍｌ）や社外向けホームページダウンロード用のＨＴＭＬという文書形式（ＨＴＭＬ：ｈｔｍｌ）、或いはまた、もう１つの社内向けホームページダウンロード用のテキスト形式（ＴＥＸＴ：ｔｅｘｔ）および社外向けホームページ及び版下用のＰＤＦという文書形式（ＰＤＦ）に、自動的に変換できるソフトウエアを新たに備えている。そして、インターネットを利用して、例えばこの例の場合、印刷の為の組版や、社外向けホームページ、社内向けホームページ、或いは厚生労働省提出用の各ファイル形式の文書にそれぞれ迅速に変換できるような（添付）文書作成管理システムとしてここに構築されるものである。
【００５３】
上述した当該文書作成管理システムが提供している仕様をここで列挙すると、
・添付文書の作成の為の”ＭＳ−Ｗｏｒｄ”のテンプレートを提供する。
・ “ＭＳ−Ｗｏｒｄ”のスタイルと、厚生労働省の医薬品情報提供システムに対応するＳＧＭＬインスタンスを関連付けた変換定義ファイルを提供する。
・太字や上付き文字などの文字修飾をタグに対応させる定義テーブルを提供する。
・業界特有の特殊文字（キャラクタ）を対応させる定義テーブルを提供する。
【００５４】
続いて、当該文書作成管理システムが備える各機能によってどのように運用実施されるかを列挙する。
（１）関連ファイルの自動作成および自動配信を行なえるようにネット接続の設定を次のように行なう。すなわち、添付文書は、厚生労働省へ、社外向けホームページ（以下ＨＰと略称）へ、社内向けＨＰへ、海外関係会社へそれぞれ配信可能に設定する。
改訂連絡文書は、社外向けＨＰ、社内向けＨＰおよび、版下用として配信可能に設定する。
尚、新旧比較表を作成し（厚生労働省との相談用に参照する）。
【００５５】
（２）版下作成作業のシステム化の為、エディタ１２と自動組版機能により、版下作成作業でのユーザ（オペレータ）への負荷を大幅に低減するため、次のように運用実施する。
▲１▼ 添付文書および改訂連絡文書の社内システムによる作成を行なう。ＤＢ管理サーバの情報を基に自動組版機能によって、ＭＳ−Ｗｏｒｄ上でレイアウトの微調整を行なったうえで、プラグインソフトウエアとしての”ＡｄｏｂｅＡｃｒｏｂａｔ”を介してＰＤＦファイルを出力することにより版下を作成する。
尚、適用するＭＳ−Ｗｏｒｄのバージョンについては、レイアウトの調整機能を重視する故に、特にここでは”ＭｉｃｒｏｓｏｆｔＷｏｒｄ２０００”を採用している。
▲２▼ 組版情報をデータ化する。例えばレイアウト情報（添付文書、書式、外字、イメージ（例えば、構造式、剤形図、ロゴ、グラフ、バーコード、絵）など）。
また、レイアウト情報（テンプレート）は組版レイアウトロジックで保持する。よって、自動組版機能により添付文書毎のテンプレートは不要となる。
【００５６】
（３）情報のデータベース化（一元化）の為には、ＤＴＰ（ＤｅｓｋＴｏｐＰｕｂｌｉｓｈｉｎｇ）機能と連携したデータベースを次のように構築する。
▲１▼ データの版管理（改訂履歴管理）を行なう。このとき、ＤＴＰとリンクしたデータベースシステム５０により、文字、図形情報および書式情報と改訂履歴情報を総合的に一元管理する機能を実現する。文字入力ワークステーション（端末機器）とも連携して改訂履歴情報を管理できる。
▲２▼ 共通文言の同時修正（文書内の各項目のグループ化）ができる。
▲３▼ 日本語版と英語版との一対一で対応する。
【００５７】
（４）文書管理の為、次のような文書管理情報をデータベース内に保持する。・添付文書（日本語版、英語版）：前述の如くに運用する。
・海外版添付文書：海外版添付文書機能では、海外版添付文書（ＰＤＦファイル）を海外関係会社改訂日、社内入手日、背景等の管理ファイルを基にして版管理する。
・国際能書：国際能書、海外関係会社改訂日、社内入手日、背景等の管理データを英語版国際能書、日本語版国際能書とともに版管理する。
そして、担当者は端末機器から当該データベースをアクセスし、変更項目毎に日本の添付文書への反映要否の判定機能、および判定結果に対する上長の確認機能をサポートする。
【００５８】
（５）社内チェックプロセス等の進捗管理の電子化を図る。
進捗管理画面にて、改訂作業各ステップでの日付、担当者等の情報を入力する。進捗状況の画面表示、および帳票出力により各改訂作業の進捗程度が一覧で確認できる。即ち、業務実施の確実化できる。
【００５９】
具体的に、当該文書作成管理システムの動作制御について、図７〜図１２を参照しながら説明する。
図７には、その文書作成管理システムのメインルーチンとしての動作手順の概要をフローチャートで表わし、図８には、サブルーチン「版下用の電子ファイル作成」の動作手順の概要をフローチャートで表わしている。
【００６０】
また図９〜図１２には、入力モードにおける画面とその操作手順が示されており、新規の案文作成に関連するテンプレート（対象の項目）入力エディタ画面（編集用専用ワープロの画面）からの変化がわかる。図９が初期画面としての「テンプレート入力画面」であり、図１０が妥当性チェックの結果表示である。更に、図１１が結果表示からテンプレート入力画面へ戻る処を表わし、図１２が添付文書（ＳＧＭＬインスタンス）の自動生成例を表わしている。
【００６１】
実際のオペレーションにおいて、テンプレートを使った入力画面の変化の概要を、図９〜図１２に示す端末機器の画面イメージに沿って説明する。
上述した図７の如くこの文書作成管理システムが起動（ＳＴＡＲＴ）されると、まず最初に前処理として当該システムの初期化を行ない、運用モードの選択入力をオペレータに促す（Ｓ１０）。オペレータの選択入力した運用モードの種類を判定する（Ｓ２０）。詳しくは、文書を新規入力作業する為の新規作成モードか、文書の確認修正作業を行なう為の修正モードか、文書の改訂に伴う内容の更新を行なう為の改訂モードかの何れかを判定して、それぞれ後述するＳ３０、Ｓ５０又はＳ７０へ分岐する。
【００６２】
文書の新規作成モードの場合はＳ３０に分岐し、後で詳述するサブルーチン「版下用の電子ファイルを作成」を実行した後（Ｓ３０）、新規作成された版下用の電子ファイルを指定した新規発注を印刷業者へ発信する（Ｓ４０）。
文書の修正モードの場合はＳ５０に分岐して、依頼された修正項目の再入力をオペレータに促して（Ｓ５０）、再入力された内容を含む修正依頼を業者へ発信する（Ｓ６０）。
文書の改訂モードの場合はＳ７０に分岐し、依頼された改訂項目の再入力をオペレータに促して（Ｓ７０）、再入力された内容を含む改訂印刷を前述同様にその印刷業者へ発信する（Ｓ８０）。
【００６３】
また図８の如く、上記サブルーチン「版下用の電子ファイル作成」（Ｓ３０）は文書作成の新規入力を基本とする制御手順を規定するものであるが、修正項目や改訂項目の入力にも一部共通する手順を含んでいる。
“ＭＳ−Ｗｏｒｄ”が起動され、予め設定された図９に示すような入力用テンプレートを表示して、各入力項目の空欄に文字入力するようにオペレータに促す。その入力がなされると、当該管理システムの自動組版エンジン１０は、所定の変換定義ファイルや変換定義テーブルを参照しながら、必要に応じた所定のファイル形式への変換を行ないながら、その入力内容を一旦受け付ける（Ｓ３１）。
【００６４】
続いてその入力内容の妥当性チェックが図１０に示す画面表示と同時に行なわれる（Ｓ３２）。そして、その入力内容が妥当であると認定されるまで、簡易パース的な編集作業（即ち、パーサ（文書の文法構造を分析するソフトウエア）による作業動作）を繰り返す。つまり、妥当性のチェック結果の画面と文書の編集画面とが図１１のように表示され、処理の推移に従って編集位置にカーソルが矢印の示す如く進む。詳しくはジャンプボタンがクリックされると、当該編集位置にジャンプするように設定されている。
【００６５】
対応するデータベースを参照しながら、編集領域に一連の文書として組み立てられていく。図１２の表示画面のように各種のタグが適宜加えられて編集され、自動作成される。もしエラーが無ければ、例えばＳＧＭＬファイル形式などで変換され保存されて、一連の添付文書が完成する（Ｓ３３）。
その後、ＳＧＭＬファイル形式のＤＢファイルへＳＧＭＬインスタンスとして書き込まれて保存される。同様に、ＰＤＦ形式のＤＢファイルへも書き込まれて、これは版下用文書として保存される（Ｓ３４）。このＰＤＦ形式のファイル作成の際には、例えばプラグインソフトウエアとしての”Ａｃｒｏｂａｔ−Ｄｉｓｔｉｌｌｅｒ”を利用してもよい。
【００６６】
なお、一旦保存された後であっても、既存のパーサ等を利用すれば添付文書の最終チェックは可能である。
また、例示のＳＧＭＬファイル形式以外の文書にも上述同様にして変換され、所望するファイル形式（例えばＨＴＭＬ、ＸＭＬおよびＸＨＴＭＬ等）の文書となる。
【００６７】
先に参照した図９〜図１２のように移行する画面展開の結果、当該文書作成管理システムの入力操作によっては、次のような作用と効果が得られる。即ち、
・担当者であるオペレータは、難しいＳＧＭＬの知識を必要としない。
・ＭＳ−Ｗｏｒｄのテンプレート表の空欄に文字を入力するだけで、例えば図１２に示す如くの「ＳＧＭＬインスタンス」を自動生成できる。
・上付き文字等の修飾タグも、ＭＳ−Ｗｏｒｄの編集機能がそのまま変換してくれる。即ち、印刷物と同様のレイアウト処理が可能で、ＳＧＭＬと印刷物間でのデータ運用が可能になる。
・正しい位置での文字入力を自動検証できる。
・所定のデータ修飾が完了すれば、自動で印刷レイアウト組版し、そのままインターネットを介して印刷会社（業者）に発注が可能となる。
【００６８】
なお、図１３（ａ）にはデータ形式の変換処理に係わるファイルやテーブルを示し、図１３（ｂ）には妥当性チェック項目の例を示す。ここでは一例としてＳＧＭＬ変換処理及び妥当性チェックについて説明する。
変換処理自体は図１３（ａ）に例示の如く、例えばＷＯＲＤ文書をＳＧＭＬなどのデータ形式の異なる文書に変換する為の所定のアルゴリズムに従って各種テーブルの参照に基づき実行される。ここではＳＧＭＬ変換の場合について例示する。
【００６９】
クライアントによる文書入力が行われると、自動組版エンジン１０を構成するコンバータ／パース１１は、自動的にその文書の構造を解析し変換する為、変換定義ファイル３０を読み出して、これから変換しようとする一連の文書のデータ形式の定義について参照し特定する。
【００７０】
また、実体参照テーブルを参照して、入力文書を運用実体に即した文字列に変換する。
同時に、文字属性関連付けテーブルを参照して、その文書内の文字列の属性をそのデータ属性とを関連付けながら、目的とするデータ形式の文字列に変換していく。尚、このようなＳＧＭＬ変換のほか、ＸＭＬ変換／ＨＴＭＬ変換／ＸＨＴＭＬ変換なども同様に行なうものとする。
