JP2004133600A - 電子メールを用いた電子データ共有システムと方法およびその方法を実現するための記録媒体 - Google Patents
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Abstract
【課題】複数の拠点間でデータ共有を容易にするための従来ツールの導入は、コストおよびセキュリティ上の問題で導入が難しい場合が多い。そこで拠点間通信が容易に実現できる電子メールを用いてデータ共有を行いたいが、データの構成管理を行うのに十分な機能を電子メールは標準では有していない。
【解決手段】特定の件名の電子メールを通信路として用い、共有データ送受信を実現する。各共有データには本発明内においてユニークになるような番号を割り当て、その番号を元に、共有データの追加、更新、削除を行う。また、共有データの所有権を管理することで共有データの同時編集を回避し、共有データの整合性を保証する。
【選択図】 図４
【解決手段】特定の件名の電子メールを通信路として用い、共有データ送受信を実現する。各共有データには本発明内においてユニークになるような番号を割り当て、その番号を元に、共有データの追加、更新、削除を行う。また、共有データの所有権を管理することで共有データの同時編集を回避し、共有データの整合性を保証する。
【選択図】 図４
Description
【０００１】
【発明の属する技術分野】
本発明は、電子メールを通信媒体としてデータの共有およびデータの更新・削除を行う技術に関する。
【０００２】
【従来の技術】
仕事上の資料の電子化が進んでいる現在、情報の共有手段として、インターネットやイントラネットが利用される場面が多くなっている。その一方で、セキュリティの観点から、インターネットを介する通信では利用できるサービスを限定している会社も多い。そのため複数の会社が複数の拠点で共同作業を行う場合、インターネットを介した情報伝達の手段として、セキュリティ上の制約の少ない電子メールで情報配信する場合が多くみられる。
【０００３】
しかし、単純に電子メールで情報共有を行う場合、下記の問題が発生する。
【０００４】
（ａ）更新が頻繁に発生するデータの場合、受信者側に最新データを管理する負担が発生する
（ｂ）データを格納する作業は、受信者側に存在するため、格納場所にデータ作成者の意図が反映されにくい
（ｃ）配布したデータの削除や名前の変更などの操作をデータ作成者が容易に行うことができない
（ｄ）一つのデータを複数人で編集する場合に必要な排他制御ができない
（ａ）、（ｂ）を解決する手段として、ネットワーク上に電子メール送受信機能を有するメール管理サーバを設置し、共有データが添付されたメールから情報を抜き出してメールの追加を行う技術が提案されている（例えば、特許文献１参照）。
【０００５】
しかし（ｃ）、（ｄ）のような問題点は解決されていない。また、このシステムでは特別なメールサーバを用意する必要があり、システム導入の際のコストが高くなってしまう。
【０００６】
【特許文献１】
特開平０７−６６８４１号公報
【０００７】
【発明が解決しようとする課題】
複数の拠点間でデータ共有を行うためにファイル構成ツールを利用する場合、専用のサーバの設置およびセキュリティを緩める必要が発生する。そのため導入コストおよびセキュリティ上の問題を解決する必要があり、開発期間、開発規模の関係上、開発現場に容易に導入することができない場合が多い。
【０００８】
そこで、導入コストが低く、セキュリティを新たに緩める必要のない、電子メールを通信媒体としてデータ共有を行う。ここで問題になってくるのが、電子メール機能である。基本的にファイルの構成管理を行うのに十分な機能を標準では有していない。
【０００９】
本発明では、導入コストを下げるために、特別なサーバを用意することなく、従来の電子メールサーバおよび本発明を導入した端末を用いて、ファイル構成管理ツールに必要な最低限の機能を実現することを目的とする。また、特別なサーバを設置しない代わりに、利用者１人が複数端末で共有データを利用する手段を提案する。
【００１０】
【課題を解決するための手段】
上記目的を達成するために本発明の電子データ共有システムは、電子メールを用いて共有データの送受信を行う電子メール送受信部と、電子メールを用いた共有データの構成管理機能と電子メールを用いた共有データの所有権管理機能とを有する共有データ管理部とを備える。
【００１１】
また、通常の電子メールと区別するために特定の件名を与えられた電子メールを通信手段とし、前記特定の件名を与えられた電子メールを共有データの送受信を実現するための指令伝達手段として用いる。
【００１２】
前記構成管理機能は、各端末に固有に割り振ったＩＤ番号からシステム内においてユニークな共有データ番号を生成する機能と、共有データと共に送受信される前記共有データ番号および共有データ保存位置情報から共有データの追加、更新、削除を行う機能を備える。
【００１３】
前記所有権管理機能は、共有データ生成時点に生成を実施した端末に所有権を割り当てる機能と電子メールを用いて共有データの所有権を前記共有データ番号ごとに端末間でやり取りする機能とを有する前記共有データ番号ごとの所有権をシステム内で１端末に限定する機能と、所有権のある共有データ番号の共有データのみ更新、削除を許可する機能とを備える。
【００１４】
さらに、前記共有データ番号および共有データ保存位置情報のリストを電子メールで送受信する機能と、前記共有データ番号を有する共有データをシステム内の別端末から取得する機能とを備えても良い。
【００１５】
利用者１人が複数端末で共有データを利用するために、別電子メールアドレスを利用する別端末との電子データ共有機能を有する主端末と、前記主端末と電子データ共有機能を有する副端末とが、一つの電子メールアドレスを共用する。
【００１６】
前記一つの電子メールアドレスを共用する機能は、送信元と送信先の端末ＩＤを前記指令伝達手段用電子メールに追加し送受信端末を判断する機能と、前記主端末から前記副端末に送信された電子メールを前記副端末が受信したときに受信したことを示す電子メールを前記主端末に返信する機能と、前記主端末がメールサーバから電子メールを削除する際に前記受信したことを示す電子メールと対応していない副端末に送信した電子メールを再送する機能とを備える。
【００１７】
また、上記目的を達成するために本発明の電子データ共有方法は、電子メールを用いて共有データの送受信を行う電子メール送受信ステップと、前記電子メールに記載されている共有データ番号および保存位置情報から共有データの構成管理を行う共有データ構成管理ステップと、電子メールを用いて共有データ番号ごとに所有権の要求・譲渡を行う所有権管理ステップとを有する。
【００１８】
また、上記目的を達成するために本発明の電子データ共有プログラムの記録媒体は、電子メールを用いて共有データの送受信を行う電子メール送受信手段と、前記電子メールに記載されている共有データ番号および保存位置情報から共有データの構成管理を行う共有データ構成管理手段と、電子メールを用いて共有データ番号ごとに所有権の要求・譲渡を行う所有権管理手段とをコンピュータに機能させるためのプログラムを記録した電子データ共有プログラム記憶媒体である。
【００１９】
通常の電子メールと区別するために、通常メールと区別可能な件名の電子メールを通信手段とし、共有データ送受信および各機能実現のためのコマンドとして用いる。各共有データには、本システム内においてユニークになるような共有データ番号を割り当て、その共有データ毎に、追加、更新、削除を行うことで共有データの構成管理を行う。また、共有データの所有権の管理を行い、共有データの編集操作を所有権所持端末に限定し、端末間における所有権の移譲を可能にすることで、共同作業における共有データの整合性を確保する。
【００２０】
さらに、共有データのリストのみを送受信し、必要な共有データのみを取得できる機能を用意する。
【００２１】
また、電子データ共有機能の中心的な役割を担う主端末と、主端末から共有データを引き出す副端末が、同じ電子メールアドレスを利用可能にすることで、１ユーザが複数端末を利用し、共有データにアクセスすることを容易にする。
【００２２】
【発明の実施の形態】
以下、本発明の実施の形態を添付の図面に基づいて説明する。なお、本発明はこの図面によって限定されるものではない。
【００２３】
（実施形態１）
実施の形態１では、本発明の基本的な構成および機能について説明する。
【００２４】
図１は、本発明の共有データ構成管理システムの端末装置の一実施形態の構成を示すハードウェア構成図である。
【００２５】
１０１はこのファイル構成管理システムの端末装置となるコンピュータシステム、１０２はキーボード、１０３は表示装置、１０４は中央演算処理装置、１０５はメインメモリ、１０６は通信制御装置、１０７はファイル装置であり、ファイル装置１０７の内部には、共有データ本体を記録した共有データ本体記憶部１１０、共有データ付与情報の一覧を記録した共有データリスト記憶部１１１、各共有データの所有権の有無を記録した共有データ所有権記憶部１０９、データを共有するメンバーの情報を記録した共有メンバー情報記憶部１１２、および本発明の共有データ構成管理システムを実現するプログラム１０８が格納されている。また、それらの装置は内部バス１１３によって相互に接続されている。
【００２６】
１１５はＳＭＴＰサーバおよびＰＯＰサーバを備えた電子メールサーバであり、通信制御装置１０６とネットワーク・バス１１４を介して通信を行うことができる。本発明では、ＩＭＡＰといった電子メールを主にサーバ側で保存管理するプロトコルではなく、ＰＯＰ３といった一時的にサーバ側にデータを保存し、端末からのアクセス時に端末側にデータを保存するプロトコルの利用を前提とする。
