JP2003323543A - 出張管理システム - Google Patents

Abstract

(57)【要約】 【課題】 出張内容データ及び出張者の個人情報データ
を統合管理する機能と、出張者、出張者が所属する組織
における第三者、並びに出張のための各種手配を行う者
の間での情報授受を行う機能とを兼備する出張管理シス
テムを提供する。 【解決手段】 出張内容データを記録格納するための出
張内容データ記録格納手段、個人情報データを記録格納
するための個人情報データ記録格納手段、前記出張内容
データに関連するコメントをデータとして記録格納する
ためのコメントデータ記録格納手段、前記出張内容デー
タ、個人情報データ、及び／又はコメントデータを関連
付けて、データアクセス手段によって閲覧、入力、及び
／又は修正することが可能な形式で公開するためのデー
タ公開手段、並びに前記データ公開手段によって公開さ
れる前記各種データを閲覧、入力、及び／又は修正する
ためのデータアクセス手段、を備える統合出張管理シス
テム。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【発明の属する技術分野】本発明は、出張管理システム
に関する。より詳しくは、本発明は、出張者、出張日
程、出張先、用件、交通手段、宿泊施設等に関する出張
内容データ、及び出張者のパスポート、ビザ、保険、氏
名、所属、住所、緊急連絡先等に関する個人情報データ
を管理する機能と、出張者、出張者が所属する組織にお
ける第三者（例えば、出張をサポートするアシスタン
ト、出張者の上司）、並びに出張者が所属する組織の内
部及び／又は外部の、出張のための交通手段及び／又は
宿泊施設の手配を行うエージェント（例えば、旅行業
者）の間での情報の授受を行う機能とを兼備する統合出
張管理システムに関する。

【０００２】

【従来の技術】企業を始めとする種々の組織において、
当該組織の従業員、構成員等が出張しようとする場合、
一般に、出張者が所属する組織において当該出張に関す
るスケジュールが立案され、このスケジュールに基づい
て、当該組織の内部及び／又は外部のエージェントによ
って、当該出張のための交通手段及び／又は宿泊施設の
手配が行われる。

【０００３】この場合、上記出張者が所属する組織にお
いて、出張者、出張日程、出張先、用件、交通手段、宿
泊施設等の出張内容データが管理されると共に、上記エ
ージェントにおいて、出張日程、交通手段、宿泊施設等
の出張内容データ、及び出張者に関するパスポート、ビ
ザ、保険等の個人情報データが管理され、一方、出張者
の氏名、所属、住所、緊急連絡先等の個人情報データ
は、上記組織の人事部等において管理されるのが一般的
である。

【０００４】

【発明が解決しようとする課題】上記の如く、出張に関
連する各種データが分散的に管理されていると、例え
ば、何等かの事情により当初予定されていた交通手段や
宿泊施設等を手配することができなかった場合等に、上
記エージェントによって代替として手配された交通手段
や宿泊施設等に関する出張内容データが上記出張者が所
属する組織において正しく更新されないことも予想さ
れ、何等かの緊急事態において出張者と迅速に連絡を取
ることができない虞がある。

【０００５】また、出張者が所属する組織において、出
張者の氏名、住所、緊急連絡先等に関する個人情報デー
タが正しく管理されていないために、出張先又は出張先
への移動途中において出張者に不測の事態等が生じた場
合等に、出張者の家族等に迅速に連絡を取ることができ
ない虞もある。

【０００６】本発明の目的は、出張者、出張日程、出張
先、用件、交通手段、宿泊施設等に関する出張内容デー
タ、及び出張者のパスポート、ビザ、保険、氏名、所
属、住所、緊急連絡先、顔写真画像データ等に関する個
人情報データを管理する機能と、出張者、出張者が所属
する組織における第三者（例えば、出張をサポートする
アシスタント、出張者の上司）、並びに出張者が所属す
る組織の内部及び／又は外部の、出張のための交通手段
及び／又は宿泊施設の手配を行うエージェント（例え
ば、旅行業者）の間での情報の授受を行う機能とを兼備
する統合出張管理システムを提供することである。

【０００７】

【課題を解決するための手段】上記目的は、出張内容デ
ータを記録格納するための出張内容データ記録格納手
段、個人情報データを記録格納するための個人情報デー
タ記録格納手段、前記出張内容データに関連するコメン
トをデータとして記録格納するためのコメントデータ記
録格納手段、前記出張内容データ、個人情報データ、及
び／又はコメントデータを関連付けて、データアクセス
手段によって閲覧、入力、及び／又は修正することが可
能な形式で公開するためのデータ公開手段、並びに前記
データ公開手段によって公開される前記出張内容デー
タ、個人情報データ、及び／又はコメントデータを閲
覧、入力、及び／又は修正するためのデータアクセス手
段、を備える統合出張管理システム、によって達成され
る。

