JP2003131919A - Document management apparatus - Google Patents

Document management apparatus

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JP2003131919A
JP2003131919A JP2001325621A JP2001325621A JP2003131919A JP 2003131919 A JP2003131919 A JP 2003131919A JP 2001325621 A JP2001325621 A JP 2001325621A JP 2001325621 A JP2001325621 A JP 2001325621A JP 2003131919 A JP2003131919 A JP 2003131919A
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裕治 宮脇
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浩 岩田
Yasuhiko Iwamoto
靖彦 岩本
Toshio Yamada
俊雄 山田
Hiroaki Nakazato
博昭 中里
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Abstract

PROBLEM TO BE SOLVED: To provide a document management apparatus, capable of providing attribute information which is easy to browse and increasing security for the attribute information. SOLUTION: A control part 11 stores document data into a storage 14, in association with basic attribute information related to the document data and with additional information, including additional attribute information. The control part 11 sets the access rights for users to each additional attribute item, when receiving instructions to refer to the attribute information from users, the control part 11 allows the users to read out according to the access rights, then the additional attribute information of the additional attribute items, to which the access rights are set is provided.

Description

【発明の詳細な説明】Detailed Description of the Invention

【0001】[0001]

【発明の属する技術分野】本発明は、文書データを管理
して閲覧に供する文書管理装置に関する。
BACKGROUND OF THE INVENTION 1. Field of the Invention The present invention relates to a document management device that manages document data and provides it for browsing.

【0002】[0002]

【従来の技術】近年、ネットワーク技術が発展し、さま
ざまな組織でコンピュータネットワークの利用が進みつ
つある。例えば、文書を多く発行する行政機関などで
も、当該文書を機関内の各部門で共有するために、文書
管理装置を導入し、文書データ(種々のデータファイ
ル)の共有を図っている。
2. Description of the Related Art In recent years, network technology has been developed and various organizations are increasingly using computer networks. For example, even in an administrative organization that issues many documents, a document management device is introduced to share the document data (various data files) in order to share the document in each department in the institution.

【0003】一方、かかる文書管理装置の多くは、蓄積
管理する文書データから、利用者が所望する文書データ
を迅速に特定することができるように、検索機能を備え
ている。そして、当該検索機能に供する等の目的で、文
書データに対して属性情報を関連づける場合がある。こ
の属性情報としては、文書の名称や作成日時、修正日時
など、どの文書データにも共通して付加されるべき基本
属性情報の項目(基本属性項目)ほか、各部門で文書デ
ータの検索を容易にするために独自に付加する追加属性
情報の項目(追加属性項目)がある。
On the other hand, most of such document management apparatuses have a search function so that the user can quickly specify the desired document data from the document data to be stored and managed. Then, the attribute information may be associated with the document data for the purpose of providing the search function. This attribute information includes basic attribute information items (basic attribute items) that should be added in common to any document data, such as the document name, creation date, and modification date, and document data can be easily searched by each department. There is an item of additional attribute information (additional attribute item) that is uniquely added in order to add.

【0004】また、文書管理装置の多くは、各文書デー
タを階層的構造を有する仮想フォルダ(以下、単に「フ
ォルダ」という)に分類して保持する場合があり、当該
フォルダに対して属性情報を関連づけて管理することが
できるようになっている。ところが、1つの文書データ
を複数のフォルダに「分類」したいという要求がある。
例えば、一般の企業においても、「財務情報」を「営業
用文書」と「投資家向け情報」との両方に分類し、かつ
当該文書データを修正したときには、双方の文書データ
が一斉に修正結果を反映したものになって欲しいという
要求がある。
In many document management apparatuses, each document data may be classified and stored in a virtual folder (hereinafter, simply referred to as “folder”) having a hierarchical structure, and attribute information is stored in the folder. It is possible to manage them in association with each other. However, there is a request to "classify" one document data into a plurality of folders.
For example, even in a general company, when "financial information" is classified into both "business documents" and "investor information" and the relevant document data is modified, both document data are modified together. There is a demand that it be something that reflects.

【0005】[0005]

【発明が解決しようとする課題】しかしながら、文書デ
ータの共有が種々の部門にまたがるようになると、属性
情報の参照の際に、他の部門が付加した追加属性情報と
自部門で付加した追加属性情報との両方が参照に供さ
れ、利用者の属する部門で必要となる追加属性情報を参
照しにくくになる。また、同一組織であれば問題は少な
いが、複数の互いに異なる組織間で文書データの共有を
図る場合、自ら設定した追加属性情報を他の組織が参照
できないようにしたいという要望が存在する。
However, when the sharing of the document data spreads over various departments, the additional attribute information added by other departments and the additional attribute added by the own department at the time of referring to the attribute information. Both the information and the information are used for reference, and it becomes difficult to refer to the additional attribute information necessary for the department to which the user belongs. Further, if the same organization has few problems, there is a demand for preventing the additional attribute information set by itself from being referred to by another organization when document data is shared between a plurality of different organizations.

【0006】本発明は上記実情に鑑みて為されたもの
で、属性情報を見やすく提供するとともに、属性情報の
セキュリティ向上に資することのできる文書管理装置を
提供することを目的とする。
The present invention has been made in view of the above circumstances, and it is an object of the present invention to provide a document management apparatus that can provide attribute information in an easy-to-see manner and contribute to improving the security of the attribute information.

【0007】[0007]

【課題を解決するための手段】上記従来例の問題点を解
決するための本発明は、文書データを、当該文書データ
についての属性情報と関連づけて管理する手段と、前記
管理されている属性情報の少なくとも1つに対する利用
者のアクセス権を設定する手段と、を含むことを特徴と
する。
SUMMARY OF THE INVENTION The present invention for solving the above-mentioned problems of the conventional example is a means for managing document data in association with attribute information about the document data, and the managed attribute information. And a means for setting a user's access right to at least one of the above.

【0008】また、上記従来例の問題点を解決するため
の本発明は、文書データを、当該文書データについての
属性情報と関連づけて管理する手段と、当該文書データ
についてのアクセス権とは別に、前記属性情報の少なく
とも1つに対する利用者のアクセス権を設定する手段
と、を含むことを特徴とする。
In addition, the present invention for solving the above-mentioned problems of the prior art, in addition to the means for managing the document data in association with the attribute information about the document data and the access right for the document data, Means for setting an access right of the user to at least one of the attribute information.

【0009】ここで前記文書データに付与されたアクセ
ス権が、前記文書データの属性情報に付与されたアクセ
ス権に優先することとするのが好ましい。
Here, it is preferable that the access right given to the document data has priority over the access right given to the attribute information of the document data.

【0010】また、本発明のある態様によると、前記属
性情報は、前記文書データに付与される属性項目の属性
値であることが好ましい。また、前記属性情報は、前記
文書データに付与される属性項目の項目名であることが
好ましい。さらに、前記属性情報の各々に対するアクセ
ス権は、当該属性情報が付された文書データの格納場所
との関係において設定されることが好ましい。
Further, according to an aspect of the present invention, it is preferable that the attribute information is an attribute value of an attribute item added to the document data. Further, the attribute information is preferably an item name of an attribute item added to the document data. Furthermore, the access right to each of the attribute information is preferably set in relation to the storage location of the document data to which the attribute information is attached.

【0011】また別の態様によると、さらに、事前に設
定された利用者情報に基づいて利用者を認証する手段を
含み、前記属性情報の各々に対するアクセス権は、当該
属性情報が付された文書データの格納場所と前記利用者
情報とに基づき設定されることが好ましい。
According to still another aspect, the apparatus further includes means for authenticating a user based on user information set in advance, and the access right to each of the attribute information is a document to which the attribute information is attached. It is preferably set based on the storage location of data and the user information.

【0012】さらに、上記従来例の問題点を解決するた
めの本発明は、文書データを、当該文書データについて
の属性情報と関連づけて管理する手段と、前記管理され
ている属性情報への利用者からのアクセス要求を受け付
ける手段と、各属性情報のアクセス権を参照し、前記ア
クセスを行った利用者に対し提供可能として設定された
属性情報を、その利用者に提供する手段と、を含むこと
を特徴とする。
Further, according to the present invention for solving the above-mentioned problems of the conventional example, a means for managing document data in association with attribute information about the document data, and a user for managing the managed attribute information. Means for receiving an access request from the user, and means for referring to the access right of each attribute information and providing the user with the attribute information set to be provided to the user who made the access. Is characterized by.