【００７１】
また、個々の入力された項目に関する妥当性チェックも図１３（ｂ）に例示の項目ごとに行ない、もし不当な項目上の入力エラーがあれば、該当するエラーメッセージを表示して当該クライアントに注意を促すようになっている。
【００７２】
このようにして、クライアント自体の運用実体に即した文書を含む例えばＳＧＭＬ形式の文書データが生成される。
【００７３】
なお、ＸＭＬ変換／ＨＴＭＬ変換において、特にＨＴＭＬ形式データをＸＭＬ形式のデータに変換するに際しては、ＸＭＬ変換・表示ツール群（ＸＭＬコンバータ，ＣＳＳ）、ＸＳＬＴ，ＸＭＬパーサ，ＤＯＭ等を利用してよい。また、インターネットのｈｔｔｐの送受信機能を利用すれば、そのままの形式でサーバへ送ってから、そのサーバ側の豊富なツールを駆使して所望の形式に変換してもよい。その他、変換する言語の種類によってサポートされるサブセットツールを利用して変換してもよい。
【００７４】
以上説明したように、本実施形態の文書作成管理システムは、インターネット（ＮＥＴ）及びデータベース（ＤＢ）を用いて、複数のクライアントとの情報交換や電子取引などに用いる文書を取り扱う。ここでは特に、製品に添付する添付文書を作成する為には、主に次の各ステップから構成されていると云える。すなわち、新しい内容の添付文書の入力を促す文書入力ステップと、当該データベースから既存の内容の文書（既存文書）を読み込むステップと、所定のファイル形式に基づき、上記添付文書を当該インターネット上で共有できる記述言語に逐次変換する文書変換ステップと、変換された添付文書および、当該データベース内の利用可能な既存文書（リソース）を取り込んで編集する文書編集ステップと、仮出力された文書（校正刷り：ゲラ）を校正する文書校正ステップと、作成された上記文書ファイルを、当該インターネットを介して所定のクライアントへ配信する文書配信ステップと、を有する添付文書作成の管理の方法を提供している。
【００７５】
ここで、当該管理システムで実現する事項（業務実施確実化、システム連携、セキュリティ）から見た当該システムの概要について列挙する。
まず、当該管理システムによる作業短縮化に寄与する機能としては次のものが挙げられる。
・添付情報改訂を案件管理する。（即ち、添付文書情報と改訂履歴を一元管理し、案件の発生から完了までの改訂作業の経過情報を管理する）。
・添付文書作成の自動化：（即ち、レビュー用ドラフト文書（Ｗｏｒｄ）の自動作成により省力化する）。コンテンツ分のレイアウトにて、「最適化ロジック」による自動組版機能により版下の微調整作業を最小限にし、版下作成作業の大幅な省力化を実現する。
そのため例えば、自動組版後の微調整作業は、”ＭＳ−Ｗｏｒｄ”上で行ない、各コンテンツデータは専用のエディタ１２で編集する。これによりユーザ側では特別なスキルは不要となる。
【００７６】
・Ｗｅｂ公開用添付文書および履歴情報（改訂理由等）の自動生成を行ない、印刷期間を待たずに最新の添付文書情報を現場（閲覧・編集する部署）に提供できる。
・データの履歴管理は、文書のブロック単位で行なう。
・コンテンツを格納蓄積するデータベースは各構成要素をリンクさせた形態で構築する。これにより共通の文言は同時修正される。
・各構成要素のリンク情報を使用した検索機能の実装により効率化できる。
【００７７】
次に、図１４〜図１７には、文書の改訂に関連する画面変化を示しており、改訂モードにおける画面とその操作手順がわかる。
図１４が改訂内容の追加／修正の画面であり、図１５は改訂済み文書と改訂連絡の画面である。また図１６が改訂作業結果の出力画面であり、図１７は改訂案件の状況確認画面である。
【００７８】
文書の改訂モードの場合（図７のＳ７０）、オペレータが改訂項目を入力すると、図１４に例示の如く、案件Ｎｏに基づいて「改訂」を必要とする添付文書を確定した後、その対象となる添付文書の改訂対象ブロックに、新規要素となる内容の追加または、既存要素の内容修正を行なう。この時、改訂年月日が更新される。またこの時、図１５の如く改訂済みの添付文書データと共に、改訂連絡データを所定のファイル形式で出力する。
【００７９】
つまり、添付文書項目定義の画面で、各ブロックに文書要素を追加する（図１６の▲１▼参照）。また、添付文書作成の画面で、定義済みの添付文書および改訂連絡を始めとする連絡文書を各ファイル形式で出力する（図１６の▲２▼参照）。
さらに当該管理システムでは、添付文書の改訂案件を、図１７の如くの添付文書改訂案件一覧表にて確認表示できるように設定されている。
【００８０】
このように本実施形態によれば、まず、簡単操作によって文書のＳＧＭＬ化が可能となる。即ち、必要条件に対応した文書（ＳＧＭＬインスタンス）を簡単操作で作成できる。
簡単操作によって自動組版ができる。即ち、条件に基づきＳＧＭＬ形式で作成する労力の軽減と自動化ができる。
【００８１】
ＳＧＭＬや自動変換によってＨＴＭＬ、ＸＭＬ又はＸＨＴＭＬへ簡単に変換すること。即ち、従来言語で記述されたデジタル情報を新しいＸＭＬ等へ変換できる。
さらに、文書をＸＭＬ等のＤＢにて効率的に管理すること。即ち、ＤＢによる管理で、効率的な管理と情報流通を可能にする。
【００８２】
つまりインターネット上で本発明の当該管理システムを利用することで、複数種類の文書形式（業界文書規格）にそれぞれ適合するように各文書形式が迅速に自動変換され編集・校正できる。その結果、各クライアントのブラウザ端末における相違のない適合文書形式にて電子取引ができるようになる。
【００８３】
以上のように実施することで、当該管理システムを運用するクライアントは、
（案件発生）：レビュー → 案文決定 → 印刷発注 → 印刷完了：（案件完了）
部内作業 ―→ 版下修正 ―→ 印刷 ―→ ＭＲによる配布
よって、従来の作業に比べて短縮化が図れると共に、異なる業界間においても電子取引の拡大化が図れる。
【００８４】
Ｗｅｂ公開用添付文書の新規作成のほか、改訂を含む文書履歴情報（改訂理由等）を自動生成できるようになる。そして、日々刻々、変化する関連情報（医薬情報）を即座に添付文書の内容に反映させることができる。
【００８５】
その他、当該管理システムのメリットとして、次のようなセキュリティ及び進捗管理の向上が挙げられる。
・マルチユーザサポートを提供する為、次の如くセキュリティ強化を図る。ログイン時のユーザ認証（ログイン認証）を行なう。業務の各ステップ毎に上長が確認入力を行なうことで、確認者（上長）承認する。当該ステップまでのデータをロック（データロック）する（例えば、文書の最小構成単位でデータアクセスを排他制御する）ことで、取り扱うデータのセキュリティを確実に実行する。
【００８６】
・業務実施の確実化の為には、業務の社内チェックプロセスの電子化を図る。そして、進捗管理情報ファイルを基にした進捗状況表示機能により、処理のもれ等を防止することができる。
【００８７】
（変形例）
上述の実施形態は次のように変形実施してもよい。例えば、
添付文書はその他にも、例えばカタログ、取扱い説明書あるいは注意事項説明書などでも同様に適用してよい。
【００８８】
（その他の変形例）
尚、例示した実施形態では、医薬分野を一例としたが、本発明はそれ以外の分野にも同様に適用できることは勿論である。
また、運用される業界も製薬会社に限らず、種々の業界の事情に合わせて変形実施してもよい。
参考としては、出版社と印刷会社間における「オンデマンド出版」および絶版本や復刻本の扱い方法などが、同類の適用例として考えられる。
このほかにも、本発明の要旨を逸脱しない範囲で種々の変形実施が可能である。
【００８９】
以上、実施形態に基づき説明したが、本明細書中には次の発明が含まれる。
（ａ）社内ＬＡＮやインターネット等のネットワークに接続して通信可能な端末機器（ワークステーション）と、このワークステーションからアクセス可能なデータベースと、上記ワークステーションで利用される新しい内容の（添付）文書の入力を促す文書入力機能を有するワードプロセッサと、上記データベースから既存の内容の文書（既存文書）を読み込み、上記入力された文書を所定のファイル形式に基づき、当該インターネット上で共有できる記述言語に逐次変換する文書変換（コンバータ）と、上記変換された文書を所定の形式の文書ファイル形式に編集するエディタと、当該インターネットを介して入手したその他の最新情報を参照可能に管理蓄積するサブシステム（サブコンピュータ：副作用情報管理システム）と、を具備することを特徴とする文書作成管理システムを提供できる。
【００９０】
（ｂ）上記データベースは、ＳＧＭＬという文書形式のＤＢファイルと、製品に関する種々の情報を関連付けて格納管理するＤＢファイルと、から構成されることを特徴とする（ａ）に記載の文書作成管理システムを提供できる。
（ｃ）上記コンバータは、ＳＧＭＬ、好ましくはＸＭＬを始めとする最新の記述言語の文書形式に変換することを特徴とする（ａ）又は（ｂ）の何れかに記載の文書作成管理システムを提供できる。
【００９１】
ネットワーク（インターネット）上でこの添付文書管理システムを利用することにより、逐次改訂される（例えば医薬）分野専門情報の迅速な配布を図り、改訂作業を改善して情報提供などの業務の効率化に寄与すると共に、緊急を要する最新情報を迅速かつ正確に取引相手（クライアント）側に提供する等の社会的な責任をも果たすことができる。
また、作成期間の短縮化ができる。例えば企業間における動的で双方向の電子取引（連絡、発注、受注、改訂など）が自動化でき、迅速で確実な取引が可能となる。
【００９２】
【発明の効果】
以上に説明したように本発明によれば、データベースとインターネット等のネットワークを利用し、この文書作成管理システム（装置及び方法）を日常業務に活用することで、製品に係わる会社（部署、担当等）の各端末における異なる複数種類の文書形式にそれぞれ適合するように、各文書の形式を迅速に変換可能な文書作成管理ができるシステムを提供することが可能となる。
【図面の簡単な説明】
【図１】図１は、一実施形態として本発明の文書作成管理システムがネット上に構築された場合の概要を示すシステム構成図。
【図２】図２は、この文書作成管理システムにおける文書作成作業とその際の情報の流れを示すシステムデータフローチャート。
【図３】図３は、この文書作成管理システムの運用形態を示し、印刷物の版下作成から業者への発注およびその後の改訂作業までの流れを示す工程図。
【図４】図４は、当該管理システムの構成例と取り扱う文書を示すブロック構成図。
【図５】図５は、文書改訂作業とその際の情報の流れを示すシステムデータフローチャート。