【００２７】
図２は、本発明の共有データ構成管理システムで、共有データの送受信、所有権の譲渡、共有データ一覧の送受信、メール受理通知の際に利用する電子メールと書式である。図２（ａ）は共有データを他の端末から取得する際に用いる電子メールの書式である。件名は共有データを共有する共有プロジェクト名および乱数で生成したＩＤからなる。前記件名は通常の電子メールや他の共有プロジェクト用の電子メールと区別するためのもので、通常の電子メールと重複する可能性の低いように共有プロジェクト名だけでなく乱数で生成したプロジェクト固有のＩＤを利用している。同じ共有プロジェクトで利用する電子メールの件名は割り当てられた機能に関わらずすべて同一である。本文には本電子メールの機能名と、取得したい電子データのＩＤ番号とが記載される。また必要に応じて送信元の端末ＩＤと送信先の端末ＩＤを記載する。本電子メールにはデータ自体は添付されない。また本電子メールの送信先はデータ本体の記憶端末が分からないときは共有プロジェクトメンバー全員、データ要求端末が特定できる場合は特定のメンバーとなる。
【００２８】
図２（ｂ）は共有データを送付する電子メールの書式である。共有データを新規に生成したときや共有データを編集した場合に、共有プロジェクトメンバー全員に対して送付する場合と、図２（ａ）の共有データ取得要求メールを受け取ったときのように特定の送信先に送付する場合がある。本文には機能名、送信する共有データのＩＤ、共有データ名、共有データの保存位置情報、共有データの更新番号が記載される。また必要に応じて送信元の端末ＩＤと送信先の端末ＩＤを記載する。共有データ本体は、本メールに添付する形で送信する。本電子メールを受け取った端末は、共有データ番号から共有データリスト記憶部１１１の共有データ情報を更新し、メール本体から抜き出した添付ファイルを共有データ本体記憶部１１０に記録する。
【００２９】
図２（ｃ）は共有データの所有権を要求する電子メールの書式である。本文には機能名、所有権を取得したい共有データ番号および更新番号が記載される。また必要に応じて送信元の端末ＩＤと送信先の端末ＩＤを記載する。添付ファイルは添付されない。本電子メールの送信先はデータの所有権保持端末が分からないときは共有プロジェクトメンバー全員、データの所有権要求端末が特定できる場合は特定のメンバーとなる。
【００３０】
図２（ｄ）は共有データの所有権を他の端末に譲渡する際の電子メールの書式である。本メールは図２（ｃ）の共有データ所有権取得要求の電子メールを受け取った端末が該当する共有データ番号の所有権を有していた場合に、所有権の要求元に対して送付する。このやり取りによって端末間における共有データ所有権の譲渡を行う。またこの際、該当する共有データの更新番号が所有権取得要求の更新番号より大きい場合、図２（ｄ）の所有権譲渡メールより先に図２（ｂ）の共有データ送付メールで最新の共有データを共有プロジェクトメンバーに配信する。本文には機能名、所有権を譲渡する共有データ番号および更新番号が記載される。また必要に応じて送信元の端末ＩＤと送信先の端末ＩＤを記載する。添付ファイルは添付されない。
【００３１】
図２（ｅ）は共有データ本体以外の情報を記載した共有データのリストの取得要求を行う電子メールの書式である。共有データのリストとは共有データ本体および共有データの所有権以外の情報を記載した共有データ情報の一覧である。またリスト番号を指定することで共有データリストの差分データのみを取得することができる。指定しなかった場合は全共有データリストを要求したことになる。本文には機能名、共有データリスト番号が記載される。また必要に応じて送信元の端末ＩＤと送信先の端末ＩＤを記載する。添付ファイルは添付されない。
【００３２】
図２（ｆ）は共有データ本体以外の情報を記載した共有データのリストを送付する電子メールの書式である。本メールは図２（ｅ）の共有データリスト取得要求メールを受け取った端末が、要求されたリスト番号に応じて共有データリストを要求元に送信する。リスト番号が指定されている場合（“５−１２”のように範囲指定されている場合も含む）は、番号に対応する差分リストデータを、リスト番号が指定されていない場合は、端末内にある全リストデータを送付する。本文には機能名、送信するリスト番号が記載される。また必要に応じて送信元の端末ＩＤと送信先の端末ＩＤを記載する。共有データリストは添付ファイルとして本電子メールに添付される。
【００３３】
図２（ｇ）は電子メールを受理したことを他端末に通知するための電子メールの書式である。共有プロジェクト全メンバーに送信した共有データ取得要求に対応した端末が他端末に対して、要求に対応したことを示す場合や、同一電子メールを複数の端末で共有する際に、電子メール受信済みを示す場合に用いる。本文には機能名、対応したまたは受信した電子メールのメッセージＩＤを記載する。また必要に応じて受信端末のＩＤを記載する。添付ファイルは添付されない。
【００３４】
図３は１０９の共有データ所有権記憶部、１１０の共有データ本体記憶部、１１１の共有データリスト記憶部、１１２の共有メンバー情報記憶部のデータ構成を示す図である。
【００３５】
共有データ所有権記憶部１０９のデータ構成は、図３（ａ）に示すように、共有データＩＤと共有データ所有権を備えている。共有データＩＤは、端末ＩＤと、生成番号とで構成される。端末で生成したデータの生成順の番号とで構成される。前記端末ＩＤは電子データを共有する共有プロジェクト内ではユニークになるような番号が割り振られる。前記生成番号は端末内で共有データ生成順で重複しない番号を割り振られる。したがって、前記端末ＩＤと前記生成番号を組み合わせれば、共有プロジェクト内でユニークになるような共有データ番号を生成することができる。共有データ所有権には前記共有データＩＤごとに所有権の有無を記録する。所有権のない共有データＩＤの共有データの編集を拒否する機能を備えることで共同作業時の共有データの整合性を保証することが可能である。なお、記載されていない共有データＩＤに関する所有権は所有権無しとして扱う。
【００３６】
共有データ本体記憶部１１０のデータ構成は、図３（ｂ）に示すように、共有データＩＤと共有データ本体を備えている。前記共有データＩＤは図３（ａ）記載の共有データＩＤと同一のものである。前記共有データ本体は共有データ自体のことであり、格納形式はＭＩＭＥ形式やバイナリ−形式が考えられる。格納方式に関しては限定しない。共有データを参照する場合は共有データＩＤに対応する共有データ本体（バイナリ−形式以外で格納されている場合は、バイナリ−形式に変換後のデータ）を外部プログラムで参照する。
【００３７】
共有データリスト記憶部１１１のデータ構成は、図３（ｃ）に示すように、共有データＩＤと共有データ更新番号、共有データ名、共有データ保存位置情報、共有データリスト番号を備える。前記共有データＩＤは図３（ａ）記載の共有データＩＤと同一のものである。前記共有データ更新番号は共有データ生成時には１、データ編集後更新されるたびに番号が１増加する。この共有データ更新番号を比較することで最新データかどうか判断する。前記共有データ名は共有データのファイル名である。名称を変更する際はこの項目のみ変更することで対応可能である。保存位置情報は共有データの保存位置を示し、共有データのグルーピングを行う。またディスプレイ１０３で共有データ保存位置を表示する際はツリー構造でわかり易く表示することが可能である。保存位置を変更する際はこの項目のみ変更することで対応する。
【００３８】
前記共有データリスト番号は共有データリストの差分を管理するための番号である。図２（ｅ）の共有データリスト取得要求メールを受け取った場合、対応するリスト番号のデータ一覧を送信する。“Ｎｅｗ”と記載されている新たに追加された共有データ情報は、リスト番号の最大値以上のリスト番号を要求された場合やリスト全体を要求された際に既存のリスト番号の最大値＋１の値を割り振り、要求元に共有データリストを送信する。
【００３９】
共有メンバー情報記憶部１１２のデータ構成は、図３（ｄ）に示すように、共有プロジェクト名（ＩＤ）、メールアドレス、端末ＩＤから構成される。
【００４０】
前記共有プロジェクト名（ＩＤ）は共有データを共有する単位で決められる名称であり、共有データを共有する際は同一の共有プロジェクト名（ＩＤ）を有するメールアドレス内で共有する。また前記プロジェクト名（ＩＤ）は通常のメールとデータ共有用のメールを区別するためにデータ共有用メールの件名として利用する。
【００４１】
なお、ＩＤはランダムに生成した数値で共有プロジェクト名が他の共有プロジェクトと共通になってしまうことを防ぐと同時に、通常メールの件名とデータ共有用メールとの件名が重複することを防ぐために共有プロジェクト名に付与するものである。
【００４２】
前記端末ＩＤは端末ごとに割り振られたＩＤである。異なる端末ＩＤを有する端末が同一のメールアドレスを持つことを許可する。複数の端末に割り当てられたメールアドレスを電子メール送受信で利用する際は、必要に応じてメール本文に送信元端末ＩＤおよび送信先端末ＩＤを記載する。
【００４３】
図４は本発明の共有データ構成管理システムの基本的な構成を示している。大きく分けると、メールサーバ１１５にあたるメールサーバ４０１と、電子メール送受信部４０２と、共有データ管理部４０３と、共有データ所有権記憶部１０９と共有データ本体記憶部１１０と共有データリスト記憶部１１１とで構成される共有データ記憶部４１１と、共有メンバー情報記憶部１１２とに分けられる。