【0013】また、上記従来例の問題点を解決するため
の本発明は、文書管理方法であって、文書データを、当
該文書データについての属性情報と関連づけて管理する
工程と、前記管理されている属性情報の少なくとも1つ
に対する利用者のアクセス権を設定する工程と、を含む
ことを特徴とする。
Further, the present invention for solving the above-mentioned problems of the conventional example is a document management method, which includes a step of managing document data in association with attribute information about the document data, and managing the document data. A step of setting a user's access right to at least one of the existing attribute information.

【0014】さらに、上記従来例の問題点を解決するた
めの本発明は、文書データを、当該文書データについて
の属性情報と関連づけて管理する工程と、前記管理され
ている属性情報への利用者からのアクセス要求を受け付
ける工程と、各属性情報のアクセス権を参照し、前記ア
クセスを行った利用者に対し提供可能として設定された
属性情報を、その利用者に提供する工程と、を含むこと
を特徴とする。
Further, according to the present invention for solving the above-mentioned problems of the conventional example, a step of managing document data in association with attribute information about the document data, and a user for managing the managed attribute information. A step of receiving an access request from the user, and a step of referring to the access right of each attribute information and providing the user with the attribute information set to be provided to the user who made the access. Is characterized by.

【0015】さらに、本発明のある態様によると、文書
管理プログラムであって、コンピュータに、文書データ
を、当該文書データについての属性情報と関連づけて管
理する手順と、前記管理されている属性情報の少なくと
も1つに対する利用者のアクセス権を設定する手順と、
を実行させることを特徴とする。
Further, according to an aspect of the present invention, there is provided a document management program, the procedure for managing document data in a computer in association with attribute information about the document data, and a step of managing the managed attribute information. A procedure to set the user's access rights to at least one,
Is executed.

【0016】さらに別の態様によると、文書管理プログ
ラムであって、コンピュータに、文書データを、当該文
書データについての属性情報と関連づけて管理する手順
と、前記管理されている属性情報への利用者からのアク
セス要求を受け付ける手順と、各属性情報のアクセス権
を参照し、前記アクセスを行った利用者に対し提供可能
として設定された属性情報を、その利用者に提供する手
順と、を実行させることを特徴とする。
According to still another aspect, there is provided a document management program, the procedure for managing document data in a computer in association with attribute information about the document data, and a user for managing the managed attribute information. Perform a procedure of accepting an access request from the user and a procedure of referring to the access right of each attribute information and providing the user with the attribute information set to be provided to the user who made the access. It is characterized by

【0017】[0017]

【発明の実施の形態】本発明の実施の形態について図面
を参照しながら説明する。本発明の実施の形態に係る文
書管理装置1は、図1に示すように、制御部11と、記
憶部12と、ハードディスク13と、ストレージ14
と、通信部15とを含んでなるサーバコンピュータを用
いて実装される。この文書管理装置1は、ネットワーク
を介して複数のクライアントコンピュータ2に接続され
ている。
BEST MODE FOR CARRYING OUT THE INVENTION Embodiments of the present invention will be described with reference to the drawings. As shown in FIG. 1, the document management apparatus 1 according to the exemplary embodiment of the present invention includes a control unit 11, a storage unit 12, a hard disk 13, and a storage 14.
And a communication unit 15 are used for implementation. The document management device 1 is connected to a plurality of client computers 2 via a network.

【0018】制御部11は、ハードディスク13に格納
されたプログラムに従って種々の処理を実行している。
この制御部11は、具体的に、Webサーバとしての処
理と、文書管理のための処理とを基本的に行っている。
これらの制御部11の処理の内容については、後に詳し
く述べる。記憶部12は、制御部11のワークメモリと
して動作している。ハードディスク13は、制御部11
により実行されるプログラムなどを格納している。
The control unit 11 executes various processes in accordance with the programs stored in the hard disk 13.
Specifically, the control unit 11 basically performs processing as a Web server and processing for document management.
Details of the processing of these control units 11 will be described later. The storage unit 12 operates as a work memory of the control unit 11. The hard disk 13 has a control unit 11
Stores programs executed by.

【0019】ストレージ14は、クライアントコンピュ
ータ2によって共同利用される文書データと、文書デー
タに関連する付帯情報と、ディレクトリ構造に関係する
情報とを格納している。また、このストレージ14は、
利用者に関する情報として利用者と、その利用者が属す
るグループと、パスワードとを関連づけたテーブル(認
証テーブル)を格納している。このストレージ14が、
文書データ及び文書データについての属性情報を相互に
関連づけて管理(記憶・維持等)する手段に相当する。
The storage 14 stores document data shared by the client computers 2, incidental information related to the document data, and information related to the directory structure. Also, this storage 14
A table (authentication table) in which a user, a group to which the user belongs, and a password are associated with each other is stored as information about the user. This storage 14
It corresponds to a means for managing (storing, maintaining, etc.) the document data and the attribute information about the document data in association with each other.

【0020】ここで文書データについての付帯情報とは
具体的には、図2に示すように各文書データごとに、そ
の格納場所を示す情報(URL;Uniform Resource Loc
atorsなど)と、文書データの分類に関する情報(C)
と、文書データの最終更新日時などの基本属性情報
(B)と、利用者によって設定される追加属性情報
(A)と、文書データについてのアクセス権に関する情
報(S)とを関連づけたものである。ここで、文書デー
タの分類に関する情報(C)は、実際には、後に説明す
るディレクトリ構造の中で、どのディレクトリに属する
かを示す情報であり、本実施の形態において特徴的なこ
とに、複数の分類に関する情報を含んでもよい。このよ
うに複数の分類に関する情報を含むことで、あたかも複
数のディレクトリのそれぞれに格納されているかのよう
に表示されることとなる。
Here, the supplementary information about the document data is specifically information (URL: Uniform Resource Loc) indicating the storage location of each document data as shown in FIG.
information about the classification of document data (C)
And the basic attribute information (B) such as the last update date and time of the document data, the additional attribute information (A) set by the user, and the information (S) relating to the access right to the document data. . Here, the information (C) regarding the classification of the document data is actually information indicating to which directory in the directory structure described later, the characteristic of the present embodiment is that a plurality of May include information regarding the classification of. By including information regarding a plurality of categories in this way, the information is displayed as if it is stored in each of a plurality of directories.

【0021】さらに、追加属性情報(A)は一般に複数
の追加属性項目からなり、それぞれの追加属性項目につ
いて、当該追加属性項目の名称(項目名;t)と、その
値(属性値;v)と、設定した利用者に関係する情報
(利用者または利用者の属するグループについての情
報;u)と、アクセス権に関する情報(s)とを含む。
アクセス権に関する情報は、例えば設定した利用者(オ
ーナー)と、当該オーナーの属するグループの利用者
と、これら以外の利用者(他グループの利用者)とにつ
いて、それぞれ読み出し権や書き込み権に関する情報を
関連づけたものである。また、このアクセス権に関する
情報は、各グループや各利用者ごとに、それぞれの読み
出し権や書き込み権に関する情報を関連づけたものとし
ても構わない。
Further, the additional attribute information (A) generally comprises a plurality of additional attribute items. For each additional attribute item, the name (item name; t) of the additional attribute item and its value (attribute value; v). And information related to the set user (information about the user or a group to which the user belongs; u) and information about the access right (s).
The information about the access right is, for example, information about the read right and the write right of the set user (owner), the user of the group to which the owner belongs, and the other users (users of other groups). It is related. Further, the information regarding the access right may be the information regarding the read right and the write right associated with each group or each user.

【0022】この付帯情報は、例えば一般的なデータベ
ースソフトウエアを利用して管理することができ、広く
知られている、SQL(Structured Query Language)
などを利用して操作することができる。
This supplementary information can be managed using, for example, general database software, and is widely known SQL (Structured Query Language).
It can be operated by using.

【0023】また、このストレージ14が格納するディ
レクトリ構造に関する情報は、ディレクトリの階層構造
に関する情報である。この情報の保持の方法について
は、一般的なオペレーティングシステムにおけるファイ
ルシステムで用いられている方法や、データベースにて
階層関係を示す方法など、広く知られたものを用いる。
ストレージ14はまた、各ディレクトリについて、各デ
ィレクトリの直下にある文書データやディレクトリに対
して付されるべき追加属性項目を指定する情報を含む。
The information about the directory structure stored in the storage 14 is the information about the hierarchical structure of the directory. As a method of holding this information, a widely known method such as a method used in a file system in a general operating system or a method showing a hierarchical relationship in a database is used.
The storage 14 also includes, for each directory, information designating document data immediately below each directory and additional attribute items to be added to the directory.

