【０００１】
【発明の属する技術分野】
本発明は、文書処理システム、プログラムおよび記録媒体に関し、特に、プロジェクトに関わる各メンバーが作成する文書の作成状況および進捗状況を容易に把握でき、文書の作成および管理を効率化する文書処理システム、その文書処理システムの機能を実行するプログラムおよびそのプログラムを記録したコンピュータ読み取り可能な記録媒体に関する。
【０００２】
【従来の技術】
例えば、新製品を発売する場合、製品企画、設計、生産設計、生産、販売等の工程を経て発売にこぎつける。これらの各工程において、プロジェクトまたはテーマの提案、実行、完了が行われ、それらごとに審査、承認および決裁が行われている。
このようなプロジェクトは、多人数で行われるのが一般的であり、且つ、関連部門と種々の調整が行われる。
【０００３】
このプロジェクト内のメンバーおよび関連部門との調整には、文書を通じて正確な情報を伝達するようにしている。
このような文書は、紙文書または電子文書として作成されるが、プロジェクト内で作成される数十種類の文書の内容やその作成進捗状況がつかみづらいため、他のメンバーが作成する文書を参照して作業を行うメンバーの進捗が停滞しかねない。
【０００４】
また、プロジェクトの提案、実行、完了の各ステップでは、審査印、承認印および決裁印をもらうため、紙に印刷された資料をもとに、審査、承認、決裁を行っているが、そのための資料作成や作成した資料の配布に時間がかかっている。さらに、決裁後に、多数の関連部門へ多量の資料を配布するためにコピー・郵送・配布先管理等に時間がかかっている。
【０００５】
また、承認・決裁された文書は紙資料のため、保管場所の確保や文書のメンテナンス作業やセキュリティ等の保管管理が難しい。
また、文書は１部のみのため同時閲覧ができない。
【０００６】
これを解決するために、最近では、作成する文書を電子化し、プロジェクトのメンバーや関連部門から電子化された文書を閲覧可能状態で共有し、さらに、ネットワークを利用して、審査・承認・決裁し、決裁後の文書を関連部門へ配布するという、いわゆる、ワークフローシステムが使われている。
【０００７】
【発明が解決しようとする課題】
しかしながら、ワークフローシステムを使っても、次の点が解決されない。
（１）決裁前の個々の文書に関する作成状況（内容およびその完成度）がつかめないため、他のメンバーが作成している文書を参照しづらく、各自の業務処理計画およびその実行がしにくい。
（２）決裁後の配布は簡単になるが、その配布された文書の未読状況をつかみづらい。
【０００８】
本発明は、上述の実情を考慮してなされたものであって、プロジェクトの進行に伴って随時作成されていく文書について、その文書の作成状況、審査・承認・決裁の状況および配布状況等をプロジェクトに関わるメンバーが手軽に把握して、文書の内容を互いに参照しながら効率よく作業を行えるようにした文書処理システム、その文書処理システムの機能を実行するプログラムおよびそのプログラムを記録したコンピュータ読み取り可能な記録媒体を提供することを目的とする。
【０００９】
【課題を解決するための手段】
上記課題を解決するために、本発明の請求項１の文書処理システムは、少なくともプロジェクト名の一覧を第１種画面に表示し、前記第１種画面にてプロジェクト名が選択されると、このプロジェクト名に対応させて予め記憶されている複数の文書名の一覧を第２種画面に表示し、前記第２種画面に表示された複数の文書名一覧の中から文書が選択されると、この選択された文書の内容を第３種画面に表示して、前記第１種画面、前記第２種画面および前記第３種画面の３階層にて画面表示を制御することを特徴とする。
また、本発明の請求項２は、請求項１に記載の文書処理システムにおいて、前記第２種画面は、複数の文書名のそれぞれに、文書の作成状態、承認状態および文書配布状態を対応させて表示することを特徴とする。
また、本発明の請求項３は、請求項１または２に記載の文書処理システムにおいて、前記第２種画面に表示された複数の文書がすべて承認完了となったときにのみ、前記第１種画面にてこの複数の文書に対応するプロジェクトのプロジェクト名に対応させて承認完了の表示を行えることを特徴とする。
また、本発明の請求項４は、請求項３に記載の文書処理システムにおいて、前記第１種画面に表示されたプロジェクトのうち承認完了となったときにのみ、このプロジェクトのプロジェクト名に対応させて配布完了の表示を行えることを特徴とする。
また、本発明の請求項５は、請求項４に記載の文書処理システムにおいて、前記プロジェクトに関する文書を配布されたすべての人から内容確認信号を受信したときに配布完了とすることを特徴とする。
また、本発明の請求項６のプログラムは、コンピュータを、請求項１乃至５のいずれか１に記載の文書処理システムとして機能させるためのプログラムである。
また、本発明の請求項７の記録媒体は、請求項６に記載のプログラムを記録したコンピュータ読み取り可能な記録媒体である。
【００１０】
以上の構成によって、プロジェクトの進行に伴って随時作成されていく文書について、その文書の作成状況、審査・承認・決裁の状況および配布状況等をプロジェクトに関わるメンバーが手軽に把握して、文書の内容を互いに参照しながら効率よく作業を行える。
また、他のメンバーの作成している文書の作成状況（内容およびその完成レベル）が分かるので、各自の業務処理計画が立てやすくなる。
また、審査・承認・決裁のために配布された文書の配布状況が分かるので、滞留している理由を推定しやすい。
【００１１】
【発明の実施の形態】
以下、図面を参照して本発明の文書処理システムに係る一実施形態を説明する。
【００１２】
Ａ．システムの構成と進行概要
図１は、本発明の文書処理システムの全体構成を示すブロック図である。
図１において、本実施形態は、プロジェクトを推進するチームに関するネットワーク１０と、このプロジェクトに関連する部門のネットワーク２０とを通信網３０を介して接続する。関連部門のネットワーク２０がない場合は、通信網３０も必要ない。
当該プロジェクトに関するネットワーク１０には、文書処理サーバ１１、プロジェクトのメンバーが使用する端末１２、メンバーの作成した文書等を審査する審査者の端末１３、承認者の端末１４および決裁者の端末１５とを通信網１６によって接続する。これらの文書処理サーバ１１と各端末（１２，１３，１４，１５）とは、別々のネットワークに属し、それぞれのネットワークを通信網で接続するように構成してもよい。
【００１３】
ここで、通信網（１６，３０）は、当該プロジェクト内、関連部門内およびそれらのネットワーク間を結合するための伝送路であって、一般には、ケーブルで実現され、通信プロトコルにはＴＣＰ／ＩＰが使われる。但し、伝送路としてはケーブルだけではなく、それらの間の通信プロトコルが一致するものであれば有線または無線のいずれでもよく、例えば、公衆回線や専用回線等によるＬＡＮ（Ｌｏｃａｌ Ａｒｅａ Ｎｅｔｗｏｒｋ）、ＷＡＮ（Ｗｉｄｅ Ａｒｅａ Ｎｅｔｗｏｒｋ）、インターネットなどを用いることができる。
【００１４】
この構成において、プロジェクトは次のように進行する。
まず、プロジェクトのメンバーはプロジェクトを開始するに当たって、プロジェクトの提案申請を行う。
このときの提案申請には、申請用の書類および添付資料を文書処理サーバ１１に登録して、この登録された書類等を基に審査および承認を経て、提案に必要なすべての書類等が承認されて始めて決裁が行われ、プロジェクトが開始される。次に、開始されたプロジェクトは、メンバーによって所定の文書を文書処理サーバ１１に作成し、審査および承認を受ける。
最終的にプロジェクトを完了するときにも、所定の完了申請書類および添付資料（成果物）を文書処理サーバ１１へ登録して、この登録された書類等を基に審査および承認を経て、完了に必要なすべての書類等が承認されて始めて決裁が行われ、プロジェクトが完了する。
また、必要に応じてプロジェクトの進行中および完了によって、必要な書類が文書処理サーバ１１に登録された書類等が配布（審査等のための配布および関連部門への配布）される。
【００１５】
このプロジェクトの提案から完了までに文書処理サーバ１１に登録される文書の進捗状況（文書作成状況、審査等の状況、配布状況）は、この文書処理サーバ１１によって管理され、その状況はこのプロジェクトの関係者（メンバー、審査者、承認者、決裁者、関連部門）から閲覧可能となっており、それぞれの進捗状況に応じて他のメンバーが作成している文書を参照して、各自の担当作業（成果物としての文書を作成する作業）を行う。
