JP2003173303A - Document delivery system, program and storage medium - Google Patents
Document delivery system, program and storage mediumInfo
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Abstract
Description
【０００１】[0001]
【発明の属する技術分野】本発明は、文書配信システ
ム、プログラムおよび記録媒体に関し、具体的には、文
書を配信するときに送信するデータ量を減らす技術に関
する。BACKGROUND OF THE INVENTION 1. Field of the Invention The present invention relates to a document distribution system, a program and a recording medium, and more specifically to a technique for reducing the amount of data transmitted when distributing a document.
【０００２】[0002]
【従来の技術】近年、オフィスなどにおけるコンピュー
タの普及は目覚ましく、この普及に伴って取り扱われる
データ量も増加する一方である。このような状況から、
登録する文書にキーワードを付加して登録し、それを検
索できるようにした文書管理システムが種々開発されて
いる。2. Description of the Related Art In recent years, the spread of computers in offices and the like has been remarkable, and the amount of data handled has been increasing along with this spread. From this situation,
Various document management systems have been developed in which a keyword is added to a document to be registered, the document is registered, and the document can be searched.
【０００３】また、ネットワークに接続した端末を通じ
て、電子メールで文書を複数の人へ配信することも通常
的に行われている。It is also common practice to deliver a document to a plurality of people by electronic mail through a terminal connected to a network.
【０００４】[0004]
【発明が解決しようとする課題】しかしながら、電子化
された文書を電子メールで配信する際、大量の文書を配
信すると、文書の大きさや量によっては配信先の記憶装
置の空き容量がすぐに減ってしまうことになる。However, when a large number of documents are distributed when a computerized document is distributed by e-mail, the free space of the storage device at the distribution destination is reduced immediately depending on the size and the amount of the documents. Will be lost.
【０００５】本発明は、上記の実情に鑑みてなされたも
のであって、配信するデータ量をできるだけ減らして送
信することにより、上記の問題点を防ぐための文書配信
システム、その文書配信システムの機能を実行するため
のプログラムおよびそのプログラムを記録したコンピュ
ータ読み取り可能な記録媒体を提供することを目的とす
る。The present invention has been made in view of the above circumstances, and a document delivery system for preventing the above problems by transmitting with a reduced amount of data to be delivered, and a document delivery system thereof. An object of the present invention is to provide a program for executing a function and a computer-readable recording medium recording the program.
【０００６】[0006]
【課題を解決するための手段】上述の課題を解決するた
めに、本発明の請求項１の文書配信システムは、ユーザ
から電子化された文書とその文書のページ番号を指定さ
れたとき、その文書を文書保存部へ登録する文書登録部
と、前記文書の指定されたページを抽出して、ユーザが
予め指定した宛先へ電子メールとして配信する配信部と
を備えたことを特徴とする。また、本発明の請求項２の
文書配信システムは、ユーザから指定された電子化され
た文書を文書保存部へ登録する文書登録部と、前記文書
保存部に登録されているユーザが指定した文書の指定ペ
ージを抽出して、ユーザ予め指定した宛先へ電子メール
として配信する配信部とを備えたことを特徴とする。ま
た、本発明の請求項３の文書配信システムは、ユーザか
ら電子化された文書とその文書内のキーワードを指定さ
れたとき、その文書を文書保存部へ登録する文書登録部
と、前記文書の全体に対して指定された前記キーワード
を含むページを検索する検索部と、前記検索部で検索さ
れたページを抽出してユーザが予め指定した宛先へ電子
メールとして配信する配信部とを備えたことを特徴とす
る。また、本発明の請求項４の文書配信システムは、ユ
ーザから指定された電子化された文書を文書保存部へ登
録する文書登録部と、前記文書保存部に登録されている
文書に対してユーザが指定したキーワードを含むページ
を検索する検索部と、前記検索部で検索されたページを
抽出して、ユーザが予め指定した宛先へ電子メールとし
て配信する配信部とを備えたことを特徴とする。また、
本発明の請求項５の文書配信システムは、ユーザから指
定された電子化された文書を文書保存部へ登録する文書
登録部と、前記文書保存部に登録されているユーザが指
定した文書の指定キーワードを含むページを検索する検
索部と、前記検索部で検索されたページを抽出して、ユ
ーザが予め指定した宛先へ電子メールとして配信する配
信部とを備えたことを特徴とする。また、本発明の請求
項６のプログラムは、コンピュータを、請求項１乃至５
のいずれか１に記載の文書配信システムとして機能させ
るためのプログラムである。また、本発明の請求項７の
記録媒体は、請求項６に記載の文書配信プログラムを記
録したコンピュータ読み取り可能な記録媒体である。In order to solve the above-mentioned problems, the document delivery system according to claim 1 of the present invention, when a user designates an electronic document and a page number of the document, A document registration unit for registering the document in the document storage unit, and a delivery unit for extracting a designated page of the document and delivering it as an electronic mail to a destination designated in advance by the user are provided. The document delivery system according to claim 2 of the present invention is a document registration unit for registering an electronic document designated by a user in a document storage unit, and a document designated by the user registered in the document storage unit. And a delivery unit that extracts the designated page and delivers the designated page as an electronic mail to a destination designated in advance by the user. Further, the document distribution system according to claim 3 of the present invention is such that when a user designates an electronic document and a keyword in the document, the document registration unit that registers the document in the document storage unit, and the document registration unit A search unit that searches for pages that include the keyword specified for the whole and a distribution unit that extracts the pages searched by the search unit and distributes them as e-mail to a destination specified in advance by the user Is characterized by. Further, the document distribution system according to claim 4 of the present invention is a document registration unit for registering an electronic document designated by a user in the document storage unit, and a user for the document registered in the document storage unit. Is provided with a search unit that searches for a page that includes the keyword specified by, and a distribution unit that extracts the page searched by the search unit and distributes the page as an electronic mail to a destination designated in advance by the user. . Also,
A document delivery system according to claim 5 of the present invention is a document registration unit for registering an electronic document designated by a user in a document storage unit, and designation of a document designated by the user registered in the document storage unit. It is characterized by comprising a search unit for searching a page including a keyword, and a distribution unit for extracting the page searched by the search unit and distributing it as an electronic mail to a destination designated in advance by the user. A program according to claim 6 of the present invention is a computer, and
It is a program for functioning as the document distribution system according to any one of 1. A recording medium according to claim 7 of the present invention is a computer-readable recording medium recording the document distribution program according to claim 6.