【図６】図６は、当該管理システムを適用した業務の全体の運用形態を概略的に示す遷移図。
【図７】図７は、当該文書作成管理システムのメインルーチンとしての動作手順の概要を表わすフローチャート。
【図８】図８は、サブルーチン「版下用の電子ファイル作成」の動作手順の概要を表わすフローチャート。
【図９】図９は入力モード時のテンプレート画面を示す説明図。
【図１０】図１０は入力モード時の妥当性チェック画面を示す説明図。
【図１１】図１１は、入力モード時の妥当性チェック結果の画面を示す説明図。
【図１２】図１２は、入力モード時の自動生成された添付文書表示する画面の説明図。
【図１３】図１３（ａ），（ｂ）は変換処理と妥当性チェックの概要示し、
（ａ）は変換に係わるファイルやテーブルを示す説明図、
（ｂ）は妥当性チェック項目の例を示す一覧表。
【図１４】図１４は、改訂モード時の追加・修正内容を表示する画面の説明図。
【図１５】図１５は、改訂モード時の改訂済み内容と、その改訂連絡の内容を表示する画面の説明図。
【図１６】図１６は、改訂モード時の改訂済み内容とその改訂連絡の内容を同一画面に表示する画面の説明図。
【図１７】図１７は、一覧表示する改訂案件状況確認画面の説明図。
【符号の説明】
１０…自動組版エンジン（コンバータ／エディタ）、
１１…コンバータ／自動構造解析部（パース）、
１１ａ…ＲＴＦ変換部、
１１ｂ…ＤＴＤ関連付け部、
１１ｃ…ＳＧＭＬ／ＸＭＬ変換部、
１２…エディタ、
２０…文書ファイル（添付文書・連絡文書）、
３０…変換定義ファイル、
４０…サブシステム（ＣｌｉｎｉｃａｌＷｏｒｋｓ）、
５０…データベースシステム（文書要素ＤＢシステム）、
６０…改訂履歴情報ファイル、
７０…進捗管理情報ファイル、
８０…妥当性チェック部。
Ｓ１０〜Ｓ８０…文書作成管理の処理手順（メインルーチン）、
Ｓ３１〜Ｓ３４…版下用電子ファイル作成手順（サブルーチン）。[0001]
TECHNICAL FIELD OF THE INVENTION
The present invention relates to document creation and subsequent document management, and more particularly, to a document management technique for automatically systematizing a database and the Internet.
[0002]
[Prior art]
In recent years, with regard to document creation management, for example, it has been applied to creation of printed matter as a technology in the printing field, and attempts have been made to systematize automatic composition using a computer when creating a printing master. In such a system, by making full use of a database (abbreviated as DB), data input, editing and proofreading are performed while utilizing resources that can be reused based on the history information of various documents until the composition is created. The original (composition) is completed. As this type of conventional technology, for example, a “character image / graphics database system for printing” and a “database conversion method” therefor (see Patent Document 1).
[0003]
Attempts have also been made to operate the system while exchanging various types of information between the print ordering company and the printing company, for example, via the Internet, which is becoming increasingly popular. It can also be used for communication. However, since there are various rules (for example, international standard of document format) in the format of document data exchanged on the Internet, operation according to the rules is an essential condition.
[0004]
With the recent remarkable evolution of Web technology related to the Internet, the language used for Web page documents has been continuously improved. In other words, a description language designed to share a document as digital information is SGML (Standard Generalized Markup Language), which was established by the ISO in 1986, and has a tag extension function mainly for document DB conversion. Having. After that, HTML (Hypertext Markup Language) mainly used for simplifying the SGML and displaying without the tag extension function has been used. An XML (Extensible Markup Language) developed in 1998 has appeared as a file in a text format, and has a language specification that can be used as a simple data description language such as HTML and that is compatible with SGML.
In other words, XML is a language capable of distributing information on the Web like HTML while having the extensibility of SGML.
[0005]
More recently, XHTML (Extensible Hypertext Markup Language), which is an extension of the XML recommendation that defines DTD so that tags similar to HTML can be used, has emerged as the next-generation Web description language. (WAP: Wireless Application Protocol), more specifically, CHTML (Compact HTML) in WAP 2.0, and XSL (Extensible Style-sheets Language) as a style sheet description language specialized in XML have also appeared one after another. I have.
Therefore, in order to share digital information described in a language such as SGML in the future and to use it for electronic transactions between companies, it is possible to convert the conventional languages into XML, XHTML, CHTML and the like as new as possible. It is desirable to keep it.
[0006]
[Patent Document 1]
Japanese Patent Application Laid-Open No. 2000-123026 (page 3-4, FIG. 2)
[0007]
[Problems to be solved by the invention]
However, conventionally, data input (editing / creating) costs and operation (proofing / revision management) costs occupy much of the cost of producing printed materials. Therefore, it is necessary to reduce the production cost of the printed matter and the document operation cost, and it is needless to say that the reduction of the above cost is now an essential requirement due to the systematization by using the DB accompanying the introduction of the computer.
