JP2004013321A - ワークフローシステム - Google Patents

Abstract

【課題】検認依頼者が案件を回覧して検認者の検認を受けようとする際、指定期間内に確実に検認を受けることができるワークフローシステムを提供する。
【解決手段】ワークフローシステムには、検認ルートを設定するルート設定手段１と、検認者及び代理者のスケジュール等を格納するスケジュール格納メモリ２と、スケジュール確認手段３と、回覧・検認手段４とが設けられている。回覧・検認手段４には、ＬＡＮ等を介して、依頼者端末５と第１〜第３検認者端末６〜８とが接続されている。このワークフローシステムは、スケジュール確認手段３によって確認された指定検認者及びその代理者の在室／不在のスケジュールを参照し、指定検認者が案件の指定検認期間中不在であるときには、自動的に指定検認者の代理者を検認実行者とし、検認依頼者の希望する期日までに確実に案件の検認を受けさせることができるようになっている。
【選択図】　　　　図１

Description

【０００１】
【発明の属する技術分野】
本発明は、案件の検認を依頼する検認依頼者が、該案件を電子的に回覧して検認者の検認を受けることができるようになっているワークフローシステムに関するものである。
【０００２】
【従来の技術】
一般に、オフィス等においては、起案者が何らかの案件を作成した後、これを所定の検認者に回覧し、該検認者がこの案件を検認するといった事務処理（以下、「回覧・検認処理」という。）が行われることが多い。そして、かかる回覧・検認処理は、従来、紙の書面を回覧し、各検認者が押捺、署名等により検認を行うといった手法で行われている。しかしながら、近年、パソコン、ＬＡＮ等を用いて案件の回覧及び検認を電子的に行うようにしたワークフローシステム（電子ワークフローシステム）が普及しつつある（特開２００１−３４４３９２号公報、特開平８−１８０１１４号公報、特開昭６２−２５３７３号公報等参照）。
【０００３】
従来のかかるワークフローシステムにおいては、一般に、案件の検認を依頼する検認依頼者は、検認ルート（検認者及びその検認順位）を設定し、あるいは予め設定された複数の検認ルートの中から１つの検認ルートを選択し、この検認ルートに沿って案件を電子的に回覧し、検認者の検認を受けるようにしている。しかしながら、ある検認者が不在の場合、かかる案件の回覧はこの検認者のところで止まってしまうことになる。そこで、かかるワークフローシステムを用いる場合、検認者は、出張、休暇等により不在になることが事前に判っているときには、該検認を行う権限を、適宜、その代理者に委譲するようにしている。
【０００４】
【発明が解決しようとする課題】
したがって、検認者は、不在になることが事前に判っている場合は、その都度、案件を検認する権限を代理者に委譲することになるが、ときには案件を検認する権限を代理者に委譲するのを忘れることがある。この場合、案件の回覧がこの検認者のところで止まってしまい、回覧・検認処理を迅速に行うことができなくなるといった問題が生じる。また、検認者は、出張等により文書を検認する権限をこのように委譲した後、オフィスに戻ったときには、この権限の委譲を解除する必要があるが、これを忘れることがあるといった問題もある。
【０００５】
なお、検認依頼者が案件を電子的に回覧しようとする際、予定している検認ルートの検認者のスケジュールを確認すれば、検認者の出張、休暇等に事前に対処することも可能であるが、検認依頼者が各検認者のスケジュールをもれなく確認することは、通常はきわめて困難である。このため、検認依頼者は、案件を電子的に回覧して検認者の検認を受けようとする際、希望する期日までに検認を受けることができるか否かを把握することができないといった問題もある。
【０００６】
本発明は、上記従来の問題を解決するためになされたものであって、検認依頼者が案件を電子的に回覧して検認者の検認を受けようとする際に、希望する期日までに確実に検認を受けることができるワークフローシステムを提供することを解決すべき課題とする。
【０００７】
【課題を解決するための手段】
上記課題を解決するためになされた本発明にかかるワークフローシステムは、（ｉ）案件ないし稟議の検認（あるいは、承認、確認、決裁等）を依頼する検認依頼者が、該案件を電子的に回覧して検認者の検認を受けることができるようになっているワークフローシステムにおいて、（ｉｉ）検認者及びその代理者を含む人員（メンバ）のスケジュールを管理するスケジュール管理システムと連携して該スケジュール管理システムが有している情報を共有することができるようになっていて、検認依頼者が案件を回覧する際に検認者を指定したときには、指定検認者及びその代理者の在／不在のスケジュールを上記情報に基づいて確認するスケジュール確認手段と、（ｉｉｉ）スケジュール確認手段によって確認された指定検認者及びその代理者の在／不在のスケジュールを参照し、指定検認者が案件の検認の指定期間中不在である場合、自動的に、指定検認者の代理者を検認実行者として案件の検認を行わせる回覧・検認手段とが設けられていることを特徴とするものである。
【０００８】
上記ワークフローシステムにおいては、回覧・検認手段が、指定検認者の代理者が案件の検認を行ったときには、指定検認者が不在である期間（すなわち、いつからいつまで）と、指定検認者が不在のため代理者が案件の検認を行った旨（すなわち、指定検認者が代理者に検認を委託している）とを検認依頼者に通知するようになっているのが好ましい。
【０００９】
また、上記ワークフローシステムにおいては、回覧・検認手段が、指定検認者及びその代理者が案件の検認の指定期間中ともに不在である場合は、指定検認者及びその代理者が不在のため上記指定期間中に検認を行うことができない旨を検認依頼者に通知するようになっているのも好ましい。
【００１０】