【０００７】以上の構成により、特に必要なページのみ
を配信するので、配信先に文書が貯まり、空き容量が減
ることが回避される。また、文書の配信元がページ指定
ではなく、キーワードを指定して、そのキーワードにマ
ッチした文書のページのみを配信することにより、特に
必要なページだけが配信先に送信されるので、配信先に
文書が貯まり、空き容量が減ることを回避できる。With the above configuration, only the necessary pages are delivered, so that it is possible to avoid the storage of documents at the delivery destination and the reduction of the free space. Also, by specifying a keyword rather than the page specification of the document delivery source and delivering only the pages of the document that match the keyword, only the required pages are sent to the delivery destination. Documents can be saved and free space can be avoided.
【０００８】[0008]
【発明の実施の形態】以下、図面を参照して本発明の一
実施の形態である文書配信システムについて説明する。
図１は、本発明の一実施の形態の文書配信システムに関
する全体構成を示すブロック図である。図１において、
本文書配信システムは、文書配信サーバ１００、配信元
の端末２００、配信先の端末３００とそれらを接続する
ネットワーク４００とから構成される。BEST MODE FOR CARRYING OUT THE INVENTION A document delivery system according to an embodiment of the present invention will be described below with reference to the drawings.
FIG. 1 is a block diagram showing the overall configuration of a document distribution system according to an embodiment of the present invention. In FIG.
The document delivery system includes a document delivery server 100, a delivery source terminal 200, a delivery destination terminal 300, and a network 400 connecting them.
【０００９】文書配信サーバ１００は、ユーザが指定し
た文書または文書データベースから探した文書中の配信
するページを抽出し、それをユーザが予め指定した宛先
に同報通信の電子メールで配信するコンピュータで構成
される。配信元の端末２００は、コンピュータやＰＤＡ
等から構成される。ユーザは、この配信元の端末２００
を用いて、文書配信サーバ１００の文書データベースに
自分の作成した電子化文書（例えば、会議の議事録等）
を登録させながら、その文書中の１つ以上のページを予
め指定した配信先へ送信するように依頼する。または、
ユーザは、この配信元の端末２００を用いて、文書配信
サーバ１００の文書データベースに自分の作成した電子
化文書（例えば、会議の議事録等）を予め登録してお
き、その中の文書から配信したいページを抽出して、予
め指定した配信先へ送信するように依頼してもよい。こ
の場合、必要最小限の情報を送信の対象とし、例えば、
必要事項の書かれている該当ページ、または重要なキー
ワードの含まれているページだけが対象になる。配信先
の端末３００は、コンピュータやＰＤＡ等から構成され
る。配信先のユーザは、配信先の端末３００を用いて配
信された電子メールを読む。ここで、これらの文書配信
サーバ１００や配信元および配信先の各端末（２００，
３００）は必要に応じて複数台をネットワーク４００に
接続する。The document delivery server 100 is a computer for extracting a page to be delivered in a document designated by a user or a document searched from a document database and delivering it to a destination designated by the user by an electronic mail of broadcast communication. Composed. The terminal 200 of the distribution source is a computer or PDA.
Etc. The user is the terminal 200 of this distribution source.
An electronic document created by the user in the document database of the document delivery server 100 (for example, minutes of a meeting)
Requesting that one or more pages in the document be transmitted to a predesignated delivery destination while registering. Or
The user uses the terminal 200 of the delivery source to pre-register the electronic document created by him / herself in the document database of the document delivery server 100 (for example, the minutes of a meeting), and deliver from the document therein. You may request to extract the desired page and send it to the delivery destination specified in advance. In this case, the minimum required information should be sent, for example,
Only relevant pages with necessary information or pages containing important keywords are included. The distribution destination terminal 300 includes a computer, a PDA, and the like. The delivery destination user reads the delivered electronic mail using the delivery destination terminal 300. Here, these document distribution server 100 and each terminal (200,
300) connects a plurality of units to the network 400 as required.
【００１０】ネットワーク４００は、上記の文書配信サ
ーバ１００や配信元の端末２００および配信先の端末３
００を結合するための伝送路であって、一般には、ケー
ブルで実現され、通信プロトコルにはＴＣＰ／ＩＰが使
われる。但し、伝送路としてはケーブルだけではなく、
それらの間の通信プロトコルが一致するものであれば無
線および有線のいずれでもよく、例えば、ＬＡＮ（Loca
l Area Network）、ＷＡＮ（Wide Area Network）、イ
ンターネット、アナログ電話網、デジタル電話網（ＩＳ
ＤＮ：Integral Service Digital Network）、携帯電話
網、衛星通信網などを用いることができる。The network 400 includes the document delivery server 100, the delivery source terminal 200 and the delivery destination terminal 3 described above.
A transmission line for connecting 00, which is generally realized by a cable, and TCP / IP is used as a communication protocol. However, not only cables as transmission lines,
Either wireless or wired communication may be used as long as the communication protocols between them match. For example, LAN (Loca
Area Network), WAN (Wide Area Network), Internet, analog telephone network, digital telephone network (IS)
DN (Integral Service Digital Network), a mobile phone network, a satellite communication network, or the like can be used.
【００１１】＜実施例１＞図２は、本発明の文書配信シ
ステム（実施例１）の機能構成を示すブロック図であ
る。図２において、文書配信サーバ１００は、配信先リ
スト登録部１１０、配信先リスト保存部１２０、文書登
録部１３０、文書保存部１４０、配信部１５０とからな
り、配信元の端末２００は、配信先指定部２１０、電子
データ作成部２２０とからなる。<First Embodiment> FIG. 2 is a block diagram showing the functional arrangement of a document delivery system (first embodiment) of the present invention. In FIG. 2, the document delivery server 100 includes a delivery destination list registration unit 110, a delivery destination list storage unit 120, a document registration unit 130, a document storage unit 140, and a delivery unit 150. The delivery source terminal 200 is a delivery destination. It comprises a designation unit 210 and an electronic data creation unit 220.