[0008]
Further, in order to build a system with further development, it is essential to reflect the latest changes in the Internet, for example, in Web technology. Is required. For example, when creating a document (attached document) attached to a product in a certain industry (pharmaceutical industry, etc.) as a printed matter in the SGML format determined by a dedicated system for that industry (eg, “pharmaceutical information providing system”), In addition, not only the knowledge of the SGML is required, but also the production work by the operator is required, requiring a great deal of labor, and the cost of ordering to a printing company is separately required. Therefore, cost reduction and simplification of work are also required.
[0009]
In order to create the above-described printed matter and reduce the document operation cost, simple, accurate, rapid, and unified data are requirements.
For this purpose, the document format must be converted into at least SGML by simple operation of the package insert, that is, the package insert (SGML instance) corresponding to the “medicine information provision system” of the Ministry of Health, Labor and Welfare can be easily operated (input / edit operation). The creation has a primary purpose.
[0010]
Next, in order to reduce the labor (time and knowledge) for creating the attached document in the SGML format and to automate the attached document, the attached document SGML should be automatically typeset by a simple operation. That is, a second object is to provide a function for automatically typesetting print data based on the attached document (SGML instance).
[0011]
In order to convert digital information described in a conventional language such as SGML into a newer language such as XML, etc., the attached document SGML is automatically converted into various file formats (for example, a format PDF (Portable). A third object is to provide a conversion function for easily converting Document Format (by Adbe), a Word document into a document format DOC, or the above-described HTML, XML, or the like.
[0012]
Furthermore, in the use of a database (DB) and the construction of the system, the attached documents must be efficiently managed by a database such as XML. That is, a fourth object is to provide a function that enables efficient management and information distribution by managing the attached document SGML instance using a DB such as XML.
[0013]
In other words, the overall object of the present invention is to provide each document so as to conform to a plurality of different types of document formats (industry document standards) in a browser terminal of each client, which are generated by using the system on a network (Internet). An object of the present invention is to provide a document creation management method and a document creation management device that can automatically convert a format quickly and edit and proofread.
[0014]
[Means for Solving the Problems]
The present invention proposes the following means to solve the above-mentioned problems. A document creation management method according to the present invention and a device for realizing the same include a document automatic creation including an automatic conversion function to various file formats that can be shared with a client on a network, a document revision after the creation, and a communication document for the purpose. Etc. management.
[0015]
According to the first aspect of the present invention, the following is proposed. That is, in a document creation management method for handling a document file used for information exchange using the Internet and a database, a document input step for prompting entry of a new content document in order to create the document file; Reading an existing document including a document, a document conversion step of sequentially converting the document into a predetermined description language that can be shared on the Internet based on a predetermined file format, and the converted document and use in the database. A document editing step of taking a possible existing document as a resource and editing it in the description language, a document proofreading step of proofreading a newly created document file, and transmitting the created document file to a predetermined client via the Internet. And a document distribution step for distribution. UNA document creation management (ie, version control) proposes a method.
With this proposal, the digitization of various documents and the creation of a database make it possible to reduce not only the production of printed matter but also the cost of document operation.
[0016]
According to the second aspect of the present invention, the following is proposed. That is, a plurality of terminal devices that can communicate by connecting to a network including a LAN and the Internet, a database that can be accessed from the terminal device via the LAN, and a document that is locally used by the terminal device and has new contents. A word processor having a document input function that prompts the user to read an existing document with existing contents from the database, and a converter that sequentially converts the input document into a description language that can be shared on the Internet based on a predetermined file format; A subsystem for accumulating and managing the other latest information obtained via the Internet so that it can be referred to, and reading the other latest information from this subsystem and sequentially converting the converted document into a document file of a predetermined format. A document creation management device having an editor for editing Suggest.
[0017]
Further, according to the third aspect of the present invention, the following is proposed. A document creation / management device that handles documents used for electronic transactions using the Internet and a database, which is created or revised so that it can be shared on the Internet, converted and translated, and written in multiple languages (at least Japanese and English) A file, a database that allows you to search for existing standard document elements (eg, indications, contraindications, side effects, etc.) when editing the document, and updates and references to manage the progress of the creation or revision of the document A progress management information file, and prompts a client (for example, a printing company) to browse a document file created in a description language that is at least compatible with the Internet, and makes the browsed content itself an order instruction content in a commercial transaction. A document creation management device characterized by the above feature is proposed.
[0018]
BEST MODE FOR CARRYING OUT THE INVENTION
The document creation management method of the present invention is realized by this document creation management device, and the implementing entity including these is collectively referred to as a "document creation management system".
This document creation management system automatically creates a document including an automatic conversion function into various file formats that can be shared and used for exchanging information with clients on a network, and manages document revisions after the creation and correspondence documents for that purpose Shall be included.
[0019]
Hereinafter, the present invention will be described in detail with reference to FIGS. FIG. 1 is a system configuration diagram showing a schematic configuration when a document creation management system (document creation management method and document creation management device) according to the present invention is constructed on a network. Each terminal device (workstation) related to the management system is interconnected as shown in the figure based on Ethernet specifications including LAN. The document creation management system includes a function of automatically converting the file formats of various documents 20 exchanged with a client via a network so that they can be shared with each other on the network. In order to realize a system that can operate beyond the differences in the document file formats of various databases (DBs) that are being operated, the present invention is specifically implemented under the following concept.
[0020]
The document creation management system of the present invention basically has a function of automatically converting the file format of each document 20 so that it can be used on a Web site (ie, a general client terminal device) on the Internet, and a document using the Internet and the database 50. It has a history management function.
[0021]
In the embodiment to be specifically illustrated, a document to be attached to a manufactured and sold product (product) (that is, a document packaged and enclosed with the product (hereinafter, referred to as “attached document”), among the documents to be handled, will be described. A management function, that is, an "attached document" creation management system for planning (creating cases), creating, editing, and proofreading the document (deciding on drafts) and correcting the composition for printing, printing, correcting and revising. As an example, the product to which such package inserts are attached is a pharmaceutical product, especially for a document creation management system operated in the pharmaceutical and printing industries in accordance with its specific business content. However, the industries to which the gist of the present invention can be applied are not necessarily limited to the above-mentioned pharmaceutical industry, etc. The industry are those that generally can be operated in common.
[0022]
This document creation management system creates a basic format of chaptering of a document accompanying new creation or revision of a document with the help of an editor described later, while prompting a general client to input via a terminal device. At this time, based on various information (characters, graphics, logos, structural formulas, graphs, format information, external character information, etc. in multiple languages) in the document element DB 50 connected to the document database (DB) management server of this system, It is set so that each data file having various file formats (PDF, WORD, TEXT, SGML, HTML, XML, XHTML, XSL, etc.) is automatically created.
[0023]
FIG. 2 is a system data flowchart showing a document creation operation performed by operating the document creation management system as one embodiment and a flow of information at that time. In this example, as an example in which cooperation and business with the printing industry are applied to an industry closely related to the printing industry, an example is shown which is implemented so as to be compatible with a pharmaceutical company in the pharmaceutical industry. The person in charge of the client (pharmaceutical industry) who operates the management system on a daily basis performs work centering on the creation of a new version under the progress confirmation via the progress management information file 70 of the superior as a confirmer. As described above, in the document creation management system that connects to the Internet (NET) and handles various documents used for electronic transactions with the client using the database 50, the document creation management system manages attached documents attached to a predetermined product. It has a database system 50 that can be shared locally.
[0024]
The attached document is created and managed separately in, for example, Japanese and English, and is created using a template dedicated to each language while referring to a DB file storing various document elements.
As described above, document files of various file formats (SGML, TEXT, WORD, HTML, XTM, PDF, and, if necessary, XHTML, XSL, etc.) which are so-called "automatically formatted" are created.
[0025]
Also, for example, a “Clinical Works” subsystem (a drug development support solution manufactured by COMPAQ) as a side effect subsystem can be used.
When known / unknown information of a side effect or revision information of an attached document is generated in the management system, the Clinical Works subsystem 40 is connected to the Clinical Works subsystem 40 via a server (FIG. 1) that manages the subsystem 40. The DB file of the subsystem 40 is set to be updated based on the side effect DB in the database system 50 based on the known / unknown information of the side effect.
[0026]
Here, the flow of electronic commerce performed using the management system between different industries will be outlined with reference to FIG. The electronic transaction shown in FIG. 3 is exchanged via the Internet between a drug manufacturing and sales company (pharmaceutical company) and a printing contractor (printing company), and is closely implemented by constructing a system via a network as described above. It is possible to perform various cooperation and transactions.
The internal organization of a pharmaceutical company includes a material department, a medical information department, and a factory, and can communicate with each other via an in-house LAN or the Internet as needed. The Materials Department, which has received a request for new creation, modification, and revision of printed matter (purchase request) from within the company, determines whether each reservation (order reservation, modification reservation, revision reservation) can be made to a predetermined contractor. Confirm reservation via network (sales reservation purchase process).