【００４４】
前記電子メール送受信部４０２は、メール送信部４０４と、メール受信部４０５と、メール選別部４０６とを備える。前記メール選別部４０６では、通常のメールと電子データ共有用メールを選別し、電子データ共有用メールのみを受信メール解析部４０８に渡す。
【００４５】
前記共有データ管理部は、前記データ共有用メールの種別を判定する受信メール解析部４０８と、受信メールに従って、共有データの構成管理を行う共有データ構成管理部４０９と、共有データの所有権管理を行う共有データ所有権管理部４１０と、前記構成管理部４０９および前記所有権管理部４１０から指示された内容に基づきデータ共有処理用の電子メールを生成する送信メール生成部４０７とを備える。メール選別部４０６から渡された電子メールに対し、その電子メールが図２に示される電子メールの指示内容を解析する。解析した指示内容がデータ送受信および構成管理に関する場合は共有データ構成管理部４０９に、指示内容が所有権の受け渡しに関する場合は共有データ所有権管理部４１０に指示を出す。共有データ構成管理部４０９は指示内容に従い共有データ本体記憶部１１０および共有データリスト記憶部の内容を更新または取得し、応答を返す必要があるときは送信メール生成部４０７に送信メール生成を依頼する。また共有データ所有権管理部４１０は指示内容に従い共有データ所有権記憶部１０９の内容を変更し、応答を返す必要があるときは送信メール生成部４０７に送信メール生成を依頼する。送信メール生成部４０７はメールを生成し、生成メールをメール送信部へ渡す。
【００４６】
（実施形態２）
図５は、新規にデータを生成し、本電子データ共有システムで電子データを共有する際の処理の流れを示した図である。共有データ構成管理部４０９にあたるデータ生成側の共有データ構成管理部５０２では、５０３の共有データ番号生成処理部において、各端末に割り振られたＩＤ番号および端末内でこれまで生成してきた共有データ番号の情報から本電子データ共有システム内でユニークな共有データ番号を生成する。５０４の新規共有データ生成処理部では、共有データを生成し、共有データ本体およびを共有データ本体記憶部１１０にあたるデータ生成側の共有データ本体記憶部５０６に記録する。また同時に共有データの更新番号、共有データ名、共有データ保存位置情報を共有データリスト記憶部１１１にあたるデータ生成側の共有データリスト記憶部５０７に記録する。共有データ送付処理５０５では、共有データ番号、共有データ、共有データ保存位置の各種情報を共有メンバー情報記憶部１１２に記載されている共有プロジェクトのメンバーに送信するように、送信メール生成処理部５０１に依頼する。
【００４７】
共有データ送付コマンドを受け取った共有プロジェクトの各メンバーは、受信メール解析部５０８で、共有データ送付コマンドであることを判別し、共有データ更新処理部５１０で、共有データ本体記憶部１１０にあたるデータ受信側の共有データ本体記憶部５１１、および共有データリスト記憶部１１１にあたるデータ受信側の共有データリスト記憶部５１２のデータを更新する。
【００４８】
（実施形態３）
図６は、共有データの所有権を管理する処理の流れを示している。共有データ所有権管理部４１０にあたる新規共有データ生成側端末の共有データ所有権管理部６０１は、共有データ番号生成処理６０２において生成した共有データ番号の共有データの所有権を、共有データ所有権記憶部１０９にあたる共有データ所有権記憶部６０７を操作し、共有データ生成端末に設定する。その後の共有データ作成から送付までの処理にあたる新規共有データ生成処理部６０３および共有データ送付処理部６０４、送信メール生成部６０８における処理は、実施形態２に順ずる。
【００４９】
共有データ所有権管理部４１０にあたる共有データ編集側端末の共有データ所有権管理部６０９は、共有データ所有権記憶部１０９にあたる共有データ編集側の共有データ所有権記憶部６０７を確認し、編集データの所有権を有している場合は、共有データ編集処理部６１４で共有データを編集し、共有データ送付処理部６１５が送信メール生成部６１１に図２（ｂ）の共有データ送付メールの生成を依頼する。
【００５０】
所有権を有していない場合は、共有データ所有権要求処理部６１０で共有プロジェクトの全メンバーに対して所有権取得を要求する。送信メール生成部６１１で図２（ｃ）の所有権取得要求メールを生成し送信する。
【００５１】
前記所有権取得要求メールを受け取った端末は共有データ所有権管理部４１０にあたる所有権移譲側の共有データ所有権管理部６１６の共有データ所有権移譲処理部６１８で、共有データ所有権記憶部１０９にあたる共有データ所有権記憶部６１９に該当共有データ番号の所有権を有しているかどうか確認を行う。有している場合は、該当データの所有権を放棄し、図２（ｄ）の共有データ所有権移譲メールを送信メール生成部６２０で生成し、所有権要求元に送信する。ただし、前記所有権取得要求メールに記載の共有データ更新番号より所有権移譲側の共有データ更新番号の値が大きい場合、編集側の端末に最新の共有データが存在しないことになるので、前記共有データ所有権移譲メール送信前に、図２（ｂ）の共有データ送付メールで最新共有データを共有プロジェクトメンバーに配布する。
【００５２】
図２（ｄ）の共有データ所有権移譲コマンドを取得した共有データ所有権管理部６０９は、共有データ所有権取得処理部６１３において、共有データ所有権記憶部６０７の該当共有データの所有権を有りに修正し、共有データ編集処理部６１４で共有データを編集する。編集完了後（このとき共有データ更新番号を１増加させる）、共有データ送付処理部６１５は図２（ｂ）の共有データ送付メール生成を送信メール生成部６１１に依頼し、共有データ送付メールを共有プロジェクトメンバーに対して送付する。なお、このとき所有権は、最後に編集を行った端末に残ることになる。
【００５３】
（実施形態４）
図７は、共有データ本体の情報のない共有データの構成情報のみを取得し、その情報の中から必要な共有データだけを取得する処理の流れを示した図である。基本的に本発明の共有システムでは、データ生成時および編集時に図２（ｂ）の共有データ送付メールまたは図２（ｆ）の共有データリスト送付メールを共有プロジェクトメンバーに送付し、共有システムにおける共有データの追加・更新・削除を実施する。また共有プロジェクトに新たな端末が加わった場合など、全共有データリストを先行して取得、その後必要に応じて共有データ本体を取得する利用形態が考えられる。
【００５４】
共有データ構成管理部４０９にあたるデータ要求側の共有データ構成管理部７０１において、７０２の共有データリスト送付要求処理部は図２（ｆ）の共有データリスト取得要求メールを別端末に対して送付するように、送信メール生成部７０３に依頼する。
【００５５】
共有データ構成管理部４０９にあたるデータ提供側の共有データ構成管理部７１０の受信メール解析部７１１において前記共有データリスト取得要求メールを受信した場合、指示内容が共有データリスト送付処理部７１２に渡される。共有データリスト送信処理部７１２は、共有データリスト記憶部１１１にあたるデータ提供側の共有データリスト記憶部７１３から指定されたリスト番号にしたがって共有データリストを取得、送信メール送信部７１４に図２（ｆ）の共有データリスト送付メールの生成を依頼し、要求元に送信する。
【００５６】
データ要求側の共有データ構成管理部７０１が、前記共有データリスト送付メールを受信メール解析部７０４で受信した場合、共有データリスト更新処理部７０５で、受信した共有データリストの内容を共有データリスト記憶部１１１にあたるデータ要求側の共有データリスト記憶部７０６の内容に反映させる。
【００５７】
共有データリスト記憶部７０６に共有データ番号が存在し、共有データ本体記憶部１１０にあたるデータ要求側の共有データ本体記憶部７０９に共有データ番号が存在しない共有データを閲覧したい場合、要求側の共有データ構成管理７０１は、共有データ送付要求処理部７０７において、閲覧対象の共有データを要求する図２（ａ）の共有データ取得要求メールの生成を送信メール生成部７０３に依頼し、共有プロジェクトメンバーに送信する。
【００５８】
データ提供側の共有データ構成管理部７１０の受信メール解析部７１１において前記共有データ取得要求メールを受信したとき、指示内容が共有データ送付処理部７１５に渡される。要求された共有データの共有データ番号が共有データ本体記憶部１１０にあたるデータ提供側の共有データ本体記憶部７１６に存在していた場合、共有データ送信処理部７１５は、共有データ本体記憶部７１６と共有データリスト記憶部７１３から共有データ本体と共有データ付属情報を取得し、送信メール送信部７１４に図２（ｂ）の共有データ送付メールの生成を依頼し、要求元に送信する。
【００５９】
データ要求側の共有データ構成管理部７０１が、前記共有データ送付メールを受信メール解析部７０４で受信した場合、共有データ更新処理部７０８で、受信した共有データの内容をデータ要求側の共有データ本体記憶部７０９の内容に反映させる。
【００６０】
前記共有データ取得要求メールが複数の端末に送信されていた場合、データを提供した端末は、該当共有データを要求元に送信したことを示すために図２（ｇ）のメール受理通知を前記共有データ取得要求メール送付端末に通知する。前記共有データ取得要求メールおよび前記メール受理通知メールを同時に受け取った端末は、共有データ送付済みとして前記共有データ取得要求には対応しない。また、データ送信端末は該当データの所有権保持端末が優先され、一定時間経過しても所有権保持端末から共有データが送信されていない場合に限って、所有権なしの該当データ保持端末から共有データを送信する形態が考えられる。