【００１２】配信先リスト登録部１１０は、ユーザが文
書を配信するときの配信先の電子メールアドレスを配信
元の端末２００から受信し、ユーザと対応付けて配信先
リスト保存部１２０へ登録する。このとき配信先がグル
ープ化されていれば、ユーザごとにグループ化して配信
先の電子メールアドレスを登録する。文書登録部１３０
は、ユーザが配信元の端末２００から送信した電子化し
た文書を受信し、ユーザが指定したキーワードや文書に
関する書誌事項等と関連付けて文書保存部１４０へ登録
し、配信部１５０を起動する。配信部１５０は、ユーザ
が指定したページ番号のページを先に受信した文書の中
から抽出して、先に登録した配信先リスト保存部１２０
の配信先電子メールアドレスへ送信する。The distribution destination list registration unit 110 receives the electronic mail address of the distribution destination when the user distributes the document from the distribution source terminal 200, and registers it in the distribution destination list storage unit 120 in association with the user. At this time, if the distribution destinations are grouped, the electronic mail addresses of the distribution destinations are registered by grouping for each user. Document registration unit 130
The user receives the computerized document transmitted from the terminal 200 of the distribution source, registers it in the document storage unit 140 in association with the keyword specified by the user and the bibliographical items related to the document, and activates the distribution unit 150. The distribution unit 150 extracts the page having the page number designated by the user from the document received first, and registers the distribution destination list storage unit 120 previously registered.
Send to the destination email address of.
【００１３】配信先指定部２１０は、文書の配信先の電
子メールアドレスを文書配信サーバ１００の配信先リス
ト登録部１１０へ送信し、配信先リスト保存部１２０へ
登録される。この配信先リストは、配信の目的ごとにグ
ループ化して、ユーザごとに対応付けて登録することが
できる。The delivery destination designating unit 210 sends the electronic mail address of the delivery destination of the document to the delivery destination list registration unit 110 of the document delivery server 100, and is registered in the delivery destination list storage unit 120. The distribution destination list can be grouped for each distribution purpose and registered in association with each user.
【００１４】電子データ作成部２２０は、ユーザの端末
（例えば、ネットワーク４００に接続したスキャナ装
置、複写機、ファクシミリ装置、文書作成アプリケーシ
ョンソフト、電子メール等）から文書を入力する。この
入力された文書は、キーワードやその文書に関する書誌
事項とともに文書配信サーバ１００の文書登録部１３０
へ送られ、文書保存部１４０へ登録される。また、電子
データ作成部２２０は、文書配信サーバ１００へ送信す
る文書のうち配信したい１つ以上のページ番号を送信す
る。The electronic data creation unit 220 inputs a document from a user's terminal (for example, a scanner device, a copying machine, a facsimile device, document creation application software, electronic mail, etc. connected to the network 400). This input document, along with keywords and bibliographic items related to the document, is included in the document registration unit 130 of the document distribution server 100.
And is registered in the document storage unit 140. Further, the electronic data creation unit 220 transmits one or more page numbers to be distributed among the documents to be transmitted to the document distribution server 100.
【００１５】図３は、ユーザが配信先を文書配信サーバ
１００に登録するときの手順を示すフローチャートであ
る。ユーザが配信の目的ごとにグループ化した配信先の
電子メールアドレスを入力する（ステップＳ１）。この
入力された配信先を文書配信サーバ１００の配信先リス
ト登録部１１０へ送信し、配信元のユーザと対応付け
て、指定したグループごとに配信先の電子メールアドレ
スを配信先リスト保存部１２０へ登録する（ステップＳ
２）。FIG. 3 is a flowchart showing the procedure when the user registers the delivery destination in the document delivery server 100. The user inputs an electronic mail address of a distribution destination grouped for each distribution purpose (step S1). The input delivery destination is transmitted to the delivery destination list registration unit 110 of the document delivery server 100, and the delivery destination e-mail address is associated with the delivery source user for each designated group to the delivery destination list storage unit 120. Register (Step S
2).
【００１６】図４は、実施例１の処理手順を示すフロー
チャートである。先ず、ユーザの端末（例えば、ネット
ワーク４００に接続したスキャナ装置、複写機、ファク
シミリ装置、文書作成アプリケーションソフト、電子メ
ール等）から文書（このとき文書は複数のページからな
っていてもよい）を読み込む（ステップＳ３）。この電
子化された文書にキーワードや書誌事項等を付加し、こ
の文書の中から配信する１つ以上のページ番号および配
信先がグループ化されている場合にはその配信先のグル
ープ名とを文書配信サーバ１００へ送信する（ステップ
Ｓ４）。文書配信サーバ１００は、文書登録部１３０を
起動し、そのキーワードや書誌事項等と対応付けて電子
化された文書を文書保存部１４０へ登録し（ステップＳ
５）、配信部１５０を起動する。FIG. 4 is a flowchart showing the processing procedure of the first embodiment. First, a document (at this time, the document may be composed of a plurality of pages) is read from a user's terminal (for example, a scanner device, a copying machine, a facsimile device, a document creation application software, an electronic mail, etc.) connected to the network 400. (Step S3). A keyword or bibliographic item is added to this digitized document, and one or more page numbers to be distributed from this document and the group name of the distribution destination if the distribution destination is grouped It transmits to the distribution server 100 (step S4). The document distribution server 100 activates the document registration unit 130, and registers the computerized document in the document storage unit 140 in association with the keyword, bibliographic items, etc. (step S
5) The distribution unit 150 is activated.
【００１７】配信部１５０は、ユーザの指定した文書中
のページ番号からその対象ページを文書保存部１４０か
ら抽出する（ステップＳ６）。その後、予め指定してお
いた配信先を配信先リスト保存部１２０から取り出し
て、その抽出したページをその配信先の電子メールアド
レスへ配信する（ステップＳ７）。このとき配信先のグ
ループ名が指定されている場合には、配信先リスト保存
部１２０からユーザに対応した指定されたグループ名の
配信先を取り出す。The distribution unit 150 extracts the target page from the document storage unit 140 based on the page number in the document designated by the user (step S6). After that, the delivery destination designated in advance is taken out from the delivery destination list storage unit 120, and the extracted page is delivered to the email address of the delivery destination (step S7). At this time, when the group name of the delivery destination is designated, the delivery destination of the designated group name corresponding to the user is taken out from the delivery destination list storage unit 120.