【００１６】
本実施形態では、文書またはプロジェクトの決裁は、審査および承認を経て決裁に至る３段階を想定して説明するが、例えば、審査者、承認者および決裁者が同一人である場合や承認をもって決裁という場合等あるので、１段階や２段階であってもかまわない。
【００１７】
Ｂ．本システムの詳細構成
図２は、本文書処理システムで使われる文書処理サーバ１１の機能構成を示すブロック図である。
図２において、文書処理サーバ１１は、プロジェクト管理手段１１１、文書管理手段１１２、状況管理手段１１３、文書名テンプレート１１４、プロジェクトデータベース（ＤＢ）１１５、文書データベース（ＤＢ）１１６を含んでいる。
【００１８】
Ｂ−１．プロジェクトの定義
プロジェクト管理手段１１１は、プロジェクトの登録・修正・完了を管理する。
まず、プロジェクトのリーダはプロジェクトが発生すると、文書処理サーバ１１へアクセスして、プロジェクトの管理番号を取得し、プロジェクト名、プロジェクト番号等を入力する。
プロジェクト管理手段１１１は、この入力が完了すると、プロジェクトで作成すべき標準的な複数の文書名一覧を記憶している文書名テンプレート１１４から選択された文書名一覧を読み込み、図３のようなプロジェクト全体構想の入力画面を表示する。
【００１９】
図３において、進行状態Ａは、プロジェクトの進行状況（作成状況、審査・承認・決裁状況等）を表示する。
管理番号Ｂは、このプロジェクトをプロジェクトＤＢ１１５へ登録するときに一意の番号を発生して表示される。
作成日、作成者および作成部署Ｃは、このプロジェクト全体構成を入力するときの日付と入力しているメンバーの名前およびメンバーの属する部署名であり、自動的に表示される。
【００２０】
審査依頼先、承認依頼先および決裁依頼先Ｄは、この作成者の所属から自動的に決定される審査者、承認者および決裁者の電子メールアドレスを表示する。
この審査者、承認者および決裁者は、それぞれの審査に伴う資料が配布されるので配布先にもなる。
配布先Ｈは、プロジェクトの提案から完了までの間にプロジェクトの内容を配布する配布先の電子メールアドレスを指定する。
【００２１】
プロジェクトＮＯ．およびプロジェクト名Ｅは、先に、入力したものを表示する。
文書一覧Ｆは、先に文書名テンプレート１１４から読み込まれた文書名一覧を次のような項目を伴って一覧表示する。
作成・編集／表示ボタン（Ｆ１）：ボタンの横に「作成」と表示されている場合には、このボタンを押すことによって、対応する文書名欄の文書を新規に作成する。また、一度作成された文書は、ボタンの横に「編集／表示」の表示がなされ、このボタンを押すことによって、文書の表示が行われ、さらに、編集指示を行うことによって文書の編集が行える。
【００２２】
状況（Ｆ２）：文書名に示された文書の作成状況、審査・承認・決裁状況および配布状況を表示する。
この文書の作成状況は、作成中、編集中、作成完了等が表示される。
審査・承認・決裁状況は、それぞれの依頼が送信される前までは未表示であるが、依頼がなされると審査依頼中、審査中、審査完了、承認依頼中、承認中、承認完了、決裁依頼中、決裁中、決裁完了等が表示される。
この配布状況は、審査・承認・決裁するための配布であって、審査等の依頼がなされるまでは未表示であり、依頼がなされると配布中、依頼を確認すると配布完了が表示される。さらに、配布状況に配布件数や未読件数を表示するようにしてもよい。特に未読件数は、文書のアクセス権限別に表示するようにして、文書を読んでほしい人が未読状態にあるかどうかを分かり易くできる。
【００２３】
文書名（Ｆ３）：この文書の文書名であり、この文書が細分化されているときには後述の展開ボタン（Ｇ１）によって展開または省略表示ができる。
作成者（Ｆ４）：この文書の作成者名であり、電子メールアドレスから特定される。
審査者（Ｆ５）：この文書の審査者名であり、電子メールアドレスから特定される。
承認者（Ｆ６）：この文書の承認者名であり、電子メールアドレスから特定される。
承認日（Ｆ７）：この文書が承認者によって承認された日付である。
【００２４】
また、この文書一覧は、Ｇ１のボタンを押すことによって、細分化された文書一覧を展開したり、省略したりすることができる。さらに、文書一覧から文書を選択してＧ２のボタンを押すと同一文書の細分化した文書を登録することができる。文書一覧を選択せずにＧ２ボタンを押した場合には、新規の文書を文書一覧へ追加することができる。
【００２５】
次に、プロジェクトのリーダ（作成者）は、図３のように表示されたプロジェクトに対して、書誌的事項の修正および取り込んだ文書名一覧を修正・追加して文書名を確定し、プロジェクトデータベース（ＤＢ）１１５へ登録する。
プロジェクト管理手段１１１は、プロジェクト名やプロジェクトに関する書誌的事項が修正されたときには、文書管理手段１１２を呼び出して、このプロジェクト名や書誌的事項を参照して作成されている文書も同様に更新する。
【００２６】
プロジェクトＤＢ１１５は、次のような項目を登録してプロジェクトの進捗を管理する。
（１）管理番号：プロジェクトを識別する唯一名。
（２）プロジェクト名およびプロジェクトＮＯ．：プロジェクトの名称および番号。
（３）状況：作成状況、審査・承認・決裁状況、配布状況からなり、プロジェクトの進行状況を表す。
（４）作成者および作成日：プロジェクト全体構想を登録したプロジェクトのリーダの電子メールアドレスおよび作成登録日。
（５）審査者、承認者および決裁者：それぞれの電子メールアドレス。
審査依頼日、承認依頼日、決裁依頼日：それぞれ審査者、承認者および決裁者へ依頼を行った日付。
審査日、承認日、決裁日：それぞれ審査者、承認者および決裁者が決定を行った日付。
未読／既読フラグ：審査、承認および決裁のそれぞれに有する。
（６）配布先のリスト：プロジェクトの内容を配布する配布先の電子メールアドレス、アクセス権限および未読／既読フラグからなるリスト。
配布日：配布先へ配布した日付。
アクセス権限としては、文書を編集できる編集権限と文書を閲覧できる閲覧権限があり、配布先の文書へのアクセス権限が文書の編集権限を持つ場合と閲覧権限のみの場合とで別々に件数を集計する。
（７）文書のリスト：このプロジェクトで作成する文書の文書識別子のリスト。
【００２７】
ここで、電子メールアドレスの所有者名および所属と電子メールアドレスとを対応付けるアドレスデータベースを別途設けておき、電子メールアドレスを指定することにより名前や所属を取得して表示することができる。
【００２８】
次に、プロジェクトリーダは、プロジェクト提案に必要な文書の作成を行う。まず、文書処理システムを開始したときに図４のようなプロジェクト一覧が表示される。図４のプロジェクト一覧には、プロジェクトの進行状況および配布状況、プロジェクト名、プロジェクトＮＯ．、プロジェクトリーダ名（作成者名）および作成日を少なくとも含んでいる。
この一覧から該当するプロジェクトを選択して、図３のようなプロジェクト全体構想の内容を表示させる。
この図３でプロジェクト提案に必要な文書名の横にある作成ボタン（または、修正のときには編集／表示ボタン）を押し、図５のような文書作成画面を開く。
【００２９】
図５において、進行状態Ｉは、文書の作成の進行状態を表す。
管理番号Ｊは、この文書が属するプロジェクトの管理番号を表示する。
作成日、作成者および作成部署Ｋは、この文書の作成日、作成者名および作成者の所属する部署名を表示する。
審査依頼先および承認依頼先Ｌは、審査者および承認者の電子メールアドレスを入力する。
審査者、審査日および承認者、承認日Ｍは、それぞれこの文書が審査または承認を完了したときに、審査者または承認者の名前とその完了日とが表示される。プロジェクトＮＯ．およびプロジェクト名Ｎは、この文書が属するプロジェクトの番号および名前が表示される。
関連文書名Ｏは、この文書を作成するのに参照される文書のリストである。
文書内容Ｐは、この文書の内容を入力する領域である。
【００３０】
文書管理手段１１２は、文書作成画面（図５参照）で入力された項目を文書データベース（ＤＢ）１１６に登録する。また、修正を文書に加えた場合には、文書ＤＢ１１６の変更した当該項目の内容を更新する。