【００６１】
（実施形態５）
図８は、別電子メールアドレスを利用する他の共有プロジェクトメンバーとの電子データ共有機能を有する主端末８０２と、主端末から共有データを取得する副端末８０８（主端末と副端末は同一人物が使用する）が、１つの電子メールアドレス８０１を共用する処理の流れを示した図である。
【００６２】
主端末８０２と副端末８０８が同じ電子メールアドレスを利用する場合、通常は受信時にサーバ上のメールを削除しない。ただし、定期的にサーバ上のメールを削除しなければ、サーバに負担がかかってしまうため、主端末８０２がサーバ上の電子メールの削除を行う。このとき、副端末８０８に送信したメールを副端末８０８が必ず受信できるようにする必要がある。
【００６３】
副端末８０８における処理、メール送信部８０９、メール受信部６１０、共有データ管理部４０３にあたる副端末側の共有データ管理部８１３、共有データ所有権記憶部１０９、共有データ本体記憶部１１０、共有データリスト記憶部１１１にあたる共有データ記憶８１４に関連する処理は主端末８０２と同一である。
【００６４】
ただし、メール選別部８１１において、主端末８０２から副端末８０８宛に送信されたメールを受信した際、図２（ｇ）のメール受理通知をメール受理通知処理部８１２において主端末８０２宛に送信する。
【００６５】
主端末８０２は、メールサーバ８０１上のメールを定期的に削除する処理を電子メール削除処理部８０６で行う。この削除処理の際、副端末８０８に送信した共有データ構成管理用のメールと、副端末８０８から返信されたメール受理通知とを比較する。その結果、副端末８０８が受理していない共有データ構成管理用のメールに対しては、削除メール再送処理部８０７で再送処理を行う。これにより、主端末８０２および副端末８０８間における共有データ構成管理用メールの送受信が保証される。
【００６６】
また、前記１つの電子メールアドレス８０１を複数の端末で共用する場合、送信元および送信先の端末を電子メールアドレスから区別することができない。送信元および送信先を明示する必要のある場合、図２の各機能の電子メール本文に送信元の端末ＩＤおよび送信先の端末ＩＤを追加して記載する。各端末は前記端末ＩＤから送信元および送信先を判断して、共有システムの処理を実行する。
【００６７】
主端末８０２と副端末８０８の利用形態の一例として、各拠点に設置している常時接続端末を主端末８０２、モバイル利用を主用途するモバイル端末を副端末８０８とすることが考えられる。前記常時接続端末が他の共有プロジェクトメンバーからの共有データの送受信、および各種要求に対応する。前記モバイル端末は前記常時接続端末に対して、最新共有データリストの要求を行い、必要に応じて共有データ自体の取得を要求する。前記モバイル端末からの所有権取得要求も前記常時接続端末に対して行う。前記常時接続端末に所有権がない場合は、前記常時接続端末が他の共有プロジェクトメンバーに対して所有権取得要求を行い、所有権取得後、前記モバイル端末に所有権を譲渡する。ただし共有データ編集後、直ちに前記モバイル端末から前記常時接続端末に所有権を譲渡し、他のプロジェクトメンバーからの所有権取得要求に対応できるようにする。
【００６８】
（実施形態６）
前記モバイル端末において、取得した共有データに有効期限（例えば「有効期限一週間」「シャットダウンされるまで有効」）を設け、有効期限が経過時に前記モバイル端末から共有データを削除する。これによって拠点外に持ち出す端末に恒常的に重要なデータが残されることを防ぐことができる。また前記常時接続端末とのやり取りの記録を確認することで、前記モバイル端末の共有システム内に残っている共有データを把握することが可能である。
【００６９】
（実施形態７）
本発明の電子データ共有システムは、電子メールを通信経路として、電子データの共有および構成管理を行うシステムである。電子メールは複数のメールサーバを経由して送信されるため、送信経路途中における電子データの漏洩の危険性がある。また共有プロジェクトメンバーに成りすますことによる電子データの不正閲覧の危険性がある。そこで本システムでは、一般の電子メールにも利用されているＰＧＰ等の電子メール暗号化技術を用いることでシステムのセキュリティを強化する。この場合、メール送信部４０４で電子メールの暗号化処理、メール受信部４０５で電子メールの複合化処理を行う。
【００７０】
（実施形態８）
本発明の電子データ共有システムは、メール選別部４０６で電子データ共有システム用電子メールとそれ以外の一般電子メールを選別している。そこでローカル端末にＰＯＰサーバの機能を実装し、前記一般電子メールのみを前記ローカルＰＯＰサーバに配送する。ＰＯＰサーバ設定をローカルホストにすることで一般の電子メール閲覧ソフトとの共存が可能である。
【００７１】
【発明の効果】
既存の電子メールサービス（１利用者に，電子メール１アドレス）と本発明を導入した端末のみで、ファイルの構成管理を実現する。これにより、複数拠点間における電子データの共有を低コストで実現できる。また、副端末の機能を制限することで、副端末における情報の漏洩を最小限にすることが可能である。モバイル端末のセキュリティ向上などが考えられる。また、データの複製が複数の端末に存在するため、１端末に障害が発生した場合でも、データの復旧が容易である。
【図面の簡単な説明】
【図１】本発明のハードウェア構成図
【図２】データの送受信、所有権管理などの各種機能を実現するための電子メールの書式一覧を示す図
【図３】共有データ記憶部、共有メンバー情報記憶部のデータ構成図
【図４】本発明の基本的なシステム構成を示す処理ブロック図
【図５】共有データの生成、送付、および共有データの更新処理の流れを示す処理ブロック図
【図６】共有データ生成時、および共有データ編集時における共有データの所有権管理処理の流れを示す処理ブロック図
【図７】共有データリストおよび共有データ本体の送受信処理の流れを示す処理ブロック図
【図８】１つのアドレスを主端末と副端末で利用する際の処理の流れを示す処理ブロック図
【符号の説明】
１０１ コンピュータシステム
１０２ キーボード
１０３ ディスプレイ
１０４ ＣＰＵ
１０５ ＲＡＭ
１０６ 通信制御装置
１０７ ファイル装置
１０８ 制御プログラム記憶部
１０９，６０７，５２２ 共有データ所有権記憶部
１１０，５０６，５１１，６０５，７０９，７１６ 共有データ本体記憶部
１１１，５０７，５１２，６０６，７０６，７１３ 共有データリスト記憶部
１１２ 共有メンバー情報記憶部
１１３ 内部バス
１１４ ネットワーク・バス
１１５，４０１，８０１ メールサーバ
４０２，８０３ 電子メール送受信部
４０３，８０４，８１３ 共有データ管理部
４１１ 共有データ記憶部
４０４，８０９ メール送信部
４０５，８１０ メール受信部
４０６，８１１ メール選別部
４０７，５０１，６０８，６１１，５２０，７０３，７１４ 送信メール生成部
４０８，５０８，６１２，６１７，７０４，７１１ 受信メール解析部
４０９，５０２，５０９，７０１，７１０ 共有データ構成管理部
４１０，６０１，６０９，６１６ 共有データ所有権管理部
５０３，６０２ 共有データ番号生成処理部
５０４，６０３ 新規共有データ生成処理部
５０５，６０４，６１５ 共有データ送付処理部
５１０ 共有データ更新処理部
６１０ 共有データ所有権要求処理部
６１３ 共有データ所有権取得処理部
６１４ 共有データ編集処理部
６１８ 共有データ所有権移譲処理部
７０２ 共有データリスト送付要求処理部
７０５ 共有データリスト更新処理部
７０７ 共有データ送付要求処理部
７０８ 共有データ更新処理部
７１２ 共有データリスト送付処理部
７１５ 要求データリスト送付処理部
８０２ 主端末
８０６ 電子メール削除処理部
８０７ 削除メール再送処理部
８０８ 副端末
８１２ メール受理通知処理部
８０５，８１４ 共有データ記憶部
【発明の属する技術分野】
本発明は、電子メールを通信媒体としてデータの共有およびデータの更新・削除を行う技術に関する。
【０００２】
【従来の技術】
仕事上の資料の電子化が進んでいる現在、情報の共有手段として、インターネットやイントラネットが利用される場面が多くなっている。その一方で、セキュリティの観点から、インターネットを介する通信では利用できるサービスを限定している会社も多い。そのため複数の会社が複数の拠点で共同作業を行う場合、インターネットを介した情報伝達の手段として、セキュリティ上の制約の少ない電子メールで情報配信する場合が多くみられる。
【０００３】
しかし、単純に電子メールで情報共有を行う場合、下記の問題が発生する。
【０００４】
（ａ）更新が頻繁に発生するデータの場合、受信者側に最新データを管理する負担が発生する
（ｂ）データを格納する作業は、受信者側に存在するため、格納場所にデータ作成者の意図が反映されにくい
（ｃ）配布したデータの削除や名前の変更などの操作をデータ作成者が容易に行うことができない
（ｄ）一つのデータを複数人で編集する場合に必要な排他制御ができない
（ａ）、（ｂ）を解決する手段として、ネットワーク上に電子メール送受信機能を有するメール管理サーバを設置し、共有データが添付されたメールから情報を抜き出してメールの追加を行う技術が提案されている（例えば、特許文献１参照）。
【０００５】
しかし（ｃ）、（ｄ）のような問題点は解決されていない。また、このシステムでは特別なメールサーバを用意する必要があり、システム導入の際のコストが高くなってしまう。
【０００６】
【特許文献１】
特開平０７−６６８４１号公報
【０００７】
【発明が解決しようとする課題】
