JP2004078628A - マニュアル編集システム及びそれを実現するためのコンピュータプログラム - Google Patents

Abstract

【目的】必要な作業説明だけを参照して効率よく作業を行うことができるマニュアルを提供することを目的とする。
【解決手段】操作に対するマニュアルを細分化した作業説明及びその作業説明を編集するための編集情報とを記憶する記憶装置と、前記作業説明を編集して作業説明集（新規マニュアル）を作成するホストコンピュータ１とからなる。
ホストコンピュータ１は、複数の前記作業説明を前記編集情報に基づいて編集して再編作業説明集（仕事の流れに沿ったマニュアル）を作成する。
【選択図】　図５

Description

【０００１】
【発明の属する技術分野】
本発明は、作業マニュアル（作業説明集）の編集システムに関するものである。
【０００２】
【従来の技術】
人が様々な作業を行う場合、作業マニュアルがよく利用されている。例えば、飛行機の整備においては飛行機用の整備マニュアルが利用され、ワードプロセッサ（ワープロ）の操作においてはワープロ用の操作マニュアルが利用されている。
【０００３】
【発明が解決しようとする課題】
このように作業マニュアルを利用することにより、誰もが容易により確実に作業を行うことができるのである。
しかし、作業マニュアルには大変多くの作業説明が掲載されているため、実際に作業する人にとっては、不必要な作業説明も多く、本当に必要な作業説明を見つけることが困難な場合がある。例えば、ワープロを使って簡単な文書を作成したい人にとっては基本的な作業説明だけで足りるのに、作業マニュアルには特殊な作業に関する説明までもが多数掲載されているので、本当に必要な作業説明を見つけることが困難な場合がある。
また、作業説明の順番が仕事の流れに沿っていることは殆どないため作業を効率よく行えないという問題もある。
そこで、必要な作業説明のみを効率よく参照できるマニュアルを作成するためのシステム等が求められるところである。
【０００４】
【課題を解決するための手段】
本発明は、例えば、次の処理を行うシステム又は方法、又は次の処理を命令するコンピュータプログラムである。
（１）複数の作業説明とその作業説明を編集するための編集情報とを記憶する記憶手段と、前記作業説明を編集して作業説明集を作成する編集手段とからなり、
前記編集手段は複数の前記作業説明を前記編集情報に基づいて編集して再編作業説明集を作成する。
（２）前記記憶手段に記憶されている前記作業説明は、操作に対する作業説明集を細分化したものである。
（３）前記編集情報は仕事の流れに沿った編集情報であり、前記再編作業説明集は仕事の流れに沿った作業説明集である。
（４）前記編集手段は作業を行う者が利用する作業手段に対し、前記再編作業説明集を出力する。
（５）前記編集手段は、前記作業手段において前記作業説明が修正された場合、修正された修正後作業説明に基づいて前記記憶手段に記憶されている前記作業説明を更新する。
（６）前記修正後作業説明には編集区分が含まれ、
前記編集手段は前記編集区分に基づいて前記再編作業説明集を作成する。
【０００５】
【発明の第一実施形態】
本発明の第一実施形態を図に基づいて説明する。図１は本発明の実施に必要なハードウェアとそのハードウェアの結びつきを表した概略図である。
これらハードウェアは、ある会社の社内ＬＡＮを構成するものであり、ホストコンピュータ１（社内ＬＡＮにおいて中心となるホストコンピュータ）と、複数のＰＣ２（各社員が利用するコンピュータ）とからなる。
このホストコンピュータ１と複数のＰＣ２とは各々通信ケーブル３（通信手段）を通じてデータの送受信が可能になるよう接続されている。
ホストコンピュータ１、ＰＣ２はデータを記憶するための記憶装置とデータを送受信するためのデータ送信部並びにデータ受信部とを各々内蔵し、それらを用いてデータの送受信を行う。
【０００６】