なお、特開２００１−３４４３９２号公報には、不在時の自動回付機能を備えたワークフローシステムが開示され、特開平８−１８０１１４号公報には、検印権限者が不在のときには検印代行者に文書を送付するワークフローシステムが開示され、特開昭６２−２５３７３号公報には、承認者が不在のときには代替承認者を自動指定するワークフローシステムが開示されている。しかしながら、これらの従来のワークフローシステムは、いずれも、本発明にかかるワークフローシステムにおけるスケジュール確認手段及び回覧・検認手段は備えていない。
【００１１】
【発明の実施の形態】
以下、本発明の実施の形態を、添付の図を参照しつつ具体的に説明する。
図１は、オフィス等において、種々の案件ないし稟議の検認を依頼する検認依頼者が、該案件を電子的に回覧して検認者の検認を受けることができる、本発明にかかるワークフローシステムを示している。図１に示すように、このワークフローシステムには、ルート設定手段１と、スケジュール格納メモリ２（スケジュール情報格納メモリ）と、スケジュール確認手段３と、回覧・検認手段４とが設けられている。なお、回覧・検認手段４には、ＬＡＮ（図示せず）等を介して、依頼者端末５と第１〜第３検認者端末６〜８とが接続されている。
【００１２】
ここで、ルート設定手段１は、検認依頼者等が、検認ルートを設定するためのもの、すなわち案件を検認すべき検認者及びその検認順位等を設定するためのものである。スケジュール格納メモリ２は、検認者及びその代理者を含む各メンバ（人員）のスケジュール情報を格納している。スケジュール確認手段３は、ルート設定手段１で設定された検認ルートと、スケジュール格納メモリ２に格納されている検認者及びその代理者の在／不在のスケジュールとに基づいて、検認依頼者が指定した、案件を検認すべき期間（以下、「指定検認期間」という。）中に、案件の回覧・検認を完了することが可能であるか否かを確認ないし判定する。
【００１３】
回覧・検認手段４は、案件の回覧及び検認を制御するエンジン部である。依頼者端末５は、検認依頼者が案件の回覧・検認を依頼するためのＰＣ（パソコン）ないしはＥＷＳ（ワークステーション）である。第１〜第３検認者端末６〜８は、検認者が案件を検認するためのＰＣないしはＥＷＳである。
【００１４】
以下、図２に示すフローチャートを参照しつつ、このワークフローシステムにおける案件の回覧・検認ないしスケジュール確認の手順を説明する。
図２に示すように、検認依頼者が、ルート設定手段１により案件の検認ルートを指定（ないし設定）すると、スケジュール確認手段３は、この指定された検認ルートにおける各検認について、それぞれ、指定検認期間（検認期限）と指定検認者及びその代理者とについての情報を読み取る（ステップＳ１）。
【００１５】
続いて、スケジュール確認手段３は、予め検認者等のスケジュール情報を格納しているスケジュール格納メモリ２から得た情報に基づいて、ステップＳ１で読み取った情報に対応する、指定検認者の指定検認期間中における在室／不在の状況ないしスケジュールを確認する（ステップＳ２）。このとき、検認依頼者の要求があれば指定検認者の在室／不在の状況を検認依頼者に通知することも可能である。
【００１６】
次に、指定検認期間中に指定検認者が在室するか否か、すなわち指定検認期間中に指定検認者が案件を検認することが可能であるか否かを判定する（ステップＳ３）。ここで、指定検認期間中に指定検認者が在室すれば（ＹＥＳ）、指定検認者は指定検認期間中に案件を検認することができるので、検認実行者を指定検認者から代理者に変更する必要はない。したがって、この場合は、以下のステップＳ４〜Ｓ７を実行せず、今回の処理を終了する。
【００１７】
他方、ステップＳ３で、指定検認期間中に指定検認者が在室しない（不在である）と判定された場合は（ＮＯ）、スケジュール情報格納メモリ２を参照して、指定検認期間中における代理者のスケジュールを確認する（ステップＳ４）。続いて、指定検認期間中にこの指定検認者の代理者が在室するか否か、すなわち指定検認期間中に代理者が指定検認者に代理して検認を行うことが可能であるか否かを判定する（ステップＳ５）。
【００１８】
ここで、指定検認期間中に代理者が在室すれば（ＹＥＳ）、代理者は指定検認者に代理して指定検認期間中に案件を検認することができるので、案件はこの代理者に回覧され、代理者によって検認される。この場合、指定検認者が不在のため代理者が検認を行った旨を、検認依頼者及び指定検認者に通知して今回の処理を終了する（ステップＳ６）。その際、指定検認者が不在である期間、すなわち指定検認者がいつからいつまで不在であるかも検認依頼者に通知する。
【００１９】
他方、ステップＳ５で指定検認期間中に代理者が在室しない（不在である）と判定された場合は（ＮＯ）、指定検認者及び代理者はいずれも指定検認期間中に案件の検認を行うことができない。そこで、この場合は、検認依頼者に指定検認期間中の検認は不可能（不可）である旨を通知して今回の処理を終了する（ステップＳ７）。
【００２０】
このように、本発明にかかるワークフローシステムでは、検認依頼者が案件を回覧して検認者の検認を受けようとする場合、指定検認者がその指定検認期間中に、出張、休暇等により案件を検認することができないときには、自動的に検認実行者が指定検認者からその代理者に変更される。このため、指定検認期間中に代理者が在室する限り、指定検認者の不在により、回覧・検認処理がこの指定検認者のところで止まってしまうといった不具合は生じない。したがって、検認依頼者が案件を電子的に回覧して検認者の検認を受けようとする際には、希望する期日までに迅速かつ確実に検認を受けることができる。
【００２１】
また、万一、指定検認期間中に、指定検認者及び代理者がともに不在であっても、その旨が検認依頼者に通知されるので、検認依頼者はこのような事態を迅速に把握することができ、例えば電話で指定検認者に検認を求めるなどといった適切な対応策を講じることができる。なお、各指定検認者に対して複数の代理者を設定した上で、その検認を行うべき順序を設定しておけば、このような事態をほぼ完全に回避することができる。