文書ＤＢ１１６は、文書ごとに次の項目を保持している。
（１）文書識別子：文書ＤＢ１１６において文書を識別する唯一名。
（２）文書名：文書の名前。
（３）作成日、作成者：文書の作成日とその作成者の電子メールアドレス。
（４）状況：この文書の作成状況、審査・承認状況および配布状況。
（５）文書内容：作成した文書の内容。
（６）審査依頼先、審査依頼日、審査日：依頼先は審査者の電子メールアドレス。
審査資料の未読・既読フラグ。
（７）承認依頼先、承認依頼日、承認日：依頼先は承認者の電子メールアドレス。
承認資料の未読・既読フラグ。
（８）プロジェクトの管理番号：この文書の属するプロジェクトの管理番号。
（９）関連文書の文書識別子リスト：この文書を作成するときに参照する文書の識別子のリスト。
【００３１】
文書の作成者は文書の作成が終了すると、図５の画面でその文書の審査依頼先および承認依頼先を指定して、審査依頼ボタンを押す。依頼先が指定されないときには、プロジェクトで指定した審査依頼先および承認依頼先が依頼先となる。上記の指定がされると、文書管理手段１１２は、文書の上記項目が修正されていれば文書ＤＢ１１６へ登録し、状況管理手段１１３を呼び出して、指定された審査依頼先の電子メールアドレスへ審査依頼の電子メールを出す。
【００３２】
このとき状況管理手段１１３は、審査依頼の指示のときには審査依頼日を更新し、文書の審査状況を「審査依頼中」、配布状況を「配布中」、未読／既読フラグを未読に設定して文書ＤＢ１１６を更新する。
依頼先の審査者が電子メールを見て審査対象の文書へアクセスすると、状況管理手段１１３は、文書の審査状況を「審査中」、審査の文書の配布状況を「配布完了」、未読／既読フラグを既読へ変更して、文書ＤＢ１１６を更新する。
【００３３】
審査者が文書の内容を修正すべきと判断した場合には、審査不可のボタンを押すと、文書管理手段１１２は状況管理手段１１３を呼び出して、この文書の審査依頼日、文書の審査状況および審査の文書の配布状況をクリアし、未読／既読フラグを未読へ変更して、文書ＤＢ１１６を更新し、作成者へ「審査不可」の電子メールを発信する。
【００３４】
一方、審査者が審査完了と判断した場合には、承認依頼のボタンを押すと、文書管理手段１１２は状況管理手段１１３を呼び出して、審査日と承認依頼日を更新し、文書の審査状況を「承認依頼中」、未読／既読フラグを未読と設定して文書ＤＢ１１６を更新し、承認者へ「承認依頼」の電子メールを発信する。
承認依頼を受信した承認者は、審査者と同様な手順で承認作業を行う。承認が不可の場合には、審査者へ再審査するように戻され、承認された場合には承認日が更新され、文書の審査状況を「承認完了」として文書ＤＢ１１６を更新する。これらの状況は、図３のプロジェクトに属する文書の状態を表示させることによって確認することができる。
【００３５】
Ｂ−２．プロジェクトの提案および完了
プロジェクトリーダは、プロジェクトの審査に必要な文書の作成が完了すると、図３のプロジェクトの全体構想を表示させて、審査依頼ボタンを押す。
審査依頼のボタンが押されると、プロジェクト管理手段１１１は状況管理手段１１３を呼び出して、指定された審査依頼先の電子メールアドレスへ審査依頼の電子メールを出す。
【００３６】
このとき状況管理手段１１３は、審査依頼の指示のときには審査依頼日を更新し、プロジェクトの進行状況を「審査依頼中」、審査の資料の配布状況を「配布中」、審査の未読／既読フラグを未読に設定してプロジェクトＤＢ１１５を更新する。
しかし、審査依頼ボタンを押したときに、プロジェクトの提案に必要な書類がすべて承認されていないときには、審査へは進まない。
【００３７】
依頼先の審査者が電子メールを見て審査対象のプロジェクトの全体構想へアクセスすると、状況管理手段１１３は、プロジェクトの進行状況を「審査中」、配布状況を「配布完了」、未読／既読フラグを既読へ変更して、プロジェクトＤＢ１１５を更新する。
【００３８】
審査者が提案内容を修正すべきと判断した場合には、審査不可のボタンを押すと、プロジェクト管理手段１１１は状況管理手段１１３を呼び出して、このプロジェクトの審査依頼日をクリアし、プロジェクトの進行状況を「作成中」に設定し、配布状況をクリアし、未読／既読フラグを既読へ変更して、プロジェクトＤＢ１１５を更新し、作成者へ「審査不可」の電子メールを発信する。
【００３９】
一方、審査者が審査完了と判断した場合には、承認依頼のボタンを押すと、プロジェクト管理手段１１１は状況管理手段１１３を呼び出して、審査日と承認依頼日を更新し、プロジェクトの進行状況を「承認依頼中」、承認の資料の配布状況を「配布中」、審査の未読／既読フラグを未読に設定してプロジェクトＤＢ１１５を更新し、承認者へ「承認依頼」の電子メールを発信する。
【００４０】
承認依頼を受信した承認者は、審査者と同様な手順で承認作業を行う。承認が不可の場合には、審査者へ再審査するように戻され、承認された場合には承認日が更新され、プロジェクトの進行状況を「決裁依頼中」としてプロジェクトＤＢ１１５を更新し、決裁者へ「決裁依頼」の電子メールを発信する。
【００４１】
決裁依頼を受信した決裁者は、審査者および承認者と同様な手順で決裁作業を行う。決裁が不可の場合には、承認者へ再審査するように戻され、決裁された場合には、決裁日の更新、配布状況を「未配布」、配布先の未読／既読フラグを未読に設定し、プロジェクトの状況を「決裁完了」としてプロジェクトＤＢ１１５を更新する。
この状況は、図３のプロジェクトに属する文書の状態を表示させることによって確認することができる。
【００４２】
プロジェクトが完了したときには、プロジェクトの完了のための書類作成から審査・承認・決裁を申請する。この作業は、プロジェクトの提案と同様の手順で行われる。
【００４３】
Ｂ−３．プロジェクトの進行
プロジェクトの提案が決裁になると、プロジェクトのメンバーはそれぞれ役割に応じて、他のメンバーが作成する文書を参照しながら自分の成果物である文書を作成し、文書ＤＢ１１６へ登録し、個々の文書に対する審査、承認を受ける。この作業は、次のような手順で行われ、文書処理サーバ１１の処理は上記に説明したプロジェクトの定義・提案・完了と同様に動作する。
（１）メンバーが文書処理サーバ１１にアクセスすると、プロジェクト管理手段１１１は図４のようなプロジェクト一覧を表示させる。
この一覧表は、プロジェクトＤＢ１１５に登録されているすべてのプロジェクトに対して作成される。
（２）メンバーがこの一覧表から該当プロジェクトを選択すると、プロジェクト管理手段１１１は図３のようなプロジェクトの全体構想を表示させる。
また、プロジェクトの書誌的事項が変更されると、この書誌的事項を参照している文書の書誌的事項も自動的に更新され、文書ＤＢ１１６が更新される。
（３）メンバーがこの文書一覧から自分の担当する文書を選択して、その文書名の横にある「作成または編集／表示」ボタンを押す。
（４）「作成または編集／表示」ボタンが押されると、文書管理手段１１２は図５のような文書内容を表示する。
（５）メンバーは、関連文書を参考にして文書内容および書誌的事項（例えば、審査・承認の依頼先の電子メールアドレスや関連文書等）を作成または編集する。
文書管理手段１１２は、文書の作成または編集で文書ＤＢ１１６へ登録するときには、文書の作成状況も更新する。
（６）文書の作成または編集が終了すると、メンバーはこの文書の審査・承認を受けるために審査依頼ボタンを押す。
文書管理手段１１２は、状況管理手段１１３を呼び出して、上述したように審査・承認の状況に関して文書ＤＢ１１６を更新する。
（７）審査または承認が不可となった場合には、文書内容を修正して、再度、審査依頼を行う。
【００４４】
Ｂ−４．プロジェクトの文書配布
図４または図３のプロジェクトの進行状態の表示が「決裁完了」になった場合、または、必要に応じて、プロジェクトリーダは、該当プロジェクトを選択して配布ボタンを押すことにより、関連部門へプロジェクトの内容を知らせることができる。
【００４５】
配布ボタンが押されると、プロジェクト管理手段１１１は、状況管理手段１１３を呼び出して、配布先で指定された電子メールアドレスへ電子メールを送信する。
状況管理手段１１３は、配布先へ送信するときに、その配布先の未読／既読フラグを未読とし、配布日を設定してプロジェクトＤＢ１１５を更新する。