【0024】具体的にディレクトリに対する属性の設定
方法の一例について説明する。ストレージ14には、追
加属性項目の組み合わせの設定がタイプ設定テーブルと
して事前に登録されている(図3)。また、各組み合わ
せの設定には、タイプ識別子(T)が付されている。各
ディレクトリには、このタイプ識別子のいずれかが関係
付けられており、このタイプ識別子によって識別される
追加属性項目の組み合わせが当該ディレクトリの直下に
ある文書データやディレクトリの追加属性項目として設
定される。これらタイプ設定テーブル及びディレクトリ
の情報の変更や設定保存は、制御部11の処理により行
われる。
A specific example of a method of setting an attribute for a directory will be described. In the storage 14, the setting of the combination of additional attribute items is registered in advance as a type setting table (FIG. 3). A type identifier (T) is attached to the setting of each combination. Each of the directories is associated with one of the type identifiers, and the combination of the additional attribute items identified by the type identifier is set as the document data immediately below the directory or the additional attribute item of the directory. The information of the type setting table and the directory is changed and the setting is saved by the processing of the control unit 11.

【0025】ここで追加属性項目の設定の一例として、
図3に示すように、タイプ識別子「A」に対し、追加属
性項目「P1」と「P2」との組み合わせが設定され、
タイプ識別子「B」に対し、追加属性項目「P1」と
「P3」との組み合わせが設定され、タイプ識別子
「C」に対し、追加属性項目「P4」のみという組み合
わせが設定されているとして、図4に示すようなディレ
クトリの階層構造を用いて説明すると、次のようにな
る。
Here, as an example of the setting of the additional attribute item,
As shown in FIG. 3, a combination of additional attribute items “P1” and “P2” is set for the type identifier “A”,
It is assumed that the combination of the additional attribute items “P1” and “P3” is set for the type identifier “B”, and the combination of only the additional attribute item “P4” is set for the type identifier “C”. An explanation will be given using the hierarchical structure of directories as shown in FIG.

【0026】図4では、ディレクトリD1の直下にディ
レクトリD2及びD3が格納され、ディレクトリD2の
直下に文書データT1が、ディレクトリD3の直下に文
書データT2が格納されている状態が示されている。ま
た、ディレクトリD4の直下には、ディレクトリD5及
びD6が格納され、ディレクトリD5の直下に文書デー
タT3が格納され、ディレクトリD6の直下には文書デ
ータT1(ディレクトリD2の直下に格納されているも
のと同じもの)が格納されているとする。
In FIG. 4, directories D2 and D3 are stored immediately below the directory D1, document data T1 is stored directly below the directory D2, and document data T2 is stored directly below the directory D3. Further, directories D5 and D6 are stored immediately below the directory D4, document data T3 is stored directly below the directory D5, and document data T1 (directly below the directory D2 is stored directly below the directory D6). (The same thing) is stored.

【0027】ここで、ディレクトリD1に対してタイプ
識別子「A」を関係づけて設定すると、その直下にある
ディレクトリD2及びD3の追加属性項目として、P1
及びP2の組み合わせが設定される。また、ディレクト
リD3及びD5に対してそれぞれタイプ識別子「B」を
関係づけて設定すれば、その直下にある文書データT2
やT3について、追加属性項目P1とP3とが設定され
る。
Here, when the type identifier "A" is set in association with the directory D1, P1 is set as an additional attribute item of the directories D2 and D3 immediately below it.
And P2 are set. Further, if the type identifier "B" is set in association with the directories D3 and D5, respectively, the document data T2 immediately below it can be set.
For T and T3, additional attribute items P1 and P3 are set.

【0028】さらに、ディレクトリD2に対してタイプ
識別子「A」を関係づけて設定し、ディレクトリD6に
対してタイプ識別子「C」を関係づけて設定すると、両
方の直下にある文書データT1には、タイプ識別子
「A」から設定される追加属性項目P1及びP2と、タ
イプ識別子「C」によって設定される追加属性項目P4
との論理演算結果が追加属性項目として設定される。す
なわち、ある態様では、これらP1,P2と、P4との
論理和として、P1,P2,P4が文書データT1の追
加属性項目として設定される。また別の態様では、例え
ばタイプ識別子「A」と「B」とがそれぞれ設定された
2つのディレクトリの両方の直下に置かれた一の文書デ
ータTxについて、各タイプ識別子により設定される追
加属性項目P1及びP2と、P1及びP3との論理積で
あるP1のみが追加属性項目として設定されてもよい。
Further, if the type identifier "A" is set in association with the directory D2 and the type identifier "C" is set in association with the directory D6, the document data T1 directly under both of them will be Additional attribute items P1 and P2 set from the type identifier “A” and additional attribute item P4 set by the type identifier “C”
The logical operation result of and is set as an additional attribute item. That is, in one aspect, P1, P2, and P4 are set as additional attribute items of the document data T1 as the logical sum of P1, P2, and P4. In another aspect, for example, for one document data Tx placed directly under both of the two directories in which the type identifiers “A” and “B” are set, additional attribute items set by each type identifier are set. Only P1 which is the logical product of P1 and P2 and P1 and P3 may be set as an additional attribute item.

【0029】また、文書データ自体に追加属性項目が設
定されている場合、ディレクトリに関連づけられたタイ
プ識別子により設定される追加属性項目と、当該文書デ
ータ自体に設定されている追加属性項目との双方が当該
文書データに対して設定される。
If the additional attribute item is set in the document data itself, both the additional attribute item set by the type identifier associated with the directory and the additional attribute item set in the document data itself. Is set for the document data.

【0030】ここで、制御部11の具体的な処理の内容
について説明する。制御部11は、Webサーバとして
の処理を実行しており、ネットワークを介してクライア
ントコンピュータ2側からのアクセスに応答してWeb
ページを配信するとともに、ハードディスク13に格納
されている各種のCGI(Common Gateway Interface)
プログラムなど、制御部11側(サーバ側)で実行され
る各種プログラムや、Java(登録商標)アプレット
のように、クライアントコンピュータ2側に配信して実
行させるプログラムによって、文書データの管理に関す
る各種の処理を実行する。ここでは、制御部11側で、
例えばPythonやPHPといった言語で記述したプ
ログラムにより各処理が実装されているものとして説明
する。
Here, the specific contents of the processing of the control unit 11 will be described. The control unit 11 executes processing as a Web server, and responds to access from the client computer 2 side via the network,
Various CGIs (Common Gateway Interface) stored on the hard disk 13 while delivering pages
Various processes related to management of document data by various programs executed on the control unit 11 side (server side), such as programs, and programs to be distributed and executed on the client computer 2 side, such as Java (registered trademark) applets. To execute. Here, on the control unit 11 side,
For example, it is assumed that each process is implemented by a program described in a language such as Python or PHP.

【0031】[認証処理]制御部11は、クライアント
コンピュータ2からホームページへのアクセスを受ける
と、ログインを促すWebページを配信し、利用者名と
パスワードとの入力を促す。そして利用者名とパスワー
ドとがフォームを利用して受信されると、ストレージ1
4に格納されている認証テーブルを参照し、受信した利
用者名に関連づけられたパスワードを取得し、受信した
パスワードと当該取得したパスワードとが一致している
か否かを判断する。そして、一致していれば、認証が成
功したものとする。ここで、認証が成功した後は、例え
ば当該セッションで有効となるクッキー(Cookie)等を
クライアントコンピュータ2側に送信して蓄積させ、後
に説明する処理の実行前に当該クッキーが蓄積されてい
るかどうかにより、認証が完了しているか否かを判断す
るようにしてもよい。
[Authentication process] When the client computer 2 accesses the home page, the control unit 11 delivers a Web page prompting the user to log in, and prompts the user to enter the user name and password. When the user name and password are received using the form, the storage 1
By referring to the authentication table stored in 4, the password associated with the received user name is acquired, and it is determined whether the received password and the acquired password match. If they match, the authentication is successful. Here, after the authentication is successful, for example, whether a cookie (cookie) that is valid in the session is transmitted to and stored in the client computer 2 side, and whether or not the cookie is stored before the processing described later is executed. According to the above, it may be determined whether or not the authentication is completed.

【0032】以下、文書データに関する処理について説
明するが、以下に説明する処理は、事前に認証がされた
利用者に対してのみ実行されるものとし、利用者の認証
情報はクッキーなどを利用してクライアントコンピュー
タ2側から取得できるものとする。また、付帯情報はS
QLにてアクセス可能なデータベースソフトウエア(Or
acle(登録商標)など)を利用して管理されるものとす
る。
Hereinafter, the process related to the document data will be described. The process described below is executed only for a user who has been authenticated in advance, and the user authentication information uses a cookie or the like. It can be acquired from the client computer 2 side. The additional information is S
Database software accessible by QL (Or
acle (registered trademark) or the like).