【０００８】上記出張内容データには、例えば、出張
者、出張日程、出張先、用件、交通手段、宿泊施設等の
情報が含まれる。上記交通手段には、航空機、船舶、列
車、バス、レンタカー等の、出張のための交通手段とし
て利用可能な、いずれの交通手段も含まれる。また、上
記個人情報データには、例えば、出張者のパスポート、
ビザ、国際免許証、保険、クレジットカード、航空会社
のマイレージカード、レンタカー会員カード等に関する
情報、及び出張者の氏名、所属、住所、緊急連絡先、顔
写真画像データ等の情報が含まれる。更に、上記コメン
トデータには、例えば、出張をサポートするアシスタン
ト、出張者の上司、出張者、及び／又は出張のための交
通手段及び／又は宿泊施設の手配を行うエージェント
（例えば、旅行業者）の間での連絡事項等が含まれる。
また、コメントデータの形式は、文字情報に限定される
ものではなく、静止画、動画、映像、音声などの所謂マ
ルチメディア情報であってもよい。

【０００９】尚、本明細書においては、上記「静止画」
とは、文字、図形、写真等の、動きの無い画像を包含
し、「動画」とは、所謂「アニメーション」、及び一定
間隔で撮影された一連の画像を、短い間隔で連続的に表
示することによって得られる、動きのある画像を包含
し、そして、「映像」とは、ビデオカメラ等によって撮
影された映像、及び当該映像をストリーミングデータと
したもの等を包含するものとする。

【００１０】特に、上記個人情報データを出張内容デー
タと共に統合的に管理することにより、出張に伴う様々
な局面における危機管理という観点からも、上記出張管
理システムを非常に望ましいものとすることができる。
また、上記統合出張管理システムにおいては、上記コメ
ントデータの存在により、個々の出張に関する種々の経
緯をきめ細かく記録することができるので、例えば、上
記アシスタント、出張者の上司、及び／又は出張者が異
動になった場合等において後任者への引継を容易に行う
ことができる等、従来の出張管理システムには見られな
い、大きなメリットが得られることに注目すべきであ
る。

【００１１】また、上記出張内容データ、個人情報デー
タ、及びコメントデータは、それぞれのデータを個々の
出張に関連付けることができる限り、それぞれのデータ
毎に別個のデータベースとして記録格納されていてもよ
く、更に、上記出張内容データ、個人情報データ、及び
コメントデータの各々が、複数のデータベースに分割さ
れて記録格納されていてもよい。逆に、これらすべての
データが１つのデータベースとして記録格納されていて
もよい。

【００１２】尚、上記各データの関連付けは、例えば、
所謂リレーショナルデータベースにおいて行われている
ように、キーとなるデータ（出張管理番号、出張者の氏
名、従業員番号等）を利用して、異なるデータを結合す
ることによって実現することができる。

【００１３】更に、上記出張内容データ、個人情報デー
タ、及びコメントデータは、それぞれ、データとして記
録格納される情報の性質に応じて、例えば、これらのデ
ータにアクセスしようとする者の所属組織、所属部署、
役職等に基づいて、これらのデータの閲覧、入力、及び
／又は修正に関する権限を制限することができるもので
あってもよい。

【００１４】上記データ公開手段は、上記出張内容デー
タ、個人情報データ、及び／又はコメントデータを関連
付けて、データアクセス手段によって閲覧、入力、及び
／又は修正することが可能な形式で公開する。データア
クセス手段によって閲覧、入力、及び／又は修正するこ
とが可能な形式の例としては、例えば、所謂ウェブブラ
ウザーがインストールされているコンピューターによっ
て閲覧、入力、及び／又は修正することが可能な、所謂
マークアップ言語によって記述される形式（例えば、Ｈ
ＴＭＬ形式）が挙げられ、この場合、上記データ公開手
段は、一般に「ウェブサーバー」と称されるコンピュー
ターとすることができる。かかる形式によってこれらの
データを公開することにより、例えば、ウェブブラウザ
ーがインストールされているコンピューターによって、
これらのデータを閲覧、入力、及び／又は修正すること
が可能となる。

【００１５】上記データ公開手段によって公開される上
記出張内容データ、個人情報データ、及び／又はコメン
トデータは、データアクセス手段によって閲覧、入力、
及び／又は修正することができる。かかるデータアクセ
ス手段の例としては、上述の如き、ウェブブラウザーが
インストールされているコンピューターを始め、各種携
帯端末、携帯電話等が挙げられる。

【００１６】当然の事ながら、上記データアクセス手段
によって、上記出張内容データ、個人情報データ、及び
／又はコメントデータが修正及び／又は新たに入力され
た場合には、当該修正内容及び／又は入力内容が、上記
出張内容データ記録格納手段、個人情報データ記録格納
手段、及び／又はコメントデータ記録格納手段に記録格
納されている上記出張内容データ、個人情報データ、及
び／又はコメントデータに反映され、記録格納される。

【００１７】また、上述の如く、上記出張内容データ、
個人情報データ、及びコメントデータの閲覧、入力、及
び／又は修正に関する権限を制限しようとする場合に
は、上記データアクセス手段において、これらのデータ
にアクセスしようとする者を特定するための認証データ
（例えば、ユーザー名及びパスワード）を入力させ、こ
の認証データを、予め記録格納されている認証データと
照合することにより、これらのデータにアクセスしよう
とする者を特定し、例えば、その者の所属組織、所属部
署、役職等に基づいて、これらのデータの閲覧、入力、
及び／又は修正に関する権限を制限することができる。
あるいは、指紋、虹彩、声等を利用する所謂バイオメト
リック認証システムによって、これらのデータにアクセ
スしようとする者を特定してもよい。