複数の拠点間でデータ共有を行うためにファイル構成ツールを利用する場合、専用のサーバの設置およびセキュリティを緩める必要が発生する。そのため導入コストおよびセキュリティ上の問題を解決する必要があり、開発期間、開発規模の関係上、開発現場に容易に導入することができない場合が多い。
【０００８】
そこで、導入コストが低く、セキュリティを新たに緩める必要のない、電子メールを通信媒体としてデータ共有を行う。ここで問題になってくるのが、電子メール機能である。基本的にファイルの構成管理を行うのに十分な機能を標準では有していない。
【０００９】
本発明では、導入コストを下げるために、特別なサーバを用意することなく、従来の電子メールサーバおよび本発明を導入した端末を用いて、ファイル構成管理ツールに必要な最低限の機能を実現することを目的とする。また、特別なサーバを設置しない代わりに、利用者１人が複数端末で共有データを利用する手段を提案する。
【００１０】
【課題を解決するための手段】
上記目的を達成するために本発明の電子データ共有システムは、電子メールを用いて共有データの送受信を行う電子メール送受信部と、電子メールを用いた共有データの構成管理機能と電子メールを用いた共有データの所有権管理機能とを有する共有データ管理部とを備える。
【００１１】
また、通常の電子メールと区別するために特定の件名を与えられた電子メールを通信手段とし、前記特定の件名を与えられた電子メールを共有データの送受信を実現するための指令伝達手段として用いる。
【００１２】
前記構成管理機能は、各端末に固有に割り振ったＩＤ番号からシステム内においてユニークな共有データ番号を生成する機能と、共有データと共に送受信される前記共有データ番号および共有データ保存位置情報から共有データの追加、更新、削除を行う機能を備える。
【００１３】
前記所有権管理機能は、共有データ生成時点に生成を実施した端末に所有権を割り当てる機能と電子メールを用いて共有データの所有権を前記共有データ番号ごとに端末間でやり取りする機能とを有する前記共有データ番号ごとの所有権をシステム内で１端末に限定する機能と、所有権のある共有データ番号の共有データのみ更新、削除を許可する機能とを備える。
【００１４】
さらに、前記共有データ番号および共有データ保存位置情報のリストを電子メールで送受信する機能と、前記共有データ番号を有する共有データをシステム内の別端末から取得する機能とを備えても良い。
【００１５】
利用者１人が複数端末で共有データを利用するために、別電子メールアドレスを利用する別端末との電子データ共有機能を有する主端末と、前記主端末と電子データ共有機能を有する副端末とが、一つの電子メールアドレスを共用する。
【００１６】
前記一つの電子メールアドレスを共用する機能は、送信元と送信先の端末ＩＤを前記指令伝達手段用電子メールに追加し送受信端末を判断する機能と、前記主端末から前記副端末に送信された電子メールを前記副端末が受信したときに受信したことを示す電子メールを前記主端末に返信する機能と、前記主端末がメールサーバから電子メールを削除する際に前記受信したことを示す電子メールと対応していない副端末に送信した電子メールを再送する機能とを備える。
【００１７】
また、上記目的を達成するために本発明の電子データ共有方法は、電子メールを用いて共有データの送受信を行う電子メール送受信ステップと、前記電子メールに記載されている共有データ番号および保存位置情報から共有データの構成管理を行う共有データ構成管理ステップと、電子メールを用いて共有データ番号ごとに所有権の要求・譲渡を行う所有権管理ステップとを有する。
【００１８】
また、上記目的を達成するために本発明の電子データ共有プログラムの記録媒体は、電子メールを用いて共有データの送受信を行う電子メール送受信手段と、前記電子メールに記載されている共有データ番号および保存位置情報から共有データの構成管理を行う共有データ構成管理手段と、電子メールを用いて共有データ番号ごとに所有権の要求・譲渡を行う所有権管理手段とをコンピュータに機能させるためのプログラムを記録した電子データ共有プログラム記憶媒体である。
【００１９】
通常の電子メールと区別するために、通常メールと区別可能な件名の電子メールを通信手段とし、共有データ送受信および各機能実現のためのコマンドとして用いる。各共有データには、本システム内においてユニークになるような共有データ番号を割り当て、その共有データ毎に、追加、更新、削除を行うことで共有データの構成管理を行う。また、共有データの所有権の管理を行い、共有データの編集操作を所有権所持端末に限定し、端末間における所有権の移譲を可能にすることで、共同作業における共有データの整合性を確保する。
【００２０】
さらに、共有データのリストのみを送受信し、必要な共有データのみを取得できる機能を用意する。
【００２１】
また、電子データ共有機能の中心的な役割を担う主端末と、主端末から共有データを引き出す副端末が、同じ電子メールアドレスを利用可能にすることで、１ユーザが複数端末を利用し、共有データにアクセスすることを容易にする。
【００２２】
【発明の実施の形態】
以下、本発明の実施の形態を添付の図面に基づいて説明する。なお、本発明はこの図面によって限定されるものではない。
【００２３】
（実施形態１）
実施の形態１では、本発明の基本的な構成および機能について説明する。
【００２４】
図１は、本発明の共有データ構成管理システムの端末装置の一実施形態の構成を示すハードウェア構成図である。
【００２５】
１０１はこのファイル構成管理システムの端末装置となるコンピュータシステム、１０２はキーボード、１０３は表示装置、１０４は中央演算処理装置、１０５はメインメモリ、１０６は通信制御装置、１０７はファイル装置であり、ファイル装置１０７の内部には、共有データ本体を記録した共有データ本体記憶部１１０、共有データ付与情報の一覧を記録した共有データリスト記憶部１１１、各共有データの所有権の有無を記録した共有データ所有権記憶部１０９、データを共有するメンバーの情報を記録した共有メンバー情報記憶部１１２、および本発明の共有データ構成管理システムを実現するプログラム１０８が格納されている。また、それらの装置は内部バス１１３によって相互に接続されている。
【００２６】
１１５はＳＭＴＰサーバおよびＰＯＰサーバを備えた電子メールサーバであり、通信制御装置１０６とネットワーク・バス１１４を介して通信を行うことができる。本発明では、ＩＭＡＰといった電子メールを主にサーバ側で保存管理するプロトコルではなく、ＰＯＰ３といった一時的にサーバ側にデータを保存し、端末からのアクセス時に端末側にデータを保存するプロトコルの利用を前提とする。
【００２７】
図２は、本発明の共有データ構成管理システムで、共有データの送受信、所有権の譲渡、共有データ一覧の送受信、メール受理通知の際に利用する電子メールと書式である。図２（ａ）は共有データを他の端末から取得する際に用いる電子メールの書式である。件名は共有データを共有する共有プロジェクト名および乱数で生成したＩＤからなる。前記件名は通常の電子メールや他の共有プロジェクト用の電子メールと区別するためのもので、通常の電子メールと重複する可能性の低いように共有プロジェクト名だけでなく乱数で生成したプロジェクト固有のＩＤを利用している。同じ共有プロジェクトで利用する電子メールの件名は割り当てられた機能に関わらずすべて同一である。本文には本電子メールの機能名と、取得したい電子データのＩＤ番号とが記載される。また必要に応じて送信元の端末ＩＤと送信先の端末ＩＤを記載する。本電子メールにはデータ自体は添付されない。また本電子メールの送信先はデータ本体の記憶端末が分からないときは共有プロジェクトメンバー全員、データ要求端末が特定できる場合は特定のメンバーとなる。
【００２８】
図２（ｂ）は共有データを送付する電子メールの書式である。共有データを新規に生成したときや共有データを編集した場合に、共有プロジェクトメンバー全員に対して送付する場合と、図２（ａ）の共有データ取得要求メールを受け取ったときのように特定の送信先に送付する場合がある。本文には機能名、送信する共有データのＩＤ、共有データ名、共有データの保存位置情報、共有データの更新番号が記載される。また必要に応じて送信元の端末ＩＤと送信先の端末ＩＤを記載する。共有データ本体は、本メールに添付する形で送信する。本電子メールを受け取った端末は、共有データ番号から共有データリスト記憶部１１１の共有データ情報を更新し、メール本体から抜き出した添付ファイルを共有データ本体記憶部１１０に記録する。
【００２９】
図２（ｃ）は共有データの所有権を要求する電子メールの書式である。本文には機能名、所有権を取得したい共有データ番号および更新番号が記載される。また必要に応じて送信元の端末ＩＤと送信先の端末ＩＤを記載する。添付ファイルは添付されない。本電子メールの送信先はデータの所有権保持端末が分からないときは共有プロジェクトメンバー全員、データの所有権要求端末が特定できる場合は特定のメンバーとなる。
【００３０】
図２（ｄ）は共有データの所有権を他の端末に譲渡する際の電子メールの書式である。本メールは図２（ｃ）の共有データ所有権取得要求の電子メールを受け取った端末が該当する共有データ番号の所有権を有していた場合に、所有権の要求元に対して送付する。このやり取りによって端末間における共有データ所有権の譲渡を行う。またこの際、該当する共有データの更新番号が所有権取得要求の更新番号より大きい場合、図２（ｄ）の所有権譲渡メールより先に図２（ｂ）の共有データ送付メールで最新の共有データを共有プロジェクトメンバーに配信する。本文には機能名、所有権を譲渡する共有データ番号および更新番号が記載される。また必要に応じて送信元の端末ＩＤと送信先の端末ＩＤを記載する。添付ファイルは添付されない。