このとき配布先への電子メールは、その配布されるプロジェクトの全体構想へのリンクを伴った電子メールであって、配布を受けた人は、その電子メール中のリンクをクリックすることによって、図３のような表示を行う。さらに、文書名の横にあるボタンを押すことによって、アクセス権限に応じて文書の内容を閲覧・編集することができる。
この配布を受けた人がプロジェクトの全体構想を表示すると、状況管理手段１１３はこの配布先の電子メールアドレスの未読／既読フラグを既読とし、プロジェクトＤＢ１１５を更新する。
【００４６】
状況管理手段１１３は、配布先へ送信した時点で配布状況を「配布完了」としてプロジェクトＤＢ１１５を更新し、図４のプロジェクトの一覧を表示していた場合には、そのプロジェクトの配布状況を「配布完了」として再表示する。
または、配布先の未読／既読フラグが既読である件数を計数し、配布先の件数と同じになったときに、そのプロジェクトの配布状況を「配布完了」として、
プロジェクトＤＢ１１５の更新と図４の表示を再表示させるようにしてもよい。
【００４７】
さらに、次のような詳細情報を配布状況に加えて再表示するようにしてもよい。
（１）既読件数／配布先件数
これは、配布先の全件数と、その配布先のうち未読／既読フラグが既読となっている件数である。これによりどの程度の割合の人が配布した文書を読んでいるかを知ることができる。
（２）アクセス権限別の既読件数／配布先件数
これは、配布先の全件数と、その配布先のアクセス権限（編集権限または閲覧権限）別に未読／既読フラグが既読となっている件数である。
編集権限を持つ人へ配布した場合に、いつまでも配布確認が行われず、審査・承認・決裁がされないとき、督促や代替者へまわすことができる。
【００４８】
Ｃ．コンピュータによる実施
本発明は上述した実施形態のみに限定されたものではない。上述した実施形態の機能をプログラム化し、あらかじめＣＤ−ＲＯＭ等の記録媒体に書き込んでおき、このＣＤ−ＲＯＭをＣＤ−ＲＯＭドライブのような媒体駆動装置を搭載したコンピュータに装着して、これらのプログラムをそれぞれのコンピュータのメモリあるいは記憶装置に格納し、それを実行することによって、本発明の目的を達成することができる。
【００４９】
なお、記録媒体としては半導体媒体（例えば、ＲＯＭ、不揮発性メモリカード等）、光媒体（例えば、ＤＶＤ、ＭＯ、ＭＤ、ＣＤ−Ｒ等）、磁気媒体（例えば、磁気テープ、フレキシブルディスク等）のいずれであってもよい。
【００５０】
また、ロードしたプログラムの指示に基づき、オペレーティングシステム等が実際の処理の一部または全部を行い、その処理によって上述した実施形態の機能が実現される場合も含まれる。
【００５１】
さらに、上述したプログラムが、機能拡張ボードや機能拡張ユニットに備わるメモリにロードされ、そのプログラムの指示に基づき、その機能拡張ボードや機能拡張ユニットに備わるＣＰＵなどが実際の処理の一部または全部を行い、その処理によって、上述した実施形態の機能が実現される場合も含まれる。
【００５２】
また、上述したプログラムをサーバコンピュータの磁気ディスク等の記憶装置に格納しておき、通信網で接続されたユーザのコンピュータからダウンロードさせて頒布する場合、このサーバコンピュータの記憶装置も本発明の記録媒体に含まれる。
【００５３】
【発明の効果】
以上説明したように本発明によれば、プロジェクトの進行に伴って随時作成されていく文書について、その文書の作成状況、審査・承認・決裁の状況および配布状況等をプロジェクトに関わるメンバーが手軽に把握して、文書の内容を互いに参照しながら効率よく作業を行える。
また、他のメンバーの作成している文書の作成状況（内容およびその完成レベル）が分かるので、各自の業務処理計画が立てやすくなる。
また、審査・承認・決裁のために配布された文書の配布状況が分かるので、滞留している理由を推定しやすい。
【図面の簡単な説明】
【図１】本発明の文書処理システムの全体構成を示すブロック図である。
【図２】文書処理サーバの機能構成を示すブロック図である。
【図３】プロジェクトに関する文書一覧例である。
【図４】プロジェクト一覧表示例である。
【図５】文書作成／編集の表示画面例である。
【符号の説明】
１０…プロジェクトのネットワーク、１１…文書処理サーバ、１１１…プロジェクト管理手段、１１２…文書管理手段、１１３…状況管理手段、１１４…文書名テンプレート、１１５…プロジェクトＤＢ、１１６…文書ＤＢ、１２，１３，１４，１５…端末、１６，３０…通信網、２０…関連部門のネットワーク。[0001]
TECHNICAL FIELD OF THE INVENTION
The present invention relates to a document processing system, a program, and a recording medium, and more particularly, to a document processing system that can easily grasp the creation status and progress status of documents created by members involved in a project, and efficiently creates and manages documents. The present invention relates to a program for executing the functions of the document processing system and a computer-readable recording medium on which the program is recorded.
[0002]
[Prior art]
For example, when a new product is released, it goes through a process of product planning, design, production design, production, sales, and the like, before it is released. In each of these steps, a project or theme is proposed, implemented, and completed, and each is reviewed, approved, and approved.
Such a project is generally performed by a large number of people, and various adjustments are made with related departments.
[0003]
Coordination with members and related departments within the project ensures accurate information is communicated through documentation.
Such documents are created as paper documents or electronic documents, but it is difficult to grasp the content and progress of the creation of dozens of types of documents created in the project, so refer to documents created by other members. Work may be slowed down.
[0004]
In addition, in each step of project proposal, execution, and completion, examination, approval, and approval are performed based on materials printed on paper in order to obtain examination, approval, and approval stamps. It takes time to create materials and distribute them. Furthermore, after the approval, it takes time to copy, mail, and manage distribution destinations to distribute a large amount of materials to many related departments.