各々の記憶装置には本発明を実現するためのコンピュータプログラムや所定のデータが記憶されており、各装置はこのコンピュータプログラムの命令を受けて各データを処理し、本発明を実施する。
ＰＣ２にはデータを表示するための表示モニタ１１、データ入力用のキーボード１２やマウス１３が備えられている。
なお、本実施形態では、ホストコンピュータ１が編集手段としての役割を果し、ＰＣ２が作業手段としての役割を果し、ホストコンピュータ１に内蔵されてる記憶装置が記憶手段としての役割を果たす。
【０００７】
次に、本発明を実現するための処理について説明する。本発明では＜新規マニュアル作成処理＞と＜マニュアル修正処理＞とを行う。以下、これら処理について説明する。
【０００８】
＜新規マニュアル作成処理＞
ドリームカンパニーという会社では社内文書（各種報告書の作成、見積書や請求書の作成、交通費の申請等）の作成をすべてコンピュータで行うことにしている。ホストコンピュータ１の記憶装置には社内文書を作成するためのコンピュータプログラム及び社内文書を作成するためのマニュアル（データ）が記憶されている。
ドリームカンパニーの社員である三田さんは顧客から見積書の作成を依頼された。三田さんは見積書を作成しようとしたが、その作成方法がよく分らなかったのでＰＣ２を利用してマニュアル参照メニューを起動させた。これによりＰＣ２の表示モニタ１１には図２のような内容が表示され、三田さんは表示モニタ１１に表されている「見積書マニュアル（Ｍ０２４）」をクリックした。これによりＰＣ２は呼出データ「呼出対象：見積マニュアル、Ｍ０２４」を作成し、これをホストコンピュータ１に送信した。
【０００９】
呼出データを受信したホストコンピュータ１は、新規マニュアル（見積マニュアル）を作成するため以下の処理を行う。
（１）図３に示す作業データベースは各種社内文書を作成するためのマニュアルである。図３のマニュアルは操作別に（「ファイルの取扱い」→「文章の入力」→「文書の印刷」→「特殊な処理」というように）ソートされているマニュアルである。ホストコンピュータ１の記憶装置には図３のマニュアルを細分化した各処理が記憶されている。具体的には以下のデータが作業操作データベースとして記憶されている（図３）。
「処理１−１、ファイルの取扱い、ファイルを開く、ファイル→開く→開きたいファイルを選択、全作業」
「処理１−２、ファイルの取扱い、ファイルをｈｔｍｌ形式で開く、ファイル→ｈｔｍｌ形式で開く→開きたいファイルを選択、全作業」
「処理１−３、ファイルの取扱い、ファイルの新規保存、ファイル→新規保存→ファイル名を入力→保存をクリック、全作業」
「処理１−４、ファイルの取扱い、ファイルの上書き保存、ファイル→上書き保存→保存をクリック、全作業」
「処理２−１、文章の入力、ローマ字入力で入力する、編集→入力モード→ローマ字をクリック、全作業」
「処理２−２、文章の入力、カナ入力で入力する、編集→入力モード→カナをクリック、全作業」
「処理２−３、文章の入力、数字を入力する、編集→入力モード→数字をクリック、全作業」
「処理２−４、文書の印刷、通常印刷、ファイル→印刷をクリック、全作業」
「処理２−５、文書の印刷、割付印刷、ファイル→印刷オプション→割付印刷をクリック、全作業」
「処理２−６、文書の印刷、両面印刷、ファイル→印刷オプション→両面印刷をクリック、全作業」
「処理３−１、特殊な処理、文字を飾り文字にする、書式→フォント→飾り文字をクリック、全作業」
「処理３−２、特殊な処理、入力した数字を合計する、ツール→計算→合計をクリック、全作業」
「処理３−３、特殊な処理、写真を挿入する、挿入→写真→ファイルの選択をクリック、全作業」。
なお、本実施形態では、この操作別にソートされたマニュアルが「操作に対する作業説明集（マニュアル）」としての役割を果し、記憶装置にはこの「操作に対する作業説明集（マニュアル）」を処理単位で細分化した各処理（処理１−１、処理１−２等）が対応づけて（関連づけて）記憶されているものであり、図３に表されている各処理が「作業説明」としての役割を果たす。