【００３１】
図２（ｅ）は共有データ本体以外の情報を記載した共有データのリストの取得要求を行う電子メールの書式である。共有データのリストとは共有データ本体および共有データの所有権以外の情報を記載した共有データ情報の一覧である。またリスト番号を指定することで共有データリストの差分データのみを取得することができる。指定しなかった場合は全共有データリストを要求したことになる。本文には機能名、共有データリスト番号が記載される。また必要に応じて送信元の端末ＩＤと送信先の端末ＩＤを記載する。添付ファイルは添付されない。
【００３２】
図２（ｆ）は共有データ本体以外の情報を記載した共有データのリストを送付する電子メールの書式である。本メールは図２（ｅ）の共有データリスト取得要求メールを受け取った端末が、要求されたリスト番号に応じて共有データリストを要求元に送信する。リスト番号が指定されている場合（“５−１２”のように範囲指定されている場合も含む）は、番号に対応する差分リストデータを、リスト番号が指定されていない場合は、端末内にある全リストデータを送付する。本文には機能名、送信するリスト番号が記載される。また必要に応じて送信元の端末ＩＤと送信先の端末ＩＤを記載する。共有データリストは添付ファイルとして本電子メールに添付される。
【００３３】
図２（ｇ）は電子メールを受理したことを他端末に通知するための電子メールの書式である。共有プロジェクト全メンバーに送信した共有データ取得要求に対応した端末が他端末に対して、要求に対応したことを示す場合や、同一電子メールを複数の端末で共有する際に、電子メール受信済みを示す場合に用いる。本文には機能名、対応したまたは受信した電子メールのメッセージＩＤを記載する。また必要に応じて受信端末のＩＤを記載する。添付ファイルは添付されない。
【００３４】
図３は１０９の共有データ所有権記憶部、１１０の共有データ本体記憶部、１１１の共有データリスト記憶部、１１２の共有メンバー情報記憶部のデータ構成を示す図である。
【００３５】
共有データ所有権記憶部１０９のデータ構成は、図３（ａ）に示すように、共有データＩＤと共有データ所有権を備えている。共有データＩＤは、端末ＩＤと、生成番号とで構成される。端末で生成したデータの生成順の番号とで構成される。前記端末ＩＤは電子データを共有する共有プロジェクト内ではユニークになるような番号が割り振られる。前記生成番号は端末内で共有データ生成順で重複しない番号を割り振られる。したがって、前記端末ＩＤと前記生成番号を組み合わせれば、共有プロジェクト内でユニークになるような共有データ番号を生成することができる。共有データ所有権には前記共有データＩＤごとに所有権の有無を記録する。所有権のない共有データＩＤの共有データの編集を拒否する機能を備えることで共同作業時の共有データの整合性を保証することが可能である。なお、記載されていない共有データＩＤに関する所有権は所有権無しとして扱う。
【００３６】
共有データ本体記憶部１１０のデータ構成は、図３（ｂ）に示すように、共有データＩＤと共有データ本体を備えている。前記共有データＩＤは図３（ａ）記載の共有データＩＤと同一のものである。前記共有データ本体は共有データ自体のことであり、格納形式はＭＩＭＥ形式やバイナリ−形式が考えられる。格納方式に関しては限定しない。共有データを参照する場合は共有データＩＤに対応する共有データ本体（バイナリ−形式以外で格納されている場合は、バイナリ−形式に変換後のデータ）を外部プログラムで参照する。
【００３７】
共有データリスト記憶部１１１のデータ構成は、図３（ｃ）に示すように、共有データＩＤと共有データ更新番号、共有データ名、共有データ保存位置情報、共有データリスト番号を備える。前記共有データＩＤは図３（ａ）記載の共有データＩＤと同一のものである。前記共有データ更新番号は共有データ生成時には１、データ編集後更新されるたびに番号が１増加する。この共有データ更新番号を比較することで最新データかどうか判断する。前記共有データ名は共有データのファイル名である。名称を変更する際はこの項目のみ変更することで対応可能である。保存位置情報は共有データの保存位置を示し、共有データのグルーピングを行う。またディスプレイ１０３で共有データ保存位置を表示する際はツリー構造でわかり易く表示することが可能である。保存位置を変更する際はこの項目のみ変更することで対応する。
【００３８】
前記共有データリスト番号は共有データリストの差分を管理するための番号である。図２（ｅ）の共有データリスト取得要求メールを受け取った場合、対応するリスト番号のデータ一覧を送信する。“Ｎｅｗ”と記載されている新たに追加された共有データ情報は、リスト番号の最大値以上のリスト番号を要求された場合やリスト全体を要求された際に既存のリスト番号の最大値＋１の値を割り振り、要求元に共有データリストを送信する。
【００３９】
共有メンバー情報記憶部１１２のデータ構成は、図３（ｄ）に示すように、共有プロジェクト名（ＩＤ）、メールアドレス、端末ＩＤから構成される。
【００４０】
前記共有プロジェクト名（ＩＤ）は共有データを共有する単位で決められる名称であり、共有データを共有する際は同一の共有プロジェクト名（ＩＤ）を有するメールアドレス内で共有する。また前記プロジェクト名（ＩＤ）は通常のメールとデータ共有用のメールを区別するためにデータ共有用メールの件名として利用する。
【００４１】
なお、ＩＤはランダムに生成した数値で共有プロジェクト名が他の共有プロジェクトと共通になってしまうことを防ぐと同時に、通常メールの件名とデータ共有用メールとの件名が重複することを防ぐために共有プロジェクト名に付与するものである。
【００４２】
前記端末ＩＤは端末ごとに割り振られたＩＤである。異なる端末ＩＤを有する端末が同一のメールアドレスを持つことを許可する。複数の端末に割り当てられたメールアドレスを電子メール送受信で利用する際は、必要に応じてメール本文に送信元端末ＩＤおよび送信先端末ＩＤを記載する。
【００４３】
図４は本発明の共有データ構成管理システムの基本的な構成を示している。大きく分けると、メールサーバ１１５にあたるメールサーバ４０１と、電子メール送受信部４０２と、共有データ管理部４０３と、共有データ所有権記憶部１０９と共有データ本体記憶部１１０と共有データリスト記憶部１１１とで構成される共有データ記憶部４１１と、共有メンバー情報記憶部１１２とに分けられる。
【００４４】
前記電子メール送受信部４０２は、メール送信部４０４と、メール受信部４０５と、メール選別部４０６とを備える。前記メール選別部４０６では、通常のメールと電子データ共有用メールを選別し、電子データ共有用メールのみを受信メール解析部４０８に渡す。
【００４５】
前記共有データ管理部は、前記データ共有用メールの種別を判定する受信メール解析部４０８と、受信メールに従って、共有データの構成管理を行う共有データ構成管理部４０９と、共有データの所有権管理を行う共有データ所有権管理部４１０と、前記構成管理部４０９および前記所有権管理部４１０から指示された内容に基づきデータ共有処理用の電子メールを生成する送信メール生成部４０７とを備える。メール選別部４０６から渡された電子メールに対し、その電子メールが図２に示される電子メールの指示内容を解析する。解析した指示内容がデータ送受信および構成管理に関する場合は共有データ構成管理部４０９に、指示内容が所有権の受け渡しに関する場合は共有データ所有権管理部４１０に指示を出す。共有データ構成管理部４０９は指示内容に従い共有データ本体記憶部１１０および共有データリスト記憶部の内容を更新または取得し、応答を返す必要があるときは送信メール生成部４０７に送信メール生成を依頼する。また共有データ所有権管理部４１０は指示内容に従い共有データ所有権記憶部１０９の内容を変更し、応答を返す必要があるときは送信メール生成部４０７に送信メール生成を依頼する。送信メール生成部４０７はメールを生成し、生成メールをメール送信部へ渡す。
【００４６】
（実施形態２）
図５は、新規にデータを生成し、本電子データ共有システムで電子データを共有する際の処理の流れを示した図である。共有データ構成管理部４０９にあたるデータ生成側の共有データ構成管理部５０２では、５０３の共有データ番号生成処理部において、各端末に割り振られたＩＤ番号および端末内でこれまで生成してきた共有データ番号の情報から本電子データ共有システム内でユニークな共有データ番号を生成する。５０４の新規共有データ生成処理部では、共有データを生成し、共有データ本体およびを共有データ本体記憶部１１０にあたるデータ生成側の共有データ本体記憶部５０６に記録する。また同時に共有データの更新番号、共有データ名、共有データ保存位置情報を共有データリスト記憶部１１１にあたるデータ生成側の共有データリスト記憶部５０７に記録する。共有データ送付処理５０５では、共有データ番号、共有データ、共有データ保存位置の各種情報を共有メンバー情報記憶部１１２に記載されている共有プロジェクトのメンバーに送信するように、送信メール生成処理部５０１に依頼する。
【００４７】
共有データ送付コマンドを受け取った共有プロジェクトの各メンバーは、受信メール解析部５０８で、共有データ送付コマンドであることを判別し、共有データ更新処理部５１０で、共有データ本体記憶部１１０にあたるデータ受信側の共有データ本体記憶部５１１、および共有データリスト記憶部１１１にあたるデータ受信側の共有データリスト記憶部５１２のデータを更新する。
【００４８】
（実施形態３）