【００１８】更に、上記統合出張管理システムは、出張
者の個人的嗜好に関するデータを記録格納するための個
人的嗜好データ記録格納手段をも備えていてもよい。上
記個人的嗜好データには、例えば、交通手段の座席指定
における禁煙／喫煙の希望、窓側／通路側の希望、宿泊
施設における客室タイプの希望、食事条件の希望等に関
するデータを記録格納することができ、これらのデータ
に基づいて、出張のための交通手段及び／又は宿泊施設
の手配を行うエージェント（例えば、旅行業者）が、出
張者の嗜好に沿った手配を行うことができる。

【００１９】更にまた、上記統合出張管理システムは、
出張者が所属する組織における出張に関する各種規程を
記録格納するための出張規程記録格納手段をも備えてい
てもよい。上記出張規程には、例えば、交通手段の等
級、宿泊施設における客室タイプ、食事条件等に関する
規程が含まれ、これらの規程内容に基づいて、出張のた
めの交通手段及び／又は宿泊施設の手配を行うエージェ
ント（例えば、旅行業者）が、出張者が所属する組織に
おける出張規程に従って、手配を行うことができる。

【００２０】また、上記統合出張管理システムにおい
て、上記出張内容データ記録格納手段、個人情報データ
記録格納手段、コメントデータ記録格納手段、データ公
開手段、及びデータアクセス手段の少なくとも一部が、
複数のコンピューター及び／又は端末に分散されて配置
されていてもよい。この場合、上記複数のコンピュータ
ー及び／又は端末を、コンピューターネットワークによ
って接続して、上記出張内容データ、個人情報データ、
及びコメントデータを授受させることができる。

【００２１】上記コンピューターネットワークは、上記
複数のコンピューター及び／又は端末の配置状況に応じ
て、いずれの形態とすることもでき、例えば、インター
ネット若しくはイントラネット、又はこれらの組み合わ
せであってもよく、その接続形態も、専用線による常時
接続、電話回線を利用するダイヤルアップ接続、高速無
線データ通信等のいずれであってもよい。

【００２２】更に、上記統合出張管理システムは、前記
出張内容データ記録格納手段、個人情報データ記録格納
手段、及び／又はコメントデータ記録格納手段に記録格
納されている前記出張内容データ、個人情報データ、及
び／又はコメントデータが更新されたことを通知するメ
ッセージを有する電子メールを、指定された電子メール
アドレスに対して自動的に送信するためのデータ更新通
知手段を更に備えていてもよい。

【００２３】かかるデータ更新通知手段を備えることに
より、例えば、出張者又は出張をサポートするアシスタ
ント等によって記録格納された出張内容データ、個人情
報データ、及び／又はコメントデータに基づいて、出張
のための交通手段及び／又は宿泊施設の手配を行うエー
ジェントが、当該出張のための交通手段、宿泊施設、及
び／又は保険を選定し、これらに関するデータを出張内
容データ記録格納手段に記録格納したことを、電子メー
ルによって、上記出張者又は出張をサポートするアシス
タント等に対して通知して、当該出張者又は出張をサポ
ートするアシスタント等に上記各データを迅速に確認さ
せることができる。あるいは、出張者又は出張をサポー
トするアシスタント等によって出張内容データ、個人情
報データ、及び／又はコメントデータが記録格納された
（出張申請がなされた）ことを、電子メールによって、
出張者の上司及び／又は経理担当者に対して通知して、
当該出張の承認及び／又は当該出張に関する経理処理を
迅速に行わせることもできる。

【００２４】尚、本明細書においては、出張のための交
通手段及び／又は宿泊施設の手配を行うエージェントが
手配すべき、出張のための交通手段、宿泊施設、及び／
又は保険等を、「出張アイテム」という用語によって指
し示すこととする。

【００２５】また、上記統合出張管理システムは、上記
データアクセス手段における入力作業を正確かつ簡便な
ものとすること等の目的のために、例えば、ある特定の
データ（例えば、出張者の氏名、従業員番号、出張先
等）が入力されると、上記出張内容データ記録格納手
段、個人情報データ記録格納手段、及び／又はコメント
データ記録格納手段に記録格納されている上記出張内容
データ、個人情報データ、及び／又はコメントデータの
中から、当該データに関連する一連のデータ群を自動的
に検索し、これらのデータ群を所定の入力項目に自動的
に入力したり、あるいは入力すべきデータの候補を表示
したりする、所謂データ入力支援手段をも備えていても
よい。