【００１０】
（２）ホストコンピュータ１の記憶装置には、更に図４に示す「編集データベース」が記憶されている。これは各作業を行うにあたって図３の各処理をどのように編集すべきかを示すデータが作業毎に記憶装置に記憶されているものである。
ホストコンピュータ１は、ＰＣ２から受信した呼出データ「呼出対象：見積マニュアル、Ｍ０２４」に基づいて編集データベースを検索し、その結果以下のレコードを抽出した（図４）。
編集データベース（見積書のレコード）
「作業名：見積書の作成、作業コード：Ｍ０２４、工程１：処理１−１、工程２：処理２−３、工程３：処理３−２、工程４：処理１−４、工程５：処理２−４、工程６：情報なし、工程７：情報なし、……」。
なお、本実施形態では、この編集データベースの各レコードが「編集情報（仕事の流れに沿った編集情報）」としての役割を果たす。また、この工程の順番は仕事（見積作成）の流れに沿ったものとなっている。
【００１１】
（３）ホストコンピュータ１は図３の作業データベースを図４の編集レコードに基づいて編集し、新規マニュアルを作成する。即ち、図４の編集データベースの工程順に図３に示す処理を並べ替えてゆき、以下のような新規マニュアルを作成する。
見積マニュアル
「処理１−１、ファイルの取扱い、ファイルを開く、ファイル→開く→開きたいファイルを選択／処理２−３、文章の入力、数字を入力する、編集→入力モード→数字をクリック／処理３−２、特殊な処理、入力した数字を合計する、ツール→計算→合計をクリック／処理１−４、ファイルの取扱い、ファイルの上書き保存、ファイル→上書き保存→保存をクリック／処理２−４、文書の印刷、通常印刷、ファイル→印刷をクリック」。
なお、本実施形態では、この見積マニュアルが「再編作業説明集（仕事の流れに沿った作業説明集）」としての役割を果たす。
【００１２】
（４）ホストコンピュータ１は作成した見積マニュアルを三田さんが使用しているＰＣ２に送信（出力）し、それを受信したＰＣ２は表示モニタ１１に図５のような内容を表示する。
このようにすれば、三田さんは見積書を作成するために必要な作業説明だけを参照することができ、また作業説明の順番も自由に設定でき、仕事の流れに沿ったマニュアルにすることもできるので、効率よく見積書を作成することができる。
以上が、＜新規マニュアル作成処理＞である。
【００１３】
次に、＜マニュアル修正処理＞について説明する。
図５のマニュアルを参照した三田さんはそのマニュアル通りに作業を進め見積書を作成した。しかし、参照したマニュアルには分りづらい点や作業説明の文言を修正すべき点があった。具体的には、「処理２−３」と「処理３−２」に修正すべき点があったので、三田さんはこれら処理の文言（作業詳細）を修正しようと考えた。
【００１４】
まず、「処理２−３」の修正処理から説明する。
図５の「処理２−３」において、「数字をクリック」とあるが、三田さんが見積を作成したところ、実際には何処をクリックすればよいかが分り辛いという問題があった。そこで、以下の処理により作業説明（作業詳細）を修正する。
［修正処理１−１］三田さんは図５の「処理２−３」横の「修正」をクリックした。これによりＰＣ２は修正要請データ「処理２−３」をホストコンピュータ１に送信した。
［修正処理１−２］これを受信したホストコンピュータ１は図３の作業説明データベースから「処理２−３」を検索し、修正対象データ「処理２−３、文章の入力、数字を入力する、編集→入力モード→数字をクリック、全作業」をＰＣ２に送信する。
［修正処理１−３］これを受信したＰＣ２は表示モニタ１１に図６のような内容を表示する（なお、この時点で修正後の欄には「（画面左上）」という内容は表示されていないものとする）。
［修正処理１−４］三田さんは「数字をクリック」だけでは分りづらかったという経験があるので、この文言を「数字（画面左上）をクリック」に修正し、アイコンの位置を分り易くするよう文言の修正を行ったた。