図６は、共有データの所有権を管理する処理の流れを示している。共有データ所有権管理部４１０にあたる新規共有データ生成側端末の共有データ所有権管理部６０１は、共有データ番号生成処理６０２において生成した共有データ番号の共有データの所有権を、共有データ所有権記憶部１０９にあたる共有データ所有権記憶部６０７を操作し、共有データ生成端末に設定する。その後の共有データ作成から送付までの処理にあたる新規共有データ生成処理部６０３および共有データ送付処理部６０４、送信メール生成部６０８における処理は、実施形態２に順ずる。
【００４９】
共有データ所有権管理部４１０にあたる共有データ編集側端末の共有データ所有権管理部６０９は、共有データ所有権記憶部１０９にあたる共有データ編集側の共有データ所有権記憶部６０７を確認し、編集データの所有権を有している場合は、共有データ編集処理部６１４で共有データを編集し、共有データ送付処理部６１５が送信メール生成部６１１に図２（ｂ）の共有データ送付メールの生成を依頼する。
【００５０】
所有権を有していない場合は、共有データ所有権要求処理部６１０で共有プロジェクトの全メンバーに対して所有権取得を要求する。送信メール生成部６１１で図２（ｃ）の所有権取得要求メールを生成し送信する。
【００５１】
前記所有権取得要求メールを受け取った端末は共有データ所有権管理部４１０にあたる所有権移譲側の共有データ所有権管理部６１６の共有データ所有権移譲処理部６１８で、共有データ所有権記憶部１０９にあたる共有データ所有権記憶部６１９に該当共有データ番号の所有権を有しているかどうか確認を行う。有している場合は、該当データの所有権を放棄し、図２（ｄ）の共有データ所有権移譲メールを送信メール生成部６２０で生成し、所有権要求元に送信する。ただし、前記所有権取得要求メールに記載の共有データ更新番号より所有権移譲側の共有データ更新番号の値が大きい場合、編集側の端末に最新の共有データが存在しないことになるので、前記共有データ所有権移譲メール送信前に、図２（ｂ）の共有データ送付メールで最新共有データを共有プロジェクトメンバーに配布する。
【００５２】
図２（ｄ）の共有データ所有権移譲コマンドを取得した共有データ所有権管理部６０９は、共有データ所有権取得処理部６１３において、共有データ所有権記憶部６０７の該当共有データの所有権を有りに修正し、共有データ編集処理部６１４で共有データを編集する。編集完了後（このとき共有データ更新番号を１増加させる）、共有データ送付処理部６１５は図２（ｂ）の共有データ送付メール生成を送信メール生成部６１１に依頼し、共有データ送付メールを共有プロジェクトメンバーに対して送付する。なお、このとき所有権は、最後に編集を行った端末に残ることになる。
【００５３】
（実施形態４）
図７は、共有データ本体の情報のない共有データの構成情報のみを取得し、その情報の中から必要な共有データだけを取得する処理の流れを示した図である。基本的に本発明の共有システムでは、データ生成時および編集時に図２（ｂ）の共有データ送付メールまたは図２（ｆ）の共有データリスト送付メールを共有プロジェクトメンバーに送付し、共有システムにおける共有データの追加・更新・削除を実施する。また共有プロジェクトに新たな端末が加わった場合など、全共有データリストを先行して取得、その後必要に応じて共有データ本体を取得する利用形態が考えられる。
【００５４】
共有データ構成管理部４０９にあたるデータ要求側の共有データ構成管理部７０１において、７０２の共有データリスト送付要求処理部は図２（ｆ）の共有データリスト取得要求メールを別端末に対して送付するように、送信メール生成部７０３に依頼する。
【００５５】
共有データ構成管理部４０９にあたるデータ提供側の共有データ構成管理部７１０の受信メール解析部７１１において前記共有データリスト取得要求メールを受信した場合、指示内容が共有データリスト送付処理部７１２に渡される。共有データリスト送信処理部７１２は、共有データリスト記憶部１１１にあたるデータ提供側の共有データリスト記憶部７１３から指定されたリスト番号にしたがって共有データリストを取得、送信メール送信部７１４に図２（ｆ）の共有データリスト送付メールの生成を依頼し、要求元に送信する。
【００５６】
データ要求側の共有データ構成管理部７０１が、前記共有データリスト送付メールを受信メール解析部７０４で受信した場合、共有データリスト更新処理部７０５で、受信した共有データリストの内容を共有データリスト記憶部１１１にあたるデータ要求側の共有データリスト記憶部７０６の内容に反映させる。
【００５７】
共有データリスト記憶部７０６に共有データ番号が存在し、共有データ本体記憶部１１０にあたるデータ要求側の共有データ本体記憶部７０９に共有データ番号が存在しない共有データを閲覧したい場合、要求側の共有データ構成管理７０１は、共有データ送付要求処理部７０７において、閲覧対象の共有データを要求する図２（ａ）の共有データ取得要求メールの生成を送信メール生成部７０３に依頼し、共有プロジェクトメンバーに送信する。
【００５８】
データ提供側の共有データ構成管理部７１０の受信メール解析部７１１において前記共有データ取得要求メールを受信したとき、指示内容が共有データ送付処理部７１５に渡される。要求された共有データの共有データ番号が共有データ本体記憶部１１０にあたるデータ提供側の共有データ本体記憶部７１６に存在していた場合、共有データ送信処理部７１５は、共有データ本体記憶部７１６と共有データリスト記憶部７１３から共有データ本体と共有データ付属情報を取得し、送信メール送信部７１４に図２（ｂ）の共有データ送付メールの生成を依頼し、要求元に送信する。
【００５９】
データ要求側の共有データ構成管理部７０１が、前記共有データ送付メールを受信メール解析部７０４で受信した場合、共有データ更新処理部７０８で、受信した共有データの内容をデータ要求側の共有データ本体記憶部７０９の内容に反映させる。
【００６０】
前記共有データ取得要求メールが複数の端末に送信されていた場合、データを提供した端末は、該当共有データを要求元に送信したことを示すために図２（ｇ）のメール受理通知を前記共有データ取得要求メール送付端末に通知する。前記共有データ取得要求メールおよび前記メール受理通知メールを同時に受け取った端末は、共有データ送付済みとして前記共有データ取得要求には対応しない。また、データ送信端末は該当データの所有権保持端末が優先され、一定時間経過しても所有権保持端末から共有データが送信されていない場合に限って、所有権なしの該当データ保持端末から共有データを送信する形態が考えられる。
【００６１】
（実施形態５）
図８は、別電子メールアドレスを利用する他の共有プロジェクトメンバーとの電子データ共有機能を有する主端末８０２と、主端末から共有データを取得する副端末８０８（主端末と副端末は同一人物が使用する）が、１つの電子メールアドレス８０１を共用する処理の流れを示した図である。
【００６２】
主端末８０２と副端末８０８が同じ電子メールアドレスを利用する場合、通常は受信時にサーバ上のメールを削除しない。ただし、定期的にサーバ上のメールを削除しなければ、サーバに負担がかかってしまうため、主端末８０２がサーバ上の電子メールの削除を行う。このとき、副端末８０８に送信したメールを副端末８０８が必ず受信できるようにする必要がある。
【００６３】
副端末８０８における処理、メール送信部８０９、メール受信部６１０、共有データ管理部４０３にあたる副端末側の共有データ管理部８１３、共有データ所有権記憶部１０９、共有データ本体記憶部１１０、共有データリスト記憶部１１１にあたる共有データ記憶８１４に関連する処理は主端末８０２と同一である。
【００６４】
ただし、メール選別部８１１において、主端末８０２から副端末８０８宛に送信されたメールを受信した際、図２（ｇ）のメール受理通知をメール受理通知処理部８１２において主端末８０２宛に送信する。
【００６５】
主端末８０２は、メールサーバ８０１上のメールを定期的に削除する処理を電子メール削除処理部８０６で行う。この削除処理の際、副端末８０８に送信した共有データ構成管理用のメールと、副端末８０８から返信されたメール受理通知とを比較する。その結果、副端末８０８が受理していない共有データ構成管理用のメールに対しては、削除メール再送処理部８０７で再送処理を行う。これにより、主端末８０２および副端末８０８間における共有データ構成管理用メールの送受信が保証される。
【００６６】
また、前記１つの電子メールアドレス８０１を複数の端末で共用する場合、送信元および送信先の端末を電子メールアドレスから区別することができない。送信元および送信先を明示する必要のある場合、図２の各機能の電子メール本文に送信元の端末ＩＤおよび送信先の端末ＩＤを追加して記載する。各端末は前記端末ＩＤから送信元および送信先を判断して、共有システムの処理を実行する。
【００６７】
主端末８０２と副端末８０８の利用形態の一例として、各拠点に設置している常時接続端末を主端末８０２、モバイル利用を主用途するモバイル端末を副端末８０８とすることが考えられる。前記常時接続端末が他の共有プロジェクトメンバーからの共有データの送受信、および各種要求に対応する。前記モバイル端末は前記常時接続端末に対して、最新共有データリストの要求を行い、必要に応じて共有データ自体の取得を要求する。前記モバイル端末からの所有権取得要求も前記常時接続端末に対して行う。前記常時接続端末に所有権がない場合は、前記常時接続端末が他の共有プロジェクトメンバーに対して所有権取得要求を行い、所有権取得後、前記モバイル端末に所有権を譲渡する。ただし共有データ編集後、直ちに前記モバイル端末から前記常時接続端末に所有権を譲渡し、他のプロジェクトメンバーからの所有権取得要求に対応できるようにする。