【００２６】また、本発明の好ましい態様において、上
記統合出張管理システムを使用する統合出張管理方法で
あって、データアクセス手段を使用して入力される出張
内容データ、個人情報データ、及び／又はコメントデー
タが、出張内容データ記録格納手段、個人情報データ記
録格納手段、及び／又はコメントデータ記録格納手段に
自動的に記録格納され、データ公開手段によって公開さ
れる出張申請ステップ、前記出張申請ステップにおいて
公開された前記出張内容データ、個人情報データ、及び
／又はコメントデータに基づいて選定され、データアク
セス手段を使用して入力される、交通手段、宿泊施設、
及び／又は保険に関するデータが、出張内容データ記録
格納手段に自動的に記録格納され、データ公開手段によ
って公開される出張アイテム提案ステップ、並びにデー
タアクセス手段を使用して入力される、前記出張アイテ
ム提案ステップにおいて公開された交通手段、宿泊施
設、及び／又は保険に関するデータの内容についてのコ
メントデータが、コメントデータ記録格納手段に自動的
に記録格納され、データ公開手段によって公開される出
張アイテム確認ステップ、を含む、統合出張管理方法、
が提供される。

【００２７】上記統合出張管理方法は、前記出張アイテ
ム確認ステップにおいて公開されたコメントデータの内
容が、前記出張アイテム提案ステップにおいて公開され
た交通手段、宿泊施設、及び／又は保険の変更を求める
内容ものものである場合、あるいは、前記出張アイテム
提案ステップにおいて公開された交通手段、宿泊施設、
及び／又は保険を手配することができない場合に、前記
出張アイテム提案ステップに戻り、データアクセス手段
を使用して入力される、代替の交通手段、宿泊施設、及
び／又は保険に関するデータが、出張内容データ記録格
納手段に自動的に記録格納され、データ公開手段によっ
て公開されることを更に含むものであってもよい。

【００２８】また、上記統合出張管理方法は、前記出張
内容データ記録格納手段、個人情報データ記録格納手
段、及び／又はコメントデータ記録格納手段に記録格納
されている前記出張内容データ、個人情報データ、及び
／又はコメントデータが更新された際に、これらのデー
タが更新されたことを通知するメッセージを有する電子
メールが、指定された電子メールアドレスに対して自動
的に送信されるステップを更に含むものであってもよ
い。

【００２９】

【発明の実施の形態】ここで、上記統合出張管理システ
ムの一例を、図１を参照しながら説明する。図１に示さ
れている態様においては、出張者が所属する組織の営業
部２０に、出張内容データを記録格納するための出張内
容データ記録格納手段２２を有する営業部サーバー２１
が設置されている。

【００３０】また、出張のための交通手段及び／又は宿
泊施設の手配を行うエージェント３０には、出張内容デ
ータを記録格納するための出張内容データ記録格納手段
３２と、出張者に関する個人情報データを記録格納する
ための個人情報データ記録格納手段３３と、コメントを
データとして記録格納するためのコメントデータ記録格
納手段３４とを有するエージェントサーバー３１が設置
されている。また、ウェブサーバーとしての機能を有す
るデータ公開手段４０も、エージェントサーバー３１内
に設置されている。

【００３１】更に、出張者が所属する組織の人事部１０
には、出張者に関する個人情報データを記録格納するた
めの個人情報データ記録格納手段１２を有する人事部サ
ーバー１１が設置されている。

【００３２】上述の如く、上記出張内容データには、例
えば、出張者、出張日程、出張先、用件、交通手段、宿
泊施設等の情報が含まれ、上記交通手段には、航空機、
船舶、列車、バス、レンタカー等の、出張のための交通
手段として利用可能な、いずれの交通手段も含まれる。
また、上記個人情報データには、例えば、出張者のパス
ポート、ビザ、国際免許証、保険、クレジットカード、
航空会社のマイレージカード、レンタカー会員カード等
に関する情報、及び出張者の氏名、所属、住所、緊急連
絡先、顔写真画像データ等の情報が含まれる。更に、上
記コメントデータには、例えば、出張をサポートするア
シスタント、出張者の上司、出張者、及び／又は出張の
ための交通手段及び／又は宿泊施設の手配を行うエージ
ェント（例えば、旅行業者）の間での連絡事項等が含ま
れる。また、コメントデータの形式は、文字情報に限定
されるものではなく、静止画、動画、映像、音声などの
所謂マルチメディア情報であってもよい。

【００３３】上記人事部サーバー１１が有する個人情報
データ記録格納手段１２及び上記エージェントサーバー
３１が有する個人情報データ記録格納手段３３において
は、各種個人情報データの一部又は全部が重複して記録
格納されていてもよく、逆に、出張内容データ、個人情
報データ、及びコメントデータを関連付けるためのキー
となるデータ（出張管理番号、出張者の氏名、従業員番
号等）以外のデータが、重複が無い状態で分割されて記
録格納されていてもよい。また、前者の如く、各種個人
情報データの一部又は全部が重複して記録格納されてい
る場合には、これらの重複して記録格納されているデー
タの同期をとる手段を、上記人事部サーバー１１及び上
記エージェントサーバー３１が備えているのが望まし
い。

【００３４】同様に、上記営業部サーバー２１が有する
出張内容データ記録格納手段２２及び上記エージェント
サーバー３１が有する出張内容データ記録格納手段３２
においては、各種出張内容データの一部又は全部が重複
して記録格納されていてもよく、逆に、出張内容デー
タ、個人情報データ、及びコメントデータを関連付ける
ためのキーとなるデータ（出張管理番号、出張者の氏
名、従業員番号等）以外のデータが、重複が無い状態で
分割されて記録格納されていてもよい。また、前者の如
く、各種出張内容データの一部又は全部が重複して記録
格納されている場合には、これらの重複して記録格納さ
れているデータの同期をとり、一貫性を維持するための
手段を、上記営業部サーバー２１及び上記エージェント
サーバー３１が備えているのが望ましい。