［修正処理１−５］次に三田さんは、今回の修正をすべての作業に適用するのか、或は一定の作業に限定して適用するのか（例えば、見積書作成にだけ適用するのか）を選択する。今回の修正は、すべての作業に適用するべきものなので、三田さんは「すべてに適用」にチェックを入れ、画面下の「更新」をクリックした。これによりＰＣ２は第一修正データ「処理２−３、文章の入力、数字を入力する、編集→入力モード→数字（画面左上）をクリック、適用範囲＝すべて」を作成し、これをホストコンピュータ１に送信する。
なお、本実施形態では、この第一修正データが「修正後作業説明」としての役割を果たし、適用範囲（どの作業に適用するかをコントロールするための区分）が「編集区分」としての役割を果す。
［修正処理１−６］この第一修正データを受信したホストコンピュータ１は、「処理２−３」を第一修正データに基づいて更新する。即ち、図３の作業説明データベースに含まれる「処理２−３」は図８のように更新される。なお、第一修正データの適用範囲は「すべて」であるため、修正前の処理２−３の内容は削除されているものとする。
【００１５】
次に、「処理３−２」を修正するための処理について説明する。
ドリームカンパニーでは見積書や請求書の作成の際に料金割引に関するトラブルが続出している。そこで、三田さんは「処理３−２」の作業詳細を修正しようと考えた。以下、これを修正する処理について説明する。
［修正処理２−１］から［修正処理２−３］は、上記［修正処理１−１］から［修正処理１−３］と同様の処理であり、これによりＰＣ２の表示モニタ１１には図７のような内容が表示される（なお、この時点で修正後の欄には「→割引の際は上司に相談」という内容は表示されていないものとする）。
［修正処理２−４］三田さんは、作業詳細「ルール→計算→合計をクリック」を「ルール→計算→合計をクリック→割引の際は上司に相談」に修正した。
［修正処理２−５］三田さんは、今回の修正をすべての作業に適用するのか、或は一定の作業に限定して適用するのか（例えば、見積書作成にだけ適用するのか）を選択する。今回の修正は、見積書と請求書の作成にのみ適用するべきものなので、三田さんは「次の作業にのみ反映」にチェックを入れ、反映すべき作業の作業コード「Ｍ０２４（見積書の作業コード），Ｓ０１１（請求書の作業コード）」を入力し、画面下の「更新」をクリックした。
【００１６】
これによりＰＣ２は第二修正データ「処理３−２、特殊な処理、入力した数字を合計する、ツール→計算→合計をクリック→割引の際は上司に相談、適用範囲＝Ｍ０２４・Ｓ０１１」を作成し、これをホストコンピュータ１に送信する。
［修正処理２−６］この第二修正データを受信したホストコンピュータ１は、「処理３−２」を第二修正データの内容に更新する。即ち、図３の作業説明データベースに含まれる「処理３−２」は図８のように更新される。なお、第二修正データの適用範囲は「すべて」ではないため、修正前の処理３−２はそのまま存続し、第二修正データの内容は「処理３−２Ａ」として追加されるものとする。また、処理３−２は作業コード「Ｍ０２４，Ｓ０１１」以外の場合に利用されるよう、適用区分には「Ｍ０２４，Ｓ０１１以外」が設定され、処理３−２Ａは作業コード「Ｍ０２４，Ｓ０１１」の場合にのみ利用されるよう、適用区分には「Ｍ０２４，Ｓ０１１」が設定される。このようにすれば「処理３−２」の修正内容は見積書及び請求書のマニュアルにのみ適用され、他の作業には適用されないので、よりきめ細かなマニュアル修正をすることができる。
【００１７】
そして、図８のように更新された作業説明データベースに基づいて再度見積マニュアルを作成した場合は以下のような見積マニュアル（データ）が作成され、それが図９のように表示モニタ１１に表示される。
見積マニュアル