【0033】[文書登録処理]ここで文書データの登録
処理について説明する。クライアントコンピュータ2か
らネットワークを介して通信部15にて受信された文書
登録要求に応じて、制御部11は、文書の登録処理を開
始し、文書データの指定や当該文書データに対するアク
セス権に関する情報を設定するためのWebページ(図
5)を配信し、このWebページを利用して指定された
文書データを取得してストレージ14に格納する。また
制御部11は、当該文書データの格納場所を示す情報
と、文書データの分類に関する情報(既定の分類が事前
に設定されているものとする)と、文書データの最終更
新日時などの基本属性情報と、文書データについてのア
クセス権に関する情報(図5のWebページを介して入
力されたもの)とを含んだ付帯情報を生成し、データベ
ースソフトウエアの処理として、この付帯情報を当該文
書データに関連づけてストレージ14に格納する。ま
た、制御部11は、分類に関する情報を参照し、当該分
類に相当するディレクトリについて設定されたタイプ識
別子を取得し、このタイプ識別子に対してタイプ設定テ
ーブルに示された追加属性項目を付帯情報に関連づけて
登録する。
[Document Registration Process] Here, the document data registration process will be described. In response to the document registration request received by the communication unit 15 from the client computer 2 via the network, the control unit 11 starts the document registration process and displays the information regarding the designation of the document data and the access right to the document data. A web page (FIG. 5) for setting is distributed, and designated document data is acquired using this web page and stored in the storage 14. In addition, the control unit 11 includes information indicating the storage location of the document data, information regarding the classification of the document data (assuming a default classification is set in advance), and basic attributes such as the last update date and time of the document data. The incidental information including the information and the information about the access right to the document data (the information input via the Web page in FIG. 5) is generated, and the incidental information is converted into the document data as a process of the database software. The data is associated and stored in the storage 14. Further, the control unit 11 refers to the information regarding the classification, acquires the type identifier set for the directory corresponding to the classification, and sets the additional attribute item shown in the type setting table for this type identifier as additional information. Register in association.

【0034】[属性作成処理]次に、利用者により追加
属性項目が追加される場合の処理について説明する。制
御部11は、クライアントコンピュータ2からネットワ
ークを介して通信部15にて受信された属性作成要求に
応じて、追加属性を作成するためのWebページをクラ
イアントコンピュータ2へ配信する。そして、制御部1
1は、追加属性を設定する対象である文書データの指定
とともに、当該文書データに設定する追加属性項目の名
称と、各項目についての追加属性情報の既定値(初期
値)と、アクセス権に関する情報との指定を受け付け
る。制御部11は、当該指示を行った利用者の認証情報
(利用者名やグループ名)を取得し、データベースソフ
トウエアの処理として、当該対象となった文書データの
付帯情報に当該指示された追加属性項目及び、設定者に
関する情報として当該取得した認証情報を追加する。
[Attribute Creation Process] Next, a process when the user adds an additional attribute item will be described. The control unit 11 delivers a Web page for creating additional attributes to the client computer 2 in response to an attribute creation request received by the communication unit 15 from the client computer 2 via the network. And the control unit 1
Reference numeral 1 designates the document data for which the additional attribute is to be set, the name of the additional attribute item to be set in the document data, the default value (initial value) of the additional attribute information for each item, and information on access rights. The specification of and is accepted. The control unit 11 obtains the authentication information (user name or group name) of the user who gives the instruction, and as processing of the database software, adds the designated addition to the incidental information of the target document data. The acquired authentication information is added as an attribute item and information about the setter.

【0035】また、利用者は、ディレクトリに対して追
加属性項目を追加することができる。例えば、すでに説
明したように、タイプ設定テーブルを介して各ディレク
トリに対する追加属性項目を設定する場合、制御部11
は、追加属性を作成するためのWebページを利用し
て、追加属性を設定する対象であるタイプ識別子の指定
とともに、当該タイプ識別子に設定する少なくとも1つ
の追加属性項目の名称と、各項目についての追加属性情
報の既定値(初期値)と、設定しようとする各追加属性
項目についてのアクセス権に関する情報との指定をクラ
イアントコンピュータ2から受け付け、また当該指示を
行った利用者の認証情報(利用者名やグループ名)を取
得して、これら受け付けた情報及び取得した認証情報に
基づき、当該タイプ識別子に関連づけて、データベース
ソフトウエアの処理として、タイプ設定テーブルに含め
て登録する。
The user can also add additional attribute items to the directory. For example, as described above, when setting additional attribute items for each directory via the type setting table, the control unit 11
Uses the Web page for creating the additional attribute, specifies the type identifier for which the additional attribute is to be set, the name of at least one additional attribute item to be set in the type identifier, and The specification of the default value (initial value) of the additional attribute information and the information about the access right for each additional attribute item to be set is accepted from the client computer 2, and the authentication information of the user who issued the instruction (user A name or a group name), and based on the received information and the acquired authentication information, the name is associated with the type identifier and registered as a process of the database software by including it in the type setting table.

【0036】[文書提供処理]こうして、登録された文
書データや付帯情報は、文書データを閲覧のために提供
する際の処理に供される。具体的にクライアントコンピ
ュータ2側の利用者から文書データの提供の要求を受け
た制御部11は、ディレクトリに関連する情報に従っ
て、当該利用者に対して事前に設定されたディレクトリ
(いわゆるホームディレクトリ)に含まれているディレ
クトリ及び文書データの一覧を図6に示すような態様の
Webページとして提供する。この際、当該ディレクト
リに含まれる文書データは、各文書データに関連づけら
れた付帯情報のうち、分類に関する情報を参照し、当該
分類に関する情報に現在のディレクトリが含まれている
か否かによって一覧に含めるか否かが判断される。
[Document Providing Process] In this way, the registered document data and incidental information are provided for the process of providing the document data for browsing. Specifically, the control unit 11, which has received a request for providing document data from the user on the client computer 2 side, changes to a directory (so-called home directory) preset for the user according to the information related to the directory. A list of included directories and document data is provided as a Web page in the form as shown in FIG. At this time, the document data included in the directory is included in the list depending on whether the current directory is included in the information regarding the classification by referring to the information regarding the classification among the incidental information associated with each document data. It is determined whether or not.

【0037】図6では、現在のディレクトリに関する情
報(D)と、一覧(L)とが含まれ、一覧には、各エン
トリがディレクトリであるか文書データであるかを識別
するためのアイコン(I)と、ディレクトリや文書デー
タに付された名称(T)と、当該文書データやディレク
トリを作成した利用者の名称(N;ここでは利用者のメ
ールアドレスが関連づけられてもよい)と、登録・作成
した日時に関する情報(M)と、基本属性情報及び追加
属性情報を参照するためのリンク(属性参照リンク:
P)とが関連づけられている。
In FIG. 6, information (D) regarding the current directory and a list (L) are included, and the list includes an icon (I) for identifying whether each entry is a directory or document data. ), The name (T) given to the directory or the document data, the name of the user who created the document data or the directory (N; here, the user's email address may be associated), and registration / Information (M) about the created date and time, and a link for referring to the basic attribute information and the additional attribute information (attribute reference link:
P) is associated with.

【0038】ここで、ディレクトリの名称には、当該デ
ィレクトリに関連づけられた文書データや他のディレク
トリの一覧を表示する処理のためのリンクが関連づけら
れ、利用者が当該リンクをクリックすることで、あたか
もディレクトリ間を移動したかのような処理が行われ
る。
Here, the directory name is associated with a link for a process of displaying a list of document data and other directories associated with the directory, and it is as if the user clicks the link. Processing is performed as if moving between directories.

【0039】また、文書データの名称には、当該文書デ
ータへのURLが関連づけられ、これがクリックされる
と、当該文書データそのものが提供されるようになって
いる。
The URL of the document data is associated with the name of the document data, and when this is clicked, the document data itself is provided.

【0040】[属性参照処理]さらに、属性参照リンク
がクリックされると、制御部11は、当該クリックを行
った利用者の認証情報を取得する。そして、制御部11
は、クリックされた属性参照リンクに関連づけられた文
書データの基本属性情報と、当該認証された利用者が読
み出し権を有する追加属性情報とをデータベースソフト
ウエアの処理として付帯情報の中から抽出し、これら抽
出された基本属性情報と追加属性情報の少なくとも一部
とを表示するWebページを生成して、利用者のクライ
アントコンピュータ2に配信する。
[Attribute Reference Processing] Further, when the attribute reference link is clicked, the control section 11 acquires the authentication information of the user who clicked the click. Then, the control unit 11
Is the basic attribute information of the document data associated with the clicked attribute reference link, and the additional attribute information that the authenticated user has the read right, is extracted from the incidental information as a process of the database software. A Web page displaying the extracted basic attribute information and at least a part of the additional attribute information is generated and delivered to the client computer 2 of the user.