【００３５】また、図１に示されている態様において
は、出張内容データ、個人情報データ、及びコメントデ
ータが、それぞれ別個のデータ記録格納手段に記録格納
されているけれども、逆に、これらのデータの一部又は
全部が１つのデータ記録格納手段に記録格納されていて
もよい。

【００３６】例えば、営業部サーバー２１が存在しない
態様においては、コンピュータネットワークを介して接
続されている各データアクセス手段を使用して、エージ
ェントサーバー３１が有する出張内容データ記録格納手
段３２にすべての出張内容データを一元的に記録格納す
ることができる。

【００３７】更に、上述の如く、上記出張内容データ、
個人情報データ、及びコメントデータは、それぞれ、デ
ータとして記録格納される情報の性質に応じて、例え
ば、これらのデータにアクセスしようとする者の所属組
織、所属部署、役職等に基づいて、これらのデータの閲
覧、入力、及び／又は修正に関する権限を制限すること
ができるものであってもよい。

【００３８】上記人事部サーバー１１、営業部サーバー
２１、エージェントサーバー３１、及びデータ公開手段
４０としてのウェブサーバー４１は、それぞれ、コンピ
ューターネットワーク５０を介して接続されており、上
記出張内容データ、個人情報データ、及び／又はコメン
トデータが関連付けられて、所謂ウェブブラウザーがイ
ンストールされているコンピューターによって閲覧、入
力、及び／又は修正することが可能な、所謂マークアッ
プ言語によって記述される形式（例えば、ＨＴＭＬ形
式）形式で、データ公開手段４０としてのウェブサーバ
ー４１によって、上記コンピューターネットワーク５０
を介して公開される。

【００３９】上述の如く、上記コンピューターネットワ
ーク５０は、上記各種サーバー及び各種データアクセス
手段の配置状況に応じて、いずれの形態とすることもで
き、例えば、インターネット若しくはイントラネット、
又はこれらの組み合わせであってもよい。また、その接
続形態も、専用線による常時接続、電話回線を利用する
ダイヤルアップ接続、高速無線データ通信等のいずれで
あってもよい。

【００４０】一方、人事部の担当者、出張者が所属する
営業部の上司、出張者自身、出張をサポートするアシス
タント、及び出張のための交通手段及び／又は宿泊施設
の手配を行うエージェント（例えば、旅行業者）の担当
者は、それぞれ、上記コンピューターネットワーク５０
に接続されているデータアクセス手段を使用して、それ
ぞれに対して許可されたアクセス権限に従って、上記出
張内容データ、個人情報データ、及び／又はコメントデ
ータを閲覧、入力、及び／又は修正することができる。

【００４１】尚、図１には、上記データアクセス手段と
して、ウェブブラウザーがインストールされているユー
ザー用コンピューターである、人事部担当者用コンピュ
ーター１３、営業部上司用コンピューター２３、出張者
用コンピューター２４、アシスタント用コンピューター
２５、及びエージェント用コンピューター３５を記載し
たけれども、上述の如く、データアクセス手段として、
各種携帯端末、携帯電話等を使用することもできる。

【００４２】更に、上記出張内容データ、個人情報デー
タ、及びコメントデータの中には、出張先、用件、出張
者の緊急連絡先、顔写真画像データ等が含まれており、
出張者が属する組織の営業上の秘密又は出張者個人のプ
ライバシーの保護の観点から、その閲覧、入力、及び／
又は修正に関する権限を制限する必要が有る場合も予想
される。このような場合には、人事部担当者用コンピュ
ーター１３、営業部上司用コンピューター２３、出張者
用コンピューター２４、アシスタント用コンピューター
２５、及びエージェント用コンピューター３５におい
て、これらのデータにアクセスしようとする者を特定す
るための認証データ（例えば、ユーザー名及びパスワー
ド）を入力させ、この認証データを、認証データ記録格
納手段（図示されていない）に予め記録格納されている
認証データと照合することによって、あるいは、指紋、
虹彩、声等を利用する所謂バイオメトリック認証システ
ムによって、これらのデータにアクセスしようとする者
を特定し、例えば、その者の所属組織、所属部署、役職
等に基づいて、これらのデータの閲覧、入力、及び／又
は修正に関する権限を制限することができる。

【００４３】また、図１においては、一例として、人事
部サーバー１１、営業部サーバー２１、エージェントサ
ーバー３１、及びウェブサーバー４１、並びに各ユーザ
ー用コンピューター１３、２３、２４、２５、及び３５
が単一のコンピューターネットワーク５０を介して接続
されている態様を示したが、当該コンピューターネット
ワーク５０は、例えば、イントラネットとインターネッ
トなどの異なる複数種のコンピューターネットワークの
組み合わせを含むものであってもよい。