「処理１−１、ファイルの取扱い、ファイルを開く、ファイル→開く→開きたいファイルを選択／処理２−３、文章の入力、数字（画面左上）を入力する、編集→入力モード→数字をクリック／処理３−２Ａ、特殊な処理、入力した数字を合計する、ツール→計算→合計をクリック→割引の際は上司に相談／処理１−４、ファイルの取扱い、ファイルの上書き保存、ファイル→上書き保存→保存をクリック／処理２−４、文書の印刷、通常印刷、ファイル→印刷をクリック」。
なお、新しいマニュアルはすべて適用区分に基づいて作成されるものとする。例えば、「処理３−２」は「適用区分＝Ｍ０２４，Ｓ０１１以外」であり、「処理３−２Ａ」は「適用区分＝Ｍ０２４，Ｓ０１１」である。このマニュアルは見積書の作成（作業コード＝Ｍ０２４）なので、マニュアルには「処理３−２」ではなく「処理３−２Ａ」が適用され、その結果「割引の際は上司に相談」という文言が追加されている。一方、「処理２−３」は「適用区分＝すべて」（すべての作業に適用することを意味する）なので、新規マニュアルの処理２−３には「（画面左上）」という文言が追加されている。
【００１８】
また、交通費申請（作業コード＝Ｋ１０１）などのマニュアルを作成する場合は、以下のような交通費申請マニュアル（データ）が作成され、それが図１０のように表示モニタ１１に表示される。なお、ここで交通費申請のための工程の順番は見積書作成の工程の場合と同様とする。
交通費申請マニュアル
「処理１−１、ファイルの取扱い、ファイルを開く、ファイル→開く→開きたいファイルを選択／処理２−３、文章の入力、数字（画面左上）を入力する、編集→入力モード→数字をクリック／処理３−２、特殊な処理、入力した数字を合計する、ツール→計算→合計をクリック／処理１−４、ファイルの取扱い、ファイルの上書き保存、ファイル→上書き保存→保存をクリック／処理２−４、文書の印刷、通常印刷、ファイル→印刷をクリック」。
なお、新しいマニュアルはすべて適用区分に基づいて作成されるものとする。例えば、「処理３−２」は「適用区分＝Ｍ０２４，Ｓ０１１以外」であり、「処理３−２Ａ」は「適用区分＝Ｍ０２４，Ｓ０１１」である。このマニュアルは交通費申請（作業コード＝Ｋ１０１）なので、マニュアルには「処理３−２Ａ」ではなく「処理３−２」が適用され、その結果「割引の際は上司に相談」という文言はない。一方、「処理２−３」は「適用区分＝すべて」なので、新規マニュアルの処理２−３には「（画面左上）」という文言が追加されている。
以上が＜マニュアル修正処理＞である。
【００１９】
上記実施形態おいては特定のケースについて説明したが、本発明はこれら特定のケースに限るものではない。例えば、次のようなケースであっても構わない。
（１）上記実施形態では、見積書の作成マニュアルを例にして説明したが、本発明はこれに限らず、あらゆるマニュアル作成に利用できるものである。
（２）データの内容は実施形態で説明したデータに限らない。即ち、同様の役割を果たすことができれば、他のどのようなデータであっても構わない。
（３）ハードウェアも実施形態で説明したものに限らない。即ち、同様の役割を果たすことができれば、他のどのようなハードウェアであっても構わない。例えば、インターネットを利用してホストコンピュータ１とＰＣ２とを接続してもよい。
（４）処理の内容や手順についても実施形態で説明したものに限らない。即ち、同様の役割を果たすことができれば、他のどのような処理内容・処理手順であっても構わない。
（５）上記実施形態において説明された各データ（データ項目）は原則として各々対応づけられて（関連づけられて）記憶手段に記憶されているものとする。また、図面に表されているデータも同様である。
【００２０】
【発明の効果】
本発明には次のような効果がある。
（１）本発明を利用すれば、不必要な作業説明を排し、必要な作業説明だけを集めたマニュアルを自由に作成できるので、効率よく作業を行うことができる。
（２）本発明を利用すれば、作業説明の順番を自由に設定できるのでより効率的に作業を行うことができる。特に、本発明では操作別に編集されたマニュアル（操作に対するマニュアル）を仕事の流れに沿ったマニュアルに再編成できるので、仕事の流れに沿った効率のよい仕事を行うことができる。