【0041】この処理により、文書データそのものに対
するアクセス権とは別のアクセス権設定によって、追加
属性の表示/非表示が制御される。具体的に、グループ
Aに属する利用者a1が登録した文書データについて文
書データそのものには他のグループの利用者にも読み出
し権が設定されているとするとき、他のグループBに属
する利用者b1は当該文書データそのものを閲覧するこ
とはできる。しかし例えば追加属性P1がこの文書デー
タに設定され、グループAの利用者に対しては当該追加
属性P1についての読み出し権が設定されているが、他
のグループの利用者に対しては、追加属性P1について
の読み出し権が設定されていない場合、上記の利用者b
1は、この追加属性P1を参照できない。同様に、この
文書データに対し、利用者b1が追加属性P2を設定
し、グループBの利用者にのみ読み出し権を設定する
と、グループAに属する利用者a1は、この追加属性P
2を参照することはできないことになる。
By this processing, the display / non-display of the additional attribute is controlled by the access right setting different from the access right to the document data itself. Specifically, regarding the document data registered by the user a1 belonging to the group A, if the document data itself has the read right set to the users of other groups, the user b1 belonging to the other group B Can browse the document data itself. However, for example, the additional attribute P1 is set in this document data, and the read right for the additional attribute P1 is set for the user of the group A, but the additional attribute is set for the users of other groups. If the read right for P1 is not set, the above user b
1 cannot refer to this additional attribute P1. Similarly, if the user b1 sets the additional attribute P2 to this document data and sets the read right only to the users of the group B, the user a1 belonging to the group A will have the additional attribute P2.
It will not be possible to refer to 2.

【0042】さらに、利用者によっては、グループAと
グループBとの双方に属するとして設定される場合があ
る。この場合には、当該利用者には、グループAの利用
者に対して読み出し可能と設定されている追加属性項目
と、グループBの利用者に対して読み出し可能と設定さ
れている追加属性項目との双方が参照可能となる。すな
わち、利用者が複数のグループに属する場合、当該属し
ている複数のグループのそれぞれに対して設定されたア
クセス権の論理和が当該利用者に対するアクセス権とな
る。
Further, some users may be set as belonging to both the group A and the group B. In this case, the user has an additional attribute item set to be readable by the user of group A and an additional attribute item set to be readable for the user of group B. Both can be referred to. That is, when a user belongs to a plurality of groups, the logical sum of the access rights set for each of the plurality of groups to which the user belongs is the access right for the user.

【0043】なお、ディレクトリや文書データに利用者
を特定した(グループ単位でない)アクセス権が設定さ
れているときには、グループに対して設定されたアクセ
ス権にかかわらず、当該利用者に対して個別に設定され
たアクセス権に基づき、参照可能であるか否かが決定さ
れるようにしてもよいし、グループと個別に設定された
アクセス権との論理和(いずれか一方でアクセス可能と
設定されていればアクセスできるとする)に基づき参照
可能か否かが決定されるようにしてもよい。また、ここ
ではアクセス権として読み出し権について説明したが、
アクセス権としては別に編集権(追加属性項目の属性値
を変更の可否)や表示権(属性項目の名称を表示するか
否かの権利)等があり、これらについても同様に処理さ
れる。具体的にある利用者に対して、表示権が設定さ
れ、読み出し権が設定されない場合、その利用者には、
属性項目名は表示されるが、その内容である属性値は参
照できないこととなる。
When an access right that specifies a user (not in a group unit) is set in the directory or document data, the user is individually notified regardless of the access right set for the group. Based on the set access right, it may be determined whether or not the reference is possible, or the logical sum of the group and the access right set individually (either one is set to be accessible). If it is possible to access, it is possible to determine whether or not reference is possible. Also, here, the read right is explained as the access right,
The access right includes an edit right (whether the attribute value of the additional attribute item can be changed), a display right (a right to display the name of the attribute item), and the like, which are also processed in the same manner. If a display right is set for a specific user and a read right is not set for that user,
Although the attribute item name is displayed, the attribute value that is the content cannot be referenced.

【0044】また、文書データに付与したアクセス権
が、文書データの属性情報(属性項目の名称または属性
値の少なくとも一方)に付与したアクセス権に優先する
ようにするのも好適である。この場合、例えば、属性情
報に対して表示可能であり、読み出し可能であるとのア
クセス権が設定されていても、文書データに表示不可で
あり、読み出し不可であるとのアクセス権が設定されて
いれば、利用者は文書データだけでなく属性情報も参照
できないこととなる。
It is also preferable that the access right given to the document data has priority over the access right given to the attribute information of the document data (at least one of the attribute item name and the attribute value). In this case, for example, even if the access right that the attribute information can be displayed and is readable is set, the access right that the document data cannot be displayed and that the read is impossible is set. Then, the user cannot refer to the attribute information as well as the document data.

【0045】[文書検索処理]また、制御部11は、指
示によりストレージ14に蓄積された文書データを検索
する処理を実行する。制御部11は、クライアントコン
ピュータ2から検索の要求を受けると、図7に示すよう
なWebページ(検索条件設定ページ)をクライアント
コンピュータ2へ配信する。このWebページには、検
索対象となる文書データの種類(T;テキストデータや
特定のアプリケーションにより作成されたデータである
ことを示す情報等)と、検索結果の表示に関する条件
(V)と、文書データの作成日時や更新日時を条件とす
る指定(Cd)と、検索範囲のディレクトリ指定(C
r)と、その他の条件(Co;例えば属性情報に関係す
る情報)とを入力する欄が表示され、利用者は、これら
の欄に所定の情報を入力して、「検索」ボタン(S)を
クリックして、各欄に入力した情報(条件情報)を送信
する。制御部11は、この各欄に入力された条件情報を
受信して、当該条件に合致する文書データをストレージ
14から検索することになる。ここで、その他の条件を
入力する欄には、検索条件の対象となる項目を選択する
ためのプルダウンメニューと、検索条件である値を入力
するテキストボックスとが表示される。つまり、利用者
は、このプルダウンメニューから検索条件の対象となる
項目(例えば「追加属性P1」)を選択し、対応するテ
キストボックスに条件を入力することになる。
[Document Retrieval Process] Further, the control unit 11 executes a process for retrieving the document data stored in the storage 14 according to an instruction. When the control unit 11 receives a search request from the client computer 2, the control unit 11 delivers a Web page (search condition setting page) as shown in FIG. 7 to the client computer 2. In this Web page, the type of document data to be searched (T; text data, information indicating that it is data created by a specific application, etc.), the condition (V) regarding the display of search results, and the document Designation (Cd) with data creation date and time and update date and time, and search range directory designation (C
r) and other conditions (Co; for example, information related to attribute information) are displayed, and the user inputs predetermined information in these fields and clicks a "search" button (S). Click to send the information (condition information) entered in each field. The control unit 11 receives the condition information input in each of these fields, and searches the storage 14 for the document data that matches the condition. Here, in a field for inputting other conditions, a pull-down menu for selecting an item to be a search condition and a text box for inputting a value as the search condition are displayed. That is, the user selects an item (for example, "additional attribute P1") to be the search condition from the pull-down menu and inputs the condition in the corresponding text box.

【0046】本実施の形態において特徴的なことは、こ
の検索条件設定ページにおいても、基本属性項目のほ
か、当該検索条件設定ページの提供対象となった利用者
がアクセス可能であるとしてアクセス権(読み出し権)
が設定された追加属性項目のみが検索対象となることで
ある。例えば上記の利用者a1,b1の例を用いれば、
利用者a1が検索を行うときには、追加属性P1に関す
る条件は設定可能となってプルダウンメニューに含まれ
るが、追加属性P2に関する条件はプルダウンメニュー
に含められず、設定できない状態となる。
The characteristic feature of this embodiment is that in this search condition setting page, in addition to the basic attribute items, the user who is the target of the search condition setting page can access the access right ( Read right)
This means that only the additional attribute items for which is set will be searched. For example, using the above examples of users a1 and b1,
When the user a1 performs the search, the condition regarding the additional attribute P1 can be set and is included in the pull-down menu, but the condition regarding the additional attribute P2 is not included in the pull-down menu and cannot be set.