【００４４】更に、図２を参照しながら、本発明に係る
統合出張管理システムを使用する統合出張管理方法につ
いて説明する。先ず、出張者自身又は出張をサポートす
るアシスタントが、データアクセス手段としての出張者
用コンピューター２４又はアシスタント用コンピュータ
ー２５を使用して出張内容データ、個人情報データ、及
び／又はコメントデータを入力することによって出張申
請を行う（１０１）。これらのデータは、コンピュータ
ーネットワーク５０を介して、出張内容データ記録格納
手段２２及び／若しくは３２、個人情報データ記録格納
手段１２及び／若しくは３３、並びに／又はコメントデ
ータ記録格納手段３４に記録格納され、データ公開手段
としてのウェブサーバー４１によって公開される。

【００４５】例えば、出張内容データのうち、出張者、
出張日程、出張先、及び用件に関する情報は、営業部２
０に設置された営業部サーバー２１が有する出張内容デ
ータ記録格納手段２２及び／又はエージェント３０に設
置されたエージェントサーバー３１が有する出張内容デ
ータ記録格納手段３２に記録格納され、出張者、出張日
程、交通手段、及び宿泊施設に関する情報は、エージェ
ント３０に設置されたエージェントサーバー３１が有す
る出張内容データ記録格納手段３２に記録格納され、個
人情報データのうち、出張者のパスポート、ビザ、国際
免許証、保険、クレジットカード、航空会社のマイレー
ジカード、レンタカー会員カード等に関する情報は、エ
ージェント３０に設置されたエージェントサーバー３１
が有する個人情報データ記録格納手段３３に記録格納さ
れ、出張者の氏名、所属、住所、緊急連絡先、顔写真画
像データ等に関する情報は、人事部１０に設置された人
事部サーバー１１が有する個人情報データ記録格納手段
１２に記録格納されるのが一般的であろう。また、例え
ば、出張をサポートするアシスタント、出張者の上司、
出張者、及び／又は出張のための交通手段及び／又は宿
泊施設の手配を行うエージェント（例えば、旅行業者）
の間での連絡事項（例えば、交通手段や宿泊施設に関す
る出張者の要望）等のコメントデータが入力された場合
には、当該コメントデータは、一般に、エージェント３
０に設置されたエージェントサーバー３１が有するコメ
ントデータ記録格納手段３４に記録格納される。しかし
ながら、上記の如き、各種データの記録格納方法はあく
までも一例であり、必要に応じて様々な態様が企図され
ることは言うまでもない。

【００４６】また、上記出張申請においては、出張者用
コンピューター２４又はアシスタント用コンピューター
２５を使用して各種データを入力する際に所謂データ入
力支援手段（図示されていない）を使用して、ある特定
のデータ（例えば、出張者の氏名、従業員番号、出張先
等）が入力されると、上記出張内容データ記録格納手段
２２及び／若しくは３２、個人情報データ記録格納手段
１２及び／若しくは３３、及び／又はコメントデータ記
録格納手段３４に記録格納されている出張内容データ、
個人情報データ、及び／又はコメントデータの中から、
当該データに関連する一連のデータ群が自動的に検索さ
れ、これらのデータ群が所定の入力項目に自動的に入力
されたり、あるいは入力すべきデータの候補が表示され
たりするのがより好ましい。

【００４７】更により好ましい態様においては、上記出
張申請がなされたことを通知する電子メールが、出張者
の上司及び／又は経理担当者等に対して自動的に送信さ
れ、当該出張の承認及び／又は当該出張に関する経理処
理等を実行するように促される。

【００４８】次に、出張のための交通手段及び／又は宿
泊施設の手配を行うエージェント（例えば、旅行業者）
の担当者が、データアクセス手段としてのエージェント
用コンピューター３５を使用して、前記出張申請におい
て記録格納された前記出張内容データ、個人情報デー
タ、及び／又はコメントデータを閲覧し、これらのデー
タに基づいて、交通手段、宿泊施設、及び／又は保険を
選定する。

【００４９】より好ましい態様においては、上記エージ
ェントの担当者は、個人的嗜好データ記録格納手段及び
／又は出張規程記録格納手段（いずれも図示されていな
い）に記録格納されている出張者の個人的嗜好に関する
データ（例えば、交通手段の座席指定における禁煙／喫
煙の希望、窓側／通路側の希望、宿泊施設における客室
タイプの希望、食事条件の希望等に関するデータ）及び
／又は出張者が所属する組織における出張規程を閲覧
し、これらに基づいて、出張者の嗜好及び／又は出張者
が所属する組織における出張規程に沿った選定を行うこ
とができる。

【００５０】上記の如く選定された交通手段、宿泊施
設、及び／又は保険に関するデータは、出張のための交
通手段及び／又は宿泊施設の手配を行うエージェント
（例えば、旅行業者）の担当者により、エージェント用
コンピューター３５を使用して入力され、コンピュータ
ーネットワーク５０を介して、出張内容データ記録格納
手段３２に記録格納され、データ公開手段としてのウェ
ブサーバー４１によって公開される（１０２）。

【００５１】より好ましい態様においては、出張アイテ
ムが提案されたことを通知する電子メールが、出張者自
身及び／又は出張をサポートするアシスタントに対して
自動的に送信され、提案された出張アイテムを確認する
ように促される。