【００２２】
以下、図３を参照しつつ、検認依頼者が案件を回覧して検認を受けようとする場合における検認実行者（実際に検認する者）の決定手法の具体例を説明する。図３に示す具体例では、依頼者が回覧・検認処理に付した案件が、２回の検認、すなわち２名の検認実行者による検認を経て、発信先に送付される検認ルートを設定している。ここで、各検認者は、予め、その不在時に該検認者に代理して案件を検認させるべき代理者を指定してある。図３に示す具体例では、第１検認者（検認者１）は第１代理者（代理者１）を指定し、第２検認者（検認者２）は第２代理者（代理者２）を指定している。
【００２３】
スケジュール管理システムに格納されている各検認者及び各代理者の在室／不在のスケジュールについてのデータは、該スケジュール管理システムとワークフローシステムとで共有される共有情報データとされている。すなわち、ワークフローシステムとスケジュール管理システムとは互いに連携ないし連動する。なお、スケジュール管理システムは、勤怠管理システム、入室管理システム等と連携することができ、またパソコン起動等により出勤状況を自動的に把握ないし認識することができるシステムとも連携ないし連動することができる。
【００２４】
まず、検認依頼者は、検認ルート、すなわち検認者及び該検認者の検認順位を指定する。図３に示す例では、検認依頼者は、第１順位及び第２順位の検認者として、それぞれ、第１検認者及び第２検認者を指定している。この場合、第１、第２検認者の代理者には、前記のとおり、それぞれ第１、第２代理者が指定されることになる。そして、第１検認者及び第２検認者に対して、それぞれ、個別に検認期間を指定する。図３に示す例では、検認依頼者は、第１検認者に対しては検認期間を９月１０日〜９月１１日に指定し、第２検認者に対しては検認期間を９月１２日〜９月１３日に指定している。
【００２５】
そして、ワークフローシステムは、該ワークフローシステムとスケジュール管理システムとで共有されている共有情報データから、第１、第２検認者及び第１、第２代理者の在室／不在のスケジュールを読み取る。図３に示す例では、９月１０日から９月１３日までの第１、第２検認者及び第１、第２代理者の在室／不在のスケジュールが読み取られる。
【００２６】
かくして、ワークフローシステムは、まず第１検認者の在室／不在のスケジュールを確認（チェック）する。図３に示す例では、第１検認者は、その指定検認期間（９月１０日〜９月１１日）中、９月１０日は不在であるものの、９月１１日は在室であるので、第１検認者は第１順位の検認実行者となる。そして、第１検認者は９月１１日に案件を検認することになる。この場合、第１代理者は、検認実行者となることはない。なお、もし指定検認期間が９月１０日だけであったとすれば、９月１０日に在室している第１代理者は、不在である第１検認者に代理して第１順位の検認実行者となり、９月１０日に案件を検認することになる。
【００２７】
次に、ワークフローシステムは、第２検認者の在室／不在のスケジュールを確認（チェック）する。図３に示す例では、第２検認者は、その指定検認期間（９月１２日〜９月１３日）の両日とも不在であるので、第２順位の検認実行者とはならない。この場合、第２代理者は９月１２日は在室であるので、第２順位の検認実行者となる。そして、第２代理者は９月１２日に案件を検認することになる。なお、もし第２代理者が９月１２日〜９月１３日の両日とも不在であれば、第２検認者及び第２代理者はいずれも第２順位の検認実行者にはなれないので、第２順位の検認実行者は存在しない。この場合は、ワークフローシステムは、その旨を検認依頼者に通知することになる。
【００２８】
なお、この実施の形態では、ワークフローシステムはスケジュール管理システムと連携ないし連動するようになっているが、ワークフローシステムを、勤怠管理システム、入室管理システム、又はパソコン起動等により出勤状況を自動的に認識することができるシステムと連携ないし連動させるようにしてもよい。
【００２９】
【発明の効果】
本発明にかかるワークフローシステムによれば、回覧・確認手段が、スケジュール確認手段によって確認された指定検認者及びその代理者の在／不在のスケジュールを参照し、指定検認者が案件の検認の指定期間中不在である場合には自動的に指定検認者の代理者を検認実行者として案件の検認を行わせるので、検認依頼者は、希望する期日までに迅速かつ確実に案件の検認を受けることができる。
【００３０】
このワークフローシステムにおいて、回覧・検認手段が、指定検認者の代理者が検認を行ったときには、その旨と、指定検認者が不在である期間とを検認依頼者に通知するようになっている場合は、検認依頼者は、案件の回覧及び検認の状況を、より正確に把握することができる。
【００３１】
また、このワークフローシステムにおいて、回覧・検認手段が、指定検認者及びその代理者が案件の回覧指定期間中ともに不在であれば、その旨及びを検認依頼者に通知するようになっている場合は、検認依頼者はこのような検認が不可能な事態を迅速に把握することができ、例えば電話で指定検認者に検認を求めるなどといった適切な対応策を講じることができる。
【図面の簡単な説明】
【図１】本発明にかかるワークフローシステムのシステム構成を示すブロック図である。
【図２】図１に示すワークフローシステムにおける回覧・検認ないしスケジュール確認の手順を示すフローチャートである。
【図３】検認依頼者が案件を回覧して検認を受けようとする場合における検認実行者の決定手法の具体例を説明する図である。
【符号の説明】
１　ルート設定手段、　２　スケジュール格納メモリ、　３　スケジュール確認手段、　４　検認・確認手段、　５　依頼者端末、　６　第１検認者端末、　７　第２検認者端末、　８　第３検認者端末。