[0027]
The pharmaceutical company operates the document creation management system to execute the document creation management system and prepares the composition necessary for ordering the print with the vendor whose reservation confirmation has been obtained in the respective file formats of HTML, XHTML and CHTML. Create an electronic file or, alternatively, an electronic file containing XSL and PDF (article creation process).
On the other hand, when a trader receives a print copy document in a file format such as HTML, XHTML, CHTML, XSL, or PDF via a network, the print job is printed out based on the document (print process). ).
[0028]
The pharmaceutical company, which receives the printed matter (sample) as a delivery from the trader, checks the inspection at the factory, and issues a correction request to the trader via the material department if there is a need to correct the print quality. In addition, the Pharmaceutical Information Department examines whether the content needs to be revised or whether it needs to be revised in light of the latest pharmaceutical information and guidance from the competent authority (here, the Ministry of Health, Labor and Welfare). If necessary, a revision request is issued to the supplier via the material department (correction / revision process).
[0029]
In addition, the materials department reports the current status one by one while checking the status of each department in the company, and makes requests to the trader via the network. This report is made by the person in charge updating the progress management information file 70 described later. Then, when satisfactory print quality and content are achieved, the process can be shifted to a formal print mass printing process.
Transactions operated in such a form can use shared electronic files on the network, so the series of processes from creation of print copies to ordering to contractors and subsequent revision work is faster and faster than before. It can be accurate and the pointing operation itself can be made simpler.
[0030]
FIG. 4 shows an example of the configuration of a document creation management system according to an embodiment of the present invention, and the types of documents handled here.
This document creation management system has a database system 50 (main DB or the like) for document creation, and in this example, operates mainly in a pharmaceutical company. The printing service contractor is linked via the Internet (NET), and from the printing industry's point of view, this aims at an advanced form of an "automatic typesetting system" that can create a composition. I can.
This systematization aims to speed up information transmission, centralize information management, and shorten the work within departments. For this reason, the systematization of attachment revision cases and the systematization of attached document revision cases have been mainly implemented. It is aimed at.
[0031]
In order to systematize support for creating attached documents, a database (DB) and the Internet including a LAN are used to automatically create related files in various formats from the same source (document resources: shared files) It is constructed so that the conversion work of can be saved. As a result, as well as shortening the period for newly creating an attached document (creating a composition), shortening the period for creating an attached document and a notification of a revision in an edition correction work is also realized. The automatically created attached document is a document for Web publication, and can be immediately viewed by a third party including a client.
[0032]
In addition, for systematization of package revision case management, appropriate and efficient history management of the latest medical information obtained via the Internet (ie, indicating which document in the package insert was revised and how) The history information (reason for revision, etc.) is automatically generated by managing the calendar together with the reason for revision, and the cost reduction is realized by supporting the work processing of departmental work (review management, draft decision, etc.). In addition, by managing the document creation information and the revision information as the "attached document" and "revision correspondence document" in a centralized database, the same source realizes the efficiency of correspondence, inquiries, and information sharing. I do. For example, the common wording of each document element in a document is centrally managed so that it can be referred to by a shared file, and the quality of information is improved.
In addition, based on the guidance of the competent authority (approval body) for pharmaceuticals, prompt transmission of revision information in accordance with the 4-week response of emergency safety information / the 1-month response to the revision of the Pharmaceutical Safety Notice (for example, work within a department → revision of version) → Printing → Expansion of distribution / distribution by MR (Medical Representative).
[0033]
Therefore, in the present embodiment, the minimum specification target for realizing the document creation management system is defined as follows.
・ Achieve more efficient creation of product package inserts and notification of revisions.
・ Shortening the transmission (lead time) of medical information such as revision information from the MR (medical information staff) to the medical institution (hospital).
・ Achieve high quality information by centrally managing attached documents and revised documents.
[0034]
Pharmaceutical companies, as clients who order printing of package inserts from printers, receive new medical information (HP) from the Internet homepage (HP) of the drug industry or the Ministry of Health, Labor and Welfare (HP). For example, information on side effects, contraindications, efficacy effects, etc.) must be immediately reflected in the attached document attached to the product (marketing agent) being manufactured. Therefore, in order to simplify a series of operations for creating or revising an attached document and to shorten the required time, a document creation management system (document creation management device as hardware) is specifically described as follows. To construct.
[0035]
That is, in the management system, a plurality of terminal devices (workstations) that can be connected to and communicate with a network (in-house LAN (IEEE802.3) and the Internet (NET), etc.) and that these workstations access the in-house LAN A possible database 50, a word processor having a document input function for prompting a client operator to input a new content attached document used locally at this workstation, and reading a document (existing document) having an existing content from the database 50 A converter 11 for sequentially converting an input document into a description language that can be shared on the Internet based on a predetermined file format, and a subsystem 40 for managing and accumulating other latest information obtained via the Internet in a referable manner. Sabiko As shown in FIG. 4, a computer: side effect information management system) and an editor 12 for reading other latest information from the subsystem 40 and editing the converted document while converting the converted document into a predetermined document file format. Is established.
In the printing industry, in particular, the converter 11 and the editor 12 used for creating a composition are collectively referred to as an "automatic typesetting engine" and fulfill a predetermined printed matter editing proofreading / revision management function.
[0036]
For the word processor, for example, "MS-Word" (Word 2000 manufactured by Microsoft) is used. This is preferably a conversion definition file that is downloaded and installed as plug-in software (ie, “Plug-in Word”) in the management system or the terminal device, and is provided to simplify the document input operation. Operate so that it can operate while referring to.
[0037]
The converter 11 converts a document of a Web page into a predetermined description language (SGML, HTML, XML, and XHTML so that the document can be shared as digital information, or converts it to include XSL or the like as necessary. Here, one of them is referred to as an “SGML converter”. In order to convert a document input by the word processor into the SGML format, first, if necessary, the text is converted to an RTF (Rich Text File), and the DTD is converted. (Document Type Definition), and then convert to, for example, SGML / XML / HTML / XHTML / XSL and PDF formats (SGML conversion / XML conversion / HTML conversion / XHTML conversion / XSL conversion and PDF conversion). Configure as needed Have been.
[0038]
The editor 12 edits a document in each of the above-described description languages (SGML, HTML, XML, and, if necessary, XHTML, XSL, etc.). Based on the SGML-converted document, the editor 12 outputs revision information. It is configured to edit, for example, an SGML format document (composition) to be stored in the database 50 while referring to it (details will be described later).
[0039]
An overview of some features of the document description language handled here will be given. For example, the description language SGML is a document description language that expresses a document structure or attribute such as a title or headline of a document by attaching a predetermined mark, and is a DTD (Document Type Definition) defined by a type of business or a type of document. Is determined based on The SGML is a language in which documents can be stored, referenced, and easily managed without depending on hardware or system resources used.
Further, the XML is composed of an XML declaration section, a DTD section (document type definition section) and an XML data section (document body section) as a document structure, and the document type definition section has a hierarchical structure. For example, in the case of electronic commerce, the order information included in the structure generally includes the ordering party and the ordered product (order date, product number, product name) and the like.
[0040]
Further, as a process of the above-mentioned HTML evolution, there was an extended specification called DHTML (Dynamic HTML). At present, however, a markup language called XHTML (Extensible Hypertext Markup Language) has appeared (detailed specifications are well known). The invention can also support this XHTML.
Further, XML (Extensible Markup Language), which is a successor language of HTML, is a description language in which extended functions are considered so that extended functions can be used on the Web. XSL (Extensible Style-sheets) is used as a style sheet description language for XML. Language) has also appeared at present (detailed specifications are well-known), so that the present invention can support this as well.
[0041]
The parser analyzes and converts the XML into objects. By making such an object, it can be handled in an object-oriented programming language. Of course, it is also possible to register and correct XML information by a program. As a result, even when the environment, the language used, and the database structure are different, information can be exchanged at extremely low cost, and versatility and cost reduction can be achieved.
[0042]
For example, if a database on the server side is managed in XML format data, and if it is desired to provide information to a user managed in a different format, for example, HTML format data, predetermined preprocessing is required.
Since the XML format data is simply text having no style definition, it is necessary to convert the data including the style definition in order to display the data correctly on the user side via a Web browser that does not support XML (for example, a normal HTML-compatible browser or the like). It is necessary to generate the object source before sending it to the user.
[0043]
Therefore, when transmitting the XML format data to each user terminal, the server side considers an equivalent style definition using XSL (Extensible style-sheets language) or the like, and then considers an HTML style converter. Is converted to HTML format data by XSLT (XSL transformation) or the like, and then transmitted.
In the case of transmission in the opposite direction (that is, transmission from the user side to the server side), a definition program (for example, CSS (Cascading style-sheets) for performing style definition for HTML or XML on the server side). , XSLT, etc.) to convert the data to XML format data, and then to display and output the data on the terminal.
[0044]
As described above, the automatic conversion function of the document creation management system is configured to be able to convert the data into a data format such as XML or XHTML in addition to HTML.
Further, the document creation management system has a document file (PDF) representing the composition data from which the print order is distributed to the printing company.