【００６８】
（実施形態６）
前記モバイル端末において、取得した共有データに有効期限（例えば「有効期限一週間」「シャットダウンされるまで有効」）を設け、有効期限が経過時に前記モバイル端末から共有データを削除する。これによって拠点外に持ち出す端末に恒常的に重要なデータが残されることを防ぐことができる。また前記常時接続端末とのやり取りの記録を確認することで、前記モバイル端末の共有システム内に残っている共有データを把握することが可能である。
【００６９】
（実施形態７）
本発明の電子データ共有システムは、電子メールを通信経路として、電子データの共有および構成管理を行うシステムである。電子メールは複数のメールサーバを経由して送信されるため、送信経路途中における電子データの漏洩の危険性がある。また共有プロジェクトメンバーに成りすますことによる電子データの不正閲覧の危険性がある。そこで本システムでは、一般の電子メールにも利用されているＰＧＰ等の電子メール暗号化技術を用いることでシステムのセキュリティを強化する。この場合、メール送信部４０４で電子メールの暗号化処理、メール受信部４０５で電子メールの複合化処理を行う。
【００７０】
（実施形態８）
本発明の電子データ共有システムは、メール選別部４０６で電子データ共有システム用電子メールとそれ以外の一般電子メールを選別している。そこでローカル端末にＰＯＰサーバの機能を実装し、前記一般電子メールのみを前記ローカルＰＯＰサーバに配送する。ＰＯＰサーバ設定をローカルホストにすることで一般の電子メール閲覧ソフトとの共存が可能である。
【００７１】
【発明の効果】
既存の電子メールサービス（１利用者に，電子メール１アドレス）と本発明を導入した端末のみで、ファイルの構成管理を実現する。これにより、複数拠点間における電子データの共有を低コストで実現できる。また、副端末の機能を制限することで、副端末における情報の漏洩を最小限にすることが可能である。モバイル端末のセキュリティ向上などが考えられる。また、データの複製が複数の端末に存在するため、１端末に障害が発生した場合でも、データの復旧が容易である。
【図面の簡単な説明】
【図１】本発明のハードウェア構成図
【図２】データの送受信、所有権管理などの各種機能を実現するための電子メールの書式一覧を示す図
【図３】共有データ記憶部、共有メンバー情報記憶部のデータ構成図
【図４】本発明の基本的なシステム構成を示す処理ブロック図
【図５】共有データの生成、送付、および共有データの更新処理の流れを示す処理ブロック図
【図６】共有データ生成時、および共有データ編集時における共有データの所有権管理処理の流れを示す処理ブロック図
【図７】共有データリストおよび共有データ本体の送受信処理の流れを示す処理ブロック図
【図８】１つのアドレスを主端末と副端末で利用する際の処理の流れを示す処理ブロック図
【符号の説明】
１０１ コンピュータシステム
１０２ キーボード
１０３ ディスプレイ
１０４ ＣＰＵ
１０５ ＲＡＭ
１０６ 通信制御装置
１０７ ファイル装置
１０８ 制御プログラム記憶部
１０９，６０７，５２２ 共有データ所有権記憶部
１１０，５０６，５１１，６０５，７０９，７１６ 共有データ本体記憶部
１１１，５０７，５１２，６０６，７０６，７１３ 共有データリスト記憶部
１１２ 共有メンバー情報記憶部
１１３ 内部バス
１１４ ネットワーク・バス
１１５，４０１，８０１ メールサーバ
４０２，８０３ 電子メール送受信部
４０３，８０４，８１３ 共有データ管理部
４１１ 共有データ記憶部
４０４，８０９ メール送信部
４０５，８１０ メール受信部
４０６，８１１ メール選別部
４０７，５０１，６０８，６１１，５２０，７０３，７１４ 送信メール生成部
４０８，５０８，６１２，６１７，７０４，７１１ 受信メール解析部
４０９，５０２，５０９，７０１，７１０ 共有データ構成管理部
４１０，６０１，６０９，６１６ 共有データ所有権管理部
５０３，６０２ 共有データ番号生成処理部
５０４，６０３ 新規共有データ生成処理部
５０５，６０４，６１５ 共有データ送付処理部
５１０ 共有データ更新処理部
６１０ 共有データ所有権要求処理部
６１３ 共有データ所有権取得処理部
６１４ 共有データ編集処理部
６１８ 共有データ所有権移譲処理部
７０２ 共有データリスト送付要求処理部
７０５ 共有データリスト更新処理部
７０７ 共有データ送付要求処理部
７０８ 共有データ更新処理部
７１２ 共有データリスト送付処理部
７１５ 要求データリスト送付処理部
８０２ 主端末
８０６ 電子メール削除処理部
８０７ 削除メール再送処理部
８０８ 副端末
８１２ メール受理通知処理部
８０５，８１４ 共有データ記憶部
Claims (9)
- 複数の拠点で電子データを用いて情報の共有を行う電子データ共有システムであって、電子メールを用いて共有データの送受信を行う電子メール送受信部と、電子メールを用いた共有データの構成管理機能と電子メールを用いた共有データの所有権管理機能とを有する共有データ管理部とを備えた電子データ共有システム。
- 通常の電子メールと区別するために特定の件名を与えられた電子メールを通信手段とし、前記特定の件名を与えられた電子メールを共有データの送受信を実現するための指令伝達手段として用いた請求項１記載の電子データ共有システム。
- 前記構成管理機能は、各端末に固有に割り振ったＩＤ番号からシステム内においてユニークな共有データ番号を生成する機能と、共有データと共に送受信される前記共有データ番号から共有データの追加、更新、削除を行う機能を備えた請求項１または請求項２記載の電子データ共有システム。
- 前記所有権管理機能は、共有データ生成時点に生成を実施した端末に所有権を割り当てる機能と電子メールを用いて共有データの所有権を前記共有データ番号ごとに端末間でやり取りする機能とを有する前記共有データ番号ごとの所有権をシステム内で１端末に限定する機能と、所有権のある共有データ番号の共有データのみ更新、削除を許可する機能とを備えた請求項３記載の電子データ共有システム。
- 前記共有データ番号および共有データ名、共有データ保存位置情報、共有データ更新番号のリストを電子メールで送受信する機能と、前記共有データ番号に該当する共有データをシステム内の別端末から取得する機能とを備える請求項３または請求項４記載の電子データ共有システム。
- 別電子メールアドレスを利用する別端末との電子データ共有機能を有する主端末と、前記主端末と電子データ共有機能を有する副端末とが、一つの電子メールアドレスを共用する請求項１または請求項２、請求項３、請求項４、請求項５記載の電子データ共有システム。
- 前記一つの電子メールアドレスを共用する機能は、送信元と送信先の端末ＩＤを前記指令伝達手段用電子メールに追加し送受信端末を判断する機能と、前記主端末から前記副端末に送信された電子メールを前記副端末が受信したときに受信したことを示す電子メールを前記主端末に返信する機能と、前記主端末がメールサーバから電子メールを削除する際に前記受信したことを示す電子メールと対応していない副端末に送信した電子メールを再送する機能とを備えた請求項６記載の電子データ共有システム。
- 複数の拠点で電子データを用いて情報の共有を行う電子データ共有方法であって、電子メールを用いて共有データの送受信を行う電子メール送受信ステップと、前記電子メールに記載されている共有データ番号および保存位置情報から共有データの構成管理を行う共有データ構成管理ステップと、電子メールを用いて共有データ番号ごとに所有権の要求・譲渡を行う所有権管理ステップとを有する電子データ共有方法。
- 複数の拠点で電子データを用いて情報の共有を行う電子データ共有プログラムの記録媒体であって、電子メールを用いて共有データの送受信を行う電子メール送受信手段と、前記電子メールに記載されている共有データ番号および保存位置情報から共有データの構成管理を行う共有データ構成管理手段と、電子メールを用いて共有データ番号ごとに所有権の要求・譲渡を行う所有権管理手段とをコンピュータに機能させるためのプログラムを記録した電子データ共有プログラム記憶媒体。
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|---|---|---|---|
| JP2002296235A JP2004133600A (ja) | 2002-10-09 | 2002-10-09 | 電子メールを用いた電子データ共有システムと方法およびその方法を実現するための記録媒体 |
Applications Claiming Priority (1)
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| JP2002296235A JP2004133600A (ja) | 2002-10-09 | 2002-10-09 | 電子メールを用いた電子データ共有システムと方法およびその方法を実現するための記録媒体 |
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|---|---|
| JP2004133600A true JP2004133600A (ja) | 2004-04-30 |
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|---|---|---|---|
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