[0005]
Also, since the approved and approved document is a paper material, it is difficult to secure a storage place, maintain the document, and manage the storage such as security.
Also, since the document is only one copy, it cannot be viewed simultaneously.
[0006]
In order to solve this, recently, the documents to be created are digitized, the digitized documents are shared in a viewable state from project members and related departments, and the network is used for examination, approval, and decision making In addition, a so-called workflow system is used in which a document after approval is distributed to related departments.
[0007]
[Problems to be solved by the invention]
However, using a workflow system does not solve the following problems.
(1) Since the creation status (contents and the degree of completion) of each document before the approval cannot be grasped, it is difficult to refer to the documents created by other members, and it is difficult to execute each business processing plan and its execution.
(2) Distribution after approval is easy, but it is difficult to grasp the unread status of the distributed document.
[0008]
The present invention has been made in consideration of the above-described circumstances, and regarding a document that is created as needed as a project progresses, the creation status of the document, the status of examination / approval / decision, the distribution status, etc. A document processing system that enables members involved in a project to easily grasp and work efficiently while referring to the contents of documents, a program that executes the functions of the document processing system, and a computer readable recording of the program It is an object to provide a simple recording medium.
[0009]
[Means for Solving the Problems]
In order to solve the above problem, the document processing system according to claim 1 of the present invention displays at least a list of project names on a first type screen, and when a project name is selected on the first type screen, A list of a plurality of document names stored in advance corresponding to the project name is displayed on the second type screen, and when a document is selected from the plurality of document name lists displayed on the second type screen, The contents of the selected document are displayed on a third type screen, and screen display is controlled on three levels of the first type screen, the second type screen, and the third type screen.
According to a second aspect of the present invention, in the document processing system according to the first aspect, the second type screen associates a document creation state, an approval state, and a document distribution state with each of a plurality of document names. Is displayed.
According to a third aspect of the present invention, in the document processing system according to the first or second aspect, only when all of a plurality of documents displayed on the second type screen has been approved, the first type is displayed. Approval completion can be displayed on the screen in association with the project name of the project corresponding to the plurality of documents.
According to a fourth aspect of the present invention, in the document processing system according to the third aspect, only when the approval is completed among the projects displayed on the first type screen, the project name of the project is made to correspond to the project name. Display of completion of distribution.