（３）本発明では、マニュアルの内容を作業者が自由に修正できるので、マニュアルを参照する者は、常に新しく且つきめ細かな作業説明を参照することができる。また、本発明では編集区分を設けているので作業別にマニュアルを修正でき、よりきめ細かなマニュアルにすることができる。
【図面の簡単な説明】
【図１】本発明を実現するための各装置の概略を示す図である。
【図２】マニュアル参照メニューを表した図である。
【図３】作業説明データベース（修正前）を表した図である。
【図４】編集データベースを表した図である。
【図５】見積マニュアルを表した図である。
【図６】マニュアルの修正画面を表した図である。
【図７】マニュアルの修正画面を表した図である。
【図８】作業説明データベース（修正後）を表した図である。
【図９】見積マニュアルを表した図である。
【図１０】交通費申請マニュアルを表した図である。
【符号の説明】
１　ホストコンピュータ
２　ＰＣ（パーソナルコンピュータ）
３　通信ケーブル

Claims (12)

1. 複数の作業説明とその作業説明を編集するための編集情報とを記憶する記憶手段と、前記作業説明を編集して作業説明集を作成する編集手段とからなり、
   前記編集手段は複数の前記作業説明を前記編集情報に基づいて編集して再編作業説明集を作成することを特徴とするマニュアル編集システム。
2. 前記記憶手段に記憶されている前記作業説明は、操作に対する作業説明集を細分化したものであることを特徴とする請求項１記載のマニュアル編集システム。
3. 前記編集情報は仕事の流れに沿った編集情報であり、前記再編作業説明集は仕事の流れに沿った作業説明集であることを特徴とする請求項１乃至２記載のマニュアル編集システム。
4. 前記編集手段は作業を行う者が利用する作業手段に対し、前記再編作業説明集を出力することを特徴とする請求項１乃至３記載のマニュアル編集システム。
5. 前記編集手段は、前記作業手段において前記作業説明が修正された場合、修正された修正後作業説明に基づいて前記記憶手段に記憶されている前記作業説明を更新することを特徴とする請求項１乃至４記載のマニュアル編集システム。
6. 前記修正後作業説明には編集区分が含まれ、
   前記編集手段は前記編集区分に基づいて前記再編作業説明集を作成することを特徴とする請求項１乃至５記載のマニュアル編集システム。
7. 複数の作業説明とその作業説明を編集するための編集情報とを記憶する記憶手段を備える編集手段に対して処理を命令するものであり、
   前記編集手段に複数の前記作業説明を前記編集情報に基づいて編集させて再編作業説明集を作成させることを特徴とするマニュアル編集のためのコンピュータプログラム。
8. 前記記憶手段に記憶されている前記作業説明は、操作に対する作業説明集を細分化したものであることを特徴とする請求項７記載のマニュアル編集のためのコンピュータプログラム。
9. 前記編集情報は仕事の流れに沿った編集情報であり、前記再編作業説明集は仕事の流れに沿った作業説明集であることを特徴とする請求項７乃至８記載のマニュアル編集のためのコンピュータプログラム。
10. 前記編集手段に、前記再編作業説明集を作業を行う者が利用する作業手段へ出力させることを特徴とする請求項７乃至９記載のマニュアル編集のためのコンピュータプログラム。
11. 前記作業手段において前記作業説明が修正された場合、修正された修正後作業説明に基づいて前記記憶手段に記憶されている前記作業説明を前記編集手段に更新させることを特徴とする請求項７乃至１０記載のマニュアル編集のためのコンピュータプログラム。
12. 前記修正後作業説明には編集区分が含まれ、
    前記編集手段に前記編集区分に基づいて前記再編作業説明集を作成させることを特徴とする請求項７乃至１１記載のマニュアル編集のためのコンピュータプログラム。

Images