Claims (3)

1. 案件の検認を依頼する検認依頼者が、該案件を電子的に回覧して検認者の検認を受けることができるようになっているワークフローシステムにおいて、
   検認者及びその代理者を含む人員のスケジュールを管理するスケジュール管理システムと連携して該スケジュール管理システムが有している情報を共有することができるようになっていて、検認依頼者が案件を回覧する際に検認者を指定したときには、指定検認者及びその代理者の在／不在のスケジュールを上記情報に基づいて確認するスケジュール確認手段と、
   上記スケジュール確認手段によって確認された指定検認者及びその代理者の在／不在のスケジュールを参照し、指定検認者が案件の検認の指定期間中不在である場合、自動的に、指定検認者の代理者を検認実行者として案件の検認を行わせる回覧・検認手段とが設けられていることを特徴とするワークフローシステム。
2. 上記回覧・検認手段が、指定検認者の代理者が案件の検認を行ったときには、指定検認者が不在である期間と、指定検認者が不在のため代理者が案件の検認を行った旨とを検認依頼者に通知するようになっていることを特徴とする請求項１に記載のワークフローシステム。
3. 上記回覧・検認手段が、指定検認者及びその代理者が案件の検認の指定期間中ともに不在である場合は、指定検認者及びその代理者が不在のため上記指定期間中に検認を行うことができない旨を検認依頼者に通知するようになっていることを特徴とする請求項２に記載のワークフローシステム。

Images