According to a fifth aspect of the present invention, in the document processing system according to the fourth aspect, distribution is completed when a content confirmation signal is received from all persons who have distributed the document relating to the project. .
A program according to a sixth aspect of the present invention is a program for causing a computer to function as the document processing system according to any one of the first to fifth aspects.
A recording medium according to a seventh aspect of the present invention is a computer-readable recording medium storing the program according to the sixth aspect.
[0010]
With the above structure, the members involved in the project can easily grasp the status of document creation, review / approval / approval, and distribution status of documents that are created as needed as the project progresses. Work can be done efficiently while referring to each other.
In addition, since the creation status (contents and completion level) of documents created by other members can be known, it is easy to make a business processing plan for each member.
In addition, since the distribution status of documents distributed for examination, approval, and approval can be known, it is easy to estimate the reason for the stagnation.
[0011]
BEST MODE FOR CARRYING OUT THE INVENTION
Hereinafter, an embodiment of a document processing system according to the present invention will be described with reference to the drawings.
[0012]
A. System configuration and progress overview
FIG. 1 is a block diagram showing the overall configuration of the document processing system of the present invention.
In FIG. 1, in this embodiment, a network 10 relating to a team promoting a project is connected to a network 20 of a department related to the project via a communication network 30. If there is no network 20 of the related department, the communication network 30 is not required.
A network 10 relating to the project includes a document processing server 11, a terminal 12 used by members of the project, a terminal 13 of an examiner who examines documents and the like created by members, a terminal 14 of an approver, and a terminal 15 of an approver. The connection is made by the communication network 16. The document processing server 11 and each of the terminals (12, 13, 14, 15) may belong to different networks, and may be configured to connect the respective networks via a communication network.
[0013]
Here, the communication network (16, 30) is a transmission path for connecting the project, related departments and the networks, and is generally realized by a cable, and the communication protocol is TCP / IP. Is used. However, the transmission path is not limited to a cable, but may be a wired or wireless communication as long as the communication protocol between them is the same. For example, a LAN (Local Area Network) using a public line or a dedicated line, a WAN ( Wide Area Network, the Internet, and the like can be used.
[0014]
In this configuration, the project proceeds as follows.
First, project members apply for a project proposal when starting a project.
In the proposal application at this time, the application documents and the attached documents are registered in the document processing server 11, and based on the registered documents, etc., all documents necessary for the proposal are approved after undergoing examination and approval. Only then is the decision taken and the project started. Next, for the started project, a predetermined document is created in the document processing server 11 by the member, and is reviewed and approved.
Even when the project is finally completed, predetermined completion application documents and attached materials (deliverables) are registered in the document processing server 11, and the documents are reviewed and approved based on the registered documents to complete the project. Only after all necessary documents are approved, a decision is made and the project is completed.
In addition, as necessary, as the project is in progress and completed, necessary documents are registered in the document processing server 11 and distributed (distribution for examination and the like and distribution to related departments).
[0015]
The progress status of documents registered in the document processing server 11 from the proposal to the completion of this project (the status of document creation, the status of examination, and the status of distribution) are managed by the document processing server 11, and the status of the project is It can be viewed by the related parties (members, examiners, approvers, approvers, related departments), and refers to documents created by other members according to their progress, and their own work (Work to create documents as deliverables).
[0016]
In this embodiment, the decision of a document or a project is described assuming three stages from the examination and approval to the decision. Therefore, there may be one stage or two stages.
[0017]
B. Detailed configuration of this system
FIG. 2 is a block diagram showing a functional configuration of the document processing server 11 used in the document processing system.
2, the document processing server 11 includes a project management unit 111, a document management unit 112, a status management unit 113, a document name template 114, a project database (DB) 115, and a document database (DB) 116.
[0018]
B-1. Project definition
The project management unit 111 manages registration, correction, and completion of a project.
First, when a project is generated, the project leader accesses the document processing server 11, acquires a project management number, and inputs a project name, a project number, and the like.
When this input is completed, the project management means 111 reads the selected document name list from the document name template 114 storing a plurality of standard document name lists to be created in the project, and reads the project name as shown in FIG. The input screen of the whole concept is displayed.
[0019]
In FIG. 3, the progress status A indicates the progress status of the project (creation status, review / approval / decision status, etc.).
The management number B is generated and displayed when the project is registered in the project DB 115.
The creation date, the creator, and the creation department C are the date when the entire configuration of the project is input, the name of the input member, and the name of the department to which the member belongs, and are automatically displayed.
[0020]
The examination request destination, the approval request destination, and the decision request destination D display the e-mail addresses of the examiner, approver, and decision author automatically determined from the affiliation of the creator.
The examiner, approver, and approver are also the recipients because the materials associated with each examination are distributed.
The distribution destination H specifies an e-mail address of a distribution destination to distribute the contents of the project from the proposal to the completion of the project.
[0021]
Project No. As for the project name E, the one entered first is displayed.
The document list F displays a list of document names read from the document name template 114 together with the following items.
Create / Edit / Display button (F1): If "Create" is displayed beside the button, pressing this button creates a new document in the corresponding document name column. In addition, once the document is created, "Edit / Display" is displayed beside the button. By pressing this button, the document is displayed, and the document can be edited by giving an editing instruction. .
[0022]
Status (F2): The status of creation, review / approval / decision, and distribution of the document indicated by the document name are displayed.
The status of creation of this document indicates that the document is being created, is being edited, or has been created.
The status of review / approval / decision is not displayed until each request is sent. During the request, during the settlement, the completion of the settlement, etc. are displayed.
This distribution status is a distribution for review / approval / approval, and is not displayed until a request for review is made. When a request is made, distribution is in progress. . Further, the number of distributions and the number of unread items may be displayed in the distribution status. In particular, the number of unread items is displayed according to the access authority of the document, so that it is easy to see whether the person who wants to read the document is in the unread state.
[0023]
Document name (F3): This is the document name of this document. When this document is subdivided, it can be expanded or abbreviated by the expansion button (G1) described later.
Creator (F4): The name of the creator of this document, which is specified from the e-mail address.
Examiner (F5): The name of the examiner of this document, which is specified from the e-mail address.
Approver (F6): Approver name of this document, which is specified from the e-mail address.
Approval date (F7): Date when this document was approved by the approver.
[0024]
The document list can be expanded or omitted by pressing the button G1. Furthermore, when a document is selected from the document list and the G2 button is pressed, a subdivided document of the same document can be registered. When the G2 button is pressed without selecting a document list, a new document can be added to the document list.
[0025]
Next, the project leader (creator) corrects the bibliographic items and corrects / adds the list of imported document names to the project displayed as shown in FIG. (DB) 115.
When the project name or the bibliographic item related to the project is corrected, the project management unit 111 calls the document management unit 112 and updates the document created with reference to the project name and the bibliographic item.