【００５２】次に、出張者自身及び／又は出張をサポー
トするアシスタントが、出張者用コンピューター２４及
び／又はアシスタント用コンピューター２５を使用し
て、提案された出張アイテムに関するデータを閲覧し、
その内容についてのコメントデータを入力する。このコ
メントデータは、提案された出張アイテムの承認又は変
更の希望等であってもよい。このコメントデータは、コ
メントデータ記録格納手段３４に記録格納され、データ
公開手段としてのウェブサーバー４１によって公開され
る（１０３）。

【００５３】より好ましい態様においては、提案された
出張アイテムに関するコメントデータが入力されたこと
を通知する電子メールが、出張のための交通手段及び／
又は宿泊施設の手配を行うエージェント（例えば、旅行
業者）の担当者に対して自動的に送信され、提案された
出張アイテムに関するコメントデータを確認するように
促される。

【００５４】次に、出張のための交通手段及び／又は宿
泊施設の手配を行うエージェント（例えば、旅行業者）
の担当者が、エージェント用コンピューター３５を使用
して、前記コメントデータを閲覧し、その内容が、前記
提案された出張アイテムを承認するものである場合（１
０４）には、前記提案された出張アイテムの手配を行
う。

【００５５】逆に、前記コメントデータが、前記提案さ
れた出張アイテムの変更を求める内容ものものである場
合（１０５）には、出張のための交通手段及び／又は宿
泊施設の手配を行うエージェント（例えば、旅行業者）
の担当者が、当該コメントデータの内容に応じて、代替
の出張アイテムを選定し、当該代替の出張アイテムに関
するデータを、エージェント用コンピューター３５を使
用して改めて入力する。これらの代替の出張アイテムに
関するデータは、出張内容データ記録格納手段２２及び
／又は３２に記録格納され、データ公開手段としてのウ
ェブサーバー４１によって公開される。通常、当該ステ
ップは、提案された出張アイテムを承認する内容のコメ
ントデータが得られるまで繰り返される。

【００５６】また、前記コメントデータの内容が、前記
提案された出張アイテムを承認するものであるにもかか
わらず、当該承認された出張アイテムを手配することが
できない場合（１０６）にも、出張のための交通手段及
び／又は宿泊施設の手配を行うエージェント（例えば、
旅行業者）の担当者によって、代替の出張アイテムが選
定され、当該代替の出張アイテムに関するデータが、エ
ージェント用コンピューター３５を使用して改めて入力
され、これらのデータが出張内容データ記録格納手段２
２及び／又は３２に記録格納され、データ公開手段とし
てのウェブサーバー４１によって公開される。

【００５７】以上の如く、本発明に係る統合出張管理シ
ステムを使用する統合出張管理方法においては、個人情
報データ及び出張内容データが統合的に管理されるの
で、例えば、何等かの不測の事態においても、出張をサ
ポートするアシスタント、出張者の上司、出張者、及び
／又は出張のための交通手段及び／又は宿泊施設の手配
を行うエージェント（例えば、旅行業者）が、上記デー
タアクセス手段を使用して、出張者の出張状況や緊急連
絡先を容易に確認することができ、出張者自身及び／又
は出張者の家族等に迅速に連絡を取ることができるの
で、出張に伴う様々な局面における危機管理という観点
からも、上記出張管理システムは非常に望ましいもので
ある。

【００５８】また、本発明に係る統合出張管理システム
においては、上記コメントデータの存在により、個々の
出張に関する種々の経緯をきめ細かく記録することがで
きるので、例えば、上記アシスタント、出張者の上司、
出張者、又はエージェントの担当者の不在時にも、各々
の出張の手配状況や過去の経緯を第三者が容易に把握す
ることができる。従って、本発明に係る統合出張管理シ
ステムにおいては、かかるコメントデータの授受機能を
備えていない従来の出張管理システムと比較して、はる
かにより効率的な出張管理が可能である。

【００５９】上記の如く、本発明に係る統合出張管理シ
ステム及び統合出張管理方法の好ましい態様を、図１及
び図２を参照しながら詳細に説明してきたけれども、図
１及び図２に示した態様はあくまでも説明のための一例
に過ぎず、これらの具体例に本発明の範囲が限定される
と解されるべきではない。

【００６０】

【発明の効果】本発明により、出張者、出張日程、出張
先、用件、交通手段、宿泊施設等に関する出張内容デー
タ、及び出張者のパスポート、ビザ、保険、氏名、所
属、住所、緊急連絡先、顔写真画像データ等に関する個
人情報データを管理する機能と、出張者、出張者が所属
する組織における第三者（例えば、出張をサポートする
アシスタント、出張者の上司）、並びに出張者が所属す
る組織の内部及び／又は外部の、出張のための交通手段
及び／又は宿泊施設の手配を行うエージェント（例え
ば、旅行業者）の間での情報の授受を行う機能とを兼備
する統合出張管理システムが提供される。