【００１８】＜実施例２＞本実施例２は、予め文書配信
サーバ１００の文書保存部１４０へ電子化した文書を登
録しておき、この登録された文書の中から指定した文書
の指定したページを配信するようにして、配信される文
書を減らし、配信先に文書が貯まり、空き容量が減るこ
とを回避する。<Embodiment 2> In Embodiment 2, a computerized document is registered in advance in the document storage unit 140 of the document distribution server 100, and a designated page of the designated document is selected from the registered documents. Is distributed so as to reduce the number of documents to be distributed and prevent the documents from accumulating at the distribution destination and the free space from decreasing.
【００１９】図５は、本発明の文書配信システム（実施
例２）の機能構成を示すブロック図である。図５におい
て、文書配信サーバ１００は、配信先リスト登録部１１
０、配信先リスト保存部１２０、文書登録部１３０、文
書保存部１４０、配信部１５０とからなり、配信元の端
末２００は、配信先指定部２１０、電子データ作成部２
２０、ページ指定部２３０とからなる。実施例１と同じ
機能を持つ構成要素には、同じ符号を付けその説明を省
き、相違点についてのみ以下に説明する。FIG. 5 is a block diagram showing the functional arrangement of the document distribution system (second embodiment) of the present invention. In FIG. 5, the document distribution server 100 includes a distribution destination list registration unit 11
0, a distribution destination list storage unit 120, a document registration unit 130, a document storage unit 140, and a distribution unit 150. The distribution source terminal 200 includes a distribution destination designation unit 210 and an electronic data creation unit 2.
20 and a page designating section 230. The constituents having the same functions as those in the first embodiment are designated by the same reference numerals, and the description thereof will be omitted. Only the differences will be described below.
【００２０】文書登録部１３０は、ユーザが配信元の端
末２００から送信した、電子化した文書とキーワードや
文書に関する書誌事項等を受信し、受信した文書と送ら
れてきたキーワードや書誌事項等と関連付けて文書保存
部１４０へ登録する。配信部１５０は、ページ指定部２
３０から渡された文書名とそのページ番号を受信し、そ
の文書名で示される文書の指定ページを文書保存部１４
０から抽出し、先に登録した配信先リスト保存部１２０
の配信先の電子メールアドレスへ送信する。配信先がグ
ループ化されている場合には、ユーザから指定されたグ
ループ名で配信先リスト保存部１２０を検索し、一致す
るグループ名の配信先電子メールアドレスを取り出す。The document registration unit 130 receives the digitized document and the keywords and bibliographic items related to the document transmitted from the terminal 200 of the distribution source by the user, and the received document and the sent keywords and bibliographic items. It is associated and registered in the document storage unit 140. The delivery unit 150 is the page designation unit 2
The document name and the page number passed from 30 are received, and the designated page of the document indicated by the document name is stored in the document storage unit 14.
Delivery destination list storage unit 120 extracted from 0 and registered in advance
To the e-mail address of the recipient of. When the distribution destinations are grouped, the distribution destination list storage unit 120 is searched by the group name designated by the user, and the distribution destination electronic mail address of the matching group name is extracted.
【００２１】電子データ作成部２２０は、ユーザの端末
（例えば、ネットワーク４００に接続したスキャナ装
置、複写機、ファクシミリ装置、文書作成アプリケーシ
ョンソフト、電子メール等）から文書を入力する。この
入力された文書は、キーワードや書誌事項とともに文書
配信サーバ１００の文書登録部１３０へ送られ、文書保
存部１４０へ登録される。ページ指定部２３０は、配信
すべき文書を文書配信サーバ１００の文書保存部１４０
から選択し、さらにその文書の配信したい１つ以上のペ
ージ番号を指定する。さらに、配信先リストがグループ
付けされている場合には、配信すべきグループ名も送信
するようにする。The electronic data creation unit 220 inputs a document from a user's terminal (for example, a scanner device, a copying machine, a facsimile device, document creation application software, electronic mail, etc. connected to the network 400). The input document is sent to the document registration unit 130 of the document distribution server 100 along with the keywords and bibliographic items and registered in the document storage unit 140. The page designation unit 230 sends the document to be delivered to the document storage unit 140 of the document delivery server 100.
And specify one or more page numbers to which the document is to be distributed. Further, if the distribution destination list is grouped, the group name to be distributed is also transmitted.
【００２２】図６は、文書を文書保存部１４０から選択
して配信するときの手順を示すフローチャートである。
ユーザが配信したい文書中の１つ以上のページ番号と配
信先のグループ名とを入力する（ステップＳ１１）。こ
の指定された文書名とページ番号を文書配信サーバ１０
０の配信部１５０へ送信し、文書保存部１４０から指定
された文書のページを抽出する（ステップＳ１２）。配
信部１５０は、ユーザの指定されたグループ名に対応す
る配信先を配信先リスト保存部１２０から取り出して、
抽出されたページをその電子メールアドレスへ送信する
（ステップＳ１３）。FIG. 6 is a flowchart showing a procedure for selecting a document from the document storage unit 140 and delivering it.
The user inputs one or more page numbers in the document to be distributed and the group name of the distribution destination (step S11). The specified document name and page number are used for the document delivery server 10.
0 to the distribution unit 150, and the page of the designated document is extracted from the document storage unit 140 (step S12). The distribution unit 150 extracts the distribution destination corresponding to the group name designated by the user from the distribution destination list storage unit 120,
The extracted page is transmitted to the e-mail address (step S13).
【００２３】＜実施例３＞本実施例３は、電子化した文
書を文書配信サーバ１００へ送信して、登録するととも
に、この送信した文書の中から指定したキーワードに一
致するページを配信するようにして、配信される文書を
減らし、配信先に文書が貯まり、空き容量が減ることを
回避する。<Third Embodiment> In the third embodiment, the computerized document is transmitted to the document distribution server 100 for registration, and a page matching the specified keyword is distributed from the transmitted document. Thus, it is possible to reduce the number of documents to be distributed and prevent documents from accumulating at the distribution destination and reducing the free space.
【００２４】図７は、本発明の文書配信システム（実施
例３）の機能構成を示すブロック図である。図７におい
て、文書配信サーバ１００は、配信先リスト登録部１１
０、配信先リスト保存部１２０、文書登録部１３０、文
書保存部１４０、配信部１５０、検索部１６０とからな
り、配信元の端末２００は、配信先指定部２１０、電子
データ作成部２２０とからなる。実施例１と同じ機能を
持つ構成要素には、同じ符号を付けその説明を省き、相
違点についてのみ以下に説明する。FIG. 7 is a block diagram showing the functional arrangement of the document delivery system (third embodiment) of the present invention. In FIG. 7, the document distribution server 100 includes a distribution destination list registration unit 11
0, a distribution destination list storage unit 120, a document registration unit 130, a document storage unit 140, a distribution unit 150, and a search unit 160. The distribution source terminal 200 includes a distribution destination designation unit 210 and an electronic data creation unit 220. Become. The constituents having the same functions as those in the first embodiment are designated by the same reference numerals, and the description thereof will be omitted. Only the differences will be described below.