Of course, CHTML (Compact HTML) as a description language for portable terminals may be similarly supported.
[0045]
The database system 50 mainly includes a DB file as a main DB management system that stores documents in an SGML format conforming to “GAMEDIOS” or the like, and a side effect database (side effect DB) that holds information on side effects of the product, and a contraindication. , A DB that records and retains the effects and other information (that is, the effects / effects DB, contraindications DB, and other information DBs) is configured to be accessible.
[0046]
In addition, a side effect subsystem “Clinical Works” system (a drug development support solution manufactured by COMPAQ), specifically, a system called “Clinical Works 4 / PIS” is adopted as the above-described subsystem 40, and information on side effects of drugs is updated. This is implemented so that the side effect DB constituting the database 50 to be managed and stored can be sequentially updated.
By cooperating with such a subsystem 40 and the like, the systemized work can be made more efficient. The subsystem 40 is a system for automatically creating a copy of a prescription for a medical drug and a revision report, and contributes to a reduction in cost and a period required for preparing the package and the revision report. Further, the subsystem 40 has a specification such that a report by the Ministry of Health, Labor and Welfare (SGML), internal and external homepage contents (HTML), a document file for distribution, and a composition file can be automatically created.
[0047]
In addition, the revision information is automatically written to the subsystem 40 in the revision completion step. As a result, double input to the subsystem 40 is prevented, and the setting is made such that revision information can be centrally managed.
In other words, update information feedback to the Clinical Works subsystem 40 (a side effect code (MedDRA / LLT) maintenance function for each package and each version as a master database of the side effects described in the package insert) can be realized, and the master information can be transferred to the Clinical Works subsystem 40. By referring to the 40 case information evaluation functions), the side effect related information in the package insert can be unified.
[0048]
FIG. 5 shows a document revision operation in the document creation management system of this embodiment and a flow of information at that time by a system data flow.
When the latest information such as side effects is searched by the above-mentioned Clinical Works subsystem 40, the attached document needs to be revised. Therefore, when the revised information is generated, the document creation management system shifts to a revision mode (see below). The side effect DB in the database system 50 is updated based on the known / unknown information of the side effect obtained by accessing the Clinical Works DB file 40 via the server (see FIG. 1) that manages the Clinical Works subsystem 40. Is set to
That is, the management system also supports the following functions as a whole.
・ Various document management functions related to the reason for revision: Manages related documents such as references, minutes, and exchange materials with the Ministry of Health, Labor and Welfare related to package insert revision.
-Search function: Provides a search function based on the attached document name, component name, specified character string, or status.
-Information transmission destination list generation function: The system lists the transmission destinations according to the urgency of information and the product type, and prevents leakage.
・ Japanese-English document association function: The English version document is associated with the created Japanese version document and managed.
-Management function of international editions and overseas editions: Manages international editions and overseas editions on a per-version basis. This can be used to determine the reflection on Japanese attached documents.
[0049]
6 to 8 show transitions of processing in the document creation management system (document creation management method) according to the present embodiment with reference to transition diagrams and flowcharts.
FIG. 6 is a transition diagram schematically showing the overall operation mode of the business to which the document creation management system is applied.
The management system generally performs the following operations ((1.0) to (9.0)) with respect to the operation procedure (operation) of the person in charge.
First, user authentication is performed at login (1.0).
In international ability book management (2.0), the newly acquired international ability book is stored / retrieved in the DB and the management data is registered.
In the attached document revision (3.0), management of the attached document case, management data necessary for purchase-related work, and element data described in the attached document are performed.
In the typesetting section element registration (4.0), among the constituent elements of the attached document-related file, an element of "precautions" to be subjected to automatic typesetting is registered in the system.
In the related file input / output (5.0), each attached document related file generated by the system is stored / retrieved in the DB.
In the US package management (6.0), the newly acquired US package is stored / retrieved in the DB and the management data is registered.
In the fixed part element registration (7.0), among the constituent elements of the attached document related file, the elements other than the "precautions" handled as fixed blocks are registered in the system.
In form creation (8.0), various output forms are created based on the system management data.
In the related file automatic generation (9.0), an attached document related file described as an external entity is generated.
[0050]
On the other hand, there are many terminals connected to the Internet in addition to the Department of Materials and the Department of Pharmaceutical Information. Among them, there are servers (Web terminals) with the Ministry of Health, Labor and Welfare's website, There is a server (Web terminal) having an HP of a trader to be executed. In addition, a server (Web terminal) accessible to general individuals and companies is connected. However, since the document via the connection is usually in the XML format, the system is also provided with an XML-dedicated DB so that the document is converted into the XML format and then published on the net.
[0051]
As described above, the document creation management system according to the present embodiment interconnects a server for managing attached documents, a terminal device of a general client, a side effect DB that stores information on side effects, and the like via a predetermined network (Internet). It can be said that this is a management system that enables a client to compare and correct a new document and a conventional document on a terminal device and correct them.
[0052]
Here, the details will be described focusing on the file format. The management system stores these documents in a document format of SGML (SGML, word, etc.), for example, in a format for downloading a homepage for the company (word), in an “SGML instance” format for submission to the Ministry of Health, Labor and Welfare (SGML: sgml) or an HTML document format for downloading external homepages (HTML: html), or another text format for downloading internal homepages (TEXT: text) and a document for external homepages and PDF for composition. New software that can automatically convert to PDF format. In the case of this example, for example, in the case of this example, it is possible to quickly convert the document into a typesetting document for printing, a homepage for external use, a homepage for internal use, or a document in each file format to be submitted to the Ministry of Health, Labor and Welfare (attached ) It is built here as a document creation management system.
[0053]
The specifications provided by the document creation management system described above are listed here.
・ Provide "MS-Word" template for creating attached documents.
・ Provide a conversion definition file that associates the “MS-Word” style with the SGML instance corresponding to the drug information provision system of the Ministry of Health, Labor and Welfare.
-Provide a definition table that associates character modifications such as bold and superscript characters with tags.
-Provide a definition table that corresponds to special characters (characters) unique to the industry.
[0054]
Next, the operation of each function provided in the document creation management system will be described.
(1) Set the network connection as follows so that the related files can be automatically created and distributed automatically. That is, the attached document is set to be distributed to the Ministry of Health, Labor and Welfare, to an external website (hereinafter abbreviated as HP), to an internal HP, and to an overseas affiliated company.
The revised communication document is set so that it can be distributed as an external HP, an internal HP, and a copy.
In addition, a new and old comparison table was prepared (refer to the consultation with the Ministry of Health, Labor and Welfare).
[0055]
(2) In order to systematize the composition work, the editor 12 and the automatic composition function are used as follows in order to greatly reduce the load on the user (operator) in the composition work.
(1) Create attached documents and revised correspondence documents using the in-house system. The layout is fine-tuned on the MS-Word by the automatic typesetting function based on the information of the DB management server, and then the PDF file is output via the “Adobe Acrobat” as plug-in software to copy the composition. Create
Note that, for the MS-Word version to be applied, “Microsoft Word 2000” is particularly used here because the layout adjustment function is emphasized.
(2) Convert the typesetting information into data. For example, layout information (attachment, format, external character, image (eg, structural formula, dosage form diagram, logo, graph, barcode, picture), etc.).
The layout information (template) is held by the typesetting layout logic. Therefore, the template for each attached document becomes unnecessary by the automatic typesetting function.
[0056]
(3) For database integration (unification) of information, a database linked with a DTP (Desk Top Publishing) function is constructed as follows.
(1) Data version management (revision history management) is performed. At this time, the database system 50 linked with the DTP realizes a function of integrally managing the character, graphic information, format information, and revision history information. Revision history information can be managed in cooperation with a character input workstation (terminal device).
(2) Simultaneous correction of common language (grouping of items in a document) can be performed.
(3) One-to-one correspondence between Japanese and English versions.
[0057]
(4) For document management, the following document management information is stored in the database.・ Attached documents (Japanese version, English version): Operate as described above.
-Overseas Version Attachment: The Overseas Version Attachment Function manages the version of the Overseas Version Attachment (PDF file) based on the management files such as the date of revision of overseas affiliates, the date of internal acquisition, and the background.
・ International ability book: The management data such as international ability book, date of revision of overseas affiliated company, internal acquisition date, background, etc. is managed together with English version international ability book and Japanese version international ability book.
Then, the person in charge accesses the database from the terminal device, and supports a function of determining whether or not the change is required to be reflected in the package insert in Japan and a function of confirming the superior of the determination result.
[0058]
(5) To digitize the progress management of the internal check process, etc.
On the progress management screen, enter information such as the date and the person in charge at each step of the revision work. The progress of each revision work can be confirmed in a list by displaying the progress on the screen and outputting the form. In other words, it is possible to ensure the work execution.
[0059]
Specifically, the operation control of the document creation management system will be described with reference to FIGS.
FIG. 7 is a flowchart showing an outline of an operation procedure as a main routine of the document creation management system, and FIG. 8 is a flowchart showing an outline of an operation procedure of a subroutine "creating an electronic file for a composition". .