【0047】[処理対象フォルダの指定]制御部11
は、ディレクトリごとに、当該ディレクトリ内に含まれ
る文書データを対象にした所定の処理を実行するか否か
の設定を受け付けて、ディレクトリの基本属性情報とし
て当該処理の対象となるか否かの指定を含めることも好
ましい。具体的に「所定の処理」としては、事前に設定
された期間が到来したときに、バックアップの処理を行
うなどの処理や、当該ディレクトリ内の文書データに対
して変更(追加や削除)があった場合に事前に定められ
たあて先に電子メールにて当該変更を通知する処理、さ
らには、当該ディレクトリに含まれた文書データの一覧
(目次)を作成する処理などがある。制御部11は、所
定のタイミングで、各ディレクトリの基本属性情報を参
照し、上記処理の対象となる旨の指定がある場合には、
当該ディレクトリ内の文書データについて、対応する処
理を実行する。
[Specify Folder for Processing] Control Unit 11
For each directory, accepts the setting as to whether or not to execute a predetermined process for the document data contained in the directory, and specifies whether or not to be the process as the basic attribute information of the directory. It is also preferable to include. Specifically, the "predetermined processing" includes processing such as backup processing when a preset time period has arrived, and modification (addition or deletion) to the document data in the directory. In this case, there is a process of notifying the change to a predetermined destination by e-mail, and a process of creating a list (table of contents) of the document data included in the directory. The control unit 11 refers to the basic attribute information of each directory at a predetermined timing, and if there is a designation that the above processing is to be performed,
Corresponding processing is executed for the document data in the directory.

【0048】また、複数の処理のいずれかを実行する場
合には、どの処理の対象となるディレクトリであるか
を、例えばディレクトリ表示の色を変更するなどの方法
により、識別可能に表示することも好ましい。
When any one of a plurality of processes is executed, which process is the target directory may be displayed in a distinguishable manner by, for example, changing the color of the directory display. preferable.

【0049】これにより、行政機関などで行われる簿冊
管理(互いに関連する一連の文書データを管理する単
位)の処理の対象とするか否かをディレクトリに対する
基本属性情報を設定するという簡便な操作で行うことが
できる。
With this, it is possible to perform a simple operation of setting basic attribute information for the directory as to whether or not to process book management (a unit for managing a series of document data related to each other) performed by an administrative institution or the like. It can be carried out.

【0050】[書庫化]また、制御部11は、指示に応
じて文書データを「書庫化」する処理を実行するのも好
ましい。これにより複数の文書データが一つのファイル
として参照されるようになる。すなわち、個々の文書デ
ータに直接アクセスして、それぞれの文書データの内容
を直接閲覧することはできなくなるが(一度書庫化した
ファイルから文書データを取り出す操作が必要とな
る)、検索処理の際には個々の文書データの名称が検索
結果として提供されるようにしておく。この処理は、例
えば書庫化されたデータフォーマットの内容を一時的に
(例えば記憶部12内で)元の文書データに展開して検
索を実行し、検索完了後、当該展開したデータを削除す
ることで実現できる。
[Arrangement] It is also preferable that the control section 11 executes a process of "arranging" the document data in accordance with the instruction. This allows a plurality of document data to be referred to as a single file. That is, it is impossible to directly access the individual document data and directly browse the contents of each document data (requiring the operation to retrieve the document data from the file once archived), but at the time of the search processing The names of individual document data should be provided as search results. In this processing, for example, the contents of the archived data format are temporarily expanded (for example, in the storage unit 12) to the original document data, a search is executed, and after the search is completed, the expanded data is deleted. Can be achieved with.

【0051】[動作]以上で、本実施の形態に係る文書
管理装置の各部の動作を説明したので、次に、本実施の
形態に係る文書管理装置の動作について説明する。な
お、以下では、文書管理装置を行政組織内のA課とB課
とで共用する場合を例として説明する。また、A課に
は、利用者a0を課長として、以下一般の利用者a1,
a2,…がおり、B課には、一般の利用者b1,b2…
がおり、A課とB課との双方に所属する利用者c1がい
るものとする。
[Operation] The operation of each unit of the document management apparatus according to this embodiment has been described above. Next, the operation of the document management apparatus according to this embodiment will be described. In the following, a case where the document management apparatus is shared by section A and section B in the administrative organization will be described as an example. Further, in section A, the user a0 is the section manager, and the following general users a1,
There are a2, ..., Section B has general users b1, b2 ...
It is assumed that there is a user c1 who belongs to both section A and section B.

【0052】この例の場合、認証テーブルには、利用者
a0,a1,a2,…がグループAに属し、利用者b
1,b2,…がグループBに属し、利用者c1はグルー
プAおよびBの双方に属するものとして設定される。
In this example, in the authentication table, users a0, a1, a2, ... belong to group A and user b
.. belong to group B, and user c1 is set to belong to both groups A and B.

【0053】ここでA課とB課とで共用される文書デー
タは、一般文書と行政文書とのいずれかに分類され、行
政文書は、T1,T2,…,Tnの種別に分類されるも
のとすると、ディレクトリ構造のトップ(ルートディレ
クトリ)に「一般文書」と「行政文書」との2つのディ
レクトリが設定され、行政文書のディレクトリ以下に
は、T1〜Tnのディレクトリが設定された状態とな
る。この状態において、一般文書の検索などの際に、当
該行政組織として必要となる追加属性項目を一般文書デ
ィレクトリに設定しておく。このようにすると、一般文
書ディレクトリに蓄積される文書データのそれぞれに当
該一般文書ディレクトリについて設定された追加属性項
目が設定され、検索などの用に供される。
Here, the document data shared by Section A and Section B is classified as either a general document or an administrative document, and the administrative document is classified as T1, T2, ..., Tn. Then, two directories of "general document" and "administrative document" are set at the top (root directory) of the directory structure, and directories T1 to Tn are set below the directory of the administrative document. . In this state, when searching for a general document, additional attribute items necessary for the administrative organization are set in the general document directory. By doing so, the additional attribute items set for the general document directory are set for each of the document data stored in the general document directory, and are used for searching and the like.

【0054】また、行政文書ディレクトリ内の、各T1
〜Tnのディレクトリのそれぞれには、各ディレクトリ
内に格納される文書データの検索などで必要となる追加
属性項目を設定しておく。例えばディレクトリT1には
追加属性項目P1,P2,P3が設定され、ディレクト
リT2には、追加属性項目P1,P2,P4とが設定さ
れるとする。また、追加属性項目P1はグループA,B
の双方での検索に必要な項目であるのに対し、P2はグ
ループAで主に必要とされ、P3,P4はグループBで
主に必要とされるとすると、追加属性項目P1は、グル
ープA,Bの双方の利用者に対して読み出し可能と設定
され、P2はグループAの利用者に対して読み出し可能
と設定され、P3およびP4はグループBの利用者に対
して読み出し可能として、そのアクセス権を設定すれば
よい。
Each T1 in the administrative document directory
In each of the directories to Tn, additional attribute items necessary for searching document data stored in each directory are set. For example, it is assumed that additional attribute items P1, P2, P3 are set in the directory T1, and additional attribute items P1, P2, P4 are set in the directory T2. The additional attribute item P1 is the group A, B.
P2 is mainly required in group A, and P3 and P4 are mainly required in group B, while the additional attribute item P1 is group A. , B are set as readable for both users, P2 is set as readable for users in group A, and P3 and P4 are set as readable for users in group B, Just set the right.

【0055】このようにしておくと、行政文書の文書デ
ータDがT1に分類されたときには、当該文書データD
の追加属性項目としてP1,P2,P3が設定され、グ
ループAの利用者がその文書データDの属性情報を参照
すると、追加属性項目ではP1とP2とが表示され、P
3は表示されない。これにより、グループAの利用者に
とって必要でない属性情報が隠されて、追加属性項目の
視認性が高まり、利便性を向上できる。
In this way, when the document data D of the administrative document is classified into T1, the document data D
P1, P2, and P3 are set as additional attribute items of P, and when the user of the group A refers to the attribute information of the document data D, P1 and P2 are displayed in the additional attribute items and P
3 is not displayed. As a result, the attribute information that is not necessary for the users of the group A is hidden, the visibility of the additional attribute item is increased, and the convenience can be improved.