【００２５】文書登録部１３０は、ユーザが配信元の端
末２００から送信した電子化した文書を受信し、ユーザ
が指定したキーワードや文書に関する書誌事項等と関連
付けて文書保存部１４０へ登録し、検索部１６０を起動
する。検索部１６０は、ユーザが指定したキーワードを
先に受信した文書全体で検索して、それに一致したペー
ジ番号を探し、配信部１５０を起動する。配信部１５０
は、検索部１６０で検索したページ番号のページを先に
受信した文書の中から抽出して、予め登録しておいた配
信先リスト保存部１２０の配信先電子メールアドレスへ
送信する。配信先がグループ化されている場合には、ユ
ーザから指定されたグループ名で配信先リスト保存部１
２０を検索し、一致するグループ名の配信先電子メール
アドレスを取り出す。The document registration unit 130 receives the digitized document transmitted from the terminal 200 of the distribution source by the user, registers it in the document storage unit 140 in association with the keyword designated by the user and the bibliographical items related to the document, and retrieves it. The unit 160 is activated. The search unit 160 searches the entire document previously received for the keyword specified by the user, searches for a page number that matches the keyword, and activates the distribution unit 150. Distribution unit 150
Extracts the page with the page number searched by the search unit 160 from the document received first and sends it to the delivery destination e-mail address of the delivery destination list storage unit 120 registered in advance. When the distribution destinations are grouped, the distribution destination list storage unit 1 is designated by the group name specified by the user.
20 is retrieved, and the delivery destination electronic mail address of the matching group name is taken out.
【００２６】電子データ作成部２２０は、ユーザの端末
（例えば、ネットワーク４００に接続したスキャナ装
置、複写機、ファクシミリ装置、文書作成アプリケーシ
ョンソフト、電子メール等）から文書を入力する。この
入力された文書は、ユーザが指定したキーワードやその
文書に関する書誌事項も文書配信サーバ１００の文書登
録部１３０へ送られ、これらのキーワードや書誌事項と
関連付けて文書保存部１４０へ登録される。また、電子
データ作成部２２０は、文書配信サーバ１００へ送信す
る文書のうち配信したいページに含まれているキーワー
ドも送信する。配信先がグループ化されている場合に
は、ユーザは配信先のグループ名も送信する。The electronic data creation unit 220 inputs a document from a user's terminal (for example, a scanner device, a copying machine, a facsimile device, document creation application software, electronic mail, etc. connected to the network 400). With respect to the input document, keywords designated by the user and bibliographic items relating to the document are also sent to the document registration unit 130 of the document distribution server 100, and are registered in the document storage unit 140 in association with these keywords and bibliographic items. In addition, the electronic data creation unit 220 also transmits the keywords included in the page to be delivered of the document to be transmitted to the document delivery server 100. When the distribution destinations are grouped, the user also transmits the group name of the distribution destinations.
【００２７】図８は、実施例３の処理手順を示すフロー
チャートである。先ず、ユーザの端末（例えば、ネット
ワーク４００に接続したスキャナ装置、複写機、ファク
シミリ装置、文書作成アプリケーションソフト、電子メ
ール等）から文書（このとき文書は複数のページからな
っていてもよい）を読み込む（ステップＳ２１）。この
電子化された文書にキーワードや書誌事項等を付加し、
この文書の中から配信するページに含まれているキーワ
ードおよび配信先がグループ化されている場合にはその
配信先のグループ名とを文書配信サーバ１００へ送信す
る（ステップＳ２２）。文書配信サーバ１００は、文書
登録部１３０を起動し、そのキーワードや書誌事項等と
対応付けて電子化された文書を文書保存部１４０へ登録
し（ステップＳ２３）、検索部１６０を起動する。FIG. 8 is a flow chart showing the processing procedure of the third embodiment. First, a document (at this time, the document may be composed of a plurality of pages) is read from a user's terminal (for example, a scanner device, a copying machine, a facsimile device, a document creation application software, an electronic mail, etc.) connected to the network 400. (Step S21). Add keywords and bibliographic items to this digitized document,
When the keywords included in the page to be distributed from this document and the distribution destination are grouped, the group name of the distribution destination is transmitted to the document distribution server 100 (step S22). The document delivery server 100 activates the document registration unit 130, registers the computerized document in the document storage unit 140 in association with the keywords, bibliographic items, etc. (step S23), and activates the search unit 160.
【００２８】検索部１６０は、ユーザの送信した電子化
文書全体に対して指定したキーワードを含むページを検
索する（ステップＳ２４）。検索結果に該当ページがあ
った場合、その該当ページを文書保存部１４０から抽出
する（ステップＳ２５，Ｓ２６）。予め指定しておいた
配信先を配信先リスト保存部１２０から取り出して、そ
の抽出したページをその配信先の電子メールアドレスへ
送信する（ステップＳ２７）。このとき配信先のグルー
プ名が指定されている場合には、配信先リスト保存部１
２０からユーザに対応した指定されたグループ名の配信
先を取り出す。The search unit 160 searches the entire electronic document sent by the user for pages including the specified keyword (step S24). If the search result includes the corresponding page, the corresponding page is extracted from the document storage unit 140 (steps S25 and S26). The delivery destination designated in advance is taken out from the delivery destination list storage unit 120, and the extracted page is transmitted to the email address of the delivery destination (step S27). At this time, if the group name of the delivery destination is specified, the delivery destination list storage unit 1
The delivery destination of the designated group name corresponding to the user is extracted from 20.
【００２９】一方、検索結果がゼロ件であった場合、文
書配信元のユーザへ検索結果の該当件数がゼロ件である
ことを電子メール等で知らせる（ステップ２８）。On the other hand, if the search result is zero, the user of the document delivery source is notified by e-mail or the like that the number of hits of the search result is zero (step 28).