[0026]
The project DB 115 manages the progress of the project by registering the following items.
(1) Management number: A unique name that identifies a project.
(2) Project name and project No. : Project name and number.
(3) Status: The status of creation, review / approval / approval, and distribution, and indicates the progress of the project.
(4) Creator and creation date: The e-mail address and creation registration date of the project leader who registered the entire project concept.
(5) Examiner, approver and approver: their respective email addresses.
Examination request date, approval request date, and decision request date: The dates on which requests were made to the examiner, approver, and decision approver, respectively.
Examination Date, Approval Date, Decision Date: The dates on which the examiner, approver, and approver respectively made decisions.
Unread / read flag: For each of examination, approval and approval.
(6) List of distribution destinations: A list including an e-mail address of a distribution destination to distribute the contents of the project, access authority, and an unread / read flag.
Distribution date: The date of distribution to the distribution destination.
There are two types of access authority: editing authority to edit documents and browsing authority to browse documents, and the number of documents is separately calculated when the access authority to the distribution destination document has the editing authority of the document and when the access authority is only the browsing authority. I do.
(7) Document list: A list of document identifiers of documents created in this project.
[0027]
Here, an address database that associates the e-mail address with the owner name and affiliation of the e-mail address is separately provided, and the name and affiliation can be acquired and displayed by specifying the e-mail address.
[0028]
Next, the project leader creates documents necessary for project proposal. First, when the document processing system is started, a project list as shown in FIG. 4 is displayed. In the project list of FIG. 4, the progress status and distribution status of the project, the project name, the project No. , Project leader name (creator name) and creation date.
A corresponding project is selected from this list, and the contents of the entire project concept as shown in FIG. 3 are displayed.
In FIG. 3, a create button (or an edit / display button for correction) next to a document name required for project proposal is pressed, and a document creation screen as shown in FIG. 5 is opened.
[0029]
In FIG. 5, a progress status I indicates a progress status of document creation.
The management number J indicates the management number of the project to which this document belongs.
The creation date, creator, and creation department K display the creation date, creator name, and department name to which the creator belongs of this document.
The examination request destination and the approval request destination L enter the e-mail addresses of the examiner and the approver.
The examiner, the examination date and the approver, and the approval date M indicate the name of the examiner or the approver and the completion date when the document has been reviewed or approved, respectively. Project No. As the project name N, the number and name of the project to which this document belongs are displayed.
The related document name O is a list of documents referred to when creating this document.
The document contents P is an area for inputting the contents of the document.
[0030]
The document management unit 112 registers items input on the document creation screen (see FIG. 5) in the document database (DB) 116. When a correction is made to the document, the contents of the changed item in the document DB 116 are updated.
The document DB 116 holds the following items for each document.
(1) Document identifier: a unique name for identifying a document in the document DB 116.
(2) Document name: The name of the document.
(3) Creation date, creator: The creation date of the document and the e-mail address of the creator.
(4) Status: Status of preparation, review / approval, and distribution of this document.
(5) Document content: the content of the created document.
(6) Review requester, review request date, review date: Requester is the e-mail address of the reviewer.
Unread / read flag for judging material.
(7) Approval request destination, approval request date, approval date: The request destination is the e-mail address of the approver.
Unread / read flag for approved documents.
(8) Project management number: The management number of the project to which this document belongs.
(9) Document identifier list of related documents: A list of document identifiers referred to when creating this document.
[0031]
When the creation of the document is completed, the document creator designates the examination request destination and the approval request destination of the document on the screen of FIG. 5, and presses the examination request button. When the request destination is not specified, the examination request destination and the approval request destination specified in the project become the request destination. When the above specification is made, the document management unit 112 registers the above-mentioned item of the document in the document DB 116 if the item is corrected, calls the status management unit 113, and performs the examination to the designated e-mail address of the examination request destination. E-mail the request.
[0032]
At this time, the situation management means 113 updates the examination request date when the examination request is instructed, sets the examination state of the document to “requesting examination”, sets the distribution state to “distributing”, and sets the unread / read flag to unread. To update the document DB 116.
When the requesting examiner accesses the document to be examined by looking at the e-mail, the status management unit 113 sets the examination status of the document to “under examination”, sets the distribution status of the examined document to “distribution completed”, The read flag is changed to read, and the document DB 116 is updated.
[0033]
If the examiner determines that the contents of the document should be modified, and presses the button of “not available for examination”, the document management means 112 calls the status management means 113 to request the examination request of this document, the examination status of the document and The distribution status of the document for examination is cleared, the unread / read flag is changed to unread, the document DB 116 is updated, and an e-mail indicating “unsuccessful” is sent to the creator.
[0034]
On the other hand, when the examiner judges that the examination is completed, when the approval request button is pressed, the document management means 112 calls the status management means 113, updates the examination date and the approval request date, and updates the examination status of the document. The document DB 116 is updated with “Under approval request” and the unread / read flag set as unread, and an “Approval request” email is sent to the approver.
The approver who has received the approval request performs the approval work in the same procedure as the examiner. If the approval is not possible, it is returned to the examiner for re-examination. If approved, the approval date is updated, and the document DB 116 is updated with the approval status of the document as “approval completed”. These situations can be confirmed by displaying the status of the document belonging to the project in FIG.
[0035]
B-2. Project proposal and completion
When the creation of documents necessary for the project review is completed, the project leader displays the overall concept of the project in FIG. 3 and presses a review request button.
When the examination request button is pressed, the project management means 111 calls the status management means 113 and sends an e-mail for the examination request to the designated e-mail address of the examination request destination.
[0036]
At this time, the situation management means 113 updates the examination request date when the examination request is instructed, the progress of the project is "requested for examination", the distribution status of the examination material is "distributed", and the examination is unread / read. The flag is set to unread, and the project DB 115 is updated.
However, if all the documents required for project proposal are not approved when the examination request button is pressed, the examination does not proceed.
[0037]
When the requesting examiner accesses the overall concept of the project to be examined by looking at the e-mail, the status management means 113 sets the progress of the project to “under examination”, the distribution status to “distribution completed”, and the unread / read The flag is changed to read, and the project DB 115 is updated.
[0038]
If the examiner decides that the proposal should be modified, and presses a button that does not allow examination, the project management means 111 calls the status management means 113 to clear the examination request date of this project and to proceed with the project. The status is set to "creating", the distribution status is cleared, the unread / read flag is changed to read, the project DB 115 is updated, and an "examination impossible" e-mail is transmitted to the creator.
[0039]
On the other hand, when the examiner judges that the examination is completed, when the approval request button is pressed, the project management means 111 calls the status management means 113, updates the examination date and the approval request date, and updates the progress of the project. "Approval Requested", the distribution status of the approved material is set to "Distributed", the unread / read flag of the examination is set to unread, the project DB 115 is updated, and an "approval request" email is sent to the approver. .