【図面の簡単な説明】

【図１】本発明に係る統合出張管理システムの好ましい
態様を示す略図である。

【図２】本発明に係る統合出張管理システムを使用する
統合出張管理方法を説明するフローチャートである。

【符号の説明】

１０…人事部 １１…人事部サーバー １２…個人情報データ記録格納手段 １３…人事部担当者用コンピューター ２０…営業部 ２１…営業部サーバー ２２…出張内容データ記録格納手段 ２３…営業部上司用コンピューター ２４…出張者用コンピューター ２５…アシスタント用コンピューター ３０…出張のための交通手段及び／又は宿泊施設の手配
を行うエージェント ３１…エージェントサーバー ３２…出張内容データ記録格納手段 ３３…個人情報データ記録格納手段 ３４…コメントデータ記録格納手段 ３５…エージェント用コンピューター ４０…データ公開手段 ４１…ウェブサーバー ５０…コンピューターネットワーク １０１…出張申請ステップ １０２…出張アイテム提案ステップ １０３…出張アイテム確認ステップ １０４…提案された出張アイテムが承認される場合の業
務の流れ １０５…提案された出張アイテムが承認されない場合の
業務の流れ １０６…承認された出張アイテムの手配が不可能である
場合の業務の流れ

フロントページの続き (72)発明者 矢野 充子 東京都港区赤坂五丁目３番６号 東京エレ クトロン株式会社内

Claims (6)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】 出張内容データを記録格納するための出
   張内容データ記録格納手段、 個人情報データを記録格納するための個人情報データ記
   録格納手段、 前記出張内容データに関連するコメントをデータとして
   記録格納するためのコメントデータ記録格納手段、 前記出張内容データ、個人情報データ、及び／又はコメ
   ントデータを関連付けて、データアクセス手段によって
   閲覧、入力、及び／又は修正することが可能な形式で公
   開するためのデータ公開手段、並びに 前記データ公開手段によって公開される前記出張内容デ
   ータ、個人情報データ、及び／又はコメントデータを閲
   覧、入力、及び／又は修正するためのデータアクセス手
   段、を備える統合出張管理システム。
2. 【請求項２】 前記出張内容データ記録格納手段、個人
   情報データ記録格納手段、コメントデータ記録格納手
   段、データ公開手段、及びデータアクセス手段の少なく
   とも一部が、複数のコンピューターに分散されて配置さ
   れており、前記複数のコンピューターが、コンピュータ
   ーネットワークによって接続されて、前記出張内容デー
   タ、個人情報データ、及びコメントデータを授受するこ
   とができる、請求項１に記載の統合出張管理システム。
3. 【請求項３】 前記出張内容データ記録格納手段、個人
   情報データ記録格納手段、及び／又はコメントデータ記
   録格納手段に記録格納されている前記出張内容データ、
   個人情報データ、及び／又はコメントデータが更新され
   たことを通知するメッセージを有する電子メールを、指
   定された電子メールアドレスに対して自動的に送信する
   ためのデータ更新通知手段を更に備える、請求項１又は
   ２に記載の統合出張管理システム。
4. 【請求項４】 請求項１〜３のいずれか１項に記載の統
   合出張管理システムを使用する統合出張管理方法であっ
   て、 データアクセス手段を使用して入力される出張内容デー
   タ、個人情報データ、及び／又はコメントデータが、出
   張内容データ記録格納手段、個人情報データ記録格納手
   段、及び／又はコメントデータ記録格納手段に自動的に
   記録格納され、データ公開手段によって公開される出張
   申請ステップ、 前記出張申請ステップにおいて公開された前記出張内容
   データ、個人情報データ、及び／又はコメントデータに
   基づいて選定され、データアクセス手段を使用して入力
   される、交通手段、宿泊施設、及び／又は保険に関する
   データが、出張内容データ記録格納手段に自動的に記録
   格納され、データ公開手段によって公開される出張アイ
   テム提案ステップ、並びにデータアクセス手段を使用し
   て入力される、前記出張アイテム提案ステップにおいて
   公開された交通手段、宿泊施設、及び／又は保険に関す
   るデータの内容についてのコメントデータが、コメント
   データ記録格納手段に自動的に記録格納され、データ公
   開手段によって公開される出張アイテム確認ステップ、
   を含む、統合出張管理方法。
5. 【請求項５】 前記出張アイテム確認ステップにおいて
   公開されたコメントデータの内容が、前記出張アイテム
   提案ステップにおいて公開された交通手段、宿泊施設、
   及び／又は保険の変更を求める内容ものものである場
   合、あるいは、前記出張アイテム提案ステップにおいて
   公開された交通手段、宿泊施設、及び／又は保険を手配
   することができない場合に、前記出張アイテム提案ステ
   ップに戻り、データアクセス手段を使用して入力され
   る、代替の交通手段、宿泊施設、及び／又は保険に関す
   るデータが、出張内容データ記録格納手段に自動的に記
   録格納され、データ公開手段によって公開されること、
   を更に含む、請求項４に記載の統合出張管理方法。
6. 【請求項６】 前記出張内容データ記録格納手段、個人
   情報データ記録格納手段、及び／又はコメントデータ記
   録格納手段に記録格納されている前記出張内容データ、
   個人情報データ、及び／又はコメントデータが更新され
   た際に、これらのデータが更新されたことを通知するメ
   ッセージを有する電子メールが、指定された電子メール
   アドレスに対して自動的に送信されるステップ、を更に
   含む、請求項４又は５に記載の統合出張管理方法。