【００３０】＜実施例４＞本実施例４は、予め文書配信
サーバ１００の文書保存部１４０へ電子化した文書を登
録しておき、この登録された文書の中から指定したキー
ワードを持つページを配信するようにして、配信される
文書を減らし、配信先に文書が貯まり、空き容量が減る
ことを回避する。<Fourth Embodiment> In the fourth embodiment, a computerized document is registered in advance in the document storage unit 140 of the document distribution server 100, and a page having a designated keyword is selected from the registered documents. By delivering the document, the number of documents to be delivered is reduced, and it is avoided that the documents are accumulated in the delivery destination and the free space is reduced.
【００３１】図９は、本発明の文書配信システム（実施
例４）の機能構成を示すブロック図である。図９におい
て、文書配信サーバ１００は、配信先リスト登録部１１
０、配信先リスト保存部１２０、文書登録部１３０、文
書保存部１４０、配信部１５０、検索部１６０とからな
り、配信元の端末２００は、配信先指定部２１０、電子
データ作成部２２０、キーワード指定部２４０とからな
る。実施例１および実施例３と同じ機能を持つ構成要素
には、同じ符号を付けその説明を省き、相違点について
のみ以下に説明する。FIG. 9 is a block diagram showing the functional arrangement of the document delivery system (embodiment 4) of the present invention. In FIG. 9, the document distribution server 100 includes a distribution destination list registration unit 11
0, a distribution destination list storage unit 120, a document registration unit 130, a document storage unit 140, a distribution unit 150, and a search unit 160. The distribution source terminal 200 includes a distribution destination designation unit 210, an electronic data creation unit 220, and a keyword. And a designation unit 240. The components having the same functions as those in the first and third embodiments are designated by the same reference numerals, and the description thereof will be omitted. Only the differences will be described below.
【００３２】文書登録部１３０は、ユーザが配信元の端
末２００から送信した電子化した文書を受信し、ユーザ
の指定したキーワードや文書に関する書誌事項等と関連
付けて文書保存部１４０へ登録する。検索部１６０は、
ユーザがキーワード指定部２４０で指定したキーワード
を文書保存部１４０に登録されている文書全体で検索し
て、それに一致した文書のページ番号を探し、配信部１
５０を起動する。配信部１５０は、検索部１６０で検索
した文書のページ番号に該当するページを文書保存部１
４０から抽出して、予め登録しておいた配信先リスト保
存部１２０の配信先電子メールアドレスへ送信する。配
信先がグループ化されている場合には、ユーザから指定
されたグループ名で配信先リスト保存部１２０を検索
し、一致するグループ名の配信先電子メールアドレスを
取り出す。The document registration unit 130 receives the digitized document transmitted from the terminal 200 of the distribution source by the user, and registers it in the document storage unit 140 in association with the keyword designated by the user and the bibliographical items related to the document. The search unit 160
The user searches the entire document registered in the document storage unit 140 for the keyword specified by the keyword specifying unit 240, finds the page number of the document that matches the keyword, and distributes it to the distribution unit 1.
Start 50. The delivery unit 150 retrieves the page corresponding to the page number of the document retrieved by the retrieval unit 160 from the document storage unit 1.
It is extracted from 40 and transmitted to the delivery destination electronic mail address of the delivery destination list storage unit 120 registered in advance. When the distribution destinations are grouped, the distribution destination list storage unit 120 is searched by the group name designated by the user, and the distribution destination electronic mail address of the matching group name is extracted.
【００３３】電子データ作成部２２０は、ユーザの端末
（例えば、ネットワーク４００に接続したスキャナ装
置、複写機、ファクシミリ装置、文書作成アプリケーシ
ョンソフト、電子メール等）から文書を入力する。この
入力された文書は、キーワードやその文書に関する書誌
事項とともに文書配信サーバ１００の文書登録部１３０
へ送られ、文書保存部１４０へ登録される。キーワード
指定部２４０は、配信したいページに含まれているキー
ワードを入力して、文書配信サーバ１００へ送信する。
配信先がグループ化されている場合には、ユーザは配信
先のグループ名も送信する。The electronic data creation unit 220 inputs a document from a user's terminal (for example, a scanner device, a copying machine, a facsimile device, document creation application software, electronic mail, etc., connected to the network 400). This input document, along with keywords and bibliographic items related to the document, is included in the document registration unit 130 of the document distribution server 100.
And is registered in the document storage unit 140. The keyword specifying unit 240 inputs the keyword included in the page to be distributed and transmits it to the document distribution server 100.
When the distribution destinations are grouped, the user also transmits the group name of the distribution destinations.
【００３４】図１０は、実施例４の処理手順を示すフロ
ーチャートである。配信すべきページに含まれているキ
ーワードおよび配信先がグループ化されている場合には
その配信先のグループ名とを文書配信サーバ１００へ送
信する（ステップＳ３１）。文書配信サーバ１００は、
検索部１６０を起動し、文書保存部１４０に登録されて
いる文書全体に対して、指定したキーワードを含むペー
ジを検索する（ステップＳ３２）。検索結果に該当ペー
ジがあった場合、その該当ページを文書保存部１４０か
ら抽出する（ステップＳ３３，Ｓ３４）。予め指定して
おいた配信先の電子メールアドレスを配信先リスト保存
部１２０から取り出して、取り出した配信先の電子メー
ルアドレスへその抽出したページを送信する（ステップ
Ｓ３５）。このとき配信先のグループ名が指定されてい
る場合には、配信先リスト保存部１２０からユーザに対
応した指定されたグループ名の配信先を取り出す。FIG. 10 is a flow chart showing the processing procedure of the fourth embodiment. If the keywords included in the page to be distributed and the distribution destinations are grouped, the group name of the distribution destinations is transmitted to the document distribution server 100 (step S31). The document delivery server 100
The search unit 160 is activated, and the entire document registered in the document storage unit 140 is searched for a page including the specified keyword (step S32). If the search result includes the corresponding page, the corresponding page is extracted from the document storage unit 140 (steps S33 and S34). The delivery destination e-mail address specified in advance is taken out from the delivery destination list storage unit 120, and the extracted page is transmitted to the taken delivery destination e-mail address (step S35). At this time, when the group name of the delivery destination is designated, the delivery destination of the designated group name corresponding to the user is taken out from the delivery destination list storage unit 120.