[0040]
The approver who has received the approval request performs the approval work in the same procedure as the examiner. If the approval is not possible, it is returned to the examiner for re-examination, and if approved, the approval date is updated, and the project DB 115 is updated with the progress of the project as "request for approval". To send an e-mail for "Request for Approval".
[0041]
The approver who has received the approval request performs the approval work in the same procedure as the examiner and the approver. If the approval is not possible, it will be returned to the approver for re-examination. If approved, the approval date will be updated, the distribution status will be set to "undistributed", and the unread / read flag of the distribution destination will be unread. The setting is made, and the project DB 115 is updated with the status of the project set to “completed decision”.
This situation can be confirmed by displaying the state of the document belonging to the project in FIG.
[0042]
When the project is completed, apply for review, approval and approval from the preparation of documents for the completion of the project. This is done in the same way as the project proposal.
[0043]
B-3. Project progress
When the proposal of the project becomes a decision, the members of the project create documents that are their own products according to their roles while referring to the documents created by the other members, register them in the document DB 116, and Review and get approval. This work is performed in the following procedure, and the processing of the document processing server 11 operates in the same manner as the above-described project definition, proposal, and completion.
(1) When a member accesses the document processing server 11, the project management means 111 displays a project list as shown in FIG.
This list is created for all projects registered in the project DB 115.
(2) When the member selects the relevant project from the list, the project management means 111 displays the overall concept of the project as shown in FIG.
Further, when the bibliographic items of the project are changed, the bibliographic items of the documents referring to the bibliographic items are automatically updated, and the document DB 116 is updated.
(3) The member selects his / her document from this document list, and presses the "create or edit / display" button next to the document name.
(4) When the "create or edit / display" button is pressed, the document management means 112 displays the contents of the document as shown in FIG.
(5) The member creates or edits document contents and bibliographic items (for example, an e-mail address of a request for examination / approval and related documents) with reference to the related documents.
When registering the document in the document DB 116 for creating or editing a document, the document management unit 112 also updates the document creation status.
(6) When the creation or editing of the document is completed, the member presses a review request button to receive the review and approval of the document.
The document management means 112 calls the situation management means 113 and updates the document DB 116 regarding the examination / approval situation as described above.
(7) If the examination or approval is not possible, correct the contents of the document and request the examination again.
[0044]
B-4. Project documentation distribution
When the display of the progress of the project shown in FIG. 4 or FIG. 3 becomes “decision completed”, or when necessary, the project leader selects the relevant project and presses the distribution button to send the project to the related department. Can inform the contents of.
[0045]
When the distribution button is pressed, the project management unit 111 calls the status management unit 113 and sends an e-mail to the e-mail address specified by the distribution destination.
When transmitting to the distribution destination, the status management means 113 sets the unread / read flag of the distribution destination as unread, sets the distribution date, and updates the project DB 115.
At this time, the e-mail to the distribution destination is an e-mail with a link to the overall concept of the project to be distributed, and the recipient receives the e-mail by clicking the link in the e-mail. 3 is displayed. Further, by pressing a button next to the document name, the contents of the document can be viewed and edited according to the access authority.
When the person receiving the distribution displays the overall concept of the project, the status management means 113 sets the unread / read flag of the electronic mail address of the distribution destination as read, and updates the project DB 115.
[0046]
The status management unit 113 updates the project DB 115 with the distribution status as “distribution completed” at the time of transmission to the distribution destination and displays the list of projects in FIG. Reappears as "Completed."
Alternatively, the number of cases where the unread / read flag of the distribution destination has been read is counted, and when the number of distributions becomes equal to the number of distribution destinations, the distribution status of the project is determined as “distribution completed”.
The update of the project DB 115 and the display of FIG. 4 may be displayed again.
[0047]
Further, the following detailed information may be displayed again in addition to the distribution status.
(1) Number of read messages / number of recipients
This is the total number of distribution destinations, and the number of distribution destinations for which the unread / read flag has been read. As a result, it is possible to know how many people are reading the distributed documents.
(2) Number of read cases / number of distribution destinations by access authority
This is the total number of distribution destinations and the number of cases where the unread / read flag is read for each access right (editing right or viewing right) of the distribution destination.
When distribution to a person with editorial authority does not confirm the distribution indefinitely and is not reviewed, approved, or approved, it can be sent to a reminder or alternative person.
[0048]
C. Computer implemented
The present invention is not limited to only the above-described embodiments. The functions of the above-described embodiment are programmed, written in a recording medium such as a CD-ROM in advance, and the CD-ROM is mounted on a computer equipped with a medium driving device such as a CD-ROM drive, and these programs are executed. Is stored in a memory or a storage device of each computer, and executed, thereby achieving the object of the present invention.
[0049]
As a recording medium, a semiconductor medium (for example, ROM, non-volatile memory card, etc.), an optical medium (for example, DVD, MO, MD, CD-R, etc.), a magnetic medium (for example, magnetic tape, flexible disk, etc.) Either one may be used.
[0050]
Further, a case is also included in which the operating system or the like performs part or all of the actual processing based on the instruction of the loaded program, and the processing realizes the functions of the above-described embodiments.
[0051]
Further, the above-described program is loaded into a memory provided in the function expansion board or the function expansion unit, and based on an instruction of the program, the CPU or the like provided in the function expansion board or the function expansion unit executes part or all of the actual processing. This includes the case where the functions of the above-described embodiments are realized by the processing.
[0052]
When the above-described program is stored in a storage device such as a magnetic disk of a server computer, and is downloaded and distributed from a computer of a user connected through a communication network, the storage device of the server computer is also a recording medium according to the present invention. include.
[0053]
【The invention's effect】
As described above, according to the present invention, with respect to documents that are created as needed as the project progresses, members involved in the project can easily check the status of document creation, review / approval / approval, distribution status, etc. By grasping and referencing the contents of the documents with each other, work can be performed efficiently.
In addition, since the creation status (contents and completion level) of documents created by other members can be known, it is easy to make a business processing plan for each member.
In addition, since the distribution status of documents distributed for examination, approval, and approval can be known, it is easy to estimate the reason for the stagnation.
[Brief description of the drawings]
FIG. 1 is a block diagram showing the overall configuration of a document processing system according to the present invention.
FIG. 2 is a block diagram illustrating a functional configuration of a document processing server.
FIG. 3 is an example of a document list relating to a project.
FIG. 4 is a display example of a project list.
FIG. 5 is an example of a display screen for document creation / editing.
[Explanation of symbols]
10 Project Network, 11 Document Processing Server, 111 Project Management Unit, 112 Document Management Unit, 113 Status Management Unit, 114 Document Name Template, 115 Project DB, 116 Document DB, 12, 13, 14, 15 ... terminals, 16, 30 ... communication networks, 20 ... networks of related departments.