【0056】さらに、この文書データDがT2にも分類
され、T1とT2との双方の分類に属する文書データD
であるとされると、利用者は、行政文書ディレクトリか
らディレクトリT1の内容を参照することによっても、
また、ディレクトリT2の内容を参照することによって
も、当該文書データDにアクセスできるようになる。つ
まり、ディレクトリT1,T2のどちらの内容にも、当
該文書データDが含まれているようになる。
Further, the document data D is also classified into T2, and the document data D belonging to both the classifications of T1 and T2.
If the user refers to the contents of the directory T1 from the administrative document directory,
The document data D can be accessed by referring to the contents of the directory T2. That is, the document data D is included in the contents of both the directories T1 and T2.

【0057】この場合、当該文書データDには、ディレ
クトリT1に設定された追加属性項目P1,P2,P3
のセットと、ディレクトリT2に設定された追加属性項
目P1,P2,P4のセットとの論理和である、P1,
P2,P3,P4の追加属性項目が設定される。この場
合にも、グループAの利用者が当該文書データDの属性
情報を参照すると、アクセス権の設定に従い、P1,P
2の追加属性情報が表示され、P3,P4は表示されな
い(すなわちディレクトリ等により設定された追加属性
項目とアクセス権との「論理積」として選択される追加
属性項目だけが表示される)。一方、グループBの利用
者が当該文書データDの属性情報を参照すると、P1,
P3,P4の追加属性情報が表示され、P2は表示され
ない。さらに、利用者c1が当該文書データDの属性情
報を参照すると、この利用者c1がグループA,Bの双
方に属しているため、いずれかでアクセス可能となって
いるとの条件(アクセス権の論理和の条件)に従い、P
1,P2,P3,P4の追加属性情報が表示されること
となる。
In this case, the additional attribute items P1, P2 and P3 set in the directory T1 are included in the document data D.
, And the set of additional attribute items P1, P2, P4 set in the directory T2, P1,
Additional attribute items of P2, P3 and P4 are set. Also in this case, when the user of the group A refers to the attribute information of the document data D, P1, P
The second additional attribute information is displayed, and P3 and P4 are not displayed (that is, only the additional attribute item selected as the "logical product" of the additional attribute item set by the directory and the access right is displayed). On the other hand, when the user of the group B refers to the attribute information of the document data D, P1,
The additional attribute information of P3 and P4 is displayed, and P2 is not displayed. Further, when the user c1 refers to the attribute information of the document data D, since the user c1 belongs to both the groups A and B, the condition that the user c1 can be accessed (access right According to the condition of logical sum)
The additional attribute information of 1, P2, P3, P4 will be displayed.

【0058】さらに、所定の文書データD1に決済に関
係する追加属性項目を付したい場合、当該決済に関係す
る追加属性項目P5を当該文書データD1に設定する。
これにより、例えば当該所定の文書データD1がディレ
クトリT1に格納されていたとすれば、ディレクトリに
対して設定された追加属性項目P1,P2,P3と、こ
のP5とが当該文書データD1の追加属性項目として設
定される。ここで、決済の権利を課長a0に対してのみ
与える場合には、このP5の読み込み権をグループAの
全員に付与し、書き込み権をa0に付与するよう設定す
ればよい。
Further, when it is desired to add an additional attribute item related to payment to the predetermined document data D1, the additional attribute item P5 related to the payment is set in the document data D1.
Thus, for example, if the predetermined document data D1 is stored in the directory T1, the additional attribute items P1, P2 and P3 set for the directory and this P5 are the additional attribute items of the document data D1. Is set as. Here, when the settlement right is given only to the section manager a0, the read right of P5 may be given to all of the group A, and the write right may be given to a0.

【0059】ここでディレクトリT1に含まれる文書デ
ータについて所定期限でバックアップを作成することと
なった場合には、当該ディレクトリT1に対する基本属
性項目に所定期限でバックアップを作成する旨の属性
(バックアップ属性)を付与する。この属性が付与され
ると、当該ディレクトリは、行政文書ディレクトリの一
覧を参照したときに、例えば他のディレクトリが黄色の
フォルダのアイコンで表示されていれば、赤色のフォル
ダのアイコンとするなど、一覧中で識別可能に表示され
る。
If the document data contained in the directory T1 is to be backed up within a predetermined time limit, the basic attribute item for the directory T1 is an attribute (backup attribute) indicating that a backup is to be backed up within the predetermined time limit. Is given. When this attribute is added, the directory will be displayed as a red folder icon when other directories are displayed with a yellow folder icon when referring to the administrative document directory list. It is displayed so that it can be identified.

【0060】本実施の形態の文書管理装置1は、所定の
タイミングで(例えば一定期間ごとに定期的に)ストレ
ージ14に設定された各ディレクトリの基本属性項目を
参照し、上記バックアップ属性が設定されたディレクト
リがあると、指示された所定期限が到来しているか否か
を調べ、到来していれば、当該ディレクトリに含まれる
文書データのバックアップを作成する。
The document management apparatus 1 of the present embodiment refers to the basic attribute item of each directory set in the storage 14 at a predetermined timing (eg, at regular intervals) to set the backup attribute. If there is such a directory, it is checked whether or not the instructed predetermined time limit has arrived, and if so, a backup of the document data contained in the directory is created.

【0061】また、バックアップ属性のみならず、他の
処理としてディレクトリ内の文書データに変更があった
ときに、グループAの課長a0に対して電子メールを送
信する旨の属性(変更通知属性)を付与したときにも同
様に定期的にディレクトリ内の文書データが検査され、
更新日時などの情報から変更があったと検出された場合
には、当該文書データを特定する情報(名称の情報な
ど)とともに変更通知がグループAの課長a0に対して
送信される。このように別の処理が行われるときには、
例えば当該ディレクトリについては青色のフォルダのア
イコンとするなど、処理ごとに異なる態様で、それぞれ
一覧中で識別可能に表示されることが好ましい。
In addition to the backup attribute, an attribute (change notification attribute) indicating that an electronic mail is to be sent to the section manager a0 of the group A when the document data in the directory is changed as another process. Similarly, the document data in the directory will be inspected regularly when it is given,
When it is detected that there is a change from the information such as the update date and time, the change notification is sent to the section manager a0 of the group A together with the information (name information) that specifies the document data. When another process is performed like this,
For example, it is preferable that the directory is displayed in a distinguishable manner in the list in a different mode for each process, such as a blue folder icon.

【0062】なお、ここまでの説明では、文書データと
ディレクトリとにそれぞれ追加属性項目を設定し、さら
にそれらに対するアクセス権を設定できるとしていた
が、いずれか一方に対して設定できるようにしても構わ
ない。例えばある態様では、文書データには追加属性項
目を設定せず、ディレクトリについて設定した追加属性
項目が、そのディレクトリに含まれる文書データに設定
されることとなっているだけでもよい。
In the above description, the additional attribute items are set for the document data and the directory, respectively, and the access right to them can be set, but it may be set for either one. Absent. For example, in an aspect, the additional attribute item may not be set in the document data, and the additional attribute item set for the directory may be set for the document data included in the directory.

【0063】[0063]

【発明の効果】このように本発明によれば、文書データ
を、当該文書データについての属性情報と関連づけて管
理し、属性情報の少なくとも1つに対する利用者のアク
セス権を設定可能とした文書管理装置としているので、
不要な属性情報を隠して表示させて属性情報を見やすく
提供できる。
As described above, according to the present invention, the document management is such that the document data is managed in association with the attribute information of the document data, and the access right of the user to at least one of the attribute information can be set. Since it is a device,
The attribute information can be provided in an easy-to-see manner by hiding and displaying unnecessary attribute information.

【0064】また、本発明によれば、文書データを、当
該文書データについての属性情報と関連づけて管理し、
当該管理されている属性情報への利用者からのアクセス
要求を受け付けると、各属性情報のアクセス権を参照
し、アクセスを行った利用者に対し提供可能として設定
された属性情報を、その利用者に提供する文書管理装置
としているので、他の組織に対して自組織で付与した属
性情報を見せないようにするなど、属性情報のセキュリ
ティ向上に資することができる。
Further, according to the present invention, the document data is managed in association with the attribute information about the document data,
When an access request from the user to the managed attribute information is received, the access right of each attribute information is referred to, and the attribute information set to be provided to the accessing user is set to the user. Since the document management apparatus is provided to the user, it is possible to contribute to improving the security of the attribute information, such as by not showing the attribute information given by the own organization to other organizations.

【図面の簡単な説明】[Brief description of drawings]

【図1】 本発明の実施の形態に係る文書管理装置の構
成および、その接続状態の一例を示す構成ブロック図で
ある。
FIG. 1 is a configuration block diagram showing an example of a configuration of a document management apparatus according to an embodiment of the present invention and a connection state thereof.