【００３５】一方、検索結果がゼロ件であった場合、文
書配信元のユーザへ検索結果の該当件数がゼロ件である
ことを電子メール等で知らせる（ステップＳ３６）。On the other hand, if the search result is zero, the user of the document delivery source is notified by e-mail or the like that the number of hits of the search result is zero (step S36).
【００３６】＜実施例５＞実施例３の場合、指定したキ
ーワードに不備があれば、検索件数がゼロとなってしま
い、配信することができない。本実施例５は、実施例４
の変形例であり、実施例３をはじめて実行したときの文
書保存部１４０へ登録した文書を指定し、その文書の送
信したいページに含まれるキーワードを改めて指定し
て、そのキーワードを含むページを検索して、配信先へ
送信する。<Embodiment 5> In the case of Embodiment 3, if the designated keyword is inadequate, the number of retrievals will be zero, and distribution will not be possible. The fifth embodiment is the same as the fourth embodiment.
This is a modified example of the first embodiment, the document registered in the document storage unit 140 when the third embodiment is executed for the first time is designated, the keyword included in the page to be transmitted of the document is designated again, and the page including the keyword is searched. And send it to the delivery destination.
【００３７】この場合、実施例４において、配信元の端
末２００のキーワード指定部２４０では、キーワードと
ともに送信したい文書の文書名（文書ＩＤ等）を指定す
る。また、文書配信サーバ１００の検索部１６０では、
指定した文書名に対応する文書保存部１４０中の文書の
全文を検索対象としてキーワード検索するようにする。In this case, in the fourth embodiment, the keyword designation unit 240 of the terminal 200 of the delivery source designates the document name (document ID or the like) of the document to be transmitted together with the keyword. Further, in the search unit 160 of the document distribution server 100,
The whole sentence of the document in the document storage unit 140 corresponding to the designated document name is searched for by the keyword search.
【００３８】さらに、本発明は上述した実施の形態のみ
に限定されたものではない。上述した実施の形態の文書
配信システムを構成する各機能をそれぞれプログラム化
し、あらかじめＣＤ−ＲＯＭ等の記録媒体に書き込んで
おき、このＣＤ−ＲＯＭをＣＤ−ＲＯＭドライブのよう
な媒体駆動装置を搭載したコンピュータに装着して、こ
れらのプログラムをそれぞれのコンピュータのメモリあ
るいは記憶装置に格納し、それを実行することによっ
て、本発明の目的を達成することができる。Furthermore, the present invention is not limited to the above-mentioned embodiments. Each function constituting the document delivery system of the above-described embodiment is programmed and written in advance in a recording medium such as a CD-ROM, and this CD-ROM is mounted with a medium driving device such as a CD-ROM drive. The object of the present invention can be achieved by mounting the program on a computer, storing these programs in the memory or storage device of each computer, and executing the programs.
【００３９】なお、記録媒体としては半導体媒体（例え
ば、ＲＯＭ、不揮発性メモリカード等）、光媒体（例え
ば、ＤＶＤ、ＭＯ、ＭＤ、ＣＤ−Ｒ等）、磁気媒体（例
えば、磁気テープ、フレキシブルディスク等）のいずれ
であってもよい。The recording medium is a semiconductor medium (eg, ROM, non-volatile memory card, etc.), optical medium (eg, DVD, MO, MD, CD-R, etc.), magnetic medium (eg, magnetic tape, flexible disk). Etc.).
【００４０】また、ロードしたプログラムの指示に基づ
き、オペレーティングシステム等が実際の処理の一部ま
たは全部を行い、その処理によって上述した実施の形態
の機能が実現される場合も含まれる。In addition, a case is also included in which the operating system or the like performs some or all of the actual processing based on the instructions of the loaded program, and the processing realizes the functions of the above-described embodiments.
【００４１】また、上述したプログラムをサーバコンピ
ュータの磁気ディスク等の記憶装置に格納しておき、ネ
ットワークで接続されたユーザのコンピュータからダウ
ンロードさせたり、またサーバコンピュータから配信等
の形式で頒布する場合、このサーバコンピュータの記憶
装置も本発明の記録媒体に含まれる。When the above-mentioned program is stored in a storage device such as a magnetic disk of a server computer and is downloaded from a computer of a user who is connected via a network, or is distributed from the server computer in a form such as distribution, The storage device of this server computer is also included in the recording medium of the present invention.
【００４２】[0042]
【発明の効果】以上説明したように、本発明によれば、
特に必要なページのみを配信するので、配信先に文書が
貯まり、空き容量が減ることが回避される。また、文書
の配信元がページ指定ではなく、キーワードを指定して
そのキーワードにマッチした文書のページのみを配信す
ることによって、特に必要なページだけが配信先に送信
されるので、配信先に文書が貯まり、空き容量が減るこ
とが回避される。As described above, according to the present invention,
Since only the necessary pages are delivered, it is possible to avoid the storage of documents at the delivery destination and the reduction of free space. Also, instead of specifying the page as the source of the document, by specifying a keyword and distributing only the pages of the document that match the keyword, only the pages that are particularly necessary are sent to the destination. It is possible to avoid the reduction of the free space by accumulating.
【図１】 本発明の一実施の形態の文書配信システムに
関する全体構成を示すブロック図である。FIG. 1 is a block diagram showing an overall configuration of a document distribution system according to an embodiment of the present invention.
【図２】 本発明の文書配信システム（実施例１）の機
能構成を示すブロック図である。FIG. 2 is a block diagram showing a functional configuration of a document distribution system (first embodiment) of the present invention.
【図３】 配信先を文書配信サーバに登録するときの手
順を示すフローチャートである。FIG. 3 is a flowchart showing a procedure for registering a delivery destination in a document delivery server.
【図４】 実施例１の処理手順を示すフローチャートで
ある。FIG. 4 is a flowchart showing a processing procedure of the first embodiment.
【図５】 本発明の文書配信システム（実施例２）の機
能構成を示すブロック図である。FIG. 5 is a block diagram showing a functional configuration of a document distribution system (second embodiment) of the present invention.
【図６】 実施例２の処理手順を示すフローチャートで
ある。FIG. 6 is a flowchart showing a processing procedure of the second embodiment.
【図７】 本発明の文書配信システム（実施例３）の機
能構成を示すブロック図である。FIG. 7 is a block diagram showing a functional configuration of a document distribution system (third embodiment) of the present invention.
【図８】 実施例３の処理手順を示すフローチャートで
ある。FIG. 8 is a flowchart showing a processing procedure of a third embodiment.