[0060]
9 to 12 show screens in the input mode and their operation procedures. Changes from the template (target item) input editor screen (editing-dedicated word processor screen) relating to the creation of a new draft are shown. I understand. FIG. 9 shows a “template input screen” as an initial screen, and FIG. 10 shows a result of the validity check. Further, FIG. 11 shows a process of returning from the result display to the template input screen, and FIG. 12 shows an example of automatic generation of the attached document (SGML instance).
[0061]
In an actual operation, an outline of a change in the input screen using the template will be described with reference to screen images of the terminal device shown in FIGS.
As shown in FIG. 7, when the document creation management system is started (START), the system is first initialized as preprocessing, and the operator is prompted to select an operation mode (S10). The type of the operation mode selected and input by the operator is determined (S20). For details, determine whether the mode is a new creation mode for entering a new document, a correction mode for performing a document confirmation / correction operation, or a revision mode for updating the contents following revision of the document. Then, the flow branches to S30, S50 or S70, respectively, which will be described later.
[0062]
In the case of the new document creation mode, the flow branches to S30, and after executing a subroutine "Create an electronic file for composition" described later in detail (S30), the newly created electronic file for composition is designated. The new order is sent to the printing company (S40).
In the case of the document correction mode, the process branches to S50, prompting the operator to re-input the requested correction item (S50), and transmits a correction request including the re-input content to the trader (S60).
In the case of the document revision mode, the process branches to S70, prompting the operator to re-enter the requested revision item (S70), and transmits a revised print including the re-input content to the printing company as described above (S80). ).
[0063]
As shown in FIG. 8, the subroutine "creation of an electronic file for composition" (S30) defines a control procedure based on a new input of document creation. Includes procedures common to all departments.
“MS-Word” is activated, and a preset input template as shown in FIG. 9 is displayed to prompt the operator to input characters in blanks of each input item. When the input is made, the automatic typesetting engine 10 of the management system refers to a predetermined conversion definition file and a conversion definition table and converts the input content into a predetermined file format as necessary. Once accepted (S31).
[0064]
Subsequently, the validity check of the input content is performed simultaneously with the screen display shown in FIG. 10 (S32). Until the input content is determined to be valid, a simple parse-like editing operation (that is, an operation by a parser (software for analyzing the grammatical structure of a document)) is repeated. That is, the screen of the result of the validity check and the document editing screen are displayed as shown in FIG. 11, and the cursor advances to the editing position as indicated by the arrow according to the transition of the processing. Specifically, when the jump button is clicked, the setting is made to jump to the editing position.
[0065]
A series of documents are assembled in the editing area while referring to the corresponding database. As shown in the display screen of FIG. 12, various tags are appropriately added, edited, and automatically created. If there is no error, the data is converted and stored in, for example, the SGML file format, and a series of attached documents is completed (S33).
After that, it is written and stored as an SGML instance in a DB file in the SGML file format. Similarly, the data is also written in a DB file in PDF format, which is stored as a composition document (S34). When creating the file in the PDF format, for example, “Acrobat-Distiller” as plug-in software may be used.
[0066]
Even after the data is once stored, the attached document can be finally checked using an existing parser or the like.
Further, the document is converted into a document other than the exemplified SGML file format in the same manner as described above, and becomes a document in a desired file format (for example, HTML, XML, XHTML, etc.).
[0067]
The following operations and effects are obtained depending on the input operation of the document creation management system as a result of the screen development shifting as shown in FIGS. 9 to 12 referred to earlier. That is,
The operator in charge does not need difficult SGML knowledge.
Just by inputting characters in blanks of the MS-Word template table, for example, an “SGML instance” as shown in FIG. 12 can be automatically generated.
-Modification tags such as superscripts can be directly converted by MS-Word editing function. That is, the same layout processing as that of the printed matter is possible, and data operation between the SGML and the printed matter becomes possible.
・ Character input at the correct position can be automatically verified.
When the predetermined data modification is completed, the print layout is automatically formatted, and it is possible to place an order with a printing company (trader) via the Internet as it is.
[0068]
FIG. 13A shows files and tables related to the data format conversion processing, and FIG. 13B shows examples of validity check items. Here, the SGML conversion processing and the validity check will be described as an example.
The conversion process itself is executed based on reference to various tables according to a predetermined algorithm for converting, for example, a WORD document into a document having a different data format such as SGML, as illustrated in FIG. Here, the case of the SGML conversion will be exemplified.
[0069]
When a document is input by the client, the converter / parser 11 constituting the automatic typesetting engine 10 reads the conversion definition file 30 in order to automatically analyze and convert the structure of the document. Refer to and specify the definition of the data format of the document.
[0070]
Further, the input document is converted into a character string suitable for the operating entity by referring to the entity reference table.
At the same time, by referring to the character attribute association table, the attribute of the character string in the document is converted into the character string of the target data format while associating the attribute with the data attribute. Note that, in addition to such SGML conversion, XML conversion / HTML conversion / XHTML conversion and the like are also performed in the same manner.
[0071]
Also, the validity check for each input item is performed for each item illustrated in FIG. 13B, and if there is an invalid input error on an item, an appropriate error message is displayed and attention is paid to the client. Is to be encouraged.
[0072]
In this way, for example, document data in the SGML format including a document suitable for the operation entity of the client itself is generated.
[0073]
In the XML conversion / HTML conversion, in particular, when converting HTML format data to XML format data, an XML conversion / display tool group (XML converter, CSS), XSLT, XML parser, DOM, etc. may be used. Also, if the transmission / reception function of http on the Internet is used, the data may be sent to the server in the same format, and then converted into a desired format using abundant tools on the server side. Alternatively, the conversion may be performed using a subset tool supported by the type of the language to be converted.
[0074]
As described above, the document creation management system according to the present embodiment uses the Internet (NET) and the database (DB) to handle documents used for information exchange with a plurality of clients and electronic transactions. Here, in particular, it can be said that preparing an attached document to be attached to a product mainly includes the following steps. That is, a document input step for prompting input of an attached document with new contents, a step of reading a document with existing contents (existing document) from the database, and the attached document can be shared on the Internet based on a predetermined file format. A document conversion step of sequentially converting into a description language, a document editing step of taking in and converting a converted attached document and an available existing document (resource) in the database, and a temporarily output document (proofing: geller ), And a document delivery step of delivering the created document file to a predetermined client via the Internet.
[0075]
Here, an overview of the system from the viewpoint of the items to be realized by the management system (such as ensuring work execution, system cooperation, and security) will be listed.
First, functions that contribute to shortening of work by the management system include the following.
・ Item management for revision of attached information. (That is, the package information and the revision history are centrally managed, and the progress information of the revision work from the occurrence of the case to its completion is managed).
Automation of attached document creation: (ie, labor saving by automatic creation of draft document for review (Word)). In the layout for the content, the automatic typesetting function by "optimization logic" minimizes the fine adjustment work of the composition and realizes a great labor saving of the composition work.
Therefore, for example, the fine adjustment work after the automatic typesetting is performed on “MS-Word”, and each content data is edited by the dedicated editor 12. This eliminates the need for special skills on the user side.
[0076]
-Automatic generation of Web publishing attachments and history information (reason for revision etc.) can be provided, and the latest attachment information can be provided to the site (department for viewing / editing) without waiting for the printing period.
・ Data history management is performed in units of document blocks.
・ The database that stores and stores the content is constructed in a form in which each component is linked. Thereby, the common wording is corrected at the same time.
・ Efficiency can be improved by implementing a search function using link information of each component.
[0077]
Next, FIGS. 14 to 17 show screen changes related to the revision of the document, and the screens in the revision mode and their operation procedures can be understood.
FIG. 14 shows a screen for adding / modifying the contents of revision, and FIG. 15 shows a screen for a revised document and a revision notification. FIG. 16 shows an output screen of a revision work result, and FIG. 17 shows a status confirmation screen of a revision case.
[0078]
In the document revision mode (S70 in FIG. 7), when the operator inputs a revision item, as shown in FIG. 14, an attached document requiring “revision” is determined based on the case number, Add new elements or modify existing elements in the block to be revised of the attached document. At this time, the revision date is updated. At this time, as well as the revised attached document data as shown in FIG. 15, the revised notification data is output in a predetermined file format.
[0079]
That is, a document element is added to each block in the attached document item definition screen (see (1) in FIG. 16). Further, on the attached document creation screen, the defined attached document and the correspondence document including the revision notification are output in each file format (see (2) in FIG. 16).
Further, in the management system, it is set so that the revised matter of the attached document can be confirmed and displayed in the attached matter revised matter list as shown in FIG.
[0080]
As described above, according to the present embodiment, first, it is possible to convert a document into SGML by a simple operation. That is, a document (SGML instance) corresponding to the necessary condition can be created by a simple operation.
Automatic typesetting can be performed by simple operation. That is, it is possible to reduce and automate the labor of creating in the SGML format based on the conditions.
[0081]
Easy conversion to HTML, XML or XHTML by SGML or automatic conversion. That is, digital information described in a conventional language can be converted into new XML or the like.