【図2】 文書データに付帯する情報の一例を表す説明
図である。
FIG. 2 is an explanatory diagram showing an example of information incidental to document data.

【図3】 ディレクトリに対する追加属性項目の設定テ
ーブルの一例を表す説明図である。
FIG. 3 is an explanatory diagram showing an example of a setting table of additional attribute items for a directory.

【図4】 ディレクトリの構造および追加属性の関係を
示す説明図である。
FIG. 4 is an explanatory diagram showing a relationship between a directory structure and additional attributes.

【図5】 本発明の実施の形態に係る文書管理装置が提
供するWebページの一例を表す説明図である。
FIG. 5 is an explanatory diagram showing an example of a Web page provided by the document management apparatus according to the embodiment of the present invention.

【図6】 本発明の実施の形態に係る文書管理装置が提
供するWebページの一例を表す説明図である。
FIG. 6 is an explanatory diagram showing an example of a Web page provided by the document management apparatus according to the embodiment of the present invention.

【図7】 本発明の実施の形態に係る文書管理装置が提
供するWebページの一例を表す説明図である。
FIG. 7 is an explanatory diagram showing an example of a Web page provided by the document management apparatus according to the embodiment of the present invention.

【符号の説明】[Explanation of symbols]

1 文書管理装置、2 クライアントコンピュータ、1
1 制御部、12 記憶部、13 ハードディスク、1
4 ストレージ、15 通信部。
1 document management device, 2 client computer, 1
1 control unit, 12 storage unit, 13 hard disk, 1
4 storage, 15 communication unit.

───────────────────────────────────────────────────── フロントページの続き (51)Int.Cl.7 識別記号 FI テーマコート゛(参考) G06F 17/30 170 G06F 17/30 170A (72)発明者 岩本 靖彦 神奈川県横浜市西区みなとみらい3丁目3 番1号 富士ゼロックス株式会社内 (72)発明者 山田 俊雄 神奈川県横浜市西区みなとみらい3丁目3 番1号 富士ゼロックス株式会社内 (72)発明者 中里 博昭 神奈川県横浜市西区みなとみらい3丁目3 番1号 富士ゼロックス株式会社内 Fターム(参考) 5B009 TB13 5B017 AA03 BA06 CA16 5B075 KK43 KK54 KK63 ND03 UU05 5B082 EA11 GA11 ─────────────────────────────────────────────────── ─── Continuation of front page (51) Int.Cl. 7 Identification code FI theme code (reference) G06F 17/30 170 G06F 17/30 170A (72) Inventor Yasuhiko Iwamoto 3-3 Minatomirai, Nishi-ku, Yokohama-shi, Kanagawa Fuji Xerox Co., Ltd. (72) Inventor Toshio Yamada 3-3-1 Minatomirai, Nishi-ku, Yokohama-shi Kanagawa Fuji Xerox Co. (72) Inventor Hiroaki Nakazato 3-3-1 Minatomirai, Nishi-ku, Yokohama-shi Fuji Xerox Co., Ltd. F term (reference) 5B009 TB13 5B017 AA03 BA06 CA16 5B075 KK43 KK54 KK63 ND03 UU05 5B082 EA11 GA11

Claims (12)

【特許請求の範囲】[Claims] 【請求項1】 文書データを、当該文書データについて
の属性情報と関連づけて管理する手段と、 前記管理されている属性情報の少なくとも1つに対する
利用者のアクセス権を設定する手段と、 を含むことを特徴とする文書管理装置。
1. A means for managing document data in association with attribute information about the document data, and a means for setting a user's access right to at least one of the managed attribute information. A document management device characterized by:
【請求項2】 文書データを、当該文書データについて
の属性情報と関連づけて管理する手段と、 当該文書データについてのアクセス権とは別に、前記属
性情報の少なくとも1つに対する利用者のアクセス権を
設定する手段と、 を含むことを特徴とする文書管理装置。
2. A means for managing document data in association with attribute information about the document data, and an access right for at least one of the attribute information, separately from an access right for the document data. A document management device comprising:
【請求項3】 請求項1または2に記載の文書管理装置
において、前記文書データに付与されたアクセス権が、
前記文書データの属性情報に付与されたアクセス権に優
先することを特徴とする文書管理装置。
3. The document management apparatus according to claim 1, wherein the access right given to the document data is
A document management apparatus, which has priority over an access right given to the attribute information of the document data.
【請求項4】 請求項1から3のいずれかに記載の文書
管理装置において、前記属性情報は、前記文書データに
付与される属性項目の属性値であることを特徴とする文
書管理装置。
4. The document management apparatus according to claim 1, wherein the attribute information is an attribute value of an attribute item added to the document data.
【請求項5】 請求項1から3のいずれかに記載の文書
管理装置において、前記属性情報は、前記文書データに
付与される属性項目の項目名であることを特徴とする文
書管理装置。
5. The document management apparatus according to claim 1, wherein the attribute information is an item name of an attribute item added to the document data.
【請求項6】 請求項1から5のいずれかに記載の文書
管理装置において、 前記属性情報の各々に対するアクセス権は、当該属性情
報が付された文書データの格納場所との関係において設
定されることを特徴とする文書管理装置。
6. The document management apparatus according to claim 1, wherein the access right to each of the attribute information is set in relation to the storage location of the document data to which the attribute information is attached. A document management device characterized by the above.
【請求項7】 請求項1から6のいずれかに記載の文書
管理装置において、 さらに、事前に設定された利用者情報に基づいて利用者
を認証する手段を含み、 前記属性情報の各々に対するアクセス権は、当該属性情
報が付された文書データの格納場所と前記利用者情報と
に基づき設定されることを特徴とする文書管理装置。
7. The document management apparatus according to claim 1, further comprising means for authenticating a user based on user information set in advance, and accessing each of the attribute information. The right is set based on the storage location of the document data to which the attribute information is attached and the user information.
【請求項8】 文書データを、当該文書データについて
の属性情報と関連づけて管理する手段と、 前記管理されている属性情報への利用者からのアクセス
要求を受け付ける手段と、 各属性情報のアクセス権を参照し、前記アクセスを行っ
た利用者に対し提供可能として設定された属性情報を、
その利用者に提供する手段と、 を含むことを特徴とする文書管理装置。
8. A means for managing document data in association with attribute information about the document data, a means for receiving an access request from a user to the managed attribute information, and an access right for each attribute information. Referring to the attribute information set to be provided to the user who made the access,
A document management device comprising: means for providing the user;
【請求項9】 文書データを、当該文書データについて
の属性情報と関連づけて管理する工程と、 前記管理されている属性情報の少なくとも1つに対する
利用者のアクセス権を設定する工程と、 を含むことを特徴とする文書管理方法。
9. A step of managing document data in association with attribute information about the document data, and a step of setting a user's access right to at least one of the managed attribute information. Document management method characterized by.
【請求項10】 文書データを、当該文書データについ
ての属性情報と関連づけて管理する工程と、 前記管理されている属性情報への利用者からのアクセス
要求を受け付ける工程と、 各属性情報のアクセス権を参照し、前記アクセスを行っ
た利用者に対し提供可能として設定された属性情報を、
その利用者に提供する工程と、 を含むことを特徴とする文書管理方法。
10. A step of managing document data in association with attribute information about the document data, a step of receiving an access request from a user to the managed attribute information, and an access right of each attribute information. Referring to the attribute information set to be provided to the user who made the access,
A document management method comprising: a step of providing the user.
【請求項11】 コンピュータに、 文書データを、当該文書データについての属性情報と関
連づけて管理する手順と、 前記管理されている属性情報の少なくとも1つに対する
利用者のアクセス権を設定する手順と、 を実行させることを特徴とする文書管理プログラム。
11. A procedure of managing document data in a computer in association with attribute information about the document data, and a step of setting a user's access right to at least one of the managed attribute information, A document management program characterized by executing.
【請求項12】 コンピュータに、 文書データを、当該文書データについての属性情報と関
連づけて管理する手順と、 前記管理されている属性情報への利用者からのアクセス
要求を受け付ける手順と、 各属性情報のアクセス権を参照し、前記アクセスを行っ
た利用者に対し提供可能として設定された属性情報を、
その利用者に提供する手順と、 を実行させることを特徴とする文書管理プログラム。
12. A procedure for managing document data in a computer in association with attribute information about the document data, a procedure for receiving an access request from a user to the managed attribute information, and each attribute information. Attribute information that is set to be provided to the user who made the access by referring to the access right of
A document management program characterized by executing the procedure provided to the user and.
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