【図９】 本発明の文書配信システム（実施例４）の機
能構成を示すブロック図である。FIG. 9 is a block diagram showing a functional configuration of a document distribution system (Example 4) of the present invention.
【図１０】 実施例４の処理手順を示すフローチャート
である。FIG. 10 is a flowchart illustrating a processing procedure of the fourth embodiment.
１００…文書配信サーバ、１１０…配信先リスト登録
部、１２０…配信先リスト保存部、１３０…文書登録
部、１４０…文書保存部、１５０…配信部、１６０…検
索部、２００…配信元の端末、２１０…配信先指定部、
２２０…電子データ作成部、２３０…ページ指定部、２
４０…キーワード指定部、３００…配信先の端末、４０
０…ネットワーク。100 ... Document delivery server, 110 ... Delivery destination list registration unit, 120 ... Delivery destination list storage unit, 130 ... Document registration unit, 140 ... Document storage unit, 150 ... Delivery unit, 160 ... Search unit, 200 ... Delivery source terminal , 210 ... Delivery destination designation section,
220 ... Electronic data creation unit, 230 ... Page designation unit, 2
40 ... Keyword designation part, 300 ... Delivery destination terminal, 40
0 ... Network.
Claims (7)
のページ番号を指定されたとき、その文書を文書保存部
へ登録する文書登録部と、前記文書の指定されたページ
を抽出して、ユーザが予め指定した宛先へ電子メールと
して配信する配信部とを備えたことを特徴とする文書配
信システム。1. When a user designates an electronic document and a page number of the document, a document registration unit for registering the document in a document storage unit and a designated page of the document are extracted, A document delivery system, comprising: a delivery unit that delivers an electronic mail to a destination designated in advance by a user.
を文書保存部へ登録する文書登録部と、前記文書保存部
に登録されているユーザが指定した文書の指定ページを
抽出して、ユーザ予め指定した宛先へ電子メールとして
配信する配信部とを備えたことを特徴とする文書配信シ
ステム。2. A document registration unit for registering a digitized document designated by a user in a document storage unit, and a designated page of the document designated by the user registered in the document storage unit is extracted to obtain the user. A document delivery system, comprising: a delivery unit that delivers an e-mail to a destination designated in advance.
内のキーワードを指定されたとき、その文書を文書保存
部へ登録する文書登録部と、前記文書の全体に対して指
定された前記キーワードを含むページを検索する検索部
と、前記検索部で検索されたページを抽出してユーザが
予め指定した宛先へ電子メールとして配信する配信部と
を備えたことを特徴とする文書配信システム。3. A document registration unit for registering an electronic document and a keyword in the document in a document storage unit when the user specifies the computerized document, and the keyword specified for the entire document. A document delivery system, comprising: a search unit that searches for a page that includes the item, and a delivery unit that extracts the page searched by the search unit and delivers the page as an electronic mail to a destination designated in advance by the user.
を文書保存部へ登録する文書登録部と、前記文書保存部
に登録されている文書に対してユーザが指定したキーワ
ードを含むページを検索する検索部と、前記検索部で検
索されたページを抽出して、ユーザが予め指定した宛先
へ電子メールとして配信する配信部とを備えたことを特
徴とする文書配信システム。4. A document registration unit for registering a digitized document designated by a user in a document storage unit, and a page containing a keyword designated by the user for a document registered in the document storage unit. A document delivery system, comprising: a search unit for performing a search, and a delivery unit for extracting a page searched by the search unit and delivering the page as an electronic mail to a destination designated in advance by a user.
を文書保存部へ登録する文書登録部と、前記文書保存部
に登録されているユーザが指定した文書の指定キーワー
ドを含むページを検索する検索部と、前記検索部で検索
されたページを抽出して、ユーザが予め指定した宛先へ
電子メールとして配信する配信部とを備えたことを特徴
とする文書配信システム。5. A document registration unit for registering an electronic document designated by a user in a document storage unit, and a page containing a designated keyword of a document designated by the user registered in the document storage unit. A document delivery system comprising: a search unit; and a delivery unit that extracts a page retrieved by the search unit and delivers the page as an electronic mail to a destination designated in advance by a user.
れか１に記載の文書配信システムとして機能させるため
のプログラム。6. A program for causing a computer to function as the document delivery system according to claim 1.
記録したコンピュータ読み取り可能な記録媒体。7. A computer-readable recording medium in which the document distribution program according to claim 6 is recorded.
Priority Applications (1)
| Application Number | Priority Date | Filing Date | Title |
|---|---|---|---|
| JP2001373569A JP2003173303A (en) | 2001-12-07 | 2001-12-07 | Document delivery system, program and storage medium |
Applications Claiming Priority (1)
| Application Number | Priority Date | Filing Date | Title |
|---|---|---|---|
| JP2001373569A JP2003173303A (en) | 2001-12-07 | 2001-12-07 | Document delivery system, program and storage medium |
Publications (1)
| Publication Number | Publication Date |
|---|---|
| JP2003173303A true JP2003173303A (en) | 2003-06-20 |
Family
ID=19182271
Family Applications (1)
| Application Number | Title | Priority Date | Filing Date |
|---|---|---|---|
| JP2001373569A Pending JP2003173303A (en) | 2001-12-07 | 2001-12-07 | Document delivery system, program and storage medium |
Country Status (1)
| Country | Link |
|---|---|
| JP (1) | JP2003173303A (en) |
Cited By (2)
| Publication number | Priority date | Publication date | Assignee | Title |
|---|---|---|---|---|
| JP2009086924A (en) * | 2007-09-28 | 2009-04-23 | Canon Inc | Information processing apparatus and information processing method |
| JP2014052767A (en) * | 2012-09-06 | 2014-03-20 | Ricoh Co Ltd | Information processing system, information processor and program |
-
2001
- 2001-12-07 JP JP2001373569A patent/JP2003173303A/en active Pending
Cited By (3)
| Publication number | Priority date | Publication date | Assignee | Title |
|---|---|---|---|---|
| JP2009086924A (en) * | 2007-09-28 | 2009-04-23 | Canon Inc | Information processing apparatus and information processing method |
| US8531698B2 (en) | 2007-09-28 | 2013-09-10 | Canon Kabushiki Kaisha | Information processing apparatus, information processing method and storage medium thereof for generating print data for form data |
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