Furthermore, documents must be managed efficiently in a database such as XML. That is, efficient management and information distribution are enabled by DB management.
[0082]
In other words, by using the management system of the present invention on the Internet, each document format can be quickly and automatically converted to be compatible with a plurality of types of document formats (industry document standards), and can be edited and corrected. As a result, electronic transactions can be performed in a compatible document format that does not differ between the browser terminals of each client.
[0083]
By implementing as described above, the client that operates the management system,
(Matter Occurs): Review → Decision Making → Print Order → Print Completed: (Matter Complete)
In-house work-> Composition correction->Printing-> Distribution by MR
Therefore, it is possible to shorten the work compared to the conventional work, and to expand the electronic transaction between different industries.
[0084]
It becomes possible to automatically generate document history information including the revision (reason for revision, etc.) in addition to the new creation of a Web publication attachment. Then, the related information (medical information) that changes every day can be immediately reflected in the contents of the package insert.
[0085]
Other advantages of the management system include the following improvements in security and progress management.
・ To provide multi-user support, strengthen security as follows. Performs user authentication (login authentication) at the time of login. A supervisor (supervisor) approves the confirmation by the supervisor performing a confirmation input at each step of the business. By locking the data up to the step (data lock) (for example, exclusive control of data access in the minimum unit of the document), security of the data to be handled is securely executed.
[0086]
・ In order to ensure the implementation of the work, digitize the internal check process of the work. The progress display function based on the progress management information file can prevent the processing from leaking.
[0087]
(Modification)
The above embodiment may be modified as follows. For example,
The package insert may be similarly applied to, for example, a catalog, an instruction manual, or a precautionary instruction.
[0088]
(Other modifications)
In the illustrated embodiment, the field of medicine is taken as an example, but it goes without saying that the present invention can be similarly applied to other fields.
Also, the operating industry is not limited to pharmaceutical companies, and may be modified in accordance with the circumstances of various industries.
For reference, “on-demand publishing” between publishers and printing companies and how to handle out-of-print books and reprinted books are considered as similar applications.
In addition, various modifications can be made without departing from the spirit of the present invention.
[0089]
Although the embodiments have been described above, the present invention includes the following inventions.
(A) A terminal device (workstation) that can communicate by connecting to a network such as an in-house LAN or the Internet, a database that can be accessed from this workstation, and a new content (attached) document used by the workstation. A word processor having a document input function for prompting input, and reading a document (existing document) having existing contents from the database, and sequentially converting the input document into a description language that can be shared on the Internet based on a predetermined file format. Document conversion (converter), an editor for editing the converted document into a document file format of a predetermined format, and a subsystem (subcomputer) for managing and accumulating other latest information obtained via the Internet in a referable manner. : Side effect information management system) And a document creation management system characterized in that
[0090]
(B) The database according to (a), wherein the database includes a DB file in a document format of SGML and a DB file that stores and manages various pieces of information relating to products. Can be provided.
(C) The converter provides a document creation management system according to any one of (a) and (b), wherein the converter converts the document into a document format of the latest description language such as SGML, preferably XML. it can.
[0091]
By using this package management system on the network (Internet), we can promptly distribute specialized information (for example, pharmaceuticals) that is revised sequentially, improve the revision work, and streamline operations such as providing information. In addition to contributing, it can fulfill its social responsibilities, such as promptly and accurately providing urgent latest information to the business partner (client).
Further, the creation period can be shortened. For example, dynamic and two-way electronic transactions (contact, ordering, receiving orders, revisions, etc.) between companies can be automated, and quick and reliable transactions can be performed.
[0092]
【The invention's effect】
As described above, according to the present invention, by utilizing a database and a network such as the Internet and utilizing this document creation management system (apparatus and method) for daily work, a company (department, charge, etc.) related to a product can be used. 2) It is possible to provide a system capable of quickly creating and managing a document in which each document can be converted so as to conform to a plurality of different types of document formats in each terminal.
[Brief description of the drawings]
FIG. 1 is a system configuration diagram showing an outline when a document creation management system of the present invention is constructed on a network as one embodiment.
FIG. 2 is a system data flowchart showing a document creation operation in the document creation management system and a flow of information at that time.
FIG. 3 is a process diagram showing an operation mode of the document creation management system, showing a flow from creation of a print copy to ordering to a trader and subsequent revision work.
FIG. 4 is a block diagram showing a configuration example of the management system and documents to be handled;
FIG. 5 is a system data flowchart showing a document revision work and a flow of information at that time.
FIG. 6 is a transition diagram schematically showing an overall operation mode of a business to which the management system is applied.
FIG. 7 is an exemplary flowchart showing an outline of an operation procedure as a main routine of the document creation management system;
FIG. 8 is a flowchart showing an outline of an operation procedure of a subroutine “creating an electronic file for composition”;
FIG. 9 is an explanatory diagram showing a template screen in an input mode.
FIG. 10 is an explanatory diagram showing a validity check screen in the input mode.
FIG. 11 is an explanatory diagram illustrating a screen of a validity check result in the input mode.
FIG. 12 is an explanatory diagram of a screen for displaying an automatically generated attached document in the input mode.
FIGS. 13 (a) and 13 (b) show an outline of a conversion process and a validity check,
(A) is an explanatory view showing files and tables involved in conversion,
(B) is a list showing examples of validity check items.
FIG. 14 is an explanatory diagram of a screen that displays addition / modification details in a revision mode.
FIG. 15 is an explanatory diagram of a screen displaying revised contents in the revision mode and the contents of the revision notice;
FIG. 16 is an explanatory diagram of a screen that displays the revised contents and the contents of the revision notification in the revision mode on the same screen.
FIG. 17 is an explanatory diagram of a revised case status confirmation screen displayed as a list.
[Explanation of symbols]
10 ... Automatic typesetting engine (converter / editor),
11 ... Converter / automatic structure analysis unit (Perth)
11a: RTF converter,
11b... DTD association unit,
11c ... SGML / XML converter,
12 ... Editor,
20: Document file (attachment / communication)
30 ... conversion definition file,
40 ... subsystem (Clinical Works),
50: database system (document element DB system)
60: revision history information file,
70 ... Progress management information file,
80 ... validity check unit.
S10 to S80: document creation management processing procedure (main routine);
S31 to S34: Composition electronic file creation procedure (subroutine).

Claims

In a document creation management method for handling a document file used for information exchange using the Internet and a database,
A document input step for prompting the user to input a document having new contents in order to create the document file;
Reading an existing document containing existing content from the database;
A document conversion step of sequentially converting the document into a predetermined description language that can be shared on the Internet based on a predetermined file format;
A document editing step of taking the converted document and an existing document available in the database as a resource and editing the document in the description language;
A document proofreading step for proofreading a newly created document file;
A document delivery step of delivering the created document file to a predetermined client via the Internet;
A document creation management method comprising:

A document revising step for promptly updating a predetermined portion of the document file in accordance with the content based on the information newly browsed on the Internet;
A document history management step of prompting the user to check the history of the revised document file, and recording and managing the history;
2. The document creation management method according to claim 1, further comprising:

The above-mentioned converted documents are described in SGML (Standard Generalized Markup Language), HTML (Hypertext Markup Language Language), XML (Extension MarkMangaLanguage), and XML (Extensible MarkHangerX). The document creation management method according to claim 1, wherein the document creation management method is characterized in that:

2. The document creation management method according to claim 1, wherein the newly created document file is represented by a predetermined file format (PDF (Portable Document Format)) and includes contents of an order from a client.

A plurality of terminal devices capable of communicating by connecting to a network including a LAN and the Internet;
A database accessible from the terminal device via the LAN;
A word processor having a document input function that is locally used in the terminal device and that prompts the user to input a new document;
A converter that reads an existing document having existing contents from the database and sequentially converts the input document into a description language that can be shared on the Internet based on a predetermined file format;
A subsystem that accumulates and manages other latest information obtained through the Internet so that it can be referred to;
An editor that reads the other latest information from the subsystem and edits the converted document while sequentially converting the converted document into a document file of a predetermined format;
A document creation management device comprising:

The converter converts the edited document to a standard generalized language language (SGML), an HTML (Hypertext Markup Language) or an XML (Extension Language) specified as a description language for a Web site. The document creation management device according to claim 5, wherein the conversion is performed as needed.

In a document creation management device that handles documents used for electronic transactions using the Internet and databases,
A document file written or revised in such a way that it can be shared on the Internet, converted and translated, and written in multiple languages,
A database from which existing standard document elements can be searched when editing the above document,
A progress management information file that can be updated and referenced to manage the progress of the creation or revision of the above document;
With
A document creation management device characterized by prompting a client to browse a document file created in a description language that is at least compatible with the Internet, and using the browsed content as an order instruction content in a commercial transaction.

The created document file includes a standard generalized markup language (SGML), a file format used in the database, an HTML (Hypertext Markup Language), an XML (Extensible MarkHapX), and an XML (Extensible MarkHapX).
The document according to claim 7, wherein the client is urged to deliver the document based on the document content of a PDF (Portable Document Format) created by the converter for converting the file format and an editor for editing the content. Creation management device.